> Continue verbetering > Contract Management > Agiloft

Verbeter Uw Contractbeheer

Optimaliseer Agiloft contractcycli met onze 6-stappen gids.
Download datatemplate
Verbeter Uw Contractbeheer
Uitdagingen (11) Doelen (10) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer Contractmanagement in Agiloft voor Snellere Doorlooptijden

Contractbeheerprocessen verbergen vaak inefficiënties zoals vertragingen in beoordelingen, goedkeuringen en compliance. Ons platform helpt u om exacte knelpunten in uw gehele contractlevenscyclus, van initiële opstelling tot uiteindelijke verlenging, op te sporen. Ontdek hoe u operations kunt stroomlijnen, doorlooptijden kunt verkorten en governance kunt verbeteren door belangrijke optimalisatiemogelijkheden te identificeren.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom het Optimaliseren van Agiloft Contract Management Essentieel is

Contract management vormt de ruggengraat van de commerciële relaties van elke organisatie, maar het gaat vaak gepaard met verborgen inefficiënties. Zelfs in een geavanceerd platform zoals Agiloft, waar automatiseringstools volop aanwezig zijn, kan het daadwerkelijke end-to-end proces nog steeds knelpunten, herstelcycli en compliance-risico's bevatten die waarde uithollen en bedrijfsprocessen vertragen. Vertragingen bij het opstellen van contracten, langdurige onderhandelingscycli of gemiste verlengingskansen hebben direct invloed op de omzet, verhogen de operationele kosten en stellen uw organisatie bloot aan onnodige juridische en financiële kwetsbaarheden. Het doorgronden van de werkelijke stroom van uw contracten, voorbij het beoogde ontwerp, is essentieel voor het behoud van wendbaarheid en concurrentievoordeel. Het optimaliseren van uw Agiloft Contract Management proces gaat niet alleen over efficiëntie; het gaat over het waarborgen van uw bedrijfsbelangen, het verbeteren van stakeholderrelaties en het garanderen van consistente compliance in een dynamisch regelgevingslandschap.

Hoe Process Mining de Levenscyclus van Uw Agiloft Contracten Verlicht

Process mining biedt een ongeëvenaarde, data-gedreven blik op het daadwerkelijke traject van elk contract binnen uw Agiloft-systeem. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, reconstrueert het de complete contractlevenscyclus vanuit event logs, en onthult het hoe contracten werkelijk door uw organisatie bewegen. Voor Agiloft Contract Management betekent dit het nauwkeurig in kaart brengen van elke stap, van de initiële contractaanvraag tot uitvoering, obligatiebewaking en uiteindelijke verlenging of beëindiging. U krijgt een visuele, interactieve process map die veelvoorkomende paden belicht, afwijkingen van standaardprocedures identificeert en onverwachte rework onthult. Deze objectieve weergave stelt u in staat precies te achterhalen waar contracten vastlopen, wie betrokken is bij de vertragingen, en welke specifieke activiteiten het meest bijdragen aan langere doorlooptijden. Door deze reële procesvariaties te begrijpen, kunt u weloverwogen beslissingen nemen om de operaties te stroomlijnen, menselijke fouten te verminderen en ervoor te zorgen dat uw Agiloft-platform optimaal wordt benut.

Belangrijke Verbeterpunten in Contract Management Identificeren

Met process mining kunt u kritieke gebieden van uw Agiloft Contract Management proces specifiek aanpakken en verbeteren. U krijgt duidelijkheid over:

  • Knelpunten in Review en Goedkeuring: Identificeer de exacte fasen, afdelingen of individuen die consequent vertragingen veroorzaken bij interne of juridische reviews, zodat u middelen kunt herverdelen of approval workflows kunt verfijnen.
  • Inefficiënties in Onderhandelingen: Visualiseer onderhandelingscycli, inclusief het aantal redlines en revisies, om te begrijpen waar onderhandelingen langdurig worden en hoe u deze kunt versnellen.
  • Compliance-tekortkomingen: Detecteer gevallen waarin verplichte stappen, zoals specifieke compliance checks of openbaarmakingen, worden omzeild of vertraagd, om zo een striktere naleving van regelgeving en interne beleidslijnen te waarborgen.
  • Geautomatiseerde versus Handmatige Taken: Onderscheid taken die efficiënt geautomatiseerd zijn binnen Agiloft en taken die nog steeds afhankelijk zijn van handmatige interventie, en ontdek zo mogelijkheden voor verdere automatisering om menselijke inspanning en fouten te verminderen.
  • Proces na Uitvoering: Analyseer de efficiëntie van activiteiten na uitvoering, zoals obligatiebewaking, wijzigingsverzoeken en verlengingsprocessen, om continue realisatie van contractwaarde te waarborgen.
Contract Management CLM Contractlevenscyclus Juridische afdeling Procurement Contractonderhandeling Compliance Contractverlengingen Goedkeuringsworkflows

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Vertragingen bij interne en juridische beoordelingen verlengen vaak de contractlevenscyclus, wat leidt tot gemiste deadlines en problemen met omzeterkenning. Dit heeft directe gevolgen voor de bedrijfswendbaarheid en kan relaties met leveranciers of klanten onder druk zetten. ProcessMind analyseert uw Agiloft event logs om precies die beoordelingsstadia of afdelingen aan te wijzen die knelpunten veroorzaken, procesafwijkingen en leemtes in compliance te identificeren, en de grondoorzaken van trage goedkeuringen te onthullen.

Niet-naleving van interne beleidsregels of externe wettelijke vereisten gedurende de contractlevenscyclus stelt de organisatie bloot aan aanzienlijke juridische en financiële risico's. Inconsistenties kunnen voortkomen uit handmatige controles of over het hoofd geziene stappen in complexe workflows. ProcessMind brengt de feitelijke flow van elk contract in Agiloft in kaart en vergelijkt deze met gedefinieerde compliance-regels om afwijkingen te signaleren en naleving van standaard operationele procedures af te dwingen, waardoor de risicoblootstelling wordt geminimaliseerd.

Teams missen vaak een real-time, uitgebreid overzicht van de status van elk contract in zijn levenscyclus, wat leidt tot overbodige vragen, gemiste proactieve acties en verhoogde administratieve overhead. Dit belemmert effectieve toewijzing van middelen en forecasting. ProcessMind reconstrueert het gehele traject van elk contract binnen Agiloft, biedt end-to-end zichtbaarheid van de huidige status, de uitgevoerde activities, en identificeert waar het stagneert of afwijkt van het standaardpad.

Langdurige onderhandelingsfasen, gekenmerkt door meerdere rondes van redlining en revisies, verbruiken kostbare tijd en middelen, waardoor de uitvoering van contracten wordt vertraagd en de deal-sluitingen mogelijk worden beïnvloed. Dit kan ook leiden tot hogere juridische kosten. ProcessMind analyseert de onderhandelingsactiviteiten en documentversies in Agiloft, identificeert patronen van buitensporige redlining, veelvoorkomende knelpunten en de impact van verschillende onderhandelingsstrategieën op de cycle times om toekomstige discussies te optimaliseren.

Variaties in contractopstelpraktijken en inconsistent gebruik van goedgekeurde templates kunnen leiden tot fouten, langere juridische beoordelingstijden en een verzwakte juridische afdwingbaarheid. Dit bemoeilijkt tevens standaardisatie- en compliance-inspanningen. ProcessMind identificeert gevallen waarin het opstellen van contracten of het gebruik van templates afwijkt van vastgestelde best practices binnen Agiloft, en benadrukt de frequentie en impact van dergelijke inconsistenties op daaropvolgende processtappen en juridische beoordelingen.

Het niet tijdig initiëren van verlengingen of verwerken van beëindigingen kan leiden tot automatische verlengingen onder ongunstige voorwaarden, onverwachte serviceonderbrekingen, of doorlopende verplichtingen en kosten. Dit heeft directe gevolgen voor de financiële prestaties en het leveranciersmanagement. ProcessMind monitort vervaldata en de bijbehorende pre-verlengings- of beëindigingsactiviteiten in Agiloft, identificeert contracten die het risico lopen kritieke deadlines te missen en onthult de redenen achter vertragingen in de verlengings- of beëindigingsworkflow.

Buitensporige handmatige taken, data-invoer en ad-hoc communicatie gedurende de contractlevenscyclus verhogen de operationele kosten en leiden middelen af van strategische activiteiten. Dit komt vaak voort uit proceshiaten die niet volledig door het systeem worden ondersteund. ProcessMind kwantificeert de frequentie en duur van handmatige interventies die worden waargenomen in uw Agiloft-contractprocessen, en onthult specifieke gebieden waar automatisering of processtandaardisatie de operationele uitgaven aanzienlijk kan verminderen en de efficiëntie kan verbeteren.

Zonder duidelijke inzichten in procesprestaties is het uitdagend om service level agreements (SLA's) voor interne reviews en goedkeuringen te volgen en af te dwingen, wat leidt tot interne frictie en externe ontevredenheid. ProcessMind analyseert de werkelijke verwerkingstijden voor elke activiteit in Agiloft tegenover gedefinieerde SLA's, identificeert afdelingen of individuen die consequent doelen overschrijden en biedt datagestuurde inzichten om verantwoordelijkheid en prestaties te verbeteren.

Onbalans in werkdruk en inefficiënte toewijzing van juridische, inkoop- of bedrijfsresources over verschillende contracttypen of -fasen kan leiden tot knelpunten, burn-out en suboptimaal gebruik van gespecialiseerde expertise. ProcessMind biedt inzichten in resourcegebruik door activiteitsvolumes en doorlooptijden per gebruiker of afdeling in Agiloft te analyseren, wat helpt bij het optimaliseren van personeelsbezetting en werkdrukverdeling om de algehele processtroom te verbeteren.

Na uitvoering kan een gebrek aan systematische monitoring van contractuele verplichtingen leiden tot gemiste mijlpalen, onvervulde leveringen of onopgemerkte overtredingen, wat resulteert in financiële boetes of beschadigde relaties. ProcessMind visualiseert de 'obligations monitored' en 'compliance review' activiteiten binnen Agiloft, identificeert patronen van nalatigheid of vertragingen in post-uitvoeringsfasen en zorgt ervoor dat kritieke verplichtingen effectief worden gevolgd.

Aanzienlijke schommelingen in de tijd die nodig is om vergelijkbare contracttypen af te ronden zonder duidelijke redenen, duiden op onderliggende procesinefficiënties of inconsistenties die handmatig moeilijk te diagnosticeren zijn. Deze onzekerheid maakt prognoses en planning uitdagend. ProcessMind identificeert en visualiseert procesvarianten in Agiloft, waarbij paden worden belicht die leiden tot langere of kortere doorlooptijden voor specifieke contracttypen, wat gerichte optimalisatie-inspanningen en standaardisatie mogelijk maakt.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het aanzienlijk verkorten van de duur die contracten doorlopen in de beoordelings- en goedkeuringsfasen. Dit betekent dat contracten sneller worden uitgevoerd, wat de bedrijfssnelheid verbetert en snellere omzetgeneratie of het opzetten van partnerrelaties mogelijk maakt. Vertragingen in de contractlevenscyclus van Agiloft kunnen projecttijdlijnen beïnvloeden en leiden tot juridische achterstanden. ProcessMind analyseert de daadwerkelijke tijd die besteed wordt aan elke goedkeuringsstap, waarbij specifieke knelpunten, individuele goedkeurders of afdelingsoverdrachten die vertragingen veroorzaken, worden benadrukt. Door deze inefficiënties te identificeren, kunt u gerichte workflowaanpassingen implementeren in Agiloft, zoals parallelle goedkeuringen of geautomatiseerde herinneringen, en de vermindering van de gemiddelde goedkeuringstijd meten.

Dit doel richt zich op het waarborgen dat elk contract strikt voldoet aan interne beleidsregels, wettelijke voorschriften en industrienormen. Verbeterde compliance minimaliseert juridische risico's, voorkomt boetes en handhaaft de reputatie van de organisatie, wat vooral cruciaal is in de gestructureerde omgeving van Agiloft. Het betekent een consistente toepassing van regels voor alle contracttypen. ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van het ideale compliance-pad binnen het Agiloft contractmanagementproces. Het kan gevallen identificeren waarin vereiste stappen werden overgeslagen, incorrecte templates werden gebruikt of specifieke juridische beoordelingen niet werden uitgevoerd, waardoor u strengere controles kunt afdwingen en de vermindering van niet-compliant cases kunt volgen.

Het bereiken van dit doel betekent het verkrijgen van volledig, real-time inzicht in de status en voortgang van elk contract, van initiatie tot afsluiting. Verbeterde transparantie stelt belanghebbenden in staat om de voortgang van contracten te monitoren, potentiële vertragingen te anticiperen en weloverwogen beslissingen te nemen, waardoor contracten niet

Dit doel is gericht op het verkorten van de duur en het verminderen van het aantal iteraties dat nodig is tijdens contractonderhandelingen. Een gestroomlijnd onderhandelingsproces versnelt het sluiten van overeenkomsten, verlaagt de juridische kosten en maakt waardevolle tijd vrij voor juridische en zakelijke teams. Langdurige onderhandelingen in Agiloft kunnen kritieke projecten en inkomstenstromen vertragen. ProcessMind analyseert het gehele onderhandelingsproces, identificeert patronen van buitensporige 'redlines', veelvoorkomende twistpunten of specifieke onderhandelingsroutes die leiden tot langere cycli binnen Agiloft. Door deze dynamiek te begrijpen, kunt u onderhandelingsstrategieën verfijnen, clausules standaardiseren en de vermindering van de onderhandelingsdoorlooptijd en het aantal 'redline'-versies meten.

Dit doel richt zich op consistent gebruik van goedgekeurde templates, clausules en taal in alle contracten. Door het opstellen te standaardiseren worden fouten verminderd, contractcreatie versneld en juridische consistentie gewaarborgd. Dit minimaliseert risico's die gepaard gaan met gevarieerde contracttaal. Inconsistentie bij het opstellen in Agiloft kan leiden tot juridische risico's en herwerk. ProcessMind identificeert variaties in contractopstellingsactiviteiten en het gebruik van niet-standaard templates of clausules binnen Agiloft. Door daadwerkelijke opstellingspaden in kaart te brengen, wordt duidelijk waar afwijkingen optreden, wat een betere handhaving van standaardisatie en een meetbare toename van de naleving van templates mogelijk maakt.

Dit doel is gericht op het voorkomen dat kritieke contractdata, zoals verlengingen, expiraties of beëindigingen, over het hoofd worden gezien. Het voorkomen van gemiste deadlines garandeert continue service, voorkomt onbedoelde automatische verlengingen en beschermt tegen omzetverlies of onvoorziene aansprakelijkheden. Dit is cruciaal voor effectief contractbeheer in Agiloft. ProcessMind biedt een uitgebreid overzicht van contractlevenscycli, waardoor u contracten die kritieke data naderen kunt identificeren en processen kunt markeren waar notificatie- of verlengingsstappen vaak worden gemist in Agiloft. Het helpt bij het opzetten van proactieve waarschuwingen en workflows om tijdige actie te garanderen, en meet de vermindering van achterstallige contracten.

Dit doel richt zich op het minimaliseren van de behoefte aan menselijke tussenkomst bij routinematige contractbeheertaken, zoals handmatige datainvoer, beoordeling en verificatie. Het verminderen van handmatige inspanning verlaagt de operationele kosten, verkleint de kans op menselijke fouten en maakt resources vrij voor strategischer werk. Dit is essentieel voor het optimaliseren van de processen van Agiloft. ProcessMind identificeert specifieke activiteiten of procesuitzonderingen in Agiloft die vaak handmatige tussenkomst vereisen, en belicht zo kansen voor automatisering. Door te begrijpen waar handmatige taken voorkomen, kunt u workflowautomatiseringen of procesverbeteringen implementeren en de vermindering van bestede manuren aan deze taken meten.

Dit doel is om consequent te voldoen aan vooraf gedefinieerde service level agreements voor verschillende contractmanagementactiviteiten, met name voor beoordelings- en goedkeuringstijden. Betere SLA-naleving leidt tot verbeterde interne en externe stakeholdertevredenheid, verhoogt de voorspelbaarheid en versterkt de verantwoordelijkheid gedurende de hele contractlevenscyclus. ProcessMind monitort de daadwerkelijke prestaties ten opzichte van de ingestelde SLA's voor elke fase van het contractproces in Agiloft. Het identificeert precies waar en waarom SLA's worden gemist, of dit nu komt door resourcebeperkingen of workflow-inefficiënties, waardoor u corrigerende maatregelen kunt implementeren en het percentage SLA-compliance kunt volgen.

Dit doel is gericht op het efficiënter verdelen van de werklast over juridische, inkoop- en administratieve teams die betrokken zijn bij contractbeheer. Optimale toewijzing van resources zorgt ervoor dat geen enkel team overbelast of onderbenut wordt, wat leidt tot verhoogde productiviteit, minder burn-out en snellere contractverwerking. Dit doel zorgt ervoor dat de contractprocessen van Agiloft niet stagneren door resourceknelpunten. ProcessMind biedt inzichten in patronen van resourcegebruik en identificeert specifieke personen of teams die consistent knelpunten vormen in de contractlevenscyclus van Agiloft. Door de beschikbaarheid van resources en de taakverdeling te analyseren, kunnen organisaties resources effectiever herverdelen en de verbetering van de resource-efficiëntie meten.

Dit doel is om de onvoorspelbare fluctuaties in de end-to-end verwerkingstijd voor contracten te minimaliseren. Het verminderen van variabiliteit leidt tot voorspelbaardere contractvoltooiingstijden, wat een betere planning, betrouwbaardere prognoses en verbeterde operationele stabiliteit mogelijk maakt voor verschillende contracttypen in Agiloft. ProcessMind onthult de grondoorzaken van variaties in cyclustijden, zoals verschillende uitvoeringspaden, herwerkloops of inconsistente activiteitsduren binnen Agiloft. Door deze verborgen variaties te visualiseren, kunt u processen standaardiseren, inconsistenties elimineren en de vermindering van de standaardafwijking van contractcyclustijden volgen.

Het 6-stappen verbeterpad voor contractbeheer

1

Download het template
2

Exporteer Uw Agiloft Data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer Uw Contractproces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor Uw Voortgang
1

Download het template

Wat te doen

Download de Excel template die specifiek is ontworpen voor data van het contractbeheerproces. Deze template biedt de structuur die nodig is om uw Agiloft contractdata effectief te organiseren.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van de juiste template zorgt voor uniform gestructureerde data, wat een nauwkeurige en consistente analyse mogelijk maakt en cruciaal is voor het identificeren van bruikbare inzichten.

Verwacht resultaat

Een vooraf opgemaakte Excel template, specifiek afgestemd op Agiloft contractbeheer data, klaar om gevuld te worden.

DIT LEVERT HET OP

Visualiseer Uw Agiloft Contractdoorlooptijden, Ontdek Besparingen

ProcessMind brengt uw gehele Agiloft-contractbeheertraject in kaart, onthult feitelijke processtromen en verborgen vertragingen. Krijg duidelijke visualisaties om inefficiënties te lokaliseren en compliance-risico's te begrijpen.
  • Visualiseer de end-to-end Agiloft contractstroom
  • Identificeer specifieke knelpunten in beoordeling en goedkeuring
  • Identificeer compliancerisico's en afwijkingen
  • Optimaliseer doorlooptijden van concept tot verlenging
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Prestaties van Contractbeheer Verbeteren

Onze process mining oplossing voor Agiloft Contractmanagement identificeert inefficiënties en compliance-tekortkomingen, en onthult kansen om workflows te stroomlijnen en risico's te beperken. De hier gepresenteerde resultaten illustreren veelvoorkomende verbeteringen die organisaties realiseren door datagedreven inzichten te benutten.

0 %
Snellere Contractgoedkeuringen

Verkorte doorlooptijd voor goedkeuring

Stroomlijn beoordelings- en goedkeuringsworkflows om de totale tijd die nodig is voor de goedkeuring van een contract te verkorten, wat leidt tot snellere dealafsluitingen.
0 %
Verbeterde compliance

Verbeterde naleving van beleidsregels

Zorg ervoor dat contracten voldoen aan alle vooraf gedefinieerde compliance-stappen en wettelijke vereisten, waardoor risico's worden geminimaliseerd en potentiële boetes worden vermeden.
0 %
Minder herwerk aan concepten

Lagere frequentie van revisies

Identificeer grondoorzaken van excessieve contractrevisies en rework, wat leidt tot gestandaardiseerd opstellen en snellere eerste goedkeuringen.
0 %
Snellere onderhandelingen

Geoptimaliseerde duur van de onderhandelingsfase

Identificeer knelpunten in de onderhandelingsfase en implementeer datagedreven verbeteringen om de tijd die wordt besteed aan heen-en-weer discussies aanzienlijk te verkorten.
0 %
Minder Gemiste Deadlines

Hoger percentage tijdige acties

Beheer proactief de verval- en verlengingsdata van contracten, zodat kritieke acties tijdig worden ondernomen en kostbare tekortkomingen of gemiste verlengingen worden vermeden.

De resultaten variëren op basis van de specificaties van uw contractbeheerproces, bestaande Agiloft-configuratie en `data`-kwaliteit. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij diverse implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identifier voor elk contract dat binnen het systeem wordt beheerd. Dit ID koppelt alle gerelateerde activiteiten en gebeurtenissen gedurende de levenscyclus van het contract.

Het belang

Dit is de essentiële sleutel voor het volgen van het volledige traject van een contract. Zonder deze kunt u de end-to-end processtroom niet analyseren of case-level KPI's berekenen.

De timestamp waarop een specifieke activiteit of een event is afgerond.

Het belang

Maakt de berekening van de werkelijke verwerkingstijd van een activiteit mogelijk, door actieve werktijd te scheiden van wachttijd voor een preciezere bottleneck analyse.

De naam van de gebruiker of bron die de activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Maakt workload-analyse, prestatievergelijking en identificatie van resource-specifieke knelpunten of best practices mogelijk.

De afdeling waartoe de gebruiker of contracteigenaar behoort.

Het belang

Maakt prestatievergelijking tussen business units mogelijk, wat helpt bij het identificeren van afdelingsspecifieke procesproblemen of best practices.

De classificatie van het contract, zoals Master Service Agreement (MSA), Non-Disclosure Agreement (NDA), of Statement of Work (SOW).

Het belang

Verklaart aanzienlijke variaties in procescomplexiteit, duur en risico. Het is een fundamenteel attribute voor zinvolle processegmentatie.

De totale monetaire waarde van het contract.

Het belang

Plaatst het proces in een financiële context, wat waardegerichte analyse, prioritering en inzicht in de bedrijfsimpact van vertragingen mogelijk maakt.

De huidige status of staat van het contract in zijn levenscyclus.

Het belang

Biedt een snel overzicht van de huidige fase van een contract, waardoor filtering en segmentatie mogelijk zijn voor analyse van lopende versus voltooide cases.

De naam van de externe partij, klant, leverancier of partner die bij het contract betrokken is.

Het belang

Helpt te identificeren hoe verschillende externe partners de contractonderhandelingstijden en -complexiteit beïnvloeden, wat een betere forecasting en strategie mogelijk maakt.

De datum waarop het contract afloopt als het niet wordt verlengd of beëindigd.

Het belang

Essentieel voor proactief contractbeheer, zodat de organisatie gemiste deadlines voor verlengingen of beëindigingen kan voorkomen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is de eerste gebeurtenis in de contractlevenscyclus, die de formele aanvraag voor een nieuw contract vertegenwoordigt. In Agiloft wordt dit doorgaans vastgelegd als de creatie van een nieuw record in de Contracttabel, wat een expliciete gebeurtenis is die wordt geregistreerd in de geschiedenis of het audit log van het systeem.

Het belang

Deze activiteit markeert het begin van het proces, waardoor het essentieel is voor het berekenen van de totale contract cycle time. Het analyseren van dit startpunt helpt bij het begrijpen van het volume en de bronnen van contractaanvragen binnen de organisatie.

Geeft aan dat de juridische afdeling de beoordeling van het contract heeft voltooid. Deze gebeurtenis wordt vaak vastgelegd wanneer het juridische team de contractstatus bijwerkt, bijvoorbeeld naar 'Legal Approved', of een specifieke goedkeuringstaak voltooit.

Het belang

De juridische beoordeling is een cruciale en vaak langdurige stap. Het vaststellen van de duur van deze activiteit helpt bij het identificeren van knelpunten binnen het juridische team en ondersteunt het monitoren van de SLA-compliance.

Deze mijlpaal geeft aan dat alle vereiste interne belanghebbenden de definitieve versie van het contract hebben goedgekeurd. Het wordt meestal afgeleid wanneer de contractstatus overgaat naar een definitieve goedkeuringsstatus, zoals 'Volledig Goedgekeurd' of 'Klaar voor ondertekening'.

Het belang

Dit is een cruciale mijlpaal die het einde van interne beoordelingen en de gereedheid voor uitvoering markeert. Het is een belangrijk moment om de totale interne verwerkingstijd te meten voordat het contract ter ondertekening wordt aangeboden.

Dit is een belangrijke mijlpaal waarbij alle partijen het contract hebben ondertekend, waardoor het juridisch bindend is. Dit wordt doorgaans expliciet vastgelegd via een integratie met een e-signature platform of wanneer een gebruiker de status handmatig bijwerkt naar 'Uitgevoerd'.

Het belang

Deze gebeurtenis markeert de succesvolle afronding van de pre-award fase en is het eindpunt voor het berekenen van de totale contractdoorlooptijd. Het activeert de start van de post-award beheerfase.

Vertegenwoordigt de succesvolle verlenging van een contract na afloop van de termijn. Dit is een cruciaal bedrijfsresultaat, vaak vastgelegd door een expliciete gebruikersactie die de contractstatus bijwerkt of een nieuwe contractversie creëert voor de verlengingstermijn.

Het belang

Deze activiteit is een belangrijke succesmetric voor veel bedrijven, omdat het een voortgezette samenwerking aangeeft. Het volgen van verlengingen is cruciaal voor omzetprognoses en het analyseren van de prestaties op het gebied van contractbehoud.

Vertegenwoordigt de vroegtijdige beëindiging van een actief contract vóór de geplande vervaldatum. Dit is een expliciete event, doorgaans vastgelegd door de contractstatus te wijzigen naar 'Beëindigd' en een reden op te geven.

Het belang

Als een belangrijk eindpunt helpt beëindigingsanalyse om redenen voor contractontbinding te begrijpen, zoals wanprestatie of veranderende bedrijfsstrategieën. Het is cruciaal voor risicomanagement en het begrijpen van tegenpartijrelaties.

Deze gebeurtenis betekent dat een contract zijn einddatum heeft bereikt zonder te zijn verlengd of vroegtijdig beëindigd. Deze gebeurtenis wordt doorgaans berekend door de vervaldatum van het contract te vergelijken met de huidige datum.

Het belang

Dit is een primair eindpunt voor de contractlevenscyclus. Het analyseren van vervaldatums is cruciaal om ongewenste automatische verlengingen te voorkomen of ervoor te zorgen dat noodzakelijke verlengingen niet worden gemist.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de daadwerkelijke levenscyclus van contracten, legt knelpunten in beoordelingen en goedkeuringen bloot, toont inconsistente compliance-praktijken en variaties in doorlooptijden. Het helpt de hoofdoorzaken van vertragingen te identificeren, zoals buitensporige redlines of inefficiënte toewijzing van middelen. Dit datagedreven inzicht stelt organisaties in staat om exacte gebieden voor procesoptimalisatie vast te stellen.

Process mining biedt een transparant inzicht in elke stap die een contract doorloopt, waardoor u de feitelijke procesuitvoering kunt vergelijken met vastgestelde compliance-regels. Het brengt afwijkingen van standaard operationele procedures aan het licht en identificeert gevallen waarin compliance-stappen zijn gemist of omzeild. Dit maakt proactieve maatregelen mogelijk om consistente naleving van regelgevende en interne richtlijnen te waarborgen.

Ja, door het nauwkeurig in kaart brengen van de stroom van contractgoedkeuringen, identificeert process mining specifieke stappen of beslissingsmomenten die vertragingen veroorzaken. Het kan terugkerende herwerkingslussen benadrukken, overbelaste goedkeurders identificeren en de impact van verschillende onderhandelingsroutes kwantificeren. Deze informatie stelt teams in staat workflows te herontwerpen en middelen effectiever toe te wijzen, waardoor de totale doorlooptijden aanzienlijk worden verkort.

Voor effectieve process mining heeft u voornamelijk event logs van Agiloft nodig. Dit omvat de Contract ID als case-identifier, activiteitsnamen zoals "Contract opgesteld", "Beoordeling geïnitieerd", "Goedgekeurd" en timestamps voor elke activiteit. Daarnaast kunnen relevante attributes zoals afdeling, contracttype of goedkeurder de analyse verrijken.

Initiële inzichten kunnen vaak binnen enkele weken worden verkregen na succesvolle data-extractie en -invoer in een process mining tool. De initiële fase richt zich op het ontdekken van het "as-is" proces, het identificeren van belangrijke afwijkingen en het kwantificeren van duidelijke knelpunten. Diepere analyse en concrete aanbevelingen volgen doorgaans binnen 1-3 maanden.

Data kan doorgaans uit Agiloft worden geëxtraheerd via de rapportagefuncties, aangepaste queries of directe databasetoegang indien toegestaan. Het doel is een platte tabel te verkrijgen waarbij elke rij een event vertegenwoordigt, inclusief de Contract ID, activiteitsnaam en timestamp. Afhankelijk van uw Agiloft-configuratie kan dit het combineren van data uit verschillende tabellen inhouden.

Absoluut niet. Process mining biedt waarde aan elke organisatie die haar contractbeheer wil optimaliseren, ongeacht omvang of complexiteit. Hoewel grote organisaties mogelijk meer data hebben, kunnen zelfs kleinere teams aanzienlijke inzichten verkrijgen in knelpunten en inefficiënties in hun contract workflows. Het kernvoordeel is het begrijpen van de daadwerkelijke procesuitvoering, wat universeel toepasbaar is.

U kunt tastbare verbeteringen verwachten, zoals een vermindering van de doorlooptijden voor contractgoedkeuring, een verbeterde naleving van compliancestandaarden en een verhoogde zichtbaarheid van de contractstatus. Process mining helpt handmatige inspanning te verminderen, fouten te minimaliseren en middelenallocatie te optimaliseren. Uiteindelijk leidt dit tot efficiënter en betrouwbaarder contract lifecycle management.

Afgezien van de mogelijkheid om event log data te extraheren, is de belangrijkste technische vereiste toegang tot een process mining platform, zowel cloud-based als on-premise. Er zijn doorgaans geen specifieke Agiloft-integraties nodig, aangezien process mining tools werken door geëxtraheerde data te verwerken. Standaard IT-infrastructuur voor dataverwerking en beveiliging moet aanwezig zijn.

Optimaliseer Agiloft Contractmanagement, Verkort de Doorlooptijd Nu

Identificeer inefficiënties en verkort uw contract doorlooptijd met 30%.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard vereist. Start vandaag nog uw gratis proefperiode.