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Ottimizzi i flussi di lavoro contrattuali in Icertis con la nostra guida in 6 passaggi

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Ottimizzi la gestione dei contratti in Icertis per garantire la conformità

Flussi di approvazione complessi e difficoltà legate alla conformità possono rallentare i processi più importanti. La nostra piattaforma La aiuta a individuare con precisione i colli di bottiglia e a semplificare le revisioni. Può migliorare la governance complessiva e trasformare il ciclo di vita del contratto, dall’avvio alla conclusione.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare la gestione dei contratti con Icertis?

Una gestione efficace dei contratti è fondamentale per il buon funzionamento dell’azienda, soprattutto quando si utilizza una piattaforma avanzata come Icertis Contract Intelligence. Icertis offre funzionalità complete per gestire i contratti, ma i processi sottostanti possono comunque presentare inefficienze, con conseguenti costi finanziari e operativi significativi. Flussi di lavoro contrattuali non ottimizzati possono allungare i cicli di approvazione, far perdere opportunità di ricavo, aumentare i rischi per la conformità e compromettere i rapporti con le controparti. Comprendere e perfezionare questi processi è essenziale per valorizzare al meglio l’investimento in Icertis e fare in modo che i contratti favoriscano, anziché ostacolare, il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Come il Process Mining migliora la gestione dei contratti in Icertis

Il Process Mining offre una prospettiva oggettiva, basata sui dati, sui processi effettivi di gestione dei contratti in Icertis. Invece di affidarsi a supposizioni o testimonianze isolate, analizza gli Event Log direttamente dal sistema Icertis e ricostruisce ogni passaggio del ciclo di vita di ciascun contratto. Può così visualizzare il flusso effettivo da un’estremità all’altra e individuare colli di bottiglia nascosti nelle fasi di revisione, approvazione e negoziazione. Può misurare con precisione i tempi di ciclo effettivi dei contratti, rilevare specifiche deviazioni dal processo e individuare esattamente dove si verificano i ritardi. Queste informazioni oggettive aiutano a capire come ridurre i tempi di ciclo della gestione dei contratti e ottimizzare davvero i processi in tutta l’organizzazione.

Principali aree di miglioramento individuate con il Process Mining

Applicando il Process Mining ai dati di gestione dei contratti in Icertis, può individuare aree specifiche su cui intervenire. Potrebbe scoprire, per esempio, che alcuni reparti o singoli approvatori causano regolarmente colli di bottiglia nella revisione interna, oppure che determinate tipologie di contratto richiedono sempre negoziazioni più lunghe. La tecnologia può mettere in evidenza attività non conformi, come l’omissione di revisioni legali obbligatorie o le deviazioni dalle procedure operative standard. Inoltre, il Process Mining consente di analizzare l’efficienza delle fasi successive alla firma, come il monitoraggio degli obblighi, la gestione delle modifiche o i flussi di rinnovo. Queste informazioni forniscono indicazioni concrete e utili per semplificare le attività e migliorare la governance complessiva dei contratti.

Risultati concreti: i vantaggi dell’ottimizzazione dei processi in Icertis

Applicare il Process Mining alla gestione dei contratti in Icertis offre numerosi vantaggi concreti. Può aspettarsi una riduzione significativa dei tempi di ciclo dei contratti, con ricavi generati più rapidamente e una maggiore velocità operativa complessiva. Eliminando i colli di bottiglia e semplificando i flussi di lavoro, può ottenere risparmi sostanziali grazie alla riduzione delle attività amministrative e degli errori che richiedono costose rilavorazioni. Il Process Mining individua i rischi in modo proattivo e aiuta a rispettare gli obblighi contrattuali e le politiche interne, favorendo così la conformità. Una governance più efficace, una migliore tracciabilità ai fini degli audit e un controllo più rigoroso delle condizioni contrattuali contribuiscono inoltre a un ecosistema contrattuale più solido ed efficiente. Questi miglioramenti trasformano la funzione contrattuale in una risorsa strategica, con effetti diretti sui risultati economici.

Come iniziare a ottimizzare i processi contrattuali in Icertis

Avviare un percorso di ottimizzazione della gestione dei contratti con Icertis e il Process Mining è una scelta strategica per migliorare l’eccellenza operativa. Questo approccio basato sui dati consente di superare le supposizioni e offre indicazioni chiare e concrete sui flussi di lavoro contrattuali più importanti. Sfruttando i dati già presenti nel sistema Icertis, può acquisire la chiarezza necessaria per prendere decisioni informate, aumentare l’efficienza e sviluppare una funzione di gestione dei contratti di livello superiore. Inizi a esplorare come il Process Mining può valorizzare appieno il Suo investimento in Icertis e favorire il miglioramento continuo.

Gestione dei contratti Gestione del ciclo di vita dei contratti Amministrazione dei contratti Ufficio legale Approvvigionamenti Compliance Riduzione dei tempi di ciclo Ottimizzazione delle trattative CLM Attività legali Automazione dei contratti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Spesso i contratti restano bloccati in lunghe code di approvazione, con ritardi nella firma e nella contabilizzazione dei ricavi. Il ciclo di vita complessivo si allunga, facendo perdere opportunità e mettendo a dura prova i rapporti con le parti interessate.
ProcessMind analizza i flussi di approvazione in Icertis e individua gli approvatori, i reparti o le condizioni specifiche che causano ritardi. Visualizza i percorsi effettivi dei contratti, rilevando sequenze di approvazione non conformi e le aree in cui è possibile semplificare il processo o automatizzare alcune attività.

Le trattative prolungate con le controparti possono ritardare notevolmente la firma dei contratti, posticipando i ricavi e aumentando i costi operativi. Le revisioni ripetute e i punti critici irrisolti allungano i tempi per arrivare alla firma e riducono l’agilità aziendale.
ProcessMind mostra nel dettaglio la fase di negoziazione in Icertis, evidenziando gli schemi ricorrenti nelle revisioni, le clausole che generano frequenti modifiche e l’impatto di ogni ciclo di trattativa. Queste informazioni aiutano a ottimizzare le strategie di negoziazione e l’utilizzo dei template.

Le deviazioni dalle politiche interne sui contratti, come l’omissione di fasi di revisione obbligatorie o l’ottenimento delle approvazioni fuori sequenza, espongono l’organizzazione a rischi legali e finanziari. Questi percorsi non conformi spesso passano inosservati, creando vulnerabilità in sede di audit e pratiche contrattuali incoerenti tra i reparti.
ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo in Icertis e mette in evidenza ogni caso in cui un contratto si discosta dal percorso previsto e conforme. Questo consente di individuare e correggere tempestivamente le violazioni delle politiche.

I ritardi nella gestione dei rinnovi o delle risoluzioni possono causare il rinnovo automatico di condizioni sfavorevoli, la perdita dei ricavi derivanti da nuovi contratti o la prosecuzione non necessaria di servizi. Ne conseguono una gestione inefficiente del portafoglio contratti e possibili perdite finanziarie per l’organizzazione.
ProcessMind monitora l’intero ciclo di vita, individua i contratti prossimi alla scadenza e visualizza i processi di rinnovo o risoluzione. Evidenzia i ritardi in queste attività, favorendo interventi tempestivi e una governance più efficace.

Spesso le parti interessate faticano a conoscere lo stato aggiornato di un contratto. Ne derivano frequenti richieste di informazioni, un maggiore carico di comunicazione e difficoltà nel prevedere con precisione la conclusione degli accordi. Questa mancanza di trasparenza ostacola la gestione proattiva e il processo decisionale durante tutto il ciclo di vita contrattuale.
ProcessMind offre una visione oggettiva e completa del percorso di ogni contratto in Icertis, dall’avvio alla firma. Mostra con precisione a che punto si trova ciascun contratto, individua i casi bloccati e fornisce informazioni basate sui dati sull’andamento complessivo.

Revisioni frequenti e modifiche estese al testo indicano inefficienze nella stesura iniziale o requisiti poco chiari, con conseguente spreco di lavoro e tempi di ciclo più lunghi. Le rilavorazioni assorbono risorse preziose dell’ufficio legale e dell’azienda, aumentando inutilmente i costi operativi.
ProcessMind analizza la frequenza e gli schemi delle revisioni contrattuali in Icertis, individuando le cause profonde, come template incoerenti o istruzioni iniziali poco chiare. Aiuta a identificare gli ambiti in cui una maggiore standardizzazione o indicazioni più precise possono ridurre le rilavorazioni.

Dopo la firma di un contratto, è possibile trascurare obblighi importanti, come le tappe di erogazione dei servizi o i requisiti di rendicontazione. Ciò può comportare sanzioni, rapporti compromessi o il mancato conseguimento dei benefici previsti. Senza un controllo adeguato, i rischi per la conformità restano elevati.
ProcessMind monitora la fase successiva alla firma, comprese le attività di controllo degli obblighi e di revisione della conformità, individuando quelle in ritardo o incomplete. Offre visibilità sul rispetto degli SLA e degli altri impegni successivi alla firma in Icertis.

Spesso i colli di bottiglia derivano da una distribuzione disomogenea del carico di lavoro tra i consulenti legali o i revisori interni: alcuni sono sovraccarichi, mentre altri hanno tempi di inattività. Questa allocazione inefficiente delle risorse ritarda le attività contrattuali più importanti e impedisce di sfruttare al meglio le competenze disponibili.
ProcessMind mostra il carico di lavoro e il volume di attività dei singoli revisori o reparti durante le revisioni in Icertis. Individua i colli di bottiglia dovuti a risorse insufficienti e consente di ridistribuire le attività sulla base dei dati.

L’uso incontrollato di template contrattuali non standard o di pratiche di stesura estemporanee genera incoerenze, aumenta i rischi legali e complica il controllo della conformità. Ne derivano un portafoglio contratti frammentato e un maggiore carico amministrativo.
Pur non essendo un’attività direttamente tracciabile, ProcessMind può dedurre queste deviazioni analizzando le variazioni nella stesura dei contratti e nelle successive revisioni. In Icertis individua flussi di processo insoliti che possono indicare approcci non standard e mette in evidenza gli ambiti in cui occorre rafforzare il rispetto dei template.

I passaggi tra team o reparti diversi, per esempio dagli approvvigionamenti all’ufficio legale o da quest’ultimo alle vendite, causano spesso ritardi e lacune nella comunicazione durante il processo contrattuale. Questi momenti di transizione diventano colli di bottiglia nascosti, allungano i tempi di ciclo complessivi e frustrano le parti interessate.
ProcessMind visualizza il flusso dei contratti tra i diversi reparti e responsabili in Icertis, indicando con precisione dove si verificano ritardi nei passaggi tra un’attività e l’altra. In questo modo emergono le inefficienze nella collaborazione tra funzioni.

Senza una chiara comprensione dei tempi effettivi e dei colli di bottiglia, è difficile prevedere quando verrà firmato un contratto. Previsioni imprecise possono compromettere la pianificazione finanziaria, le stime di vendita e le tempistiche dei progetti, causando il mancato raggiungimento degli obiettivi e decisioni strategiche poco efficaci.
ProcessMind analizza i dati storici delle attività di firma dei contratti, individua i tempi di ciclo medi e prevede le date di completamento future in base allo stato attuale del processo in Icertis. Offre così previsioni affidabili basate sui dati.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Ridurre i tempi di approvazione significa concludere gli accordi più rapidamente e realizzare prima i ricavi. Questo obiettivo consiste nell’ottimizzare le diverse fasi di revisione e approvazione in Icertis, eliminando i passaggi non necessari e riducendo i tempi di attesa, con un notevole aumento dell’efficienza operativa in tutta l’organizzazione. ProcessMind mappa con precisione tutti i flussi di approvazione, individuando i colli di bottiglia, i passaggi ridondanti e i punti in cui le approvazioni si bloccano. Quantifica l’impatto di ogni ritardo, consentendo ai team di individuarne le cause profonde, come la carenza di risorse o le dipendenze sequenziali, e di simulare modifiche che possono ridurre sensibilmente i tempi di ciclo, potenzialmente del 15-30%.

Accelerare le trattative consente di finalizzare prima i contratti, generare ricavi più rapidamente e rispondere meglio alle esigenze del mercato. L’obiettivo è semplificare le interazioni con le controparti e le parti interessate interne in Icertis, limitando gli scambi ripetuti e riducendo il tempo complessivo dalla prima bozza all’accordo definitivo. ProcessMind visualizza tutti i cicli di negoziazione e individua le attività o gli eventi che ne prolungano la durata. Analizzando i dati storici, rileva le cause ricorrenti dei ritardi, come le frequenti modifiche al testo o le informazioni mancanti, consentendo ai team di introdurre miglioramenti mirati che possono ridurre i tempi di negoziazione del 10-25% e rendere più efficaci le strategie adottate.

Una maggiore conformità garantisce che tutti i contratti rispettino le politiche interne, i requisiti normativi e gli standard legali, riducendo i rischi legali, le possibili sanzioni e i danni alla reputazione. A tal fine, occorre monitorare il rispetto delle regole e dei flussi di lavoro definiti durante tutto il ciclo di vita contrattuale in Icertis, dalla stesura alla firma. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dalle politiche di gestione dei contratti e dai percorsi ottimali previsti. Evidenzia i casi specifici di non conformità, come clausole non approvate o fasi di revisione omesse, consentendo alle organizzazioni di quantificare le lacune. Queste informazioni aiutano a rafforzare i controlli e possono aumentare il tasso di conformità del 20-40%, consolidando la governance complessiva dei contratti.

Un processo di rinnovo ottimizzato evita la scadenza involontaria dei contratti e consente di avviare per tempo le trattative per il rinnovo o la risoluzione. L’obiettivo è gestire in modo più proattivo ed efficiente la fase finale del ciclo di vita in Icertis, riducendo il carico amministrativo e valorizzando al massimo i contratti. ProcessMind mappa i flussi di lavoro completi per i rinnovi e le risoluzioni, individuando avvii tardivi, scadenze mancate e passaggi di consegne inefficienti. Offre visibilità sulle cause dei ritardi e delle complessità, consentendo di introdurre avvisi automatici e procedure standardizzate. Ciò può migliorare del 10-20% il rispetto delle scadenze di rinnovo e rendere più efficiente la gestione del portafoglio contratti.

Una maggiore visibilità consente alle parti interessate di conoscere in qualsiasi momento lo stato esatto di ogni contratto, favorendo decisioni migliori e una gestione proattiva. L’obiettivo è superare la frammentazione delle informazioni e offrire un’unica fonte affidabile per tutti i contratti gestiti in Icertis, dall’avvio alla chiusura, riducendo i ritardi dovuti alla mancanza di informazioni. ProcessMind crea una rappresentazione visiva completa del percorso di ogni contratto, rendendone immediatamente chiari lo stato e l’avanzamento. Evidenzia i contratti bloccati o in attesa di informazioni, così i responsabili possono individuare i colli di bottiglia prima che incidano in modo significativo sulle tempistiche. Questa trasparenza migliora la consapevolezza operativa e consente di pianificare meglio le risorse e definire aspettative realistiche.

Ridurre le rilavorazioni nella stesura dei contratti consente di risparmiare sui costi, limitare i cicli di revisione legale e finalizzare prima i contratti. L’obiettivo è migliorare l’accuratezza e la completezza delle prime bozze in Icertis, riducendo al minimo le revisioni estese e le numerose iterazioni prima dell’approvazione. ProcessMind individua le cause profonde delle revisioni frequenti, come requisiti poco chiari, dati iniziali insufficienti o un uso incoerente dei template. Analizzando gli schemi ricorrenti nelle revisioni e nei cicli di feedback, fornisce indicazioni sugli ambiti in cui intervenire con la formazione o modifiche al processo. Le rilavorazioni possono così ridursi del 20-35%, migliorando l’efficienza del team di redazione.

Garantire il rispetto di tutti gli obblighi contrattuali dopo la firma è essenziale per evitare sanzioni, mantenere solidi rapporti commerciali e ottenere il pieno valore del contratto. L’obiettivo è gestire e monitorare in modo proattivo gli impegni previsti dai contratti in Icertis, assicurandone il rispetto tempestivo e la conformità per tutta la durata del contratto. ProcessMind monitora le attività legate all’adempimento degli obblighi e individua i casi in cui le attività subiscono ritardi o non vengono svolte secondo le condizioni contrattuali. Può mettere in evidenza lacune nel processo o problemi di risorse che impediscono di rispettare gli obblighi nei tempi previsti, aiutando le organizzazioni ad aumentare del 15-25% il tasso di adempimento e a ridurre i rischi di non conformità.

Un’allocazione efficiente delle risorse, in particolare dei revisori legali e specializzati, riduce i tempi di inattività e previene i colli di bottiglia, consentendo ai contratti di avanzare rapidamente nelle fasi di revisione. L’obiettivo è bilanciare il carico di lavoro e valorizzare le competenze interne nel processo di gestione dei contratti in Icertis, migliorando la produttività complessiva del team. ProcessMind offre una visione dettagliata dell’utilizzo delle risorse nelle diverse attività di revisione e mette in evidenza quelle sovraccariche o sottoutilizzate. Individua i casi in cui singole persone o team diventano colli di bottiglia, consentendo di distribuire meglio il carico di lavoro e rilevare le esigenze di formazione. Questa ottimizzazione può migliorare del 10-20% l’efficienza nell’uso delle risorse e accelerare i cicli di revisione.

Utilizzare al massimo i template contrattuali standard riduce i rischi legali, rende gli accordi più coerenti e accelera la stesura. L’obiettivo è limitare le deviazioni dai template preapprovati in Icertis, assicurando che i contratti siano redatti in modo uniforme e rispettino gli standard organizzativi definiti. ProcessMind individua e quantifica i casi in cui vengono utilizzate clausole o template non standard, evidenziando la frequenza e l’impatto di queste deviazioni. Rendendo visibili tali schemi, aiuta a far rispettare le politiche sull’uso dei template e a individuare quelli da aggiornare. Il rispetto dei template può così aumentare del 20-30%, riducendo la necessità di verifiche legali approfondite.

Passaggi di consegne rapidi e senza intoppi tra reparti, come l’ufficio legale, gli approvvigionamenti e le vendite, sono essenziali per mantenere il processo contrattuale in movimento ed evitare ritardi inutili. L’obiettivo è individuare e risolvere gli ostacoli nei passaggi tra le diverse fasi del ciclo di vita contrattuale in Icertis, favorendo una collaborazione efficace e tempi di ciclo complessivi più brevi. ProcessMind mappa visivamente i passaggi tra i reparti coinvolti nel processo contrattuale e quantifica con precisione i tempi di attesa e i ritardi in ogni fase di transizione. Evidenzia le interfacce tra reparti che fungono da colli di bottiglia, consentendo interventi mirati per semplificare la comunicazione e le fasi del processo. I ritardi nei passaggi di consegne possono così ridursi del 15-25%.

Prevedere con precisione le date di esecuzione dei contratti è fondamentale per la pianificazione aziendale, la rilevazione dei ricavi e l’allocazione delle risorse. L’obiettivo è rendere più prevedibile la conclusione dei contratti gestiti in Icertis, così da elaborare previsioni finanziarie più affidabili e coordinare meglio le attività in tutta l’organizzazione. ProcessMind analizza i tempi di ciclo storici dei contratti e individua i fattori che incidono maggiormente sulla durata, come la tipologia di contratto, la controparte e la complessità. Facendo emergere questi schemi e fornendo stime basate sui dati sui tempi di completamento, aiuta a migliorare del 10-20% la precisione delle previsioni, favorendo una pianificazione strategica e un’allocazione delle risorse più efficaci.

Il percorso di miglioramento della gestione dei contratti in 6 passaggi

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Una struttura dati adeguata consente di preparare correttamente i dati dei contratti e di creare solide basi per un’analisi significativa del processo.

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COSA OTTERRÀ

Scopra il percorso effettivo dei contratti in Icertis

Osservi come si svolgono i flussi di lavoro contrattuali e individui i ritardi e i rischi per la conformità. La nostra piattaforma Le offre la visibilità necessaria per ottimizzare il sistema Icertis.

Visualizzare i flussi di lavoro contrattuali dall’inizio alla fine
Individuare con precisione i colli di bottiglia nelle approvazioni
Monitorare la conformità e il rispetto delle regole di governance
Semplificare i cicli di revisione dei contratti

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RISULTATI TIPICI

Eccellenza nella gestione dei contratti

Le nostre soluzioni di Process Mining fanno emergere inefficienze e colli di bottiglia nel ciclo di vita della gestione dei contratti, grazie all’analisi dettagliata dei dati relativi all’ID del contratto in Icertis. Questi risultati illustrano i miglioramenti che le organizzazioni ottengono in genere ottimizzando i processi contrattuali.

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Approvazioni dei contratti più rapide

Riduzione della durata della fase di approvazione

Individui e rimuova i colli di bottiglia nei flussi di lavoro di approvazione, riducendo sensibilmente il tempo necessario per ottenere il via libera interno ai contratti.

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Maggiore rispetto delle policy

Migliore conformità alle policy interne

Individui automaticamente gli scostamenti dai processi e dalle policy contrattuali standard, migliorando il rispetto delle regole e riducendo i rischi nell’intero portafoglio contratti.

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Cicli di negoziazione più brevi

Riduzione della durata media delle negoziazioni

Analizzi gli schemi delle negoziazioni per individuare ritardi e fasi con molte rilavorazioni, così da raggiungere più rapidamente un accordo sulle condizioni con le controparti e concludere prima le trattative.

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Meno contratti bloccati

Meno contratti fermi nel processo

Ottenga informazioni aggiornate sui contratti bloccati o in lento avanzamento, per intervenire tempestivamente, mantenere attive le trattative e prevenire i ritardi.

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Maggiore rispetto degli obblighi

Migliore adempimento degli obblighi contrattuali

Tenga traccia di tutti gli obblighi contrattuali successivi alla firma e verifichi che siano rispettati nei tempi previsti, riducendo i rischi e migliorando i rapporti con i partner commerciali.

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Passaggi di consegne nella revisione più efficienti

Riduzione dei tempi di attesa per la revisione legale

Individui e risolva i colli di bottiglia nelle code di revisione legale e nei passaggi di consegne tra reparti, per utilizzare al meglio le risorse e accelerare l’avanzamento dei contratti.

I risultati variano in base alla complessità specifica del processo, alla qualità dei dati e alle aree strategiche prioritarie. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni per la gestione dei contratti.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi ampli l’analisi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di ogni contratto gestito sulla piattaforma Icertis.

Perché è importante

È la chiave primaria per l’analisi del processo: consente di seguire l’intero percorso di un contratto e garantisce l’integrità dei dati.

Il timestamp che indica quando è stata completata una specifica attività contrattuale.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione la durata delle attività e di distinguere il tempo di elaborazione dalle attese.

L’utente o la risorsa responsabile dell’esecuzione di un’attività contrattuale.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni per utente o team, individuando squilibri nel carico di lavoro e opportunità di formazione.

Il reparto a cui appartiene il responsabile dell’attività.

Perché è importante

Agevola l’analisi delle prestazioni dei reparti e dell’efficienza dei passaggi di consegne, mettendo in evidenza i colli di bottiglia tra le diverse funzioni.

La classificazione del contratto, ad esempio accordo quadro per servizi o accordo di riservatezza.

Perché è importante

Consente di segmentare i processi e confrontare il ciclo di vita e la conformità dei diversi tipi di accordo.

Lo stato o la fase corrente del contratto nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Offre una visione d’insieme dei contratti in corso, essenziale per il monitoraggio operativo e la gestione dei volumi.

Il valore monetario complessivo del contratto.

Perché è importante

Consente di stabilire le priorità e svolgere analisi basate sul valore, concentrando gli interventi di miglioramento sui contratti con il maggiore impatto finanziario.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’inizio ufficiale del ciclo di vita del contratto, quando un utente aziendale presenta formalmente una richiesta per un nuovo contratto. In genere viene registrata come evento esplicito al momento dell’invio del modulo di richiesta sulla piattaforma Icertis.

Perché è importante

In quanto punto di avvio del processo, questo evento è essenziale per misurare il tempo di ciclo complessivo del contratto. Analizzare il volume e la tipologia delle richieste aiuta a pianificare le risorse e a gestire la domanda.

Indica che l’ufficio legale ha completato la revisione del contratto. In genere viene registrato come evento esplicito quando il revisore legale completa l’attività assegnata nel flusso di lavoro di approvazione.

Perché è importante

Questa attività è fondamentale per misurare i tempi di revisione legale e individuare eventuali limiti di capacità del team legale. Consente di monitorare il KPI «Tempo di attesa per la revisione legale».

Segna il momento in cui tutti gli interlocutori interni richiesti hanno approvato il contratto, che è quindi pronto per la negoziazione esterna o la firma. L’evento viene dedotto dal passaggio del flusso di lavoro di approvazione allo stato finale «Approvato».

Perché è importante

È una tappa fondamentale che conclude il ciclo di revisione interna e rappresenta il punto finale per misurare il KPI «Durata media della fase di approvazione».

Questa attività indica che la controparte esterna ha accettato le condizioni e approvato la versione finale del contratto. Può essere registrata come evento esplicito da un portale di collaborazione oppure tramite un aggiornamento manuale dello stato da parte del responsabile del contratto.

Perché è importante

Questa tappa conclude la fase di negoziazione e rappresenta il punto finale per calcolare il KPI «Tempo medio di ciclo della negoziazione», mettendo in evidenza l’efficienza delle interazioni esterne.

Questa attività segna il perfezionamento formale del contratto, quando tutte le parti hanno firmato. È il principale evento di completamento del processo che precede la firma e viene acquisito tramite l’integrazione con una piattaforma di firma elettronica.

Perché è importante

In quanto principale evento di completamento, rappresenta il punto finale per il KPI «Tempo medio di ciclo del contratto». Indica il momento in cui il contratto diventa giuridicamente vincolante ed entra in vigore.

Segna la fine del ciclo di vita del contratto, dovuta a una procedura di cessazione avviata oppure al raggiungimento della data di scadenza. La cessazione è un evento esplicito, mentre la scadenza è calcolata in base ai metadati del contratto.

Perché è importante

È un evento terminale del ciclo di vita del contratto, fondamentale per analizzare i tassi di rinnovo e misurare il KPI «Tasso di rinnovo o cessazione nei tempi previsti».

Domande frequenti

In che modo il Process Mining può migliorare il processo di gestione dei contratti in Icertis?

Il Process Mining analizza i dati di Icertis per visualizzare il ciclo di vita effettivo dei contratti e individuare i colli di bottiglia nelle approvazioni, nelle negoziazioni e nei rinnovi. Fa emergere gli scostamenti dai processi standard e indica dove è possibile aumentare l’efficienza. In questo modo è possibile capire dove e perché i contratti si bloccano, ridurre i tempi di ciclo e migliorare la conformità.

Quali dati di Icertis servono per iniziare ad analizzare i contratti con il Process Mining?

Per iniziare, servono soprattutto gli Event Log di Icertis, che riportano per ogni evento l’identificativo del caso, l’ID del contratto, l’attività e la data e ora. Questi dati consentono di ricostruire l’intero percorso di ogni contratto. Per arricchire l’analisi, sono utili anche altri attributi relativi ai contratti, come la tipologia o il valore.

È difficile implementare il Process Mining con la configurazione Icertis esistente?

In genere, per implementare il Process Mining è necessario estrarre i dati storici da Icertis, senza modificare la configurazione attuale del sistema. Lo strumento di Process Mining si collega a questi dati e, di norma, non interferisce con le attività in corso. L’attenzione è rivolta all’estrazione e alla successiva analisi dei dati, non all’integrazione dei sistemi nel senso tradizionale.

Quali miglioramenti possiamo aspettarci applicando il Process Mining alla gestione dei contratti?

È possibile ottenere miglioramenti significativi nei principali indicatori di prestazione, ad esempio riducendo i tempi di approvazione dei contratti e accorciando le fasi di negoziazione. Le informazioni raccolte aiutano a migliorare il rispetto delle policy, semplificare i rinnovi e avere una visione aggiornata dello stato dei contratti. Ne derivano attività più efficienti e una migliore allocazione delle risorse.

Quali sono i requisiti tecnici per applicare il Process Mining ai dati di Icertis?

Il requisito tecnico principale è poter estrarre da Icertis i dati degli Event Log, in genere tramite le funzioni di reportistica o l’accesso diretto al database. Servono credenziali di accesso e, se necessario, il supporto tecnico del team IT per esportare i dati. Non è necessario installare hardware o software specifici nell’ambiente Icertis.

Quanto tempo occorre in genere per ottenere le prime informazioni dal Process Mining applicato alla gestione dei contratti?

Dopo l’estrazione e la preparazione iniziale dei dati, che possono richiedere da alcuni giorni a un paio di settimane a seconda della loro complessità, spesso è possibile ottenere le prime informazioni nell’arco di un’altra settimana o due. La fase iniziale serve a visualizzare il processo attuale e a individuare i colli di bottiglia più evidenti. Seguiranno analisi più approfondite e lo sviluppo di possibili soluzioni.

Il Process Mining può aiutarci a ridurre le frequenti rilavorazioni nella redazione dei contratti?

Sì. Il Process Mining può individuare con precisione dove e perché si verificano più spesso rilavorazioni nella redazione dei contratti in Icertis. Analizzando la sequenza degli eventi e le interazioni degli utenti, mette in evidenza le fasi o i reparti che contribuiscono maggiormente alle revisioni. Queste informazioni basate sui dati consentono di intervenire in modo mirato e ridurre la necessità di modifiche ripetute.

In che modo il Process Mining aiuta a garantire la conformità alle policy interne sui contratti?

Il Process Mining confronta automaticamente l’esecuzione effettiva dei processi contrattuali con le policy interne definite e i modelli di processo ideali. Individua ogni scostamento, ad esempio un passaggio di approvazione saltato o una modifica non autorizzata. In questo modo è possibile intervenire in modo proattivo sui comportamenti non conformi e favorire il rispetto costante delle linee guida contrattuali.

Il Process Mining può aiutarci a ottimizzare l’allocazione delle risorse per la revisione dei contratti?

Certamente. Il Process Mining visualizza la distribuzione del carico di lavoro tra le diverse fasi di revisione e i team, mostrando dove le risorse sono sovrautilizzate o sottoutilizzate. Individuando i colli di bottiglia dovuti a squilibri nell’allocazione delle risorse, fornisce dati utili per ridistribuire il personale in modo più efficace. Il flusso del processo diventa così più regolare e si evitano ritardi dovuti a una disponibilità insufficiente o a un’assegnazione inadeguata dei revisori.

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