> Folyamatos folyamatfejlesztés > Szerződéskezelés > Conga CLM

Fejlessze szerződéskezelési folyamatát

Útmutató a Conga CLM-szerződések optimalizálásához 6 lépésben.

Adatsablon letöltése

Szerződéskezelés

Conga CLM

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok

Elérhető rendszerek

Kihívások(12)Célok(12)6 lépés Előnézet Eredmények Adatok GYIK(5)

A szerződéskezelés fejlesztése a Conga CLM-ben

A szerződéskezelés összetett folyamatai gyakran lassítják a jóváhagyást, és növelik a megfelelési kockázatokat. Platformunkkal gyorsan feltárhatja a rejtett hatékonysági problémákat, és felmérheti azok hatását. Így gyorsíthatja a szerződéskötést, és biztosíthatja a szervezeti előírások következetesebb betartását.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a szerződéskezelést a Conga CLM-ben?

A szerződéskezelés minden üzleti kapcsolat alapja: rögzíti a megállapodásokat, meghatározza a kötelezettségeket és mérsékli a kockázatokat. A Conga CLM-hez hasonló rendszerekben a folyamat számos érintettet, összetett tárgyalási szakaszokat és szigorú megfelelési elvárásokat foglalhat magában. Ha azonban nincs pontos, adatokra épülő kép arról, hogyan haladnak valójában a szerződések, a szervezetek gyakran hatékonysági problémákkal küzdenek.

A nem megfelelően működő szerződéskezelés költsége jóval meghaladja az adminisztrációra fordított időt. A szerződések lassú véglegesítése elnyújtja az értékesítési ciklust, a figyelmen kívül hagyott záradékok vagy a szabályok be nem tartása növeli a jogi kockázatot, a késői megújítás bevételkiesést okozhat, a partnerekkel és ügyfelekkel való kapcsolat pedig megromolhat. A problémák feltárása és megoldása nemcsak a működés hatékonysága miatt fontos, hanem a vállalkozás védelme és a gyors alkalmazkodás érdekében is.

Hogyan fejleszti a process mining a szerződéskezelést a Conga CLM-ben?

A process mining objektív képet ad a Conga CLM-ben zajló szerződéskezelésről. Feltételezések és egyedi tapasztalatok helyett a rendszer tényleges eseményadataiból rekonstruálja az egyes szerződések útját a kezdeti igénytől a véglegesítésig, sőt azon túl is. Így láthatóvá válik a folyamat valós menete, az eltérésekkel, a szűk keresztmetszetekkel és az ismételt munkavégzéssel együtt.

A process mining olyan tevékenységeket elemez, mint a Contract Request Initiated, az Internal Review Performed, a Legal Review Conducted, a Counterparty Negotiation Started és a Contract Executed/Signed, így pontosan megmutatja, hol keletkeznek késések. Elkülöníti a szokásos folyamatutakat a gyakori kivételektől, feltárja, mely érintettek okoznak szűk keresztmetszetet, és számszerűsíti, hogy az egyes problémák mennyivel növelik a szerződéses ciklusidőt. Így találgatás helyett pontos, adatokkal alátámasztott intézkedésekkel fejlesztheti a szerződéskezelést.

A szerződés-életciklus fejlesztési lehetőségei

A Conga CLM-adatok process mining elemzése több területen is lehetőséget ad a fejlesztésre:

A szerződéses ciklusidő csökkentése: Tárja fel és szüntesse meg a szükségtelen lépéseket, a gyakori elutasításokat és a felülvizsgálati, illetve jóváhagyási munkafolyamatok elhúzódó várakozásait. Ezzel közvetlenül csökkentheti a szerződéskezelés ciklusidejét, gyorsabban zárhatja le az üzleteket, és hamarabb realizálhatja a bevételt.
A megfelelés erősítése és a kockázatok mérséklése: Tárja fel, ha a szerződések kihagynak kötelező jogi vagy belső felülvizsgálati szakaszokat. Gondoskodjon a szerződéses kötelezettségek nyomon követéséről és teljesítéséről, így jelentősen csökkentheti a jogi kitettséget és a pénzügyi szankciók kockázatát.
A munkafolyamatok egyszerűsítése: Keresse meg a párhuzamos, de egymás után végzendő vagy automatizálható lépéseket és a felesleges tevékenységeket. Fejlessze a folyamatot, hogy minden szerződés gördülékenyen haladjon végig az életciklusán.
Az erőforrások jobb elosztása: Lássa, mely csapatok vagy munkatársak túlterheltek, illetve nincsenek teljesen kihasználva a szerződéskezelésben. Ez segít kiegyensúlyozni a munkaterhelést és megtervezni az erőforrásokat.
A tárgyalási stratégia fejlesztése: Elemezze, hogyan hatnak az egyes tárgyalási módszerek és szerződéses záradékok a végrehajtás idejére és sikerességére. Az eredmények alapján finomíthatja a jövőbeli stratégiát.

Várható eredmények és mérhető előnyök

A Conga CLM szerződéskezelési folyamatának process mining elemzésével jelentős, mérhető eredményeket érhet el:

Gyorsabb szerződéskötés: Jelentősen csökkentheti a szerződések feldolgozásához, megtárgyalásához és véglegesítéséhez szükséges időt, így felgyorsíthatja az üzleti működést és a piacra lépést.
Alacsonyabb működési költségek: Mérsékelheti a kézi munkát, csökkentheti az elhúzódó tárgyalások jogi költségeit, és elkerülheti a szabályok be nem tartásából eredő szankciókat.
A megfelelés erősítése: Gondoskodhat a belső szabályzatok és a külső előírások következetes betartásáról, erősítve a szervezet jogi és etikai megfelelését.
Jobb rálátás és irányítás: Pontos képet kaphat a szerződéskezelési folyamat minden részéről, ami támogatja az adatokra épülő döntéshozatalt és a folyamatos fejlesztést.
Jobb kapcsolat az érintettekkel: A szerződések gyorsabb véglegesítése javítja a belső részlegekkel és a külső szerződő felekkel való együttműködést.

Így kezdheti el a folyamat fejlesztését

A szerződéskezelés process mining alapú fejlesztése a Conga CLM-ben nem csupán a hatékonyságról szól. Segít versenyelőnyhöz jutni, mérsékelni a kockázatokat és erősíteni az üzleti kapcsolatokat. Az elemzés megmutatja, hol érdemes változtatni, és milyen intézkedések hozhatnak eredményt. Ha megérti, hogyan haladnak valójában a szerződések, megalapozott döntéseket hozhat, és a szerződéskezelést a szűk keresztmetszetből stratégiai előnnyé alakíthatja.

Szerződéskezelés CLM Jogi működés Compliance Szerződés-életciklus Tárgyalás Jóváhagyási munkafolyamatok Kockázatcsökkentés Jogi osztály Szerződés-életciklus kezelése Szerződéskezelés automatizálása

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A szerződések gyakran elakadnak az elhúzódó felülvizsgálati és jóváhagyási munkafolyamatokban. Emiatt határidők maradhatnak el, és késhet a bevétel elszámolása. Ez rontja az üzleti alkalmazkodóképességet, feszültséget okozhat a szerződő felekkel való kapcsolatban, és hátráltathatja a megállapodásokhoz kötődő fontos üzleti kezdeményezéseket. A ProcessMind megmutatja, milyen útvonalon haladnak a szerződések a Conga CLM-ben, és hol akadnak el a jóváhagyások, illetve hol indulnak újra a folyamatok. Számszerűsíti a késéseket, és feltárja, mely jóváhagyási lépések vagy csapatok okozzák a szűk keresztmetszeteket. Így célzott fejlesztésekkel gyorsíthatja a szerződéses folyamatokat.

A szerződések gyakran eltérnek a szokásos tárgyalási és jóváhagyási útvonaltól. Ennek következtében a feltételek következetlenné válhatnak, nőhet a kockázat, és sérülhetnek a belső szabályzatok. A kézi ellenőrzés sokszor nem elég az eseti eltérések felismeréséhez, ami gyengíti az irányítást. A ProcessMind feltárja a Conga CLM szerződéskezelési folyamatának összes eltérését. Pontosan megmutatja, hol és miért tér el a folyamat az elvárttól, így azonosíthatók az alapvető okok, például a képzés hiánya vagy a rendszer hibás beállítása. Ezzel erősíthető az irányítás és a következetesség.

Nehéz valós időben követni, hol tart egy szerződés a tárgyalás, a jóváhagyás és a véglegesítés során. Az átláthatóság hiánya megnehezíti a pontos előrejelzést, a problémák időben történő megoldását és az erőforrások hatékony tervezését. A ProcessMind a Conga CLM-ben kezelt szerződések teljes útját megmutatja. A felhasználók azonnal láthatják az aktuális állapotot, felismerhetik a késéseket és megérthetik a függőségeket. Ez támogatja a proaktív irányítást és a megalapozott döntéshozatalt a szervezet egészében.

A szerződések megújítási, lejárati vagy egyes kötelezettségekhez kapcsolódó határidői gyakran elkerülik a figyelmet. Ez bevételkieséshez, kedvezőtlen automatikus megújításhoz vagy a megfelelés megsértéséhez vezethet. Jelentős szankciókat vonhat maga után, ronthatja a hírnevet, és szükségtelen pénzügyi kockázatot okozhat. A ProcessMind a Conga CLM szerződésadatait, például a lejárati dátumokat és a kapcsolódó tevékenységeket elemzi, hogy azonosítsa a fontos mérföldkövek elmulasztásának kockázatát. Korán jelzi a lehetséges problémákat, így a csapatok időben intézkedhetnek, megelőzhetik a költséges mulasztásokat és erősíthetik a megfelelést.

A jogi és belső felülvizsgálat gyakran több körből, hosszas egyeztetésből és jelentős késésekből áll, ami meghosszabbítja a teljes szerződéses ciklust. Ez feleslegesen köti le a jogi és üzleti csapatok értékes erőforrásait, és lassítja a fontos üzleti folyamatokat. A ProcessMind megjeleníti a felülvizsgálati köröket és az ismételt munkát a Conga CLM workflow-ban, valamint számszerűsíti az egyes szakaszokra fordított időt. Feltárja, mely felülvizsgálati tevékenységek vagy részlegek okoznak hatékonysági problémákat, így egyszerűsíthetők a felülvizsgálatok és csökkenthető az erőforrások felesleges lekötése.

A gyakori és jelentős szövegmódosítások arra utalhatnak, hogy a kezdeti tervezet nem elég világos, az elvárások eltérnek, vagy a tárgyalási stratégia nem megfelelő. Ez elnyújtja a tárgyalást, növeli az adminisztrációs terheket és meghosszabbítja a szerződéses ciklust. A ProcessMind nyomon követi a

A szerződés-életciklus során a jogi vagy belső szabályzatoktól való eltérés jelentős megfelelési kockázatot, sikertelen auditot és pénzügyi szankciókat okozhat. A szervezeteknek folyamatos kihívást jelent a jogszabályok és belső irányelvek összetett rendszerének betartása. A ProcessMind összeveti a Conga CLM-ben ténylegesen végigjárt szerződéses folyamatokat az előre meghatározott megfelelési modellekkel, és jelzi az eltéréseket, illetve a nem megfelelő tevékenységeket. Minden szerződéses tevékenységről auditálható nyomvonalat biztosít, így a szervezetek időben kezelhetik a megfelelési problémákat és felkészülhetnek az auditokra.

A szerződésekben rejlő lehetőségeket a véglegesítés után sem mindig használják ki teljesen. Ez bevételi lehetőségek elvesztéséhez, a feltételek kihasználatlanságához vagy a pénzügyi eredményt befolyásoló kötelezettségek figyelmen kívül hagyásához vezethet. A véglegesítés utáni kötelezettségek és teljesítmény nyomon követése gyakran kézi, és az adatok több helyen találhatók. Az olyan tevékenységek elemzésével, mint a

Az ismétlődő feladatok, a kézi adatbevitel és a széttagolt rendszerek túlzott adminisztrációs terhet rónak a szerződéskezelésre. Emiatt a munkatársak kevesebb időt fordíthatnak stratégiai feladatokra, nőnek a működési költségek, és lassul a szerződéskötés. A ProcessMind számszerűsíti, milyen gyakran és mennyi ideig tartanak a kézi lépések a Conga CLM folyamatában, így feltárja, hol érdemes automatizálni vagy egyszerűsíteni a folyamatot. Megmutatja a kézi átadások okozta szűk keresztmetszeteket, ami segít csökkenteni a működési költségeket és átcsoportosítani az erőforrásokat.

A szerződésfelelősök teljesítménye jelentősen eltérhet a ciklusidő, a folyamat betartása és a szerződéses mérföldkövek időbeni teljesítése szempontjából. Ez kiszámíthatatlan eredményekhez, nagyobb működési kockázathoz és egyenetlen munkaterheléshez vezethet. A ProcessMind a Conga CLM tevékenységeiből számított teljesítménymutatókat összeveti a szerződésadatokkal, például a „Contract Owner” mezővel. Azonosítja a kiemelkedő teljesítményt nyújtókat és a fejlesztendő területeket, így célzott képzést, a bevált gyakorlatok megosztását és következetesebb szerződéskezelést tesz lehetővé.

A szerződés-életciklus során a késések gyakran jól láthatók, de nem mindig egyértelmű, miért lassulnak le rendszeresen bizonyos szerződések vagy szakaszok. Pontos okfeltárás nélkül a fejlesztési intézkedések gyakran csak a felszínt érintik, és nem hoznak eredményt. A ProcessMind elemzi a Conga CLM eseménynaplójának adatait, és összefüggéseket keres a késések, az egyes tevékenységek, az olyan jellemzők, mint a „Contract Type” vagy a „Department”, valamint az erőforrások bevonása között. Ezzel feltárja a folyamat hatékonysági problémáinak valódi okait, és segít meghatározni a megfelelő intézkedéseket.

A korábbi teljesítményről és a folyamat eltéréseiről szóló adatok nélkül nehéz jól megválasztani a tárgyalási stratégiát. Ez kedvezőtlenebb feltételekhez vagy hosszabb tárgyalási ciklusokhoz vezethet. Az is nehezen állapítható meg, mi működik a legjobban az egyes szerződéstípusok vagy szerződő felek esetében. A ProcessMind a Conga CLM tárgyalási tevékenységeit és olyan adatait elemzi, mint a „Contract Value” és a „Counterparty Name”, így feltárja a sikeres és nehéz tárgyalások jellemzőit. Az eredmények segítenek a tárgyalási stratégiák és a sablonok fejlesztésében, valamint a szerződéses érték növelésében.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A cél a szerződés jóváhagyásához szükséges teljes idő csökkentése, a kezdeti igénytől a véglegesítésig. Ezzel jelentősen rövidülhet az üzletek piacra jutási ideje, javulhat az ügyfél-elégedettség, és felszabadulhatnak az erőforrások a Conga CLM szerződéskezelési folyamatának szükségtelen késései miatt elvesztegetett idő csökkentésével. A ProcessMind feltárja a felülvizsgálati és jóváhagyási munkafolyamatok szűk keresztmetszeteit, azonosítja a késéseket okozó szakaszokat és munkatársakat, valamint megmutatja, mely folyamatváltozatok gyorsíthatják az átfutást. A tényleges útvonalak elemzésével pontosan láthatja, hol nyúlik meg a ciklusidő, és célzott fejlesztésekkel 20–40%-kal vagy még nagyobb mértékben csökkentheti azt.

A cél annak biztosítása, hogy minden szerződés a meghatározott, a megfelelési elvárásoknak megfelelő munkafolyamat szerint haladjon, a lehető legkevesebb eltéréssel. A következetes folyamatbetartás csökkenti a jogi és pénzügyi kockázatokat, kiszámíthatóbbá teszi a Conga CLM szerződéskezelését, és javítja a szerződések irányítását. A ProcessMind automatikusan feltárja a tényleges folyamatútvonalakat, és megmutatja a nem engedélyezett lépéseket, illetve a kihagyott jóváhagyásokat. Vizuálisan jelzi a megfelelési hiányosságokat, így a szervezetek egységes munkafolyamatokat vezethetnek be, feltárhatják a szabályszegések okait, és valós időben észlelhetik az eltéréseket a folyamatbetartás javításához.

A cél, hogy a szerződés teljes útja látható legyen a kezdeményezéstől a megszüntetésig vagy megújításig. A jobb rálátás segít az érintetteknek megérteni a szerződés aktuális állapotát, előre látni a következő lépéseket és megalapozott döntéseket hozni. Ezzel jelentősen csökkenthető a bizonytalanság a Conga CLM szerződéskezelésében. A ProcessMind rekonstruálja minden szerződés teljes életciklusát, és megmutatja az egyes tevékenységek tényleges útvonalát és időtartamát. Dashboardokkal és elemzésekkel követheti az előrehaladást, felismerheti a tétlen időszakokat és megértheti a függőségeket. Így átláthatja, hogyan haladnak a szerződések a szervezeten belül, és hol van lehetőség a fejlesztésre.

A cél, hogy a lejárat előtt proaktívan megújított vagy megszüntetett szerződések aránya növekedjen. A fontos dátumok elmulasztása bevételkieséshez vagy nem kívánt automatikus megújításhoz vezethet, ezért a határidők betartása elengedhetetlen a hatékony szerződéskezeléshez és a Conga CLM-ben kezelt szerződések értékének kiaknázásához. A ProcessMind figyeli a lejárati dátumokat, és a megújítás előtti tevékenységek sorrendjének és időzítésének elemzésével feltárja, mely folyamatok miatt maradhatnak el a megújítási határidők. Segít időben felismerni a lejárat kockázatának kitett szerződéseket, így beavatkozással 15–25%-kal javítható a megújítási arány, és fenntarthatók az üzleti kapcsolatok.

A cél a szerződés-jóváhagyási folyamat belső jogi és üzleti felülvizsgálatainak gyorsítása és hatékonyabbá tétele. Az elhúzódó, több körös felülvizsgálat jelentős szűk keresztmetszet, amely közvetlenül növeli a szerződéses ciklusidőt és rontja a Conga CLM szerződéskezelésének hatékonyságát. A ProcessMind elemzi a felülvizsgálati szakaszok tevékenységeit és átadásait, és feltárja az ismétlődő feladatokat, a túl sok egyeztetést vagy a szükségtelen résztvevőket. Megmutatja, hol érdemes átalakítani a folyamatot, így a tevékenységek sorrendjének javításával és az együttműködés hatékonyabbá tételével rövidíthetők a felülvizsgálatok.

A cél, hogy a tárgyalások során csökkenjen a szerződés szövegének módosítási és javítási köreinek száma, mind a szervezeten belül, mind a szerződő felekkel. A túl sok módosítás elnyújtja a tárgyalást, növeli a jogi költségeket és késlelteti a szerződés véglegesítését, rontva a Conga CLM szerződéskezelésének hatékonyságát. A ProcessMind feltárja a szövegmódosítások mintázatait, és összekapcsolja azokat az egyes szerződéstípusokkal, záradékokkal vagy tárgyalási szakaszokkal. Az ismételt módosítások okainak megértésével a szervezetek egyszerűsíthetik a sablonok használatát és a tárgyalási stratégiákat, csökkenthetik a módosítási körök számát, és gyorsabban véglegesíthetik a szerződéseket.

A cél annak biztosítása, hogy minden véglegesített szerződés teljes életciklusa során megfeleljen a jogszabályoknak, az előírásoknak és a belső szabályzatoknak. A hiányos megfelelés jelentős jogi kockázatnak, szankcióknak és hírnévromlásnak teszi ki a szervezetet, ezért a Conga CLM szerződéskezelésének fontos része. A ProcessMind az előre meghatározott szabályok alapján összeveti a tényleges folyamatvégrehajtást a megfelelési modellekkel, és feltárja, ha a szerződéses feltételek vagy kötelezettségek nem teljesülnek. Megmutatja az eltéréseket és azok hatását, így a szervezet proaktívan mérsékelheti a kockázatokat, és minden szerződés esetében következetesen biztosíthatja a megfelelést.

A cél, hogy a vállalkozás minden szerződés feltételeiből a lehető legtöbb előnyt szerezze meg, a pénzügyi eredményektől a működés hatékonyságáig. Ha a szerződésben rejlő értéket nem sikerül megfelelően kiaknázni, lehetőségek vesznek el, és erőforrások mennek kárba. Ez is mutatja, milyen fontos a hatékony szerződéskezelés a Conga CLM-ben. A ProcessMind nyomon követheti a fontos szerződéses kötelezettségek teljesítését, és összevetheti a várt eredményeket a ténylegesekkel. A folyamatlépések és az értékmutatók összekapcsolásával feltárja a véglegesítés utáni szakaszok hatékonysági problémáit és az elszalasztott lehetőségeket, így minden megállapodásból több érték nyerhető ki.

A cél a rutinszerű szerződéskezelési feladatokra fordított emberi munka csökkentése, ezáltal a működési költségek mérséklése. A sok kézi munka hibákhoz, késésekhez és magasabb költségekhez vezethet, ezért a Conga CLM szerződéskezelésében fontos az automatizálás és a hatékonyság javítása. A ProcessMind az eseménynaplók elemzésével azonosítja a gyakran kézzel ismételt vagy túlzott emberi beavatkozást igénylő tevékenységeket. Feltárja, melyek alkalmasak automatizálásra vagy a folyamat átalakítására, így egyszerűsíthető a működés, csökkenthető az adminisztrációs teher, és jelentős költségmegtakarítás érhető el.

A cél, hogy minden szerződésfelelős egységesen magas színvonalon kezelje a hozzá rendelt szerződéseket. Az eltérő teljesítmény változó szerződéses ciklusidőkhöz, megfelelési problémákhoz és gyengébb eredményekhez vezethet, ami rontja a Conga CLM szerződéskezelésének hatékonyságát. A ProcessMind az egyes szerződésfelelősök vagy csapatok teljesítményét olyan mutatók alapján elemzi, mint a ciklusidő, a folyamat betartása és a feladatok teljesítési aránya. Segít feltárni a bevált gyakorlatokat és a célzott képzést igénylő területeket, így a szervezet egészében következetesen magas színvonalú teljesítmény érhető el.

A cél a szerződéskezelési folyamat késéseinek alapvető okait gyorsan feltárni. A pontos okfeltárás elengedhetetlen a hatékony megoldások bevezetéséhez és a visszatérő problémák megelőzéséhez, így javítható a Conga CLM szerződéskezelésének hatékonysága. A ProcessMind automatikusan kiemeli a késésekhez hozzájáruló eltéréseket és szűk keresztmetszeteket, és algoritmusokkal azonosítja a felelős tevékenységeket, erőforrásokat vagy folyamateltéréseket. Ezzel jelentősen csökkenti a problémák diagnosztizálásához szükséges időt és munkát, így gyorsabban és hatékonyabban oldhatók meg.

A cél a szerződéses tárgyalások eredményességének javítása, hogy kedvezőbb feltételek szülessenek, gyorsabban létrejöjjenek a megállapodások, és erősödjenek az üzleti kapcsolatok. A jobb tárgyalási eredmények közvetlenül befolyásolják a bevételt, a költségeket és a kockázatokat, ezért fontosak a Conga CLM hatékony szerződéskezeléséhez. A ProcessMind elemzi a tárgyalási szakasz különböző útvonalait és ismétlődő köreit, majd összeveti azokat a ciklusidővel, a szövegmódosítások számával és a végleges szerződés értékével. Feltárja a tárgyalási mintázatokat, a sikeres stratégiákat és a nem hatékony lépéssorokat, így adatokkal segíti a tárgyalási módszerek finomítását és az eredmények javítását.

A szerződéskezelés fejlesztésének 6 lépése

Töltse le a sablont

Exportálja az adatokat

Töltse fel az adatkészletet

Elemezze a folyamatot

Vezesse be a fejlesztéseket

Kövesse nyomon a folyamatot

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le a szerződéskezelési folyamat elemzéséhez készült, személyre szabott Excel-sablont. A sablon megfelelő szerkezetben fogadja a Conga CLM adatait.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A megfelelő adatszerkezet már a kezdetektől pontosabbá és hatékonyabbá teszi a process mining elemzést, időt takarít meg, és megelőzi az adatok közötti eltéréseket.

Várható eredmény

A Conga CLM szerződéskezelési folyamatának fontos adatait rögzítő, erre a célra kialakított Excel-sablon.

MIT KAP

Tárja fel a szerződéskötés rejtett szűk keresztmetszeteit

A ProcessMind érthető ábrákon jeleníti meg az összetett szerződésadatokat, így láthatóvá válik minden megállapodás tényleges útja. Könnyen azonosíthatja a hatékonysági problémákat és a fejlesztendő területeket.

A szerződések tényleges folyamatának megjelenítése a Conga CLM-ben
Jóváhagyási szűk keresztmetszetek és késedelmek azonosítása
Megfelelési kockázatok és eltérések feltárása
A szerződéskötés felgyorsítása és az átfutási idő csökkentése

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Hatékonyabb és szabálykövetőbb szerződéskezelés

Ezek az eredmények azt mutatják, milyen mérhető javulást érhetnek el a szervezetek, ha process mininget alkalmaznak a Conga CLM szerződéskezelési munkafolyamataiban. A Contract ID-t esetazonosítóként használva feltárhatók a szűk keresztmetszetek, és optimalizálható a szerződések teljes életciklusa a kezdeményezéstől a megújításig.

0 % faster

Gyorsabb jóváhagyás

Rövidebb szerződés-jóváhagyási ciklus

A jóváhagyási munkafolyamat szűk keresztmetszeteinek feltárásával és megszüntetésével jelentősen csökkenthető a szerződések véglegesítéséhez szükséges idő, így az üzletek is gyorsabban lezárhatók.

0 % increase

A megfelelés javítása

A folyamatkövetelmények következetesebb betartása

A process mining feltárja a szerződéskezelési munkafolyamatok eltéréseit, így a csapatok követhetik az optimális folyamatutat, és gondoskodhatnak a szükséges megfelelési ellenőrzések következetes elvégzéséről.

0 % decrease

Alacsonyabb újramunkálási költségek

Kevesebb adminisztráció és tárgyalási munka

A túl sok szövegmódosítás és újramunkálás okainak feltárásával csökkenthető az ismétlődő feladatok száma, a manuális munka és a szerződés teljes életciklusához kapcsolódó adminisztrációs költség.

0 x faster

Jobb rálátás a működésre

A folyamat szűk keresztmetszeteinek gyorsabb feltárása

Kövesse nyomon a szerződéskezelési folyamat minden lépését, és gyorsan tárja fel a késéseket, valamint azok kiváltó okait. Így megalapozottabb döntéseket hozhat, és időben beavatkozhat.

0 % uplift

Több megújított szerződés

Nő az időben megújított szerződések aránya

A megújítást megelőző folyamat megismerésével időben bevezethetők azok az intézkedések, amelyek biztosítják a szerződések lejárat előtti megújítását. Így elkerülhető a bevételkiesés és a szolgáltatás megszakadása.

0 % shorter

Egyszerűbb tárgyalások

Rövidebb tárgyalási ciklus

A tárgyalási minták és a szövegmódosítások elemzésével feltárhatók a hatékonysági problémák. Így gyorsabban véglegesíthetők a megállapodások, és javíthatók az ellenérdekű felekkel elért eredmények.

Az eredmények a szervezet felépítésétől, a folyamat összetettségétől és az adatok minőségétől függően eltérhetnek. Az itt szereplő értékek különböző szerződéskezelési bevezetések során tapasztalt jellemző javulást szemléltetik.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse az adatkört.

Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

Az egyes szerződések egyedi azonosítója, amely elsődleges esetazonosítóként szolgál.

Miért fontos?

Ez az azonosító teszi lehetővé a szerződés teljes életciklusának nyomon követését, és az összetartozó tevékenységek egyetlen esetbe kapcsolásával a process mining elemzések alapjául szolgál.

A szerződés életciklusa során bekövetkezett konkrét üzleti esemény vagy feladat neve.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamat lépéseit, a folyamattérkép alapját adja, és lehetővé teszi a munkafolyamat, az eltérések és a tevékenységek gyakoriságának elemzését.

A tevékenység kezdetének vagy bekövetkezésének pontos dátuma és időpontja.

Miért fontos?

Megadja az események időrendi sorrendjét, ami nélkülözhetetlen az időtartam-alapú mutatók kiszámításához, a szűk keresztmetszetek feltárásához és a folyamat teljesítményének megértéséhez.

Az időpont, amikor egy tevékenység befejeződött.

Miért fontos?

Segítségével pontosan kiszámítható a tevékenységek feldolgozási ideje, ami elengedhetetlen az időtartamhoz kötődő szűk keresztmetszetek feltárásához és az erőforrások hatékonyságának elemzéséhez.

A szerződés teljes életciklusa alatti kezeléséért felelős felhasználó vagy munkatárs.

Miért fontos?

Felhasználónként elemezheti a teljesítményt, így azonosíthatja a kiemelkedő teljesítményű munkatársakat, a képzési lehetőségeket és a munkaterhelés eloszlásának problémáit.

A szerződés besorolása, például NDA, MSA vagy SOW.

Miért fontos?

Szerződéskategóriánként összehasonlíthatja a munkafolyamatokat, az átfutási időket és a szűk keresztmetszeteket, például az NDA-k és az MSA-k esetében.

A szerződéshez kapcsolódó teljes pénzösszeg.

Miért fontos?

Érték szerint elemezheti a folyamatot, így a nagy értékű szerződéseknél előtérbe helyezheti a fejlesztéseket, és felmérheti azok üzleti hatását.

A szerződés aktuális életciklus-szakasza, például „Tervezet”, „Jóváhagyás alatt” vagy „Aláírva”.

Miért fontos?

Pillanatképet ad a szerződés aktuális szakaszáról. Ezzel szűrheti és elemezheti az aktív eseteket, valamint megvizsgálhatja a folyamatállapotok megoszlását.

A szerződés tervezett lejárati dátuma.

Miért fontos?

Ez a dátum segít előre kezelni a szerződéseket. A közelgő lejáratokat követő dashboardokkal elkerülheti az elmulasztott megújításokat és az ebből eredő bevételkiesést.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

Ez a tevékenység jelzi a szerződés életciklusának hivatalos kezdetét, amikor új szerződésrekord jön létre a rendszerben. A Conga CLM-ben ez jellemzően külön eseményként rögzül, amikor egy felhasználó új Contract objektumot hoz létre.

Miért fontos?

Mivel minden szerződés ezzel a tevékenységgel indul, ez szükséges a teljes átfutási idő méréséhez. Segítségével elemezhető az indított szerződések száma és típusa.

Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a jogi osztály befejezte a szerződés felülvizsgálatát. Rögzíthető külön jóváhagyási lépésként a munkafolyamatban, vagy kikövetkeztethető például a „Legal Review Complete” állapotváltozásból.

Miért fontos?

A jogi felülvizsgálati szakasz külön elemzése fontos, mert ez gyakran szűk keresztmetszet. Az adat támogatja az „Average Legal Review Time” KPI mérését, és segít a jogi osztály erőforrásainak optimalizálásában.

Ez a mérföldkő azt jelzi, hogy a szerződés megkapta az összes szükséges belső jóváhagyást, és aláírható. Többlépcsős Salesforce Approval Process esetén ez jellemzően az utolsó lépés.

Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő, amely lezárja a belső felülvizsgálati és jóváhagyási ciklust. Ez jelenti az „Average Contract Approval Time” KPI mérésének végpontját.

Ez az a meghatározó tevékenység, amikor minden fél jogilag aláírja a szerződést, amely így kötelező érvényű megállapodássá válik. A Conga CLM-be integrált elektronikus aláírási megoldások, például a Conga Sign, külön, időbélyeggel ellátott eseményt rögzítenek.

Miért fontos?

Ez a tevékenység jelzi az aláírás előtti folyamat sikeres lezárását, és fontos mérföldkő az olyan teljesítménymutatók szempontjából, mint a „Contract Execution Rate”. Gyakran ez a folyamat elsődleges, sikeres lezárási eseménye.

A szerződés hatályba lépését és szervezeten belüli életbe léptetését jelzi, amely kötelezettségeket és jogosultságokat keletkeztet. Ez jellemzően az „Executed” állapot „Active” értékre változásából következtethető ki.

Miért fontos?

Ez a tevékenység jelzi az aláírás utáni életciklus kezdetét. Ekkor indul a kötelezettségek kezelése és a teljesítmény nyomon követése.

Ez a tevékenység a szerződés lejárati dátum előtti, konkrét intézkedés alapján történő megszüntetését jelzi. A Contract állapotának „Terminated” értékre változásával rögzíthető.

Miért fontos?

A megszüntetés fontos végállapot, amely segít megérteni a szerződések meghiúsulási arányát és a lemondás okait. Egyértelmű, bár gyakran kedvezőtlen lezárást jelent a folyamatban.

A szerződés életciklusának természetes végét jelzi, amikor a szerződés megújítás vagy megszüntetés nélkül eléri a lejárati dátumát. Ezt az eseményt a rendszer nem rögzíti külön, az adatokból kell levezetni.

Miért fontos?

Ez a tevékenység jelzi a szerződés tervezett életciklusának végét. A lejárt szerződések elemzése segít megérteni a megújítási lehetőségeket és a teljes szerződésállomány kezelését.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Milyen konkrét előnyöket nyújt a process mining a Conga CLM szerződéskezelési folyamatában?

A process mining megmutatja, hogyan haladnak ténylegesen a szerződések a Conga CLM szerződéskezelési folyamatában, és feltárja a szűk keresztmetszeteket, az eltéréseket és a megfelelési hiányosságokat. Segít optimalizálni a jóváhagyási ciklusokat, javítani az átláthatóságot és biztosítani a megújítások időben történő elvégzését, így hatékonyabbá válik a működés.

Milyen adatokra van szükség a Conga CLM-ből a process mininghez?

A kezdéshez olyan eseménynaplókra van szükség, amelyek rögzítik a szerződéseken végrehajtott műveleteket, azok időbélyegeit és az esetazonosítóként használt Contract ID-t. A legfontosabb adatok közé tartozik a tevékenység neve, az időbélyeg, a felhasználói azonosító és az egyes szerződések egyedi azonosítója.

Milyen gyorsan láthatók az eredmények a szerződéskezelési folyamatunk process mining elemzéséből?

Az adatok kinyerése és betöltése után gyakran néhány héten belül megjelennek az első eredmények, például a közvetlenül látható szűk keresztmetszetek és eltérések. A részletesebb elemzés és a tartós fejlesztési kezdeményezések általában több hónapot vesznek igénybe, a folyamat összetettségétől és a vizsgálat terjedelmétől függően.

Hogyan segít a process mining a lassú szerződés-jóváhagyás felgyorsításában?

A process mining pontosan feltérképezi a jóváhagyási munkafolyamat minden lépését, és megmutatja, hol keletkeznek késések, kik vesznek részt a folyamatban, és mely tevékenységek okoznak szűk keresztmetszetet. Az adatok alapján feltárhatja a kiváltó okokat, és célzott fejlesztésekkel csökkentheti az átfutási időt.

A hatékonyság javulásán túl milyen megtérülést várhatunk a szerződéskezelési process miningtől?

A hatékonyság javítása mellett a process mining a kockázatok feltárásával erősíti a szerződéses megfelelést, a korábbi folyamatok elemzésével segíti a tárgyalási eredmények javítását, és növeli a szerződésekben rejlő érték érvényesülését. A működés egyszerűsítésével a manuális munka és az adminisztrációs költségek is csökkennek.

Biztonságban vannak a szerződéses adataim a process mining elemzése során?

Igen, az adatbiztonság elsődleges szempont. A process mining platformok jellemzően erős titkosítást és hozzáférés-szabályozást alkalmaznak. Az érzékeny adatok elemzés előtt anonimizálhatók vagy álnevesíthetők is, ami segít megőrizni az adatvédelmet és biztosítani a megfelelést.

Milyen műszaki szakértelem szükséges a process mining bevezetéséhez a Conga CLM-ben?

A process mining eszközök használata egyre egyszerűbb, de az adatok kinyeréséhez és átalakításához, valamint a kezdeti modell beállításához jól jön némi műszaki ismeret. Az adatstruktúrák és az informatikai rendszerek alapvető ismerete, a folyamatok ismeretével kiegészítve, gördülékenyebbé teszi a bevezetést.

Felismeri a process mining a szerződéskezelési munkafolyamat jogosulatlan eltéréseit?

Igen. A Conga CLM adataiból rekonstruált tényleges folyamatot összevetve az ideális vagy dokumentált folyamatmodellel, a process mining jól láthatóvá teszi az eltéréseket. Így gyorsan azonosíthatja és kezelheti azokat az eseteket, amikor a folyamat nem az előírt módon zajlik.

Növelje a hatékonyságot, fejlessze szerződéskezelését még ma

Egyszerűsítse a munkafolyamatokat, és csökkentse 30%-kal a szerződéskötés átfutási idejét.

Próbálja ki ingyen

Bankkártya nem szükséges, beállítás percek alatt