> Perbaikan proses berkelanjutan > Manajemen kontrak > Agiloft

Tingkatkan pengelolaan kontrak Anda

Optimalkan siklus kontrak Agiloft dengan panduan 6 langkah kami.

Unduh templat data

Manajemen kontrak

Agiloft

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia

Sistem yang tersedia

Tantangan(11)Target(10)6 langkah Pratinjau Hasil Data FAQ(5)

Optimalkan manajemen kontrak Agiloft agar siklus lebih cepat

Proses pengelolaan kontrak sering menyimpan inefisiensi, seperti keterlambatan peninjauan, persetujuan, dan kepatuhan. Platform kami membantu Anda menemukan hambatan di seluruh siklus kontrak, mulai dari penyusunan awal hingga perpanjangan. Cari tahu cara menyederhanakan operasional, mempersingkat waktu siklus, dan memperkuat tata kelola dengan menemukan peluang perbaikan utama.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa manajemen kontrak Agiloft perlu dioptimalkan

Manajemen kontrak menopang hubungan komersial organisasi, tetapi sering menyimpan inefisiensi yang tidak terlihat. Agiloft menyediakan banyak alat otomatisasi, tetapi proses dari awal hingga akhir tetap dapat mengalami hambatan, pengerjaan ulang, dan risiko kepatuhan. Masalah ini mengurangi nilai kontrak dan memperlambat operasional bisnis. Keterlambatan penyusunan kontrak, negosiasi yang berlarut-larut, atau kesempatan perpanjangan yang terlewat dapat berdampak langsung pada pendapatan, meningkatkan biaya operasional, serta menimbulkan risiko hukum dan keuangan. Untuk menjaga kelincahan dan daya saing, Anda perlu memahami alur kontrak yang sebenarnya, bukan hanya alur yang direncanakan. Mengoptimalkan proses manajemen kontrak Agiloft bukan sekadar soal efisiensi. Langkah ini juga melindungi kepentingan bisnis, memperbaiki hubungan dengan para pemangku kepentingan, dan menjaga kepatuhan di tengah perubahan peraturan.

Memahami siklus kontrak Agiloft dengan process mining

Process mining menggunakan data untuk menunjukkan perjalanan sebenarnya setiap kontrak dalam sistem Agiloft. Alih-alih mengandalkan asumsi atau cerita dari beberapa orang, process mining menyusun kembali siklus kontrak dari log peristiwa sistem dan memperlihatkan bagaimana kontrak benar-benar berjalan di organisasi Anda. Untuk manajemen kontrak Agiloft, ini berarti memetakan setiap tahap, mulai dari permintaan awal hingga penandatanganan, pemantauan kewajiban, lalu perpanjangan atau penghentian. Anda mendapatkan peta proses visual dan interaktif yang menunjukkan jalur umum, penyimpangan dari prosedur standar, serta pengerjaan ulang yang tidak terduga. Gambaran berbasis data ini membantu Anda mengetahui dengan tepat di mana kontrak tertahan, siapa yang terlibat dalam keterlambatan, dan aktivitas mana yang paling memperpanjang waktu siklus. Dengan memahami variasi proses yang terjadi, Anda dapat mengambil keputusan yang tepat untuk menyederhanakan operasional, mengurangi kesalahan manusia, dan memanfaatkan Agiloft secara maksimal.

Menemukan area utama untuk perbaikan manajemen kontrak

Dengan process mining, Anda dapat menyasar dan memperbaiki area penting dalam proses manajemen kontrak Agiloft. Anda akan mendapat gambaran yang lebih jelas tentang:

Hambatan dalam peninjauan dan persetujuan: Temukan tahap, departemen, atau orang yang berulang kali menyebabkan keterlambatan dalam peninjauan internal atau hukum. Gunakan temuan ini untuk mengatur ulang sumber daya atau menyempurnakan alur kerja persetujuan.
Inefisiensi negosiasi: Visualisasikan siklus negosiasi, termasuk jumlah perubahan dan revisi, untuk mengetahui penyebab negosiasi berlarut-larut dan cara mempercepatnya.
Celah kepatuhan: Temukan saat langkah wajib, seperti pemeriksaan kepatuhan atau pengungkapan tertentu, dilewati atau tertunda. Dengan begitu, Anda dapat memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan internal.
Tugas otomatis dan manual: Bedakan tugas yang sudah diotomatisasi dengan baik di Agiloft dari tugas yang masih memerlukan campur tangan manual. Temukan peluang otomatisasi lebih lanjut untuk mengurangi beban kerja dan kesalahan manusia.
Proses setelah penandatanganan: Analisis efisiensi kegiatan setelah kontrak ditandatangani, seperti pemantauan kewajiban, permintaan perubahan, dan perpanjangan, agar nilai kontrak terus terjaga.

Hasil terukur untuk kontrak Agiloft Anda

Wawasan dari process mining dapat menghasilkan perbaikan nyata dan terukur dalam manajemen kontrak Agiloft. Anda dapat:

Memperpendek siklus kontrak: Pangkas waktu dari permintaan hingga penandatanganan agar pendapatan lebih cepat diperoleh dan kemitraan bisnis semakin kuat.
Menekan biaya operasional: Kurangi waktu dan sumber daya yang digunakan untuk mengelola kontrak, sehingga tim hukum, pengadaan, dan penjualan dapat berfokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
Meningkatkan kepatuhan dan mengurangi risiko: Pastikan seluruh kewajiban kontrak dipenuhi dan persyaratan peraturan dipatuhi untuk mengurangi risiko hukum dan keuangan.
Meningkatkan nilai kontrak: Optimalkan strategi negosiasi dan pastikan perpanjangan atau perubahan dilakukan tepat waktu agar nilai setiap perjanjian dapat dimaksimalkan.
Meningkatkan kepuasan pemangku kepentingan: Berikan waktu penyelesaian yang lebih cepat dan transparansi yang lebih baik untuk memperkuat hubungan dengan departemen internal dan pihak eksternal.

Mulai mengoptimalkan proses kontrak Agiloft

Anda tidak perlu memiliki keahlian khusus di bidang ilmu data untuk mulai mengoptimalkan manajemen kontrak di Agiloft dengan process mining. Gunakan wawasan berbasis data untuk mengubah siklus kontrak yang berpotensi menghambat pekerjaan menjadi proses yang lebih lancar, efisien, dan patuh. Mulailah melihat kinerja kontrak yang sebenarnya dan gunakan data untuk mengambil keputusan yang mendorong bisnis Anda maju.

Manajemen kontrak CLM Siklus kontrak Departemen hukum Pengadaan Negosiasi kontrak Compliance Perpanjangan kontrak Alur kerja persetujuan Manajemen siklus kontrak Operasional hukum Otomatisasi kontrak

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Keterlambatan dalam peninjauan internal dan hukum sering memperpanjang siklus kontrak, sehingga tenggat terlewat dan pengakuan pendapatan terganggu. Hal ini berdampak langsung pada kelincahan bisnis dan dapat merenggangkan hubungan dengan pemasok atau pelanggan. ProcessMind menganalisis log peristiwa Agiloft untuk menemukan tahap peninjauan atau departemen yang menyebabkan hambatan, mengidentifikasi penyimpangan proses dan celah kepatuhan, serta mengungkap penyebab utama lambatnya persetujuan.

Ketidakpatuhan terhadap kebijakan internal atau peraturan eksternal selama siklus kontrak dapat menimbulkan risiko hukum dan keuangan yang besar bagi organisasi. Pemeriksaan manual atau langkah yang terlewat dalam alur kerja yang rumit dapat menyebabkan ketidakkonsistenan. ProcessMind memetakan alur sebenarnya setiap kontrak di Agiloft dan membandingkannya dengan aturan kepatuhan yang ditetapkan. Dengan begitu, penyimpangan dapat ditandai dan kepatuhan terhadap prosedur operasi standar dapat dijaga, sehingga risiko berkurang.

Tim sering tidak memiliki gambaran terkini dan menyeluruh tentang posisi setiap kontrak dalam siklusnya. Akibatnya, pertanyaan yang sama berulang, tindakan antisipatif terlewat, dan beban administrasi meningkat. Kondisi ini menyulitkan pengaturan sumber daya dan peramalan. ProcessMind menyusun kembali perjalanan setiap kontrak di Agiloft, sehingga Anda dapat melihat status terkini dari awal hingga akhir, aktivitas yang telah dilakukan, serta bagian yang tertahan atau menyimpang dari alur standar.

Negosiasi yang panjang dengan banyak putaran perubahan dan revisi menyita waktu serta sumber daya, menunda penandatanganan kontrak dan berpotensi menggagalkan kesepakatan. Biaya hukum juga dapat meningkat. ProcessMind menganalisis aktivitas negosiasi dan versi dokumen di Agiloft untuk menemukan pola revisi berlebihan, hal-hal yang kerap menghambat kesepakatan, serta dampak berbagai strategi negosiasi terhadap waktu siklus. Temuan ini membantu Anda menyempurnakan negosiasi berikutnya.

Perbedaan cara menyusun kontrak dan penggunaan templat yang tidak konsisten dapat menimbulkan kesalahan, memperpanjang waktu tinjauan hukum, dan melemahkan kekuatan hukum kontrak. Hal ini juga menyulitkan upaya standardisasi dan kepatuhan. ProcessMind mengidentifikasi penyusunan kontrak atau penggunaan templat di Agiloft yang menyimpang dari praktik terbaik, lalu menunjukkan seberapa sering hal ini terjadi dan dampaknya pada langkah proses berikutnya serta tinjauan hukum.

Jika perpanjangan tidak dimulai tepat waktu atau pengakhiran kontrak tidak diproses, kontrak dapat otomatis diperpanjang dengan ketentuan yang merugikan, layanan bisa terhenti tanpa diduga, atau biaya dan kewajiban terus berjalan. Dampaknya langsung terasa pada kinerja keuangan dan pengelolaan vendor. ProcessMind memantau tanggal kedaluwarsa serta aktivitas sebelum perpanjangan atau pengakhiran di Agiloft. Anda dapat melihat kontrak yang berisiko melewati tenggat penting dan mengetahui penyebab keterlambatan dalam alur kerja perpanjangan atau pengakhiran.

Terlalu banyak tugas manual, entri data, dan komunikasi ad hoc selama siklus kontrak meningkatkan biaya operasional dan mengalihkan sumber daya dari pekerjaan strategis. Sering kali, penyebabnya adalah celah proses yang belum didukung sistem. ProcessMind menghitung frekuensi dan durasi penanganan manual dalam proses kontrak Agiloft. Hasilnya menunjukkan bagian yang dapat dihemat biayanya dan ditingkatkan efisiensinya melalui otomatisasi atau standardisasi proses.

Tanpa gambaran yang jelas tentang kinerja proses, Anda akan kesulitan memantau dan memastikan kepatuhan terhadap perjanjian tingkat layanan (SLA) untuk tinjauan dan persetujuan internal. Akibatnya, hubungan kerja internal bisa terganggu dan pihak eksternal merasa tidak puas. ProcessMind membandingkan waktu pemrosesan aktual setiap aktivitas di Agiloft dengan SLA yang ditetapkan. Anda dapat mengetahui departemen atau individu yang berulang kali tidak memenuhi target, lalu menggunakan data tersebut untuk meningkatkan akuntabilitas dan kinerja.

Beban kerja yang tidak seimbang dan alokasi sumber daya hukum, pengadaan, atau bisnis yang tidak efisien di berbagai jenis atau tahap kontrak dapat menimbulkan hambatan, kelelahan, dan pemanfaatan keahlian khusus yang kurang optimal. ProcessMind menganalisis jumlah dan durasi aktivitas per pengguna atau departemen di Agiloft untuk menunjukkan pemanfaatan sumber daya. Dengan begitu, Anda dapat mengatur jumlah staf dan pembagian beban kerja agar alur proses berjalan lebih lancar.

Setelah kontrak ditandatangani, pemantauan kewajiban yang tidak sistematis dapat menyebabkan tonggak penting terlewat, hasil kerja tidak diserahkan, atau pelanggaran tidak terdeteksi. Hal ini dapat berujung pada denda atau rusaknya hubungan bisnis. ProcessMind menampilkan aktivitas 'obligations monitored' dan 'compliance review' di Agiloft untuk menemukan pola pengabaian atau keterlambatan setelah kontrak ditandatangani, serta memastikan kewajiban penting dipantau dengan baik.

Perbedaan besar dalam waktu penyelesaian kontrak sejenis, tanpa alasan yang jelas, menandakan adanya inefisiensi atau ketidakkonsistenan proses yang sulit diketahui secara manual. Ketidakpastian ini juga menyulitkan peramalan dan perencanaan. ProcessMind mengidentifikasi dan menampilkan variasi proses di Agiloft, termasuk jalur yang membuat jenis kontrak tertentu selesai lebih lama atau lebih cepat. Dengan begitu, Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat sasaran dan menstandardisasi proses.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Tujuan ini adalah memangkas waktu yang dihabiskan kontrak dalam tahap tinjauan dan persetujuan. Kontrak yang lebih cepat diselesaikan dapat memperlancar kegiatan bisnis dan mempercepat perolehan pendapatan atau pembentukan kemitraan. Keterlambatan dalam siklus kontrak Agiloft dapat mengganggu jadwal proyek dan menambah tumpukan pekerjaan hukum. ProcessMind menganalisis waktu aktual di setiap tahap persetujuan dan menunjukkan hambatan, pemberi persetujuan, atau perpindahan antar departemen yang menyebabkan keterlambatan. Setelah mengetahui penyebabnya, Anda dapat menyesuaikan alur kerja di Agiloft, misalnya dengan persetujuan paralel atau pengingat otomatis, lalu mengukur penurunan rata-rata waktu persetujuan.

Tujuan ini berfokus pada kepatuhan setiap kontrak terhadap kebijakan internal, peraturan hukum, dan standar industri. Kepatuhan yang lebih baik mengurangi risiko hukum, mencegah denda, dan menjaga reputasi organisasi. Hal ini sangat penting dalam lingkungan Agiloft yang terstruktur, agar aturan diterapkan secara konsisten pada semua jenis kontrak. ProcessMind mendeteksi penyimpangan dari jalur kepatuhan yang ditetapkan dalam proses pengelolaan kontrak Agiloft. Anda dapat mengetahui jika langkah wajib dilewati, templat yang keliru digunakan, atau tinjauan hukum tertentu tidak dilakukan. Informasi ini membantu Anda memperketat pengendalian dan memantau penurunan jumlah kasus yang tidak patuh.

Dengan tujuan ini, Anda dapat melihat status dan perkembangan setiap kontrak secara menyeluruh dan langsung, dari pengajuan hingga penutupan. Transparansi yang lebih baik membantu para pemangku kepentingan memantau kemajuan kontrak, mengantisipasi kemungkinan keterlambatan, dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang jelas, sehingga kontrak tidak sampai menjadi

Tujuan ini adalah mempersingkat negosiasi kontrak dan mengurangi jumlah putaran yang diperlukan. Negosiasi yang lebih efisien mempercepat penyelesaian kesepakatan, menekan biaya hukum, dan memberi tim hukum serta bisnis lebih banyak waktu untuk pekerjaan lain. Negosiasi yang berlarut-larut di Agiloft dapat menunda proyek penting dan pendapatan. ProcessMind menganalisis seluruh proses negosiasi untuk menemukan pola revisi redline yang berlebihan, pokok perselisihan yang sering muncul, atau jalur negosiasi di Agiloft yang memperpanjang waktu penyelesaian. Dengan memahami pola ini, Anda dapat menyempurnakan strategi negosiasi, menstandardisasi klausul, serta mengukur penurunan waktu siklus negosiasi dan jumlah versi redline.

Tujuan ini berfokus pada penggunaan templat, klausul, dan bahasa yang disetujui secara konsisten di semua kontrak. Penyusunan yang terstandardisasi mengurangi kesalahan, mempercepat pembuatan kontrak, dan menjaga konsistensi hukum. Dengan begitu, risiko akibat perbedaan bahasa kontrak dapat ditekan. Penyusunan yang tidak konsisten di Agiloft dapat menimbulkan risiko hukum dan pekerjaan ulang. ProcessMind mengidentifikasi variasi dalam aktivitas penyusunan kontrak serta penggunaan templat atau klausul nonstandar di Agiloft. Dengan memetakan jalur penyusunan yang sebenarnya, ProcessMind menunjukkan bagian yang menyimpang agar Anda dapat memperkuat standardisasi dan mengukur peningkatan kepatuhan terhadap templat.

Tujuan ini adalah mencegah kelalaian dalam mengelola tanggal penting kontrak, seperti perpanjangan, kedaluwarsa, atau pengakhiran. Tenggat yang tidak terlewat menjaga layanan tetap berjalan, mencegah perpanjangan otomatis yang tidak diinginkan, serta melindungi organisasi dari kehilangan pendapatan atau kewajiban tak terduga. Hal ini penting untuk tata kelola kontrak yang efektif di Agiloft. ProcessMind memberikan gambaran siklus kontrak secara menyeluruh agar Anda dapat menemukan kontrak yang mendekati tanggal penting dan proses di Agiloft yang sering melewatkan pemberitahuan atau langkah perpanjangan. Anda dapat membuat pengingat dan alur kerja proaktif untuk memastikan tindakan dilakukan tepat waktu, lalu mengukur penurunan jumlah kontrak yang terlambat ditangani.

Tujuan ini berfokus pada pengurangan kebutuhan campur tangan manusia dalam tugas rutin pengelolaan kontrak, seperti entri data, tinjauan, dan verifikasi manual. Mengurangi pekerjaan manual menekan biaya operasional, mengurangi risiko kesalahan manusia, dan membebaskan sumber daya untuk pekerjaan yang lebih strategis. Ini penting untuk mengoptimalkan proses Agiloft. ProcessMind mengidentifikasi aktivitas atau pengecualian proses di Agiloft yang sering memerlukan penanganan manual, sehingga Anda dapat menemukan peluang otomatisasi. Setelah mengetahui bagian yang masih dikerjakan secara manual, Anda dapat menerapkan otomatisasi alur kerja atau perbaikan proses, lalu mengukur pengurangan jam kerja yang dibutuhkan.

Tujuan ini adalah memastikan target perjanjian tingkat layanan untuk berbagai aktivitas pengelolaan kontrak, terutama waktu tinjauan dan persetujuan, tercapai secara konsisten. Kepatuhan SLA yang lebih baik meningkatkan kepuasan pemangku kepentingan internal dan eksternal, membuat proses lebih mudah diperkirakan, serta memperkuat akuntabilitas di sepanjang siklus kontrak. ProcessMind memantau kinerja aktual terhadap SLA yang ditetapkan untuk setiap tahap proses kontrak di Agiloft. Anda dapat mengetahui dengan tepat bagian yang tidak memenuhi SLA dan penyebabnya, baik keterbatasan sumber daya maupun alur kerja yang tidak efisien. Setelah itu, Anda dapat mengambil tindakan perbaikan dan memantau persentase kepatuhan terhadap SLA.

Tujuan ini adalah membagi beban kerja dengan lebih efisien di antara tim hukum, pengadaan, dan administrasi yang terlibat dalam pengelolaan kontrak. Alokasi sumber daya yang tepat mencegah beban berlebih atau kurangnya pemanfaatan tim, sehingga produktivitas meningkat, kelelahan berkurang, dan kontrak diproses lebih cepat. Dengan begitu, proses kontrak Agiloft tidak terhambat oleh keterbatasan sumber daya. ProcessMind menunjukkan pola pemanfaatan sumber daya dan mengidentifikasi individu atau tim yang berulang kali menjadi hambatan dalam siklus kontrak Agiloft. Dengan menganalisis ketersediaan sumber daya dan pembagian tugas, organisasi dapat mengalokasikan ulang sumber daya dengan lebih efektif dan mengukur peningkatan efisiensinya.

Tujuan ini adalah mengurangi perubahan waktu pemrosesan kontrak dari awal hingga akhir yang sulit diperkirakan. Variasi yang lebih kecil membuat waktu penyelesaian kontrak lebih mudah diprediksi, sehingga perencanaan dan peramalan lebih baik serta operasional berbagai jenis kontrak di Agiloft lebih stabil. ProcessMind menemukan penyebab utama variasi waktu siklus, seperti perbedaan jalur pelaksanaan, pengulangan pekerjaan, atau durasi aktivitas yang tidak konsisten di Agiloft. Dengan melihat variasi yang sebelumnya tersembunyi, Anda dapat menstandardisasi proses, menghilangkan ketidakkonsistenan, dan memantau penurunan simpangan baku waktu siklus kontrak.

6 langkah perbaikan pengelolaan kontrak

Unduh templat

Ekspor data Agiloft

Unggah kumpulan data

Analisis proses kontrak Anda

Terapkan perbaikan

Pantau kemajuan

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Dapatkan templat Excel yang dirancang khusus untuk data proses pengelolaan kontrak. Templat ini membantu Anda menyusun data kontrak Agiloft dengan rapi.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Templat yang tepat memastikan struktur data seragam, sehingga analisis lebih akurat dan konsisten. Ini penting untuk menemukan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel berformat khusus untuk data pengelolaan kontrak Agiloft, siap diisi.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Lihat siklus kontrak Agiloft dan temukan peluang penghematan

ProcessMind memetakan seluruh proses pengelolaan kontrak Agiloft Anda, termasuk alur proses yang sebenarnya dan keterlambatan yang tersembunyi. Visualisasi yang jelas membantu Anda menemukan inefisiensi dan memahami risiko kepatuhan.

Lihat alur kontrak Agiloft dari awal hingga akhir
Temukan hambatan khusus dalam peninjauan dan persetujuan
Temukan risiko kepatuhan dan penyimpangan
Persingkat waktu siklus, dari penyusunan hingga perpanjangan

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

HASIL UMUM

Tingkatkan kinerja pengelolaan kontrak

Solusi process mining kami untuk Agiloft Contract Management menemukan inefisiensi dan celah kepatuhan, serta menunjukkan peluang untuk menyederhanakan alur kerja dan mengurangi risiko. Hasil berikut menggambarkan perbaikan yang umum dicapai organisasi dengan memanfaatkan wawasan berbasis data.

0 %

Persetujuan kontrak lebih cepat

Waktu siklus persetujuan lebih singkat

Sederhanakan alur kerja tinjauan dan persetujuan untuk mengurangi waktu yang diperlukan hingga kontrak disetujui, sehingga kesepakatan dapat ditutup lebih cepat.

0 %

Kepatuhan meningkat

Kepatuhan terhadap kebijakan meningkat

Pastikan kontrak mengikuti semua langkah kepatuhan dan persyaratan peraturan yang telah ditetapkan untuk mengurangi risiko dan menghindari kemungkinan denda.

0 %

Pekerjaan ulang penyusunan kontrak berkurang

Frekuensi revisi redline menurun

Temukan penyebab utama revisi redline dan pekerjaan ulang kontrak yang berlebihan. Hasilnya, penyusunan kontrak lebih terstandardisasi dan persetujuan pada tinjauan pertama dapat diperoleh lebih cepat.

0 %

Negosiasi lebih cepat

Durasi tahap negosiasi lebih optimal

Temukan hambatan dalam tahap negosiasi dan lakukan perbaikan berbasis data untuk mengurangi waktu yang dihabiskan dalam diskusi bolak-balik.

0 %

Lebih sedikit tenggat yang terlewat

Persentase tindakan tepat waktu meningkat

Kelola tanggal kedaluwarsa dan perpanjangan kontrak secara proaktif. Pastikan tindakan penting dilakukan tepat waktu dan hindari kontrak yang kedaluwarsa atau diperpanjang tanpa sengaja, yang dapat menimbulkan biaya.

Hasil dapat berbeda, bergantung pada proses pengelolaan kontrak, konfigurasi Agiloft, dan kualitas data Anda. Angka ini menunjukkan perbaikan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulailah dengan atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.

Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk setiap kontrak yang dikelola dalam sistem. ID ini menghubungkan semua aktivitas dan peristiwa terkait selama siklus hidup kontrak.

Mengapa ini penting

Kunci penting untuk melacak seluruh perjalanan kontrak. Tanpanya, Anda tidak dapat menganalisis alur proses dari awal hingga akhir atau menghitung KPI per kasus.

Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa tertentu selesai.

Mengapa ini penting

Memungkinkan Anda menghitung waktu pemrosesan aktivitas yang sebenarnya dengan memisahkan waktu kerja aktif dari waktu tunggu. Hasilnya, analisis hambatan menjadi lebih akurat.

Nama pengguna atau sumber daya yang melakukan aktivitas.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis beban kerja dan perbandingan kinerja, serta membantu menemukan hambatan khusus pada sumber daya atau praktik terbaik.

Departemen bisnis tempat pengguna atau pemilik kontrak bekerja.

Mengapa ini penting

Memungkinkan perbandingan kinerja antarunit bisnis untuk menemukan masalah proses atau praktik terbaik di departemen tertentu.

Klasifikasi kontrak, seperti Master Service Agreement (MSA), Non-Disclosure Agreement (NDA), atau Statement of Work (SOW).

Mengapa ini penting

Menjelaskan perbedaan besar dalam kerumitan, durasi, dan risiko proses. Atribut ini menjadi dasar untuk membagi proses secara bermakna.

Total nilai uang dalam kontrak.

Mengapa ini penting

Memberi konteks finansial pada proses sehingga Anda dapat menganalisis dan memprioritaskan berdasarkan nilai, serta memahami dampak bisnis dari keterlambatan.

Status atau tahap kontrak saat ini dalam siklus hidupnya.

Mengapa ini penting

Memberikan gambaran singkat tentang tahap kontrak saat ini dan memungkinkan Anda memfilter serta mengelompokkan kasus yang masih berjalan dan yang sudah selesai.

Nama pihak eksternal, klien, vendor, atau mitra yang terlibat dalam kontrak.

Mengapa ini penting

Membantu mengetahui pengaruh tiap mitra eksternal terhadap waktu dan kerumitan negosiasi kontrak, sehingga perkiraan dan strategi dapat disusun dengan lebih baik.

Tanggal berakhirnya kontrak jika tidak diperpanjang atau dihentikan.

Mengapa ini penting

Penting untuk mengelola kontrak secara proaktif dan membantu bisnis mencegah tenggat perpanjangan atau penghentian terlewat.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Ini adalah peristiwa pertama dalam siklus kontrak, yaitu pengajuan resmi untuk membuat kontrak baru. Di Agiloft, peristiwa ini biasanya tercatat saat rekaman baru dibuat di tabel Contract. Riwayat atau log audit sistem mencatatnya secara eksplisit.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai awal proses dan penting untuk menghitung waktu siklus kontrak secara keseluruhan. Analisis titik awal ini membantu Anda memahami jumlah dan sumber permintaan kontrak dalam organisasi.

Menandakan bahwa departemen hukum telah menyelesaikan tinjauan kontrak. Peristiwa ini biasanya tercatat saat tim hukum memperbarui status kontrak, misalnya menjadi 'Legal Approved', atau menyelesaikan tugas persetujuan tertentu.

Mengapa ini penting

Tinjauan hukum merupakan tahap penting yang sering memakan waktu. Dengan mengetahui durasinya, Anda dapat menemukan hambatan dalam tim hukum dan memantau kepatuhan terhadap SLA.

Tonggak ini menandakan bahwa semua pemangku kepentingan internal yang diwajibkan telah menyetujui versi akhir kontrak. Biasanya, peristiwa ini disimpulkan saat status kontrak berubah ke status persetujuan akhir, seperti 'Fully Approved' atau 'Ready for Signature'.

Mengapa ini penting

Tonggak penting ini menandai berakhirnya tinjauan internal dan kesiapan kontrak untuk ditandatangani. Ini menjadi titik penting untuk mengukur total waktu pemrosesan internal sebelum kontrak dikirim untuk ditandatangani.

Ini adalah tonggak penting saat semua pihak telah menandatangani kontrak sehingga kontrak tersebut mengikat secara hukum. Peristiwa ini biasanya tercatat melalui integrasi dengan platform tanda tangan elektronik atau saat pengguna mengubah status secara manual menjadi 'Executed'.

Mengapa ini penting

Peristiwa ini menandai berakhirnya tahap sebelum kontrak diberikan dan menjadi titik akhir untuk menghitung total waktu siklus kontrak. Setelah itu, tahap pengelolaan pascapemberian kontrak dimulai.

Menandai keberhasilan perpanjangan kontrak setelah masa berlakunya berakhir. Ini merupakan hasil bisnis yang penting dan sering tercatat melalui tindakan pengguna yang mengubah status kontrak atau membuat versi kontrak baru untuk masa perpanjangan.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi tolok ukur keberhasilan bagi banyak bisnis karena menandakan kemitraan berlanjut. Melacak perpanjangan penting untuk memperkirakan pendapatan dan menganalisis retensi kontrak.

Menandai penghentian kontrak aktif sebelum tanggal berakhir yang telah dijadwalkan. Peristiwa ini biasanya tercatat secara eksplisit saat status kontrak diubah menjadi 'Terminated' dan alasannya dicantumkan.

Mengapa ini penting

Sebagai titik akhir yang penting, analisis penghentian membantu memahami alasan kontrak berakhir, seperti kegagalan memenuhi kewajiban atau perubahan strategi bisnis. Analisis ini penting untuk pengelolaan risiko dan memahami hubungan dengan pihak lawan kontrak.

Peristiwa ini menandakan kontrak telah mencapai tanggal berakhir tanpa diperpanjang atau dihentikan lebih awal. Biasanya, peristiwa ini dihitung dengan membandingkan tanggal kedaluwarsa kontrak dengan tanggal saat ini.

Mengapa ini penting

Ini merupakan salah satu titik akhir utama dalam siklus hidup kontrak. Analisis kedaluwarsa penting untuk mencegah perpanjangan otomatis yang tidak diinginkan dan memastikan perpanjangan yang diperlukan tidak terlewat.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Masalah apa dalam pengelolaan kontrak yang dapat diatasi dengan process mining?

Process mining menampilkan siklus kontrak yang sebenarnya dan mengungkap hambatan dalam tinjauan dan persetujuan, praktik kepatuhan yang tidak konsisten, serta variasi waktu siklus. Process mining membantu menemukan penyebab utama keterlambatan, seperti revisi redline yang berlebihan atau alokasi sumber daya yang tidak efisien. Wawasan berbasis data ini membantu organisasi menentukan bagian proses yang perlu diperbaiki.

Bagaimana process mining meningkatkan kepatuhan kontrak?

Process mining memberikan gambaran transparan tentang setiap langkah dalam proses kontrak, sehingga Anda dapat membandingkan pelaksanaan proses yang sebenarnya dengan aturan kepatuhan yang ditetapkan. Process mining menunjukkan penyimpangan dari prosedur operasi standar dan menemukan langkah kepatuhan yang terlewat atau dilewati. Dengan begitu, Anda dapat mengambil tindakan lebih awal untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan internal.

Bisakah process mining mempercepat waktu siklus persetujuan kontrak?

Bisa. Dengan memetakan alur persetujuan kontrak secara terperinci, process mining menemukan langkah atau titik keputusan yang menyebabkan keterlambatan. Process mining dapat menunjukkan pengulangan pekerjaan, pemberi persetujuan yang kelebihan beban, dan dampak berbagai jalur negosiasi. Informasi ini membantu tim merancang ulang alur kerja dan membagi sumber daya dengan lebih efektif, sehingga waktu siklus keseluruhan dapat berkurang secara signifikan.

Data apa yang saya perlukan dari Agiloft untuk process mining?

Untuk menjalankan process mining, Anda terutama memerlukan log peristiwa dari Agiloft. Data ini mencakup ID Kontrak sebagai pengenal kasus, nama aktivitas seperti "Contract Drafted," "Review Initiated," dan "Approved," serta stempel waktu setiap aktivitas. Atribut lain yang relevan, seperti departemen, jenis kontrak, atau pemberi persetujuan, dapat memperkaya analisis.

Seberapa cepat kami bisa melihat hasil process mining dalam pengelolaan kontrak?

Wawasan awal biasanya dapat diperoleh dalam beberapa minggu setelah data berhasil diekstrak dan dimasukkan ke alat process mining. Tahap awal berfokus pada penemuan proses "as-is", identifikasi penyimpangan utama, dan pengukuran hambatan yang terlihat. Analisis lebih mendalam dan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti biasanya menyusul dalam 1-3 bulan.

Bagaimana cara mengekstrak data yang diperlukan dari Agiloft?

Data biasanya dapat diekstrak dari Agiloft melalui fitur pelaporan, kueri khusus, atau akses langsung ke basis data jika diizinkan. Tujuannya adalah mendapatkan tabel datar dengan satu baris untuk setiap peristiwa, termasuk ID Kontrak, nama aktivitas, dan stempel waktu. Bergantung pada konfigurasi Agiloft Anda, data mungkin perlu digabungkan dari beberapa tabel.

Apakah process mining hanya cocok untuk organisasi besar dengan proses kontrak yang rumit?

Tidak. Process mining bermanfaat bagi organisasi apa pun yang ingin memperbaiki pengelolaan kontrak, apa pun ukuran atau tingkat kerumitannya. Organisasi besar mungkin memiliki lebih banyak data, tetapi tim kecil pun dapat menemukan hambatan dan inefisiensi dalam alur kerja kontrak mereka. Manfaat utamanya adalah memahami bagaimana proses benar-benar berjalan, dan ini berlaku untuk semua organisasi.

Perbaikan apa yang dapat kami harapkan dalam pengelolaan kontrak setelah menggunakan process mining?

Anda dapat mengharapkan perbaikan nyata, seperti waktu siklus persetujuan kontrak yang lebih singkat, kepatuhan yang lebih baik terhadap standar, dan visibilitas status kontrak yang meningkat. Process mining membantu mengurangi pekerjaan manual, meminimalkan kesalahan, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya. Hasilnya, pengelolaan siklus kontrak menjadi lebih efisien dan andal.

Apakah ada persyaratan teknis khusus untuk menerapkan process mining pada Agiloft?

Selain kemampuan mengekstrak data log peristiwa, persyaratan teknis utamanya adalah akses ke platform process mining, baik berbasis cloud maupun di lokasi. Biasanya, Anda tidak memerlukan integrasi teknis khusus di sisi Agiloft karena alat process mining bekerja dengan memasukkan data yang telah diekstrak. Pastikan infrastruktur TI standar untuk penanganan dan keamanan data sudah tersedia.

Optimalkan pengelolaan kontrak Agiloft dan persingkat waktu siklus sekarang

Temukan inefisiensi dan persingkat waktu siklus kontrak Anda hingga 30%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Mulai uji coba gratis Anda hari ini.