Il Suo Template Dati per l'Elaborazione dei Pagamenti di Contabilità Fornitori
Il Suo Template Dati per l'Elaborazione dei Pagamenti di Contabilità Fornitori
- Attributi raccomandati per un'analisi dettagliata
- Attività di processo standard per la mappatura degli eventi
- Guida all'estrazione passo dopo passo per Oracle Fusion Financials
Attributi di Elaborazione dei Pagamenti dei Conti Fornitori
| Nome | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Nome attività
ActivityName
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Lo specifico evento o passaggio eseguito nel processo. | ||
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Descrizione
Questo attributo rappresenta il nome della fase di processo in esecuzione, come 'Fattura Creata', 'Fattura Validata' o 'Pagamento Saldato'. Consente all'algoritmo di process mining di ricostruire la sequenza degli eventi (flusso di controllo) per ogni fattura. Questi valori sono tipicamente derivati unificando i dati da diverse tabelle di transazione e storiche, etichettando ogni record con un nome di evento leggibile dall'uomo.
Perché è importante
Definisce il 'cosa' del processo, essenziale per mappare il flusso di processo e scoprire le varianti.
Dove trovare
Derivato dai cambiamenti di stato di AP_INVOICES_ALL, AP_INV_APRVL_HIST_ALL e AP_CHECKS_ALL
Esempi
Fattura CreataFattura ValidataPagamento Creato
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Numero fattura
InvoiceNumber
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L'identificatore unico per la fattura del fornitore. | ||
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Descrizione
Questo attributo funge da riferimento unico per una specifica fattura presentata da un fornitore. Agisce come ID Case centrale per l'analisi di process mining, raggruppando tutte le attività successive come approvazioni, blocchi e pagamenti. In Oracle Fusion Financials, questo campo è fondamentale per collegare le intestazioni delle fatture alle righe, ai pagamenti e agli ordini di acquisto. Gli analisti utilizzano questo identificatore per tracciare il ciclo di vita completo di una passività dal momento in cui viene registrata fino a quando il denaro lascia il conto bancario.
Perché è importante
È l'identificatore di caso definitivo richiesto per ricostruire l'istanza del processo end-to-end.
Dove trovare
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_NUM
Esempi
INV-2023-00199887766OCT-SERVICE-04
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Sistema di Origine
SourceSystem
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Il nome del sistema da cui provengono i dati. | ||
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Descrizione
Identifica il sistema software che agisce come sistema di registrazione per l'evento. In questo contesto, sarà tipicamente 'Oracle Fusion Financials'. Questo attributo è particolarmente utile in ambienti multisistema dove i dati potrebbero essere combinati da sistemi ERP, di approvvigionamento e bancari.
Perché è importante
Garantisce la tracciabilità della provenienza dei dati, specialmente in complessi panorami di sistema.
Dove trovare
Codificato o derivato dalla configurazione della connessione
Esempi
Oracle Fusion FinancialsOracle ERP CloudEBS Legacy
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Timestamp Evento
EventDateTime
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La data e l'ora in cui si è verificata l'attività. | ||
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Descrizione
Questo attributo registra il timestamp esatto di quando un'attività ha avuto luogo. Viene utilizzato per sequenziare gli eventi in ordine cronologico e per calcolare la durata tra i passaggi del processo. Timestamp precisi sono vitali per un'analisi accurata del Tempo di Ciclo e per identificare i bottleneck dove le fatture rimangono inattive tra i passaggi.
Perché è importante
Fornisce la dimensione temporale necessaria per l'analisi delle performance e la sequenziazione dei processi.
Dove trovare
CREATION_DATE o LAST_UPDATE_DATE dalle rispettive tabelle (es. AP_INVOICES_ALL, AP_CHECKS_ALL)
Esempi
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-05T14:15:00Z2023-10-10T09:00:00Z
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Ultimo `Data Update`
LastDataUpdate
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Il timestamp di quando i dati sono stati estratti o aggiornati. | ||
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Descrizione
Indica l'ora specifica in cui il record di dati è stato estratto da Oracle Fusion. Questo aiuta gli analisti a capire quanto siano recenti i dati e assiste nelle strategie di caricamento dati incrementale. Differenzia tra l'ora effettiva dell'evento e l'ora in cui i dati sono diventati disponibili per l'analisi.
Perché è importante
Garantisce l'aggiornamento dei dati e aiuta a gestire i caricamenti di dati incrementali.
Dove trovare
Ora di sistema all'estrazione
Esempi
2023-10-27T23:59:59Z
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Creato dall'Utente
CreatedByUserName
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L'ID utente o il nome della persona che ha inserito la fattura. | ||
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Descrizione
Identifica l'utente responsabile dell'inserimento iniziale dei dati. Questo si mappa all'attributo del Modello Dati Generico Utente. Questi dati vengono utilizzati nell'analisi del 'Tasso di Intervento Manuale' per identificare le esigenze di formazione o gli utenti specifici associati a elevati tassi di rilavorazione.
Perché è importante
Consente l'analisi delle performance a livello di risorsa e i controlli di segregazione dei compiti.
Dove trovare
AP_INVOICES_ALL.CREATED_BY (si risolve in nome utente tramite PER_USERS)
Esempi
j.doesystem_integrationm.smith
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Data di Scadenza
DueDate
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La data entro cui il pagamento deve essere effettuato per evitare penali. | ||
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Descrizione
La scadenza calcolata per il pagamento basata sulla Data Fattura e sui Termini di Pagamento. Questo attributo è il benchmark primario per il KPI 'Tasso di Pagamenti in Ritardo'. Monitorare questa data rispetto alla Data di Pagamento effettiva rivela la conformità con i contratti dei fornitori e l'efficacia della gestione del flusso di cassa.
Perché è importante
È la data obiettivo critica per misurare le performance di pagamento puntuale.
Dove trovare
AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.DUE_DATE
Esempi
2023-10-302023-11-15
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Data Fattura
InvoiceDate
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La data stampata sulla fattura dal fornitore. | ||
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Descrizione
Questa data rappresenta quando la fattura è stata emessa dal fornitore, distinta da quando è stata ricevuta o inserita in Oracle. È la base per calcolare le date di scadenza dei pagamenti in base ai termini di pagamento. Discrepanze tra la Data Fattura e la data di inserimento spesso indicano ritardi nella sala posta o nella scansione.
Perché è importante
È il punto di riferimento per i calcoli dei termini di pagamento e l'analisi dell'invecchiamento.
Dove trovare
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_DATE
Esempi
2023-09-152023-10-01
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Data Pagamento
PaymentDate
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La data in cui il pagamento è stato effettivamente eseguito o saldato. | ||
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Descrizione
Registra quando i fondi sono stati trasferiti o l'assegno è stato emesso. Questo è il punto finale per il KPI 'Tempo Medio di Ciclo dalla Fattura al Pagamento'. Confrontando questa data con la Data di Scadenza, si determina se un pagamento è stato in ritardo, in tempo o abbastanza in anticipo per cogliere uno sconto.
Perché è importante
Segna il completamento della transazione finanziaria e del ciclo di vita del processo.
Dove trovare
AP_CHECKS_ALL.CHECK_DATE
Esempi
2023-10-282023-11-01
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Importo Fattura
InvoiceAmount
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Il valore monetario totale della fattura. | ||
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Descrizione
Rappresenta l'importo totale da pagare per la fattura. Questo valore è fondamentale per la 'Revisione dell'Efficienza delle Fatture di Basso Valore', consentendo alle organizzazioni di correlare lo sforzo profuso con il valore finanziario della transazione. Viene anche utilizzato per dare priorità alle fatture di alto valore per la realizzazione degli sconti per pagamenti anticipati.
Perché è importante
Quantifica l'impatto finanziario del caso e supporta la prioritizzazione del rischio.
Dove trovare
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_AMOUNT
Esempi
1500.00250.5010000.00
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Nome Fornitore
SupplierName
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Il nome del venditore o fornitore che ha emesso la fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica l'entità esterna che richiede il pagamento. In Oracle Fusion, queste informazioni sono gestite nel Master dei Fornitori (POZ_SUPPLIERS) e collegate alla fattura. L'analisi di questo attributo consente l'analisi della Conformità dei Fornitori e della Capacità Produttiva, aiutando a identificare i fornitori che presentano frequentemente fatture problematiche o causano rilavorazioni.
Perché è importante
Consente la segmentazione delle performance di processo per fornitore per la gestione delle relazioni.
Dove trovare
POZ_SUPPLIERS.VENDOR_NAME (unito tramite VENDOR_ID da AP_INVOICES_ALL)
Esempi
Office Depot Inc.Oracle CorporationDell Services
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Numero Ordine d'Acquisto
PurchaseOrderNumber
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Il numero di riferimento dell'ordine d'acquisto associato. | ||
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Descrizione
Collega la fattura al processo di approvvigionamento a monte. Questo attributo è vitale per l'analisi della 'Corrispondenza PO e Risoluzione delle Discrepanze'. Le fatture senza un numero di PO di solito seguono un workflow di approvazione diverso, spesso meno efficiente, rispetto alle fatture supportate da PO.
Perché è importante
Distingue tra fatture supportate da PO e non supportate da PO, che hanno comportamenti di processo diversi.
Dove trovare
PO_HEADERS_ALL.SEGMENT1 (collegato tramite AP_INVOICE_LINES_ALL)
Esempi
PO-9988774500001234
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Termini di Pagamento
PaymentTerms
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Le condizioni concordate per le tempistiche di pagamento e gli sconti. | ||
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Descrizione
Specifica i termini contrattuali che regolano il pagamento, come 'Net 30' o '2/10 Net 30'. Questo attributo è la base per il dashboard di 'Realizzazione Sconti Pagamento Anticipato'. Detta la Data di Scadenza target e qualsiasi potenziale risparmio disponibile per l'elaborazione accelerata.
Perché è importante
Definisce gli obiettivi di performance per la puntualità dei pagamenti e la cattura degli sconti.
Dove trovare
AP_TERMS.NAME (unito tramite TERMS_ID da AP_INVOICES_ALL)
Esempi
Netto 30Immediato2% 10 Net 30
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Tipo di Fattura
InvoiceType
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La classificazione della fattura (es. Standard, Nota di Credito). | ||
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Descrizione
Categorizza la fattura in tipi come Standard, Anticipo o Nota di Credito. Questo si mappa all'attributo generico CaseType. Diversi tipi di fattura seguono diversi percorsi di convalida e approvazione, quindi la segmentazione per questo attributo è necessaria per una precisa definizione della 'Performance del Ciclo End-to-End'.
Perché è importante
Permette di distinguere tra i diversi elementi (separare le mele dalle arance) nei confronti delle performance di processo.
Dove trovare
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_TYPE_LOOKUP_CODE
Esempi
STANDARDCREDITOPREPAGAMENTO
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Unità aziendale
BusinessUnit
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L'unità operativa o l'entità aziendale responsabile della fattura. | ||
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Descrizione
Identifica la divisione interna o filiale specifica che elabora la fattura. In Oracle Fusion, questo si mappa all'ID Organizzazione. Questo attributo è essenziale per la dashboard 'Standardizzazione Varianti di Processo Globale', consentendo il confronto dell'efficienza dei processi tra diverse regioni o divisioni.
Perché è importante
Consente l'analisi comparativa delle performance tra diverse entità organizzative.
Dove trovare
HR_ORGANIZATION_UNITS.NAME (unito tramite ORG_ID da AP_INVOICES_ALL)
Esempi
Operazioni USAVendite EMEAProduzione APAC
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Codice Valuta
CurrencyCode
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La valuta in cui è stata emessa la fattura. | ||
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Descrizione
Il codice valuta ISO (es. USD, EUR) per la transazione. Questo è necessario per normalizzare gli importi nella 'Revisione dell'Efficienza delle Fatture di Basso Valore'. Le varianti di processo spesso differiscono significativamente tra pagamenti nazionali (valuta locale) e internazionali (valuta estera) a causa delle complessità bancarie.
Perché è importante
Identifica la complessità transfrontaliera ed è necessario per la normalizzazione finanziaria.
Dove trovare
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_CURRENCY_CODE
Esempi
USDEURGBP
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È Potenziale Duplicato
IsPotentialDuplicate
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Flag che indica se la fattura condivide dettagli con un'altra fattura. | ||
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Descrizione
Un flag booleano calcolato che è vero se il Fornitore e l'Importo corrispondono a un'altra fattura entro una finestra temporale specifica. Questo supporta la dashboard 'Analisi del Rilevamento di Fatture Duplicate'. Agisce come un meccanismo di allerta proattivo per gli auditor per esaminare casi specifici prima del rilascio del pagamento.
Perché è importante
È un attributo chiave di controllo del rischio per prevenire perdite finanziarie.
Dove trovare
Calcolato in base a funzioni finestra su InvoiceAmount e SupplierName
Esempi
truefalse
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Giorni di Ritardo
DaysOverdue
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Numero di giorni in cui il pagamento è stato effettuato dopo la data di scadenza. | ||
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Descrizione
Un numero calcolato che indica il ritardo di un pagamento. Valori positivi indicano ritardo; valori negativi indicano pagamento anticipato. Questa metrica alimenta la dashboard 'Tracker Rischio Pagamenti in Ritardo e Penali', aiutando a quantificare la gravità dei ritardi di processo.
Perché è importante
Permette di quantificare l'entità del problema dei pagamenti in ritardo.
Dove trovare
Calcolato: PaymentDate - DueDate
Esempi
5-20
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Importo Sconto Perso
DiscountLostAmount
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Il valore monetario dello sconto perso a causa del ritardo nel pagamento. | ||
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Descrizione
Calcolato come la differenza tra l'importo totale della fattura e l'importo scontato se la data di pagamento ha superato la data di scadenza dello sconto. Questo supporta l'analisi della 'Realizzazione Sconto Pagamento Anticipato'. Assegna un valore in dollari tangibile alle inefficienze di processo.
Perché è importante
Monetizza il costo dei ritardi di processo.
Dove trovare
Calcolato da InvoiceAmount e PaymentTerms
Esempi
50.000.00120.50
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Stato di approvazione
ApprovalStatus
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Stato attuale del workflow della fattura. | ||
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Descrizione
Indica se la fattura è Richiesta, Iniziata, Rifiutata o Approvata. Questo attributo aiuta nell''Analisi dei Colli di Bottiglia del Workflow di Approvazione'. Fornisce una panoramica di alto livello della posizione della fattura nella gerarchia di autorizzazione.
Perché è importante
Aiuta a diagnosticare i blocchi nella catena di approvazione.
Dove trovare
AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS
Esempi
RICHIESTOWFAPPROVEDNON RICHIESTO
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Attività di Elaborazione dei Pagamenti dei Conti Fornitori
| Activity | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Blocco Fattura Applicato
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Viene applicato un blocco di sistema o manuale alla fattura, impedendone il pagamento. Ciò include variazioni di quantità, variazioni di prezzo o blocchi manuali 'Fattura Richiede Revisione'. | ||
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Perché è importante
Il principale indicatore di attrito del processo. L'analisi delle ragioni dei blocchi aiuta a identificare problemi di conformità dei fornitori o lacune nel processo interno.
Dove trovare
Tabella AP_HOLDS_ALL, CREATION_DATE. Indica un arresto nel flusso di processo.
Acquisisci
Registrato quando la transazione X è stata eseguita
Tipo di evento
explicit
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Fattura Annullata
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La fattura viene annullata o cancellata, terminando di fatto l'istanza del processo senza pagamento. | ||
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Perché è importante
Rappresenta uno sforzo sprecato. Elevati tassi di cancellazione di solito indicano un inserimento duplicato a monte o una scarsa qualità dei dati del fornitore.
Dove trovare
AP_INVOICES_ALL.CANCELLED_DATE è popolato.
Acquisisci
Registrato quando la transazione X è stata eseguita
Tipo di evento
explicit
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Fattura Approvata
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L'approvazione finale è concessa all'interno del workflow. Lo stato della fattura si aggiorna a 'Approvata dal Workflow' o 'Approvata Manualmente'. | ||
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Perché è importante
Una tappa fondamentale che autorizza la fattura per la selezione del pagamento. Lunghi intervalli prima di questo passaggio indicano colli di bottiglia nell'approvazione.
Dove trovare
Tabella AP_INV_APRVL_HIST_ALL (ultima azione di approvazione) o AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS = 'WFAPPROVED'.
Acquisisci
Confrontare il campo stato prima/dopo
Tipo di evento
inferred
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Fattura Creata
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La creazione iniziale del record della fattura all'interno del sistema Oracle Fusion Payables. Questo cattura il timestamp quando l'intestazione della fattura viene per la prima volta inserita nel database, sia che sia stata inserita manualmente o importata tramite IDR/interfaccia. | ||
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Perché è importante
Stabilisce l'ora di inizio del processo per i calcoli del tempo di ciclo e l'analisi dell'invecchiamento. Essenziale per misurare il ritardo tra la ricezione e l'inserimento.
Dove trovare
Tabella AP_INVOICES_ALL, colonna CREATION_DATE. Filtrare per INVOICE_ID.
Acquisisci
Registrato quando il record di transazione è stato creato
Tipo di evento
explicit
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Fattura Validata
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Lo stato della fattura cambia in 'Validata', indicando che ha superato i controlli di integrità del sistema, il calcolo delle imposte e le regole di matching. Questo è un prerequisito per l'approvazione e il pagamento. | ||
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Perché è importante
Segna la transizione dall'inserimento dati al workflow di approvazione/pagamento. Ritardi qui indicano problemi di qualità dei dati o errori di configurazione.
Dove trovare
Dedotto dal timestamp di AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_REQUEST_ID o tracciando i cambiamenti di stato in AP_INVOICE_HISTORY (se abilitato).
Acquisisci
Confrontare il campo stato prima/dopo
Tipo di evento
inferred
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Pagamento Creato
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Il documento di pagamento (Assegno, ETF, Bonifico) viene generato. Questo riduce la passività e segna l'esecuzione del pagamento. | ||
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Perché è importante
Il timestamp 'Stop' per il Tempo di Ciclo. Confrontando questo con la Data di Scadenza si determinano le metriche di 'Pagamento in Ritardo' e 'Realizzazione Sconto'.
Dove trovare
Tabella AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL collegata a AP_CHECKS_ALL. Utilizzare CREATION_DATE del record di pagamento.
Acquisisci
Registrato quando la transazione X è stata eseguita
Tipo di evento
explicit
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Riga Fattura Corrisposta
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L'associazione di una riga di fattura con un Ordine d'Acquisto (PO) o una Ricevuta. Ciò indica che il processo di matching a 3 o 2 vie si è verificato durante l'inserimento della riga. | ||
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Perché è importante
Critico per analizzare il 'Rendimento al Primo Passaggio' e identificare dove la corrispondenza automatizzata fallisce. Bassi tassi di corrispondenza comportano rilavorazioni manuali.
Dove trovare
Tabella AP_INVOICE_LINES_ALL. Identificare i record in cui MATCH_TYPE è 'ITEM_TO_PO', 'PO_PRICE_ADJUSTMENT', ecc.
Acquisisci
Registrato quando la riga di transazione è stata creata con link
Tipo di evento
explicit
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Approvazione Avviata
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La fattura viene inviata al workflow di approvazione (AMX). Questo segna l'inizio della fase di autorizzazione della direzione. | ||
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Perché è importante
Differenzia il tempo di elaborazione operativa dal tempo di approvazione della direzione. Aiuta a identificare se i ritardi sono dovuti al personale AP o agli approvatori.
Dove trovare
Tabella AP_INV_APRVL_HIST_ALL (Cronologia Approvazioni) o dedotto da AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS che cambia in 'INITIATED'.
Acquisisci
Confrontare il campo stato prima/dopo
Tipo di evento
inferred
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Blocco Fattura Rilasciato
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La rimozione di un blocco precedentemente applicato, che consente alla fattura di procedere nel workflow. Questo rappresenta la risoluzione di una discrepanza. | ||
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Perché è importante
Calcola il 'Tempo di Rilavorazione' o 'Tempo di Risoluzione'. L'alta frequenza suggerisce inefficienza nella gestione delle eccezioni.
Dove trovare
Tabella AP_HOLDS_ALL, LAST_UPDATE_DATE dove RELEASE_LOOKUP_CODE è popolato.
Acquisisci
Registrato quando la transazione X è stata eseguita
Tipo di evento
explicit
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Fattura Contabilizzata
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Le registrazioni contabili della fattura vengono generate e trasferite al Libro Mastro Generale. Questo conferma la registrazione dell'impatto finanziario. | ||
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Perché è importante
Garantisce la conformità finanziaria. I ritardi qui possono influenzare le attività di chiusura del periodo e l'accuratezza della rendicontazione finanziaria.
Dove trovare
AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL.POSTED_FLAG = 'Y' o tramite XLA_AE_HEADERS (Contabilità Secondaria) collegato alla fattura.
Acquisisci
Registrato quando la transazione X è stata eseguita
Tipo di evento
explicit
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Pagamento Liquidato
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Il pagamento viene riconciliato con l'estratto conto bancario. Lo stato cambia in 'Saldato' o 'Riconciliato'. | ||
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Perché è importante
Vera fine del ciclo di cassa. Essenziale per la previsione del flusso di cassa e per comprendere il tempo di float tra l'emissione e il saldo.
Dove trovare
AP_CHECKS_ALL.STATUS_LOOKUP_CODE cambia in 'CLEARED'. Il timestamp è CLEARED_DATE.
Acquisisci
Registrato quando la transazione X è stata eseguita
Tipo di evento
explicit
|
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Pagamento Selezionato
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La fattura è selezionata da una Richiesta di Processo di Pagamento (PPR). È in fase di preparazione per il pagamento ma il denaro non è ancora stato spostato. | ||
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Perché è importante
Indica che la fattura è stata inclusa in un ciclo di pagamento. Le lacune tra questo e 'Pagamento Creato' suggeriscono problemi di elaborazione batch.
Dove trovare
AP_SELECTED_INVOICES_ALL (temporaneo) o dedotto dalla popolazione di AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.CHECK_RUN_ID.
Acquisisci
Confrontare il campo stato prima/dopo
Tipo di evento
inferred
|
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