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Améliorez votre gestion des contrats

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les contrats Conga CLM.
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Optimisez la Gestion des contrats dans Conga CLM

Les processus complexes de gestion des contrats entraînent souvent des goulots d’étranglement lors des approbations et accroissent les risques de non-conformité. Notre plateforme vous aide à repérer rapidement les inefficacités cachées et à comprendre leur impact. En mettant en évidence ces points sensibles, vous pouvez accélérer les cycles contractuels et mieux respecter les obligations de votre organisation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des contrats dans Conga CLM ?

La gestion des contrats constitue le socle de toute relation commerciale. Elle formalise les accords, définit les obligations et réduit les risques. Dans des systèmes comme Conga CLM, ces processus peuvent mobiliser de nombreuses parties prenantes, comporter des cycles de négociation complexes et être soumis à des exigences strictes de conformité. Pourtant, sans compréhension claire et fondée sur les données de la manière dont les contrats circulent réellement, les organisations rencontrent souvent des inefficacités.

Le coût réel d’un processus de gestion des contrats qui n’est pas optimisé dépasse largement les frais administratifs. Il comprend l’allongement des cycles de vente dû à une exécution lente des contrats, l’augmentation des risques juridiques liée aux clauses négligées ou au non-respect des exigences, les pertes de revenus causées par des renouvellements tardifs et la dégradation des relations avec les partenaires et les clients. Identifier et corriger ces inefficacités est essentiel, non seulement pour améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi pour protéger votre entreprise et préserver sa capacité d’adaptation stratégique.

Comment le Process Mining transforme la gestion des contrats dans Conga CLM

Le Process Mining offre une vision objective et précise de vos opérations de gestion des contrats dans Conga CLM. Au lieu de s’appuyer sur des hypothèses ou des témoignages isolés, il extrait les données réelles d’événements de votre système et reconstitue le parcours complet de chaque contrat, depuis la demande initiale jusqu’à la signature finale et au-delà. Cette approche révèle le déroulement réel du processus, en mettant en évidence chaque écart, chaque goulot d’étranglement et chaque boucle de reprises.

En analysant des activités telles que Contract Request Initiated, Internal Review Performed, Legal Review Conducted, Counterparty Negotiation Started et Contract Executed/Signed, le Process Mining indique précisément où les retards surviennent. Il distingue les parcours standards des exceptions fréquentes, identifie les parties prenantes à l’origine des goulots d’étranglement et quantifie l’impact de chaque inefficacité sur le temps de cycle de vos contrats. Vous pouvez ainsi passer des suppositions à des interventions précises fondées sur les données pour améliorer la gestion des contrats.

Principaux axes d’amélioration du cycle de vie de vos contrats

L’application du Process Mining à vos données Conga CLM ouvre plusieurs possibilités d’amélioration :

  • Réduire les temps de cycle des contrats : repérez et éliminez les étapes inutiles, les rejets fréquents et les périodes d’attente prolongées dans les flux de travail de revue et d’approbation. Vous réduirez ainsi le temps de cycle de la gestion des contrats, accélérerez la conclusion des affaires et percevrez plus rapidement les revenus.
  • Renforcer la conformité et réduire les risques : repérez les cas dans lesquels les contrats s’écartent des étapes de revue juridique ou interne obligatoires. Vérifiez que toutes les obligations contractuelles sont suivies et respectées afin de réduire sensiblement l’exposition juridique et les pénalités financières.
  • Optimiser les flux de travail : identifiez les activités redondantes, les parcours parallèles qui devraient être séquentiels et les étapes susceptibles d’être automatisées. Optimisez le déroulement afin que chaque contrat progresse efficacement tout au long de son cycle de vie.
  • Optimiser l’affectation des ressources : identifiez les équipes ou les personnes surchargées ou sous-utilisées dans le processus de gestion des contrats, afin de mieux équilibrer la charge de travail et de planifier les ressources.
  • Améliorer les stratégies de négociation : analysez l’impact des différentes tactiques de négociation ou clauses contractuelles sur le temps total d’exécution et le taux de réussite, afin d’affiner vos stratégies futures à partir des données.

Résultats attendus et bénéfices mesurables

En utilisant le Process Mining pour la gestion des contrats dans Conga CLM, vous pouvez obtenir des bénéfices significatifs et mesurables :

  • Accélérer le traitement des contrats : réduisez fortement le temps nécessaire pour traiter, négocier et exécuter les contrats, afin d’accélérer vos activités et votre mise sur le marché.
  • Réduire les coûts opérationnels : limitez le travail manuel, réduisez les frais juridiques liés aux négociations prolongées et évitez les pénalités dues au non-respect des exigences.
  • Renforcer la conformité : veillez au respect constant des politiques internes et des réglementations externes, afin de consolider la position juridique et éthique de votre organisation.
  • Améliorer la visibilité et le contrôle : obtenez une vue détaillée de chaque aspect de votre processus de gestion des contrats pour prendre des décisions fondées sur les données et progresser en continu.
  • Améliorer les relations avec les parties prenantes : une finalisation plus rapide des contrats contribue à de meilleures relations avec les services internes et les contreparties externes.

Commencer votre démarche d’optimisation des processus

Optimiser la gestion des contrats dans Conga CLM grâce au Process Mining ne consiste pas seulement à gagner en efficacité. Il s’agit aussi de renforcer votre avantage concurrentiel, de réduire les risques et de consolider vos relations. Cette approche vous apporte la clarté et les analyses concrètes nécessaires pour repérer et mettre en œuvre des changements ayant un impact réel. En comprenant le parcours réel de vos contrats, vous pouvez prendre des décisions éclairées et transformer la gestion des contrats, potentiellement source de blocages, en un atout stratégique.

Gestion des contrats CLM Opérations juridiques Compliance Cycle de vie des contrats Négociation Flux de travail d’approbation Réduction des risques Service juridique Gestion du cycle de vie des contrats Automatisation des contrats

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les contrats restent souvent bloqués dans des flux de travail de revue et d’approbation longs, ce qui entraîne des échéances manquées et un retard dans la comptabilisation des revenus. Cela réduit l’agilité de l’entreprise, peut fragiliser les relations avec les contreparties et retarde les initiatives importantes liées aux accords exécutés. ProcessMind visualise les parcours exacts suivis par les contrats dans Conga CLM, en mettant en évidence les points où les approbations s’enlisent ou les boucles se forment. La solution quantifie les retards et identifie les étapes d’approbation ou les équipes à l’origine des goulots d’étranglement, afin de permettre une optimisation ciblée et de raccourcir les cycles contractuels.

Les contrats s’écartent fréquemment des parcours standards de négociation et d’approbation, ce qui entraîne des conditions incohérentes, une exposition accrue aux risques et un risque de non-conformité aux politiques internes. Le contrôle manuel ne suffit souvent pas à détecter ces variations ponctuelles, ce qui fragilise la gouvernance. ProcessMind révèle toutes les variations par rapport au processus contractuel idéal dans Conga CLM. La solution indique précisément où et pourquoi les écarts se produisent, et aide à en identifier les causes profondes, telles qu’un manque de formation ou des problèmes de configuration du système, afin de renforcer la gouvernance et la cohérence.

Il est difficile de suivre en temps réel l’état d’un contrat tout au long de son parcours, ce qui crée une incertitude sur son avancement pendant les phases de négociation, d’approbation et de signature. Ce manque de transparence complique les prévisions fiables, la résolution préventive des problèmes et la planification efficace des Ressources. ProcessMind fournit une vue complète, de bout en bout, du parcours de chaque contrat dans Conga CLM. Les utilisateurs peuvent voir immédiatement son état actuel, repérer les retards et comprendre les dépendances, afin d’assurer un pilotage préventif et de prendre des décisions éclairées dans toute l’organisation.

Les échéances importantes liées aux renouvellements, aux expirations ou à certaines obligations contractuelles sont souvent négligées. Il peut en résulter une perte de chiffre d’affaires, des renouvellements automatiques à des conditions défavorables ou des manquements aux exigences de conformité. Cette situation peut entraîner des pénalités importantes, nuire à la réputation et créer une exposition financière inutile. En analysant les attributs des contrats, tels que les dates d’expiration, ainsi que les activités associées dans Conga CLM, ProcessMind identifie les contrats susceptibles de manquer des étapes importantes. La solution signale rapidement les problèmes potentiels, afin que les équipes puissent intervenir à temps, éviter des oublis coûteux et renforcer la conformité.

La revue juridique et interne comporte souvent plusieurs itérations, de nombreux échanges et des retards prolongés, ce qui allonge le temps de cycle global du contrat. Ces reprises mobilisent inutilement des ressources juridiques et opérationnelles précieuses et ralentissent les activités importantes de l’entreprise. ProcessMind visualise les boucles de revue et les reprises dans le flux de travail Conga CLM et quantifie le temps consacré à chaque étape. La solution identifie les activités de revue ou les services à l’origine des inefficacités, afin de simplifier les processus de revue et de réduire la charge mobilisée.

Des modifications fréquentes et importantes indiquent souvent que la première rédaction manque de clarté, que les attentes ne sont pas alignées ou que la stratégie de négociation n’est pas optimale. Cela prolonge la phase de négociation, augmente la charge administrative et allonge les cycles contractuels. ProcessMind suit le

Les écarts par rapport aux exigences juridiques ou aux politiques internes au cours du cycle de vie des contrats peuvent entraîner des risques importants de non-conformité, des échecs lors des audits et des pénalités financières. Veiller au respect d’un ensemble complexe de réglementations et de directives internes constitue un défi permanent pour les organisations. ProcessMind compare les parcours contractuels réels dans Conga CLM à des modèles de conformité prédéfinis et signale les écarts ou les activités non conformes. La solution fournit une piste d’audit de chaque activité contractuelle, afin que les organisations puissent traiter préventivement les non-conformités et se préparer aux audits.

Les contrats ne sont pas toujours pleinement utilisés ou optimisés après leur signature, ce qui entraîne des occasions de chiffre d’affaires manquées, des conditions sous-exploitées ou des obligations négligées qui affectent les performances financières. Le suivi des obligations et des résultats après la signature reste souvent manuel et fragmenté. En analysant des activités telles que

Les tâches répétitives, la saisie manuelle des données et la fragmentation des systèmes dans la gestion des contrats entraînent une charge administrative excessive. Elles mobilisent un temps précieux qui pourrait être consacré à des activités stratégiques, augmentent les coûts opérationnels et ralentissent le processus de contractualisation. ProcessMind quantifie la fréquence et la durée des étapes manuelles du processus Conga CLM, afin de mettre en évidence les activités susceptibles d’être automatisées ou optimisées. La plateforme identifie les goulots d’étranglement liés aux transferts manuels, ce qui permet de réduire les coûts opérationnels et de réaffecter les ressources.

Les performances des responsables des contrats varient considérablement en matière de délais de traitement, de respect du processus et d’exécution des étapes clés dans les délais prévus. Cette hétérogénéité peut entraîner des résultats imprévisibles, accroître les risques opérationnels et créer une répartition inégale de la charge de travail. ProcessMind analyse des attributs contractuels tels que « Contract Owner » au regard des indicateurs de performance calculés à partir des activités dans Conga CLM. La plateforme identifie les meilleurs résultats et les axes d’amélioration, afin de cibler la formation, de partager les bonnes pratiques et d’assurer une gestion des contrats plus homogène.

Si les retards sont souvent visibles au cours du cycle de vie d’un contrat, il reste difficile de comprendre pourquoi certains contrats ou certaines étapes ralentissent systématiquement. Les analyses reposent alors souvent sur des témoignages ponctuels. Sans analyse précise des causes profondes, les initiatives d’amélioration restent superficielles et peu efficaces. ProcessMind examine les données de l’Event Log de Conga CLM et met en relation les retards avec des activités précises, des attributs tels que « Contract Type » ou « Department », ainsi qu’avec l’intervention de certaines ressources. Cette capacité de diagnostic révèle les véritables causes des inefficacités du processus et permet de définir des mesures correctives adaptées.

Sans analyses fondées sur les données relatives aux performances passées et aux variations des processus, les stratégies de négociation peuvent rester imparfaitement optimisées, ce qui risque d’aboutir à des conditions moins favorables ou à des cycles de négociation plus longs. Il est difficile de déterminer ce qui fonctionne le mieux selon les types de contrats ou les contreparties. En analysant les activités liées à la négociation et des attributs comme « Contract Value » et « Counterparty Name » dans Conga CLM, ProcessMind peut révéler les tendances associées aux négociations réussies ou difficiles. Ces données permettent d’améliorer les stratégies de négociation et les modèles, et de maximiser la valeur des contrats.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire le temps total nécessaire à un contrat pour franchir toutes les étapes d’approbation, depuis la demande initiale jusqu’à l’exécution finale. Sa réalisation réduit fortement le délai de mise sur le marché des affaires, améliore la satisfaction des clients et libère des ressources en éliminant les retards inutiles du processus de gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind repère les goulots d’étranglement dans les flux de travail de revue et d’approbation, identifie les étapes ou les personnes à l’origine des retards et suggère des variantes de processus pour accélérer le traitement. En analysant les parcours réels, vous pouvez déterminer où les temps de cycle s’allongent et mettre en œuvre des améliorations ciblées afin de les réduire de 20 à 40 % ou davantage.

Cet objectif vise à garantir que tous les contrats suivent les flux de travail établis et conformes, en limitant les écarts. Un respect constant réduit les risques juridiques et financiers, améliore la prévisibilité du processus de gestion des contrats et renforce la gouvernance des contrats gérés dans Conga CLM. ProcessMind détecte automatiquement tous les parcours réellement suivis et met en évidence les étapes non autorisées ou les approbations ignorées. La solution fournit une représentation visuelle des écarts de conformité, afin que les organisations puissent faire respecter les flux de travail standardisés, identifier les causes profondes du non-respect des exigences et augmenter le taux d’adhésion en repérant les écarts en temps réel.

Cet objectif vise à fournir une vue complète, de bout en bout, du parcours de chaque contrat, de son lancement à sa résiliation ou à son renouvellement. Une meilleure visibilité permet aux parties prenantes de connaître l’état actuel du contrat, d’anticiper les prochaines étapes et de prendre des décisions éclairées, tout en réduisant considérablement les zones d’incertitude dans la gestion des contrats au sein de Conga CLM. ProcessMind reconstitue le cycle de vie complet de chaque contrat et révèle les parcours réellement suivis ainsi que la durée de chaque activité. Des Dashboards et des analyses permettent de suivre l’avancement, d’identifier les temps d’attente et de comprendre les dépendances. Vous disposez ainsi d’une vue complète de la circulation des contrats dans l’organisation et des possibilités d’optimisation.

Cet objectif vise à augmenter la proportion de contrats renouvelés ou résiliés de manière proactive avant leur date d’expiration. Le non-respect des échéances clés peut entraîner une perte de revenus ou des renouvellements automatiques non souhaités. Une gestion dans les délais est donc essentielle pour assurer l’efficacité de la gestion des contrats et tirer pleinement parti de Conga CLM. ProcessMind surveille les dates d’expiration et identifie les processus qui entraînent le dépassement des fenêtres de renouvellement, en analysant la séquence et le calendrier des activités précédant le renouvellement. La plateforme aide à repérer en amont les contrats susceptibles d’arriver à échéance sans action, ce qui permet d’intervenir et d’augmenter le taux de renouvellement de 15 à 25 %, tout en assurant la continuité des relations commerciales.

Cet objectif consiste à améliorer l’efficacité et la rapidité des revues juridiques et métier internes dans le processus d’approbation des contrats. Les cycles de revue longs et itératifs constituent des goulots d’étranglement importants. Ils allongent directement les délais de traitement des contrats et réduisent l’efficacité globale de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind analyse les activités et les transferts associés aux étapes de revue, afin d’identifier les tâches répétitives, les échanges excessifs ou la participation de personnes non nécessaires. La plateforme met en évidence les possibilités de refonte du processus et permet de réduire la durée des revues en optimisant l’ordre des activités et la collaboration.

Cet objectif vise à réduire le nombre de fois où un contrat est annoté et révisé pendant les négociations, en interne comme avec les contreparties. Des annotations excessives prolongent la phase de négociation, augmentent les coûts juridiques et retardent l’exécution du contrat, ce qui nuit à l’efficacité globale de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind identifie les tendances dans les activités d’annotation et les relie à des types de contrats, des clauses ou des phases de négociation spécifiques. En comprenant les causes profondes des révisions répétées, les organisations peuvent optimiser l’utilisation des modèles et leurs stratégies de négociation, réduire potentiellement le nombre de cycles d’annotation et accélérer la finalisation des contrats.

Cet objectif vise à garantir que tous les contrats signés respectent les exigences légales, réglementaires et internes pendant toute leur durée de vie. Une conformité insuffisante expose l’organisation à des risques juridiques importants, à des sanctions et à une atteinte à sa réputation. Elle constitue donc un aspect essentiel de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind identifie les situations dans lesquelles les conditions ou obligations contractuelles ne sont pas respectées au regard de règles prédéfinies, en comparant l’exécution réelle du processus aux modèles de conformité. La plateforme révèle les écarts et leur impact, afin de réduire les risques en amont et d’assurer une conformité homogène pour tous les contrats.

Cet objectif vise à garantir que l’entreprise tire pleinement parti des conditions prévues dans chaque contrat, qu’il s’agisse de gains financiers ou d’améliorations opérationnelles. Une réalisation insuffisante de la valeur entraîne des occasions manquées et un gaspillage de ressources, ce qui souligne l’importance d’une gestion efficace des contrats dans Conga CLM. ProcessMind suit l’exécution des principales obligations contractuelles et compare les résultats attendus aux résultats réels. En mettant en relation les étapes du processus avec les indicateurs de valeur, la plateforme identifie les inefficacités ou les occasions manquées après la signature et permet de définir des stratégies pour tirer le meilleur parti de chaque accord.

Cet objectif consiste à réduire le travail humain consacré aux tâches courantes de gestion des contrats et, par conséquent, les dépenses opérationnelles. Un effort manuel important entraîne souvent des erreurs, des retards et une hausse des coûts. L’automatisation et l’efficacité sont donc essentielles à la gestion des contrats dans Conga CLM. En analysant les journaux d’événements, ProcessMind repère les activités fréquemment répétées manuellement ou nécessitant une intervention humaine excessive. La plateforme identifie les meilleures candidates à l’automatisation ou à la refonte du processus, afin de simplifier les opérations et de réduire la charge administrative, avec des économies significatives à la clé.

Cet objectif vise à garantir des performances homogènes et de qualité parmi tous les responsables des contrats dans la gestion des contrats qui leur sont attribués. Des performances variables peuvent entraîner des délais de traitement différents, des problèmes de conformité et des résultats sous-optimaux, ce qui affecte l’efficacité globale de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind fournit des analyses sur les performances individuelles ou collectives en examinant des indicateurs tels que les délais de traitement, le respect des processus et les taux d’achèvement des tâches pour les contrats concernés. La plateforme aide à identifier les bonnes pratiques et les besoins de formation ciblés, afin d’encourager des performances élevées et constantes dans toute l’organisation.

Cet objectif consiste à identifier rapidement les causes sous-jacentes des retards dans le processus de gestion des contrats. Une analyse rapide et précise des causes profondes est essentielle pour mettre en œuvre des solutions efficaces et éviter la réapparition des problèmes, améliorant ainsi l’efficacité globale de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind met automatiquement en évidence les variations et les goulots d’étranglement à l’origine des retards. Des algorithmes avancés permettent d’identifier les activités, les ressources ou les écarts responsables. Le temps et les efforts nécessaires au diagnostic sont ainsi fortement réduits, ce qui accélère la résolution des problèmes.

Cet objectif vise à améliorer l’efficacité des négociations contractuelles, afin d’obtenir des conditions plus favorables, de conclure les accords plus rapidement et de renforcer les relations. De meilleurs résultats de négociation ont une incidence directe sur les revenus, les coûts et les profils de risque, qui sont essentiels à une gestion réussie des contrats dans Conga CLM. ProcessMind analyse les différents parcours et itérations suivis pendant la phase de négociation et les met en relation avec des résultats tels que le délai de traitement, le nombre de révisions et la valeur finale du contrat. La plateforme identifie les schémas de négociation, les stratégies efficaces et les séquences inefficaces, afin d’affiner les pratiques de négociation et d’améliorer les résultats grâce aux données.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes de la gestion des contrats

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Que faire

Obtenez le modèle Excel adapté à l’analyse du processus de gestion des contrats. Il fournit la structure correcte pour vos données Conga CLM.

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Pourquoi c’est important

Une structure de données adaptée dès le départ garantit un Process Mining précis et efficace, tout en faisant gagner du temps et en évitant les incohérences.

Résultat attendu

Un modèle Excel spécialement formaté pour recueillir les données essentielles de gestion des contrats dans Conga CLM.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Visualisez les goulots d’étranglement cachés dans les cycles contractuels

ProcessMind transforme les données contractuelles complexes en visualisations claires, qui révèlent le parcours réel de chaque contrat. Vous pourrez repérer facilement les inefficacités et les possibilités d’amélioration.
  • Visualisez les flux contractuels réels dans Conga CLM
  • Identifiez les goulots d’étranglement et les retards lors des approbations
  • Repérez les risques de non-conformité et les écarts
  • Accélérez les cycles contractuels et augmentez le débit du processus
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS HABITUELS

Améliorer l’efficacité et la conformité de la gestion des contrats

Ces résultats montrent les améliorations mesurables que les organisations obtiennent en appliquant le Process Mining à leurs flux de travail de gestion des contrats dans Conga CLM. En utilisant Contract ID comme identifiant du cas, nous repérons les goulots d’étranglement et optimisons l’ensemble du cycle de vie du contrat, de son lancement à son renouvellement.

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Approbations accélérées

Réduction du cycle d’approbation des contrats

En identifiant et en supprimant les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation, les organisations réduisent sensiblement le temps nécessaire à la finalisation des contrats et concluent les affaires plus rapidement.
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Meilleur respect des exigences de conformité

Meilleur respect des standards du processus

Le Process Mining révèle les écarts par rapport aux flux de travail contractuels standard, afin que les équipes puissent imposer les parcours optimaux et garantir l’exécution systématique des contrôles de conformité essentiels.
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Réduction des coûts liés aux reprises

Réduction des efforts administratifs et de négociation

L’identification des causes des révisions et des reprises excessives contribue à limiter les tâches répétitives, à réduire les efforts manuels et à diminuer les coûts administratifs associés sur l’ensemble du cycle de vie des contrats.
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De meilleures analyses opérationnelles

Identification plus rapide des goulots d’étranglement du processus

Obtenez une vue transparente de chaque étape de vos processus contractuels. Vous pourrez ainsi identifier rapidement les retards et leurs causes profondes, prendre des décisions mieux informées et intervenir en amont.
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Augmentation des taux de renouvellement

Une proportion plus élevée de renouvellements de contrats effectués dans les délais

En comprenant le processus qui précède les renouvellements, les organisations peuvent prendre des mesures préventives pour renouveler les contrats avant leur expiration, éviter les pertes de revenus et prévenir les interruptions de service.
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Des négociations optimisées

Réduction de la durée des cycles de négociation

L’analyse des schémas de négociation et des activités de révision permet d’identifier les inefficacités, d’accélérer la finalisation des accords et d’améliorer les résultats avec les contreparties.

Les résultats peuvent varier selon la structure de l’organisation, la complexité des processus et la qualité des données. Ces chiffres illustrent les améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre de la gestion des contrats.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque accord contractuel, utilisé comme identifiant principal du dossier.

Pourquoi c’est important

Il s'agit de la clé essentielle pour retracer l'intégralité du cycle de vie d'un contrat. Elle permet toutes les analyses de Process Mining en regroupant les activités associées au sein d'un même dossier.

Nom de l'événement métier ou de la tâche précise qui s'est produite au cours du cycle de vie du contrat.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus, qui constituent l’ossature de la carte des processus et permettent d’analyser le flux de travail, les écarts et la fréquence des activités.

Date et heure précises auxquelles l'activité a commencé ou s'est produite.

Pourquoi c’est important

Il fournit la séquence chronologique des événements, indispensable au calcul de toutes les métriques fondées sur la durée, à la détection des goulots d'étranglement et à l'analyse de la performance du processus.

Date et heure précises auxquelles l'activité a été terminée.

Pourquoi c’est important

Il permet de calculer précisément les durées de traitement des activités, ce qui est essentiel pour identifier les goulots d'étranglement liés à la durée et analyser l'efficacité des ressources.

Utilisateur ou collaborateur responsable de la gestion du contrat pendant tout son cycle de vie.

Pourquoi c’est important

Il permet d'analyser la performance par utilisateur, afin d'identifier les meilleurs résultats, les besoins de formation et les problèmes de répartition de la charge de travail.

Classification du contrat, par exemple NDA, MSA ou SOW.

Pourquoi c’est important

Il permet de segmenter le processus afin de comparer les flux de travail, les temps de cycle et les goulots d’étranglement pour différentes catégories de contrats, comme les NDA et les MSA.

Valeur monétaire totale associée au contrat.

Pourquoi c’est important

Elle permet une analyse fondée sur la valeur, afin de prioriser les améliorations du processus pour les contrats à forte valeur et d'en comprendre les effets sur l'activité.

Étape actuelle du cycle de vie du contrat, par exemple « Draft », « In Approval » ou « Executed ».

Pourquoi c’est important

Il fournit une vue instantanée de l'étape actuelle du contrat, utile pour filtrer et analyser les dossiers actifs et comprendre la répartition des états du processus.

Date à laquelle le contrat doit expirer.

Pourquoi c’est important

Cette date est essentielle à la gestion proactive des contrats. Elle permet de suivre les expirations à venir et d'éviter les renouvellements manqués ainsi que les pertes de chiffre d'affaires.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début officiel du cycle de vie du contrat et correspond à la création d’un nouvel enregistrement de contrat dans le système. Elle est généralement enregistrée comme un événement explicite lorsqu’un utilisateur crée un nouvel objet Contract dans Conga CLM.

Pourquoi c’est important

En tant que point de départ de chaque contrat, cette activité est essentielle pour mesurer le délai de traitement de bout en bout. Elle permet d’analyser le volume et les types de contrats initiés.

Cette activité indique que le service juridique a terminé la revue du contrat. Elle peut être enregistrée comme une étape d’approbation explicite dans un flux de travail ou déduite d’un changement de statut tel que « Revue juridique terminée ».

Pourquoi c’est important

Isoler la phase de revue juridique est essentiel pour analyser un goulot d’étranglement fréquent. Cela permet de suivre le KPI « Average Legal Review Time » et d’optimiser l’affectation des ressources du service juridique.

Cette étape indique que le contrat a reçu toutes les approbations internes nécessaires et qu’il est prêt à être signé. Il s’agit généralement de l’étape finale d’un Salesforce Approval Process à plusieurs niveaux.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape essentielle qui clôt le cycle de revue et d’approbation interne. Elle constitue le point final de mesure du KPI « Average Contract Approval Time ».

Cette activité déterminante intervient lorsque toutes les parties ont signé légalement le contrat, qui devient alors un accord contraignant. Les solutions de signature électronique intégrées à Conga CLM, telles que Conga Sign, créent un événement explicite avec horodatage.

Pourquoi c’est important

Cette activité représente l’achèvement du processus précédant la signature et constitue une étape clé pour des indicateurs tels que le KPI « Contract Execution Rate ». Elle est souvent considérée comme l’événement de fin du parcours nominal.

Cette activité correspond à l’entrée en vigueur et au passage en exploitation du contrat dans l’organisation, ce qui déclenche les obligations et les droits associés. Elle est généralement déduite d’un changement de statut de « Executed » à « Active ».

Pourquoi c’est important

Cette activité marque le début du cycle de vie suivant la signature. Elle déclenche la gestion des obligations et le suivi des performances.

Cette activité marque la fin anticipée d'un contrat avant sa date d'expiration, à la suite d'une action précise. Elle est enregistrée par le changement du statut du contrat vers « Terminated ».

Pourquoi c’est important

En tant qu'état final important, les événements de résiliation permettent de comprendre les taux d'échec des contrats et les motifs d'annulation. Ils apportent une conclusion définitive, souvent négative, au processus.

Représente la fin naturelle du cycle de vie d'un contrat lorsque celui-ci atteint sa date d'expiration sans être renouvelé ni résilié. Cet événement n'est pas enregistré explicitement, mais déduit des données du contrat.

Pourquoi c’est important

Cette activité définit la fin prévue du cycle de vie du contrat. L'analyse des contrats arrivés à expiration aide à comprendre les possibilités de renouvellement et à gérer l'ensemble du portefeuille de contrats.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining visualise le déroulement réel de votre processus de gestion des contrats dans Conga CLM et identifie les goulots d’étranglement, les écarts et les lacunes de conformité. Il aide à optimiser les cycles d’approbation, à améliorer la visibilité et à garantir le renouvellement des contrats dans les délais, pour des opérations plus efficaces.

Pour commencer, vous avez besoin de journaux d’événements qui enregistrent les actions effectuées sur les contrats, leurs horodatages et le Contract ID utilisé comme identifiant de cas. Les principales données comprennent les noms des activités, les horodatages, les identifiants utilisateur et l’identifiant unique de chaque contrat.

Les premières analyses peuvent souvent être obtenues quelques semaines après l’extraction et l’ingestion des données. Elles révèlent rapidement les goulots d’étranglement et les écarts. Une analyse plus approfondie et les initiatives d’amélioration durables s’étendent généralement sur plusieurs mois, selon la complexité et le périmètre du processus.

Le Process Mining cartographie avec précision chaque étape de votre flux de travail d’approbation, en mettant en évidence les points où surviennent les retards, les personnes impliquées et les activités précises à l’origine des goulots d’étranglement. Ces analyses fondées sur les données vous permettent d’identifier les causes profondes et de cibler les améliorations nécessaires pour réduire les temps de cycle.

En plus d’améliorer l’efficacité, le Process Mining renforce la conformité contractuelle en identifiant les risques, améliore les résultats des négociations grâce à l’analyse des processus passés et maximise la valeur tirée des contrats. Il réduit également les tâches manuelles et les coûts administratifs en optimisant les opérations.

Oui, la sécurité des données est une priorité. Les plateformes de Process Mining utilisent généralement un chiffrement solide et des contrôles d’accès. Des techniques d’anonymisation ou de pseudonymisation peuvent également être appliquées aux données sensibles avant l’analyse, afin de garantir la confidentialité et la conformité.

Même si les outils de Process Mining sont de plus en plus accessibles, certaines compétences techniques sont utiles pour l’extraction et la transformation des données ainsi que pour la configuration initiale du modèle. Une compréhension de base des structures de données et des systèmes informatiques, associée à une connaissance du processus, contribue à une mise en œuvre réussie.

Absolument. En comparant le déroulement réel issu de vos données Conga CLM avec votre modèle de processus idéal ou documenté, le Process Mining visualise clairement tous les écarts. Vous pouvez ainsi repérer et traiter rapidement les situations dans lesquelles le processus n’est pas suivi comme prévu.

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