> Sürekli süreç iyileştirme > Masraf yönetimi > SAP Concur

Masraf yönetiminizi iyileştirin

SAP Concur masraflarını iyileştirmek için 6 adımlı rehberiniz.
Masraf yönetiminizi iyileştirin
Masraf yönetimi
SAP Concur

Bir süreç seçin

Bağlı çalışma alanınızda çalışmaya devam etmek için bir süreç seçin.

Kullanılabilir süreçler
Kullanılabilir sistemler
259 Süreçler
Zorluklar (11) Hedefler (11) 6 adım Önizleme Sonuçlar Veri SSS (5)

SAP Concur masraf yönetimini iyileştirin

Masraf yönetimindeki verimsizlikler onay gecikmelerine, politika ihlallerine veya denetim sorunlarına yol açabilir. Platformumuz, masrafın gönderilmesinden geri ödenmesine kadar süreçteki sorunlu noktaları belirler. Böylece operasyonları kolaylaştırabilir, uyumluluğu artırabilir ve çalışan memnuniyetini yükseltebilirsiniz.

Önceden yapılandırılmış veri Templateimizi indirin, yaygın sorunları ele alın ve verimlilik hedeflerinize ulaşın. Operasyonlarınızı iyileştirmek için altı adımlı iyileştirme planımızı izleyin ve Veri Templatei rehberine başvurun.

Ayrıntılı açıklamayı gösterin

SAP Concur masraf yönetiminizi neden optimize etmelisiniz?

Masrafları yönetmek, işletmeler için önemli bir işlevdir. Ancak bu süreç çoğu zaman çalışanlarda hayal kırıklığına, verimsizliğe ve gizli maliyetlere yol açar. SAP Concur, süreci kolaylaştırmak üzere tasarlanmış, sektörün önde gelen sistemlerinden biridir. Yine de kuruluşunuzdaki uygulamalar, hedeflenen süreçten önemli ölçüde farklılaşabilir. Optimize edilmeyen masraf yönetimi, iadelerin gecikmesine, çalışan memnuniyetinin düşmesine ve idari iş yükünün artmasına neden olabilir. Ayrıca kuruluşunuzu uyumluluk risklerine ve olası denetim sorunlarına açık hâle getirebilir. Finansal sağlığı ve operasyonel mükemmelliği korumak için masraf raporlarının ilk gönderimden son iadeye ve muhasebe kaydına kadar nasıl ilerlediğini anlamanız gerekir.

SAP Concur masraf sürecindeki verimsizlikler her zaman kolayca fark edilmez. Onay çevrim sürelerinin uzaması, sık sık manuel müdahale gerekmesi, politika ihlalleri ve yeniden çalışma gibi sorunlar; operasyonel maliyetleri artırır ve çalışan deneyimini olumsuz etkiler. Bu süreci optimize etmek yalnızca maliyetleri düşürmekle ilgili değildir. Çalışanlarınızı destekleyen, şeffaf ve verimli bir sistem kurmanıza, finansal kontrollerinizi iyileştirmenize de yardımcı olur.

SAP Concur masraflarında Process Mining ile verimliliği artırın

Process Mining, SAP Concur Masraf Yönetimi sürecinizi anlamak ve iyileştirmek için veriye dayalı bir yaklaşım sunar. Varsayımlara veya kişisel gözlemlere dayanmak yerine SAP Concur sisteminizin oluşturduğu olay günlüklerini kullanarak her masraf raporunun gerçekte nasıl ilerlediğini ortaya çıkarır. Böylece sürecin başından sonuna kadar nesnel bir görünüm elde eder; ne olduğunu, ne zaman gerçekleştiğini ve kimin yaptığını net biçimde görürsünüz.

SAP Concur verilerinizi analiz ederek masraf raporlarının "Masraf raporu oluşturuldu" adımından "Muhasebe kaydı yapıldı" adımına kadar izlediği tüm yolları görselleştirebilirsiniz. Böylece hedeflenen süreçten sık görülen sapmaları belirleyebilir, darboğazların nerede oluştuğunu keşfedebilir ve her etkinlikte harcanan süreyi ölçebilirsiniz. Örneğin belirli departmanların veya onaylayanların sürekli gecikmeye yol açıp açmadığını ya da bazı masraf kategorilerindeki raporların daha sık düzeltmeye gönderilip gönderilmediğini görebilirsiniz. Masraf Yönetimi sürecini etkili biçimde iyileştirmek için bu ayrıntılı görünümden yararlanabilirsiniz.

Süreci iyileştirebileceğiniz temel alanlar

SAP Concur verileriniz üzerinde Process Mining yaparak hedefe yönelik iyileştirme fırsatlarını belirleyebilir ve operasyonları kolaylaştırabilirsiniz:

  • Onay iş akışlarını kolaylaştırın: "Yönetici incelemesi bekleniyor" veya "Finans incelemesi bekleniyor" gibi onayları en çok geciktiren aşamaları belirleyin. İş yükü, sistem yapılandırması veya politikaların yeterince açık olmaması gibi nedenleri inceleyin. Bu bulgular, masraf raporlarının toplam çevrim süresini kısaltmanıza yardımcı olur.
  • Politikalara uyumu artırın: "Politika kontrolü yapıldı" adımının sık sık "Politika ihlali işareti" ile sonuçlandığı veya raporların "Düzeltme için geri gönderildiği" örüntüleri tespit edin. Temel nedenleri anlamak; çalışan eğitimlerini iyileştirmenize, politikaları daha açık anlatmanıza veya ihlalleri önlemek için SAP Concur yapılandırmasını düzenlemenize yardımcı olur.
  • Yeniden çalışmayı ve istisnaları azaltın: Masraf raporlarının tekrar tekrar düzeltme veya ret için gönderildiği noktaları belirleyin. İstisnaların nedenlerini analiz ederek manuel işi azaltacak, veri kalitesini artıracak ve işlemleri hızlandıracak değişiklikler yapın.
  • Masraf iadelerini hızlandırın: Bir masraf raporu onaylandıktan sonra "Masraf iadesi yapıldı" adımının verimli biçimde gerçekleştiğinden emin olun. Bu aşamadaki gecikmeler çalışan memnuniyetini doğrudan etkiler ve finans operasyonlarındaki ya da bankacılık sistemleriyle entegrasyondaki sorunları ortaya çıkarabilir.

Masraf sürecini optimize etmenin somut sonuçları

SAP Concur Masraf Yönetimi sürecinde Process Mining yaparak kuruluşunuz genelinde ölçülebilir iyileştirmeler elde edebilirsiniz:

  • Çevrim sürelerini kısaltın: Masraf raporunun gönderilmesinden iadenin yapılmasına kadar geçen süreyi önemli ölçüde azaltarak çalışan memnuniyetini ve verimliliğini artırın.
  • Maliyetleri düşürün: İdari iş yükünü ve yeniden çalışmayı azaltın. Uyumluluğu artırarak olası cezalardan ve denetim sorunlarından kaçının.
  • Uyumluluğu ve risk yönetimini iyileştirin: Politika ihlallerini erkenden belirleyip gidererek iç kontrollerinizi güçlendirin ve finansal riskleri azaltın.
  • Çalışan deneyimini iyileştirin: Masraf raporlama sürecini daha şeffaf ve verimli hâle getirerek çalışan memnuniyetini artırın ve yaşanan sıkıntıları azaltın.
  • Kaynakları daha verimli kullanın: Finans ve yönetim ekiplerinin onayları takip etmek veya hataları düzeltmek için harcadığı zamanı azaltın; böylece stratejik işlere odaklanmalarını sağlayın.

SAP Concur masraf sürecinizi dönüştürmeye başlayın

SAP Concur Masraf Yönetimi sürecinizi optimize etmek gözünüzü korkutmasın. Process Mining ile nerede ve nasıl iyileştirme yapabileceğinizi gösteren, veriye dayalı ve anlaşılır içgörüler elde edersiniz. Sürecin gerçekte nasıl yürüdüğüne odaklanarak bilinçli kararlar alabilir, darboğazları azaltabilir, uyumluluğu sağlayabilir ve kuruluşunuz genelinde verimliliği artırabilirsiniz. Masraf yönetiminizi daha akıcı ve etkili hâle getirmek için ilk adımı atın.

Masraf yönetimi Masraf raporu onayı Geri ödeme süreci Finansal uyumluluk Maliyet kontrolü Çalışan masraf iadeleri Finans departmanı Süreç verimliliği Seyahat masrafları Çalışan masrafları Masraf raporlama T&E

Yaygın sorunlar ve zorluklar

Sizi etkileyen zorlukları belirleyin

Yönetici veya finans onaylarını bekleme sürelerinin uzaması, SAP Concur Masraf Yönetimi sürecini önemli ölçüde yavaşlatır. Bu durum çalışanları hayal kırıklığına uğratır, nakit akışını etkiler ve masraf iadelerini geciktirerek çalışan memnuniyetini düşürebilir. Operasyonel verimliliği artırmak için gecikmelerin nerede yaşandığını belirlemek önemlidir. ProcessMind, etkinlik sürelerini analiz ederek gecikmelere yol açan onaylayanları veya departmanları ortaya çıkarır ve darboğazları tam olarak belirler. Süreç akışını görselleştirerek en sık görülen uzun yolları gösterir, gecikmelerin etkisini ölçer ve masraf onaylarını hızlandırmaya yönelik iyileştirmeler yapmanızı sağlar.

Masraf raporlarındaki tespit edilmemiş ve giderilmemiş politika ihlalleri, ciddi uyumluluk riskleri doğurabilir; mali cezalara veya denetim başarısızlıklarına yol açabilir. İhlallerin nerede ve neden yaşandığı net biçimde görülmediğinde kuruluşlar SAP Concur içinde politikaları etkili şekilde uygulamakta zorlanır. Bu da olası yükümlülükleri ve dolandırıcılık riskini artırır. ProcessMind, masraf raporlarındaki politika ihlali işaretlerini otomatik olarak tespit eder ve uyumsuzluk örüntülerini görselleştirir. İhlal oranlarının yüksek olduğu masraf kategorilerini, çalışan departmanlarını veya raporlama dönemlerini göstererek riski azaltmak için erken müdahalede bulunmanıza, hedefe yönelik eğitimler düzenlemenize ve politikaları daha sıkı uygulamanıza yardımcı olur.

Eksik fişler, hatalı veriler veya politika sorunları nedeniyle masraf raporlarının sık sık düzeltmeye gönderilmesi, yeniden çalışma yükünü artırır. Bu durum işlem süresini uzatır, çalışanları hayal kırıklığına uğratır ve SAP Concur kullanan çalışanlarla finans ekiplerinin idari iş yükünü artırır. ProcessMind, masraf raporlarının hangi nedenlerle ve hangi aşamalarda geri gönderildiğini belirler. Örneğin, raporların şu adımdan sonra geri gönderildiğini gösterebilir:

Çalışanın masraf raporunu göndermesinden iadeyi almasına kadar geçen süre gereğinden uzun ve öngörülemez olabilir. Genellikle SAP Concur üzerinden yürütülen Masraf Yönetimi sürecindeki bu verimsizlik; çalışan memnuniyetini düşürür, çalışanların nakit akışında sorunlara yol açabilir ve ödemeleri takip etmek için harcanan zaman nedeniyle genel verimliliği azaltır. ProcessMind, masraf iadesi sürecini baştan sona göstererek raporun gönderilmesinden iadenin yapılmasına kadar geçen gerçek süreyi belirler. Gecikmelerin biriktiği adımları ve devir teslimleri ortaya çıkarır. Böylece kuruluşlar süreci kolaylaştırabilir, bekleme sürelerini kısaltabilir ve iadeleri hızlandırarak çalışan memnuniyetini artırabilir.

Standart Masraf Yönetimi sürecinden kasıtsız veya yetkisiz sapmalar kontrol açıkları yaratır, denetim riskini artırır ve politikaların tutarsız uygulanmasına yol açabilir. SAP Concur içindeki gerçek süreç akışı net biçimde görülmediğinde standart dışı yolları belirlemek ve bunların önüne geçmek zorlaşır. ProcessMind, gerçekleşen tüm süreç varyantlarını otomatik olarak haritalar ve tanımlanan ideal süreçle karşılaştırır. Bu sapmaların sıklığını ve etkisini ölçerek kuruluşların nedenlerini anlamasına, standart çalışma prosedürlerini uygulamasına ve standart dışı masraf işlemlerinden kaynaklanan uyumluluk risklerini azaltmasına yardımcı olur.

Finans ekipleri, masraf raporlarının doğruluğunu ve politikalara uygunluğunu kontrol etmek için inceleme ve doğrulama işlemlerine gereğinden fazla zaman harcar. SAP Concur Masraf Yönetimi sürecindeki bu yoğun manuel iş yükü operasyonel maliyetleri artırır, işlemleri geciktirir ve finans departmanının verimliliğini düşürür. Böylece ekiplerin stratejik işlere odaklanması zorlaşır. ProcessMind, şu tür etkinlikleri öne çıkararak manuel müdahalenin temel nedenlerini belirler:

Masraf raporları çoğu zaman öngörülemeyen veya tutarsız onay yollarından geçer. Bu durum kafa karışıklığına ve gecikmelere yol açar, standart kontrollerin uygulanmasını zorlaştırır. SAP Concur içindeki yönlendirme farklılıkları, politikaların tutarsız uygulanmasına ve denetimlerde sorun yaşanmasına neden olabilir; belirli onayları takip etmek de karmaşıklaşır. ProcessMind, masraf raporlarının izlediği tüm gerçek onay yollarını görselleştirir ve bunları hedeflenen hiyerarşiyle karşılaştırır. Standart yönlendirmeden nerede ve neden sapıldığını belirleyerek kuruluşların tutarlı onay iş akışları uygulamasına ve Masraf Yönetimi süreci üzerindeki kontrolü artırmasına yardımcı olur.

Masraf raporlarının iç veya dış denetimlerinde sık sık bulguya rastlanması, uyumluluk ya da dokümantasyonla ilgili sistemik sorunlara işaret eder. Bu denetim sorunları; cezalar ve düzeltici çalışmalar dâhil önemli maliyetler doğurabilir, özellikle SAP Concur gibi bir sistem kullanan kuruluşların finansal itibarına zarar verebilir. ProcessMind, denetim bulgularının örüntülerini ve temel nedenlerini belirlemek için geçmiş denetim sonuçlarını ve politika ihlali işaretlerini analiz eder. Masraf Yönetimi sürecindeki yüksek riskli alanları göstererek temel sorunları önceden gidermenize, gelecekteki denetim maliyetlerini ve risklerini önemli ölçüde azaltmanıza yardımcı olur.

Her masraf raporunun işlenmesi sırasında yeniden çalışma, gecikmeler ve manuel kontroller için harcanan zaman gibi gizli maliyetler önemli boyutlara ulaşabilir. SAP Concur içindeki bu verimsizlikler, kaynağı net biçimde görülmeyen Masraf Yönetimi operasyon maliyetlerini artırarak kârlılığı olumsuz etkiler. ProcessMind, uzayan çevrim süreleri, retler veya sapmalar gibi belirli süreç verimsizliklerinin maliyetini ölçer. Etkinlikleri kolaylaştırarak ve tekrarlanan işleri otomatikleştirerek operasyonel giderleri azaltma fırsatlarını belirlemenize ve Masraf Yönetimi sürecini daha düşük maliyetle yürütmenize yardımcı olur.

Masraf iadesinin yapılmasıyla işlemin muhasebeye kaydedilmesi arasındaki uzun süre, mutabakatı zorlaştırır ve finansal raporlamayı geciktirir. Masraf Yönetimi sürecinin bu aşamasındaki kopukluk, masraf SAP Concur üzerinden işlenmiş olsa bile finansal doğruluğu ve hesapların zamanında kapatılmasını etkileyebilir. ProcessMind, masraf raporunun oluşturulmasından son muhasebe kaydına kadar tüm yaşam döngüsünü izler. Bu önemli son aşamadaki gecikmeleri ve darboğazları göstererek finansal mutabakatın zamanında ve doğru yapılmasına yardımcı olur.

Masrafların hatalı veya tutarsız sınıflandırılması, finansal raporların doğruluğunu bozar, bütçe hazırlamayı zorlaştırır ve uyumluluk sorunlarına yol açabilir. Bu hatalar, SAP Concur içindeki finans incelemesi sırasında çoğu zaman manuel düzeltme gerektirir. Böylece yeniden çalışma artar ve Masraf Yönetimi süreci gecikir. ProcessMind, şu verilerin özniteliklerini analiz eder:

Tipik hedefler

Başarının sizin için ne anlama geldiğini tanımlayın

Bu hedef, masraf raporunun gönderilmesinden yönetici ve finans ekiplerinin son onayına kadar geçen süreyi önemli ölçüde kısaltmaya odaklanır. Onayların hızlanması, iadelerin daha çabuk yapılmasını sağlayarak çalışan memnuniyetini artırır. Ayrıca takip işlemlerini ve manuel müdahaleleri azaltarak operasyonel iş yükünü düşürür. ProcessMind, SAP Concur onay iş akışındaki darboğazları ortaya çıkarır ve gecikmelere yol açan adımları, departmanları veya kişileri belirler. Çevrim sürelerini ve yeniden çalışmayı analiz ederek süreç düzenlemelerinin veya otomasyonun onay sürelerini nerede kısaltabileceğini gösterir. Böylece Masraf Yönetimi daha verimli hâle gelir ve onay süreleri potansiyel olarak %20-30 kısalabilir.

Bu hedefe ulaşmak, masraf raporlarının daha büyük bir bölümünün şirket politikalarına tam olarak uymasını ve yetkisiz harcamaların ya da hatalı gönderimlerin azalmasını sağlar. Uyumluluğun artması finansal riski azaltır, dolandırıcılığı önler ve kuruluş genelinde mali sorumluluğu destekler. ProcessMind, SAP Concur içindeki her işlemi izler; politika ihlallerini ve standart süreçlerden sapmaları otomatik olarak işaretler. Açık olmayan politikalar veya yetersiz eğitim gibi uyumsuzluğun temel nedenlerini belirlemenize yardımcı olur. Böylece hedefe yönelik müdahalelerle uyumu %15-25 artırabilir ve finansal yönetişimi iyileştirebilirsiniz.

Bu hedef, masraf raporlarının düzeltme veya ek bilgi için çalışana geri gönderilme sayısını azaltmayı amaçlar. Daha az düzeltme, Masraf Yönetimi sürecinde yer alan çalışanların ve finans ekiplerinin daha az yeniden çalışma yapmasını, zamandan ve emekten tasarruf etmesini sağlar. ProcessMind, masraf raporlarının gerçek akışını haritalayarak SAP Concur içinde raporların hangi nedenlerle ve hangi aşamalarda düzeltmeye gönderildiğini gösterir. Sık yapılan hataları veya eksik bilgileri belirleyerek kuruluşların daha açık yönergeler hazırlamasına ya da eğitim vermesine yardımcı olur. Böylece yeniden çalışma oranı %10-20 azaltılabilir ve ilk incelemede onaylanan raporların oranı artırılabilir.

Bu hedef, son onaydan paranın çalışanın hesabına yatırılmasına kadar masraf iadesinin hızını ve akışını iyileştirmeye odaklanır. İadelerin daha verimli yapılması çalışan memnuniyetini doğrudan artırır ve finans departmanına yöneltilen soruları azaltır. ProcessMind, SAP Concur Masraf Yönetimi sürecinin onay sonrası aşamalarını ayrıntılı biçimde göstererek ödeme planlaması veya uygulamasındaki gecikmeleri belirler. Uçtan uca iade sürecini analiz ederek ödeme gruplarını ve entegrasyon noktalarını optimize etmenize yardımcı olur. Böylece iade süreleri potansiyel olarak %15-20 kısalabilir ve nakit akışı yönetimi iyileşebilir.

Bu hedef, hedeflenen standart Masraf Yönetimi sürecinden sapmaları açık ve anlık biçimde görmeye odaklanır. Görünürlüğün artması, kuruluşların verimsizlikleri, uyumluluk risklerini ve olası darboğazları büyümeden önce ele almasını sağlar. ProcessMind, SAP Concur içindeki gerçek süreç akışını otomatik olarak keşfeder ve görselleştirir; ideal süreçten tüm farklılıkları gösterir. Beklenmeyen adımları, resmî olmayan geçici çözümleri veya gizli karmaşıklıkları belirleyerek operasyonları şeffaf biçimde görmenizi ve süreçleri veriye dayalı olarak optimize etmenizi sağlar.

Bu hedef, tekrarlanan veya kurallara dayalı finans inceleme işlerinde gereken manuel emeği azaltarak finans uzmanlarının stratejik işlere zaman ayırmasını sağlar. Otomasyon tutarlılığı artırır, insan hatalarını azaltır ve Masraf Yönetimi sürecini hızlandırır. ProcessMind, SAP Concur finans incelemesinde otomasyona uygun, tekrarlanan ve kurallara dayalı adımları belirler. Bu işlerin hangi koşullarda ve hangi tetikleyicilerle gerçekleştiğini anlamanıza yardımcı olarak otomasyon çalışmalarını tasarlamanızı ve önceliklendirmenizi sağlar. Böylece manuel müdahale ve işlem süresi önemli ölçüde azalabilir.

Bu hedef, masraf raporlarının önceden belirlenmiş ölçütlere göre tutarlı ve öngörülebilir biçimde yönlendirilmesini sağlamayı amaçlar. Böylece onay sürecindeki belirsizlik ve farklılıklar azalır. Standart yollar adaleti ve denetlenebilirliği artırırken operasyonları da kolaylaştırır. ProcessMind, SAP Concur içindeki geçmiş onay akışlarını analiz ederek tutarsız yönlendirme örneklerini ve sapmaların hangi koşullarda gerçekleştiğini belirler. Gerçek yolları ideal yollarla karşılaştırarak standart onay iş akışlarını yeniden tasarlamanıza ve uygulamanıza yardımcı olur. Böylece farklılıklar %20-30 azaltılabilir ve yönetişim iyileştirilebilir.

Bu hedef, denetim bulgularına sıkça yol açan süreç eksikliklerini önceden belirleyip gidererek denetimlerdeki sorunların sayısını ve ciddiyetini azaltmaya odaklanır. Denetim bulgularının azalması, uyumluluk maliyetlerini düşürür ve kuruluşun güvenilirliğini artırır. ProcessMind, SAP Concur içindeki politika ihlalleri veya eksik dokümantasyon gibi geçmiş denetim bulgularıyla ilişkili örüntüleri bulmak için Masraf Yönetimi süreç verilerini sistematik olarak inceler. Erken uyarılar ve temel neden analizi sunarak düzeltici önlemler almanıza yardımcı olur. Böylece denetimle ilgili maliyetler ve bulgular potansiyel olarak %15-25 azaltılabilir.

Bu hedef, iş gücü, sistem kullanımı ve genel giderler dâhil her masraf raporunun işlenmesiyle ilişkili toplam maliyeti azaltmayı amaçlar. İşlem maliyetlerinin düşmesi kuruluşun kârlılığını doğrudan etkiler ve finansal verimliliği artırır. ProcessMind, SAP Concur Masraf Yönetimi sürecindeki her etkinliğin ve yolun maliyetini ölçerek maliyetli yeniden çalışmaları, manuel adımları ve gereksiz etkinlikleri belirler. Yüksek maliyetli alanları göstererek hedefe yönelik iyileştirmeler yapmanızı sağlar. Süreci kolaylaştırarak rapor başına maliyet potansiyel olarak %10-15 azaltılabilir.

Bu hedef, masraf raporunun iadesinin yapılmasıyla işlemlerin muhasebe sistemine kaydedilmesi arasındaki süreyi kısaltmayı amaçlar. Kayıtların daha hızlı yapılması finansal raporlamanın doğruluğunu artırır, mutabakatı kolaylaştırır ve hesapların zamanında kapatılmasını sağlar. ProcessMind, masraf raporunun SAP Concur sisteminden muhasebe sistemine aktarılması dâhil tüm yaşam döngüsünü izleyerek veri aktarımındaki gecikmeleri ve manuel mutabakat adımlarını belirler. İade sonrası etkinlikleri görselleştirerek entegrasyon noktalarını optimize etmenize ve muhasebe kayıtlarının çevrim süresini %10-20 kısaltmanıza yardımcı olur.

Bu hedef, masrafların şirketin finans kodlarına ve politikalarına göre tutarlı ve doğru biçimde sınıflandırılmasını sağlamayı amaçlar. Doğru sınıflandırma; finansal raporlama, bütçeleme ve vergi uyumluluğu açısından önemlidir. Ayrıca hataları ve finans ekiplerinin yeniden çalışma yükünü azaltır. ProcessMind, geçmiş masraf verilerini analiz ederek SAP Concur içindeki hatalı veya tutarsız sınıflandırma örüntülerini belirler. Bu hatalara yol açan aşamaları veya koşulları ortaya çıkararak daha açık yönergeler ya da otomasyon kuralları uygulamanıza yardımcı olur. Böylece sınıflandırma doğruluğu %10-15 artırılabilir ve finansal verilerin bütünlüğü iyileştirilebilir.

Masraf Yönetimi sürecini iyileştirmenin 6 adımı

1

Templatei indirin
2

Verilerinizi dışa aktarın
3

Veri Setinizi yükleyin
4

Sürecinizi analiz edin
5

İyileştirmeleri uygulayın
6

Sürecinizi izleyin
1

Templatei indirin

Yapılacaklar

SAP Concur Masraf Yönetimi için özel olarak hazırlanmış ProcessMind Excel Templateini edinin. Bu Template, verilerinizin analiz için doğru biçimde yapılandırılmasını sağlar.

Veri Templatei rehberini görüntüleyin Templatei indirin
Neden önemli?

Doğru Templatei kullanmak, veri içe aktarma hatalarını önler ve SAP Concur sisteminizden gereken tüm bilgilerin alınmasını sağlar. Böylece analiz için sağlam bir temel oluşturursunuz.

Beklenen sonuç

SAP Concur masraf verilerinizle doldurmaya hazır, yapılandırılmış bir Excel Templatei.

NELER ELDE EDECEKSİNİZ

SAP Concur masraf sürecinizin gerçekte nasıl işlediğini görün

ProcessMind, masraf yönetimi sürecinizi baştan sona görselleştirerek iş akışlarının gerçekte nasıl ilerlediğini ve gizli verimsizlikleri ortaya çıkarır. Masrafın gönderilmesinden geri ödenmesine kadar her adım hakkında ayrıntılı bilgi edinin.
  • Masraf sürecinin baştan sona akışını görselleştirin
  • Onaylardaki darboğazları tam olarak belirleyin
  • Politika ihlallerini ve uyumluluk açıklarını tespit edin
  • Geri ödeme çevrim sürelerini kısaltın
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEKLENEN SONUÇLAR

Masraf yönetimini iyileştirmenin somut faydaları

Bu sonuçlar, kuruluşların masraf yönetimi süreçlerinde Process Mining kullanarak elde edebileceği ölçülebilir iyileşmeleri gösterir. SAP Concur verilerini analiz ederek verimsizlikleri ve iyileştirme fırsatlarını belirliyor, böylece önemli kazanımlar elde etmenize yardımcı oluyoruz.

0 %
Onay sürecini hızlandırın

Onay süresindeki ortalama azalma

Masraf raporlarının finans ekibinden son onayı alması için gereken süreyi önemli ölçüde kısaltmak üzere inceleme sürecini sadeleştirin ve genel işleyişi hızlandırın.
0 %
Politikalara uyumu artırın

Politika ihlali oranındaki azalma

Uyumsuzluğun temel nedenlerini belirleyip gidererek politika ihlallerini ve tüm masraf raporlarındaki finansal riski azaltın.
0 %
Raporlarda yeniden çalışmayı azaltın

Masraf raporlarında yeniden çalışma oranının düşmesi

Veri kalitesini artırmak ve manuel iş yükünü azaltmak için yöneticilerin veya finans ekibinin düzeltme amacıyla geri gönderdiği masraf raporlarının sayısını en aza indirin.
~ 0 days
Geri ödemeleri hızlandırın

Geri ödeme süresinin kısalması

Son onay ile geri ödemenin yapılması arasındaki süreyi kısaltarak çalışan memnuniyetini artırın ve nakit akışını daha iyi yönetin.
0 %
Süreç uyumunu artırın

Standart süreç yollarına uyumun artması

Süreç sapmalarını net biçimde görün ve önceden belirlenmiş standart onay ve işleme yollarını izleyen masraf raporlarının oranını artırın.
0 %
Finans inceleme süresini kısaltın

Manuel inceleme süresindeki ortalama azalma

Finans inceleme sürecindeki darboğazları belirleyin ve tekrarlanan görevleri otomatikleştirerek her masraf raporuna harcanan ortalama süreyi önemli ölçüde azaltın.

Sonuçlar süreçlerin karmaşıklığına, veri kalitesine ve uygulanan iyileştirmelere göre değişir. Bu rakamlar, çeşitli Process Mining çalışmalarında gözlemlenen tipik kazanımları gösterir.

Önerilen veriler

En önemli öznitelik ve etkinliklerle başlayın, ardından ihtiyacınıza göre kapsamı genişletin.
Olay günlüklerine yeni misiniz? Process Mining için nasıl Event Log oluşturacağınızı öğrenin.

Öznitelikler

Analiz için kaydedilmesi gereken temel veri noktaları

Masraf raporunu tanımlayan ve birincil vaka kimliği olarak kullanılan benzersiz kimlik.

Neden önemli?

Analizin temelini oluşturur; her masraf raporuna ait tüm olayları bir araya getirerek tutarlı bir süreç akışı sağlar.

Masraf yönetimi sürecinde belirli bir zamanda gerçekleşen iş olayının adı.

Neden önemli?

Süreç haritasındaki adımları tanımlar ve masraf raporunun yolculuğunu görselleştirip analiz etmenizi sağlar.

Belirli bir etkinliğin gerçekleştiği kesin tarih ve saat.

Neden önemli?

Tüm olayların kronolojik sırasını belirler; böylece süreleri hesaplamak ve süreç performansını zaman içinde incelemek mümkün olur.

Etkinliği gerçekleştiren çalışanın veya sistem kullanıcısının kimliği.

Neden önemli?

İş yükü dağılımını, kullanıcı performansını ve kaynak tahsisini incelemeyi sağlar. Eğitim ihtiyaçlarını ve süreç iyileştirmelerini belirlemek açısından önemlidir.

Masraf raporunun toplam parasal değeri.

Neden önemli?

Parasal tutara göre analiz yapılmasını sağlayan önemli bir finansal bağlam sunar. Örneğin ek denetim gerektirebilecek yüksek maliyetli raporları belirlemeye yardımcı olur.

Raporu gönderen çalışanın bağlı olduğu departman veya maliyet merkezi.

Neden önemli?

Süreçleri iş birimine göre incelemeyi sağlar ve departmana özgü davranışları, darboğazları veya uyumluluk sorunlarını belirlemeye yardımcı olur.

Masraf raporunun politika ihlali nedeniyle işaretlenip işaretlenmediğini belirtir.

Neden önemli?

Uyumluluk analizini doğrudan destekler; şirketin masraf politikalarına uyumu ölçmeye ve artırmaya, finansal riski azaltmaya yardımcı olur.

Masraf raporunu onaylamaktan sorumlu yönetici veya finans kullanıcısının kimliği.

Neden önemli?

Onaylayanların performansını ayrıntılı olarak analiz etmenizi, onay iş akışlarını iyileştirmenizi ve eğitim fırsatlarını belirlemenizi sağlar.

Seyahat, yemek veya ofis malzemeleri gibi masrafın sınıflandırması.

Neden önemli?

Harcama türüne göre süreç davranışını analiz etmenizi sağlar; böylece kategoriye özgü uyumluluk veya verimlilik sorunlarını ortaya çıkarabilirsiniz.

Etkinlikler

İzlenecek ve iyileştirilecek süreç adımları

Bir çalışanın yeni bir masraf raporu oluşturmasıyla süreç başlar. Kullanıcı yeni masraf raporunu ilk kez kaydettiğinde bu olay kaydedilir ve benzersiz bir masraf raporu kimliği oluşturulur.

Neden önemli?

Uçtan uca çevrim süresi hesaplamalarının başlangıç noktasıdır. Sürecin toplam süresini ölçmek için temel oluşturur.

Çalışan, tamamladığı masraf raporunu onay için gönderir. Kullanıcının gerçekleştirdiği bu önemli işlem, raporun durumunu Taslak’tan Gönderildi’ye değiştirir ve onay iş akışını başlatır.

Neden önemli?

Bu etkinlik, onay sürecinin başlangıcını gösteren önemli bir dönüm noktasıdır. Yönetici ve finans onay sürelerini ölçmek için gereklidir.

Doğrudan yönetici masraf raporunu inceler ve onaylayarak iş akışında bir sonraki adıma geçirir. Bu işlem, onaylayanın bilgileri ve zaman damgasıyla birlikte bir durum değişikliği olarak kaydedilir.

Neden önemli?

Bu, onay sürecindeki önemli bir dönüm noktasıdır. Takip edilmesi, yönetici onay sürelerini incelemeye ve ilk inceleme aşamasındaki darboğazları belirlemeye yardımcı olur.

Finans veya denetim ekibi incelemeyi tamamlar ve geri ödeme için son onayı verir. Onay geçmişine açık bir olay olarak kaydedilen bu adım önemli bir dönüm noktasıdır.

Neden önemli?

Bu olay, tüm onay sürecinin sonunu gösterir. Toplam onay süresini ölçmenin bitiş noktasıdır ve geri ödeme sürecini başlatır.

Ödeme işleme alınır ve tutar çalışana aktarılır. Bu adım genellikle ödeme sistemi tarafından başlatılan açık bir olay olarak kaydedilir; ardından SAP Concur’daki durum güncellenir.

Neden önemli?

Ödeme adımının tamamlandığını gösterir ve çalışan memnuniyeti açısından önemlidir. Geri ödeme verimliliğini ölçmek için bitiş noktasıdır.

Geri ödemeye ait finansal işlem, şirketin büyük defterine resmen kaydedilir. Bu son adım, veriler çıkarılıp ERP sistemine yüklendiğinde çoğunlukla kayda geçer.

Neden önemli?

Uçtan uca sürecin son etkinliğidir. Sürecin toplam çevrim süresini ve muhasebe kaydındaki gecikmeyi ölçmek için gereklidir.

SSS

Sık sorulan sorular

Process Mining, masraf raporlarınızın gerçek akışını görselleştirerek onaylardaki darboğazları ve politika sapmalarını ortaya çıkarır. Sık retler veya geciken iadeler gibi verimsizliklerin temel nedenlerini belirlemenize yardımcı olur. Böylece onay çevrimleri hızlanır ve politikalara uyum artar.

Öncelikle SAP Concur olay günlüklerine ihtiyacınız vardır. Bunlar vaka tanımlayıcısı olarak Masraf Raporu Kimliğini, etkinlik adlarını ve her adımın zaman damgalarını içerir. Gönderen, onaylayan, tutar ve masraf türü gibi ek öznitelikler analizin ayrıntı düzeyini artırır.

Tüm farklılıklar ve gizli yeniden çalışma döngüleri dâhil, sürecin baştan sona eksiksiz görünümünü elde edebilirsiniz. İçgörüler; belirli onay darboğazlarını, uyumsuz yönlendirme yollarını ve manuel iş yükünün yüksek olduğu alanları belirlemenizi sağlar. Böylece işlem maliyetlerini düşürmek ve muhasebe kayıtlarını hızlandırmak için hedefe yönelik iyileştirmeler yapabilirsiniz.

Veri çıkarma ve Process Mining aracına bağlantı kurma dâhil ilk kurulum birkaç hafta sürebilir. Ardından temel süreç haritaları ve ilk içgörüler birkaç gün içinde oluşturulabilir. Daha ayrıntılı analiz ve temel nedenlerin belirlenmesi genellikle sonraki haftalarda yapılır.

Evet. Process Mining, masraf raporlarının nerede ve neden sık sık geri gönderildiğini görselleştirerek yaygın hataları veya politikaların yorumlanmasıyla ilgili sorunları belirler. Tekrarlanan politika ihlallerini ortaya çıkarır; böylece uyumluluğu artırmak ve yeniden çalışmayı azaltmak için hedefe yönelik eğitimler verebilir veya daha sıkı kontroller uygulayabilirsiniz.

SAP Concur’dan veri çıkarmak için genellikle standart raporlama özellikleri veya büyük Veri Setleri için API erişimi kullanılır. Temel raporları almak kolaydır; özel veri çıkarma işlemleri ise teknik uzmanlık gerektirebilir. Analizden önce verileri temizlemek ve dönüştürmek de çoğu zaman gerekir.

Temel zorluk, çıkarılan verilerin vaka kimlikleri, etkinlikler ve zaman damgaları açıkça belirtilmiş doğru Event Log biçiminde olmasını sağlamaktır. SAP Concur alanlarını Process Mining şemasına eşlemek için veri dönüştürme konusunda uzmanlık gerekebilir. Modern Process Mining araçlarının çoğu güvenilir bağlayıcılar veya esnek içe aktarma seçenekleri sunar.

Çevrim sürelerinin kısalması veya işlem maliyetlerinin düşmesi gibi ölçülebilir iyileşmeler, belirlenen öneriler uygulandıktan sonraki 3-6 ay içinde görülebilir. İyileşmenin hızı, değişikliklerin karmaşıklığına ve kuruluş genelinde benimsenmesine bağlıdır. Sürekli izleme, ilerlemenin takip edilmesine yardımcı olur.

Verimliliği artırın: Masraf yönetiminizi şimdi iyileştirmeye başlayın

Masraf çevrim süresini nasıl %30 kısaltabileceğinizi ve uyumluluğu nasıl artırabileceğinizi keşfedin.

Ücretsiz denemeyi başlatın

Kredi kartı gerekmez. Dakikalar içinde iyileştirmeye başlayın.