> Ciągłe doskonalenie procesów > Zarządzanie umowami > Conga CLM

Usprawnij zarządzanie umowami

6 kroków do optymalizacji umów w Conga CLM.

Pobierz szablon danych

Zarządzanie umowami

Conga CLM

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy

Dostępne systemy

Wyzwania(12)Cele(12)6 kroków Podgląd Wyniki Dane FAQ(5)

Usprawnij zarządzanie umowami w Conga CLM

Złożone procesy zarządzania umowami często prowadzą do zatorów przy zatwierdzaniu i zwiększają ryzyko niezgodności. Nasza platforma pomaga szybko wykryć ukryte nieefektywności i ocenić ich wpływ. Dzięki wskazaniu obszarów wymagających uwagi można skrócić cykl obsługi umów i lepiej wywiązywać się z obowiązków organizacji.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawnić zarządzanie umowami w Conga CLM?

Zarządzanie umowami stanowi podstawę relacji biznesowych: formalizuje ustalenia, określa zobowiązania i pomaga ograniczać ryzyko. W systemach takich jak Conga CLM proces może angażować wiele osób, obejmować złożone negocjacje i podlegać rygorystycznym wymogom zgodności. Bez rzetelnych danych o rzeczywistym przebiegu umów organizacjom trudno jednak dostrzec nieefektywne działania.

Koszty nieefektywnego procesu zarządzania umowami wykraczają daleko poza nakład pracy administracyjnej. Obejmują dłuższe cykle sprzedaży z powodu opóźnień w zawieraniu umów, większe ryzyko prawne wynikające z pominiętych klauzul lub naruszeń zgodności, utracone przychody z powodu opóźnionych odnowień oraz napięte relacje z partnerami i klientami. Wykrywanie i usuwanie tych problemów ma znaczenie zarówno dla sprawności operacyjnej, jak i ochrony firmy oraz jej zdolności do szybkiego reagowania na zmiany.

Jak process mining usprawnia zarządzanie umowami w Conga CLM

Process mining pozwala obiektywnie przeanalizować operacje związane z zarządzaniem umowami w Conga CLM. Zamiast opierać się na założeniach lub pojedynczych relacjach, pobiera rzeczywiste dane o zdarzeniach z systemu i odtwarza przebieg każdej umowy, od pierwszego wniosku po zawarcie i dalsze etapy. Dzięki temu widać rzeczywisty przebieg procesu, odstępstwa, wąskie gardła i powtarzające się poprawki.

Analiza działań takich jak Contract Request Initiated, Internal Review Performed, Legal Review Conducted, Counterparty Negotiation Started i Contract Executed/Signed pozwala dokładnie ustalić, gdzie pojawiają się opóźnienia. Process mining odróżnia standardowe ścieżki od częstych wyjątków, wskazuje osoby lub zespoły powodujące wąskie gardła i mierzy wpływ nieefektywnych działań na czas obsługi umowy. Dzięki temu można odejść od zgadywania i wprowadzać usprawnienia oparte na konkretnych danych.

Obszary do usprawnienia w cyklu życia umowy

Zastosowanie process mining do danych z Conga CLM pozwala znaleźć kilka obszarów, w których można wprowadzić usprawnienia:

Skrócenie czasu obsługi umów: Wykrywaj i eliminuj zbędne kroki, częste odrzucenia oraz długie oczekiwanie na przegląd lub akceptację. Pozwala to skrócić czas obsługi umów, szybciej finalizować transakcje i wcześniej rozpoznawać przychody.
Poprawa zgodności i ograniczenie ryzyka: Wykrywaj przypadki pominięcia wymaganych etapów przeglądu prawnego lub wewnętrznego. Monitoruj realizację zobowiązań umownych, aby ograniczyć ryzyko prawne i kary finansowe.
Usprawnienie workflow: Wykrywaj powtarzające się działania, równoległe ścieżki, które powinny następować po sobie, oraz kroki, które można zautomatyzować. Uporządkuj przebieg procesu, aby umowy sprawniej przechodziły przez kolejne etapy.
Lepsze planowanie zasobów: Sprawdź, które zespoły lub osoby są przeciążone albo mają niewykorzystane możliwości. Ułatwi to równomierne rozłożenie pracy i planowanie zasobów.
Usprawnienie negocjacji: Analizuj, jak różne taktyki negocjacyjne i klauzule umowne wpływają na czas zawarcia umowy i skuteczność negocjacji. Wykorzystaj te dane do doskonalenia przyszłych działań.

Mierzalne efekty

Zastosowanie process mining do zarządzania umowami w Conga CLM może przynieść wymierne korzyści:

Szybsze zawieranie umów: Skróć czas przetwarzania, negocjowania i zawierania umów, usprawniając operacje biznesowe i przyspieszając wprowadzenie oferty na rynek.
Niższe koszty operacyjne: Ogranicz pracę ręczną, zmniejsz koszty obsługi prawnej związane z długimi negocjacjami i unikaj kar za naruszenia zgodności.
Lepsza zgodność: Zapewnij przestrzeganie wewnętrznych zasad i zewnętrznych przepisów, wzmacniając pozycję prawną i etyczną organizacji.
Większa przejrzystość i kontrola: Uzyskaj szczegółowy obraz procesu zarządzania umowami, aby podejmować decyzje na podstawie danych i stale usprawniać proces.
Lepsze relacje z interesariuszami: Szybsze finalizowanie umów sprzyja lepszej współpracy między działami oraz z kontrahentami.

Jak rozpocząć usprawnianie procesu

Usprawnienie zarządzania umowami w Conga CLM za pomocą process mining to nie tylko poprawa efektywności. Pozwala także ograniczać ryzyko i budować lepsze relacje biznesowe. Dane pomagają wskazać zmiany, które warto wprowadzić. Znajomość rzeczywistego przebiegu umów ułatwia podejmowanie świadomych decyzji i przekształcenie procesu zarządzania umowami z potencjalnego wąskiego gardła w atut firmy.

Zarządzanie umowami CLM Operacje prawne Compliance Cykl życia umowy Negocjacje Workflow akceptacji Ograniczanie ryzyka Dział prawny Zarządzanie cyklem życia umów Automatyzacja obsługi umów

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Umowy często utkną na długich etapach przeglądu i akceptacji, co prowadzi do przekroczenia terminów i opóźnia rozpoznanie przychodów. Ogranicza to elastyczność firmy, może pogarszać relacje z kontrahentami i opóźniać ważne inicjatywy biznesowe zależne od zawartych umów. ProcessMind pokazuje rzeczywiste ścieżki umów w Conga CLM i wskazuje miejsca, w których akceptacja się opóźnia lub proces wraca do wcześniejszych etapów. Mierzy opóźnienia i identyfikuje konkretne etapy akceptacji lub zespoły powodujące wąskie gardła, co pozwala wprowadzać ukierunkowane usprawnienia i skracać czas obsługi umów.

Umowy często odbiegają od standardowych ścieżek negocjacji i akceptacji. Prowadzi to do niespójnych warunków, większego ryzyka i możliwych naruszeń wewnętrznych zasad. Ręczny nadzór często nie wystarcza, by wychwycić takie odstępstwa, co osłabia kontrolę nad procesem. ProcessMind wykrywa wszystkie różnice między rzeczywistym przebiegiem procesu a przyjętym standardem obsługi umów w Conga CLM. Wskazuje, gdzie i dlaczego dochodzi do odstępstw, pomagając znaleźć ich przyczyny, takie jak brak szkoleń lub błędna konfiguracja systemu. Dzięki temu można poprawić nadzór i zapewnić większą spójność.

Śledzenie bieżącego statusu umowy na kolejnych etapach bywa trudne. Nie zawsze wiadomo, na jakim etapie są negocjacje, akceptacja czy zawarcie umowy. Brak przejrzystości utrudnia prognozowanie, szybkie rozwiązywanie problemów i planowanie zasobów. ProcessMind pokazuje pełny przebieg każdej umowy w Conga CLM. Użytkownicy mogą od razu sprawdzić jej status, wykryć opóźnienia i poznać zależności między działaniami. Ułatwia to bieżące zarządzanie i podejmowanie świadomych decyzji w całej organizacji.

Łatwo przeoczyć ważne terminy odnowienia, wygaśnięcia umowy lub realizacji określonych zobowiązań. Może to prowadzić do utraty przychodów, niekorzystnego automatycznego odnowienia albo naruszenia zgodności. Grożą za to wysokie kary, szkody wizerunkowe i niepotrzebne ryzyko finansowe. Analizując daty wygaśnięcia umów i powiązane działania w Conga CLM, ProcessMind wskazuje umowy zagrożone niedotrzymaniem ważnych terminów. Wcześnie sygnalizuje możliwe problemy, dzięki czemu zespoły mogą zareagować na czas, uniknąć kosztownych przeoczeń i poprawić zgodność.

Przeglądy prawne i wewnętrzne często wymagają wielu rund poprawek i długiej wymiany informacji, co wydłuża cały proces obsługi umowy. Niepotrzebnie angażuje to czas zespołów prawnych i biznesowych oraz spowalnia ważne operacje. ProcessMind pokazuje powtarzające się przeglądy i poprawki w workflow Conga CLM oraz mierzy czas spędzony na każdym etapie. Wskazuje konkretne działania lub działy, które powodują opóźnienia, co pozwala usprawnić przeglądy i lepiej wykorzystać zasoby.

Częste i rozległe poprawki w dokumentach mogą świadczyć o nieprecyzyjnym projekcie umowy, rozbieżnych oczekiwaniach lub nieskutecznej strategii negocjacyjnej. Wydłużają negocjacje, zwiększają nakład pracy administracyjnej i przedłużają obsługę umowy. ProcessMind śledzi

Odstępstwa od wymogów prawnych lub wewnętrznych zasad w trakcie cyklu życia umowy mogą prowadzić do poważnego ryzyka naruszenia zgodności, niepowodzenia audytu i kar finansowych. Przestrzeganie złożonych przepisów i wewnętrznych wytycznych stanowi dla organizacji stałe wyzwanie. ProcessMind porównuje rzeczywisty przebieg umów w Conga CLM z wcześniej określonymi modelami zgodności i sygnalizuje rozbieżności oraz działania niezgodne z wymaganiami. Rejestruje przebieg każdego działania związanego z umową, co pozwala wcześniej reagować na naruszenia i przygotować się do audytów.

Po zawarciu umowy nie zawsze w pełni wykorzystuje się jej warunki. Może to oznaczać utracone przychody, niewykorzystane możliwości lub przeoczone zobowiązania wpływające na wyniki finansowe. Monitorowanie zobowiązań i realizacji umowy po jej zawarciu często odbywa się ręcznie i w rozproszonych systemach. Analizując działania takie jak

Powtarzalne zadania, ręczne wprowadzanie danych i rozproszone systemy do obsługi umów generują nadmierne koszty administracyjne. Pracownicy poświęcają czas, który mogliby przeznaczyć na działania strategiczne, a koszty operacyjne rosną i obsługa umów trwa dłużej. ProcessMind mierzy częstotliwość i czas trwania ręcznych działań w procesie obsługi umów w Conga CLM, wskazując obszary, które warto zautomatyzować lub usprawnić. Pokazuje wąskie gardła wynikające z ręcznego przekazywania pracy, co pomaga ograniczyć koszty operacyjne i lepiej wykorzystać zasoby.

Osoby odpowiedzialne za umowy różnią się pod względem czasu ich obsługi, przestrzegania procesu i terminowej realizacji kolejnych etapów. Ta niespójność prowadzi do nieprzewidywalnych wyników, większego ryzyka operacyjnego i nierównomiernego obciążenia pracą. ProcessMind analizuje dane o umowach, takie jak „Contract Owner”, w zestawieniu ze wskaźnikami efektywności wyliczanymi na podstawie działań w Conga CLM. Wskazuje osoby osiągające najlepsze wyniki i obszary wymagające poprawy, co ułatwia dobór szkoleń, wymianę dobrych praktyk i zapewnienie spójniejszej obsługi umów.

Opóźnienia w cyklu życia umowy są często widoczne, ale ustalenie, dlaczego konkretne umowy lub etapy regularnie trwają zbyt długo, bywa trudne. Wnioski opierają się wtedy na pojedynczych relacjach, a nie na danych. Bez dokładnej analizy przyczyn źródłowych działania naprawcze są często powierzchowne i nieskuteczne. ProcessMind analizuje dane z dziennika zdarzeń Conga CLM i zestawia opóźnienia z konkretnymi działaniami, atrybutami takimi jak „Contract Type” lub „Department” oraz udziałem poszczególnych zasobów. Dzięki temu ujawnia rzeczywiste przyczyny nieefektywności i pomaga dobrać skuteczne działania naprawcze.

Bez danych o dotychczasowych wynikach i różnicach w przebiegu procesu trudno w pełni usprawnić strategię negocjacyjną. Może to prowadzić do mniej korzystnych warunków lub dłuższych negocjacji. Ustalenie, co sprawdza się przy różnych typach umów i kontrahentach, nie jest łatwe. Analizując działania związane z negocjacjami oraz atrybuty takie jak „Contract Value” i „Counterparty Name” w Conga CLM, ProcessMind może ujawnić wzorce skutecznych i trudnych negocjacji. Dane te pomagają doskonalić strategie negocjacyjne i szablony, by lepiej wykorzystać wartość umów.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Celem jest skrócenie całkowitego czasu przejścia umowy przez wszystkie etapy akceptacji, od pierwszego wniosku po zawarcie. Pozwala to szybciej wprowadzać transakcje na rynek, poprawiać zadowolenie klientów i uwalniać zasoby przez eliminowanie zbędnych opóźnień w procesie zarządzania umowami w Conga CLM. ProcessMind wykrywa wąskie gardła w workflow przeglądu i akceptacji, wskazuje etapy lub osoby powodujące opóźnienia oraz pokazuje warianty procesu, które mogą przyspieszyć jego przebieg. Analiza rzeczywistych ścieżek pozwala ustalić, gdzie wydłuża się czas obsługi, i wprowadzić ukierunkowane usprawnienia, które mogą skrócić go o 20–40% lub więcej.

Celem jest dopilnowanie, by wszystkie umowy przechodziły przez ustalone, zgodne z wymaganiami workflow, bez nieuzasadnionych odstępstw. Spójny przebieg ogranicza ryzyko prawne i finansowe, zwiększa przewidywalność procesu zarządzania umowami i poprawia nadzór nad umowami w Conga CLM. ProcessMind automatycznie wykrywa rzeczywiste ścieżki procesu i wskazuje nieautoryzowane kroki oraz pominięte akceptacje. Pokazuje luki w zgodności, pomagając ujednolicić workflow, znaleźć przyczyny naruszeń i zwiększyć poziom przestrzegania zasad dzięki wykrywaniu odstępstw w czasie rzeczywistym.

Celem jest uzyskanie pełnego obrazu przebiegu każdej umowy, od rozpoczęcia procesu po rozwiązanie lub odnowienie. Lepsza widoczność pozwala interesariuszom sprawdzić aktualny status umowy, przewidzieć kolejne kroki i podejmować świadome decyzje. Ogranicza też niepewność związaną z zarządzaniem umowami w Conga CLM. ProcessMind odtwarza pełny cykl życia każdej umowy, pokazując rzeczywiste ścieżki i czas trwania poszczególnych działań. Dashboardy i analizy pomagają monitorować postęp, wykrywać okresy bezczynności i rozumieć zależności. Dzięki temu można zobaczyć, jak umowy przechodzą przez organizację, i znaleźć możliwości usprawnień.

Celem jest zwiększenie odsetka umów odnawianych lub rozwiązywanych z wyprzedzeniem, przed datą wygaśnięcia. Przeoczenie ważnych terminów może oznaczać utratę przychodów lub niezamierzone automatyczne odnowienie, dlatego terminowa obsługa umów i pełne wykorzystanie możliwości Conga CLM mają duże znaczenie. ProcessMind monitoruje daty wygaśnięcia umów i analizuje kolejność oraz czas działań poprzedzających odnowienie, aby wykryć procesy prowadzące do przeoczenia terminu. Pomaga wcześniej wskazać umowy zagrożone wygaśnięciem i podjąć działania, które mogą zwiększyć odsetek odnowień o 15–25% oraz zapewnić ciągłość relacji biznesowych.

Celem jest zwiększenie efektywności i skrócenie czasu wewnętrznych przeglądów prawnych i biznesowych w procesie akceptacji umów. Długie, wieloetapowe przeglądy stanowią poważne wąskie gardło, które bezpośrednio wydłuża obsługę umów i obniża efektywność zarządzania nimi w Conga CLM. ProcessMind analizuje działania i przekazywanie pracy na etapach przeglądu, wskazując powtarzalne zadania, nadmierną wymianę informacji i zbędnych uczestników. Pokazuje, które elementy procesu warto przeprojektować, aby skrócić przeglądy przez lepsze uporządkowanie działań i usprawnienie współpracy.

Celem jest ograniczenie liczby rund poprawek i zmian w umowie podczas negocjacji, zarówno wewnętrznych, jak i z kontrahentami. Nadmierna liczba poprawek wydłuża negocjacje, zwiększa koszty obsługi prawnej i opóźnia zawarcie umowy, obniżając efektywność zarządzania umowami w Conga CLM. ProcessMind wykrywa wzorce w działaniach związanych z poprawkami i łączy je z konkretnymi typami umów, klauzulami lub etapami negocjacji. Poznanie przyczyn powtarzających się zmian pomaga usprawnić korzystanie z szablonów i strategie negocjacyjne, ograniczyć liczbę rund poprawek i szybciej finalizować umowy.

Celem jest dopilnowanie, by wszystkie zawarte umowy przez cały cykl życia spełniały wymogi prawne, regulacyjne i wewnętrzne. Niedostateczna zgodność naraża organizację na poważne ryzyko prawne, kary i szkody wizerunkowe, dlatego jest istotnym elementem zarządzania umowami w Conga CLM. ProcessMind porównuje rzeczywisty przebieg procesu z modelami zgodności i wskazuje przypadki, w których warunki lub zobowiązania umowne nie są realizowane zgodnie z ustalonymi regułami. Ujawnia odstępstwa i ich skutki, co pozwala wcześniej ograniczać ryzyko i zapewnić spójne przestrzeganie wymagań we wszystkich umowach.

Celem jest zapewnienie, by firma w pełni korzystała z warunków każdej umowy, zarówno pod względem finansowym, jak i operacyjnym. Niepełne wykorzystanie wartości oznacza utracone możliwości i zmarnowane zasoby, dlatego sprawne zarządzanie umowami w Conga CLM ma duże znaczenie. ProcessMind może śledzić realizację najważniejszych zobowiązań umownych i porównywać oczekiwane wyniki z rzeczywistymi. Zestawiając etapy procesu ze wskaźnikami wartości, wskazuje nieefektywne działania i niewykorzystane możliwości po zawarciu umowy. Pozwala to lepiej wykorzystać każdą umowę.

Celem jest ograniczenie pracy wykonywanej ręcznie przy rutynowych zadaniach związanych z obsługą umów, a tym samym obniżenie kosztów operacyjnych. Duży nakład pracy ręcznej często prowadzi do błędów, opóźnień i wyższych kosztów, dlatego automatyzacja i sprawna obsługa umów w Conga CLM mają duże znaczenie. ProcessMind analizuje dzienniki zdarzeń i wskazuje działania, które często wykonuje się ręcznie lub które wymagają nadmiernej ingerencji człowieka. Pomaga znaleźć zadania nadające się do automatyzacji lub przeprojektowania procesu, usprawnić operacje i ograniczyć koszty administracyjne.

Celem jest zapewnienie wysokiej i spójnej jakości pracy wszystkim osobom odpowiedzialnym za obsługę przypisanych im umów. Różnice w efektywności mogą prowadzić do nierównego czasu obsługi, problemów ze zgodnością i gorszych wyników, obniżając skuteczność zarządzania umowami w Conga CLM. ProcessMind analizuje efektywność poszczególnych osób i zespołów na podstawie takich wskaźników jak czas obsługi, przestrzeganie procesu i terminowość realizacji zadań. Pomaga wskazać dobre praktyki i obszary wymagające szkoleń, by zapewnić spójne wyniki w całej organizacji.

Celem jest szybkie ustalenie przyczyn opóźnień w procesie zarządzania umowami. Trafna analiza przyczyn źródłowych pozwala wdrożyć skuteczne rozwiązania i zapobiegać powtarzającym się problemom, poprawiając efektywność zarządzania umowami w Conga CLM. ProcessMind automatycznie wskazuje różnice w przebiegu procesu i wąskie gardła powodujące opóźnienia. Wykorzystuje algorytmy do identyfikowania konkretnych działań, zasobów lub odstępstw odpowiedzialnych za problemy. Dzięki temu diagnoza wymaga mniej czasu i pracy, a problemy można rozwiązywać szybciej i skuteczniej.

Celem jest zwiększenie skuteczności negocjacji, aby uzyskiwać korzystniejsze warunki, szybciej zawierać umowy i budować lepsze relacje. Wyniki negocjacji bezpośrednio wpływają na przychody, koszty i poziom ryzyka, a tym samym na zarządzanie umowami w Conga CLM. ProcessMind analizuje różne ścieżki i rundy negocjacji, zestawiając je z wynikami, takimi jak czas obsługi, liczba rund poprawek i końcowa wartość umowy. Wskazuje wzorce negocjacyjne, skuteczne strategie i nieefektywne sekwencje działań, dostarczając danych do doskonalenia taktyk i poprawy wyników.

6 kroków do usprawnienia zarządzania umowami

Pobierz szablon

Wyeksportuj dane

Prześlij zestaw danych

Przeanalizuj proces

Wprowadź usprawnienia

Monitoruj proces

Pobierz szablon

Co zrobić

Pobierz szablon Excel przygotowany do analizy procesu zarządzania umowami. Zawiera strukturę dopasowaną do danych z Conga CLM.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Odpowiednia struktura danych od początku ułatwia dokładną i sprawną analizę process mining, oszczędza czas i zapobiega niespójnościom.

Oczekiwany rezultat

Szablon Excel przygotowany do gromadzenia najważniejszych danych o zarządzaniu umowami w Conga CLM.

CO ZYSKAJĄ PAŃSTWO

Zobaczcie ukryte wąskie gardła w cyklu obsługi umów

ProcessMind przekształca złożone dane o umowach w czytelne wizualizacje, które pokazują rzeczywisty przebieg każdej umowy. Dzięki nim można łatwo wskazać nieefektywności i obszary wymagające usprawnienia.

Zobaczcie rzeczywisty przebieg umów w Conga CLM
Wskażcie zatory i opóźnienia w zatwierdzaniu
Wykryjcie ryzyko niezgodności i odstępstwa
Skróćcie cykl obsługi umów i zwiększcie przepustowość

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPOWE REZULTATY

Większa efektywność i zgodność w zarządzaniu umowami

Poniższe wyniki pokazują mierzalne usprawnienia osiągane przez organizacje, które stosują process mining do analizy workflow zarządzania umowami w Conga CLM. Wykorzystanie Contract ID jako identyfikatora case pozwala wykrywać wąskie gardła i optymalizować cały cykl życia umowy, od rozpoczęcia po odnowienie.

0 % faster

Szybsze zatwierdzanie

Krótszy cykl zatwierdzania umów

Wykrycie i usunięcie wąskich gardeł w workflow zatwierdzania pozwala znacząco skrócić czas potrzebny na sfinalizowanie umów i szybciej zamykać transakcje.

0 % increase

Lepsza zgodność z wymaganiami

Lepsze przestrzeganie standardów procesu

Process mining ujawnia odstępstwa od standardowego workflow obsługi umów. Zespoły mogą dzięki temu promować optymalne ścieżki i dopilnować, by wymagane kontrole zgodności były przeprowadzane za każdym razem.

0 % decrease

Niższe koszty poprawek

Mniej pracy administracyjnej i negocjacyjnej

Ustalenie przyczyn nadmiernej liczby zmian w dokumentach i poprawek pomaga ograniczyć powtarzalne zadania, pracę ręczną oraz związane z nią koszty administracyjne na każdym etapie cyklu życia umowy.

0 x faster

Lepszy wgląd w operacje

Szybsze wykrywanie wąskich gardeł w procesie

Uzyskaj przejrzysty obraz każdego etapu obsługi umów. Szybciej wykryjesz opóźnienia i ich przyczyny, co ułatwi podejmowanie decyzji na podstawie danych i podejmowanie działań z wyprzedzeniem.

0 % uplift

Więcej odnowionych umów

Większy odsetek umów odnowionych w terminie

Znajomość przebiegu procesu poprzedzającego odnowienie umowy pozwala wcześniej podjąć działania i odnowić ją przed upływem terminu. Pomaga to uniknąć utraty przychodów i przerw w świadczeniu usług.

0 % shorter

Sprawniejsze negocjacje

Krótszy czas negocjacji

Analiza przebiegu negocjacji i zmian w dokumentach pozwala wykryć nieefektywności, szybciej uzgadniać ostateczne warunki i poprawiać wyniki rozmów z kontrahentami.

Wyniki zależą od struktury organizacji, złożoności procesu i jakości danych. Podane wartości przedstawiają typowe usprawnienia zaobserwowane we wdrożeniach dotyczących zarządzania umowami.

Zalecane dane

Zacznijcie od najważniejszych atrybutów i działań, a w razie potrzeby rozszerzcie zakres.

Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator każdej umowy, używany jako główny identyfikator case.

Dlaczego to ważne

To niezbędny identyfikator do śledzenia pełnego cyklu życia umowy. Łączy powiązane działania w jeden case i umożliwia przeprowadzenie wszystkich analiz process mining.

Nazwa konkretnego zdarzenia biznesowego lub zadania, które wystąpiło w cyklu życia umowy.

Dlaczego to ważne

Określa etapy procesu, stanowi podstawę mapy procesu i umożliwia analizę workflow, odstępstw oraz częstotliwości działań.

Dokładna data i godzina rozpoczęcia lub wystąpienia działania.

Dlaczego to ważne

Określa chronologiczną kolejność zdarzeń, niezbędną do obliczania wskaźników czasu trwania, wykrywania wąskich gardeł i oceny efektywności procesu.

Dokładna data i godzina zakończenia czynności.

Dlaczego to ważne

Pozwala dokładnie obliczyć czas realizacji czynności, co pomaga wykrywać wąskie gardła związane z czasem trwania i analizować efektywność wykorzystania zasobów.

Użytkownik lub pracownik odpowiedzialny za zarządzanie umową przez cały okres jej obowiązywania.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wyników według użytkownika, co pomaga wskazać osoby osiągające najlepsze wyniki, potrzeby szkoleniowe i problemy z rozłożeniem obciążenia pracą.

Klasyfikacja umowy, na przykład NDA, MSA lub SOW.

Dlaczego to ważne

Pozwala podzielić proces na segmenty i porównać przebieg, czas realizacji oraz wąskie gardła dla różnych kategorii umów, na przykład NDA i MSA.

Łączna wartość pieniężna umowy.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę według wartości umowy, pomaga ustalać priorytety usprawnień dla umów o wysokiej wartości i oceniać ich wpływ na działalność firmy.

Bieżący etap cyklu życia umowy, na przykład „Projekt”, „W trakcie akceptacji” lub „Podpisana”.

Dlaczego to ważne

Pokazuje bieżący etap umowy, co ułatwia filtrowanie i analizę aktywnych spraw oraz sprawdzanie, jak rozkładają się poszczególne stany procesu.

Data, w której umowa ma wygasnąć.

Dlaczego to ważne

Ta data pomaga z wyprzedzeniem zarządzać umowami. Dashboard śledzący nadchodzące wygaśnięcia pozwala uniknąć przeoczenia odnowienia i utraty przychodów.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

To działanie formalnie rozpoczyna cykl życia umowy i oznacza utworzenie nowego rekordu umowy w systemie. Zwykle jest rejestrowane jako jawne zdarzenie w chwili, gdy użytkownik tworzy nowy obiekt Contract w Conga CLM.

Dlaczego to ważne

Jako punkt początkowy każdej umowy działanie to jest niezbędne do pomiaru czasu realizacji całego procesu. Umożliwia analizę liczby i rodzajów rozpoczynanych umów.

To działanie oznacza zakończenie weryfikacji umowy przez dział prawny. Można je zarejestrować jako jawny etap zatwierdzania w workflow lub wywnioskować ze zmiany statusu, na przykład na „Legal Review Complete”.

Dlaczego to ważne

Wyodrębnienie etapu weryfikacji prawnej jest ważne, ponieważ często stanowi on wąskie gardło. Umożliwia pomiar KPI „Średni czas weryfikacji prawnej” i pomaga lepiej przydzielać zasoby działu prawnego.

Ten kamień milowy oznacza, że umowa uzyskała wszystkie wymagane zatwierdzenia wewnętrzne i jest gotowa do podpisania. Zwykle jest to ostatni etap wieloetapowego procesu zatwierdzania Salesforce.

Dlaczego to ważne

To ważny kamień milowy, który zamyka cykl wewnętrznej weryfikacji i zatwierdzania. Wyznacza koniec okresu mierzonego przez KPI „Średni czas zatwierdzania umowy”.

To przełomowe działanie oznacza, że wszystkie strony podpisały umowę, która staje się prawnie wiążąca. Zintegrowane z Conga CLM rozwiązania do podpisu elektronicznego, takie jak Conga Sign, rejestrują jawne zdarzenie ze znacznikiem czasu.

Dlaczego to ważne

To działanie oznacza pomyślne zakończenie procesu poprzedzającego podpisanie umowy. Jest ważnym kamieniem milowym dla wskaźników, takich jak „Odsetek zawartych umów”. Często stanowi główne zdarzenie kończące prawidłowy przebieg procesu.

Oznacza, że umowa wchodzi w życie i zaczyna obowiązywać w organizacji, uruchamiając zobowiązania i uprawnienia. Zwykle można to wywnioskować ze zmiany statusu z „Executed” na „Active”.

Dlaczego to ważne

To działanie rozpoczyna cykl życia umowy po jej podpisaniu. Uruchamia zarządzanie zobowiązaniami i monitorowanie realizacji.

To działanie oznacza przedterminowe zakończenie umowy na skutek określonego działania. Jest rejestrowane jako zmiana statusu umowy na „Terminated”.

Dlaczego to ważne

Rozwiązanie umowy jest ważnym stanem końcowym, który pomaga zrozumieć odsetek nieudanych umów i przyczyny ich anulowania. Stanowi jednoznaczne, choć często niekorzystne, zakończenie procesu.

Oznacza naturalny koniec cyklu życia umowy, gdy upływa jej termin, a umowa nie zostaje odnowiona ani rozwiązana. Zdarzenie nie jest rejestrowane bezpośrednio, lecz wyznaczane na podstawie danych umowy.

Dlaczego to ważne

To działanie określa planowany koniec cyklu życia umowy. Analiza wygasłych umów pomaga ocenić możliwości odnowienia i zarządzać całym portfelem umów.

FAQ

Często zadawane pytania

Jakie konkretne korzyści daje process mining w zarządzaniu umowami w Conga CLM?

Process mining pokazuje rzeczywisty przebieg procesu zarządzania umowami w Conga CLM i pomaga wykryć wąskie gardła, odstępstwa oraz luki w zgodności. Ułatwia optymalizację cykli zatwierdzania, poprawia widoczność procesu i pomaga terminowo odnawiać umowy, usprawniając operacje.

Jakie dane z Conga CLM są potrzebne do process mining?

Na początek potrzebny jest dziennik zdarzeń z informacjami o działaniach dotyczących umów, ich znacznikach czasu oraz Contract ID, który posłuży jako identyfikator case. Ważne dane to nazwy działań, znaczniki czasu, identyfikatory użytkowników i unikalny identyfikator każdej umowy.

Jak szybko można zobaczyć wyniki process mining dla procesu zarządzania umowami?

Pierwsze wnioski można często uzyskać w ciągu kilku tygodni od zakończenia ekstrakcji i wczytania danych. Pozwalają one szybko wykryć wąskie gardła i odstępstwa. Szczegółowa analiza i trwałe usprawnienia zwykle wymagają kilku miesięcy, zależnie od złożoności i zakresu procesu.

Jak process mining pomaga skrócić czas zatwierdzania umów?

Process mining dokładnie odwzorowuje każdy etap workflow zatwierdzania, pokazując, gdzie występują opóźnienia, kto bierze udział w procesie i które działania powodują wąskie gardła. Dzięki tym danym można ustalić przyczyny problemów i wprowadzić ukierunkowane zmiany, aby skrócić czas realizacji.

Jakich innych korzyści poza większą efektywnością można oczekiwać po process mining w zarządzaniu umowami?

Process mining pomaga nie tylko zwiększyć efektywność, lecz także poprawić zgodność z warunkami umów przez wykrywanie ryzyka, usprawnić negocjacje dzięki analizie wcześniejszych procesów i lepiej wykorzystać wartość umów. Uporządkowanie operacji ogranicza też pracę ręczną i koszty administracyjne.

Czy dane dotyczące umów są bezpieczne podczas analizy process mining?

Tak, bezpieczeństwo danych jest priorytetem. Platformy process mining zazwyczaj stosują silne szyfrowanie i kontrolę dostępu. Przed analizą można również zanonimizować lub spseudonimizować dane wrażliwe, aby chronić prywatność i zapewnić zgodność.

Jakiej wiedzy technicznej wymaga wdrożenie process mining dla Conga CLM?

Narzędzia process mining są coraz łatwiejsze w obsłudze, ale przydają się umiejętności techniczne związane z ekstrakcją i transformacją danych oraz początkową konfiguracją modelu. Podstawowa znajomość struktur danych i systemów IT, połączona ze znajomością procesu, ułatwia sprawne wdrożenie.

Czy process mining może wykryć nieautoryzowane odstępstwa w workflow obsługi umów?

Tak. Process mining porównuje rzeczywisty przebieg procesu odtworzony na podstawie danych z Conga CLM z docelowym lub udokumentowanym modelem procesu i wyraźnie pokazuje wszystkie odstępstwa. Dzięki temu można szybko wykryć przypadki, w których proces nie przebiega zgodnie z założeniami, i odpowiednio zareagować.

Większa efektywność: usprawnijcie zarządzanie umowami już dziś

Zacznijcie usprawniać workflow, aby skrócić cykl obsługi umów o 30%.

Rozpocznijcie okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana, konfiguracja zajmuje kilka minut