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Melhore sua gestão de despesas

Seu guia de 6 etapas para otimizar as despesas no SAP Concur.
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Otimize a gestão de despesas no SAP Concur

Ineficiências na gestão de despesas costumam causar atrasos nas aprovações, violações de políticas ou dificuldades nas auditorias. Nossa plataforma identifica os pontos críticos exatos do seu processo, do envio ao reembolso. Assim, você consegue simplificar as operações, fortalecer a conformidade e melhorar a satisfação dos funcionários.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar sua Gestão de Despesas no SAP Concur?

Gerenciar despesas é uma função empresarial crítica, mas muitas vezes se torna uma fonte de frustração, ineficiência e custos ocultos. Embora o SAP Concur seja um sistema líder de mercado, desenvolvido para simplificar esse processo, a execução real na sua organização pode se afastar bastante do cenário ideal. Uma gestão de despesas não otimizada pode causar atrasos nos reembolsos, afetar a satisfação dos colaboradores, aumentar a carga administrativa e expor sua empresa a riscos de conformidade e possíveis problemas em auditorias. Entender o fluxo real dos seus relatórios de despesas, do envio inicial ao reembolso final e ao lançamento contábil, é essencial para manter a saúde financeira e a excelência operacional.

As ineficiências no seu processo de despesas do SAP Concur nem sempre são evidentes. Elas aparecem em ciclos de aprovação mais longos, intervenções manuais frequentes, violações de políticas e retrabalho, contribuindo para custos operacionais maiores e uma experiência menos satisfatória para os colaboradores. Otimizar esse processo não significa apenas reduzir custos. Significa criar um sistema transparente, eficiente e em conformidade, que apoie sua equipe e fortaleça seus controles financeiros.

Liberando eficiência com Process Mining para despesas do SAP Concur

O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e orientada por dados para entender e melhorar sua Gestão de Despesas no SAP Concur. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, o Process Mining usa os Event Logs gerados pelo seu sistema SAP Concur para reconstruir a jornada real de cada relatório de despesas. Assim, você obtém uma visão objetiva e de ponta a ponta, mostrando exatamente o que acontece, quando acontece e por quem.

Ao analisar seus dados do SAP Concur, o Process Mining pode mapear visualmente cada caminho percorrido por um relatório de despesas, desde "Relatório de Despesas Criado" até "Lançamento Contábil Registrado". Isso permite identificar facilmente os desvios mais comuns em relação ao processo planejado, descobrir onde os gargalos realmente estão e medir o tempo exato gasto em cada atividade. Por exemplo, você pode verificar se determinados departamentos ou aprovadores causam atrasos de forma recorrente ou se categorias específicas de despesas têm maior probabilidade de voltar para revisão. Esse nível de insight detalhado é essencial para entender como melhorar a Gestão de Despesas de forma eficaz.

Principais áreas para melhorar o processo

Aplicar Process Mining aos seus dados do SAP Concur pode destacar várias áreas críticas para melhorias direcionadas, ajudando você a simplificar as operações de verdade:

  • Simplificação dos Workflows de Aprovação: Identifique etapas específicas, como "Aguardando Revisão do Gestor" ou "Aguardando Revisão Financeira", que mais contribuem para os atrasos nas aprovações. Analise por que essas etapas são lentas, seja por causa da carga de trabalho, da configuração do sistema ou da necessidade de políticas mais claras. Esse insight é essencial para reduzir o tempo total do ciclo dos relatórios de despesas.
  • Fortalecimento da Conformidade com as Políticas: Detecte padrões em que "Verificação de Política Realizada" frequentemente resulta em uma "Sinalização de Violação de Política" ou em que os relatórios são "Enviados de Volta para Revisão". Entender essas causas raiz pode levar a treinamentos melhores, uma comunicação mais clara das políticas ou ajustes na configuração do SAP Concur para prevenir violações de forma proativa.
  • Redução de Retrabalho e Exceções: Identifique onde os relatórios de despesas são enviados repetidamente para revisão ou rejeição. Ao analisar os motivos dessas exceções, você pode implementar mudanças para reduzir o esforço manual, melhorar a qualidade dos dados e acelerar o processamento.
  • Otimização da Velocidade dos Reembolsos: Garanta que, depois da aprovação de um relatório de despesas, o "Reembolso Executado" aconteça com eficiência. Qualquer atraso nessa etapa afeta diretamente a satisfação dos colaboradores e pode indicar problemas nas operações financeiras ou na integração com sistemas bancários.

Resultados concretos da otimização do processo de despesas

Ao aplicar Process Mining à sua Gestão de Despesas no SAP Concur, você pode esperar melhorias mensuráveis em toda a organização:

  • Redução dos Tempos de Ciclo: Diminua significativamente o tempo entre o envio do relatório de despesas e o reembolso final, aumentando a satisfação e a produtividade dos colaboradores.
  • Economia de Custos: Minimize o esforço administrativo, reduza o retrabalho e evite possíveis multas ou complicações em auditorias, garantindo maior conformidade.
  • Conformidade e Gestão de Riscos Aprimoradas: Identifique e corrija violações de políticas de forma proativa, fortalecendo seus controles internos e reduzindo riscos financeiros.
  • Melhor Experiência para os Colaboradores: Crie um processo de prestação de contas mais transparente e eficiente, gerando mais satisfação e menos frustração.
  • Melhor Uso dos Recursos: Libere as equipes financeira e de gestão da tarefa de cobrar aprovações ou corrigir erros, permitindo que se concentrem em atividades mais estratégicas.

Comece a transformar suas despesas no SAP Concur

Otimizar seu processo de Gestão de Despesas no SAP Concur não precisa ser uma tarefa difícil. Com o Process Mining, você obtém insights claros e orientados por dados, mostrando exatamente onde e como melhorar. Ao se concentrar na execução real do seu processo, você pode tomar decisões mais informadas para reduzir gargalos, garantir a conformidade e aumentar a eficiência em toda a organização. Dê o primeiro passo rumo a uma gestão de despesas mais simples e eficaz.

Gestão de despesas Aprovação de relatório de despesas Processo de reembolso Conformidade financeira Controle de custos Reembolsos de funcionários Departamento financeiro Eficiência do processo Despesas de viagem Despesas de funcionários Relatórios de despesas T&E

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Tempos de espera excessivos pela aprovação do gestor ou do financeiro desaceleram significativamente o processo geral de Gestão de Despesas no SAP Concur. Isso frustra os colaboradores, afeta o fluxo de caixa e pode prejudicar a satisfação interna ao prolongar os reembolsos. Identificar onde esses atrasos acontecem é essencial para a eficiência operacional. O ProcessMind identifica os gargalos exatos analisando a duração das atividades e revelando quais aprovadores ou departamentos estão causando as retenções. A plataforma visualiza o fluxo do processo para destacar os caminhos longos mais comuns e quantifica o impacto desses atrasos, permitindo melhorias direcionadas para acelerar as aprovações de despesas.

Violações de políticas não identificadas nem tratadas nos relatórios de despesas representam riscos significativos de conformidade e podem levar a penalidades financeiras ou falhas em auditorias. Sem uma visão clara de onde e por que as violações acontecem, as organizações têm dificuldade para aplicar as políticas de forma eficaz no SAP Concur, aumentando possíveis responsabilidades e o risco de fraude. O ProcessMind detecta automaticamente sinalizações de violação de políticas nos relatórios de despesas e visualiza padrões de não conformidade. A plataforma destaca categorias de despesas, departamentos de colaboradores ou períodos de prestação de contas com altas taxas de violação, permitindo intervenção proativa, treinamentos direcionados e aplicação mais rigorosa das políticas para reduzir riscos.

Um volume elevado de relatórios de despesas enviados de volta para revisão, muitas vezes por falta de comprovantes, dados incorretos ou problemas relacionados a políticas, gera um retrabalho significativo. Isso aumenta o tempo de processamento, frustra os colaboradores e eleva a carga administrativa tanto para os colaboradores quanto para as equipes financeiras no sistema SAP Concur. O ProcessMind identifica os motivos e as etapas exatos em que os relatórios de despesas são enviados de volta, como depois de

O tempo total entre o envio de um relatório de despesas pelo colaborador e o recebimento do reembolso pode ser excessivamente longo e imprevisível. Essa ineficiência no processo de Gestão de Despesas, muitas vezes gerenciado no SAP Concur, reduz a satisfação dos colaboradores, pode gerar problemas de liquidez para eles e causa perda geral de produtividade enquanto acompanham os pagamentos. O ProcessMind oferece uma visão de ponta a ponta do ciclo de reembolso, identificando o lead time real entre o envio e a execução do reembolso. A plataforma destaca as etapas ou transferências em que os atrasos se acumulam, permitindo simplificar o processo, reduzir os tempos de espera e aumentar a satisfação dos colaboradores com reembolsos mais rápidos.

Desvios não intencionais ou não autorizados do fluxo padrão de Gestão de Despesas criam lacunas de controle, aumentam o risco de auditoria e podem levar à aplicação inconsistente das políticas. Sem uma visão clara da execução real do processo no SAP Concur, é difícil identificar e reduzir esses caminhos fora do padrão. O ProcessMind mapeia automaticamente todas as variantes executadas do processo e as compara com o caminho ideal definido. A plataforma quantifica a frequência e o impacto desses desvios, permitindo que as organizações entendam por que eles acontecem, apliquem procedimentos operacionais padrão e reduzam os riscos de conformidade associados ao processamento de despesas fora do padrão.

As equipes financeiras gastam tempo demais revisando e verificando manualmente os relatórios de despesas quanto à precisão e à conformidade. Esse alto esforço manual no processo de Gestão de Despesas do SAP Concur aumenta os custos operacionais, atrasa o processamento e reduz a produtividade do departamento financeiro, dificultando a concentração em tarefas estratégicas. O ProcessMind identifica as causas raiz das intervenções manuais ao destacar atividades como

Os relatórios de despesas frequentemente seguem caminhos de aprovação imprevisíveis ou inconsistentes, gerando confusão, atrasos e falta de controle padronizado. Essa variabilidade no roteamento dentro do SAP Concur pode resultar em aplicação desigual das políticas e dificuldades durante as auditorias, já que acompanhar aprovações específicas se torna complexo. O ProcessMind visualiza todas as rotas de aprovação reais percorridas pelos relatórios de despesas e as compara com a hierarquia planejada. A plataforma identifica onde e por que acontecem os desvios do roteamento padrão, permitindo que as organizações apliquem Workflows de aprovação consistentes e melhorem o controle sobre o processo de Gestão de Despesas.

Apontamentos frequentes em auditorias internas ou externas de relatórios de despesas indicam problemas sistêmicos de conformidade ou documentação. Essas falhas de auditoria geram custos significativos, incluindo penalidades e esforços de correção, e podem prejudicar a reputação financeira da organização, especialmente em um sistema como o SAP Concur. O ProcessMind analisa resultados de auditorias anteriores e sinalizações de violação de políticas para identificar padrões e causas raiz dos apontamentos. A plataforma destaca áreas de alto risco no processo de Gestão de Despesas, permitindo corrigir proativamente os problemas subjacentes e reduzir significativamente os custos e riscos de auditorias futuras.

Os custos ocultos associados ao processamento de cada relatório de despesas, incluindo o tempo gasto com retrabalho, atrasos e verificações manuais, podem ser substanciais. Essas ineficiências aumentam o custo operacional geral da Gestão de Despesas, afetando o resultado financeiro sem deixar clara sua origem no SAP Concur. O ProcessMind quantifica os custos associados a ineficiências específicas do processo, como ciclos prolongados, rejeições ou desvios. A plataforma ajuda a identificar oportunidades para reduzir essas despesas operacionais, simplificando atividades e automatizando tarefas repetitivas, o que resulta em um processo de Gestão de Despesas mais econômico.

Grandes intervalos entre a execução do reembolso e o lançamento contábil final geram dificuldades de conciliação e atrasos nos relatórios financeiros. Essa desconexão no ciclo de vida da Gestão de Despesas, mesmo depois que uma despesa é processada no SAP Concur, pode afetar a precisão financeira e o fechamento pontual dos livros. O ProcessMind acompanha o ciclo de vida completo de um relatório de despesas, desde a criação até o lançamento contábil final. A plataforma identifica o tempo médio gasto nas atividades contábeis após o reembolso, destacando atrasos e gargalos nessa etapa crucial para garantir uma conciliação financeira pontual e precisa.

A categorização imprecisa ou inconsistente das despesas gera relatórios financeiros distorcidos, dificuldades no orçamento e possíveis problemas de conformidade. Esses erros muitas vezes exigem correção manual durante a revisão financeira no SAP Concur, aumentando o retrabalho e atrasando o processo geral de Gestão de Despesas. O ProcessMind analisa os atributos de

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Este objetivo se concentra em reduzir significativamente o tempo necessário para aprovar um relatório de despesas, desde o envio até a aprovação final do gestor e do financeiro. Aprovações mais rápidas aumentam a satisfação dos colaboradores ao garantir reembolsos mais ágeis e reduzem a carga operacional, minimizando acompanhamentos e intervenções manuais. O ProcessMind revela gargalos no Workflow de aprovação do SAP Concur, identificando etapas, departamentos ou pessoas específicas que causam atrasos. Ao analisar tempos de ciclo e retrabalho, a plataforma aponta áreas em que ajustes no processo ou automações podem reduzir os tempos de aprovação, potencialmente em 20-30%, levando a uma Gestão de Despesas mais eficiente.

Alcançar este objetivo significa garantir que uma porcentagem maior dos relatórios de despesas siga rigorosamente as políticas da empresa, minimizando gastos não autorizados ou envios incorretos. Uma conformidade mais forte reduz riscos financeiros, previne fraudes e mantém a responsabilidade fiscal em toda a organização. O ProcessMind monitora cada transação no SAP Concur, sinalizando automaticamente violações de políticas e desvios dos processos padrão. A plataforma ajuda a identificar as causas raiz da não conformidade, como políticas pouco claras ou treinamento insuficiente, permitindo intervenções direcionadas para aumentar a adesão em 15-25% e garantir uma governança financeira sólida.

Este objetivo busca diminuir o número de vezes que um relatório de despesas é enviado de volta ao colaborador para correções ou informações adicionais. Menos revisões significam menos retrabalho para os colaboradores e as equipes financeiras, economizando tempo e esforço de todos os envolvidos no processo de Gestão de Despesas. O ProcessMind mapeia o fluxo real dos relatórios de despesas, revelando os motivos e as etapas mais comuns em que os relatórios são enviados de volta para revisão no SAP Concur. Ao identificar erros frequentes ou informações ausentes, o ProcessMind permite que as organizações implementem orientações ou treinamentos mais claros, reduzindo as taxas de retrabalho em 10-20% e melhorando as taxas de aprovação na primeira análise.

Este objetivo busca aumentar a velocidade e a fluidez geral do processo de reembolso, desde a aprovação final até o depósito dos valores na conta do colaborador. Maior eficiência nos reembolsos melhora diretamente a satisfação dos colaboradores e reduz as consultas ao departamento financeiro. O ProcessMind oferece insights detalhados sobre as etapas posteriores à aprovação na Gestão de Despesas do SAP Concur, identificando atrasos no agendamento ou na execução dos pagamentos. Ao analisar o ciclo de reembolso de ponta a ponta, a plataforma ajuda a otimizar lotes de pagamento e pontos de integração, podendo reduzir os tempos de reembolso em 15-20% e melhorar a gestão do fluxo de caixa.

Este objetivo se concentra em obter uma compreensão clara e imediata de qualquer desvio em relação ao processo padrão e planejado de Gestão de Despesas. Maior visibilidade permite que as organizações tratem proativamente ineficiências, riscos de conformidade e possíveis gargalos antes que eles se agravem. O ProcessMind descobre e visualiza automaticamente o fluxo real do processo no SAP Concur, destacando todas as variações em relação ao caminho ideal. Esse recurso permite identificar etapas inesperadas, soluções alternativas não oficiais ou complexidades ocultas, oferecendo transparência completa sobre as operações e viabilizando a otimização de processos orientada por dados.

O objetivo é reduzir o esforço manual envolvido em atividades repetitivas ou baseadas em regras na revisão financeira, liberando os profissionais de finanças para tarefas mais estratégicas. A automação melhora a consistência, reduz erros humanos e acelera o processo geral de Gestão de Despesas. O ProcessMind identifica etapas altamente repetitivas e baseadas em regras no processo de revisão financeira do SAP Concur que são boas candidatas à automação. Ao entender as condições e os gatilhos exatos dessas tarefas, a plataforma ajuda a desenhar e priorizar iniciativas de automação, levando a uma redução significativa das intervenções manuais e do tempo de processamento.

Este objetivo busca estabelecer e aplicar um roteamento consistente e previsível para os relatórios de despesas, com base em critérios predefinidos, reduzindo a ambiguidade e a variabilidade no processo de aprovação. Caminhos padronizados garantem equidade, melhoram a auditabilidade e simplificam as operações. O ProcessMind analisa todos os fluxos históricos de aprovação no SAP Concur, revelando casos de roteamento inconsistente e identificando as condições em que os desvios acontecem. Ao mapear os caminhos reais e ideais, a plataforma ajuda a redesenhar e aplicar Workflows de aprovação padrão, reduzindo a variação em 20-30% e fortalecendo a governança.

Este objetivo se concentra em identificar e resolver proativamente deficiências do processo que normalmente levam a apontamentos em auditorias, reduzindo assim a quantidade e a gravidade dos problemas encontrados. Menos apontamentos significam custos de conformidade menores e maior credibilidade para a organização. O ProcessMind revisa sistematicamente os dados do processo de Gestão de Despesas em busca de padrões associados a apontamentos anteriores, como violações de políticas ou documentação ausente no SAP Concur. Ao fornecer alertas antecipados e análise de causas raiz, a plataforma ajuda a implementar ações corretivas, podendo reduzir os custos e apontamentos relacionados a auditorias em 15-25%.

O objetivo é diminuir o custo total associado ao processamento de cada relatório de despesas, incluindo mão de obra, uso do sistema e despesas indiretas. Reduzir os custos de processamento afeta diretamente o resultado financeiro da organização e melhora a eficiência financeira. O ProcessMind quantifica o custo associado a cada atividade e caminho no processo de Gestão de Despesas do SAP Concur, identificando retrabalhos caros, etapas manuais ou atividades redundantes. Ao destacar áreas de alto custo, a plataforma permite otimizações direcionadas, levando a uma possível redução de 10-15% no custo por relatório por meio da simplificação do processo.

Este objetivo busca reduzir o intervalo entre o reembolso do relatório de despesas e o lançamento final dessas transações no sistema contábil. Lançamentos mais rápidos melhoram a precisão dos relatórios financeiros, simplificam a conciliação e garantem fechamentos financeiros pontuais. O ProcessMind acompanha o ciclo de vida completo de um relatório de despesas, incluindo sua transição do SAP Concur para o sistema contábil, identificando atrasos na transferência de dados ou etapas de conciliação manual. Ao visualizar essas atividades posteriores ao reembolso, o ProcessMind ajuda a otimizar os pontos de integração e reduzir o tempo de ciclo dos lançamentos contábeis em 10-20%.

Este objetivo busca garantir que as despesas sejam categorizadas de forma consistente e correta, de acordo com os códigos financeiros e as políticas da empresa. Uma categorização precisa é essencial para relatórios financeiros, orçamentos e conformidade tributária confiáveis, minimizando erros e retrabalho para as equipes financeiras. O ProcessMind analisa dados históricos de despesas e identifica padrões de categorização incorreta ou inconsistente no SAP Concur. Ao apontar as etapas ou condições que levam a esses erros, a plataforma ajuda a implementar orientações mais claras ou regras de automação, aumentando a precisão da categorização em 10-15% e fortalecendo a integridade dos dados financeiros.

O caminho de melhoria em 6 etapas para a gestão de despesas

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O que fazer

Obtenha o Template do Excel da ProcessMind desenvolvido especificamente para a gestão de despesas do SAP Concur. Esse Template garante que seus dados estejam estruturados corretamente para a análise.

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Por que isso importa

Usar o Template correto evita erros na importação dos dados e garante a captura de todas as informações necessárias do seu sistema SAP Concur, estabelecendo uma base sólida para a análise.

Resultado esperado

Um Template estruturado do Excel, pronto para receber seus dados de despesas do SAP Concur.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra a realidade do seu processo de despesas no SAP Concur

O ProcessMind visualiza seu processo de gestão de despesas de ponta a ponta, revelando os Workflows reais e identificando ineficiências ocultas. Obtenha insights profundos sobre cada etapa, do envio ao reembolso.
  • Visualize os fluxos do processo de despesas de ponta a ponta
  • Identifique os gargalos exatos nas aprovações
  • Detecte violações de políticas e lacunas de conformidade
  • Reduza os tempos de ciclo dos reembolsos
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Benefícios concretos da gestão otimizada de despesas

Esses resultados ilustram as melhorias mensuráveis que as organizações podem alcançar no processo de gestão de despesas usando Process Mining. Ao analisar os dados do SAP Concur, identificamos ineficiências e oportunidades de otimização, gerando ganhos significativos.

0 %
Ciclo de aprovação mais rápido

Redução média no tempo de aprovação

Simplifique o processo de revisão para reduzir significativamente o tempo necessário para que os relatórios de despesas recebam a aprovação financeira final, acelerando as operações como um todo.
0 %
Aumente a conformidade com as políticas

Redução na taxa de violações de políticas

Identifique e trate as causas-raiz da falta de conformidade, reduzindo as violações de políticas e o risco financeiro em todos os relatórios de despesas.
0 %
Reduza o retrabalho nos relatórios

Redução na taxa de retrabalho dos relatórios de despesas

Minimize os casos em que os relatórios de despesas são devolvidos por gestores ou pela equipe financeira para revisão, melhorando a qualidade dos dados e reduzindo o esforço manual.
~ 0 days
Reembolsos mais rápidos

Menor tempo de execução do reembolso

Acelere o período entre a aprovação final e a execução efetiva do reembolso, aumentando a satisfação dos colaboradores e melhorando a gestão do fluxo de caixa.
0 %
Melhore a conformidade do processo

Maior adesão aos caminhos padrão

Obtenha visibilidade clara sobre os desvios do processo e aumente o percentual de relatórios de despesas que seguem os caminhos predefinidos e padrão de aprovação e processamento.
0 %
Reduza o tempo de revisão financeira

Redução média na revisão manual

Identifique gargalos e automatize tarefas repetitivas no processo de revisão financeira, reduzindo significativamente o tempo médio gasto em cada relatório de despesas.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, a qualidade dos dados e as melhorias específicas implementadas. Esses números representam ganhos típicos observados em diferentes iniciativas de Process Mining.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e pelas atividades mais importantes e amplie conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de um relatório de despesas, usado como identificador principal do caso.

Por que isso importa

Este é o elemento central da análise, pois conecta todos os eventos individuais em um fluxo de processo coeso para cada relatório de despesas.

O nome do evento de negócio que ocorreu em um momento específico do processo de gestão de despesas.

Por que isso importa

Ele define as etapas do mapa de processo, permitindo visualizar e analisar a jornada do relatório de despesas.

A data e a hora exatas em que uma atividade específica ocorreu.

Por que isso importa

Ele fornece a sequência cronológica de todos os eventos, permitindo calcular durações e analisar a performance do processo ao longo do tempo.

O identificador do colaborador ou usuário do sistema que realizou a atividade.

Por que isso importa

Permite analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance dos usuários e a alocação de recursos, aspectos fundamentais para identificar necessidades de treinamento e oportunidades de melhoria do processo.

O valor monetário total do relatório de despesas.

Por que isso importa

Fornece um contexto financeiro essencial, permitindo análises baseadas no valor monetário, como a identificação de relatórios de alto custo que podem exigir auditoria adicional.

O departamento ou centro de custo ao qual pertence o colaborador que enviou o relatório.

Por que isso importa

Permite analisar o processo por unidade de negócio, ajudando a identificar comportamentos, gargalos ou problemas de conformidade específicos de cada departamento.

Indica se o relatório de despesas foi sinalizado por violação de política.

Por que isso importa

Dá suporte direto à análise de conformidade, ajudando a medir e melhorar a adesão às políticas de despesas da empresa e a reduzir o risco financeiro.

O identificador do gestor ou usuário da equipe financeira responsável por aprovar o relatório de despesas.

Por que isso importa

Permite uma análise detalhada da performance dos aprovadores, ajudando a otimizar os Workflows de aprovação e identificar oportunidades de treinamento.

A classificação da despesa, como Viagem, Alimentação ou Material de escritório.

Por que isso importa

Permite analisar o comportamento do processo por tipo de gasto, revelando problemas específicos de determinadas categorias relacionados à conformidade ou à eficiência.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Marca o início de um novo relatório de despesas criado por um colaborador. Esse evento é registrado quando um usuário salva um novo relatório de despesas pela primeira vez, gerando um ID exclusivo para o relatório.

Por que isso importa

Este é o ponto de partida para todos os cálculos do tempo de ciclo de ponta a ponta. Ele fornece a base para medir a duração total do processo.

O colaborador envia formalmente o relatório de despesas preenchido para aprovação. Essa é uma ação importante realizada pelo usuário, que altera o status do relatório de “Rascunho” para “Enviado” e aciona o Workflow de aprovação.

Por que isso importa

Essa atividade é um marco essencial que indica o início do ciclo de aprovação. Ela é fundamental para medir os tempos de aprovação do gestor e da equipe financeira.

O gestor direto revisa e aprova o relatório de despesas, encaminhando-o para a próxima etapa do Workflow. Essa ação é capturada como uma alteração de status e registrada com os dados do aprovador e um registro de data e hora.

Por que isso importa

Este é um marco importante da aprovação. Acompanhar esse evento ajuda a analisar os tempos do ciclo de aprovação dos gestores e a identificar gargalos no primeiro nível de revisão.

A equipe financeira ou de auditoria conclui a revisão e dá a aprovação final para o reembolso. Este é um marco fundamental, capturado como um evento explícito no histórico de aprovações.

Por que isso importa

Esse evento marca o fim de todo o ciclo de aprovação. Ele é o ponto final para medir o tempo total do ciclo de aprovação e o gatilho para o processo de reembolso.

O pagamento é processado e os valores são transferidos ao colaborador. Normalmente, esse é um evento explícito acionado pelo sistema de pagamentos, que atualiza o status no SAP Concur.

Por que isso importa

Marca a conclusão da etapa de pagamento e é fundamental para a satisfação dos colaboradores. É o ponto final para medir a eficiência dos reembolsos.

A transação financeira referente ao reembolso é lançada oficialmente no razão geral da empresa. Essa etapa final geralmente é registrada quando os dados são extraídos e carregados no sistema ERP.

Por que isso importa

Esta é a atividade final do processo de ponta a ponta. Ela é essencial para medir o tempo total do ciclo do processo e o atraso no lançamento contábil.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining visualiza o fluxo real dos seus relatórios de despesas, revelando gargalos nas aprovações e desvios das políticas. Ele ajuda a identificar as causas raiz de ineficiências, como rejeições frequentes ou reembolsos atrasados. Isso leva à aceleração dos ciclos de aprovação e à melhoria da conformidade com as políticas.

Você precisará principalmente dos Event Logs do SAP Concur. Isso inclui o Expense Report ID como identificador de caso, os nomes das atividades e os registros de data e hora de cada etapa. Atributos adicionais, como solicitante, aprovador, valor e tipo de despesa, aumentam a profundidade da análise.

Você poderá visualizar o processo completo, de ponta a ponta, incluindo todas as variações e os loops ocultos de retrabalho. Os insights incluem a identificação de gargalos específicos nas aprovações, rotas não conformes e áreas com alto esforço manual. Isso permite realizar melhorias direcionadas para reduzir os custos de processamento e acelerar os lançamentos contábeis.

A configuração inicial, incluindo a extração dos dados e a conexão com uma ferramenta de Process Mining, pode levar algumas semanas. Depois disso, mapas básicos do processo e os primeiros insights podem ser gerados em poucos dias. A análise mais profunda e a identificação das causas raiz normalmente acontecem nas semanas seguintes.

Sim. Ao visualizar onde e por que os relatórios de despesas são devolvidos com frequência, o Process Mining identifica erros comuns ou problemas de interpretação das políticas. Ele pode destacar violações recorrentes, permitindo implementar treinamentos direcionados ou controles mais rigorosos para melhorar a conformidade e reduzir o retrabalho.

A extração de dados do SAP Concur normalmente envolve o uso dos recursos padrão de relatórios ou do acesso à API para conjuntos de dados maiores. Embora seja simples para relatórios básicos, a extração personalizada de dados pode exigir algum conhecimento técnico. A limpeza e a transformação dos dados geralmente são etapas necessárias antes da análise.

O principal desafio pode ser garantir que os dados extraídos estejam no formato correto de Event Log, com IDs de caso, atividades e registros de data e hora claros. Mapear campos específicos do SAP Concur para o esquema de Process Mining pode exigir conhecimento de transformação de dados. A maioria das ferramentas modernas de Process Mining oferece conectores robustos ou opções flexíveis de importação.

Melhorias mensuráveis, como a redução dos tempos de ciclo ou dos custos de processamento, geralmente podem ser observadas entre 3 e 6 meses após a implementação das recomendações identificadas. A velocidade da melhoria depende da complexidade das mudanças e da adesão da organização. O monitoramento contínuo ajuda a acompanhar o progresso.

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