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Améliorez la gestion de vos contrats

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les contrats dans Conga CLM.
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez la gestion des contrats dans Conga CLM

La complexité des processus de gestion des contrats entraîne souvent des goulots d’étranglement lors des approbations et accroît les risques de non-conformité. Notre plateforme vous aide à repérer rapidement les inefficacités cachées et à comprendre leurs conséquences. En mettant en évidence les points à corriger, vous pouvez raccourcir les cycles contractuels et mieux respecter les obligations de votre organisation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des contrats dans Conga CLM ?

La gestion des contrats est au cœur des relations commerciales : elle formalise les accords, définit les obligations et contribue à limiter les risques. Dans des systèmes comme Conga CLM, ces processus mobilisent souvent de nombreux intervenants, comportent des négociations complexes et sont soumis à des exigences strictes de conformité. Pourtant, sans vision claire, fondée sur les données, du déroulement réel des contrats, les organisations peinent souvent à repérer les inefficacités.

Le coût réel d’un processus de gestion des contrats mal optimisé dépasse largement les frais administratifs. Il comprend l’allongement des cycles de vente dû aux retards de signature, l’augmentation des risques juridiques liée aux clauses négligées ou au non-respect des règles, les occasions de revenus manquées en raison de renouvellements tardifs et la dégradation des relations avec les partenaires et les clients. Repérer et corriger ces inefficacités est essentiel, tant pour améliorer l’efficacité opérationnelle que pour protéger votre entreprise et préserver sa capacité à s’adapter aux priorités stratégiques.

Comment le Process Mining transforme la gestion des contrats dans Conga CLM

Le Process Mining donne une vision objective des opérations de gestion des contrats dans Conga CLM. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions ou des témoignages isolés, il extrait les données d’événements réelles du système et reconstitue le parcours de chaque contrat, de la demande initiale à la signature, puis aux étapes suivantes. Vous voyez ainsi le déroulement réel du processus, avec ses écarts, ses goulots d’étranglement et ses boucles de reprise.

En analysant des activités telles que Contract Request Initiated, Internal Review Performed, Legal Review Conducted, Counterparty Negotiation Started et Contract Executed/Signed, le Process Mining repère précisément les sources de retard. Il distingue les parcours habituels des exceptions fréquentes, met en évidence les intervenants associés aux goulots d’étranglement et mesure l’incidence de chaque inefficacité sur le temps de cycle des contrats. Vous pouvez ainsi remplacer les suppositions par des mesures ciblées, fondées sur les données, pour améliorer la gestion des contrats.

Principaux axes d’amélioration du cycle de vie des contrats

L’analyse des données Conga CLM par le Process Mining permet de repérer plusieurs axes d’amélioration :

  • Réduire les temps de cycle des contrats : repérez et supprimez les étapes inutiles, les refus fréquents et les attentes prolongées lors des révisions et des approbations. Vous réduirez ainsi le temps de cycle de la gestion des contrats, conclurez les affaires plus rapidement et percevrez les revenus plus tôt.
  • Renforcer la conformité et limiter les risques : repérez les contrats qui ne suivent pas les étapes obligatoires de révision juridique ou interne. Veillez au suivi et au respect des obligations contractuelles afin de réduire les risques juridiques et les pénalités financières.
  • Optimiser les flux de travail : repérez les activités redondantes, les étapes menées en parallèle alors qu’elles devraient se succéder, ainsi que celles qui pourraient être automatisées. Réorganisez le processus pour que chaque contrat progresse efficacement tout au long de son cycle de vie.
  • Mieux répartir les ressources : identifiez les équipes et les personnes surchargées ou sous-utilisées dans le processus de gestion des contrats afin de mieux répartir la charge de travail et de planifier les ressources.
  • Améliorer les stratégies de négociation : mesurez l’incidence des différentes tactiques de négociation et des clauses contractuelles sur les délais de signature et le taux de réussite. Ces données vous aideront à affiner vos stratégies.

Résultats attendus et bénéfices mesurables

Le Process Mining appliqué à la gestion des contrats dans Conga CLM peut apporter des bénéfices significatifs et mesurables :

  • Accélérer le traitement des contrats : réduisez considérablement le temps nécessaire pour traiter, négocier et signer les contrats, afin d’accélérer les opérations et la mise sur le marché.
  • Réduire les coûts opérationnels : limitez les tâches manuelles, les frais juridiques liés aux négociations prolongées et les pénalités dues au non-respect des règles.
  • Renforcer la conformité : veillez au respect constant des politiques internes et des réglementations externes, et consolidez la conformité juridique et éthique de votre organisation.
  • Améliorer la visibilité et le contrôle : obtenez une vue détaillée de chaque aspect du processus de gestion des contrats pour prendre des décisions fondées sur les données et améliorer le processus en continu.
  • Améliorer les relations avec les parties prenantes : la finalisation plus rapide des contrats contribue à de meilleures relations avec les services internes et les contreparties externes.

Lancez votre démarche d’optimisation des processus

Optimiser la gestion des contrats dans Conga CLM grâce au Process Mining ne consiste pas seulement à gagner en efficacité. C’est aussi un moyen de renforcer votre position concurrentielle, de limiter les risques et d’améliorer les relations. Cette approche vous apporte la visibilité et les analyses nécessaires pour repérer les changements utiles et les mettre en œuvre. En comprenant le parcours réel de vos contrats, vous pouvez prendre des décisions éclairées et faire d’un processus potentiellement bloquant un atout stratégique.

Gestion des contrats CLM Opérations juridiques Compliance Cycle de vie des contrats Négociation Flux de travail d’approbation Atténuation des risques Service juridique Gestion du cycle de vie des contrats Automatisation des contrats

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les contrats restent souvent bloqués dans de longs flux de travail de révision et d’approbation, ce qui entraîne des échéances manquées et retarde la comptabilisation des revenus. Ces retards nuisent à la capacité d’adaptation de l’entreprise, peuvent détériorer les relations avec les contreparties et freinent des initiatives importantes qui dépendent de la signature des accords. ProcessMind visualise les parcours suivis par les contrats dans Conga CLM et met en évidence les approbations bloquées ou les boucles de reprise. La plateforme mesure les retards et repère les étapes d’approbation ou les équipes qui créent des goulots d’étranglement, afin de cibler les améliorations et de raccourcir les cycles de contrat.

Les contrats s’écartent souvent des parcours habituels de négociation et d’approbation. Il en résulte des conditions incohérentes, une exposition accrue aux risques et un possible non-respect des politiques internes. La supervision manuelle ne suffit souvent pas à repérer ces variations ponctuelles, ce qui fragilise la gouvernance. ProcessMind révèle tous les écarts par rapport au processus contractuel prévu dans Conga CLM. La plateforme indique précisément où et pourquoi ils se produisent, et aide à en rechercher les causes, comme un manque de formation ou des problèmes de configuration du système, afin de renforcer la gouvernance et la cohérence.

Il est difficile de suivre en temps réel le parcours d’un contrat et de savoir où il en est dans les phases de négociation, d’approbation et de signature. Ce manque de visibilité complique les prévisions, la résolution proactive des problèmes et la planification des ressources. ProcessMind offre une vue complète du parcours de chaque contrat dans Conga CLM, de bout en bout. Les utilisateurs peuvent consulter immédiatement son statut, repérer les retards et comprendre les dépendances, ce qui facilite le pilotage proactif et la prise de décision dans toute l’organisation.

Les échéances importantes liées aux renouvellements, aux expirations ou à certaines obligations contractuelles passent souvent inaperçues. Cela peut entraîner une perte de revenus, des renouvellements automatiques à des conditions défavorables ou des manquements à la conformité. Les pénalités qui en découlent peuvent être lourdes, nuire à la réputation et exposer inutilement l’entreprise à des risques financiers. En analysant les attributs des contrats, comme les dates d’expiration, et les activités associées dans Conga CLM, ProcessMind repère les contrats susceptibles de manquer une échéance importante. La plateforme signale les risques suffisamment tôt pour permettre aux équipes d’intervenir à temps, d’éviter des oublis coûteux et de renforcer la conformité.

Les révisions juridiques et internes comportent souvent plusieurs cycles, de nombreux échanges et de longs délais, ce qui allonge le temps de cycle global des contrats. Ces tâches mobilisent inutilement des ressources juridiques et opérationnelles précieuses et ralentissent des activités importantes. ProcessMind visualise les boucles de révision et les reprises dans le flux de travail Conga CLM, et mesure le temps passé à chaque étape. La plateforme repère les activités de révision ou les services à l’origine des inefficacités, afin de simplifier le processus et de réduire la charge de travail.

Des modifications fréquentes et importantes du texte des contrats peuvent révéler un manque de clarté dans la première version, des attentes divergentes ou une stratégie de négociation inadaptée. Elles prolongent la négociation, alourdissent les tâches administratives et allongent les temps de cycle des contrats. ProcessMind suit les

Les écarts par rapport aux exigences juridiques ou aux politiques internes au cours du cycle de vie des contrats peuvent entraîner des risques importants de non-conformité, des échecs d’audit et des pénalités financières. Pour les organisations, respecter un ensemble complexe de réglementations et de directives internes reste un défi permanent. ProcessMind compare les parcours réels des contrats dans Conga CLM aux modèles de conformité définis et signale les écarts ou les activités non conformes. La plateforme fournit une piste d’audit de chaque activité liée aux contrats, afin que les organisations puissent corriger les manquements de manière proactive et se préparer aux audits.

Après leur signature, les contrats ne sont pas toujours pleinement mis à profit ni optimisés. Des revenus potentiels sont alors perdus, certaines conditions restent sous-utilisées et des obligations peuvent être négligées, au détriment des résultats financiers. Le suivi des obligations et des résultats après signature est souvent manuel et fragmenté. En analysant des activités telles que

Les tâches répétitives, la saisie manuelle des données et la fragmentation des systèmes de gestion des contrats alourdissent les tâches administratives. Le personnel consacre ainsi un temps précieux à des activités qui pourraient être stratégiques, ce qui augmente les coûts opérationnels et ralentit le processus contractuel. ProcessMind mesure la fréquence et la durée des étapes manuelles dans le processus Conga CLM et met en évidence celles qui pourraient être automatisées ou simplifiées. La plateforme repère les goulots d’étranglement liés aux transferts manuels entre intervenants, afin de réduire les coûts opérationnels et de réaffecter les ressources.

Les responsables de contrats obtiennent des résultats très variables en matière de temps de cycle, de respect du processus et de réalisation des étapes dans les délais. Ces écarts peuvent rendre les résultats imprévisibles, accroître les risques opérationnels et déséquilibrer la répartition de la charge de travail. ProcessMind analyse des attributs de contrat comme « Contract Owner » et les compare aux indicateurs de performance calculés à partir des activités dans Conga CLM. La plateforme repère les personnes les plus performantes et les axes d’amélioration, afin de cibler les formations, de partager les bonnes pratiques et d’assurer une gestion des contrats plus cohérente.

Les retards dans le cycle de vie des contrats sont souvent visibles, mais il est difficile de comprendre pourquoi certains contrats ou certaines étapes prennent systématiquement du retard. Les explications reposent alors sur des témoignages isolés. Sans analyse précise des causes, les efforts d’amélioration restent souvent superficiels et peu efficaces. ProcessMind examine les données du journal d’événements de Conga CLM et met en relation les retards avec des activités précises, des attributs comme « Contract Type » ou « Department », ainsi qu’avec les ressources mobilisées. Cette analyse révèle les causes réelles des inefficacités et permet de définir des mesures adaptées.

Sans données sur les résultats passés et les variations du processus, les stratégies de négociation risquent de ne pas être optimales, ce qui peut conduire à des conditions moins favorables ou à des négociations plus longues. Il est difficile de savoir quelles approches fonctionnent le mieux selon le type de contrat ou la contrepartie. En analysant les activités de négociation et des attributs comme « Contract Value » et « Counterparty Name » dans Conga CLM, ProcessMind met en évidence les tendances associées aux négociations réussies ou difficiles. Ces données permettent d’affiner les stratégies de négociation et les modèles de contrat, et de mieux préserver leur valeur.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif consiste à réduire le temps nécessaire pour faire passer un contrat par toutes les étapes d’approbation, de la demande initiale à la signature. Vous pouvez ainsi accélérer la mise sur le marché des affaires, améliorer la satisfaction client et libérer des ressources en supprimant les retards inutiles dans le processus de gestion des contrats de Conga CLM. ProcessMind repère les goulots d’étranglement dans les flux de travail de révision et d’approbation, identifie les étapes ou les personnes à l’origine des retards et met en évidence les variations de processus qui pourraient accélérer le traitement. L’analyse des parcours réels vous permet de localiser les étapes qui allongent les temps de cycle et de cibler les améliorations pour les réduire de 20 à 40 % ou davantage.

Cet objectif vise à faire en sorte que tous les contrats suivent les flux de travail établis et conformes, en limitant les écarts. Un respect plus uniforme du processus réduit les risques juridiques et financiers, rend la gestion des contrats plus prévisible et renforce la gouvernance des contrats dans Conga CLM. ProcessMind détecte automatiquement tous les parcours réels et met en évidence les étapes non autorisées ou les approbations omises. La plateforme visualise les écarts de conformité pour aider les organisations à appliquer des flux de travail standardisés, à rechercher les causes du non-respect des règles et à améliorer le taux de conformité en repérant les écarts en temps réel.

Cet objectif vise à offrir une vue complète du parcours de chaque contrat, de sa création à sa résiliation ou à son renouvellement. Une meilleure visibilité aide les parties prenantes à connaître le statut actuel du contrat, à anticiper les prochaines étapes et à prendre des décisions éclairées. Elle réduit ainsi les incertitudes liées à la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind reconstitue le cycle de vie complet de chaque contrat et révèle les parcours réels ainsi que la durée de chaque activité. Ses Dashboards et ses analyses permettent de suivre l’avancement, de repérer les périodes d’inactivité et de comprendre les dépendances. Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble du parcours des contrats dans l’organisation et des possibilités d’optimisation.

Cet objectif vise à augmenter la part des contrats renouvelés ou résiliés de manière proactive avant leur date d’expiration. Le non-respect des échéances peut entraîner une perte de revenus ou des renouvellements automatiques non souhaités. Il est donc essentiel de gérer les contrats à temps pour en tirer pleinement parti dans Conga CLM. ProcessMind surveille les dates d’expiration et repère les parcours qui conduisent à manquer les périodes de renouvellement, en analysant la séquence et le calendrier des activités préalables au renouvellement. La plateforme aide à repérer à l’avance les contrats menacés d’expiration sans renouvellement et à intervenir pour augmenter le taux de renouvellement de 15 à 25 %, tout en préservant la continuité des relations commerciales.

Cet objectif vise à améliorer l’efficacité et la rapidité des révisions juridiques et opérationnelles internes dans le processus d’approbation des contrats. Les cycles de révision longs et répétitifs constituent des goulots d’étranglement importants, qui allongent directement les temps de cycle et nuisent à l’efficacité globale de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind analyse les activités et les transferts entre intervenants à chaque étape de révision. La plateforme repère les tâches répétitives, les échanges excessifs et les participants dont la présence n’est pas nécessaire. Elle met en évidence les possibilités de réorganisation du processus, afin de raccourcir les révisions en optimisant l’ordre des activités et la collaboration.

Cet objectif vise à réduire le nombre de cycles de modification et de révision des contrats pendant les négociations, en interne comme avec les contreparties. Des modifications trop fréquentes prolongent les négociations, augmentent les frais juridiques et retardent la signature, ce qui nuit à l’efficacité globale de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind repère les tendances dans les activités de modification et les met en relation avec les types de contrats, les clauses ou les étapes de négociation concernés. En comprenant les causes des révisions répétées, les organisations peuvent mieux utiliser les modèles de contrat et adapter leurs stratégies de négociation, réduire le nombre de cycles de modification et accélérer la finalisation des contrats.

Cet objectif vise à garantir que tous les contrats signés respectent les exigences juridiques, réglementaires et internes tout au long de leur cycle de vie. Une conformité insuffisante expose l’organisation à des risques juridiques importants, à des pénalités et à une atteinte à sa réputation. Elle constitue donc un enjeu majeur de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind compare le déroulement réel des processus aux modèles de conformité pour repérer les cas où les conditions ou les obligations contractuelles ne sont pas respectées. La plateforme révèle les écarts et leurs conséquences, afin de permettre une gestion proactive des risques et de veiller au respect uniforme des règles pour tous les contrats.

Cet objectif vise à faire en sorte que l’entreprise tire pleinement parti des conditions de chaque contrat, qu’il s’agisse de gains financiers ou d’améliorations opérationnelles. Une valorisation insuffisante des contrats entraîne des occasions manquées et un gaspillage de ressources. Une gestion efficace des contrats dans Conga CLM est donc essentielle. ProcessMind suit l’exécution des principales obligations contractuelles et compare les résultats attendus aux résultats réels. En mettant en relation les étapes du processus et les indicateurs de valeur, la plateforme repère les inefficacités et les occasions manquées après la signature, afin de vous aider à tirer le meilleur parti de chaque accord.

Cet objectif vise à réduire le travail humain consacré aux tâches courantes de gestion des contrats et, par conséquent, les dépenses opérationnelles. Une charge de travail manuelle élevée entraîne souvent des erreurs, des retards et des coûts supplémentaires. L’automatisation et l’efficacité sont donc importantes pour la gestion des contrats dans Conga CLM. En analysant les journaux d’événements, ProcessMind repère les activités répétées manuellement ou qui nécessitent trop d’interventions humaines. La plateforme identifie celles qui se prêtent le mieux à l’automatisation ou à une réorganisation du processus, afin de simplifier les opérations, de réduire les tâches administratives et de réaliser des économies importantes.

Cet objectif vise à garantir que tous les responsables de contrats gèrent les contrats qui leur sont confiés avec le même niveau de qualité. Des performances inégales peuvent entraîner des temps de cycle variables, des problèmes de conformité et des résultats insuffisants, ce qui nuit à l’efficacité globale de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind analyse les performances individuelles et collectives à partir d’indicateurs comme les temps de cycle, le respect des processus et les taux d’achèvement des tâches pour les contrats concernés. La plateforme aide à repérer les bonnes pratiques et les besoins de formation, afin d’améliorer les performances dans l’ensemble de l’organisation.

Cet objectif consiste à repérer rapidement les causes profondes des retards dans le processus de gestion des contrats. Une analyse rapide et précise est essentielle pour mettre en place des solutions efficaces et éviter que les problèmes ne se reproduisent, tout en améliorant l’efficacité globale de la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind met automatiquement en évidence les variations et les goulots d’étranglement associés aux retards. Ses algorithmes repèrent les activités, les ressources ou les écarts concernés. Vous réduisez ainsi le temps et les efforts nécessaires pour diagnostiquer les problèmes et pouvez les résoudre plus rapidement et plus efficacement.

Cet objectif vise à améliorer l’efficacité des négociations contractuelles pour obtenir des conditions plus favorables, conclure les accords plus rapidement et renforcer les relations. De meilleurs résultats de négociation ont une incidence directe sur les revenus, les coûts et les risques, autant d’enjeux importants pour la gestion des contrats dans Conga CLM. ProcessMind analyse les différents parcours et cycles de négociation, puis les met en relation avec des résultats tels que le temps de cycle, le nombre de cycles de modification et la valeur finale du contrat. La plateforme repère les tendances, les stratégies efficaces et les séquences inefficaces, afin de vous aider à affiner vos tactiques de négociation et à améliorer les résultats grâce aux données.

Les 6 étapes pour améliorer la gestion des contrats

1
Téléchargez le modèle
2
Exportez vos données
3
Importer vos données
4
Analysez votre processus
5
Mettez en œuvre des améliorations
6
Suivez votre processus
1

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Que faire

Téléchargez le modèle Excel adapté à l’analyse du processus de gestion des contrats. Il présente la structure requise pour vos données Conga CLM.

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Pourquoi est-ce important ?

Une structure de données adaptée dès le départ garantit une analyse du processus précise et efficace, tout en faisant gagner du temps et en évitant les incohérences.

Résultat attendu

Un modèle Excel conçu pour recueillir les données essentielles de gestion des contrats dans Conga CLM.

CE QUE VOUS ALLEZ OBTENIR

Repérez les goulots d’étranglement invisibles dans les cycles contractuels

ProcessMind transforme les données contractuelles complexes en visualisations claires qui révèlent le parcours réel de chaque contrat. Vous pouvez ainsi repérer facilement les inefficacités et les points à améliorer.
  • Visualisez les flux réels des contrats dans Conga CLM
  • Repérez les goulots d’étranglement et les retards d’approbation
  • Repérez les risques de non-conformité et les écarts
  • Réduisez les temps de cycle des contrats et accélérez leur traitement
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPES

Améliorer l’efficacité et la conformité dans la gestion des contrats

Ces résultats illustrent les améliorations mesurables obtenues par les organisations qui appliquent le Process Mining à leurs flux de travail de gestion des contrats dans Conga CLM. En utilisant l’identifiant du contrat comme identifiant de cas, nous repérons les goulots d’étranglement et optimisons l’ensemble du cycle de vie du contrat, de sa création à son renouvellement.

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Approbations accélérées

Réduction du cycle d’approbation des contrats

En repérant et en supprimant les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation, les organisations réduisent considérablement le délai de finalisation des contrats et concluent leurs affaires plus rapidement.
0 % increase
Meilleur respect des exigences de conformité

Meilleur respect des normes de processus

Le Process Mining révèle les écarts par rapport aux flux de travail contractuels standard. Les équipes peuvent ainsi faire respecter les parcours optimaux et s’assurer que les contrôles de conformité essentiels sont effectués systématiquement.
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Réduction des coûts liés aux reprises

Moins d’efforts administratifs et de négociation

Repérer les causes des modifications répétées et des reprises permet de limiter les tâches récurrentes, de réduire le travail manuel et les frais administratifs associés tout au long du cycle de vie des contrats.
0 x faster
Meilleure compréhension des opérations

Repérage plus rapide des goulots d’étranglement

Obtenez une vue claire de chaque étape de vos processus contractuels. Vous pourrez ainsi repérer rapidement les retards et leurs causes, prendre des décisions mieux informées et intervenir de manière préventive.
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Hausse du taux de renouvellement

Plus grande proportion de contrats renouvelés dans les délais

En comprenant les étapes qui précèdent un renouvellement, les organisations peuvent prendre des mesures préventives pour renouveler les contrats avant leur échéance et éviter les pertes de revenus ainsi que les interruptions de service.
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Négociations simplifiées

Réduction de la durée des cycles de négociation

L’analyse des pratiques de négociation et des modifications apportées aux contrats permet de repérer les inefficacités, de conclure les accords plus rapidement et d’obtenir de meilleurs résultats avec les contreparties.

Les résultats peuvent varier selon la structure de l’organisation, la complexité des processus et la qualité des données. Ces chiffres illustrent les améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre de la gestion des contrats.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque contrat, utilisé comme identifiant de cas principal.

Pourquoi est-ce important ?

Cette clé essentielle permet de retracer l’ensemble du cycle de vie d’un contrat et de réaliser toutes les analyses de Process Mining en reliant les activités associées au sein d’un même cas.

Nom de l’événement métier ou de la tâche qui s’est produit dans le cycle de vie du contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes du processus et constitue la structure de la carte du processus. Il permet d’analyser le flux de travail, les écarts et la fréquence des activités.

Date et heure précises auxquelles l’activité a commencé ou s’est produite.

Pourquoi est-ce important ?

Il établit l’ordre chronologique des événements, indispensable au calcul des indicateurs de durée, au repérage des goulots d’étranglement et à l’analyse de la performance du processus.

La date et l’heure précises auxquelles une activité a été terminée.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de calculer précisément la durée de traitement des activités, ce qui est essentiel pour repérer les goulots d’étranglement liés aux délais et analyser l’efficacité des ressources.

L’utilisateur ou le membre du personnel chargé de gérer le contrat tout au long de son cycle de vie.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les performances par utilisateur, afin de repérer les personnes les plus performantes, les besoins de formation et les problèmes de répartition de la charge de travail.

La catégorie du contrat, par exemple NDA, MSA ou SOW.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter le processus pour comparer les flux de travail, les temps de cycle et les goulots d’étranglement entre différentes catégories de contrats, comme les NDA et les MSA.

La valeur financière totale associée au contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les contrats selon leur valeur, de prioriser les améliorations des processus concernant les contrats les plus importants et d’en comprendre les effets sur l’entreprise.

L’étape actuelle du cycle de vie du contrat, par exemple « Brouillon », « En cours d’approbation » ou « Signé ».

Pourquoi est-ce important ?

Il donne un aperçu de l’étape actuelle du contrat, ce qui permet de filtrer et d’analyser les dossiers actifs et de comprendre la répartition des états du processus.

La date à laquelle le contrat doit expirer.

Pourquoi est-ce important ?

Cette date est essentielle à la gestion anticipée des contrats. Les Dashboards qui suivent les expirations à venir aident à éviter les renouvellements manqués et les pertes de revenus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début officiel du cycle de vie du contrat : un nouvel enregistrement de contrat est créé dans le système. Elle est généralement enregistrée comme un événement explicite lorsqu’un utilisateur crée un objet Contract dans Conga CLM.

Pourquoi est-ce important ?

Point de départ de chaque contrat, cette activité est essentielle pour mesurer le temps de cycle de bout en bout. Elle permet d’analyser le volume et les types de contrats créés.

Cette activité indique que le service juridique a terminé l’examen du contrat. Elle peut être enregistrée comme une étape d’approbation explicite dans un flux de travail ou déduite d’un changement de statut, tel que « Legal Review Complete ».

Pourquoi est-ce important ?

Isoler la phase de révision juridique est essentiel pour analyser un goulot d’étranglement fréquent. Cela permet de suivre l’indicateur « Temps moyen de révision juridique » et d’optimiser l’affectation des ressources du service juridique.

Cette étape clé indique que le contrat a reçu toutes les approbations internes nécessaires et qu’il est prêt à être signé. Elle correspond généralement à la dernière étape d’un processus d’approbation Salesforce à plusieurs niveaux.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé clôt le cycle de révision et d’approbation interne. Elle marque la fin de la période mesurée par l’indicateur « Temps moyen d’approbation des contrats ».

Cette étape déterminante correspond à la signature légale du contrat par toutes les parties, qui devient alors un accord contraignant. Les solutions de signature électronique intégrées à Conga CLM, comme Conga Sign, génèrent un événement explicite horodaté.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin réussie du processus précédant la signature et constitue une étape clé pour des indicateurs tels que le « Taux de signature des contrats ». Elle correspond souvent à l’événement de fin du parcours nominal.

Indique que le contrat entre en vigueur et devient opérationnel au sein de l’organisation, déclenchant les obligations et les droits associés. Cette étape est généralement déduite du passage du statut « Executed » à « Active ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début du cycle de vie après la signature. Elle déclenche la gestion des obligations et le suivi de la performance.

Cette activité marque la fin anticipée d’un contrat avant sa date d’échéance, à la suite d’une action précise. Elle est enregistrée lorsque le statut du contrat passe à « Terminated ».

Pourquoi est-ce important ?

En tant qu’état final important, les résiliations aident à comprendre les taux d’échec des contrats et les motifs d’annulation. Elles marquent la fin définitive du processus, souvent dans des circonstances défavorables.

Indique la fin naturelle du cycle de vie d’un contrat à sa date d’échéance, sans renouvellement ni résiliation. Cet événement n’est pas consigné explicitement, mais déduit des données du contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin prévue du cycle de vie du contrat. L’analyse des contrats arrivés à échéance aide à repérer les possibilités de renouvellement et à mieux gérer l’ensemble du portefeuille de contrats.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le déroulement réel de votre processus de gestion des contrats dans Conga CLM et met en évidence les goulots d’étranglement, les écarts et les lacunes de conformité. Il vous aide à optimiser les cycles d’approbation, à mieux suivre le processus et à renouveler les contrats dans les délais, pour une gestion plus efficace.

Pour commencer, vous avez besoin de journaux d’événements qui recensent les actions effectuées sur les contrats, leurs horodatages et l’identifiant du contrat utilisé comme identifiant de cas. Les principales données à inclure sont le nom de l’activité, son horodatage, l’identifiant de l’utilisateur et l’identifiant unique de chaque contrat.

Les premières analyses peuvent souvent être disponibles quelques semaines après l’extraction et l’intégration des données. Elles révèlent rapidement les goulots d’étranglement et les écarts. Une analyse plus approfondie et des initiatives d’amélioration durables s’étendent généralement sur plusieurs mois, selon la complexité et le périmètre du processus.

Le Process Mining cartographie précisément chaque étape du flux de travail d’approbation et indique où les retards surviennent, qui intervient et quelles activités créent des goulots d’étranglement. Ces données vous permettent d’en déterminer les causes et de cibler les améliorations pour réduire les temps de cycle.

En plus d’améliorer l’efficacité, le Process Mining renforce la conformité contractuelle en repérant les risques, aide à mieux négocier grâce à l’analyse des processus passés et contribue à tirer le meilleur parti de la valeur des contrats. Il réduit également les tâches manuelles et les frais administratifs en simplifiant les opérations.

Oui, la sécurité des données est une priorité. Les plateformes de Process Mining utilisent généralement le chiffrement et des contrôles d’accès. Il est également possible d’anonymiser ou de pseudonymiser les données sensibles avant l’analyse afin de protéger la vie privée et de respecter les exigences de conformité.

Même si les outils de Process Mining sont de plus en plus faciles à utiliser, certaines compétences techniques sont utiles pour extraire et transformer les données, ainsi que pour configurer le modèle initial. Une connaissance de base des structures de données et des systèmes informatiques, associée à une bonne compréhension des processus, facilite la mise en œuvre.

Oui. En comparant le déroulement réel du processus, reconstitué à partir de vos données Conga CLM, au modèle de processus idéal ou documenté, le Process Mining visualise clairement tous les écarts. Vous pouvez ainsi repérer rapidement les cas où le processus n’est pas suivi comme prévu et y remédier.

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