> Ciągłe doskonalenie procesów > Zarządzanie wydatkami > SAP Concur

Usprawnij obsługę wydatków

6 kroków do optymalizacji obsługi wydatków w SAP Concur.
Usprawnij obsługę wydatków
Zarządzanie wydatkami
SAP Concur

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy
Proces ogólny 1 Cykl życia wytwarzania oprogramowania 6 Należności 7 Obsługa faktur w procesie od zakupu do płatności 8 Obsługa faktur zobowiązań 7 Obsługa klienta 7 Obsługa listy płac 7 Obsługa płatności 7 Obsługa płatności zobowiązań 7 Obsługa roszczeń 6 Obsługa wydatków 6 Obsługa zgłoszeń serwisowych 7 Obsługa zwrotów i zwrotów środków 7 Od leada do płatności 7 Od zakupu do płatności: zamówienie zakupu 8 Od zamówienia do płatności: fakturowanie i wystawianie faktur 8 Onboarding klientów KYC 6 Onboarding pracownika 6 Order to Cash: obsługa zleceń sprzedaży 8 Planowanie produkcji 6 Proces od zatrudnienia do odejścia pracownika 8 Proces od zatrudnienia do odejścia pracownika: zarządzanie stanowiskami 4 Purchase to Pay: zapotrzebowania 8 Record to Report, zapisy księgowe 7 Record to Report: zamknięcie okresu i uzgodnienia 7 Rekrutacja i pozyskiwanie talentów 6 Ścieżka pacjenta 6 Udzielanie kredytów 6 Utrzymanie majątku 6 Zarządzanie cyklem przychodów 6 Zarządzanie incydentami 6 Zarządzanie jakością 6 Zarządzanie kredytami i windykacja należności 7 Zarządzanie łańcuchem dostaw 7 Zarządzanie magazynem 6 Zarządzanie problemami 6 Zarządzanie transportem 6 Zarządzanie umowami 6 Zarządzanie zapasami 7 Zarządzanie zmianami 6
Dostępne systemy
Wyzwania(11)Cele(11)6 krokówPodglądWynikiDaneFAQ(5)

Usprawnij zarządzanie wydatkami w SAP Concur

Nieefektywna obsługa wydatków często prowadzi do opóźnień w zatwierdzaniu, naruszeń zasad lub problemów podczas audytu. Nasza platforma wskazuje konkretne problemy w procesie, od przesłania raportu po zwrot kosztów. Dzięki temu można usprawnić operacje, poprawić zgodność i zwiększyć zadowolenie pracowników.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawnić zarządzanie wydatkami w SAP Concur?

Zarządzanie wydatkami to ważny obszar działalności firmy, ale często wiąże się z frustracją, nieefektywnością i ukrytymi kosztami. SAP Concur to popularny system, który ma usprawniać ten proces. W praktyce jego przebieg w organizacji może jednak znacznie odbiegać od założeń. Nieefektywne zarządzanie wydatkami opóźnia zwroty, obniża zadowolenie pracowników, zwiększa nakład pracy administracyjnej i naraża firmę na ryzyko niezgodności oraz problemy podczas audytu. Aby zadbać o kondycję finansową i sprawne działanie firmy, warto poznać rzeczywisty przebieg rozliczania wydatków: od zgłoszenia do zwrotu i zaksięgowania.

Nieefektywności w procesie rozliczania wydatków w SAP Concur nie zawsze są widoczne na pierwszy rzut oka. Przejawiają się dłuższym czasem akceptacji, częstymi ręcznymi interwencjami, naruszeniami zasad i koniecznością poprawiania zgłoszeń. To zwiększa koszty operacyjne i pogarsza doświadczenia pracowników. Usprawnienie procesu nie polega wyłącznie na ograniczaniu kosztów. Chodzi również o zapewnienie przejrzystego i sprawnego procesu, zgodnego z zasadami, który wspiera pracowników i wzmacnia kontrolę finansową.

Jak process mining pomaga usprawnić rozliczanie wydatków w SAP Concur

Process mining pozwala analizować dane i na ich podstawie usprawniać zarządzanie wydatkami w SAP Concur. Zamiast opierać się na założeniach lub pojedynczych relacjach, wykorzystuje dzienniki zdarzeń generowane przez system SAP Concur, aby odtworzyć rzeczywisty przebieg każdego zgłoszenia wydatków. Dzięki temu można obiektywnie prześledzić cały proces i sprawdzić, co się dzieje, kiedy i z czyim udziałem.

Analiza danych z SAP Concur pozwala przedstawić wszystkie ścieżki zgłoszenia wydatków, od „Utworzono zgłoszenie wydatków” do „Zaksięgowano”. Można łatwo wykryć częste odstępstwa od założonego przebiegu, ustalić, gdzie występują wąskie gardła, i zmierzyć czas trwania poszczególnych czynności. Na przykład można sprawdzić, czy konkretne działy lub osoby zatwierdzające regularnie powodują opóźnienia albo czy określone kategorie wydatków częściej wymagają poprawek. Tak szczegółowe informacje pomagają skutecznie usprawniać rozliczanie wydatków.

Obszary, w których warto usprawnić proces

Analiza danych z SAP Concur za pomocą process mining może wskazać obszary wymagające zmian i pomóc usprawnić operacje:

  • Usprawnienie ścieżek akceptacji: Można ustalić, które etapy, takie jak „Oczekiwanie na weryfikację przez kierownika” lub „Oczekiwanie na weryfikację przez dział finansowy”, najbardziej wydłużają akceptację. Analiza pozwala sprawdzić, czy przyczyną jest obciążenie pracą, konfiguracja systemu czy niejasne zasady. To pomaga skrócić cały czas rozliczania zgłoszenia.
  • Poprawa zgodności z zasadami: Można wykryć sytuacje, w których „Przeprowadzono kontrolę zgodności z zasadami” często kończy się oznaczeniem „Naruszenie zasad” albo odesłaniem zgłoszenia do poprawy. Poznanie przyczyn pozwala lepiej szkolić pracowników, jaśniej komunikować zasady lub zmienić konfigurację SAP Concur, aby zapobiegać naruszeniom.
  • Ograniczenie poprawek i wyjątków: Można ustalić, na jakich etapach i z jakich powodów zgłoszenia są wielokrotnie odsyłane do poprawy lub odrzucane. Analiza przyczyn wyjątków pomaga ograniczyć ręczną pracę, poprawić jakość danych i przyspieszyć obsługę.
  • Skrócenie czasu zwrotu wydatków: Po zatwierdzeniu zgłoszenia zwrot powinien być realizowany sprawnie. Opóźnienia bezpośrednio wpływają na zadowolenie pracowników i mogą wskazywać na problemy w operacjach finansowych lub integracji z systemami bankowymi.

Mierzalne efekty usprawnienia rozliczania wydatków

Zastosowanie process mining do analizy zarządzania wydatkami w SAP Concur może przynieść wymierne korzyści w całej organizacji:

  • Krótszy czas realizacji: Znaczne skrócenie czasu od zgłoszenia wydatków do zwrotu poprawia zadowolenie i produktywność pracowników.
  • Niższe koszty: Mniej pracy administracyjnej i poprawek, a także ograniczenie ryzyka kar i problemów podczas audytu dzięki lepszej zgodności z zasadami.
  • Lepsza zgodność i zarządzanie ryzykiem: Wczesne wykrywanie i eliminowanie naruszeń zasad wzmacnia kontrolę wewnętrzną i ogranicza ryzyko finansowe.
  • Lepsze doświadczenia pracowników: Przejrzysty i sprawny proces rozliczania wydatków oznacza mniej frustracji i większe zadowolenie pracowników.
  • Lepsze wykorzystanie zasobów: Zespoły finansowe i kierownicy poświęcają mniej czasu na ponaglanie osób zatwierdzających i poprawianie błędów, a więcej na zadania wymagające ich wiedzy.

Jak rozpocząć usprawnianie rozliczania wydatków w SAP Concur

Usprawnienie procesu zarządzania wydatkami w SAP Concur nie musi być trudne. Process mining dostarcza jasnych informacji opartych na danych i pokazuje, gdzie oraz jak wprowadzić zmiany. Analiza rzeczywistego przebiegu procesu pomaga podejmować świadome decyzje, ograniczać wąskie gardła, poprawiać zgodność z zasadami i zwiększać efektywność w całej organizacji. To pierwszy krok do sprawniejszego rozliczania wydatków.

Zarządzanie wydatkami Zatwierdzanie raportów wydatków Proces zwrotu kosztów Zgodność finansowa Kontrola kosztów Zwrot kosztów pracownikom Dział finansowy Efektywność procesu Koszty podróży służbowych Wydatki pracowników Rozliczanie wydatków T&E

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Długie oczekiwanie na akceptację kierownika lub działu finansowego znacznie wydłuża cały proces zarządzania wydatkami w SAP Concur. Pracownicy są sfrustrowani, zwrot środków się opóźnia, a zadowolenie w firmie spada. Ustalenie, gdzie powstają opóźnienia, ma zasadnicze znaczenie dla sprawności operacyjnej. ProcessMind analizuje czas trwania poszczególnych czynności i wskazuje konkretne wąskie gardła, osoby zatwierdzające lub działy powodujące przestoje. Przedstawia przebieg procesu, wyróżnia najczęstsze długie ścieżki i pokazuje wpływ opóźnień, co ułatwia wprowadzenie zmian przyspieszających akceptację wydatków.

Niewykryte i nieusuwane naruszenia zasad w zgłoszeniach wydatków zwiększają ryzyko niezgodności i mogą prowadzić do kar finansowych lub niepomyślnego wyniku audytu. Bez jasnych informacji o tym, gdzie i dlaczego dochodzi do naruszeń, trudno skutecznie egzekwować zasady w SAP Concur, co zwiększa ryzyko odpowiedzialności i nadużyć. ProcessMind automatycznie wykrywa oznaczenia naruszeń zasad w zgłoszeniach wydatków i pokazuje wzorce niezgodności. Wskazuje kategorie wydatków, działy lub okresy sprawozdawcze, w których naruszenia występują najczęściej. Dzięki temu można wcześniej reagować, kierować szkolenia do odpowiednich grup i skuteczniej egzekwować zasady, ograniczając ryzyko.

Wiele zgłoszeń wydatków wraca do poprawy, często z powodu brakujących paragonów, błędnych danych lub niezgodności z zasadami. Powoduje to dodatkową pracę, wydłuża obsługę, frustruje pracowników i zwiększa obciążenie administracyjne zarówno po stronie pracowników, jak i zespołów finansowych korzystających z SAP Concur. ProcessMind wskazuje dokładne przyczyny i etapy, na których zgłoszenia są odsyłane do poprawy, na przykład po

Czas od złożenia przez pracownika zgłoszenia wydatków do otrzymania zwrotu może być zbyt długi i trudny do przewidzenia. Ta nieefektywność w procesie zarządzania wydatkami, często obsługiwanym w SAP Concur, obniża zadowolenie pracowników, może powodować problemy z płynnością finansową i zmniejsza produktywność, gdy pracownicy muszą ponaglać wypłaty. ProcessMind pokazuje cały cykl zwrotu i ustala rzeczywisty czas od zgłoszenia do realizacji płatności. Wskazuje etapy i przekazania pracy, na których narastają opóźnienia. Dzięki temu organizacja może usprawnić proces, skrócić czas oczekiwania i zwiększyć zadowolenie pracowników, szybciej zwracając im wydatki.

Nieplanowane lub nieuprawnione odstępstwa od standardowego przebiegu zarządzania wydatkami osłabiają kontrolę, zwiększają ryzyko audytowe i mogą prowadzić do niespójnego stosowania zasad. Bez jasnego obrazu rzeczywistego przebiegu procesu w SAP Concur trudno wykrywać i ograniczać takie niestandardowe ścieżki. ProcessMind automatycznie mapuje wszystkie zrealizowane warianty procesu i porównuje je z określoną ścieżką docelową. Pokazuje częstotliwość i wpływ odstępstw, dzięki czemu organizacja może ustalić ich przyczyny, egzekwować standardowe procedury i ograniczać ryzyko niezgodności związane z niestandardową obsługą wydatków.

Zespoły finansowe poświęcają zbyt dużo czasu na ręczne sprawdzanie poprawności zgłoszeń wydatków i ich zgodności z zasadami. Wysoki nakład pracy ręcznej w procesie zarządzania wydatkami w SAP Concur zwiększa koszty operacyjne, opóźnia obsługę i obniża produktywność działu finansowego, utrudniając mu skupienie się na zadaniach wymagających szerszej perspektywy. ProcessMind wskazuje przyczyny ręcznych interwencji, wyróżniając czynności takie jak

Zgłoszenia wydatków często przechodzą przez nieprzewidywalne lub niespójne ścieżki akceptacji. Powoduje to niejasności, opóźnienia i brak jednolitych zasad kontroli. Zróżnicowane kierowanie zgłoszeń w SAP Concur może prowadzić do nierównego egzekwowania zasad i utrudniać audyt, ponieważ śledzenie poszczególnych akceptacji staje się bardziej skomplikowane. ProcessMind przedstawia wszystkie rzeczywiste ścieżki akceptacji zgłoszeń i porównuje je z założoną hierarchią. Wskazuje, gdzie i dlaczego występują odstępstwa od standardowego kierowania, co pozwala ujednolicić workflow akceptacji i lepiej kontrolować proces zarządzania wydatkami.

Częste nieprawidłowości wykrywane podczas audytów wewnętrznych lub zewnętrznych zgłoszeń wydatków wskazują na systemowe problemy ze zgodnością lub dokumentacją. Niepomyślne wyniki audytu generują znaczne koszty, w tym kary i wydatki na działania naprawcze, a także mogą zaszkodzić reputacji finansowej organizacji, szczególnie w systemie takim jak SAP Concur. ProcessMind analizuje wyniki wcześniejszych audytów i oznaczenia naruszeń zasad, aby wykryć wzorce i przyczyny nieprawidłowości. Wskazuje obszary procesu zarządzania wydatkami obarczone wysokim ryzykiem, co pozwala wcześniej usunąć źródłowe problemy i ograniczyć przyszłe koszty oraz ryzyko związane z audytem.

Ukryte koszty obsługi każdego zgłoszenia wydatków, w tym czas poświęcony na poprawki, oczekiwanie i ręczne kontrole, mogą być znaczne. Te nieefektywności zwiększają całkowity koszt operacyjny zarządzania wydatkami, obciążając wynik finansowy, choć ich źródło w SAP Concur może być trudne do ustalenia. ProcessMind oblicza koszty związane z konkretnymi nieefektywnościami procesu, takimi jak długi czas realizacji, odrzucenia lub odstępstwa. Pomaga znaleźć sposoby na ograniczenie kosztów operacyjnych przez usprawnienie czynności i automatyzację powtarzalnych zadań, co pozwala obniżyć koszt zarządzania wydatkami.

Długi czas między realizacją zwrotu a końcowym zaksięgowaniem utrudnia uzgadnianie i opóźnia sprawozdawczość finansową. Ta przerwa w cyklu zarządzania wydatkami może wpływać na poprawność danych finansowych i terminowe zamknięcie ksiąg, nawet jeśli zgłoszenie zostało już obsłużone w SAP Concur. ProcessMind śledzi cały cykl życia zgłoszenia wydatków, od utworzenia do końcowego zaksięgowania. Ustala średni czas realizacji czynności księgowych po zwrocie środków i wskazuje opóźnienia oraz wąskie gardła na tym ważnym etapie, pomagając zapewnić terminowe i poprawne uzgadnianie danych finansowych.

Nieprawidłowa lub niespójna klasyfikacja wydatków zniekształca sprawozdawczość finansową, utrudnia budżetowanie i może powodować problemy ze zgodnością. Błędy te często wymagają ręcznej korekty podczas weryfikacji finansowej w SAP Concur, co zwiększa liczbę poprawek i wydłuża cały proces zarządzania wydatkami. ProcessMind analizuje atrybuty

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Celem jest znaczne skrócenie czasu od zgłoszenia wydatków do końcowej akceptacji przez kierownika i dział finansowy. Szybsza akceptacja zwiększa zadowolenie pracowników, ponieważ otrzymują zwrot wcześniej, a także ogranicza nakład pracy operacyjnej dzięki mniejszej liczbie ponagleń i ręcznych interwencji. ProcessMind wykrywa wąskie gardła w workflow akceptacji SAP Concur i wskazuje konkretne etapy, działy lub osoby powodujące opóźnienia. Analiza czasu realizacji i poprawek pozwala ustalić, gdzie zmiana procesu lub automatyzacja może skrócić akceptację, potencjalnie o 20-30%, i usprawnić zarządzanie wydatkami.

Celem jest zwiększenie odsetka zgłoszeń wydatków zgodnych z zasadami firmy oraz ograniczenie nieuprawnionych wydatków i błędnych zgłoszeń. Lepsza zgodność zmniejsza ryzyko finansowe i nadużyć oraz wspiera odpowiedzialne zarządzanie finansami w całej organizacji. ProcessMind monitoruje każdą transakcję w SAP Concur, automatycznie oznaczając naruszenia zasad i odstępstwa od standardowych procesów. Pomaga ustalić przyczyny niezgodności, takie jak niejasne zasady lub niewystarczające szkolenia. Dzięki temu można zaplanować odpowiednie działania, zwiększyć zgodność o 15-25% i wzmocnić nadzór finansowy.

Celem jest ograniczenie liczby przypadków, w których zgłoszenie wydatków wraca do pracownika w celu poprawienia lub uzupełnienia informacji. Mniej poprawek oznacza mniej dodatkowej pracy dla pracowników i zespołów finansowych oraz oszczędność czasu i wysiłku wszystkich osób zaangażowanych w zarządzanie wydatkami. ProcessMind mapuje rzeczywisty przebieg zgłoszeń i pokazuje częste przyczyny oraz etapy, na których zgłoszenia w SAP Concur są odsyłane do poprawy. Wykrycie powtarzających się błędów lub brakujących informacji pozwala wprowadzić jaśniejsze wytyczne i szkolenia, ograniczyć liczbę poprawek o 10-20% i zwiększyć odsetek zgłoszeń zatwierdzanych za pierwszym razem.

Celem jest przyspieszenie i usprawnienie całego procesu zwrotu, od końcowej akceptacji do wpłaty środków na konto pracownika. Sprawniejszy zwrot bezpośrednio zwiększa zadowolenie pracowników i ogranicza liczbę pytań kierowanych do działu finansowego. ProcessMind dostarcza szczegółowych informacji o etapach zarządzania wydatkami po akceptacji w SAP Concur i wskazuje opóźnienia w planowaniu lub realizacji płatności. Analiza całego cyklu zwrotu pomaga usprawnić grupowanie płatności i punkty integracji, potencjalnie skracając czas zwrotu o 15-20% i poprawiając zarządzanie przepływami pieniężnymi.

Celem jest uzyskanie jasnego i bieżącego obrazu odstępstw od standardowego, założonego przebiegu zarządzania wydatkami. Lepszy wgląd pozwala wcześniej reagować na nieefektywności, ryzyko niezgodności i potencjalne wąskie gardła, zanim przerodzą się w poważniejsze problemy. ProcessMind automatycznie odkrywa i przedstawia rzeczywisty przebieg procesu w SAP Concur, wskazując wszystkie warianty odbiegające od założonej ścieżki. Pozwala wykryć nieoczekiwane etapy, nieformalne obejścia i ukryte złożoności, zapewniając pełniejszy obraz operacji i podstawę do usprawniania procesów w oparciu o dane.

Celem jest ograniczenie ręcznej pracy przy powtarzalnych lub opartych na regułach czynnościach weryfikacji finansowej, aby pracownicy działu finansowego mogli skupić się na zadaniach wymagających ich wiedzy. Automatyzacja zwiększa spójność, ogranicza błędy ludzkie i przyspiesza cały proces zarządzania wydatkami. ProcessMind wskazuje powtarzalne czynności oparte na regułach w procesie weryfikacji finansowej w SAP Concur, które można zautomatyzować. Poznanie dokładnych warunków i wyzwalaczy tych zadań pomaga zaplanować i ustalić priorytety automatyzacji, ograniczając ręczne interwencje i czas obsługi.

Celem jest ustalenie i egzekwowanie spójnych, przewidywalnych zasad kierowania zgłoszeń wydatków na podstawie wcześniej określonych kryteriów. Ogranicza to niejasności i różnice w procesie akceptacji. Ujednolicone ścieżki zapewniają równe traktowanie, ułatwiają audyt i usprawniają operacje. ProcessMind analizuje wcześniejsze ścieżki akceptacji w SAP Concur, wykrywa niespójności i wskazuje warunki, w których występują odstępstwa. Porównanie rzeczywistych ścieżek z założonymi pomaga przeprojektować i egzekwować standardowy workflow akceptacji, ograniczyć różnice o 20-30% i poprawić nadzór.

Celem jest wczesne wykrywanie i usuwanie niedociągnięć procesu, które często prowadzą do nieprawidłowości podczas audytu, a tym samym ograniczenie ich liczby i wagi. Mniej nieprawidłowości oznacza niższe koszty zapewnienia zgodności i większą wiarygodność organizacji. ProcessMind systematycznie analizuje dane procesu zarządzania wydatkami, szukając wzorców powiązanych z wcześniejszymi nieprawidłowościami, takich jak naruszenia zasad lub brakująca dokumentacja w SAP Concur. Wczesne ostrzeżenia i analiza przyczyn źródłowych pomagają wdrożyć działania naprawcze, potencjalnie ograniczając koszty i liczbę nieprawidłowości związanych z audytem o 15-25%.

Celem jest obniżenie całkowitego kosztu obsługi każdego zgłoszenia wydatków, obejmującego pracę, korzystanie z systemu i koszty ogólne. Mniejsze koszty obsługi poprawiają wynik finansowy organizacji i zwiększają efektywność finansową. ProcessMind oblicza koszty poszczególnych czynności i ścieżek w procesie zarządzania wydatkami w SAP Concur, wskazując kosztowne poprawki, czynności ręczne i zbędne działania. Wykrycie obszarów generujących wysokie koszty pozwala wprowadzić ukierunkowane usprawnienia i potencjalnie obniżyć koszt obsługi zgłoszenia o 10-15%.

Celem jest skrócenie czasu między zwrotem wydatków a końcowym zaksięgowaniem transakcji w systemie księgowym. Szybsze księgowanie poprawia dokładność sprawozdawczości finansowej, ułatwia uzgadnianie i pozwala terminowo zamykać okresy finansowe. ProcessMind śledzi cały cykl życia zgłoszenia wydatków, w tym przekazanie danych z SAP Concur do systemu księgowego, i wskazuje opóźnienia w przesyłaniu danych lub ręcznym uzgadnianiu. Przedstawienie czynności wykonywanych po zwrocie pomaga usprawnić punkty integracji i skrócić czas księgowania o 10-20%.

Celem jest zapewnienie spójnej i prawidłowej klasyfikacji wydatków zgodnie z kodami finansowymi i zasadami firmy. Dokładna klasyfikacja ma duże znaczenie dla rzetelnej sprawozdawczości finansowej, budżetowania i rozliczeń podatkowych, a także ogranicza błędy i dodatkową pracę zespołów finansowych. ProcessMind analizuje wcześniejsze dane o wydatkach i wykrywa wzorce nieprawidłowej lub niespójnej klasyfikacji w SAP Concur. Wskazanie etapów lub warunków prowadzących do błędów pomaga wprowadzić jaśniejsze wytyczne lub reguły automatyzacji, poprawić dokładność klasyfikacji o 10-15% i zwiększyć rzetelność danych finansowych.

6 kroków do usprawnienia zarządzania wydatkami

1
Pobierz szablon
2
Wyeksportuj dane
3
Prześlij zbiór danych
4
Przeanalizuj proces
5
Wprowadź usprawnienia
6
Monitoruj proces
1

Pobierz szablon

Co zrobić

Pobierz szablon ProcessMind w Excelu przygotowany do analizy zarządzania wydatkami w SAP Concur. Dzięki niemu dane będą prawidłowo uporządkowane.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Odpowiedni szablon zapobiega błędom importu i pomaga zebrać wszystkie potrzebne informacje z SAP Concur, zapewniając solidną podstawę do analizy.

Oczekiwany rezultat

Uporządkowany szablon w Excelu, gotowy do uzupełnienia danymi o wydatkach z SAP Concur.

CO ZYSKAJĄ PAŃSTWO

Zobacz, jak naprawdę przebiega proces rozliczania wydatków w SAP Concur

ProcessMind przedstawia cały proces rozliczania wydatków, pokazując rzeczywisty przebieg pracy i ukryte nieefektywności. Pozwala przeanalizować każdy etap, od zgłoszenia wydatku po zwrot środków.
  • Wizualizacja całego przebiegu procesu rozliczania wydatków
  • Precyzyjne wskazanie wąskich gardeł w procesie akceptacji
  • Wykrywanie naruszeń zasad i luk w zgodności
  • Skrócenie czasu zwrotu wydatków
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPOWE REZULTATY

Wymierne korzyści z usprawnienia zarządzania wydatkami

Poniższe wyniki pokazują, jakie mierzalne usprawnienia można osiągnąć w procesie zarządzania wydatkami dzięki process mining. Analiza danych z SAP Concur pozwala wskazać nieefektywne działania i możliwości usprawnień, które przekładają się na konkretne korzyści.

0 %
Szybszy cykl akceptacji

Średnie skrócenie czasu akceptacji

Usprawnienie weryfikacji pozwala znacznie skrócić czas od złożenia raportu wydatków do jego ostatecznej akceptacji przez dział finansowy, przyspieszając cały proces.
0 %
Lepsza zgodność z polityką wydatków

Spadek odsetka naruszeń polityki

Wykrycie i usunięcie przyczyn niezgodności ogranicza liczbę naruszeń polityki oraz ryzyko finansowe związane z raportami wydatków.
0 %
Mniej poprawek w raportach

Niższy odsetek raportów wydatków wymagających poprawek

Ograniczenie liczby raportów wydatków odsyłanych przez menedżerów lub dział finansowy do poprawy podnosi jakość danych i zmniejsza nakład pracy ręcznej.
~ 0 days
Szybsze zwroty wydatków

Krótszy czas realizacji zwrotu wydatków

Skrócenie czasu od ostatecznej akceptacji do wypłaty zwrotu poprawia zadowolenie pracowników i ułatwia zarządzanie przepływami pieniężnymi.
0 %
Większa zgodność z przebiegiem procesu

Większy udział spraw przebiegających standardową ścieżką

Lepszy wgląd w odstępstwa od procesu pozwala zwiększyć odsetek raportów wydatków obsługiwanych zgodnie ze zdefiniowaną, standardową ścieżką akceptacji i przetwarzania.
0 %
Krótszy czas weryfikacji przez dział finansowy

Średnie skrócenie czasu ręcznej weryfikacji

Wykrycie wąskich gardeł i automatyzacja powtarzalnych zadań w procesie weryfikacji finansowej znacznie skracają średni czas obsługi każdego raportu wydatków.

Wyniki zależą od złożoności procesu, jakości danych i wdrożonych usprawnień. Podane wartości odzwierciedlają typowe rezultaty obserwowane w różnych inicjatywach process mining.

Zalecane dane

Najpierw uwzględnij najważniejsze atrybuty i działania, a potem w razie potrzeby rozszerz zakres analizy.
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator raportu wydatków, pełniący funkcję głównego identyfikatora case.

Dlaczego to ważne

To podstawa analizy, ponieważ łączy poszczególne zdarzenia w spójny przebieg procesu dla każdego raportu wydatków.

Nazwa zdarzenia biznesowego, które miało miejsce w określonym momencie procesu zarządzania wydatkami.

Dlaczego to ważne

Określa etapy na mapie procesu, umożliwiając wizualizację i analizę przebiegu obsługi raportu wydatków.

Dokładna data i godzina wystąpienia danej czynności.

Dlaczego to ważne

Określa chronologiczną kolejność zdarzeń, dzięki czemu można obliczać czas trwania i analizować wyniki procesu w czasie.

Identyfikator pracownika lub użytkownika systemu, który wykonał daną czynność.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę rozkładu obciążenia, wyników użytkowników i przydziału zasobów. Pomaga też określić potrzeby szkoleniowe i możliwości usprawnienia procesu.

Łączna wartość pieniężna wydatków ujętych w raporcie.

Dlaczego to ważne

Zapewnia kontekst finansowy i umożliwia analizę według wartości pieniężnej, na przykład wykrywanie raportów o wysokich kwotach, które mogą wymagać dodatkowego audytu.

Dział lub centrum kosztów, do którego należy pracownik wysyłający raport.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę procesu według jednostki biznesowej i pomaga wykrywać zachowania charakterystyczne dla danego działu, wąskie gardła oraz problemy ze zgodnością.

Informuje, czy raport wydatków został oznaczony jako naruszający politykę.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio wspiera analizę zgodności, ułatwiając pomiar i poprawę przestrzegania firmowej polityki wydatków oraz ograniczanie ryzyka finansowego.

Identyfikator menedżera lub pracownika działu finansowego odpowiedzialnego za zatwierdzenie raportu wydatków.

Dlaczego to ważne

Umożliwia szczegółową analizę pracy osób zatwierdzających, pomaga usprawniać workflow zatwierdzania i wskazywać obszary wymagające szkoleń.

Klasyfikacja wydatku, na przykład podróż, posiłki lub artykuły biurowe.

Dlaczego to ważne

Pozwala analizować przebieg procesu według rodzaju wydatku i wykrywać problemy dotyczące zgodności lub efektywności w poszczególnych kategoriach.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

Rozpoczęcie nowego raportu wydatków przez pracownika. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy użytkownik po raz pierwszy zapisuje nowy raport, któremu system nadaje unikalny identyfikator.

Dlaczego to ważne

To punkt początkowy obliczeń całkowitego czasu realizacji procesu. Stanowi podstawę do pomiaru czasu trwania całego procesu.

Pracownik formalnie wysyła wypełniony raport wydatków do akceptacji. Ta czynność użytkownika zmienia status raportu z „Draft” na „Submitted” i uruchamia workflow akceptacji.

Dlaczego to ważne

To ważny etap, który rozpoczyna cykl akceptacji. Jest niezbędny do pomiaru czasu akceptacji przez menedżera i dział finansowy.

Menedżer liniowy sprawdza raport wydatków i akceptuje go, przekazując do kolejnego etapu workflow. Czynność jest rejestrowana jako zmiana statusu wraz z danymi osoby akceptującej i znacznikiem czasu.

Dlaczego to ważne

To ważny etap akceptacji. Jego śledzenie pozwala analizować czas akceptacji przez menedżerów i wykrywać wąskie gardła na pierwszym poziomie weryfikacji.

Zespół finansowy lub audytowy kończy weryfikację i ostatecznie akceptuje zwrot wydatków. To ważny etap, rejestrowany jako osobne zdarzenie w historii akceptacji.

Dlaczego to ważne

To zdarzenie kończy cały cykl akceptacji. Stanowi punkt końcowy pomiaru całkowitego czasu akceptacji i uruchamia proces zwrotu wydatków.

Płatność zostaje przetworzona, a środki wypłacone pracownikowi. Zwykle jest to osobne zdarzenie uruchamiane przez system płatniczy, który następnie aktualizuje status w SAP Concur.

Dlaczego to ważne

To zakończenie etapu płatności, istotne dla zadowolenia pracowników. Stanowi punkt końcowy pomiaru sprawności realizacji zwrotów.

Transakcja finansowa dotycząca zwrotu zostaje oficjalnie zaksięgowana w księdze głównej firmy. Ten końcowy etap jest często rejestrowany podczas wyodrębniania danych i ładowania ich do systemu ERP.

Dlaczego to ważne

To ostatnia czynność w całym procesie. Jest niezbędna do pomiaru pełnego czasu realizacji procesu i opóźnienia w księgowaniu.

FAQ

Często zadawane pytania

Process mining przedstawia rzeczywisty przebieg zgłoszeń wydatków, ujawniając wąskie gardła w akceptacji i odstępstwa od zasad. Pomaga ustalić przyczyny nieefektywności, takich jak częste odrzucenia lub opóźnione zwroty. Dzięki temu można przyspieszyć akceptację i poprawić zgodność z zasadami.

Potrzebne będą przede wszystkim dzienniki zdarzeń z SAP Concur. Powinny zawierać identyfikator zgłoszenia wydatków jako identyfikator case, nazwy czynności i znaczniki czasu dla każdego etapu. Dodatkowe atrybuty, takie jak osoba zgłaszająca, osoba zatwierdzająca, kwota i rodzaj wydatku, pozwalają przeprowadzić bardziej szczegółową analizę.

Można zobaczyć cały proces, od początku do końca, wraz ze wszystkimi wariantami i ukrytymi pętlami poprawek. Analiza pozwala wykryć konkretne wąskie gardła w akceptacji, ścieżki niezgodne z zasadami i etapy wymagające dużo pracy ręcznej. Dzięki temu można ukierunkować usprawnienia, obniżyć koszty obsługi i przyspieszyć księgowanie.

Wstępna konfiguracja, obejmująca wyodrębnienie danych i połączenie z narzędziem process mining, może zająć kilka tygodni. Następnie podstawowe mapy procesu i pierwsze informacje można uzyskać w ciągu kilku dni. Szczegółowa analiza i ustalenie przyczyn źródłowych zwykle zajmują kolejne tygodnie.

Tak. Process mining pokazuje, gdzie i dlaczego zgłoszenia wydatków często wracają do poprawy, pomagając wykryć powtarzające się błędy i problemy z interpretacją zasad. Może też wskazać częste naruszenia, co ułatwia zaplanowanie odpowiednich szkoleń lub wprowadzenie ściślejszej kontroli, poprawę zgodności i ograniczenie poprawek.

Dane z SAP Concur można zwykle wyodrębnić za pomocą standardowych funkcji raportowania lub API, jeśli chodzi o większe zbiory danych. Przygotowanie podstawowych raportów jest proste, ale niestandardowe wyodrębnianie danych może wymagać wiedzy technicznej. Przed analizą często trzeba też oczyścić i przekształcić dane.

Głównym wyzwaniem może być przygotowanie wyodrębnionych danych w odpowiednim formacie dziennika zdarzeń, z jednoznacznymi identyfikatorami case, nazwami czynności i znacznikami czasu. Dopasowanie konkretnych pól SAP Concur do schematu process mining może wymagać doświadczenia w transformacji danych. Większość nowoczesnych narzędzi process mining oferuje gotowe konektory lub elastyczne opcje importu.

Mierzalne usprawnienia, takie jak krótszy czas realizacji lub niższe koszty przetwarzania, często można zaobserwować w ciągu 3–6 miesięcy od wdrożenia rekomendowanych zmian. Tempo poprawy zależy od złożoności zmian i ich przyjęcia w organizacji. Bieżące monitorowanie pozwala śledzić postępy.

Sprawniejsze rozliczanie wydatków. Zacznij usprawniać proces już teraz

Sprawdź, jak skrócić cykl rozliczania wydatków o 30% i poprawić zgodność.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana. Optymalizację można rozpocząć w kilka minut.