> Continu verbeteren van processen > Contractbeheer > Conga CLM

Verbeter contractbeheer

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van contracten in Conga CLM.
Verbeter contractbeheer
Contractbeheer
Conga CLM

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer contractbeheer in Conga CLM

Complexe contractbeheerprocessen leiden vaak tot knelpunten bij goedkeuringen en meer compliancerisico’s. Met ons platform vind je snel verborgen inefficiënties en zie je wat de gevolgen zijn. Zo kun je contracten sneller afhandelen en beter voldoen aan de verplichtingen van je organisatie.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom contractbeheer in Conga CLM optimaliseren?

Contractbeheer vormt de basis van zakelijke relaties. Contracten leggen afspraken vast, bepalen verplichtingen en beperken risico’s. In systemen zoals Conga CLM zijn vaak veel betrokkenen actief en kunnen onderhandelingen ingewikkeld zijn. Ook gelden er strenge compliance-eisen. Zonder helder, datagedreven inzicht in het verloop van contracten is het lastig om inefficiënties aan te pakken.

De gevolgen van een inefficiënt contractbeheerproces gaan verder dan extra administratief werk. Trage ondertekening verlengt verkoopcycli. Gemiste clausules of niet-naleving vergroten juridische risico’s. Vertraagde verlengingen kunnen omzet kosten en de relatie met partners en klanten onder druk zetten. Deze inefficiënties opsporen en oplossen is belangrijk voor een efficiënte bedrijfsvoering, bescherming van je organisatie en ruimte om op veranderingen in te spelen.

Hoe process mining contractbeheer in Conga CLM verbetert

Process mining geeft een objectief beeld van contractbeheer in Conga CLM. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, haalt het de werkelijke gebeurtenisdata uit het systeem. Zo wordt het volledige verloop van elk contract zichtbaar, vanaf de eerste aanvraag tot en met de ondertekening en daarna. Je ziet hoe het proces echt loopt en waar afwijkingen, bottlenecks en herstelwerk voorkomen.

Door activiteiten te analyseren zoals Contract Request Initiated, Internal Review Performed, Legal Review Conducted, Counterparty Negotiation Started en Contract Executed/Signed, zie je precies waar vertraging ontstaat. Process mining maakt onderscheid tussen gebruikelijke routes en veelvoorkomende uitzonderingen. Ook laat het zien welke betrokkenen bottlenecks veroorzaken en wat elke inefficiëntie betekent voor de contractdoorlooptijd. Zo kun je verbeteringen onderbouwen met data in plaats van aannames.

Belangrijke verbeterpunten in de contractlevenscyclus

Met process mining op Conga CLM-data kun je verschillende onderdelen verbeteren:

  • Contractdoorlooptijden verkorten: Spoor onnodige stappen, terugkerende afwijzingen en lange wachttijden in beoordelings- en goedkeuringsworkflows op. Zo verkort je de doorlooptijd van contractbeheer, sluit je deals sneller en realiseer je eerder omzet.
  • Compliance en risicobeperking verbeteren: Ontdek wanneer contracten verplichte juridische of interne beoordelingsstappen overslaan. Houd contractuele verplichtingen in beeld en zorg dat ze worden nagekomen. Zo beperk je juridische risico’s en financiële boetes.
  • Workflows verbeteren: Vind dubbel werk, parallelle routes die na elkaar zouden moeten lopen en stappen die je kunt automatiseren. Pas het proces aan zodat contracten vlot en efficiënt door de levenscyclus gaan.
  • Middelen beter verdelen: Zie welke teams of medewerkers te veel of juist te weinig werk hebben in het contractbeheerproces. Gebruik die informatie om de werkverdeling en personeelsplanning te verbeteren.
  • Onderhandelingsstrategieën verbeteren: Analyseer hoe verschillende onderhandelingstactieken en contractclausules samenhangen met de doorlooptijd en het succes van de afhandeling. Gebruik de resultaten om toekomstige strategieën aan te scherpen.

Verwachte resultaten en meetbare voordelen

Met process mining voor contractbeheer in Conga CLM kun je concrete resultaten behalen:

  • Contracten sneller afhandelen: Verkort de tijd die nodig is om contracten te verwerken, erover te onderhandelen en ze te ondertekenen. Zo kan de bedrijfsvoering sneller vooruit en komen producten eerder op de markt.
  • Lagere bedrijfskosten: Beperk handmatig werk, verlaag juridische kosten door langdurige onderhandelingen te voorkomen en vermijd boetes wegens niet-naleving.
  • Betere compliance: Zorg dat interne beleidsregels en externe voorschriften consequent worden nageleefd. Zo versterk je de juridische en ethische positie van de organisatie.
  • Meer inzicht en controle: Krijg zicht op alle onderdelen van het contractbeheerproces en gebruik data voor beslissingen en doorlopende verbeteringen.
  • Betere relaties met betrokkenen: Als contracten sneller worden afgerond, verbetert dat de samenwerking met interne afdelingen en externe tegenpartijen.

Aan de slag met procesoptimalisatie

Contractbeheer in Conga CLM verbeteren met process mining draait om meer dan efficiëntie. Je kunt er risico’s mee beperken, relaties versterken en je organisatie een voorsprong geven. De inzichten helpen je verbeterpunten te vinden en gerichte veranderingen door te voeren. Als je weet hoe contracten echt verlopen, kun je onderbouwde beslissingen nemen en van contractbeheer een strategisch voordeel maken in plaats van een bottleneck.

Contractbeheer CLM Juridische bedrijfsvoering Compliance Contractlevenscyclus Onderhandelingen Goedkeuringsworkflows Risicobeperking Juridische afdeling Contractlevenscyclusbeheer Contractautomatisering

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Contracten blijven vaak lang hangen in beoordelings- en goedkeuringsworkflows. Daardoor worden deadlines gemist en komt omzet later binnen. Dit beperkt de wendbaarheid van de organisatie, kan de relatie met tegenpartijen onder druk zetten en vertraagt belangrijke initiatieven die afhankelijk zijn van ondertekende overeenkomsten. ProcessMind laat precies zien welke routes contracten in Conga CLM volgen en waar goedkeuringen vastlopen of rondes ontstaan. Het meet de vertraging en wijst de goedkeuringsstappen of teams aan die bottlenecks veroorzaken. Zo kun je gericht verbeteren en contracten sneller afhandelen.

Contracten wijken regelmatig af van de standaardroutes voor onderhandelingen en goedkeuring. Dat leidt tot inconsistente voorwaarden, meer risico en mogelijke overtredingen van intern beleid. Handmatige controles missen deze ad-hocafwijkingen vaak, waardoor de beheersing onder druk komt te staan. ProcessMind brengt alle afwijkingen van het beoogde contractproces in Conga CLM aan het licht. Je ziet waar en waarom ze ontstaan en kunt oorzaken opsporen, zoals onvoldoende training of problemen met de systeemconfiguratie. Zo verbeter je de beheersing en consistentie.

Het is lastig om de actuele status van een contract tijdens het hele proces te volgen. Daardoor is er onzekerheid over de voortgang van onderhandelingen, goedkeuringen en ondertekening. Dit gebrek aan inzicht bemoeilijkt betrouwbare prognoses, het tijdig oplossen van problemen en een goede planning van middelen. ProcessMind geeft een volledig beeld van het verloop van elk contract in Conga CLM. Gebruikers zien meteen de huidige status, kunnen vertragingen opsporen en krijgen inzicht in afhankelijkheden. Zo kunnen teams problemen eerder aanpakken en beter onderbouwde beslissingen nemen.

Belangrijke datums voor contractverlengingen, afloop of specifieke verplichtingen worden vaak over het hoofd gezien. Dat kan leiden tot omzetverlies, automatische verlengingen onder ongunstige voorwaarden of overtredingen van compliance-eisen. Ook kunnen er hoge boetes volgen, reputatieschade ontstaan en onnodige financiële risico’s optreden. ProcessMind analyseert contractgegevens zoals einddatums en bijbehorende activiteiten in Conga CLM om contracten te vinden waarbij belangrijke mijlpalen dreigen te worden gemist. Het signaleert mogelijke problemen vroeg, zodat teams op tijd kunnen ingrijpen, kostbare fouten voorkomen en de compliance verbeteren.

Bij juridische en interne beoordelingen zijn vaak meerdere rondes en veel heen-en-weercommunicatie nodig. Dat leidt tot lange vertragingen en verlengt de totale contractdoorlooptijd. Zo gaat onnodig veel tijd van juridische en zakelijke teams verloren en komt belangrijk werk in de bedrijfsvoering trager op gang. ProcessMind maakt beoordelingsrondes en herstelwerk in de Conga CLM-workflow zichtbaar en meet hoeveel tijd elke fase kost. Je ziet welke beoordelingsactiviteiten of afdelingen voor vertraging zorgen. Daarmee kun je het beoordelingsproces verbeteren en de werkdruk verlagen.

Veel en ingrijpende wijzigingen in contractteksten wijzen vaak op onduidelijke eerste versies, uiteenlopende verwachtingen of een onderhandelingsstrategie die beter kan. Dit verlengt de onderhandelingsfase, vergroot de administratieve last en maakt de contractdoorlooptijd langer. ProcessMind volgt de

Afwijkingen van wettelijke of interne beleidsregels tijdens de contractlevenscyclus kunnen leiden tot grote compliancerisico’s, mislukte audits en financiële boetes. Het is voor organisaties een voortdurende uitdaging om een complex geheel van voorschriften en interne richtlijnen na te leven. ProcessMind vergelijkt de werkelijke contractroutes in Conga CLM met vooraf vastgelegde compliancemodellen en signaleert afwijkingen en activiteiten die niet aan de regels voldoen. Het houdt een auditeerbaar auditspoor bij van alle contractactiviteiten. Zo kunnen organisaties niet-naleving proactief aanpakken en zich op audits voorbereiden.

Na ondertekening worden contracten niet altijd volledig benut of goed beheerd. Daardoor kunnen omzetkansen onbenut blijven, voorwaarden onvoldoende worden toegepast en verplichtingen over het hoofd worden gezien, met gevolgen voor de financiële resultaten. Het volgen van verplichtingen en prestaties na ondertekening gebeurt vaak handmatig en verspreid over verschillende systemen. Door activiteiten zoals

Herhaalde taken, handmatige gegevensinvoer en versnipperde systemen zorgen voor veel administratief werk bij contractbeheer. Daardoor gaat waardevolle tijd van medewerkers verloren die ze aan strategisch werk zouden kunnen besteden. Ook stijgen de bedrijfskosten en verloopt het contractproces trager. ProcessMind meet hoe vaak handmatige stappen in het Conga CLM-proces voorkomen en hoe lang ze duren. Zo zie je waar automatisering of procesverbetering mogelijk is. Het brengt ook bottlenecks door handmatige overdrachten aan het licht, zodat je de bedrijfskosten kunt verlagen en middelen anders kunt inzetten.

Contracteigenaren verschillen sterk in doorlooptijden, het volgen van het proces en het tijdig afronden van contractmijlpalen. Die verschillen leiden tot onvoorspelbare resultaten, meer bedrijfsrisico en een ongelijke werkverdeling. ProcessMind analyseert contractgegevens zoals 'Contract Owner' en vergelijkt die met prestatiecijfers op basis van activiteiten in Conga CLM. Zo zie je wie goed presteert en waar verbetering nodig is. Dat helpt bij gerichte training, het delen van goede werkwijzen en consistenter contractbeheer.

Vertragingen in de contractlevenscyclus zijn vaak zichtbaar, maar het is niet altijd duidelijk waarom bepaalde contracten of processtappen steeds langer duren. Zonder nauwkeurige oorzaakanalyse zijn verbeteringen vaak oppervlakkig en weinig effectief. ProcessMind analyseert event log-data uit Conga CLM en brengt vertragingen in verband met specifieke activiteiten, gegevens zoals 'Contract Type' of 'Department' en de betrokken medewerkers. Zo worden de werkelijke oorzaken van inefficiëntie zichtbaar en kun je gericht ingrijpen.

Zonder datagedreven inzicht in eerdere resultaten en procesvarianten zijn onderhandelingsstrategieën mogelijk niet optimaal. Dat kan leiden tot minder gunstige voorwaarden of langere onderhandelingen. Het is lastig om te bepalen wat het beste werkt voor verschillende contracttypen of tegenpartijen. ProcessMind analyseert onderhandelingsactiviteiten en gegevens zoals 'Contract Value' en 'Counterparty Name' in Conga CLM. Zo worden patronen in succesvolle en moeizame onderhandelingen zichtbaar. Die informatie helpt om onderhandelingsstrategieën en templates te verbeteren en meer waarde uit contracten te halen.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het verkorten van de totale tijd die een contract nodig heeft om alle goedkeuringsfasen te doorlopen, van de eerste aanvraag tot de ondertekening. Dat verkort de time-to-market van deals, verhoogt de klanttevredenheid en maakt middelen vrij doordat onnodige vertragingen in het contractbeheerproces in Conga CLM verdwijnen. ProcessMind brengt bottlenecks in beoordelings- en goedkeuringsworkflows aan het licht en wijst de processtappen of medewerkers aan die vertraging veroorzaken. Ook laat het zien welke procesvarianten tot een snellere doorvoer leiden. Door de werkelijke routes te analyseren, zie je waar de doorlooptijd oploopt en kun je gericht verbeteringen doorvoeren. Zo kun je de doorlooptijd met 20 tot 40% of meer verkorten.

Dit doel is gericht op het volgen van de vastgestelde, compliant workflows voor alle contracten en het beperken van afwijkingen. Een consequente werkwijze verkleint juridische en financiële risico’s, maakt het contractbeheerproces voorspelbaarder en verbetert de beheersing van contracten in Conga CLM. ProcessMind brengt automatisch alle werkelijke procesroutes in kaart en signaleert ongeoorloofde stappen en overgeslagen goedkeuringen. De visualisatie maakt compliancehiaten zichtbaar, zodat organisaties workflows kunnen standaardiseren, oorzaken van niet-naleving kunnen opsporen en afwijkingen realtime kunnen signaleren om de naleving te verbeteren.

Dit doel is gericht op een volledig beeld van het verloop van elk contract, van de start tot beëindiging of verlenging. Meer inzicht helpt betrokkenen de huidige status te begrijpen, volgende stappen te voorzien en goed onderbouwde beslissingen te nemen. Zo neemt de onzekerheid over contractbeheer in Conga CLM af. ProcessMind brengt de volledige levenscyclus van elk contract in kaart en laat de werkelijke routes en doorlooptijden van alle activiteiten zien. Dashboards en analyses helpen de voortgang te volgen, wachttijden op te sporen en afhankelijkheden te begrijpen. Zo zie je hoe contracten door de organisatie lopen en waar verbetering mogelijk is.

Dit doel is gericht op een groter aandeel contracten dat vóór de einddatum proactief wordt verlengd of beëindigd. Belangrijke datums missen kan omzetkansen kosten of leiden tot ongewenste automatische verlengingen. Tijdig beheer is daarom belangrijk voor goed contractbeheer en het realiseren van waarde uit Conga CLM. ProcessMind houdt einddatums van contracten bij en analyseert de activiteiten en timing vóór verlenging om processen te vinden die ertoe leiden dat verlengingstermijnen worden gemist. Zo zie je welke contracten dreigen af te lopen en kun je op tijd ingrijpen. Dat kan het verlengingspercentage met 15 tot 25% verhogen en zakelijke relaties helpen voortzetten.

Dit doel is gericht op efficiëntere en snellere juridische en zakelijke beoordelingen binnen het goedkeuringsproces voor contracten. Lange beoordelingsrondes met veel herhaling vormen belangrijke bottlenecks. Ze verlengen de contractdoorlooptijd en verminderen de efficiëntie van contractbeheer in Conga CLM. ProcessMind analyseert de activiteiten en overdrachten tijdens beoordelingsfasen en signaleert herhaalde taken, veel heen-en-weercommunicatie en onnodige deelnemers. Zo zie je waar het proces anders kan worden ingericht. Door de volgorde van activiteiten te verbeteren en de samenwerking te versterken, kun je de beoordelingsduur verkorten.

Dit doel is gericht op minder rondes waarin contracten tijdens onderhandelingen intern of met tegenpartijen worden aangepast. Veel wijzigingen verlengen de onderhandelingsfase, verhogen de juridische kosten en vertragen de ondertekening. Dat gaat ten koste van efficiënt contractbeheer in Conga CLM. ProcessMind brengt patronen in wijzigingsactiviteiten in verband met specifieke contracttypen, clausules en onderhandelingsfasen. Als de oorzaken van herhaalde wijzigingen duidelijk zijn, kunnen organisaties templates en onderhandelingsstrategieën verbeteren. Zo zijn mogelijk minder wijzigingsrondes nodig en kan een contract sneller worden afgerond.

Dit doel is gericht op naleving van wettelijke voorschriften, regelgeving en intern beleid gedurende de hele levenscyclus van alle ondertekende contracten. Slechte compliance stelt de organisatie bloot aan grote juridische risico’s, boetes en reputatieschade. Daarom is dit een belangrijk onderdeel van contractbeheer in Conga CLM. ProcessMind vergelijkt de werkelijke uitvoering van processen met compliancemodellen en signaleert wanneer contractvoorwaarden of verplichtingen niet volgens de vastgelegde regels worden nagekomen. Zo worden afwijkingen en hun gevolgen zichtbaar en kun je risico’s proactief beperken en compliance voor alle contracten bewaken.

Dit doel is gericht op het volledig realiseren van de financiële en operationele voordelen die in elk contract zijn vastgelegd. Als contractwaarde niet optimaal wordt gerealiseerd, blijven kansen liggen en gaan middelen verloren. Dat onderstreept het belang van goed contractbeheer in Conga CLM. ProcessMind kan volgen hoe belangrijke contractuele verplichtingen worden nagekomen en de verwachte resultaten vergelijken met de werkelijke uitkomsten. Door processtappen te koppelen aan waardemaatstaven, worden inefficiënties en gemiste kansen na ondertekening zichtbaar. Zo kun je meer waarde uit elke overeenkomst halen.

Dit doel is gericht op minder handmatig werk bij routinetaken voor contractbeheer en daarmee lagere bedrijfskosten. Veel handmatig werk leidt vaak tot fouten, vertragingen en hogere kosten. Automatisering en efficiënt werken zijn daarom belangrijk voor contractbeheer in Conga CLM. ProcessMind analyseert event logs om activiteiten te vinden die vaak handmatig worden herhaald of veel menselijke tussenkomst vragen. Zo zie je welke taken geschikt zijn voor automatisering of een andere procesinrichting. Organisaties kunnen daarmee de bedrijfsvoering efficiënter maken, administratieve lasten verlagen en kosten besparen.

Dit doel is gericht op consistente prestaties van hoge kwaliteit bij alle contracteigenaren. Wisselende prestaties kunnen leiden tot uiteenlopende contractdoorlooptijden, complianceproblemen en minder goede resultaten. Dat vermindert de effectiviteit van contractbeheer in Conga CLM. ProcessMind analyseert de prestaties van medewerkers en teams aan de hand van cijfers zoals doorlooptijden, het volgen van processen en het afronden van taken voor hun contracten. Zo worden goede werkwijzen en trainingsbehoeften zichtbaar en kunnen organisaties de prestaties verbeteren.

Dit doel is gericht op het snel vinden van de oorzaken van vertragingen in het contractbeheerproces. Een snelle en nauwkeurige oorzaakanalyse is belangrijk om effectieve oplossingen door te voeren en terugkerende problemen te voorkomen. Zo wordt contractbeheer in Conga CLM efficiënter. ProcessMind signaleert automatisch procesvarianten en bottlenecks die vertraging veroorzaken. Geavanceerde algoritmen wijzen de specifieke activiteiten, medewerkers of afwijkingen aan die daarvoor verantwoordelijk zijn. Zo kost het minder tijd en moeite om problemen te onderzoeken en kun je ze sneller en effectiever oplossen.

Dit doel is gericht op effectievere contractonderhandelingen, met gunstigere voorwaarden, snellere afspraken en sterkere relaties als resultaat. Goede onderhandelingsresultaten hebben direct invloed op omzet, kosten en risico’s. Ze zijn daarom belangrijk voor succesvol contractbeheer in Conga CLM. ProcessMind analyseert de verschillende routes en rondes tijdens de onderhandelingsfase en brengt die in verband met resultaten zoals doorlooptijd, het aantal wijzigingen en de uiteindelijke contractwaarde. Zo worden onderhandelingspatronen, succesvolle strategieën en inefficiënte stappen zichtbaar. Met die data kun je je onderhandelingstactieken verbeteren.

Het verbetertraject in 6 stappen voor contractbeheer

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Je data uploaden
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Volg het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de Excel-template voor analyse van het contractbeheerproces. De template heeft de juiste structuur voor je Conga CLM-data.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur vanaf het begin verloopt process mining nauwkeuriger en efficiënter. Dat bespaart tijd en voorkomt inconsistenties in de data.

Verwacht resultaat

Een Excel-template met de juiste indeling voor essentiële contractbeheergegevens uit Conga CLM.

DIT LEVERT HET OP

Breng verborgen bottlenecks in contractcycli in beeld

ProcessMind zet complexe contractdata om in heldere visualisaties, zodat je het werkelijke verloop van elke overeenkomst ziet. Zo vind je eenvoudig inefficiënties en mogelijkheden voor verbetering.
  • Breng de werkelijke contractstromen in Conga CLM in beeld
  • Spoor bottlenecks en vertragingen bij goedkeuringen op
  • Breng compliancerisico’s en afwijkingen in kaart
  • Verkort contractdoorlooptijden en verhoog de doorvoer
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Efficiënter contractbeheer en betere compliance

Deze resultaten laten zien welke meetbare verbeteringen organisaties bereiken met process mining voor Contract Management-workflows in Conga CLM. Door de Contract-ID als case-identificatie te gebruiken, sporen we bottlenecks op en optimaliseren we de hele levenscyclus van een contract, van aanvraag tot verlenging.

0 % faster
Snellere goedkeuringen

Kortere doorlooptijd voor contractgoedkeuring

Door bottlenecks in de goedkeuringsworkflow op te sporen en weg te nemen, verkorten organisaties de tijd die nodig is om contracten af te ronden. Deals kunnen daardoor sneller worden gesloten.
0 % increase
Betere naleving van compliance-eisen

Betere naleving van procesafspraken

Process mining laat afwijkingen van standaardcontractworkflows zien. Teams kunnen zo de gewenste procesroutes volgen en zorgen dat belangrijke compliancecontroles steeds worden uitgevoerd.
0 % decrease
Minder kosten voor herstelwerk

Minder administratief werk en minder inspanning bij onderhandelingen

Door de oorzaken van veelvuldige tekstwijzigingen en herstelwerk op te sporen, beperk je herhaalde taken. Dat vermindert handmatig werk en de bijbehorende administratieve kosten gedurende de levenscyclus van een contract.
0 x faster
Meer inzicht in de bedrijfsvoering

Bottlenecks in processen sneller opsporen

Krijg een helder beeld van elke stap in de contractprocessen. Zo spoor je vertragingen en de oorzaken ervan snel op en kun je beter onderbouwde beslissingen nemen en tijdig ingrijpen.
0 % uplift
Meer contractverlengingen

Een groter aandeel contracten dat op tijd wordt verlengd

Door inzicht in het proces voorafgaand aan verlengingen kunnen organisaties op tijd maatregelen nemen. Zo worden contracten vóór de einddatum verlengd en voorkom je omzetverlies en onderbrekingen in de dienstverlening.
0 % shorter
Efficiënter onderhandelen

Kortere onderhandelingsrondes

Door onderhandelingspatronen en tekstwijzigingen te analyseren, spoor je inefficiënties op. Zo kunnen afspraken sneller worden afgerond en verbeteren de resultaten voor beide partijen.

Resultaten verschillen per organisatie, afhankelijk van de structuur, de complexiteit van processen en de datakwaliteit. De cijfers geven gebruikelijke verbeteringen weer die bij verschillende implementaties van Contract Management zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de selectie daarna zo nodig uit.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van elk contract, die dient als primaire case-identificatie.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel om de volledige levenscyclus van een contract te volgen. Door gerelateerde activiteiten aan één case te koppelen, vormt deze de basis voor alle process mining-analyses.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of taak die tijdens de levenscyclus van het contract heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de processtappen en vormt de basis van de proceskaart. Zo kun je de workflow, afwijkingen en frequentie van activiteiten analyseren.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit begon of plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen weer. Die volgorde is nodig om tijdsgebonden metrieken te berekenen, bottlenecks op te sporen en de procesprestaties te begrijpen.

De exacte datum en tijd waarop een activiteit is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig berekenen. Dat is belangrijk om bottlenecks op basis van doorlooptijd te vinden en de efficiëntie van het gebruik van bronnen te analyseren.

De gebruiker of medewerker die verantwoordelijk is voor het beheer van het contract gedurende de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties per gebruiker analyseren en zien wie goed presteert, waar opleiding nodig is en hoe het werk is verdeeld.

De indeling van het contract, bijvoorbeeld NDA, MSA of SOW.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je het proces opdelen en workflows, doorlooptijden en bottlenecks vergelijken voor verschillende contractcategorieën, zoals NDA’s en MSA’s.

De totale geldwaarde van het contract.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je analyses op basis van waarde uitvoeren, procesverbeteringen voor contracten met een hoge waarde prioriteren en hun impact op de bedrijfsvoering begrijpen.

De huidige fase in de levenscyclus van het contract, bijvoorbeeld 'Concept', 'In afwachting van goedkeuring' of 'Ondertekend'.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft een momentopname van de huidige fase van het contract. Je kunt er actieve cases mee filteren en analyseren en zien hoe de processtatussen zijn verdeeld.

De datum waarop het contract verloopt.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum is belangrijk voor proactief contractbeheer. Dashboards met aankomende vervaldatums helpen gemiste verlengingen en omzetverlies te voorkomen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het formele begin van de levenscyclus van een contract: er wordt een nieuw contractrecord in het systeem aangemaakt. Dit wordt doorgaans vastgelegd als een expliciete gebeurtenis wanneer een gebruiker in Conga CLM een nieuw Contract-object aanmaakt.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het startpunt van elk contract en is belangrijk om de totale doorlooptijd te meten. Je kunt er ook het aantal en de soorten gestarte contracten mee analyseren.

Deze activiteit geeft aan dat de juridische afdeling de beoordeling van het contract heeft afgerond. Je kunt dit vastleggen als expliciete goedkeuringsstap in een workflow of afleiden uit een statuswijziging, zoals ‘Juridische beoordeling afgerond’.

Waarom dit belangrijk is

Door de juridische beoordeling apart te volgen, kun je een veelvoorkomende bottleneck analyseren. Dit ondersteunt de KPI ‘Gemiddelde doorlooptijd juridische beoordeling’ en helpt de inzet van de juridische afdeling te verbeteren.

Deze mijlpaal geeft aan dat het contract alle benodigde interne goedkeuringen heeft gekregen en klaar is voor ondertekening. Dit is doorgaans de laatste stap in een goedkeuringsproces met meerdere fasen in Salesforce.

Waarom dit belangrijk is

Deze belangrijke mijlpaal sluit de interne beoordelings- en goedkeuringsronde af. Dit is het eindpunt voor de KPI ‘Gemiddelde doorlooptijd contractgoedkeuring’.

Dit is het moment waarop alle partijen het contract rechtsgeldig hebben ondertekend en het daarmee bindend wordt. E-handtekeningoplossingen die met Conga CLM zijn geïntegreerd, zoals Conga Sign, leggen hiervoor een expliciete gebeurtenis met timestamp vast.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert de succesvolle afronding van het proces tot aan de ondertekening. Het is een belangrijke mijlpaal voor prestatiemetrieken zoals ‘Percentage ondertekende contracten’ en vaak de gewenste eindgebeurtenis.

Dit geeft aan dat het contract van kracht wordt binnen de organisatie en verplichtingen en rechten activeert. Meestal wordt dit afgeleid uit een statuswijziging van ‘Uitgevoerd’ naar ‘Actief’.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het begin van de fase na ondertekening. Dit is het startpunt voor het beheer van verplichtingen en het volgen van prestaties.

Deze activiteit markeert de voortijdige beëindiging van een contract, vóór de einddatum en op basis van een specifieke actie. Dit wordt vastgelegd wanneer de contractstatus verandert in ‘Beëindigd’.

Waarom dit belangrijk is

Beëindiging is een belangrijke eindstatus. Deze gebeurtenissen helpen inzicht te krijgen in het aantal mislukte contracten en de redenen voor annulering. Ze vormen een definitief, vaak ongunstig, einde van het proces.

Dit is het natuurlijke einde van de levenscyclus van een contract: de einddatum is bereikt en het contract is niet verlengd of beëindigd. Deze gebeurtenis wordt niet expliciet vastgelegd, maar afgeleid uit de contractgegevens.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het geplande einde van de levenscyclus van een contract. Door verlopen contracten te analyseren, krijg je inzicht in verlengingskansen en het beheer van de contractportefeuille.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining brengt de werkelijke stroom van het contractbeheerproces in Conga CLM in beeld en laat bottlenecks, afwijkingen en hiaten in compliance zien. Je kunt goedkeuringsrondes optimaliseren, de voortgang beter volgen en verlengingen op tijd regelen. Zo wordt de bedrijfsvoering efficiënter.

Om te beginnen heb je event logs nodig met de uitgevoerde contractacties, de bijbehorende timestamps en de Contract-ID als case-identificatie. Belangrijke datapunten zijn activiteitnamen, timestamps, gebruikers-ID’s en de unieke identificatiecode van elk contract.

De eerste inzichten zijn vaak binnen enkele weken beschikbaar nadat de data-extractie en het inlezen zijn afgerond. Je ziet dan bijvoorbeeld bottlenecks en afwijkingen. Een grondigere analyse en blijvende verbeteringen nemen meestal enkele maanden in beslag, afhankelijk van de complexiteit en omvang.

Process mining brengt elke stap in de goedkeuringsworkflow nauwkeurig in kaart. Je ziet waar vertraging ontstaat, wie erbij betrokken is en welke activiteiten bottlenecks veroorzaken. Met deze data kun je de oorzaken achterhalen en gericht verbeteringen doorvoeren om de doorlooptijden te verkorten.

Naast meer efficiëntie helpt process mining om contractuele compliance te verbeteren door risico’s zichtbaar te maken. Inzichten uit eerdere processen kunnen de onderhandelingsresultaten verbeteren en helpen de contractwaarde te realiseren. Ook neemt de hoeveelheid handmatig werk en de administratieve kosten af doordat processen efficiënter worden ingericht.

Ja, databeveiliging staat voorop. Process mining-platforms gebruiken doorgaans versleuteling en toegangsbeheer. Gevoelige data kan vóór de analyse ook worden geanonimiseerd of gepseudonimiseerd, zodat privacy en compliance gewaarborgd blijven.

Process mining-tools worden steeds gebruiksvriendelijker, maar technische kennis is handig voor data-extractie en -transformatie en voor het opzetten van het eerste model. Met basiskennis van datastructuren en IT-systemen, gecombineerd met kennis van het proces, verloopt de implementatie soepeler.

Ja. Process mining vergelijkt de werkelijke processtroom op basis van Conga CLM-data met het gewenste of gedocumenteerde procesmodel en brengt alle afwijkingen duidelijk in beeld. Zo kun je snel zien waar het proces niet volgens afspraak verloopt en actie ondernemen.

Verbeter de efficiëntie van contractbeheer

Begin workflows te optimaliseren en verkort de contractdoorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.