> Perbaikan proses berkelanjutan > Manajemen kontrak > Conga CLM

Tingkatkan pengelolaan kontrak Anda

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan kontrak di Conga CLM.
Tingkatkan pengelolaan kontrak Anda
Manajemen kontrak
Conga CLM

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(12)Target(12)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(5)

Optimalkan manajemen kontrak di Conga CLM

Proses pengelolaan kontrak yang rumit sering menimbulkan hambatan persetujuan dan meningkatkan risiko kepatuhan. Platform kami membantu Anda menemukan inefisiensi tersembunyi dengan cepat dan memahami dampaknya. Dengan mengetahui titik-titik kritis ini, Anda dapat mempercepat siklus kontrak dan memastikan kewajiban organisasi dipenuhi dengan lebih baik.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan manajemen kontrak di Conga CLM?

Manajemen kontrak menjadi dasar hubungan bisnis. Proses ini meresmikan kesepakatan, menetapkan kewajiban, dan mengurangi risiko. Di sistem seperti Conga CLM, prosesnya dapat melibatkan banyak pihak, negosiasi yang rumit, dan tuntutan kepatuhan yang ketat. Namun, tanpa pemahaman yang jelas dan berbasis data tentang alur kontrak sebenarnya, organisasi sering kesulitan mengatasi inefisiensi.

Dampak proses manajemen kontrak yang belum optimal jauh melampaui beban administrasi. Siklus penjualan bisa memanjang karena kontrak lambat ditandatangani. Klausul yang terlewat atau ketidakpatuhan dapat meningkatkan risiko hukum. Perpanjangan yang terlambat bisa membuat peluang pendapatan hilang, sementara hubungan dengan mitra dan pelanggan ikut terganggu. Menemukan dan mengatasi inefisiensi ini penting untuk meningkatkan efisiensi operasional, melindungi bisnis, dan menjaga kelincahan dalam menjalankan strategi.

Cara process mining memperbaiki manajemen kontrak di Conga CLM

Process mining membantu Anda melihat operasional manajemen kontrak di Conga CLM secara objektif. Alih-alih mengandalkan asumsi atau cerita dari beberapa orang, process mining mengambil data peristiwa aktual dari sistem dan menyusun perjalanan setiap kontrak, mulai dari permintaan awal hingga penandatanganan dan tahap sesudahnya. Hasilnya menunjukkan alur proses yang sebenarnya, termasuk setiap penyimpangan, hambatan, dan pengulangan pekerjaan.

Dengan menganalisis aktivitas seperti Contract Request Initiated, Internal Review Performed, Legal Review Conducted, Counterparty Negotiation Started, dan Contract Executed/Signed, process mining menunjukkan dengan tepat lokasi keterlambatan. Anda dapat membedakan jalur standar dari pengecualian yang sering terjadi, mengetahui pihak tertentu yang menyebabkan hambatan, dan mengukur dampak setiap inefisiensi terhadap waktu siklus kontrak. Dengan begitu, Anda dapat beralih dari perkiraan ke tindakan perbaikan yang terarah dan didukung data.

Area utama untuk memperbaiki siklus hidup kontrak

Dengan menerapkan process mining pada data Conga CLM, Anda dapat menemukan beberapa peluang penting untuk perbaikan:

  • Memperpendek waktu siklus kontrak: Temukan dan hilangkan langkah yang tidak perlu, penolakan berulang, atau waktu tunggu yang terlalu lama dalam alur kerja tinjauan dan persetujuan. Langkah ini membantu mempersingkat waktu siklus manajemen kontrak, mempercepat penutupan transaksi, dan mempercepat perolehan pendapatan.
  • Meningkatkan kepatuhan dan mitigasi risiko: Temukan kontrak yang melewati tahap tinjauan hukum atau internal yang diwajibkan. Pastikan semua kewajiban kontrak dipantau dan dipenuhi untuk mengurangi risiko hukum dan denda secara signifikan.
  • Menyederhanakan alur kerja: Temukan aktivitas berulang, jalur paralel yang seharusnya berurutan, atau langkah yang dapat diotomatisasi. Optimalkan alur agar setiap kontrak dapat melewati siklus hidupnya dengan lancar dan efisien.
  • Mengoptimalkan alokasi sumber daya: Ketahui tim atau individu yang kelebihan atau kekurangan beban dalam proses manajemen kontrak. Gunakan informasi ini untuk menyeimbangkan beban kerja dan merencanakan sumber daya dengan lebih baik.
  • Meningkatkan strategi negosiasi: Analisis dampak berbagai taktik negosiasi atau klausul kontrak terhadap waktu penyelesaian dan tingkat keberhasilan. Gunakan hasilnya untuk menyempurnakan strategi berikutnya.

Hasil dan manfaat yang dapat diukur

Dengan menggunakan process mining untuk manajemen kontrak di Conga CLM, Anda dapat memperoleh manfaat nyata yang terukur:

  • Penyelesaian kontrak lebih cepat: Pangkas waktu pemrosesan, negosiasi, dan penandatanganan kontrak secara signifikan. Hal ini mempercepat operasional bisnis dan waktu peluncuran ke pasar.
  • Biaya operasional lebih rendah: Kurangi pekerjaan manual, biaya hukum akibat negosiasi berkepanjangan, dan denda karena ketidakpatuhan.
  • Kepatuhan yang lebih kuat: Pastikan kebijakan internal dan peraturan eksternal dipatuhi secara konsisten, sehingga memperkuat posisi hukum dan etika organisasi.
  • Visibilitas dan kendali yang lebih baik: Pahami setiap bagian dari proses manajemen kontrak untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data dan perbaikan berkelanjutan.
  • Hubungan dengan pemangku kepentingan yang lebih baik: Penyelesaian kontrak yang lebih cepat membantu mempererat hubungan dengan departemen internal maupun pihak lawan eksternal.

Memulai perbaikan proses

Mengoptimalkan manajemen kontrak di Conga CLM dengan process mining bukan hanya soal efisiensi. Langkah ini juga membantu Anda memperkuat posisi bisnis, mengurangi risiko, dan membangun hubungan yang lebih baik. Anda mendapat gambaran yang jelas dan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk menemukan serta menerapkan perubahan yang berdampak. Dengan memahami perjalanan kontrak yang sebenarnya, Anda dapat mengambil keputusan yang tepat dan mengubah manajemen kontrak dari sumber hambatan menjadi aset strategis.

Manajemen kontrak CLM Operasional hukum Compliance Siklus hidup kontrak Negosiasi Alur kerja persetujuan Mitigasi risiko Departemen hukum Manajemen siklus hidup kontrak Otomatisasi kontrak

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Kontrak sering tertahan dalam alur kerja tinjauan dan persetujuan yang panjang. Akibatnya, tenggat terlewat dan pengakuan pendapatan tertunda. Hal ini mengurangi kelincahan bisnis, dapat merenggangkan hubungan dengan pihak lawan, dan menunda inisiatif penting yang bergantung pada kontrak yang telah ditandatangani. ProcessMind memvisualisasikan jalur yang dilalui kontrak di Conga CLM dan menunjukkan titik persetujuan yang macet atau berulang. ProcessMind mengukur keterlambatan dan menemukan tahap persetujuan atau tim tertentu yang menyebabkan hambatan, sehingga Anda dapat melakukan perbaikan terarah dan mempercepat siklus kontrak.

Kontrak sering menyimpang dari jalur negosiasi dan persetujuan standar. Akibatnya, ketentuan menjadi tidak konsisten, paparan risiko meningkat, dan kebijakan internal berpotensi dilanggar. Pengawasan manual sering kali tidak cukup untuk menemukan variasi yang muncul tanpa prosedur baku, sehingga tata kelola melemah. ProcessMind menemukan semua variasi dari proses kontrak Conga CLM yang seharusnya. Anda dapat mengetahui dengan tepat lokasi dan penyebab penyimpangan, termasuk kemungkinan kurangnya pelatihan atau masalah konfigurasi sistem, lalu memperkuat tata kelola dan konsistensi.

Melacak status kontrak secara langsung sepanjang prosesnya tidak mudah. Akibatnya, Anda tidak selalu tahu perkembangannya dalam tahap negosiasi, persetujuan, dan penandatanganan. Kurangnya transparansi ini menyulitkan perkiraan yang akurat, penanganan masalah sejak dini, dan perencanaan sumber daya yang efisien. ProcessMind menampilkan perjalanan setiap kontrak di Conga CLM dari awal hingga akhir. Pengguna dapat langsung melihat status terkini, menemukan keterlambatan, dan memahami ketergantungan antaraktivitas. Informasi ini membantu organisasi mengelola kontrak secara proaktif dan mengambil keputusan yang tepat.

Tenggat penting untuk perpanjangan, kedaluwarsa, atau kewajiban tertentu sering terlewat. Akibatnya, pendapatan bisa hilang, kontrak dapat diperpanjang otomatis dengan ketentuan yang merugikan, atau kepatuhan dilanggar. Hal ini dapat memicu denda besar, merusak reputasi, dan menambah paparan risiko keuangan. Dengan menganalisis atribut kontrak seperti tanggal kedaluwarsa dan aktivitas terkait di Conga CLM, ProcessMind menemukan kontrak yang berisiko melewatkan tonggak penting. Tim dapat mengetahui potensi masalah lebih awal, mengambil tindakan tepat waktu, mencegah kelalaian yang merugikan, dan meningkatkan kepatuhan.

Tinjauan hukum dan internal sering melalui banyak putaran, komunikasi bolak-balik, dan penundaan panjang. Akibatnya, waktu siklus kontrak bertambah. Proses ini menyita waktu tim hukum dan bisnis yang berharga, sekaligus memperlambat operasional penting. ProcessMind memvisualisasikan putaran tinjauan dan pengerjaan ulang dalam workflow Conga CLM, serta mengukur waktu yang dihabiskan di setiap tahap. Anda dapat menemukan aktivitas tinjauan atau departemen tertentu yang menimbulkan inefisiensi, lalu menyederhanakan proses tinjauan dan mengurangi beban sumber daya.

Penandaan perubahan yang sering dan ekstensif menunjukkan draf awal yang kurang jelas, ekspektasi yang tidak selaras, atau strategi negosiasi yang kurang tepat. Hal ini memperpanjang tahap negosiasi, menambah beban administrasi, dan memperlama siklus kontrak. ProcessMind melacak

Penyimpangan dari persyaratan hukum atau kebijakan internal selama siklus hidup kontrak dapat menimbulkan risiko kepatuhan yang besar, kegagalan audit, dan denda. Memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan dan pedoman internal yang rumit menjadi tantangan terus-menerus bagi organisasi. ProcessMind membandingkan alur kontrak aktual di Conga CLM dengan model kepatuhan yang telah ditetapkan, lalu menandai ketidaksesuaian atau aktivitas yang tidak patuh. ProcessMind menyediakan jejak audit untuk setiap aktivitas kontrak agar organisasi dapat menangani ketidakpatuhan secara proaktif dan bersiap menghadapi audit.

Kontrak tidak selalu dimanfaatkan atau dioptimalkan sepenuhnya setelah ditandatangani. Akibatnya, peluang pendapatan terlewat, ketentuan kontrak tidak dimanfaatkan, atau kewajiban yang berdampak pada kinerja keuangan tidak terpenuhi. Pemantauan kewajiban dan kinerja setelah penandatanganan sering dilakukan secara manual dan tersebar. Dengan menganalisis aktivitas seperti

Tugas berulang, entri data manual, dan sistem yang terpisah-pisah dalam manajemen kontrak menambah beban administrasi. Waktu staf yang berharga tersita, padahal dapat digunakan untuk pekerjaan strategis. Biaya operasional pun meningkat dan proses kontrak melambat. ProcessMind mengukur frekuensi dan durasi langkah manual dalam proses Conga CLM, sehingga Anda dapat menemukan bagian yang cocok untuk otomatisasi atau penyederhanaan proses. ProcessMind juga menunjukkan hambatan akibat serah terima manual, membantu menekan biaya operasional dan mengalokasikan kembali sumber daya.

Kinerja pemilik kontrak sangat beragam dalam hal waktu siklus, kepatuhan terhadap proses, dan ketepatan waktu pencapaian tonggak kontrak. Ketidakkonsistenan ini dapat menghasilkan keluaran yang sulit diprediksi, meningkatkan risiko operasional, dan membuat beban kerja tidak merata. ProcessMind menganalisis atribut kontrak seperti 'Contract Owner' dan metrik kinerja yang dihitung dari aktivitas di Conga CLM. ProcessMind menemukan kinerja terbaik dan area yang perlu ditingkatkan, sehingga Anda dapat memberikan pelatihan yang terarah, berbagi praktik terbaik, dan meningkatkan konsistensi pengelolaan kontrak.

Keterlambatan dalam siklus hidup kontrak sering terlihat, tetapi alasan kontrak atau tahap tertentu terus melambat biasanya tidak jelas dan hanya didasarkan pada cerita dari beberapa orang. Tanpa analisis akar penyebab yang tepat, upaya perbaikan sering hanya menyentuh permukaan dan tidak efektif. ProcessMind menganalisis data log peristiwa dari Conga CLM dan menghubungkan keterlambatan dengan aktivitas tertentu, atribut seperti 'Contract Type' atau 'Department', serta keterlibatan sumber daya. Analisis ini mengungkap penyebab utama inefisiensi proses dan membantu Anda menentukan tindakan yang tepat.

Tanpa wawasan berbasis data tentang kinerja sebelumnya dan variasi proses, strategi negosiasi mungkin belum optimal. Akibatnya, ketentuan yang disepakati bisa kurang menguntungkan atau negosiasi berlangsung lebih lama. Sulit mengetahui pendekatan terbaik untuk berbagai jenis kontrak atau pihak lawan. Dengan menganalisis aktivitas negosiasi dan atribut seperti 'Contract Value' serta 'Counterparty Name' di Conga CLM, ProcessMind dapat menemukan pola negosiasi yang berhasil maupun yang bermasalah. Data ini membantu menyempurnakan strategi negosiasi dan templat untuk memaksimalkan nilai kontrak.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Tujuan ini berfokus pada pemangkasan waktu yang dibutuhkan kontrak untuk melewati semua tahap persetujuan, mulai dari permintaan awal hingga penandatanganan. Keberhasilan mencapainya dapat mempercepat transaksi masuk ke pasar, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membebaskan sumber daya dengan menghilangkan penundaan yang tidak perlu dalam proses manajemen kontrak di Conga CLM. ProcessMind menemukan hambatan dalam alur kerja tinjauan dan persetujuan, menunjukkan tahap atau individu tertentu yang menyebabkan keterlambatan, serta mengungkap variasi proses yang dapat mempercepat penyelesaian. Dengan menganalisis jalur aktual, Anda dapat menemukan titik yang memperpanjang waktu siklus dan menerapkan perbaikan terarah untuk memangkasnya sebesar 20-40% atau lebih.

Tujuan ini memastikan semua kontrak mengikuti alur kerja yang telah ditetapkan dan memenuhi persyaratan kepatuhan, sekaligus mengurangi penyimpangan. Kepatuhan yang konsisten mengurangi risiko hukum dan keuangan, membuat proses manajemen kontrak lebih mudah diprediksi, dan memperkuat tata kelola kontrak di Conga CLM. ProcessMind menemukan semua jalur proses aktual dan menandai langkah tanpa izin atau persetujuan yang terlewat. Visualisasi kesenjangan kepatuhan membantu organisasi menerapkan alur kerja standar, menemukan akar penyebab ketidakpatuhan, dan meningkatkan tingkat kepatuhan dengan mendeteksi penyimpangan secara langsung.

Tujuan ini memberikan gambaran lengkap perjalanan setiap kontrak, mulai dari pengajuan hingga pengakhiran atau perpanjangan. Visibilitas yang lebih baik membantu pemangku kepentingan memahami status kontrak saat ini, memperkirakan langkah berikutnya, dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tepat. Hal ini mengurangi ketidakjelasan dalam manajemen kontrak di Conga CLM. ProcessMind menyusun kembali seluruh siklus hidup setiap kontrak, termasuk jalur aktual dan durasi setiap aktivitas. Dashboard dan analitiknya membantu Anda memantau kemajuan, menemukan waktu menganggur, dan memahami ketergantungan antaraktivitas. Dengan begitu, Anda dapat melihat alur kontrak di seluruh organisasi dan menemukan peluang perbaikan.

Tujuan ini meningkatkan persentase kontrak yang diperpanjang atau diakhiri secara proaktif sebelum tanggal kedaluwarsa. Tanggal penting yang terlewat dapat menghilangkan peluang pendapatan atau memicu perpanjangan otomatis yang tidak diinginkan. Karena itu, pengelolaan tepat waktu sangat penting untuk manajemen kontrak yang efektif dan realisasi nilai dari Conga CLM. ProcessMind memantau tanggal kedaluwarsa kontrak dan menemukan proses yang menyebabkan jendela perpanjangan terlewat dengan menganalisis urutan serta waktu aktivitas sebelum perpanjangan. Tim dapat mengenali kontrak yang berisiko kedaluwarsa lebih awal dan mengambil tindakan untuk meningkatkan tingkat perpanjangan sebesar 15-25% serta menjaga kelangsungan hubungan bisnis.

Tujuan ini meningkatkan efisiensi dan kecepatan tinjauan hukum serta bisnis internal dalam proses persetujuan kontrak. Putaran tinjauan yang panjang dan berulang menjadi hambatan utama, sehingga langsung memperlama siklus kontrak dan mengurangi efisiensi manajemen kontrak di Conga CLM. ProcessMind menganalisis aktivitas dan serah terima dalam tahap tinjauan untuk menemukan tugas berulang, komunikasi bolak-balik yang berlebihan, atau peserta yang tidak diperlukan. Hasilnya membantu Anda merancang ulang proses, mempersingkat durasi tinjauan dengan mengatur urutan aktivitas dan meningkatkan efisiensi kolaborasi.

Tujuan ini mengurangi jumlah putaran penandaan perubahan dan revisi kontrak selama negosiasi, baik secara internal maupun dengan pihak lawan. Revisi berulang memperpanjang negosiasi, menambah biaya hukum, dan menunda penandatanganan, sehingga mengurangi efisiensi manajemen kontrak di Conga CLM. ProcessMind menemukan pola aktivitas penandaan perubahan dan menghubungkannya dengan jenis kontrak, klausul, atau tahap negosiasi tertentu. Dengan memahami penyebab revisi berulang, organisasi dapat menyederhanakan penggunaan templat dan strategi negosiasi, mengurangi putaran revisi, serta mempercepat penyelesaian kontrak.

Tujuan ini memastikan semua kontrak yang telah ditandatangani mematuhi persyaratan hukum, peraturan, dan kebijakan internal sepanjang siklus hidupnya. Kepatuhan yang lemah membuat organisasi menghadapi risiko hukum, denda, dan kerusakan reputasi. Karena itu, kepatuhan menjadi bagian penting dari manajemen kontrak di Conga CLM. ProcessMind membandingkan pelaksanaan proses aktual dengan model kepatuhan untuk menemukan ketentuan atau kewajiban kontrak yang tidak dipenuhi sesuai aturan yang telah ditetapkan. ProcessMind menunjukkan penyimpangan dan dampaknya agar Anda dapat mengurangi risiko secara proaktif dan menerapkan kepatuhan yang konsisten pada semua kontrak.

Tujuan ini memastikan bisnis memperoleh manfaat penuh dari syarat dan ketentuan setiap kontrak, mulai dari keuntungan finansial hingga efisiensi operasional. Realisasi nilai yang belum optimal berarti peluang terlewat dan sumber daya terbuang. Hal ini menunjukkan pentingnya manajemen kontrak yang efektif di Conga CLM. ProcessMind dapat melacak pelaksanaan kewajiban kontrak utama dan membandingkan hasil yang diharapkan dengan hasil aktual. Dengan menghubungkan langkah proses dengan metrik nilai, Anda dapat menemukan inefisiensi atau peluang yang terlewat setelah kontrak ditandatangani, lalu menyusun strategi untuk memaksimalkan nilai setiap kesepakatan.

Tujuan ini mengurangi tenaga kerja yang dibutuhkan untuk tugas rutin manajemen kontrak, sehingga menekan pengeluaran operasional. Pekerjaan manual yang berlebihan sering menimbulkan kesalahan, keterlambatan, dan biaya tambahan. Karena itu, otomatisasi dan efisiensi penting bagi manajemen kontrak di Conga CLM. ProcessMind menganalisis log peristiwa untuk menemukan aktivitas yang sering diulang secara manual atau memerlukan terlalu banyak campur tangan manusia. Anda dapat menentukan aktivitas yang paling cocok untuk otomatisasi atau perancangan ulang proses, menyederhanakan operasional, mengurangi beban administrasi, dan menghemat biaya secara signifikan.

Tujuan ini memastikan semua pemilik kontrak mengelola kontrak yang menjadi tanggung jawabnya dengan kinerja yang konsisten dan berkualitas tinggi. Kinerja yang tidak konsisten dapat menyebabkan perbedaan waktu siklus, masalah kepatuhan, dan hasil yang kurang optimal, sehingga mengurangi efektivitas manajemen kontrak di Conga CLM. ProcessMind menganalisis metrik seperti waktu siklus, kepatuhan terhadap proses, dan tingkat penyelesaian tugas untuk kontrak yang dikelola setiap individu atau tim. Wawasan ini membantu Anda menemukan praktik terbaik dan kebutuhan pelatihan yang terarah, sehingga kinerja tinggi dapat diterapkan secara konsisten di seluruh organisasi.

Tujuan ini membantu Anda menemukan penyebab utama keterlambatan dalam proses manajemen kontrak dengan cepat. Analisis akar penyebab yang cepat dan akurat penting untuk menerapkan solusi yang efektif dan mencegah masalah berulang, sekaligus meningkatkan efisiensi manajemen kontrak di Conga CLM. ProcessMind secara otomatis menyoroti variasi dan hambatan yang menyebabkan keterlambatan, lalu menggunakan algoritme untuk menemukan aktivitas, sumber daya, atau penyimpangan tertentu yang menjadi penyebabnya. Dengan begitu, waktu dan upaya untuk mendiagnosis masalah berkurang drastis, sehingga masalah dapat diselesaikan lebih cepat dan efektif.

Tujuan ini meningkatkan efektivitas negosiasi kontrak agar menghasilkan ketentuan yang lebih menguntungkan, kesepakatan yang lebih cepat, dan hubungan yang lebih kuat. Hasil negosiasi yang lebih baik berdampak langsung pada pendapatan, biaya, dan profil risiko, yang semuanya penting bagi manajemen kontrak di Conga CLM. ProcessMind menganalisis berbagai jalur dan putaran selama negosiasi, lalu menghubungkannya dengan hasil seperti waktu siklus, jumlah penandaan perubahan, dan nilai akhir kontrak. Anda dapat menemukan pola negosiasi, strategi yang berhasil, dan urutan yang tidak efisien. Wawasan berbasis data ini membantu menyempurnakan taktik negosiasi dan meningkatkan hasil.

6 langkah untuk memperbaiki manajemen kontrak

1
Unduh templat
2
Ekspor data Anda
3
Unggah kumpulan data Anda
4
Analisis proses Anda
5
Terapkan perbaikan
6
Pantau proses Anda
1

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Dapatkan templat Excel yang dirancang khusus untuk analisis proses manajemen kontrak. Templat ini menyediakan struktur yang tepat untuk data Conga CLM Anda.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Struktur data yang tepat sejak awal membantu process mining menghasilkan analisis yang akurat dan efisien, menghemat waktu, serta mencegah ketidakkonsistenan data.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel dengan format khusus untuk mengumpulkan data penting manajemen kontrak dari Conga CLM.

MANFAAT YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Temukan hambatan tersembunyi dalam siklus kontrak

ProcessMind mengubah data kontrak yang rumit menjadi visualisasi yang mudah dipahami. Anda dapat melihat alur nyata setiap perjanjian, menemukan inefisiensi, dan menentukan bagian yang perlu diperbaiki.
  • Lihat alur kontrak yang sebenarnya di Conga CLM
  • Temukan hambatan dan keterlambatan dalam persetujuan
  • Temukan risiko kepatuhan dan penyimpangan
  • Percepat siklus kontrak dan tingkatkan jumlah kontrak yang diproses
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL UMUM

Meningkatkan efisiensi dan kepatuhan dalam Contract Management

Hasil ini menunjukkan peningkatan terukur yang dapat dicapai organisasi dengan menerapkan process mining pada alur kerja Contract Management di Conga CLM. Dengan menggunakan Contract ID sebagai pengenal kasus, kita dapat menemukan hambatan dan mengoptimalkan seluruh siklus hidup kontrak, dari pengajuan hingga perpanjangan.

0 % faster
Persetujuan lebih cepat

Waktu siklus persetujuan kontrak lebih singkat

Dengan menemukan dan mengatasi hambatan dalam alur kerja persetujuan, organisasi dapat memangkas waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kontrak dan menutup kesepakatan lebih cepat.
0 % increase
Kepatuhan yang lebih baik

Kepatuhan terhadap standar proses meningkat

Process mining menunjukkan penyimpangan dari alur kerja kontrak standar. Tim dapat menerapkan jalur proses yang optimal dan memastikan pemeriksaan kepatuhan penting selalu dilakukan.
0 % decrease
Biaya pengerjaan ulang berkurang

Upaya administrasi dan negosiasi berkurang

Dengan menemukan penyebab banyaknya revisi dan pengerjaan ulang, Anda dapat mengurangi tugas berulang, pekerjaan manual, dan biaya administrasi selama siklus hidup kontrak.
0 x faster
Wawasan operasional yang lebih baik

Hambatan proses lebih cepat ditemukan

Lihat setiap tahap proses kontrak dengan jelas. Temukan keterlambatan dan akar penyebabnya dengan cepat agar Anda dapat mengambil keputusan yang lebih tepat dan melakukan tindakan pencegahan.
0 % uplift
Tingkat perpanjangan meningkat

Lebih banyak kontrak diperpanjang tepat waktu

Dengan memahami tahapan sebelum perpanjangan, organisasi dapat mengambil langkah lebih awal agar kontrak diperpanjang sebelum masa berlakunya habis. Ini membantu mencegah hilangnya pendapatan dan terhentinya layanan.
0 % shorter
Negosiasi lebih lancar

Waktu siklus negosiasi lebih singkat

Analisis pola negosiasi dan aktivitas revisi kontrak membantu menemukan inefisiensi. Hasilnya, kesepakatan dapat diselesaikan lebih cepat dan hasil negosiasi dengan pihak lain dapat ditingkatkan.

Hasil dapat berbeda bergantung pada struktur organisasi, kompleksitas proses, dan kualitas data. Angka ini menggambarkan peningkatan umum yang terlihat dalam berbagai penerapan Contract Management.

Data yang disarankan

Mulai dari atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan data lain sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk setiap perjanjian kontrak, yang berfungsi sebagai pengenal kasus utama.

Mengapa ini penting

Kunci penting ini digunakan untuk melacak seluruh siklus hidup kontrak. Semua analisis process mining dapat dilakukan dengan menghubungkan aktivitas terkait ke dalam satu kasus.

Nama peristiwa bisnis atau tugas tertentu yang terjadi dalam siklus hidup kontrak.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan tahapan proses dan menjadi dasar peta proses. Dengan atribut ini, Anda dapat menganalisis alur kerja, penyimpangan, dan frekuensi aktivitas.

Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas dimulai atau terjadi.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberikan urutan waktu peristiwa yang diperlukan untuk menghitung semua metrik durasi, menemukan hambatan, dan memahami kinerja proses.

Tanggal dan waktu tepat saat suatu aktivitas selesai.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menghitung durasi pengerjaan aktivitas dengan tepat. Informasi ini penting untuk menemukan hambatan berdasarkan durasi dan menganalisis efisiensi sumber daya.

Pengguna atau karyawan yang bertanggung jawab mengelola kontrak sepanjang siklus hidupnya.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja berdasarkan pengguna, sehingga Anda dapat mengetahui siapa yang berkinerja baik, peluang pelatihan, dan masalah pembagian beban kerja.

Klasifikasi kontrak, seperti NDA, MSA, atau SOW.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan Anda membandingkan alur kerja, waktu siklus, dan hambatan pada berbagai kategori kontrak, seperti NDA dan MSA.

Total nilai uang yang terkait dengan kontrak.

Mengapa ini penting

Atribut ini mendukung analisis berdasarkan nilai, membantu Anda memprioritaskan perbaikan proses untuk kontrak bernilai tinggi dan memahami dampaknya terhadap bisnis.

Tahap kontrak saat ini dalam siklus hidupnya, seperti 'Draf', 'Dalam persetujuan', atau 'Telah ditandatangani'.

Mengapa ini penting

Atribut ini menunjukkan tahap kontrak saat ini. Anda dapat menggunakannya untuk memfilter dan menganalisis kasus aktif serta memahami sebaran status proses.

Tanggal saat kontrak dijadwalkan berakhir.

Mengapa ini penting

Tanggal ini penting untuk pengelolaan kontrak secara proaktif. Dasbor yang melacak kontrak mendekati kedaluwarsa membantu mencegah perpanjangan terlewat dan hilangnya pendapatan.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai awal resmi siklus hidup kontrak, yaitu saat catatan kontrak baru dibuat di sistem. Biasanya, aktivitas ini tercatat sebagai peristiwa eksplisit ketika pengguna membuat objek Contract baru di Conga CLM.

Mengapa ini penting

Sebagai titik awal setiap kontrak, aktivitas ini penting untuk mengukur waktu siklus dari awal hingga akhir. Data ini juga membantu menganalisis jumlah dan jenis kontrak yang diajukan.

Aktivitas ini menandakan bahwa departemen hukum telah menyelesaikan peninjauan kontrak. Aktivitas ini dapat dicatat sebagai tahap persetujuan eksplisit dalam alur kerja atau disimpulkan dari perubahan status seperti 'Legal Review Complete'.

Mengapa ini penting

Memisahkan tahap peninjauan hukum penting untuk menganalisis hambatan yang umum terjadi. Data ini mendukung KPI 'Average Legal Review Time' dan membantu mengoptimalkan sumber daya departemen hukum.

Tonggak ini menandakan bahwa kontrak telah memperoleh semua persetujuan internal yang diperlukan dan siap ditandatangani. Biasanya, ini merupakan tahap terakhir dalam proses persetujuan bertahap di Salesforce.

Mengapa ini penting

Tonggak penting ini mengakhiri siklus peninjauan dan persetujuan internal. Ini menjadi titik akhir pengukuran KPI 'Average Contract Approval Time'.

Aktivitas penting ini terjadi saat semua pihak menandatangani kontrak secara sah sehingga kontrak menjadi perjanjian yang mengikat. Solusi tanda tangan elektronik yang terintegrasi dengan Conga CLM, seperti Conga Sign, mencatat peristiwa ini beserta stempel waktunya.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai selesainya proses sebelum penandatanganan dan menjadi tonggak penting untuk metrik kinerja seperti 'Contract Execution Rate'. Aktivitas ini sering dianggap sebagai peristiwa akhir pada jalur proses yang diharapkan.

Menandai saat kontrak mulai berlaku dan digunakan dalam organisasi, sehingga kewajiban dan hak terkait mulai berjalan. Aktivitas ini biasanya disimpulkan dari perubahan status 'Executed' menjadi 'Active'.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai awal siklus hidup setelah penandatanganan. Ini menjadi pemicu pengelolaan kewajiban dan pemantauan kinerja.

Aktivitas ini menandai berakhirnya kontrak lebih awal dari tanggal kedaluwarsa karena tindakan tertentu. Peristiwa ini dicatat melalui perubahan status kontrak menjadi 'Terminated'.

Mengapa ini penting

Sebagai kondisi akhir yang penting, peristiwa penghentian membantu memahami tingkat kegagalan kontrak dan alasan pembatalannya. Peristiwa ini memberikan penutup yang pasti, meski sering kali tidak diharapkan, pada proses.

Menandai akhir alami siklus hidup kontrak saat tanggal kedaluwarsa tercapai tanpa perpanjangan atau penghentian. Peristiwa ini tidak dicatat secara eksplisit, tetapi diturunkan dari data kontrak.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai akhir kontrak yang telah direncanakan. Analisis kontrak yang kedaluwarsa membantu memahami peluang perpanjangan dan mengelola portofolio kontrak secara keseluruhan.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining memvisualisasikan alur nyata proses Contract Management di Conga CLM, lalu menunjukkan hambatan, penyimpangan, dan celah kepatuhan. Anda dapat mengoptimalkan siklus persetujuan, meningkatkan visibilitas, dan memastikan perpanjangan kontrak tepat waktu agar operasional lebih efisien.

Untuk memulai, Anda memerlukan log peristiwa yang mencatat tindakan pada kontrak, stempel waktunya, dan Contract ID sebagai pengenal kasus. Data penting mencakup nama aktivitas, stempel waktu, ID pengguna, dan pengenal unik setiap kontrak.

Temuan awal biasanya bisa diperoleh dalam beberapa minggu setelah ekstraksi dan pemuatan data selesai. Temuan ini dapat menunjukkan hambatan dan penyimpangan yang perlu segera ditangani. Analisis lebih mendalam dan inisiatif perbaikan berkelanjutan biasanya berlangsung beberapa bulan, bergantung pada kompleksitas dan cakupan proses.

Process mining memetakan setiap tahap alur kerja persetujuan secara terperinci. Anda dapat melihat di mana keterlambatan terjadi, siapa yang terlibat, dan aktivitas apa yang menimbulkan hambatan. Temuan berbasis data ini membantu Anda menemukan akar masalah dan menentukan perbaikan yang tepat untuk memangkas waktu siklus.

Selain meningkatkan efisiensi, process mining membantu memperkuat kepatuhan kontrak dengan mengungkap risiko, meningkatkan hasil negosiasi melalui analisis proses sebelumnya, dan memaksimalkan nilai kontrak. Proses yang lebih ringkas juga mengurangi pekerjaan manual dan biaya administrasi.

Ya, keamanan data menjadi prioritas. Platform process mining umumnya menggunakan enkripsi dan kontrol akses yang kuat. Data sensitif juga dapat dianonimkan atau dipseudonimkan sebelum dianalisis untuk menjaga privasi dan kepatuhan.

Meski alat process mining semakin mudah digunakan, keterampilan teknis tetap berguna untuk mengekstrak dan mengubah data serta menyiapkan model awal. Pemahaman dasar tentang struktur data dan sistem TI, ditambah pengetahuan proses, membantu kelancaran penerapan.

Bisa. Process mining membandingkan alur proses nyata dari data Conga CLM Anda dengan model proses yang diharapkan atau terdokumentasi, lalu memvisualisasikan semua penyimpangannya. Dengan begitu, Anda dapat segera menemukan dan menangani kasus ketika proses tidak berjalan sesuai ketentuan.

Tingkatkan efisiensi pengelolaan kontrak mulai hari ini

Mulai sederhanakan alur kerja untuk memangkas waktu siklus kontrak hingga 30%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya beberapa menit.