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Verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung von Conga CLM-Verträgen.
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Verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement
Herausforderungen (12) Ziele (12) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Vertragsmanagement in Conga CLM für Effizienz optimieren

Komplexe Vertragsmanagementprozesse führen oft zu Genehmigungsengpässen und erhöhten Compliance-Risiken. Unsere Plattform hilft Ihnen, versteckte Ineffizienzen schnell zu identifizieren und deren Auswirkungen zu verstehen. Indem wir diese kritischen Bereiche aufzeigen, können Sie schnellere Vertragszyklen und eine stärkere Einhaltung organisatorischer Verpflichtungen sicherstellen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum Vertragsmanagement in Conga CLM optimieren?

Vertragsmanagement ist das Rückgrat jeder Geschäftsbeziehung, da es Vereinbarungen formalisiert, Verpflichtungen definiert und Risiken mindert. Innerhalb von Systemen wie Conga CLM können diese Prozesse zahlreiche Stakeholder, komplexe Verhandlungszyklen und strenge Compliance-Anforderungen umfassen. Ohne ein klares, datengestütztes Verständnis des tatsächlichen Vertragsflusses kämpfen Organisationen jedoch oft mit Ineffizienzen.

Die wahren Kosten eines unoptimierten Vertragsmanagementprozesses gehen weit über den Verwaltungsaufwand hinaus. Sie umfassen verlängerte Verkaufszyklen aufgrund langsamer Vertragsausführung, erhöhte rechtliche Risiken durch übersehene Klauseln oder Nichteinhaltung, verpasste Umsatzchancen durch verzögerte Verlängerungen und angespannte Beziehungen zu Partnern und Kunden. Die Identifizierung und Behebung dieser Ineffizienzen ist nicht nur für die operative Effizienz entscheidend, sondern auch zum Schutz Ihres Unternehmens und zur Sicherstellung strategischer Agilität.

Wie Process Mining das Vertragsmanagement in Conga CLM transformiert

Process Mining bietet eine leistungsstarke, objektive Perspektive auf Ihre Vertragsmanagement-Operationen innerhalb von Conga CLM. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, extrahiert es tatsächliche Event-Daten aus Ihrem System und rekonstruiert die vollständige Reise jedes Vertrags von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Ausführung und darüber hinaus. Dieser Ansatz deckt den wahren Prozessfluss auf und hebt jede Abweichung, jeden Engpass und jede Nacharbeitschleife hervor.

Durch die Analyse von Aktivitäten wie Vertragsanfrage initiiert, Interne Überprüfung durchgeführt, Rechtliche Prüfung durchgeführt, Verhandlung mit Gegenpartei begonnen und Vertrag ausgeführt/unterzeichnet identifiziert Process Mining genau, wo Verzögerungen auftreten. Es kann zwischen Standardpfaden und häufigen Ausnahmen unterscheiden, spezifische Stakeholder identifizieren, die Engpässe verursachen, und den Einfluss jeder Ineffizienz auf Ihre Vertragsdurchlaufzeit quantifizieren. Dies ermöglicht es Ihnen, von Vermutungen zu präzisen, datengestützten Interventionen überzugehen, um das Vertragsmanagement zu verbessern.

Hauptverbesserungsbereiche in Ihrem Vertragslebenszyklus

Die Anwendung von Process Mining auf Ihre Conga CLM-Daten erschließt mehrere kritische Verbesserungsbereiche:

  • Reduzierung der Vertragsdurchlaufzeiten: Identifizieren und eliminieren Sie unnötige Schritte, häufige Ablehnungen oder längere Wartezeiten in Überprüfungs- und Genehmigungs-Workflows. Dies adressiert direkt, wie die Vertragsmanagement-Durchlaufzeit reduziert werden kann, was zu schnelleren Geschäftsabschlüssen und einer schnelleren Umsatzrealisierung führt.
  • Verbesserung von Compliance und Risikominderung: Entdecken Sie Fälle, in denen Verträge von obligatorischen rechtlichen oder internen Überprüfungsphasen abweichen. Stellen Sie sicher, dass alle vertraglichen Verpflichtungen überwacht und erfüllt werden, wodurch das rechtliche Risiko und finanzielle Strafen erheblich reduziert werden.
  • Optimierung von Workflows: Decken Sie redundante Aktivitäten, parallele Pfade, die sequenziell sein sollten, oder Schritte auf, die automatisiert werden können. Optimieren Sie den Fluss, um einen reibungslosen, effizienten Verlauf jedes Vertrags durch seinen Lebenszyklus sicherzustellen.
  • Optimierung der Ressourcenallokation: Gewinnen Sie Einblicke, welche Teams oder Personen im Vertragsmanagementprozess überlastet oder unterausgelastet sind, was eine bessere Workload-Balance und Ressourcenplanung ermöglicht.
  • Verbesserung der Verhandlungsstrategien: Analysieren Sie die Auswirkungen verschiedener Verhandlungstaktiken oder Vertragsklauseln auf die gesamte Ausführungszeit und Erfolgsquote und liefern Sie Daten zur Verfeinerung zukünftiger Strategien.

Erwartete Ergebnisse und messbare Vorteile

Durch den Einsatz von Process Mining für das Vertragsmanagement in Conga CLM können Sie erhebliche, messbare Vorteile erwarten:

  • Schnellerer Vertragsdurchlauf: Drastische Reduzierung der Zeit, die für die Bearbeitung, Verhandlung und Ausführung von Verträgen benötigt wird, wodurch Geschäftsabläufe und Markteinführungszeiten beschleunigt werden.
  • Geringere Betriebskosten: Minimierung des manuellen Aufwands, Reduzierung der Rechtskosten im Zusammenhang mit langwierigen Verhandlungen und Vermeidung von Strafen aufgrund von Nichteinhaltung.
  • Stärkere Compliance-Position: Sicherstellung einer konsistenten Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften, wodurch die rechtliche und ethische Position Ihrer Organisation gestärkt wird.
  • Verbesserte Transparenz und Kontrolle: Unerreichte Einblicke in jeden Aspekt Ihres Vertragsmanagementprozesses, was datengestützte Entscheidungsfindung und kontinuierliche Verbesserung ermöglicht.
  • Verbesserte Beziehungen zu Stakeholdern: Eine beschleunigte Vertragsfinalisierung fördert bessere Beziehungen sowohl zu internen Abteilungen als auch zu externen Vertragspartnern.

Starten Sie Ihre Prozessoptimierungsreise

Die Optimierung des Vertragsmanagements in Conga CLM durch Process Mining ist mehr als nur Effizienz; es geht darum, einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen, Risiken zu mindern und stärkere Beziehungen zu fördern. Dieser Ansatz bietet Ihnen die Klarheit und umsetzbaren Erkenntnisse, die benötigt werden, um wirkungsvolle Änderungen zu identifizieren und umzusetzen. Indem Sie die wahre Reise Ihrer Verträge verstehen, können Sie fundierte Entscheidungen treffen, die Ihr Vertragsmanagement von einem potenziellen Engpass in einen strategischen Vorteil verwandeln.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verträge bleiben oft in langwierigen Überprüfungs- und Genehmigungs-Workflows stecken, was zu verpassten Fristen und verzögerter Umsatzrealisierung führt. Dies beeinträchtigt die Geschäftsagilität, kann Beziehungen zu Gegenparteien belasten und verzögert kritische Geschäftsinitiativen, die an ausgeführte Vereinbarungen gebunden sind. ProcessMind visualisiert die genauen Pfade, die Verträge in Conga CLM nehmen, und hebt hervor, wo Genehmigungen ins Stocken geraten oder Schleifen auftreten. Es quantifiziert Verzögerungen und identifiziert spezifische Genehmigungsschritte oder Teams, die Engpässe verursachen, was eine gezielte Optimierung und schnellere Vertragszyklen ermöglicht.

Verträge weichen häufig von standardisierten Verhandlungs- und Genehmigungspfaden ab, was zu inkonsistenten Bedingungen, erhöhter Risikoexposition und potenzieller Nichteinhaltung interner Richtlinien führt. Manuelle Überwachung reicht oft nicht aus, um diese Ad-hoc-Abweichungen zu erfassen, was die Governance beeinträchtigt. ProcessMind deckt alle Abweichungen vom idealen Conga CLM-Vertragsprozess auf. Es identifiziert genau, wo und warum Abweichungen auftreten, hilft bei der Ermittlung von Ursachen wie mangelnder Schulung oder Systemkonfigurationsproblemen und stärkt die Governance und Konsistenz.

Es ist schwierig, den Echtzeit-Status eines Vertrags während seines gesamten Verlaufs zu verfolgen, was zu Unsicherheit über den Fortschritt in den Verhandlungs-, Genehmigungs- und Ausführungsphasen führt. Diese mangelnde Transparenz behindert eine präzise Prognose, proaktive Problemlösung und effiziente Ressourcenplanung. ProcessMind bietet einen umfassenden, End-to-End-Blick auf den gesamten Vertragsverlauf innerhalb von Conga CLM. Benutzer können sofort den aktuellen Status sehen, Verzögerungen erkennen und Abhängigkeiten verstehen, was ein proaktives Management und fundierte Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen ermöglicht.

Kritische Fristen für Vertragsverlängerungen, -abläufe oder spezifische Verpflichtungen werden oft übersehen, was zu Umsatzverlusten, automatischen ungünstigen Verlängerungen oder Compliance-Verstößen führt. Dies kann erhebliche Strafen nach sich ziehen, den Ruf schädigen und unnötige finanzielle Risiken schaffen. Durch die Analyse von Vertragsattributen wie Ablaufdaten und zugehörigen Aktivitäten in Conga CLM identifiziert ProcessMind Verträge, bei denen das Risiko besteht, wichtige Meilensteine zu verpassen. Es kennzeichnet potenzielle Probleme frühzeitig, sodass Teams rechtzeitig Maßnahmen ergreifen können, um kostspielige Versäumnisse zu vermeiden und die Compliance zu verbessern.

Der Prozess der juristischen und internen Prüfung beinhaltet oft mehrere Iterationen, umfangreiche Kommunikation hin und her und langwierige Verzögerungen, die die gesamte Vertragszykluszeit verlängern. Dies verbraucht unnötig wertvolle juristische und geschäftliche Ressourcen und verlangsamt kritische Geschäftsabläufe. ProcessMind visualisiert Prüfungs-Loops und Nacharbeiten innerhalb des Conga CLM-Workflows und quantifiziert die in jeder Phase verbrachte Zeit. Es identifiziert spezifische Prüfungsaktivitäten oder Abteilungen, die Ineffizienzen einführen, und ermöglicht so optimierte Prüfprozesse und einen reduzierten Ressourcenabfluss.

Häufiges und umfangreiches Redlining deutet auf mangelhafte erste Entwurfsarbeit, falsch ausgerichtete Erwartungen oder eine suboptimale Verhandlungsstrategie hin. Dies verlängert die Verhandlungsphase, erhöht den Verwaltungsaufwand und trägt zu längeren Vertragsdurchlaufzeiten bei. ProcessMind verfolgt die

Abweichungen von rechtlichen oder internen Richtlinien während des Vertragslebenszyklus können zu erheblichen Compliance-Risiken, potenziellen Audit-Fehlern und finanziellen Strafen führen. Die Einhaltung eines komplexen Geflechts von Vorschriften und internen Richtlinien ist eine ständige Herausforderung für Organisationen. ProcessMind vergleicht tatsächliche Vertragsflüsse in Conga CLM mit vordefinierten Compliance-Modellen und kennzeichnet alle Abweichungen oder nicht konformen Aktivitäten. Es bietet einen nachvollziehbaren Prüfpfad jeder Vertragsaktivität, wodurch Organisationen proaktiv auf Nichteinhaltung reagieren und sich auf Audits vorbereiten können.

Verträge werden nach der Ausführung nicht immer vollständig genutzt oder optimiert, was zu verpassten Umsatzchancen, unzureichend genutzten Bedingungen oder übersehenen Verpflichtungen führt, die die finanzielle Leistung beeinträchtigen. Die Nachverfolgung von Verpflichtungen und Leistungen nach der Ausführung ist oft manuell und fragmentiert. Durch die Analyse von Aktivitäten wie

Wiederkehrende Aufgaben, manuelle Dateneingabe und fragmentierte Systeme im Vertragsmanagement führen zu übermäßigem administrativem Aufwand. Dies bindet wertvolle Mitarbeiterzeit, die für strategische Aktivitäten genutzt werden könnte, erhöht die Betriebskosten und verlangsamt den Vertragsprozess. ProcessMind quantifiziert die Häufigkeit und Dauer manueller Schritte innerhalb des Conga CLM-Prozesses und zeigt Bereiche auf, die reif für Automatisierung oder Prozessoptimierung sind. Es hebt Engpässe hervor, die durch manuelle Übergaben entstehen, und ermöglicht so die Reduzierung von Betriebskosten und die Umverteilung von Ressourcen.

Die Performance der Contract Owner variiert signifikant hinsichtlich Zykluszeiten, Prozesseinhaltung und termingerechter Ausführung von Vertragsmeilensteinen. Diese Inkonsistenz kann zu unvorhersehbaren Ergebnissen, erhöhtem Betriebsrisiko und einer ungleichen Workload-Verteilung führen. ProcessMind analysiert Vertragsattribute wie 'Contract Owner' anhand von Performance Metrics, die aus Activities in Conga CLM abgeleitet werden. Es identifiziert Top-Performer und Verbesserungspotenziale und ermöglicht so gezielte Schulungen, den Austausch bewährter Praktiken und ein konsistenteres Vertragsmanagement.

Obwohl Verzögerungen im Vertragslebenszyklus oft offensichtlich sind, ist das Verständnis dafür, warum bestimmte Verträge oder Phasen sich konstant verlangsamen, oft undurchsichtig und basiert auf anekdotischen Belegen. Ohne eine präzise Ursachenanalyse sind Verbesserungsbemühungen oft oberflächlich und ineffektiv. ProcessMind analysiert Event Log-Daten aus Conga CLM und korreliert Verzögerungen mit spezifischen Aktivitäten, Attributen wie „Vertragstyp“ oder „Abteilung“ sowie der Ressourcenbeteiligung. Diese diagnostische Fähigkeit offenbart die wahren zugrunde liegenden Gründe für Prozessineffizienzen und leitet effektive Interventionen an.

Ohne datengestützte Erkenntnisse über vergangene Leistungen und Prozessabweichungen sind Verhandlungsstrategien möglicherweise nicht vollständig optimiert, was potenziell zu weniger günstigen Bedingungen oder längeren Verhandlungszyklen führt. Es ist schwierig zu verstehen, was für verschiedene Vertragstypen oder Vertragspartner am besten funktioniert. Durch die Analyse verhandlungsbezogener Aktivitäten und Attribute wie „Vertragswert“ und „Vertragspartnername“ in Conga CLM kann ProcessMind Muster in erfolgreichen oder herausfordernden Verhandlungen aufdecken. Diese Daten ermöglichen bessere Verhandlungsstrategien und Template-Verbesserungen, wodurch der Vertragswert maximiert wird.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel ist es, die Gesamtzeit zu verkürzen, die ein Vertrag benötigt, um alle Genehmigungsphasen zu durchlaufen, von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Ausführung. Dies reduziert die Time-to-Market für Geschäftsabschlüsse erheblich, verbessert die Kundenzufriedenheit und setzt Ressourcen frei, indem unnötige Verzögerungen im Vertragsmanagement-Prozess innerhalb von Conga CLM eliminiert werden. ProcessMind deckt Engpässe in Prüfungs- und Genehmigungs-Workflows auf, identifiziert spezifische Phasen oder Personen, die Verzögerungen verursachen, und schlägt Prozessvarianten für einen schnelleren Durchlauf vor. Durch die Analyse tatsächlicher Pfade können Sie genau feststellen, wo sich Zykluszeiten verlängern, und gezielte Verbesserungen implementieren, um Reduktionen von 20-40% oder mehr zu erzielen.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass alle Verträge den etablierten, compliant Prozess-Workflows folgen und Abweichungen minimiert werden. Die Erzielung einer konsistenten Einhaltung reduziert rechtliche und finanzielle Risiken, verbessert die Vorhersehbarkeit des Vertragsmanagement-Prozesses und gewährleistet eine bessere Governance über in Conga CLM verwaltete Verträge. ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Prozesspfade und hebt alle unautorisierten Schritte oder übersprungenen Genehmigungen hervor. Es bietet eine visuelle Darstellung von Compliance Gaps, die es Organisationen ermöglicht, standardisierte Workflows durchzusetzen, Ursachen für Nicht-Compliance zu identifizieren und die Einhaltungsraten durch die Echtzeit-Identifizierung von Abweichungen zu erhöhen.

Dieses Ziel ist es, einen vollständigen End-to-End-Blick auf den gesamten Vertragsverlauf zu bieten, von der Initiierung bis zur Beendigung oder Verlängerung. Verbesserte Transparenz ermöglicht es Stakeholdern, den aktuellen Vertragsstatus zu verstehen, zukünftige Schritte zu antizipieren und fundierte Entscheidungen zu treffen, wodurch die Ambiguität im Vertragsmanagement innerhalb von Conga CLM erheblich reduziert wird. ProcessMind rekonstruiert den gesamten Lifecycle jedes Vertrags und enthüllt die tatsächlichen Pfade und Dauern jeder Activity. Es bietet Dashboards und Analysen, um den Fortschritt zu überwachen, Leerlaufzeiten zu identifizieren und Abhängigkeiten zu verstehen, was eine umfassende Ansicht darüber gibt, wie Verträge durch die Organisation fließen, und Optimierungsmöglichkeiten aufdeckt.

Dieses Ziel ist es, den Prozentsatz der Verträge zu verbessern, die proaktiv vor ihrem Ablaufdatum verlängert oder beendet werden. Das Verpassen wichtiger Termine kann zu verlorenen Umsatzchancen oder unbeabsichtigten automatischen Verlängerungen führen, wodurch ein rechtzeitiges Management für ein effektives Vertragsmanagement und die Wertschöpfung aus Conga CLM entscheidend ist. ProcessMind überwacht Vertragsablaufdaten und identifiziert Prozesse, die zu verpassten Verlängerungsfenstern führen, indem die vor-verlängerungs-Activity-Sequenz und der Zeitpunkt analysiert werden. Es hilft, Verträge, die von einem Verfall bedroht sind, proaktiv zu identifizieren und ermöglicht Interventionen zur Verbesserung der Verlängerungsraten um 15-25% und zur Sicherstellung der Kontinuität von Geschäftsbeziehungen.

Dieses Ziel ist es, die Effizienz und Geschwindigkeit interner juristischer und geschäftlicher Prüfungen innerhalb des Vertragsgenehmigungsprozesses zu optimieren. Langwierige und iterative Prüfzyklen sind große Engpässe, die sich direkt auf die Vertragszykluszeiten und die Gesamteffizienz des Vertragsmanagements in Conga CLM auswirken. ProcessMind analysiert die spezifischen Activities und Übergaben in den Prüfphasen und identifiziert repetitive Aufgaben, übermäßiges Hin und Her oder unnötige Teilnehmer. Es hebt Bereiche für die Prozessneugestaltung hervor und ermöglicht so eine Reduzierung der Prüfdauern durch Optimierung der Aktivitätssequenzierung und Verbesserung der Kollaborationseffizienz.

Dieses Ziel ist es, die Häufigkeit zu reduzieren, mit der ein Vertrag während der Verhandlungen intern und mit Vertragspartnern rot markiert und überarbeitet wird. Übermäßige Rotstiftänderungen verlängern die Verhandlungsphase, erhöhen die Rechtskosten und verzögern die Vertragsausführung, was die Gesamteffizienz des Vertragsmanagements innerhalb von Conga CLM beeinträchtigt. ProcessMind identifiziert Muster bei Rotstiftänderungs-Activities und verknüpft sie mit spezifischen Vertragstypen, Klauseln oder Verhandlungsphasen. Indem die Ursachen wiederholter Überarbeitungen verstanden werden, können Organisationen die Template-Nutzung und Verhandlungsstrategien optimieren, wodurch möglicherweise Rotstift-Runden reduziert und die Vertragsfinalisierung beschleunigt werden.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass alle ausgeführten Verträge während ihres gesamten Lifecycles die rechtlichen, regulatorischen und internen Richtlinienanforderungen einhalten. Eine schwache Compliance setzt die Organisation erheblichen rechtlichen Risiken, Strafen und Reputationsschäden aus, was sie zu einem kritischen Aspekt des Vertragsmanagements in Conga CLM macht. ProcessMind identifiziert Fälle, in denen Vertragsbedingungen oder -verpflichtungen nicht gemäß vordefinierten Regeln eingehalten werden, indem die tatsächliche Prozessausführung mit Compliance-Modellen verglichen wird. Es deckt Abweichungen und deren Auswirkungen auf und ermöglicht so eine proaktive Risikominderung und die Durchsetzung einer konsistenten Compliance bei allen Verträgen.

Dieses Ziel ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen vollumfänglich von den in jedem Vertrag festgelegten Bedingungen profitiert, von finanziellen Gewinnen bis hin zu operativen Effizienzen. Eine suboptimale Wertschöpfung bedeutet verlorene Chancen und verschwendete Ressourcen, was die Bedeutung eines effektiven Vertragsmanagements innerhalb von Conga CLM unterstreicht. ProcessMind kann die Ausführung wichtiger vertraglicher Verpflichtungen verfolgen und erwartete Ergebnisse mit tatsächlichen Resultaten vergleichen. Durch die Korrelation von Prozessschritten mit Wertmetriken identifiziert es Ineffizienzen oder verpasste Gelegenheiten in den Nach-Ausführungsphasen, wodurch Strategien zur Maximierung des Werts aus jeder Vereinbarung ermöglicht werden.

Dieses Ziel ist es, den menschlichen Arbeitsaufwand bei routinemäßigen Vertragsmanagement-Aufgaben zu minimieren und dadurch die operativen Ausgaben zu senken. Hoher manueller Aufwand führt oft zu Fehlern, Verzögerungen und erhöhten Kosten, wodurch Automatisierung und Effizienz für das Vertragsmanagement innerhalb von Conga CLM entscheidend sind. ProcessMind identifiziert Activities, die häufig manuell wiederholt werden oder übermäßiges menschliches Eingreifen erfordern, durch Analyse von Event Logs. Es identifiziert Hauptkandidaten für Automatisierung oder Prozessneugestaltung und hilft Organisationen, Abläufe zu optimieren und den administrativen Overhead zu reduzieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Dieses Ziel ist es, eine einheitliche und hochwertige Performance aller Contract Owner bei der Verwaltung ihrer zugewiesenen Verträge sicherzustellen. Inkonsistente Performance kann zu variierenden Vertragszykluszeiten, Compliance-Problemen und suboptimalen Ergebnissen führen, was die Gesamteffektivität des Vertragsmanagements in Conga CLM beeinträchtigt. ProcessMind liefert Einblicke in die individuelle oder Team-Performance, indem es Metriken wie Zykluszeiten, Prozesseinhaltung und Aufgabenabschlussraten für Verträge unter ihrer Verantwortung analysiert. Es hilft, Best Practices und Bereiche für gezielte Schulungen zu identifizieren und fördert so eine durchgängig hohe Performance im gesamten Unternehmen.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die schnelle Identifizierung der zugrunde liegenden Ursachen von Verzögerungen im Vertragsmanagement-Prozess. Eine schnelle und präzise Root Cause Analyse ist unerlässlich für die Implementierung effektiver Lösungen und die Vermeidung wiederkehrender Probleme, wodurch die Gesamteffizienz des Vertragsmanagements in Conga CLM gesteigert wird. ProcessMind hebt automatisch Variationen und Engpässe hervor, die zu Verzögerungen beitragen, und nutzt fortschrittliche Algorithmen, um spezifische Activities, Ressourcen oder Abweichungen zu identifizieren, die dafür verantwortlich sind. Dies reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Problemdiagnose drastisch und ermöglicht eine schnellere und effektivere Problemlösung.

Dieses Ziel ist es, die Effektivität von Vertragsverhandlungen zu verbessern, was zu günstigeren Bedingungen, schnelleren Vereinbarungen und stärkeren Beziehungen führt. Bessere Verhandlungsergebnisse wirken sich direkt auf Umsatz, Kosten und Risikoprofile aus, die für ein erfolgreiches Vertragsmanagement innerhalb von Conga CLM entscheidend sind. ProcessMind analysiert die verschiedenen Pfade und Iterationen, die während der Verhandlungsphase durchlaufen wurden, und korreliert sie mit Ergebnissen wie Zykluszeit, Anzahl der Rotstiftänderungen und dem finalen Vertragswert. Es identifiziert Verhandlungsmuster, erfolgreiche Strategien und ineffiziente Sequenzen und liefert datenbasierte Erkenntnisse zur Verfeinerung der Verhandlungstaktiken und zur Verbesserung der Ergebnisse.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Vertragsmanagement

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Exportieren Sie Ihre Daten
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was ist zu tun

Erhalten Sie die maßgeschneiderte Excel-Vorlage, die für die Vertragsmanagement-Prozessanalyse entwickelt wurde. Diese Vorlage bietet die korrekte Struktur für Ihre Conga CLM-Daten.

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Bedeutung

Die richtige Datenstruktur von Anfang an gewährleistet eine präzise und effiziente Process Mining-Analyse, spart Zeit und verhindert Dateninkonsistenzen.

Erwartetes Ergebnis

Eine speziell formatierte Excel-Vorlage zur Erfassung wesentlicher Vertragsmanagement-Daten aus Conga CLM.

WAS SIE ERHALTEN

Versteckte Engpässe in Vertragszyklen visualisieren

ProcessMind wandelt komplexe Vertragsdaten in klare Visualisierungen um, die den tatsächlichen Weg jeder Vereinbarung aufzeigen. Sie können Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale leicht identifizieren.
  • Tatsächliche Vertragsflüsse in Conga CLM visualisieren
  • Genehmigungsengpässe und Verzögerungen identifizieren
  • Compliance-Risiken und Abweichungen präzise identifizieren
  • Vertragsdurchlaufzeiten und Durchsatz beschleunigen
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienz und Compliance im Vertragsmanagement realisieren

Diese Ergebnisse demonstrieren die messbaren Verbesserungen, die Organisationen durch die Anwendung von Process Mining auf ihre Vertragsmanagement-Workflows in Conga CLM erzielen. Indem wir die Contract ID als Case Identifier nutzen, identifizieren wir Engpässe und optimieren den gesamten Vertrags-Lifecycle, von der Initiierung bis zur Verlängerung.

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Beschleunigte Genehmigungen

Reduzierter Vertragsgenehmigungszyklus

Durch die Identifizierung und Beseitigung von Engpässen im Genehmigungs-Workflow reduzieren Organisationen die Zeit, die für die Finalisierung von Verträgen benötigt wird, erheblich, was zu schnelleren Geschäftsabschlüssen führt.
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Verbesserte Compliance-Einhaltung

Verbesserte Einhaltung von Prozessstandards

Process Mining deckt Abweichungen von Standard-Vertrags-Workflows auf, wodurch Teams optimale Pfade durchsetzen und sicherstellen können, dass kritische Compliance Checks konsequent durchgeführt werden.
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Reduzierte Nacharbeitskosten

Geringerer administrativer und Verhandlungsaufwand

Die Ursachen übermäßiger Rotstiftänderungen und Nacharbeitsaktivitäten präzise zu ermitteln, hilft, repetitive Aufgaben zu minimieren, den manuellen Aufwand und die damit verbundenen Verwaltungskosten über den gesamten Vertrags-Lifecycle hinweg zu reduzieren.
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Verbesserte operative Einblicke

Schnellere Identifizierung von Prozessengpässen

Gewinnen Sie einen transparenten Einblick in jeden Schritt Ihrer Vertragsprozesse, der eine schnelle Identifizierung von Verzögerungen und deren Ursachen ermöglicht, was zu fundierteren Entscheidungen und proaktiven Interventionen führt.
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Gesteigerte Verlängerungsraten

Höherer Prozentsatz pünktlicher Vertragsverlängerungen

Durch das Verständnis des Prozesses, der zu Verlängerungen führt, können Organisationen proaktive Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Verträge vor Ablauf verlängert werden, wodurch Umsatzverluste und Dienstunterbrechungen verhindert werden.
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Optimierte Verhandlungen

Reduzierte Dauer des Verhandlungszyklus

Die Analyse von Verhandlungsmustern und Redlining-Aktivitäten ermöglicht die Identifizierung von Ineffizienzen, was zu einer schnelleren Vertragsfinalisierung und verbesserten Ergebnissen mit Gegenparteien führt.

Die Ergebnisse können je nach spezifischen Organisationsstrukturen, Prozesskomplexität und Datenqualität variieren. Diese Zahlen veranschaulichen typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Vertragsmanagement-Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifier für jede Vertragsvereinbarung, der als primärer Case Identifier dient.

Bedeutung

Dies ist der essentielle Schlüssel zur Nachverfolgung des vollständigen Lifecycles eines Vertrags, der alle Process Mining Analysen ermöglicht, indem verwandte Activities zu einem einzigen Case verbunden werden.

Der Name des spezifischen Business Event oder der Task, die im Vertrags-Lifecycle aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Schritte des Prozesses, bildet das Rückgrat der Prozess-Map und ermöglicht die Analyse von Workflow, Abweichungen und Aktivitätshäufigkeit.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, wann die Activity begann oder stattfand.

Bedeutung

Es liefert die chronologische Abfolge von Events, die wesentlich ist für die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, die Entdeckung von Engpässen und das Verständnis der Prozessperformance.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität abgeschlossen wurde.

Bedeutung

Es ermöglicht die präzise Berechnung von Activity-Bearbeitungszeiten, was entscheidend ist, um zeitbasierte Engpässe zu identifizieren und die Ressourceneffizienz zu analysieren.

Der Benutzer oder Mitarbeiter, der für das Management des Vertrags über dessen Lifecycle hinweg verantwortlich ist.

Bedeutung

Es ermöglicht eine Performance-Analyse nach Benutzer, hilft Top-Performer, Schulungsmöglichkeiten und Probleme bei der Workload-Verteilung zu identifizieren.

Die Klassifizierung des Vertrags, wie z.B. NDA, MSA oder SOW.

Bedeutung

Es ermöglicht die Segmentierung des Prozesses, um Workflows, Zykluszeiten und Engpässe für verschiedene Vertragskategorien wie NDAs versus MSAs zu vergleichen.

Der monetäre Gesamtwert, der mit dem Vertrag verbunden ist.

Bedeutung

Dies ermöglicht eine wertbasierte Analyse, die hilft, Prozessverbesserungen für hochrangige Verträge zu priorisieren und deren Auswirkungen auf das Geschäft zu verstehen.

Die aktuelle Lifecycle-Phase des Vertrags, wie z.B. 'Entwurf', 'In Genehmigung' oder 'Ausgeführt'.

Bedeutung

Es bietet eine Momentaufnahme des aktuellen Vertragsstatus, was nützlich ist, um aktive Cases zu filtern und zu analysieren sowie die Verteilung der Prozesszustände zu verstehen.

Das Datum, an dem der Vertrag ablaufen soll.

Bedeutung

Dieses Datum ist entscheidend für ein proaktives Vertragsmanagement und ermöglicht Dashboards, die bevorstehende Abläufe verfolgen, um verpasste Verlängerungen und Umsatzeinbußen zu vermeiden.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Activity markiert den formellen Beginn des Vertrags-Lifecycles und repräsentiert die Erstellung eines neuen Vertragsdatensatzes im System. Dies wird typischerweise als explizites Event erfasst, wenn ein Benutzer ein neues Contract-Objekt in Conga CLM erstellt.

Bedeutung

Als Ausgangspunkt für jeden Vertrag ist diese Aktivität entscheidend für die Messung der End-to-End-Durchlaufzeit. Sie ermöglicht die Analyse des Volumens und der Arten der initiierten Verträge.

Diese Activity signalisiert, dass die Rechtsabteilung ihre Prüfung des Vertrags abgeschlossen hat. Sie kann entweder als expliziter Genehmigungsschritt in einem Workflow erfasst oder aus einer Statusänderung wie 'Juristische Prüfung abgeschlossen' abgeleitet werden.

Bedeutung

Die Isolierung der juristischen Prüfungsphase ist entscheidend für die Analyse eines häufigen Engpasses. Dies unterstützt den KPI 'Durchschnittliche juristische Prüfungszeit' und hilft bei der Optimierung der Ressourcen der Rechtsabteilung.

Dieser Meilenstein bedeutet, dass der Vertrag alle notwendigen internen Genehmigungen erhalten hat und zur Ausführung bereit ist. Dies ist typischerweise der letzte Schritt in einem mehrstufigen Salesforce Approval Process.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der den internen Prüf- und Genehmigungszyklus abschließt. Es ist der Endpunkt zur Messung des KPIs 'Durchschnittliche Vertragsgenehmigungszeit'.

Dies ist die zentrale Activity, bei der alle Parteien den Vertrag rechtsgültig unterzeichnet haben, wodurch er zu einer verbindlichen Vereinbarung wird. Mit Conga CLM integrierte E-Signatur-Lösungen, wie Conga Sign, erstellen ein explizites, mit einem Timestamp versehenes Event.

Bedeutung

Diese Activity repräsentiert den erfolgreichen Abschluss des Vorunterschriftsprozesses und ist ein wichtiger Meilenstein für Performance Metrics wie die 'Vertragsausführungsrate'. Sie wird oft als primäres 'Happy Path' End-Event betrachtet.

Stellt das Wirksamwerden und die operative Nutzung des Vertrags innerhalb der Organisation dar, wodurch Verpflichtungen und Rechte ausgelöst werden. Dies wird typischerweise aus einer Statusänderung von 'Ausgeführt' zu 'Aktiv' abgeleitet.

Bedeutung

Diese Activity markiert den Beginn des Lifecycles nach der Unterschrift. Sie ist der Trigger für das Obligationsmanagement und das Performance Monitoring.

Diese Activity markiert das vorzeitige Ende eines Vertrags vor seinem Ablaufdatum, basierend auf einer spezifischen Aktion. Dies wird durch eine Änderung des Vertragsstatus zu 'Beendet' erfasst.

Bedeutung

Als wichtiger Endstatus sind Kündigungsereignisse wichtig, um die Vertragsausfallraten und Gründe für die Stornierung zu verstehen. Sie bieten einen definitiven, wenn auch oft negativen, Abschluss des Prozesses.

Stellt das natürliche Ende eines Vertrags-Lifecycles dar, wenn dieser sein Ablaufdatum ohne Verlängerung oder Kündigung erreicht. Dieses Event wird nicht explizit protokolliert, sondern aus den Vertragsdaten abgeleitet.

Bedeutung

Diese Activity definiert das geplante Ende des Vertrags-Lifecycles. Die Analyse abgelaufener Verträge hilft beim Verständnis von Verlängerungsmöglichkeiten und dem gesamten Vertragsportfolio-Management.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Fluss Ihres Vertragsmanagement-Prozesses innerhalb von Conga CLM und identifiziert Engpässe, Abweichungen und Compliance Gaps. Es hilft, Genehmigungszyklen zu optimieren, die Transparenz zu verbessern und rechtzeitige Verlängerungen sicherzustellen, was zu effizienteren Abläufen führt.

Um zu beginnen, benötigen Sie Event Logs, die Aktionen zu Verträgen erfassen, zusammen mit deren Zeitstempeln und der Vertrags-ID als Case-Bezeichner. Wichtige Datenpunkte umfassen Aktivitätennamen, Zeitstempel, Benutzer-IDs und den eindeutigen Bezeichner für jeden Vertrag.

Erste Erkenntnisse lassen sich oft bereits wenige Wochen nach Abschluss der Datenextraktion und -ingestion gewinnen, wobei sofort Engpässe und Abweichungen sichtbar werden. Umfassendere Analysen und nachhaltige Verbesserungsinitiativen erstrecken sich je nach Komplexität und Umfang typischerweise über mehrere Monate.

Process Mining bildet jeden Schritt Ihres Genehmigungs-Workflows präzise ab, hebt hervor, wo Verzögerungen auftreten, wer beteiligt ist und welche spezifischen Activities Engpässe verursachen. Diese datenbasierte Erkenntnis ermöglicht es Ihnen, die Ursachen genau zu bestimmen und gezielte Verbesserungen zur Reduzierung der Zykluszeiten umzusetzen.

Neben einer verbesserten Effizienz hilft Process Mining, die vertragliche Compliance durch Risikoidentifizierung zu stärken, optimiert Verhandlungsergebnisse durch Einblicke in vergangene Prozesse und maximiert die Wertschöpfung aus Verträgen. Zudem reduziert es den manuellen Aufwand und die Verwaltungskosten durch die Rationalisierung von Abläufen.

Ja, Datensicherheit hat Priorität. Process Mining-Plattformen verwenden typischerweise leistungsstarke Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollen. Anonymisierungs- oder Pseudonymisierungstechniken können auch auf sensible Daten vor der Analyse angewendet werden, wodurch Datenschutz und Compliance gewährleistet werden.

Obwohl Process Mining-Tools immer benutzerfreundlicher werden, sind einige technische Kenntnisse für die Datenextraktion, -transformation und die anfängliche Modellkonfiguration von Vorteil. Ein grundlegendes Verständnis von Datenstrukturen und IT-Systemen, kombiniert mit Prozesswissen, trägt zu einer reibungslosen Implementierung bei.

Absolut. Durch den Vergleich des tatsächlichen Prozessflusses, der aus Ihren Conga CLM-Daten abgeleitet wird, mit Ihrem idealen oder dokumentierten Prozessmodell visualisiert Process Mining alle Abweichungen klar. Dies hilft Ihnen, schnell Fälle zu identifizieren und zu beheben, in denen der Prozess nicht wie beabsichtigt befolgt wird.

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