Il Suo template di dati per Purchase to Pay - Ordine di acquisto
Il Suo template di dati per Purchase to Pay - Ordine di acquisto
- Attributi consigliati da raccogliere
- Attività principali da monitorare
- Indicazioni per l’estrazione
Attributi di Purchase to Pay - Ordine di acquisto
| Nome | Descrizione | ||
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Nome dell’attività
ActivityName
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Il nome dell’evento o dell’attività specifica che si è verificata in un determinato momento durante il processo dell’ordine di acquisto. | ||
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Descrizione
Il nome dell’attività descrive una fase del ciclo di vita dell’ordine di acquisto, ad esempio 'Ordine di acquisto creato', 'Ordine di acquisto approvato' o 'Entrata merci registrata'. La sequenza di queste attività costituisce la base della mappa del processo. L’analisi delle attività è al centro del Process Mining. Consente di visualizzare il flusso del processo, individuare le varianti più e meno frequenti e misurare la durata tra le diverse fasi. Comprendere la sequenza e la frequenza di attività come 'Ordine di acquisto modificato' è essenziale per Dashboard come l’analisi del tasso di modifica degli ordini di acquisto.
Perché è importante
Questo attributo definisce le fasi del processo e consente di visualizzarne il flusso e individuare colli di bottiglia, rilavorazioni e deviazioni.
Dove reperirli
Generato associando le modifiche di stato, i codici transazione o i log degli eventi delle tabelle SAP Ariba sottostanti, relative alla cronologia dei documenti e al flusso di lavoro.
Esempi
Ordine di acquisto approvatoOrdine di acquisto modificatoEntrata merci registrataFattura ricevuta per l’ordine di acquisto
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Ora dell’evento
EventTime
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La data e l’ora esatte in cui si è verificata una determinata attività o un evento. | ||
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Descrizione
L’ora dell’evento è la marca temporale associata a ogni attività e ne registra l’inizio. Questi dati sono essenziali per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolare la durata e i tempi di ciclo tra le diverse fasi del processo. Questo attributo è fondamentale per quasi tutte le analisi basate sul tempo, incluse le Dashboard sul tempo di ciclo completo dell’ordine di acquisto e sul tempo di ciclo di approvazione dell’ordine di acquisto. Consente di calcolare indicatori chiave, come il 'tempo medio di ciclo di approvazione dell’ordine di acquisto', misurando la differenza tra le marche temporali delle attività 'Ordine di acquisto creato' e 'Ordine di acquisto approvato'.
Perché è importante
Questa marca temporale è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e di attesa.
Dove reperirli
In genere si trova nella traccia di audit o nei dati del registro delle modifiche dei documenti degli ordini di acquisto in SAP Ariba.
Esempi
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-16T14:05:22Z2023-05-01T09:00:15Z
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Ordine di acquisto
PurchaseOrderNumber
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Identificativo univoco di ciascun documento di ordine di acquisto, utilizzato come identificativo centrale del caso nel processo. | ||
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Descrizione
Il numero dell’ordine di acquisto è la chiave primaria che collega tutte le attività e gli eventi correlati durante l’intero ciclo di approvvigionamento. Ogni numero identifica una singola transazione di acquisto, dalla creazione iniziale dell’ordine fino al suo completamento o annullamento. Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per l’analisi a livello di caso. Consente di ricostruire il percorso completo di ogni ordine di acquisto, calcolare i tempi di ciclo, individuare le varianti del processo e monitorare lo stato dei singoli ordini. Analizzare i processi in base al numero dell’ordine di acquisto aiuta a comprendere il flusso completo e a individuare colli di bottiglia o deviazioni nelle singole transazioni.
Perché è importante
È l’ID del caso essenziale che collega tutte le fasi del processo e consente di analizzare il ciclo di vita completo di ogni singolo ordine di acquisto.
Dove reperirli
È un campo principale del documento dell’ordine di acquisto in SAP Ariba Buying and Invoicing o SAP Ariba Sourcing.
Esempi
PO7000123456PO7000123457PO7000123458
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Data di consegna richiesta
RequestedDeliveryDate
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La data entro cui il richiedente si aspetta che vengano consegnati i beni o i servizi. | ||
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Descrizione
È la data di consegna prevista indicata dall’azienda al momento della creazione della richiesta di acquisto o dell’ordine. Costituisce la base di riferimento per misurare le prestazioni effettive di consegna. Questo attributo è fondamentale per la Dashboard sulle prestazioni di consegna dei fornitori e per l’indicatore del tasso di puntualità delle entrate merci. Confrontando la data di consegna richiesta con la data effettiva di entrata merci, le organizzazioni possono misurare la puntualità dei fornitori, calcolare gli scostamenti e individuare quelli che non rispettano regolarmente le scadenze. Questa analisi è essenziale per gestire i rapporti con i fornitori e ridurre i rischi della catena di approvvigionamento.
Perché è importante
Costituisce la base di riferimento per misurare la puntualità delle consegne, un dato fondamentale per valutare l’affidabilità dei fornitori e l’efficienza della catena di approvvigionamento.
Dove reperirli
È un campo data standard a livello di riga del documento dell’ordine di acquisto.
Esempi
2023-06-012023-07-152023-08-20
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Data di entrata merci
GoodsReceiptDate
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La data in cui la ricezione dei beni o il completamento dei servizi è stato registrato ufficialmente nel sistema. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica la marca temporale dell’attività 'Entrata merci registrata' o 'Conferma dei servizi inserita'. È la conferma ufficiale che gli articoli ordinati sono stati ricevuti. Questa data è fondamentale per misurare i tempi effettivi di consegna. Si confronta con la 'Data di consegna richiesta' e serve a calcolare gli scostamenti e gli indicatori di puntualità. La Dashboard sulla puntualità della registrazione delle entrate merci si basa su questo attributo per valutare quanto rapidamente le ricezioni vengono registrate dopo la consegna, un dato importante per l’accuratezza dell’inventario e il pagamento puntuale delle fatture.
Perché è importante
Rappresenta la data effettiva di consegna ed è essenziale per calcolare le prestazioni di consegna e individuare i ritardi nella catena di approvvigionamento.
Dove reperirli
È la marca temporale del documento di entrata merci o del foglio di registrazione dei servizi che fa riferimento all’ordine di acquisto.
Esempi
2023-06-02T11:00:00Z2023-07-14T15:30:00Z2023-08-22T09:45:00Z
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Importo dell’ordine di acquisto
PurchaseOrderAmount
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Il valore monetario totale dell’ordine di acquisto. | ||
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Descrizione
Questo attributo rappresenta il costo totale dei beni e servizi indicati nell’ordine di acquisto, escluse imposte e altri oneri, salvo diversa indicazione. È una metrica finanziaria importante per comprendere il valore delle transazioni che attraversano il processo. Nell’analisi, l’importo dell’ordine di acquisto viene spesso usato per segmentare il processo. Ad esempio, gli ordini di valore elevato possono seguire un iter di approvazione diverso e più rigoroso rispetto a quelli di importo ridotto. Il dato può servire a dare priorità agli interventi di miglioramento sui processi con maggiore rilevanza finanziaria e ad analizzare la spesa per reparto o fornitore.
Perché è importante
Fornisce il contesto finanziario di ogni caso e consente di dare priorità ai miglioramenti in base al valore, oltre a comprendere in che modo l’importo dell’ordine influisce sul processo.
Dove reperirli
È un campo calcolato standard nell’intestazione del documento dell’ordine di acquisto, ottenuto sommando il valore di tutte le righe.
Esempi
1500.0025000.50500.75
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Nome del fornitore
VendorName
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Il nome del fornitore da cui vengono acquistati beni o servizi. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica il partner esterno coinvolto nell’ordine di acquisto. Il fornitore è un soggetto fondamentale nel processo procure-to-pay e le sue prestazioni incidono direttamente sull’efficienza dell’intero ciclo. Il nome del fornitore è una dimensione primaria per l’analisi delle prestazioni. È essenziale per la Dashboard sulle prestazioni di consegna dei fornitori, che confronta le date di consegna dei diversi fornitori. Analizzare i processi per fornitore può rivelare chi accumula ritardi, genera più rilavorazioni o gestisce processi di fatturazione complessi, fornendo indicazioni utili per la gestione dei rapporti con i fornitori.
Perché è importante
Consente di analizzare le prestazioni dei fornitori, individuare i partner affidabili e identificare quelli che causano ritardi o altri problemi.
Dove reperirli
È un campo standard nell’intestazione del documento dell’ordine di acquisto in SAP Ariba.
Esempi
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCAdvanced Industrial Parts
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Nome del reparto
DepartmentName
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Il reparto aziendale o il centro di costo associato all’ordine di acquisto. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica l’unità organizzativa che ha avviato la richiesta di acquisto o per la quale viene effettuato l’acquisto. Spesso si ricava dalle informazioni sul centro di costo dell’ordine di acquisto. Questa dimensione è essenziale per la Dashboard sull’efficienza di elaborazione degli ordini di acquisto per reparto, che consente di confrontare direttamente i tempi di ciclo e le varianti del processo tra i diversi reparti. Aiuta a individuare quali reparti seguono le prassi migliori e quali potrebbero aver bisogno di ulteriore formazione o di miglioramenti del processo. È inoltre utile per calcolare l’indicatore della variazione dei tempi di ciclo degli ordini di acquisto per reparto.
Perché è importante
Consente di confrontare le prestazioni delle diverse unità aziendali, individuare i colli di bottiglia nei reparti e condividere le prassi migliori.
Dove reperirli
Queste informazioni si trovano nell’intestazione o nelle righe dell’ordine di acquisto e sono spesso collegate al centro di costo o al profilo del richiedente.
Esempi
MarketingOperazioni ITGestione delle struttureRicerca e sviluppo
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Nome utente
UserName
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Il nome o l’ID dell’utente che ha eseguito l’attività. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica la persona responsabile dell’esecuzione di una specifica fase del processo, ad esempio l’approvazione di un ordine di acquisto o la registrazione di un’entrata merci. Può essere un ID utente univoco o il nome completo. Analizzare le prestazioni per utente aiuta a individuare le esigenze di formazione e a riconoscere chi ottiene i risultati migliori. È inoltre fondamentale per le analisi relative alla conformità, come la Dashboard sulle deviazioni dalla conformità nell’approvazione degli ordini di acquisto, che consente di determinare chi ha saltato le fasi di approvazione previste. Può anche essere usato per comprendere la distribuzione del carico di lavoro e l’allocazione delle risorse.
Perché è importante
Consente di attribuire le responsabilità e analizzare le prestazioni, il carico di lavoro e la conformità per utente, aspetti essenziali per individuare le esigenze di formazione o le deviazioni dal processo.
Dove reperirli
Queste informazioni sono in genere disponibili nei log del flusso di lavoro e della cronologia dei documenti in SAP Ariba, spesso associate a ogni evento.
Esempi
john.smithLROSSIjane.doe
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È una rilavorazione
IsRework
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Un indicatore calcolato che segnala se un ordine di acquisto ha attraversato un ciclo di rilavorazione, ad esempio dopo essere stato rifiutato e inviato nuovamente. | ||
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Descrizione
Questo attributo booleano si ricava dalla sequenza delle attività. Viene impostato su 'true' se un ordine di acquisto torna a una fase precedente del processo, ad esempio quando all’attività 'Approva ordine di acquisto' segue 'Modifica ordine di acquisto' e poi una nuova approvazione. Ciò segnala una deviazione dal processo ideale, senza interruzioni. Questo indicatore è essenziale per calcolare il tasso di cicli di rilavorazione degli ordini di acquisto e filtrare la mappa del processo per evidenziare i flussi inefficienti. Individuando i casi con rilavorazioni, gli analisti possono approfondirne le cause profonde, come dati inseriti in modo errato o requisiti poco chiari, e intervenire per migliorare il tasso di approvazione al primo tentativo.
Perché è importante
Segnala direttamente i casi di inefficienza e rilavorazione, consentendo agli analisti di quantificare l’impatto dei cicli e intervenire per eliminarli.
Dove reperirli
Questo attributo non è presente nel sistema di origine, ma viene calcolato durante la trasformazione dei dati usando la sequenza delle attività di ogni caso.
Esempi
truefalse
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Gruppo merceologico
MaterialGroup
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Una classificazione che raggruppa materiali o servizi con caratteristiche simili. | ||
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Descrizione
Il gruppo merceologico, denominato anche codice merceologico nella terminologia di Ariba, serve a classificare gli articoli acquistati. Consente di analizzare la spesa e applicare strategie di approvvigionamento diverse in base alla tipologia di beni o servizi. Nel Process Mining, questo attributo permette di analizzare il processo di approvvigionamento in base a ciò che viene acquistato. Ad esempio, l’approvazione dell’hardware IT può seguire un iter diverso da quella delle forniture per ufficio. Si ottengono così risultati più dettagliati, che aiutano a definire miglioramenti mirati per specifiche categorie di acquisto.
Perché è importante
Consente di analizzare il processo in base alla categoria dei beni o servizi acquistati e mette in luce le differenze nelle modalità di approvvigionamento.
Dove reperirli
È un campo standard a livello di riga dell’ordine di acquisto, spesso denominato 'Codice merceologico'.
Esempi
Hardware ITForniture per ufficioServizi professionali
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N. richiesta di acquisto.
PurchaseRequisitionNumber
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L’identificativo univoco della richiesta di acquisto che ha preceduto l’ordine di acquisto. | ||
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Descrizione
Questo attributo collega l’ordine di acquisto alla richiesta da cui ha avuto origine. Non tutti gli ordini di acquisto sono preceduti da una richiesta, ad esempio quando l’ordine viene creato direttamente. Questo collegamento è fondamentale per analizzare l’intero processo di approvvigionamento, dalla richiesta iniziale. È necessario per la Dashboard sul funnel di conversione da richiesta a ordine di acquisto e per l’indicatore del tempo di conversione da richiesta a ordine di acquisto. Analizzare questo collegamento aiuta a individuare i ritardi tra l’approvazione di una richiesta e l’invio dell’ordine formale al fornitore.
Perché è importante
Collega l’ordine di acquisto alla richiesta iniziale e consente un’analisi completa, dalla creazione della richiesta fino all’evasione dell’ordine.
Dove reperirli
Queste informazioni sono in genere disponibili in un campo di riferimento della riga dell’ordine di acquisto.
Esempi
PR10004567PR10004568PR10004569
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Ora di fine dell’evento
EventEndTime
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La marca temporale che indica quando un’attività è stata completata. Si usa per calcolare il tempo di elaborazione delle attività manuali. | ||
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Descrizione
Mentre StartTime indica quando è iniziata un’attività, EventEndTime ne segna la conclusione. Per molti eventi generati dal sistema, l’ora di inizio e quella di fine coincidono. Per le attività manuali o i processi automatizzati di lunga durata, invece, la differenza tra l’ora di inizio e quella di fine corrisponde al tempo di elaborazione dell’attività. Questo attributo serve a calcolare la metrica 'ProcessingTime', fondamentale per la Dashboard di analisi della durata delle attività degli ordini di acquisto. Aiuta a individuare le attività che richiedono più tempo e a valutare possibili interventi, come la formazione, la riallocazione delle risorse o l’automazione.
Perché è importante
Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle singole attività e di individuare quelle che richiedono più tempo.
Dove reperirli
Consultare la documentazione di SAP Ariba. Se non è disponibile in modo esplicito, potrebbe essere necessario ricavare questo dato dall’ora di inizio dell’attività successiva.
Esempi
2023-04-15T10:45:00Z2023-04-16T14:05:30Z2023-05-01T11:00:00Z
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Ordine di acquisto modificato
IsPurchaseOrderChanged
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Un indicatore booleano che segnala se l’ordine di acquisto è stato modificato dopo la creazione iniziale. | ||
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Descrizione
È un attributo derivato, impostato su 'true' se per un determinato caso è presente l’attività 'Ordine di acquisto modificato'. Semplifica l’analisi delle modifiche fornendo un indicatore immediato a livello di caso. Questo indicatore serve a calcolare il tasso di modifica degli ordini di acquisto. Consente di segmentare rapidamente i dati e confrontare i processi degli ordini modificati con quelli degli ordini invariati, mettendo in luce eventuali conseguenze successive, come tempi di ciclo più lunghi o un maggior numero di discrepanze nelle fatture. La Dashboard di analisi del tasso di modifica degli ordini di acquisto lo usa per quantificare la frequenza delle modifiche.
Perché è importante
Fornisce un indicatore semplice per individuare tutti gli ordini di acquisto modificati, facilitando il calcolo del tasso di modifica e l’analisi del suo impatto.
Dove reperirli
Questo indicatore viene ricavato durante la trasformazione dei dati verificando se è presente un evento 'Ordine di acquisto modificato' per ogni numero di ordine di acquisto.
Esempi
truefalse
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Organizzazione acquisti
PurchasingOrganization
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L’unità organizzativa responsabile dell’acquisto di materiali e servizi e della negoziazione con i fornitori. | ||
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Descrizione
L’organizzazione acquisti è un elemento centrale della struttura di approvvigionamento e gestisce gli aspetti strategici degli acquisti. Possono esistere organizzazioni acquisti diverse per regioni o unità aziendali. Analizzare il processo per organizzazione acquisti può mettere in luce differenze di efficienza, conformità e strategie di gestione dei fornitori all’interno dell’azienda. Queste informazioni aiutano a uniformare le prassi migliori e a individuare colli di bottiglia o inefficienze a livello organizzativo.
Perché è importante
Consente di analizzare a livello generale l’efficienza e la conformità dei processi nelle diverse unità strategiche di acquisto.
Dove reperirli
È un campo standard dei dati organizzativi nell’intestazione del documento dell’ordine di acquisto.
Esempi
PO_US01PO_EMEAPO_GLOBAL
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Scostamento della consegna
DeliveryVariance
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La differenza di tempo calcolata tra la data di consegna richiesta e la data effettiva di entrata merci. | ||
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Descrizione
Questa metrica quantifica le prestazioni di consegna dei fornitori misurando l’anticipo o il ritardo di una consegna. Si calcola sottraendo la 'Data di consegna richiesta' dalla 'Data di entrata merci'. Un valore positivo indica un ritardo, uno negativo un anticipo e zero una consegna puntuale. È il calcolo alla base della Dashboard sulle prestazioni di consegna dei fornitori e dell’indicatore dello scostamento delle prestazioni di consegna dei fornitori. Analizzare gli scostamenti per fornitore aiuta le organizzazioni a individuare i partner affidabili e quelli meno affidabili, fornendo elementi utili per le trattative con i fornitori e la gestione dei rischi. Invece di limitarsi a indicare se una consegna è in anticipo o in ritardo, questa analisi misura l’entità dello scostamento.
Perché è importante
Quantifica la puntualità dei fornitori misurando con precisione l’anticipo o il ritardo delle consegne, un dato essenziale per gestirne le prestazioni.
Dove reperirli
Calcolato durante la trasformazione dei dati sottraendo la 'Data di consegna richiesta' dalla 'Data di entrata merci'.
Esempi
P2D-P1DP0D
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Sistema di origine
SourceSystem
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Identifica il sistema da cui sono stati estratti i dati, in questo caso SAP Ariba. | ||
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Descrizione
Questo attributo specifica l’origine dei dati del processo. Negli ambienti con più sistemi integrati, è fondamentale per distinguere i dati provenienti da fonti diverse e garantirne la tracciabilità. Nell’analisi, consente di filtrare i dati in base a un sistema specifico o di comprendere le interazioni tra i processi sulle diverse piattaforme. È un metadato importante per la governance e la convalida dei dati, perché garantisce che le analisi si basino sul set di dati corretto.
Perché è importante
Fornisce informazioni essenziali sull’origine dei dati, fondamentali per la governance, la convalida e l’analisi dei dati negli ambienti con più sistemi.
Dove reperirli
È un valore statico ('SAP Ariba'), generalmente aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati.
Esempi
SAP AribaSAP-Ariba-USAribaCloud
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Stato dell’ordine di acquisto
PurchaseOrderStatus
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Lo stato attuale dell’ordine di acquisto nel suo ciclo di vita. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica lo stato attuale dell’ordine di acquisto, ad esempio 'In ordinazione', 'In ricezione', 'Fatturato' o 'Completato'. Offre una fotografia della fase in cui si trova l’ordine nel processo complessivo. Il Process Mining ricostruisce il flusso a partire dalle attività, mentre lo stato attuale è utile per filtrare i casi e comprendere il carico di lavoro corrente. Ad esempio, un analista può concentrarsi solo sugli ordini di acquisto 'In corso' che non sono ancora stati completati. Lo stato può anche servire a convalidare l’attività finale di una traccia di processo.
Perché è importante
Fornisce una rapida indicazione della fase del ciclo di vita in cui si trova un ordine di acquisto, utile per filtrare e concentrarsi sui casi attivi o completati.
Dove reperirli
È un campo di stato standard nell’intestazione del documento dell’ordine di acquisto in SAP Ariba.
Esempi
In ordinazioneIn ricezioneCompletatoAnnullato
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Tempo di ciclo completo dell’ordine di acquisto
POEndToEndCycleTime
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Il tempo totale trascorso dalla creazione della prima richiesta di acquisto fino al completamento dell’ordine di acquisto. | ||
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Descrizione
Questo attributo calcolato misura la durata complessiva dell’intero processo dell’ordine di acquisto. In genere inizia con l’evento 'Richiesta di acquisto creata' e termina con l’evento 'Ordine di acquisto completato' o con l’ultima 'Entrata merci registrata'. Offre una visione d’insieme dell’efficienza del processo. È la metrica principale per l’indicatore del tempo di ciclo completo dell’ordine di acquisto e per la Dashboard sul tempo di ciclo completo dell’ordine di acquisto. Consente alle organizzazioni di monitorare le prestazioni complessive e l’impatto dei miglioramenti apportati al processo. Suddividere il tempo di ciclo totale per fornitore, reparto o gruppo merceologico può rivelare i fattori che incidono maggiormente sui tempi di attraversamento.
Perché è importante
Rappresenta il tempo totale di elaborazione di un ordine di acquisto e fornisce una misura generale dell’efficienza del processo e dell’esperienza del cliente.
Dove reperirli
Calcolato durante la trasformazione dei dati sottraendo la marca temporale più recente da quella meno recente per un determinato caso.
Esempi
P15DP30D12HP7D
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Tipo di ordine di acquisto
PurchaseOrderType
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Una classificazione dell’ordine di acquisto, ad esempio standard, quadro o subappalto. | ||
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Descrizione
Il tipo di ordine di acquisto classifica gli ordini in base alla loro finalità aziendale. Tipologie diverse possono seguire percorsi di processo distinti e avere regole diverse per l’approvazione e l’evasione. Questo attributo consente di segmentare il processo e ottenere analisi più significative. Ad esempio, analizzare separatamente il tempo di ciclo degli 'ordini standard' e quello degli 'ordini di servizi' può far emergere colli di bottiglia diversi. Aiuta a creare sottoinsiemi di dati più omogenei e a comprendere meglio specifici scenari di approvvigionamento.
Perché è importante
Consente di segmentare l’analisi per tipo di ordine e ottenere risultati più accurati, poiché le diverse tipologie seguono spesso flussi di processo differenti.
Dove reperirli
Consultare la documentazione di SAP Ariba. In genere è un campo configurabile a livello di intestazione dell’ordine di acquisto.
Esempi
Ordine di acquisto standardOrdine di acquisto per serviziOrdine di acquisto aperto
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Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
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La marca temporale che indica quando i dati di questo evento sono stati aggiornati o estratti per l’ultima volta dal sistema di origine. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica la data e l’ora dell’ultima estrazione dei dati da SAP Ariba. È un metadato fondamentale per capire quanto siano aggiornati i dati analizzati. In ogni analisi di Process Mining, sapere quanto sono recenti i dati è essenziale per la reportistica e il processo decisionale. Questa marca temporale consente di verificare che le Dashboard e gli indicatori chiave, come l’andamento del volume degli ordini di acquisto, si basino su informazioni aggiornate.
Perché è importante
Indica quanto sono aggiornati i dati, aiutando gli utenti a valutare l’attualità dell’analisi e a fare affidamento sui risultati.
Dove reperirli
Questa marca temporale viene in genere generata e aggiunta al set di dati durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL).
Esempi
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
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Valuta.
DocumentCurrency
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Il codice della valuta utilizzata per gli importi dell’ordine di acquisto. | ||
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Descrizione
Questo attributo specifica la valuta, ad esempio USD, EUR o GBP, in cui è espresso l’importo dell’ordine di acquisto. È un’informazione essenziale per interpretare i dati finanziari. Quando si analizza un processo che coinvolge più paesi o regioni, la valuta del documento è fondamentale per interpretare e confrontare correttamente gli importi. Tutti gli indicatori finanziari e le Dashboard devono usare questo campo per filtrare i dati in base a una sola valuta oppure applicare i tassi di cambio appropriati, così da aggregare e confrontare gli importi in modo accurato.
Perché è importante
Fornisce il contesto necessario per tutti i campi monetari, garantendo un’analisi finanziaria accurata ed evitando di sommare impropriamente importi espressi in valute diverse.
Dove reperirli
È un campo standard nell’intestazione del documento dell’ordine di acquisto in SAP Ariba.
Esempi
USDEURGBPJPY
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Attività di Purchase to Pay - Ordine di acquisto
| Attività | Descrizione | ||
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Entrata merci registrata
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Indica la ricezione fisica dei beni, registrata in SAP Ariba. È un evento esplicito, rilevato quando un utente crea e invia un documento Ricezione per una riga dell’ordine di acquisto. | ||
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Perché è importante
È un traguardo fondamentale per confermare la consegna e rappresenta il punto finale per misurare le prestazioni di consegna del fornitore. In uno scenario di confronto a tre vie, autorizza inoltre il pagamento della fattura.
Dove reperirli
Si rileva dalla data e ora di creazione o invio del documento Ricezione collegato a PurchaseOrder.
Acquisizione
Si basa sulla data e ora di invio del documento di entrata merci.
Tipo di evento
explicit
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Ordine di acquisto approvato
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Indica che l’ordine di acquisto ha ricevuto tutte le approvazioni interne necessarie ed è pronto per essere inviato al fornitore. L’evento si deduce dal passaggio del documento dell’ordine allo stato “Approved” al termine del flusso di lavoro previsto. | ||
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Perché è importante
È un traguardo fondamentale per misurare i tempi di approvazione e individuare i colli di bottiglia nella revisione da parte dei responsabili. I ritardi in questa fase incidono direttamente sui tempi di attraversamento dei fornitori e sull’efficienza degli acquisti.
Dove reperirli
Si deduce dalla data e ora in cui lo stato o il campo “ApprovedState” del documento PurchaseOrder passa ad “Approved”. I registri della cronologia delle approvazioni forniscono dati dettagliati.
Acquisizione
Si deduce dalla data e ora dell’approvazione finale nel flusso di approvazione dell’ordine di acquisto.
Tipo di evento
inferred
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Ordine di acquisto completato
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Questa attività segna la conclusione positiva del ciclo di vita dell’ordine di acquisto e indica che i beni o i servizi sono stati ricevuti e fatturati integralmente. Si deduce dal passaggio dello stato dell’ordine a “Received”, “Invoiced” o a uno stato finale equivalente. | ||
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Perché è importante
È il principale punto di arrivo che indica il completamento del processo. Misurare il tempo necessario per raggiungerlo fornisce il tempo di ciclo complessivo, un indicatore chiave dell’efficienza generale del processo.
Dove reperirli
Si deduce dalla data e ora in cui lo stato di PurchaseOrder passa a uno stato finale, ad esempio “Received”. L’ordine di acquisto è considerato completo quando tutte le righe sono state ricevute integralmente.
Acquisizione
Si deduce dal passaggio dello stato dell’ordine di acquisto a “Received” o a uno stato equivalente che ne indica il completamento.
Tipo di evento
inferred
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Ordine di acquisto creato
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Questa attività indica la creazione del documento ufficiale dell’ordine di acquisto in SAP Ariba, a partire da una richiesta approvata oppure direttamente. Viene rilevata dalla data e ora di creazione del documento dell’ordine e segna l’avvio formale del suo ciclo di vita. | ||
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Perché è importante
Per gli ordini di acquisto diretti, questo è l’inizio del processo. È un traguardo importante per misurare il tempo di conversione dalla richiesta all’ordine e il tempo di ciclo complessivo dell’ordine.
Dove reperirli
Si rileva dalla data e ora di creazione dell’oggetto documento PurchaseOrder in SAP Ariba Buying. A questo punto, lo stato è in genere “Composing” o “Submitted”.
Acquisizione
Si basa sulla data e ora di creazione del documento dell’ordine di acquisto.
Tipo di evento
explicit
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Ordine di acquisto inviato al fornitore
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Indica il momento in cui l’ordine di acquisto approvato viene trasmesso ufficialmente al fornitore, in genere tramite Ariba Network. L’evento viene registrato quando lo stato dell’ordine passa a “Sent” o “Ordered”. | ||
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Perché è importante
Segna il passaggio dall’elaborazione interna all’evasione esterna. È il punto di partenza per misurare i tempi di attraversamento del fornitore e le prestazioni di consegna.
Dove reperirli
Si deduce dalla data e ora in cui lo stato del documento PurchaseOrder passa a “Sent” o “Ordered”. Si tratta di un passaggio di stato standard in Ariba.
Acquisizione
Si deduce dalla data e ora del passaggio allo stato “Sent” o a uno stato equivalente.
Tipo di evento
inferred
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Richiesta di acquisto creata
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Questa attività indica la creazione di una richiesta di acquisto, ovvero la richiesta formale di beni o servizi che precede un ordine di acquisto. In SAP Ariba, viene in genere registrata quando un utente salva e invia un nuovo documento di richiesta, creando un record esplicito con la data e l’ora di creazione. | ||
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Perché è importante
È il principale punto di avvio del processo di approvvigionamento. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la creazione dell’ordine di acquisto è fondamentale per comprendere il tempo di ciclo dalla richiesta all’ordine e individuare i colli di bottiglia nelle fasi iniziali.
Dove reperirli
L’evento viene rilevato dalla data di creazione dell’oggetto documento Richiesta nel modulo SAP Ariba Buying. Il passaggio allo stato “Inviata” spesso segna l’avvio formale del processo.
Acquisizione
Si basa sulla data e ora di creazione del documento di richiesta di acquisto.
Tipo di evento
explicit
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Avviso di spedizione anticipata ricevuto
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Questa attività viene registrata quando il fornitore invia un avviso di spedizione anticipata (ASN) tramite Ariba Network, indicando che i beni sono stati spediti. L’ASN contiene i dettagli della spedizione, come articoli, quantità e informazioni di tracciamento. | ||
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Perché è importante
L’ASN offre visibilità sulla catena di approvvigionamento e permette al reparto ricevimento di prepararsi alla consegna. È un dato fondamentale per monitorare le scorte in transito e prevedere i tempi di consegna.
Dove reperirli
Si rileva dalla data di creazione del documento ShipNotice collegato alle righe dell’ordine PurchaseOrder.
Acquisizione
Si basa sulla data e ora di creazione del documento di avviso di spedizione anticipata (ASN).
Tipo di evento
explicit
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Beni restituiti al fornitore
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Questa attività registra la restituzione di beni al fornitore, in genere a causa di danni, difetti o articoli consegnati non correttamente. Viene registrata quando si crea una ricevuta di reso o una nota di addebito collegata all’entrata merci originale. | ||
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Perché è importante
Monitorare i resi fa emergere problemi relativi alla qualità dei fornitori e alla precisione delle consegne. Analizzare la frequenza e le cause dei resi può aiutare a migliorare la selezione e la gestione dei fornitori.
Dove reperirli
L’evento può essere dedotto dalla creazione di un documento di ricezione specifico per i resi o da una quantità negativa in una ricevuta. Il meccanismo preciso può variare in base alla configurazione.
Acquisizione
Si deduce dalla creazione di una ricevuta con quantità negativa o con un tipo specifico “Return”.
Tipo di evento
inferred
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Conferma dei servizi inserita
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Indica la conferma dell’erogazione dei servizi ed è l’equivalente della ricezione merci per i servizi. Viene registrata quando un foglio di servizio viene creato e approvato per un ordine di acquisto relativo a servizi. | ||
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Perché è importante
Questa attività è fondamentale per monitorare l’evasione degli ordini di servizio e autorizzare il pagamento. Analizzarne la tempestività aiuta a gestire l’erogazione dei servizi e la relativa spesa.
Dove reperirli
Si rileva dalla data e ora di approvazione del documento ServiceSheet collegato a PurchaseOrder.
Acquisizione
Si basa sulla data e ora di approvazione del documento del foglio di servizio.
Tipo di evento
explicit
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Fattura ricevuta per l’ordine di acquisto
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Indica che una fattura del fornitore riferita all’ordine di acquisto è stata ricevuta e inserita in SAP Ariba. Questo evento collega il processo di approvvigionamento al successivo processo di pagamento. | ||
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Perché è importante
Questa attività è un punto di collegamento fondamentale tra approvvigionamento e finanza. La sua tempistica è importante per gestire il capitale circolante e garantire pagamenti puntuali ai fornitori.
Dove reperirli
Si rileva dalla data e ora di creazione del documento Invoice in Ariba Invoicing, che contiene un riferimento a PurchaseOrder.
Acquisizione
Si basa sulla data e ora di creazione del documento della fattura collegato all’ordine di acquisto.
Tipo di evento
explicit
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Ordine di acquisto annullato
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Indica la chiusura di un ordine di acquisto prima della sua evasione. Può essere avviata dall’organizzazione acquirente o, in rari casi, dal fornitore. | ||
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Perché è importante
È un’eccezione importante e un punto di arrivo del processo. Analizzare i motivi dell’annullamento degli ordini di acquisto può far emergere problemi di pianificazione, budget o affidabilità dei fornitori.
Dove reperirli
Si deduce dalla data e ora in cui lo stato del documento PurchaseOrder passa a “Cancelled” o “Closed”.
Acquisizione
Si deduce dalla data e ora del passaggio allo stato “Cancelled”.
Tipo di evento
inferred
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Ordine di acquisto confermato dal fornitore
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Indica che il fornitore ha ricevuto e preso in carico l’ordine di acquisto, confermando l’intenzione di evaderlo. L’evento viene registrato quando il fornitore invia un documento di conferma dell’ordine tramite Ariba Network, aggiornando lo stato dell’ordine. | ||
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Perché è importante
Questa attività conferma che il fornitore sta elaborando l’ordine. Aiuta a monitorare la reattività del fornitore e la correttezza dell’ordine iniziale.
Dove reperirli
Si deduce dalla data e ora in cui lo stato di PurchaseOrder viene aggiornato a “Confirmed” dopo la ricezione di una conferma dell’ordine da parte del fornitore.
Acquisizione
Si basa sulla data di creazione del documento di conferma dell’ordine correlato o su una modifica dello stato dell’ordine di acquisto.
Tipo di evento
inferred
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Ordine di acquisto modificato
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Questa attività registra qualsiasi modifica apportata a un ordine di acquisto dopo la sua creazione iniziale, ad esempio a quantità, prezzo o data di consegna. Viene creata una nuova versione del documento dell’ordine, che spesso avvia un nuovo flusso di approvazione. | ||
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Perché è importante
Monitorare le modifiche è essenziale per individuare inefficienze del processo, cicli di rilavorazione e cause profonde degli errori di approvvigionamento. Un tasso elevato di modifiche può indicare che i requisiti iniziali non sono stati raccolti adeguatamente.
Dove reperirli
Si rileva identificando più versioni dello stesso documento PurchaseOrder. La data e ora di creazione di ogni nuova versione può essere utilizzata per questo evento.
Acquisizione
Viene registrato quando si crea e si salva una nuova versione del documento dell’ordine di acquisto.
Tipo di evento
explicit
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Richiesta di acquisto approvata
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Indica l’approvazione definitiva della richiesta di acquisto da parte di tutti i referenti previsti, che ne autorizza la conversione in un ordine di acquisto. In genere, si deduce dal passaggio del documento di richiesta allo stato “Approvata” e dalla data e ora dell’approvazione finale. | ||
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Perché è importante
Questo traguardo conclude la fase di approvazione interna della richiesta. Monitorarlo aiuta a misurare l’efficienza dei controlli interni e dei flussi di approvazione prima della creazione dell’ordine di acquisto.
Dove reperirli
Si deduce dalla cronologia delle approvazioni o dal campo di stato del documento Richiesta. La data e ora dell’evento corrisponde al momento in cui lo stato passa ad “Approvata”.
Acquisizione
Si deduce dalla data e ora in cui il campo “ApprovedState” della richiesta passa ad “Approved”.
Tipo di evento
inferred
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