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Migliori il processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

La Sua guida in 6 passaggi per ottimizzare l'elaborazione delle fatture in SAP S/4HANA.
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Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture
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Ottimizzi l’elaborazione delle fatture in SAP S/4HANA

La nostra piattaforma La aiuta a individuare le principali inefficienze che incidono sulle Sue attività. Faccia emergere i ritardi nelle approvazioni, i rischi di conformità e gli errori manuali nascosti nei Suoi processi. Individui i colli di bottiglia e semplifichi i Workflow per aumentare l'efficienza e garantire pagamenti puntuali.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Purchase to Pay, elaborazione delle fatture, in SAP S/4HANA

Un'elaborazione efficiente delle fatture è il pilastro di un processo Purchase to Pay, P2P, sano. In SAP S/4HANA, questa fase fondamentale coordina la trasformazione della richiesta di pagamento di un fornitore in un'obbligazione finanziaria dell'azienda e, infine, in un pagamento. Tuttavia, nonostante la sofisticatezza dei moderni sistemi ERP come SAP S/4HANA, l'elaborazione delle fatture è spesso ostacolata da complessità intrinseche, tra cui l'inserimento manuale dei dati, Workflow di approvazione articolati, gestione delle eccezioni e necessità costante di garantire la conformità alle normative finanziarie e alle policy interne. Le inefficienze in quest'area possono causare perdite finanziarie significative, come penali per pagamenti tardivi, mancato accesso agli sconti per pagamento anticipato e aumento dei costi operativi dovuto alle rilavorazioni. Oltre alle conseguenze finanziarie, un'elaborazione lenta delle fatture può compromettere i rapporti con i fornitori, ostacolare la gestione dei flussi di cassa ed esporre l'organizzazione a rischi di conformità. Ottenere una visibilità approfondita su queste attività, in particolare su come migliorare il processo Purchase to Pay, elaborazione delle fatture, non è soltanto utile: è essenziale per mantenere prestazioni aziendali solide nel tempo.

In che modo il Process Mining aiuta a migliorare l'elaborazione delle fatture in SAP S/4HANA

Il Process Mining offre una prospettiva obiettiva e basata sui dati per analizzare e migliorare il processo Purchase to Pay, elaborazione delle fatture, direttamente dal Suo sistema SAP S/4HANA. Utilizzando gli Event Log delle tabelle SAP principali, come BKPF, BSEG e ACDOCA, il Process Mining ricostruisce il percorso effettivo end-to-end di ogni fattura. Questo supera ciò che possono offrire i report standard o gli strumenti di BI, fornendo una visualizzazione dinamica di tutte le varianti del processo, comprese le deviazioni dal percorso ideale. Può individuare con precisione i punti in cui si verificano i colli di bottiglia, ad esempio specifici passaggi di approvazione, discrepanze nella riconciliazione o motivi dei blocchi di pagamento che contribuiscono ad allungare il tempo del ciclo di elaborazione delle fatture. La tecnologia La aiuta a quantificare la durata esatta di ogni attività, consentendoLe di individuare le cause principali di ritardi e rilavorazioni. Visualizzando il flusso reale, ottiene informazioni senza precedenti su come vengono effettivamente elaborate le fatture, non soltanto su come dovrebbero esserlo.

Principali aree di miglioramento dell'elaborazione delle fatture

L'applicazione del Process Mining ai dati delle fatture in SAP S/4HANA porta alla luce diverse aree critiche di ottimizzazione:

  • Individuazione e risoluzione dei colli di bottiglia: individui facilmente i passaggi o le risorse che causano i ritardi più significativi, così da concentrare gli interventi e ridurre il tempo del ciclo Purchase to Pay, elaborazione delle fatture.
  • Conformità e gestione dei rischi: rilevi i casi in cui le fatture si discostano dalle gerarchie di approvazione o dalle policy stabilite, evidenziando potenziali rischi di frode o non conformità. Analizzi l'efficienza della gestione dei blocchi di pagamento e il loro impatto sulla puntualità dei pagamenti.
  • Opportunità di automazione: individui le attività manuali ripetitive, come determinate operazioni di inserimento dati o riconciliazione, che si prestano all'automazione mediante tecnologie quali Robotic Process Automation, RPA, o funzionalità SAP potenziate.
  • Miglioramento dei rapporti con i fornitori: garantendo pagamenti puntuali, può rafforzare i rapporti con i fornitori, negoziare potenzialmente condizioni migliori ed evitare addebiti per ritardi.
  • Ottimizzazione del capitale circolante: migliori la gestione dei flussi di cassa accelerando l'elaborazione delle fatture e usufruendo degli sconti per pagamento anticipato, con un impatto diretto sulla solidità finanziaria dell'organizzazione.

Risultati attesi dall'ottimizzazione del processo

Attraverso un'ottimizzazione mirata del processo Purchase to Pay, elaborazione delle fatture, in SAP S/4HANA, può ottenere vantaggi concreti e misurabili. Tra questi rientrano una significativa riduzione del tempo medio del ciclo di elaborazione delle fatture, con conseguente diminuzione dei costi operativi grazie alla riduzione del lavoro manuale e delle rilavorazioni. Otterrà una conformità e un'auditabilità migliori, con meno deviazioni di processo e una comprensione più chiara dei controlli finanziari. Una maggiore soddisfazione dei fornitori, una migliore gestione dei flussi di cassa e un capitale circolante ottimizzato sono risultati diretti. In definitiva, il Process Mining consente di trasformare l'elaborazione delle fatture da centro di costo in un'attività snella ed efficiente, a supporto degli obiettivi strategici aziendali e capace di offrire maggiore trasparenza sul processo P2P in SAP S/4HANA.

Come iniziare a ottimizzare il processo delle fatture

Avviare il percorso di ottimizzazione del processo Purchase to Pay, elaborazione delle fatture, in SAP S/4HANA non richiede una vasta esperienza di Process Mining. Questa soluzione è progettata per guidarLa nell'analisi, fornendo informazioni chiare e operative senza la necessità di modelli dati o script complessi. Scopra la potenza delle decisioni basate sui dati e valorizzi appieno il potenziale delle Sue attività P2P in SAP S/4HANA. Il percorso verso un'elaborazione delle fatture più efficiente, conforme ed economica inizia qui.

Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture Gestione delle fatture Debiti verso fornitori Team dei debiti verso fornitori Elaborazione dei pagamenti Ottimizzazione del Workflow Compliance Pagamenti ai fornitori Procure to Pay P2P Gestione dei fornitori Riconciliazione delle fatture

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le fatture rimangono spesso bloccate nelle code di approvazione, causando ritardi significativi nell'elaborazione dei pagamenti. Questi colli di bottiglia possono compromettere i rapporti con i fornitori, causare la perdita di sconti per pagamento anticipato e persino comportare penali per pagamenti tardivi, incidendo direttamente sui risultati economici e sull'efficienza operativa dell'organizzazione nel processo Purchase to Pay, elaborazione delle fatture, in SAP S/4HANA. ProcessMind mostra con precisione dove e perché le approvazioni si bloccano, individuando gli approvatori o le fasi di approvazione specifici che causano i colli di bottiglia. Visualizzando il Workflow di approvazione, La aiuta a semplificare il processo, ridurre i tempi di ciclo e garantire che le fatture vengano approvate e pagate tempestivamente.

Le discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute delle merci rappresentano un ostacolo comune e richiedono interventi manuali per essere risolte. Questa rilavorazione consuma tempo prezioso, aumenta i costi operativi e ritarda l'intero ciclo Purchase to Pay, elaborazione delle fatture, in SAP S/4HANA, causando inefficienze e potenziali errori. ProcessMind mostra la frequenza, la natura e il tempo di risoluzione delle discrepanze di riconciliazione, individuandone le cause principali, come errori di inserimento dati o inesattezze negli ordini di acquisto. Queste informazioni consentono di definire miglioramenti mirati, ridurre le rilavorazioni manuali e accelerare l'elaborazione delle fatture.

Molti passaggi dell'elaborazione delle fatture, dall'inserimento dei dati alla gestione delle eccezioni, dipendono ancora in larga misura dal lavoro manuale. Questo intervento umano è soggetto a errori, rallenta significativamente la produttività e aumenta il costo per fattura. Tale dipendenza impedisce di raggiungere una reale automazione e scalabilità nel processo Purchase to Pay, elaborazione delle fatture, in SAP S/4HANA. ProcessMind quantifica l'entità delle attività manuali e individua i percorsi di eccezione più frequenti, evidenziando le opportunità di automazione. Aiuta le organizzazioni a comprendere dove si concentra maggiormente l'impegno umano, consentendo iniziative strategiche per semplificare i Workflow e ridurre il carico operativo.

Talvolta le fatture vengono elaborate senza rispettare le policy interne o i requisiti normativi, ad esempio senza le approvazioni necessarie o bypassando le procedure standard. Queste lacune di conformità espongono l’organizzazione a rischi significativi in sede di audit, possono comportare sanzioni finanziarie e aumentare il rischio di frodi nel processo Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dal flusso di processo conforme definito, individuando i casi in cui le fatture bypassano passaggi critici o ricevono approvazioni non autorizzate. In questo modo, le aziende possono applicare le policy, rafforzare i controlli interni e garantire il rispetto degli standard di governance.

Un numero elevato di fatture finisce frequentemente con un blocco di pagamento, impedendo l’erogazione puntuale degli importi ai fornitori. Spesso questi blocchi richiedono un intervento manuale per essere analizzati e rimossi, con conseguente prolungamento dei cicli di pagamento, deterioramento dei rapporti con i fornitori e possibili penali per ritardato pagamento nel processo Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. ProcessMind analizza le cause dei blocchi di pagamento e il tempo necessario per risolverli, individuando i fattori ricorrenti e i processi di risoluzione inefficienti. Comprendendo questi schemi, le organizzazioni possono adottare misure per prevenire i blocchi o accelerarne la rimozione, migliorando il flusso di cassa e la soddisfazione dei fornitori.

Senza una visione chiara e in tempo reale dell’intero percorso della fattura, dalla ricezione al pagamento, è difficile individuare i colli di bottiglia o comprendere le prestazioni complessive del processo. Questa mancanza di trasparenza ostacola la risoluzione proattiva dei problemi, previsioni accurate e una gestione efficace del processo Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. ProcessMind offre una visualizzazione completa e basata sui dati del ciclo di vita di ogni fattura, garantendo piena trasparenza sull’esecuzione effettiva del processo. Questa prospettiva end-to-end consente agli stakeholder di individuare rapidamente i ritardi, monitorare i principali indicatori di performance e prendere decisioni informate per ottimizzare il processo.

Il tempo complessivo necessario per elaborare una fattura, dal suo arrivo al pagamento finale, è eccessivamente lungo. Questo ciclo prolungato impedisce alle organizzazioni di sfruttare gli sconti per il pagamento anticipato, incide negativamente sul capitale circolante e genera inefficienze operative nel processo Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. ProcessMind misura con precisione il tempo di ciclo end-to-end di tutte le fatture, individuando le attività e i passaggi di consegna che contribuiscono maggiormente ai ritardi. Rendendo visibili queste dispersioni di tempo, consente interventi mirati per accelerare il processo e ottenere risparmi preziosi grazie ai pagamenti anticipati.

La variabilità e l’imprevedibilità delle tempistiche di pagamento delle fatture rendono difficile elaborare previsioni accurate sul flusso di cassa, con ripercussioni sulla pianificazione finanziaria e sull’ottimizzazione del capitale circolante. Tempistiche di pagamento inaffidabili possono generare problemi di liquidità e ostacolare le decisioni finanziarie strategiche nel processo Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. ProcessMind offre insight sui modelli di pagamento, prevedendo le future date di pagamento sulla base dei dati storici del processo e individuando i fattori che causano la variabilità. Questa maggiore prevedibilità consente una gestione più efficace del flusso di cassa e previsioni finanziarie più accurate.

Le risorse del team Accounts Payable potrebbero non essere distribuite in modo ottimale: alcuni membri del team risultano sovraccarichi di attività, mentre altri sono sottoutilizzati. Questo squilibrio riduce la produttività complessiva del team, aumenta il rischio di burnout e crea inefficienze nel flusso Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. ProcessMind analizza la distribuzione del carico di lavoro tra i diversi ruoli e le persone coinvolte nell’elaborazione delle fatture, evidenziando i colli di bottiglia causati da un’allocazione non equilibrata delle risorse. In questo modo, i responsabili possono riequilibrare le attività, migliorare l’efficienza del team e ottimizzare i livelli di organico.

I costi complessivi associati all’inserimento manuale dei dati, alla gestione delle eccezioni, alle approvazioni multiple e alla risoluzione degli errori rendono costosa l’elaborazione di ogni transazione di fattura. Questi costi nascosti riducono la redditività e rendono il processo Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA meno efficiente di quanto potrebbe essere. ProcessMind individua tutte le attività e i cicli di rilavorazione che contribuiscono all’aumento dei costi di elaborazione, quantificando l’impatto delle inefficienze. Rendendo visibili i fattori che determinano i costi, aiuta le organizzazioni a individuare le aree in cui introdurre automazione e riprogettazione del processo, riducendo significativamente le spese operative.

Pagamenti delle fatture costantemente in ritardo a causa di inefficienze interne possono danneggiare rapporti fondamentali con i fornitori. Questo non solo mette sotto pressione le partnership, ma può anche comportare condizioni meno favorevoli, una qualità del servizio inferiore e una minore disponibilità dei fornitori a dare priorità all’organizzazione in futuro, con ripercussioni sul processo Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. ProcessMind offre una visione chiara della puntualità dei pagamenti per ogni fornitore, individuando le cause alla radice dei ritardi, come approvazioni tardive o blocchi di pagamento non risolti. Questi insight consentono alle organizzazioni di intervenire sui problemi sottostanti, garantire pagamenti puntuali e costruire partnership con i fornitori più solide e affidabili.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo necessario per approvare una fattura dopo la sua ricezione. Approvazioni più rapide portano direttamente a pagamenti anticipati, evitando penali per ritardato pagamento e migliorando il flusso di cassa. Inoltre, riducono i solleciti manuali e liberano la capacità del team AP. ProcessMind mappa con precisione il Workflow Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA, individuando i colli di bottiglia nei percorsi di approvazione. Evidenzia gli approvatori o i passaggi specifici che causano ritardi, consentendo una riprogettazione mirata del processo e l’automazione delle approvazioni di routine, con una possibile riduzione dei tempi di ciclo del 30-50%.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione degli errori nel matching tra fatture e ordini di acquisto o ricevute merci. Un numero inferiore di discrepanze significa meno interventi manuali e meno rilavorazioni per il team Accounts Payable, con conseguente maggiore efficienza e accuratezza nell’elaborazione. Inoltre, garantisce che i pagamenti corrispondano correttamente ai beni e ai servizi ricevuti. ProcessMind individua le cause alla radice dei problemi di matching in SAP S/4HANA, analizzando con quale frequenza e in quali punti si verificano le discrepanze nel processo Purchase to Pay. Può identificare fornitori, tipi di documento o passaggi manuali specifici che contribuiscono agli errori, consentendo di intervenire con formazione mirata o modifiche alle regole di sistema per ridurli significativamente.

L’obiettivo è ridurre l’impegno manuale necessario per gestire le fatture standard, consentendo al personale di concentrarsi sulle eccezioni e sulle attività a maggior valore aggiunto. Automatizzare passaggi ripetitivi come acquisizione dei dati, codifica e matching aumenta significativamente l’efficienza, riduce gli errori umani e accelera l’intero ciclo di vita della fattura. ProcessMind individua le attività ripetitive, ad alto volume e a bassa complessità nel processo SAP S/4HANA Purchase to Pay - Invoice Processing. Analizzando schemi e varianti ricorrenti, aiuta a definire candidati chiari per la robotic process automation, RPA o l’automazione intelligente, riducendo sostanzialmente i punti di intervento manuale.

Questo obiettivo garantisce che tutta l’elaborazione delle fatture rispetti le policy interne, i requisiti normativi e gli accordi contrattuali. Mantenere la conformità riduce i rischi finanziari, evita sanzioni e assicura la preparazione agli audit. Rafforza i controlli interni e promuove operazioni finanziarie trasparenti all’interno dell’organizzazione. ProcessMind confronta automaticamente i percorsi effettivi di elaborazione delle fatture in SAP S/4HANA con modelli di conformità e regole aziendali predefiniti. Evidenzia ogni deviazione, come pagamenti non approvati o passaggi di convalida mancanti, consentendo azioni correttive immediate e un monitoraggio continuo per garantire il rispetto delle policy nel processo Purchase to Pay.

Ridurre il numero di fatture sottoposte a blocco di pagamento semplifica il processo di pagamento e garantisce pagamenti puntuali ai fornitori. In questo modo si prevengono i ritardi, si evitano possibili penali e si migliorano i rapporti con i fornitori. Si riduce inoltre il carico amministrativo associato alla risoluzione delle fatture bloccate. ProcessMind visualizza tutti i casi in cui le fatture vengono bloccate in SAP S/4HANA, individuando le cause ricorrenti e i passaggi che precedono il blocco. Rileva i colli di bottiglia e le varianti di processo che portano ai blocchi, consentendo interventi proattivi e adeguamenti del processo per ridurne la frequenza nel flusso Purchase to Pay.

Ottenere una visibilità completa sull’intero ciclo Purchase to Pay - Invoice Processing è fondamentale per prendere decisioni informate. Significa comprendere ogni passaggio compiuto da una fattura, dalla ricezione al pagamento, così da individuare inefficienze, lacune di conformità e aree di miglioramento. Questa visione olistica offre agli stakeholder insight concreti su cui agire. ProcessMind ricostruisce automaticamente l’intero percorso end-to-end di ogni fattura in SAP S/4HANA, fornendo una visione obiettiva e in tempo reale dell’esecuzione effettiva del processo. Rende visibili tutte le varianti, i cicli di rilavorazione e i ritardi nascosti, offrendo una trasparenza senza precedenti sulle operazioni.

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo totale che intercorre tra la ricezione della fattura e il pagamento finale. Un tempo di ciclo più breve non solo migliora la prevedibilità del flusso di cassa, ma consente anche alle organizzazioni di sfruttare gli sconti per il pagamento anticipato, con un impatto diretto sui risultati economici e un rafforzamento dei rapporti con i fornitori. È una metrica fondamentale per l’efficienza del team AP. ProcessMind mappa l’intero percorso Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA, misurando con precisione la durata di ogni attività e passaggio di consegna. Evidenzia i percorsi critici e individua le opportunità per eliminare i passaggi privi di valore aggiunto, semplificando il processo e riducendone il ciclo complessivo.

L’obiettivo è gestire in modo più efficace la tempistica dei pagamenti in uscita, assicurando la disponibilità di liquidità quando necessaria e massimizzandone l’utilità. Una migliore gestione del capitale circolante aumenta la liquidità finanziaria, riduce i costi di finanziamento e sostiene gli investimenti strategici, contribuendo alla solidità finanziaria complessiva. ProcessMind offre insight sui comportamenti di pagamento e previsioni basate sui dati storici di elaborazione delle fatture in SAP S/4HANA. Rendendo visibili i modelli effettivi di pagamento e i reali tempi di attraversamento nel processo Purchase to Pay, consente proiezioni del flusso di cassa più accurate e una pianificazione strategica dei pagamenti.

Questo obiettivo mira a garantire un utilizzo efficiente del personale Accounts Payable, riducendo i tempi di inattività e massimizzando la produttività. Un’allocazione ottimale delle risorse previene i colli di bottiglia, riduce gli straordinari e consente al team di concentrarsi sulle attività a maggior valore aggiunto, contribuendo a rendere più efficace il reparto AP. ProcessMind analizza il coinvolgimento delle risorse in ogni passaggio del processo SAP S/4HANA Purchase to Pay - Invoice Processing. Individua le aree in cui le risorse sono sovrautilizzate o sottoutilizzate, evidenziando gli squilibri del carico di lavoro e suggerendo opportunità per riallocare le attività o formare il personale su più competenze, così da ottenere un Workflow più equilibrato e produttivo.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione del costo per fattura associato alla gestione e all’elaborazione delle fatture dei fornitori. Riducendo l’impegno manuale, le rilavorazioni e i ritardi, le organizzazioni possono ottenere risparmi significativi, migliorando direttamente la redditività e l’efficienza operativa del reparto finanziario. ProcessMind individua le varianti di processo costose e i cicli di rilavorazione che fanno aumentare i costi nel processo SAP S/4HANA Purchase to Pay - Invoice Processing. Evidenziando le inefficienze e le opportunità di automazione, consente iniziative mirate di riduzione dei costi, con risparmi misurabili per ogni transazione di fattura.

Un obiettivo fondamentale è costruire rapporti positivi e affidabili con i fornitori, garantendo pagamenti puntuali e accurati. Rapporti solidi possono portare a condizioni migliori, a un servizio di qualità superiore e a una catena di fornitura più stabile, contribuendo al successo aziendale e alla continuità operativa nel lungo periodo. ProcessMind individua le cause alla radice dei pagamenti tardivi e delle interruzioni nella comunicazione all’interno del processo Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP S/4HANA. Consentendo alle organizzazioni di semplificare l’esecuzione dei pagamenti e risolvere proattivamente i problemi, aiuta a costruire fiducia e migliorare la soddisfazione complessiva dei fornitori.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per il processo Purchase to Pay - elaborazione delle fatture

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel predefinito per l’estrazione dei dati relativi all’elaborazione delle fatture P2P in SAP S/4HANA, così da garantire la compatibilità della struttura dei Suoi dati.

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Perché è importante

Un Template standardizzato garantisce la coerenza dei dati, semplifica il processo di estrazione e prepara le informazioni per un’analisi accurata.

Risultato previsto

Un Template Excel strutturato, pronto a guidare l’estrazione dei dati da SAP S/4HANA.

COSA OTTERRÀ

Faccia emergere le efficienze nascoste nel processo delle Sue fatture

ProcessMind rivela il reale flusso di elaborazione delle Sue fatture in SAP S/4HANA attraverso potenti visualizzazioni. Individui i ritardi, rilevi i rischi di conformità e scopra le aree da automatizzare per ottenere significativi incrementi di efficienza.
  • Visualizzi il flusso completo delle fatture
  • Individui i ritardi nelle approvazioni e i colli di bottiglia
  • Rilevi i rischi di conformità e gli errori manuali
  • Semplifichi i Workflow per garantire pagamenti puntuali
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Cosa ottengono le organizzazioni nell’elaborazione delle fatture

La nostra soluzione di Process Mining per Purchase to Pay, focalizzata sull’elaborazione delle fatture, individua colli di bottiglia e inefficienze nel sistema SAP S/4HANA. Questi risultati illustrano i vantaggi concreti che le organizzazioni ottengono generalmente ottimizzando i processi sulla base dei dati.

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Approvazioni più rapide

Riduzione media del tempo di approvazione

Individui ed elimini i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione delle fatture, riducendo significativamente il tempo trascorso dalle fatture in attesa di approvazione e accelerando il ciclo complessivo dei pagamenti.
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Meno problemi di matching

Riduzione del tasso di discrepanza

Individui le cause alla radice delle discrepanze nel matching tra fatture e PO/GR, riducendo significativamente le rilavorazioni manuali e le eccezioni e aumentando il tasso di matching corretto al primo passaggio.
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Aumenti l’automazione

Aumento dell’elaborazione automatizzata

Automatizzi le attività di routine nell’elaborazione delle fatture, liberando il personale Accounts Payable dall’inserimento manuale dei dati e dalle riconciliazioni, così che possa concentrarsi su attività più strategiche e a maggior valore aggiunto.
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Maggiore conformità

Miglioramento del rispetto del processo

Ottenga una visibilità chiara sulle deviazioni del processo e sui percorsi non conformi delle fatture, rafforzando i controlli interni e garantendo il rispetto delle policy aziendali e dei requisiti normativi.
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Costi di elaborazione inferiori

Riduzione del costo medio per fattura

Ottimizzi l’intero processo dalla fattura al pagamento eliminando le inefficienze, riducendo le rilavorazioni e migliorando l’utilizzo delle risorse, con una diminuzione significativa del costo medio di elaborazione di ogni fattura.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla configurazione del sistema e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco del documento di fattura del fornitore, che funge da identificativo principale della pratica nel processo.

Perché è importante

È la chiave essenziale per collegare tutti gli eventi correlati e ottenere una traccia completa del ciclo di vita della fattura nel sistema.

L'ID utente SAP della persona o del sistema che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Attribuisce le attività del processo a utenti o account di sistema specifici, consentendo di analizzare il carico di lavoro e le performance e di rilevare le attività automatizzate.

L'unità organizzativa che rappresenta una società legalmente indipendente per la quale vengono redatti i bilanci.

Perché è importante

Consente di segmentare e confrontare le performance dell'elaborazione delle fatture tra diverse entità giuridiche o aree geografiche dell'organizzazione.

L'identificativo univoco del fornitore che ha emesso la fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare le performance del processo per fornitore, aiutando a identificare schemi ricorrenti, gestire i rapporti e valutare i problemi legati ai fornitori.

L'importo lordo totale della fattura nella valuta locale della società.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario al processo, consentendo analisi basate sul valore monetario, ad esempio per identificare se le fatture di importo elevato vengono elaborate in modo diverso.

La data entro la quale la fattura deve essere pagata per evitare che il pagamento risulti in ritardo.

Perché è importante

È il principale riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti, un aspetto fondamentale per mantenere buoni rapporti con i fornitori ed evitare penali per ritardi.

Un codice che classifica diversi tipi di documenti contabili, come fatture dei fornitori o note di credito.

Perché è importante

Aiuta a distinguere tra diversi tipi di transazioni finanziarie, come fatture standard e note di credito, che spesso seguono percorsi di processo differenti.

Un codice che indica il motivo per cui una fattura è bloccata e non può essere pagata.

Perché è importante

Fornisce la causa principale specifica dei blocchi di pagamento, consentendo analisi mirate per ridurre i ritardi e migliorare l'elaborazione corretta al primo tentativo.

Il numero dell'ordine di acquisto a cui è associata la fattura.

Perché è importante

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, essenziale per analizzare le discrepanze di matching e la conformità agli ordini di acquisto.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questo è il primo evento e indica la creazione di un documento di fattura in SAP. Può essere acquisito quando un utente salva un nuovo documento di fattura, che potrebbe trovarsi nello stato parcheggiato o pre-registrato.

Perché è importante

Questa attività segna l’inizio del ciclo di vita dell’elaborazione della fattura. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e gli altri è fondamentale per misurare il tempo di attraversamento complessivo dell’elaborazione.

Questa attività indica che la fattura è stata approvata dall’autorità designata. Viene acquisita quando il Workflow di approvazione si conclude correttamente o quando viene impostato un indicatore di rilascio.

Perché è importante

Si tratta di una milestone fondamentale, che sblocca la fattura per il pagamento. I ritardi nelle approvazioni sono un collo di bottiglia frequente e il monitoraggio di questa attività aiuta a individuare gli approvatori o i passaggi più lenti.

Si tratta di un evento finanziario fondamentale, durante il quale la fattura parcheggiata o approvata viene registrata formalmente nella contabilità generale. Questa operazione rileva la passività nei confronti del fornitore.

Perché è importante

La registrazione costituisce una tappa fondamentale, che separa l'inserimento e l'approvazione dei dati dalla fase di regolamento finanziario. Il tempo che intercorre tra la creazione della fattura e la registrazione è un indicatore essenziale dell'efficienza di elaborazione interna.

Questa è l'attività finale del processo standard, durante la quale il pagamento viene effettuato e la fattura viene compensata. Ciò indica che i fondi sono stati trasferiti al fornitore.

Perché è importante

Questo evento segna la conclusione del ciclo di vita della fattura P2P. È essenziale per calcolare il tempo totale del ciclo end-to-end e misurare la puntualità dei pagamenti rispetto alla data di scadenza.

Attività che rappresenta lo storno di un documento di fattura registrato in precedenza. Si tratta di un evento terminale per una fattura errata, che viene spesso reinserita correttamente.

Perché è importante

Gli storni indicano errori critici che non sono stati rilevati nelle fasi precedenti del processo. Monitorarne la frequenza e le cause principali è essenziale per migliorare il processo e ridurre le inesattezze finanziarie.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza le fasi effettive dell’elaborazione delle fatture, individuando colli di bottiglia come ritardi nelle approvazioni o frequenti discrepanze nel matching. Offre visibilità sul flusso end-to-end e aiuta a scoprire le cause profonde delle inefficienze. Queste informazioni consentono miglioramenti mirati per ridurre i tempi di ciclo e ottimizzare l’allocazione delle risorse.

Per eseguire il Process Mining sull’elaborazione delle fatture, servono principalmente dati dell’Event Log. Questi includono informazioni come il numero della fattura, la descrizione dell’attività, il timestamp dell’attività e l’utente che l’ha eseguita. Le tabelle pertinenti in SAP S/4HANA includono spesso quelle relative ai documenti delle fatture, ai documenti contabili e ai log dei Workflow.

L’estrazione dei dati può essere eseguita utilizzando strumenti SAP standard come report ABAP, SAP Query o interfacce di data warehousing. Anche i connettori specializzati forniti dai produttori di software di Process Mining possono facilitare un trasferimento dei dati efficiente e sicuro. È fondamentale verificare che i dati estratti riflettano accuratamente la struttura dell’Event Log.

Può aspettarsi una riduzione dei tempi dei cicli di approvazione delle fatture e un minor numero di blocchi di pagamento, con conseguenti pagamenti puntuali ai fornitori. Il Process Mining contribuisce a ridurre il lavoro manuale e i costi di elaborazione, oltre a individuare opportunità di automazione. In definitiva, rafforza i rapporti con i fornitori e ottimizza la gestione dei flussi di cassa.

No, il Process Mining è in genere un’analisi non invasiva. L’estrazione dei dati viene normalmente eseguita in batch o tramite replica, senza incidere direttamente sul sistema transazionale in produzione. L’analisi avviene su una piattaforma separata, garantendo l’assenza di interruzioni nelle operazioni quotidiane e nelle prestazioni del sistema.

I principali requisiti tecnici riguardano l’accesso alle tabelle SAP S/4HANA pertinenti e autorizzazioni di sistema sufficienti per l’estrazione dei dati. È inoltre necessaria una piattaforma software di Process Mining, on-premise o basata sul cloud, in grado di acquisire e analizzare i dati estratti dall’Event Log.

La configurazione iniziale e la fase di estrazione dei dati possono richiedere alcune settimane, a seconda del volume e della complessità dei dati. La fase successiva di analisi, durante la quale vengono generate le informazioni utili, richiede in genere altre due-quattro settimane. Nel complesso, può aspettarsi informazioni utili entro quattro-otto settimane dall’avvio del progetto.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace per il monitoraggio della conformità. Visualizza ogni fase attraversata da una fattura, consentendo di confrontare i flussi effettivi del processo con regole e policy predefinite. In questo modo aiuta a individuare attività non conformi o deviazioni, come approvazioni non autorizzate o fasi saltate, e a comprenderne la frequenza.

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