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Optimieren Sie Ihr Spesenmanagement

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung von SAP Concur Spesen.
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Optimieren Sie Ihr Spesenmanagement
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

SAP Concur Spesenmanagement für Effizienz optimieren

Ineffizienzen im Spesenmanagement führen oft zu Genehmigungsverzögerungen, Richtlinienverstößen oder Audit-Herausforderungen. Unsere Plattform identifiziert genaue Schwachstellen in Ihrem Prozess, von der Einreichung bis zur Erstattung. Dies ermöglicht es Ihnen, Abläufe zu optimieren, die Compliance zu verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum Sie Ihr Spesenmanagement in SAP Concur optimieren sollten?

Das Spesenmanagement ist eine kritische Geschäftsfunktion, wird aber oft zu einer Quelle von Frustration, Ineffizienz und versteckten Kosten. Obwohl SAP Concur ein marktführendes System zur Rationalisierung dieses Prozesses ist, kann die tatsächliche Ausführung innerhalb Ihrer Organisation erheblich vom Ideal abweichen. Ein nicht optimiertes Spesenmanagement kann zu verzögerten Erstattungen führen, die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen, den administrativen Aufwand erhöhen und Ihr Unternehmen Compliance-Risiken und potenziellen Audit-Problemen aussetzen. Ein Verständnis des tatsächlichen Flusses Ihrer Spesenberichte, von der ersten Einreichung bis zur endgültigen Erstattung und Verbuchung, ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der finanziellen Gesundheit und operativen Exzellenz.

Ineffizienzen in Ihrem SAP Concur Spesenprozess sind nicht immer offensichtlich. Sie manifestieren sich in längeren Durchlaufzeiten für Genehmigungen, häufigen manuellen Eingriffen, Richtlinienverstößen und Nachbearbeitungen, die alle zu höheren Betriebskosten und einer weniger idealen Mitarbeitererfahrung beitragen. Die Optimierung dieses Prozesses dient nicht nur der Kostensenkung, sondern der Schaffung eines transparenten, effizienten und regelkonformen Systems, das Ihre Mitarbeiter unterstützt und Ihre Finanzkontrollen stärkt.

Effizienz freisetzen mit Process Mining für SAP Concur Spesen

Process Mining bietet einen leistungsstarken, datengestützten Ansatz, um Ihr SAP Concur Spesenmanagement zu verstehen und zu verbessern. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, nutzt Process Mining die von Ihrem SAP Concur System generierten Event Logs, um den tatsächlichen Verlauf jedes Spesenberichts zu rekonstruieren. Dies bietet eine objektive End-to-End-Sicht, die Ihnen präzise zeigt, was wann von wem geschieht.

Durch die Analyse Ihrer SAP Concur Daten kann Process Mining visuell jeden Weg abbilden, den ein Spesenbericht nimmt, von „Spesenbericht erstellt“ bis „Buchhalterisch verbucht“. Dies ermöglicht es Ihnen, häufige Abweichungen vom beabsichtigten Prozess leicht zu identifizieren, herauszufinden, wo Engpässe tatsächlich liegen, und die genaue Zeit zu messen, die in jeder Aktivität verbracht wird. Sie können zum Beispiel sehen, ob bestimmte Abteilungen oder Genehmiger konsistente Verzögerungen verursachen oder ob spezifische Spesenkategorien anfälliger für Rücksendungen zur Überarbeitung sind. Dieses Maß an detaillierten Einblicken ist essenziell, um das Spesenmanagement effektiv zu verbessern.

Schlüsselbereiche für Prozessverbesserungen

Der Einsatz von Process Mining auf Ihre SAP Concur Daten kann mehrere kritische Bereiche für gezielte Verbesserungen aufzeigen, die Ihnen helfen, Abläufe wirklich zu rationalisieren:

  • Optimierung von Genehmigungs-Workflows: Identifizieren Sie spezifische Phasen, wie „Managerprüfung ausstehend“ oder „Finanzprüfung ausstehend“, die am meisten zu Genehmigungsverzögerungen beitragen. Analysieren Sie, warum diese Phasen langsam sind, sei es aufgrund von Arbeitslast, Systemkonfiguration oder dem Bedarf an klareren Richtlinien. Diese Einsicht ist entscheidend, um die gesamte Durchlaufzeit von Spesenberichten zu verkürzen.
  • Verbesserung der Richtlinienkonformität: Erkennen Sie Muster, bei denen „Richtlinienprüfung durchgeführt“ häufig zu einem „Richtlinienverstoß-Flag“ führt oder bei denen Berichte „zur Überarbeitung zurückgesendet“ werden. Das Verständnis dieser Grundursachen kann zu besseren Mitarbeiterschulungen, klarerer Richtlinienkommunikation oder Anpassungen an Ihrer SAP Concur Konfiguration führen, um Verstöße proaktiv zu verhindern.
  • Reduzierung von Nacharbeiten und Ausnahmen: Lokalisieren Sie, wo Spesenberichte wiederholt zur Überarbeitung oder Ablehnung zurückgesendet werden. Durch die Analyse der Gründe für diese Ausnahmen können Sie Änderungen implementieren, um den manuellen Aufwand zu reduzieren, die Datenqualität zu verbessern und die Bearbeitung zu beschleunigen.
  • Optimierung der Erstattungsgeschwindigkeit: Stellen Sie sicher, dass nach der Genehmigung eines Spesenberichts die „Erstattung ausgeführt“ effizient erfolgt. Jede Verzögerung hier wirkt sich direkt auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus und kann auf Probleme in Ihren Finanzabläufen oder der Integration mit Banksystemen hinweisen.

Messbare Ergebnisse der Spesenprozessoptimierung

Durch die Anwendung von Process Mining auf Ihr SAP Concur Spesenmanagement können Sie messbare Verbesserungen in Ihrer Organisation erwarten:

  • Reduzierte Durchlaufzeiten: Die Zeit von der Einreichung des Spesenberichts bis zur endgültigen Erstattung wird erheblich verkürzt, was die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität steigert.
  • Kosteneinsparungen: Minimierung des administrativen Aufwands, Reduzierung von Nacharbeiten und Vermeidung potenzieller Bußgelder oder Audit-Komplikationen durch Sicherstellung einer höheren Compliance.
  • Verbesserte Compliance und Risikomanagement: Proaktives Identifizieren und Beheben von Richtlinienverstößen, wodurch Ihre internen Kontrollen gestärkt und das Finanzrisiko reduziert werden.
  • Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Schaffung eines transparenteren und effizienteren Spesenabrechnungsprozesses, was zu zufriedeneren Mitarbeitern und weniger Frustration führt.
  • Bessere Ressourcenauslastung: Entlastung von Finanz- und Managementteams von der Genehmigungsverfolgung oder Fehlerkorrektur, sodass sie sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.

Starten Sie Ihre SAP Concur Spesen-Transformation

Die Optimierung Ihres Spesenmanagementprozesses in SAP Concur muss keine entmutigende Aufgabe sein. Mit Process Mining erhalten Sie klare, datengestützte Einblicke, die Ihnen genau zeigen, wo und wie Sie sich verbessern können. Indem Sie sich auf die tatsächliche Ausführung Ihres Prozesses konzentrieren, können Sie fundierte Entscheidungen treffen, um Engpässe zu reduzieren, die Compliance zu gewährleisten und die Effizienz in Ihrer gesamten Organisation zu steigern. Machen Sie den ersten Schritt zu einer schlankeren und effektiveren Spesenmanagement-Zukunft.

Spesenmanagement Spesenbericht-Genehmigung Erstattungsprozess Finanz-Compliance Kostenkontrolle Mitarbeitererstattungen Finanzabteilung Prozesseffizienz

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Übermäßige Wartezeiten auf Manager- oder Finanzgenehmigungen verlangsamen den gesamten Spesenmanagementprozess in SAP Concur erheblich. Dies führt zu frustrierten Mitarbeitern, beeinträchtigt den Cashflow und kann die interne Zufriedenheit mindern, indem es die Erstattung verlängert. Die Identifizierung, wo diese Verzögerungen auftreten, ist entscheidend für die operative Effizienz. ProcessMind identifiziert genaue Engpässe durch Analyse der Aktivitätsdauern und deckt spezifische Genehmiger oder Abteilungen auf, die zu Verzögerungen führen. Es visualisiert den Prozessfluss, um die häufigsten langwierigen Wege hervorzuheben, und quantifiziert die Auswirkungen dieser Verzögerungen, was gezielte Verbesserungen zur Beschleunigung der Spesenfreigaben ermöglicht.

Unidentifizierte und unbehandelte Richtlinienverstöße in Spesenabrechnungen stellen erhebliche Compliance-Risiken dar und können zu finanziellen Strafen oder Audit-Fehlern führen. Ohne klare Sicht darauf, wo und warum Verstöße auftreten, tun sich Organisationen schwer, Richtlinien innerhalb von SAP Concur effektiv durchzusetzen, was potenzielle Haftungs- und Betrugsrisiken erhöht. ProcessMind erkennt automatisch Richtlinienverstoß-Flags innerhalb von Spesenabrechnungen und visualisiert Muster der Nichteinhaltung. Es hebt spezifische Ausgabenkategorien, Mitarbeiterabteilungen oder Berichtszeiträume mit hohen Verstoßraten hervor, was proaktives Eingreifen, gezielte Schulungen und eine strengere Durchsetzung der Richtlinien zur Risikoreduzierung ermöglicht.

Ein hohes Volumen an Spesenberichten, die zur Überarbeitung zurückgesendet werden, oft aufgrund fehlender Belege, falscher Daten oder Richtlinienprobleme, erzeugt erheblichen Nachbearbeitungsaufwand. Dies verlängert die Bearbeitungszeit, frustriert Mitarbeiter und erhöht den administrativen Aufwand für sowohl Mitarbeiter als auch Finanzteams innerhalb des SAP Concur Systems. ProcessMind identifiziert die genauen Gründe und Phasen, in denen Spesenberichte zurückgesendet werden, wie zum Beispiel nach

Die Gesamtzeit von der Einreichung einer Spesenabrechnung durch einen Mitarbeiter bis zum Erhalt der Erstattung kann übermäßig lang und unvorhersehbar sein. Dieser ineffiziente Ausgabenmanagement-Prozess, oft innerhalb von SAP Concur verwaltet, führt zu verringerter Mitarbeiterzufriedenheit, potenziellen Liquiditätsproblemen für Mitarbeiter und einem allgemeinen Produktivitätsverlust, da Mitarbeiter Zahlungen nachjagen. ProcessMind bietet eine End-to-End-Ansicht des Erstattungszyklus und identifiziert die echte Durchlaufzeit von der Einreichung bis zur Erstattungsausführung. Es hebt spezifische Schritte oder Übergaben hervor, bei denen sich Verzögerungen ansammeln, wodurch Organisationen den Prozess optimieren, Wartezeiten reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit durch schnellere Erstattungen verbessern können.

Unbeabsichtigte oder unautorisierte Abweichungen vom Standard-Ausgabenmanagement-Prozessfluss schaffen Kontrolllücken, erhöhen das Auditrisiko und können zu einer inkonsistenten Anwendung von Richtlinien führen. Ohne klare Sicht auf die tatsächliche Prozessausführung innerhalb von SAP Concur ist es herausfordernd, diese nicht-standardmäßigen Pfade zu identifizieren und zu mildern. ProcessMind bildet automatisch alle ausgeführten Prozessvarianten ab und vergleicht sie mit dem definierten idealen Pfad. Es quantifiziert die Häufigkeit und Auswirkungen dieser Abweichungen und ermöglicht es Organisationen, zu verstehen, warum sie auftreten, Standardarbeitsanweisungen durchzusetzen und Compliance-Risiken im Zusammenhang mit nicht-standardmäßiger Spesenbearbeitung zu reduzieren.

Finanzteams verbringen übermäßig viel Zeit damit, Spesenberichte manuell auf Richtigkeit und Compliance zu prüfen und zu verifizieren. Dieser hohe manuelle Aufwand im SAP Concur Spesenmanagementprozess führt zu erhöhten Betriebskosten, Verzögerungen bei der Bearbeitung und einer Reduzierung der Produktivität für die Finanzabteilung, was sie daran hindert, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. ProcessMind identifiziert die Grundursachen manueller Eingriffe, indem es Aktivitäten hervorhebt wie

Spesenberichte folgen oft unvorhersehbaren oder inkonsistenten Genehmigungswegen, was zu Verwirrung, Verzögerungen und einem Mangel an standardisierter Kontrolle führt. Diese Variabilität in der Weiterleitung innerhalb von SAP Concur kann zu einer uneinheitlichen Durchsetzung von Richtlinien und Herausforderungen bei Audits führen, da die Verfolgung spezifischer Genehmigungen komplex wird. ProcessMind visualisiert alle tatsächlich genommenen Genehmigungswege von Spesenberichten und stellt sie der beabsichtigten Hierarchie gegenüber. Es identifiziert, wo und warum Abweichungen von der Standardweiterleitung auftreten, was Organisationen ermöglicht, konsistente Genehmigungs-Workflows durchzusetzen und die Kontrolle über den Spesenmanagementprozess zu verbessern.

Häufige Feststellungen bei internen oder externen Audits von Spesenberichten weisen auf systemische Probleme bei der Compliance oder Dokumentation hin. Diese Audit-Fehler verursachen erhebliche Kosten, einschließlich Strafen und Nachbesserungsbemühungen, und können den finanziellen Ruf einer Organisation schädigen, insbesondere innerhalb eines Systems wie SAP Concur. ProcessMind analysiert vergangene Auditergebnisse und Richtlinienverstoß-Flags, um Muster und Grundursachen von Audit-Feststellungen zu identifizieren. Es hebt Hochrisikobereiche im Spesenmanagementprozess hervor und ermöglicht die proaktive Korrektur zugrunde liegender Probleme sowie eine deutliche Reduzierung zukünftiger auditbezogener Kosten und Risiken.

Die versteckten Kosten, die mit der Bearbeitung jeder Spesenabrechnung verbunden sind, einschließlich der Zeit für Nacharbeit, Verzögerungen und manuellen Prüfungen, können erheblich sein. Diese Ineffizienzen tragen zu erhöhten Gesamtbetriebskosten für das Ausgabenmanagement bei und beeinflussen das Unternehmensergebnis, ohne klare Sicht auf ihren Ursprung innerhalb von SAP Concur. ProcessMind quantifiziert die Kosten, die mit spezifischen Prozessineffizienzen wie verlängerten Zykluszeiten, Ablehnungen oder Abweichungen verbunden sind. Es hilft, Möglichkeiten zur Reduzierung dieser Betriebskosten zu identifizieren, indem Aktivitäten optimiert und wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden, was zu einem kostengünstigeren Ausgabenmanagement-Prozess führt.

Erhebliche Lücken zwischen der Erstattung und der finalen Buchung führen zu Abstimmungsproblemen und Verzögerungen in der Finanzberichterstattung. Diese Trennung im Ausgabenmanagement-Lebenszyklus, selbst nachdem eine Ausgabe in SAP Concur verarbeitet wurde, kann die finanzielle Genauigkeit und den rechtzeitigen Abschluss der Bücher beeinträchtigen. ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus einer Spesenabrechnung, von der Erstellung bis zur finalen Buchung. Es identifiziert die durchschnittliche Zeit für Buchungsaktivitäten nach der Erstattung und hebt Verzögerungen und Engpässe in diesem entscheidenden letzten Schritt hervor, um eine zeitnahe und genaue Finanzabstimmung sicherzustellen.

Ungenaue oder inkonsistente Kategorisierung von Spesen führt zu verzerrter Finanzberichterstattung, Schwierigkeiten bei der Budgetierung und potenziellen Compliance-Problemen. Diese Fehler erfordern oft manuelle Korrekturen während der Finanzprüfung in SAP Concur, was den Nachbearbeitungsaufwand erhöht und den gesamten Spesenmanagementprozess verzögert. ProcessMind analysiert die Attribute von

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Zeit für die Genehmigung einer Spesenabrechnung von der Einreichung bis zur finalen Manager- und Finanzgenehmigung erheblich zu verkürzen. Schnellere Genehmigungen verbessern die Mitarbeiterzufriedenheit durch schnellere Erstattungen und reduzieren den operativen Aufwand durch Minimierung von Nachfragen und manuellen Eingriffen. ProcessMind deckt Engpässe im SAP Concur Genehmigungs-Workflow auf und identifiziert spezifische Schritte, Abteilungen oder Personen, die Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse von Zykluszeiten und Nacharbeiten identifiziert die Plattform genau Bereiche, in denen Prozessanpassungen oder Automatisierung die Genehmigungszeiten potenziell um 20-30% verkürzen können, was zu einem effizienteren Ausgabenmanagement führt.

Dieses Ziel zu erreichen bedeutet sicherzustellen, dass ein höherer Prozentsatz der Spesenberichte streng den Unternehmensrichtlinien entspricht, wodurch unautorisierte Ausgaben oder fehlerhafte Einreichungen minimiert werden. Eine verbesserte Compliance reduziert Finanzrisiken, verhindert Betrug und sichert die fiskalische Verantwortung in der gesamten Organisation. ProcessMind überwacht jede Transaktion innerhalb von SAP Concur, kennzeichnet automatisch Richtlinienverstöße und Abweichungen von Standardprozessen. Es hilft, Grundursachen für Nicht-Compliance zu identifizieren, wie unklare Richtlinien oder unzureichende Schulungen, und ermöglicht gezielte Eingriffe, um die Einhaltung um 15-25% zu steigern und eine leistungsstarke Finanzgovernance zu gewährleisten.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Häufigkeit zu verringern, mit der eine Spesenabrechnung zur Korrektur oder für zusätzliche Informationen an den Mitarbeiter zurückgesendet wird. Weniger Revisionen bedeuten weniger Nacharbeit für Mitarbeiter und Finanzteams, was Zeit und Aufwand für alle am Ausgabenmanagement-Prozess Beteiligten spart. ProcessMind bildet den tatsächlichen Fluss von Spesenabrechnungen ab und zeigt häufige Gründe und Phasen auf, in denen Abrechnungen in SAP Concur zur Überarbeitung zurückgesendet werden. Durch die Identifizierung häufiger Fehler oder fehlender Informationen ermöglicht ProcessMind Unternehmen, klarere Richtlinien oder Schulungen zu implementieren, wodurch die Nacharbeitsraten um 10-20% reduziert und die erstmaligen Genehmigungsraten verbessert werden.

Dieses Ziel zielt auf die Gesamtgeschwindigkeit und Reibungslosigkeit des Erstattungsprozesses ab, von der finalen Genehmigung bis zur Einzahlung der Gelder auf das Konto des Mitarbeiters. Eine höhere Effizienz bei Erstattungen verbessert direkt die Mitarbeiterzufriedenheit und reduziert Anfragen an die Finanzabteilung. ProcessMind bietet detaillierte Einblicke in die Phasen nach der Genehmigung des Ausgabenmanagements in SAP Concur und identifiziert Verzögerungen bei der Zahlungsplanung oder -ausführung. Durch die Analyse des End-to-End-Erstattungszyklus hilft die Plattform, Zahlungsstapel und Integrationspunkte zu optimieren, wodurch die Erstattungszeiten potenziell um 15-20% verkürzt und das Cashflow-Management verbessert werden.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, ein klares und unmittelbares Verständnis von Abweichungen vom standardmäßigen, beabsichtigten Ausgabenmanagement-Prozess zu gewinnen. Eine erhöhte Transparenz ermöglicht es Organisationen, Ineffizienzen, Compliance-Risiken und potenzielle Engpässe proaktiv anzugehen, bevor sie eskalieren. ProcessMind entdeckt und visualisiert automatisch den tatsächlichen Prozessfluss in SAP Concur und hebt alle Abweichungen vom idealen Pfad hervor. Diese Fähigkeit ermöglicht es Unternehmen, unerwartete Schritte, inoffizielle Umgehungen oder verborgene Komplexitäten genau zu identifizieren, was umfassende Transparenz in die Abläufe bietet und eine datengesteuerte Prozessoptimierung ermöglicht.

Ziel ist es, den manuellen Aufwand bei repetitiven oder regelbasierten Finanzprüfungsaktivitäten zu reduzieren und so Finanzexperten für strategischere Aufgaben zu entlasten. Automatisierung verbessert die Konsistenz, reduziert menschliche Fehler und beschleunigt den gesamten Ausgabenmanagement-Prozess. ProcessMind identifiziert hoch repetitive und regelbasierte Schritte im Finanzprüfungsprozess von SAP Concur, die reif für die Automatisierung sind. Durch das Verständnis der exakten Bedingungen und Auslöser für diese Aufgaben hilft die Plattform, Automatisierungsinitiativen zu konzipieren und zu priorisieren, was zu einer erheblichen Reduzierung des manuellen Eingriffs und der Bearbeitungszeit führt.

Dieses Ziel zielt darauf ab, ein einheitliches, vorhersehbares Routing für Spesenabrechnungen auf der Grundlage vordefinierter Kriterien zu etablieren und durchzusetzen, wodurch Ambiguität und Variabilität im Genehmigungsprozess reduziert werden. Standardisierte Pfade gewährleisten Fairness, verbessern die Auditierbarkeit und optimieren Abläufe. ProcessMind analysiert alle historischen Genehmigungsabläufe innerhalb von SAP Concur, deckt Fälle von inkonsistentem Routing auf und identifiziert die Bedingungen, unter denen Abweichungen auftreten. Durch die Abbildung tatsächlicher vs. idealer Pfade hilft die Plattform, Standard-Genehmigungs-Workflows neu zu gestalten und durchzusetzen, wodurch die Variation um 20-30% reduziert und die Governance verbessert wird.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, Prozessmängel proaktiv zu identifizieren und zu beheben, die häufig zu Audit-Feststellungen führen, wodurch die Anzahl und Schwere der Probleme während Audits reduziert wird. Geringere Audit-Feststellungen bedeuten geringere Compliance-Kosten und eine verbesserte Glaubwürdigkeit der Organisation. ProcessMind überprüft systematisch Ausgabenmanagement-Prozessdaten auf Muster, die mit früheren Audit-Feststellungen verbunden sind, wie z.B. Richtlinienverstöße oder fehlende Dokumentation in SAP Concur. Durch die Bereitstellung von frühzeitigen Warnungen und Ursachenanalysen hilft die Plattform, Korrekturmaßnahmen umzusetzen, wodurch auditbezogene Kosten und Feststellungen potenziell um 15-25% gesenkt werden können.

Ziel ist es, die Gesamtkosten für die Bearbeitung jeder Spesenabrechnung, einschließlich Arbeits-, Systemnutzungs- und Gemeinkosten, zu senken. Die Reduzierung der Bearbeitungskosten wirkt sich direkt auf das Geschäftsergebnis des Unternehmens aus und verbessert die finanzielle Effizienz. ProcessMind quantifiziert die Kosten, die mit jeder Aktivität und jedem Pfad im SAP Concur Ausgabenmanagement-Prozess verbunden sind, und identifiziert teure Nacharbeiten, manuelle Schritte oder redundante Aktivitäten. Durch die Hervorhebung von kostenintensiven Bereichen ermöglicht die Plattform gezielte Optimierungen, die zu einer potenziellen Reduzierung der Kosten pro Bericht um 10-15% durch Prozessoptimierung führen.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Zeitverzögerung zwischen der Erstattung von Spesenabrechnungen und der finalen Buchung dieser Transaktionen im Buchhaltungssystem zu reduzieren. Schnellere Buchungen verbessern die Genauigkeit der Finanzberichterstattung, optimieren die Abstimmung und stellen zeitnahe Abschlussprozesse sicher. ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus einer Spesenabrechnung, einschließlich ihres Übergangs von SAP Concur zum Buchhaltungssystem, und identifiziert Verzögerungen bei der Datenübertragung oder manuellen Abstimmungsschritten. Durch die Visualisierung dieser Aktivitäten nach der Erstattung hilft ProcessMind, Integrationspunkte zu optimieren und die Zykluszeit für Buchungen um 10-20% zu reduzieren.

Dieses Ziel soll sicherstellen, dass Ausgaben konsistent und korrekt gemäß den finanziellen Codes und Richtlinien des Unternehmens kategorisiert werden. Eine genaue Kategorisierung ist entscheidend für präzise Finanzberichterstattung, Budgetierung und Steuer-Compliance, wodurch Fehler und Nacharbeiten für Finanzteams minimiert werden. ProcessMind analysiert historische Spesen daten und identifiziert Muster von inkorrekter oder inkonsistenter Kategorisierung innerhalb von SAP Concur. Durch die genaue Identifizierung der Phasen oder Bedingungen, die zu diesen Fehlern führen, hilft die Plattform, klarere Richtlinien oder Automatisierungsregeln zu implementieren, wodurch die Kategorisierungsgenauigkeit um 10-15% verbessert und die finanzielle Datenintegrität gestärkt wird.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Ausgabenmanagement

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Exportieren Sie Ihre Daten
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was ist zu tun

Besorgen Sie sich das ProcessMind Excel-Template, speziell für das SAP Concur Spesenmanagement entwickelt. Dieses Template stellt sicher, dass Ihre Daten für die Analyse korrekt strukturiert sind.

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Bedeutung

Die Verwendung des richtigen Templates verhindert Datenimportfehler und stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen aus Ihrem SAP Concur System erfasst werden, was eine solide Grundlage für die Analyse legt.

Erwartetes Ergebnis

Ein strukturiertes Excel-Template, bereit zur Befüllung mit Ihren SAP Concur Spesendaten.

WAS SIE ERHALTEN

Entdecken Sie Ihre SAP Concur Spesenprozess-Realität

ProcessMind visualisiert Ihren End-to-End-Spesenmanagementprozess, deckt tatsächliche Workflows auf und enthüllt verborgene Ineffizienzen. Gewinnen Sie tiefe Einblicke in jeden Schritt, von der Einreichung bis zur Erstattung.
  • End-to-End-Spesenprozessflüsse visualisieren
  • Genaue Engpässe in Genehmigungen identifizieren
  • Richtlinienverstöße und Compliance-Lücken erkennen
  • Verkürzung der Erstattungszykluszeiten
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Greifbare Vorteile eines optimierten Ausgabenmanagements

Diese Ergebnisse veranschaulichen die messbaren Verbesserungen, die Unternehmen in ihrem Ausgabenmanagement-Prozess mittels Process Mining erzielen können. Durch die Analyse von SAP Concur Daten identifizieren wir Ineffizienzen und Optimierungsmöglichkeiten, was zu erheblichen Vorteilen führt.

0 %
Schnellerer Genehmigungszyklus

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Optimieren Sie den Überprüfungsprozess, um die Zeit bis zur finalen Freigabe der Spesenabrechnungen durch die Finanzabteilung erheblich zu verkürzen und so die gesamten Abläufe zu beschleunigen.
0 %
Richtlinienkonformität steigern

Reduzierung der Rate der Richtlinienverstöße

Grundursachen für Nicht-Compliance identifizieren und beheben, was zu weniger Richtlinienverstößen und einem reduzierten Finanzrisiko für alle Spesenberichte führt.
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Reduzierung der Nachbearbeitung von Spesenabrechnungen

Reduzierung der Nachbearbeitungsrate von Spesenberichten

Minimieren Sie Fälle, in denen Spesenberichte zur Überarbeitung von Managern oder der Finanzabteilung zurückgesendet werden, wodurch die Datenqualität verbessert und der manuelle Aufwand reduziert wird.
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Schnellere Erstattungen

Kürzere Bearbeitungszeit für Erstattungen

Die Zeit von der finalen Genehmigung bis zur tatsächlichen Erstattungsausführung verkürzen, was zu verbesserter Mitarbeiterzufriedenheit und besserem Cashflow-Management führt.
0 %
Prozesskonformität verbessern

Höhere Einhaltung von Standardpfaden

Gewinnen Sie klare Einblicke in Prozessabweichungen und erhöhen Sie den Prozentsatz der Spesenberichte, die den vordefinierten, standardmäßigen Genehmigungs- und Bearbeitungspfaden folgen.
0 %
Reduzierung der Prüfzeit in der Finanzabteilung

Durchschnittliche Reduzierung der manuellen Prüfung

Engpässe identifizieren und repetitive Aufgaben innerhalb des Finanzprüfungsprozesses automatisieren, wodurch die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Spesenbericht erheblich reduziert wird.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, Datenqualität und den spezifisch umgesetzten Verbesserungen. Diese Zahlen stellen typische Vorteile dar, die im Rahmen verschiedener Process Mining Initiativen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für eine Spesenabrechnung, der als primärer Case Identifier dient.

Bedeutung

Dies ist der Grundstein der Analyse, da es alle individuellen Events zu einem kohärenten Prozessfluss für jede Spesenabrechnung verknüpft.

Der Name des Geschäfts-Events, das zu einem spezifischen Zeitpunkt innerhalb des Ausgabenmanagement-Prozesses stattfand.

Bedeutung

Es definiert die Schritte in der Prozesskarte und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Spesenberichtverlaufs.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine spezifische Aktivität stattfand.

Bedeutung

Es bietet die chronologische Abfolge für alle Ereignisse und ermöglicht so die Berechnung von Dauern und die Analyse der Prozessleistung über die Zeit.

Der Identifikator des Mitarbeiters oder Systembenutzers, der die Aktivität ausgeführt hat.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse von Arbeitslastverteilung, Benutzerleistung und Ressourcenzuweisung, was entscheidend ist für die Identifizierung von Schulungsbedarfen und Prozessverbesserungen.

Der gesamte monetäre Wert der Spesenabrechnung.

Bedeutung

Bietet kritischen Finanzkontext, ermöglicht Analysen basierend auf monetären Werten, wie die Identifizierung kostenintensiver Berichte, die zusätzliche Prüfungen erfordern könnten.

Die Abteilung oder Kostenstelle, zu der der einreichende Mitarbeiter gehört.

Bedeutung

Ermöglicht die Prozessanalyse nach Geschäftsbereichen und hilft dabei, abteilungsspezifische Verhaltensweisen, Engpässe oder Compliance-Probleme zu identifizieren.

Zeigt an, ob der Spesenbericht wegen eines Richtlinienverstoßes gekennzeichnet wurde.

Bedeutung

Unterstützt direkt die Compliance-Analyse und hilft dabei, die Einhaltung der Unternehmensspesenrichtlinien zu messen und zu verbessern sowie Finanzrisiken zu reduzieren.

Der Identifikator des Managers oder Finanzbenutzers, der für die Genehmigung der Spesenabrechnung verantwortlich ist.

Bedeutung

Ermöglicht eine detaillierte Analyse der Genehmigerleistung und hilft dabei, Genehmigungs-Workflows zu optimieren und Schulungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Die Klassifikation der Ausgabe, wie zum Beispiel Reisen, Mahlzeiten oder Büromaterial.

Bedeutung

Bietet eine Möglichkeit, das Prozessverhalten nach Ausgabenart zu analysieren, was kategoriespezifische Probleme mit Compliance oder Effizienz aufdecken kann.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Markiert die Initiierung eines neuen Spesenberichts durch einen Mitarbeiter. Dieses Ereignis wird erfasst, wenn ein Benutzer zum ersten Mal einen neuen Spesenbericht speichert, wobei eine eindeutige Spesenbericht-ID generiert wird.

Bedeutung

Dies ist der Startpunkt für alle End-to-End-Zykluszeitberechnungen. Es bildet die Grundlage für die Messung der gesamten Prozessdauer.

Der Mitarbeiter reicht die fertige Spesenabrechnung förmlich zur Genehmigung ein. Dies ist eine zentrale benutzergesteuerte Aktion, die den Status der Abrechnung von „Entwurf“ zu „Eingereicht“ ändert und den Genehmigungs-Workflow auslöst.

Bedeutung

Diese Aktivität ist ein kritischer Meilenstein, der den Beginn des Genehmigungszyklus markiert. Sie ist essenziell für die Messung der Genehmigungszeiten von Managern und der Finanzabteilung.

Der Linienmanager überprüft die Spesenabrechnung und genehmigt sie, wodurch sie zum nächsten Schritt im Workflow weitergeleitet wird. Diese Aktion wird als Statusänderung erfasst und mit den Details des Genehmigers und einem Timestamp aufgezeichnet.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Genehmigungsmeilenstein. Dessen Verfolgung hilft, die Genehmigungszykluszeiten von Managern zu analysieren und Engpässe in der ersten Überprüfungsebene zu identifizieren.

Das Finanz- oder Audit-Team schließt seine Überprüfung ab und erteilt die finale Genehmigung zur Erstattung. Dies ist ein kritischer Meilenstein, der als explizites Event in der Genehmigungshistorie erfasst wird.

Bedeutung

Dieses Event markiert das Ende des gesamten Genehmigungszyklus. Es ist der Endpunkt zur Messung der gesamten Genehmigungszykluszeit und der Auslöser für den Erstattungsprozess.

Die Zahlung wird verarbeitet und Gelder an den Mitarbeiter ausgezahlt. Dies ist typischerweise ein explizites Event, das vom Zahlungssystem ausgelöst wird, welches dann den Status in SAP Concur aktualisiert.

Bedeutung

Markiert den Abschluss des Zahlungsschritts und ist entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit. Es ist der Endpunkt zur Messung der Erstattungseffizienz.

Die Finanztransaktion für die Erstattung wird offiziell im Hauptbuch des Unternehmens gebucht. Dieser letzte Schritt wird oft erfasst, wenn Daten extrahiert und in das ERP-System geladen werden.

Bedeutung

Dies ist die finale Aktivität im End-to-End-Prozess. Sie ist essenziell für die Messung der gesamten Prozesszykluszeit und des Buchungsrückstands.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Fluss Ihrer Spesenberichte und deckt Engpässe in Genehmigungen sowie Abweichungen von Richtlinien auf. Es hilft, Grundursachen für Ineffizienzen wie häufige Ablehnungen oder verzögerte Erstattungen zu identifizieren. Dies führt zu beschleunigten Genehmigungszyklen und einer verbesserten Richtlinienkonformität.

Sie benötigen hauptsächlich Event Logs aus SAP Concur. Dies beinhaltet die Spesenabrechnungs-ID als Case Identifier, Aktivitätsnamen und Timestamps für jeden Schritt. Zusätzliche Attribute wie Einreicher, Genehmiger, Betrag und Spesenart vertiefen die Analyse.

Sie können den kompletten End-to-End-Prozess erwarten, einschließlich aller Variationen und versteckten Nacharbeitschleifen. Die Einblicke umfassen die Identifizierung spezifischer Genehmigungsengpässe, nicht-konformer Routing-Pfade und Bereiche mit hohem manuellem Aufwand. Dies ermöglicht gezielte Verbesserungen zur Reduzierung der Bearbeitungskosten und zur Beschleunigung der Buchungen.

Die anfängliche Einrichtung, einschließlich Datenextraktion und Verbindung zu einem Process Mining Tool, kann einige Wochen dauern. Danach können grundlegende Prozesslandkarten und erste Erkenntnisse innerhalb weniger Tage generiert werden. Tiefere Analysen und Ursachenidentifikationen folgen typischerweise in den darauffolgenden Wochen.

Ja, absolut. Durch die Visualisierung, wo und warum Spesenabrechnungen häufig zurückgesendet werden, identifiziert Process Mining häufige Fehler oder Probleme bei der Richtlinieninterpretation. Es kann wiederkehrende Richtlinienverstöße hervorheben, was es Ihnen ermöglicht, gezielte Schulungen oder strengere Kontrollen zu implementieren, um die Compliance zu verbessern und Nacharbeit zu reduzieren.

Die Datenextraktion aus SAP Concur erfolgt typischerweise über dessen Standard-Reporting-Funktionen oder API-Zugriff für größere Datensätze. Während dies für grundlegende Berichte unkompliziert ist, kann die benutzerdefinierte Datenextraktion technisches Fachwissen erfordern. Datenbereinigung und -transformation sind oft notwendige Schritte vor der Analyse.

Die Hauptherausforderung kann darin bestehen, sicherzustellen, dass die extrahierten Daten im korrekten Event Log Format vorliegen, mit klaren Case IDs, Aktivitäten und Timestamps. Die Abbildung spezifischer SAP Concur Felder auf das Process Mining Schema kann eine gewisse Expertise in der Datentransformation erfordern. Die meisten modernen Process Mining Tools bieten leistungsstarke Konnektoren oder flexible Importoptionen.

Messbare Verbesserungen, wie reduzierte Durchlaufzeiten oder niedrigere Bearbeitungskosten, können oft innerhalb von 3-6 Monaten nach Umsetzung der identifizierten Empfehlungen beobachtet werden. Die Geschwindigkeit der Verbesserung hängt von der Komplexität der Änderungen und der organisatorischen Akzeptanz ab. Kontinuierliches Monitoring hilft, den fortlaufenden Fortschritt zu verfolgen.

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