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Verbessern Sie Ihr Spesenmanagement

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung der Spesenabrechnung mit SAP Concur.
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Optimieren Sie das Spesenmanagement in SAP Concur

Ineffizienzen im Spesenmanagement führen häufig zu Verzögerungen bei Genehmigungen, Richtlinienverstößen oder Problemen bei Prüfungen. Unsere Plattform zeigt genau, wo es in Ihrem Prozess hakt, von der Einreichung bis zur Erstattung. So können Sie Abläufe vereinfachen, die Compliance verbessern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie Ihr Spesenmanagement in SAP Concur optimieren?

Das Spesenmanagement ist eine wichtige betriebliche Aufgabe, wird jedoch häufig zur Quelle von Frust, Ineffizienz und versteckten Kosten. SAP Concur ist ein marktführendes System, das diesen Prozess vereinfachen soll. In der Praxis kann die Umsetzung in Ihrem Unternehmen jedoch deutlich vom vorgesehenen Ablauf abweichen. Ein nicht optimiertes Spesenmanagement führt zu verspäteten Erstattungen. Das beeinträchtigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, erhöht den Verwaltungsaufwand und setzt Ihr Unternehmen Compliance-Risiken sowie möglichen Problemen bei Prüfungen aus. Um die finanzielle Stabilität und operative Exzellenz zu sichern, müssen Sie den tatsächlichen Ablauf Ihrer Spesenabrechnungen kennen, von der Einreichung bis zur Erstattung und Verbuchung.

Ineffizienzen im Spesenprozess von SAP Concur sind nicht immer auf den ersten Blick erkennbar. Sie zeigen sich in längeren Genehmigungszeiten, häufigen manuellen Eingriffen, Richtlinienverstößen und Nacharbeiten. All das erhöht die Betriebskosten und verschlechtert die Erfahrung der Mitarbeitenden. Bei der Optimierung geht es nicht nur darum, Kosten zu senken. Ziel ist ein transparenter, effizienter und regelkonformer Prozess, der Ihre Mitarbeitenden unterstützt und die Finanzkontrollen stärkt.

Mit Process Mining die Effizienz im Spesenmanagement von SAP Concur steigern

Process Mining ermöglicht einen datengetriebenen Ansatz, um Ihr Spesenmanagement in SAP Concur zu verstehen und zu verbessern. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfälle zu verlassen, rekonstruiert Process Mining anhand der Event Logs aus SAP Concur den tatsächlichen Ablauf jeder Spesenabrechnung. So erhalten Sie eine objektive Sicht auf den gesamten Prozess und sehen genau, was wann und von wem erledigt wird.

Durch die Analyse Ihrer SAP-Concur-Daten lässt sich jeder Ablauf einer Spesenabrechnung visuell darstellen, von „Spesenabrechnung erstellt“ bis „In der Buchhaltung verbucht“. So erkennen Sie häufige Abweichungen vom vorgesehenen Prozess, finden tatsächliche Engpässe und messen die genaue Dauer jeder Aktivität. Sie sehen beispielsweise, ob bestimmte Abteilungen oder Genehmigende regelmäßig Verzögerungen verursachen oder ob bestimmte Spesenkategorien häufiger zur Überarbeitung zurückgesendet werden. Solche detaillierten Erkenntnisse sind entscheidend, um das Spesenmanagement gezielt zu verbessern.

Wichtige Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen

Process Mining mit Ihren SAP-Concur-Daten kann mehrere wichtige Bereiche für gezielte Verbesserungen aufzeigen und dazu beitragen, Abläufe zu vereinfachen:

  • Genehmigungs-Workflows vereinfachen: Ermitteln Sie, welche Phasen, etwa „Prüfung durch Führungskraft ausstehend“ oder „Prüfung durch Finanzabteilung ausstehend“, die Genehmigung am stärksten verzögern. Analysieren Sie die Ursachen, zum Beispiel Arbeitsbelastung, Systemkonfiguration oder unklare Richtlinien. Diese Erkenntnisse helfen, die Durchlaufzeit von Spesenabrechnungen insgesamt zu verkürzen.
  • Richtlinieneinhaltung verbessern: Erkennen Sie Muster, bei denen „Richtlinienprüfung durchgeführt“ häufig zu einer „Richtlinienverstoß-Markierung“ führt oder Abrechnungen „Zur Überarbeitung zurückgesendet“ werden. Wenn Sie die Ursachen verstehen, können Sie Mitarbeitende gezielter schulen, Richtlinien verständlicher kommunizieren oder SAP Concur so konfigurieren, dass Verstöße gar nicht erst entstehen.
  • Nacharbeit und Ausnahmen verringern: Finden Sie heraus, an welchen Stellen Spesenabrechnungen wiederholt zur Überarbeitung oder Ablehnung zurückgesendet werden. Analysieren Sie die Gründe und setzen Sie Änderungen um, die den manuellen Aufwand verringern, die Datenqualität verbessern und die Bearbeitung beschleunigen.
  • Erstattungen beschleunigen: Stellen Sie sicher, dass nach der Genehmigung einer Spesenabrechnung die „Erstattung ausgeführt“ effizient erfolgt. Verzögerungen wirken sich unmittelbar auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus und können auf Probleme im Finanzbetrieb oder bei der Anbindung an Banksysteme hinweisen.

Messbare Ergebnisse durch die Optimierung des Spesenprozesses

Wenn Sie Process Mining auf Ihr Spesenmanagement in SAP Concur anwenden, können Sie in Ihrem Unternehmen messbare Verbesserungen erzielen:

  • Durchlaufzeiten verkürzen: Verringern Sie die Zeit von der Einreichung einer Spesenabrechnung bis zur Erstattung deutlich. Das steigert die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden.
  • Kosten senken: Verringern Sie den Verwaltungsaufwand und Nacharbeiten. Eine bessere Compliance hilft außerdem, mögliche Bußgelder und Probleme bei Prüfungen zu vermeiden.
  • Compliance und Risikomanagement stärken: Erkennen und beheben Sie Richtlinienverstöße frühzeitig. So stärken Sie Ihre internen Kontrollen und senken finanzielle Risiken.
  • Erfahrung der Mitarbeitenden verbessern: Gestalten Sie die Spesenabrechnung transparenter und effizienter. Das sorgt für zufriedenere Mitarbeitende und weniger Frust.
  • Ressourcen besser einsetzen: Entlasten Sie Finanz- und Führungsteams von der Nachverfolgung ausstehender Genehmigungen und der Korrektur von Fehlern. So bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Starten Sie die Transformation Ihres Spesenmanagements in SAP Concur

Die Optimierung Ihres Spesenmanagements in SAP Concur muss keine große Herausforderung sein. Process Mining zeigt Ihnen datenbasiert, wo und wie Sie Verbesserungen erzielen können. Wenn Sie sich auf die tatsächliche Ausführung des Prozesses konzentrieren, können Sie fundierte Entscheidungen treffen, Engpässe abbauen, die Compliance sichern und die Effizienz im gesamten Unternehmen steigern. Machen Sie den ersten Schritt zu einem einfacheren und wirksameren Spesenmanagement.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Lange Wartezeiten auf die Genehmigung durch Führungskräfte oder die Finanzabteilung verlangsamen das Spesenmanagement in SAP Concur erheblich. Das frustriert Mitarbeitende, beeinträchtigt den Cashflow und kann die interne Zufriedenheit mindern, weil sich Erstattungen verzögern. Für mehr operative Effizienz müssen Sie wissen, wo diese Verzögerungen entstehen. ProcessMind ermittelt Engpässe präzise, indem die Dauer einzelner Aktivitäten analysiert wird. So werden Genehmigende oder Abteilungen sichtbar, die für Verzögerungen sorgen. Die Visualisierung des Prozessablaufs zeigt häufige, besonders langwierige Pfade und macht die Auswirkungen der Verzögerungen messbar. Damit können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen und Spesengenehmigungen beschleunigen.

Nicht erkannte und nicht behobene Richtlinienverstöße in Spesenabrechnungen stellen ein erhebliches Compliance-Risiko dar und können zu finanziellen Sanktionen oder Problemen bei Prüfungen führen. Ohne klare Sicht darauf, wo und warum Verstöße auftreten, fällt es Unternehmen schwer, Richtlinien in SAP Concur wirksam durchzusetzen. Dadurch steigen mögliche Haftungs- und Betrugsrisiken. ProcessMind erkennt automatisch Markierungen für Richtlinienverstöße in Spesenabrechnungen und macht Muster bei der Nichteinhaltung sichtbar. Die Lösung zeigt Spesenkategorien, Abteilungen oder Berichtszeiträume mit besonders vielen Verstößen auf. So können Sie frühzeitig eingreifen, gezielt schulen und Richtlinien konsequenter durchsetzen, um Risiken zu senken.

Viele Spesenabrechnungen werden zur Überarbeitung zurückgesendet, etwa wegen fehlender Belege, falscher Angaben oder Richtlinienverstößen. Das verursacht erhebliche Nacharbeit, verlängert die Bearbeitungszeit, frustriert Mitarbeitende und erhöht den Verwaltungsaufwand sowohl für Mitarbeitende als auch für die Finanzteams in SAP Concur. ProcessMind zeigt die genauen Gründe und Prozessschritte auf, an denen Spesenabrechnungen zurückgesendet werden, beispielsweise nach

Von der Einreichung einer Spesenabrechnung bis zur Erstattung kann übermäßig viel und schwer vorhersehbare Zeit vergehen. Diese Ineffizienz im Spesenmanagement, das häufig in SAP Concur abgewickelt wird, senkt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, kann deren Liquidität beeinträchtigen und verringert die Produktivität, wenn sie Zahlungen nachverfolgen müssen. ProcessMind bildet den Erstattungsprozess von Anfang bis Ende ab und ermittelt die tatsächliche Durchlaufzeit von der Einreichung bis zur Ausführung der Erstattung. Die Lösung zeigt einzelne Schritte oder Übergaben auf, an denen sich Verzögerungen summieren. So können Unternehmen den Prozess vereinfachen, Wartezeiten verkürzen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch schnellere Erstattungen verbessern.

Unbeabsichtigte oder nicht genehmigte Abweichungen vom Standardablauf des Spesenmanagements schaffen Kontrolllücken, erhöhen das Prüfungsrisiko und können dazu führen, dass Richtlinien uneinheitlich angewendet werden. Ohne klare Sicht auf die tatsächliche Ausführung in SAP Concur lassen sich solche Abweichungen nur schwer erkennen und beheben. ProcessMind bildet automatisch alle ausgeführten Prozessvarianten ab und vergleicht sie mit dem definierten Sollprozess. Die Lösung quantifiziert Häufigkeit und Auswirkungen der Abweichungen. So können Unternehmen deren Ursachen verstehen, Standardarbeitsanweisungen durchsetzen und Compliance-Risiken durch nicht standardisierte Spesenbearbeitung senken.

Finanzteams wenden übermäßig viel Zeit dafür auf, Spesenabrechnungen manuell auf Richtigkeit und Compliance zu prüfen. Dieser hohe manuelle Aufwand im Spesenmanagement von SAP Concur erhöht die Betriebskosten, verzögert die Bearbeitung und verringert die Produktivität der Finanzabteilung. Dadurch bleibt weniger Zeit für strategische Aufgaben. ProcessMind ermittelt die Ursachen manueller Eingriffe und zeigt Aktivitäten wie

Spesenabrechnungen durchlaufen häufig unvorhersehbare oder uneinheitliche Genehmigungswege. Das führt zu Unklarheiten und Verzögerungen und erschwert einheitliche Kontrollen. Die unterschiedlichen Weiterleitungswege in SAP Concur können dazu führen, dass Richtlinien uneinheitlich durchgesetzt werden. Auch Prüfungen werden schwieriger, weil sich einzelne Genehmigungen nur mit Aufwand nachverfolgen lassen. ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Genehmigungswege von Spesenabrechnungen und vergleicht sie mit der vorgesehenen Hierarchie. Die Lösung zeigt, wo und warum Abweichungen von den Standardwegen auftreten. So können Unternehmen einheitliche Genehmigungs-Workflows durchsetzen und die Kontrolle über das Spesenmanagement verbessern.

Häufige Feststellungen bei internen oder externen Prüfungen von Spesenabrechnungen weisen auf grundlegende Probleme bei Compliance oder Dokumentation hin. Solche Prüfungsergebnisse verursachen erhebliche Kosten, etwa durch Sanktionen und Korrekturmaßnahmen, und können dem finanziellen Ansehen eines Unternehmens schaden, insbesondere bei der Arbeit mit SAP Concur. ProcessMind analysiert frühere Prüfungsergebnisse und Markierungen für Richtlinienverstöße, um Muster und Ursachen von Prüfungsfeststellungen zu erkennen. Die Lösung zeigt Risikobereiche im Spesenmanagement auf. So können Sie grundlegende Probleme frühzeitig beheben und künftige prüfungsbedingte Kosten und Risiken deutlich senken.

Die versteckten Kosten für die Bearbeitung jeder Spesenabrechnung können erheblich sein. Dazu zählen der Zeitaufwand für Nacharbeiten, Verzögerungen und manuelle Prüfungen. Diese Ineffizienzen erhöhen die Betriebskosten des Spesenmanagements, ohne dass ihre Ursachen in SAP Concur klar erkennbar sind. ProcessMind beziffert die Kosten bestimmter Prozessineffizienzen, etwa durch lange Durchlaufzeiten, Ablehnungen oder Abweichungen. Die Lösung zeigt Möglichkeiten auf, Betriebskosten durch einfachere Abläufe und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zu senken und das Spesenmanagement kosteneffizienter zu gestalten.

Große Zeitabstände zwischen der Ausführung einer Erstattung und der abschließenden Buchung erschweren die Abstimmung und verzögern die Finanzberichterstattung. Diese Lücke im Spesenmanagement kann sich selbst dann auf die finanzielle Genauigkeit und den zeitnahen Abschluss auswirken, wenn die Spesenabrechnung bereits in SAP Concur bearbeitet wurde. ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus einer Spesenabrechnung von der Erstellung bis zur abschließenden Buchung. Die Lösung ermittelt die durchschnittliche Dauer der Buchungsaktivitäten nach der Erstattung und zeigt Verzögerungen und Engpässe in diesem wichtigen letzten Schritt auf. So können Sie eine zeitnahe und genaue finanzielle Abstimmung sicherstellen.

Eine ungenaue oder uneinheitliche Kategorisierung von Spesen führt zu verzerrten Finanzberichten, erschwert die Budgetplanung und kann Compliance-Probleme verursachen. Solche Fehler müssen bei der Prüfung durch die Finanzabteilung in SAP Concur häufig manuell korrigiert werden. Das verursacht zusätzliche Nacharbeit und verzögert das Spesenmanagement insgesamt. ProcessMind analysiert die Attribute von

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit von der Einreichung einer Spesenabrechnung bis zur abschließenden Genehmigung durch Führungskraft und Finanzabteilung deutlich zu verkürzen. Schnellere Genehmigungen steigern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch zügigere Erstattungen und verringern den Verwaltungsaufwand, weil weniger Rückfragen und manuelle Eingriffe nötig sind. ProcessMind deckt Engpässe im Genehmigungs-Workflow von SAP Concur auf und zeigt, welche Schritte, Abteilungen oder Personen Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse von Durchlaufzeiten und Nacharbeiten ermittelt die Plattform, wo Prozessänderungen oder Automatisierung die Genehmigungsdauer verkürzen können, möglicherweise um 20-30 %. Das sorgt für ein effizienteres Spesenmanagement.

Ziel ist, dass ein größerer Anteil der Spesenabrechnungen die Unternehmensrichtlinien vollständig einhält. So lassen sich nicht genehmigte Ausgaben und fehlerhafte Einreichungen verringern. Eine bessere Compliance senkt finanzielle Risiken, beugt Betrug vor und stärkt die finanzielle Verantwortung im gesamten Unternehmen. ProcessMind überwacht jede Transaktion in SAP Concur und markiert automatisch Richtlinienverstöße und Abweichungen von Standardprozessen. Die Lösung hilft, Ursachen der Nichteinhaltung zu erkennen, etwa unklare Richtlinien oder unzureichende Schulungen. So können Sie gezielt eingreifen, die Einhaltung um 15-25 % steigern und eine zuverlässige Finanzkontrolle sicherstellen.

Ziel ist es, die Zahl der Fälle zu senken, in denen Spesenabrechnungen zur Korrektur oder Ergänzung an Mitarbeitende zurückgesendet werden. Weniger Überarbeitungen bedeuten weniger Nacharbeit für Mitarbeitende und Finanzteams und sparen allen Beteiligten im Spesenmanagement Zeit und Aufwand. ProcessMind bildet den tatsächlichen Ablauf von Spesenabrechnungen ab und zeigt häufige Gründe und Prozessschritte auf, an denen Abrechnungen in SAP Concur zur Überarbeitung zurückgesendet werden. Wenn Unternehmen wiederkehrende Fehler oder fehlende Angaben erkennen, können sie klarere Leitlinien einführen oder gezielte Schulungen anbieten. So lassen sich Nacharbeiten um 10-20 % verringern und die Genehmigungsquote beim ersten Durchlauf verbessern.

Ziel ist es, den Erstattungsprozess insgesamt zu beschleunigen und zu vereinfachen, von der abschließenden Genehmigung bis zur Überweisung auf das Konto der Mitarbeitenden. Effizientere Erstattungen steigern unmittelbar die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und verringern Rückfragen an die Finanzabteilung. ProcessMind liefert detaillierte Erkenntnisse zu den Schritten nach der Genehmigung im Spesenmanagement von SAP Concur und zeigt Verzögerungen bei der Zahlungsplanung oder -ausführung auf. Durch die Analyse des gesamten Erstattungszyklus unterstützt die Plattform die Optimierung von Zahlungsläufen und Integrationspunkten. So können sich Erstattungszeiten möglicherweise um 15-20 % verkürzen und das Cashflow-Management verbessern.

Ziel ist es, Abweichungen vom vorgesehenen Standardprozess des Spesenmanagements klar und zeitnah zu erkennen. Eine bessere Übersicht ermöglicht es Unternehmen, Ineffizienzen, Compliance-Risiken und mögliche Engpässe frühzeitig anzugehen, bevor sie sich verschärfen. ProcessMind ermittelt und visualisiert automatisch den tatsächlichen Prozessablauf in SAP Concur und hebt alle Abweichungen vom Sollprozess hervor. So können Unternehmen unerwartete Schritte, inoffizielle Umgehungslösungen und verborgene Komplexität erkennen. Das schafft umfassende Transparenz über die Abläufe und ermöglicht eine datengetriebene Prozessoptimierung.

Ziel ist es, den manuellen Aufwand für wiederkehrende oder regelbasierte Prüfungen durch die Finanzabteilung zu verringern. So bleibt Finanzfachleuten mehr Zeit für strategische Aufgaben. Automatisierung sorgt für einheitlichere Abläufe, verringert menschliche Fehler und beschleunigt das Spesenmanagement insgesamt. ProcessMind ermittelt wiederkehrende, regelbasierte Schritte im Prüfprozess der Finanzabteilung in SAP Concur, die sich für eine Automatisierung eignen. Wenn die genauen Bedingungen und Auslöser dieser Aufgaben bekannt sind, lassen sich Automatisierungsvorhaben gezielt planen und priorisieren. Das kann manuelle Eingriffe und Bearbeitungszeiten deutlich verringern.

Ziel ist es, anhand vordefinierter Kriterien einheitliche und vorhersehbare Weiterleitungswege für Spesenabrechnungen einzurichten und durchzusetzen. Das verringert Unklarheiten und Unterschiede im Genehmigungsprozess. Standardisierte Wege sorgen für faire Entscheidungen, erleichtern Prüfungen und vereinfachen Abläufe. ProcessMind analysiert alle bisherigen Genehmigungsabläufe in SAP Concur, deckt uneinheitliche Weiterleitungen auf und zeigt, unter welchen Bedingungen Abweichungen auftreten. Durch den Vergleich der tatsächlichen Abläufe mit dem Sollprozess unterstützt die Plattform die Neugestaltung und Durchsetzung standardisierter Genehmigungs-Workflows. So lassen sich Abweichungen um 20-30 % verringern und die Governance stärken.

Ziel ist es, Prozessmängel, die häufig zu Prüfungsfeststellungen führen, frühzeitig zu erkennen und zu beheben. So lassen sich Anzahl und Schwere der Feststellungen bei Prüfungen verringern. Weniger Prüfungsfeststellungen senken die Compliance-Kosten und stärken die Glaubwürdigkeit des Unternehmens. ProcessMind untersucht systematisch Daten aus dem Spesenmanagement auf Muster, die mit früheren Prüfungsfeststellungen zusammenhängen, etwa Richtlinienverstöße oder fehlende Dokumentation in SAP Concur. Mit frühzeitigen Warnungen und Ursachenanalysen unterstützt die Plattform Korrekturmaßnahmen. Dadurch können prüfungsbedingte Kosten und Feststellungen möglicherweise um 15-25 % sinken.

Ziel ist es, die Gesamtkosten für die Bearbeitung jeder Spesenabrechnung zu senken, einschließlich Personalkosten, Systemnutzung und Gemeinkosten. Geringere Bearbeitungskosten wirken sich unmittelbar auf das Unternehmensergebnis aus und verbessern die finanzielle Effizienz. ProcessMind beziffert die Kosten einzelner Aktivitäten und Abläufe im Spesenmanagement von SAP Concur und zeigt kostspielige Nacharbeiten, manuelle Schritte und überflüssige Aktivitäten auf. So können Sie gezielt Verbesserungen in Bereichen mit hohen Kosten umsetzen und die Kosten pro Abrechnung durch einfachere Abläufe möglicherweise um 10-15 % senken.

Ziel ist es, die Zeit zwischen der Erstattung einer Spesenabrechnung und der abschließenden Buchung der Transaktionen im Buchhaltungssystem zu verkürzen. Schnellere Buchungen verbessern die Genauigkeit der Finanzberichterstattung, vereinfachen Abstimmungen und unterstützen einen fristgerechten Finanzabschluss. ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus einer Spesenabrechnung, einschließlich der Übertragung von SAP Concur ins Buchhaltungssystem. Dabei werden Verzögerungen bei der Datenübertragung und manuelle Abstimmungsschritte sichtbar. Durch die Visualisierung dieser Aktivitäten nach der Erstattung unterstützt ProcessMind die Optimierung von Integrationspunkten und kann die Durchlaufzeit von Buchungen um 10-20 % verkürzen.

Ziel ist es, Spesen einheitlich und korrekt nach den Finanzcodes und Richtlinien des Unternehmens zu kategorisieren. Eine genaue Kategorisierung ist wichtig für präzise Finanzberichte, die Budgetplanung und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Sie verringert Fehler und Nacharbeit in den Finanzteams. ProcessMind analysiert historische Spesendaten und erkennt Muster bei falschen oder uneinheitlichen Kategorisierungen in SAP Concur. Wenn die Prozessschritte oder Bedingungen bekannt sind, die zu diesen Fehlern führen, können Sie klarere Leitlinien oder Automatisierungsregeln einführen. So lässt sich die Genauigkeit der Kategorisierung um 10-15 % verbessern und die Integrität der Finanzdaten stärken.

Der Verbesserungsprozess für das Spesenmanagement in 6 Schritten

1

Template herunterladen
2

Daten exportieren
3

Datensatz hochladen
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Prozess überwachen
1

Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das ProcessMind-Excel-Template herunter, das speziell für das Spesenmanagement in SAP Concur entwickelt wurde. Es stellt sicher, dass Ihre Daten für die Analyse richtig strukturiert sind.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit dem passenden Template vermeiden Sie Fehler beim Datenimport und stellen sicher, dass alle erforderlichen Informationen aus SAP Concur erfasst werden. So schaffen Sie eine solide Grundlage für die Analyse.

Erwartetes Ergebnis

Ein strukturiertes Excel-Template, das Sie mit Ihren Spesendaten aus SAP Concur befüllen können.

DAS ERWARTET SIE

So läuft Ihr Ausgabenprozess in SAP Concur tatsächlich ab

ProcessMind visualisiert Ihren Ausgabenprozess von Anfang bis Ende. So sehen Sie die tatsächlichen Abläufe und erkennen verborgene Ineffizienzen. Gewinnen Sie detaillierte Erkenntnisse zu jedem Schritt, von der Einreichung bis zur Erstattung.
  • Abläufe im Ausgabenprozess von Anfang bis Ende visualisieren
  • Engpässe im Genehmigungsprozess genau lokalisieren
  • Verstöße gegen Richtlinien und Compliance-Lücken erkennen
  • Durchlaufzeiten bei Erstattungen verkürzen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Messbare Vorteile einer optimierten Spesenverwaltung

Diese Ergebnisse zeigen, welche messbaren Verbesserungen Organisationen mit Process Mining in der Spesenverwaltung erzielen können. Durch die Analyse von SAP-Concur-Daten erkennen wir Ineffizienzen und Optimierungsmöglichkeiten, die zu deutlichen Verbesserungen führen.

0 %
Kürzere Genehmigungszyklen

Durchschnittliche Verkürzung der Genehmigungszeit

Vereinfachen Sie den Prüfprozess, damit Spesenabrechnungen deutlich schneller die abschließende Freigabe durch die Finanzabteilung erhalten und die Abläufe insgesamt zügiger vorangehen.
0 %
Richtlinientreue verbessern

Rückgang der Verstöße gegen Richtlinien

Ermitteln und beheben Sie die Ursachen für Verstöße. So sinkt die Zahl der Richtlinienverstöße und das finanzielle Risiko bei Spesenabrechnungen wird reduziert.
0 %
Weniger Nachbearbeitung von Abrechnungen

Niedrigere Nachbearbeitungsquote bei Spesenabrechnungen

Verringern Sie die Zahl der Spesenabrechnungen, die Führungskräfte oder die Finanzabteilung zur Überarbeitung zurücksenden. Das verbessert die Datenqualität und reduziert den manuellen Aufwand.
~ 0 days
Schnellere Erstattungen

Kürzere Ausführungszeit für Erstattungen

Verkürzen Sie die Zeit zwischen der abschließenden Freigabe und der tatsächlichen Erstattung. Das steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und verbessert die Liquiditätsplanung.
0 %
Prozesskonformität verbessern

Höhere Einhaltung der Standardabläufe

Machen Sie Prozessabweichungen sichtbar und erhöhen Sie den Anteil der Spesenabrechnungen, die den festgelegten Standardwegen für Genehmigung und Bearbeitung folgen.
0 %
Prüfzeit der Finanzabteilung verkürzen

Durchschnittliche Verringerung des manuellen Prüfaufwands

Ermitteln Sie Engpässe und automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben im Prüfprozess der Finanzabteilung. So sinkt die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Spesenabrechnung deutlich.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Datenqualität und den umgesetzten Verbesserungen ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Process-Mining-Initiativen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung einer Spesenabrechnung, die als primäre Case-ID dient.

Warum das wichtig ist

Sie bildet die Grundlage der Analyse, da sie alle einzelnen Ereignisse zu einem zusammenhängenden Prozessablauf für jede Spesenabrechnung verknüpft.

Die Bezeichnung des Geschäftsereignisses, das zu einem bestimmten Zeitpunkt im Prozess der Spesenverwaltung stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut definiert die Schritte in der Prozessdarstellung und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Ablaufs einer Spesenabrechnung.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Er legt die chronologische Reihenfolge aller Ereignisse fest. Dadurch lassen sich Zeitspannen berechnen und die Prozessleistung im Zeitverlauf analysieren.

Die Kennung des Mitarbeitenden oder Systembenutzers, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, der Benutzerleistung und der Ressourcenzuweisung. Das hilft, Schulungsbedarf und Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu erkennen.

Der Gesamtbetrag der Spesenabrechnung.

Warum das wichtig ist

Liefert wichtigen finanziellen Kontext und ermöglicht Analysen nach Betrag, etwa um kostenintensive Abrechnungen zu erkennen, die möglicherweise zusätzlich geprüft werden müssen.

Die Abteilung oder Kostenstelle, der der einreichende Mitarbeitende angehört.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Prozessanalyse nach Geschäftseinheit und macht abteilungsspezifische Verhaltensmuster, Engpässe oder Compliance-Probleme sichtbar.

Gibt an, ob die Spesenabrechnung wegen eines Richtlinienverstoßes gekennzeichnet wurde.

Warum das wichtig ist

Unterstützt direkt die Compliance-Analyse. Damit lässt sich messen und verbessern, wie gut die Spesenrichtlinien des Unternehmens eingehalten werden, und das finanzielle Risiko verringern.

Kennung der Führungskraft oder des Finanzmitarbeitenden, die bzw. der für die Genehmigung des Spesenberichts verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht eine detaillierte Analyse der Leistung genehmigender Personen. So können Sie Genehmigungs-Workflows optimieren und Schulungsbedarf erkennen.

Klassifizierung der Ausgabe, zum Beispiel Reise, Verpflegung oder Büromaterial.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse des Prozessverhaltens nach Ausgabenart. So lassen sich kategoriespezifische Probleme bei Compliance oder Effizienz aufdecken.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Kennzeichnet den Beginn einer neuen Spesenabrechnung durch einen Mitarbeitenden. Das Ereignis wird erfasst, wenn ein Benutzer eine neue Spesenabrechnung zum ersten Mal speichert. Dabei wird eine eindeutige ID für die Spesenabrechnung erstellt.

Warum das wichtig ist

Dies ist der Ausgangspunkt für alle Berechnungen der durchgängigen Zykluszeit. Er bildet die Grundlage für die Messung der gesamten Prozessdauer.

Der Mitarbeitende reicht die ausgefüllte Spesenabrechnung offiziell zur Genehmigung ein. Diese wichtige, vom Benutzer ausgelöste Aktion ändert den Status der Abrechnung von „Entwurf“ zu „Eingereicht“ und startet den Genehmigungs-Workflow.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert einen wichtigen Meilenstein und den Beginn des Genehmigungszyklus. Sie ist entscheidend für die Messung der Genehmigungszeiten durch Führungskräfte und die Finanzabteilung.

Die direkte Führungskraft prüft und genehmigt die Spesenabrechnung. Damit wird sie an den nächsten Schritt im Workflow weitergeleitet. Die Aktion wird als Statusänderung mit den Angaben zur genehmigenden Person und einem Timestamp erfasst.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Genehmigungsmeilenstein. Seine Erfassung ermöglicht die Analyse der Genehmigungszeiten durch Führungskräfte und macht Engpässe in der ersten Prüfstufe sichtbar.

Das Finanz- oder Audit-Team schließt die Prüfung ab und erteilt die abschließende Freigabe für die Erstattung. Dieser wichtige Meilenstein wird als explizites Ereignis im Genehmigungsverlauf erfasst.

Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis markiert das Ende des gesamten Genehmigungszyklus. Es ist der Endpunkt für die Messung der gesamten Genehmigungszeit und löst den Erstattungsprozess aus.

Die Zahlung wird verarbeitet und der Betrag an den Mitarbeitenden ausgezahlt. In der Regel löst das Zahlungssystem dieses explizite Ereignis aus und aktualisiert anschließend den Status in SAP Concur.

Warum das wichtig ist

Markiert den Abschluss des Zahlungsschritts und ist wichtig für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Dieser Zeitpunkt ist der Endpunkt für die Messung der Effizienz des Erstattungsprozesses.

Die Finanztransaktion für die Erstattung wird offiziell im Hauptbuch des Unternehmens gebucht. Dieser letzte Schritt wird häufig erfasst, wenn die Daten extrahiert und in das ERP-System geladen werden.

Warum das wichtig ist

Dies ist die letzte Aktivität im durchgängigen Prozess. Sie ist wichtig, um die gesamte Prozesszykluszeit und die Verzögerung bis zur Buchung zu messen.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihrer Spesenabrechnungen und zeigt Engpässe bei Genehmigungen sowie Abweichungen von Richtlinien auf. Die Lösung hilft, Ursachen für Ineffizienzen wie häufige Ablehnungen oder verspätete Erstattungen zu erkennen. So können Sie Genehmigungszyklen beschleunigen und die Einhaltung von Richtlinien verbessern.

Sie benötigen in erster Linie Event Logs aus SAP Concur. Dazu gehören die ID der Spesenabrechnung als Case-ID, Aktivitätsnamen und Timestamps für jeden Schritt. Zusätzliche Attribute wie einreichende Person, genehmigende Person, Betrag und Spesenart ermöglichen eine detailliertere Analyse.

Sie erhalten einen Überblick über den gesamten Prozess, einschließlich aller Varianten und verborgenen Nacharbeitsschleifen. Zu den Erkenntnissen gehören konkrete Engpässe bei Genehmigungen, nicht regelkonforme Weiterleitungswege und Bereiche mit hohem manuellem Aufwand. So können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen, Bearbeitungskosten senken und Buchungen beschleunigen.

Die Ersteinrichtung, einschließlich Datenexport und Anbindung an ein Process-Mining-Tool, kann einige Wochen dauern. Anschließend lassen sich grundlegende Prozessmodelle und erste Erkenntnisse innerhalb weniger Tage erstellen. Eine detailliertere Analyse und die Ermittlung der Ursachen folgen üblicherweise in den darauffolgenden Wochen.

Ja. Process Mining zeigt, wo und warum Spesenabrechnungen häufig zurückgesendet werden, und macht so wiederkehrende Fehler oder Unklarheiten bei der Auslegung von Richtlinien sichtbar. Die Lösung kann wiederholte Richtlinienverstöße aufzeigen. Damit können Sie gezielte Schulungen oder strengere Kontrollen einführen, die Compliance verbessern und Nacharbeit verringern.

Für den Datenexport aus SAP Concur verwenden Sie in der Regel die Standard-Berichtsfunktionen oder bei größeren Datensätzen den API-Zugriff. Einfache Berichte lassen sich unkompliziert erstellen. Für den benutzerdefinierten Datenexport sind möglicherweise technische Kenntnisse erforderlich. Vor der Analyse müssen die Daten häufig bereinigt und umgewandelt werden.

Die größte Herausforderung besteht oft darin, die extrahierten Daten in das richtige Event-Log-Format zu bringen, mit eindeutigen Case-IDs, Aktivitäten und Timestamps. Für die Zuordnung bestimmter SAP-Concur-Felder zum Process-Mining-Schema sind möglicherweise Kenntnisse in der Datentransformation erforderlich. Die meisten modernen Process-Mining-Tools bieten zuverlässige Konnektoren oder flexible Importoptionen.

Messbare Verbesserungen, etwa kürzere Zykluszeiten oder geringere Bearbeitungskosten, zeigen sich häufig innerhalb von 3 bis 6 Monaten nach Umsetzung der ermittelten Empfehlungen. Wie schnell Verbesserungen eintreten, hängt von der Komplexität der Änderungen und ihrer Akzeptanz in der Organisation ab. Eine kontinuierliche Überwachung macht die Fortschritte sichtbar.

Effizienz steigern: Optimieren Sie jetzt Ihr Ausgabenmanagement

Entdecken Sie, wie Sie die Durchlaufzeit bei Ausgaben um 30 % verkürzen und die Compliance verbessern können.

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Sie benötigen keine Kreditkarte. Beginnen Sie in wenigen Minuten mit der Optimierung.