Ihr Vertragsmanagement verbessern
Vertragsmanagement in Agiloft für schnellere Zyklen optimieren
Vertragsmanagementprozesse verbergen oft Ineffizienzen wie Verzögerungen bei Überprüfungen, Genehmigungen und Compliance. Unsere Plattform hilft Ihnen, genaue Engpässe im gesamten Vertragslebenszyklus, vom ersten Entwurf bis zur endgültigen Verlängerung, zu identifizieren. Entdecken Sie, wie Sie Abläufe optimieren, Durchlaufzeiten reduzieren und die Governance verbessern können, indem Sie zentrale Optimierungsmöglichkeiten aufdecken.
Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.
Detaillierte Beschreibung anzeigen
Warum die Optimierung Ihres Agiloft Vertragsmanagements entscheidend ist
Das Vertragsmanagement ist das Rückgrat der Geschäftsbeziehungen eines jeden Unternehmens. Doch oft birgt es versteckte Ineffizienzen. Selbst in einer hochentwickelten Plattform wie Agiloft, die zahlreiche Automatisierungstools bietet, können im tatsächlichen End-to-End-Prozess immer noch Engpässe, unnötige Wiederholungsschleifen und Compliance-Risiken lauern. Diese mindern den Wert und verlangsamen die Geschäftsabläufe. Verzögerungen bei der Vertragsgestaltung, langwierige Verhandlungszyklen oder verpasste Verlängerungsmöglichkeiten wirken sich direkt auf den Umsatz aus, erhöhen die Betriebskosten und setzen Ihr Unternehmen unnötigen rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Das Verständnis des tatsächlichen Vertragsflusses, jenseits der beabsichtigten Gestaltung, ist entscheidend, um Agilität und Wettbewerbsvorteile zu bewahren. Die Optimierung Ihres Agiloft Vertragsmanagementprozesses dient nicht nur der Effizienz, sondern auch der Sicherung Ihrer Geschäftsinteressen, der Verbesserung der Beziehungen zu Stakeholdern und der Gewährleistung einer konsistenten Compliance in einem dynamischen regulatorischen Umfeld.
Wie Process Mining den Lebenszyklus Ihrer Agiloft-Verträge beleuchtet
Process Mining bietet eine beispiellose, datengesteuerte Perspektive auf den tatsächlichen Weg jedes Vertrags in Ihrem Agiloft-System. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, rekonstruiert es den gesamten Vertragslebenszyklus aus den System Event Logs und zeigt auf, wie Verträge tatsächlich in Ihrem Unternehmen ablaufen. Für das Agiloft Vertragsmanagement bedeutet dies, jeden Schritt von der ersten Vertragsanfrage bis zur Ausführung, Obligationenüberwachung und eventuellen Verlängerung oder Kündigung präzise abzubilden. Sie erhalten eine visuelle, interaktive Prozesslandkarte, die gängige Pfade hervorhebt, Abweichungen von Standardverfahren identifiziert und unerwartete Nacharbeiten aufdeckt. Diese objektive Sichtweise ermöglicht es Ihnen, genau zu bestimmen, wo Verträge stocken, wer an den Verzögerungen beteiligt ist und welche spezifischen Aktivitäten am meisten zu verlängerten Durchlaufzeiten beitragen. Durch das Verständnis dieser realen Prozessvarianten können Sie fundierte Entscheidungen treffen, um Abläufe zu optimieren, menschliche Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass Ihre Agiloft-Plattform ihr volles Potenzial ausschöpft.
Die Identifizierung wichtiger Verbesserungsbereiche im Vertragsmanagement
Mit Process Mining können Sie kritische Bereiche Ihres Agiloft Vertragsmanagementprozesses gezielt ansteuern und verbessern. Sie gewinnen Klarheit über:
- Engpässe bei Überprüfung und Genehmigung: Identifizieren Sie die genauen Phasen, Abteilungen oder Personen, die konsistent Verzögerungen bei internen oder rechtlichen Überprüfungen verursachen. So können Sie Ressourcen neu zuweisen oder Genehmigungs-Workflows verfeinern.
- Ineffizienzen bei Verhandlungen: Visualisieren Sie Verhandlungszyklen, einschließlich der Anzahl von Überarbeitungen und Redlines, um zu verstehen, wo Verhandlungen langwierig werden und wie sie beschleunigt werden können.
- Compliance-Lücken: Erkennen Sie Fälle, in denen obligatorische Schritte, wie spezifische Compliance-Prüfungen oder Offenlegungen, umgangen oder verzögert werden, um eine strengere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien zu gewährleisten.
- Automatisierte vs. manuelle Aufgaben: Unterscheiden Sie zwischen Aufgaben, die innerhalb von Agiloft effizient automatisiert werden, und solchen, die immer noch manuelle Eingriffe erfordern. Dies deckt Möglichkeiten für weitere Automatisierungen auf, um menschlichen Aufwand und Fehler zu reduzieren.
- Post-Execution-Prozess: Analysieren Sie die Effizienz von Aktivitäten nach der Ausführung, wie z.B. die Obligationenüberwachung, Änderungsanfragen und Verlängerungsprozesse, um die kontinuierliche Wertschöpfung aus Verträgen sicherzustellen.
Messbare Ergebnisse für Ihre Agiloft-Verträge erzielen
Die durch Process Mining gewonnenen Erkenntnisse führen zu greifbaren, messbaren Verbesserungen für Ihr Agiloft Vertragsmanagement. Sie können Folgendes erwarten:
- Reduzierung der Vertragsdurchlaufzeiten: Verkürzen Sie die Zeit von der Anfrage bis zur Ausführung erheblich, was zu schnellerer Umsatzgenerierung und stärkeren Geschäftsbeziehungen führt.
- Niedrigere Betriebskosten: Minimieren Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Vertragsverwaltung und entlasten Sie Ihre Rechts-, Beschaffungs- und Vertriebsteams für strategischere Aufgaben.
- Verbesserung der Compliance und Risikoreduzierung: Stellen Sie sicher, dass alle vertraglichen Obligationen erfüllt und die regulatorischen Anforderungen eingehalten werden, wodurch rechtliche und finanzielle Risiken gemindert werden.
- Steigerung des Vertragswerts: Optimieren Sie Verhandlungsstrategien und stellen Sie zeitnahe Verlängerungen oder Änderungen sicher, um den Wert aus jeder Vereinbarung zu maximieren.
- Erhöhung der Stakeholder-Zufriedenheit: Bieten Sie schnellere Bearbeitungszeiten und höhere Transparenz, was die Beziehungen zu internen Abteilungen und externen Vertragspartnern verbessert.
So starten Sie mit der Agiloft Vertrags Prozessoptimierung
Die Optimierung des Vertragsmanagements in Agiloft mit Process Mining erfordert keine spezielle Datenwissenschafts-Expertise. Durch die Nutzung der Kraft datengesteuerter Erkenntnisse können Sie Ihren Vertragslebenszyklus von einer potenziellen Reibungsquelle in einen rationalisierten, effizienten und konformen Ablauf verwandeln. Beginnen Sie noch heute, die tatsächliche Leistung Ihrer Verträge aufzudecken, und treffen Sie datenbasierte Entscheidungen, die Ihr Unternehmen voranbringen.
Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Vertragsmanagement
Vorlage herunterladen
Was ist zu tun
Holen Sie sich die speziell für Vertragsmanagement-Prozessdaten entwickelte Excel-Vorlage. Diese Vorlage bietet die Struktur, die Sie benötigen, um Ihre Agiloft-Vertragsdaten effektiv zu organisieren.
Bedeutung
Die Verwendung des korrekten Templates stellt sicher, dass Ihre Daten einheitlich strukturiert sind, was eine präzise und konsistente Analyse ermöglicht und für die Identifizierung umsetzbarer Erkenntnisse entscheidend ist.
Erwartetes Ergebnis
Eine vorformatierte Excel-Vorlage, zugeschnitten auf Agiloft Vertragsmanagement-Daten, bereit zur Befüllung.
WAS SIE ERHALTEN
Visualisieren Sie Ihre Agiloft-Vertragszyklen, finden Sie Einsparungen
- Visualisieren Sie den durchgängigen Agiloft-Vertragsfluss
- Spezifische Engpässe bei Überprüfung und Genehmigung identifizieren
- Compliance-Risiken und Abweichungen identifizieren
- Durchlaufzeiten vom Entwurf bis zur Verlängerung optimieren
TYPISCHE ERGEBNISSE
Leistung im Vertragsmanagement steigern
Unsere Process Mining-Lösung für das Agiloft Vertragsmanagement identifiziert Ineffizienzen und Compliance-Lücken und deckt Möglichkeiten zur Optimierung von Workflows und zur Risikominderung auf. Die hier vorgestellten Ergebnisse veranschaulichen typische Verbesserungen, die von Unternehmen durch den Einsatz datengestützter Erkenntnisse erzielt werden.
Reduzierte Genehmigungszykluszeit
Optimieren Sie Prüf- und Genehmigungs-Workflows, um die Gesamtdauer bis zur Vertragsgenehmigung zu verkürzen und somit schnellere Vertragsabschlüsse zu ermöglichen.
Verbesserte Einhaltung von Richtlinien
Stellen Sie sicher, dass Verträge alle vordefinierten Compliance-Schritte und regulatorischen Anforderungen einhalten, um Risiken zu minimieren und potenzielle Strafen zu vermeiden.
Reduzierte Häufigkeit von Überarbeitungen
Identifizieren Sie die Grundursachen für übermäßige Vertragsüberarbeitungen und Nacharbeiten, was zu einer stärker standardisierten Vertragsgestaltung und schnelleren Erstantragsgenehmigungen führt.
Optimierte Dauer der Verhandlungsphase
Identifizieren Sie Engpässe in der Verhandlungsphase und implementieren Sie datengesteuerte Verbesserungen, um die für Hin- und Her-Diskussionen aufgewendete Zeit erheblich zu reduzieren.
Erhöhte Rate pünktlicher Aktionen
Vertragsablauf- und Verlängerungsdaten proaktiv verwalten, um sicherzustellen, dass kritische Maßnahmen pünktlich ergriffen werden und kostspielige Versäumnisse oder automatische Verlängerungen vermieden werden.
Die Ergebnisse variieren je nach den Besonderheiten Ihres Vertragsmanagement-Prozesses, der bestehenden Agiloft-Konfiguration und der Datenqualität. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.
Empfohlene Daten
FAQs
Häufig gestellte Fragen
Process Mining visualisiert den tatsächlichen Vertragslebenszyklus und deckt Engpässe bei Überprüfungen und Genehmigungen, inkonsistente Compliance-Praktiken und Variationen in den Durchlaufzeiten auf. Es hilft, die Grundursachen für Verzögerungen zu identifizieren, wie z.B. übermäßige Überarbeitungen oder ineffiziente Ressourcenzuweisung. Diese datengesteuerte Erkenntnis ermöglicht es Unternehmen, genaue Bereiche für die Prozessoptimierung zu identifizieren.
Process Mining bietet eine transparente Sicht auf jeden Schritt eines Vertrags, sodass Sie die tatsächliche Prozessausführung mit definierten Compliance-Regeln vergleichen können. Es hebt Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen hervor und identifiziert Fälle, in denen Compliance-Schritte verpasst oder umgangen wurden. Dies ermöglicht proaktive Maßnahmen, um die konsequente Einhaltung regulatorischer und interner Richtlinien sicherzustellen.
Ja, durch die Abbildung des präzisen Genehmigungsflusses von Verträgen identifiziert Process Mining spezifische Schritte oder Entscheidungspunkte, die Verzögerungen verursachen. Es kann wiederkehrende Nacharbeitszyklen aufzeigen, überlastete Genehmiger identifizieren und die Auswirkungen verschiedener Verhandlungspfade quantifizieren. Diese Informationen ermöglichen es Teams, Workflows neu zu gestalten und Ressourcen effektiver zuzuweisen, wodurch die gesamten Durchlaufzeiten erheblich reduziert werden.
Für ein effektives Process Mining benötigen Sie hauptsächlich Event Logs aus Agiloft. Dazu gehören die Vertrags-ID als Fall-Identifikator, Aktivitätsnamen wie „Vertrag entworfen“, „Überprüfung initiiert“, „Genehmigt“ und Zeitstempel für jede Aktivität. Zusätzlich können relevante Attribute wie Abteilung, Vertragstyp oder Genehmiger die Analyse bereichern.
Erste Erkenntnisse können oft innerhalb weniger Wochen nach erfolgreicher Datenextraktion und -aufnahme in ein Process Mining-Tool gewonnen werden. Die Anfangsphase konzentriert sich auf die Entdeckung des „Ist“-Prozesses, die Identifizierung größerer Abweichungen und die Quantifizierung offensichtlicher Engpässe. Tiefere Analysen und umsetzbare Empfehlungen folgen typischerweise innerhalb von 1-3 Monaten.
Daten können typischerweise aus Agiloft über seine Berichtsfunktionen, benutzerdefinierte Abfragen oder bei Genehmigung über direkten Datenbankzugriff extrahiert werden. Ziel ist es, eine flache Tabelle zu erhalten, in der jede Zeile ein Ereignis darstellt, einschließlich Vertrags-ID, Aktivitätsname und Zeitstempel. Je nach Ihrer Agiloft-Konfiguration kann dies das Kombinieren von Daten aus mehreren Tabellen beinhalten.
Überhaupt nicht. Process Mining bietet jedem Unternehmen, das sein Vertragsmanagement optimieren möchte, einen Mehrwert, unabhängig von Größe oder Komplexität. Während große Organisationen möglicherweise mehr Daten haben, können auch kleinere Teams erhebliche Einblicke in Engpässe und Ineffizienzen in ihren Vertrags-Workflows gewinnen. Der Hauptvorteil besteht darin, die tatsächliche Prozessausführung zu verstehen, was universell anwendbar ist.
Sie können greifbare Verbesserungen erwarten, wie eine Reduzierung der Vertragsgenehmigungs-Durchlaufzeiten, eine verbesserte Einhaltung von Compliance-Standards und eine erhöhte Transparenz des Vertragsstatus. Process Mining hilft, manuellen Aufwand zu reduzieren, Fehler zu minimieren und die Ressourcenzuweisung zu optimieren. Letztendlich führt dies zu einem effizienteren und zuverlässigeren Vertragslebenszyklus-Management.
Neben der Möglichkeit, Event Log-Daten zu extrahieren, ist die Hauptanforderung der Zugriff auf eine Process Mining-Plattform, entweder cloudbasiert oder On-Premise. Spezifische technische Integrationen auf Agiloft-Seite sind in der Regel nicht erforderlich, da Process Mining-Tools durch die Aufnahme extrahierter Daten arbeiten. Eine Standard-IT-Infrastruktur für Datenverarbeitung und Sicherheit sollte vorhanden sein.
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