Il Suo template dei dati per Record to Report - Registrazioni contabili

Questo attributo descrive l’attività svolta in un determinato momento del ciclo di vita della registrazione contabile. Rileva tappe fondamentali come «Registrazione contabile creata», «Registrazione contabile inviata per la revisione», «Registrazione contabile approvata» e «Registrazione contabile contabilizzata nel libro mastro generale».

Analizzare la sequenza e la frequenza di queste attività è il fulcro del Process Mining. Consente di visualizzare il flusso del processo, individuare i percorsi più comuni e quelli meno frequenti (varianti) e identificare i colli di bottiglia, ovvero le fasi in cui le registrazioni restano in attesa più a lungo. L’attributo serve anche a definire i punti iniziali e finali per il calcolo degli indicatori chiave di prestazione, come il tempo di ciclo dell’approvazione.

Definisce le fasi del processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso di lavoro delle registrazioni contabili e di individuare i colli di bottiglia.

In genere si ricava dai registri degli eventi o dai record delle modifiche di stato in Workiva. Potrebbe essere necessario associare il campo esatto ai codici di stato o alle descrizioni degli eventi del sistema.

L’ID della registrazione contabile consente di tracciare in modo univoco tutte le attività e gli eventi relativi a uno specifico insieme di transazioni finanziarie, dalla creazione alla contabilizzazione e riconciliazione finali. Questo ID collega in un’unica istanza di processo tutte le fasi, tra cui creazione, invio, revisione, approvazione e contabilizzazione.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per ricostruire l’intero percorso di ogni registrazione contabile. Consente di analizzare le varianti di processo, i tempi di ciclo e i cicli di rilavorazione per singola registrazione, offrendo una visione chiara del flusso di ciascuna registrazione nel sistema.

È la chiave essenziale per tracciare l’intero ciclo di vita di una registrazione contabile e analizzare il flusso del processo, la durata e le variazioni.

È la chiave primaria del record di una registrazione contabile in Workiva. Per informazioni sulla tabella o sull’endpoint API specifici, consulti la documentazione di Workiva.

L’ora dell’evento è un timestamp preciso, comprensivo di data e ora, che registra il momento in cui si è verificata un’attività. Questi dati sono fondamentali per ordinare correttamente gli eventi e per tutte le analisi basate sul tempo.

Nel Process Mining, questo attributo serve a calcolare la durata tra le attività, i tempi di ciclo complessivi dei casi e i tempi di attesa. È essenziale per le Dashboard che analizzano i tempi di ciclo, come «Tempo di ciclo dell’approvazione della registrazione contabile» e «Ritardo nell’allegato dei documenti», e costituisce la base per individuare ritardi e inefficienze nel processo.

Questo timestamp è fondamentale per calcolare tutte le durate, ordinare correttamente gli eventi e analizzare nel tempo le prestazioni del processo.

In genere queste informazioni sono memorizzate insieme a ogni evento o modifica dello stato nelle tabelle delle transazioni o dei registri di Workiva.

Questo attributo identifica l’applicazione di origine da cui provengono i dati del processo. In questa analisi, il valore sarà sempre «Workiva».

Anche se in un’analisi basata su un solo sistema può sembrare un dato statico, è un metadato fondamentale per la governance e la tracciabilità dei dati. Nelle grandi organizzazioni, i processi spesso coinvolgono più sistemi e questo campo diventa essenziale per comprendere l’intera provenienza dei dati e integrare correttamente quelli provenienti da fonti diverse.

Fornisce informazioni essenziali sulla provenienza dei dati e sul relativo contesto, chiarendone l’origine, soprattutto negli ambienti con più sistemi.

In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati per indicarne l’origine.

Questo attributo registra la data e l’ora dell’estrazione più recente dei dati da Workiva. Fornisce un’indicazione dell’aggiornamento dei dati analizzati.

In una Dashboard di analisi dei processi, queste informazioni sono fondamentali per capire quanto siano aggiornati i risultati. Permettono di sapere se si stanno consultando dati in tempo reale o un’istantanea riferita a un momento specifico, un aspetto essenziale per prendere decisioni operative consapevoli.

Indica quanto sono aggiornati i dati e permette di capire se l’analisi riflette lo stato più recente del processo.

Questo timestamp viene generato e memorizzato durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

Questo attributo identifica l’unità organizzativa, ad esempio Finanza, Vendite o Marketing, associata alla registrazione contabile. Spesso viene determinata in base al centro di costo o all’utente che ha creato la registrazione.

Analizzare il processo per dipartimento consente di confrontare le prestazioni tra le diverse aree dell’organizzazione. Può aiutare a individuare i dipartimenti con i processi più efficienti, i tassi di rilavorazione più elevati o i tempi di approvazione più lunghi, fornendo indicazioni utili per condividere le buone pratiche o offrire supporto mirato.

Consente di confrontare le prestazioni delle diverse unità aziendali e di individuare problemi specifici dei dipartimenti o buone pratiche.

Queste informazioni sono probabilmente disponibili nei dati dell’intestazione della registrazione contabile, eventualmente collegate al profilo utente del creatore o indicate come centro di costo.

Questo attributo rappresenta il principale valore finanziario associato alla registrazione contabile. Può corrispondere all’importo totale degli addebiti, che dovrebbe essere uguale a quello degli accrediti.

Analizzare il processo in base al valore finanziario può rivelare schemi importanti. Per esempio, le registrazioni contabili di importo elevato potrebbero essere sottoposte a controlli più rigorosi e seguire un percorso di approvazione diverso. Questo attributo può essere utilizzato per filtrare le Dashboard e verificare se l’importo della registrazione è correlato al tempo di elaborazione, al tasso di rilavorazione o ai ritardi nell’approvazione.

Consente di analizzare l’impatto finanziario e di verificare se le registrazioni di importo elevato seguono un processo diverso o sono più soggette a ritardi.

È un campo fondamentale nei dati dell’intestazione della registrazione contabile in Workiva.

Questo attributo indica lo stato corrente di una registrazione contabile, ad esempio «Bozza», «Inviata per l’approvazione», «Approvata», «Contabilizzata» o «Rifiutata». Rappresenta un’istantanea dello stato della registrazione al momento dell’estrazione dei dati.

È essenziale per il monitoraggio operativo e alimenta la Dashboard «Panoramica dello stato corrente delle registrazioni contabili». Offre ai responsabili una visione chiara del carico di lavoro e delle attività arretrate in ogni fase del processo, agevolando l’allocazione delle risorse e la definizione delle priorità.

Fornisce un’istantanea aggiornata dello stato delle registrazioni contabili nel processo, fondamentale per il monitoraggio operativo e la gestione delle attività arretrate.

È un campo standard nell’intestazione della registrazione contabile in Workiva e ne indica lo stato corrente.

Questo attributo classifica le registrazioni contabili in base alla loro finalità aziendale. Tra i tipi più comuni figurano le registrazioni standard per le transazioni ordinarie, i ratei per rilevare ricavi e costi, le riclassificazioni e le registrazioni di rettifica.

Questa dimensione è fondamentale per le analisi comparative. Consente di segmentare il processo e verificare se determinati tipi di registrazione richiedono più tempo, presentano tassi di rifiuto più elevati o seguono percorsi diversi. Ad esempio, viene utilizzata nella Dashboard «Andamento del tasso di storno delle registrazioni contabili» per analizzare gli storni per tipologia e individuare problemi legati a specifiche pratiche contabili.

Consente di segmentare il processo per individuare i tipi di registrazione che causano più ritardi, rilavorazioni o deviazioni.

Probabilmente è un campo standard nell’intestazione della registrazione contabile in Workiva.

Questo attributo identifica la persona responsabile di una determinata attività, ad esempio il creatore, il revisore o l’approvatore di una registrazione contabile. Può essere un ID utente univoco, un nome o un indirizzo e-mail.

Analizzare i dati per utente è essenziale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni e la conformità. Consente di alimentare Dashboard come «Distribuzione del carico di lavoro delle registrazioni contabili» e «Analisi dei rifiuti delle registrazioni contabili», suddividendo le attività per utente e mettendo in evidenza eventuali esigenze formative o squilibri nell’allocazione delle risorse.

Questo attributo è fondamentale per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, individuare gli utenti con i risultati migliori e comprendere comportamenti o colli di bottiglia specifici.

In genere queste informazioni sono disponibili nei registri degli eventi o delle transazioni di Workiva e sono associate a ogni attività registrata.

Il codice società identifica una distinta entità giuridica all’interno di un gruppo aziendale. Le transazioni finanziarie vengono registrate a questo livello ai fini della rendicontazione legale e del consolidamento.

Nelle organizzazioni con più entità, analizzare il processo delle registrazioni contabili per codice società è fondamentale. Può rivelare differenze nelle prestazioni, nella conformità e nell’efficienza del processo, specifiche di determinate entità giuridiche o aree geografiche. Ciò consente di definire iniziative di miglioramento più mirate.

È fondamentale per analizzare e confrontare le prestazioni del processo tra le diverse entità giuridiche di un’organizzazione.

È un campo fondamentale e obbligatorio nell’intestazione della registrazione contabile di qualsiasi sistema contabile aziendale, incluso Workiva.

La data di contabilizzazione è la data di efficacia della transazione ai fini della rendicontazione finanziaria. Determina il periodo fiscale in cui la registrazione sarà riportata nei prospetti finanziari. Può essere diversa dalla data di creazione o di approvazione della registrazione.

Questo attributo è importante per le analisi finanziarie e di conformità. Aiuta a valutare la tempestività delle contabilizzazioni rispetto alla chiusura dei periodi fiscali. I ritardi tra approvazione e contabilizzazione possono indicare colli di bottiglia nel sistema o nel processo, con possibili ripercussioni sulla chiusura finanziaria.

È una data chiave per la rendicontazione finanziaria e consente di analizzare la tempestività delle contabilizzazioni e il loro impatto sul ciclo di chiusura finanziaria.

È un campo data standard nei dati dell’intestazione della registrazione contabile in Workiva.

Questo attributo booleano verifica se, per una determinata registrazione contabile, l’attività «Documentazione di supporto allegata» precede l’attività «Registrazione contabile inviata per la revisione».

L’attributo supporta direttamente la Dashboard «Conformità della documentazione delle registrazioni contabili» e l’indicatore chiave di prestazione «Tasso di allegati alla documentazione delle registrazioni contabili». È fondamentale per la conformità e la verificabilità, poiché le registrazioni prive della documentazione necessaria possono causare rifiuti, ritardi e rilievi di audit. Analizzare questo dato aiuta ad applicare le policy e a semplificare il processo di revisione.

Misura direttamente la conformità alle policy sulla documentazione e aiuta a ridurre le rilavorazioni e i ritardi causati da informazioni mancanti.

È un attributo derivato, calcolato verificando la sequenza delle attività nei dati del processo per ogni caso.

Questo attributo booleano distingue le attività eseguite automaticamente dal sistema, come «Convalida automatica eseguita», da quelle svolte manualmente da un utente, come «Registrazione contabile revisionata».

Questa distinzione è essenziale per misurare con precisione l’efficienza del processo e il potenziale di automazione. Consente agli analisti di distinguere i colli di bottiglia legati alle persone da quelli legati al sistema e di calcolare l’effettivo lavoro manuale richiesto dal processo. È fondamentale per le iniziative volte ad aumentare l’automazione e ridurre gli interventi manuali.

Aiuta a distinguere le attività del sistema da quelle svolte dalle persone, un aspetto essenziale per analizzare il livello di automazione e individuare i colli di bottiglia dovuti al lavoro manuale.

Spesso è un attributo derivato. Si può determinare verificando se l’utente associato a un’attività è un account di sistema o di servizio oppure se il nome dell’attività indica che è automatizzata.

È un attributo booleano calcolato per ogni caso. Viene impostato su «true» se la sequenza delle attività della registrazione contabile include eventi come «Registrazione contabile rifiutata» o «Registrazione contabile corretta».

Questo attributo semplifica l’analisi delle rilavorazioni creando un indicatore binario chiaro, utile per filtri e aggregazioni. È fondamentale per calcolare l’indicatore chiave di prestazione «Tasso di rilavorazione delle registrazioni contabili» e alimentare la Dashboard «Analisi delle rilavorazioni delle registrazioni contabili», consentendo di individuare rapidamente i casi che si discostano dal percorso ottimale e richiedono ulteriore lavoro.

Fornisce un indicatore semplice per individuare e analizzare tutte le registrazioni contabili che hanno richiesto correzioni, un dato fondamentale per misurare la qualità del processo e il tasso di completamento corretto al primo tentativo.

È un attributo derivato, calcolato verificando la presenza di attività legate alla rilavorazione, come «Registrazione contabile rifiutata», nell’Event Log di ogni caso.

Quando una registrazione contabile viene rifiutata, questo attributo registra il motivo indicato dal revisore o dall’approvatore. Tra i motivi possibili figurano «Conto del libro mastro generale errato», «Documentazione mancante», «Errore di calcolo» o «Violazione delle policy».

Queste informazioni sono preziose per individuare le cause profonde delle rilavorazioni. Analizzando i motivi di rifiuto più frequenti, le organizzazioni possono individuare opportunità di miglioramento, ad esempio con una formazione mirata per gli utenti, istruzioni più chiare o controlli di sistema più efficaci. È un attributo fondamentale per le Dashboard «Analisi delle rilavorazioni delle registrazioni contabili» e «Analisi dei rifiuti delle registrazioni contabili».

Fornisce indicazioni dirette sulle cause profonde delle rilavorazioni e consente di intervenire in modo mirato sulla formazione, sulla documentazione e sui controlli del processo.

Questi dati possono essere memorizzati in un campo dedicato o in un campo per commenti o note associato all’attività «Registrazione contabile rifiutata» in Workiva.

L’ora di fine registra il momento preciso in cui si conclude un’attività. Molti eventi di processo sono istantanei e hanno solo un’ora di inizio, mentre alcune attività hanno una durata misurabile, come una fase di revisione che inizia quando un utente apre l’attività e termina quando la invia.

Questo attributo serve principalmente a calcolare il tempo di elaborazione, ovvero il tempo di lavoro effettivo di un’attività, distinguendolo dai tempi di inattività o di attesa. È utile nelle analisi che mirano a capire quanto tempo gli utenti dedicano attivamente a specifiche attività, come «Registrazione contabile revisionata».

Consente di calcolare il tempo di elaborazione effettivo di un’attività, separando il lavoro attivo dai tempi di attesa e rendendo più accurata l’analisi dell’efficienza.

Consulti la documentazione di Workiva. Potrebbe essere necessario ricavare questo dato rilevando sia l’evento di inizio sia quello di completamento di una singola attività.

Questa metrica calcolata misura la durata dell’intera fase di approvazione. In genere si calcola come differenza tra l’ora del primo evento «Registrazione contabile inviata per la revisione» e quella dell’evento finale «Registrazione contabile approvata» per ogni registrazione.

Misura direttamente l’efficienza del flusso di lavoro di revisione e approvazione ed è un indicatore chiave di prestazione per molti dipartimenti finanziari. Alimenta la Dashboard «Tempo di ciclo dell’approvazione della registrazione contabile», che aiuta a individuare i colli di bottiglia e a monitorare l’impatto delle iniziative di miglioramento volte ad accelerare le approvazioni.

È un indicatore chiave di prestazione che misura direttamente l’efficienza del processo di approvazione e aiuta a individuare i ritardi.

È una metrica calcolata utilizzando i timestamp delle attività «Registrazione contabile inviata per la revisione» e «Registrazione contabile approvata» nell’Event Log.