Il Template dei dati per le richieste di acquisto e pagamento

L’ID della richiesta di acquisto è una chiave univoca assegnata a ogni documento di richiesta al momento della creazione. Costituisce il riferimento centrale per tutte le attività, le modifiche e le approvazioni associate a una singola richiesta, dall’avvio al completamento.

Nel Process Mining, questo ID è fondamentale per correlare i casi. Consente al sistema di ricostruire il percorso completo di ogni richiesta, collegando eventi distinti come 'Richiesta creata', 'Fase di approvazione approvata' e 'Ordine di acquisto creato' in un flusso di processo coerente. Senza un identificativo del caso univoco e coerente, non è possibile analizzare le varianti di processo, i tempi di ciclo e gli esiti.

È la chiave essenziale per seguire l’intero ciclo di vita di una richiesta e collegare tutti gli eventi correlati in un’unica istanza di processo.

In genere si trova nei dati di intestazione della transazione di richiesta di acquisto o nella relativa tabella dei documenti.

Il nome dell’attività descrive una singola fase o un cambiamento di stato nel ciclo di vita della richiesta di acquisto. Fornisce un’etichetta comprensibile per eventi come 'Richiesta inviata', 'Fase di approvazione avviata' o 'Richiesta respinta', che costituiscono gli elementi fondamentali della mappa del processo.

Questo attributo è essenziale per l’individuazione e l’analisi dei processi. Disponendo le attività in sequenza, gli strumenti di Process Mining possono visualizzare il flusso effettivo del processo, individuare gli scostamenti dalla procedura standard e mettere in evidenza i colli di bottiglia o i cicli di rilavorazione. Nomi delle attività coerenti e significativi sono fondamentali per creare un modello di processo comprensibile e utile per intervenire.

Definisce le singole fasi del processo, indispensabili per visualizzare la mappa del processo e analizzarne il flusso.

Spesso ricavato dai log degli eventi, dalle tabelle delle modifiche di stato o dai codici di transazione associati al documento di richiesta.

L’ora dell’evento, spesso indicata come marca temporale, registra il momento esatto in cui si è svolta un’attività. Questi dati sono fondamentali per ordinare correttamente gli eventi e per tutte le analisi temporali del processo, compresi il calcolo dei tempi di ciclo, l’individuazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio delle prestazioni.

Nel Process Mining, le marche temporali servono a ordinare le attività all’interno di ogni caso e a misurare il tempo che intercorre tra le diverse fasi. Analizzare queste durate aiuta a individuare i ritardi, a comprenderne le cause e a valutare il rispetto degli accordi sui livelli di servizio. Dati temporali accurati e completi sono indispensabili per qualsiasi analisi significativa delle prestazioni.

Questa marca temporale è essenziale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo e analizzare le prestazioni e i colli di bottiglia del processo.

In genere viene registrata nelle tracce di controllo del sistema o nei log degli eventi, oppure come data di creazione o modifica nei record delle transazioni.

L’attributo Sistema di origine specifica la provenienza dei dati di processo. Nelle organizzazioni che utilizzano più sistemi, ad esempio un ERP centrale e uno strumento specializzato per gli acquisti elettronici, questo campo permette di distinguere i dati in base alla fonte.

Questa informazione è utile per convalidare i dati, risolvere i problemi e comprendere le differenze di processo legate ai sistemi utilizzati. Per esempio, le richieste originate da un sistema potrebbero seguire un iter di approvazione diverso o avere tempi di ciclo più brevi rispetto a quelle provenienti da un altro. Analizzare i dati per sistema di origine può far emergere problemi di integrazione o opportunità di consolidamento dei sistemi.

Fornisce informazioni sulla provenienza dei dati, essenziali per convalidarli e analizzare le differenze di processo tra più sistemi.

Spesso è un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati oppure è disponibile nei campi dei metadati tecnici.

La marca temporale dell’ultimo aggiornamento dei dati indica quanto sono aggiornati i dati analizzati. Mostra quando il record è stato estratto per l’ultima volta dal sistema di origine e caricato nell’ambiente di Process Mining.

Questo attributo è essenziale per il monitoraggio operativo e per verificare che le analisi si basino su informazioni aggiornate. Aiuta a comprendere il possibile ritardo tra gli eventi reali e la loro rappresentazione nel modello di processo. Le Dashboard e gli indicatori chiave di prestazione che monitorano le attività in corso si basano su questa informazione per fornire indicazioni tempestive e pertinenti.

Indica quanto sono aggiornati i dati, un aspetto fondamentale per garantire che le analisi siano pertinenti e attuali.

In genere viene aggiunta dallo strumento di integrazione dei dati o ETL (Extract, Transform, Load) durante il caricamento dei dati.

L’ID dell’ordine di acquisto è il numero univoco del documento di ordine generato da una richiesta di acquisto approvata. Questo campo collega il processo di richiesta ai successivi processi di acquisto e pagamento.

Questo attributo è fondamentale per analizzare l’efficienza della conversione da richiesta a ordine di acquisto. Conferma che una richiesta ha generato un ordine e permette di misurare il tempo necessario per la conversione. Analizzando quali richieste hanno un ordine di acquisto corrispondente, le aziende possono valutare l’efficacia della fase che precede l’acquisto e individuare le richieste approvate ma mai evase.

Collega la richiesta al successivo processo di acquisto e consente di analizzare i tassi e i tempi di conversione da richiesta a ordine.

Spesso si trova nei dati del documento di richiesta dopo la creazione di un ordine di acquisto, talvolta in una tabella dei documenti correlati o del flusso documentale.

L’importo della richiesta rappresenta il valore finanziario totale di tutti i beni e servizi richiesti. È un indicatore finanziario importante nell’intero processo di acquisto.

Nell’analisi dei processi, questo attributo è fondamentale per filtrare e analizzare i dati in base al valore. Permette di suddividere le richieste in categorie, ad esempio di importo elevato o ridotto, che spesso seguono flussi di lavoro di approvazione diversi e presentano profili di rischio differenti. Analizzare i tempi di ciclo o i tassi di respingimento in base all’importo può rivelare, per esempio, che le richieste di importo elevato richiedono molto più tempo per essere approvate o vengono respinte più spesso, offrendo un punto di partenza per migliorare il processo.

Consente di analizzare i dati in base al valore, dando priorità alle richieste di importo elevato e aiutando a capire come il valore finanziario influisce sul processo.

In genere si trova nei dati di intestazione della transazione di richiesta di acquisto o nella relativa tabella dei documenti.

Il nome del richiedente identifica la persona che ha avviato la richiesta di acquisto, in genere l’utente aziendale che necessita di beni o servizi.

Analizzare il processo in base al richiedente può aiutare a individuare schemi ricorrenti associati a singole persone o gruppi. Per esempio, può rivelare se alcuni richiedenti inviano spesso richieste incomplete o non conformi, che richiedono quindi una rilavorazione. Queste informazioni possono essere utilizzate per offrire formazione mirata o semplificare il processo di richiesta per i gruppi di utenti più comuni, migliorando così l’efficienza e la conformità.

Aiuta a individuare comportamenti specifici degli utenti e a definire interventi mirati di formazione e miglioramento del processo per singole persone o team.

Si trova nei dati di intestazione della richiesta di acquisto, spesso collegato ai dati anagrafici dei dipendenti.

L’attributo Reparto rappresenta l’unità organizzativa responsabile dell’acquisto, ad esempio 'Marketing', 'IT' o 'Finanza'. È un dato finanziario e organizzativo importante per la definizione del budget e l’allocazione dei costi.

Nel Process Mining, analizzare i dati per reparto è una tecnica comune ed efficace. Permette di confrontare le prestazioni delle diverse unità aziendali e di individuare quelle più efficienti e quelle che potrebbero aver bisogno di supporto. L’analisi può far emergere differenze nei tempi di ciclo, nei tassi di approvazione o nella conformità, legate alle abitudini di acquisto o ai processi interni di un determinato reparto.

Consente di confrontare le prestazioni e analizzare i costi delle diverse unità aziendali, mettendo in luce le caratteristiche dei processi specifiche di ciascun reparto.

In genere è disponibile nei dati di intestazione o di riga della richiesta di acquisto ed è collegato alla struttura organizzativa dell’azienda.

Lo stato della richiesta indica la condizione in cui si trova in un determinato momento o il suo esito finale. Tra gli stati più comuni figurano 'In corso', 'In attesa di approvazione', 'Approvata', 'Respinta' e 'Chiusa'.

Questo attributo è essenziale per l’analisi degli esiti e il monitoraggio operativo. Consente agli analisti di filtrare le richieste in base allo stato finale e calcolare indicatori come i tassi di respingimento o di conversione in ordine di acquisto. Sul piano operativo, aiuta i team a comprendere il carico di lavoro corrente, ad esempio il numero di richieste in attesa di approvazione, così da stabilire le priorità e gestire le risorse in modo efficace.

Offre una visione chiara degli esiti delle richieste, consente di calcolare indicatori chiave come i tassi di respingimento e supporta la gestione operativa del carico di lavoro.

Di solito si trova nel campo dello stato dell’intestazione del documento di richiesta di acquisto.

Il tipo di richiesta classifica la richiesta di acquisto in base alla sua natura o finalità. Tra gli esempi figurano richieste di materiali standard, servizi, spese in conto capitale o articoli di un catalogo specifico. Questa classificazione determina spesso il flusso di lavoro di approvazione e il trattamento contabile.

Analizzare il processo in base al tipo di richiesta aiuta a capire se le diverse tipologie seguono percorsi distinti o presentano livelli di efficienza differenti. Per esempio, le richieste di spese in conto capitale possono avere tempi di ciclo più lunghi a causa delle ulteriori fasi di approvazione, mentre quelle relative ad articoli standard di catalogo possono essere altamente automatizzate. Questa analisi aiuta a progettare e ottimizzare varianti di processo specifiche per ciascuna tipologia.

Consente di analizzare i diversi percorsi del processo, poiché il tipo di richiesta determina spesso il flusso di lavoro di approvazione richiesto e il livello di complessità.

Questa informazione è in genere memorizzata nei dati di intestazione della richiesta come tipo di documento o codice di categoria.

L’attributo Valuta specifica l’unità monetaria dell’importo della richiesta. Nelle organizzazioni multinazionali, le richieste possono essere create in valute diverse, a seconda della sede del richiedente o del fornitore.

Questo campo è essenziale per una rendicontazione e un’analisi finanziaria accurate. Garantisce la corretta interpretazione dei valori monetari e consente di effettuare conversioni adeguate quando si aggregano dati provenienti da aree geografiche diverse. Qualsiasi analisi del valore delle richieste deve tenere conto della valuta, per evitare di confrontare direttamente importi espressi in unità monetarie diverse.

Fornisce il contesto necessario per interpretare correttamente i dati finanziari e aggregare i valori delle richieste tra diverse aree geografiche.

In genere si trova nei dati di intestazione della transazione di richiesta di acquisto, accanto ai campi relativi agli importi.

Il richiedente indica la data richiesta per specificare entro quando deve essere soddisfatta la richiesta. Questa data costituisce un obiettivo per l’intero processo di approvvigionamento, dall’approvazione della richiesta alla consegna finale.

Questo attributo è importante per analizzare la puntualità del processo e la sua corrispondenza alle esigenze aziendali. Confrontando la data richiesta con la data effettiva di creazione dell’ordine di acquisto o di consegna, le organizzazioni possono misurare la propria capacità di rispettare gli accordi interni sui livelli di servizio. Consente di rispondere a domande cruciali, ad esempio se il processo di approvvigionamento è abbastanza rapido da rispettare le scadenze aziendali.

Fornisce un valore di riferimento per misurare le prestazioni del processo rispetto alle scadenze aziendali e valutare la capacità di soddisfare le richieste nei tempi previsti.

In genere viene inserita dall’utente durante la creazione della richiesta e memorizzata nell’intestazione o nei dettagli delle righe.

Il livello di urgenza, talvolta chiamato priorità, è un campo che i richiedenti utilizzano per indicare entro quando servono i beni o i servizi richiesti. Questa classificazione può influire sull’inoltro della richiesta e sulle priorità assegnate dal team acquisti e dagli approvatori.

Analizzare le prestazioni del processo in base al livello di urgenza aiuta a capire se il processo risponde alle esigenze aziendali. Per esempio, è possibile verificare se le richieste con urgenza 'Alta' vengono effettivamente elaborate più rapidamente di quelle con urgenza 'Bassa'. In caso contrario, potrebbe esserci un collo di bottiglia o un problema nel meccanismo di definizione delle priorità da risolvere.

Aiuta a valutare se il processo assegna correttamente la priorità alle richieste urgenti e se l’urgenza dichiarata corrisponde alla velocità effettiva di elaborazione.

Di solito è un campo facoltativo o obbligatorio nel modulo di creazione della richiesta e viene memorizzato nell’intestazione.

Il motivo del respingimento è un campo di testo o un codice che spiega perché una richiesta è stata respinta. Gli approvatori forniscono questa informazione al richiedente, che potrebbe dover modificare e inviare nuovamente la richiesta.

Questo attributo è prezioso per analizzare le cause profonde degli insuccessi del processo. Classificando e analizzando i motivi dei respingimenti, le organizzazioni possono individuare problemi ricorrenti come 'Codice contabile errato', 'Budget superato' o 'Fornitore non conforme'. Queste indicazioni possono guidare interventi mirati, come una formazione più efficace per i richiedenti, una comunicazione più chiara delle policy o miglioramenti ai sistemi per prevenire gli errori più comuni.

Fornisce indicazioni dirette sulle cause del mancato esito delle richieste e consente di analizzare le cause profonde per ridurre le rilavorazioni e aumentare il tasso di approvazione al primo invio.

In genere viene registrato in un campo di commenti o note associato all’attività 'Respinta' o al cambiamento di stato.

Il nome dell’approvatore identifica la persona, il ruolo o il gruppo che ha svolto una fase di approvazione o respingimento nel flusso di lavoro. È distinto dal richiedente o dall’utente generico che può svolgere altre attività.

Questo attributo è fondamentale per analizzare il processo di approvazione. Aiuta a misurare le prestazioni degli approvatori, ad esempio il tempo medio che ciascuno impiega per prendere una decisione. Può inoltre mettere in luce la distribuzione del carico di lavoro e mostrare se alcuni approvatori costituiscono colli di bottiglia. L’analisi supporta una migliore allocazione delle risorse e la gestione delle prestazioni lungo la catena di approvazione.

Consente un’analisi dettagliata del flusso di lavoro di approvazione, compresi il carico di lavoro e le prestazioni degli approvatori e l’individuazione dei colli di bottiglia.

Registrato nel log degli eventi o di controllo per le attività legate alle approvazioni. Potrebbe essere necessario collegarlo ai dati anagrafici dei dipendenti.

Il nome utente identifica la persona responsabile di ciascuna attività registrata nel log di processo. È un attributo generico che può indicare il richiedente, chi ha modificato o approvato la richiesta oppure chiunque altro vi abbia interagito.

Questo attributo è fondamentale per analizzare le risorse e il grado di automazione. Aiuta a comprendere il principio dei «quattro occhi», ovvero i passaggi di consegne tra utenti diversi, e consente di calcolare i tassi di automazione individuando le attività svolte da utenti di sistema o batch. Analizzare le attività per utente permette di capire come i diversi ruoli interagiscono con il processo.

Questo attributo è essenziale per comprendere i passaggi di consegne tra utenti, analizzare l’automazione e attribuire le singole fasi del processo alle persone corrette.

È disponibile nella traccia di audit o nei dati dell’event log relativi a ciascuna transazione, spesso memorizzato come ID utente.