Mejore su gestión de gastos

¿Por qué optimizar la gestión de gastos en SAP Concur?

Gestionar los gastos es una función empresarial esencial, pero a menudo se convierte en una fuente de frustración, ineficiencias y costes ocultos. Aunque SAP Concur es un sistema líder del mercado diseñado para agilizar este proceso, la ejecución real en su organización puede alejarse considerablemente del modelo ideal. Una gestión de gastos sin optimizar puede provocar retrasos en los reembolsos, afectar a la satisfacción de las personas empleadas, aumentar la carga administrativa y exponer a su empresa a riesgos de incumplimiento y posibles problemas durante las auditorías. Comprender el flujo real de sus informes de gastos, desde el envío inicial hasta el reembolso final y la contabilización, es fundamental para mantener la salud financiera y la excelencia operativa.

Las ineficiencias de su proceso de gastos en SAP Concur no siempre son evidentes. Se manifiestan en ciclos de aprobación más largos, intervenciones manuales frecuentes, incumplimientos de políticas y retrabajos, todo lo cual aumenta los costes operativos y empeora la experiencia de las personas empleadas. Optimizar este proceso no consiste solo en reducir costes, sino en crear un sistema transparente, eficiente y conforme que respalde a su plantilla y refuerce sus controles financieros.

Descubra la eficiencia con Process Mining para los gastos en SAP Concur

Process Mining ofrece un enfoque potente y basado en datos para comprender y mejorar la gestión de gastos en SAP Concur. En lugar de depender de suposiciones o de información anecdótica, Process Mining utiliza los registros de eventos generados por su sistema SAP Concur para reconstruir el recorrido real de cada informe de gastos. Así obtiene una visión objetiva y de principio a fin que muestra exactamente qué ocurre, cuándo ocurre y quién interviene.

Al analizar sus datos de SAP Concur, Process Mining puede representar visualmente cada recorrido que sigue un informe de gastos, desde «Informe de gastos creado» hasta «Contabilización realizada». Esto le permite identificar fácilmente las desviaciones más habituales respecto al proceso previsto, descubrir dónde se encuentran realmente los cuellos de botella y medir el tiempo exacto dedicado a cada actividad. Por ejemplo, puede comprobar si determinados departamentos o aprobadores provocan retrasos de forma sistemática, o si ciertas categorías de gastos tienen más probabilidades de devolverse para su revisión. Este nivel de detalle es esencial para comprender cómo mejorar eficazmente la gestión de gastos.

Áreas clave para mejorar el proceso

Aplicar Process Mining a sus datos de SAP Concur puede poner de relieve varias áreas críticas que requieren mejoras específicas y ayudarle a agilizar realmente las operaciones:

• Agilizar los Workflows de aprobación: Identifique las etapas concretas, como «Revisión del responsable pendiente» o «Revisión financiera pendiente», que más contribuyen a los retrasos en las aprobaciones. Analice por qué estas etapas son lentas, ya sea por la carga de trabajo, la configuración del sistema o la necesidad de políticas más claras. Esta información es clave para reducir el tiempo total del ciclo de los informes de gastos.
• Reforzar el cumplimiento de las políticas: Detecte patrones en los que «Comprobación de la política realizada» suele generar una «Marca de incumplimiento de la política» o en los que los informes se «Devuelven para revisión». Comprender estas causas raíz puede conducir a una mejor formación de las personas empleadas, una comunicación más clara de las políticas o ajustes en la configuración de SAP Concur para prevenir los incumplimientos de forma proactiva.
• Reducir el retrabajo y las excepciones: Localice los casos en los que los informes de gastos se devuelven repetidamente para su revisión o rechazo. Al analizar las razones de estas excepciones, puede aplicar cambios para reducir el esfuerzo manual, mejorar la calidad de los datos y acelerar el procesamiento.
• Optimizar la velocidad de los reembolsos: Asegúrese de que, una vez aprobado un informe de gastos, la actividad «Reembolso ejecutado» se complete de forma eficiente. Cualquier retraso en esta etapa afecta directamente a la satisfacción de las personas empleadas y puede revelar problemas en sus operaciones financieras o en la integración con los sistemas bancarios.

Resultados tangibles de optimizar el proceso de gastos

Al aplicar Process Mining a la gestión de gastos en SAP Concur, puede lograr mejoras medibles en toda su organización:

• Reducir los tiempos de ciclo: Disminuya significativamente el tiempo entre el envío del informe de gastos y el reembolso final, mejorando la satisfacción y la productividad de las personas empleadas.
• Ahorrar costes: Minimice el esfuerzo administrativo, reduzca el retrabajo y evite posibles multas o complicaciones durante las auditorías gracias a un mayor cumplimiento.
• Mejorar el cumplimiento y la gestión de riesgos: Identifique y aborde de forma proactiva los incumplimientos de las políticas, refuerce sus controles internos y reduzca el riesgo financiero.
• Mejorar la experiencia de las personas empleadas: Cree un proceso de elaboración de informes de gastos más transparente y eficiente, que genere mayor satisfacción y menos frustración.
• Utilizar mejor los recursos: Libere a los equipos financieros y directivos de perseguir aprobaciones o corregir errores para que puedan centrarse en tareas más estratégicas.

Inicie la transformación de sus gastos en SAP Concur

Optimizar su proceso de gestión de gastos en SAP Concur no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Con Process Mining, obtiene información clara y basada en datos que muestra exactamente dónde y cómo mejorar. Al centrarse en la ejecución real de su proceso, puede tomar decisiones fundamentadas para reducir cuellos de botella, garantizar el cumplimiento y aumentar la eficiencia en toda su organización. Dé el primer paso hacia una gestión de gastos más ágil y eficaz.