> Miglioramento Continuo dei Processi > Gestione dei Contratti > Icertis

Migliori la Sua Gestione Contratti

Ottimizzi i workflow contrattuali Icertis con la nostra guida in 6 passaggi
Scarica Template Dati
Migliori la Sua Gestione Contratti
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)

Ottimizzi la Sua Gestione Contratti Icertis per una Conformità Migliorata

I workflow di approvazione complessi e le sfide di conformità possono spesso rallentare i processi critici. La nostra piattaforma La aiuta a individuare i bottleneck esatti e a ottimizzare le revisioni. Migliori la governance complessiva e trasformi il Suo ciclo di vita dall'inizio alla risoluzione.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

Mostra descrizione dettagliata

Perché ottimizzare la Gestione dei Contratti con Icertis?

Una Gestione dei Contratti efficace è la spina dorsale delle operazioni aziendali di successo, soprattutto quando si sfrutta una piattaforma sofisticata come Icertis Contract Intelligence. Sebbene Icertis offra robuste capacità per la gestione dei Suoi contratti, i processi sottostanti possono ancora nascondere inefficienze, portando a significativi costi finanziari e operativi. Workflow contrattuali non ottimizzati possono tradursi in cicli di approvazione lunghi, opportunità di ricavo mancate, rischi di conformità e relazioni tese con le controparti. Comprendere e affinare questi processi è cruciale per massimizzare il Suo investimento in Icertis e assicurare che i Suoi contratti guidino, piuttosto che ostacolino, gli obiettivi aziendali.

Come il Process Mining potenzia la Gestione dei Contratti Icertis

Il Process Mining offre una lente senza precedenti, basata sui dati, nei Suoi processi effettivi di Gestione dei Contratti all'interno di Icertis. Invece di basarsi su ipotesi o prove aneddotiche, il Process Mining analizza gli event log direttamente dal Suo sistema Icertis per ricostruire ogni passo compiuto nel ciclo di vita di ciascun contratto. Questo Le consente di visualizzare il vero flow end-to-end, rivelando bottleneck nascosti nelle fasi di revisione, approvazione e negoziazione. Può misurare con precisione i tempi effettivi del ciclo contrattuale, identificare specifiche deviazioni di processo e individuare esattamente dove si verificano i ritardi. Questa insight oggettiva è fondamentale per capire come ridurre il tempo del ciclo di Gestione dei Contratti e guidare una vera ottimizzazione dei processi in tutta la Sua organizzazione.

Aree di Miglioramento Chiave Scoperte tramite Process Mining

Applicando il Process Mining ai Suoi dati di Gestione dei Contratti Icertis, scoprirà aree specifiche pronte per il miglioramento. Potrebbe scoprire che determinati reparti o singoli approvatori creano costantemente bottleneck nel processo di revisione interna, o che specifici tipi di contratto sperimentano sempre fasi di negoziazione più lunghe. La tecnologia può evidenziare attività non conformi, come revisioni legali obbligatorie saltate, o deviazioni dalle Sue procedure operative standard. Inoltre, il Process Mining Le consente di analizzare l'efficienza delle fasi post-esecuzione, come il monitoraggio degli obblighi, l'elaborazione degli emendamenti o i workflow di rinnovo. Queste insight forniscono intelligenza concreta e azionabile per snellire le operazioni e migliorare la governance complessiva dei contratti.

Realizzare Risultati Tangibili: Benefici dei Processi Icertis Ottimizzati

L'applicazione del Process Mining alla Sua Gestione dei Contratti Icertis produce una serie di benefici tangibili. Si aspetti una significativa riduzione dei tempi del ciclo contrattuale, accelerando il Suo time-to-revenue e migliorando la velocità operativa complessiva. Eliminando i bottleneck e snellendo i workflow, otterrà notevoli risparmi sui costi grazie alla riduzione delle spese amministrative e a un minor numero di errori che richiedono costosi rework. Una maggiore conformità diventa realtà poiché il Process Mining identifica in modo proattivo i rischi e garantisce l'adesione agli obblighi contrattuali e alle politiche interne. Inoltre, una migliore governance, una maggiore auditability e un controllo più stringente sui termini contrattuali contribuiscono a un ecosistema contrattuale più resiliente ed efficiente. Questi miglioramenti trasformano la Sua funzione contrattuale in un asset strategico, che incide direttamente sui Suoi profitti.

Iniziare il Suo Percorso di Ottimizzazione dei Processi Contrattuali Icertis

Intraprendere il Suo percorso di ottimizzazione dei processi di Gestione dei Contratti con Icertis e il Process Mining è una mossa strategica verso l'eccellenza operativa. Questo approccio basato sui dati Le consente di andare oltre le congetture, fornendo insight chiare e attuabili sui Suoi workflow contrattuali più critici. Sfruttando i dati già presenti nel Suo sistema Icertis, Lei ottiene la chiarezza necessaria per prendere decisioni informate, guidare l'efficienza e stabilire una funzione di Gestione dei Contratti di prim'ordine. Inizi a esplorare come il Process Mining può sbloccare il pieno potenziale del Suo investimento Icertis e portare a un miglioramento continuo.

Gestione dei Contratti Gestione del Ciclo di Vita del Contratto Amministrazione Contratti Dipartimento Legale Acquisti Compliance Riduzione del `Cycle Time` Ottimizzazione della Negoziazione

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

I contratti si bloccano spesso in lunghe code di approvazione, ritardando l'esecuzione e influenzando il riconoscimento dei ricavi. Ciò estende il ciclo di vita complessivo del contratto, portando a opportunità mancate e a relazioni tese con gli stakeholder.
ProcessMind analizza i workflow di approvazione all'interno di Icertis, individuando approvatori, reparti o condizioni specifiche che causano ritardi. Visualizza i percorsi effettivi che i contratti intraprendono, identificando sequenze di approvazione non conformi e aree per l'automazione o la semplificazione.

Lunghe negoziazioni con le controparti possono ritardare significativamente l'esecuzione dei contratti, posticipando la generazione di ricavi e aumentando i costi operativi. Revisioni ripetute e punti critici non risolti prolungano il tempo alla firma, influenzando negativamente l'agilità aziendale.
ProcessMind illumina la fase di negoziazione in Icertis, rivelando modelli di revisione, identificando clausole specifiche che causano frequenti modifiche e quantificando l'impatto di ogni round di negoziazione. Questo insight aiuta a ottimizzare le strategie di negoziazione e l'utilizzo dei template.

Deviazioni dalle politiche contrattuali interne stabilite, come saltare passaggi di revisione richiesti o ottenere approvazioni fuori sequenza, espongono l'organizzazione a rischi legali e finanziari. Questi percorsi non conformi spesso passano inosservati, creando vulnerabilità di audit e pratiche contrattuali incoerenti tra i reparti.
ProcessMind scopre automaticamente tutte le varianti di processo reali all'interno di Icertis, evidenziando ogni istanza in cui un contratto devia dal percorso previsto e conforme. Ciò consente l'identificazione proattiva e la risoluzione delle violazioni delle politiche.

Ritardi nella gestione dei rinnovi o delle risoluzioni contrattuali possono portare a rinnovi automatici di termini sfavorevoli, mancati ricavi da nuovi contratti o continuazione non necessaria dei servizi. Ciò si traduce in una gestione subottimale del portafoglio contrattuale e potenziali perdite finanziarie per l'organizzazione.
ProcessMind traccia l'intero ciclo di vita, identificando i contratti che si avvicinano alla scadenza e visualizzando il processo di rinnovo o risoluzione. Evidenzia i ritardi in queste attività, garantendo azioni tempestive e una migliore governance.

Gli stakeholder spesso faticano a determinare lo stato in tempo reale di un contratto, portando a frequenti richieste, oneri di comunicazione e l'incapacità di prevedere accuratamente le chiusure degli affari. Questa opacità ostacola la gestione proattiva e il processo decisionale durante tutto il ciclo di vita del contratto.
ProcessMind fornisce una visione oggettiva e end-to-end del percorso di ogni contratto in Icertis, dall'inizio all'esecuzione. Mostra esattamente dove si trova ogni contratto nel processo, identificando istanze bloccate e fornendo insight basati sui dati sulle performance complessive.

Revisioni frequenti e ampie modifiche (redlining) indicano inefficienze nella redazione iniziale o una mancanza di chiarezza nei requisiti, portando a sforzi sprecati e tempi di ciclo contrattuale prolungati. Questo rework consuma preziose risorse legali e aziendali, aumentando inutilmente i costi operativi.
ProcessMind analizza la frequenza e i modelli delle attività di revisione contrattuale all'interno di Icertis, rivelando cause profonde come template incoerenti o istruzioni iniziali poco chiare. Aiuta a identificare le aree in cui la standardizzazione o linee guida più chiare possono ridurre il rework.

Dopo la firma di un contratto, obblighi critici, come le milestone di erogazione dei servizi o i requisiti di reporting, possono essere trascurati, portando a penali, relazioni danneggiate o mancata realizzazione dei benefici attesi. Senza una chiara supervisione, i rischi di conformità rimangono elevati.
ProcessMind monitora la fase post-esecuzione, inclusi il monitoraggio degli obblighi e le attività di revisione della conformità, identificando dove queste attività sono ritardate o incomplete. Fornisce visibilità sull'adesione agli SLA e ad altri impegni post-firma in Icertis.

I bottleneck spesso derivano da una distribuzione non uniforme del carico di lavoro tra consulenti legali o revisori interni, portando a burnout per alcuni e tempi morti per altri. Questa allocazione inefficiente delle risorse ritarda le attività contrattuali critiche e impedisce l'utilizzo ottimale del personale qualificato.
ProcessMind mappa il carico di lavoro e la produttività dei singoli revisori o dipartimenti durante le attività di revisione all'interno di Icertis. Identifica i bottleneck causati da vincoli di risorse, consentendo un riequilibrio dei compiti basato sui dati.

L'uso incontrollato di modelli di contratto non standard o di pratiche di redazione ad hoc introduce incoerenze, aumenta il rischio legale e complica il monitoraggio della conformità. Ciò porta a un portafoglio contrattuale frammentato e a un maggiore onere amministrativo.
Sebbene non sia direttamente un'attività, ProcessMind può dedurlo analizzando le variazioni nella redazione dei contratti e nelle successive attività di revisione. Rivela flussi di processo insoliti in Icertis che suggeriscono approcci non standard, evidenziando le aree in cui l'aderenza ai modelli necessita di essere rafforzata.

I passaggi tra team o dipartimenti diversi, come dall'approvvigionamento al legale o dal legale alle vendite, spesso introducono ritardi e lacune comunicative nel processo contrattuale. Questi punti di passaggio diventano colli di bottiglia nascosti, aumentando il tempo di ciclo complessivo e frustrando le parti interessate.
ProcessMind visualizza il flusso dei contratti tra i vari dipartimenti e i responsabili dei contratti in Icertis, evidenziando esattamente dove si verificano i ritardi durante le transizioni tra le attività. Ciò rivela inefficienze nella collaborazione interfunzionale.

Senza una chiara comprensione dei tempi effettivi di processo e dei colli di bottiglia, prevedere quando un contratto verrà eseguito diventa impegnativo. Previsioni imprecise possono turbare la pianificazione finanziaria, le proiezioni di vendita e le tempistiche dei progetti, portando a obiettivi mancati e decisioni strategiche scadenti.
ProcessMind analizza i dati storici delle attività di esecuzione dei contratti, identificando i tempi di ciclo medi e prevedendo le date di completamento future basandosi sullo stato attuale del processo in Icertis. Ciò fornisce capacità di previsione affidabili e basate sui dati.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Tempi di approvazione più brevi si traducono direttamente in chiusure di affari più rapide e una maggiore realizzazione dei ricavi. Questo obiettivo significa ottimizzare le varie fasi di revisione e approvazione all'interno di Icertis, eliminando passaggi non necessari e riducendo i tempi di attesa, il che aumenta significativamente l'efficienza operativa in tutta l'organizzazione.ProcessMind mappa accuratamente tutti i workflow di approvazione, identificando bottleneck specifici, passaggi ridondanti e aree in cui le approvazioni si bloccano. Quantifica l'impatto di ogni punto di ritardo, consentendo ai team di individuare le cause profonde, come vincoli di risorse o dipendenze sequenziali, e simulare modifiche per ottenere significative riduzioni del cycle time, potenzialmente del 15-30%.

Velocizzare le fasi di negoziazione permette di chiudere i contratti più rapidamente, accelerando la generazione di ricavi e migliorando la reattività sul mercato. L'obiettivo è ottimizzare le interazioni con le controparti e gli stakeholder interni in Icertis, riducendo al minimo i continui scambi di comunicazioni e accorciando il tempo complessivo che intercorre tra la prima bozza e l'accordo finale. ProcessMind visualizza ogni loop di negoziazione e identifica le attività o gli eventi specifici che causano un allungamento dei cicli. Attraverso l'analisi dei dati storici, la piattaforma rileva le cause ricorrenti dei ritardi — come redlining frequenti o informazioni mancanti — consentendo ai team di implementare miglioramenti mirati in grado di ridurre i tempi di negoziazione del 10-25% e perfezionare le strategie di trattativa.

Il raggiungimento di una maggiore conformità garantisce che tutti i contratti siano allineati con le politiche interne, i requisiti normativi e gli standard legali. Ciò riduce i rischi legali, le potenziali multe e i danni alla reputazione. Implica il monitoraggio dell'adesione a regole e workflow definiti lungo l'intero ciclo di vita del contratto all'interno di Icertis, dalla redazione all'esecuzione. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dalle politiche di gestione contrattuale prescritte e dai "percorsi ottimali". Evidenzia casi specifici di non conformità, come clausole non approvate o passaggi di revisione saltati, consentendo alle organizzazioni di quantificare le lacune di conformità. Questa insight aiuta a imporre controlli più severi e a migliorare i tassi di adesione del 20-40%, rafforzando così la governance complessiva dei contratti.

Un processo di rinnovo ottimizzato previene la scadenza involontaria dei contratti e garantisce un impegno tempestivo per la rinegoziazione o la risoluzione. Questo obiettivo si concentra sul rendere la gestione del ciclo di fine vita all'interno di Icertis più proattiva ed efficiente, riducendo l'onere amministrativo e massimizzando il valore del contratto. ProcessMind mappa i workflow completi di rinnovo e risoluzione, identificando avvii tardivi, scadenze mancate e passaggi inefficienti. Fornisce visibilità sulle ragioni dei ritardi o delle complessità, consentendo l'implementazione di avvisi automatici e procedure standardizzate. Ciò può portare a un miglioramento del 10-20% nei rinnovi puntuali e a una gestione più efficiente del portafoglio contrattuale.

Una visibilità potenziata consente agli stakeholder di conoscere lo stato esatto di qualsiasi contratto in qualsiasi momento, favorendo un migliore processo decisionale e una gestione proattiva. Questo obiettivo mira a eliminare i silos di informazioni e a fornire un'unica fonte di verità accurata per tutti i contratti gestiti all'interno di Icertis, dall'avvio alla chiusura, riducendo i ritardi dovuti a lacune informative. ProcessMind crea una rappresentazione visiva end-to-end del percorso di ogni contratto, rendendo immediatamente chiari il suo stato attuale e la sua progressione. Evidenzia dove i contratti sono bloccati o in attesa di input, consentendo ai manager di identificare i bottleneck prima che influiscano significativamente sui tempi. Questa trasparenza migliora notevolmente la consapevolezza operativa e consente una migliore pianificazione delle risorse e la definizione delle aspettative.

Ridurre i tassi di rilavorazione nella stesura dei contratti si traduce direttamente in risparmi sui costi, cicli di revisione legale ridotti e una più rapida finalizzazione dei contratti. Questo obiettivo mira a migliorare l'accuratezza e la completezza delle bozze contrattuali iniziali all'interno di Icertis, minimizzando la necessità di ampie revisioni e iterazioni multiple prima dell'approvazione.ProcessMind identifica le cause profonde delle frequenti revisioni, come requisiti poco chiari, dati iniziali insufficienti o utilizzo incoerente dei template. Analizzando i modelli di revisione comuni e i feedback loop, fornisce insight su aree specifiche per la formazione o gli aggiustamenti di processo, riducendo potenzialmente la rilavorazione del 20-35% e migliorando l'efficienza del team di redazione.

Garantire che tutti gli obblighi contrattuali siano rispettati dopo l'esecuzione è fondamentale per evitare penali, mantenere solide relazioni commerciali e realizzare il pieno valore del contratto. Questo obiettivo si concentra sulla gestione e il monitoraggio proattivo degli impegni assunti nei contratti Icertis, garantendo un'esecuzione e una conformità tempestive per tutta la durata attiva del contratto.ProcessMind traccia le attività relative all'adempimento degli obblighi, identificando i casi in cui le attività sono ritardate o non eseguite secondo i termini del contratto. Può evidenziare lacune di processo o problemi di risorse che impediscono una conformità tempestiva, consentendo alle organizzazioni di migliorare i tassi di adempimento degli obblighi del 15-25% e mitigare i rischi associati alla non-conformità.

Allocare efficientemente le risorse, in particolare revisori legali e specializzati, minimizza i tempi morti e previene i bottleneck, garantendo che i contratti passino rapidamente attraverso le fasi di revisione. Questo obiettivo mira a bilanciare i carichi di lavoro e a utilizzare efficacemente l'esperienza interna all'interno del processo di gestione contrattuale di Icertis, migliorando la produttività complessiva del team. ProcessMind fornisce una visione dettagliata dell'utilizzo delle risorse attraverso varie attività di revisione, evidenziando risorse sovra-allocate o sottoutilizzate. Identifica i casi in cui individui o team specifici diventano bottleneck, consentendo una migliore distribuzione del carico di lavoro e l'identificazione delle esigenze di formazione. Questa ottimizzazione può portare a un miglioramento del 10-20% nell'efficienza delle risorse e a cicli di revisione più rapidi.

Massimizzare l'uso di template contrattuali standard riduce il rischio legale, migliora la coerenza tra gli accordi e accelera il processo di redazione. Questo obiettivo mira a minimizzare le deviazioni dai template pre-approvati all'interno di Icertis, garantendo che i contratti siano creati uniformemente e aderiscano agli standard organizzativi stabiliti.ProcessMind può identificare e quantificare i casi in cui vengono utilizzate clausole o template non standard, evidenziando la frequenza e l'impatto di tali deviazioni. Esporrendo questi modelli, consente l'applicazione delle politiche di utilizzo dei template e identifica le aree in cui i template standard potrebbero necessitare di aggiornamenti, portando a un aumento del 20-30% nell'aderenza ai template e a una riduzione del controllo legale.

Passaggi di consegne rapidi e senza intoppi tra i dipartimenti, come legale, acquisti e vendite, sono cruciali per mantenere lo slancio contrattuale ed evitare ritardi non necessari. Questo obiettivo si concentra sull'identificazione e la risoluzione dei punti di frizione nelle transizioni all'interno del ciclo di vita del contratto Icertis, garantendo una collaborazione fluida e tempi di ciclo complessivi più rapidi.ProcessMind mappa visivamente le transizioni tra i diversi dipartimenti coinvolti nel processo contrattuale, quantificando con precisione i tempi di attesa e i ritardi in ogni punto di passaggio di consegne. Rivela interfacce dipartimentali specifiche che fungono da bottleneck, consentendo interventi mirati per snellire la comunicazione e i passaggi del processo, riducendo potenzialmente i ritardi nei passaggi di consegne del 15-25%.

Una previsione accurata delle date di esecuzione dei contratti è vitale per la pianificazione aziendale, il riconoscimento dei ricavi e la pianificazione delle risorse. Questo obiettivo mira a migliorare la prevedibilità di quando i contratti gestiti in Icertis saranno finalizzati, consentendo proiezioni finanziarie più affidabili e un allineamento operativo in tutta l'organizzazione. ProcessMind analizza i tempi del ciclo contrattuale storico e identifica i fattori chiave che influenzano la durata dell'esecuzione, come il tipo di contratto, la controparte o la complessità. Scoprendo questi modelli e fornendo insight basate sui dati sui tempi di completamento previsti, aiuta a migliorare l'accuratezza delle previsioni del 10-20%, consentendo una migliore pianificazione strategica e l'impiego delle risorse.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Passaggi per la Gestione Contratti

1

Scarica il Modello
2

Esportare i Suoi `Dati` Icertis
3

Carica il Tuo Dataset
4

Analizza il Tuo Processo
5

Implementa Miglioramenti
6

Monitorare i Suoi Progressi
1

Scarica il Modello

Cosa fare

Ottenga il template Excel personalizzato per la Gestione dei Contratti. Questo template è progettato per strutturare correttamente i Suoi dati Icertis per l'analisi.

Visualizza Guida al Template Dati Scarica Template
Perché è importante

L'utilizzo della corretta struttura dei dati garantisce che i Suoi dati contrattuali siano preparati accuratamente, ponendo solide basi per un'analisi di processo significativa.

Risultato atteso

Un template Excel preformattato, pronto a ricevere i Suoi dati contrattuali da Icertis.

COSA OTTERRAI

Rivelare il Vero Percorso dei Suoi Contratti Icertis

Veda i Suoi workflow contrattuali prendere vita, rivelando dove si verificano ritardi e emergono rischi di conformità. La nostra piattaforma fornisce la chiarezza necessaria per ottimizzare il Suo sistema Icertis.
  • Visualizzare i flussi di lavoro contrattuali end-to-end
  • Identificare i `bottleneck` esatti nelle approvazioni
  • Monitorare la conformità e l'aderenza alla `governance`
  • Snellire i cicli di revisione dei contratti
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Raggiungere l'eccellenza nella Gestione dei Contratti

Le nostre soluzioni di Process Mining rivelano inefficienze e `bottleneck` nel Suo ciclo di vita della gestione contratti, guidate da un'analisi dettagliata dei dati dell'ID Contratto da Icertis. Questi risultati illustrano i miglioramenti tipici che le organizzazioni sperimentano ottimizzando i loro processi contrattuali.

0 %
Approvazioni Contrattuali Più Veloci

Riduzione nella fase di approvazione

Individuare ed eliminare i bottleneck nei Suoi workflow di approvazione, riducendo drasticamente il tempo necessario affinché i contratti ricevano il via libera internamente.
0 %
Maggiore Aderenza alle Policy

Migliorata conformità alle politiche interne

Identificare automaticamente le deviazioni dai processi e dalle politiche contrattuali standard, garantendo una maggiore adesione e riducendo il rischio nel Suo portafoglio contrattuale.
0 %
Cicli di Negoziazione Più Brevi

Diminuzione della durata media della negoziazione

Analizzare i modelli di negoziazione per identificare ritardi e aree ad alto rework, portando a un accordo più rapido sui termini con le controparti e a una chiusura degli affari più veloce.
0 %
Riduzione dei Contratti Bloccati

Meno contratti bloccati nel processo

Ottenga insight in tempo reale sui contratti che sono bloccati o progrediscono lentamente, consentendo un intervento proattivo per mantenere le trattative in movimento e prevenire ritardi.
0 %
Maggiore adempimento degli obblighi

Migliorato completamento degli adempimenti contrattuali

Tracciare e garantire che tutti gli obblighi contrattuali post-esecuzione siano rispettati in tempo, minimizzando i rischi e migliorando le relazioni con i Suoi partner commerciali.
0 %
Passaggi di Consegne di Revisione Ottimizzati

Riduzione dei tempi di attesa per la revisione legale

Identificare e risolvere i bottleneck nelle code di revisione legale e nei passaggi di consegne inter-dipartimentali, assicurando l'utilizzo ottimale delle risorse e una maggiore rapidità nella gestione dei contratti.

I risultati variano in base alla complessità specifica del Suo processo, alla qualità dei dati e alle aree di focus strategico. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle varie implementazioni di gestione contratti.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore unico per ogni contratto gestito all'interno della piattaforma Icertis.

Perché è importante

Questa è la chiave primaria per l'analisi del processo, abilitando il tracciamento del percorso completo di un contratto e garantendo l'integrità dei dati.

Il timestamp che indica quando una specifica attività contrattuale è stata completata.

Perché è importante

Consente il calcolo preciso delle durate delle attività, aiutando a differenziare tra tempo di elaborazione e tempo di attesa.

L'utente o la risorsa responsabile dell'esecuzione di un'attività contrattuale.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance per utente o per team, aiutando a identificare squilibri nel carico di lavoro e opportunità di formazione.

Il dipartimento a cui appartiene il titolare dell'attività.

Perché è importante

Facilita l'analisi delle prestazioni dipartimentali e dell'efficienza dei passaggi, evidenziando i bottleneck interfunzionali.

La classificazione del contratto, come Accordo Quadro di Servizi o Accordo di Non Divulgazione.

Perché è importante

Consente la segmentazione dei processi per confrontare i cicli di vita e la conformità tra diversi tipi di accordi.

Lo stato o la fase attuale del contratto nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce una visione di alto livello della pipeline dei contratti, essenziale per il monitoraggio operativo e la gestione della produttività.

Il valore monetario totale del contratto.

Perché è importante

Consente la prioritizzazione e l'analisi basata sul valore, aiutando a concentrare gli sforzi di miglioramento sui contratti finanziariamente più significativi.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questa attività segna l'inizio ufficiale del ciclo di vita del contratto, dove un utente aziendale richiede formalmente un nuovo contratto. Questo è tipicamente catturato come un event esplicito quando un utente invia un modulo di richiesta contratto all'interno della piattaforma Icertis.

Perché è importante

Come inizio del processo, questo evento è essenziale per misurare il tempo complessivo del ciclo contrattuale. L'analisi del volume e del tipo di richieste aiuta nella pianificazione delle risorse e nella gestione della domanda.

Indica che il dipartimento legale ha completato la revisione del contratto. Questo è tipicamente un event esplicito registrato quando un revisore legale completa il proprio compito assegnato nel workflow di approvazione.

Perché è importante

Questa attività è cruciale per misurare il tempo di risposta della revisione legale e identificare potenziali vincoli di capacità all'interno del team legale. Supporta il KPI 'Tempo di Attesa Revisione Legale'.

Segna la pietra miliare in cui tutti gli stakeholder interni richiesti hanno approvato il contratto, rendendolo pronto per la negoziazione o la firma esterna. Questo è deducibile dallo stato generale del workflow di approvazione che raggiunge uno stato finale 'Approvato'.

Perché è importante

Questa è una pietra miliare chiave che conclude il ciclo di revisione interno. È il punto finale per misurare il KPI 'Durata Media della Fase di Approvazione'.

Questa attività significa che la controparte esterna ha accettato i termini e approvato la versione finale del contratto. Questo può essere un event esplicito da un portale di collaborazione o un aggiornamento manuale dello stato da parte del titolare del contratto.

Perché è importante

Questa pietra miliare conclude la fase di negoziazione. Serve come punto finale per il calcolo del KPI 'Tempo Medio del Ciclo di Negoziazione', evidenziando l'efficienza delle interazioni esterne.

Questa attività segna l'esecuzione formale del contratto, quando tutte le parti hanno firmato. È il principale punto di successo del processo di pre-firma e viene catturata tramite integrazione con una piattaforma di firma elettronica.

Perché è importante

Essendo l'evento di completamento principale, questo è il punto finale per il KPI 'Tempo Medio del Ciclo Contrattuale'. Indica il momento in cui il contratto diventa legalmente vincolante e attivo.

Segna la fine del ciclo di vita del contratto, sia attraverso un processo di risoluzione attiva sia raggiungendo la sua data di scadenza. La risoluzione è un event esplicito, mentre la scadenza è un event calcolato basato sui metadati del contratto.

Perché è importante

Questo è un event terminale per il ciclo di vita del contratto. È critico per analizzare i tassi di rinnovo e misurare il KPI 'Tasso di Rinnovo/Risoluzione Puntuale'.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i Suoi dati Icertis per visualizzare il ciclo di vita effettivo del contratto, identificando i bottleneck nelle approvazioni, negoziazioni e rinnovi. Rivela deviazioni dai processi standard e individua aree per guadagni di efficienza. Questo Le aiuta a capire dove i contratti si bloccano e perché, portando a cicli più rapidi e a una migliore conformità.

Per iniziare, abbiamo bisogno principalmente degli Event Log da Icertis, che includono l'Identificatore del Case, l'ID Contratto, l'Attività e il Timestamp per ogni event. Questi dati ci permettono di ricostruire il percorso completo di ogni contratto. Beneficiamo anche di dati attributo aggiuntivi relativi ai contratti, come il tipo o il valore del contratto, per arricchire la nostra analisi.

L'implementazione del Process Mining tipicamente comporta l'estrazione di dati storici da Icertis, senza alterare la Sua configurazione di sistema attuale. Lo strumento di Process Mining si connette a questi dati, quindi solitamente c'è una minima interruzione delle Sue operazioni live. L'attenzione è sull'estrazione dei dati e sull'analisi successiva, non sull'integrazione di sistema nel senso tradizionale.

Può aspettarsi miglioramenti significativi negli indicatori chiave di performance, quali tempi di ciclo di approvazione dei contratti ridotti e fasi di negoziazione più brevi. Le intuizioni ottenute aiutano a migliorare la conformità alle policy, a ottimizzare i processi di rinnovo e a migliorare la visibilità in tempo reale sullo stato dei contratti. In ultima analisi, ciò porta a operazioni più efficienti e a una migliore allocazione delle risorse.

Il principale prerequisito tecnico è la capacità di estrarre dati Event Log da Icertis, tipicamente attraverso le sue funzionalità di reporting o l'accesso diretto al database. Avrà bisogno di credenziali di accesso e potenzialmente di supporto tecnico dal Suo team IT per l'esportazione dei dati. Nessun hardware o software specifico deve essere installato direttamente all'interno del Suo ambiente Icertis.

Dopo l'estrazione dei dati e la preparazione iniziale, che può richiedere da pochi giorni a un paio di settimane a seconda della complessità dei dati, le prime insight possono spesso essere generate entro un'altra settimana o due. La prima fase si concentra sulla visualizzazione del processo as-is e sull'identificazione degli ovvi bottleneck. Seguiranno analisi più approfondite e lo sviluppo di soluzioni.

Sì, il Process Mining può individuare con precisione dove e perché la rilavorazione si verifica più frequentemente nella redazione dei contratti all'interno di Icertis. Analizzando la sequenza degli eventi e le interazioni degli utenti, evidenzia fasi o dipartimenti specifici che contribuiscono maggiormente alle revisioni. Questa intuizione basata sui dati Le consente di mirare direttamente ai miglioramenti, riducendo la necessità di modifiche ripetute.

Il Process Mining confronta automaticamente l'esecuzione effettiva dei Suoi processi contrattuali con le Sue politiche interne definite e i modelli di processo ideali. Identifica ogni istanza di deviazione, come passaggi di approvazione saltati o modifiche non autorizzate. Questo Le aiuta ad affrontare in modo proattivo comportamenti non conformi e a far rispettare un'aderenza costante alle Sue linee guida contrattuali.

Assolutamente. Il Process Mining visualizza la distribuzione del carico di lavoro tra le diverse fasi di revisione e i team, rivelando dove le risorse sono sovra o sottoutilizzate. Identificando i bottleneck causati da squilibri di risorse, fornisce dati per riallocare il personale in modo più efficace. Ciò assicura un flow di processo più fluido e previene ritardi causati da revisori insufficienti o assegnati in modo errato.

Trasformi i Suoi Contratti Icertis: Riduci i Bottleneck Ora

Eliminare i bottleneck. Ottenere un cycle time contrattuale più veloce del 30% e una migliore governance.

Inizia la tua prova gratuita

Nessuna carta di credito richiesta. Configurazione in pochi minuti.