Il Suo template dei dati per l’inserimento dei dipendenti

Il caso di onboarding è l’identificativo centrale che raggruppa tutti gli eventi e le attività relativi al percorso di un singolo nuovo dipendente. Questo attributo è essenziale per monitorare il processo end-to-end di ogni nuovo assunto.

Nell’analisi di Process Mining, questo identificativo consente di ricostruire i singoli percorsi di onboarding. Viene utilizzato per calcolare metriche a livello di caso, come il tempo di ciclo, analizzare le varianti del processo e comprendere la sequenza completa delle attività per ogni nuovo assunto, costituendo la base della mappa del processo.

È l’attributo fondamentale che collega tutte le attività correlate in un’unica istanza di processo end-to-end, consentendo l’individuazione e l’analisi del processo.

In genere è un identificativo univoco generato da Workday per ogni istanza del processo aziendale di onboarding. Consultare la documentazione di Workday per individuare l’oggetto aziendale e il campo specifici.

Questo attributo descrive un singolo passaggio o evento del percorso di onboarding, come «Offerta accettata», «Controllo dei precedenti avviato» o «Attrezzatura consegnata». Rappresenta il «che cosa» nel log del processo.

Analizzare la sequenza e la frequenza delle attività è il fulcro del Process Mining. Questo attributo serve a creare la mappa del processo, individuare i colli di bottiglia e comprendere il flusso di lavoro. Aiuta a capire quali passaggi sono più frequenti, dove si verificano ritardi e quali attività vengono ripetute.

Definisce i passaggi del processo e consente di visualizzarne il flusso e di analizzarne la struttura e le varianti.

Corrisponde ai nomi degli eventi o delle attività nella cronologia del processo aziendale Workday Onboarding.

Questo attributo è il timestamp associato a ogni attività e definisce la sequenza cronologica degli eventi. È fondamentale per comprendere la tempistica e la durata dei passaggi del processo.

Nell’analisi, l’ora dell’evento serve a ordinare correttamente le attività, calcolare la durata tra i passaggi, inclusi il tempo di ciclo e il tempo di attesa, e misurare la durata complessiva del caso. È essenziale per le analisi delle prestazioni, ad esempio per individuare i colli di bottiglia e monitorare la conformità agli SLA.

Fornisce il contesto temporale di tutte le attività, indispensabile per calcolare metriche come il tempo di ciclo e individuare i ritardi.

È il timestamp di completamento di ogni evento nella cronologia del processo aziendale Workday Onboarding.

Questo attributo identifica l’origine dei dati. Per questo processo il valore sarà sempre «Workday Onboarding», ma il campo è essenziale per la governance dei dati e per distinguere i dati nel caso in cui vengano integrati altri sistemi.

In un contesto analitico più ampio, aiuta a ricostruire la provenienza dei dati e a garantirne la qualità. Quando si analizzano processi che coinvolgono più sistemi, questo attributo è fondamentale per comprendere i passaggi di consegne e le integrazioni tra le diverse piattaforme.

Fornisce informazioni essenziali sull’origine dei dati, importanti per la governance, la risoluzione dei problemi e l’analisi dei processi che coinvolgono più sistemi.

È un valore statico da aggiungere durante l’estrazione dei dati per indicare l’origine dei record.

Questo attributo registra l’ultimo aggiornamento dei dati nello strumento di Process Mining. Indica quanto sono aggiornati i dati dell’analisi e aiuta a capire se si stanno consultando le informazioni più recenti.

È importante per le Dashboard operative che monitorano i processi in corso. Consente di valutare l’attualità dei dati ed è un metadato essenziale per gestire i cicli di aggiornamento e garantire l’affidabilità delle informazioni ricavate.

Permette di sapere quanto sono aggiornati i dati, un’informazione fondamentale per prendere decisioni tempestive e consapevoli sulla base dell’analisi.

Questo timestamp viene in genere generato e aggiunto al set di dati durante il processo di estrazione e caricamento dei dati (ETL).

Questo attributo indica la data di scadenza delle attività critiche, come i controlli dei precedenti, la documentazione da compilare prima dell’assunzione o la formazione obbligatoria. Le scadenze sono spesso stabilite da requisiti di legge o da procedure interne.

È un dato essenziale per monitorare la conformità e i rischi. Consente di calcolare KPI come il «Tasso di completamento delle attività obbligatorie» e il «Tasso di conformità della documentazione», confrontando la data effettiva di completamento di un’attività con la relativa scadenza. Aiuta le organizzazioni a gestire le scadenze in modo proattivo e a prevenire problemi di conformità.

Consente di monitorare le attività soggette a scadenze in materia di conformità e di calcolare il tasso di completamento puntuale.

Le scadenze delle attività sono in genere disponibili nei dettagli delle attività del processo aziendale Workday.

Questo attributo è una data fondamentale del processo di onboarding e costituisce la scadenza per molte attività preliminari all’assunzione, come la predisposizione IT e la consegna delle attrezzature. Segna il passaggio da candidato in fase di preassunzione a dipendente.

È essenziale per calcolare i KPI di prontezza. Confrontando i tempi di completamento delle principali attività di predisposizione con la data ufficiale di inizio, le organizzazioni possono misurare il «Tasso di prontezza per il primo giorno». Aiuta a garantire che i nuovi assunti abbiano tutto ciò che serve per essere produttivi fin dal primo giorno, un fattore importante per la loro esperienza iniziale.

Costituisce una scadenza fondamentale per le attività preliminari all’assunzione e viene utilizzata per misurare il KPI «Tasso di prontezza per il primo giorno».

È un campo standard nei dati di assunzione o di preassunzione in Workday, spesso denominato «Hire Date».

L’ID dipendente è l’identificativo permanente e univoco di una persona nel sistema HR dell’organizzazione. Viene assegnato durante il processo di onboarding, in genere dopo la creazione del profilo HR.

Questo attributo consente di collegare i dati di onboarding ad altri dati relativi ai dipendenti presenti in sistemi diversi, ad esempio quelli per la gestione delle prestazioni o delle retribuzioni. Aiuta ad analizzare gli esiti a lungo termine del processo di onboarding, per esempio correlando l’esperienza di onboarding con la permanenza in azienda o le prestazioni iniziali del dipendente.

Funziona da chiave primaria per collegare i dati del processo di onboarding a quelli più ampi relativi al ciclo di vita del dipendente e svolgere analisi HR più complete.

È un campo standard disponibile nel profilo del dipendente in Workday. Consultare la documentazione di Workday per conoscere il nome specifico del campo.

Questo attributo specifica l’unità organizzativa di appartenenza del nuovo assunto, ad esempio «Vendite», «Ingegneria» o «Finanza». Le prassi dei singoli reparti possono determinare differenze significative nel processo di onboarding.

È una dimensione essenziale per l’analisi comparativa. Consente di filtrare la mappa del processo per visualizzare i flussi specifici di ciascun reparto, confrontare i tempi di ciclo e individuare le prassi più efficaci nelle unità con i risultati migliori. Supporta direttamente la Dashboard «Varianti dell’onboarding per reparto».

È una dimensione fondamentale per confrontare i risultati e individuare varianti del processo e prassi efficaci in tutta l’organizzazione.

Fa parte delle informazioni sulla posizione del nuovo assunto e sull’organizzazione di riferimento in Workday.

Questo attributo identifica il responsabile delle assunzioni associato al caso di onboarding. Spesso è una figura chiave del processo, responsabile delle approvazioni e delle attività di onboarding specifiche del team.

Analizzare il processo per responsabile delle assunzioni aiuta a individuare le differenze nel modo in cui ciascuno gestisce l’onboarding. Può mettere in evidenza chi opera con particolare efficienza e chi può rappresentare un collo di bottiglia, offrendo spunti per interventi formativi mirati e per migliorare il processo. È un dato essenziale per la Dashboard «Efficienza delle attività del responsabile delle assunzioni».

Consente di analizzare le prestazioni di una figura chiave e di individuare colli di bottiglia e incoerenze nelle attività che dipendono dai responsabili.

Queste informazioni fanno parte dei dati relativi alla posizione o alla richiesta di assunzione associati al nuovo assunto in Workday.

Questo attributo indica se un’attività è stata avviata automaticamente dal sistema Workday o svolta manualmente da un utente, ad esempio un referente delle risorse umane o un responsabile delle assunzioni. Per esempio, «Sistema» può indicare un passaggio automatizzato del flusso di lavoro, mentre «Specialista HR» indica un’attività manuale.

Questa informazione è preziosa per individuare le opportunità di automazione. Analizzando la frequenza e la durata delle attività manuali, anche tramite la Dashboard «Analisi delle attività manuali», le organizzazioni possono individuare i passaggi manuali che richiedono più tempo e valutare come automatizzarli, migliorando l’efficienza e riducendo gli errori.

Aiuta a distinguere le attività automatizzate da quelle manuali, un aspetto fondamentale per individuare opportunità di automazione e misurare l’efficienza del processo.

Spesso è possibile dedurlo dall’utente o dall’attore associato a un evento nella cronologia del processo aziendale Workday. Gli eventi generati dal sistema sono associati a un utente specifico.

Questo attributo offre una sintesi dello stato del caso di onboarding in un determinato momento. Indica se il processo è in corso, è stato completato correttamente o è stato interrotto in anticipo.

Nell’analisi del processo, è utile per filtrare i casi e concentrarsi sui percorsi completati oppure analizzare in modo specifico i motivi degli annullamenti. È essenziale per la Dashboard «Panoramica dello stato di onboarding dei nuovi assunti», che offre una rapida fotografia dello stato attuale di tutti i processi di onboarding in corso.

Consente di suddividere i casi in base all’esito e di concentrarsi sull’analisi dei processi completati, in corso o annullati.

In genere si ricava dallo stato dell’istanza principale del processo aziendale di onboarding in Workday.

Questo attributo calcolato confronta il timestamp di completamento (EventTime) di un’attività con la relativa «Scadenza per la conformità». Vale true se l’attività è stata completata entro la scadenza, false in caso contrario.

L’indicatore semplifica il monitoraggio della conformità e il calcolo dei KPI. Consente di filtrare e aggregare facilmente i dati per determinare il «Tasso di completamento delle attività obbligatorie» e il «Tasso di conformità della documentazione». Offre una panoramica immediata del rispetto delle scadenze di conformità.

Fornisce un indicatore chiaro e binario del rispetto dei requisiti di conformità, semplificando l’analisi e il monitoraggio delle attività soggette a scadenze.

Viene calcolato durante la trasformazione dei dati confrontando EventTime con ComplianceDueDate per le attività pertinenti.

Questo attributo calcolato segnala i casi in cui un’attività viene ripetuta o si verifica un ciclo di correzione, ad esempio quando si riavvia il passaggio «Creazione del profilo HR». In genere, viene ricavato individuando sequenze di attività ripetute all’interno dello stesso caso.

L’indicatore «È una rilavorazione» è essenziale per l’analisi della qualità. Consente di quantificare i cicli di rilavorazione e di calcolare il KPI «Tasso di rilavorazione dei profili HR». Individuare e misurare le rilavorazioni aiuta a identificare i punti deboli del processo, i problemi di qualità dei dati e le esigenze di formazione.

Quantifica le inefficienze del processo e i problemi di qualità segnalando esplicitamente il lavoro ripetuto, così da orientare gli interventi di miglioramento.

Viene ricavato durante la trasformazione dei dati, definendo e individuando specifici schemi di rilavorazione nell’event log (ad esempio, Attività A -> Attività B -> Attività A).

Questo attributo contiene il nome del nuovo dipendente. Di norma non viene utilizzato per le analisi statistiche, per tutelare la privacy, ma è molto utile per il supporto operativo e la gestione dei casi.

Nelle Dashboard come «Panoramica dello stato di inserimento dei nuovi dipendenti», mostrare il nome consente ai responsabili e al personale HR di identificare rapidamente la persona associata a un caso. I dati diventano così più accessibili e utili per chi deve consultare e gestire i singoli processi di inserimento.

Fornisce un identificativo leggibile per i singoli casi, utile per il monitoraggio operativo e per intervenire direttamente.

È un campo standard dell’oggetto Pre-Hire o Worker in Workday.

Mentre StartTime (EventTime) indica quando un’attività inizia o viene registrata, EndTime ne indica il completamento. Per le attività che hanno una durata, disporre di entrambi i timestamp è fondamentale per misurare con precisione le prestazioni.

Questo attributo consente di calcolare direttamente il tempo di elaborazione delle singole attività, distinguendolo dall’attesa tra un’attività e l’altra. In questo modo è possibile capire se i ritardi dipendono da attività che richiedono molto tempo o da lunghe attese prima del loro avvio.

Consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione delle attività, distinguendolo dai tempi di attesa, per analizzare meglio i colli di bottiglia.

Alcuni passaggi dei processi aziendali Workday possono avere timestamp di inizio e fine distinti. In caso contrario, l’ora di fine potrebbe dover essere dedotta oppure coincidere con quella di inizio.

Questo attributo indica il ruolo del nuovo dipendente, ad esempio «Ingegnere software», «Direttore vendite» o «Contabile». La qualifica può influire sui passaggi o sui requisiti specifici del processo di inserimento.

L’analisi per qualifica o livello professionale può mettere in luce differenze nei percorsi di inserimento dei vari ruoli. Per esempio, l’inserimento di un dirigente può prevedere passaggi aggiuntivi rispetto a quello di una persona in una posizione iniziale. È quindi un’ulteriore dimensione utile per filtrare e confrontare le varianti del processo.

Consente di analizzare le differenze tra i processi in base al ruolo o all’anzianità professionale, che possono comportare requisiti di inserimento diversi.

Questa informazione fa parte dei dati relativi alla posizione associata al nuovo dipendente in Workday.

Questo attributo identifica il responsabile della selezione che ha seguito il candidato prima dell’avvio del processo di inserimento. All’inizio del processo, il responsabile della selezione può avere attività da trasferire ad altri.

Anche se è meno rilevante per il processo successivo all’assunzione, l’analisi per responsabile della selezione può talvolta mettere in luce problemi nel passaggio tra selezione e inserimento. Può aiutare a capire se i candidati seguiti da alcuni responsabili si inseriscono più facilmente in azienda.

Collega il processo di inserimento alla fase di selezione precedente e può aiutare ad analizzare il passaggio di consegne e l’intero ciclo di acquisizione dei talenti.

In genere è registrato nella richiesta di assunzione o nel profilo del candidato in Workday Recruiting.

Questo attributo indica la città, il paese o l’ufficio in cui lavorerà il nuovo dipendente. I processi di inserimento possono variare notevolmente in base all’area geografica, per via di requisiti di legge, aspetti logistici o procedure regionali differenti.

La sede aggiunge una dimensione geografica all’analisi. Può essere utilizzata per confrontare l’efficienza dei processi di inserimento tra sedi diverse, individuare i colli di bottiglia specifici di una regione e verificare la conformità alle normative locali. È un aspetto particolarmente importante per le organizzazioni internazionali.

Consente di confrontare geograficamente i processi di inserimento tra uffici o paesi diversi e di individuare le variazioni regionali.

È specificata nei dati relativi alla posizione o alla richiesta di assunzione in Workday.

È una metrica a livello di caso, calcolata come differenza tra il primo e l’ultimo evento del caso di inserimento. Rappresenta il tempo totale che un nuovo dipendente impiega per completare il processo di inserimento.

Questo attributo misura direttamente il KPI «Tempo di ciclo complessivo dell’inserimento» ed è un indicatore primario dell’efficienza del processo. Viene utilizzato nelle Dashboard di sintesi per monitorare l’andamento nel tempo e confrontare l’efficienza tra reparti, aree geografiche o responsabili delle assunzioni.

È un indicatore chiave di prestazione che misura l’efficienza complessiva del processo di inserimento, dall’inizio alla fine.

Viene calcolato a livello di caso durante la trasformazione dei dati, sottraendo il timestamp minimo da quello massimo per ogni OnboardingCase.

Questo attributo classifica il nuovo dipendente in base al tipo di rapporto di lavoro. Le diverse categorie di lavoratori possono seguire percorsi di inserimento distinti, con requisiti specifici.

Analizzare il processo in base al tipo di rapporto di lavoro aiuta a garantire che ogni persona segua un percorso di inserimento adeguato. Per esempio, l’inserimento di un collaboratore esterno può essere una versione semplificata di quello previsto per un dipendente a tempo pieno, concentrata solo sull’accesso ai sistemi essenziali e sulla conformità.

Consente di analizzare i diversi percorsi di inserimento per lavoratori a tempo pieno, a tempo parziale e con altri tipi di rapporto, che spesso hanno esigenze diverse.

È un campo standard dell’oggetto Pre-Hire o Worker in Workday e classifica il rapporto del lavoratore con l’azienda.