Il Suo Template dei dati Record to Report - Registrazione contabile

Questo attributo descrive l'attività eseguita in un determinato momento del ciclo di vita della registrazione contabile. Acquisisce tappe fondamentali come «Journal Entry Created», «Journal Entry Submitted for Review», «Journal Entry Approved» e «Journal Entry Posted to GL».

L'analisi della sequenza e della frequenza di queste attività costituisce il nucleo del Process Mining. Aiuta a visualizzare il flusso del processo, a identificare i percorsi comuni e rari, ovvero le varianti, e a individuare i colli di bottiglia nei quali le registrazioni rimangono più a lungo. Viene inoltre utilizzato per definire i punti di inizio e di fine dei calcoli degli indicatori chiave di prestazione, come il tempo di ciclo dell'approvazione.

Definisce le fasi del processo, consentendo di visualizzare e analizzare il Workflow delle registrazioni contabili e di individuare i colli di bottiglia.

In genere deriva dagli Event Log o dai record delle modifiche di stato all'interno di Workiva. Potrebbe essere necessario mappare il campo esatto a partire dai codici di stato del sistema o dalle descrizioni degli eventi.

Il Journal Entry ID consente di tracciare in modo univoco tutte le attività e gli eventi relativi a uno specifico insieme di transazioni finanziarie, dalla creazione alla contabilizzazione finale e alla riconciliazione. Questo ID collega ogni fase, come creazione, invio, revisione, approvazione e contabilizzazione, in un'unica istanza di processo coerente.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per ricostruire il percorso end-to-end di ogni registrazione contabile. Consente di analizzare le varianti di processo, i tempi di ciclo e i cicli di rilavorazione per singola registrazione, offrendo una visione chiara del modo in cui le singole registrazioni attraversano il sistema.

È la chiave essenziale per tracciare l'intero ciclo di vita di una registrazione contabile e consente di analizzare il flusso, la durata e le variazioni del processo.

È la chiave primaria del record della registrazione contabile in Workiva. Consulti la documentazione di Workiva per individuare la tabella o l'endpoint API specifico.

L'Event Time è un timestamp preciso, comprensivo di data e ora, che registra il momento in cui si è verificata un'attività. Questi dati sono fondamentali per ordinare correttamente gli eventi e per tutte le analisi basate sul tempo.

Nel Process Mining, questo attributo viene utilizzato per calcolare la durata tra le attività, i tempi di ciclo complessivi dei casi e i tempi di attesa. È essenziale per i Dashboard che analizzano i tempi di ciclo, come «Journal Entry Approval Cycle Time» e «Document Attachment Lag Time», e costituisce la base per individuare ritardi e inefficienze nel processo.

Questo timestamp è fondamentale per calcolare tutte le durate, ordinare correttamente gli eventi e analizzare nel tempo le prestazioni del processo.

Queste informazioni sono generalmente memorizzate insieme a ogni evento o modifica dello stato nelle tabelle delle transazioni o dei log di Workiva.

Questo attributo identifica l'applicazione di origine da cui provengono i dati del processo. Per questa analisi, il valore sarà sempre «Workiva».

Sebbene in un'analisi basata su un unico sistema possa sembrare statico, si tratta di un metadato fondamentale per la governance e la tracciabilità dei dati. Negli ambienti enterprise più articolati, i processi attraversano spesso più sistemi e questo campo diventa essenziale per comprendere la completa derivazione dei dati e integrare correttamente dati provenienti da fonti diverse.

Fornisce informazioni essenziali sulla derivazione e sul contesto dei dati, garantendo chiarezza sull'origine dei dati di processo, soprattutto negli ambienti con più sistemi.

In genere è un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati per indicarne l'origine.

Questo attributo registra la data e l'ora dell'estrazione più recente dei dati da Workiva. Fornisce il contesto necessario per valutare l'aggiornamento dei dati analizzati.

In qualsiasi Dashboard di analisi del processo, queste informazioni sono fondamentali per comprendere quanto siano attuali gli insight. Aiutano a capire se si stanno esaminando dati in tempo reale o un'istantanea riferita a un momento specifico, aspetto essenziale per prendere decisioni operative informate.

Informa gli utenti sull'attualità dei dati, assicurando che comprendano se l'analisi riflette lo stato più recente del processo.

Questo timestamp viene generato e memorizzato durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

Questo attributo rappresenta il principale valore finanziario associato alla registrazione contabile. Può corrispondere all'importo totale degli addebiti, che dovrebbe essere uguale all'importo totale degli accrediti.

Analizzare il processo in base al valore finanziario può far emergere schemi importanti. Ad esempio, le registrazioni contabili di importo elevato potrebbero essere sottoposte a controlli più rigorosi e seguire un percorso di approvazione diverso. Questo attributo può essere utilizzato per filtrare i Dashboard e analizzare se il valore della registrazione è correlato al tempo di elaborazione, ai tassi di rilavorazione o ai ritardi nell'approvazione.

Consente di analizzare il processo in base all'impatto finanziario e di determinare se le registrazioni di importo elevato vengono elaborate diversamente o sono più soggette a ritardi.

È un campo fondamentale nei dati dell'intestazione della registrazione contabile in Workiva.

Questo attributo identifica l'unità organizzativa, come Finance, Sales o Marketing, associata alla registrazione contabile. Spesso viene determinato dal centro di costo o dall'utente che ha creato la registrazione.

Analizzare il processo per reparto consente di confrontare le prestazioni tra le diverse aree dell'organizzazione. Può aiutare a individuare i reparti con i processi più efficienti, i tassi di rilavorazione più elevati o i tempi di approvazione più lunghi, fornendo indicazioni utili per condividere le best practice o offrire supporto mirato.

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse unità aziendali e di individuare problemi o best practice specifici di un reparto.

Queste informazioni sono probabilmente disponibili nei dati dell'intestazione della registrazione contabile, eventualmente collegate al profilo utente del creatore o indicate come centro di costo.

Questo attributo indica lo stato in tempo reale di una registrazione contabile, ad esempio «Draft», «Submitted for Approval», «Approved», «Posted» o «Rejected». Rappresenta un'istantanea della posizione della registrazione al momento dell'estrazione dei dati.

È essenziale per il monitoraggio operativo e alimenta il Dashboard «Current Journal Entry Status Overview». Fornisce al management una visione chiara del carico di lavoro e dell'arretrato presenti in ogni fase del processo, agevolando l'allocazione delle risorse e la definizione delle priorità.

Fornisce un'istantanea in tempo reale della posizione delle registrazioni contabili nel processo, elemento fondamentale per il monitoraggio operativo e la gestione degli arretrati.

È un campo standard nell'intestazione della registrazione contabile in Workiva e ne riflette lo stato attuale.

Questo attributo categorizza le registrazioni contabili in base alla loro finalità aziendale. I tipi più comuni includono le registrazioni standard per le transazioni ordinarie, i ratei per rilevare ricavi e costi, le registrazioni di riclassificazione e le registrazioni di rettifica.

Questa dimensione è fondamentale per l'analisi comparativa. Consente di segmentare il processo per verificare se determinati tipi di registrazione richiedono più tempo, presentano tassi di rifiuto più elevati o seguono percorsi diversi. Ad esempio, viene utilizzata nel Dashboard «Journal Entry Reversal Rate Trend» per analizzare gli storni per tipo e isolare i problemi specifici di determinate pratiche contabili.

Consente di segmentare il processo per individuare se determinati tipi di registrazione causano più ritardi, rilavorazioni o deviazioni rispetto ad altri.

È probabilmente un campo standard nell'intestazione della registrazione contabile in Workiva.

Questo attributo identifica la persona responsabile di una determinata attività, come il creatore, il revisore o l'approvatore di una registrazione contabile. Può essere un ID utente univoco, un nome o un indirizzo e-mail.

Analizzare i dati per utente è essenziale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni e la conformità. Alimenta Dashboard come «Journal Entry Workload Distribution» e «Journal Entry Rejection Analysis», consentendo di suddividere le attività per utente e di evidenziare possibili esigenze formative o squilibri nell'allocazione delle risorse.

Questo attributo è fondamentale per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, individuare gli utenti con le migliori prestazioni e comprendere i comportamenti o i colli di bottiglia specifici dei singoli utenti.

Queste informazioni sono generalmente disponibili nei log degli eventi o delle transazioni di Workiva, associati a ogni attività registrata.

Il Company Code rappresenta un'entità giuridica distinta all'interno di un gruppo societario. A questo livello vengono registrate le transazioni finanziarie ai fini della rendicontazione legale e del consolidamento.

In un'organizzazione con più entità, analizzare il processo delle registrazioni contabili per Company Code è fondamentale. Può far emergere variazioni nelle prestazioni del processo, nella conformità e nell'efficienza specifiche di determinate entità giuridiche o aree geografiche, consentendo iniziative di miglioramento del processo più mirate.

È fondamentale per analizzare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse entità giuridiche all'interno di un'organizzazione.

È un campo fondamentale e obbligatorio nei dati dell'intestazione della registrazione contabile di qualsiasi sistema contabile enterprise, incluso Workiva.

La Posting Date è la data di efficacia della transazione ai fini dell'informativa finanziaria. Determina il periodo fiscale nel quale la registrazione sarà riflessa nel bilancio. Questa data può differire da quella di creazione o approvazione della registrazione.

Questo attributo è importante per le analisi finanziarie e di conformità. Aiuta a valutare la tempestività delle contabilizzazioni rispetto alla chiusura dei periodi fiscali. I ritardi tra approvazione e contabilizzazione possono indicare colli di bottiglia del sistema o del processo, con possibili ripercussioni sulla chiusura contabile.

È una data fondamentale per l'informativa finanziaria, utile per analizzare la tempestività delle contabilizzazioni e il loro impatto sul ciclo di chiusura contabile.

È un campo data standard nei dati dell'intestazione della registrazione contabile in Workiva.

Questo attributo booleano distingue tra le attività eseguite automaticamente dal sistema, come «Automated Validation Run», e quelle eseguite manualmente da un utente, come «Journal Entry Reviewed».

Questa distinzione è fondamentale per misurare con accuratezza l'efficienza del processo e il potenziale di automazione. Consente agli analisti di separare i colli di bottiglia legati alle persone da quelli legati al sistema e di calcolare il reale impegno manuale richiesto dal processo. È essenziale per le iniziative finalizzate ad aumentare l'automazione e ridurre i punti di intervento manuale.

Aiuta a distinguere tra attività del sistema e attività umane, aspetto essenziale per analizzare il livello di automazione e individuare i colli di bottiglia manuali.

Spesso è un attributo derivato. Può essere determinato verificando se l'«User» associato a un'attività è un account di sistema o di servizio, oppure se il nome dell'attività indica di per sé un'automazione.

È un attributo booleano calcolato per ciascun caso. Viene impostato su «true» se la sequenza delle attività della registrazione contabile include eventi come «Journal Entry Rejected» o «Journal Entry Corrected».

Questo attributo semplifica l'analisi della rilavorazione creando un flag binario chiaro per filtri e aggregazioni. È fondamentale per calcolare il KPI «Journal Entry Rework Rate» e alimentare il Dashboard «Journal Entry Rework Analysis», consentendo di individuare rapidamente i casi che si discostano dal percorso standard e richiedono ulteriore lavoro.

Fornisce un flag semplice per identificare e analizzare tutte le registrazioni contabili che hanno richiesto una correzione, elemento fondamentale per misurare la qualità del processo e il tasso di correttezza al primo tentativo.

È un attributo derivato, calcolato verificando la presenza di attività legate alla rilavorazione, come «Journal Entry Rejected», nell'Event Log di ciascun caso.

Questo attributo è un flag booleano che verifica la presenza dell'attività «Supporting Documentation Attached» prima dell'attività «Journal Entry Submitted for Review» per una determinata registrazione contabile.

Supporta direttamente il Dashboard «Journal Entry Documentation Compliance» e il KPI «JE Documentation Attachment Rate». È fondamentale per la conformità e l'auditabilità, poiché le registrazioni prive della documentazione necessaria possono causare rifiuti, ritardi e rilievi di audit. La sua analisi aiuta a far rispettare le policy e a rendere più fluido il processo di revisione.

Misura direttamente la conformità alle policy sulla documentazione e contribuisce a ridurre rilavorazioni e ritardi causati da informazioni mancanti.

È un attributo derivato, calcolato verificando la sequenza delle attività nei dati di processo per ciascun caso.

Quando una registrazione contabile viene rifiutata, questo attributo acquisisce il motivo indicato dal revisore o dall'approvatore. Tra i motivi possibili figurano «Incorrect GL Account», «Missing Documentation», «Calculation Error» o «Policy Violation».

Queste informazioni sono preziose per l'analisi delle cause alla radice della rilavorazione. Analizzando i motivi di rifiuto più frequenti, le organizzazioni possono individuare aree di miglioramento, come formazione mirata per gli utenti, istruzioni più chiare o potenziamento dei controlli di sistema. È un attributo fondamentale per i Dashboard «Journal Entry Rework Analysis» e «Journal Entry Rejection Analysis».

Fornisce una visione diretta delle cause alla radice della rilavorazione e consente miglioramenti mirati nella formazione, nella documentazione e nei controlli di processo.

Questi dati possono essere memorizzati in un campo dedicato oppure in un campo di commenti o note associato all'attività «Journal Entry Rejected» in Workiva.

L'End Time registra il momento preciso in cui un'attività si conclude. Sebbene molti eventi di processo siano istantanei e dispongano soltanto di uno Start Time, alcune attività hanno una durata misurabile, come una fase di revisione che inizia quando un utente apre il Task e termina quando lo invia.

Questo attributo viene utilizzato principalmente per calcolare il tempo di elaborazione, o tempo di lavoro effettivo, di un'attività, distinguendolo dal tempo di inattività o di attesa. È utile nelle analisi che mirano a comprendere quanto tempo gli utenti dedicano attivamente a specifici Task, come «Journal Entry Reviewed».

Consente di calcolare il tempo effettivo di elaborazione di un'attività, separando la durata del lavoro attivo dal tempo di attesa per un'analisi più accurata dell'efficienza.

Consulti la documentazione di Workiva. Potrebbe essere necessario ricavare questo dato acquisendo sia l'evento di inizio sia quello di completamento di una singola attività.

Questa metrica calcolata misura la durata dell'intera fase di approvazione. In genere viene calcolata come differenza temporale tra il primo evento «Journal Entry Submitted for Review» e l'evento finale «Journal Entry Approved» per ciascuna registrazione contabile.

È una misura diretta dell'efficienza del Workflow di revisione e approvazione e rappresenta un KPI primario per molti reparti Finance. Alimenta il Dashboard «Journal Entry Approval Cycle Time», aiutando a individuare i colli di bottiglia e a monitorare l'impatto delle iniziative di miglioramento finalizzate ad accelerare le approvazioni.

È un indicatore chiave di prestazione che misura direttamente l'efficienza del processo di approvazione e aiuta a individuare i ritardi.

È una metrica calcolata, derivata utilizzando i timestamp delle attività «Journal Entry Submitted for Review» e «Journal Entry Approved» dall'Event Log.