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Melhore a gestão de despesas

Seu guia de 6 etapas para otimizar as despesas no SAP Concur.
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Gestão de despesas
SAP Concur

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Processos disponíveis
Processo genérico 1 Atendimento ao cliente 7 Ciclo de vida do desenvolvimento de software 6 Concessão de empréstimos 6 Contas a receber 7 Contratação à aposentadoria: ciclo de vida do colaborador 8 Contratação e desligamento: gestão de posições 4 Da compra ao pagamento: pedido de compra 8 Do lead ao recebimento 7 Gestão da cadeia de suprimentos 7 Gestão da qualidade 6 Gestão de armazém 6 Gestão de contratos 6 Gestão de crédito e cobrança 7 Gestão de despesas 6 Gestão de estoque 7 Gestão de incidentes 6 Gestão de mudanças 6 Gestão de problemas 6 Gestão de solicitações de serviço 7 Gestão de transportes 6 Gestão do ciclo de receita 6 Integração de clientes KYC 6 Integração de funcionários 6 Jornada do paciente 6 Manutenção de ativos 6 Order to Cash: processamento de pedidos de venda 8 Pedido ao recebimento: faturamento e emissão de notas fiscais 8 Planejamento da Produção 6 Processamento da folha de pagamento 7 Processamento de devoluções e reembolsos 7 Processamento de faturas a pagar 7 Processamento de faturas do pedido ao pagamento 8 Processamento de pagamentos 7 Processamento de pagamentos de Contas a pagar 7 Processamento de sinistros 6 Record to Report - lançamento contábil 7 Recrutamento e aquisição de talentos 6 Registro ao reporte: fechamento do período e reconciliação 7 Requisição de compra ao pagamento 8
Sistemas disponíveis
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Otimize a gestão de despesas no SAP Concur

Ineficiências na gestão de despesas podem causar atrasos nas aprovações, violações de políticas e dificuldades nas auditorias. Nossa plataforma identifica os pontos problemáticos do processo, do envio ao reembolso. Assim, você pode simplificar as operações, fortalecer a conformidade e melhorar a satisfação dos funcionários.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar a gestão de despesas no SAP Concur?

Gerenciar despesas é uma função essencial para qualquer empresa, mas muitas vezes acaba gerando frustração, ineficiência e custos ocultos. O SAP Concur é um sistema líder de mercado, desenvolvido para simplificar esse processo, mas a execução na sua organização pode se afastar bastante do fluxo ideal. Uma gestão de despesas sem otimização pode atrasar reembolsos, afetar a satisfação dos funcionários, aumentar a carga administrativa e expor a empresa a riscos de conformidade e problemas em auditorias. Para manter a saúde financeira e a excelência operacional, é fundamental entender o fluxo real dos relatórios de despesas, do envio inicial ao reembolso e ao lançamento contábil.

As ineficiências no processo de despesas do SAP Concur nem sempre são evidentes. Elas aparecem em ciclos de aprovação mais longos, intervenções manuais frequentes, violações de políticas e retrabalho. Tudo isso aumenta os custos operacionais e prejudica a experiência dos funcionários. Otimizar esse processo não significa apenas cortar custos. Significa criar um sistema transparente, eficiente e em conformidade com as políticas, que dê suporte à equipe e fortaleça os controles financeiros.

Mais eficiência com Process Mining para despesas no SAP Concur

O Process Mining oferece uma abordagem baseada em dados para entender e melhorar a gestão de despesas no SAP Concur. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, a mineração de processos usa os registros de eventos gerados pelo sistema para reconstruir o percurso real de cada relatório de despesas. Assim, você tem uma visão objetiva de ponta a ponta, que mostra exatamente o que acontece, quando acontece e quem realiza cada atividade.

Ao analisar os dados do SAP Concur, o Process Mining pode mapear visualmente todos os caminhos percorridos por um relatório de despesas, de "Relatório de despesas criado" a "Lançamento contábil realizado". Com isso, você identifica facilmente desvios comuns em relação ao processo previsto, descobre onde estão os gargalos e mede o tempo exato gasto em cada atividade. Por exemplo, você pode verificar se determinados departamentos ou aprovadores causam atrasos com frequência ou se certas categorias de despesas são mais propensas a voltar para revisão. Esse nível de insight detalhado é essencial para melhorar a gestão de despesas de forma eficaz.

Principais oportunidades de melhoria do processo

Com o Process Mining aplicado aos dados do SAP Concur, você pode identificar várias oportunidades importantes de melhoria e tornar as operações mais eficientes:

  • Simplifique os fluxos de aprovação: Identifique etapas específicas, como "Aguardando análise do gerente" ou "Aguardando análise do financeiro", que mais contribuem para os atrasos nas aprovações. Analise as causas da demora, como excesso de trabalho, configuração do sistema ou necessidade de políticas mais claras. Esse insight ajuda a reduzir o tempo total do ciclo dos relatórios de despesas.
  • Reforce a conformidade com as políticas: Detecte padrões em que a atividade "Verificação de política realizada" resulta com frequência em uma "Sinalização de violação de política" ou em relatórios "Devolvidos para revisão". Entender as causas raiz pode levar a treinamentos mais eficazes, à comunicação mais clara das políticas ou a ajustes na configuração do SAP Concur para prevenir violações.
  • Reduza o retrabalho e as exceções: Identifique em que etapas os relatórios de despesas voltam repetidamente para revisão ou são rejeitados. Ao analisar os motivos dessas exceções, você pode fazer mudanças para reduzir o trabalho manual, melhorar a qualidade dos dados e acelerar o processamento.
  • Agilize os reembolsos: Garanta que, após a aprovação de um relatório de despesas, a atividade "Reembolso realizado" aconteça sem demora. Atrasos nessa etapa afetam diretamente a satisfação dos funcionários e podem revelar problemas nas operações financeiras ou na integração com sistemas bancários.

Resultados concretos da otimização do processo de despesas

Ao aplicar o Process Mining à gestão de despesas no SAP Concur, você pode alcançar melhorias mensuráveis em toda a organização:

  • Redução do tempo de ciclo: Diminua significativamente o tempo entre o envio do relatório de despesas e o reembolso final, melhorando a satisfação e a produtividade dos funcionários.
  • Redução de custos: Diminua o esforço administrativo e o retrabalho, além de evitar possíveis multas ou complicações em auditorias com uma conformidade mais consistente.
  • Mais conformidade e melhor gestão de riscos: Identifique e trate violações de políticas de forma proativa, fortalecendo os controles internos e reduzindo os riscos financeiros.
  • Melhor experiência para os funcionários: Crie um processo de prestação de contas mais transparente e eficiente, reduzindo a frustração e aumentando a satisfação dos funcionários.
  • Melhor uso dos recursos: Libere as equipes financeira e de gestão da tarefa de cobrar aprovações e corrigir erros, para que possam se concentrar em atividades mais estratégicas.

Comece a transformar a gestão de despesas no SAP Concur

Otimizar a gestão de despesas no SAP Concur não precisa ser uma tarefa difícil. Com o Process Mining, você obtém insights claros e baseados em dados que mostram exatamente onde e como melhorar. Ao analisar a execução real do processo, você pode tomar decisões fundamentadas para reduzir gargalos, garantir a conformidade e aumentar a eficiência em toda a organização. Dê o primeiro passo rumo a uma gestão de despesas mais simples e eficaz.

Gestão de despesas Aprovação de relatórios de despesas Processo de reembolso Conformidade financeira Controle de custos Reembolsos de despesas de funcionários Departamento financeiro Eficiência do processo Despesas de viagem Despesas de funcionários Prestação de contas de despesas T&E

Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

A espera excessiva pela aprovação do gerente ou do financeiro atrasa significativamente todo o processo de gestão de despesas no SAP Concur. Isso frustra os funcionários, afeta o fluxo de caixa e pode prejudicar a satisfação interna ao prolongar o prazo de reembolso. Identificar onde ocorrem esses atrasos é essencial para melhorar a eficiência operacional. O ProcessMind identifica os gargalos exatos ao analisar a duração das atividades e revelar quais aprovadores ou departamentos causam as esperas. A plataforma mostra o fluxo do processo, destaca os caminhos longos mais comuns e quantifica o impacto dos atrasos, ajudando você a direcionar melhorias e acelerar as aprovações de despesas.

Violações de políticas em relatórios de despesas que não são identificadas nem tratadas representam riscos significativos de conformidade e podem resultar em multas ou reprovações em auditorias. Sem visibilidade clara de onde e por que as violações ocorrem, fica difícil aplicar as políticas de forma eficaz no SAP Concur, o que aumenta as responsabilidades potenciais e o risco de fraude. O ProcessMind detecta automaticamente sinalizações de violação de políticas nos relatórios de despesas e mostra padrões de não conformidade. A plataforma destaca categorias de despesas, departamentos ou períodos com altas taxas de violação, permitindo agir preventivamente, direcionar treinamentos e reforçar a aplicação das políticas para reduzir riscos.

Um grande volume de relatórios de despesas devolvidos para revisão, muitas vezes por falta de comprovantes, dados incorretos ou problemas com as políticas, gera muito retrabalho. Isso aumenta o tempo de processamento, frustra os funcionários e sobrecarrega tanto eles quanto as equipes financeiras no SAP Concur. O ProcessMind identifica os motivos exatos e as etapas em que os relatórios de despesas são devolvidos, como após

O tempo entre o envio de um relatório de despesas pelo funcionário e o recebimento do reembolso pode ser excessivo e imprevisível. Essa ineficiência na gestão de despesas, muitas vezes realizada no SAP Concur, reduz a satisfação dos funcionários, pode causar problemas de liquidez para eles e diminui a produtividade geral, já que precisam cobrar os pagamentos. O ProcessMind oferece uma visão de ponta a ponta do ciclo de reembolso e identifica o tempo de atravessamento real entre o envio e a realização do reembolso. A plataforma destaca as etapas ou transferências em que os atrasos se acumulam, ajudando a simplificar o processo, reduzir o tempo de espera e aumentar a satisfação dos funcionários com reembolsos mais rápidos.

Desvios não intencionais ou não autorizados do fluxo padrão de gestão de despesas criam lacunas nos controles, aumentam os riscos em auditorias e podem levar à aplicação inconsistente das políticas. Sem visibilidade clara da execução real do processo no SAP Concur, é difícil identificar e reduzir esses caminhos fora do padrão. O ProcessMind mapeia automaticamente todas as variações executadas do processo e as compara com o caminho ideal definido. A plataforma quantifica a frequência e o impacto dos desvios, ajudando a entender por que ocorrem, aplicar os procedimentos operacionais padrão e reduzir os riscos de conformidade associados ao processamento de despesas fora do padrão.

As equipes financeiras gastam tempo demais analisando e verificando manualmente a precisão e a conformidade dos relatórios de despesas. Esse esforço manual elevado no processo de gestão de despesas do SAP Concur aumenta os custos operacionais, atrasa o processamento e reduz a produtividade do departamento financeiro, dificultando a dedicação a tarefas estratégicas. O ProcessMind identifica as causas raiz das intervenções manuais ao destacar atividades como

Os relatórios de despesas costumam seguir caminhos de aprovação imprevisíveis ou inconsistentes, o que gera confusão, atrasos e falta de controles padronizados. Essa variação no encaminhamento pelo SAP Concur pode resultar na aplicação desigual das políticas e dificultar auditorias, já que fica mais complexo rastrear aprovações específicas. O ProcessMind mostra todas as rotas de aprovação realmente percorridas pelos relatórios de despesas e as compara com a hierarquia prevista. A plataforma identifica onde e por que ocorrem desvios do encaminhamento padrão, ajudando a aplicar fluxos de aprovação consistentes e a melhorar o controle do processo de gestão de despesas.

Constatações frequentes em auditorias internas ou externas de relatórios de despesas indicam problemas sistêmicos de conformidade ou documentação. Essas falhas em auditorias geram custos significativos, incluindo multas e esforços de correção, e podem prejudicar a reputação financeira da organização, especialmente em sistemas como o SAP Concur. O ProcessMind analisa resultados de auditorias anteriores e sinalizações de violação de políticas para identificar padrões e causas raiz das constatações. A plataforma destaca áreas de alto risco no processo de gestão de despesas, permitindo corrigir os problemas subjacentes de forma proativa e reduzir significativamente os custos e riscos de auditorias futuras.

Os custos ocultos do processamento de cada relatório de despesas, incluindo o tempo gasto com retrabalho, atrasos e verificações manuais, podem ser substanciais. Essas ineficiências elevam o custo operacional geral da gestão de despesas e afetam os resultados financeiros, sem que fique claro onde se originam no SAP Concur. O ProcessMind quantifica os custos associados a ineficiências específicas do processo, como ciclos longos, rejeições ou desvios. A plataforma ajuda a encontrar oportunidades para reduzir essas despesas operacionais, simplificando atividades e automatizando tarefas repetitivas, o que torna a gestão de despesas mais econômica.

Intervalos longos entre a realização do reembolso e o lançamento contábil final dificultam a conciliação e atrasam os relatórios financeiros. Essa desconexão no ciclo de gestão de despesas, mesmo depois do processamento no SAP Concur, pode afetar a precisão financeira e o fechamento pontual dos livros contábeis. O ProcessMind acompanha todo o ciclo de vida de um relatório de despesas, desde a criação até o lançamento contábil final. A plataforma identifica o tempo médio das atividades contábeis após o reembolso e destaca atrasos e gargalos nessa etapa final, essencial para uma conciliação financeira precisa e no prazo.

A classificação incorreta ou inconsistente das despesas distorce os relatórios financeiros, dificulta o planejamento orçamentário e pode gerar problemas de conformidade. Esses erros muitas vezes exigem correções manuais durante a análise financeira no SAP Concur, aumentando o retrabalho e atrasando todo o processo de gestão de despesas. O ProcessMind analisa os atributos de

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir significativamente o tempo necessário para aprovar um relatório de despesas, do envio à aprovação final do gerente e do financeiro. Aprovações mais rápidas aumentam a satisfação dos funcionários, pois agilizam os reembolsos, e reduzem a carga operacional ao diminuir cobranças e intervenções manuais. O ProcessMind identifica gargalos no fluxo de aprovação do SAP Concur e revela as etapas, os departamentos ou as pessoas que causam atrasos. Ao analisar os tempos de ciclo e o retrabalho, a plataforma aponta onde ajustes no processo ou a automação podem reduzir o tempo de aprovação, potencialmente em 20% a 30%, tornando a gestão de despesas mais eficiente.

Este objetivo busca garantir que uma parcela maior dos relatórios de despesas siga rigorosamente as políticas da empresa, reduzindo gastos não autorizados e envios incorretos. Uma conformidade maior reduz os riscos financeiros, previne fraudes e mantém a responsabilidade fiscal em toda a organização. O ProcessMind monitora cada transação no SAP Concur e sinaliza automaticamente violações de políticas e desvios dos processos padrão. A plataforma ajuda a identificar as causas raiz da não conformidade, como políticas pouco claras ou treinamento insuficiente, permitindo intervenções direcionadas para aumentar a adesão em 15% a 25% e garantir uma governança financeira sólida.

Este objetivo busca diminuir a quantidade de vezes que um relatório de despesas volta para o funcionário fazer correções ou fornecer informações adicionais. Menos revisões significam menos retrabalho para os funcionários e as equipes financeiras, economizando tempo e esforço de todos os envolvidos na gestão de despesas. O ProcessMind mapeia o fluxo real dos relatórios de despesas e revela os motivos e as etapas mais comuns em que eles voltam para revisão no SAP Concur. Ao identificar erros frequentes ou informações ausentes, a plataforma ajuda a criar orientações ou treinamentos mais claros, reduzindo o retrabalho em 10% a 20% e aumentando a taxa de aprovação na primeira análise.

Este objetivo busca aumentar a velocidade e a fluidez de todo o processo de reembolso, da aprovação final ao depósito dos valores na conta do funcionário. Reembolsos mais eficientes aumentam diretamente a satisfação dos funcionários e reduzem as consultas ao departamento financeiro. O ProcessMind oferece insights detalhados sobre as etapas após a aprovação na gestão de despesas do SAP Concur e identifica atrasos no agendamento ou na realização dos pagamentos. Ao analisar o ciclo de reembolso de ponta a ponta, a plataforma ajuda a otimizar os lotes de pagamento e os pontos de integração, podendo reduzir o prazo dos reembolsos em 15% a 20% e melhorar a gestão do fluxo de caixa.

Este objetivo busca oferecer uma visão clara e imediata de qualquer desvio em relação ao processo padrão previsto de gestão de despesas. Mais visibilidade permite que a organização trate ineficiências, riscos de conformidade e possíveis gargalos de forma proativa, antes que se agravem. O ProcessMind descobre e mostra automaticamente o fluxo real do processo no SAP Concur, destacando todas as variações em relação ao caminho ideal. Com isso, as empresas podem identificar etapas inesperadas, soluções alternativas não oficiais e complexidades ocultas, obtendo transparência abrangente das operações e condições para otimizar processos com base em dados.

O objetivo é reduzir o trabalho manual em atividades repetitivas ou baseadas em regras na análise financeira, liberando os profissionais da área para tarefas mais estratégicas. A automação melhora a consistência, reduz erros humanos e acelera todo o processo de gestão de despesas. O ProcessMind identifica etapas altamente repetitivas e baseadas em regras na análise financeira do SAP Concur que podem ser automatizadas. Ao mostrar as condições e os gatilhos exatos dessas tarefas, a plataforma ajuda a planejar e priorizar iniciativas de automação, reduzindo significativamente as intervenções manuais e o tempo de processamento.

Este objetivo busca estabelecer e aplicar um encaminhamento consistente e previsível para os relatórios de despesas, com base em critérios predefinidos, reduzindo ambiguidades e variações no processo de aprovação. Caminhos padronizados garantem mais equidade, facilitam auditorias e simplificam as operações. O ProcessMind analisa todos os fluxos de aprovação anteriores no SAP Concur, identifica casos de encaminhamento inconsistente e revela as condições em que ocorrem os desvios. Ao mapear os caminhos reais e compará-los com os ideais, a plataforma ajuda a redesenhar e aplicar fluxos de aprovação padrão, reduzindo as variações em 20% a 30% e fortalecendo a governança.

Este objetivo busca identificar e corrigir de forma proativa as falhas do processo que costumam gerar constatações em auditorias, reduzindo a quantidade e a gravidade dos problemas encontrados. Menos constatações significam custos de conformidade menores e mais credibilidade para a organização. O ProcessMind analisa sistematicamente os dados do processo de gestão de despesas em busca de padrões associados a constatações anteriores, como violações de políticas ou documentação ausente no SAP Concur. Com alertas antecipados e análise de causa raiz, a plataforma ajuda a implementar ações corretivas e pode reduzir em 15% a 25% os custos e as constatações relacionados a auditorias.

O objetivo é diminuir o custo total do processamento de cada relatório de despesas, incluindo mão de obra, uso do sistema e despesas gerais. Reduzir esses custos afeta diretamente os resultados financeiros da organização e melhora a eficiência financeira. O ProcessMind quantifica os custos de cada atividade e caminho no processo de gestão de despesas do SAP Concur e identifica retrabalho caro, etapas manuais e atividades redundantes. Ao destacar as áreas de maior custo, a plataforma permite otimizações direcionadas, que podem reduzir em 10% a 15% o custo por relatório ao simplificar o processo.

Este objetivo busca reduzir o intervalo entre o reembolso do relatório de despesas e o lançamento final das transações no sistema contábil. Lançamentos mais rápidos melhoram a precisão dos relatórios financeiros, simplificam a conciliação e ajudam a fechar as contas no prazo. O ProcessMind acompanha todo o ciclo de vida do relatório de despesas, incluindo a transferência do SAP Concur para o sistema contábil, e identifica atrasos na transferência de dados ou etapas de conciliação manual. Ao mostrar as atividades após o reembolso, a plataforma ajuda a otimizar os pontos de integração e a reduzir em 10% a 20% o tempo de ciclo dos lançamentos contábeis.

Este objetivo busca garantir que as despesas sejam classificadas de forma consistente e correta, de acordo com os códigos financeiros e as políticas da empresa. Uma classificação precisa é essencial para relatórios financeiros, planejamento orçamentário e conformidade tributária, além de reduzir erros e retrabalho para as equipes financeiras. O ProcessMind analisa dados históricos de despesas e identifica padrões de classificação incorreta ou inconsistente no SAP Concur. Ao apontar as etapas ou condições que levam a esses erros, a plataforma ajuda a criar orientações mais claras ou regras de automação, aumentando a precisão da classificação em 10% a 15% e melhorando a integridade dos dados financeiros.

O caminho de melhoria da gestão de despesas em 6 etapas

1
Baixe o Template
2
Exporte seus dados
3
Carregue seu conjunto de dados
4
Analise seu processo
5
Implemente melhorias
6
Monitore seu processo
1

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O que fazer

Obtenha o Template do Excel do ProcessMind, desenvolvido especificamente para a gestão de despesas no SAP Concur. Ele garante que seus dados estejam estruturados corretamente para a análise.

Ver o guia do Template de dados Baixar Template

Por que isso importa

Usar o Template correto evita erros na importação de dados e garante que todas as informações necessárias sejam extraídas do SAP Concur, criando uma base sólida para a análise.

Resultado esperado

Um Template estruturado do Excel, pronto para receber seus dados de despesas do SAP Concur.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Entenda como funciona o processo de despesas no SAP Concur

O ProcessMind mostra o processo de gestão de despesas de ponta a ponta, revelando os fluxos de trabalho reais e ineficiências que podem passar despercebidas. Entenda cada etapa em detalhes, do envio ao reembolso.
  • Visualize os fluxos do processo de despesas de ponta a ponta
  • Identifique os gargalos exatos nas aprovações
  • Detecte violações de políticas e falhas de conformidade
  • Reduza o tempo de ciclo dos reembolsos
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Benefícios concretos da gestão otimizada de despesas

Esses resultados mostram as melhorias mensuráveis que as organizações podem alcançar no processo de gestão de despesas com Process Mining. Ao analisar os dados do SAP Concur, identificamos ineficiências e oportunidades de otimização que podem gerar ganhos significativos.

0 %
Aprovações mais rápidas

Redução média no tempo de aprovação

Simplifique o processo de análise para reduzir significativamente o tempo até a aprovação final das despesas pela equipe financeira e agilizar as operações.
0 %
Aumente a conformidade com as políticas

Redução na taxa de violações das políticas

Identifique e trate as causas raiz da falta de conformidade para reduzir as violações das políticas e os riscos financeiros em todos os relatórios de despesas.
0 %
Reduza o retrabalho nos relatórios

Redução na taxa de retrabalho dos relatórios de despesas

Reduza os casos em que a equipe de gestão ou financeira devolve relatórios de despesas para revisão, melhorando a qualidade dos dados e diminuindo o trabalho manual.
~ 0 days
Reembolsos mais rápidos

Redução no tempo de execução do reembolso

Reduza o intervalo entre a aprovação final e a realização do reembolso, aumentando a satisfação dos funcionários e melhorando a gestão do fluxo de caixa.
0 %
Melhore a conformidade do processo

Maior adesão aos caminhos padrão

Tenha visibilidade clara dos desvios do processo e aumente a proporção de relatórios de despesas que seguem os caminhos padrão predefinidos de aprovação e processamento.
0 %
Reduza o tempo de análise financeira

Redução média no tempo de análise manual

Identifique gargalos e automatize tarefas repetitivas no processo de análise financeira, reduzindo significativamente o tempo médio dedicado a cada relatório de despesas.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, a qualidade dos dados e as melhorias implementadas. Estes números representam ganhos típicos observados em diferentes iniciativas de Process Mining.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Identificador exclusivo de um relatório de despesas, usado como identificador principal do caso.

Por que isso importa

Este é o elemento central da análise, pois conecta todos os eventos individuais em um fluxo de processo coeso para cada relatório de despesas.

Nome do evento de negócio ocorrido em um momento específico do processo de gestão de despesas.

Por que isso importa

Define as etapas do mapa do processo e permite visualizar e analisar a jornada do relatório de despesas.

A data e a hora exatas em que uma atividade específica ocorreu.

Por que isso importa

Estabelece a sequência cronológica de todos os eventos, permitindo calcular durações e analisar a performance do processo ao longo do tempo.

Identificador do funcionário ou usuário do sistema que realizou a atividade.

Por que isso importa

Permite analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance dos usuários e a alocação de recursos, aspectos essenciais para identificar necessidades de treinamento e oportunidades de melhoria do processo.

Valor monetário total do relatório de despesas.

Por que isso importa

Oferece contexto financeiro essencial e permite analisar os valores, por exemplo, identificando relatórios de alto custo que podem exigir auditorias adicionais.

Departamento ou centro de custo ao qual pertence o funcionário que enviou o relatório.

Por que isso importa

Permite analisar o processo por unidade de negócio e identificar comportamentos específicos de cada departamento, gargalos ou problemas de conformidade.

Indica se o relatório de despesas foi sinalizado por violação de política.

Por que isso importa

Dá suporte direto à análise de conformidade, ajudando a medir e melhorar a adesão às políticas de despesas da empresa e a reduzir os riscos financeiros.

O identificador do gerente ou usuário da área financeira responsável por aprovar o relatório de despesas.

Por que isso importa

Permite analisar detalhadamente o desempenho dos aprovadores, ajudando a otimizar os fluxos de trabalho de aprovação e identificar oportunidades de treinamento.

Classificação da despesa, como viagem, refeições ou material de escritório.

Por que isso importa

Permite analisar o comportamento do processo por tipo de gasto e identificar problemas específicos de conformidade ou eficiência em cada categoria.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Marca o início de um novo relatório de despesas criado por um funcionário. O evento é registrado quando a pessoa salva um novo relatório pela primeira vez, gerando um ID exclusivo para o relatório.

Por que isso importa

Este é o ponto de partida para todos os cálculos do tempo de ciclo de ponta a ponta. Ele serve de referência para medir a duração total do processo.

O funcionário envia formalmente o relatório de despesas preenchido para aprovação. Essa ação, realizada pelo usuário, altera o status do relatório de Rascunho para Enviado e inicia o fluxo de trabalho de aprovação.

Por que isso importa

Esta atividade é um marco importante, pois indica o início do ciclo de aprovação. Ela é essencial para medir os tempos de aprovação da gestão e da equipe financeira.

A pessoa responsável pela gestão direta analisa e aprova o relatório de despesas, encaminhando-o para a próxima etapa do fluxo de trabalho. Essa ação é registrada como uma alteração de status, com os dados de quem aprovou e a data e hora.

Por que isso importa

Este é um marco importante da aprovação. Acompanhar essa etapa ajuda a analisar o tempo de aprovação pela gestão e a identificar gargalos no primeiro nível de análise.

A equipe financeira ou de auditoria conclui a análise e dá a aprovação final para o reembolso. Este marco importante é registrado como um evento explícito no histórico de aprovações.

Por que isso importa

Este evento marca o fim de todo o ciclo de aprovação. É o ponto final para medir o tempo total do ciclo de aprovação e o gatilho para o processo de reembolso.

O pagamento é processado e os valores são repassados ao funcionário. Normalmente, esse evento explícito é acionado pelo sistema de pagamentos, que atualiza o status no SAP Concur.

Por que isso importa

Marca a conclusão da etapa de pagamento e é essencial para a satisfação dos funcionários. É o ponto final para medir a eficiência do reembolso.

A transação financeira do reembolso é lançada oficialmente no razão geral da empresa. Essa etapa final costuma ser registrada quando os dados são extraídos e carregados no sistema ERP.

Por que isso importa

Esta é a última atividade do processo de ponta a ponta. Ela é essencial para medir o tempo total do ciclo do processo e o atraso no lançamento contábil.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining mostra o fluxo real dos relatórios de despesas, revelando gargalos nas aprovações e desvios das políticas. Ele ajuda a identificar as causas raiz de ineficiências, como rejeições frequentes ou reembolsos atrasados. Com isso, você pode acelerar os ciclos de aprovação e melhorar a conformidade com as políticas.

Você precisará principalmente dos registros de eventos do SAP Concur. Eles devem incluir o ID do relatório de despesas como identificador do caso, os nomes das atividades e a data e hora de cada etapa. Atributos adicionais, como solicitante, aprovador, valor e tipo de despesa, tornam a análise mais detalhada.

Você pode visualizar o processo completo, de ponta a ponta, incluindo todas as variações e ciclos ocultos de retrabalho. Entre os insights, estão a identificação de gargalos específicos nas aprovações, caminhos de encaminhamento fora de conformidade e etapas com muito trabalho manual. Assim, você pode direcionar melhorias para reduzir os custos de processamento e acelerar os lançamentos contábeis.

A configuração inicial, incluindo a extração dos dados e a conexão com uma ferramenta de Process Mining, pode levar algumas semanas. Depois disso, os primeiros mapas do processo e insights podem ser gerados em poucos dias. A análise mais aprofundada e a identificação das causas raiz costumam acontecer nas semanas seguintes.

Sim. Ao mostrar onde e por que os relatórios de despesas voltam com frequência, o Process Mining identifica erros comuns e problemas na interpretação das políticas. A plataforma também destaca violações recorrentes, permitindo que você implemente treinamentos direcionados ou controles mais rigorosos para melhorar a conformidade e reduzir o retrabalho.

Em geral, a extração de dados do SAP Concur é feita com os recursos padrão de relatórios ou pelo acesso à API, no caso de conjuntos de dados maiores. Relatórios básicos são simples de obter, mas a extração personalizada pode exigir conhecimentos técnicos. Antes da análise, muitas vezes também é necessário limpar e transformar os dados.

O principal desafio pode ser garantir que os dados extraídos estejam no formato correto de Event Log, com IDs de caso, atividades e registros de data e hora bem definidos. Mapear campos específicos do SAP Concur para o esquema de Process Mining pode exigir conhecimentos de transformação de dados. A maioria das ferramentas modernas de Process Mining oferece conectores robustos ou opções flexíveis de importação.

Melhorias mensuráveis, como a redução do tempo de ciclo ou dos custos de processamento, costumam aparecer entre 3 e 6 meses após a implementação das recomendações identificadas. O ritmo das melhorias depende da complexidade das mudanças e da adesão da organização. O monitoramento contínuo ajuda a acompanhar o progresso.

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