> Průběžné zlepšování procesů > Správa smluv > Agiloft

Zlepšete správu smluv

Zkraťte cyklus smluv v Agiloft pomocí našeho průvodce v 6 krocích.

Stáhnout datovou šablonu

Správa smluv

Agiloft

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(11)Cíle(10)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(5)

Zrychlete správu smluv v Agiloft

Ve správě smluv se často skrývají neefektivity, například zpoždění při kontrolách, schvalování a zajišťování shody. Naše platforma vám pomůže najít konkrétní úzká místa v celém životním cyklu smlouvy, od prvního návrhu až po konečné prodloužení. Zjistěte, jak zjednodušit provoz, zkrátit dobu cyklu a zlepšit řízení díky odhalení příležitostí ke zlepšení.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč je důležité zlepšovat správu smluv v Agiloft

Správa smluv tvoří základ obchodních vztahů každé organizace, přesto v ní často zůstává skrytá neefektivita. I v propracované platformě, jako je Agiloft, mohou proces brzdit úzká místa, opakované zpracování a rizika spojená s dodržováním předpisů, přestože nabízí řadu nástrojů pro automatizaci. Prodlevy při přípravě smluv, zdlouhavé vyjednávání nebo přehlédnuté příležitosti k prodloužení přímo ovlivňují výnosy, zvyšují provozní náklady a vystavují organizaci zbytečným právním a finančním rizikům. Pro zachování pružnosti a konkurenceschopnosti je důležité znát skutečný průběh smluv, nejen to, jak byl proces navržen. Zlepšování správy smluv v Agiloft neslouží jen ke zvýšení efektivity. Pomáhá chránit obchodní zájmy, zlepšovat vztahy se zainteresovanými stranami a důsledně dodržovat požadavky v měnícím se regulačním prostředí.

Jak process mining odhalí průběh životního cyklu smluv v Agiloft

Process mining vám na základě dat ukáže skutečný průběh každé smlouvy v systému Agiloft. Místo odhadů nebo neověřených zkušeností sestaví celý životní cyklus smlouvy ze systémových záznamů událostí a odhalí, jak smlouvy organizací skutečně procházejí. U správy smluv v Agiloft to znamená zmapovat jednotlivé kroky od prvního požadavku přes podpis a sledování závazků až po prodloužení nebo ukončení smlouvy. Získáte interaktivní mapu procesů, která ukáže obvyklé cesty, odchylky od standardních postupů i nečekané opakované zpracování. Díky objektivnímu přehledu přesně zjistíte, kde se smlouvy zdržují, kdo se na prodlevách podílí a které konkrétní činnosti nejvíce prodlužují dobu cyklu. Když porozumíte skutečným rozdílům v průběhu procesu, můžete lépe rozhodovat o zjednodušení provozu, omezení lidských chyb a efektivnějším využití platformy Agiloft.

Kde zlepšit správu smluv

Process mining vám pomůže zaměřit se na konkrétní oblasti procesu správy smluv v Agiloft:

Úzká místa při kontrole a schvalování: Zjistíte, které fáze, oddělení nebo uživatelé opakovaně zdržují interní či právní kontrolu. Podle toho můžete upravit rozdělení zdrojů nebo schvalovací workflow.
Neefektivní vyjednávání: Zmapujete průběh vyjednávání včetně počtu úprav a revizí. Zjistíte, kde se jednání protahuje a jak je urychlit.
Nedostatky v dodržování požadavků: Odhalíte případy, kdy se vynechají nebo odloží povinné kroky, například konkrétní kontroly shody nebo zveřejnění informací. Snáze tak zajistíte dodržování předpisů a interních zásad.
Automatizované a ruční úkoly: Rozlišíte úkoly, které Agiloft zpracovává automaticky, od těch, které stále vyžadují ruční zásah. Odhalíte tak možnosti další automatizace, která může omezit ruční práci a chyby.
Činnosti po podpisu: Změříte efektivitu činností po podpisu, například sledování závazků, požadavků na změnu smlouvy a jejího prodloužení. Ověříte tak, zda smlouva průběžně přináší očekávanou hodnotu.

Měřitelné výsledky při správě smluv v Agiloft

Poznatky z process mining se promítnou do konkrétních a měřitelných zlepšení správy smluv v Agiloft. Můžete:

Zkrátit dobu cyklu smlouvy: Výrazně zkrátíte dobu od zadání požadavku po podpis, což urychlí tvorbu výnosů a posílí obchodní vztahy.
Snížit provozní náklady: Omezíte čas a zdroje věnované správě smluv. Právní, nákupní a obchodní týmy se tak mohou soustředit na důležitější práci.
Zlepšit shodu a snížit rizika: Zajistíte plnění smluvních závazků i dodržování regulačních požadavků a omezíte právní a finanční rizika.
Zvýšit hodnotu smluv: Zlepšíte vyjednávací postupy a zajistíte včasné prodloužení nebo změny smluv, abyste z každé dohody získali co největší hodnotu.
Zvýšit spokojenost zainteresovaných stran: Zrychlíte vyřízení a zpřehledníte průběh, čímž zlepšíte vztahy s interními odděleními i externími partnery.

Jak začít zlepšovat správu smluv v Agiloft

Ke zlepšování správy smluv v Agiloft pomocí process mining nepotřebujete specializované znalosti datové vědy. Poznatky založené na datech vám pomohou proměnit životní cyklus smluv, který může být zdrojem komplikací, v přehlednější a efektivnější proces, jenž lépe splňuje požadavky. Začněte zjišťovat, jak si vaše smlouvy skutečně vedou, a rozhodujte se na základě dat.

Správa smluv CLM Životní cyklus smlouvy Právní oddělení Nákup Vyjednávání o smlouvě Compliance Obnovování smluv Workflow schvalování Řízení životního cyklu smluv Provoz právního oddělení Automatizace smluv

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Prodlevy při interní a právní kontrole často prodlužují životní cyklus smluv, vedou k nedodržení termínů a komplikují vykazování výnosů. To omezuje pružnost firmy a může narušit vztahy s dodavateli nebo zákazníky. ProcessMind analyzuje záznamy událostí z Agiloft a určí konkrétní fáze kontroly či oddělení, která způsobují úzká místa. Odhalí také odchylky od procesu, nedostatky v dodržování pravidel a příčiny pomalého schvalování.

Nedodržení interních zásad nebo externích regulatorních požadavků v průběhu životního cyklu smlouvy vystavuje organizaci závažným právním a finančním rizikům. Nesrovnalosti mohou vznikat při ručních kontrolách nebo vynecháním kroků ve složitých workflow. ProcessMind zmapuje skutečný průběh každé smlouvy v Agiloft a porovná ho se stanovenými pravidly shody. Označí odchylky a pomůže zajistit dodržování standardních provozních postupů, čímž omezí rizika.

Týmy často nemají aktuální a úplný přehled o tom, v jaké fázi životního cyklu se jednotlivé smlouvy nacházejí. To vede k opakovaným dotazům, zmeškaným příležitostem k včasnému zásahu a vyšší administrativní zátěži. Ztěžuje také plánování zdrojů a předvídání dalšího vývoje. ProcessMind rekonstruuje celý průběh každé smlouvy v Agiloft a poskytuje přehled o jejím aktuálním stavu a dosavadních aktivitách. Ukáže také, kde se smlouva zdržela nebo odchýlila od standardního postupu.

Dlouhé vyjednávání s opakovanými koly připomínek a úprav spotřebovává čas i zdroje, oddaluje podpis smlouvy a může ohrozit uzavření obchodu. Zvyšuje také právní náklady. ProcessMind analyzuje vyjednávání a verze dokumentů v Agiloft. Odhalí opakující se připomínky, časté sporné body i dopad různých vyjednávacích postupů na dobu vyřízení, abyste mohli budoucí jednání lépe připravit.

Rozdílné postupy při přípravě smluv a nekonzistentní používání schválených šablon mohou vést k chybám, prodloužit právní kontrolu a oslabit vymahatelnost smluv. Zároveň ztěžují standardizaci a zajištění shody. ProcessMind v Agiloftu odhalí případy, kdy se příprava smluv nebo používání šablon odchyluje od zavedených osvědčených postupů. Ukáže, jak často k těmto odchylkám dochází a jak ovlivňují navazující kroky procesu a právní kontroly.

Pokud se prodloužení nezahájí včas nebo se smlouvy řádně neukončí, mohou se automaticky obnovit za nevýhodných podmínek, dojít k nečekanému přerušení služeb nebo vzniknout další závazky a náklady. To má přímý dopad na finanční výsledky i správu dodavatelů. ProcessMind sleduje data expirace a související kroky před prodloužením či ukončením smlouvy v Agiloftu. Odhalí smlouvy, u kterých hrozí zmeškání důležitých termínů, a pomůže zjistit, proč se workflow prodloužení nebo ukončení zpožďuje.

Nadměrné množství ručních úkonů, zadávání dat a operativní komunikace v průběhu životního cyklu smlouvy zvyšuje provozní náklady a odvádí zdroje od strategických činností. Často je příčinou mezera v procesu, kterou systém dostatečně nepodporuje. ProcessMind vyčíslí četnost a délku ručních zásahů v procesech správy smluv v Agiloftu. Ukáže konkrétní oblasti, kde může automatizace nebo standardizace procesů výrazně snížit provozní náklady a zvýšit efektivitu.

Bez jasného přehledu o výkonnosti procesu je obtížné sledovat a vymáhat dodržování dohod o úrovni služeb (SLA) při interních kontrolách a schvalování. To vede k napětí uvnitř organizace i k nespokojenosti externích partnerů. ProcessMind porovnává skutečnou dobu zpracování jednotlivých činností v Agiloftu se stanovenými SLA. Odhalí oddělení nebo jednotlivce, kteří opakovaně překračují cílové hodnoty, a poskytne podklady pro zlepšení odpovědnosti a výkonnosti.

Nerovnoměrné pracovní vytížení a neefektivní rozdělení kapacit právního, nákupního nebo obchodního týmu mezi různé typy smluv či fáze procesu může vést k úzkým místům, vyhoření a nedostatečnému využití odborných znalostí. ProcessMind ukáže využití zdrojů na základě objemu a délky činností podle uživatele nebo oddělení v Agiloftu. Pomůže optimalizovat personální kapacity a rozdělení práce, aby proces probíhal plynuleji.

Pokud se po podpisu smlouvy systematicky nesledují smluvní závazky, mohou se zmeškat důležité termíny, nesplnit dodávky nebo přehlédnout porušení smlouvy. Následkem mohou být finanční sankce nebo poškozené obchodní vztahy. ProcessMind zobrazí činnosti „sledování závazků“ a „kontrola shody“ v Agiloftu. Odhalí opakované zanedbávání nebo zpoždění v etapách po podpisu a pomůže zajistit účinné sledování důležitých závazků.

Výrazné rozdíly v době potřebné k dokončení podobných smluv bez zjevné příčiny ukazují na skrytou neefektivitu nebo nekonzistentní postupy, které se ručně obtížně odhalují. Kvůli této nejistotě se hůře plánuje a předvídá. ProcessMind identifikuje a zobrazí varianty procesu v Agiloftu. Ukáže cesty, které u konkrétních typů smluv vedou k delšímu nebo kratšímu cyklu, a umožní cíleně proces optimalizovat a standardizovat.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Cílem je výrazně zkrátit dobu, kterou smlouvy stráví kontrolou a schvalováním. Díky rychlejšímu uzavírání smluv může firma svižněji jednat a dříve získávat výnosy nebo navazovat partnerství. Zpoždění v životním cyklu smluv v Agiloftu mohou ovlivnit harmonogramy projektů a vytvářet nevyřízené právní požadavky. ProcessMind analyzuje skutečnou dobu každého schvalovacího kroku a ukáže konkrétní úzká místa, schvalovatele nebo předávání mezi odděleními, která způsobují zdržení. Na základě těchto zjištění můžete upravit workflow v Agiloftu, například zavést souběžné schvalování nebo automatické připomínky, a měřit zkrácení průměrné doby schválení.

Cílem je zajistit, aby každá smlouva odpovídala interním zásadám, právním předpisům a oborovým standardům. Lepší dodržování pravidel snižuje právní rizika, předchází sankcím a chrání pověst organizace. Ve strukturovaném prostředí Agiloftu je důležité uplatňovat pravidla jednotně napříč všemi typy smluv. ProcessMind automaticky odhalí odchylky od stanoveného postupu zajišťujícího shodu při správě smluv v Agiloftu. Zjistí, kdy byly vynechány povinné kroky, použity nesprávné šablony nebo neproběhla požadovaná právní kontrola. Díky tomu můžete zpřísnit kontrolní mechanismy a sledovat, zda ubývá případů, které nejsou v souladu s pravidly.

Cílem je získat úplný přehled o stavu a průběhu každé smlouvy v reálném čase, od zahájení až po uzavření. Díky lepšímu přehledu mohou zúčastněné strany sledovat postup smluv, předvídat možná zpoždění a rozhodovat se na základě informací. Smlouvy tak nezůstávají

Cílem je zkrátit vyjednávání smluv a omezit počet potřebných kol připomínek. Plynulejší vyjednávání urychluje uzavření dohody, snižuje právní náklady a šetří čas právních i obchodních týmů. Dlouhá vyjednávání v Agiloftu mohou zpozdit důležité projekty a výnosy. ProcessMind analyzuje celý proces vyjednávání a v Agiloftu odhalí opakující se nadměrné množství úprav, časté sporné body nebo konkrétní postupy, které prodlužují cyklus. Na základě těchto zjištění můžete upravit vyjednávací strategii, standardizovat smluvní ustanovení a měřit zkrácení doby vyjednávání i počet verzí s úpravami.

Cílem je zajistit jednotné používání schválených šablon, ustanovení a formulací ve všech smlouvách. Standardizovaná příprava omezuje chyby, urychluje tvorbu smluv a zajišťuje právní konzistenci. Snižuje tak rizika spojená s rozdílným zněním smluv. Nekonzistentní příprava smluv v Agiloftu může vést k právním rizikům a nutnosti přepracování. ProcessMind odhalí rozdíly v postupech přípravy smluv a používání nestandardních šablon či ustanovení v Agiloftu. Zmapuje skutečný průběh přípravy a ukáže, kde dochází k odchylkám. Díky tomu můžete lépe prosazovat standardizaci a měřit, zda se schválené šablony používají častěji.

Cílem je předejít opomenutí důležitých termínů, například prodloužení, expirace nebo ukončení smlouvy. Včasné kroky zajistí nepřerušené poskytování služeb, zabrání nechtěnému automatickému prodloužení a ochrání před ztrátou výnosů či neočekávanými závazky. To je důležité pro účinnou správu smluv v Agiloftu. ProcessMind poskytuje přehled o celém životním cyklu smluv. Pomůže vám najít smlouvy, u kterých se blíží důležitý termín, a odhalit procesy v Agiloftu, kde se často vynechávají upozornění nebo kroky k prodloužení. Podpoří zavedení včasných upozornění a workflow a umožní měřit, zda ubývá smluv po termínu.

Cílem je omezit potřebu ručních zásahů při běžných úkonech správy smluv, jako je zadávání, kontrola a ověřování dat. Méně ruční práce snižuje provozní náklady i riziko lidské chyby a uvolňuje kapacity pro strategičtější činnosti. To pomáhá optimalizovat procesy v Agiloftu. ProcessMind v Agiloftu odhalí konkrétní činnosti nebo výjimky z procesu, které často vyžadují ruční zásah, a ukáže možnosti automatizace. Když víte, kde ruční práce vzniká, můžete zavést automatizaci workflow nebo zlepšit procesy a měřit, kolik člověkohodin se ušetřilo.

Cílem je soustavně plnit předem stanovené dohody o úrovni služeb pro různé činnosti správy smluv, zejména pro dobu kontroly a schvalování. Lepší plnění SLA zvyšuje spokojenost interních i externích partnerů, zlepšuje předvídatelnost a posiluje odpovědnost v průběhu celého životního cyklu smlouvy. ProcessMind sleduje skutečné výsledky v jednotlivých fázích procesu správy smluv v Agiloftu a porovnává je se stanovenými SLA. Přesně určí, kde a proč se SLA nedaří plnit, ať už kvůli nedostatku kapacit, nebo neefektivnímu workflow. Na základě těchto zjištění můžete přijmout nápravná opatření a sledovat podíl případů, kdy jsou SLA dodržena.

Cílem je efektivněji rozdělit práci mezi právní, nákupní a administrativní týmy zapojené do správy smluv. Vhodné rozdělení zdrojů zajistí, že žádný tým nebude přetížený ani nevyužitý. Výsledkem je vyšší produktivita, menší riziko vyhoření a rychlejší zpracování smluv. Zároveň pomáhá předcházet zdržení procesů v Agiloftu kvůli nedostatku kapacit. ProcessMind ukáže, jak se zdroje využívají, a určí jednotlivce nebo týmy, které se v životním cyklu smluv v Agiloftu opakovaně stávají úzkým místem. Analýza dostupných kapacit a rozdělení úkolů pomůže organizaci lépe přerozdělit zdroje a měřit zlepšení jejich využití.

Cílem je omezit nepředvídatelné rozdíly v celkové době zpracování smluv. Díky menším výkyvům lze lépe předvídat termíny dokončení, plánovat, připravovat spolehlivější prognózy a udržet stabilní provoz napříč různými typy smluv v Agiloftu. ProcessMind odhalí příčiny rozdílů v délce cyklu, například odlišné cesty procesem, opakované přepracování nebo nekonzistentní dobu jednotlivých činností v Agiloftu. Zobrazením těchto skrytých rozdílů vám pomůže standardizovat procesy, odstranit nesrovnalosti a sledovat, zda se snižuje směrodatná odchylka délky cyklu smluv.

Šest kroků ke zlepšení správy smluv

Stáhněte si šablonu

Exportujte data z Agiloftu

Nahrajte datovou sadu

Analyzujte proces správy smluv

Zaveďte zlepšení

Sledujte pokrok

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Získejte excelovou šablonu určenou pro data o procesu správy smluv. Pomůže vám přehledně uspořádat data o smlouvách z Agiloftu.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Správná šablona zajistí jednotnou strukturu dat, a tím i přesnou a konzistentní analýzu. To je důležité pro odhalení konkrétních možností zlepšení.

Očekávaný výsledek

Předpřipravená excelová šablona pro data o správě smluv v Agiloftu, kterou stačí vyplnit.

CO ZÍSKÁTE

Zobrazte si cykly smluv v Agiloft a najděte možnosti úspor

ProcessMind zmapuje celý proces správy smluv v Agiloft a ukáže skutečný průběh i skrytá zpoždění. Přehledné vizualizace vám pomohou odhalit neefektivitu a porozumět rizikům v oblasti shody.

Zobrazte si celý průběh smluv v Agiloft od začátku do konce
Najděte konkrétní úzká místa při kontrole a schvalování
Odhalte rizika a odchylky v oblasti shody
Zkraťte dobu cyklu od přípravy návrhu po prodloužení smlouvy

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Zlepšení výkonnosti správy smluv

Naše řešení process mining pro Agiloft Contract Management odhaluje neefektivitu a nedostatky v dodržování pravidel. Ukazuje, kde lze zjednodušit workflow a omezit rizika. Uvedené výsledky ilustrují běžná zlepšení, kterých organizace dosahují díky poznatkům založeným na datech.

0 %

Rychlejší schvalování smluv

Kratší doba schvalování

Zjednodušte workflow kontroly a schvalování a zkraťte celkovou dobu potřebnou ke schválení smlouvy. Dohody tak můžete uzavírat rychleji.

0 %

Důslednější dodržování pravidel

Lepší dodržování zásad

Zajistěte, aby smlouvy splňovaly všechny stanovené požadavky na shodu a právní předpisy. Omezíte tak rizika a předejdete případným sankcím.

0 %

Méně přepracování návrhů smluv

Méně úprav smluv

Odhalte příčiny nadměrného množství úprav a přepracování smluv. Výsledkem může být standardizovanější příprava a rychlejší schválení hned napoprvé.

0 %

Rychlejší vyjednávání

Kratší fáze vyjednávání

Najděte úzká místa ve fázi vyjednávání a na základě dat zaveďte zlepšení, která výrazně zkrátí opakované diskuse a výměnu připomínek.

0 %

Méně zmeškaných termínů

Více včas provedených úkonů

Sledujte termíny expirace a prodloužení smluv a zajistěte včasné provedení důležitých kroků. Předejdete tak nákladným výpadkům služeb nebo nechtěnému prodloužení.

Výsledky se liší podle konkrétního procesu správy smluv, stávajícího nastavení Agiloftu a kvality dat. Uvedené hodnoty představují obvyklá zlepšení pozorovaná při různých nasazeních.

Doporučená data

Začněte nejdůležitějšími atributy a aktivitami a podle potřeby je postupně doplňujte.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor každé smlouvy spravované v systému. Propojuje všechny související činnosti a události v průběhu životního cyklu smlouvy.

Proč je to důležité

Tento údaj je nezbytný pro sledování celého průběhu smlouvy. Bez něj nelze analyzovat proces od začátku do konce ani vypočítat KPI na úrovni případu.

Časový údaj označující dokončení konkrétní činnosti nebo události.

Proč je to důležité

Umožňuje vypočítat skutečnou dobu zpracování činnosti a oddělit aktivní práci od čekání. Díky tomu lze přesněji analyzovat úzká místa.

Jméno uživatele nebo zdroje, který činnost provedl.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat pracovní vytížení, porovnávat výkon a hledat úzká místa nebo osvědčené postupy spojené s konkrétními zdroji.

Obchodní oddělení, do kterého uživatel nebo vlastník smlouvy patří.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výkonnost jednotlivých obchodních útvarů a hledat problémy nebo osvědčené postupy specifické pro dané oddělení.

Zařazení smlouvy, například rámcová smlouva o poskytování služeb (MSA), dohoda o mlčenlivosti (NDA) nebo specifikace prací (SOW).

Proč je to důležité

Pomáhá vysvětlit výrazné rozdíly v náročnosti, délce a rizikovosti procesu. Je nezbytný pro smysluplné rozdělení procesů do skupin.

Celková finanční hodnota smlouvy.

Proč je to důležité

Poskytuje procesu finanční kontext a umožňuje analýzu podle hodnoty, stanovení priorit a posouzení obchodního dopadu zpoždění.

Aktuální stav smlouvy v jejím životním cyklu.

Proč je to důležité

Rychle ukazuje aktuální fázi smlouvy a umožňuje filtrovat a rozdělovat případy na probíhající a dokončené.

Název externí strany, klienta, dodavatele nebo partnera, který je účastníkem smlouvy.

Proč je to důležité

Pomáhá zjistit, jak různí externí partneři ovlivňují délku a náročnost vyjednávání o smlouvách, a zpřesnit tak prognózy i strategii.

Datum, kdy má platnost smlouvy skončit, pokud nebude obnovena nebo ukončena.

Proč je to důležité

Umožňuje spravovat smlouvy s předstihem a předcházet zmeškání termínů pro jejich obnovení nebo ukončení.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Jde o první událost v životním cyklu smlouvy, která představuje formální žádost o novou smlouvu. V Agiloftu se obvykle zaznamená vytvořením nového záznamu v tabulce Contract. Jde o výslovně zaznamenanou událost v historii systému nebo auditním protokolu.

Proč je to důležité

Tato činnost označuje začátek procesu a je nezbytná pro výpočet celkové délky cyklu smlouvy. Analýza tohoto výchozího bodu pomáhá zjistit objem a zdroje poptávky po smlouvách v organizaci.

Označuje dokončení kontroly smlouvy právním oddělením. Tato událost se často zaznamená při změně stavu smlouvy právním týmem, například na „Schváleno právním oddělením“, nebo po dokončení konkrétního schvalovacího úkolu.

Proč je to důležité

Právní kontrola je důležitý a často zdlouhavý krok. Zjištění její délky pomáhá odhalit úzká místa v právním týmu a sledovat dodržování SLA.

Tento milník označuje, že všichni požadovaní interní účastníci schválili konečnou verzi smlouvy. Obvykle jej lze odvodit ze změny stavu smlouvy na konečný stav schválení, například „Plně schváleno“ nebo „Připraveno k podpisu“.

Proč je to důležité

Jde o důležitý milník, který označuje konec interních kontrol a připravenost smlouvy k podpisu. Je důležitý pro měření celkové doby interního zpracování před odesláním smlouvy k podpisu.

Jde o významný milník, kdy všechny strany podepíší smlouvu a ta se stane právně závaznou. Obvykle se zaznamená prostřednictvím integrace s platformou pro elektronické podpisy nebo ruční změnou stavu na „Executed“.

Proč je to důležité

Tato událost označuje úspěšné dokončení fáze před podpisem smlouvy a slouží jako koncový bod pro výpočet celkové doby jejího uzavření. Zahajuje fázi správy smlouvy po jejím uzavření.

Označuje úspěšné obnovení smlouvy po skončení její platnosti. Jde o důležitý obchodní výsledek, který se často zaznamená výslovnou akcí uživatele, jenž změní stav smlouvy nebo vytvoří novou verzi pro další období.

Proč je to důležité

Pro mnoho firem je tato činnost důležitým ukazatelem úspěchu a potvrzuje pokračování spolupráce. Sledování obnovených smluv je zásadní pro prognózy výnosů a analýzu udržení zákazníků.

Označuje předčasné ukončení aktivní smlouvy před plánovaným datem jejího skončení. Jde o výslovnou událost, která se obvykle zaznamená změnou stavu smlouvy na „Terminated“ a uvedením důvodu.

Proč je to důležité

Analýza ukončení smluv pomáhá porozumět důvodům jejich předčasného skončení, například neplnění závazků nebo změně obchodní strategie. Je důležitá pro řízení rizik a pochopení vztahů s protistranami.

Tato událost označuje, že smlouva dosáhla data skončení platnosti, aniž byla obnovena nebo předčasně ukončena. Obvykle se vypočítá porovnáním data skončení smlouvy s aktuálním datem.

Proč je to důležité

Jde o jeden z hlavních koncových bodů životního cyklu smlouvy. Analýza končících smluv pomáhá předcházet nechtěnému automatickému obnovení a zajistit, aby se nezapomnělo na potřebné obnovení.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Jaké konkrétní problémy se správou smluv pomáhá process mining řešit?

Process mining zobrazí skutečný životní cyklus smluv a odhalí úzká místa při kontrole a schvalování, nejednotné dodržování pravidel i rozdíly v délce cyklu. Pomůže zjistit příčiny zpoždění, například nadměrné množství úprav smluv nebo neefektivní rozdělení zdrojů. Díky těmto poznatkům založeným na datech můžete přesně určit, které části procesu je třeba optimalizovat.

Jak process mining zlepšuje dodržování pravidel při správě smluv?

Process mining poskytuje přehled o každém kroku smlouvy a umožňuje porovnat skutečný průběh procesu se stanovenými pravidly. Upozorní na odchylky od standardních postupů a odhalí případy, kdy byly kroky zajišťující shodu vynechány nebo obejity. Díky tomu můžete včas přijmout opatření a zajistit důsledné dodržování právních předpisů i interních zásad.

Může process mining zkrátit dobu schvalování smluv?

Ano. Zmapováním přesného průběhu schvalování smluv process mining odhalí konkrétní kroky nebo rozhodovací body, které způsobují zpoždění. Ukáže opakované cykly přepracování, přetížené schvalovatele i dopad různých cest vyjednávání. Tyto informace pomohou týmům upravit workflow a efektivněji rozdělit zdroje, což může výrazně zkrátit celkovou dobu cyklu.

Jaká data z Agiloftu potřebuji pro process mining?

Pro process mining potřebujete především záznamy událostí z Agiloftu. Patří mezi ně ID smlouvy jako identifikátor případu, názvy činností, například „Příprava návrhu smlouvy“, „Zahájení kontroly“ a „Schválení“, a časová razítka jednotlivých činností. Analýzu mohou obohatit také související atributy, například oddělení, typ smlouvy nebo schvalovatel.

Jak rychle uvidíme výsledky process mining při správě smluv?

První poznatky lze často získat během několika týdnů od úspěšného exportu a načtení dat do nástroje pro process mining. V úvodní fázi se zjišťuje skutečný průběh procesu, odhalují se hlavní odchylky a vyčíslují zjevná úzká místa. Podrobnější analýza a konkrétní doporučení obvykle následují během 1 až 3 měsíců.

Jak z Agiloftu získám potřebná data?

Data lze z Agiloftu obvykle exportovat pomocí funkcí pro tvorbu reportů, vlastních dotazů nebo přímým přístupem k databázi, pokud je povolen. Cílem je získat plochou tabulku, kde každý řádek představuje jednu událost a obsahuje ID smlouvy, název činnosti a časové razítko. Podle nastavení Agiloftu může být nutné spojit data z několika tabulek.

Je process mining určený jen pro velké organizace se složitými procesy správy smluv?

Vůbec ne. Process mining pomáhá každé organizaci, která chce zlepšit správu smluv, bez ohledu na její velikost nebo složitost procesů. Velké organizace mohou mít více dat, ale i menší týmy získají užitečné poznatky o úzkých místech a neefektivitě ve workflow správy smluv. Přínosem je především porozumění tomu, jak proces skutečně probíhá, což je důležité pro každou organizaci.

Jaká zlepšení můžeme po zavedení process mining ve správě smluv očekávat?

Můžete očekávat konkrétní zlepšení, například kratší dobu schvalování smluv, důslednější dodržování pravidel a lepší přehled o stavu smluv. Process mining pomáhá omezit ruční práci, snížit počet chyb a lépe rozdělit zdroje. Výsledkem je efektivnější a spolehlivější správa životního cyklu smluv.

Má zavedení process mining pro Agiloft nějaké zvláštní technické požadavky?

Kromě možnosti exportovat data ze záznamů událostí potřebujete přístup k platformě pro process mining, ať už cloudové, nebo provozované lokálně. Zpravidla není nutná žádná zvláštní technická integrace na straně Agiloftu, protože nástroje pro process mining pracují s exportovanými daty. Měli byste mít k dispozici standardní IT infrastrukturu pro práci s daty a jejich zabezpečení.

Zlepšete správu smluv v Agiloft a zkraťte dobu cyklu

Najděte neefektivitu a zkraťte dobu cyklu smluv o 30 %.

Začněte zkušební verzi zdarma

Kreditní kartu nepotřebujete. Začněte zkušební verzi ještě dnes.