> Continue verbetering > Contract Management > Conga CLM

Verbeter Uw Contractbeheer

Uw 6-stappenplan om Conga CLM-contracten te optimaliseren.
Download datatemplate
Verbeter Uw Contractbeheer
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer Contractmanagement in Conga CLM voor Efficiëntie

Complexe contract management-processen leiden vaak tot goedkeuringsknelpunten en verhoogde compliance-risico's. Ons platform helpt u snel verborgen inefficiënties te identificeren en de impact ervan te begrijpen. Door deze cruciale gebieden bloot te leggen, kunt u snellere contractcycli en een sterkere naleving van organisatorische verplichtingen waarborgen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom Contractbeheer optimaliseren in Conga CLM?

Contractbeheer is de ruggengraat van elke zakelijke relatie; het formaliseert overeenkomsten, definieert verplichtingen en beperkt risico's. Binnen systemen zoals Conga CLM kunnen deze processen talloze belanghebbenden, complexe onderhandelingscycli en strikte compliance-vereisten omvatten. Zonder een duidelijk, datagedreven inzicht in hoe contracten daadwerkelijk stromen, worstelen organisaties echter vaak met inefficiënties.

De werkelijke kosten van een ongeoptimaliseerd proces voor contractbeheer reiken veel verder dan de administratieve overhead. Het omvat verlengde verkoopcycli door trage contractuitvoering, verhoogde juridische risico's door over het hoofd geziene clausules of non-compliance, gemiste omzetkansen door vertraagde verlengingen, en gespannen relaties met partners en klanten. Het identificeren en oplossen van deze inefficiënties is cruciaal, niet alleen voor operationele efficiëntie, maar ook voor de bescherming van uw bedrijf en het waarborgen van strategische wendbaarheid.

Hoe Process Mining Contractbeheer transformeert in Conga CLM

Process Mining biedt een krachtige, objectieve lens op uw Contractbeheeroperaties binnen Conga CLM. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, extraheert het daadwerkelijke event data uit uw systeem, waarbij de volledige reis van elk contract wordt gereconstrueerd, van de initiële aanvraag tot de uiteindelijke uitvoering en verder. Deze aanpak onthult de ware procesflow en belicht elke afwijking, knelpunt en herstelcyclus.

Door activiteiten zoals Contract Request Initiated, Internal Review Performed, Legal Review Conducted, Counterparty Negotiation Started en Contract Executed/Signed te analyseren, identificeert Process Mining precies waar vertragingen optreden. Het kan onderscheid maken tussen standaardpaden en veelvoorkomende uitzonderingen, specifieke belanghebbenden identificeren die knelpunten veroorzaken, en de impact van elke inefficiëntie op uw contractdoorlooptijd kwantificeren. Dit stelt u in staat om van gissen over te stappen naar precieze, datagedreven interventies om Contractbeheer te verbeteren.

Belangrijkste verbetergebieden in uw contractlevenscyclus

Het toepassen van Process Mining op uw Conga CLM data ontsluit verschillende kritieke gebieden voor verbetering:

  • Verkorten van contractdoorlooptijden: Identificeer en elimineer onnodige stappen, frequente afwijzingen of langdurige wachttijden in review- en goedkeuringsworkflows. Dit draagt direct bij aan het verkorten van de doorlooptijd van Contractbeheer, wat leidt tot snellere dealafsluitingen en een snellere realisatie van inkomsten.
  • Verbeteren van compliance en risicobeperking: Ontdek gevallen waarin contracten afwijken van verplichte juridische of interne reviewfasen. Zorg ervoor dat alle contractuele verplichtingen worden bewaakt en nagekomen, waardoor juridische blootstelling en financiële boetes aanzienlijk worden verminderd.
  • Stroomlijnen van workflows: Ontdek overbodige activiteiten, parallelle paden die sequentieel moeten zijn, of stappen die kunnen worden geautomatiseerd. Optimaliseer de flow om een soepele, efficiënte voortgang van elk contract gedurende de levenscyclus te waarborgen.
  • Optimaliseren van resource-allocatie: Krijg inzicht in welke teams of individuen overbelast of onderbenut zijn in het Contractbeheerproces, wat een betere werkverdeling en resourceplanning mogelijk maakt.
  • Verbeteren van onderhandelingsstrategieën: Analyseer de impact van verschillende onderhandelingstactieken of contractclausules op de totale uitvoeringstijd en het succespercentage, en levert data om toekomstige strategieën te verfijnen.

Verwachte resultaten en meetbare voordelen

Door Process Mining in te zetten voor Contractbeheer in Conga CLM, kunt u aanzienlijke, meetbare voordelen verwachten:

  • Snellere contractdoorlooptijd: Verkort drastisch de tijd die nodig is om contracten te verwerken, te onderhandelen en uit te voeren, wat bedrijfsprocessen en time-to-market versnelt.
  • Lagere operationele kosten: Minimaliseer handmatige inspanningen, verlaag juridische kosten gerelateerd aan langdurige onderhandelingen en vermijd boetes als gevolg van non-compliance.
  • Sterkere compliance-houding: Zorg voor consistente naleving van intern beleid en externe regelgeving, waardoor de juridische en ethische positie van uw organisatie wordt versterkt.
  • Verbeterde zichtbaarheid en controle: Krijg ongeëvenaard inzicht in elk aspect van uw Contractbeheerproces, wat datagedreven besluitvorming en continue verbetering mogelijk maakt.
  • Verbeterde relaties met belanghebbenden: Versnelde contractfinalisatie bevordert betere relaties met zowel interne afdelingen als externe tegenpartijen.

Beginnen met uw procesoptimalisatietraject

Het optimaliseren van Contractbeheer in Conga CLM door middel van Process Mining gaat verder dan alleen efficiëntie; het gaat om het verkrijgen van een concurrentievoordeel, het beperken van risico's en het bevorderen van sterkere relaties. Deze aanpak biedt u de helderheid en bruikbare inzichten die nodig zijn om impactvolle veranderingen te identificeren en te implementeren. Door de ware reis van uw contracten te begrijpen, kunt u weloverwogen beslissingen nemen die uw Contractbeheer van een potentieel knelpunt transformeren in een strategische troef.

Contract Management CLM Juridische Operations Compliance Contractlevenscyclus Onderhandeling Goedkeuringsworkflows Risicobeperking Juridische Afdeling

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Contracten komen vaak vast te zitten in langdurige beoordelings- en goedkeuringsworkflows, wat leidt tot gemiste deadlines en vertraagde omzetherkenning. Dit beïnvloedt de bedrijfsflexibiliteit, kan tegenpartijrelaties onder druk zetten en vertraagt cruciale zakelijke initiatieven die gekoppeld zijn aan uitgevoerde overeenkomsten. ProcessMind visualiseert de exacte paden die contracten volgen in Conga CLM, en benadrukt waar goedkeuringen stagneren of lussen optreden. Het kwantificeert vertragingen en identificeert specifieke goedkeuringsstappen of teams die knelpunten veroorzaken, wat gerichte optimalisatie en snellere contractcycli mogelijk maakt.

Contracten wijken vaak af van de standaard onderhandelings- en goedkeuringstrajecten, wat leidt tot inconsistente voorwaarden, verhoogde risicoblootstelling en potentiële niet-naleving van intern beleid. Handmatig toezicht is vaak onvoldoende om deze ad-hoc variaties op te sporen, wat de governance ondermijnt. ProcessMind onthult alle afwijkingen van het ideale Conga CLM contractproces. Het lokaliseert precies waar en waarom afwijkingen optreden, en helpt hoofdoorzaken te identificeren zoals een gebrek aan training of systeemconfiguratieproblemen, waardoor de governance en consistentie worden versterkt.

Het is een uitdaging om de realtime status van een contract gedurende het hele traject te volgen, wat leidt tot onzekerheid over de voortgang in de onderhandelings-, goedkeurings- en uitvoeringsfasen. Dit gebrek aan transparantie belemmert nauwkeurige forecasting, proactieve probleemoplossing en efficiënte resourceplanning. ProcessMind biedt een uitgebreid, end-to-end overzicht van elk contracttraject binnen Conga CLM. Gebruikers kunnen direct de huidige status zien, vertragingen identificeren en afhankelijkheden begrijpen, wat proactief management en geïnformeerde besluitvorming binnen de organisatie mogelijk maakt.

Kritieke deadlines voor contractverlengingen, het aflopen van contracten of specifieke verplichtingen worden vaak over het hoofd gezien, wat resulteert in omzetverlies, automatische ongunstige verlengingen of compliance overtredingen. Dit kan leiden tot aanzienlijke boetes, reputatieschade en onnodige financiële risico's. Door contract attributes zoals vervaldata en gerelateerde activiteiten in Conga CLM te analyseren, identificeert ProcessMind contracten die het risico lopen belangrijke mijlpalen te missen. Het signaleert potentiële problemen vroegtijdig, waardoor teams tijdig actie kunnen ondernemen en kostbare nalatigheden kunnen voorkomen en de compliance verbeteren.

Het proces van juridische en interne beoordeling omvat vaak meerdere iteraties, aanzienlijke heen- en weercommunicatie en langdurige vertragingen, waardoor de totale doorlooptijd van het contract wordt verlengd. Dit verbruikt onnodig waardevolle juridische en zakelijke middelen en vertraagt cruciale bedrijfsactiviteiten. ProcessMind visualiseert beoordelingslussen en herbewerkingen binnen de Conga CLM workflow, en kwantificeert de tijd die in elke fase wordt besteed. Het identificeert specifieke beoordelingsactiviteiten of afdelingen die inefficiënties introduceren, waardoor gestroomlijnde beoordelingsprocessen en minder resourceverbruik mogelijk wordt.

Frequente en uitgebreide redlining duidt op een gebrek aan duidelijke initiële opstelling, niet-afgestemde verwachtingen of een suboptimale onderhandelingsstrategie. Dit verlengt de onderhandelingsfase, verhoogt de administratieve last en draagt bij aan langere contract doorlooptijden. ProcessMind volgt het

Afwijkingen van wettelijke of interne beleidsvereisten gedurende de contractlevenscyclus kunnen leiden tot aanzienlijke compliance risico's, mogelijke mislukte audits en financiële boetes. Het waarborgen van de naleving van een complex geheel van regelgeving en interne richtlijnen is een constante uitdaging voor organisaties. ProcessMind vergelijkt de daadwerkelijke contractstromen in Conga CLM met vooraf gedefinieerde compliance modellen, en signaleert eventuele discrepanties of non-compliant activiteiten. Het biedt een auditeerbaar spoor van elke contractactiviteit, waardoor organisaties proactief non-compliance kunnen aanpakken en zich kunnen voorbereiden op audits.

Contracten worden na uitvoering niet altijd optimaal benut of geoptimaliseerd, wat leidt tot gemiste inkomstenkansen, onvoldoende benutte voorwaarden, of over het hoofd geziene verplichtingen die de financiële prestaties beïnvloeden. Het bijhouden van verplichtingen en prestaties na uitvoering is vaak handmatig en gefragmenteerd. Door activiteiten zoals

Repetitieve taken, handmatige data-invoer en gefragmenteerde systemen binnen contractbeheer leiden tot buitensporige administratieve overhead. Dit kost waardevolle personeelstijd die aan strategische activiteiten besteed zou kunnen worden, waardoor de operationele kosten stijgen en het contracteringsproces vertraagt. ProcessMind kwantificeert de frequentie en duur van handmatige stappen binnen het Conga CLM-proces, en legt gebieden bloot die rijp zijn voor automatisering of procesoptimalisatie. Het benadrukt knelpunten veroorzaakt door handmatige overdrachten, waardoor operationele kosten kunnen worden gereduceerd en middelen opnieuw kunnen worden toegewezen.

De prestaties van contracteigenaren variëren aanzienlijk qua doorlooptijden, procesnaleving en tijdige uitvoering van contractmijlpalen. Deze inconsistentie kan leiden tot onvoorspelbare resultaten, een verhoogd operationeel risico en een ongelijke werkverdeling. ProcessMind analyseert contractattributen zoals 'Contracteigenaar' aan de hand van prestatiestatistieken die zijn afgeleid van activiteiten in Conga CLM. Het identificeert toppresteerders en gebieden voor verbetering, waardoor gerichte training, het delen van best practices en een consistenter contractbeheer mogelijk wordt.

Hoewel vertragingen vaak duidelijk zijn binnen de contractlevenscyclus, is het begrijpen van waarom specifieke contracten of fasen consequent vertragen vaak ondoorzichtig en gebaseerd op anekdotisch bewijs. Zonder precieze hoofdoorzaakanalyse zijn verbeterinspanningen vaak oppervlakkig en ineffectief. ProcessMind duikt in event log data uit Conga CLM, waarbij vertragingen worden gecorreleerd aan specifieke activiteiten, attributes zoals 'Contract Type' of 'Department' en de betrokkenheid van resources. Deze diagnostische capaciteit onthult de ware onderliggende redenen voor procesinefficiënties en leidt zodoende tot effectieve interventies.

Zonder datagestuurde inzichten in prestaties uit het verleden en procesvariaties zijn onderhandelingsstrategieën mogelijk niet volledig geoptimaliseerd, wat potentieel leidt tot minder gunstige voorwaarden of langere onderhandelingscycli. Begrijpen wat het beste werkt voor verschillende contracttypen of tegenpartijen is een uitdaging. Door onderhandelingsgerelateerde activiteiten en attributes zoals 'Contractwaarde' en 'Naam tegenpartij' in Conga CLM te analyseren, kan ProcessMind patronen blootleggen in succesvolle of uitdagende onderhandelingen. Deze data informeert betere onderhandelingsstrategieën en template-verbeteringen, wat de contractwaarde maximaliseert.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel is erop gericht de totale tijd te verkorten die nodig is voor een contract om door alle goedkeuringsfasen te doorlopen, van initiële aanvraag tot definitieve uitvoering. Het bereiken hiervan verkort de time-to-market voor deals aanzienlijk, verbetert de klanttevredenheid en maakt middelen vrij door onnodige vertragingen in het Contract Management proces binnen Conga CLM te elimineren. ProcessMind onthult knelpunten in review- en goedkeuringsworkflows, identificeert specifieke fasen of individuen die vertragingen veroorzaken, en stelt procesvariaties voor een snellere doorvoer voor. Door daadwerkelijke paden te analyseren, kunt u precies aanwijzen waar doorlooptijden langer zijn en gerichte verbeteringen implementeren om reducties van 20-40% of meer te realiseren.

Dit doel richt zich op het garanderen dat alle contracten de vastgestelde, compliant procesworkflows volgen, waardoor afwijkingen tot een minimum worden beperkt. Het bereiken van consistente naleving vermindert juridische en financiële risico's, verbetert de voorspelbaarheid van het Contract Management proces en zorgt voor beter bestuur over contracten beheerd in Conga CLM. ProcessMind ontdekt automatisch alle daadwerkelijke procespaden, waarbij ongeautoriseerde stappen of overgeslagen goedkeuringen worden gemarkeerd. Het biedt een visuele weergave van compliance-lacunes, waardoor organisaties gestandaardiseerde workflows kunnen afdwingen, de diepere oorzaken van non-compliance kunnen identificeren en de nalevingspercentages kunnen verhogen door afwijkingen in real-time te identificeren.

Dit doel is erop gericht een compleet, end-to-end overzicht te bieden van het traject van elk contract, van initiatie tot beëindiging of verlenging. Verbeterde zichtbaarheid stelt stakeholders in staat de huidige contractstatus te begrijpen, te anticiperen op toekomstige stappen en weloverwogen beslissingen te nemen, waardoor de ambiguïteit in Contract Management binnen Conga CLM aanzienlijk wordt verminderd. ProcessMind reconstrueert de volledige levenscyclus van elk contract, waarbij de daadwerkelijke paden en duur van elke activiteit worden onthuld. Het biedt dashboards en analytics om de voortgang te bewaken, idle times te identificeren en afhankelijkheden te begrijpen, waardoor een uitgebreid beeld ontstaat van hoe contracten door de organisatie stromen en optimalisatiemogelijkheden worden blootgelegd.

Dit doel is gericht op het verbeteren van het percentage contracten dat proactief wordt verlengd of beëindigd vóór de vervaldatum. Het missen van belangrijke datums kan leiden tot gemiste inkomstenkansen of onbedoelde automatische verlengingen, waardoor tijdig beheer cruciaal is voor effectief Contractbeheer en waarderealisatie met Conga CLM. ProcessMind bewaakt de vervaldatums van contracten en identificeert processen die leiden tot gemiste verlengingsperioden door de volgorde en timing van activiteiten voorafgaand aan de verlenging te analyseren. Het helpt bij het proactief identificeren van contracten die dreigen te verlopen, waardoor interventies mogelijk zijn om de verlengingspercentages met 15-25% te verbeteren en de continuïteit van zakelijke relaties te waarborgen.

Dit doel is gericht op het optimaliseren van de efficiëntie en snelheid van interne juridische en zakelijke controles binnen het contractgoedkeuringsproces. Langdurige en repetitieve beoordelingscycli zijn belangrijke knelpunten die direct van invloed zijn op de doorlooptijden van contracten en de algehele efficiëntie van Contractbeheer in Conga CLM. ProcessMind analyseert de specifieke activiteiten en overdrachten die betrokken zijn bij de beoordelingsfasen, waarbij repetitieve taken, overmatige communicatie en onnodige deelnemers worden geïdentificeerd. Het belicht gebieden voor procesherontwerp, waardoor de duur van beoordelingen kan worden verkort door de volgorde van activiteiten te optimaliseren en de samenwerkingsefficiëntie te verbeteren.

Dit doel is erop gericht het aantal keren te verminderen dat een contract wordt 'geredlined' en herzien tijdens onderhandelingen, zowel intern als met tegenpartijen. Overmatige 'redlining' verlengt de onderhandelingsfase, verhoogt de juridische kosten en vertraagt de contractuitvoering, wat de algehele efficiëntie van Contract Management binnen Conga CLM beïnvloedt. ProcessMind identificeert patronen in 'redlining'-activiteiten, deze koppelen aan specifieke contracttypen, clausules of onderhandelingsfasen. Door de diepere oorzaken van herhaalde revisies te begrijpen, kunnen organisaties het gebruik van templates en onderhandelingsstrategieën stroomlijnen, waardoor het aantal 'redlining'-rondes mogelijk wordt verminderd en de contractafronding wordt versneld.

Dit doel richt zich op het garanderen dat alle uitgevoerde contracten gedurende hun hele levenscyclus voldoen aan wettelijke, regelgevende en interne beleidsvereisten. Zwakke compliance stelt de organisatie bloot aan aanzienlijke juridische risico's, boetes en reputatieschade, waardoor het een cruciaal aspect is van Contract Management in Conga CLM. ProcessMind identificeert gevallen waarin contractvoorwaarden of -verplichtingen niet worden nageleefd volgens vooraf gedefinieerde regels door de daadwerkelijke procesuitvoering te vergelijken met compliance-modellen. Het onthult afwijkingen en hun impact, waardoor proactieve risicobeperking en de handhaving van consistente compliance voor alle contracten mogelijk worden.

Dit doel is erop gericht te garanderen dat de organisatie volledig profiteert van de voorwaarden en bepalingen zoals vastgelegd in elk contract, van financiële voordelen tot operationele efficiëntie. Suboptimale waardecreatie betekent gemiste kansen en verspilde middelen, wat het belang benadrukt van effectief Contract Management binnen Conga CLM. ProcessMind kan de uitvoering van belangrijke contractuele verplichtingen volgen en verwachte resultaten vergelijken met daadwerkelijke uitkomsten. Door processtappen te correleren met waardemetrieken, identificeert het inefficiënties of gemiste kansen in post-uitvoeringsfasen, waardoor strategieën mogelijk worden om maximale waarde uit elke overeenkomst te halen.

Dit doel tracht de menselijke arbeid die betrokken is bij routinematige contractbeheertaken te minimaliseren, waardoor de operationele kosten worden verlaagd. Hoge handmatige inspanningen leiden vaak tot fouten, vertragingen en hogere kosten, waardoor automatisering en efficiëntie cruciaal zijn voor Contract Management binnen Conga CLM. ProcessMind wijst activiteiten aan die frequent handmatig worden herhaald of buitensporige menselijke tussenkomst vereisen door event logs te analyseren. Het identificeert ideale kandidaten voor automatisering of procesherontwerp, wat organisaties helpt operaties te stroomlijnen en administratieve overhead te verminderen, leidend tot aanzienlijke kostenbesparingen.

Dit doel is erop gericht uniforme en hoogwaardige prestaties te garanderen bij alle contracteigenaren bij het beheren van hun toegewezen contracten. Inconsistente prestaties kunnen leiden tot verschillende contractdoorlooptijden, compliance-problemen en suboptimale resultaten, wat de algehele effectiviteit van Contract Management binnen Conga CLM beïnvloedt. ProcessMind biedt inzichten in individuele of teamprestaties door metrieken te analyseren zoals doorlooptijden, naleving van processen en taakvoltooiingspercentages voor contracten onder hun verantwoordelijkheid. Het helpt bij het identificeren van best practices en gebieden voor gerichte training, wat een consistent hoge prestatie bevordert binnen de hele organisatie.

Dit doel richt zich op het snel identificeren van de onderliggende oorzaken van vertragingen in het contractbeheerproces. Snelle en nauwkeurige root cause analyse is essentieel voor het implementeren van effectieve oplossingen en het voorkomen van terugkerende problemen, waardoor de algehele efficiëntie van Contract Management in Conga CLM wordt verbeterd. ProcessMind markeert automatisch variaties en knelpunten die bijdragen aan vertragingen, met behulp van geavanceerde algoritmes om specifieke activiteiten, middelen of verantwoordelijke afwijkingen aan te wijzen. Dit vermindert de benodigde tijd en inspanning om problemen te diagnosticeren drastisch, wat leidt tot een snellere en effectievere probleemoplossing.

Dit doel is erop gericht de effectiviteit van contractonderhandelingen te verbeteren, leidend tot gunstigere voorwaarden, snellere overeenkomsten en sterkere relaties. Betere onderhandelingsresultaten hebben directe invloed op omzet, kosten en risicoprofielen, wat van vitaal belang is voor succesvol Contract Management binnen Conga CLM. ProcessMind analyseert de verschillende paden en iteraties die tijdens de onderhandelingsfase zijn genomen, deze correlerend met uitkomsten zoals doorlooptijd, aantal revisies ('redlining') en uiteindelijke contractwaarde. Het identificeert onderhandelingspatronen, succesvolle strategieën en inefficiënte sequenties, waardoor datagestuurde inzichten worden geboden om onderhandelingstactieken te verfijnen en resultaten te verbeteren.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Contractbeheer

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Ontvang de op maat gemaakte Excel template, ontworpen voor analyse van het contractbeheerproces. Deze template biedt de juiste structuur voor uw Conga CLM data.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het hebben van de juiste datastructuur vanaf het begin zorgt voor accurate en efficiënte process mining, wat tijd bespaart en datainconsistenties voorkomt.

Verwacht resultaat

Een Excel template, specifiek geformatteerd om essentiële Contract Management data uit Conga CLM vast te leggen.

DIT LEVERT HET OP

Visualiseer verborgen knelpunten in contractcycli

ProcessMind zet complexe contractdata om in duidelijke visualisaties, waardoor het werkelijke pad van elke overeenkomst zichtbaar wordt. U spoort eenvoudig inefficiënties en verbeterpunten op.
  • Visualiseer daadwerkelijke contractstromen in Conga CLM
  • Identificeer goedkeuringsknelpunten en vertragingen
  • Identificeer `compliance`-risico's en afwijkingen
  • Contractdoorlooptijden en throughput versnellen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Efficiëntie en Compliance Realiseren in Contractbeheer

Deze resultaten tonen de meetbare verbeteringen aan die organisaties realiseren door process mining toe te passen op hun Contractbeheer-workflows in Conga CLM. Door Contract ID als case-identifier te gebruiken, sporen we knelpunten op en optimaliseren we de gehele contractlevenscyclus, van initiatie tot verlenging.

0 % faster
Versnelde goedkeuringen

Verkorte goedkeuringscyclus van contracten

Door knelpunten in de goedkeuringsworkflow te identificeren en te elimineren, verkorten organisaties de doorlooptijd voor het afronden van contracten aanzienlijk, wat leidt tot snellere dealafsluitingen.
0 % increase
Verbeterde Compliance Naleving

Verbeterde naleving van processtandaarden

Process mining onthult afwijkingen van standaard contract workflows, waardoor teams optimale paden kunnen afdwingen en kunnen garanderen dat kritieke compliance controles consequent worden uitgevoerd.
0 % decrease
Verlaagde Herwerkkosten

Verminderde administratieve en onderhandelingsinspanningen

Het identificeren van de oorzaken van overmatig redlining en rework activities helpt repetitieve taken te minimaliseren, waardoor handmatige inspanning en bijbehorende administratieve kosten gedurende de contract lifecycle worden verlaagd.
0 x faster
Verbeterde Operationele Inzichten

Snellere identificatie van procesknelpunten

Krijg een transparant inzicht in elke stap van uw contractprocessen, waardoor snelle identificatie van vertragingen en hun hoofdoorzaken mogelijk is, wat leidt tot beter geïnformeerde besluitvorming en proactieve interventies.
0 % uplift
Verhoogde Verlengingspercentages

Hoger percentage tijdige contractverlengingen

Door het proces voorafgaand aan verlengingen te begrijpen, kunnen organisaties proactieve maatregelen implementeren om ervoor te zorgen dat contracten vóór de vervaldatum worden verlengd, wat omzetverlies en serviceonderbrekingen voorkomt.
0 % shorter
Gestroomlijnde Onderhandelingen

Verkorte doorlooptijd onderhandelingscyclus

Het analyseren van onderhandelingspatronen en redlining activities maakt de identificatie van inefficiënties mogelijk, wat leidt tot een snellere afronding van overeenkomsten en verbeterde resultaten met tegenpartijen.

Resultaten kunnen variëren afhankelijk van specifieke organisatiestructuren, procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers illustreren typische verbeteringen die zijn waargenomen bij verschillende Contract Management-implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatiecode voor elke contractovereenkomst, die dient als de primaire case-identificatie.

Het belang

Dit is de essentiële sleutel voor het traceren van de volledige levenscyclus van een contract, waardoor alle process mining-analyses mogelijk worden door gerelateerde activiteiten te verbinden tot één case.

De naam van de specifieke zakelijke gebeurtenis of taak die plaatsvond tijdens de contractlevenscyclus.

Het belang

Het definieert de stappen van het proces en vormt zo de ruggengraat van de process map, wat de analyse van workflow, afwijkingen en activity-frequentie mogelijk maakt.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit startte of plaatsvond.

Het belang

Dit geeft de chronologische volgorde van events, essentieel voor het berekenen van alle duurgebonden metrics, het opsporen van knelpunten en het begrijpen van de procesprestaties.

De precieze datum en tijd waarop een activiteit werd voltooid.

Het belang

Het maakt de precieze berekening van de verwerkingstijden van activities mogelijk, wat cruciaal is voor het identificeren van duurgebaseerde bottlenecks en het analyseren van resource-efficiëntie.

De gebruiker of medewerker die verantwoordelijk is voor het beheren van het contract gedurende de levenscyclus ervan.

Het belang

Het maakt prestatieanalyse per gebruiker mogelijk, wat helpt bij het identificeren van toppresteerders, trainingsmogelijkheden en problemen met de werkverdeling.

De classificatie van het contract, zoals NDA, MSA of SOW.

Het belang

Het maakt segmentatie van het proces mogelijk om workflows, cycle times en bottlenecks te vergelijken voor verschillende contractcategorieën, zoals NDA's versus MSA's.

De totale monetaire waarde die aan het contract is gekoppeld.

Het belang

Dit maakt waardegedreven analyse mogelijk en helpt bij het prioriteren van procesverbeteringen voor contracten met een hoge waarde en het begrijpen van hun impact op de bedrijfsvoering.

De huidige lifecycle stage van het contract, zoals 'Concept', 'Ter goedkeuring' of 'Uitgevoerd'.

Het belang

Het biedt een snapshot van de huidige fase van het contract, wat nuttig is voor het filteren en analyseren van actieve cases en het begrijpen van de process state-distributies.

De datum waarop het contract afloopt.

Het belang

Deze datum is cruciaal voor proactief contractbeheer, waardoor dashboards aankomende verlopen kunnen volgen om gemiste verlengingen en omzetverlies te voorkomen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het formele begin van de contractlevenscyclus en vertegenwoordigt de creatie van een nieuw contractrecord in het systeem. Dit wordt doorgaans vastgelegd als een expliciete gebeurtenis wanneer een gebruiker een nieuw Contract-object aanmaakt in Conga CLM.

Het belang

Als startpunt voor elk contract is deze activiteit essentieel voor het meten van de end-to-end doorlooptijd. Het maakt de analyse mogelijk van zowel het volume als de soorten geïnitieerde contracten.

Deze activiteit geeft aan dat de juridische afdeling de beoordeling van het contract heeft voltooid. Het kan worden vastgelegd als een expliciete goedkeuringsstap in een workflow of worden afgeleid uit een statuswijziging zoals 'Legal Review Complete'.

Het belang

Het isoleren van de juridische beoordelingsfase is cruciaal voor het analyseren van een veelvoorkomend knelpunt. Dit ondersteunt de KPI 'Gemiddelde Juridische Beoordelingstijd' en helpt bij het optimaliseren van de middelen van de juridische afdeling.

Deze mijlpaal geeft aan dat het contract alle benodigde interne goedkeuringen heeft ontvangen en klaar is voor uitvoering. Dit is doorgaans de laatste stap in een meerstaps Salesforce Goedkeuringsproces.

Het belang

Dit is een cruciale mijlpaal die de interne beoordelings- en goedkeuringscyclus afsluit. Het is het eindpunt voor het meten van de KPI 'Gemiddelde Contract Goedkeuringstijd'.

Dit is de cruciale activiteit waarbij alle partijen het contract juridisch hebben ondertekend, waardoor het een bindende overeenkomst wordt. E-handtekeningoplossingen geïntegreerd met Conga CLM, zoals Conga Sign, creëren een expliciete event, voorzien van een timestamp.

Het belang

Deze activiteit vertegenwoordigt de succesvolle voltooiing van het proces voorafgaand aan de ondertekening en is een belangrijke mijlpaal voor prestatiestatistieken zoals de 'Contractuitvoeringsgraad'. Het wordt vaak beschouwd als de primaire 'happy path'-eindgebeurtenis.

Vertegenwoordigt het moment waarop het contract effectief en operationeel wordt binnen de organisatie, waardoor verplichtingen en rechten ontstaan. Dit wordt doorgaans afgeleid uit een statuswijziging van 'Uitgevoerd' naar 'Actief'.

Het belang

Deze activiteit markeert het begin van de levenscyclus na de ondertekening. Het is de trigger voor verplichtingsbeheer en prestatiemonitoring.

Deze activiteit markeert het voortijdige einde van een contract vóór de vervaldatum, gebaseerd op een specifieke actie. Dit wordt vastgelegd door een wijziging in de status van het contract naar 'Beëindigd'.

Het belang

Als belangrijke eindstatus zijn beëindigingsevenementen essentieel voor het begrijpen van de mislukkingspercentages van contracten en de redenen voor annulering. Dit biedt een definitieve, zij het vaak negatieve, afsluiting van het proces.

Vertegenwoordigt het natuurlijke einde van de levenscyclus van een contract wanneer het de vervaldatum bereikt zonder verlenging of beëindiging. Deze gebeurtenis wordt niet expliciet gelogd, maar is afgeleid van de data van het contract.

Het belang

Deze activiteit definieert het geplande einde van de contractlevenscyclus. Het analyseren van verlopen contracten helpt bij het verkrijgen van inzicht in verlengingskansen en algemeen contractportfoliobeheer.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining brengt de werkelijke flow van uw contractbeheerproces binnen Conga CLM in beeld, waarbij knelpunten, afwijkingen en compliance-lacunes worden geïdentificeerd. Het helpt bij het optimaliseren van goedkeuringscycli, het verbeteren van de zichtbaarheid en het waarborgen van tijdige verlengingen, wat leidt tot efficiëntere bedrijfsvoering.

Om te beginnen hebt u event logs nodig die acties vastleggen die op contracten zijn uitgevoerd, samen met de bijbehorende timestamps en de Contract ID als case-identifier. Belangrijke data omvat activiteitsnamen, timestamps, user ID's en de unieke identifier voor elk contract.

Initiële inzichten kunnen vaak al binnen enkele weken na de data-extractie en -inname worden verkregen, waarbij onmiddellijke bottlenecks en afwijkingen aan het licht komen. Grondigere analyse en duurzame verbeteringsinitiatieven duren doorgaans enkele maanden, afhankelijk van de complexiteit en omvang.

Process mining brengt elke stap van uw goedkeurings-workflow nauwkeurig in kaart, waarbij wordt benadrukt waar vertragingen optreden, wie erbij betrokken is en welke specifieke activities knelpunten veroorzaken. Dit data-gedreven inzicht stelt u in staat om grondoorzaken te identificeren, waardoor gerichte verbeteringen mogelijk zijn om de cycle times te verkorten.

Naast verbeterde efficiëntie helpt process mining bij het versterken van de contractuele compliance door risico's te identificeren, optimaliseert het onderhandelingsresultaten dankzij inzichten in eerdere processen, en maximaliseert het de contractwaarde. Het vermindert ook handmatige inspanningen en administratieve kosten door operationele processen te stroomlijnen.

Ja, databeveiliging is een prioriteit. Process mining platforms maken doorgaans gebruik van robuuste encryptie en toegangscontroles. Anonimisering of pseudonimiseringstechnieken kunnen ook worden toegepast op gevoelige data vóór analyse, waardoor privacy en compliance worden gewaarborgd.

Hoewel process mining tools steeds gebruiksvriendelijker worden, zijn bepaalde technische vaardigheden nuttig voor data-extractie, -transformatie en de initiële modelopzet. Een basisbegrip van datastructuren en IT-systemen, gecombineerd met proceskennis, draagt bij aan een soepele implementatie.

Absoluut. Door de daadwerkelijke processtroom, afgeleid uit uw Conga CLM data, te vergelijken met uw ideale of gedocumenteerde procesmodel, visualiseert process mining duidelijk alle afwijkingen. Dit helpt u snel gevallen te identificeren en aan te pakken waar het proces niet volgens plan wordt gevolgd.

Ontgrendel efficiëntie: Optimaliseer Contractbeheer vandaag nog

Begin met het stroomlijnen van workflows om de doorlooptijd van contracten met 30% te verkorten.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, binnen enkele minuten klaar