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Melhore sua gestão de contratos

Otimize os ciclos de contratos do Agiloft com nosso guia de 6 etapas.
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Otimize o gerenciamento de contratos no Agiloft para reduzir os ciclos

Os processos de gestão de contratos geralmente escondem ineficiências, como atrasos em revisões, aprovações e conformidade. Nossa plataforma ajuda você a identificar os gargalos exatos em todo o ciclo de vida dos contratos, desde a elaboração inicial até a renovação final. Descubra como simplificar as operações, reduzir os tempos de ciclo e fortalecer a governança identificando as principais oportunidades de otimização.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar a gestão de contratos no Agiloft é essencial

A gestão de contratos é a base das relações comerciais de qualquer organização, mas costuma esconder ineficiências. Em uma plataforma sofisticada como o Agiloft, embora existam muitas ferramentas de automação, o processo real de ponta a ponta ainda pode conter gargalos, ciclos de retrabalho e riscos de conformidade que reduzem o valor gerado e tornam as operações mais lentas. Atrasos na elaboração de contratos, ciclos de negociação prolongados ou oportunidades de renovação perdidas afetam diretamente a receita, aumentam os custos operacionais e expõem sua organização a riscos jurídicos e financeiros desnecessários. Entender o fluxo real dos seus contratos, além do que foi planejado no desenho do processo, é essencial para manter a agilidade e a vantagem competitiva. Otimizar seu processo de gestão de contratos no Agiloft não significa apenas ganhar eficiência. Significa proteger os interesses da empresa, melhorar o relacionamento com as partes envolvidas e garantir uma conformidade consistente em um cenário regulatório dinâmico.

Como o Process Mining revela o ciclo de vida dos seus contratos no Agiloft

O Process Mining oferece uma visão orientada por dados, sem paralelo, sobre a jornada real de cada contrato no seu sistema Agiloft. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, ele reconstrói o ciclo de vida completo do contrato a partir dos Event Logs do sistema, revelando como os contratos realmente percorrem a organização. Na gestão de contratos do Agiloft, isso significa mapear com precisão cada etapa, desde a solicitação inicial até a execução, o monitoramento de obrigações e a eventual renovação ou encerramento. Você obtém um mapa de processo visual e interativo que destaca os caminhos mais comuns, identifica desvios dos procedimentos padrão e revela retrabalhos inesperados. Essa visão objetiva permite identificar exatamente onde os contratos ficam parados, quem participa dos atrasos e quais atividades mais contribuem para o aumento do tempo de ciclo. Ao entender essas variações reais do processo, você pode tomar decisões mais informadas para simplificar as operações, reduzir erros humanos e aproveitar todo o potencial da sua plataforma Agiloft.

Identificando as principais áreas de melhoria na gestão de contratos

Com o Process Mining, você pode direcionar melhorias para áreas críticas do seu processo de gestão de contratos no Agiloft. Você terá clareza sobre:

  • Gargalos em revisões e aprovações: identifique as etapas, os departamentos ou as pessoas que causam atrasos recorrentes nas revisões internas ou jurídicas, permitindo realocar recursos ou aprimorar os Workflows de aprovação.
  • Ineficiências nas negociações: visualize os ciclos de negociação, incluindo a quantidade de redlines e revisões, para entender onde as negociações se prolongam e como acelerá-las.
  • Lacunas de conformidade: detecte situações em que etapas obrigatórias, como verificações ou divulgações específicas de conformidade, são ignoradas ou atrasadas, garantindo maior aderência aos requisitos regulatórios e às políticas internas.
  • Tarefas automatizadas e manuais: diferencie as tarefas automatizadas com eficiência no Agiloft daquelas que ainda dependem de intervenção manual, revelando oportunidades de automação para reduzir o esforço humano e os erros.
  • Processo pós-execução: analise a eficiência de atividades posteriores à execução, como monitoramento de obrigações, solicitações de aditamento e renovações, para garantir a geração contínua de valor pelos contratos.

Gerando resultados mensuráveis para seus contratos no Agiloft

Os insights obtidos com o Process Mining se transformam em melhorias concretas e mensuráveis na gestão de contratos do Agiloft. Você pode esperar:

  • Reduzir o tempo de ciclo dos contratos: encurte significativamente o período entre a solicitação e a execução, gerando receita mais rapidamente e fortalecendo as parcerias comerciais.
  • Diminuir os custos operacionais: reduza o tempo e os recursos dedicados à gestão de contratos, liberando suas equipes jurídica, de compras e de vendas para atividades mais estratégicas.
  • Aumentar a conformidade e reduzir riscos: garanta o cumprimento de todas as obrigações contratuais e dos requisitos regulatórios, reduzindo a exposição jurídica e financeira.
  • Aumentar o valor dos contratos: otimize as estratégias de negociação e garanta renovações ou aditamentos no prazo, maximizando o valor gerado por cada acordo.
  • Aumentar a satisfação das partes envolvidas: ofereça prazos de atendimento menores e mais transparência, melhorando o relacionamento com departamentos internos e contrapartes externas.

Como começar a otimizar o processo de contratos no Agiloft

Começar a otimizar a gestão de contratos no Agiloft com Process Mining não exige conhecimentos especializados em ciência de dados. Ao aproveitar o poder dos insights orientados por dados, você pode transformar o ciclo de vida dos seus contratos de uma possível fonte de atrito em uma operação simplificada, eficiente e em conformidade. Comece hoje a revelar a performance real dos seus contratos e tome decisões baseadas em dados para impulsionar o negócio.

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Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Atrasos nas revisões internas e jurídicas costumam prolongar o ciclo de vida dos contratos, causando perda de prazos e problemas no reconhecimento de receita. Isso afeta diretamente a agilidade do negócio e pode prejudicar o relacionamento com fornecedores ou clientes. O ProcessMind analisa os Event Logs do seu Agiloft para identificar as etapas de revisão ou os departamentos que causam gargalos, detectar desvios do processo e lacunas de conformidade e revelar as causas dos atrasos nas aprovações.

O descumprimento de políticas internas ou requisitos regulatórios externos durante o ciclo de vida do contrato expõe a organização a riscos jurídicos e financeiros significativos. As inconsistências podem surgir de verificações manuais ou de etapas ignoradas em Workflows complexos. O ProcessMind mapeia o fluxo real de cada contrato no Agiloft e o compara com as regras de conformidade definidas para sinalizar desvios e reforçar a aderência aos procedimentos operacionais padrão, reduzindo a exposição a riscos.

As equipes muitas vezes não têm uma visão abrangente e em tempo real da situação de cada contrato no ciclo de vida, o que gera consultas repetidas, perda de ações proativas e aumento da carga administrativa. Isso dificulta a alocação eficiente de recursos e a previsão de resultados. O ProcessMind reconstrói toda a jornada de cada contrato no Agiloft, oferecendo visibilidade de ponta a ponta sobre o status atual, as atividades realizadas e os pontos em que o contrato está parado ou se desviando do caminho padrão.

Fases longas de negociação, marcadas por várias rodadas de redlines e revisões, consomem tempo e recursos valiosos, atrasando a execução dos contratos e podendo afetar o fechamento de negócios. Isso também pode aumentar os custos jurídicos. O ProcessMind analisa as atividades de negociação e as versões dos documentos no Agiloft, identificando padrões de redlines excessivos, pontos recorrentes de impasse e o impacto de diferentes estratégias de negociação no tempo de ciclo para otimizar discussões futuras.

Variações nas práticas de elaboração de contratos e o uso inconsistente de Templates aprovados podem introduzir erros, aumentar o tempo de revisão jurídica e enfraquecer a validade jurídica. Isso também dificulta os esforços de padronização e conformidade. O ProcessMind identifica situações em que a elaboração de contratos ou o uso de Templates se desviam das melhores práticas estabelecidas no Agiloft, destacando a frequência e o impacto dessas inconsistências nas etapas seguintes do processo e nas revisões jurídicas.

A falta de iniciativa no momento certo para renovações ou de processamento dos encerramentos pode levar à renovação automática de condições desfavoráveis, interrupções inesperadas de serviços ou manutenção de responsabilidades e custos. Isso afeta diretamente a performance financeira e a gestão de fornecedores. O ProcessMind monitora as datas de vencimento e as atividades associadas de pré-renovação ou encerramento no Agiloft, identificando contratos em risco de perder prazos críticos e revelando os motivos dos atrasos no Workflow de renovação ou encerramento.

O excesso de tarefas manuais, entrada de dados e comunicações ad hoc ao longo do ciclo de vida dos contratos aumenta os custos operacionais e desvia recursos de atividades estratégicas. Isso geralmente resulta de lacunas no processo que não são totalmente suportadas pelo sistema. O ProcessMind quantifica a frequência e a duração das intervenções manuais observadas nos processos de contratos do Agiloft, revelando áreas específicas em que a automação ou a padronização podem reduzir significativamente as despesas operacionais e aumentar a eficiência.

Sem insights claros sobre a performance do processo, é difícil acompanhar e fazer cumprir os acordos de nível de serviço (SLAs) para revisões e aprovações internas, o que gera atritos internos e insatisfação externa. O ProcessMind analisa os tempos reais de processamento de cada atividade no Agiloft em comparação com os SLAs definidos, identificando departamentos ou pessoas que ultrapassam as metas de forma recorrente e oferecendo insights baseados em dados para melhorar a responsabilização e a performance.

Cargas de trabalho desequilibradas e a alocação ineficiente de recursos jurídicos, de compras ou de negócio entre diferentes tipos ou etapas de contratos podem gerar gargalos, esgotamento e uso inadequado de conhecimentos especializados. O ProcessMind oferece insights sobre a utilização de recursos ao analisar os volumes e a duração das atividades por usuário ou departamento no Agiloft, ajudando a otimizar o dimensionamento das equipes e a distribuição da carga de trabalho para melhorar o fluxo geral do processo.

Após a execução, a falta de monitoramento sistemático das obrigações contratuais pode resultar em marcos perdidos, entregas não realizadas ou violações não identificadas, levando a penalidades financeiras ou relacionamentos prejudicados. O ProcessMind visualiza as atividades de “obrigações monitoradas” e “revisão de conformidade” no Agiloft, identificando padrões de negligência ou atrasos nas fases pós-execução e garantindo que as obrigações críticas sejam acompanhadas com eficiência.

Flutuações significativas no tempo necessário para concluir contratos semelhantes, sem motivos claros, indicam ineficiências ou inconsistências no processo que são difíceis de diagnosticar manualmente. Essa incerteza dificulta a previsão e o planejamento. O ProcessMind identifica e visualiza as variantes do processo no Agiloft, destacando os caminhos que levam a tempos de ciclo maiores ou menores para tipos específicos de contrato e permitindo esforços direcionados de otimização e padronização.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir significativamente o tempo que os contratos permanecem nas etapas de revisão e aprovação. Com isso, os contratos são executados mais rapidamente, aumentando a velocidade do negócio e permitindo gerar receita ou estabelecer parcerias mais cedo. Atrasos no ciclo de vida de contratos do Agiloft podem afetar os cronogramas dos projetos e criar acúmulos no jurídico. O ProcessMind analisa o tempo real gasto em cada etapa de aprovação, destacando gargalos específicos, aprovadores ou transferências entre departamentos que causam atrasos. Ao identificar essas ineficiências, você pode implementar ajustes direcionados no Workflow do Agiloft, como aprovações paralelas ou lembretes automáticos, e medir a redução no tempo médio de aprovação.

Este objetivo se concentra em garantir que todos os contratos sigam rigorosamente as políticas internas, as normas jurídicas e os padrões do setor. Uma conformidade melhor reduz riscos jurídicos, evita penalidades e protege a reputação da organização, algo especialmente importante no ambiente estruturado do Agiloft. Isso significa aplicar as regras de forma consistente a todos os tipos de contrato. O ProcessMind detecta automaticamente desvios do caminho ideal de conformidade no processo de gestão de contratos do Agiloft. Ele identifica situações em que etapas obrigatórias foram ignoradas, Templates incorretos foram usados ou revisões jurídicas específicas não foram realizadas, permitindo reforçar os controles e acompanhar a redução de casos fora de conformidade.

Alcançar este objetivo significa obter visibilidade completa e em tempo real sobre o status e o andamento de cada contrato, da abertura ao encerramento. Uma transparência maior permite que as partes envolvidas acompanhem a evolução dos contratos, antecipem possíveis atrasos e tomem decisões informadas, evitando que os contratos se tornem

Este objetivo busca reduzir a duração e o número de iterações necessárias durante as negociações de contratos. Um processo de negociação simplificado acelera o fechamento dos acordos, reduz os custos jurídicos e libera tempo valioso das equipes jurídica e de negócio. Negociações prolongadas no Agiloft podem atrasar projetos críticos e a geração de receita. O ProcessMind analisa todo o processo de negociação, identificando padrões de redlines excessivos, pontos recorrentes de discordância ou caminhos específicos de negociação que levam a ciclos mais longos no Agiloft. Ao entender essa dinâmica, você pode aprimorar as estratégias de negociação, padronizar cláusulas e medir a redução no tempo do ciclo de negociação e no número de versões com redlines.

Este objetivo se concentra em garantir o uso consistente de Templates, cláusulas e linguagem aprovados em todos os contratos. A elaboração padronizada reduz erros, acelera a criação de contratos e garante consistência jurídica, minimizando os riscos associados a diferentes redações contratuais. A elaboração inconsistente no Agiloft pode gerar exposição jurídica e retrabalho. O ProcessMind identifica variações nas atividades de elaboração de contratos e no uso de Templates ou cláusulas fora do padrão no Agiloft. Ao mapear os caminhos reais de elaboração, ele destaca onde os desvios ocorrem, permitindo reforçar a padronização e aumentar de forma mensurável as taxas de aderência aos Templates.

Este objetivo busca evitar falhas no gerenciamento de datas críticas dos contratos, como renovações, vencimentos ou encerramentos. Evitar prazos perdidos garante a continuidade dos serviços, impede renovações automáticas indesejadas e protege contra perda de receita ou responsabilidades inesperadas. Isso é essencial para uma governança eficaz de contratos no Agiloft. O ProcessMind oferece uma visão abrangente dos ciclos de vida dos contratos, permitindo identificar contratos próximos de datas críticas e sinalizar processos em que as etapas de notificação ou renovação são frequentemente ignoradas no Agiloft. Ele ajuda a estabelecer alertas e Workflows proativos para garantir ações no prazo e medir a redução de contratos vencidos.

Este objetivo se concentra em minimizar a necessidade de intervenção humana em tarefas rotineiras de gestão de contratos, como entrada manual de dados, revisão e verificação. Reduzir o esforço manual diminui os custos operacionais, reduz a probabilidade de erros humanos e libera recursos para atividades mais estratégicas. Isso é fundamental para otimizar os processos do Agiloft. O ProcessMind identifica atividades específicas ou exceções de processo no Agiloft que frequentemente exigem intervenção manual, destacando oportunidades de automação. Ao entender onde as tarefas manuais ocorrem, você pode implementar automações de Workflow ou melhorias no processo e medir a redução nas horas de trabalho dedicadas a essas tarefas.

Este objetivo consiste em cumprir de forma consistente os acordos de nível de serviço predefinidos para diferentes atividades de gestão de contratos, especialmente os tempos de revisão e aprovação. Uma aderência melhor aos SLAs aumenta a satisfação das partes envolvidas internas e externas, melhora a previsibilidade e reforça a responsabilização em todo o ciclo de vida do contrato. O ProcessMind monitora a performance real em relação aos SLAs definidos para cada etapa do processo de contratos no Agiloft. Ele identifica exatamente onde e por que os SLAs não são cumpridos, seja por limitações de recursos ou ineficiências no Workflow, permitindo implementar ações corretivas e acompanhar o percentual de conformidade com os SLAs.

Este objetivo busca distribuir a carga de trabalho com mais eficiência entre as equipes jurídica, de compras e administrativa envolvidas na gestão de contratos. A alocação ideal de recursos garante que nenhuma equipe fique sobrecarregada ou subutilizada, aumentando a produtividade, reduzindo o esgotamento e acelerando o processamento dos contratos. Esse objetivo garante que os processos de contratos do Agiloft não fiquem parados por gargalos de recursos. O ProcessMind oferece insights sobre os padrões de utilização de recursos e identifica pessoas ou equipes que se tornam gargalos recorrentes no ciclo de vida dos contratos no Agiloft. Ao analisar a disponibilidade de recursos e a distribuição de tarefas, as organizações podem realocar recursos com mais eficiência e medir a melhoria na eficiência dos recursos.

Este objetivo busca minimizar as flutuações imprevisíveis no tempo de processamento de ponta a ponta dos contratos. Reduzir a variabilidade gera tempos de conclusão mais previsíveis, permitindo um planejamento melhor, previsões mais confiáveis e maior estabilidade operacional entre diferentes tipos de contrato no Agiloft. O ProcessMind revela as causas das variações no tempo de ciclo, como diferentes caminhos de execução, ciclos de retrabalho ou durações inconsistentes de atividades no Agiloft. Ao visualizar essas variações ocultas, você pode padronizar os processos, eliminar inconsistências e acompanhar a redução no desvio padrão dos tempos de ciclo dos contratos.

O caminho de melhoria em 6 etapas para a gestão de contratos

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O que fazer

Obtenha o Template do Excel desenvolvido especificamente para dados do processo de gestão de contratos. Ele oferece a estrutura necessária para organizar seus dados de contratos do Agiloft com eficiência.

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Por que isso importa

Usar o Template correto garante que seus dados tenham uma estrutura uniforme, permitindo uma análise precisa e consistente, essencial para identificar insights acionáveis.

Resultado esperado

Um Template do Excel pré-formatado, adaptado aos dados de gestão de contratos do Agiloft e pronto para ser preenchido.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Visualize seus ciclos de contratos no Agiloft e encontre economias

O ProcessMind mapeia toda a sua jornada de gestão de contratos no Agiloft, revelando os fluxos reais do processo e os atrasos ocultos. Obtenha visualizações claras para identificar ineficiências e entender os riscos de conformidade.
  • Visualize o fluxo de contratos do Agiloft de ponta a ponta
  • Identifique gargalos específicos em revisões e aprovações
  • Identifique riscos e desvios de conformidade
  • Otimize os tempos de ciclo, da elaboração à renovação
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Elevando a performance da gestão de contratos

Nossa solução de Process Mining para o Agiloft Contract Management identifica ineficiências e lacunas de conformidade, revelando oportunidades para simplificar Workflows e reduzir riscos. Os resultados apresentados aqui ilustram melhorias comuns obtidas por organizações que usam insights orientados por dados.

0 %
Aprovações de contratos mais rápidas

Redução do tempo do ciclo de aprovação

Simplifique os Workflows de revisão e aprovação para reduzir o tempo total necessário para aprovar um contrato, acelerando o fechamento dos negócios.
0 %
Conformidade aprimorada

Maior aderência às políticas

Garanta que os contratos sigam todas as etapas de conformidade predefinidas e os requisitos regulatórios, reduzindo riscos e evitando possíveis penalidades.
0 %
Menos retrabalho na elaboração

Menor frequência de redlines

Identifique as causas-raiz do excesso de redlines e retrabalho nos contratos, promovendo uma elaboração mais padronizada e aprovações mais rápidas na primeira rodada.
0 %
Negociações mais rápidas

Duração otimizada da fase de negociação

Identifique gargalos na fase de negociação e implemente melhorias orientadas por dados para reduzir significativamente o tempo gasto em discussões de ida e volta.
0 %
Menos prazos perdidos

Maior taxa de ações realizadas no prazo

Gerencie proativamente as datas de expiração e renovação dos contratos, garantindo que as ações críticas sejam realizadas no prazo e evitando expirações ou renovações dispendiosas.

Os resultados variam conforme as características do seu processo de gestão de contratos, a configuração atual do Agiloft e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e pelas atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de cada contrato gerenciado no sistema. Esse ID vincula todas as atividades e eventos relacionados ao longo do ciclo de vida do contrato.

Por que isso importa

Esta é a chave essencial para acompanhar toda a jornada de um contrato. Sem ela, você não consegue analisar o fluxo do processo de ponta a ponta nem calcular KPIs no nível do caso.

O registro de data e hora que indica quando uma atividade ou evento específico foi concluído.

Por que isso importa

Permite calcular o tempo real de processamento de uma atividade, separando o tempo de trabalho ativo do tempo de espera para uma análise mais precisa dos gargalos.

O nome do usuário ou recurso que realizou a atividade.

Por que isso importa

Permite analisar a carga de trabalho, comparar a performance e identificar gargalos ou boas práticas específicos de cada recurso.

O departamento de negócio ao qual o usuário ou responsável pelo contrato pertence.

Por que isso importa

Permite comparar a performance entre unidades de negócio, ajudando a identificar problemas ou boas práticas específicos de cada departamento.

A classificação do contrato, como Master Service Agreement (MSA), Non-Disclosure Agreement (NDA) ou Statement of Work (SOW).

Por que isso importa

Explica variações significativas na complexidade, na duração e no risco do processo. É um atributo fundamental para uma segmentação de processos relevante.

O valor monetário total do contrato.

Por que isso importa

Fornece contexto financeiro ao processo, permitindo análises baseadas em valor, priorização e compreensão do impacto dos atrasos no negócio.

O status ou estado atual do contrato em seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Fornece uma visão rápida da etapa atual do contrato, permitindo filtrar e segmentar a análise de casos em andamento e concluídos.

O nome da parte externa, cliente, fornecedor ou parceiro envolvido no contrato.

Por que isso importa

Ajuda a identificar como diferentes parceiros externos impactam os prazos e a complexidade das negociações contratuais, permitindo fazer previsões e definir estratégias melhores.

A data em que o contrato expirará caso não seja renovado ou encerrado.

Por que isso importa

É essencial para a gestão proativa de contratos, ajudando a empresa a evitar o descumprimento de prazos de renovação ou encerramento.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Este é o primeiro evento do ciclo de vida do contrato e representa a solicitação formal de um novo contrato. No Agiloft, normalmente ele é registrado como a criação de um novo registro na tabela Contract, um evento explícito armazenado no histórico ou no audit log do sistema.

Por que isso importa

Esta atividade marca o início do processo, sendo essencial para calcular o tempo total do ciclo do contrato. Analisar esse ponto de partida ajuda a entender o volume e as origens da demanda por contratos na organização.

Indica que o departamento jurídico concluiu a revisão do contrato. Esse evento geralmente é capturado quando o time jurídico atualiza o status do contrato, por exemplo, para 'Legal Approved', ou conclui uma tarefa de aprovação específica.

Por que isso importa

A revisão jurídica é uma etapa crítica e muitas vezes demorada. Identificar a duração dessa atividade ajuda a encontrar gargalos no time jurídico e apoia o monitoramento da aderência aos SLAs.

Este marco indica que todas as partes interessadas internas necessárias aprovaram a versão final do contrato. Normalmente, ele é inferido quando o status do contrato muda para um estado final de aprovação, como 'Fully Approved' ou 'Ready for Signature'.

Por que isso importa

Este é um marco crítico que indica o fim das revisões internas e a preparação para a execução. É um ponto importante para medir o tempo total de processamento interno antes de o contrato ser enviado para assinatura.

Este é um marco importante em que todas as partes assinam o contrato, tornando-o juridicamente vinculante. Normalmente, ele é capturado explicitamente por meio de uma integração com uma plataforma de assinatura eletrônica ou quando um usuário atualiza manualmente o status para 'Executed'.

Por que isso importa

Este evento marca a conclusão bem-sucedida da fase anterior à contratação e é o ponto final para calcular o tempo total do ciclo do contrato. Ele inicia a fase de gestão pós-contratação.

Representa a renovação bem-sucedida de um contrato ao fim de sua vigência. É um resultado de negócio crítico, geralmente capturado por uma ação explícita do usuário que atualiza o status do contrato ou cria uma nova versão para o período renovado.

Por que isso importa

Esta atividade é uma métrica importante de sucesso para muitas empresas, pois indica a continuidade da parceria. Acompanhar as renovações é essencial para prever a receita e analisar a performance de retenção de contratos.

Representa o encerramento antecipado de um contrato ativo antes da data de expiração prevista. É um evento explícito, normalmente registrado pela alteração do status do contrato para 'Terminated' e pelo fornecimento de um motivo.

Por que isso importa

Como ponto final importante, a análise dos encerramentos ajuda a entender os motivos da dissolução dos contratos, como falta de performance ou mudanças nas estratégias de negócio. Ela é essencial para a gestão de riscos e para entender os relacionamentos com as contrapartes.

Este evento indica que um contrato chegou à data final sem ser renovado ou encerrado antecipadamente. Normalmente, ele é calculado comparando a data de expiração do contrato com a data atual.

Por que isso importa

Este é um dos principais pontos finais do ciclo de vida do contrato. Analisar as expirações é essencial para evitar renovações automáticas indesejadas ou garantir que as renovações necessárias não sejam perdidas.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O process mining visualiza o ciclo de vida real dos contratos, revelando gargalos em revisões e aprovações, práticas inconsistentes de conformidade e variações nos tempos de ciclo. Ele ajuda a identificar as causas raiz dos atrasos, como excesso de redlines ou alocação ineficiente de recursos. Esse insight baseado em dados permite que as organizações localizem exatamente as áreas que precisam de otimização.

O process mining oferece uma visão transparente de cada etapa percorrida por um contrato, permitindo comparar a execução real do processo com as regras de conformidade definidas. Ele destaca desvios dos procedimentos operacionais padrão e identifica situações em que etapas de conformidade foram ignoradas ou contornadas. Assim, você pode tomar medidas proativas para garantir uma adesão consistente às políticas regulatórias e internas.

Sim. Ao mapear o fluxo preciso das aprovações de contratos, o process mining identifica etapas ou pontos de decisão específicos que causam atrasos. Ele pode destacar ciclos recorrentes de retrabalho, identificar aprovadores sobrecarregados e quantificar o impacto de diferentes caminhos de negociação. Essas informações ajudam as equipes a redesenhar Workflows e alocar recursos com mais eficiência, reduzindo significativamente os tempos de ciclo gerais.

Para fazer process mining com eficiência, você precisa principalmente de Event Logs do Agiloft. Isso inclui o Contract ID como identificador do caso, nomes de atividades como "Contract Drafted", "Review Initiated" e "Approved", além da data e hora de cada atividade. Atributos relevantes, como departamento, tipo de contrato ou aprovador, também podem enriquecer a análise.

Os primeiros insights geralmente podem ser obtidos algumas semanas depois da extração bem-sucedida dos dados e da ingestão em uma ferramenta de process mining. A etapa inicial se concentra em descobrir o processo "as-is", identificar os principais desvios e quantificar os gargalos mais evidentes. Uma análise mais profunda e recomendações acionáveis normalmente vêm em seguida, dentro de 1 a 3 meses.

Normalmente, os dados podem ser extraídos do Agiloft usando seus recursos de relatórios, consultas personalizadas ou acesso direto ao banco de dados, quando permitido. O objetivo é obter uma tabela simples em que cada linha represente um evento, incluindo o Contract ID, o nome da atividade e a data e hora. Dependendo da configuração do Agiloft, pode ser necessário combinar dados de várias tabelas.

De forma alguma. O process mining oferece valor para qualquer organização que queira otimizar a gestão de contratos, independentemente do tamanho ou da complexidade. Embora organizações grandes possam ter mais dados, equipes menores também conseguem obter insights significativos sobre gargalos e ineficiências nos seus Workflows de contratos. O benefício central é entender a execução real do processo, algo aplicável a qualquer organização.

Você pode esperar melhorias concretas, como redução dos tempos de ciclo de aprovação de contratos, maior adesão aos padrões de conformidade e mais visibilidade do status dos contratos. O process mining ajuda a reduzir o esforço manual, minimizar erros e otimizar a alocação de recursos. Em última análise, isso resulta em uma gestão do ciclo de vida dos contratos mais eficiente e confiável.

Além da capacidade de extrair dados de Event Log, o principal requisito técnico é ter acesso a uma plataforma de process mining, baseada na nuvem ou instalada localmente. Normalmente, não são necessárias integrações técnicas específicas no Agiloft, pois as ferramentas de process mining funcionam ingerindo dados extraídos. A infraestrutura de TI padrão para tratamento e segurança dos dados deve estar disponível.

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