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Améliorez votre gestion des contrats

Optimisez les cycles contractuels dans Agiloft grâce à notre guide en 6 étapes.
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Optimisez la Gestion des contrats dans Agiloft pour accélérer les cycles

Les processus de gestion des contrats dissimulent souvent des inefficacités, notamment des retards dans les revues, les approbations et la conformité. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les goulots d’étranglement sur l’ensemble du cycle de vie de vos contrats, de la première rédaction au renouvellement final. Découvrez comment optimiser vos opérations, réduire les délais de traitement et renforcer la gouvernance en identifiant les principales possibilités d’amélioration.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi l’optimisation de la gestion des contrats Agiloft est essentielle

La gestion des contrats constitue le socle des relations commerciales de toute organisation, mais elle comporte souvent des inefficacités cachées. Même sur une plateforme sophistiquée comme Agiloft, où les outils d’automatisation sont nombreux, le processus réel de bout en bout peut encore comporter des goulots d’étranglement, des boucles de reprise et des risques de conformité qui réduisent la valeur créée et ralentissent l’activité. Les retards dans la rédaction des contrats, les cycles de négociation prolongés ou les occasions de renouvellement manquées ont une incidence directe sur les revenus, augmentent les coûts opérationnels et exposent votre organisation à des risques juridiques et financiers évitables. Comprendre le déroulement réel de vos contrats, au-delà du fonctionnement prévu, est essentiel pour préserver votre agilité et votre avantage concurrentiel. Optimiser votre processus de gestion des contrats dans Agiloft ne consiste pas seulement à gagner en efficacité. Il s’agit aussi de protéger vos intérêts, d’améliorer les relations avec les parties prenantes et de garantir une conformité constante dans un environnement réglementaire en évolution.

Comment le Process Mining met en lumière le cycle de vie de vos contrats Agiloft

Le Process Mining offre une vision fondée sur les données du parcours réel de chaque contrat dans votre système Agiloft. Au lieu de vous appuyer sur des hypothèses ou des témoignages isolés, il reconstitue le cycle de vie complet des contrats à partir des journaux d’événements du système et montre comment ils circulent réellement dans votre organisation. Pour la gestion des contrats Agiloft, cela signifie cartographier précisément chaque étape, depuis la demande initiale jusqu’à la signature, au suivi des obligations et au renouvellement ou à la résiliation. Vous obtenez une carte interactive et visuelle du processus, qui met en évidence les parcours fréquents, repère les écarts par rapport aux procédures standard et révèle les reprises inattendues. Cette vision objective vous permet d’identifier précisément les points de blocage, les personnes impliquées dans les retards et les activités qui contribuent le plus à l’allongement des temps de cycle. En comprenant ces variations réelles du processus, vous pouvez prendre des décisions éclairées, simplifier les opérations, réduire les erreurs humaines et tirer le meilleur parti de votre plateforme Agiloft.

Repérer les principaux leviers d’amélioration de la gestion des contrats

Grâce au Process Mining, vous pouvez cibler et améliorer les domaines essentiels de votre processus de gestion des contrats Agiloft. Vous obtenez notamment une vision claire des éléments suivants :

  • Goulots d’étranglement lors des contrôles et des approbations : identifiez les étapes, services ou personnes qui provoquent régulièrement des retards lors des contrôles internes ou juridiques, afin de réaffecter les ressources ou d’affiner les flux de travail d’approbation.
  • Inefficacités des négociations : visualisez les cycles de négociation, notamment le nombre de versions annotées et de révisions, afin de comprendre où les discussions s’allongent et comment les accélérer.
  • Lacunes de conformité : détectez les cas où des étapes obligatoires, comme certains contrôles de conformité ou certaines informations à communiquer, sont ignorées ou retardées, afin de renforcer le respect des exigences réglementaires et des politiques internes.
  • Tâches automatisées et tâches manuelles : distinguez les tâches efficacement automatisées dans Agiloft de celles qui nécessitent encore une intervention manuelle, afin de repérer de nouvelles possibilités d’automatisation et de réduire les efforts et les erreurs humaines.
  • Processus post-signature : analysez l’efficacité des activités qui suivent la signature, comme le suivi des obligations, les demandes de modification et les renouvellements, afin de préserver la valeur du contrat dans la durée.

Des résultats mesurables pour vos contrats Agiloft

Les analyses issues du Process Mining se traduisent par des améliorations concrètes et mesurables de votre gestion des contrats Agiloft. Vous pouvez notamment :

  • Réduire les temps de cycle des contrats : raccourcir sensiblement le délai entre la demande et la signature, afin d’accélérer la génération de revenus et de renforcer les relations commerciales.
  • Réduire les coûts opérationnels : limiter le temps et les ressources consacrés à la gestion des contrats, pour permettre à vos équipes juridiques, achats et commerciales de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
  • Renforcer la conformité et réduire les risques : garantir le respect de toutes les obligations contractuelles et des exigences réglementaires, afin de limiter l’exposition juridique et financière.
  • Accroître la valeur des contrats : optimiser les stratégies de négociation et assurer le renouvellement ou la modification des contrats dans les délais, afin de maximiser la valeur de chaque accord.
  • Améliorer la satisfaction des parties prenantes : proposer des délais de traitement plus courts et une meilleure transparence, pour renforcer les relations avec les services internes et les contreparties externes.

Commencer à optimiser les processus contractuels dans Agiloft

Optimiser la gestion des contrats dans Agiloft avec le Process Mining ne nécessite pas d’expertise spécialisée en science des données. En tirant parti d’analyses fondées sur les données, vous pouvez transformer le cycle de vie de vos contrats, qui peut être une source de friction, en une opération efficace, conforme et mieux maîtrisée. Commencez dès aujourd’hui à révéler les performances réelles de vos contrats et à prendre des décisions fondées sur les données pour faire progresser votre activité.

Gestion des contrats CLM Cycle de vie des contrats Service juridique Achats Négociation des contrats Compliance Renouvellements de contrats Flux de travail d’approbation Gestion du cycle de vie des contrats Opérations juridiques Automatisation des contrats

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les retards lors des revues internes et juridiques prolongent souvent le cycle de vie des contrats, ce qui entraîne des échéances manquées et des problèmes de comptabilisation des revenus. Ils réduisent directement l’agilité de l’entreprise et peuvent fragiliser les relations avec les fournisseurs ou les clients. ProcessMind analyse les journaux d’événements Agiloft pour repérer précisément les étapes de revue ou les services à l’origine des goulots d’étranglement, identifier les écarts de processus et les lacunes de conformité, et mettre en évidence les causes profondes des approbations tardives.

Le non-respect des politiques internes ou des exigences réglementaires externes au cours du cycle de vie d’un contrat expose l’organisation à des risques juridiques et financiers importants. Des incohérences peuvent résulter de contrôles manuels ou d’étapes oubliées dans des flux de travail complexes. ProcessMind cartographie le déroulement réel de chaque contrat dans Agiloft, le compare aux règles de conformité définies, signale les écarts et veille au respect des procédures opérationnelles standard afin de limiter l’exposition aux risques.

Les équipes ne disposent souvent pas d’une vision complète et actualisée de la position de chaque contrat dans son cycle de vie. Cela entraîne des demandes d’information répétées, des actions préventives manquées et une charge administrative accrue. La répartition des ressources et les prévisions s’en trouvent également compliquées. ProcessMind reconstitue le parcours complet de chaque contrat dans Agiloft, fournit une visibilité de bout en bout sur son état actuel et les activités réalisées, puis repère les points de blocage ou les écarts par rapport au parcours standard.

Les phases de négociation longues, marquées par plusieurs séries de versions annotées et de révisions, mobilisent un temps et des ressources précieux, retardent la signature des contrats et peuvent compromettre la conclusion des affaires. Elles peuvent également augmenter les coûts juridiques. ProcessMind analyse les activités de négociation et les versions des documents dans Agiloft, repère les schémas de modifications excessives et les points de blocage récurrents, puis mesure l’effet des différentes stratégies de négociation sur les délais afin d’optimiser les échanges futurs.

Les variations dans les pratiques de rédaction des contrats et l’utilisation irrégulière des modèles approuvés peuvent introduire des erreurs, allonger les contrôles juridiques et affaiblir la force exécutoire des contrats. Elles compliquent également les efforts de standardisation et de conformité. ProcessMind identifie les cas où la rédaction des contrats ou l’utilisation des modèles s’écarte des meilleures pratiques établies dans Agiloft, et met en évidence la fréquence et l’incidence de ces incohérences sur les étapes suivantes du processus et les contrôles juridiques.

Ne pas lancer les renouvellements à temps ou traiter les résiliations dans les délais peut entraîner la reconduction automatique de conditions défavorables, des interruptions de service imprévues ou le maintien d’obligations et de coûts. Cela a une incidence directe sur les performances financières et la gestion des fournisseurs. ProcessMind surveille les dates d’expiration ainsi que les activités de pré-renouvellement ou de résiliation associées dans Agiloft. La plateforme identifie les contrats susceptibles de dépasser des échéances importantes et révèle les causes des retards dans le flux de travail de renouvellement ou de résiliation.

Le nombre excessif de tâches manuelles, de saisies de données et de communications ponctuelles tout au long du cycle de vie des contrats augmente les coûts opérationnels et détourne les ressources des activités stratégiques. Cette situation découle souvent de lacunes de processus que le système ne prend pas entièrement en charge. ProcessMind quantifie la fréquence et la durée des interventions manuelles observées dans vos processus contractuels Agiloft, afin de repérer les domaines où l’automatisation ou la standardisation peut réduire sensiblement les dépenses opérationnelles et améliorer l’efficacité.

Sans visibilité claire sur les performances des processus, il est difficile de suivre et de faire respecter les accords de niveau de service (SLA) applicables aux revues et approbations internes. Cette situation crée des tensions en interne et de l’insatisfaction à l’extérieur. ProcessMind compare les délais réels de traitement de chaque activité dans Agiloft aux SLA définis, repère les services ou les personnes qui dépassent régulièrement les objectifs et fournit des analyses fondées sur les données pour améliorer la responsabilisation et les performances.

Une charge de travail mal équilibrée et une répartition inefficace des ressources juridiques, achats ou métiers entre les différents types de contrats ou les étapes du processus peuvent entraîner des goulots d’étranglement, de l’épuisement professionnel et une utilisation insuffisante des compétences spécialisées. ProcessMind analyse les volumes et les durées d’activité par utilisateur ou par service dans Agiloft afin de fournir une vision de l’utilisation des ressources, d’optimiser les effectifs et de mieux répartir la charge de travail, pour améliorer le déroulement global du processus.

Après la signature, l’absence de suivi systématique des obligations contractuelles peut entraîner des jalons manqués, des livrables non fournis ou des manquements non détectés, avec à la clé des pénalités financières ou une dégradation des relations. ProcessMind visualise les activités « obligations suivies » et « revue de conformité » dans Agiloft, repère les schémas de négligence ou les retards après la signature et veille à ce que les obligations importantes soient suivies efficacement.

Des écarts importants dans le temps nécessaire pour finaliser des contrats similaires, sans raison clairement identifiée, révèlent des inefficacités ou des incohérences de processus difficiles à diagnostiquer manuellement. Cette incertitude complique les prévisions et la planification. ProcessMind identifie et visualise les variantes de processus dans Agiloft, en mettant en évidence les parcours qui entraînent des délais plus longs ou plus courts pour certains types de contrats, afin de permettre des actions d’optimisation et de standardisation ciblées.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire sensiblement la durée pendant laquelle les contrats restent aux étapes de contrôle et d’approbation. Cela permet de signer les contrats plus rapidement, d’accélérer l’activité et de générer plus vite des revenus ou de mettre en place de nouveaux partenariats. Les retards dans le cycle de vie des contrats Agiloft peuvent affecter les calendriers des projets et créer des arriérés juridiques. ProcessMind analyse le temps réellement consacré à chaque étape d’approbation et met en évidence les goulots d’étranglement, les approbateurs ou les transferts entre services qui provoquent les retards. En identifiant ces inefficacités, vous pouvez ajuster de manière ciblée les flux de travail dans Agiloft, par exemple en mettant en place des approbations parallèles ou des rappels automatiques, puis mesurer la réduction du délai moyen d’approbation.

Cet objectif vise à garantir que chaque contrat respecte strictement les politiques internes, les réglementations applicables et les normes du secteur. Une meilleure conformité réduit les risques juridiques, évite les sanctions et protège la réputation de l’organisation, ce qui est particulièrement important dans l’environnement structuré d’Agiloft. Elle garantit l’application cohérente des règles à tous les types de contrats. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport au parcours de conformité idéal dans le processus de gestion des contrats Agiloft. La plateforme peut identifier les cas où des étapes obligatoires ont été ignorées, où des modèles incorrects ont été utilisés ou où certains contrôles juridiques n’ont pas été effectués, afin de vous permettre de renforcer les contrôles et de suivre la diminution des cas non conformes.

Atteindre cet objectif signifie disposer d’une visibilité complète et en temps réel sur l’état et l’avancement de chaque contrat, de son lancement à sa clôture. Une meilleure transparence permet aux parties prenantes de suivre la progression des contrats, d’anticiper les retards potentiels et de prendre des décisions éclairées, afin d’éviter que les contrats ne deviennent

Cet objectif vise à réduire la durée et le nombre d’itérations nécessaires lors des négociations contractuelles. Un processus de négociation optimisé accélère la conclusion des accords, réduit les coûts juridiques et libère du temps pour les équipes juridiques et métiers. Dans Agiloft, les négociations prolongées peuvent retarder des projets importants et la génération de revenus. ProcessMind analyse l’ensemble du processus de négociation, repère les schémas de modifications excessives, les points de désaccord récurrents et les parcours de négociation qui prolongent les cycles dans Agiloft. En comprenant ces mécanismes, vous pouvez affiner vos stratégies de négociation, standardiser les clauses et mesurer la réduction du délai de négociation ainsi que du nombre de versions annotées.

Cet objectif vise à garantir l’utilisation cohérente des modèles, clauses et formulations approuvés dans tous les contrats. Une rédaction standardisée réduit les erreurs, accélère la création des contrats et garantit leur cohérence juridique, tout en limitant les risques liés à la diversité des formulations. Une rédaction incohérente dans Agiloft peut entraîner une exposition juridique et des reprises. ProcessMind peut identifier les variations dans les activités de rédaction des contrats ainsi que l’utilisation de modèles ou de clauses non standard dans Agiloft. En cartographiant les parcours réels de rédaction, la plateforme met en évidence les écarts et permet de mieux faire respecter la standardisation, tout en mesurant l’augmentation du taux d’utilisation des modèles approuvés.

Cet objectif vise à éviter tout oubli dans la gestion des dates contractuelles importantes, comme les renouvellements, les expirations ou les résiliations. Le respect des échéances garantit la continuité du service, évite les renouvellements automatiques involontaires et protège contre les pertes de revenus ou les responsabilités imprévues. Il s’agit d’un élément essentiel d’une gouvernance efficace des contrats dans Agiloft. ProcessMind offre une vue complète des cycles de vie contractuels, afin de repérer les contrats qui approchent d’une échéance importante et les processus dans lesquels les étapes de notification ou de renouvellement sont fréquemment omises dans Agiloft. Vous pouvez ainsi mettre en place des alertes et des flux de travail préventifs, puis mesurer la diminution du nombre de contrats en retard.

Cet objectif consiste à réduire au minimum les interventions humaines dans les tâches courantes de gestion des contrats, comme la saisie, la vérification et la validation manuelles des données. La réduction du travail manuel diminue les coûts opérationnels, limite les risques d’erreur humaine et libère des ressources pour des activités plus stratégiques. Elle est essentielle pour optimiser les processus Agiloft. ProcessMind repère les activités et les exceptions de processus dans Agiloft qui nécessitent fréquemment une intervention manuelle, et met en évidence les possibilités d’automatisation. En identifiant les étapes manuelles, vous pouvez mettre en place des automatisations de flux de travail ou améliorer les processus, puis mesurer la réduction du nombre d’heures consacrées à ces tâches.

Cet objectif vise à respecter systématiquement les accords de niveau de service prédéfinis pour les différentes activités de gestion des contrats, notamment les délais de revue et d’approbation. Un meilleur respect des SLA améliore la satisfaction des parties prenantes internes et externes, renforce la prévisibilité et clarifie les responsabilités tout au long du cycle de vie du contrat. ProcessMind compare les performances réelles aux SLA définis pour chaque étape du processus contractuel dans Agiloft. La solution indique précisément où et pourquoi les SLA ne sont pas respectés, que cela soit dû à des ressources insuffisantes ou à des inefficacités dans les flux de travail, afin que vous puissiez mettre en place des mesures correctives et suivre le taux de conformité aux SLA.

Cet objectif vise à répartir plus efficacement la charge de travail entre les équipes juridiques, achats et administratives qui participent à la gestion des contrats. Une répartition optimale garantit qu’aucune équipe n’est surchargée ou sous-utilisée, ce qui améliore la productivité, réduit l’épuisement professionnel et accélère le traitement des contrats. Elle évite également que les processus contractuels Agiloft ne soient bloqués par des contraintes de ressources. ProcessMind fournit une vision des modes d’utilisation des ressources et repère les personnes ou équipes qui deviennent régulièrement des goulots d’étranglement dans le cycle de vie des contrats Agiloft. En analysant la disponibilité des ressources et la répartition des tâches, les organisations peuvent réaffecter les ressources plus efficacement et mesurer l’amélioration de leur utilisation.

Cet objectif vise à limiter les fluctuations imprévisibles du délai de traitement des contrats de bout en bout. Une variabilité réduite permet de prévoir plus précisément les dates de finalisation, d’améliorer la planification et la fiabilité des prévisions, et de renforcer la stabilité opérationnelle pour les différents types de contrats dans Agiloft. ProcessMind met au jour les causes profondes des variations de délai, comme les différents parcours d’exécution, les boucles de reprise ou la durée irrégulière des activités dans Agiloft. En visualisant ces variations cachées, vous pouvez standardiser les processus, éliminer les incohérences et suivre la réduction de l’écart type des délais du cycle contractuel.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes de la gestion des contrats

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Que faire

Obtenez le modèle Excel spécialement conçu pour les données du processus de gestion des contrats. Il fournit la structure nécessaire pour organiser efficacement vos données contractuelles Agiloft.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation du bon modèle garantit une structure uniforme de vos données et permet une analyse précise et cohérente, indispensable pour identifier des analyses concrètes.

Résultat attendu

Un modèle Excel préformaté, adapté aux données de gestion des contrats Agiloft et prêt à être renseigné.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Visualisez vos cycles contractuels Agiloft et réalisez des économies

ProcessMind cartographie l’ensemble de votre parcours de gestion des contrats dans Agiloft et révèle les flux réels du processus ainsi que les retards invisibles. Vous bénéficiez de visualisations claires pour repérer les inefficacités et comprendre les risques de conformité.
  • Visualiser le flux contractuel Agiloft de bout en bout
  • Identifier précisément les goulots d’étranglement des revues et des approbations
  • Repérer les risques de conformité et les écarts
  • Optimiser les délais de traitement, de la rédaction au renouvellement
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS HABITUELS

Amélioration de la performance de la gestion des contrats

Notre solution de Process Mining pour Agiloft Contract Management repère les inefficacités et les écarts de conformité, et révèle les possibilités d’optimiser les flux de travail et de réduire les risques. Les résultats présentés ici illustrent les améliorations couramment obtenues par les organisations qui s’appuient sur des analyses fondées sur les données.

0 %
Approbation plus rapide des contrats

Réduction de la durée du cycle d’approbation

Optimisez les flux de travail de revue et d’approbation afin de réduire le temps total nécessaire à l’approbation d’un contrat et de conclure les affaires plus rapidement.
0 %
Conformité renforcée

Meilleur respect des politiques

Veillez à ce que les contrats respectent toutes les étapes de Conformité prédéfinies et les exigences réglementaires, afin de limiter les risques et d’éviter d’éventuelles sanctions.
0 %
Moins de reprises lors de la rédaction

Réduction de la fréquence des modifications suivies

Identifiez les causes profondes des modifications et reprises excessives des contrats afin de standardiser davantage la rédaction et d’accélérer les approbations dès la première version.
0 %
Négociations plus rapides

Durée optimisée de la phase de négociation

Repérez les goulots d’étranglement de la phase de négociation et mettez en place des améliorations fondées sur les données pour réduire sensiblement le temps consacré aux échanges successifs.
0 %
Moins d’échéances manquées

Hausse du taux d’actions réalisées dans les délais

Gérez de manière proactive les dates d’expiration et de renouvellement des contrats afin que les actions importantes soient réalisées dans les délais et d’éviter les interruptions ou renouvellements coûteux.

Les résultats varient selon les spécificités de votre processus de gestion des contrats, la configuration existante d’Agiloft et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque contrat géré dans le système. Cet identifiant relie toutes les activités et tous les événements associés pendant le cycle de vie du contrat.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la clé essentielle pour suivre l’intégralité du parcours d’un contrat. Sans elle, vous ne pouvez pas analyser le flux de processus de bout en bout ni calculer les KPI au niveau du dossier.

Horodatage indiquant l’achèvement d’une activité ou d’un événement précis.

Pourquoi c’est important

Permet de calculer le temps de traitement réel d’une activité en séparant le temps de travail effectif du temps d’attente, pour une analyse plus précise des goulots d’étranglement.

Nom de l’utilisateur ou de la Ressource ayant réalisé l’activité.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la charge de travail, de comparer les performances et d’identifier les goulots d’étranglement ou les bonnes pratiques propres à certaines Ressources.

Service métier auquel appartient l’utilisateur ou le responsable du contrat.

Pourquoi c’est important

Permet de comparer les performances entre les unités métier et d’identifier les problèmes de processus ou les bonnes pratiques propres à chaque service.

La classification du contrat, par exemple Master Service Agreement (MSA), Non-Disclosure Agreement (NDA) ou Statement of Work (SOW).

Pourquoi c’est important

Explique les variations importantes de complexité, de durée et de risque du processus. Il s’agit d’un attribut fondamental pour obtenir une segmentation pertinente du processus.

La valeur monétaire totale du contrat.

Pourquoi c’est important

Apporte un contexte financier au processus, permettant une analyse et une priorisation fondées sur la valeur, ainsi qu’une meilleure compréhension de l’impact des retards sur l’activité.

Le statut ou l’état actuel du contrat dans son cycle de vie.

Pourquoi c’est important

Fournit une vue rapide de l’étape actuelle d’un contrat et permet de filtrer et de segmenter l’analyse des cas en cours par rapport aux cas terminés.

Le nom de la partie externe, du client, du fournisseur ou du partenaire concerné par le contrat.

Pourquoi c’est important

Aide à déterminer comment les différents partenaires externes influencent la durée et la complexité des négociations contractuelles, pour améliorer les prévisions et la stratégie.

La date à laquelle le contrat doit expirer s’il n’est pas renouvelé ou résilié.

Pourquoi c’est important

Essentielle pour une gestion proactive des contrats, elle permet à l’entreprise d’éviter les échéances manquées de renouvellement ou de résiliation.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Il s’agit du premier événement du cycle de vie du contrat. Il correspond à la demande officielle d’un nouveau contrat. Dans Agiloft, cet événement est généralement enregistré lors de la création d’un nouvel enregistrement dans la table Contract, de manière explicite dans l’historique ou le journal d’audit du système.

Pourquoi c’est important

Cette activité marque le début du processus et est donc essentielle au calcul de la durée globale du cycle contractuel. L’analyse de ce point de départ permet de comprendre le volume et l’origine des demandes de contrats au sein de l’organisation.

Indique que le service juridique a terminé l’examen du contrat. Cet événement est souvent enregistré lorsque l’équipe juridique met à jour le statut du contrat, par exemple vers « Legal Approved », ou achève une tâche d’approbation spécifique.

Pourquoi c’est important

La révision juridique est une étape importante, souvent longue. La mesure de sa durée permet d’identifier les goulots d’étranglement au sein du service juridique et de suivre le respect des SLA.

Cette étape indique que toutes les parties prenantes internes requises ont approuvé la version finale du contrat. Elle est généralement déduite lorsque le statut du contrat passe à un état d’approbation final tel que « Fully Approved » ou « Ready for Signature ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante, qui marque la fin des révisions internes et la préparation à la signature. Elle constitue un point de référence essentiel pour mesurer la durée totale du traitement interne avant l’envoi du contrat pour signature.

Il s’agit d’une étape majeure, au cours de laquelle toutes les parties ont signé le contrat, qui devient alors juridiquement contraignant. L’événement est généralement enregistré explicitement par une intégration avec une plateforme de signature électronique ou lorsqu’un utilisateur met manuellement le statut à jour vers « Executed ».

Pourquoi c’est important

Cet événement marque la conclusion réussie de la phase préalable à l’attribution et constitue le point final du calcul de la durée globale du cycle contractuel. Il déclenche le début de la phase de gestion post-attribution.

Cette activité correspond au renouvellement réussi d’un contrat à l’issue de sa durée. Il s’agit d’un résultat important, souvent enregistré par une action explicite de l’utilisateur qui met à jour le statut du contrat ou crée une nouvelle version correspondant à la période de renouvellement.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue un indicateur de réussite important pour de nombreuses entreprises, car elle témoigne de la poursuite de la relation commerciale. Le suivi des renouvellements est essentiel aux prévisions de revenus et à l’analyse de la fidélisation contractuelle.

Cette activité correspond à la résiliation anticipée d’un contrat actif avant sa date d’expiration prévue. Il s’agit d’un événement explicite, généralement enregistré par le passage du statut du contrat à « Terminated », accompagné d’un motif.

Pourquoi c’est important

En tant que point final important, l’analyse des résiliations aide à comprendre les raisons de la dissolution des contrats, telles que la non-exécution des obligations ou l’évolution des stratégies commerciales. Elle est essentielle à la gestion des risques et à la compréhension des relations avec les contreparties.

Cet événement indique qu’un contrat a atteint sa date de fin sans avoir été renouvelé ni résilié par anticipation. Il est généralement calculé en comparant la date d’expiration du contrat à la date actuelle.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un point final majeur du cycle de vie du contrat. L’analyse des expirations est essentielle pour éviter les renouvellements automatiques indésirables ou s’assurer que les renouvellements nécessaires ne sont pas oubliés.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining visualise le cycle de vie réel des contrats et révèle les goulots d’étranglement lors des revues et des approbations, les pratiques de conformité incohérentes et les variations des temps de cycle. Il aide à identifier les causes profondes des retards, comme un nombre excessif de redlines ou une affectation inefficace des ressources. Ces analyses fondées sur les données permettent de cibler précisément les domaines à optimiser.

Le Process Mining offre une vision transparente de chaque étape suivie par un contrat et permet de comparer l’exécution réelle du processus aux règles de conformité définies. Il met en évidence les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard et identifie les cas dans lesquels des étapes de conformité ont été omises ou contournées. Vous pouvez ainsi prendre des mesures proactives pour garantir le respect constant des politiques réglementaires et internes.

Oui. En représentant précisément le flux des approbations contractuelles, le Process Mining identifie les étapes ou les points de décision à l’origine des retards. Il peut mettre en évidence les boucles de reprises récurrentes, repérer les approbateurs surchargés et quantifier l’impact des différents parcours de négociation. Ces informations permettent aux équipes de repenser les flux de travail et de répartir les ressources plus efficacement, afin de réduire sensiblement les temps de cycle globaux.

Pour un Process Mining efficace, vous avez principalement besoin de journaux d’événements issus d’Agiloft. Ils doivent notamment contenir le Contract ID comme identifiant du dossier, des noms d’activités tels que « Contract Drafted », « Review Initiated » et « Approved », ainsi que les horodatages de chaque activité. Des attributs pertinents, comme le service, le type de contrat ou l’approbateur, peuvent également enrichir l’analyse.

Les premières analyses peuvent souvent être obtenues quelques semaines après l’extraction réussie des données et leur ingestion dans un outil de Process Mining. La phase initiale consiste à découvrir le processus « as-is », à identifier les principaux écarts et à quantifier les goulots d’étranglement évidents. Une analyse plus approfondie et des recommandations concrètes suivent généralement dans un délai de 1 à 3 mois.

Les données peuvent généralement être extraites d’Agiloft à l’aide de ses fonctionnalités de reporting, de requêtes personnalisées ou d’un accès direct à la base de données, si cela est autorisé. L’objectif est d’obtenir une table à plat dans laquelle chaque ligne représente un événement, avec le Contract ID, le nom de l’activité et l’horodatage. Selon votre configuration Agiloft, il peut être nécessaire de combiner des données provenant de plusieurs tables.

Pas du tout. Le Process Mining est utile à toute organisation qui souhaite optimiser sa gestion des contrats, quelle que soit sa taille ou sa complexité. Les grandes organisations disposent peut-être de davantage de données, mais les équipes plus petites peuvent elles aussi obtenir des analyses précieuses sur les goulots d’étranglement et les inefficacités de leurs flux de travail contractuels. Le bénéfice fondamental consiste à comprendre l’exécution réelle du processus, ce qui s’applique à toutes les organisations.

Vous pouvez attendre des améliorations concrètes, notamment une réduction des temps de cycle d’approbation, un meilleur respect des normes de conformité et une visibilité accrue sur le statut des contrats. Le Process Mining aide à réduire les tâches manuelles, à limiter les erreurs et à optimiser l’affectation des ressources. Il permet ainsi une gestion du cycle de vie des contrats plus efficace et plus fiable.

Outre la possibilité d’extraire les données du journal d’événements, la principale exigence technique est l’accès à une plateforme de Process Mining, dans le cloud ou sur site. Aucune intégration technique spécifique côté Agiloft n’est généralement nécessaire, car les outils de Process Mining ingèrent les données extraites. Une infrastructure informatique standard pour la gestion et la sécurité des données doit toutefois être en place.

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