Verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement

Warum die Optimierung des Vertragsmanagements in Agiloft entscheidend ist

Das Vertragsmanagement bildet die Grundlage für die Geschäftsbeziehungen eines Unternehmens. Dennoch bleiben dabei häufig Ineffizienzen verborgen. Auch eine leistungsfähige Plattform wie Agiloft kann den tatsächlichen Prozess von Anfang bis Ende nicht automatisch frei von Engpässen, Nacharbeitsschleifen und Compliance-Risiken halten. Diese mindern den Nutzen und bremsen den Geschäftsbetrieb. Verzögerungen beim Vertragsentwurf, langwierige Verhandlungen oder verpasste Verlängerungen wirken sich direkt auf den Umsatz aus, erhöhen die Betriebskosten und setzen Ihr Unternehmen unnötigen rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Um flexibel und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie den tatsächlichen Ablauf Ihrer Verträge kennen, nicht nur den vorgesehenen. Bei der Optimierung Ihres Vertragsmanagements in Agiloft geht es nicht allein um Effizienz. Sie schützen damit Ihre Geschäftsinteressen, verbessern die Zusammenarbeit mit Beteiligten und sichern die konsequente Einhaltung dynamischer regulatorischer Anforderungen.

So macht Process Mining den Vertragslebenszyklus in Agiloft sichtbar

Process Mining liefert einen datenbasierten Einblick in den tatsächlichen Verlauf jedes Vertrags in Ihrem Agiloft-System. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu verlassen, rekonstruiert es den gesamten Vertragslebenszyklus anhand der Systemereignisse und zeigt, wie Verträge tatsächlich durch Ihr Unternehmen laufen. Für das Vertragsmanagement in Agiloft bedeutet das: Jeder Schritt vom ersten Vertragsantrag über den Abschluss und die Überwachung von Verpflichtungen bis zur Verlängerung oder Kündigung wird präzise abgebildet. Sie erhalten eine visuelle, interaktive Prozessübersicht, die häufige Abläufe hervorhebt, Abweichungen von Standardverfahren zeigt und unerwartete Nacharbeit aufdeckt. So sehen Sie genau, wo Verträge ins Stocken geraten, wer an den Verzögerungen beteiligt ist und welche Aktivitäten die Durchlaufzeiten am stärksten verlängern. Auf dieser Grundlage können Sie fundierte Entscheidungen treffen, Abläufe verbessern, menschliche Fehler reduzieren und Agiloft gezielter einsetzen.

Wichtige Verbesserungsmöglichkeiten im Vertragsmanagement ermitteln

Mit Process Mining können Sie gezielt wichtige Bereiche Ihres Vertragsmanagementprozesses in Agiloft verbessern. Sie erhalten Klarheit über folgende Punkte:

• Engpässe bei Prüfung und Freigabe: Ermitteln Sie genau, welche Phasen, Abteilungen oder Personen regelmäßig interne oder rechtliche Prüfungen verzögern. So können Sie Ressourcen neu verteilen oder Freigabe-Workflows anpassen.
• Ineffizienzen bei Verhandlungen: Machen Sie Verhandlungszyklen sichtbar, einschließlich der Anzahl von Redlines und Überarbeitungen. So erkennen Sie, warum Verhandlungen länger dauern und wie sie sich beschleunigen lassen.
• Compliance-Lücken: Erkennen Sie Fälle, in denen vorgeschriebene Schritte wie bestimmte Compliance-Prüfungen oder Offenlegungen übersprungen oder verzögert werden. So können Sie regulatorische Anforderungen und interne Richtlinien konsequenter einhalten.
• Automatisierte und manuelle Aufgaben: Unterscheiden Sie zwischen Aufgaben, die in Agiloft effizient automatisiert ablaufen, und solchen, die weiterhin manuelle Eingriffe erfordern. So erkennen Sie, wo zusätzliche Automatisierung den Aufwand und die Fehlerquote senken könnte.
• Prozesse nach dem Vertragsabschluss: Analysieren Sie die Effizienz nachgelagerter Aktivitäten wie der Überwachung von Verpflichtungen, Änderungsanträgen und Vertragsverlängerungen, damit Verträge dauerhaft den erwarteten Nutzen bringen.

Messbare Ergebnisse für Ihre Agiloft-Verträge erzielen

Die Erkenntnisse aus dem Process Mining führen zu konkreten, messbaren Verbesserungen Ihres Vertragsmanagements in Agiloft. Sie können:

• Vertragsdurchlaufzeiten verkürzen: Verkürzen Sie die Zeit vom Antrag bis zum Vertragsabschluss deutlich. So erzielen Sie schneller Umsätze und stärken Geschäftsbeziehungen.
• Betriebskosten senken: Verringern Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Vertragsverwaltung. Dadurch können sich Ihre Rechts-, Beschaffungs- und Vertriebsteams stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren.
• Compliance verbessern und Risiken senken: Stellen Sie sicher, dass vertragliche Verpflichtungen erfüllt und regulatorische Anforderungen eingehalten werden. So verringern Sie rechtliche und finanzielle Risiken.
• Vertragswert steigern: Optimieren Sie Verhandlungsstrategien und sorgen Sie für rechtzeitige Verlängerungen oder Änderungen, um den Wert jeder Vereinbarung bestmöglich auszuschöpfen.
• Zufriedenheit der Beteiligten erhöhen: Sorgen Sie für kürzere Bearbeitungszeiten und mehr Transparenz. Das verbessert die Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Vertragspartnern.

So starten Sie mit der Optimierung von Vertragsprozessen in Agiloft

Für die Optimierung des Vertragsmanagements in Agiloft mit Process Mining benötigen Sie keine speziellen Kenntnisse in der Datenwissenschaft. Mit datenbasierten Erkenntnissen können Sie Ihren Vertragslebenszyklus von einer möglichen Reibungsquelle in einen effizienten, regelkonformen Ablauf verwandeln. Machen Sie noch heute die tatsächliche Leistung Ihrer Vertragsprozesse sichtbar und treffen Sie datenbasierte Entscheidungen, die Ihr Unternehmen voranbringen.