> Continu verbeteren van processen > Contractbeheer > Agiloft

Verbeter contractbeheer

Optimaliseer de contractdoorlooptijd in Agiloft met onze gids in 6 stappen.
Verbeter contractbeheer
Contractbeheer
Agiloft

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (11) Doelen (10) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Verbeter contractbeheer in Agiloft en verkort de doorlooptijden

In contractbeheer blijven inefficiënties vaak verborgen, bijvoorbeeld vertragingen bij reviews, goedkeuringen en compliance. Ons platform laat precies zien waar de bottlenecks zitten in de hele contractlevenscyclus, van het eerste concept tot de verlenging. Ontdek hoe je processen kunt verbeteren, doorlooptijden kunt verkorten en governance kunt versterken door kansen voor optimalisatie in kaart te brengen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom contractbeheer in Agiloft verbeteren?

Contractbeheer vormt de basis van de commerciële relaties van een organisatie, maar verborgen inefficiënties komen vaak voor. Agiloft biedt veel automatiseringsfuncties, maar ook in dit platform kunnen bottlenecks, herstelwerk en compliancerisico’s ontstaan. Die kosten tijd en doen af aan de waarde van het proces. Vertraging bij het opstellen van contracten, langdurige onderhandelingen of gemiste verlengingen kunnen de omzet raken, de bedrijfskosten verhogen en juridische of financiële risico’s met zich meebrengen. Om flexibel te blijven en je positie in de markt te behouden, moet je weten hoe contracten in de praktijk verlopen, niet alleen hoe het proces is ontworpen. Contractbeheer in Agiloft verbeteren gaat dus niet alleen om efficiëntie. Het helpt ook de belangen van de organisatie te beschermen, de samenwerking met betrokkenen te verbeteren en de compliance te bewaken in een veranderende regelgeving.

Zo brengt process mining de contractlevenscyclus in Agiloft in beeld

Process mining laat op basis van data zien hoe contracten werkelijk door Agiloft lopen. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, reconstrueert het de volledige contractlevenscyclus aan de hand van event logs uit het systeem. Zo zie je hoe contracten zich daadwerkelijk door de organisatie bewegen. Voor contractbeheer in Agiloft betekent dit dat elke stap in beeld komt, van het eerste contractverzoek tot ondertekening, het bewaken van verplichtingen en uiteindelijk verlenging of beëindiging. Je krijgt een interactieve proceskaart die veelvoorkomende routes laat zien, afwijkingen van de standaardprocedure opspoort en onverwacht herstelwerk aan het licht brengt. Zo zie je waar contracten vastlopen, wie betrokken is bij vertragingen en welke activiteiten de doorlooptijd het meest verlengen. Met inzicht in deze verschillen in de praktijk kun je onderbouwde keuzes maken om processen efficiënter te maken, menselijke fouten te beperken en Agiloft beter te gebruiken.

Belangrijke verbeterpunten in contractbeheer opsporen

Met process mining kun je gerichte verbeteringen aanbrengen in belangrijke onderdelen van het contractbeheerproces in Agiloft. Je krijgt zicht op:

  • Bottlenecks bij beoordeling en goedkeuring: Spoor precies op in welke fases, afdelingen of bij welke personen interne of juridische beoordelingen vertraging oplopen. Zo kun je middelen anders inzetten of goedkeuringsworkflows aanpassen.
  • Inefficiënte onderhandelingen: Breng onderhandelingsrondes in beeld, inclusief het aantal wijzigingen en herzieningen. Zo zie je waar onderhandelingen lang duren en hoe je ze kunt versnellen.
  • Hiaten in de compliance: Spoor op wanneer verplichte stappen, zoals specifieke compliancechecks of informatieverstrekking, worden overgeslagen of vertraagd. Zo kun je beter voldoen aan regelgeving en intern beleid.
  • Geautomatiseerde en handmatige taken: Maak onderscheid tussen taken die Agiloft efficiënt automatiseert en taken waarvoor nog handmatig werk nodig is. Zo ontdek je waar verdere automatisering tijd en fouten kan besparen.
  • Proces na ondertekening: Analyseer hoe efficiënt verplichtingen worden bewaakt en wijzigingsverzoeken en verlengingen worden afgehandeld. Zo blijft de waarde van contracten behouden.

Meetbare resultaten voor contracten in Agiloft

De inzichten uit process mining leiden tot concrete, meetbare verbeteringen in contractbeheer met Agiloft. Je kunt:

  • De contractdoorlooptijd verkorten: Verkort de tijd van aanvraag tot ondertekening. Zo komt omzet sneller binnen en bouw je sterkere zakelijke relaties op.
  • De bedrijfskosten verlagen: Besteed minder tijd en middelen aan contractbeheer. Zo houden juridische teams, inkoop en verkoop meer tijd over voor werk met meer waarde.
  • De compliance verbeteren en risico’s beperken: Zorg dat contractuele verplichtingen worden nagekomen en aan regelgeving wordt voldaan. Zo beperk je juridische en financiële risico’s.
  • Meer waarde uit contracten halen: Verbeter onderhandelingsstrategieën en zorg dat verlengingen of wijzigingen op tijd plaatsvinden.
  • De tevredenheid van betrokkenen verhogen: Zorg voor kortere doorlooptijden en meer inzicht in de voortgang. Dat verbetert de samenwerking met interne afdelingen en externe partijen.

Aan de slag met contractbeheer in Agiloft

Je hebt geen specialistische kennis van data science nodig om contractbeheer in Agiloft met process mining te verbeteren. Met inzichten op basis van data kun je zien waar het contractproces vastloopt en hoe je het efficiënter en beter compliant maakt. Breng vandaag nog in kaart hoe contracten werkelijk verlopen en neem beslissingen op basis van data.

Contractbeheer CLM Contractlevenscyclus Juridische afdeling Inkoop Contractonderhandelingen Compliance Contractverlengingen Goedkeuringsworkflows Contractlevenscyclusbeheer Juridische bedrijfsvoering Contractautomatisering

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Vertraging bij interne en juridische beoordelingen verlengt vaak de contractlevenscyclus. Daardoor kunnen deadlines worden gemist en kan de omzet later worden geboekt. Dit beperkt de wendbaarheid van de organisatie en kan de relatie met leveranciers of klanten onder druk zetten. ProcessMind analyseert event logs uit Agiloft om precies te laten zien in welke beoordelingsfases of afdelingen bottlenecks ontstaan. Ook brengt het procesafwijkingen en hiaten in de compliance in beeld en achterhaalt het de oorzaken van trage goedkeuringen.

Als tijdens de contractlevenscyclus intern beleid of externe regelgeving niet wordt nageleefd, loopt de organisatie juridische en financiële risico’s. Handmatige controles of overgeslagen stappen in complexe workflows kunnen tot verschillen leiden. ProcessMind brengt het werkelijke verloop van elk contract in Agiloft in kaart en vergelijkt dit met de vastgestelde complianceregels. Zo worden afwijkingen zichtbaar en kun je naleving van standaardprocedures bewaken en risico’s beperken.

Teams weten vaak niet realtime waar elk contract zich in de levenscyclus bevindt. Dat leidt tot onnodige vragen, gemiste acties en extra administratief werk. Ook wordt het lastiger om middelen goed in te zetten en vooruit te plannen. ProcessMind reconstrueert het volledige verloop van elk contract in Agiloft. Je ziet de huidige status, welke activiteiten zijn uitgevoerd en waar het contract vastloopt of afwijkt van de standaardroute.

Langdurige onderhandelingen met meerdere rondes wijzigingen en herzieningen kosten tijd en middelen. Daardoor wordt de ondertekening uitgesteld en kunnen deals niet doorgaan. Ook kunnen de juridische kosten oplopen. ProcessMind analyseert de onderhandelingsactiviteiten en documentversies in Agiloft. Zo zie je patronen in het aantal wijzigingen, terugkerende discussiepunten en de invloed van verschillende onderhandelingsstrategieën op de doorlooptijd. Daarmee kun je toekomstige onderhandelingen verbeteren.

Verschillen in de manier waarop contracten worden opgesteld en het wisselende gebruik van goedgekeurde templates kunnen fouten veroorzaken, de tijd voor juridische beoordeling verlengen en de juridische afdwingbaarheid verzwakken. Ook maken ze standaardisatie en compliance lastiger. ProcessMind laat zien waar het opstellen van contracten of het gebruik van templates in Agiloft afwijkt van de afgesproken werkwijze. Zo zie je hoe vaak dit gebeurt en wat de gevolgen zijn voor vervolgstappen en juridische beoordelingen.

Als verlengingen niet op tijd worden gestart of beëindigingen niet worden verwerkt, kunnen ongunstige voorwaarden automatisch doorlopen, diensten onverwacht worden onderbroken of kosten en verplichtingen blijven bestaan. Dat heeft direct gevolgen voor de financiële resultaten en het leveranciersbeheer. ProcessMind houdt vervaldatums en bijbehorende activiteiten vóór verlenging of beëindiging in Agiloft bij. Zo zie je welke contracten deadlines dreigen te missen en waardoor verlengingen of beëindigingen vertraging oplopen.

Veel handmatige taken, gegevensinvoer en ad-hoccommunicatie tijdens de levenscyclus van een contract verhogen de bedrijfskosten en leiden middelen af van strategisch werk. Vaak komt dit doordat het systeem niet alle stappen in het proces ondersteunt. ProcessMind brengt in kaart hoe vaak handmatige handelingen voorkomen en hoelang ze duren in contractprocessen in Agiloft. Zo zie je waar automatisering of standaardisatie de kosten kan verlagen en de efficiëntie kan verbeteren.

Zonder helder zicht op de procesprestaties is het lastig om service level agreements (SLA’s) voor interne beoordelingen en goedkeuringen te volgen en na te leven. Dat kan leiden tot interne wrijving en ontevredenheid bij externe partijen. ProcessMind vergelijkt de werkelijke verwerkingstijden van elke Activiteit in Agiloft met de afgesproken SLA’s. Zo zie je welke afdelingen of medewerkers de doelen steeds niet halen en krijg je gegevens om de verantwoordelijkheid en prestaties te verbeteren.

Een ongelijke werkverdeling en inefficiënte inzet van juridische, inkoop- of bedrijfsmiddelen voor verschillende contracttypen of procesfasen kunnen leiden tot bottlenecks, overbelasting en ondoelmatig gebruik van specialistische kennis. ProcessMind laat zien hoe middelen worden ingezet door het aantal en de duur van activiteiten per gebruiker of afdeling in Agiloft te analyseren. Daarmee kun je de personeelsbezetting en werkverdeling verbeteren en het proces soepeler laten verlopen.

Na ondertekening kan het ontbreken van systematische controle op contractuele verplichtingen leiden tot gemiste mijlpalen, niet-geleverde resultaten of onopgemerkte overtredingen. Dat kan financiële boetes of beschadigde relaties tot gevolg hebben. ProcessMind brengt de activiteiten ‘verplichtingen bewaken’ en ‘compliance beoordelen’ in Agiloft in beeld. Zo zie je waar na ondertekening verplichtingen worden verwaarloosd of vertraging oplopen en kun je belangrijke verplichtingen goed volgen.

Als vergelijkbare contracten sterk verschillen in doorlooptijd en daar geen duidelijke reden voor is, wijst dat op procesproblemen of inconsistenties die lastig handmatig te achterhalen zijn. Daardoor wordt plannen en voorspellen moeilijker. ProcessMind brengt procesvarianten in Agiloft in beeld en laat zien welke routes voor bepaalde contracttypen tot langere of kortere doorlooptijden leiden. Zo kun je gericht verbeteren en standaardiseren.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd die contracten in de beoordelings- en goedkeuringsfase doorbrengen. Zo worden contracten sneller ondertekend, kunnen projecten eerder van start en komen inkomsten of samenwerkingen sneller tot stand. Vertragingen in de contractlevenscyclus in Agiloft kunnen projectplanningen verstoren en achterstanden bij juridische teams veroorzaken. ProcessMind analyseert hoelang elke goedkeuringsstap duurt en laat zien welke bottlenecks, goedkeurders of overdrachten tussen afdelingen voor vertraging zorgen. Met die informatie kun je workflows in Agiloft gericht aanpassen, bijvoorbeeld door goedkeuringen parallel te laten verlopen of herinneringen te automatiseren. Daarna meet je hoe de gemiddelde goedkeuringstijd verandert.

Dit doel draait om naleving van intern beleid, wet- en regelgeving en branchenormen in elk contract. Betere compliance verkleint juridische risico’s, voorkomt boetes en beschermt de reputatie van de organisatie. Dat is extra belangrijk in de gestructureerde omgeving van Agiloft. De regels moeten voor alle contracttypen op dezelfde manier worden toegepast. ProcessMind signaleert automatisch afwijkingen van de gewenste compliance-route in het contractbeheerproces in Agiloft. Je ziet bijvoorbeeld wanneer verplichte stappen zijn overgeslagen, verkeerde templates zijn gebruikt of juridische beoordelingen ontbreken. Zo kun je controles aanscherpen en volgen of het aantal niet-conforme cases afneemt.

Dit doel betekent dat je realtime zicht hebt op de status en voortgang van elk contract, van aanvraag tot afsluiting. Met meer inzicht kunnen betrokkenen de voortgang volgen, mogelijke vertragingen voorzien en goed onderbouwde beslissingen nemen. Zo voorkom je dat contracten ...

Dit doel is gericht op kortere onderhandelingen en minder onderhandelingsrondes. Zo worden afspraken sneller gesloten, dalen de juridische kosten en houden juridische en bedrijfsteams meer tijd over. Langdurige onderhandelingen in Agiloft kunnen belangrijke projecten en inkomsten vertragen. ProcessMind analyseert het hele onderhandelingsproces en laat zien waar veel wijzigingen worden voorgesteld, welke punten vaak tot discussie leiden en welke routes in Agiloft de doorlooptijd verlengen. Met die informatie kun je de onderhandelingsaanpak aanscherpen, clausules standaardiseren en meten of de onderhandelingsduur en het aantal documentversies afnemen.

Dit doel is gericht op consistent gebruik van goedgekeurde templates, clausules en formuleringen in alle contracten. Een vaste werkwijze vermindert fouten, versnelt het opstellen van contracten en zorgt voor juridische consistentie. Zo beperk je risico’s door uiteenlopende contractteksten. Inconsistent opgestelde contracten in Agiloft kunnen juridische risico’s en herstelwerk veroorzaken. ProcessMind brengt verschillen in het opstellen van contracten en het gebruik van niet-standaardtemplates of clausules in Agiloft in kaart. Door de werkelijke opstelroutes te tonen, maakt het duidelijk waar afwijkingen ontstaan. Zo kun je standaardisatie beter handhaven en meten of templates vaker volgens afspraak worden gebruikt.

Dit doel is gericht op het voorkomen van fouten bij het beheren van belangrijke contractdatums, zoals verlengingen, vervaldatums en beëindigingen. Deadlines halen voorkomt onderbrekingen van diensten en ongewenste automatische verlengingen, en beschermt tegen omzetverlies of onverwachte verplichtingen. Dit is belangrijk voor goed contractbeheer in Agiloft. ProcessMind geeft een volledig beeld van de contractlevenscyclus. Je ziet welke contracten belangrijke datums naderen en in welke processen meldingen of verlengingsstappen vaak worden gemist. Zo kun je proactieve meldingen en workflows instellen, op tijd actie ondernemen en meten of het aantal achterstallige contracten afneemt.

Dit doel is gericht op minder handmatige handelingen bij routinetaken in contractbeheer, zoals gegevens invoeren, beoordelen en controleren. Minder handwerk verlaagt de bedrijfskosten, verkleint de kans op menselijke fouten en geeft medewerkers meer tijd voor strategisch werk. Dat helpt om processen in Agiloft te verbeteren. ProcessMind laat zien welke activiteiten of procesuitzonderingen in Agiloft vaak handmatige handelingen vereisen en waar automatisering mogelijk is. Als je weet waar handwerk voorkomt, kun je workflows automatiseren of processen verbeteren en meten hoeveel minder uren eraan worden besteed.

Dit doel draait om het consequent halen van afgesproken serviceniveaus voor verschillende activiteiten in contractbeheer, vooral voor beoordelingen en goedkeuringen. Betere naleving van SLA’s verhoogt de tevredenheid van interne en externe betrokkenen, maakt de uitkomsten voorspelbaarder en vergroot de verantwoordelijkheid tijdens de contractlevenscyclus. ProcessMind volgt de werkelijke prestaties per fase van het contractproces in Agiloft en vergelijkt die met de afgesproken SLA’s. Je ziet precies waar en waarom SLA’s niet worden gehaald, bijvoorbeeld door een tekort aan middelen of inefficiënte workflows. Zo kun je maatregelen nemen en het percentage nageleefde SLA’s volgen.

Dit doel is gericht op een efficiëntere werkverdeling tussen juridische, inkoop- en administratieve teams die betrokken zijn bij contractbeheer. Een goede verdeling voorkomt dat teams overbelast raken of capaciteit onbenut blijft. Dat verhoogt de productiviteit, vermindert overbelasting en versnelt de verwerking van contracten. Zo voorkom je dat contractprocessen in Agiloft vastlopen door bottlenecks in de beschikbare middelen. ProcessMind laat zien hoe middelen worden ingezet en welke medewerkers of teams in de contractlevenscyclus in Agiloft steeds bottlenecks vormen. Door de beschikbaarheid van middelen en de taakverdeling te analyseren, kunnen organisaties middelen beter verdelen en de verbetering in efficiëntie meten.

Dit doel is gericht op het verkleinen van onvoorspelbare verschillen in de totale verwerkingstijd van contracten. Zo worden de doorlooptijden voorspelbaarder en kun je beter plannen en betrouwbaarder voorspellen. Ook verbetert de operationele stabiliteit voor verschillende contracttypen in Agiloft. ProcessMind brengt de oorzaken van verschillen in doorlooptijd aan het licht, zoals afwijkende uitvoeringsroutes, herstelwerk of wisselende activiteitenduren in Agiloft. Door deze verschillen zichtbaar te maken, kun je processen standaardiseren, inconsistenties wegnemen en meten of de standaardafwijking van contractdoorlooptijden afneemt.

In 6 stappen contractbeheer verbeteren

1

Template downloaden
2

Data uit Agiloft exporteren
3

Dataset uploaden
4

Contractproces analyseren
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Voortgang volgen
1

Template downloaden

Wat je moet doen

Download de Excel-template voor procesdata over contractbeheer. De template biedt de structuur om contractdata uit Agiloft goed te ordenen.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste template heeft je data overal dezelfde structuur. Zo kun je de data nauwkeurig en consistent analyseren en bruikbare inzichten vinden.

Verwacht resultaat

Een vooraf opgemaakte Excel-template voor contractbeheerdata uit Agiloft, klaar om in te vullen.

DIT LEVERT HET OP

Breng contractdoorlooptijden in Agiloft in kaart en ontdek waar je kunt besparen

ProcessMind brengt het volledige contractbeheerproces in Agiloft in kaart. Zo zie je hoe het werk echt verloopt en waar vertragingen ontstaan. De visualisaties laten zien waar processen niet efficiënt zijn en waar compliance risico loopt.
  • Breng de volledige contractstroom in Agiloft in kaart
  • Spoor bottlenecks bij reviews en goedkeuringen op
  • Breng compliancerisico’s en afwijkingen in kaart
  • Verkort de doorlooptijd van het opstellen tot de verlenging
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Betere prestaties in contractbeheer

Onze process mining-oplossing voor Agiloft Contract Management brengt inefficiënties en hiaten in compliance aan het licht. Zo zie je waar workflows efficiënter kunnen en risico’s kleiner worden. De resultaten hieronder laten verbeteringen zien die organisaties vaak bereiken met inzichten op basis van data.

0 %
Contracten sneller goedkeuren

Kortere doorlooptijd voor goedkeuringen

Maak workflows voor beoordeling en goedkeuring efficiënter, zodat contracten sneller worden goedgekeurd en deals eerder kunnen worden gesloten.
0 %
Betere compliance

Beleid beter naleven

Zorg dat contracten alle vastgestelde compliancestappen en wettelijke vereisten volgen. Zo beperk je risico’s en voorkom je mogelijke boetes.
0 %
Minder herstelwerk bij het opstellen van contracten

Minder wijzigingen in contractteksten

Achterhaal waarom contractteksten vaak worden aangepast en herstelwerk nodig is. Zo kun je contracten consistenter opstellen en vaker in één keer goedkeuren.
0 %
Sneller onderhandelen

Kortere onderhandelingsfase

Breng bottlenecks in de onderhandelingsfase in kaart en verbeter het proces op basis van data. Zo besteed je minder tijd aan heen-en-weergesprekken.
0 %
Minder gemiste deadlines

Meer acties op tijd uitgevoerd

Houd verval- en verlengingsdatums van contracten proactief bij. Zo worden belangrijke acties op tijd uitgevoerd en voorkom je kostbare onderbrekingen of ongewenste verlengingen.

De resultaten hangen af van je contractbeheerproces, de inrichting van Agiloft en de datakwaliteit. De cijfers laten verbeteringen zien die bij verschillende implementaties vaak voorkomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de selectie daarna zo nodig uit.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van elk contract dat in het systeem wordt beheerd. Deze ID koppelt alle bijbehorende activiteiten en gebeurtenissen tijdens de levenscyclus van het contract.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel om het volledige verloop van een contract te volgen. Zonder deze sleutel kun je de end-to-end-processtroom niet analyseren en geen KPI’s op caseniveau berekenen.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee bereken je de werkelijke verwerkingstijd van een activiteit en onderscheid je actieve werktijd van wachttijd. Zo wordt bottleneckanalyse nauwkeuriger.

De naam van de gebruiker of bron die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de werklast analyseren, prestaties vergelijken en bottlenecks of goede werkwijzen per medewerker opsporen.

De bedrijfsafdeling waartoe de gebruiker of contracteigenaar behoort.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties tussen bedrijfseenheden vergelijken en afdelingsspecifieke procesproblemen of goede werkwijzen opsporen.

De indeling van het contract, bijvoorbeeld een raamovereenkomst voor diensten (MSA), geheimhoudingsovereenkomst (NDA) of opdrachtomschrijving (SOW).

Waarom dit belangrijk is

Verklaart grote verschillen in procescomplexiteit, doorlooptijd en risico. Dit attribuut is nodig om processen zinvol uit te splitsen.

De totale geldwaarde van het contract.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je analyses op basis van waarde uitvoeren, prioriteiten bepalen en de bedrijfsimpact van vertragingen begrijpen.

De huidige status of fase van het contract in de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Geeft snel inzicht in de huidige fase van een contract. Zo kun je analyses filteren en uitsplitsen naar lopende en afgeronde cases.

De naam van de externe partij, klant, leverancier of partner die bij het contract betrokken is.

Waarom dit belangrijk is

Helpt bepalen hoe verschillende externe partners de onderhandelingsduur en complexiteit beïnvloeden. Zo kun je prognoses en strategieën verbeteren.

De datum waarop het contract verloopt als het niet wordt verlengd of beëindigd.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor proactief contractbeheer. Zo kan het bedrijf deadlines voor verlengingen of beëindigingen op tijd halen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is de eerste gebeurtenis in de contractlevenscyclus: de formele aanvraag voor een nieuw contract. In Agiloft wordt dit meestal vastgelegd als een nieuw record in de tabel Contract. De gebeurtenis staat dan in de geschiedenis of het auditspoor van het systeem.

Waarom dit belangrijk is

Deze Activiteit markeert het begin van het proces en is nodig om de totale contractdoorlooptijd te berekenen. Door dit startpunt te analyseren, krijg je inzicht in de omvang en herkomst van de contractaanvragen binnen de organisatie.

Dit geeft aan dat de juridische afdeling de beoordeling van het contract heeft afgerond. Dit wordt vaak vastgelegd wanneer het juridische team de contractstatus bijwerkt, bijvoorbeeld naar ‘Juridisch goedgekeurd’, of een specifieke goedkeuringstaak afrondt.

Waarom dit belangrijk is

De juridische beoordeling is een belangrijke stap die vaak veel tijd kost. Door de duur ervan te bepalen, kun je bottlenecks binnen het juridische team vinden en de naleving van SLA’s volgen.

Deze mijlpaal geeft aan dat alle vereiste interne betrokkenen de definitieve versie van het contract hebben goedgekeurd. Dit is meestal af te leiden uit een statuswijziging naar een definitieve goedkeuringsstatus, zoals ‘Volledig goedgekeurd’ of ‘Klaar voor ondertekening’.

Waarom dit belangrijk is

Deze belangrijke mijlpaal markeert het einde van de interne beoordelingen en geeft aan dat het contract klaar is voor ondertekening. Dit is een belangrijk meetpunt voor de totale interne verwerkingstijd voordat het contract ter ondertekening wordt verstuurd.

Dit is een belangrijke mijlpaal: alle partijen hebben het contract ondertekend en daarmee is het juridisch bindend. Dit wordt meestal expliciet vastgelegd via een koppeling met een platform voor elektronische handtekeningen of wanneer een gebruiker de status handmatig wijzigt in 'Uitgevoerd'.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis markeert het einde van de fase vóór de contracttoekenning en is het eindpunt voor de berekening van de totale contractdoorlooptijd. Hiermee begint de beheerfase na de contracttoekenning.

Dit geeft aan dat een contract na afloop van de looptijd succesvol is verlengd. Dit is een belangrijk bedrijfsresultaat. Vaak wordt het vastgelegd wanneer een gebruiker de contractstatus bijwerkt of een nieuwe contractversie voor de verlengde looptijd aanmaakt.

Waarom dit belangrijk is

Voor veel bedrijven is dit een belangrijke succesmetriek, omdat het laat zien dat de samenwerking wordt voortgezet. Verlengingen bijhouden helpt bij omzetprognoses en bij het beoordelen van contractbehoud.

Dit geeft aan dat een actief contract vóór de geplande einddatum voortijdig is beëindigd. Dit wordt meestal expliciet vastgelegd door de contractstatus te wijzigen naar 'Beëindigd' en een reden op te geven.

Waarom dit belangrijk is

Analyse van beëindigingen helpt inzicht te krijgen in de redenen waarom contracten worden ontbonden, zoals tegenvallende prestaties of veranderende bedrijfsstrategieën. Dit is belangrijk voor risicobeheer en inzicht in relaties met contractpartijen.

Deze gebeurtenis geeft aan dat de einddatum van een contract is bereikt en dat het contract niet is verlengd of voortijdig beëindigd. Meestal wordt dit berekend door de vervaldatum van het contract te vergelijken met de huidige datum.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk eindpunt in de levenscyclus van een contract. Door verlopen contracten te analyseren, kun je ongewenste automatische verlengingen voorkomen en ervoor zorgen dat noodzakelijke verlengingen niet worden gemist.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining brengt de werkelijke contractlevenscyclus in beeld. Zo worden bottlenecks bij beoordelingen en goedkeuringen, wisselende compliance en verschillen in doorlooptijden zichtbaar. Je kunt de oorzaken van vertragingen achterhalen, zoals veel voorgestelde wijzigingen of een inefficiënte verdeling van middelen. Met deze gegevens kunnen organisaties precies bepalen waar procesverbetering nodig is.

Process mining geeft een transparant beeld van elke stap in een contractproces. Je kunt de werkelijke uitvoering vergelijken met de vastgestelde complianceregels. Het laat zien waar de standaardwerkwijze niet wordt gevolgd en waar verplichte compliancestappen zijn gemist of omzeild. Zo kun je op tijd maatregelen nemen om de regels en het interne beleid consequent na te leven.

Ja. Door de precieze route van contractgoedkeuringen in kaart te brengen, laat process mining zien welke stappen of beslismomenten vertraging veroorzaken. Je ziet terugkerend herstelwerk, overbelaste goedkeurders en de gevolgen van verschillende onderhandelingsroutes. Met die informatie kunnen teams workflows aanpassen en middelen beter verdelen, zodat de totale doorlooptijd flink afneemt.

Voor process mining heb je vooral event logs uit Agiloft nodig. Daarin staat het Contract-ID als case-identificatie, de namen van activiteiten zoals ‘Contract opgesteld’, ‘Beoordeling gestart’ en ‘Goedgekeurd’, en de timestamp van elke activiteit. Relevante attributen, zoals afdeling, contracttype of goedkeurder, kunnen de analyse verder aanvullen.

Vaak krijg je binnen enkele weken na een geslaagde data-extractie en het inladen in een process mining-tool de eerste inzichten. In deze fase breng je het huidige proces in kaart, ontdek je belangrijke afwijkingen en maak je duidelijke bottlenecks meetbaar. Een grondigere analyse en concrete aanbevelingen volgen meestal binnen 1 tot 3 maanden.

Je kunt data meestal uit Agiloft halen met rapportagefuncties, aangepaste query’s of, als dat is toegestaan, rechtstreekse toegang tot de database. Het doel is een platte tabel waarin elke rij een gebeurtenis voorstelt, met het Contract-ID, de activiteit en de timestamp. Afhankelijk van de inrichting van Agiloft moet je mogelijk data uit meerdere tabellen combineren.

Zeker niet. Process mining is nuttig voor elke organisatie die contractbeheer wil verbeteren, ongeacht de omvang of complexiteit. Grote organisaties hebben misschien meer data, maar ook kleinere teams kunnen bottlenecks en inefficiënties in hun contractworkflows ontdekken. Het belangrijkste is inzicht krijgen in hoe processen echt verlopen, en dat is voor elke organisatie relevant.

Je kunt concrete verbeteringen verwachten, zoals kortere doorlooptijden voor contractgoedkeuringen, betere naleving van compliance-eisen en meer zicht op de status van contracten. Process mining helpt handwerk en fouten te verminderen en middelen beter te verdelen. Zo wordt het beheer van de contractlevenscyclus efficiënter en betrouwbaarder.

Naast de mogelijkheid om event log-data te exporteren, heb je toegang nodig tot een process mining-platform in de cloud of op locatie. Meestal zijn er geen specifieke technische koppelingen met Agiloft nodig, omdat process mining-tools werken met geëxporteerde data. Zorg wel voor de gebruikelijke IT-infrastructuur voor gegevensverwerking en beveiliging.

Verbeter contractbeheer in Agiloft en verkort nu de doorlooptijd

Spoor inefficiënties op en verkort de contractdoorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Start vandaag je gratis proefperiode.