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Melhore a gestão de contratos

Seu guia em 6 etapas para otimizar contratos no Conga CLM.
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Otimize a gestão de contratos no Conga CLM

Processos complexos de gestão de contratos costumam gerar gargalos nas aprovações e aumentar os riscos de Conformidade. Nossa plataforma ajuda você a identificar rapidamente ineficiências ocultas e entender seu impacto. Ao revelar esses pontos críticos, você pode acelerar os ciclos dos contratos e garantir maior aderência às obrigações da organização.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar a gestão de contratos no Conga CLM?

A gestão de contratos é a base de qualquer relação comercial: formaliza acordos, define obrigações e ajuda a mitigar riscos. Em sistemas como o Conga CLM, esses processos podem envolver muitas partes interessadas, ciclos complexos de negociação e requisitos rigorosos de Conformidade. Sem uma visão clara, baseada em dados, de como os contratos realmente avançam, porém, as organizações costumam enfrentar ineficiências.

O custo real de um processo de gestão de contratos mal otimizado vai muito além das despesas administrativas. Ele inclui ciclos de vendas mais longos devido à demora na formalização dos contratos, aumento dos riscos jurídicos por cláusulas ignoradas ou falta de Conformidade, oportunidades de receita perdidas por renovações atrasadas e relações desgastadas com parceiros e clientes. Identificar e resolver essas ineficiências é essencial não só para melhorar a eficiência operacional, mas também para proteger a empresa e manter sua agilidade estratégica.

Como o Process Mining transforma a gestão de contratos no Conga CLM

O Process Mining oferece uma visão objetiva das operações de gestão de contratos no Conga CLM. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, ele extrai os dados reais de eventos do sistema e reconstrói a trajetória completa de cada contrato, da solicitação inicial à formalização e às etapas seguintes. Assim, revela o fluxo real do processo, incluindo desvios, gargalos e ciclos de retrabalho.

Ao analisar atividades como Contract Request Initiated, Internal Review Performed, Legal Review Conducted, Counterparty Negotiation Started e Contract Executed/Signed, o Process Mining mostra exatamente onde ocorrem os atrasos. Ele diferencia os caminhos padrão das exceções frequentes, identifica as partes interessadas que geram gargalos e quantifica o impacto de cada ineficiência no tempo de ciclo do contrato. Com isso, você pode deixar de trabalhar com suposições e implementar melhorias precisas, fundamentadas em dados, na gestão de contratos.

Principais oportunidades de melhoria no ciclo de vida dos contratos

A aplicação de Process Mining aos dados do Conga CLM ajuda a identificar várias oportunidades importantes de melhoria:

  • Redução dos tempos de ciclo dos contratos: identifique e elimine etapas desnecessárias, rejeições frequentes ou longos períodos de espera nos fluxos de trabalho de revisão e aprovação. Isso ajuda diretamente a reduzir o tempo de ciclo da gestão de contratos, acelerando o fechamento de negócios e a geração de receita.
  • Fortalecimento da Conformidade e mitigação de riscos: descubra quando os contratos deixam de passar por etapas obrigatórias de revisão jurídica ou interna. Garanta o acompanhamento e o cumprimento das obrigações contratuais para reduzir significativamente a exposição jurídica e as penalidades financeiras.
  • Simplificação dos fluxos de trabalho: identifique atividades redundantes, caminhos paralelos que deveriam ser sequenciais ou etapas que poderiam ser automatizadas. Otimize o fluxo para que cada contrato avance com eficiência ao longo do ciclo de vida.
  • Otimização da alocação de recursos: entenda quais equipes ou pessoas estão sobrecarregadas ou subutilizadas na gestão de contratos e use essas informações para equilibrar melhor a carga de trabalho e planejar os recursos.
  • Aprimoramento das estratégias de negociação: analise como diferentes táticas de negociação ou cláusulas contratuais afetam o tempo total de formalização e a taxa de sucesso. Use esses dados para aprimorar as estratégias futuras.

Resultados esperados e benefícios mensuráveis

Com o Process Mining aplicado à gestão de contratos no Conga CLM, você pode alcançar benefícios significativos e mensuráveis:

  • Formalização mais rápida de contratos: reduza significativamente o tempo de processamento, negociação e formalização dos contratos, acelerando as operações e a chegada de produtos e serviços ao mercado.
  • Menores custos operacionais: reduza o trabalho manual, os honorários jurídicos associados a negociações prolongadas e as penalidades decorrentes da falta de Conformidade.
  • Conformidade mais sólida: garanta o cumprimento consistente das políticas internas e das regulamentações externas, fortalecendo a posição jurídica e ética da organização.
  • Mais visibilidade e controle: tenha uma visão abrangente de cada aspecto do processo de gestão de contratos para tomar decisões baseadas em dados e promover a melhoria contínua.
  • Relações melhores com as partes interessadas: a finalização mais rápida dos contratos favorece as relações com os departamentos internos e as contrapartes externas.

Como começar a otimizar seus processos

Otimizar a gestão de contratos no Conga CLM com Process Mining vai além de ganhar eficiência: ajuda a conquistar vantagem competitiva, mitigar riscos e fortalecer relações. Essa abordagem oferece a clareza e os insights acionáveis necessários para identificar e implementar mudanças de impacto. Ao entender a trajetória real dos contratos, você pode tomar decisões fundamentadas e transformar a gestão de contratos de um possível gargalo em um ativo estratégico.

Gestão de contratos CLM Operações jurídicas Compliance Ciclo de vida dos contratos Negociação Fluxos de trabalho de aprovação Mitigação de riscos Departamento jurídico Gestão do ciclo de vida dos contratos Automação de contratos

Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

Os contratos costumam ficar parados por muito tempo nos fluxos de trabalho de revisão e aprovação, causando prazos perdidos e atrasos no reconhecimento da receita. Isso reduz a agilidade da empresa, pode desgastar as relações com as contrapartes e atrasa iniciativas importantes que dependem de acordos formalizados. O ProcessMind mostra os caminhos exatos percorridos pelos contratos no Conga CLM e destaca onde as aprovações ficam paradas ou entram em ciclos. Ele quantifica os atrasos e identifica as etapas de aprovação ou equipes que geram gargalos, permitindo melhorias direcionadas e ciclos de contrato mais rápidos.

Os contratos frequentemente se desviam dos caminhos padrão de negociação e aprovação, o que gera termos inconsistentes, maior exposição a riscos e possíveis violações das políticas internas. A supervisão manual muitas vezes não consegue identificar essas variações pontuais, comprometendo a governança. O ProcessMind revela todas as variações em relação ao processo ideal de contratos no Conga CLM. Ele mostra exatamente onde e por que os desvios ocorrem, ajudando a identificar causas raiz, como falta de treinamento ou problemas na configuração do sistema, e a fortalecer a governança e a consistência.

É difícil acompanhar o status de um contrato em tempo real ao longo de sua trajetória, o que gera incerteza sobre seu avanço pelas etapas de negociação, aprovação e formalização. Essa falta de transparência dificulta previsões precisas, a resolução proativa de problemas e o planejamento eficiente de recursos. O ProcessMind oferece uma visão completa, de ponta a ponta, da trajetória de cada contrato no Conga CLM. Você pode ver o status atual, identificar atrasos e entender as dependências, facilitando a gestão proativa e a tomada de decisões fundamentadas em toda a organização.

Prazos importantes de renovação, vencimento ou obrigações específicas dos contratos muitas vezes passam despercebidos. Isso pode resultar em perda de receita, renovações automáticas desfavoráveis ou violações de Conformidade, além de gerar penalidades significativas, prejudicar a reputação e aumentar a exposição financeira. Ao analisar atributos dos contratos, como datas de vencimento, e as atividades relacionadas no Conga CLM, o ProcessMind identifica contratos com risco de perder marcos importantes. Ele sinaliza possíveis problemas com antecedência para que as equipes ajam a tempo, evitem erros custosos e fortaleçam a Conformidade.

As revisões jurídicas e internas costumam envolver várias iterações, muita troca de mensagens e longos atrasos, aumentando o tempo total de ciclo do contrato. Isso consome recursos valiosos das equipes jurídica e de negócios sem necessidade e desacelera operações importantes. O ProcessMind mostra os ciclos de revisão e retrabalho no Workflow do Conga CLM e quantifica o tempo gasto em cada etapa. Ele identifica as atividades de revisão ou os departamentos que geram ineficiências, ajudando a simplificar as revisões e reduzir o consumo de recursos.

Marcações frequentes e extensas podem indicar falta de clareza na elaboração inicial, expectativas desalinhadas ou uma estratégia de negociação pouco eficaz. Isso prolonga a negociação, aumenta a carga administrativa e estende os tempos de ciclo dos contratos. O ProcessMind acompanha as

Desvios em relação aos requisitos jurídicos ou às políticas internas durante o ciclo de vida dos contratos podem gerar riscos significativos de Conformidade, falhas em auditorias e penalidades financeiras. Para as organizações, é um desafio constante garantir o cumprimento de um conjunto complexo de regulamentações e diretrizes internas. O ProcessMind compara os fluxos reais de contratos no Conga CLM com modelos de Conformidade predefinidos e sinaliza discrepâncias ou atividades fora de conformidade. Ele mantém um registro auditável de todas as atividades dos contratos, permitindo que as organizações resolvam problemas de Conformidade proativamente e se preparem para auditorias.

Nem sempre os contratos são plenamente aproveitados ou otimizados após a formalização. Isso pode levar à perda de oportunidades de receita, ao subaproveitamento de termos ou ao descumprimento de obrigações que afetam a performance financeira. O acompanhamento das obrigações e da performance após a formalização costuma ser manual e fragmentado. Ao analisar atividades como

Tarefas repetitivas, entrada manual de dados e sistemas desconectados na gestão de contratos geram excesso de trabalho administrativo. Isso consome o tempo valioso da equipe, que poderia ser dedicado a atividades estratégicas, aumenta os custos operacionais e desacelera a contratação. O ProcessMind quantifica a frequência e a duração das etapas manuais no processo do Conga CLM, revelando oportunidades para automação ou simplificação. Ele destaca gargalos causados por transferências manuais, ajudando a reduzir os custos operacionais e realocar recursos.

A performance dos responsáveis pelos contratos varia bastante em relação aos tempos de ciclo, ao cumprimento do processo e à execução pontual dos marcos contratuais. Essa inconsistência pode gerar resultados imprevisíveis, aumentar os riscos operacionais e desequilibrar a distribuição da carga de trabalho. O ProcessMind analisa atributos dos contratos, como 'Contract Owner', em relação às métricas de performance derivadas das atividades no Conga CLM. Ele identifica quem tem os melhores resultados e onde há oportunidades de melhoria, facilitando treinamentos direcionados, o compartilhamento de boas práticas e uma gestão de contratos mais consistente.

Embora os atrasos no ciclo de vida dos contratos sejam muitas vezes evidentes, nem sempre fica claro por que determinados contratos ou etapas demoram repetidamente. As explicações costumam se basear em relatos isolados. Sem uma análise precisa de causa raiz, as iniciativas de melhoria tendem a ser superficiais e pouco eficazes. O ProcessMind analisa os dados do Event Log do Conga CLM e relaciona os atrasos a atividades específicas, atributos como 'Contract Type' ou 'Department' e à participação de recursos. Esse diagnóstico revela os motivos reais das ineficiências do processo e orienta intervenções eficazes.

Sem insights baseados em dados sobre a performance passada e as variações do processo, as estratégias de negociação podem não estar bem otimizadas, levando a termos menos favoráveis ou ciclos de negociação mais longos. É difícil entender o que funciona melhor para diferentes tipos de contrato ou contrapartes. Ao analisar atividades de negociação e atributos como 'Contract Value' e 'Counterparty Name' no Conga CLM, o ProcessMind revela padrões de negociações bem-sucedidas ou desafiadoras. Esses dados ajudam a aprimorar as estratégias de negociação e os Templates, maximizando o valor dos contratos.

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir o tempo total que um contrato leva para passar por todas as etapas de aprovação, da solicitação inicial à formalização. Alcançá-lo reduz significativamente o tempo de chegada dos negócios ao mercado, melhora a satisfação dos clientes e libera recursos ao eliminar atrasos desnecessários na gestão de contratos do Conga CLM. O ProcessMind revela gargalos nos fluxos de trabalho de revisão e aprovação, identifica as etapas ou pessoas que causam atrasos e aponta variações do processo que podem acelerar o fluxo. Ao analisar os caminhos reais, você identifica onde os tempos de ciclo aumentam e implementa melhorias direcionadas para reduzi-los em 20% a 40% ou mais.

Este objetivo busca garantir que todos os contratos sigam os fluxos de trabalho estabelecidos e em conformidade, reduzindo os desvios. O cumprimento consistente reduz os riscos jurídicos e financeiros, torna a gestão de contratos mais previsível e fortalece a governança dos contratos gerenciados no Conga CLM. O ProcessMind identifica automaticamente todos os caminhos reais do processo e destaca etapas não autorizadas ou aprovações ignoradas. Ele mostra visualmente as lacunas de Conformidade para que as organizações padronizem os fluxos de trabalho, identifiquem as causas raiz dos problemas e aumentem o cumprimento dos processos ao detectar desvios em tempo real.

Este objetivo busca oferecer uma visão completa, de ponta a ponta, da trajetória de cada contrato, do início à rescisão ou renovação. Com mais visibilidade, as partes interessadas entendem o status atual dos contratos, antecipam as próximas etapas e tomam decisões fundamentadas, reduzindo significativamente as incertezas na gestão de contratos do Conga CLM. O ProcessMind reconstrói o ciclo de vida completo de cada contrato e revela os caminhos reais e a duração de cada atividade. Dashboards e análises ajudam a acompanhar o progresso, identificar períodos de inatividade e entender dependências, oferecendo uma visão abrangente do fluxo dos contratos pela organização e revelando oportunidades de otimização.

Este objetivo busca aumentar a proporção de contratos renovados ou encerrados proativamente antes do vencimento. Perder prazos importantes pode resultar em oportunidades de receita desperdiçadas ou renovações automáticas indesejadas. Por isso, a gestão pontual é essencial para administrar contratos com eficiência e aproveitar o valor do Conga CLM. O ProcessMind acompanha as datas de vencimento e identifica processos que levam à perda dos prazos de renovação, analisando a sequência e o momento das atividades anteriores à renovação. Ele ajuda a identificar proativamente contratos com risco de vencimento sem renovação, permitindo intervenções que podem aumentar as taxas de renovação em 15% a 25% e manter as relações comerciais.

Este objetivo busca aumentar a eficiência e a velocidade das revisões jurídicas e de negócios internas durante a aprovação dos contratos. Ciclos de revisão longos e com muitas iterações são gargalos importantes, que afetam diretamente os tempos de ciclo dos contratos e a eficiência geral da gestão de contratos no Conga CLM. O ProcessMind analisa as atividades e transferências envolvidas nas etapas de revisão e identifica tarefas repetitivas, trocas excessivas e participantes desnecessários. Ele destaca oportunidades para redesenhar o processo, reduzir a duração das revisões com uma sequência de atividades mais eficiente e melhorar a colaboração.

Este objetivo busca reduzir o número de vezes que um contrato recebe marcações e revisões durante as negociações, tanto internamente quanto com as contrapartes. Marcações excessivas prolongam a negociação, aumentam os custos jurídicos e atrasam a formalização, prejudicando a eficiência geral da gestão de contratos no Conga CLM. O ProcessMind identifica padrões nas atividades de marcação e os relaciona a tipos de contrato, cláusulas ou etapas de negociação específicas. Ao entender as causas raiz das revisões repetidas, as organizações podem simplificar o uso de Templates e as estratégias de negociação, reduzir as rodadas de marcação e acelerar a finalização dos contratos.

Este objetivo busca garantir que todos os contratos formalizados cumpram os requisitos jurídicos, regulatórios e das políticas internas durante todo o ciclo de vida. Uma Conformidade fraca expõe a organização a riscos jurídicos significativos, penalidades e danos à reputação, tornando esse aspecto essencial para a gestão de contratos no Conga CLM. O ProcessMind compara a execução real do processo com modelos de Conformidade e identifica casos em que os termos ou as obrigações contratuais não estão sendo cumpridos conforme as regras predefinidas. Ele revela os desvios e seus impactos, permitindo mitigar riscos proativamente e garantir o cumprimento consistente das regras em todos os contratos.

Este objetivo busca garantir que a empresa aproveite plenamente os termos e as condições de cada contrato, desde os ganhos financeiros até a eficiência operacional. Quando o valor dos contratos não é bem aproveitado, surgem oportunidades perdidas e recursos desperdiçados, o que reforça a importância de uma gestão eficaz de contratos no Conga CLM. O ProcessMind acompanha o cumprimento das principais obrigações contratuais e compara os resultados esperados com os resultados reais. Ao relacionar as etapas do processo às métricas de valor, identifica ineficiências ou oportunidades perdidas após a formalização e ajuda a extrair o máximo valor de cada acordo.

Este objetivo busca reduzir o trabalho humano dedicado às tarefas rotineiras de gestão de contratos e, assim, diminuir as despesas operacionais. O excesso de trabalho manual costuma gerar erros, atrasos e custos maiores. Por isso, automação e eficiência são essenciais para a gestão de contratos no Conga CLM. O ProcessMind analisa os Event Logs para identificar atividades repetidas manualmente com frequência ou que exigem intervenção humana excessiva. Ele aponta as melhores oportunidades para automação ou reformulação do processo, ajudando as organizações a simplificar as operações, reduzir o trabalho administrativo e economizar significativamente.

Este objetivo busca garantir uma performance consistente e de qualidade entre todas as pessoas responsáveis pela gestão dos contratos sob sua responsabilidade. A performance inconsistente pode gerar variações nos tempos de ciclo, problemas de Conformidade e resultados abaixo do ideal, prejudicando a eficácia geral da gestão de contratos no Conga CLM. O ProcessMind oferece insights sobre a performance individual e das equipes ao analisar métricas como tempos de ciclo, cumprimento dos processos e taxas de conclusão de tarefas dos contratos sob sua responsabilidade. Ele ajuda a identificar boas práticas e oportunidades para treinamentos direcionados, promovendo uma performance consistente e de qualidade em toda a organização.

Este objetivo busca identificar rapidamente as causas dos atrasos no processo de gestão de contratos. Uma análise de causa raiz rápida e precisa é essencial para implementar soluções eficazes e evitar que os problemas se repitam, aumentando a eficiência geral da gestão de contratos no Conga CLM. O ProcessMind destaca automaticamente as variações e os gargalos que contribuem para os atrasos e usa algoritmos avançados para identificar as atividades, os recursos ou os desvios específicos responsáveis. Isso reduz significativamente o tempo e o esforço necessários para diagnosticar problemas e permite resolvê-los com mais rapidez e eficácia.

Este objetivo busca tornar as negociações de contratos mais eficazes, para alcançar termos mais favoráveis, acordos mais rápidos e relações mais sólidas. Melhores resultados de negociação afetam diretamente a receita, os custos e os níveis de risco, aspectos essenciais para uma gestão de contratos bem-sucedida no Conga CLM. O ProcessMind analisa os diferentes caminhos e as iterações da etapa de negociação e os relaciona a resultados como tempo de ciclo, número de marcações e valor final do contrato. Ele identifica padrões de negociação, estratégias bem-sucedidas e sequências ineficientes, oferecendo insights baseados em dados para aprimorar as táticas de negociação e os resultados.

O caminho de melhoria em 6 etapas para a gestão de contratos

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O que fazer

Baixe o Template do Excel desenvolvido para analisar o processo de gestão de contratos. Ele oferece a estrutura correta para os dados do Conga CLM.

Ver o guia do Template de dados Baixar Template
Por que isso importa

Começar com a estrutura de dados correta garante uma mineração de processos precisa e eficiente, economiza tempo e evita inconsistências nos dados.

Resultado esperado

Um Template do Excel formatado especificamente para reunir os dados essenciais de gestão de contratos do Conga CLM.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Visualize gargalos ocultos nos ciclos dos contratos

O ProcessMind transforma dados complexos de contratos em visualizações claras, revelando o caminho real de cada acordo. Você identifica facilmente ineficiências e oportunidades de melhoria.
  • Visualize os fluxos reais de contratos no Conga CLM
  • Identifique gargalos e atrasos nas aprovações
  • Identifique riscos de Conformidade e desvios
  • Reduza o tempo de ciclo dos contratos e aumente a capacidade de processamento
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Mais eficiência e Conformidade na gestão de contratos

Esses resultados mostram as melhorias mensuráveis que as organizações alcançam ao aplicar Process Mining aos fluxos de trabalho de gestão de contratos no Conga CLM. Usando o ID do contrato como identificador do caso, identificamos gargalos e otimizamos todo o ciclo de vida do contrato, da solicitação à renovação.

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Aprovações mais rápidas

Redução do ciclo de aprovação de contratos

Ao identificar e eliminar gargalos no fluxo de trabalho de aprovação, as organizações reduzem significativamente o tempo necessário para finalizar contratos e fechar negócios mais rapidamente.
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Mais Conformidade

Maior adesão aos padrões do processo

O Process Mining revela desvios dos fluxos de trabalho padrão de contratos, permitindo que as equipes adotem os caminhos mais eficientes e garantam a realização consistente das verificações críticas de Conformidade.
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Menos custos com retrabalho

Redução do esforço administrativo e de negociação

Identificar as causas do excesso de revisões com marcações e retrabalho ajuda a reduzir tarefas repetitivas, o esforço manual e os custos administrativos associados ao longo do ciclo de vida do contrato.
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Mais insights operacionais

Identificação mais rápida de gargalos no processo

Tenha uma visão transparente de cada etapa dos processos de contratos para identificar rapidamente atrasos e suas causas raiz, tomar decisões mais fundamentadas e agir de forma proativa.
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Mais renovações

Maior percentual de renovações de contratos no prazo

Ao entender o processo que leva às renovações, as organizações podem adotar medidas proativas para renovar os contratos antes do vencimento, evitando perda de receita e interrupções nos serviços.
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Negociações mais simples

Redução do tempo de ciclo das negociações

A análise dos padrões de negociação e das revisões com marcações ajuda a identificar ineficiências, agilizar a finalização de acordos e melhorar os resultados com as contrapartes.

Os resultados podem variar conforme a estrutura de cada organização, a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números ilustram melhorias típicas observadas em diferentes implementações de gestão de contratos.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Identificador exclusivo de cada contrato, usado como identificador principal do caso.

Por que isso importa

Esta é a chave essencial para acompanhar todo o ciclo de vida de um contrato e viabilizar as análises de Process Mining, conectando atividades relacionadas em um único caso.

Nome do evento de negócio ou da tarefa específica que ocorreu no ciclo de vida do contrato.

Por que isso importa

Ele define as etapas do processo, forma a base do mapa do processo e permite analisar o fluxo de trabalho, os desvios e a frequência das atividades.

Data e hora exatas em que a atividade começou ou ocorreu.

Por que isso importa

Ele fornece a sequência cronológica dos eventos, essencial para calcular todas as métricas de duração, identificar gargalos e entender a performance do processo.

A data e a hora exatas em que uma atividade foi concluída.

Por que isso importa

Permite calcular com precisão o tempo de processamento das atividades, algo essencial para identificar gargalos relacionados à duração e analisar a eficiência dos recursos.

Usuário ou funcionário responsável por gerenciar o contrato ao longo de seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Permite analisar a performance por usuário e identificar quem tem os melhores resultados, oportunidades de treinamento e problemas na distribuição da carga de trabalho.

A classificação do contrato, como NDA, MSA ou SOW.

Por que isso importa

Permite segmentar o processo e comparar fluxos de trabalho, tempos de ciclo e gargalos entre categorias de contrato, como NDAs e MSAs.

O valor monetário total associado ao contrato.

Por que isso importa

Permite analisar o processo com base no valor, priorizar melhorias em contratos de alto valor e entender o impacto deles no negócio.

A etapa atual do ciclo de vida do contrato, como 'Rascunho', 'Em aprovação' ou 'Assinado'.

Por que isso importa

Mostra a etapa atual do contrato, o que ajuda a filtrar e analisar casos ativos e entender como os estados do processo estão distribuídos.

A data em que o contrato deve expirar.

Por que isso importa

Essa data é essencial para gerenciar contratos de forma proativa. Dashboards que acompanham os próximos vencimentos ajudam a evitar renovações perdidas e a consequente perda de receita.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Esta atividade marca o início formal do ciclo de vida do contrato e representa a criação de um novo registro de contrato no sistema. Em geral, ela é capturada como um evento explícito quando um usuário cria um novo objeto Contract no Conga CLM.

Por que isso importa

Como ponto de partida de cada contrato, esta atividade é essencial para medir o tempo de ciclo de ponta a ponta. Ela permite analisar o volume e os tipos de contratos iniciados.

Esta atividade indica que o departamento jurídico concluiu a revisão do contrato. Ela pode ser capturada como uma etapa explícita de aprovação no fluxo de trabalho ou inferida por uma mudança de status, como 'Revisão jurídica concluída'.

Por que isso importa

Isolar a fase de revisão jurídica é essencial para analisar um gargalo comum. Isso dá suporte ao KPI 'Tempo médio de revisão jurídica' e ajuda a otimizar os recursos do departamento jurídico.

Este marco indica que o contrato recebeu todas as aprovações internas necessárias e está pronto para assinatura. Em geral, é a etapa final de um processo de aprovação do Salesforce com várias fases.

Por que isso importa

Este é um marco crítico que encerra o ciclo de revisão e aprovação interna. Ele marca o fim do período medido pelo KPI 'Tempo médio de aprovação de contratos'.

Esta é a atividade decisiva em que todas as partes assinam legalmente o contrato, tornando-o um acordo vinculante. Soluções de assinatura eletrônica integradas ao Conga CLM, como o Conga Sign, geram um evento explícito com data e hora.

Por que isso importa

Esta atividade representa a conclusão bem-sucedida do processo anterior à assinatura e é um marco importante para métricas de performance, como a 'Taxa de execução de contratos'. Muitas vezes, é considerada o evento final do 'Caminho ideal'.

Representa o momento em que o contrato entra em vigor e passa a valer na organização, gerando obrigações e direitos. Em geral, é inferida por uma mudança de status de 'Executado' para 'Ativo'.

Por que isso importa

Esta atividade marca o início do ciclo de vida após a assinatura. Ela dá início à gestão de obrigações e ao monitoramento da performance.

Esta atividade marca o encerramento antecipado de um contrato, antes da data de vencimento, por meio de uma ação específica. Ela é capturada quando o status do contrato muda para 'Encerrado'.

Por que isso importa

Como estado final importante, os eventos de encerramento ajudam a entender as taxas e os motivos de cancelamento de contratos. Eles representam uma conclusão definitiva, embora muitas vezes negativa, do processo.

Representa o fim natural do ciclo de vida de um contrato quando ele chega à data de vencimento sem ser renovado nem encerrado. Esse evento não é registrado explicitamente, mas é derivado dos dados do contrato.

Por que isso importa

Esta atividade define o fim previsto do ciclo de vida do contrato. Analisar os contratos vencidos ajuda a entender as oportunidades de renovação e a gestão geral do portfólio de contratos.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining mostra o fluxo real do processo de gestão de contratos no Conga CLM e identifica gargalos, desvios e lacunas de Conformidade. Ele ajuda a otimizar os ciclos de aprovação, ampliar a visibilidade e garantir renovações no prazo, contribuindo para operações mais eficientes.

Para começar, você precisa de registros de eventos que capturem as ações realizadas nos contratos, com as respectivas datas e horas e o ID do contrato como identificador do caso. Entre os principais dados estão os nomes das atividades, as datas e horas, os IDs dos usuários e o identificador exclusivo de cada contrato.

Os primeiros insights costumam surgir poucas semanas depois da conclusão da extração e da importação dos dados, revelando gargalos e desvios imediatos. Análises mais aprofundadas e iniciativas de melhoria contínua geralmente levam vários meses, dependendo da complexidade e do escopo.

O Process Mining mapeia cada etapa do fluxo de trabalho de aprovação, mostrando onde ocorrem atrasos, quem participa e quais atividades específicas geram gargalos. Esses insights baseados em dados ajudam você a identificar as causas raiz e direcionar melhorias para reduzir o tempo de ciclo.

Além de melhorar a eficiência, o Process Mining fortalece a Conformidade contratual ao identificar riscos, ajuda a aprimorar os resultados das negociações com insights sobre processos anteriores e maximiza a geração de valor dos contratos. Também reduz o trabalho manual e os custos administrativos ao simplificar as operações.

Sim. A segurança dos dados é uma prioridade. As plataformas de Process Mining geralmente usam criptografia robusta e controles de acesso. Também é possível aplicar técnicas de anonimização ou pseudonimização aos dados confidenciais antes da análise, protegendo a privacidade e a Conformidade.

Embora as ferramentas de Process Mining estejam cada vez mais fáceis de usar, alguns conhecimentos técnicos ajudam na extração e transformação dos dados e na configuração inicial do modelo. Uma compreensão básica de estruturas de dados e sistemas de TI, aliada ao conhecimento do processo, contribui para uma implementação tranquila.

Sim. Ao comparar o fluxo real do processo, reconstruído com os dados do Conga CLM, com o modelo de processo ideal ou documentado, o Process Mining mostra claramente todos os desvios. Assim, você identifica e trata rapidamente os casos em que o processo não segue o esperado.

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