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Melhore sua gestão de contratos

Seu guia de 6 etapas para otimizar contratos no Conga CLM.
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Otimize o gerenciamento de contratos no Conga CLM

Processos complexos de gestão de contratos costumam gerar gargalos nas aprovações e aumentar os riscos de conformidade. Nossa plataforma ajuda você a identificar rapidamente ineficiências ocultas e entender o impacto delas. Ao revelar essas áreas críticas, você consegue acelerar os ciclos de contrato e reforçar o cumprimento das obrigações da organização.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar a Gestão de contratos no Conga CLM?

A Gestão de contratos é a base de qualquer relacionamento comercial, formalizando acordos, definindo obrigações e mitigando riscos. Em sistemas como o Conga CLM, esses processos podem envolver várias partes interessadas, ciclos complexos de negociação e requisitos rigorosos de Conformidade. No entanto, sem uma visão clara e orientada por dados de como os contratos realmente avançam, as organizações costumam enfrentar ineficiências.

O verdadeiro custo de um processo de Gestão de contratos não otimizado vai muito além das despesas administrativas. Ele inclui ciclos de vendas prolongados devido à execução lenta de contratos, aumento dos riscos jurídicos causado por cláusulas ignoradas ou falta de Conformidade, perda de oportunidades de receita por renovações atrasadas e relações desgastadas com parceiros e clientes. Identificar e resolver essas ineficiências é fundamental não apenas para a eficiência operacional, mas também para proteger a empresa e garantir agilidade estratégica.

Como o Process Mining transforma a Gestão de contratos no Conga CLM

O Process Mining oferece uma visão poderosa e objetiva das operações de Gestão de contratos no Conga CLM. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, ele extrai os dados reais de eventos do seu sistema, reconstruindo a jornada completa de cada contrato, desde a solicitação inicial até a execução final e além. Essa abordagem revela o fluxo real do processo, destacando cada desvio, gargalo e ciclo de retrabalho.

Ao analisar atividades como Contract Request Initiated, Internal Review Performed, Legal Review Conducted, Counterparty Negotiation Started e Contract Executed/Signed, o Process Mining identifica exatamente onde os atrasos acontecem. Ele diferencia os caminhos padrão das exceções frequentes, identifica as partes interessadas específicas que causam gargalos e quantifica o impacto de cada ineficiência no tempo de ciclo dos contratos. Assim, você deixa de trabalhar com suposições e passa a aplicar intervenções precisas, baseadas em dados, para melhorar a Gestão de contratos.

Principais áreas de melhoria no ciclo de vida dos seus contratos

Aplicar Process Mining aos dados do Conga CLM abre várias áreas importantes para melhoria:

  • Redução do tempo de ciclo dos contratos: identifique e elimine etapas desnecessárias, rejeições frequentes ou períodos prolongados de espera nos Workflows de revisão e aprovação. Isso ajuda diretamente a reduzir o tempo de ciclo da Gestão de contratos, levando ao fechamento mais rápido de negócios e à geração antecipada de receita.
  • Aumento da Conformidade e mitigação de riscos: descubra casos em que os contratos se desviam de etapas obrigatórias de revisão jurídica ou interna. Garanta que todas as obrigações contratuais sejam monitoradas e cumpridas, reduzindo significativamente a exposição jurídica e as penalidades financeiras.
  • Simplificação dos Workflows: revele atividades redundantes, caminhos paralelos que deveriam ser sequenciais ou etapas que podem ser automatizadas. Otimize o fluxo para garantir que cada contrato avance de forma contínua e eficiente ao longo do seu ciclo de vida.
  • Otimização da alocação de recursos: obtenha insights sobre quais equipes ou pessoas estão sobrecarregadas ou subutilizadas no processo de Gestão de contratos, permitindo equilibrar melhor a carga de trabalho e planejar os recursos.
  • Melhoria das estratégias de negociação: analise o impacto de diferentes táticas de negociação ou cláusulas contratuais no tempo total de execução e na taxa de sucesso, gerando dados para aprimorar estratégias futuras.

Resultados esperados e benefícios mensuráveis

Ao usar Process Mining na Gestão de contratos do Conga CLM, você pode alcançar benefícios significativos e mensuráveis:

  • Conclusão mais rápida dos contratos: reduza drasticamente o tempo necessário para processar, negociar e executar contratos, acelerando as operações e o tempo de entrada no mercado.
  • Menores custos operacionais: minimize o esforço manual, reduza honorários jurídicos associados a negociações prolongadas e evite penalidades decorrentes da falta de Conformidade.
  • Conformidade mais sólida: garanta o cumprimento consistente de políticas internas e regulamentações externas, fortalecendo a posição jurídica e ética da organização.
  • Mais visibilidade e controle: obtenha um insight incomparável sobre cada aspecto do processo de Gestão de contratos, fortalecendo a tomada de decisões orientada por dados e a melhoria contínua.
  • Melhores relações com as partes interessadas: a finalização mais rápida dos contratos favorece relações melhores com departamentos internos e contrapartes externas.

Como começar sua jornada de otimização de processos

Otimizar a Gestão de contratos no Conga CLM com Process Mining é mais do que ganhar eficiência: é conquistar vantagem competitiva, mitigar riscos e fortalecer relacionamentos. Essa abordagem oferece a clareza e os insights acionáveis necessários para identificar e implementar mudanças de impacto. Ao entender a verdadeira jornada dos seus contratos, você pode tomar decisões mais bem fundamentadas e transformar a Gestão de contratos de um possível gargalo em um ativo estratégico.

Gerenciamento de contratos CLM Operações jurídicas Compliance Ciclo de vida do contrato Negociação Workflows de aprovação Mitigação de riscos Departamento jurídico Gerenciamento do ciclo de vida de contratos Automação de contratos

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Os contratos costumam ficar presos em Workflows longos de revisão e aprovação, gerando perda de prazos e atraso no reconhecimento da receita. Isso reduz a agilidade do negócio, pode desgastar as relações com as contrapartes e atrasar iniciativas importantes vinculadas a acordos executados. O ProcessMind visualiza os caminhos exatos percorridos pelos contratos no Conga CLM, destacando onde as aprovações param ou entram em ciclos. Ele quantifica os atrasos e identifica as etapas de aprovação ou equipes específicas que causam gargalos, permitindo uma otimização direcionada e ciclos de contratos mais rápidos.

Os contratos frequentemente se desviam dos caminhos padrão de negociação e aprovação, gerando termos inconsistentes, maior exposição a riscos e possível falta de Conformidade com as políticas internas. O acompanhamento manual muitas vezes não é suficiente para detectar essas variações pontuais, comprometendo a governança. O ProcessMind revela todas as variações em relação ao processo ideal de contratos no Conga CLM. Ele identifica exatamente onde e por que os desvios acontecem, ajudando a encontrar causas-raiz, como falta de treinamento ou problemas de configuração do sistema, e fortalecendo a governança e a consistência.

É difícil acompanhar o status real de um contrato ao longo da sua jornada, o que gera incerteza sobre seu avanço pelas etapas de negociação, aprovação e execução. Essa falta de transparência prejudica previsões precisas, a resolução proativa de problemas e o planejamento eficiente de recursos. O ProcessMind oferece uma visão completa, de ponta a ponta, da jornada de cada contrato no Conga CLM. Você pode ver instantaneamente o status atual, identificar atrasos e entender dependências, permitindo uma gestão proativa e decisões mais bem fundamentadas em toda a organização.

Prazos críticos de renovação, expiração ou obrigações específicas dos contratos costumam ser ignorados, resultando em perda de receita, renovações automáticas desfavoráveis ou violações de Conformidade. Isso pode gerar penalidades significativas, prejudicar a reputação e criar uma exposição financeira desnecessária. Ao analisar atributos dos contratos, como datas de expiração e atividades associadas no Conga CLM, o ProcessMind identifica contratos com risco de perder marcos importantes. Ele sinaliza possíveis problemas com antecedência, permitindo que as equipes ajam no momento certo, evitem falhas dispendiosas e melhorem a Conformidade.

O processo de revisão jurídica e interna costuma envolver várias iterações, muita comunicação de ida e volta e atrasos prolongados, aumentando o tempo total de ciclo dos contratos. Isso consome recursos jurídicos e de negócio valiosos sem necessidade e desacelera operações importantes. O ProcessMind visualiza ciclos de revisão e retrabalho no Workflow do Conga CLM, quantificando o tempo gasto em cada etapa. Ele identifica atividades de revisão ou departamentos específicos que introduzem ineficiências, permitindo simplificar os processos de revisão e reduzir o consumo de recursos.

Redlines frequentes e extensas indicam falta de clareza na elaboração inicial, expectativas desalinhadas ou uma estratégia de negociação abaixo do ideal. Isso prolonga a etapa de negociação, aumenta a carga administrativa e contribui para ciclos de contratos mais longos. O ProcessMind acompanha o

Desvios em relação aos requisitos jurídicos ou às políticas internas durante o ciclo de vida dos contratos podem gerar riscos significativos de Conformidade, possíveis falhas em auditorias e penalidades financeiras. Garantir o cumprimento de uma rede complexa de regulamentações e diretrizes internas é um desafio constante para as organizações. O ProcessMind compara os fluxos reais de contratos no Conga CLM com modelos de Conformidade predefinidos, sinalizando discrepâncias ou atividades que não estão em conformidade. Ele fornece uma trilha auditável de cada atividade contratual, permitindo que as organizações tratem proativamente a falta de Conformidade e se preparem para auditorias.

Os contratos nem sempre são totalmente utilizados ou otimizados após a execução, gerando perda de oportunidades de receita, subutilização de termos ou obrigações ignoradas que afetam a performance financeira. O acompanhamento das obrigações e da performance após a execução costuma ser manual e fragmentado. Ao analisar atividades como

Tarefas repetitivas, entrada manual de dados e sistemas fragmentados na gestão de contratos geram uma sobrecarga administrativa excessiva. Isso consome um tempo valioso da equipe, que poderia ser dedicado a atividades estratégicas, aumenta os custos operacionais e torna o processo de contratação mais lento. O ProcessMind quantifica a frequência e a duração das etapas manuais no processo do Conga CLM, revelando áreas com potencial para automação ou simplificação. A plataforma destaca gargalos causados por transferências manuais entre equipes, permitindo reduzir custos operacionais e realocar recursos.

O desempenho dos responsáveis pelos contratos varia significativamente em relação aos tempos de ciclo, à adesão ao processo e à execução pontual das etapas contratuais. Essa inconsistência pode gerar resultados imprevisíveis, aumentar o risco operacional e distribuir a carga de trabalho de forma desigual. O ProcessMind analisa atributos do contrato, como 'Contract Owner', em comparação com métricas de performance derivadas das atividades no Conga CLM. A plataforma identifica os melhores desempenhos e as áreas que precisam de melhoria, permitindo direcionar treinamentos, compartilhar boas práticas e tornar a gestão de contratos mais consistente.

Embora os atrasos geralmente sejam visíveis ao longo do ciclo de vida do contrato, entender por que determinados contratos ou etapas ficam constantemente mais lentos costuma ser difícil e depender de evidências anedóticas. Sem uma análise precisa das causas raiz, os esforços de melhoria tendem a ser superficiais e pouco eficazes. O ProcessMind analisa detalhadamente os dados do Event Log do Conga CLM, relacionando atrasos a atividades específicas, atributos como 'Contract Type' ou 'Department' e à participação dos recursos. Esse recurso de diagnóstico revela os verdadeiros motivos das ineficiências do processo e orienta intervenções eficazes.

Sem insights baseados em dados sobre o desempenho passado e as variações do processo, as estratégias de negociação podem não estar totalmente otimizadas, levando potencialmente a termos menos favoráveis ou a ciclos de negociação mais longos. Entender o que funciona melhor para diferentes tipos de contrato ou contrapartes é um desafio. Ao analisar atividades relacionadas à negociação e atributos como 'Contract Value' e 'Counterparty Name' no Conga CLM, o ProcessMind revela padrões em negociações bem-sucedidas ou mais complexas. Esses dados orientam estratégias de negociação mais eficazes e melhorias nos Templates, maximizando o valor dos contratos.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir o tempo total necessário para que um contrato passe por todas as etapas de aprovação, desde a solicitação inicial até a execução final. Alcançar essa redução diminui significativamente o tempo de entrada dos negócios no mercado, melhora a satisfação dos clientes e libera recursos ao eliminar atrasos desnecessários no processo de gestão de contratos do Conga CLM. O ProcessMind revela gargalos nos Workflows de revisão e aprovação, identifica etapas ou pessoas específicas que causam atrasos e sugere variações de processo para aumentar a velocidade de processamento. Ao analisar os caminhos reais, você consegue identificar onde os tempos de ciclo aumentam e implementar melhorias direcionadas para obter reduções de 20% a 40% ou mais.

Este objetivo se concentra em garantir que todos os contratos sigam os Workflows estabelecidos e em conformidade, minimizando desvios. A adesão consistente reduz riscos jurídicos e financeiros, melhora a previsibilidade do processo de gestão de contratos e garante uma governança mais eficaz dos contratos administrados no Conga CLM. O ProcessMind descobre automaticamente todos os caminhos reais do processo, destacando etapas não autorizadas ou aprovações ignoradas. A plataforma oferece uma representação visual das lacunas de Conformidade, permitindo que as organizações imponham Workflows padronizados, identifiquem as causas raiz da não conformidade e aumentem as taxas de adesão ao detectar desvios em tempo real.

Este objetivo busca oferecer uma visão completa, de ponta a ponta, da jornada de cada contrato, desde a criação até o encerramento ou a renovação. Uma visibilidade maior permite que as partes interessadas entendam o status atual do contrato, antecipem as próximas etapas e tomem decisões informadas, reduzindo significativamente a ambiguidade na gestão de contratos do Conga CLM. O ProcessMind reconstrói o ciclo de vida completo de cada contrato, revelando os caminhos reais e a duração de cada atividade. A plataforma oferece Dashboards e análises para monitorar o progresso, identificar períodos de inatividade e entender dependências, proporcionando uma visão abrangente de como os contratos fluem pela organização e revelando oportunidades de otimização.

Este objetivo busca aumentar o percentual de contratos renovados ou encerrados proativamente antes das datas de vencimento. Perder datas importantes pode resultar em oportunidades de receita perdidas ou renovações automáticas indesejadas, tornando a gestão pontual essencial para uma gestão eficaz de contratos e para a realização do valor do Conga CLM. O ProcessMind monitora as datas de vencimento dos contratos e identifica processos que levam à perda das janelas de renovação, analisando a sequência e o momento das atividades anteriores à renovação. A plataforma ajuda a identificar proativamente contratos em risco de expiração, permitindo intervenções que aumentem as taxas de renovação em 15% a 25% e garantam a continuidade das relações comerciais.

Este objetivo busca otimizar a eficiência e a velocidade das revisões jurídicas e comerciais internas no processo de aprovação de contratos. Ciclos de revisão longos e iterativos são grandes gargalos, afetando diretamente os tempos de ciclo dos contratos e a eficiência geral da gestão de contratos no Conga CLM. O ProcessMind analisa as atividades e transferências entre equipes envolvidas nas etapas de revisão, identificando tarefas repetitivas, excesso de idas e vindas ou participantes desnecessários. A plataforma destaca áreas para redesenho do processo, permitindo reduzir a duração das revisões ao otimizar a sequência de atividades e melhorar a eficiência da colaboração.

Este objetivo busca reduzir o número de vezes que um contrato recebe marcações e revisões durante as negociações, tanto internamente quanto com as contrapartes. O excesso de revisões prolonga a fase de negociação, aumenta os custos jurídicos e atrasa a execução do contrato, afetando a eficiência geral da gestão de contratos no Conga CLM. O ProcessMind identifica padrões nas atividades de revisão, relacionando-os a tipos específicos de contrato, cláusulas ou fases da negociação. Ao entender as causas raiz das revisões repetidas, as organizações podem simplificar o uso de Templates e as estratégias de negociação, reduzindo potencialmente as rodadas de revisão e acelerando a finalização dos contratos.

Este objetivo se concentra em garantir que todos os contratos executados cumpram os requisitos legais, regulatórios e das políticas internas durante todo o ciclo de vida. Uma Conformidade fraca expõe a organização a riscos jurídicos significativos, penalidades e danos à reputação, tornando esse um aspecto crítico da gestão de contratos no Conga CLM. O ProcessMind identifica situações em que os termos ou as obrigações contratuais não estão sendo cumpridos de acordo com regras predefinidas, comparando a execução real do processo com modelos de Conformidade. A plataforma revela desvios e seus impactos, permitindo mitigar riscos proativamente e aplicar uma Conformidade consistente a todos os contratos.

Este objetivo busca garantir que a empresa aproveite plenamente os termos e as condições definidos em cada contrato, desde ganhos financeiros até eficiências operacionais. Uma realização de valor abaixo do ideal significa oportunidades perdidas e desperdício de recursos, reforçando a importância de uma gestão eficaz de contratos no Conga CLM. O ProcessMind acompanha a execução das principais obrigações contratuais e compara os resultados esperados com os resultados reais. Ao relacionar etapas do processo a métricas de valor, a plataforma identifica ineficiências ou oportunidades perdidas nas fases posteriores à execução, permitindo criar estratégias para extrair o máximo valor de cada acordo.

Este objetivo busca minimizar o trabalho humano envolvido nas tarefas rotineiras de gestão de contratos, reduzindo assim as despesas operacionais. Um esforço manual elevado costuma gerar erros, atrasos e custos maiores, tornando a automação e a eficiência essenciais para a gestão de contratos no Conga CLM. O ProcessMind identifica atividades frequentemente repetidas manualmente ou que exigem intervenção humana excessiva ao analisar os Event Logs. A plataforma aponta os principais candidatos à automação ou ao redesenho do processo, ajudando as organizações a simplificar as operações e reduzir a sobrecarga administrativa, gerando economias significativas.

Este objetivo busca garantir um desempenho uniforme e de alta qualidade entre todos os responsáveis pelos contratos na gestão dos contratos sob sua responsabilidade. Um desempenho inconsistente pode gerar diferentes tempos de ciclo, problemas de Conformidade e resultados abaixo do ideal, afetando a eficácia geral da gestão de contratos no Conga CLM. O ProcessMind oferece insights sobre o desempenho individual ou da equipe ao analisar métricas como tempos de ciclo, adesão aos processos e taxas de conclusão de tarefas dos contratos sob sua responsabilidade. A plataforma ajuda a identificar boas práticas e áreas para treinamentos direcionados, promovendo um desempenho elevado e consistente em toda a organização.

Este objetivo se concentra em identificar rapidamente as causas subjacentes dos atrasos no processo de gestão de contratos. Uma análise rápida e precisa das causas raiz é essencial para implementar soluções eficazes e evitar a recorrência de problemas, aumentando a eficiência geral da gestão de contratos no Conga CLM. O ProcessMind destaca automaticamente variações e gargalos que contribuem para os atrasos, usando algoritmos avançados para identificar as atividades, os recursos ou os desvios específicos responsáveis por eles. Isso reduz drasticamente o tempo e o esforço necessários para diagnosticar problemas, permitindo uma resolução mais rápida e eficaz.

Este objetivo busca melhorar a eficácia das negociações de contratos, levando a termos mais favoráveis, acordos mais rápidos e relações mais sólidas. Melhores resultados de negociação afetam diretamente a receita, os custos e os perfis de risco, aspectos essenciais para uma gestão de contratos bem-sucedida no Conga CLM. O ProcessMind analisa os diferentes caminhos e iterações percorridos durante a fase de negociação, relacionando-os a resultados como tempo de ciclo, quantidade de revisões e valor final do contrato. A plataforma identifica padrões de negociação, estratégias bem-sucedidas e sequências ineficientes, oferecendo insights baseados em dados para aprimorar as táticas de negociação e melhorar os resultados.

O caminho de melhoria em 6 etapas para a gestão de contratos

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O que fazer

Obtenha o Template do Excel desenvolvido para a análise do processo de gestão de contratos. Ele oferece a estrutura correta para seus dados do Conga CLM.

Ver o Guia do Template de dados Baixar Template
Por que isso importa

Ter a estrutura de dados correta desde o início garante um process mining preciso e eficiente, economizando tempo e evitando inconsistências nos dados.

Resultado esperado

Um Template do Excel formatado especificamente para capturar dados essenciais de gestão de contratos do Conga CLM.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Visualize gargalos ocultos nos ciclos de contrato

O ProcessMind transforma dados complexos de contratos em visualizações claras, revelando o caminho real de cada contrato. Você consegue identificar facilmente as ineficiências e as áreas que precisam de melhoria.
  • Visualize os fluxos reais de contratos no Conga CLM
  • Identifique gargalos e atrasos nas aprovações
  • Identifique riscos e desvios de conformidade
  • Acelere os ciclos de contrato e o throughput
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Alcançando eficiência e Conformidade na gestão de contratos

Esses resultados demonstram as melhorias mensuráveis que as organizações alcançam ao aplicar Process Mining aos seus Workflows de gestão de contratos no Conga CLM. Ao usar o Contract ID como identificador do caso, identificamos gargalos e otimizamos todo o ciclo de vida dos contratos, desde a criação até a renovação.

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Aprovações aceleradas

Ciclo de aprovação de contratos reduzido

Ao identificar e remover gargalos no Workflow de aprovação, as organizações reduzem significativamente o tempo necessário para finalizar contratos, acelerando o fechamento dos negócios.
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Maior adesão à Conformidade

Maior adesão aos padrões do processo

O Process Mining revela desvios dos Workflows padrão de contratos, permitindo que as equipes imponham os caminhos ideais e garantam a execução consistente das verificações críticas de Conformidade.
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Custos de retrabalho reduzidos

Menor esforço administrativo e de negociação

Identificar as causas do excesso de revisões e retrabalho ajuda a minimizar tarefas repetitivas, reduzindo o esforço manual e os custos administrativos associados em todo o ciclo de vida do contrato.
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Insights operacionais aprimorados

Identificação mais rápida dos gargalos do processo

Obtenha uma visão transparente de cada etapa dos seus processos de contratos, permitindo identificar rapidamente os atrasos e suas causas raiz, tomar decisões mais informadas e agir de forma proativa.
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Taxas de renovação maiores

Maior percentual de renovações de contratos no prazo

Ao entender o processo que antecede as renovações, as organizações podem implementar medidas proativas para garantir que os contratos sejam renovados antes do vencimento, evitando perda de receita e interrupções nos serviços.
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Negociações simplificadas

Menor duração do ciclo de negociação

Analisar padrões de negociação e atividades de revisão permite identificar ineficiências, levando à finalização mais rápida dos acordos e a melhores resultados com as contrapartes.

Os resultados podem variar de acordo com a estrutura específica de cada organização, a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Esses números ilustram melhorias típicas observadas em diferentes implementações de gestão de contratos.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e pelas atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de cada acordo contratual, usado como identificador principal do caso.

Por que isso importa

Esta é a chave essencial para rastrear todo o ciclo de vida de um contrato, viabilizando todas as análises de Process Mining ao conectar atividades relacionadas em um único caso.

O nome do evento de negócio ou da tarefa específica que ocorreu no ciclo de vida do contrato.

Por que isso importa

Ele define as etapas do processo, formando a base do mapa do processo e permitindo analisar o Workflow, os desvios e a frequência das atividades.

A data e a hora exatas em que a atividade começou ou ocorreu.

Por que isso importa

Ele fornece a sequência cronológica dos eventos, essencial para calcular todas as métricas baseadas em duração, descobrir gargalos e entender a performance do processo.

A data e a hora exatas em que uma atividade foi concluída.

Por que isso importa

Ele permite calcular com precisão os tempos de processamento das atividades, o que é fundamental para identificar gargalos baseados em duração e analisar a eficiência dos recursos.

O usuário ou funcionário responsável por gerenciar o contrato durante todo o seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Ele permite analisar a performance por usuário, ajudando a identificar os melhores desempenhos, oportunidades de treinamento e problemas na distribuição da carga de trabalho.

A classificação do contrato, como NDA, MSA ou SOW.

Por que isso importa

Ele permite segmentar o processo para comparar Workflows, tempos de ciclo e gargalos de diferentes categorias de contrato, como NDAs e MSAs.

O valor monetário total associado ao contrato.

Por que isso importa

Isso permite analisar o processo com base em valor, ajudando a priorizar melhorias para contratos de alto valor e entender seu impacto no negócio.

A etapa atual do ciclo de vida do contrato, como “Rascunho”, “Em aprovação” ou “Formalizado”.

Por que isso importa

Ele fornece uma visão instantânea da etapa atual do contrato, sendo útil para filtrar e analisar casos ativos e entender a distribuição dos estados do processo.

A data em que o contrato está programado para expirar.

Por que isso importa

Essa data é fundamental para a gestão proativa de contratos, permitindo criar Dashboards que acompanham as próximas expirações para evitar renovações perdidas e perda de receita.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Esta atividade marca o início formal do ciclo de vida do contrato, representando a criação de um novo registro de contrato no sistema. Normalmente, ela é capturada como um evento explícito quando um usuário cria um novo objeto Contract no Conga CLM.

Por que isso importa

Como ponto de partida de cada contrato, essa atividade é essencial para medir o tempo de ciclo de ponta a ponta. Ela permite analisar o volume e os tipos de contratos iniciados.

Esta atividade indica que o departamento jurídico concluiu a revisão do contrato. Ela pode ser capturada como uma etapa explícita de aprovação em um Workflow ou inferida a partir de uma mudança de status, como 'Legal Review Complete'.

Por que isso importa

Isolar a fase de revisão jurídica é essencial para analisar um gargalo comum. Isso apoia o KPI 'Average Legal Review Time' e ajuda a otimizar os recursos do departamento jurídico.

Este marco indica que o contrato recebeu todas as aprovações internas necessárias e está pronto para execução. Normalmente, essa é a etapa final de um Salesforce Approval Process com várias fases.

Por que isso importa

Este é um marco crítico que encerra o ciclo de revisão e aprovação interna. Ele é o ponto final para medir o KPI 'Average Contract Approval Time'.

Esta é a atividade decisiva em que todas as partes assinam legalmente o contrato, tornando-o um acordo vinculante. Soluções de assinatura eletrônica integradas ao Conga CLM, como o Conga Sign, criam um evento explícito com carimbo de data e hora.

Por que isso importa

Esta atividade representa a conclusão bem-sucedida do processo anterior à assinatura e é um marco importante para métricas de performance como 'Contract Execution Rate'. Muitas vezes, ela é considerada o principal evento final do caminho ideal.

Representa o momento em que o contrato entra em vigor e passa a ser operacional na organização, acionando obrigações e direitos. Normalmente, isso é inferido a partir de uma mudança de status de 'Executed' para 'Active'.

Por que isso importa

Esta atividade marca o início do ciclo de vida posterior à assinatura. Ela aciona a gestão de obrigações e o monitoramento de performance.

Esta atividade marca o encerramento antecipado de um contrato antes da data de expiração, com base em uma ação específica. Isso é registrado por uma mudança no status do contrato para “Encerrado”.

Por que isso importa

Como um estado final importante, os eventos de encerramento ajudam a entender as taxas e os motivos de cancelamento de contratos. Eles fornecem uma conclusão definitiva, embora muitas vezes negativa, para o processo.

Representa o fim natural do ciclo de vida de um contrato quando ele chega à data de expiração sem renovação ou encerramento. Esse evento não é registrado explicitamente, mas é derivado dos dados do contrato.

Por que isso importa

Esta atividade define o fim planejado do ciclo de vida do contrato. Analisar contratos expirados ajuda a entender as oportunidades de renovação e a gestão geral do portfólio de contratos.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O process mining visualiza o fluxo real do seu processo de gestão de contratos no Conga CLM, identificando gargalos, desvios e lacunas de conformidade. Ele ajuda a otimizar ciclos de aprovação, melhorar a visibilidade e garantir renovações no prazo, levando a operações mais eficientes.

Para começar, você precisa de Event Logs que registrem as ações realizadas nos contratos, com seus timestamps e o Contract ID como identificador do caso. Os principais dados incluem nomes das atividades, timestamps, IDs dos usuários e o identificador exclusivo de cada contrato.

Os insights iniciais geralmente podem ser obtidos em poucas semanas após a conclusão da extração e ingestão dos dados, revelando gargalos e desvios imediatos. Análises mais profundas e iniciativas de melhoria contínua normalmente se estendem por vários meses, dependendo da complexidade e do escopo.

O process mining mapeia com precisão cada etapa do seu Workflow de aprovação, destacando onde ocorrem atrasos, quem está envolvido e quais atividades específicas causam gargalos. Esse insight baseado em dados permite identificar as causas raiz e implementar melhorias direcionadas para reduzir os tempos de ciclo.

Além de melhorar a eficiência, o process mining ajuda a fortalecer a conformidade contratual ao identificar riscos, otimiza os resultados das negociações com insights sobre processos anteriores e maximiza a realização do valor dos contratos. Ele também reduz o esforço manual e os custos administrativos ao simplificar as operações.

Sim, a segurança dos dados é uma prioridade. As plataformas de process mining normalmente usam criptografia robusta e controles de acesso. Técnicas de anonimização ou pseudonimização também podem ser aplicadas aos dados sensíveis antes da análise, garantindo privacidade e conformidade.

Embora as ferramentas de process mining estejam cada vez mais fáceis de usar, alguns conhecimentos técnicos são úteis para a extração e transformação dos dados e a configuração inicial do modelo. Uma compreensão básica das estruturas de dados e dos sistemas de TI, combinada ao conhecimento do processo, ajuda a garantir uma implementação tranquila.

Com certeza. Ao comparar o fluxo real do processo, obtido a partir dos seus dados do Conga CLM, com o modelo de processo ideal ou documentado, o process mining visualiza claramente todos os desvios. Isso ajuda você a identificar e corrigir rapidamente situações em que o processo não é seguido conforme planejado.

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