> Průběžné zlepšování procesů > Správa smluv > Conga CLM

Zlepšete správu smluv

Průvodce optimalizací smluv v Conga CLM v 6 krocích.

Stáhnout datovou šablonu

Správa smluv

Conga CLM

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(12)Cíle(12)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(5)

Zlepšete správu smluv v Conga CLM

Složité procesy správy smluv často vedou k úzkým místům při schvalování a zvyšují riziko nedodržení předpisů. Naše platforma vám pomůže rychle odhalit skryté neefektivity a pochopit jejich dopad. Díky přehledu o problematických místech můžete zkrátit dobu vyřízení smluv a lépe plnit závazky organizace.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč zlepšovat správu smluv v Conga CLM?

Správa smluv tvoří základ obchodních vztahů. Formalizuje dohody, stanovuje závazky a pomáhá omezovat rizika. V systémech, jako je Conga CLM, se na těchto procesech podílí řada lidí, vyjednávání může mít mnoho kol a požadavky na shodu bývají přísné. Bez jasného přehledu založeného na datech o tom, jak smlouvy skutečně procházejí procesem, se však organizace často potýkají s neefektivitou.

Náklady na neefektivní správu smluv zdaleka nekončí u administrativy. Patří sem delší prodejní cykly kvůli pomalému uzavírání smluv, vyšší právní rizika způsobená přehlédnutými ustanoveními nebo nedodržením pravidel, ušlé výnosy kvůli opožděnému obnovení smluv i napjaté vztahy s partnery a zákazníky. Odhalení a odstranění těchto nedostatků je důležité nejen pro efektivní provoz, ale také pro ochranu firmy a její schopnost pružně reagovat na změny.

Jak process mining mění správu smluv v Conga CLM

Process mining poskytuje objektivní pohled na správu smluv v Conga CLM. Místo předpokladů a neověřených zkušeností využívá skutečná data o událostech ze systému a rekonstruuje cestu každé smlouvy od prvotního požadavku až po podpis a další kroky. Ukáže tak skutečný průběh procesu včetně odchylek, úzkých míst a opakovaného zpracování.

Analýza aktivit, jako jsou Contract Request Initiated, Internal Review Performed, Legal Review Conducted, Counterparty Negotiation Started a Contract Executed/Signed, přesně ukáže, kde vznikají prodlevy. Pomůže rozlišit běžný průběh od častých výjimek, určit konkrétní účastníky, kteří způsobují úzká místa, a vyčíslit dopad jednotlivých neefektivit na dobu vyřízení smlouvy. Místo odhadů tak můžete při zlepšování správy smluv vycházet z přesných dat a cílených opatření.

Kde zlepšit životní cyklus smluv

Process mining nad daty z Conga CLM pomáhá odhalit několik oblastí, ve kterých lze dosáhnout zlepšení:

Zkrácení doby vyřízení smluv: Najděte a odstraňte zbytečné kroky, častá zamítnutí nebo dlouhé čekání při kontrole a schvalování. Zkrátíte tak dobu vyřízení smluv, urychlíte uzavírání obchodů a dříve dosáhnete výnosů.
Zlepšení shody a omezení rizik: Odhalte případy, kdy smlouvy obcházejí povinné právní nebo interní kontroly. Sledujte plnění smluvních závazků a snižte právní rizika i případné finanční sankce.
Zjednodušení workflow: Odhalte duplicitní aktivity, souběžné kroky, které mají následovat po sobě, nebo činnosti vhodné k automatizaci. Upravte průběh tak, aby smlouva procházela jednotlivými fázemi plynule a efektivně.
Lepší rozdělení zdrojů: Zjistěte, které týmy nebo jednotlivci jsou při správě smluv přetížení či naopak nevyužití. Podle toho můžete lépe rozdělit pracovní zátěž a plánovat zdroje.
Zlepšení vyjednávací strategie: Analyzujte, jak různé vyjednávací postupy nebo smluvní ustanovení ovlivňují dobu uzavření a úspěšnost. Získaná data vám pomohou upravit budoucí strategii.

Očekávané výsledky a měřitelné přínosy

Díky process miningu při správě smluv v Conga CLM můžete dosáhnout těchto měřitelných přínosů:

Rychlejší uzavírání smluv: Výrazně zkraťte dobu potřebnou ke zpracování, vyjednání a uzavření smluv. Urychlíte tak provoz firmy i uvedení produktů a služeb na trh.
Nižší provozní náklady: Omezte ruční práci, snižte právní náklady spojené s dlouhým vyjednáváním a předejděte sankcím za nedodržení pravidel.
Lepší dodržování pravidel: Zajistěte důsledné plnění interních zásad i externích předpisů a posilte právní a etické postavení organizace.
Lepší přehled a kontrola: Získejte podrobný přehled o všech částech procesu správy smluv a podpořte rozhodování na základě dat i průběžné zlepšování.
Lepší vztahy se zainteresovanými stranami: Rychlejší dokončení smluv přispívá k lepším vztahům s interními odděleními i externími protistranami.

Jak začít se zlepšováním procesu

Zlepšování správy smluv v Conga CLM pomocí process miningu se netýká jen efektivity. Pomáhá také omezovat rizika a budovat pevnější vztahy. Získáte přehled a konkrétní poznatky potřebné k nalezení a zavedení účinných změn. Když porozumíte skutečnému průběhu smluv, můžete se rozhodovat na základě dat a změnit správu smluv z možného úzkého místa na strategickou výhodu.

Správa smluv CLM Právní provoz Compliance Životní cyklus smlouvy Vyjednávání Schvalovací workflow Omezení rizik Právní oddělení Řízení životního cyklu smluv Automatizace smluv

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Smlouvy často uvíznou v dlouhém procesu kontroly a schvalování. Výsledkem jsou zmeškané termíny a opožděné zaúčtování výnosů. To omezuje pružnost firmy, může zhoršit vztahy s protistranami a oddaluje důležité obchodní iniciativy závislé na uzavřených smlouvách. ProcessMind zobrazuje skutečné cesty smluv v Conga CLM a ukazuje, kde se schvalování zastavuje nebo opakuje. Vyčíslí prodlevy a určí konkrétní kroky či týmy, které způsobují úzká místa, takže můžete cíleně upravit proces a zkrátit dobu vyřízení smluv.

Smlouvy se často odchylují od standardního postupu vyjednávání a schvalování. Výsledkem jsou nekonzistentní podmínky, vyšší rizika a možné porušení interních zásad. Ruční kontrola tyto nahodilé odchylky často nezachytí, což oslabuje řízení procesu. ProcessMind odhalí všechny odchylky od schváleného procesu smluv v Conga CLM. Ukáže, kde a proč vznikají, a pomůže určit jejich příčiny, například nedostatečné školení nebo nevhodné nastavení systému. Tím podpoří důslednější řízení a jednotný postup.

Průběžně sledovat skutečný stav smlouvy bývá obtížné. Není proto jasné, jak postupuje vyjednávání, schvalování ani uzavření. Nedostatek přehledu komplikuje přesné plánování, včasné řešení problémů i efektivní plánování zdrojů. ProcessMind poskytuje ucelený přehled o celém průběhu každé smlouvy v Conga CLM. Uživatelé okamžitě zjistí její aktuální stav, odhalí prodlevy a porozumí návaznostem. Mohou tak jednat včas a rozhodovat se na základě informací napříč organizací.

Důležité termíny obnovení či vypršení smluv a plnění konkrétních závazků často uniknou pozornosti. To může vést ke ztrátě výnosů, automatickému nevýhodnému obnovení nebo porušení pravidel. Následkem mohou být vysoké sankce, poškození pověsti a zbytečná finanční rizika. ProcessMind analyzuje údaje o smlouvách v Conga CLM, například data vypršení, a související aktivity. Odhalí smlouvy, u kterých hrozí zmeškání důležitých termínů. Na možné problémy upozorní včas, aby týmy mohly zasáhnout, předejít nákladným opomenutím a zlepšit shodu.

Právní a interní kontrola často zahrnuje několik kol připomínek, zdlouhavou komunikaci a dlouhé prodlevy, které prodlužují celý proces uzavření smlouvy. Zbytečně tak spotřebovává cenné kapacity právních i obchodních týmů a zpomaluje důležité činnosti firmy. ProcessMind zobrazuje opakované kontroly a přepracování v rámci workflow Conga CLM a vyčíslí dobu strávenou v jednotlivých fázích. Určí konkrétní kontrolní aktivity nebo oddělení, která způsobují neefektivitu, a pomůže zjednodušit kontroly i snížit zátěž týmů.

Časté a rozsáhlé úpravy smluv ukazují na nejasný první návrh, rozdílná očekávání nebo nevhodnou strategii vyjednávání. Prodlužují vyjednávání, zvyšují administrativní zátěž a prodlužují dobu vyřízení smluv. ProcessMind sleduje

Odchylky od právních nebo interních požadavků v průběhu životního cyklu smlouvy mohou vést k závažným rizikům v oblasti shody, neúspěšným auditům a finančním sankcím. Pro organizace je trvalou výzvou dodržovat rozsáhlé předpisy a interní pravidla. ProcessMind porovnává skutečný průběh smluv v Conga CLM s předem definovanými modely shody a upozorňuje na nesrovnalosti nebo činnosti, které nejsou v souladu s pravidly. Poskytuje auditovatelný záznam všech aktivit souvisejících se smlouvou, takže organizace mohou předcházet porušování pravidel a připravit se na audity.

Po uzavření smlouvy se její podmínky ne vždy plně využívají nebo optimalizují. Firma tak může přicházet o výnosy, nevyužít sjednané podmínky nebo přehlédnout závazky, které ovlivňují finanční výsledky. Sledování závazků a plnění po uzavření smlouvy bývá často ruční a roztříštěné. Analýzou aktivit, jako je

Opakující se úkoly, ruční zadávání dat a roztříštěné systémy při správě smluv zvyšují administrativní zátěž. Zaměstnanci pak tráví čas činnostmi, které by mohli věnovat strategickým úkolům. Rostou provozní náklady a uzavírání smluv se zpomaluje. ProcessMind vyčíslí četnost a dobu ručních kroků v procesu Conga CLM a odhalí příležitosti k automatizaci nebo zjednodušení procesu. Ukáže úzká místa způsobená ručním předáváním práce, což pomáhá snížit provozní náklady a lépe využít zdroje.

Výkon správců smluv se výrazně liší v délce vyřízení, dodržování procesu i včasném plnění důležitých termínů. Tato nejednotnost vede k nepředvídatelným výsledkům, vyšším provozním rizikům a nerovnoměrnému rozdělení práce. ProcessMind analyzuje údaje o smlouvách, například „Contract Owner“, a porovnává je s ukazateli výkonu odvozenými z aktivit v Conga CLM. Pomůže určit nejúspěšnější pracovníky i oblasti ke zlepšení a podpoří cílené školení, sdílení osvědčených postupů a jednotnější správu smluv.

Prodlevy v životním cyklu smluv bývají zřejmé, ale často není jasné, proč se konkrétní smlouvy nebo fáze opakovaně zpomalují. Bez přesné analýzy příčin se zlepšení často omezí na povrchní a neúčinná opatření. ProcessMind analyzuje data záznamu událostí v Conga CLM a propojuje prodlevy s konkrétními aktivitami, údaji, jako jsou „Contract Type“ nebo „Department“, a zapojenými zdroji. Tato diagnostika odhalí skutečné příčiny neefektivity a pomůže zvolit účinná opatření.

Bez dat o dosavadních výsledcích a odchylkách v procesu nemusí být vyjednávací strategie dostatečně účinná. Výsledkem mohou být méně výhodné podmínky nebo delší vyjednávání. Je obtížné zjistit, co funguje nejlépe pro různé typy smluv nebo protistran. ProcessMind analyzuje aktivity související s vyjednáváním a údaje, jako jsou „Contract Value“ a „Counterparty Name“, v Conga CLM. Odhalí vzorce úspěšných i problematických vyjednávání. Získaná data pomohou zlepšit strategii vyjednávání i šablony a zvýšit hodnotu smluv.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Cílem je zkrátit celkovou dobu, za kterou smlouva projde všemi fázemi schvalování, od prvotního požadavku až po uzavření. Tím se zkrátí doba uvedení obchodních dohod na trh, zvýší spokojenost zákazníků a uvolní kapacity díky odstranění zbytečných prodlev v procesu správy smluv v Conga CLM. ProcessMind odhalí úzká místa v workflow kontroly a schvalování, určí konkrétní fáze nebo osoby způsobující prodlevy a ukáže varianty procesu, které mohou urychlit jeho průchod. Analýza skutečných cest smluv vám pomůže zjistit, kde se doba vyřízení prodlužuje, a zavést cílená zlepšení, která ji mohou zkrátit o 20 až 40 % i více.

Cílem je zajistit, aby všechny smlouvy procházely zavedeným procesem v souladu s pravidly a aby se minimalizovaly odchylky. Důsledné dodržování procesu snižuje právní a finanční rizika, zvyšuje předvídatelnost správy smluv a zlepšuje kontrolu nad smlouvami v Conga CLM. ProcessMind automaticky odhalí všechny skutečné cesty procesem a upozorní na nepovolené kroky nebo vynechaná schválení. Zobrazí mezery v dodržování pravidel, takže organizace mohou prosazovat jednotné workflow, hledat příčiny nedodržování a v reálném čase odhalovat odchylky.

Cílem je získat úplný přehled o průběhu každé smlouvy od zahájení až po ukončení nebo obnovení. Díky lepšímu přehledu mohou zainteresované strany zjistit aktuální stav smlouvy, předvídat další kroky a rozhodovat se na základě informací. Tím se výrazně omezí nejistota při správě smluv v Conga CLM. ProcessMind rekonstruuje celý životní cyklus každé smlouvy a ukazuje skutečné cesty i dobu trvání jednotlivých aktivit. Dashboardy a analytika umožňují sledovat průběh, odhalovat nečinné prodlevy a porozumět návaznostem. Získáte tak ucelený přehled o tom, jak smlouvy procházejí organizací, a odhalíte příležitosti ke zlepšení.

Cílem je zvýšit podíl smluv, které jsou obnoveny nebo ukončeny ještě před datem vypršení. Zmeškání důležitých termínů může vést ke ztrátě výnosů nebo nechtěnému automatickému obnovení. Včasné řízení smluv je proto důležité pro efektivní správu smluv a využití hodnoty systému Conga CLM. ProcessMind sleduje data vypršení smluv a na základě pořadí a načasování aktivit před obnovením odhaluje procesy, které vedou ke zmeškání termínů. Pomáhá včas určit smlouvy, u kterých hrozí, že nebudou obnoveny, a umožňuje zasáhnout. Míru obnovení tak lze zvýšit o 15 až 25 % a zajistit kontinuitu obchodních vztahů.

Cílem je zefektivnit a urychlit právní i obchodní kontroly v rámci schvalování smluv. Dlouhé a opakované kontroly představují významné úzké místo, které přímo prodlužuje dobu vyřízení smluv a snižuje efektivitu správy smluv v Conga CLM. ProcessMind analyzuje konkrétní aktivity a předávání práce během kontrol. Odhalí opakující se úkoly, zbytečně dlouhou komunikaci i nadbytečné účastníky. Ukáže, kde proces upravit, a pomůže zkrátit dobu kontrol vhodnějším pořadím aktivit a lepší spoluprací.

Cílem je snížit počet kol připomínek a úprav smlouvy během vyjednávání, a to interně i s protistranami. Příliš mnoho úprav prodlužuje vyjednávání, zvyšuje právní náklady a oddaluje uzavření smlouvy, čímž snižuje efektivitu správy smluv v Conga CLM. ProcessMind odhalí vzorce v aktivitách souvisejících s úpravami a propojí je s konkrétními typy smluv, ustanoveními nebo fázemi vyjednávání. Když organizace porozumí příčinám opakovaných úprav, může lépe využívat šablony a upravit strategii vyjednávání, omezit počet kol připomínek a urychlit dokončení smluv.

Cílem je zajistit, aby všechny uzavřené smlouvy po celou dobu svého životního cyklu splňovaly právní, regulatorní i interní požadavky. Nedostatečné dodržování pravidel vystavuje organizaci závažným právním rizikům, sankcím a poškození pověsti. Jde proto o důležitou součást správy smluv v Conga CLM. ProcessMind porovnává skutečný průběh procesu s modely shody a odhaluje případy, kdy nejsou dodrženy smluvní podmínky nebo závazky podle předem stanovených pravidel. Ukáže odchylky i jejich dopad, což umožňuje předcházet rizikům a důsledně uplatňovat pravidla u všech smluv.

Cílem je zajistit, aby firma plně využila podmínky každé smlouvy, od finančních přínosů po efektivnější provoz. Nedostatečné využití hodnoty smluv znamená promarněné příležitosti a plýtvání zdroji. Efektivní správa smluv v Conga CLM je proto důležitá. ProcessMind může sledovat plnění důležitých smluvních závazků a porovnávat očekávané výsledky se skutečností. Propojením kroků procesu s ukazateli hodnoty odhalí neefektivitu nebo promarněné příležitosti po uzavření smlouvy a pomůže najít způsoby, jak z každé dohody získat co největší hodnotu.

Cílem je omezit ruční práci při běžných úkolech spojených se správou smluv a snížit tak provozní náklady. Vysoký podíl ruční práce často vede k chybám, prodlevám a vyšším nákladům. Automatizace a efektivita jsou proto pro správu smluv v Conga CLM důležité. ProcessMind analyzuje záznamy událostí a určí aktivity, které se často opakují ručně nebo vyžadují nadměrné zapojení lidí. Odhalí vhodné příležitosti k automatizaci nebo úpravě procesu, pomůže zjednodušit provoz a snížit administrativní zátěž, což může přinést výrazné úspory.

Cílem je zajistit jednotný a kvalitní výkon všech správců při práci se svěřenými smlouvami. Rozdíly ve výkonu mohou vést k různě dlouhému vyřízení smluv, problémům se shodou a neoptimálním výsledkům, což snižuje efektivitu správy smluv v Conga CLM. ProcessMind analyzuje ukazatele, jako je doba vyřízení, dodržování procesů a míra dokončení úkolů u smluv jednotlivých správců nebo týmů. Pomáhá odhalit osvědčené postupy i oblasti vhodné pro cílené školení a podporuje jednotně vysokou úroveň práce v celé organizaci.

Cílem je rychle určit příčiny prodlev v procesu správy smluv. Přesná a včasná analýza příčin je nezbytná pro zavedení účinných řešení a předcházení opakovaným problémům. Zvyšuje tak celkovou efektivitu správy smluv v Conga CLM. ProcessMind automaticky upozorní na odchylky a úzká místa, která prodlevy způsobují, a pomocí pokročilých algoritmů určí konkrétní aktivity, zdroje nebo odchylky, jež za ně odpovídají. Výrazně tak zkrátí čas a úsilí potřebné k diagnostice problémů a umožní je řešit rychleji a účinněji.

Cílem je zefektivnit vyjednávání smluv, dosáhnout výhodnějších podmínek, rychlejších dohod a pevnějších vztahů. Lepší výsledky vyjednávání přímo ovlivňují výnosy, náklady a míru rizika, které jsou pro úspěšnou správu smluv v Conga CLM důležité. ProcessMind analyzuje různé cesty a opakování během vyjednávání a porovnává je s výsledky, jako jsou doba vyřízení, počet kol úprav a konečná hodnota smlouvy. Odhalí vzorce vyjednávání, úspěšné strategie i neefektivní postupy a poskytne data, která vám pomohou upravit vyjednávací taktiku a zlepšit výsledky.

Šest kroků ke zlepšení správy smluv

Stáhněte si šablonu

Exportujte data

Nahrajte svůj soubor s daty

Analyzujte svůj proces

Zaveďte zlepšení

Sledujte svůj proces

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Získejte přizpůsobenou šablonu Excelu pro analýzu procesu správy smluv. Obsahuje strukturu potřebnou pro data z Conga CLM.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Správná struktura dat hned od začátku zajistí přesnější a efektivnější process mining, ušetří čas a předejde nesrovnalostem v datech.

Očekávaný výsledek

Šablona Excelu připravená pro zachycení důležitých údajů o správě smluv v Conga CLM.

CO ZÍSKÁTE

Odhalte skrytá úzká místa v průběhu smluv

ProcessMind převede složitá data o smlouvách do přehledných vizualizací, které ukazují skutečný průběh každé smlouvy. Snadno tak najdete neefektivní místa a možnosti ke zlepšení.

Zobrazte skutečný průběh smluv v Conga CLM
Odhalte úzká místa a zpoždění při schvalování
Odhalte rizika nedodržení předpisů a odchylky
Zkraťte dobu vyřízení smluv a zvyšte jejich průchodnost

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Efektivnější správa smluv a lepší dodržování pravidel

Tyto výsledky ukazují měřitelná zlepšení, kterých organizace dosahují pomocí process miningu ve workflow správy smluv v Conga CLM. Díky Contract ID jako identifikátoru případu odhalíme úzká místa a pomáháme zefektivnit celý životní cyklus smlouvy od zahájení až po prodloužení.

0 % faster

Rychlejší schvalování

Kratší cyklus schvalování smluv

Odhalením a odstraněním úzkých míst ve schvalovacím workflow mohou organizace výrazně zkrátit dobu potřebnou k dokončení smluv a rychleji uzavírat obchody.

0 % increase

Důslednější dodržování pravidel

Lepší dodržování procesních standardů

Process mining odhalí odchylky od standardního workflow správy smluv. Týmy tak mohou prosazovat vhodné postupy a zajistit, aby se důležité kontroly dodržování pravidel prováděly pokaždé.

0 % decrease

Nižší náklady na přepracování

Méně administrativní práce a úsilí při vyjednávání

Když zjistíte, proč se smlouvy opakovaně upravují a přepracovávají, můžete omezit opakované úkony, ruční práci i související administrativní náklady v průběhu celého životního cyklu smlouvy.

0 x faster

Lepší přehled o provozu

Rychlejší odhalení úzkých míst v procesu

Získejte přehled o každém kroku procesu správy smluv. Rychleji tak odhalíte prodlevy a jejich příčiny, což vám pomůže lépe se rozhodovat a včas zasáhnout.

0 % uplift

Více prodloužených smluv

Vyšší podíl včas prodloužených smluv

Když organizace porozumí procesu, který předchází prodloužení smlouvy, může včas přijmout opatření a zajistit prodloužení před vypršením platnosti. Předejde tak ztrátě výnosů a přerušení služeb.

0 % shorter

Efektivnější vyjednávání

Kratší doba vyjednávání

Analýza průběhu vyjednávání a úprav smluv odhalí neefektivity. Díky tomu lze rychleji dospět k dohodě a dosáhnout lepších výsledků při jednání s protistranami.

Výsledky se mohou lišit podle struktury organizace, složitosti procesu a kvality dat. Uvedené hodnoty představují obvyklá zlepšení zjištěná při různých nasazeních pro správu smluv.

Doporučená data

Začněte nejdůležitějšími atributy a aktivitami. Další přidávejte podle potřeby.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor každé smlouvy, který slouží jako hlavní identifikátor případu.

Proč je to důležité

Tento identifikátor je nezbytný pro sledování celého životního cyklu smlouvy. Propojuje související aktivity do jednoho případu a umožňuje všechny analýzy pomocí process miningu.

Název konkrétní obchodní události nebo úkolu, ke kterému došlo během životního cyklu smlouvy.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu, tvoří základ mapy procesů a umožňuje analyzovat workflow, odchylky i četnost aktivit.

Přesné datum a čas, kdy aktivita začala nebo nastala.

Proč je to důležité

Určuje chronologické pořadí událostí, které je nezbytné pro výpočet všech časových ukazatelů, odhalování úzkých míst a pochopení výkonnosti procesu.

Přesné datum a čas dokončení aktivity.

Proč je to důležité

Umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování aktivit, což je důležité pro odhalení úzkých míst způsobených délkou trvání a analýzu efektivity využití zdrojů.

Uživatel nebo zaměstnanec odpovědný za správu smlouvy po celou dobu jejího trvání.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost podle uživatelů a určit nejvýkonnější pracovníky, příležitosti ke školení i problémy s rozložením pracovní zátěže.

Zařazení smlouvy, například NDA, MSA nebo SOW.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit proces podle kategorií smluv a porovnat workflow, dobu průchodu a úzká místa, například u NDA a MSA.

Celková peněžní hodnota smlouvy.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat proces podle hodnoty smluv, upřednostnit zlepšení u smluv s vysokou hodnotou a porozumět jejich dopadu na podnikání.

Aktuální fáze životního cyklu smlouvy, například 'Draft', 'In Approval' nebo 'Executed'.

Proč je to důležité

Ukazuje aktuální fázi smlouvy, což usnadňuje filtrování a analýzu aktivních případů i přehled o rozložení stavů v procesu.

Datum, kdy má platnost smlouvy skončit.

Proč je to důležité

Toto datum je důležité pro proaktivní správu smluv. Dashboardy, které sledují blížící se konec platnosti, pomáhají předejít opomenutému obnovení a ztrátě výnosů.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Tato aktivita označuje formální začátek životního cyklu smlouvy, tedy vytvoření nového záznamu smlouvy v systému. Obvykle se zaznamená jako explicitní událost při vytvoření nového objektu Contract uživatelem v Conga CLM.

Proč je to důležité

Jde o výchozí bod každé smlouvy, který je nezbytný pro měření celkové doby průchodu procesem. Umožňuje analyzovat počet a typy zahájených smluv.

Tato aktivita označuje dokončení kontroly smlouvy právním oddělením. Lze ji zaznamenat jako explicitní schvalovací krok ve workflow nebo odvodit ze změny stavu, například na „Legal Review Complete“.

Proč je to důležité

Samostatné sledování právní kontroly je důležité pro analýzu častého úzkého místa. Podporuje KPI „Průměrná doba právní kontroly“ a pomáhá lépe využít zdroje právního oddělení.

Tento milník označuje, že smlouva získala všechna potřebná interní schválení a je připravena k podpisu. Obvykle jde o poslední krok vícestupňového schvalovacího procesu Salesforce.

Proč je to důležité

Tento důležitý milník uzavírá cyklus interní kontroly a schvalování. Je koncovým bodem pro měření KPI „Průměrná doba schválení smlouvy“.

Jde o zásadní aktivitu, při které všechny strany smlouvu právně podepíší a uzavřou závaznou dohodu. Řešení pro elektronický podpis integrovaná s Conga CLM, například Conga Sign, vytvoří explicitní událost s časovým razítkem.

Proč je to důležité

Tato aktivita označuje úspěšné dokončení procesu před podpisem a představuje důležitý milník pro ukazatele výkonnosti, například „Míra uzavření smluv“. Často jde o hlavní koncovou událost standardního průběhu.

Označuje okamžik, kdy smlouva nabývá účinnosti a začíná platit v organizaci, čímž vznikají příslušné povinnosti a nároky. Obvykle se odvozuje ze změny stavu z „Executed“ na „Active“.

Proč je to důležité

Tato aktivita označuje začátek životního cyklu po podpisu. Spouští správu závazků a sledování plnění.

Tato aktivita označuje předčasné ukončení smlouvy před datem vypršení platnosti na základě konkrétního úkonu. Zaznamenává se změnou stavu smlouvy na „Terminated“.

Proč je to důležité

Ukončení je důležitým koncovým stavem, který pomáhá pochopit míru neúspěšných smluv a důvody jejich zrušení. Proces tím získá jednoznačný, byť často nepříznivý výsledek.

Označuje přirozený konec životního cyklu smlouvy, když smlouva dosáhne data vypršení platnosti a není prodloužena ani ukončena. Tato událost se nezaznamenává přímo, ale odvozuje se z údajů o smlouvě.

Proč je to důležité

Tato aktivita vymezuje plánovaný konec životního cyklu smlouvy. Analýza smluv s vypršenou platností pomáhá porozumět možnostem prodloužení a správě celého portfolia smluv.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Jaké konkrétní přínosy má process mining pro správu smluv v Conga CLM?

Process mining zobrazuje skutečný průběh správy smluv v Conga CLM a odhaluje úzká místa, odchylky i nedostatky v dodržování pravidel. Pomáhá zefektivnit schvalovací cykly, zlepšit přehled o procesu a zajistit včasné prodlužování smluv, což přispívá k efektivnějšímu provozu.

Jaká data z Conga CLM jsou pro process mining potřeba?

Pro začátek potřebujete záznamy událostí zachycující úkony provedené u smluv, jejich časová razítka a Contract ID jako identifikátor případu. Mezi důležité údaje patří názvy aktivit, časová razítka, ID uživatelů a jedinečný identifikátor každé smlouvy.

Jak rychle uvidíme výsledky process miningu našeho procesu správy smluv?

První poznatky můžete často získat během několika týdnů od dokončení extrakce a načtení dat. Odhalí okamžitá úzká místa a odchylky. Podrobnější analýza a dlouhodobá zlepšení obvykle trvají několik měsíců, podle složitosti a rozsahu procesu.

Jak process mining pomáhá zkrátit dlouhé schvalování smluv?

Process mining přesně zmapuje každý krok schvalovacího workflow. Ukáže, kde vznikají prodlevy, kdo se procesu účastní a které konkrétní aktivity způsobují úzká místa. Díky těmto datům můžete určit hlavní příčiny a cíleně zkrátit dobu průchodu procesem.

Jakou další návratnost investice kromě vyšší efektivity můžeme od process miningu ve správě smluv očekávat?

Kromě zvýšení efektivity pomáhá process mining posílit dodržování smluvních pravidel tím, že odhaluje rizika. Zjištění z minulých procesů mohou zlepšit výsledky vyjednávání a pomoci využít hodnotu smluv. Zjednodušení provozu také snižuje množství ruční práce a administrativní náklady.

Jsou moje smluvní data při analýze pomocí process miningu v bezpečí?

Ano, zabezpečení dat je prioritou. Platformy pro process mining obvykle používají důkladné šifrování a řízení přístupu. Citlivá data lze před analýzou také anonymizovat nebo pseudonymizovat, aby bylo zajištěno soukromí a dodržování pravidel.

Jaké technické znalosti jsou potřeba k zavedení process miningu pro Conga CLM?

Nástroje pro process mining se používají stále snadněji, přesto se při extrakci a transformaci dat a počátečním nastavení modelu hodí určité technické znalosti. Základní orientace v datových strukturách a IT systémech spolu se znalostí procesu usnadní nasazení.

Dokáže process mining odhalit nepovolené odchylky ve workflow správy smluv?

Ano. Process mining porovná skutečný průběh procesu odvozený z dat Conga CLM s ideálním nebo zdokumentovaným modelem a přehledně zobrazí všechny odchylky. Snadno tak zjistíte, kdy se proces neřídí stanoveným postupem, a můžete situaci řešit.

Zvyšte efektivitu: zlepšete správu smluv ještě dnes

Začněte zjednodušovat workflow a zkraťte dobu vyřízení smluv o 30 %.

Spustit zkušební verzi

Bez platební karty, nastavení za několik minut