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Améliorez la gestion de vos contrats

Optimisez les cycles contractuels dans Agiloft grâce à notre guide en 6 étapes.
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
Défis(11)Objectifs(10)6 étapesAperçuRésultatsDonnéesFAQ(5)

Optimisez la gestion des contrats dans Agiloft et accélérez les cycles

Les processus de gestion des contrats cachent souvent des inefficacités, comme des retards dans les révisions, les approbations et la conformité. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les goulots d’étranglement à chaque étape du cycle de vie des contrats, de la première rédaction au renouvellement. Découvrez comment optimiser vos opérations, réduire les temps de cycle et améliorer la gouvernance en repérant les principaux leviers d’amélioration.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des contrats dans Agiloft

La gestion des contrats est au cœur des relations commerciales de toute organisation, mais elle comporte souvent des inefficacités difficiles à repérer. Même avec les nombreux outils d’automatisation d’une plateforme avancée comme Agiloft, le processus de bout en bout peut encore présenter des goulots d’étranglement, des boucles de reprise et des risques de non-conformité, qui réduisent la valeur créée et ralentissent les opérations. Les retards de rédaction, les négociations qui s’éternisent ou les renouvellements manqués ont un effet direct sur le chiffre d’affaires, augmentent les coûts opérationnels et exposent votre organisation à des risques juridiques et financiers évitables. Pour rester agile et préserver votre avantage concurrentiel, il est essentiel de comprendre le parcours réel des contrats, au-delà du processus prévu. Optimiser la gestion des contrats dans Agiloft ne consiste pas seulement à gagner en efficacité : il s’agit aussi de protéger vos intérêts, d’améliorer les relations avec les parties prenantes et de garantir une conformité constante dans un environnement réglementaire en évolution.

Comment le Process Mining éclaire le cycle de vie des contrats dans Agiloft

Le Process Mining s’appuie sur les données pour montrer le parcours réel de chaque contrat dans votre système Agiloft. Plutôt que de vous fier à des suppositions ou à des témoignages isolés, il reconstitue le cycle de vie complet des contrats à partir des journaux d’événements du système et révèle comment ils circulent réellement dans votre organisation. Pour la gestion des contrats dans Agiloft, cela permet de cartographier précisément chaque étape, de la demande initiale à la signature, au suivi des obligations, puis au renouvellement ou à la résiliation. Vous obtenez une carte visuelle et interactive du processus, qui met en évidence les parcours fréquents, les écarts par rapport aux procédures standard et les reprises inattendues. Cette vue objective vous permet de repérer où les contrats sont bloqués, qui intervient dans les retards et quelles activités prolongent le plus les temps de cycle. En comprenant ces variations réelles, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour optimiser les opérations, réduire les erreurs humaines et mieux utiliser votre plateforme Agiloft.

Repérer les principaux axes d’amélioration de la gestion des contrats

Le Process Mining vous permet de cibler des aspects précis de la gestion des contrats dans Agiloft et de les améliorer. Vous pourrez notamment :

  • Repérer les goulots d’étranglement dans les révisions et les approbations : Identifiez les étapes, les services ou les personnes qui retardent régulièrement les révisions internes ou juridiques. Vous pourrez ainsi réaffecter des ressources ou revoir les flux de travail d’approbation.
  • Réduire les inefficacités des négociations : Visualisez les cycles de négociation, notamment le nombre de modifications et de versions révisées, pour comprendre ce qui les prolonge et comment les accélérer.
  • Détecter les manquements à la conformité : Repérez les cas où des étapes obligatoires, comme certains contrôles de conformité ou certaines déclarations, sont omises ou retardées. Vous pourrez ainsi mieux respecter les exigences réglementaires et les politiques internes.
  • Distinguer les tâches automatisées des tâches manuelles : Repérez les tâches automatisées efficacement dans Agiloft et celles qui nécessitent encore une intervention manuelle. Vous pourrez ainsi déterminer où une automatisation supplémentaire réduirait les efforts et les erreurs.
  • Analyser les étapes après la signature : Évaluez l’efficacité du suivi des obligations, des demandes de modification et des renouvellements afin de préserver la valeur des contrats dans la durée.

Mesurer les résultats de l’optimisation des contrats dans Agiloft

Les analyses issues du Process Mining peuvent se traduire par des améliorations concrètes et mesurables de la gestion des contrats dans Agiloft. Vous pouvez notamment :

  • Réduire les temps de cycle des contrats : Raccourcissez sensiblement le délai entre la demande et la signature, accélérez la génération de revenus et renforcez vos partenariats commerciaux.
  • Réduire les coûts opérationnels : Limitez le temps et les ressources consacrés à la gestion des contrats, afin que vos équipes juridiques, achats et commerciales puissent se concentrer sur des missions plus stratégiques.
  • Renforcer la conformité et réduire les risques : Veillez au respect des obligations contractuelles et des exigences réglementaires pour limiter les risques juridiques et financiers.
  • Améliorer la valeur des contrats : Optimisez les stratégies de négociation et veillez au renouvellement ou à la modification des contrats dans les délais afin de tirer le meilleur parti de chaque accord.
  • Améliorer la satisfaction des parties prenantes : Réduisez les délais de traitement et améliorez la transparence pour renforcer les relations avec les services internes et les partenaires externes.

Commencer à optimiser le processus contractuel dans Agiloft

Vous n’avez pas besoin de compétences spécialisées en science des données pour optimiser la gestion des contrats dans Agiloft avec le Process Mining. En vous appuyant sur l’analyse des données, vous pouvez transformer un cycle de vie contractuel parfois source de difficultés en un processus plus efficace et conforme. Commencez dès aujourd’hui à évaluer les performances réelles de vos contrats et prenez des décisions fondées sur les données pour faire avancer votre activité.

Gestion des contrats CLM Cycle de vie des contrats Direction juridique Achats Négociation des contrats Compliance Renouvellement des contrats Flux de travail d’approbation Gestion du cycle de vie des contrats Opérations juridiques Automatisation des contrats

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les retards dans les révisions internes et juridiques prolongent souvent le cycle de vie des contrats, entraînant des échéances manquées et des problèmes de comptabilisation des revenus. Ils nuisent directement à l’agilité de l’entreprise et peuvent fragiliser les relations avec les fournisseurs ou les clients. ProcessMind analyse les journaux d’événements d’Agiloft pour repérer les étapes de révision ou les services à l’origine des goulots d’étranglement, détecter les écarts de processus et les manquements à la conformité, et mettre au jour les causes des approbations tardives.

Le non-respect des politiques internes ou des exigences réglementaires externes au cours du cycle de vie des contrats expose l’organisation à des risques juridiques et financiers importants. Des contrôles manuels ou des étapes oubliées dans des flux de travail complexes peuvent entraîner des écarts. ProcessMind cartographie le parcours réel de chaque contrat dans Agiloft et le compare aux règles de conformité définies pour signaler les écarts et veiller au respect des procédures opérationnelles standard, limitant ainsi l’exposition aux risques.

Les équipes ne disposent souvent pas d’une vue complète et à jour de l’avancement de chaque contrat, ce qui entraîne des demandes d’information répétées, des actions préventives manquées et une charge administrative accrue. Cela complique la répartition des ressources et les prévisions. ProcessMind reconstitue le parcours complet de chaque contrat dans Agiloft et indique son statut actuel, les activités réalisées ainsi que les éventuels blocages ou écarts par rapport au parcours standard.

Les longues négociations, marquées par plusieurs séries de modifications et de révisions, mobilisent du temps et des ressources, retardent la signature des contrats et peuvent compromettre la conclusion des accords. Elles peuvent également augmenter les frais juridiques. ProcessMind analyse les activités de négociation et les versions des documents dans Agiloft pour repérer les modifications excessives, les points de blocage récurrents et l’incidence des différentes stratégies de négociation sur les temps de cycle. Vous pourrez ainsi mieux préparer les prochaines discussions.

Les différences dans les pratiques de rédaction des contrats et l’utilisation irrégulière des modèles approuvés peuvent entraîner des erreurs, allonger les délais de revue juridique et fragiliser la force exécutoire des contrats. Elles compliquent également les efforts de standardisation et de conformité. ProcessMind repère dans Agiloft les cas où la rédaction des contrats ou l’utilisation des modèles s’écartent des bonnes pratiques établies, puis met en évidence la fréquence et les conséquences de ces écarts sur les étapes suivantes du processus et les revues juridiques.

Ne pas lancer les renouvellements à temps ou ne pas traiter les résiliations peut entraîner la reconduction automatique de conditions défavorables, des interruptions de service imprévues ou des coûts et obligations qui perdurent. Les résultats financiers et la gestion des fournisseurs en sont directement affectés. ProcessMind suit les dates d’expiration et les activités de préparation au renouvellement ou à la résiliation dans Agiloft. La plateforme repère les contrats susceptibles de dépasser des échéances importantes et met au jour les causes des retards dans le flux de travail de renouvellement ou de résiliation.

La multiplication des tâches manuelles, de la saisie de données et des échanges ponctuels tout au long du cycle de vie des contrats augmente les coûts opérationnels et détourne les ressources des activités stratégiques. Ce phénomène tient souvent à des lacunes dans le processus que le système ne prend pas entièrement en charge. ProcessMind mesure la fréquence et la durée des interventions manuelles observées dans vos processus de gestion des contrats sous Agiloft. Vous pouvez ainsi repérer les domaines où l’automatisation ou la standardisation des processus permettrait de réduire sensiblement les dépenses opérationnelles et d’améliorer l’efficacité.

Sans visibilité claire sur les performances du processus, il est difficile de suivre et de faire respecter les accords de niveau de service (SLA) applicables aux revues et approbations internes. Il peut en résulter des tensions en interne et de l’insatisfaction à l’extérieur. ProcessMind compare les durées réelles de traitement de chaque activité dans Agiloft aux SLA définis. La plateforme repère les services ou les personnes qui dépassent régulièrement les délais et fournit des éléments fondés sur les données pour améliorer la responsabilisation et les performances.

Une charge de travail mal répartie et une affectation inefficace des ressources juridiques, des achats ou des équipes métier selon les types de contrats ou les étapes peuvent créer des goulots d’étranglement, favoriser l’épuisement professionnel et conduire à une utilisation sous-optimale des compétences spécialisées. ProcessMind analyse le volume et la durée des activités par personne ou par service dans Agiloft afin de montrer comment les ressources sont mobilisées. Ces informations vous aident à ajuster les effectifs et la répartition de la charge de travail pour améliorer le déroulement global du processus.

Après la signature, l’absence de suivi systématique des obligations contractuelles peut entraîner des jalons manqués, des livrables non fournis ou des manquements qui passent inaperçus, avec à la clé des pénalités financières ou une dégradation des relations. ProcessMind visualise dans Agiloft les activités « suivi des obligations » et « revue de conformité ». La plateforme repère les signes de négligence ou de retard après la signature et vous aide à suivre efficacement les obligations importantes.

Des écarts importants dans le temps nécessaire pour traiter des contrats similaires, sans raison apparente, révèlent des inefficacités ou des incohérences difficiles à diagnostiquer manuellement. Cette incertitude complique les prévisions et la planification. ProcessMind repère et visualise les variantes de processus dans Agiloft, en mettant en évidence les parcours qui allongent ou raccourcissent le temps de cycle selon le type de contrat. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations et standardiser les pratiques.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

L’objectif est de réduire sensiblement le temps passé par les contrats en revue et en approbation. Des contrats signés plus rapidement accélèrent l’activité et permettent de générer des revenus ou de nouer des partenariats plus tôt. Les retards dans le cycle de vie des contrats sous Agiloft peuvent décaler les projets et créer un arriéré juridique. ProcessMind analyse le temps réellement consacré à chaque étape d’approbation et met en évidence les goulots d’étranglement, les approbateurs ou les transferts entre services à l’origine des retards. Une fois ces inefficacités repérées, vous pouvez ajuster de manière ciblée les flux de travail dans Agiloft, par exemple en organisant des approbations en parallèle ou en automatisant les rappels, puis mesurer la baisse du temps moyen d’approbation.

L’objectif est de veiller à ce que chaque contrat respecte les politiques internes, les exigences légales et les normes du secteur. Une meilleure conformité réduit les risques juridiques, évite les pénalités et protège la réputation de l’organisation, un enjeu particulièrement important dans l’environnement structuré d’Agiloft. Elle suppose que les règles soient appliquées de façon cohérente à tous les types de contrats. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport au parcours de conformité attendu dans le processus de gestion des contrats sous Agiloft. La plateforme repère les étapes obligatoires omises, les modèles inadaptés et les revues juridiques non effectuées. Vous pouvez ainsi renforcer les contrôles et suivre la diminution des cas de non-conformité.

Cet objectif consiste à disposer d’une visibilité complète et en temps réel sur l’état d’avancement de chaque contrat, de son lancement à sa clôture. Une meilleure visibilité permet aux parties prenantes de suivre l’avancement des contrats, d’anticiper les retards éventuels et de prendre des décisions éclairées, afin d’éviter que les contrats ne deviennent

L’objectif est de raccourcir les négociations et d’en réduire le nombre d’allers-retours. Un processus de négociation mieux organisé permet de conclure les accords plus rapidement, de réduire les frais juridiques et de dégager du temps pour les équipes juridiques et métier. Des négociations qui s’éternisent dans Agiloft peuvent retarder des projets importants et la génération de revenus. ProcessMind analyse l’ensemble du processus de négociation et repère les séries de modifications excessives, les points de désaccord récurrents et les parcours qui allongent les cycles dans Agiloft. En comprenant ces mécanismes, vous pouvez affiner vos stratégies de négociation, standardiser les clauses et mesurer la réduction du temps de cycle des négociations et du nombre de versions annotées.

L’objectif est d’assurer une utilisation cohérente des modèles, des clauses et des formulations approuvés dans tous les contrats. La standardisation de la rédaction réduit les erreurs, accélère la création des contrats et garantit leur cohérence juridique, tout en limitant les risques liés à des formulations disparates. Dans Agiloft, des pratiques de rédaction irrégulières peuvent exposer l’organisation à des risques juridiques et entraîner des reprises. ProcessMind repère les variations dans les activités de rédaction et l’utilisation de modèles ou de clauses non standard dans Agiloft. En cartographiant les parcours de rédaction réels, la plateforme montre où les écarts se produisent. Vous pouvez ainsi mieux faire respecter les règles de standardisation et mesurer la progression du taux d’utilisation des modèles.

L’objectif est d’éviter tout oubli dans la gestion des dates importantes des contrats, notamment les renouvellements, les expirations et les résiliations. Le respect des échéances garantit la continuité des services, évite les renouvellements automatiques non souhaités et protège contre les pertes de revenus ou les obligations imprévues. C’est un enjeu essentiel pour assurer une gouvernance efficace des contrats dans Agiloft. ProcessMind donne une vue d’ensemble du cycle de vie des contrats. Vous pouvez repérer ceux qui approchent d’une échéance importante et les processus dans Agiloft où les notifications ou les étapes de renouvellement sont souvent oubliées. La plateforme vous aide à mettre en place des alertes et des flux de travail préventifs pour agir à temps et mesurer la diminution des contrats en retard.

L’objectif est de limiter les interventions humaines dans les tâches courantes de gestion des contrats, comme la saisie manuelle de données, la revue et la vérification. Réduire le travail manuel diminue les coûts opérationnels et le risque d’erreur humaine, tout en libérant des ressources pour des activités plus stratégiques. C’est un levier important pour optimiser les processus dans Agiloft. ProcessMind repère dans Agiloft les activités et les exceptions qui nécessitent souvent une intervention manuelle, et met en évidence les possibilités d’automatisation. En identifiant les tâches concernées, vous pouvez mettre en place des automatisations de flux de travail ou améliorer les processus, puis mesurer la baisse du nombre d’heures consacrées à ces tâches.

L’objectif est de respecter systématiquement les accords de niveau de service définis pour les différentes activités de gestion des contrats, en particulier les délais de revue et d’approbation. Un meilleur respect des SLA améliore la satisfaction des parties prenantes internes et externes, renforce la prévisibilité et clarifie les responsabilités tout au long du cycle de vie des contrats. ProcessMind compare les performances réelles aux SLA définis pour chaque étape du processus contractuel dans Agiloft. La plateforme indique précisément où et pourquoi les SLA ne sont pas respectés, que ce soit en raison d’un manque de ressources ou d’inefficacités dans les flux de travail. Vous pouvez ainsi mettre en œuvre des mesures correctives et suivre le taux de respect des SLA.

L’objectif est de mieux répartir la charge de travail entre les équipes juridiques, achats et administratives qui participent à la gestion des contrats. Une répartition adaptée évite qu’une équipe soit surchargée ou sous-utilisée, améliore la productivité, réduit l’épuisement professionnel et accélère le traitement des contrats. Elle permet aussi d’éviter que les processus contractuels dans Agiloft ne soient bloqués par des goulots d’étranglement liés aux ressources. ProcessMind met en évidence les modes d’utilisation des ressources et repère les personnes ou les équipes qui deviennent régulièrement des goulots d’étranglement dans le cycle de vie des contrats sous Agiloft. En analysant la disponibilité des ressources et la répartition des tâches, les organisations peuvent mieux réaffecter les ressources et mesurer les gains d’efficacité.

L’objectif est de limiter les fluctuations imprévisibles du temps de traitement des contrats, du début à la fin. Une variabilité réduite rend les délais de conclusion plus prévisibles, facilite la planification et les prévisions et améliore la stabilité opérationnelle pour les différents types de contrats dans Agiloft. ProcessMind met au jour les causes des variations du temps de cycle, comme les différences de parcours, les boucles de reprise ou les durées d’activité irrégulières dans Agiloft. En visualisant ces écarts, vous pouvez standardiser les processus, éliminer les incohérences et suivre la baisse de l’écart type du temps de cycle des contrats.

Les 6 étapes pour améliorer la gestion des contrats

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données Agiloft
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus contractuel
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre vos progrès
1

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Que faire

Obtenez le modèle Excel conçu pour les données du processus de gestion des contrats. Il vous fournit la structure nécessaire pour organiser efficacement vos données contractuelles Agiloft.

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Pourquoi est-ce important ?

Le bon modèle garantit une structure uniforme des données, pour une analyse précise et cohérente, essentielle à la mise en évidence de pistes d’amélioration concrètes.

Résultat attendu

Un modèle Excel préformaté pour les données de gestion des contrats Agiloft, prêt à être rempli.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Visualisez les cycles contractuels dans Agiloft et repérez les économies possibles

ProcessMind cartographie l’ensemble du processus de gestion des contrats dans Agiloft et met en évidence les flux réels ainsi que les retards difficiles à repérer. Des visualisations claires vous aident à localiser les inefficacités et à comprendre les risques de non-conformité.
  • Visualisez le processus contractuel de bout en bout dans Agiloft
  • Repérez les goulots d’étranglement liés aux révisions et aux approbations
  • Repérez les risques de non-conformité et les écarts
  • Optimisez les temps de cycle, de la rédaction au renouvellement
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPES

Améliorer les performances de la gestion des contrats

Notre solution de process mining pour la gestion des contrats dans Agiloft repère les inefficacités et les lacunes de conformité, et met en évidence les possibilités d’améliorer les flux de travail et de réduire les risques. Les résultats présentés ici illustrent les améliorations couramment obtenues par les organisations qui s’appuient sur des analyses fondées sur les données.

0 %
Approbations de contrats plus rapides

Réduction du temps de cycle des approbations

Simplifiez les flux de travail de revue et d’approbation pour réduire le délai total d’approbation des contrats et conclure les accords plus rapidement.
0 %
Conformité renforcée

Meilleur respect des politiques

Veillez à ce que les contrats respectent toutes les étapes de conformité définies et les exigences réglementaires, afin de limiter les risques et d’éviter d’éventuelles pénalités.
0 %
Moins de reprises lors de la rédaction

Réduction de la fréquence des modifications

Repérez les causes des modifications et des reprises excessives dans les contrats pour standardiser davantage la rédaction et accélérer les approbations dès la première soumission.
0 %
Négociations plus rapides

Réduction de la durée des négociations

Repérez les goulots d’étranglement dans la phase de négociation et mettez en œuvre des améliorations fondées sur les données pour réduire sensiblement le temps consacré aux échanges successifs.
0 %
Moins d’échéances manquées

Hausse du taux d’actions réalisées dans les délais

Anticipez les dates d’expiration et de renouvellement des contrats pour que les mesures nécessaires soient prises à temps et éviter les interruptions ou les renouvellements coûteux.

Les résultats varient selon les spécificités de votre processus de gestion des contrats, la configuration actuelle d’Agiloft et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
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Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque contrat géré dans le système. Cet ID relie toutes les activités et tous les événements associés pendant le cycle de vie du contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Cette clé est indispensable pour suivre l’ensemble du parcours d’un contrat. Sans elle, vous ne pouvez ni analyser le flux de processus de bout en bout ni calculer les indicateurs clés de performance par cas.

Horodatage indiquant la fin d’une activité ou d’un événement précis.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de calculer la durée réelle de traitement d’une activité en séparant le temps de travail effectif du temps d’attente, pour repérer les goulots d’étranglement avec plus de précision.

Nom de l’utilisateur ou de la ressource ayant effectué l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser la charge de travail, de comparer les résultats et de repérer les goulots d’étranglement ou les bonnes pratiques propres à certaines ressources.

Service auquel appartient l’utilisateur ou le responsable du contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de comparer les résultats entre les unités opérationnelles et de repérer les problèmes de processus ou les bonnes pratiques propres à certains services.

Catégorie du contrat, par exemple accord-cadre de services (MSA), accord de confidentialité (NDA) ou cahier des charges (SOW).

Pourquoi est-ce important ?

Explique les écarts importants de complexité, de durée et de risque entre les processus. Cet attribut est indispensable à une segmentation pertinente.

Valeur financière totale du contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Apporte un contexte financier au processus et permet d’analyser les résultats en fonction de la valeur, de définir les priorités et de comprendre les conséquences métier des retards.

Statut ou état actuel du contrat dans son cycle de vie.

Pourquoi est-ce important ?

Donne rapidement un aperçu de l’étape actuelle du contrat et permet de filtrer et de segmenter l’analyse entre les cas en cours et les cas terminés.

Nom de la partie externe, du client, du fournisseur ou du partenaire concerné par le contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Aide à déterminer comment les différents partenaires externes influent sur la durée et la complexité des négociations, pour améliorer les prévisions et la stratégie.

Date à laquelle le contrat doit expirer s’il n’est ni renouvelé ni résilié.

Pourquoi est-ce important ?

Indispensable à une gestion proactive des contrats, il permet à l’entreprise de ne pas manquer les échéances de renouvellement ou de résiliation.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Il s’agit du premier événement du cycle de vie d’un contrat : la demande officielle de création d’un nouveau contrat. Dans Agiloft, cet événement correspond généralement à la création d’un nouvel enregistrement dans la table Contract. Il est explicitement consigné dans l’historique ou le journal d’audit du système.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début du processus et permet de calculer le temps de cycle global des contrats. L’analyse de ce point de départ aide à comprendre le volume et l’origine de la demande de contrats au sein de l’organisation.

Cette activité indique que le service juridique a terminé sa revue du contrat. Elle est souvent repérée lorsque l’équipe juridique met à jour le statut du contrat, par exemple en le faisant passer à « Approuvé par le service juridique », ou termine une tâche d’approbation spécifique.

Pourquoi est-ce important ?

La revue juridique est une étape importante, souvent longue. En mesurer la durée permet de repérer les goulots d’étranglement au sein de l’équipe juridique et de suivre le respect des SLA.

Ce jalon indique que toutes les parties prenantes internes requises ont approuvé la version finale du contrat. Il est généralement déduit du passage du statut du contrat à un état d’approbation final, comme « Entièrement approuvé » ou « Prêt à signer ».

Pourquoi est-ce important ?

Ce jalon important marque la fin des revues internes et indique que le contrat est prêt à être signé. Il permet de mesurer le temps total de traitement en interne avant l’envoi du contrat pour signature.

Il s’agit d’une étape importante : toutes les parties ont signé le contrat, qui devient ainsi juridiquement contraignant. Cette étape est généralement enregistrée explicitement grâce à une intégration avec une plateforme de signature électronique, ou lorsqu’un utilisateur modifie manuellement le statut pour le passer à « Exécuté ».

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque la fin de la phase précédant l’attribution du contrat et sert de point final au calcul du temps de cycle global du contrat. Il déclenche le début de la phase de gestion après attribution.

Indique le renouvellement réussi d’un contrat à la fin de sa durée. Il s’agit d’un résultat important pour l’entreprise, généralement enregistré lorsqu’un utilisateur met à jour le statut du contrat ou crée une nouvelle version pour la période de renouvellement.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue un indicateur de réussite important pour de nombreuses entreprises, car elle témoigne de la poursuite du partenariat. Le suivi des renouvellements est essentiel aux prévisions de revenus et à l’analyse de la fidélisation des clients.

Indique la résiliation anticipée d’un contrat en vigueur, avant sa date d’expiration prévue. Cet événement est généralement enregistré lorsque le statut du contrat passe à « Résilié » et qu’un motif est indiqué.

Pourquoi est-ce important ?

En tant que point final important, l’analyse des résiliations aide à comprendre les motifs de rupture d’un contrat, comme le non-respect des engagements ou l’évolution de la stratégie de l’entreprise. Elle est essentielle à la gestion des risques et à la compréhension des relations avec les cocontractants.

Cet événement indique que le contrat a atteint sa date de fin sans avoir été renouvelé ni résilié par anticipation. Il est généralement calculé en comparant la date d’expiration du contrat à la date du jour.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’un point final majeur du cycle de vie du contrat. L’analyse des expirations est essentielle pour éviter les renouvellements automatiques non souhaités et ne pas manquer les renouvellements nécessaires.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining visualise le cycle de vie réel des contrats et révèle les goulots d’étranglement dans les revues et les approbations, les pratiques de conformité irrégulières et les variations du temps de cycle. Il aide à repérer les causes des retards, comme les modifications excessives ou une répartition inefficace des ressources. Ces analyses fondées sur les données permettent aux organisations de cibler précisément les processus à optimiser.

Le process mining donne une vue transparente de chaque étape du parcours d’un contrat et permet de comparer l’exécution réelle du processus aux règles de conformité définies. Il met en évidence les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard et repère les étapes de conformité omises ou contournées. Vous pouvez ainsi prendre des mesures préventives pour assurer le respect constant des exigences réglementaires et des politiques internes.

Oui. En cartographiant précisément le parcours des approbations de contrats, le process mining repère les étapes ou les décisions à l’origine des retards. Il peut mettre en évidence les boucles de reprise récurrentes, les approbateurs surchargés et les effets des différents parcours de négociation. Ces informations aident les équipes à repenser leurs flux de travail et à mieux répartir les ressources, afin de réduire sensiblement le temps de cycle global.

Pour réaliser une analyse efficace, vous avez principalement besoin des journaux d’événements d’Agiloft. Ils doivent inclure l’identifiant du contrat comme identifiant de cas, le nom des activités, par exemple « Contrat rédigé », « Revue lancée » et « Approuvé », ainsi que l’horodatage de chaque activité. Des attributs pertinents, comme le service, le type de contrat ou l’approbateur, peuvent également enrichir l’analyse.

Les premières analyses sont souvent disponibles quelques semaines après l’extraction et l’importation réussies des données dans un outil de process mining. Cette première étape consiste à découvrir le processus tel qu’il est réellement exécuté, à repérer les principaux écarts et à mesurer les goulots d’étranglement les plus évidents. Des analyses plus approfondies et des recommandations concrètes suivent généralement dans un délai de 1 à 3 mois.

Les données peuvent généralement être extraites d’Agiloft à l’aide des fonctions de rapport, de requêtes personnalisées ou d’un accès direct à la base de données, si celui-ci est autorisé. L’objectif est d’obtenir un tableau plat où chaque ligne correspond à un événement et comprend l’identifiant du contrat, le nom de l’activité et son horodatage. Selon la configuration d’Agiloft, il peut être nécessaire de combiner des données provenant de plusieurs tables.

Pas du tout. Le process mining est utile à toute organisation qui souhaite optimiser la gestion de ses contrats, quelle que soit sa taille ou la complexité de ses processus. Les grandes organisations disposent parfois de davantage de données, mais les petites équipes peuvent elles aussi repérer des goulots d’étranglement et des inefficacités dans leurs flux de travail contractuels. Comprendre comment les processus sont réellement exécutés est un avantage qui concerne toutes les organisations.

Vous pouvez notamment réduire le temps de cycle des approbations de contrats, mieux respecter les normes de conformité et améliorer la visibilité sur l’état des contrats. Le process mining aide à réduire le travail manuel et les erreurs, et à mieux répartir les ressources. La gestion du cycle de vie des contrats gagne ainsi en efficacité et en fiabilité.

Outre la possibilité d’extraire les données du journal d’événements, la principale exigence technique est de disposer d’une plateforme de process mining, dans le cloud ou sur site. En général, aucune intégration technique particulière avec Agiloft n’est nécessaire, car les outils de process mining analysent les données extraites. L’infrastructure informatique standard pour le traitement et la sécurité des données doit être en place.

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