> Cải tiến quy trình liên tục > Quản lý hợp đồng > Conga CLM

Cải thiện quy trình quản lý hợp đồng

Hướng dẫn 6 bước tối ưu hóa hợp đồng trên Conga CLM.

Tải mẫu dữ liệu

Quản lý hợp đồng

Conga CLM

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(12)Mục tiêu(12)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(5)

Tối ưu quy trình quản lý hợp đồng trong Conga CLM

Quy trình quản lý hợp đồng phức tạp thường gây ra điểm nghẽn trong khâu phê duyệt và làm tăng rủi ro không tuân thủ. Nền tảng của chúng tôi giúp bạn nhanh chóng tìm ra những khâu kém hiệu quả khó nhận thấy và hiểu rõ tác động của chúng. Khi biết chính xác vấn đề nằm ở đâu, bạn có thể rút ngắn thời gian xử lý hợp đồng và bảo đảm thực hiện tốt hơn các nghĩa vụ của tổ chức.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao nên tối ưu quy trình quản lý hợp đồng trong Conga CLM?

Quản lý hợp đồng là nền tảng của mọi mối quan hệ kinh doanh. Quy trình này giúp chính thức hóa thỏa thuận, xác định nghĩa vụ và giảm thiểu rủi ro. Trong các hệ thống như Conga CLM, quy trình có thể liên quan đến nhiều bên, nhiều vòng đàm phán phức tạp và yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt. Nhưng nếu không hiểu rõ quy trình hợp đồng thực tế dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp thường khó nhận ra những khâu kém hiệu quả.

Chi phí thực sự của một quy trình quản lý hợp đồng chưa được tối ưu không chỉ nằm ở công việc hành chính. Hợp đồng được ký chậm có thể kéo dài chu kỳ bán hàng. Điều khoản bị bỏ sót hoặc không tuân thủ có thể làm tăng rủi ro pháp lý. Gia hạn chậm khiến doanh nghiệp bỏ lỡ doanh thu, còn quan hệ với đối tác và khách hàng có thể bị ảnh hưởng. Tìm ra và xử lý những điểm kém hiệu quả này không chỉ giúp vận hành hiệu quả hơn, mà còn bảo vệ doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc thực hiện chiến lược.

Process mining cải thiện quản lý hợp đồng trong Conga CLM như thế nào?

Process mining giúp bạn nhìn rõ hoạt động quản lý hợp đồng trong Conga CLM dựa trên dữ liệu thực tế. Thay vì dựa vào giả định hoặc lời kể, công cụ lấy dữ liệu sự kiện từ hệ thống và dựng lại hành trình của từng hợp đồng, từ yêu cầu ban đầu đến khi ký kết và các bước tiếp theo. Nhờ đó, bạn thấy được luồng quy trình thực tế, các sai lệch, điểm nghẽn và vòng lặp làm lại.

Khi phân tích các hoạt động như Contract Request Initiated, Internal Review Performed, Legal Review Conducted, Counterparty Negotiation Started và Contract Executed/Signed, process mining chỉ ra chính xác nơi xảy ra chậm trễ. Công cụ phân biệt luồng chuẩn với các trường hợp ngoại lệ thường gặp, xác định bên liên quan gây ra điểm nghẽn và đo lường tác động của từng khâu kém hiệu quả đến thời gian xử lý hợp đồng. Nhờ vậy, bạn có thể cải tiến quy trình quản lý hợp đồng bằng các biện pháp cụ thể dựa trên dữ liệu, thay vì phỏng đoán.

Những khâu cần cải tiến trong vòng đời hợp đồng

Áp dụng process mining vào dữ liệu Conga CLM giúp bạn tìm ra một số cơ hội cải tiến quan trọng:

Rút ngắn thời gian xử lý hợp đồng: Tìm và loại bỏ các bước không cần thiết, tình trạng bị từ chối thường xuyên hoặc thời gian chờ kéo dài trong quy trình rà soát và phê duyệt. Qua đó, bạn có thể rút ngắn thời gian xử lý hợp đồng, chốt giao dịch nhanh hơn và ghi nhận doanh thu sớm hơn.
Tăng cường tuân thủ và giảm thiểu rủi ro: Phát hiện hợp đồng bỏ qua các bước rà soát pháp lý hoặc nội bộ bắt buộc. Theo dõi và đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ hợp đồng để giảm đáng kể rủi ro pháp lý và tiền phạt.
Tinh gọn quy trình làm việc: Tìm các hoạt động trùng lặp, các bước diễn ra song song nhưng cần thực hiện tuần tự, hoặc những bước có thể tự động hóa. Tối ưu luồng xử lý để mỗi hợp đồng đi qua các giai đoạn trong vòng đời một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Phân bổ tài nguyên hợp lý: Tìm hiểu nhóm hoặc cá nhân nào đang quá tải hay chưa sử dụng hết năng lực trong quy trình quản lý hợp đồng, từ đó cân bằng khối lượng công việc và lập kế hoạch tài nguyên tốt hơn.
Cải thiện chiến lược đàm phán: Phân tích tác động của từng cách đàm phán hoặc điều khoản hợp đồng đến thời gian xử lý và tỷ lệ thành công, từ đó có dữ liệu để điều chỉnh chiến lược trong tương lai.

Kết quả và lợi ích có thể đo lường

Khi dùng process mining để phân tích quản lý hợp đồng trong Conga CLM, bạn có thể đạt được những lợi ích rõ rệt và đo lường được:

Hoàn tất hợp đồng nhanh hơn: Rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, đàm phán và ký kết hợp đồng, giúp đẩy nhanh hoạt động kinh doanh và đưa sản phẩm ra thị trường.
Giảm chi phí vận hành: Giảm công việc thủ công, phí pháp lý phát sinh từ đàm phán kéo dài và tiền phạt do không tuân thủ.
Tăng cường tuân thủ: Đảm bảo thực hiện nhất quán các chính sách nội bộ và quy định bên ngoài, củng cố vị thế pháp lý và đạo đức của doanh nghiệp.
Nắm rõ quy trình và kiểm soát tốt hơn: Hiểu rõ từng khâu trong quy trình quản lý hợp đồng để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và cải tiến liên tục.
Cải thiện quan hệ với các bên liên quan: Hoàn tất hợp đồng nhanh hơn giúp xây dựng quan hệ tốt hơn giữa các phòng ban nội bộ và với đối tác bên ngoài.

Bắt đầu hành trình tối ưu quy trình

Tối ưu quản lý hợp đồng trong Conga CLM bằng process mining không chỉ giúp nâng cao hiệu quả. Cách làm này còn giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh, giảm thiểu rủi ro và xây dựng quan hệ bền chặt hơn. Bạn sẽ có thông tin rõ ràng và thiết thực để xác định rồi thực hiện những thay đổi có tác động. Khi hiểu rõ hành trình thực tế của hợp đồng, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt và biến quy trình quản lý hợp đồng từ một điểm nghẽn tiềm ẩn thành lợi thế chiến lược.

Quản lý hợp đồng CLM Vận hành pháp lý Compliance Vòng đời hợp đồng Đàm phán Quy trình phê duyệt Giảm thiểu rủi ro Phòng pháp chế Quản lý vòng đời hợp đồng Tự động hóa hợp đồng

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Hợp đồng thường bị mắc kẹt trong quy trình rà soát và phê duyệt kéo dài, dẫn đến trễ hạn và chậm ghi nhận doanh thu. Điều này làm giảm khả năng ứng biến của doanh nghiệp, có thể ảnh hưởng đến quan hệ với đối tác và trì hoãn các sáng kiến kinh doanh quan trọng phụ thuộc vào hợp đồng đã ký. ProcessMind trực quan hóa các luồng xử lý hợp đồng thực tế trong Conga CLM, giúp bạn thấy nơi phê duyệt bị đình trệ hoặc quy trình lặp lại. Công cụ đo lường thời gian chậm trễ và xác định bước phê duyệt hoặc nhóm gây ra điểm nghẽn, để bạn tập trung cải tiến và rút ngắn thời gian xử lý hợp đồng.

Hợp đồng thường đi chệch khỏi quy trình đàm phán và phê duyệt chuẩn, dẫn đến điều khoản thiếu nhất quán, rủi ro cao hơn và nguy cơ không tuân thủ chính sách nội bộ. Việc giám sát thủ công thường không đủ để phát hiện những thay đổi tùy tiện này, làm suy yếu công tác quản trị. ProcessMind phát hiện mọi sai lệch so với quy trình hợp đồng chuẩn trong Conga CLM. Công cụ chỉ ra chính xác sai lệch xảy ra ở đâu và vì sao, giúp bạn tìm nguyên nhân gốc như thiếu đào tạo hoặc cấu hình hệ thống chưa phù hợp, từ đó tăng cường quản trị và tính nhất quán.

Khó theo dõi trạng thái thực tế của hợp đồng trong suốt quá trình xử lý, khiến bạn không rõ hợp đồng đang ở giai đoạn đàm phán, phê duyệt hay ký kết. Thiếu thông tin minh bạch gây khó khăn cho việc dự báo chính xác, xử lý vấn đề sớm và lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả. ProcessMind cung cấp cái nhìn xuyên suốt về hành trình của từng hợp đồng trong Conga CLM. Người dùng có thể xem ngay trạng thái hiện tại, phát hiện chậm trễ và hiểu các bước phụ thuộc lẫn nhau, từ đó chủ động quản lý và đưa ra quyết định dựa trên thông tin rõ ràng.

Doanh nghiệp thường bỏ sót thời hạn quan trọng để gia hạn, kết thúc hợp đồng hoặc thực hiện nghĩa vụ cụ thể. Hậu quả có thể là mất doanh thu, tự động gia hạn với điều khoản bất lợi hoặc vi phạm tuân thủ. Những sai sót này có thể dẫn đến tiền phạt lớn, ảnh hưởng danh tiếng và tạo ra rủi ro tài chính không đáng có. Bằng cách phân tích các thuộc tính như ngày hết hạn và hoạt động liên quan trong Conga CLM, ProcessMind xác định hợp đồng có nguy cơ bỏ lỡ các mốc quan trọng. Công cụ cảnh báo sớm để các nhóm kịp thời xử lý, tránh sai sót tốn kém và tăng cường tuân thủ.

Quy trình rà soát pháp lý và nội bộ thường trải qua nhiều vòng, trao đổi qua lại nhiều lần và chậm trễ kéo dài, làm tăng tổng thời gian xử lý hợp đồng. Điều này khiến đội ngũ pháp lý và kinh doanh tốn thời gian, tài nguyên mà không cần thiết, đồng thời làm chậm hoạt động kinh doanh quan trọng. ProcessMind trực quan hóa các vòng rà soát và làm lại trong workflow Conga CLM, đồng thời đo thời gian ở từng giai đoạn. Công cụ xác định hoạt động rà soát hoặc phòng ban cụ thể gây kém hiệu quả, giúp bạn tinh gọn quy trình và giảm lãng phí tài nguyên.

Việc sửa đổi hợp đồng thường xuyên và trên diện rộng cho thấy bản thảo ban đầu chưa rõ ràng, kỳ vọng giữa các bên chưa thống nhất hoặc chiến lược đàm phán chưa phù hợp. Điều này kéo dài giai đoạn đàm phán, tăng khối lượng công việc hành chính và làm chậm thời gian xử lý hợp đồng. ProcessMind theo dõi

Sai lệch khỏi yêu cầu pháp lý hoặc chính sách nội bộ trong vòng đời hợp đồng có thể dẫn đến rủi ro tuân thủ nghiêm trọng, không đạt yêu cầu kiểm toán và bị phạt. Với doanh nghiệp, việc đảm bảo tuân thủ nhiều quy định và hướng dẫn nội bộ phức tạp luôn là thách thức. ProcessMind so sánh luồng hợp đồng thực tế trong Conga CLM với các mô hình tuân thủ đã xác định, đồng thời cảnh báo sai lệch hoặc hoạt động không tuân thủ. Công cụ lưu lại dấu vết có thể kiểm toán của mọi hoạt động hợp đồng, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý vi phạm và chuẩn bị cho các đợt kiểm toán.

Sau khi ký, doanh nghiệp không phải lúc nào cũng tận dụng tối đa hợp đồng hoặc tối ưu việc thực hiện. Điều này có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội doanh thu, chưa khai thác hết các điều khoản hoặc bỏ sót nghĩa vụ ảnh hưởng đến kết quả tài chính. Việc theo dõi nghĩa vụ và hiệu quả sau khi ký thường được thực hiện thủ công, thiếu liên kết. Bằng cách phân tích các hoạt động như

Các tác vụ lặp lại, nhập liệu thủ công và hệ thống rời rạc trong quy trình quản lý hợp đồng làm tăng khối lượng công việc hành chính. Nhân viên phải dành nhiều thời gian cho những việc này thay vì tập trung vào hoạt động chiến lược, khiến chi phí vận hành tăng và quy trình hợp đồng chậm hơn. ProcessMind đo tần suất và thời lượng của các bước thủ công trong quy trình Conga CLM, giúp bạn tìm ra những khâu có thể tự động hóa hoặc tinh gọn. Công cụ chỉ ra điểm nghẽn do bàn giao thủ công, giúp giảm chi phí vận hành và phân bổ lại tài nguyên.

Hiệu quả của người phụ trách hợp đồng khác nhau đáng kể về thời gian xử lý, mức độ tuân thủ quy trình và khả năng hoàn tất các mốc đúng hạn. Sự thiếu nhất quán này có thể dẫn đến kết quả khó dự đoán, rủi ro vận hành cao hơn và khối lượng công việc phân bổ không đồng đều. ProcessMind phân tích các thuộc tính hợp đồng như 'Contract Owner' cùng với chỉ số hiệu quả được tính từ hoạt động trong Conga CLM. Công cụ xác định người làm tốt và những điểm cần cải thiện, giúp bạn tổ chức đào tạo phù hợp, chia sẻ cách làm hiệu quả và quản lý hợp đồng nhất quán hơn.

Dù có thể nhận thấy hợp đồng bị chậm trong vòng đời xử lý, nguyên nhân khiến một số hợp đồng hoặc giai đoạn thường xuyên kéo dài lại không rõ ràng và thường chỉ dựa trên lời kể. Nếu không xác định chính xác nguyên nhân gốc, các nỗ lực cải tiến thường chỉ xử lý bề mặt và không hiệu quả. ProcessMind phân tích dữ liệu nhật ký sự kiện từ Conga CLM, đối chiếu thời gian chậm trễ với hoạt động cụ thể, thuộc tính như 'Contract Type' hoặc 'Department' và sự tham gia của từng người. Khả năng phân tích này giúp tìm ra nguyên nhân thực sự khiến quy trình kém hiệu quả, từ đó định hướng biện pháp xử lý phù hợp.

Nếu không có thông tin dựa trên dữ liệu về hiệu quả trước đây và các biến thể của quy trình, chiến lược đàm phán có thể chưa được tối ưu, dẫn đến điều khoản kém thuận lợi hoặc thời gian đàm phán kéo dài. Việc xác định cách làm hiệu quả nhất với từng loại hợp đồng hoặc đối tác cũng không dễ. Bằng cách phân tích các hoạt động đàm phán và thuộc tính như 'Contract Value' và 'Counterparty Name' trong Conga CLM, ProcessMind có thể tìm ra các kiểu đàm phán thành công hoặc gặp khó khăn. Dữ liệu này giúp cải thiện chiến lược đàm phán và mẫu hợp đồng, qua đó tối đa hóa giá trị hợp đồng.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Mục tiêu này nhằm rút ngắn tổng thời gian để hợp đồng đi qua tất cả các bước phê duyệt, từ yêu cầu ban đầu đến khi ký kết. Khi đạt được mục tiêu, doanh nghiệp có thể đưa giao dịch ra thị trường nhanh hơn, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và giải phóng tài nguyên bằng cách loại bỏ những chậm trễ không cần thiết trong quy trình quản lý hợp đồng của Conga CLM. ProcessMind tìm điểm nghẽn trong quy trình rà soát và phê duyệt, xác định giai đoạn hoặc cá nhân cụ thể gây chậm trễ, đồng thời gợi ý các biến thể quy trình giúp xử lý nhanh hơn. Bằng cách phân tích luồng thực tế, bạn có thể xác định nơi thời gian xử lý bị kéo dài và thực hiện cải tiến có trọng tâm để rút ngắn thời gian từ 20-40% hoặc hơn.

Mục tiêu này tập trung đảm bảo mọi hợp đồng đều đi theo quy trình làm việc đã thiết lập và đáp ứng yêu cầu tuân thủ, đồng thời giảm thiểu sai lệch. Việc tuân thủ nhất quán giúp giảm rủi ro pháp lý và tài chính, giúp quy trình quản lý hợp đồng trong Conga CLM dễ dự đoán hơn và tăng cường quản trị hợp đồng. ProcessMind tự động phát hiện mọi luồng xử lý thực tế, làm nổi bật các bước trái phép hoặc phê duyệt bị bỏ qua. Công cụ trực quan hóa những điểm chưa đáp ứng yêu cầu tuân thủ, giúp doanh nghiệp áp dụng quy trình làm việc chuẩn, tìm nguyên nhân gốc của vi phạm và nâng cao tỷ lệ tuân thủ bằng cách phát hiện sai lệch theo thời gian thực.

Mục tiêu này nhằm cung cấp cái nhìn xuyên suốt về hành trình của từng hợp đồng, từ khi bắt đầu đến khi chấm dứt hoặc gia hạn. Khi nắm rõ quy trình hơn, các bên liên quan có thể biết trạng thái hiện tại, dự đoán bước tiếp theo và đưa ra quyết định sáng suốt, giảm đáng kể sự mơ hồ trong quy trình quản lý hợp đồng của Conga CLM. ProcessMind dựng lại toàn bộ vòng đời của từng hợp đồng, cho thấy luồng xử lý thực tế và thời lượng của từng hoạt động. Công cụ cung cấp bảng điều khiển và phân tích để theo dõi tiến độ, phát hiện thời gian chờ và hiểu các bước phụ thuộc lẫn nhau. Nhờ đó, bạn có cái nhìn rõ ràng về cách hợp đồng được xử lý trong doanh nghiệp và tìm ra cơ hội tối ưu.

Mục tiêu này hướng đến việc tăng tỷ lệ hợp đồng được chủ động gia hạn hoặc chấm dứt trước ngày hết hạn. Bỏ lỡ các mốc quan trọng có thể khiến doanh nghiệp mất cơ hội doanh thu hoặc vô tình tự động gia hạn hợp đồng, vì vậy xử lý đúng hạn là yếu tố then chốt để quản lý hợp đồng hiệu quả và khai thác giá trị từ Conga CLM. ProcessMind theo dõi ngày hết hạn hợp đồng và xác định các luồng xử lý dẫn đến bỏ lỡ thời hạn gia hạn bằng cách phân tích chuỗi hoạt động và thời điểm trước khi gia hạn. Công cụ giúp phát hiện sớm hợp đồng có nguy cơ hết hạn mà chưa được xử lý, để bạn can thiệp kịp thời, tăng tỷ lệ gia hạn từ 15-25% và duy trì quan hệ kinh doanh.

Mục tiêu này nhằm nâng cao hiệu quả và tốc độ rà soát pháp lý, kinh doanh nội bộ trong quy trình phê duyệt hợp đồng. Các vòng rà soát kéo dài và lặp đi lặp lại là điểm nghẽn lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian xử lý hợp đồng và hiệu quả quản lý hợp đồng trong Conga CLM. ProcessMind phân tích các hoạt động và bước bàn giao trong từng giai đoạn rà soát, giúp bạn tìm ra tác vụ lặp lại, trao đổi qua lại quá nhiều hoặc người tham gia không cần thiết. Công cụ chỉ ra những khâu cần thiết kế lại, giúp rút ngắn thời gian rà soát bằng cách sắp xếp lại thứ tự hoạt động và cải thiện hiệu quả phối hợp.

Mục tiêu này nhằm giảm số lần sửa đổi hợp đồng trong quá trình đàm phán, cả nội bộ lẫn với đối tác. Sửa đổi quá nhiều lần kéo dài giai đoạn đàm phán, tăng chi phí pháp lý và trì hoãn việc ký kết, làm giảm hiệu quả quản lý hợp đồng trong Conga CLM. ProcessMind tìm ra các kiểu sửa đổi lặp lại và liên kết chúng với loại hợp đồng, điều khoản hoặc giai đoạn đàm phán cụ thể. Khi hiểu nguyên nhân gốc của việc sửa đổi nhiều lần, doanh nghiệp có thể tinh gọn cách dùng mẫu và chiến lược đàm phán, giảm số vòng sửa đổi và hoàn tất hợp đồng nhanh hơn.

Mục tiêu này tập trung đảm bảo mọi hợp đồng đã ký đều đáp ứng yêu cầu pháp lý, quy định và chính sách nội bộ trong suốt vòng đời. Tuân thủ yếu khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro pháp lý, tiền phạt và tổn hại danh tiếng, vì vậy đây là khía cạnh quan trọng trong quản lý hợp đồng bằng Conga CLM. ProcessMind so sánh quá trình thực hiện thực tế với các mô hình tuân thủ để xác định trường hợp điều khoản hoặc nghĩa vụ hợp đồng không được thực hiện theo quy tắc đã đặt ra. Công cụ cho thấy sai lệch và tác động của chúng, giúp bạn chủ động giảm thiểu rủi ro và đảm bảo mọi hợp đồng đều tuân thủ nhất quán.

Mục tiêu này nhằm đảm bảo doanh nghiệp khai thác đầy đủ lợi ích từ các điều khoản trong từng hợp đồng, từ lợi ích tài chính đến hiệu quả vận hành. Không khai thác tốt giá trị hợp đồng đồng nghĩa với bỏ lỡ cơ hội và lãng phí tài nguyên, cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý hợp đồng hiệu quả trong Conga CLM. ProcessMind có thể theo dõi việc thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng quan trọng và so sánh kết quả thực tế với kết quả dự kiến. Bằng cách đối chiếu các bước trong quy trình với chỉ số giá trị, công cụ xác định điểm kém hiệu quả hoặc cơ hội bị bỏ lỡ sau khi ký, giúp bạn xây dựng cách làm để khai thác tối đa giá trị của từng thỏa thuận.

Mục tiêu này nhằm giảm công sức cần thiết cho các tác vụ quản lý hợp đồng thường ngày, qua đó hạ chi phí vận hành. Công việc thủ công nhiều thường dẫn đến sai sót, chậm trễ và chi phí tăng cao, vì vậy tự động hóa và nâng cao hiệu quả rất quan trọng với quy trình quản lý hợp đồng trong Conga CLM. ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện để xác định các hoạt động thường xuyên được làm thủ công hoặc cần quá nhiều sự can thiệp của con người. Công cụ tìm ra những khâu phù hợp để tự động hóa hoặc thiết kế lại quy trình, giúp doanh nghiệp tinh gọn hoạt động, giảm chi phí hành chính và tiết kiệm đáng kể chi phí.

Mục tiêu này nhằm đảm bảo mọi người phụ trách hợp đồng đều xử lý hợp đồng được giao với hiệu quả cao và nhất quán. Hiệu quả không đồng đều có thể khiến thời gian xử lý hợp đồng khác nhau, phát sinh vấn đề tuân thủ và dẫn đến kết quả chưa tối ưu, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý hợp đồng trong Conga CLM. ProcessMind phân tích các chỉ số như thời gian xử lý, mức độ tuân thủ quy trình và tỷ lệ hoàn tất tác vụ của những hợp đồng do từng cá nhân hoặc nhóm phụ trách. Công cụ giúp xác định cách làm hiệu quả và những điểm cần đào tạo, từ đó nâng cao hiệu quả nhất quán trong toàn doanh nghiệp.

Mục tiêu này tập trung nhanh chóng tìm ra nguyên nhân sâu xa gây chậm trễ trong quy trình quản lý hợp đồng. Phân tích chính xác nguyên nhân gốc là điều cần thiết để đưa ra giải pháp hiệu quả và ngăn vấn đề tái diễn, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng trong Conga CLM. ProcessMind tự động làm nổi bật các biến thể và điểm nghẽn gây chậm trễ, dùng thuật toán để xác định hoạt động, tài nguyên hoặc sai lệch cụ thể là nguyên nhân. Nhờ đó, bạn giảm đáng kể thời gian và công sức chẩn đoán vấn đề, đồng thời xử lý nhanh và hiệu quả hơn.

Mục tiêu này nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán hợp đồng, đạt được điều khoản thuận lợi hơn, thỏa thuận nhanh hơn và quan hệ bền chặt hơn. Kết quả đàm phán tốt hơn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, chi phí và mức độ rủi ro, những yếu tố quan trọng để quản lý hợp đồng hiệu quả trong Conga CLM. ProcessMind phân tích các luồng xử lý và số vòng đàm phán, rồi đối chiếu với kết quả như thời gian xử lý, số lần sửa đổi và giá trị hợp đồng cuối cùng. Công cụ tìm ra các kiểu đàm phán, chiến lược hiệu quả và trình tự kém hiệu quả, cung cấp thông tin dựa trên dữ liệu để điều chỉnh cách đàm phán và cải thiện kết quả.

Lộ trình 6 bước cải tiến quy trình quản lý hợp đồng

Tải mẫu

Việc cần làm

Nhận mẫu Excel được thiết kế riêng để phân tích quy trình quản lý hợp đồng. Mẫu này có cấu trúc phù hợp với dữ liệu Conga CLM của bạn.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Bắt đầu với cấu trúc dữ liệu phù hợp giúp process mining cho kết quả chính xác và hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tránh dữ liệu thiếu nhất quán.

Kết quả dự kiến

Mẫu Excel được định dạng riêng để thu thập dữ liệu quản lý hợp đồng cần thiết từ Conga CLM.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Nhìn rõ điểm nghẽn trong chu trình hợp đồng

ProcessMind biến dữ liệu hợp đồng phức tạp thành sơ đồ dễ hiểu, cho thấy từng thỏa thuận thực sự đi qua những bước nào. Bạn có thể nhanh chóng xác định khâu kém hiệu quả và cơ hội cải tiến.

Xem luồng hợp đồng thực tế trong Conga CLM
Xác định điểm nghẽn và chậm trễ trong khâu phê duyệt
Tìm ra rủi ro không tuân thủ và các sai lệch
Rút ngắn thời gian xử lý hợp đồng và tăng năng suất

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG GẶP

Nâng cao hiệu quả và tuân thủ trong quản lý hợp đồng

Các kết quả này cho thấy những cải thiện có thể đo lường mà tổ chức đạt được khi áp dụng process mining vào quy trình Quản lý hợp đồng trên Conga CLM. Dùng Contract ID làm mã định danh trường hợp, chúng tôi xác định điểm nghẽn và tối ưu toàn bộ vòng đời hợp đồng, từ lúc khởi tạo đến khi gia hạn.

0 % faster

Đẩy nhanh phê duyệt

Rút ngắn chu kỳ phê duyệt hợp đồng

Khi xác định và loại bỏ điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt, tổ chức có thể rút ngắn đáng kể thời gian hoàn tất hợp đồng, giúp chốt giao dịch nhanh hơn.

0 % increase

Tăng cường tuân thủ

Tuân thủ tốt hơn các tiêu chuẩn quy trình

Process mining phát hiện sai lệch so với quy trình hợp đồng tiêu chuẩn, giúp các nhóm áp dụng lộ trình tối ưu và đảm bảo các bước kiểm tra tuân thủ quan trọng luôn được thực hiện.

0 % decrease

Giảm chi phí làm lại

Giảm công sức hành chính và đàm phán

Xác định nguyên nhân khiến việc chỉnh sửa hợp đồng và làm lại diễn ra quá nhiều giúp giảm các tác vụ lặp lại, công sức thủ công và chi phí hành chính liên quan trong suốt vòng đời hợp đồng.

0 x faster

Hiểu rõ hơn về vận hành

Phát hiện điểm nghẽn trong quy trình nhanh hơn

Theo dõi rõ từng bước trong quy trình hợp đồng để nhanh chóng phát hiện chậm trễ và nguyên nhân gốc. Nhờ đó, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn và chủ động xử lý vấn đề.

0 % uplift

Tăng tỷ lệ gia hạn

Tăng tỷ lệ gia hạn hợp đồng đúng hạn

Khi hiểu rõ quy trình trước thời điểm gia hạn, tổ chức có thể chủ động đảm bảo hợp đồng được gia hạn trước khi hết hạn, tránh thất thu và gián đoạn dịch vụ.

0 % shorter

Tinh gọn đàm phán

Rút ngắn thời gian đàm phán

Phân tích cách đàm phán và các lần chỉnh sửa hợp đồng giúp phát hiện điểm kém hiệu quả, từ đó hoàn tất thỏa thuận nhanh hơn và cải thiện kết quả với đối tác.

Kết quả có thể khác nhau tùy cơ cấu tổ chức, độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các số liệu này minh họa mức cải thiện thường thấy qua nhiều lần triển khai cho hoạt động Quản lý hợp đồng.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của từng thỏa thuận hợp đồng, dùng làm mã định danh trường hợp chính.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa thiết yếu để theo dõi toàn bộ vòng đời hợp đồng. Khóa này cho phép thực hiện mọi phân tích process mining bằng cách liên kết các hoạt động liên quan thành một trường hợp duy nhất.

Tên của sự kiện kinh doanh hoặc tác vụ cụ thể đã diễn ra trong vòng đời hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước của quy trình, tạo nền tảng cho sơ đồ quy trình và hỗ trợ phân tích quy trình làm việc, sai lệch và tần suất hoạt động.

Ngày và giờ chính xác khi hoạt động bắt đầu hoặc diễn ra.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cung cấp trình tự thời gian của các sự kiện, cần thiết để tính mọi chỉ số dựa trên thời lượng, phát hiện điểm nghẽn và hiểu hiệu suất quy trình.

Ngày và giờ chính xác khi một hoạt động hoàn tất.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp tính chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động, từ đó xác định các điểm nghẽn do thời lượng kéo dài và phân tích hiệu quả sử dụng tài nguyên.

Người dùng hoặc nhân viên chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng trong suốt vòng đời.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho phép phân tích hiệu suất theo người dùng, giúp xác định người làm việc hiệu quả, cơ hội đào tạo và vấn đề trong phân bổ khối lượng công việc.

Phân loại hợp đồng, chẳng hạn như NDA, MSA hoặc SOW.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp phân nhóm quy trình để so sánh quy trình làm việc, thời gian xử lý và điểm nghẽn giữa các loại hợp đồng, chẳng hạn NDA và MSA.

Tổng giá trị tiền tệ của hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này hỗ trợ phân tích theo giá trị, giúp ưu tiên cải tiến quy trình cho các hợp đồng giá trị cao và hiểu rõ tác động của chúng đến hoạt động kinh doanh.

Giai đoạn hiện tại trong vòng đời hợp đồng, chẳng hạn 'Bản nháp', 'Đang chờ phê duyệt' hoặc 'Đã ký'.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho biết giai đoạn hiện tại của hợp đồng, giúp lọc và phân tích các hồ sơ đang hoạt động cũng như tìm hiểu cách phân bố trạng thái trong quy trình.

Ngày hợp đồng dự kiến hết hạn.

Vì sao điều này quan trọng

Ngày này rất quan trọng để chủ động quản lý hợp đồng. Dashboard theo dõi hợp đồng sắp hết hạn giúp bạn tránh bỏ lỡ kỳ gia hạn và thất thu.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu vòng đời hợp đồng, khi tạo hồ sơ hợp đồng mới trong hệ thống. Thông thường, hệ thống ghi nhận đây là một sự kiện riêng khi người dùng tạo đối tượng Contract mới trong Conga CLM.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước khởi đầu của mọi hợp đồng, cần thiết để đo thời gian xử lý từ đầu đến cuối. Hoạt động này cũng giúp phân tích số lượng và loại hợp đồng được khởi tạo.

Hoạt động này cho biết bộ phận pháp lý đã hoàn tất rà soát hợp đồng. Có thể ghi nhận trực tiếp dưới dạng bước phê duyệt trong quy trình làm việc hoặc suy ra từ thay đổi trạng thái như 'Legal Review Complete'.

Vì sao điều này quan trọng

Tách riêng giai đoạn rà soát pháp lý rất quan trọng để phân tích một điểm nghẽn thường gặp. Việc này hỗ trợ KPI 'Average Legal Review Time' và giúp tối ưu tài nguyên của bộ phận pháp lý.

Cột mốc này cho biết hợp đồng đã nhận đủ phê duyệt nội bộ cần thiết và sẵn sàng ký kết. Đây thường là bước cuối cùng trong quy trình phê duyệt nhiều giai đoạn của Salesforce.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, kết thúc chu kỳ rà soát và phê duyệt nội bộ. Đây là điểm kết thúc để đo KPI 'Average Contract Approval Time'.

Đây là hoạt động then chốt, đánh dấu thời điểm tất cả các bên ký hợp đồng hợp pháp và biến hợp đồng thành thỏa thuận có tính ràng buộc. Các giải pháp chữ ký điện tử tích hợp với Conga CLM, như Conga Sign, tạo sự kiện riêng kèm dấu thời gian.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu việc hoàn tất thành công quy trình trước khi ký và là cột mốc quan trọng cho các chỉ số hiệu suất như 'Contract Execution Rate'. Đây thường được xem là sự kiện kết thúc của luồng quy trình lý tưởng.

Đánh dấu thời điểm hợp đồng có hiệu lực và bắt đầu được thực hiện trong tổ chức, làm phát sinh các nghĩa vụ và quyền lợi. Thường có thể suy ra từ thay đổi trạng thái từ 'Executed' sang 'Active'.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu vòng đời sau khi ký. Đây là tín hiệu để bắt đầu quản lý nghĩa vụ và theo dõi hiệu suất.

Hoạt động này đánh dấu hợp đồng kết thúc trước ngày hết hạn do một thao tác cụ thể. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái hợp đồng chuyển thành 'Terminated'.

Vì sao điều này quan trọng

Là một trạng thái kết thúc quan trọng, sự kiện chấm dứt giúp hiểu tỷ lệ hợp đồng không thành công và lý do hủy. Sự kiện này đưa quy trình đến một kết luận rõ ràng, dù thường là kết quả không mong muốn.

Đánh dấu thời điểm vòng đời hợp đồng kết thúc tự nhiên khi đến ngày hết hạn mà không được gia hạn hoặc chấm dứt trước đó. Sự kiện này không được ghi trực tiếp mà được suy ra từ dữ liệu hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này xác định thời điểm dự kiến kết thúc vòng đời hợp đồng. Phân tích hợp đồng hết hạn giúp hiểu cơ hội gia hạn và quản lý danh mục hợp đồng tổng thể.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining mang lại lợi ích cụ thể nào cho hoạt động Quản lý hợp đồng trên Conga CLM?

Process mining trực quan hóa luồng thực tế của quy trình quản lý hợp đồng trên Conga CLM, giúp xác định điểm nghẽn, sai lệch và thiếu sót về tuân thủ. Công cụ giúp tối ưu chu kỳ phê duyệt, tăng khả năng theo dõi và đảm bảo gia hạn đúng hạn, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành.

Cần dữ liệu nào từ Conga CLM để thực hiện process mining?

Để bắt đầu, bạn cần nhật ký sự kiện ghi lại các thao tác trên hợp đồng, kèm dấu thời gian và Contract ID làm mã định danh trường hợp. Dữ liệu chính gồm tên hoạt động, dấu thời gian, ID người dùng và mã định danh duy nhất của từng hợp đồng.

Bao lâu thì chúng tôi có thể thấy kết quả process mining cho quy trình Quản lý hợp đồng?

Bạn thường có thể nhận được thông tin ban đầu trong vài tuần sau khi hoàn tất trích xuất và nhập dữ liệu. Kết quả có thể cho thấy ngay các điểm nghẽn và sai lệch. Phân tích sâu hơn và các sáng kiến cải tiến lâu dài thường kéo dài vài tháng, tùy độ phức tạp và phạm vi.

Process mining giúp xử lý tình trạng phê duyệt hợp đồng chậm như thế nào?

Process mining lập sơ đồ chính xác từng bước trong quy trình phê duyệt, cho thấy chậm trễ xảy ra ở đâu, ai tham gia và hoạt động cụ thể nào gây ra điểm nghẽn. Dữ liệu này giúp bạn xác định nguyên nhân gốc và tập trung cải tiến để rút ngắn thời gian xử lý.

Ngoài hiệu quả vận hành, process mining còn mang lại lợi ích ROI nào cho hoạt động Quản lý hợp đồng?

Ngoài việc nâng cao hiệu quả, process mining giúp tăng cường tuân thủ hợp đồng bằng cách phát hiện rủi ro, cải thiện kết quả đàm phán nhờ phân tích các quy trình trước đây và tối đa hóa giá trị hợp đồng. Công cụ cũng giúp giảm công việc thủ công và chi phí hành chính bằng cách tinh gọn hoạt động.

Dữ liệu hợp đồng của tôi có được bảo vệ trong quá trình phân tích process mining không?

Có, bảo mật dữ liệu luôn được ưu tiên. Các nền tảng process mining thường sử dụng mã hóa mạnh và kiểm soát quyền truy cập. Bạn cũng có thể ẩn danh hoặc giả danh dữ liệu nhạy cảm trước khi phân tích để bảo vệ quyền riêng tư và đáp ứng yêu cầu tuân thủ.

Cần chuyên môn kỹ thuật nào để triển khai process mining cho Conga CLM?

Các công cụ process mining ngày càng dễ sử dụng, nhưng một số kỹ năng kỹ thuật sẽ hữu ích khi trích xuất, chuyển đổi dữ liệu và thiết lập mô hình ban đầu. Hiểu biết cơ bản về cấu trúc dữ liệu và hệ thống CNTT, kết hợp với kiến thức về quy trình, sẽ giúp việc triển khai thuận lợi hơn.

Process mining có thể phát hiện những sai lệch trái phép trong quy trình hợp đồng không?

Có. Bằng cách so sánh luồng quy trình thực tế từ dữ liệu Conga CLM với mô hình quy trình lý tưởng hoặc đã được ghi lại, process mining trực quan hóa rõ mọi sai lệch. Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng xác định và xử lý những trường hợp quy trình không được thực hiện như dự kiến.

Nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng ngay hôm nay

Bắt đầu tinh gọn quy trình làm việc để giảm 30% thời gian xử lý hợp đồng.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng, thiết lập chỉ trong vài phút