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Verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung von Verträgen in Conga CLM.
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Optimieren Sie das Vertragsmanagement in Conga CLM

Komplexe Vertragsmanagementprozesse führen häufig zu Engpässen bei Genehmigungen und erhöhen die Compliance-Risiken. Unsere Plattform hilft Ihnen, verborgene Ineffizienzen schnell zu erkennen und ihre Auswirkungen zu verstehen. Wenn Sie diese kritischen Bereiche sichtbar machen, können Sie Vertragszyklen verkürzen und die Einhaltung organisatorischer Verpflichtungen verbessern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie das Vertragsmanagement in Conga CLM optimieren?

Das Vertragsmanagement bildet die Grundlage vieler Geschäftsbeziehungen: Es hält Vereinbarungen fest, definiert Verpflichtungen und mindert Risiken. In Systemen wie Conga CLM sind daran oft zahlreiche Beteiligte, komplexe Verhandlungszyklen und strenge Compliance-Anforderungen beteiligt. Fehlt ein klarer, datengetriebener Überblick darüber, wie Verträge tatsächlich bearbeitet werden, entstehen häufig Ineffizienzen.

Die Folgen eines nicht optimierten Vertragsmanagementprozesses gehen weit über den Verwaltungsaufwand hinaus. Langsame Vertragsabschlüsse verlängern Verkaufszyklen. Übersehene Klauseln oder Verstöße gegen Vorgaben erhöhen rechtliche Risiken. Verspätete Verlängerungen können Umsatzchancen kosten, während angespannte Beziehungen zu Partnern und Kunden die Zusammenarbeit erschweren. Diese Ineffizienzen zu erkennen und zu beheben, ist wichtig für effiziente Abläufe, den Schutz Ihres Unternehmens und die nötige Flexibilität für strategische Entscheidungen.

Wie Process Mining das Vertragsmanagement in Conga CLM verändert

Process Mining macht die Abläufe Ihres Vertragsmanagements in Conga CLM objektiv nachvollziehbar. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu stützen, wertet es tatsächliche Ereignisdaten aus Ihrem System aus. So lässt sich der Weg jedes Vertrags von der ersten Anfrage bis zur Unterzeichnung und darüber hinaus rekonstruieren. Der tatsächliche Prozessablauf wird sichtbar, einschließlich Abweichungen, Engpässen und Schleifen durch Nacharbeit.

Durch die Analyse von Aktivitäten wie Contract Request Initiated, Internal Review Performed, Legal Review Conducted, Counterparty Negotiation Started und Contract Executed/Signed zeigt Process Mining genau, wo Verzögerungen entstehen. Es unterscheidet zwischen üblichen Abläufen und häufigen Ausnahmen, macht sichtbar, welche Beteiligten Engpässe verursachen, und beziffert die Auswirkungen auf die Vertragszykluszeit. So können Sie statt auf Vermutungen auf präzise, datenbasierte Maßnahmen zur Verbesserung des Vertragsmanagements setzen.

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung des Vertragslebenszyklus

Mit Process Mining und Ihren Conga-CLM-Daten können Sie mehrere wichtige Bereiche gezielt verbessern:

  • Vertragszykluszeiten verkürzen: Erkennen und beseitigen Sie unnötige Schritte, häufige Ablehnungen und lange Wartezeiten in Prüfungs- und Freigabe-Workflows. So verkürzen Sie die Zykluszeit im Vertragsmanagement, schließen Geschäfte schneller ab und realisieren Umsätze früher.
  • Compliance und Risikominderung verbessern: Entdecken Sie Fälle, in denen Verträge vorgeschriebene rechtliche oder interne Prüfungen umgehen. Überwachen Sie vertragliche Verpflichtungen und stellen Sie deren Einhaltung sicher, um rechtliche Risiken und finanzielle Sanktionen deutlich zu verringern.
  • Workflows vereinfachen: Decken Sie doppelte Aktivitäten, parallele Abläufe auf, die nacheinander stattfinden sollten, und Schritte auf, die sich automatisieren lassen. Optimieren Sie den Ablauf, damit jeder Vertrag effizient durch seinen Lifecycle geführt wird.
  • Ressourcen besser einsetzen: Erkennen Sie, welche Teams oder Personen im Vertragsmanagement überlastet oder nicht ausgelastet sind. So können Sie Arbeitslasten besser verteilen und Ressourcen gezielter planen.
  • Verhandlungsstrategien verbessern: Analysieren Sie, wie sich unterschiedliche Verhandlungstaktiken oder Vertragsklauseln auf Bearbeitungszeit und Erfolgsquote auswirken. Die Ergebnisse liefern eine datenbasierte Grundlage für künftige Strategien.

Erwartete Ergebnisse und messbare Vorteile

Mit Process Mining für das Vertragsmanagement in Conga CLM können Sie konkrete, messbare Verbesserungen erzielen:

  • Verträge schneller abschließen: Verkürzen Sie die Zeit für Bearbeitung, Verhandlung und Abschluss von Verträgen deutlich. So beschleunigen Sie Geschäftsabläufe und verkürzen die Zeit bis zur Markteinführung.
  • Betriebskosten senken: Verringern Sie den manuellen Aufwand und Rechtskosten für langwierige Verhandlungen. Vermeiden Sie außerdem Sanktionen aufgrund von Verstößen gegen Vorgaben.
  • Compliance stärken: Stellen Sie sicher, dass interne Richtlinien und externe Vorschriften konsequent eingehalten werden. Das stärkt die rechtliche und ethische Position Ihres Unternehmens.
  • Transparenz und Kontrolle verbessern: Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über alle Aspekte Ihres Vertragsmanagements. So treffen Sie datengetriebene Entscheidungen und verbessern Ihre Abläufe kontinuierlich.
  • Beziehungen zu Beteiligten verbessern: Wenn Verträge schneller abgeschlossen werden, profitieren sowohl interne Abteilungen als auch externe Vertragspartner von einer besseren Zusammenarbeit.

So starten Sie mit der Prozessoptimierung

Mit Process Mining optimieren Sie das Vertragsmanagement in Conga CLM nicht nur im Hinblick auf die Effizienz. Sie stärken auch Ihre Wettbewerbsposition, mindern Risiken und fördern bessere Geschäftsbeziehungen. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen Ihnen, wirkungsvolle Änderungen zu erkennen und umzusetzen. Wenn Sie den tatsächlichen Weg Ihrer Verträge verstehen, können Sie fundierte Entscheidungen treffen und das Vertragsmanagement von einem möglichen Engpass zu einem strategischen Vorteil entwickeln.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verträge bleiben häufig lange in Prüfungs- und Freigabe-Workflows hängen. Dadurch werden Fristen versäumt und Umsätze später verbucht. Das beeinträchtigt die Flexibilität des Unternehmens, kann die Beziehungen zu Vertragspartnern belasten und wichtige Vorhaben verzögern, die von unterzeichneten Vereinbarungen abhängen. ProcessMind visualisiert die tatsächlichen Abläufe von Verträgen in Conga CLM und zeigt, an welchen Stellen Freigaben ins Stocken geraten oder Schleifen entstehen. Die Lösung beziffert Verzögerungen und macht sichtbar, welche Freigabeschritte oder Teams Engpässe verursachen. So können Sie gezielt optimieren und Vertragszyklen verkürzen.

Verträge weichen häufig von den vorgesehenen Verhandlungs- und Freigabeabläufen ab. Das führt zu uneinheitlichen Vertragsbedingungen, höheren Risiken und möglichen Verstößen gegen interne Richtlinien. Manuelle Kontrollen reichen oft nicht aus, um solche spontanen Abweichungen zu erkennen, was die Governance beeinträchtigt. ProcessMind deckt alle Abweichungen vom vorgesehenen Vertragsprozess in Conga CLM auf. Die Lösung zeigt genau, wo und warum sie auftreten, und hilft, Ursachen wie fehlende Schulungen oder Probleme bei der Systemkonfiguration zu erkennen. So stärken Sie Governance und einheitliche Abläufe.

Den aktuellen Status eines Vertrags während seines gesamten Ablaufs nachzuverfolgen, ist oft schwierig. Dadurch bleibt unklar, wie weit Verhandlung, Freigabe und Unterzeichnung fortgeschritten sind. Diese fehlende Transparenz erschwert verlässliche Prognosen, die frühzeitige Behebung von Problemen und eine effiziente Ressourcenplanung. ProcessMind zeigt den gesamten Weg jedes Vertrags in Conga CLM. Benutzer sehen sofort den aktuellen Status, erkennen Verzögerungen und verstehen Abhängigkeiten. Das ermöglicht eine vorausschauende Steuerung und fundierte Entscheidungen im gesamten Unternehmen.

Wichtige Fristen für Vertragsverlängerungen, Ablaufdaten oder bestimmte Verpflichtungen werden häufig übersehen. Das kann zu Umsatzeinbußen, automatischen Verlängerungen zu ungünstigen Bedingungen oder Compliance-Verstößen führen. Mögliche Folgen sind hohe Sanktionen, Reputationsschäden und vermeidbare finanzielle Risiken. ProcessMind analysiert Vertragsattribute wie Ablaufdaten und zugehörige Aktivitäten in Conga CLM, um Verträge zu erkennen, bei denen wichtige Meilensteine gefährdet sind. Die Lösung weist frühzeitig auf mögliche Probleme hin. So können Teams rechtzeitig handeln, kostspielige Versäumnisse vermeiden und die Compliance verbessern.

Rechtliche und interne Prüfungen umfassen häufig mehrere Überarbeitungsrunden, umfangreiche Abstimmungen und lange Verzögerungen. Dadurch verlängert sich die gesamte Vertragszykluszeit. Wertvolle Ressourcen aus Rechts- und Fachabteilungen werden unnötig gebunden, während wichtige Geschäftsabläufe langsamer vorankommen. ProcessMind visualisiert Prüfschleifen und Nacharbeit im Conga-CLM-Workflow und beziffert den Zeitaufwand für jede Phase. Die Lösung zeigt, welche Prüfaktivitäten oder Abteilungen Ineffizienzen verursachen. So können Sie Prüfprozesse vereinfachen und Ressourcen entlasten.

Häufige und umfangreiche Änderungen an Vertragsentwürfen deuten auf unklare Erstentwürfe, unterschiedliche Erwartungen oder eine ungeeignete Verhandlungsstrategie hin. Sie verlängern die Verhandlungsphase, erhöhen den Verwaltungsaufwand und führen zu längeren Vertragszyklen. ProcessMind erfasst die

Abweichungen von rechtlichen oder internen Vorgaben während des Vertragslebenszyklus können erhebliche Compliance-Risiken, Probleme bei Audits und finanzielle Sanktionen nach sich ziehen. Die Einhaltung komplexer Vorschriften und interner Richtlinien stellt Unternehmen laufend vor Herausforderungen. ProcessMind vergleicht tatsächliche Vertragsabläufe in Conga CLM mit vorgegebenen Compliance-Modellen und weist auf Abweichungen oder nicht konforme Aktivitäten hin. Die Lösung erstellt einen auditfähigen Nachweis aller Vertragsaktivitäten. So können Unternehmen Verstöße frühzeitig angehen und sich auf Audits vorbereiten.

Verträge werden nach ihrer Unterzeichnung nicht immer vollständig ausgeschöpft oder optimiert. Dadurch bleiben Umsatzchancen ungenutzt, Vertragsbedingungen werden nicht ausreichend genutzt oder Verpflichtungen übersehen, was die finanzielle Leistung beeinträchtigt. Die Überwachung von Verpflichtungen und Leistungen nach der Unterzeichnung erfolgt häufig manuell und in getrennten Systemen. Durch die Analyse von Aktivitäten wie

Wiederkehrende Aufgaben, manuelle Dateneingabe und fragmentierte Systeme verursachen im Vertragsmanagement einen hohen Verwaltungsaufwand. Dadurch fehlt Mitarbeitenden Zeit für strategische Aufgaben, während die Betriebskosten steigen und Vertragsprozesse langsamer werden. ProcessMind beziffert Häufigkeit und Dauer manueller Schritte im Conga-CLM-Prozess und zeigt, wo sich Automatisierung oder eine Vereinfachung der Abläufe anbietet. Die Lösung macht Engpässe durch manuelle Übergaben sichtbar. So können Sie Betriebskosten senken und Ressourcen gezielter einsetzen.

Die Leistung der Vertragsverantwortlichen unterscheidet sich deutlich hinsichtlich Zykluszeiten, Einhaltung der Abläufe und fristgerechter Umsetzung von Vertragsmeilensteinen. Diese Unterschiede können zu unvorhersehbaren Ergebnissen, höheren Betriebsrisiken und einer ungleichmäßigen Arbeitsverteilung führen. ProcessMind analysiert Vertragsattribute wie „Contract Owner“ anhand von Leistungskennzahlen, die aus Aktivitäten in Conga CLM abgeleitet werden. Die Lösung zeigt besonders leistungsstarke Bereiche und Verbesserungsmöglichkeiten auf. So können Sie gezielte Schulungen anbieten, bewährte Vorgehensweisen teilen und das Vertragsmanagement einheitlicher gestalten.

Verzögerungen im Vertragslebenszyklus sind oft sichtbar. Warum sich bestimmte Verträge oder Phasen regelmäßig in die Länge ziehen, bleibt jedoch häufig unklar und beruht auf Einzelfallberichten. Ohne eine genaue Ursachenanalyse bleiben Verbesserungsmaßnahmen oft oberflächlich und wirkungslos. ProcessMind analysiert Event-Log-Daten aus Conga CLM und setzt Verzögerungen mit bestimmten Aktivitäten, Attributen wie „Contract Type“ oder „Department“ sowie der Beteiligung von Ressourcen in Beziehung. So werden die tatsächlichen Ursachen ineffizienter Abläufe sichtbar und gezielte Maßnahmen möglich.

Ohne datenbasierte Erkenntnisse zu bisherigen Ergebnissen und Prozessabweichungen lassen sich Verhandlungsstrategien möglicherweise nicht optimal gestalten. Das kann zu ungünstigeren Bedingungen oder längeren Verhandlungszyklen führen. Welche Vorgehensweisen sich für bestimmte Vertragstypen oder Vertragspartner bewähren, ist oft schwer zu beurteilen. ProcessMind analysiert verhandlungsbezogene Aktivitäten und Attribute wie „Contract Value“ und „Counterparty Name“ in Conga CLM. So werden Muster erfolgreicher und schwieriger Verhandlungen sichtbar. Diese Daten helfen Ihnen, Verhandlungsstrategien und Templates zu verbessern und den Vertragswert zu steigern.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit zu verkürzen, die ein Vertrag von der ersten Anfrage bis zum Abschluss für alle Freigabeschritte benötigt. Das reduziert die Zeit bis zur Markteinführung von Geschäften, verbessert die Kundenzufriedenheit und setzt Ressourcen frei, indem unnötige Verzögerungen im Vertragsmanagement in Conga CLM beseitigt werden. ProcessMind deckt Engpässe in Prüfungs- und Freigabe-Workflows auf und zeigt, welche Phasen oder Personen Verzögerungen verursachen. Die Lösung macht außerdem Prozessvarianten sichtbar, die einen schnelleren Durchlauf ermöglichen. Anhand der tatsächlichen Abläufe erkennen Sie, wo sich Zykluszeiten verlängern, und können gezielte Verbesserungen umsetzen, um sie um 20 bis 40 % oder mehr zu senken.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Verträge den festgelegten, konformen Workflows folgen und Abweichungen möglichst selten auftreten. Eine konsequente Einhaltung senkt rechtliche und finanzielle Risiken, macht das Vertragsmanagement in Conga CLM besser planbar und stärkt die Governance. ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlichen Prozessabläufe und hebt nicht genehmigte Schritte sowie übersprungene Freigaben hervor. Die Lösung visualisiert Compliance-Lücken. So können Unternehmen standardisierte Workflows durchsetzen, Ursachen für Verstöße erkennen und die Einhaltungsquote erhöhen, indem sie Abweichungen in Echtzeit identifizieren.

Ziel ist ein vollständiger Überblick über den Weg jedes Vertrags, von der Initiierung bis zur Beendigung oder Verlängerung. Mehr Transparenz hilft Beteiligten, den aktuellen Vertragsstatus zu verstehen, nächste Schritte vorherzusehen und fundierte Entscheidungen zu treffen. So lässt sich die Unsicherheit im Vertragsmanagement in Conga CLM deutlich verringern. ProcessMind rekonstruiert den gesamten Lebenszyklus jedes Vertrags und zeigt die tatsächlichen Abläufe sowie die Dauer jeder Aktivität. Dashboards und Analysen machen Fortschritte, Leerlaufzeiten und Abhängigkeiten sichtbar. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick darüber, wie Verträge durch das Unternehmen laufen, und erkennen Optimierungsmöglichkeiten.

Ziel ist es, den Anteil der Verträge zu erhöhen, die vor ihrem Ablauf proaktiv verlängert oder beendet werden. Werden wichtige Termine versäumt, kann das zu Umsatzeinbußen oder unbeabsichtigten automatischen Verlängerungen führen. Deshalb ist eine fristgerechte Bearbeitung für ein wirksames Vertragsmanagement und die Ausschöpfung des Werts von Conga CLM entscheidend. ProcessMind überwacht Vertragsablaufdaten und erkennt anhand der Aktivitäten vor einer Verlängerung sowie deren zeitlicher Abfolge, welche Abläufe dazu führen, dass Verlängerungsfristen versäumt werden. Die Lösung hilft, gefährdete Verträge frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen einzuleiten. So können Sie die Verlängerungsquote um 15 bis 25 % steigern und Geschäftsbeziehungen fortführen.

Ziel ist es, rechtliche und fachliche Prüfungen im Freigabeprozess effizienter und schneller zu gestalten. Lange, wiederholte Prüfungszyklen sind wichtige Engpässe. Sie verlängern Vertragszyklen unmittelbar und beeinträchtigen die Effizienz des Vertragsmanagements in Conga CLM. ProcessMind analysiert die Aktivitäten und Übergaben in den Prüfungsphasen. Die Lösung zeigt wiederkehrende Aufgaben, übermäßige Abstimmungen und unnötige Beteiligte auf. So erkennen Sie Ansatzpunkte für eine Neugestaltung der Abläufe, verkürzen Prüfungszeiten durch eine bessere Reihenfolge der Aktivitäten und verbessern die Zusammenarbeit.

Ziel ist es, die Zahl der Überarbeitungen eines Vertrags während der Verhandlungen zu senken, sowohl intern als auch mit Vertragspartnern. Zu viele Änderungen verlängern die Verhandlungsphase, erhöhen die Rechtskosten und verzögern den Vertragsabschluss. Das beeinträchtigt die Effizienz des Vertragsmanagements in Conga CLM. ProcessMind erkennt Muster bei Änderungen an Vertragsentwürfen und setzt sie mit bestimmten Vertragstypen, Klauseln oder Verhandlungsphasen in Beziehung. Wenn die Ursachen wiederholter Überarbeitungen bekannt sind, können Unternehmen Templates und Verhandlungsstrategien verbessern, die Zahl der Überarbeitungsrunden senken und Verträge schneller abschließen.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle unterzeichneten Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus rechtliche, regulatorische und interne Vorgaben erfüllen. Mangelnde Compliance setzt Unternehmen erheblichen rechtlichen Risiken, Sanktionen und Reputationsschäden aus. Sie ist daher ein zentraler Aspekt des Vertragsmanagements in Conga CLM. ProcessMind vergleicht die tatsächliche Ausführung von Prozessen mit Compliance-Modellen und erkennt Fälle, in denen Vertragsbedingungen oder Verpflichtungen nicht gemäß den festgelegten Regeln erfüllt werden. Die Lösung zeigt Abweichungen und ihre Auswirkungen auf. So können Sie Risiken frühzeitig mindern und die Compliance für alle Verträge einheitlich sicherstellen.

Ziel ist es, den vollen Nutzen aus den Bedingungen jedes Vertrags zu ziehen, von finanziellen Vorteilen bis hin zu effizienteren Abläufen. Wird der Vertragswert nicht optimal ausgeschöpft, bleiben Chancen ungenutzt und Ressourcen werden verschwendet. Das unterstreicht die Bedeutung eines wirksamen Vertragsmanagements in Conga CLM. ProcessMind kann die Umsetzung wichtiger vertraglicher Verpflichtungen verfolgen und erwartete Ergebnisse mit den tatsächlichen Resultaten vergleichen. Indem die Lösung Prozessschritte mit Wertkennzahlen in Beziehung setzt, erkennt sie Ineffizienzen und ungenutzte Chancen nach dem Vertragsabschluss. So können Sie den Wert jeder Vereinbarung bestmöglich ausschöpfen.

Ziel ist es, den Arbeitsaufwand für wiederkehrende Aufgaben im Vertragsmanagement zu verringern und dadurch die Betriebskosten zu senken. Ein hoher manueller Aufwand führt häufig zu Fehlern, Verzögerungen und höheren Kosten. Deshalb sind Automatisierung und effiziente Abläufe für das Vertragsmanagement in Conga CLM wichtig. ProcessMind analysiert Event Logs und zeigt Aktivitäten auf, die häufig manuell wiederholt werden oder übermäßig viel menschliches Eingreifen erfordern. Die Lösung identifiziert geeignete Ansatzpunkte für Automatisierung oder eine Neugestaltung der Abläufe. So können Unternehmen ihre Prozesse vereinfachen, den Verwaltungsaufwand senken und Kosten sparen.

Ziel ist eine einheitliche, hochwertige Leistung aller Vertragsverantwortlichen bei der Verwaltung ihrer Verträge. Unterschiede in der Leistung können zu abweichenden Vertragszykluszeiten, Compliance-Problemen und ungünstigen Ergebnissen führen. Das beeinträchtigt die Wirksamkeit des Vertragsmanagements in Conga CLM. ProcessMind analysiert Kennzahlen wie Zykluszeiten, Prozesseinhaltung und Aufgabenerledigung für die Verträge der jeweiligen Verantwortlichen. Die Lösung zeigt bewährte Vorgehensweisen und gezielten Schulungsbedarf auf. So fördern Sie eine gleichbleibend hohe Leistung im gesamten Unternehmen.

Ziel ist es, die Ursachen von Verzögerungen im Vertragsmanagement schnell zu erkennen. Eine zügige und präzise Ursachenanalyse ist wichtig, um wirksame Lösungen umzusetzen und wiederkehrende Probleme zu vermeiden. So lässt sich die Effizienz des Vertragsmanagements in Conga CLM insgesamt verbessern. ProcessMind hebt Abweichungen und Engpässe hervor, die zu Verzögerungen führen, und ermittelt mithilfe fortschrittlicher Algorithmen die verantwortlichen Aktivitäten, Ressourcen oder Prozessabweichungen. Das verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Diagnose erheblich und ermöglicht eine schnellere, wirksamere Problemlösung.

Ziel ist es, Vertragsverhandlungen wirksamer zu gestalten, damit bessere Bedingungen, schnellere Einigungen und stärkere Geschäftsbeziehungen entstehen. Gute Verhandlungsergebnisse wirken sich unmittelbar auf Umsatz, Kosten und Risikoprofile aus und sind daher für ein erfolgreiches Vertragsmanagement in Conga CLM wichtig. ProcessMind analysiert die verschiedenen Abläufe und Überarbeitungsrunden während der Verhandlungsphase und setzt sie mit Ergebnissen wie Zykluszeit, Zahl der Änderungen am Vertragsentwurf und endgültigem Vertragswert in Beziehung. Die Lösung zeigt Verhandlungsmuster, erfolgreiche Strategien und ineffiziente Abläufe auf. Diese datenbasierten Erkenntnisse helfen Ihnen, Verhandlungstaktiken zu verbessern und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Der Verbesserungsprozess für das Vertragsmanagement in 6 Schritten

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Template herunterladen
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Daten exportieren
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Ihren Datensatz hochladen
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Ihren Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Ihren Prozess überwachen
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Was zu tun ist

Laden Sie das speziell für die Analyse von Vertragsmanagementprozessen entwickelte Excel-Template herunter. Es bietet die passende Struktur für Ihre Daten aus Conga CLM.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit der richtigen Datenstruktur von Anfang an wird Process Mining genauer und effizienter. Das spart Zeit und verhindert Inkonsistenzen in den Daten.

Erwartetes Ergebnis

Ein Excel-Template, das speziell für die Erfassung wichtiger Vertragsmanagementdaten aus Conga CLM formatiert ist.

DAS ERWARTET SIE

Verborgene Engpässe in Vertragszyklen sichtbar machen

ProcessMind wandelt komplexe Vertragsdaten in übersichtliche Visualisierungen um, die den tatsächlichen Ablauf jeder Vereinbarung zeigen. So erkennen Sie Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale schnell.
  • Tatsächliche Vertragsabläufe in Conga CLM visualisieren
  • Engpässe und Verzögerungen bei Genehmigungen erkennen
  • Compliance-Risiken und Abweichungen identifizieren
  • Vertragszyklen verkürzen und den Durchsatz erhöhen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienz und Compliance im Contract Management verbessern

Diese Ergebnisse zeigen die messbaren Verbesserungen, die Unternehmen durch Process Mining in ihren Contract-Management-Workflows in Conga CLM erzielen. Die Contract-ID dient als Case-ID, um Engpässe zu erkennen und den gesamten Vertragslebenszyklus von der Anbahnung bis zur Verlängerung zu optimieren.

0 % faster
Freigaben beschleunigen

Kürzere Vertragsfreigabezyklen

Wenn Unternehmen Engpässe im Freigabe-Workflow erkennen und beseitigen, verkürzt sich die Zeit bis zum Vertragsabschluss deutlich. Dadurch kommen Geschäfte schneller zum Abschluss.
0 % increase
Compliance konsequenter einhalten

Prozessstandards besser einhalten

Process Mining zeigt Abweichungen von standardisierten Vertrags-Workflows. Teams können dadurch bevorzugte Abläufe fördern und sicherstellen, dass wichtige Compliance-Prüfungen regelmäßig stattfinden.
0 % decrease
Kosten für Nacharbeit senken

Weniger Verwaltungs- und Verhandlungsaufwand

Wer die Ursachen für umfangreiche Vertragsänderungen und wiederholte Nacharbeit kennt, kann unnötige Aufgaben reduzieren. Das senkt den manuellen Aufwand und die damit verbundenen Verwaltungskosten über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg.
0 x faster
Bessere Einblicke in die Abläufe

Engpässe im Prozess schneller erkennen

Verschaffen Sie sich einen transparenten Überblick über jeden Schritt Ihrer Vertragsprozesse. So erkennen Sie Verzögerungen und deren Ursachen schneller und können fundierter entscheiden und frühzeitig Maßnahmen ergreifen.
0 % uplift
Verlängerungsquote steigern

Mehr Verträge fristgerecht verlängern

Wenn Unternehmen den Ablauf bis zur Vertragsverlängerung verstehen, können sie rechtzeitig Maßnahmen ergreifen. So lassen sich Verträge vor Ablauf verlängern und Umsatzverluste sowie Unterbrechungen von Leistungen vermeiden.
0 % shorter
Verhandlungen effizienter gestalten

Kürzere Verhandlungszyklen

Die Analyse von Verhandlungsmustern und Vertragsänderungen macht Ineffizienzen sichtbar. So lassen sich Vereinbarungen schneller abschließen und bessere Ergebnisse mit den Vertragspartnern erzielen.

Die Ergebnisse können je nach Organisationsstruktur, Prozesskomplexität und Datenqualität variieren. Die Zahlen veranschaulichen typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Contract-Management-Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung jedes Vertrags, die als primäre Case-ID dient.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Kennung bildet die Grundlage für die Analyse des gesamten Vertragslebenszyklus. Sie verknüpft zusammengehörige Aktivitäten zu einem Case und ermöglicht so Process-Mining-Analysen.

Der Name des konkreten Geschäftsereignisses oder Task, der im Vertragslebenszyklus stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut definiert die Prozessschritte. Es bildet die Grundlage der Prozesslandkarte und ermöglicht die Analyse von Workflow, Abweichungen und Aktivitätshäufigkeit.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen die Aktivität begonnen hat oder stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut liefert die chronologische Abfolge der Events. Diese ist unverzichtbar, um zeitbasierte Kennzahlen zu berechnen, Engpässe zu erkennen und die Prozessleistung zu verstehen.

Datum und Uhrzeit, zu denen eine Aktivität abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich die Verarbeitungszeiten von Aktivitäten genau berechnen. Das ist entscheidend, um zeitbedingte Engpässe zu erkennen und die Ressourceneffizienz zu analysieren.

Der Benutzer oder Mitarbeitende, der für die Verwaltung des Vertrags über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie die Leistung nach Benutzer analysieren und Spitzenleistungen, Schulungsbedarf sowie Probleme bei der Arbeitsverteilung erkennen.

Die Klassifizierung des Vertrags, zum Beispiel NDA, MSA oder SOW.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie den Prozess segmentieren und Workflows, Zykluszeiten sowie Engpässe verschiedener Vertragskategorien wie NDAs und MSAs vergleichen.

Der gesamte Geldwert des Vertrags.

Warum das wichtig ist

So können Sie Prozesse wertorientiert analysieren, Verbesserungen für Verträge mit hohem Wert priorisieren und deren Auswirkungen auf das Unternehmen nachvollziehen.

Die aktuelle Phase im Lebenszyklus des Vertrags, zum Beispiel 'Entwurf', 'In Freigabe' oder 'Abgeschlossen'.

Warum das wichtig ist

Der Status zeigt die aktuelle Phase des Vertrags. Das ist hilfreich, um aktive Cases zu filtern und zu analysieren sowie die Verteilung der Prozesszustände zu verstehen.

Das Datum, an dem der Vertrag voraussichtlich ausläuft.

Warum das wichtig ist

Dieses Datum ist für die vorausschauende Vertragsverwaltung entscheidend. Dashboards zu anstehenden Vertragsabläufen helfen, versäumte Verlängerungen und Umsatzverluste zu vermeiden.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität markiert den formellen Beginn des Vertragslebenszyklus: Im System wird ein neuer Vertragseintrag angelegt. In der Regel wird sie als explizites Event erfasst, wenn ein Benutzer in Conga CLM ein neues Contract-Objekt erstellt.

Warum das wichtig ist

Als Ausgangspunkt jedes Vertrags ist diese Aktivität entscheidend für die Messung der durchgängigen Zykluszeit. Sie ermöglicht die Analyse der Anzahl und Arten der eingeleiteten Verträge.

Diese Aktivität zeigt an, dass die Rechtsabteilung die Prüfung des Vertrags abgeschlossen hat. Sie kann als expliziter Freigabeschritt in einem Workflow erfasst oder aus einer Statusänderung wie „Juristische Prüfung abgeschlossen“ abgeleitet werden.

Warum das wichtig ist

Die juristische Prüfung als eigene Phase zu erfassen, ist wichtig, um einen häufigen Engpass zu analysieren. Das unterstützt die KPI „Durchschnittliche Dauer der juristischen Prüfung“ und hilft, die Ressourcen der Rechtsabteilung besser einzusetzen.

Dieser Meilenstein zeigt an, dass der Vertrag alle erforderlichen internen Freigaben erhalten hat und unterschrieben werden kann. In der Regel ist dies der letzte Schritt eines mehrstufigen Salesforce Approval Process.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein schließt die interne Prüfung und Freigabe ab. Er markiert den Endpunkt für die Messung der KPI „Durchschnittliche Dauer der Vertragsfreigabe“.

Bei dieser entscheidenden Aktivität haben alle Parteien den Vertrag rechtsgültig unterzeichnet, sodass eine verbindliche Vereinbarung entsteht. In Conga CLM integrierte E-Signatur-Lösungen wie Conga Sign erzeugen ein explizites Event mit Timestamp.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den erfolgreichen Abschluss des Prozesses bis zur Unterzeichnung. Sie ist ein wichtiger Meilenstein für Kennzahlen wie die „Vertragsabschlussquote“ und gilt häufig als abschließendes Event des Happy Path.

Der Vertrag tritt in Kraft und wird innerhalb der Organisation wirksam. Dadurch werden Verpflichtungen und Ansprüche ausgelöst. In der Regel wird diese Aktivität aus einer Statusänderung von „Unterzeichnet“ zu „Aktiv“ abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den Beginn des Vertragslebenszyklus nach der Unterzeichnung. Sie löst das Management von Verpflichtungen und die Leistungsüberwachung aus.

Diese Aktivität markiert die vorzeitige Beendigung eines Vertrags vor seinem Ablaufdatum, die durch eine bestimmte Aktion ausgelöst wird. Erfasst wird sie durch eine Statusänderung des Vertrags zu „Beendet“.

Warum das wichtig ist

Als wichtiger Endstatus helfen Beendigungs-Events dabei, die Quote und die Gründe für Vertragsabbrüche zu verstehen. Sie bilden einen eindeutigen, wenn auch häufig negativen, Abschluss des Prozesses.

Bezeichnet das reguläre Ende des Vertragslebenszyklus, wenn der Vertrag sein Ablaufdatum erreicht, ohne verlängert oder beendet zu werden. Dieses Event wird nicht explizit protokolliert, sondern aus den Vertragsdaten abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert das geplante Ende des Vertragslebenszyklus. Die Analyse abgelaufener Verträge hilft, Verlängerungsmöglichkeiten und das gesamte Vertragsportfolio besser zu verstehen.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining macht den tatsächlichen Ablauf Ihres Contract-Management-Prozesses in Conga CLM sichtbar und zeigt Engpässe, Abweichungen und Compliance-Lücken auf. So können Sie Freigabezyklen optimieren, die Transparenz erhöhen und Verlängerungen fristgerecht bearbeiten. Das trägt zu effizienteren Abläufen bei.

Für den Einstieg benötigen Sie Event Logs mit den Aktionen an Verträgen, den zugehörigen Timestamps und der Contract-ID als Case-ID. Zu den wichtigsten Daten gehören Aktivitätsnamen, Timestamps, Benutzer-IDs und die eindeutige Kennung jedes Vertrags.

Erste Erkenntnisse lassen sich oft innerhalb weniger Wochen gewinnen, nachdem die Datenextraktion und -übernahme abgeschlossen sind. Dabei werden häufig sofort Engpässe und Abweichungen sichtbar. Eine tiefergehende Analyse und nachhaltige Verbesserungsmaßnahmen erstrecken sich in der Regel über mehrere Monate, abhängig von Komplexität und Umfang.

Process Mining bildet jeden Schritt Ihres Freigabe-Workflows präzise ab. Dabei wird sichtbar, wo Verzögerungen auftreten, wer beteiligt ist und welche Aktivitäten Engpässe verursachen. Diese datengetriebenen Erkenntnisse helfen Ihnen, die Ursachen zu ermitteln und gezielte Verbesserungen zur Verkürzung der Zykluszeiten umzusetzen.

Neben effizienteren Abläufen unterstützt Process Mining die Einhaltung vertraglicher Vorgaben, indem es Risiken aufzeigt. Erkenntnisse aus früheren Prozessen helfen, bessere Verhandlungsergebnisse zu erzielen und den Vertragswert auszuschöpfen. Durch effizientere Abläufe sinken außerdem der manuelle Aufwand und die Verwaltungskosten.

Ja. Datensicherheit hat hohe Priorität. Process-Mining-Plattformen setzen in der Regel Verschlüsselung und Zugriffskontrollen ein. Sensible Daten können vor der Analyse außerdem anonymisiert oder pseudonymisiert werden, um Datenschutz und Compliance zu gewährleisten.

Process-Mining-Tools werden zwar immer einfacher zu bedienen, doch technische Kenntnisse sind bei der Datenextraktion und -transformation sowie bei der ersten Modelleinrichtung hilfreich. Grundkenntnisse zu Datenstrukturen und IT-Systemen sowie Prozesswissen erleichtern die Einführung.

Ja. Process Mining vergleicht den tatsächlichen Ablauf, der sich aus Ihren Conga-CLM-Daten ergibt, mit Ihrem Sollprozess oder dokumentierten Prozessmodell und macht alle Abweichungen sichtbar. So können Sie schnell erkennen und beheben, wenn der Prozess nicht wie vorgesehen eingehalten wird.

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