> Perbaikan proses berkelanjutan > Pemrosesan pembayaran utang usaha > Microsoft Dynamics 365

Tingkatkan pemrosesan pembayaran utang usaha Anda

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan Microsoft Dynamics 365

Unduh templat data

Pemrosesan pembayaran utang usaha

Microsoft Dynamics 365

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia

Sistem yang tersedia

Tantangan(12)Target(12)6 langkah Pratinjau Hasil Data FAQ(4)

Tingkatkan pemrosesan pembayaran utang usaha di Microsoft Dynamics 365

Pemrosesan pembayaran sering terhambat oleh persetujuan yang lambat dan kesalahan manual, sehingga biaya meningkat. Solusi kami menunjukkan dengan jelas titik-titik yang menghambat proses, agar Anda dapat mengetahui bagian alur kerja yang tersendat. Dengan mengatasi hambatan yang tersembunyi ini, Anda dapat mempercepat pemrosesan dan mengendalikan kewajiban keuangan dengan lebih baik.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Pentingnya strategis penyempurnaan proses utang usaha

Siklus pemrosesan pembayaran utang usaha sering dianggap sekadar fungsi administratif. Padahal, proses ini berperan penting dalam mengelola likuiditas organisasi dan menjaga kepercayaan pemasok. Jika proses berjalan lambat atau tidak transparan, dampaknya meluas hingga ke luar departemen keuangan. Keterlambatan pembayaran dapat merusak reputasi Anda di mata pemasok utama, sehingga mereka mungkin memberikan persyaratan kredit yang kurang menguntungkan atau bahkan mengganggu rantai pasok. Pemrosesan yang tidak efisien juga meningkatkan biaya per faktur dan menggerus margin bisnis. Dengan mengoptimalkan proses di Microsoft Dynamics 365, Anda dapat mengubah utang usaha dari pusat biaya menjadi fungsi strategis yang melindungi arus kas dan membantu memanfaatkan setiap diskon pembayaran awal yang tersedia.

Mengungkap kondisi sebenarnya dengan process mining

Microsoft Dynamics 365 menyediakan kerangka kerja yang andal untuk pengelolaan keuangan. Namun, dalam praktik sehari-hari, cara pengguna berinteraksi dengan sistem sering berbeda dari prosedur operasi standar. Process mining berfungsi seperti pemindaian digital untuk proses pemrosesan pembayaran utang usaha Anda. Teknologi ini mengambil log peristiwa dari entitas seperti GeneralJournal dan LedgerEntry untuk memetakan perjalanan setiap faktur. Anda tidak perlu mengandalkan cerita atau dugaan tentang penyebab keterlambatan pembayaran. Anda dapat melihat dengan tepat di mana hambatan terjadi. Pendekatan berbasis data ini membantu Anda menemukan putaran persetujuan yang membuat faktur bolak-balik antar departemen, serta kasus yang memerlukan penanganan manual akibat kesalahan entri data. Dengan melihat jalur-jalur ini, Anda dapat beralih dari penanganan masalah setelah terjadi ke pengelolaan yang lebih proaktif, serta memastikan aktivitas digital mencerminkan proses bisnis yang direncanakan.

Menangani sumber inefisiensi utama di Microsoft Dynamics 365

Untuk meningkatkan alur kerja utang usaha, telusuri aktivitas spesifik yang paling banyak menyita waktu. Salah satu area utama yang perlu diperbaiki adalah proses pencocokan. Ketidaksesuaian antara faktur, pesanan pembelian, dan tanda terima barang sering memicu pemeriksaan manual yang dapat menunda pembayaran selama berhari-hari. Dengan process mining, Anda dapat mengetahui pemasok atau kategori produk yang paling sering menyebabkan ketidaksesuaian. Setelah itu, Anda dapat menangani akar masalah, seperti data induk yang tidak akurat atau praktik penerimaan barang yang tidak konsisten. Sumber kendala lainnya adalah alur persetujuan. Dengan menganalisis waktu siklus pada setiap tingkat persetujuan, Anda dapat mengetahui apakah ambang batas tertentu terlalu rendah sehingga faktur berjumlah besar dengan risiko rendah harus menunggu persetujuan eksekutif tanpa perlu. Menghilangkan penundaan struktural ini membantu menjaga jadwal pembayaran tetap terprediksi dan selaras dengan strategi pengelolaan kas Anda.

Mengukur keberhasilan melalui kepatuhan dan kecepatan yang lebih baik

Tujuan akhir perbaikan proses adalah menciptakan siklus pembayaran yang efisien, transparan, dan sangat patuh. Pengurangan waktu siklus secara keseluruhan menjadi indikator keberhasilan yang paling cepat terlihat. Jeda yang lebih singkat antara penerimaan faktur dan pelaksanaan pembayaran memberi Anda keleluasaan untuk menentukan kapan dana akan dibayarkan. Tim treasury dapat mengelola modal kerja dengan lebih baik, misalnya dengan memilih untuk membayar lebih awal demi mendapatkan diskon atau menahan kas hingga tanggal jatuh tempo. Selain meningkatkan kecepatan, process mining juga memperkuat kepatuhan. Anda dapat dengan mudah mendeteksi penyimpangan dari prosedur standar, seperti pembayaran tanpa pesanan pembelian terkait atau pemblokiran pembayaran yang dibatalkan secara manual tanpa dokumentasi memadai. Wawasan ini sangat berguna untuk audit internal dan memastikan kontrol keuangan diterapkan secara konsisten di semua kode perusahaan dan unit bisnis.

Menjaga keunggulan operasional dalam jangka panjang

Meningkatkan pemrosesan pembayaran utang usaha bukan proyek sekali jalan, melainkan upaya perbaikan berkelanjutan. Seiring pertumbuhan bisnis dan perubahan hubungan dengan pemasok, proses Anda perlu menyesuaikan diri dengan volume dan kompleksitas yang meningkat. Gunakan wawasan dari data Microsoft Dynamics 365 untuk menetapkan tolok ukur kinerja dan sasaran perbaikan yang realistis. Baik Anda ingin meningkatkan persentase faktur yang diproses tanpa penanganan manual maupun menghilangkan risiko pembayaran ganda, process mining membantu memusatkan upaya pada area yang paling berdampak. Mulailah dengan memeriksa alur saat ini, menemukan kendala terbesar, lalu gunakan data untuk mendorong perubahan berarti yang mendukung kesehatan keuangan organisasi Anda.

Pemrosesan pembayaran utang usaha Alur kerja faktur Pembayaran pemasok Persetujuan faktur Optimalisasi arus kas Kepatuhan pembayaran Departemen utang usaha Pengelolaan faktur Otomatisasi utang usaha Siklus pembayaran Pengadaan hingga pembayaran

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Siklus persetujuan faktur yang panjang menjadi salah satu penyebab utama keterlambatan pembayaran dan renggangnya hubungan dengan pemasok. Saat faktur menumpuk dalam antrean untuk menunggu persetujuan manajer yang sibuk, departemen kehilangan kemampuan untuk mengelola arus kas secara terprediksi. Risiko denda keterlambatan yang berdampak langsung pada laba juga meningkat. Akibatnya, staf sering harus mendahulukan permintaan mendesak daripada alur kerja rutin.

ProcessMind menganalisis alur kerja pemrosesan pembayaran utang usaha dari awal hingga akhir di Microsoft Dynamics 365 untuk menunjukkan dengan tepat lokasi keterlambatan. Dengan melihat waktu yang dihabiskan pada setiap tingkat persetujuan, Anda dapat menemukan departemen atau peran tertentu yang menjadi hambatan. Pendekatan berbasis data ini membantu Anda menyempurnakan batas persetujuan atau mengotomatiskan persetujuan rutin agar seluruh siklus pembayaran berjalan lebih cepat.

Penanganan manual dalam proses pencocokan faktur menunjukkan kurangnya sinkronisasi antara bagian pengadaan dan keuangan. Jika pencocokan otomatis di sistem gagal karena perbedaan harga atau jumlah, staf harus menyelesaikan masalah tersebut secara manual. Proses ini menyita banyak waktu dan meningkatkan risiko kesalahan manusia. Penanganan manual ini juga dapat menutupi masalah sistemik yang lebih dalam terkait data pemasok atau perilaku pembelian.

Process mining pada data Microsoft Dynamics 365 menunjukkan seberapa sering pengesampingan manual terjadi dan apa penyebab utamanya. ProcessMind mengidentifikasi pemasok atau kategori produk yang terus-menerus memerlukan pencocokan manual. Dengan memahami pola ini, Anda dapat mengatasi sumber ketidaksesuaian dan beralih ke pemrosesan pembayaran utang usaha yang lebih efisien tanpa penanganan manual.

Tidak memanfaatkan diskon pembayaran awal berarti kehilangan peluang untuk menghemat biaya secara signifikan. Pemrosesan yang tidak efisien sering membuat masa diskon berakhir sebelum faktur selesai divalidasi dan disetujui. Artinya, organisasi kehilangan penghematan dan harus menanggung biaya barang serta jasa yang lebih tinggi.

ProcessMind melacak kecepatan pemrosesan pembayaran utang usaha Anda dan membandingkannya dengan ketentuan diskon yang tersimpan di Microsoft Dynamics 365. Sistem ini menunjukkan tahap-tahap proses yang membuang waktu sehingga faktur tidak mencapai tahap pembayaran tepat waktu. Dengan wawasan ini, Anda dapat memprioritaskan faktur bernilai tinggi yang memenuhi syarat diskon dan menyederhanakan proses dari penerimaan hingga pengajuan pembayaran.

Saat faktur tidak cocok dengan pesanan pembelian atau tanda terima barang, proses penyelesaiannya dapat menghambat produktivitas. Faktur sering berpindah-pindah antar departemen tanpa penanggung jawab yang jelas, sehingga lama tidak ditangani. Kemacetan dalam alur pemrosesan pembayaran utang usaha ini menunda pembayaran kepada pemasok dan menimbulkan tumpukan pekerjaan yang sulit dikelola saat penutupan akhir bulan.

Dengan memetakan alur faktur yang disengketakan, ProcessMind memperlihatkan proses penyelesaiannya di Microsoft Dynamics 365. Anda dapat melihat berapa lama faktur berada dalam status ketidaksesuaian dan aktivitas mana yang paling banyak menyebabkan keterlambatan. Informasi ini membantu Anda menetapkan jalur eskalasi yang lebih jelas serta mempercepat penyelesaian perbedaan harga atau jumlah.

Pemblokiran pembayaran sering diterapkan sebagai langkah pengamanan. Namun, jika tidak segera dicabut setelah masalah selesai, pemblokiran ini menyebabkan keterlambatan yang tidak perlu. Pemblokiran dapat menumpuk di sistem dan membuat proses pembayaran terpecah, sehingga banyak faktur yang sudah diselesaikan tetap tertahan tanpa alasan yang jelas. Kurangnya transparansi ini menyulitkan tim utang usaha memberikan informasi status yang akurat kepada pemasok.

ProcessMind menganalisis penerapan dan pencabutan pemblokiran pembayaran di Microsoft Dynamics 365. Sistem ini menemukan kasus ketika pemblokiran tetap aktif lama setelah masalah pemicunya selesai. Dengan meningkatkan bagian ini dalam alur kerja pemrosesan pembayaran utang usaha, Anda dapat memastikan pembayaran berlanjut ke tahap pelaksanaan setelah semua persyaratan kepatuhan terpenuhi.

Entri faktur ganda menimbulkan risiko keuangan serius dan memerlukan banyak waktu untuk ditangani. Faktur ganda dapat masuk melalui saluran berbeda atau dicatat dengan sedikit variasi, sehingga sulit terdeteksi oleh validasi standar sistem. Memproses dan membayar faktur yang sama dua kali berdampak langsung pada kas dan membutuhkan banyak upaya manual untuk menyelesaikan masalah dengan pemasok.

ProcessMind memindai log peristiwa Microsoft Dynamics 365 untuk mendeteksi pola yang mengindikasikan pemrosesan ganda dalam siklus pemrosesan pembayaran utang usaha. Sistem ini menandai kemungkinan faktur ganda dengan atribut serupa yang mengikuti jalur proses yang sama sebelum pembayaran akhir dilakukan. Analisis proaktif ini melindungi modal kerja dan mengurangi kebutuhan audit setelah pembayaran.

Kesalahan pengodean keuangan di awal proses dapat menyebabkan banyak pengerjaan ulang di tahap berikutnya. Jika faktur dikodekan ke akun buku besar atau dimensi keuangan yang salah, faktur harus dibalik dan dimasukkan kembali. Akibatnya, beban kerja tim utang usaha menjadi dua kali lipat. Inefisiensi ini menunda pencatatan akhir dan dapat menyebabkan laporan keuangan departemen menjadi tidak akurat.

ProcessMind mengidentifikasi seberapa sering perubahan kode dan pencatatan ulang terjadi di Microsoft Dynamics 365. Dengan menganalisis pemasok atau jenis faktur yang paling sering memerlukan koreksi, Anda dapat mengatasi akar penyebab kesalahan pengodean. Entri data awal yang lebih akurat menyederhanakan alur pemrosesan pembayaran utang usaha dan menghasilkan data keuangan yang lebih andal bagi organisasi.

Waktu dan frekuensi pelaksanaan pembayaran sering kali kurang optimal, sehingga arus kas menjadi tidak stabil atau tenggat terlewat. Jika pembayaran hanya dilakukan setiap minggu, faktur yang disetujui sesaat setelah jadwal pembayaran mungkin tertunda beberapa hari. Jadwal yang kaku ini dapat menyebabkan keterlambatan, bahkan untuk faktur yang disetujui jauh sebelum tanggal jatuh tempo.

ProcessMind memeriksa jeda antara persetujuan pembayaran dan pelaksanaannya di Microsoft Dynamics 365. Analisis ini membantu Anda mengetahui apakah frekuensi pembayaran saat ini sesuai dengan kecepatan pemrosesan rata-rata. Penyesuaian jadwal dalam proses pemrosesan pembayaran utang usaha membantu penggunaan kas lebih konsisten dan meningkatkan kepatuhan terhadap ketentuan pemasok.

Untuk mempercepat pembayaran, staf terkadang melewati alur persetujuan standar. Hal ini menimbulkan risiko besar terhadap kepatuhan dan audit. Proses di luar prosedur ini sering kali tidak memiliki pengawasan yang memadai dan dapat menyebabkan pengeluaran tanpa izin. Tanpa gambaran jelas tentang pelaksanaan persetujuan, manajemen tidak dapat memastikan bahwa kontrol internal dipatuhi.

ProcessMind memvisualisasikan jalur faktur yang sebenarnya di Microsoft Dynamics 365 dan membandingkannya dengan kebijakan internal yang telah ditetapkan. Sistem ini menyoroti penyimpangan dari jalur standar pemrosesan pembayaran utang usaha, seperti langkah persetujuan yang dilewati atau persetujuan tanpa wewenang. Transparansi ini membantu Anda menegakkan kepatuhan dan mempersiapkan audit dengan lebih yakin.

Waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan faktur dari penerimaan ke entri data sering menjadi bagian proses yang paling terabaikan. Jika faktur dibiarkan di kotak masuk atau di meja selama beberapa hari sebelum dimasukkan ke sistem, seluruh siklus pembayaran langsung tertunda. Kurangnya visibilitas sejak awal membuat pimpinan keuangan sulit memperkirakan kebutuhan kas mendatang secara akurat.

Dengan melacak jeda antara aktivitas penerimaan awal dan ekstraksi data ke Microsoft Dynamics 365, ProcessMind mengungkap keterlambatan yang tersembunyi. Mengurangi jeda di awal alur kerja pemrosesan pembayaran utang usaha memberi lebih banyak waktu untuk persetujuan dan pencocokan, sekaligus mengurangi beban tim lainnya.

Bahkan setelah faktur disetujui sepenuhnya dan siap dibayar, sering kali masih ada jeda sebelum dana benar-benar ditransfer. Penyebabnya dapat berupa langkah pengajuan pembayaran manual, masalah teknis pada antarmuka perbankan, atau hambatan administratif. Bagi pemasok, pembayaran baru dianggap tepat waktu saat dana diterima, bukan saat persetujuan internal diberikan.

ProcessMind memantau tahap akhir siklus pemrosesan pembayaran utang usaha di Microsoft Dynamics 365 untuk mengukur waktu dari persetujuan akhir hingga pembayaran dilaksanakan. Dengan mengetahui jeda ini, Anda dapat menyederhanakan komunikasi antara sistem keuangan dan mitra perbankan. Mengurangi keterlambatan ini membantu Anda memenuhi kewajiban kontrak dan menjaga reputasi kredit yang baik di mata pemasok.

Pembayaran dalam berbagai mata uang menambah kerumitan dan sering menyebabkan kesalahan serta keterlambatan. Perbedaan nilai tukar atau penyesuaian manual untuk faktur valuta asing dapat memperlambat alur pembayaran secara signifikan. Masalah ini sering memerlukan keahlian khusus. Jika keahlian tersebut sulit diperoleh, pembayaran internasional dapat tertunda selama berhari-hari.

ProcessMind mengelompokkan kinerja pemrosesan pembayaran utang usaha berdasarkan mata uang dan lokasi pemasok di Microsoft Dynamics 365. Anda dapat melihat apakah faktur valuta asing diproses jauh lebih lambat atau lebih sering mengalami kesalahan dibandingkan faktur lokal. Dengan wawasan ini, Anda dapat menyeragamkan penanganan perbedaan mata uang dan mencegah inefisiensi proses mengganggu hubungan dengan pemasok internasional.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Mempercepat persetujuan penting untuk menjaga kepercayaan pemasok dan menghindari denda keterlambatan. Penyebab penundaan sering kali berupa penanggung jawab yang tidak jelas atau hierarki berlapis yang menghambat alur kerja. Memperpendek siklus ini membantu melunasi kewajiban tepat waktu, menjaga reputasi kredit organisasi, dan mengelola arus kas dengan lebih baik.

ProcessMind menemukan tahap ketika faktur tidak bergerak di Microsoft Dynamics 365, sekaligus menunjukkan pengguna atau departemen yang menyebabkan hambatan. Dengan melihat jalur dari Faktur Diterima hingga Faktur Disetujui untuk Dibayar, Anda dapat memberikan pelatihan yang tepat sasaran atau menyesuaikan alur kerja untuk memangkas waktu persetujuan hingga 40 persen. Transparansi ini memudahkan Anda memantau pencapaian berdasarkan perjanjian tingkat layanan internal.

Tingkat pencocokan tanpa penanganan manual yang tinggi berarti faktur dapat diproses dari penerimaan hingga pembayaran tanpa campur tangan manual. Hal ini mengurangi beban administratif tim keuangan dan menekan biaya pemrosesan per faktur. Otomatisasi pada tahap ini membantu proses pemrosesan pembayaran utang usaha menangani pertumbuhan volume transaksi, sehingga staf dapat berfokus pada tugas yang lebih strategis.

Dengan process mining, Anda dapat menemukan alasan faktur tertentu gagal dicocokkan secara otomatis di Microsoft Dynamics 365. Baik penyebabnya harga satuan yang tidak konsisten maupun tanda terima barang yang tidak tersedia, ProcessMind mengungkap akar masalahnya. Anda dapat menyempurnakan aturan pencocokan dan meningkatkan persentase penyelesaian otomatis, yang sering kali dapat melampaui 85 persen dari total volume.

Memanfaatkan setiap diskon yang tersedia dapat langsung meningkatkan laba dan memperkuat hubungan dengan pemasok. Banyak organisasi kehilangan ribuan dolar setiap bulan hanya karena proses internal terlalu lambat untuk memenuhi tenggat pemasok. Dengan menyederhanakan proses, departemen utang usaha dapat berkontribusi pada pendapatan, bukan sekadar menjadi pusat biaya.

ProcessMind melacak sisa waktu sebelum diskon setiap faktur berakhir. Dengan menganalisis data historis di Microsoft Dynamics 365, platform ini menunjukkan pemasok yang menawarkan ketentuan terbaik dan bagian proses yang biasanya membuat tenggat terlewat. Anda dapat memprioritaskan faktur bernilai tinggi, memastikan tidak ada diskon yang terlewat, dan memaksimalkan hasil dari modal kerja.

Ketidaksesuaian antara faktur dan pesanan pembelian dapat menghentikan seluruh alur pembayaran dan menimbulkan tumpukan pekerjaan. Penyelesaian yang efisien penting untuk mengurangi kendala administratif dan menjaga hubungan dengan pemasok agar tidak terganggu oleh sengketa yang berlarut-larut. Siklus penyelesaian yang lebih cepat membuat arus kas keluar lebih terprediksi dan meningkatkan keakuratan data di seluruh organisasi.

Melalui analisis jalur secara terperinci, ProcessMind mengungkap putaran ketika faktur bolak-balik antara bagian pengadaan dan utang usaha. Dengan menemukan penyebab ketidaksesuaian yang paling umum di Microsoft Dynamics 365, seperti perbedaan harga atau jumlah, Anda dapat menetapkan prosedur yang lebih jelas untuk menyelesaikan masalah dalam separuh waktu dan mengurangi kebutuhan pengesampingan manual.

Pemblokiran pembayaran sering diterapkan sebagai langkah pengamanan. Namun, jika menjadi pilihan standar atau diterapkan secara keliru, pemblokiran ini menimbulkan hambatan besar. Mencabut pemblokiran yang tidak beralasan membantu menjaga jadwal pembayaran tetap lancar dan mencegah keterlambatan faktur yang valid akibat prosedur birokratis. Perbaikan ini mengurangi penanganan manual dan mencegah pemasok merasa frustrasi.

ProcessMind memberikan gambaran transparan tentang setiap aktivitas Penerapan Pemblokiran Pembayaran di Microsoft Dynamics 365. Dengan menganalisis atribut yang terkait dengan pemblokiran, Anda dapat membedakan mitigasi risiko yang diperlukan dari pengesampingan manual yang tidak efisien. Anda juga dapat mengotomatiskan pencabutan pemblokiran setelah kriteria tertentu terpenuhi dan mempercepat pelaksanaan pembayaran akhir.

Membayar faktur yang sama dua kali menimbulkan risiko keuangan besar dan menyulitkan proses pemulihan dana. Memastikan setiap nomor faktur hanya memiliki satu jalur pemrosesan yang benar sangat penting untuk menjaga kontrol keuangan dan kepatuhan. Menghilangkan pembayaran ganda melindungi modal kerja, mengurangi komunikasi yang tidak perlu dengan pemasok, dan memperbaiki jejak audit.

ProcessMind mendeteksi pola ketika beberapa ID kasus atau nilai faktur serupa diproses untuk pemasok yang sama di Microsoft Dynamics 365. Dengan menyoroti anomali ini melalui audit data historis, Anda dapat menemukan celah proses, seperti banyaknya titik entri, yang memungkinkan faktur ganda lolos. Langkah ini mengurangi risiko keuangan dan meningkatkan akuntabilitas departemen.

Pengodean keuangan yang tepat memastikan biaya dibebankan ke departemen dan proyek yang benar sehingga laporan akurat. Tingginya tingkat pengerjaan ulang pengodean bukan hanya membuang waktu, tetapi juga dapat menghasilkan laporan keuangan yang keliru dan harus disesuaikan pada akhir bulan. Meningkatkan akurasi sejak awal proses mencegah koreksi di tahap berikutnya dan menyederhanakan alur kerja akuntansi.

Dengan menganalisis aktivitas Invoice Coded, ProcessMind mengidentifikasi vendor atau jenis faktur yang sering memerlukan koreksi manual di Microsoft Dynamics 365. Gunakan temuan ini untuk menyusun aturan pengodean default yang lebih baik atau memberikan pelatihan terarah kepada staf. Langkah ini dapat menurunkan tingkat pengerjaan ulang secara signifikan dan meningkatkan keandalan data dalam catatan GeneralJournal dan LedgerEntry.

Pengaturan waktu dan frekuensi pembayaran penting untuk menyeimbangkan arus kas dan efisiensi operasional. Pembayaran yang tidak teratur atau terlalu sering dapat meningkatkan biaya transaksi dan menyulitkan pengelolaan kas. Jadwal yang baku membantu perencanaan likuiditas dan memungkinkan tim keuangan mengelola beban kerja dengan lebih baik.

ProcessMind menganalisis pola pengelompokan aktivitas Payment Processed di Microsoft Dynamics 365. Anda dapat mengetahui apakah jadwal pembayaran saat ini sesuai dengan tanggal jatuh tempo vendor dan ketersediaan sumber daya internal. Informasi ini membantu Anda menggabungkan pembayaran ke dalam siklus yang lebih efisien, mengurangi pekerjaan manual saat memproses pembayaran, dan menekan biaya bank.

Jalur persetujuan yang berbeda-beda antarwilayah atau departemen meningkatkan risiko kepatuhan dan membuat waktu penyelesaian sulit diprediksi. Alur kerja yang baku memastikan setiap faktur mengikuti jalur yang telah ditetapkan dan memenuhi ketentuan. Ini memudahkan audit, memperkuat tata kelola, dan membantu Anda mengelola Accounts Payable Payment Processing dalam skala besar.

Dengan pemeriksaan kesesuaian, ProcessMind membandingkan jalur aktual faktur di Microsoft Dynamics 365 dengan model proses yang Anda tetapkan. ProcessMind menandai jalur persetujuan yang tidak sesuai standar dan melewati kontrol. Dengan begitu, Anda dapat menerapkan proses yang seragam, memenuhi persyaratan peraturan, dan tetap menjaga kecepatan operasional bisnis.

Selama faktur menunggu untuk dicatat di sistem, organisasi tidak memiliki visibilitas atas kewajibannya. Memperpendek waktu tunggu ini penting untuk membuat perkiraan keuangan yang akurat dan memulai proses persetujuan sesegera mungkin. Visibilitas yang lebih baik membantu manajemen memahami komitmen kas secara aktual.

ProcessMind mengukur jeda antara Invoice Received dan Invoice Data Extracted dengan melacak linimasa pengenal nomor faktur. Dengan menemukan hambatan pada tahap awal Accounts Payable Payment Processing di Microsoft Dynamics 365, Anda dapat mengetahui apakah keterlambatan disebabkan oleh penumpukan surat atau antrean pencatatan manual, lalu mengambil tindakan untuk mengatasinya.

Setelah faktur disetujui sepenuhnya, keterlambatan pembayaran hanya menambah pekerjaan administratif dan dapat menyebabkan pembayaran terlambat. Peralihan yang lancar dari persetujuan ke penyelesaian pembayaran penting untuk menjaga kinerja. Tahap ini menjadi langkah terakhir dalam proses, jadi sebaiknya berlangsung secepat mungkin demi pengalaman vendor yang lebih baik.

ProcessMind memantau durasi antara Invoice Approved for Payment dan Payment Executed di Microsoft Dynamics 365. Anda dapat melihat apakah faktur tertahan dalam antrean akhir atau proses transfer masih terlalu banyak dilakukan secara manual. Menyederhanakan tahap terakhir ini dapat memangkas waktu penyelesaian hingga beberapa hari dan memastikan kewajiban keuangan dibayar sesuai jadwal.

Bagi organisasi global, penanganan fluktuasi kurs yang tidak seragam dapat menimbulkan selisih di buku besar dan menunda pembayaran. Menyeragamkan cara menghitung dan menyetujui selisih kurs membantu menjaga akurasi keuangan serta mengurangi pekerjaan manual saat rekonsiliasi. Keselarasan ini penting agar catatan keuangan tetap akurat di berbagai entitas.

Dengan memeriksa data FinancialDimension dan LedgerEntry yang terkait dengan faktur mata uang asing, ProcessMind menunjukkan bagian proses yang terdampak selisih kurs. Gunakan temuan ini untuk mengotomatiskan penanganan selisih kecil di Microsoft Dynamics 365. Dengan begitu, hanya selisih yang signifikan yang perlu ditinjau secara manual, dan alur pembayaran global dapat berjalan lebih cepat.

6 langkah untuk meningkatkan proses utang usaha

Unduh template

Ekspor data Anda

Unggah kumpulan data Anda

Analisis proses Anda

Terapkan perbaikan

Pantau proses Anda

Unduh template

Yang perlu dilakukan

Gunakan template Excel yang dirancang khusus untuk entitas buku besar dan jurnal Microsoft Dynamics 365 Finance.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Struktur yang sudah dipetakan memastikan format data keuangan Anda benar dan siap digunakan untuk menemukan proses.

Hasil yang diharapkan

Template data baku yang siap digunakan untuk catatan faktur Anda.

WAWASAN ANDA

Dapatkan gambaran jelas tentang alur kerja utang usaha

ProcessMind menunjukkan kinerja nyata aktivitas utang usaha, dari pencatatan faktur hingga pelunasan. Anda dapat menemukan penyebab utama keterlambatan pembayaran dan cara yang jelas untuk mengoptimalkan arus kas.

Visualisasikan seluruh siklus pembayaran dari awal hingga akhir
Temukan hambatan khusus dalam proses persetujuan
Temukan peluang untuk mendapatkan diskon pembayaran lebih awal
Pastikan semua pembayaran mematuhi peraturan

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

HASIL YANG TERBUKTI

Peningkatan efisiensi proses utang usaha

Dengan menerapkan process mining di lingkungan Microsoft Dynamics 365, organisasi dapat menemukan hambatan dalam siklus persetujuan faktur dan pelaksanaan pembayaran. Metrik ini menunjukkan perubahan dari alur kerja utang usaha yang manual menjadi operasional yang lebih efisien dan berbasis data.

~ 0 %

Siklus proses lebih cepat

Pengurangan waktu proses dari awal hingga akhir

Menyederhanakan alur kerja persetujuan dan mengotomatiskan pencatatan data dapat mempersingkat waktu dari penerimaan faktur hingga pembayaran diselesaikan.

~ 0 %

Lebih banyak diskon pembayaran awal

Peningkatan tingkat pemanfaatan diskon

Dengan menemukan keterlambatan dalam jalur persetujuan, tim pengelola kas dapat memanfaatkan lebih banyak diskon pembayaran awal yang memberikan manfaat finansial langsung.

0 %

Hilangkan pembayaran ganda

Pengurangan kesalahan pembayaran

Mendeteksi nomor faktur dan referensi vendor yang duplikat sebelum pembayaran dilakukan dapat mencegah kerugian finansial dan melindungi proses utang usaha.

0 % increase

Pemrosesan tanpa intervensi manual

Tingkat pencocokan pada percobaan pertama

Menyempurnakan sinkronisasi pesanan pembelian meningkatkan jumlah faktur yang diproses tanpa intervensi manual.

0 %

Hubungan yang lebih baik dengan vendor

Tingkat pembayaran tepat waktu

Pembayaran yang selalu tepat waktu membantu menghindari denda keterlambatan dan penangguhan kredit, sehingga kepuasan mitra pengadaan meningkat.

Hasil tiap organisasi berbeda, bergantung pada kompleksitas proses dan kualitas data. Angka ini menunjukkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan process mining untuk pemrosesan faktur.

Data yang disarankan

Mulai dengan atribut utama berikut untuk segera mendapatkan gambaran tentang proses Anda.

Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik yang diberikan kepada faktur vendor.

Mengapa ini penting

Ini adalah kunci utama untuk menghubungkan aktivitas utang usaha yang terpisah menjadi satu instans proses.

Tugas atau perubahan status tertentu yang terjadi.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan alur proses dan urutan peristiwa pada peta proses.

Stempel waktu saat aktivitas terjadi.

Mengapa ini penting

Penting untuk menghitung waktu siklus dan waktu penyelesaian, serta menemukan hambatan.

Nomor akun unik untuk vendor.

Mengapa ini penting

Memungkinkan segmentasi kinerja proses berdasarkan pemasok.

Pengenal entitas hukum atau anak perusahaan.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis perbandingan antarunit bisnis atau negara.

Nilai total faktur dalam bentuk uang.

Mengapa ini penting

Penting untuk menganalisis volume pengeluaran dan risiko keuangan.

Tanggal batas pembayaran faktur.

Mengapa ini penting

Acuan untuk mengukur kinerja pembayaran tepat waktu.

Nomor referensi pesanan pembelian terkait.

Mengapa ini penting

Penting untuk menganalisis tingkat pencocokan procure-to-pay.

Identitas pengguna yang melakukan aktivitas.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis perilaku sumber daya dan pemisahan tugas.

Nama organisasi vendor.

Mengapa ini penting

Memberi konteks pada nomor Akun Vendor.

Tanggal dokumen yang tercantum pada faktur.

Mengapa ini penting

Menentukan awal periode umur faktur.

Departemen yang bertanggung jawab atas biaya tersebut.

Mengapa ini penting

Mendukung penelusuran berdasarkan struktur organisasi dan analisis akuntabilitas.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Pembuatan awal catatan faktur vendor yang masih menunggu proses di sistem. Ini menandai masuknya faktur ke alur kerja Dynamics 365, baik melalui pencatatan manual maupun impor entitas data.

Mengapa ini penting

Menetapkan waktu mulai untuk menghitung waktu penyelesaian proses. Organisasi dapat mengukur berapa lama faktur berada di sistem sebelum diproses atau dibukukan.

Sistem berhasil menghubungkan baris faktur dengan Purchase Order atau Product Receipt. Aktivitas ini menandakan bahwa faktur telah divalidasi terhadap pesanan pengadaan.

Mengapa ini penting

Penting untuk KPI First-Pass PO Matching Rate. Metrik ini membedakan pemrosesan tanpa intervensi manual dari faktur yang memerlukan penanganan manual.

Instans workflow untuk faktur yang masih menunggu proses mencapai status selesai atau disetujui. Faktur siap dibukukan ke buku besar.

Mengapa ini penting

Menghitung Average Approval Lead Time. Keterlambatan pada tahap ini berdampak langsung pada peluang mendapatkan diskon pembayaran awal.

Faktur dibukukan ke General Ledger sehingga kewajiban tercatat di sistem. Catatan berpindah dari tabel yang masih menunggu proses ke tabel transaksi yang sudah dibukukan.

Mengapa ini penting

Tahap penting yang menandai pengakuan utang secara keuangan. Setelah aktivitas ini, faktur dapat dipilih untuk pembayaran.

Faktur dipilih dan ditambahkan ke baris Payment Journal. Ini menandakan rencana pembayaran dan biasanya memulai workflow peninjauan pembayaran.

Mengapa ini penting

Menandai peralihan dari pencatatan kewajiban ke pemrosesan pengeluaran kas. Digunakan untuk mengukur waktu pelaksanaan pembayaran.

Sistem membuat file pembayaran (EFT, ISO20022) atau mencetak cek. Status pembayaran pada baris jurnal diperbarui menjadi Sent atau Generated.

Mengapa ini penting

Mendukung KPI Approved-to-Executed Lag Time. Metrik ini memastikan instruksi pembayaran telah dibuat.

Payment Journal dibukukan ke General Ledger, melunasi faktur dan menghapus saldo vendor. Ini menyelesaikan proses keuangan.

Mengapa ini penting

Aktivitas terakhir untuk Average Invoice-to-Payment Cycle Time. Ini memastikan pencatatan pengurangan kas telah selesai.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana process mining meningkatkan proses utang usaha di Microsoft Dynamics 365?

Process mining memberikan gambaran transparan tentang seluruh siklus pembayaran, dari penerimaan faktur hingga pelunasan. Teknologi ini menemukan hambatan tertentu, seperti persetujuan yang terlambat atau penggantian manual yang sering memperlambat proses. Dengan melihat inefisiensi tersebut, tim dapat menerapkan perbaikan yang terarah untuk meningkatkan produktivitas.

Apa saja langkah teknis untuk mengekstrak data dari Dynamics 365?

Ekstraksi data biasanya dilakukan dengan menghubungkan ke database SQL yang mendasarinya atau menggunakan layanan OData untuk mengambil log peristiwa. Ekspor tabel transaksi vendor, pesanan pembelian, dan jurnal buku besar. Gunakan Invoice Number sebagai pengenal kasus utama. Sebagian besar perangkat process mining modern menyediakan konektor siap pakai untuk Dynamics 365 agar integrasi lebih mudah.

Apakah process mining membantu kami mendapatkan lebih banyak diskon pembayaran lebih awal?

Ya. Teknologi ini menunjukkan bagian proses persetujuan tempat faktur tertahan hingga melewati batas waktu diskon. Anda dapat menganalisis waktu penyelesaian dari pencatatan faktur hingga persetujuan akhir untuk menentukan jadwal pembayaran yang tepat. Informasi ini membantu manajemen memprioritaskan faktur bernilai tinggi yang menawarkan manfaat finansial terbesar.

Berapa lama biasanya sampai kami mendapatkan temuan yang bisa ditindaklanjuti?

Sebagian besar organisasi dapat melihat peta proses pertama dalam dua hingga empat minggu setelah ekstraksi data awal selesai. Setelah data Dynamics 365 dipetakan ke format log peristiwa, perangkat lunak akan membuat visualisasi secara otomatis. Dengan demikian, tim dapat segera mulai menangani hambatan dan masalah kepatuhan.

Bisakah kami mendeteksi jalur persetujuan yang tidak sesuai standar dan risiko kepatuhan?

Process mining dapat mengungkap proses di luar prosedur, ketika persetujuan melewati kontrol organisasi yang berlaku. Dengan membandingkan alur proses aktual dengan rancangan yang ditetapkan, Anda dapat menemukan setiap kejadian penggantian manual. Visibilitas yang siap digunakan untuk audit ini penting untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan mengurangi risiko penipuan.

Apakah process mining menggantikan perangkat lunak otomatisasi utang usaha yang kami gunakan?

Tidak. Process mining adalah alat diagnostik yang bekerja bersama sistem otomatisasi dan ERP yang sudah Anda gunakan. Perangkat lunak otomatisasi menjalankan tugas, sedangkan process mining menilai seberapa baik tugas tersebut dilakukan. Process mining membantu Anda menemukan bagian otomatisasi yang tidak berjalan baik atau bagian yang paling tepat untuk diotomatisasi.

Data apa saja yang diperlukan agar analisis berhasil?

Untuk membuat peta proses yang akurat, Anda memerlukan Invoice Number sebagai ID kasus, nama aktivitas seperti Invoice Received atau Payment Executed, serta stempel waktu yang tepat untuk setiap peristiwa. Anda juga dapat menyertakan data tambahan seperti nama vendor, jumlah faktur, dan kode departemen. Konteks tambahan ini memungkinkan penyaringan lebih mendalam dan analisis akar masalah yang lebih terperinci.

Bisakah kami menemukan akar penyebab pembayaran faktur ganda?

Process mining memungkinkan Anda melacak riwayat setiap nomor faktur dan menandai nomor yang muncul lebih dari sekali. Dengan menganalisis langkah pencatatan dan validasi data di Dynamics 365, Anda dapat mengetahui apakah duplikasi disebabkan oleh kesalahan sistem atau kesalahan pencatatan manual. Temuan ini membantu Anda menyempurnakan aturan validasi untuk mencegah kebocoran keuangan di kemudian hari.

Optimalkan pemrosesan pembayaran utang usaha sekarang

Pangkas waktu siklus hingga 30 persen dan atasi keterlambatan D365.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya lima menit.