Il Suo Template dati Purchase to Pay - Requisition

L'ID della richiesta di acquisto è una chiave univoca assegnata a ogni documento di richiesta al momento della creazione. Costituisce il riferimento centrale per tutte le attività, modifiche e approvazioni associate a una singola richiesta, dall'avvio al completamento.

Nel Process Mining, questo ID è fondamentale per la correlazione dei casi. Consente al sistema di ricostruire il percorso end-to-end di ogni richiesta, collegando eventi distinti come 'Requisition Created', 'Approval Step Approved' e 'Purchase Order Created' in un flusso di processo coerente. Senza un identificativo del caso coerente e univoco, è impossibile analizzare le varianti di processo, i tempi di ciclo e gli esiti.

È la chiave essenziale per monitorare l'intero ciclo di vita di una richiesta e collegare tutti gli eventi correlati in una singola istanza di processo.

Si trova generalmente nei dati di intestazione della transazione di richiesta di acquisto o nella tabella dei documenti.

Il Nome dell'attività descrive una singola fase o modifica di stato nel ciclo di vita della richiesta di acquisto. Fornisce un'etichetta leggibile per eventi come 'Requisition Submitted', 'Approval Step Started' o 'Requisition Rejected', che costituiscono gli elementi fondamentali della mappa di processo.

Questo Attributo è essenziale per la scoperta e l'analisi del processo. Disponendo le attività in sequenza, gli strumenti di Process Mining possono visualizzare il flusso effettivo, individuare le deviazioni dalla procedura standard e identificare colli di bottiglia o cicli di rilavorazione. Nomi delle attività coerenti e significativi sono indispensabili per creare un modello di processo comprensibile e operativo.

Definisce le singole fasi del processo, essenziali per visualizzare la mappa di processo e analizzare il flusso.

Deriva spesso dagli Event Log, dalle tabelle delle modifiche di stato o dai codici transazione associati al documento di richiesta.

L'Ora dell'evento, spesso chiamata timestamp, registra il momento esatto in cui si è svolta un'attività. Questi dati sono fondamentali per ordinare correttamente gli eventi e per tutte le analisi di processo basate sul tempo, inclusi il calcolo dei tempi di ciclo, l'identificazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio delle prestazioni.

Nel Process Mining, i timestamp vengono utilizzati per ordinare le attività all'interno di ogni caso e misurare la durata tra le diverse fasi. L'analisi di queste durate aiuta a individuare i ritardi, comprenderne le cause e valutare il rispetto degli accordi sui livelli di servizio. Dati temporali accurati e completi sono un prerequisito per qualsiasi analisi significativa delle prestazioni.

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo e analizzare le prestazioni e i colli di bottiglia del processo.

Viene generalmente registrato nei trail di audit del sistema, negli Event Log o come data di creazione o modifica nei record delle transazioni.

L'Attributo Sistema di origine specifica la provenienza dei dati di processo. Nelle organizzazioni che utilizzano più sistemi, come un ERP centrale e uno strumento specializzato di e-procurement, questo campo aiuta a distinguere i dati provenienti da fonti diverse.

Queste informazioni sono utili per la convalida dei dati, la risoluzione dei problemi e la comprensione delle varianti di processo che possono dipendere dal sistema. Per esempio, le richieste originate in un sistema potrebbero seguire un percorso di approvazione diverso o avere tempi di ciclo più brevi rispetto a quelle provenienti da un altro. L'analisi per sistema di origine può evidenziare problemi di integrazione o opportunità di consolidamento dei sistemi.

Fornisce il contesto sull'origine dei dati, fondamentale per la convalida e per analizzare le differenze di processo tra più sistemi.

È spesso un valore statico aggiunto durante l'estrazione dei dati oppure è disponibile nei campi dei metadati tecnici.

Il timestamp Ultimo aggiornamento dei dati indica il livello di aggiornamento dei dati analizzati. Mostra quando il record è stato estratto l'ultima volta dal sistema di origine e caricato nell'ambiente di Process Mining.

Questo Attributo è essenziale per il monitoraggio operativo e per garantire che le analisi si basino su informazioni aggiornate. Aiuta gli utenti a comprendere il possibile ritardo tra gli eventi reali e la loro rappresentazione nel modello di processo. Dashboard e KPI che monitorano le operazioni in corso dipendono da queste informazioni per fornire insight tempestivi e pertinenti.

Informa gli utenti sull'attualità dei dati, un aspetto fondamentale per garantire che le analisi siano pertinenti e aggiornate.

Viene generalmente aggiunto dallo strumento di integrazione dei dati o ETL (Extract, Transform, Load) durante il caricamento.

L'ID dell'ordine di acquisto è il numero univoco del documento di ordine generato da una richiesta di acquisto approvata. Questo campo collega il processo di richiesta ai successivi processi di approvvigionamento e pagamento.

Questo Attributo è fondamentale per analizzare l'efficienza della conversione da richiesta a ordine di acquisto. Conferma che una richiesta ha prodotto con successo un ordine e consente di misurare il tempo necessario per la conversione. Analizzando quali richieste hanno un ordine corrispondente, le aziende possono valutare l'efficacia della fase precedente all'approvvigionamento e individuare le richieste approvate ma mai soddisfatte.

Collega la richiesta al successivo processo di approvvigionamento, consentendo di analizzare i tassi e i tempi di conversione da richiesta a ordine di acquisto.

Si trova spesso nei dati del documento di richiesta dopo la creazione di un ordine di acquisto, talvolta in una tabella dei documenti correlati o del flusso documentale.

L'Importo della richiesta rappresenta il valore finanziario totale di tutti gli articoli e servizi richiesti. È un indicatore finanziario fondamentale utilizzato durante l'intero processo di procurement.

Nell'analisi di processo, questo Attributo è essenziale per i filtri e le analisi basati sul valore. Consente di segmentare le richieste in categorie come alto e basso valore, che spesso seguono Workflow di approvazione e presentano profili di rischio differenti. Analizzare i tempi di ciclo o i tassi di rifiuto in base all'importo può evidenziare, per esempio, che le richieste di valore elevato richiedono molto più tempo per essere approvate o vengono rifiutate più spesso, offrendo un punto di partenza per il miglioramento del processo.

Consente un'analisi basata sul valore, aiutando a dare priorità alle richieste di importo elevato e a comprendere l'impatto del valore finanziario sul comportamento del processo.

Si trova generalmente nei dati di intestazione della transazione di richiesta di acquisto o nella tabella dei documenti.

Il Nome del richiedente identifica la persona che ha avviato la richiesta di acquisto. In genere si tratta dell'utente aziendale che necessita dei beni o dei servizi.

Analizzare il processo per richiedente può aiutare a individuare schemi associati a singole persone o gruppi. Può, per esempio, evidenziare se determinati richiedenti inviano frequentemente richieste incomplete o non conformi che richiedono rilavorazione. Queste informazioni possono essere utilizzate per offrire formazione mirata o semplificare il processo di richiesta per i gruppi di utenti più comuni, migliorando in definitiva efficienza e conformità.

Aiuta a identificare i comportamenti specifici degli utenti, consentendo interventi formativi mirati e miglioramenti del processo per singole persone o team.

Si trova nei dati di intestazione della richiesta di acquisto, spesso collegato ai dati anagrafici dei dipendenti.

L'Attributo Reparto rappresenta l'unità organizzativa responsabile dell'acquisto, come 'Marketing', 'IT' o 'Finance'. È un elemento fondamentale dei dati finanziari e organizzativi, utilizzato per la pianificazione del budget e l'allocazione dei costi.

Nel Process Mining, analizzare i dati per reparto è una tecnica comune ed efficace. Consente di confrontare le prestazioni di diverse unità aziendali, aiutando a individuare i reparti più efficienti e quelli che potrebbero necessitare di supporto. Questa analisi può evidenziare variazioni nei tempi di ciclo, nei tassi di approvazione o nella conformità specifiche delle abitudini di acquisto o dei processi interni di un reparto.

Consente di confrontare le prestazioni e analizzare i costi tra diverse unità aziendali, evidenziando i comportamenti di processo specifici dei reparti.

È generalmente disponibile nei dati di intestazione o di riga della richiesta di acquisto, collegato alla struttura organizzativa dell'azienda.

Lo Stato della richiesta indica la condizione della richiesta in un determinato momento o il suo esito finale. Gli stati comuni includono 'In Progress', 'Pending Approval', 'Approved', 'Rejected' e 'Closed'.

Questo Attributo è essenziale per l'analisi degli esiti e il monitoraggio operativo. Consente agli analisti di filtrare le richieste in base allo stato finale e calcolare metriche come i tassi di rifiuto o di conversione in ordine di acquisto. In ambito operativo, aiuta i team a comprendere il carico di lavoro corrente, per esempio il numero di richieste in attesa di approvazione, consentendo di stabilire le priorità e gestire efficacemente le risorse.

Fornisce una visione chiara degli esiti delle richieste, consentendo di calcolare metriche chiave come i tassi di rifiuto e supportando la gestione operativa del carico di lavoro.

Si trova generalmente nel campo dello stato dell'intestazione del documento di richiesta di acquisto.

Il Tipo di richiesta classifica la richiesta di acquisto in base alla sua natura o finalità. Gli esempi includono richieste di materiali standard, servizi, spese in conto capitale o articoli provenienti da un catalogo specifico. Questa classificazione determina spesso il Workflow di approvazione e il trattamento contabile.

Analizzare il processo per tipo di richiesta aiuta a comprendere se tipologie diverse seguono percorsi differenti o presentano livelli di efficienza diversi. Per esempio, le richieste relative a spese in conto capitale possono avere tempi di ciclo più lunghi a causa di ulteriori livelli di approvazione, mentre le richieste di articoli standard da catalogo possono essere altamente automatizzate. Questa analisi aiuta a progettare e ottimizzare varianti di processo specifiche per tipologia.

Consente di analizzare percorsi di processo differenti, poiché il tipo di richiesta determina spesso il Workflow di approvazione richiesto e il livello di complessità.

Queste informazioni sono generalmente memorizzate come tipo di documento o codice categoria nei dati di intestazione della richiesta.

L'Attributo Valuta specifica l'unità monetaria dell'Importo della richiesta. Nelle organizzazioni multinazionali, le richieste possono essere create in valute diverse in base alla sede del richiedente o del fornitore.

Questo campo è essenziale per una reportistica e un'analisi finanziaria accurate. Garantisce la corretta interpretazione dei valori monetari e consente la conversione appropriata quando si aggregano dati provenienti da regioni diverse. Qualsiasi analisi del valore delle richieste deve tenere conto della valuta, per evitare di confrontare direttamente unità monetarie differenti.

Fornisce il contesto necessario per i dati finanziari, garantendo un'interpretazione e un'aggregazione accurate dei valori delle richieste tra regioni diverse.

Si trova generalmente nei dati di intestazione della transazione di richiesta di acquisto, insieme ai campi relativi all'importo.

La Data richiesta viene specificata dal richiedente per indicare la scadenza entro cui soddisfare la richiesta. Questa data costituisce l'obiettivo dell'intero processo di approvvigionamento, dall'approvazione della richiesta alla consegna finale.

Questo Attributo è importante per analizzare la puntualità del processo e il suo allineamento alle esigenze aziendali. Confrontando la Data richiesta con la data effettiva di creazione dell'ordine di acquisto o di consegna, le organizzazioni possono misurare la capacità di rispettare gli accordi interni sui livelli di servizio. Aiuta a rispondere a domande fondamentali, come se il processo di procurement sia sufficientemente rapido per rispettare le scadenze aziendali.

Fornisce un riferimento per misurare le prestazioni del processo rispetto alle scadenze aziendali e valutare la capacità di soddisfare le richieste nei tempi previsti.

Viene generalmente inserita dall'utente durante la creazione della richiesta e memorizzata nell'intestazione o nei dettagli della riga.

Il Livello di urgenza, talvolta chiamato Priorità, è un campo utilizzato dai richiedenti per indicare con quale rapidità sono necessari i beni o i servizi richiesti. Questa classificazione può influenzare il modo in cui la richiesta viene instradata e prioritizzata dal team di procurement e dagli approvatori.

Analizzare le prestazioni del processo per livello di urgenza aiuta a determinare se il processo risponde efficacemente alle esigenze aziendali. Per esempio, è possibile verificare se le richieste con urgenza 'High' vengono effettivamente gestite più rapidamente di quelle con urgenza 'Low'. In caso contrario, potrebbe esserci un collo di bottiglia o un malfunzionamento del meccanismo di prioritizzazione da correggere.

Aiuta a valutare se il processo assegna effettivamente la priorità alle richieste urgenti e se l'urgenza dichiarata corrisponde alla velocità effettiva di gestione.

È generalmente un campo facoltativo o obbligatorio del modulo di creazione della richiesta, memorizzato nell'intestazione.

Il Motivo del rifiuto è un campo di testo o un codice che spiega perché una richiesta è stata rifiutata. Gli approvatori forniscono queste informazioni per dare un riscontro al richiedente, che potrebbe dover modificare e inviare nuovamente la richiesta.

Questo Attributo è prezioso per l'analisi delle cause principali degli esiti negativi del processo. Classificando e analizzando i motivi di rifiuto, le organizzazioni possono individuare problemi ricorrenti come 'Incorrect GL Code', 'Budget Exceeded' o 'Non-compliant Supplier'. Questi insight possono guidare miglioramenti mirati, come una formazione più efficace per i richiedenti, una comunicazione più chiara delle policy o interventi sul sistema per prevenire gli errori più comuni.

Fornisce una visione diretta delle cause di fallimento delle richieste, consentendo l'analisi delle cause principali per ridurre la rilavorazione e migliorare il tasso di approvazione al primo tentativo.

Viene generalmente acquisito in un campo commenti o note associato all'attività 'Rejected' o alla modifica di stato.

Il Nome dell'approvatore identifica la persona, il ruolo o il gruppo che ha eseguito una fase di approvazione o rifiuto nel Workflow. È distinto dal richiedente o dall'utente generico che può eseguire altre attività.

Questo Attributo è fondamentale per analizzare il processo di approvazione. Aiuta a misurare le prestazioni degli approvatori, per esempio il tempo medio impiegato da ciascuno per prendere una decisione. Può inoltre evidenziare la distribuzione del carico di lavoro e mostrare se determinati approvatori costituiscono colli di bottiglia nel processo. Questa analisi supporta una migliore allocazione delle risorse e la gestione delle prestazioni all'interno della catena di approvazione.

Consente un'analisi dettagliata del Workflow di approvazione, inclusi il carico di lavoro e le prestazioni degli approvatori e l'identificazione dei colli di bottiglia.

Viene registrato nell'Event Log o nel log di audit per le attività legate all'approvazione. Potrebbe essere necessario effettuare un join con i dati anagrafici dei dipendenti.

Il Nome utente identifica la persona responsabile di una determinata attività nel log di processo. È un Attributo generico che può rappresentare il richiedente, un editor, un approvatore o qualsiasi altra persona che interagisca con la richiesta.

Questo Attributo è fondamentale per l'analisi delle risorse e dell'automazione. Aiuta a comprendere il 'principio dei quattro occhi', ovvero i passaggi tra utenti diversi, e può essere utilizzato per calcolare i tassi di automazione identificando le attività eseguite da utenti di sistema o batch. Analizzare le attività per utente aiuta a comprendere come i diversi ruoli interagiscono con il processo.

Questo Attributo è essenziale per comprendere i passaggi tra utenti, analizzare l'automazione e attribuire le singole fasi del processo all'attore corretto.

Si trova nei dati del trail di audit o dell'Event Log per ogni transazione, spesso memorizzato come User ID.