> Cải tiến quy trình liên tục > Quản lý hợp đồng > Agiloft

Cải thiện quy trình quản lý hợp đồng

Tối ưu chu kỳ hợp đồng trên Agiloft với hướng dẫn gồm 6 bước.

Tải mẫu dữ liệu

Quản lý hợp đồng

Agiloft

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(11)Mục tiêu(10)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(5)

Tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng trong Agiloft để rút ngắn thời gian xử lý

Quy trình quản lý hợp đồng thường có những điểm kém hiệu quả khó nhận ra, chẳng hạn như chậm rà soát, phê duyệt và tuân thủ. Nền tảng của chúng tôi giúp bạn xác định chính xác điểm nghẽn trong toàn bộ vòng đời hợp đồng, từ lúc soạn thảo đến khi gia hạn. Tìm cách đơn giản hóa vận hành, rút ngắn thời gian xử lý và cải thiện công tác quản trị bằng cách xác định những cơ hội tối ưu quan trọng.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao cần tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng trong Agiloft

Quản lý hợp đồng là nền tảng cho các mối quan hệ thương mại của mọi tổ chức, nhưng quy trình thường có những điểm kém hiệu quả khó nhận ra. Dù Agiloft có nhiều công cụ tự động hóa, toàn bộ quy trình vẫn có thể tồn tại điểm nghẽn, vòng lặp làm lại và rủi ro tuân thủ, làm giảm giá trị và chậm hoạt động kinh doanh. Soạn thảo hợp đồng chậm, đàm phán kéo dài hoặc bỏ lỡ thời điểm gia hạn đều ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, làm tăng chi phí vận hành và khiến tổ chức đối mặt với rủi ro pháp lý, tài chính không đáng có. Để duy trì khả năng thích ứng và lợi thế cạnh tranh, bạn cần hiểu luồng xử lý hợp đồng thực tế, không chỉ dựa vào quy trình được thiết kế trên giấy. Tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng trong Agiloft không chỉ giúp nâng cao hiệu quả. Việc này còn bảo vệ lợi ích kinh doanh, cải thiện quan hệ với các bên liên quan và đảm bảo tuân thủ nhất quán khi quy định thay đổi.

Process mining giúp làm rõ vòng đời hợp đồng trong Agiloft

Process mining dùng dữ liệu để cho thấy hành trình thực tế của từng hợp đồng trong hệ thống Agiloft. Thay vì dựa vào giả định hoặc lời kể, công nghệ này dựng lại toàn bộ vòng đời hợp đồng từ nhật ký sự kiện của hệ thống, cho thấy hợp đồng thực sự đi qua tổ chức như thế nào. Với quy trình quản lý hợp đồng trong Agiloft, bạn có thể lập sơ đồ chính xác từng bước, từ yêu cầu hợp đồng ban đầu đến ký kết, theo dõi nghĩa vụ và cuối cùng là gia hạn hoặc chấm dứt. Bạn sẽ có sơ đồ quy trình trực quan, có thể tương tác, cho thấy các luồng phổ biến, những điểm khác với quy trình chuẩn và các bước làm lại ngoài dự kiến. Nhờ góc nhìn khách quan này, bạn có thể xác định chính xác hợp đồng bị mắc ở đâu, ai tham gia vào các khâu gây chậm trễ và hoạt động nào kéo dài thời gian xử lý nhiều nhất. Khi hiểu rõ những khác biệt trong quy trình thực tế, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt để tinh gọn vận hành, giảm lỗi do con người và khai thác Agiloft hiệu quả hơn.

Xác định các điểm cần cải thiện trong quản lý hợp đồng

Process mining giúp bạn tập trung cải thiện những khâu quan trọng trong quy trình quản lý hợp đồng của Agiloft. Bạn sẽ biết rõ hơn về:

Điểm nghẽn trong khâu rà soát và phê duyệt: Xác định chính xác giai đoạn, phòng ban hoặc cá nhân thường xuyên làm chậm việc rà soát nội bộ hay pháp lý. Từ đó, bạn có thể phân bổ lại tài nguyên hoặc điều chỉnh quy trình phê duyệt.
Điểm kém hiệu quả trong đàm phán: Trực quan hóa các vòng đàm phán, bao gồm số lần chỉnh sửa và sửa đổi hợp đồng, để biết khâu nào kéo dài và cách đẩy nhanh tiến độ.
Thiếu sót về tuân thủ: Phát hiện trường hợp bỏ qua hoặc trì hoãn các bước bắt buộc, chẳng hạn kiểm tra tuân thủ hoặc công bố thông tin cụ thể, để đảm bảo tuân thủ chặt chẽ hơn các quy định và chính sách nội bộ.
Tác vụ tự động và thủ công: Phân biệt tác vụ được tự động hóa hiệu quả trong Agiloft với tác vụ vẫn cần người xử lý. Qua đó, bạn có thể tìm cơ hội tự động hóa thêm để giảm công sức và lỗi do con người.
Quy trình sau khi ký kết: Phân tích hiệu quả của các hoạt động sau khi ký, như theo dõi nghĩa vụ, yêu cầu sửa đổi và gia hạn, để đảm bảo hợp đồng tiếp tục mang lại giá trị.

Đạt kết quả đo lường được với hợp đồng trong Agiloft

Thông tin từ process mining giúp bạn tạo ra những cải thiện cụ thể, đo lường được trong quy trình quản lý hợp đồng của Agiloft. Bạn có thể:

Rút ngắn thời gian xử lý hợp đồng: Giảm đáng kể thời gian từ lúc gửi yêu cầu đến khi ký kết, giúp tạo doanh thu sớm hơn và củng cố quan hệ đối tác.
Giảm chi phí vận hành: Hạn chế thời gian và tài nguyên dành cho việc quản lý hợp đồng, để đội ngũ pháp chế, mua sắm và bán hàng tập trung vào công việc có tính chiến lược hơn.
Tăng cường tuân thủ và giảm rủi ro: Đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ hợp đồng và tuân thủ quy định, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính.
Nâng cao giá trị hợp đồng: Tối ưu hóa chiến lược đàm phán và đảm bảo gia hạn hoặc sửa đổi đúng hạn để khai thác tối đa giá trị của từng thỏa thuận.
Cải thiện sự hài lòng của các bên liên quan: Rút ngắn thời gian xử lý và tăng tính minh bạch, qua đó cải thiện quan hệ với các phòng ban nội bộ và đối tác bên ngoài.

Bắt đầu tối ưu hóa quy trình hợp đồng trong Agiloft

Bạn không cần chuyên môn về khoa học dữ liệu để bắt đầu tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng trong Agiloft bằng process mining. Dựa vào thông tin từ dữ liệu, bạn có thể biến vòng đời hợp đồng từ một nguồn gây vướng mắc thành quy trình vận hành tinh gọn, hiệu quả và tuân thủ. Bắt đầu tìm hiểu hiệu suất thực tế của hợp đồng ngay hôm nay và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để thúc đẩy hoạt động kinh doanh.

Quản lý hợp đồng Quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) Vòng đời hợp đồng Phòng pháp chế Mua sắm Đàm phán hợp đồng Compliance Gia hạn hợp đồng Quy trình phê duyệt Quản lý vòng đời hợp đồng Vận hành pháp chế Tự động hóa hợp đồng

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Rà soát nội bộ và pháp lý chậm thường kéo dài vòng đời hợp đồng, dẫn đến lỡ hạn và ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu. Điều này trực tiếp làm giảm khả năng thích ứng của doanh nghiệp và có thể gây căng thẳng trong quan hệ với nhà cung cấp hoặc khách hàng. ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện Agiloft để xác định chính xác giai đoạn rà soát hoặc phòng ban gây điểm nghẽn, phát hiện sai lệch quy trình và thiếu sót về tuân thủ, đồng thời làm rõ nguyên nhân gốc rễ khiến phê duyệt chậm.

Không tuân thủ chính sách nội bộ hoặc quy định bên ngoài trong vòng đời hợp đồng có thể khiến tổ chức đối mặt với rủi ro pháp lý và tài chính đáng kể. Việc kiểm tra thủ công hoặc bỏ sót bước trong quy trình phức tạp có thể dẫn đến tình trạng thiếu nhất quán. ProcessMind lập sơ đồ luồng thực tế của từng hợp đồng trong Agiloft và đối chiếu với các quy tắc tuân thủ đã xác định để đánh dấu sai lệch, đảm bảo tuân thủ quy trình vận hành chuẩn và giảm thiểu rủi ro.

Các nhóm thường không có cái nhìn đầy đủ, cập nhật về tình trạng của từng hợp đồng trong vòng đời. Điều này dẫn đến những câu hỏi trùng lặp, bỏ lỡ hành động cần thực hiện sớm và tăng khối lượng công việc hành chính. Việc này cũng gây khó khăn cho phân bổ tài nguyên và dự báo. ProcessMind dựng lại toàn bộ hành trình của từng hợp đồng trong Agiloft, cho bạn thấy trạng thái hiện tại từ đầu đến cuối, các hoạt động đã diễn ra và những điểm hợp đồng bị đình trệ hoặc đi chệch luồng chuẩn.

Các giai đoạn đàm phán kéo dài với nhiều vòng chỉnh sửa và sửa đổi tiêu tốn thời gian, tài nguyên quý giá, làm chậm việc ký kết và có thể ảnh hưởng đến khả năng chốt giao dịch. Chi phí pháp lý cũng có thể tăng. ProcessMind phân tích hoạt động đàm phán và các phiên bản tài liệu trong Agiloft để tìm ra tình trạng chỉnh sửa quá nhiều, những điểm thường gây bế tắc và tác động của từng chiến lược đàm phán đến thời gian xử lý. Từ đó, bạn có thể cải thiện các cuộc đàm phán sau này.

Cách soạn hợp đồng không đồng nhất và việc dùng mẫu chưa được phê duyệt có thể gây sai sót, kéo dài thời gian rà soát pháp lý và làm giảm khả năng thực thi hợp đồng. Điều này cũng khiến việc chuẩn hóa và tuân thủ trở nên khó khăn hơn. ProcessMind phát hiện các trường hợp soạn hợp đồng hoặc dùng mẫu khác với thông lệ tốt đã thiết lập trong Agiloft, đồng thời cho biết tần suất và tác động của những khác biệt này đến các bước tiếp theo và khâu rà soát pháp lý.

Không khởi động gia hạn đúng hạn hoặc không xử lý việc chấm dứt hợp đồng có thể khiến hợp đồng tự động gia hạn với điều khoản bất lợi, dịch vụ bị gián đoạn ngoài dự kiến hoặc phát sinh thêm nghĩa vụ và chi phí. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tài chính và việc quản lý nhà cung cấp. ProcessMind theo dõi ngày hết hạn cùng các hoạt động trước khi gia hạn hoặc chấm dứt trong Agiloft, giúp phát hiện hợp đồng có nguy cơ lỡ hạn quan trọng và tìm ra nguyên nhân khiến quy trình gia hạn hoặc chấm dứt bị chậm.

Quá nhiều tác vụ thủ công, nhập liệu và trao đổi phát sinh trong suốt vòng đời hợp đồng làm tăng chi phí vận hành, đồng thời khiến nhân lực không thể tập trung vào công việc chiến lược. Nguyên nhân thường là các bước trong quy trình chưa được hệ thống hỗ trợ đầy đủ. ProcessMind đo tần suất và thời lượng các thao tác thủ công trong quy trình hợp đồng trên Agiloft, chỉ ra những khâu có thể giảm đáng kể chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả nhờ tự động hóa hoặc chuẩn hóa quy trình.

Khi không nắm rõ hiệu suất quy trình, bạn sẽ khó theo dõi và đảm bảo các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) cho khâu rà soát và phê duyệt nội bộ. Điều này dễ gây bất đồng trong nội bộ và khiến các bên bên ngoài không hài lòng. ProcessMind phân tích thời gian xử lý thực tế của từng hoạt động trong Agiloft so với SLA đã đặt ra, xác định phòng ban hoặc cá nhân thường xuyên không đạt mục tiêu, đồng thời cung cấp dữ liệu để cải thiện trách nhiệm và hiệu suất.

Khối lượng công việc phân bổ không đều và việc sử dụng chưa hiệu quả nhân lực pháp lý, mua sắm hoặc kinh doanh giữa các loại hợp đồng hay giai đoạn có thể gây ra điểm nghẽn, kiệt sức và lãng phí chuyên môn. ProcessMind phân tích số lượng và thời lượng hoạt động theo người dùng hoặc phòng ban trong Agiloft để cho bạn biết nguồn lực đang được sử dụng ra sao. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh nhân sự và phân bổ công việc để quy trình vận hành trôi chảy hơn.

Sau khi ký kết, nếu không theo dõi nghĩa vụ hợp đồng một cách có hệ thống, bạn có thể bỏ lỡ các mốc quan trọng, không hoàn thành cam kết hoặc không phát hiện vi phạm. Hậu quả có thể là bị phạt tài chính hoặc ảnh hưởng đến quan hệ hợp tác. ProcessMind trực quan hóa các hoạt động “theo dõi nghĩa vụ” và “rà soát tuân thủ” trong Agiloft, phát hiện tình trạng bỏ sót hoặc chậm trễ sau khi ký kết để đảm bảo các nghĩa vụ quan trọng được theo dõi đầy đủ.

Thời gian hoàn tất các hợp đồng cùng loại chênh lệch đáng kể mà không rõ nguyên nhân thường cho thấy quy trình có điểm chưa hiệu quả hoặc thiếu nhất quán, nhưng khó xác định bằng cách rà soát thủ công. Điều này cũng gây khó khăn cho việc dự báo và lập kế hoạch. ProcessMind xác định và trực quan hóa các biến thể quy trình trong Agiloft, chỉ ra những luồng khiến một số loại hợp đồng mất nhiều hoặc ít thời gian hơn. Nhờ đó, bạn có thể tập trung cải tiến và chuẩn hóa đúng chỗ.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Mục tiêu này nhằm giảm đáng kể thời gian hợp đồng nằm ở các khâu rà soát và phê duyệt. Khi hoàn tất nhanh hơn, doanh nghiệp có thể đẩy nhanh hoạt động kinh doanh, sớm tạo doanh thu hoặc bắt đầu hợp tác. Quy trình hợp đồng kéo dài trong Agiloft có thể làm chậm tiến độ dự án và khiến công việc pháp lý bị tồn đọng. ProcessMind phân tích thời gian thực tế ở từng bước phê duyệt, chỉ ra điểm nghẽn, người phê duyệt hoặc khâu bàn giao giữa các phòng ban gây chậm trễ. Khi đã xác định được nguyên nhân, bạn có thể điều chỉnh quy trình làm việc trong Agiloft, chẳng hạn như phê duyệt song song hoặc gửi nhắc nhở tự động, rồi đo mức giảm của thời gian phê duyệt trung bình.

Mục tiêu này là đảm bảo mọi hợp đồng tuân thủ nghiêm ngặt chính sách nội bộ, quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành. Tuân thủ tốt hơn giúp giảm rủi ro pháp lý, tránh bị phạt và bảo vệ uy tín tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường có quy trình chặt chẽ như Agiloft, nơi các quy tắc cần được áp dụng nhất quán cho mọi loại hợp đồng. ProcessMind tự động phát hiện các trường hợp đi chệch khỏi luồng tuân thủ chuẩn trong quy trình quản lý hợp đồng trên Agiloft. Công cụ có thể chỉ ra bước bắt buộc bị bỏ qua, mẫu không phù hợp được sử dụng hoặc khâu rà soát pháp lý không được thực hiện. Nhờ đó, bạn có thể siết chặt kiểm soát và theo dõi số trường hợp không tuân thủ giảm xuống.

Đạt được mục tiêu này nghĩa là bạn có thể theo dõi đầy đủ, theo thời gian thực trạng thái và tiến độ của từng hợp đồng từ lúc khởi tạo đến khi hoàn tất. Thông tin minh bạch giúp các bên liên quan theo dõi tiến trình, dự đoán nguy cơ chậm trễ và đưa ra quyết định phù hợp, tránh để hợp đồng trở thành

Mục tiêu này nhằm rút ngắn thời gian và giảm số vòng trao đổi trong quá trình đàm phán hợp đồng. Đàm phán gọn hơn giúp chốt thỏa thuận nhanh, giảm chi phí pháp lý và dành thêm thời gian cho đội ngũ pháp lý cũng như kinh doanh. Đàm phán kéo dài trong Agiloft có thể làm chậm các dự án quan trọng và việc tạo doanh thu. ProcessMind phân tích toàn bộ quá trình đàm phán, tìm ra tình trạng sửa đổi quá nhiều, các điểm thường gây tranh cãi hoặc những luồng đàm phán khiến hợp đồng mất nhiều thời gian hơn trong Agiloft. Khi hiểu rõ các yếu tố này, bạn có thể điều chỉnh chiến lược đàm phán, chuẩn hóa điều khoản và đo mức giảm thời gian đàm phán cũng như số phiên bản có chỉnh sửa.

Mục tiêu này là đảm bảo các mẫu, điều khoản và cách diễn đạt được phê duyệt luôn được dùng nhất quán trong mọi hợp đồng. Soạn thảo theo chuẩn giúp giảm sai sót, tạo hợp đồng nhanh hơn và đảm bảo tính nhất quán về pháp lý, qua đó hạn chế rủi ro do ngôn ngữ hợp đồng không đồng nhất. Cách soạn thảo thiếu nhất quán trong Agiloft có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và phải làm lại. ProcessMind phát hiện sự khác biệt trong các hoạt động soạn thảo hợp đồng và việc sử dụng mẫu hoặc điều khoản không theo chuẩn trong Agiloft. Bằng cách lập sơ đồ các luồng soạn thảo thực tế, công cụ chỉ ra những điểm chưa đúng chuẩn để bạn tăng cường chuẩn hóa và đo mức cải thiện tỷ lệ sử dụng mẫu.

Mục tiêu này nhằm tránh bỏ sót các mốc thời gian quan trọng của hợp đồng, như gia hạn, hết hạn hoặc chấm dứt. Xử lý đúng hạn giúp dịch vụ không bị gián đoạn, tránh tự động gia hạn ngoài ý muốn và bảo vệ doanh thu cũng như hạn chế nghĩa vụ phát sinh. Đây là yếu tố thiết yếu để quản lý hợp đồng hiệu quả trong Agiloft. ProcessMind cung cấp cái nhìn tổng quan về vòng đời hợp đồng, giúp bạn phát hiện hợp đồng sắp đến hạn quan trọng và các trường hợp thường bỏ lỡ bước thông báo hoặc gia hạn trong Agiloft. Công cụ hỗ trợ thiết lập cảnh báo chủ động và quy trình làm việc để xử lý đúng hạn, đồng thời đo mức giảm số hợp đồng quá hạn.

Mục tiêu này là giảm nhu cầu can thiệp thủ công vào các tác vụ quản lý hợp đồng thường ngày, như nhập liệu, rà soát và xác minh. Giảm công việc thủ công giúp hạ chi phí vận hành, hạn chế sai sót do con người và dành nguồn lực cho công việc chiến lược hơn. Đây là yếu tố quan trọng để tối ưu quy trình trên Agiloft. ProcessMind xác định các hoạt động hoặc ngoại lệ trong quy trình trên Agiloft thường cần xử lý thủ công, qua đó chỉ ra cơ hội tự động hóa. Khi biết rõ công việc thủ công phát sinh ở đâu, bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc hoặc cải tiến quy trình, rồi đo mức giảm số giờ công dành cho các tác vụ này.

Mục tiêu này là đảm bảo thường xuyên đáp ứng các thỏa thuận mức dịch vụ đã đặt ra cho từng hoạt động quản lý hợp đồng, đặc biệt là thời gian rà soát và phê duyệt. Đáp ứng SLA tốt hơn giúp các bên liên quan trong và ngoài tổ chức hài lòng hơn, tăng khả năng dự đoán và nâng cao trách nhiệm trong suốt vòng đời hợp đồng. ProcessMind theo dõi hiệu suất thực tế so với SLA đã đặt ra ở từng giai đoạn của quy trình hợp đồng trong Agiloft. Công cụ chỉ rõ SLA bị trượt ở đâu và vì sao, dù nguyên nhân là thiếu nguồn lực hay quy trình làm việc chưa hiệu quả. Từ đó, bạn có thể thực hiện biện pháp khắc phục và theo dõi tỷ lệ tuân thủ SLA.

Mục tiêu này là phân bổ công việc hiệu quả hơn giữa các nhóm pháp lý, mua sắm và hành chính tham gia quản lý hợp đồng. Phân bổ nguồn lực hợp lý giúp tránh tình trạng nhóm quá tải hoặc chưa được sử dụng đúng mức, từ đó tăng năng suất, giảm kiệt sức và xử lý hợp đồng nhanh hơn. Mục tiêu này cũng giúp quy trình hợp đồng trên Agiloft không bị đình trệ do thiếu nguồn lực. ProcessMind cho biết nguồn lực đang được sử dụng ra sao và xác định cá nhân hoặc nhóm thường xuyên trở thành điểm nghẽn trong vòng đời hợp đồng trên Agiloft. Bằng cách phân tích khả năng sẵn có của nguồn lực và cách phân chia công việc, tổ chức có thể phân bổ lại hiệu quả hơn và đo mức cải thiện hiệu suất sử dụng nguồn lực.

Mục tiêu này là giảm những biến động khó dự đoán về tổng thời gian xử lý hợp đồng từ đầu đến cuối. Thời gian ổn định hơn giúp dự đoán chính xác khi nào hợp đồng hoàn tất, lập kế hoạch tốt hơn, dự báo đáng tin cậy hơn và duy trì hoạt động ổn định giữa các loại hợp đồng trong Agiloft. ProcessMind tìm ra nguyên nhân gốc rễ khiến thời gian xử lý thay đổi, chẳng hạn như luồng thực hiện khác nhau, vòng lặp làm lại hoặc thời lượng hoạt động thiếu nhất quán trong Agiloft. Khi nhìn thấy những khác biệt này, bạn có thể chuẩn hóa quy trình, loại bỏ điểm thiếu nhất quán và theo dõi mức giảm độ lệch chuẩn của thời gian xử lý hợp đồng.

Lộ trình cải tiến quản lý hợp đồng gồm 6 bước

Tải mẫu xuống

Xuất dữ liệu từ Agiloft

Tải tập dữ liệu lên

Phân tích quy trình hợp đồng

Triển khai cải tiến

Theo dõi tiến độ

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Tải mẫu Excel được thiết kế riêng cho dữ liệu quy trình quản lý hợp đồng. Mẫu này giúp bạn sắp xếp dữ liệu hợp đồng từ Agiloft theo cấu trúc phù hợp.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Dùng đúng mẫu giúp dữ liệu có cấu trúc thống nhất, nhờ đó việc phân tích chính xác và nhất quán hơn. Đây là điều cần thiết để tìm ra thông tin hữu ích có thể chuyển thành hành động.

Kết quả dự kiến

Mẫu Excel đã định dạng sẵn cho dữ liệu quản lý hợp đồng trên Agiloft, sẵn sàng để điền thông tin.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Trực quan hóa chu kỳ hợp đồng trên Agiloft, tìm cơ hội tiết kiệm

ProcessMind sơ đồ hóa toàn bộ quy trình quản lý hợp đồng trên Agiloft, cho thấy các luồng thực tế và những chậm trễ khó nhận ra. Qua hình ảnh trực quan, bạn có thể xác định điểm kém hiệu quả và hiểu rõ rủi ro về tuân thủ.

Trực quan hóa luồng hợp đồng trên Agiloft từ đầu đến cuối
Xác định điểm nghẽn cụ thể trong khâu rà soát và phê duyệt
Xác định rủi ro và sai lệch về tuân thủ
Tối ưu thời gian xử lý từ lúc soạn thảo đến khi gia hạn

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG GẶP

Nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng

Giải pháp process mining của chúng tôi dành cho Agiloft Contract Management xác định những điểm chưa hiệu quả và thiếu sót về tuân thủ, qua đó cho thấy cơ hội tinh gọn quy trình làm việc và giảm thiểu rủi ro. Các kết quả dưới đây minh họa những cải thiện thường thấy ở các tổ chức sử dụng thông tin phân tích dựa trên dữ liệu.

0 %

Phê duyệt hợp đồng nhanh hơn

Rút ngắn thời gian phê duyệt

Tinh gọn quy trình rà soát và phê duyệt để giảm tổng thời gian cần thiết, giúp hợp đồng được thông qua và chốt giao dịch nhanh hơn.

0 %

Tăng cường tuân thủ

Tuân thủ chính sách tốt hơn

Đảm bảo hợp đồng tuân thủ mọi bước bắt buộc và yêu cầu pháp lý đã đặt ra, qua đó giảm rủi ro và tránh các khoản phạt có thể phát sinh.

0 %

Giảm công việc soạn thảo lại

Giảm số lần chỉnh sửa hợp đồng

Tìm nguyên nhân gốc rễ khiến hợp đồng bị chỉnh sửa và làm lại quá nhiều, từ đó chuẩn hóa cách soạn thảo và tăng tỷ lệ được phê duyệt ngay lần đầu.

0 %

Đàm phán nhanh hơn

Rút ngắn thời gian đàm phán

Xác định điểm nghẽn trong giai đoạn đàm phán và cải tiến dựa trên dữ liệu để giảm đáng kể thời gian trao đổi qua lại.

0 %

Giảm số lần lỡ hạn

Tăng tỷ lệ xử lý đúng hạn

Chủ động quản lý ngày hết hạn và gia hạn hợp đồng, đảm bảo các việc quan trọng được xử lý đúng hạn và tránh để hợp đồng hết hiệu lực hoặc tự động gia hạn gây tốn kém.

Kết quả tùy thuộc vào đặc điểm quy trình quản lý hợp đồng, cấu hình Agiloft hiện có và chất lượng dữ liệu của bạn. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy qua nhiều lần triển khai.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của mỗi hợp đồng được quản lý trong hệ thống. Mã này liên kết mọi hoạt động và sự kiện liên quan trong suốt vòng đời hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa thiết yếu để theo dõi toàn bộ hành trình của hợp đồng. Nếu thiếu khóa này, bạn không thể phân tích luồng quy trình từ đầu đến cuối hoặc tính KPI ở cấp hồ sơ.

Dấu thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể hoàn tất khi nào.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính thời gian xử lý thực tế của một hoạt động, tách thời gian làm việc khỏi thời gian chờ để phân tích điểm nghẽn chính xác hơn.

Tên người dùng hoặc tài nguyên đã thực hiện hoạt động.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích khối lượng công việc, so sánh hiệu suất và xác định điểm nghẽn hoặc cách làm hiệu quả theo từng tài nguyên.

Phòng ban mà người dùng hoặc chủ sở hữu hợp đồng trực thuộc.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép so sánh hiệu quả giữa các đơn vị kinh doanh, giúp xác định vấn đề hoặc cách làm hiệu quả riêng của từng phòng ban.

Phân loại hợp đồng, chẳng hạn như Thỏa thuận dịch vụ khung (MSA), Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) hoặc Bản mô tả công việc (SOW).

Vì sao điều này quan trọng

Giúp lý giải khác biệt đáng kể về độ phức tạp, thời lượng và rủi ro của quy trình. Đây là thuộc tính cơ bản để phân nhóm quy trình có ý nghĩa.

Tổng giá trị bằng tiền của hợp đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh tài chính cho quy trình, hỗ trợ phân tích và ưu tiên theo giá trị, đồng thời giúp hiểu tác động kinh doanh của việc chậm trễ.

Trạng thái hiện tại của hợp đồng trong vòng đời.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp nhanh chóng nắm được giai đoạn hiện tại của hợp đồng, đồng thời lọc và phân nhóm để phân tích các hồ sơ đang xử lý và đã hoàn tất.

Tên bên ngoài tham gia hợp đồng, có thể là khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp xác định ảnh hưởng của từng đối tác bên ngoài đến thời gian và độ phức tạp của quá trình đàm phán hợp đồng, hỗ trợ dự báo và xây dựng chiến lược tốt hơn.

Ngày hợp đồng dự kiến hết hạn nếu không được gia hạn hoặc chấm dứt.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để chủ động quản lý hợp đồng, giúp doanh nghiệp tránh bỏ lỡ thời hạn gia hạn hoặc chấm dứt.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Đây là sự kiện đầu tiên trong vòng đời hợp đồng, đánh dấu yêu cầu chính thức về một hợp đồng mới. Trong Agiloft, sự kiện này thường được ghi nhận khi tạo bản ghi mới trong bảng Contract. Đây là sự kiện cụ thể được lưu trong lịch sử hoặc nhật ký kiểm tra của hệ thống.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình, nên rất cần thiết để tính tổng thời gian xử lý hợp đồng. Phân tích điểm bắt đầu giúp bạn hiểu số lượng và nguồn phát sinh nhu cầu hợp đồng trong tổ chức.

Cho biết phòng pháp lý đã hoàn tất rà soát hợp đồng. Sự kiện này thường được ghi nhận khi nhóm pháp lý cập nhật trạng thái hợp đồng, chẳng hạn thành “Legal Approved”, hoặc hoàn tất một tác vụ phê duyệt cụ thể.

Vì sao điều này quan trọng

Rà soát pháp lý là bước quan trọng và thường mất nhiều thời gian. Xác định thời lượng của hoạt động này giúp tìm điểm nghẽn trong nhóm pháp lý và theo dõi mức độ đáp ứng SLA.

Mốc này cho biết tất cả các bên liên quan nội bộ bắt buộc đã phê duyệt phiên bản cuối cùng của hợp đồng. Thông thường, có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái hợp đồng chuyển sang trạng thái phê duyệt cuối như “Fully Approved” hoặc “Ready for Signature”.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng, đánh dấu kết thúc khâu rà soát nội bộ và hợp đồng đã sẵn sàng để ký. Mốc này giúp đo tổng thời gian xử lý nội bộ trước khi gửi hợp đồng đi ký.

Đây là một cột mốc quan trọng: tất cả các bên đã ký hợp đồng, khiến hợp đồng có hiệu lực pháp lý. Sự kiện này thường được ghi nhận rõ ràng qua tích hợp với nền tảng chữ ký điện tử hoặc khi người dùng tự cập nhật trạng thái thành 'Đã ký kết'.

Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này đánh dấu giai đoạn trước khi trao hợp đồng đã hoàn tất và là mốc kết thúc để tính tổng thời gian xử lý hợp đồng. Sau đó, giai đoạn quản lý sau khi trao hợp đồng bắt đầu.

Cho biết hợp đồng đã được gia hạn thành công khi hết thời hạn. Đây là kết quả kinh doanh quan trọng, thường được ghi nhận khi người dùng cập nhật trạng thái hợp đồng hoặc tạo phiên bản hợp đồng mới cho kỳ gia hạn.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là chỉ số thành công quan trọng với nhiều doanh nghiệp, thể hiện mối quan hệ hợp tác tiếp tục được duy trì. Theo dõi việc gia hạn rất cần thiết để dự báo doanh thu và phân tích khả năng giữ chân khách hàng qua hợp đồng.

Cho biết hợp đồng đang có hiệu lực bị chấm dứt trước ngày hết hạn theo lịch. Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng, thường bằng cách đổi trạng thái hợp đồng thành 'Đã chấm dứt' và nêu lý do.

Vì sao điều này quan trọng

Phân tích việc chấm dứt hợp đồng, một mốc kết thúc quan trọng, giúp tìm hiểu nguyên nhân hợp đồng đổ vỡ như không thực hiện đúng cam kết hoặc chiến lược kinh doanh thay đổi. Đây là việc cần thiết để quản lý rủi ro và hiểu rõ quan hệ với đối tác.

Sự kiện này cho biết hợp đồng đã đến ngày kết thúc mà không được gia hạn hoặc chấm dứt sớm. Thông thường, sự kiện được xác định bằng cách so sánh ngày hết hạn của hợp đồng với ngày hiện tại.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là một mốc kết thúc chính trong vòng đời hợp đồng. Phân tích các hợp đồng hết hạn rất quan trọng để tránh tự động gia hạn ngoài ý muốn hoặc bỏ lỡ những lần gia hạn cần thiết.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining giúp giải quyết những vấn đề cụ thể nào trong quản lý hợp đồng?

Process mining trực quan hóa vòng đời hợp đồng thực tế, cho thấy điểm nghẽn trong khâu rà soát và phê duyệt, cách thực hiện tuân thủ thiếu nhất quán và thời gian xử lý biến động. Công cụ giúp tìm nguyên nhân gốc rễ gây chậm trễ, chẳng hạn như có quá nhiều vòng chỉnh sửa hoặc phân bổ nguồn lực chưa hiệu quả. Nhờ thông tin dựa trên dữ liệu này, tổ chức có thể xác định chính xác những khâu cần tối ưu.

Process mining cải thiện việc tuân thủ hợp đồng như thế nào?

Process mining cho thấy rõ từng bước thực hiện hợp đồng, giúp bạn so sánh quy trình thực tế với các quy tắc tuân thủ đã đặt ra. Công cụ làm nổi bật những điểm khác với quy trình vận hành chuẩn và phát hiện trường hợp bỏ qua hoặc né tránh các bước tuân thủ. Nhờ đó, bạn có thể chủ động đảm bảo việc tuân thủ nhất quán các quy định pháp luật và chính sách nội bộ.

Process mining có giúp rút ngắn thời gian phê duyệt hợp đồng không?

Có. Bằng cách lập sơ đồ chính xác luồng phê duyệt hợp đồng, process mining xác định các bước hoặc điểm ra quyết định gây chậm trễ. Công cụ có thể chỉ ra các vòng lặp làm lại thường xuyên, người phê duyệt quá tải và tác động của những luồng đàm phán khác nhau. Thông tin này giúp các nhóm thiết kế lại quy trình làm việc và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, qua đó rút ngắn đáng kể tổng thời gian xử lý.

Tôi cần dữ liệu nào từ Agiloft để thực hiện process mining?

Để thực hiện process mining hiệu quả, trước hết bạn cần nhật ký sự kiện từ Agiloft. Dữ liệu này gồm Contract ID làm mã định danh trường hợp, tên hoạt động như “Contract Drafted”, “Review Initiated”, “Approved” và dấu thời gian của từng hoạt động. Bạn cũng có thể bổ sung các thuộc tính liên quan như phòng ban, loại hợp đồng hoặc người phê duyệt để phân tích sâu hơn.

Bao lâu thì có thể thấy kết quả process mining trong quản lý hợp đồng?

Bạn thường có thể nhận được thông tin phân tích ban đầu trong vài tuần sau khi trích xuất và nạp dữ liệu thành công vào công cụ process mining. Giai đoạn đầu tập trung khám phá quy trình “hiện trạng”, xác định những điểm khác biệt lớn và đo lường các điểm nghẽn dễ thấy. Phân tích sâu hơn và đề xuất có thể triển khai thường sẽ có trong vòng 1-3 tháng.

Làm cách nào để trích xuất dữ liệu cần thiết từ Agiloft?

Thông thường, bạn có thể trích xuất dữ liệu từ Agiloft bằng tính năng báo cáo, truy vấn tùy chỉnh hoặc truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu nếu được phép. Mục tiêu là tạo một bảng phẳng, trong đó mỗi hàng tương ứng với một sự kiện, gồm Contract ID, tên hoạt động và dấu thời gian. Tùy cấu hình Agiloft, bạn có thể cần kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng.

Process mining chỉ dành cho tổ chức lớn có quy trình hợp đồng phức tạp phải không?

Không. Process mining hữu ích với mọi tổ chức muốn tối ưu quản lý hợp đồng, bất kể quy mô hay mức độ phức tạp. Tổ chức lớn có thể có nhiều dữ liệu hơn, nhưng các nhóm nhỏ vẫn có thể tìm ra điểm nghẽn và khâu chưa hiệu quả trong quy trình hợp đồng. Lợi ích cốt lõi là hiểu được quy trình thực tế diễn ra như thế nào, điều mà tổ chức nào cũng cần.

Sau khi dùng process mining, chúng tôi có thể cải thiện những gì trong quản lý hợp đồng?

Bạn có thể kỳ vọng những cải thiện cụ thể như rút ngắn thời gian phê duyệt hợp đồng, tuân thủ tiêu chuẩn tốt hơn và nắm rõ hơn trạng thái hợp đồng. Process mining giúp giảm công việc thủ công, hạn chế sai sót và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Nhờ đó, việc quản lý vòng đời hợp đồng trở nên hiệu quả và đáng tin cậy hơn.

Triển khai process mining cho Agiloft có yêu cầu kỹ thuật cụ thể nào không?

Ngoài khả năng trích xuất dữ liệu nhật ký sự kiện, yêu cầu kỹ thuật chính là quyền truy cập vào nền tảng process mining trên đám mây hoặc cài đặt tại chỗ. Thông thường, bạn không cần tích hợp kỹ thuật riêng với Agiloft vì công cụ process mining hoạt động bằng cách nạp dữ liệu đã trích xuất. Bạn cần có hạ tầng CNTT tiêu chuẩn để xử lý và bảo mật dữ liệu.

Tối ưu quy trình quản lý hợp đồng trên Agiloft, rút ngắn thời gian xử lý ngay

Xác định điểm kém hiệu quả và rút ngắn 30% thời gian xử lý hợp đồng.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay.