Mejore la gestión de sus contratos
Optimice la gestión de contratos en Agiloft para acortar los ciclos
Los procesos de gestión de contratos suelen ocultar ineficiencias, como retrasos en las revisiones, aprobaciones y el cumplimiento. Nuestra plataforma le ayuda a localizar los cuellos de botella exactos en todo el ciclo de vida de sus contratos, desde la redacción inicial hasta la renovación final. Descubra cómo agilizar las operaciones, reducir los tiempos de ciclo y mejorar la gobernanza identificando las principales oportunidades de optimización.
Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.
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Por qué es fundamental optimizar la gestión de contratos de Agiloft
La gestión de contratos es la base de las relaciones comerciales de cualquier organización, pero a menudo está llena de ineficiencias ocultas. En una plataforma avanzada como Agiloft, aunque abundan las herramientas de automatización, el proceso real de principio a fin todavía puede contener cuellos de botella, ciclos de retrabajo y riesgos de cumplimiento que reducen el valor y ralentizan las operaciones. Los retrasos en la redacción de contratos, los ciclos de negociación prolongados o las oportunidades de renovación perdidas afectan directamente a los ingresos, aumentan los costes operativos y exponen a su organización a riesgos legales y financieros innecesarios. Comprender el flujo real de sus contratos, más allá del diseño previsto, es esencial para mantener la agilidad y la ventaja competitiva. Optimizar su proceso de gestión de contratos de Agiloft no consiste solo en mejorar la eficiencia, sino también en proteger los intereses de su empresa, mejorar las relaciones con las partes interesadas y garantizar un cumplimiento coherente en un entorno normativo dinámico.
Cómo Process Mining aporta visibilidad al ciclo de vida de sus contratos en Agiloft
Process Mining ofrece una perspectiva basada en datos, excepcionalmente precisa, sobre el recorrido real de cada contrato dentro de su sistema Agiloft. En lugar de basarse en suposiciones o testimonios aislados, reconstruye el ciclo de vida completo del contrato a partir de los registros de eventos del sistema y muestra cómo avanzan realmente los contratos por su organización. En la gestión de contratos de Agiloft, esto significa trazar con precisión cada paso, desde la solicitud inicial hasta la formalización, el seguimiento de obligaciones y la renovación o terminación final. Obtendrá un mapa de procesos visual e interactivo que destaca las rutas habituales, identifica las desviaciones de los procedimientos estándar y descubre retrabajos inesperados. Esta visión objetiva le permite localizar exactamente dónde se atascan los contratos, quién interviene en los retrasos y qué actividades concretas contribuyen más a prolongar los tiempos de ciclo. Al comprender estas variaciones del proceso real, podrá tomar decisiones fundamentadas para agilizar las operaciones, reducir los errores humanos y aprovechar al máximo su plataforma Agiloft.
Identificación de las principales áreas de mejora en la gestión de contratos
Con Process Mining, puede centrarse en las áreas críticas de su proceso de gestión de contratos de Agiloft y mejorarlas. Obtendrá claridad sobre:
- Cuellos de botella en revisiones y aprobaciones: Identifique las etapas, los departamentos o las personas que provocan retrasos de forma constante en las revisiones internas o jurídicas, para reasignar recursos o perfeccionar los workflows de aprobación.
- Ineficiencias en la negociación: Visualice los ciclos de negociación, incluido el número de versiones con cambios y revisiones, para comprender dónde se prolongan las negociaciones y cómo acelerarlas.
- Brechas de cumplimiento: Detecte casos en los que se omiten o retrasan pasos obligatorios, como controles de cumplimiento o divulgaciones específicas, para garantizar un mayor respeto de los requisitos normativos y las políticas internas.
- Tareas automatizadas frente a tareas manuales: Distinga entre las tareas que Agiloft automatiza de forma eficiente y aquellas que todavía requieren intervención manual, y descubra oportunidades para automatizar más y reducir el esfuerzo y los errores humanos.
- Proceso posterior a la formalización: Analice la eficiencia de actividades posteriores a la formalización, como el seguimiento de obligaciones, las solicitudes de modificación y las renovaciones, para garantizar que el contrato siga generando valor.
Resultados medibles para sus contratos de Agiloft
Los conocimientos obtenidos mediante Process Mining se traducen en mejoras tangibles y medibles para su gestión de contratos de Agiloft. Puede esperar:
- Reducir los tiempos de ciclo de los contratos: Acorte significativamente el tiempo entre la solicitud y la formalización, lo que permitirá generar ingresos más rápido y fortalecer las relaciones comerciales.
- Reducir los costes operativos: Minimice el tiempo y los recursos dedicados a gestionar contratos, y libere a sus equipos jurídicos, de compras y ventas para tareas más estratégicas.
- Mejorar el cumplimiento y reducir el riesgo: Asegúrese de cumplir todas las obligaciones contractuales y los requisitos normativos para reducir la exposición legal y financiera.
- Aumentar el valor de los contratos: Optimice las estrategias de negociación y garantice renovaciones o modificaciones oportunas para maximizar el valor de cada acuerdo.
- Mejorar la satisfacción de las partes interesadas: Ofrezca plazos de respuesta más rápidos y mayor transparencia para mejorar las relaciones con los departamentos internos y las contrapartes externas.
Cómo comenzar a optimizar el proceso de contratos de Agiloft
Iniciar su camino hacia la optimización de la gestión de contratos en Agiloft con Process Mining no requiere conocimientos especializados de ciencia de datos. Al aprovechar el valor de los datos, puede transformar el ciclo de vida de sus contratos, que podría ser una fuente de fricción, en una operación ágil, eficiente y conforme. Empiece hoy a descubrir el rendimiento real de sus contratos y tome decisiones basadas en datos que impulsen su negocio.
La ruta de mejora en 6 pasos para la gestión de contratos
Descargar el Template
Qué hacer
Obtenga el Template de Excel diseñado específicamente para los datos del proceso de gestión de contratos. Este Template proporciona la estructura necesaria para organizar eficazmente sus datos de contratos de Agiloft.
Por qué es importante
Utilizar el Template correcto garantiza que sus datos tengan una estructura uniforme y permite realizar un análisis preciso y coherente, algo esencial para identificar conclusiones útiles para la acción.
Resultado esperado
Un Template de Excel preformateado y adaptado a los datos de gestión de contratos de Agiloft, listo para completar.
Exporte sus datos de Agiloft
Qué hacer
Extraiga entre 3 y 6 meses de datos históricos de gestión de contratos de su sistema Agiloft. Complete el Template descargado con el ID del contrato, las actividades, las marcas de tiempo y los atributos pertinentes.
Por qué es importante
Los datos históricos completos ofrecen una visión realista del ciclo de vida de sus contratos y permiten identificar patrones recurrentes, cuellos de botella y áreas de mejora del cumplimiento.
Resultado esperado
Un Template de datos completado con varios meses de actividad real de gestión de contratos y datos de atributos de Agiloft.
Cargue su conjunto de datos
Qué hacer
Cargue su Template de datos de gestión de contratos de Agiloft completado en la plataforma de análisis. El sistema procesará sus datos de forma segura y los preparará para el análisis.
Por qué es importante
Un proceso de carga seguro y eficiente protege la privacidad de sus datos y los pone rápidamente a disposición de un análisis sofisticado de Process Mining, sin configuración manual.
Resultado esperado
Sus datos de gestión de contratos de Agiloft se han cargado correctamente y están listos para el descubrimiento y análisis automatizados del proceso.
Analice su proceso de contratos
Qué hacer
Explore los Dashboards y las conclusiones generados automáticamente para visualizar el flujo de su proceso de contratos en Agiloft. Aproveche las recomendaciones basadas en IA para localizar cuellos de botella y brechas de cumplimiento concretos.
Por qué es importante
Visualizar sus Workflows reales de contratos en Agiloft ayuda a descubrir ineficiencias ocultas, desviaciones de los procedimientos estándar y oportunidades para acortar los tiempos de ciclo y reducir los riesgos.
Resultado esperado
Una comprensión clara del flujo de su proceso de gestión de contratos, con cuellos de botella identificados y recomendaciones de mejora basadas en datos.
Implemente mejoras
Qué hacer
Priorice e implemente las oportunidades de mejora identificadas en sus configuraciones o procedimientos operativos de Agiloft. Céntrese en agilizar las revisiones y las aprobaciones.
Por qué es importante
Aplicar medidas específicas basadas en las conclusiones permite resolver directamente las ineficiencias, reducir los tiempos de ciclo de los contratos, mejorar el cumplimiento y disminuir los costes operativos.
Resultado esperado
Cambios útiles para la acción implementados en su proceso de gestión de contratos de Agiloft para resolver los cuellos de botella y las ineficiencias identificados.
Supervise su progreso
Qué hacer
Vuelva a cargar periódicamente nuevos datos de contratos de Agiloft para realizar un seguimiento del impacto de sus cambios. Supervise continuamente los indicadores clave de rendimiento relacionados con los tiempos de ciclo y el cumplimiento de los contratos.
Por qué es importante
La supervisión continua garantiza que las mejoras del proceso se mantengan y permite realizar ajustes proactivos para conservar una eficiencia y un cumplimiento óptimos en la gestión de contratos.
Resultado esperado
Visibilidad continua de las tendencias de rendimiento de la gestión de contratos y mejoras cuantificables de la eficiencia y el cumplimiento en Agiloft.
LO QUE OBTENDRÁ
Visualice sus ciclos de contratos de Agiloft y encuentre oportunidades de ahorro
- Visualice el flujo de contratos de Agiloft de principio a fin
- Identifique cuellos de botella específicos en las revisiones y aprobaciones
- Localice riesgos y desviaciones de cumplimiento
- Optimice los tiempos de ciclo desde la redacción hasta la renovación
RESULTADOS HABITUALES
Mejora del rendimiento de la gestión de contratos
Nuestra solución de Process Mining para Agiloft Contract Management identifica ineficiencias y brechas de cumplimiento, y revela oportunidades para optimizar los flujos de trabajo y mitigar los riesgos. Los resultados que se presentan aquí ilustran mejoras habituales logradas por organizaciones que aprovechan la información basada en datos.
Reducción del tiempo del ciclo de aprobación
Optimice los flujos de trabajo de revisión y aprobación para reducir el tiempo total necesario para aprobar un contrato y cerrar las operaciones más rápidamente.
Mejor cumplimiento de las políticas
Asegure que los contratos cumplan todos los pasos de cumplimiento predefinidos y los requisitos normativos, reduzca los riesgos y evite posibles sanciones.
Menor frecuencia de cambios marcados
Identifique las causas raíz del exceso de cambios marcados y retrabajo en los contratos para lograr una redacción más estandarizada y aprobaciones más rápidas en la primera revisión.
Optimización de la duración de la fase de negociación
Localice los cuellos de botella en la fase de negociación e implemente mejoras basadas en datos para reducir significativamente el tiempo dedicado a las conversaciones de ida y vuelta.
Mayor porcentaje de acciones realizadas a tiempo
Gestione de forma proactiva las fechas de vencimiento y renovación de los contratos para garantizar que las acciones críticas se realicen a tiempo y evitar vencimientos o renovaciones costosos.
Los resultados varían según las características específicas de su proceso de gestión de contratos, la configuración existente de Agiloft y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.
Datos recomendados
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
El Process Mining visualiza el ciclo de vida real de los contratos y revela cuellos de botella en las revisiones y aprobaciones, prácticas de cumplimiento incoherentes y variaciones en los tiempos de ciclo. Ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos, como un exceso de redlines o una asignación ineficiente de recursos. Esta información basada en datos permite a las organizaciones localizar con precisión las áreas que deben optimizarse.
El Process Mining ofrece una visión transparente de cada paso que sigue un contrato y permite comparar la ejecución real del proceso con las reglas de cumplimiento definidas. Destaca las desviaciones respecto a los procedimientos operativos estándar e identifica los casos en los que se omitieron o eludieron pasos de cumplimiento. Esto permite adoptar medidas proactivas para garantizar el cumplimiento coherente de las políticas normativas e internas.
Sí. Al mapear el flujo preciso de las aprobaciones de contratos, el Process Mining identifica los pasos o puntos de decisión concretos que provocan retrasos. Puede destacar ciclos recurrentes de retrabajo, identificar aprobadores sobrecargados y cuantificar el impacto de las distintas rutas de negociación. Esta información permite a los equipos rediseñar los Workflows y asignar los recursos de forma más eficaz, reduciendo significativamente los tiempos de ciclo generales.
Para realizar Process Mining de forma eficaz, necesita principalmente registros de eventos de Agiloft. Estos deben incluir el ID del contrato como identificador del caso, nombres de actividades como "Contrato redactado", "Revisión iniciada" y "Aprobado", además de las marcas de tiempo de cada actividad. También puede enriquecer el análisis con atributos pertinentes, como el departamento, el tipo de contrato o el aprobador.
Normalmente puede obtener las primeras conclusiones en unas semanas después de extraer correctamente los datos e incorporarlos a una herramienta de Process Mining. La fase inicial se centra en descubrir el proceso "tal como es", identificar las principales desviaciones y cuantificar los cuellos de botella evidentes. El análisis más profundo y las recomendaciones útiles para la acción suelen llegar en un plazo de 1 a 3 meses.
Normalmente puede extraer los datos de Agiloft mediante sus funciones de generación de informes, consultas personalizadas o acceso directo a la base de datos, si está permitido. El objetivo es obtener una tabla plana en la que cada fila represente un evento e incluya el ID del contrato, el nombre de la actividad y la marca de tiempo. Según la configuración de Agiloft, puede ser necesario combinar datos de varias tablas.
En absoluto. El Process Mining aporta valor a cualquier organización que quiera optimizar la gestión de contratos, independientemente de su tamaño o complejidad. Aunque las organizaciones grandes pueden disponer de más datos, incluso los equipos pequeños pueden obtener conclusiones importantes sobre los cuellos de botella y las ineficiencias de sus Workflows contractuales. El beneficio principal es comprender cómo se ejecuta realmente el proceso, algo aplicable a cualquier organización.
Puede esperar mejoras tangibles, como una reducción de los tiempos de ciclo de aprobación, un mayor cumplimiento de los estándares y una mayor visibilidad del estado de los contratos. El Process Mining ayuda a reducir el esfuerzo manual, minimizar los errores y optimizar la asignación de recursos. En última instancia, esto se traduce en una gestión del ciclo de vida de los contratos más eficiente y fiable.
Además de poder extraer los datos del registro de eventos, el principal requisito técnico es disponer de acceso a una plataforma de Process Mining, alojada en la nube o en sus instalaciones. Normalmente no se necesitan integraciones técnicas específicas en Agiloft, ya que las herramientas de Process Mining incorporan los datos extraídos. Debe contar con una infraestructura de TI estándar para gestionar y proteger los datos.
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