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Améliorez votre gestion des dépenses

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la gestion des dépenses dans SAP Concur.
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Optimisez la gestion des dépenses dans SAP Concur

Les inefficacités de la gestion des dépenses entraînent souvent des retards d’approbation, des violations des politiques ou des difficultés lors des audits. Notre plateforme identifie précisément les points de blocage de votre processus, de la soumission au remboursement. Vous pouvez ainsi optimiser vos opérations, renforcer la conformité et améliorer la satisfaction des salariés.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre gestion des dépenses dans SAP Concur ?

La gestion des dépenses est une fonction essentielle de l’entreprise, mais elle devient souvent une source de frustration, d’inefficacité et de coûts cachés. SAP Concur est une solution de référence conçue pour simplifier ce processus, mais son exécution réelle au sein de votre organisation peut s’éloigner considérablement du fonctionnement attendu. Une gestion des dépenses non optimisée peut entraîner des remboursements tardifs, nuire à la satisfaction des collaborateurs, accroître la charge administrative et exposer votre entreprise à des risques de conformité ainsi qu’à d’éventuelles difficultés lors des audits. Pour préserver votre santé financière et votre excellence opérationnelle, il est essentiel de comprendre le déroulement réel de vos notes de frais, de leur création à leur remboursement final et à leur comptabilisation.

Les inefficacités de votre processus de gestion des dépenses dans SAP Concur ne sont pas toujours évidentes. Elles se traduisent par des temps de cycle d’approbation plus longs, des interventions manuelles fréquentes, des violations des politiques et des reprises, autant de facteurs qui augmentent les coûts opérationnels et dégradent l’expérience des collaborateurs. Optimiser ce processus ne consiste pas seulement à réduire les coûts. Il s’agit aussi de mettre en place un système transparent, efficace et conforme, qui accompagne vos équipes et renforce vos contrôles financiers.

Améliorer l’efficacité grâce au Process Mining appliqué aux dépenses SAP Concur

Le Process Mining offre une approche fondée sur les données pour comprendre et améliorer votre gestion des dépenses dans SAP Concur. Au lieu de vous appuyer sur des hypothèses ou des témoignages isolés, vous utilisez les journaux d’événements générés par SAP Concur pour reconstituer le parcours réel de chaque note de frais. Vous obtenez ainsi une vision objective et de bout en bout, qui montre précisément ce qui se passe, à quel moment et par qui.

En analysant vos données SAP Concur, le Process Mining peut représenter visuellement chaque parcours suivi par une note de frais, de « Expense Report Created » à « Accounting Posted ». Vous pouvez ainsi repérer facilement les écarts fréquents par rapport au processus prévu, identifier l’emplacement réel des goulots d’étranglement et mesurer le temps exact consacré à chaque activité. Vous pouvez, par exemple, vérifier si certains services ou approbateurs provoquent régulièrement des retards, ou si certaines catégories de dépenses sont plus souvent renvoyées pour révision. Ce niveau de détail est essentiel pour améliorer efficacement la gestion des dépenses.

Principaux leviers d’amélioration des processus

L’application du Process Mining à vos données SAP Concur peut mettre en évidence plusieurs domaines nécessitant des améliorations ciblées et vous aider à optimiser réellement vos opérations :

  • Optimisez les flux de travail d’approbation : identifiez les étapes, telles que « Manager Review Pending » ou « Finance Review Pending », qui contribuent le plus aux retards d’approbation. Analysez les raisons de ces délais : charge de travail, configuration du système ou besoin de politiques plus claires. Ces informations sont essentielles pour réduire le temps de cycle global des notes de frais.
  • Renforcez la conformité aux politiques : repérez les situations où « Policy Check Performed » entraîne fréquemment « Policy Violation Flag » ou lorsque les notes de frais sont « Sent Back for Revision ». La compréhension de ces causes peut conduire à améliorer la formation des collaborateurs, à clarifier la communication des politiques ou à ajuster la configuration de SAP Concur afin de prévenir les violations.
  • Réduisez les reprises et les exceptions : localisez les notes de frais renvoyées à plusieurs reprises pour révision ou rejet. En analysant les raisons de ces exceptions, vous pouvez réduire les efforts manuels, améliorer la qualité des données et accélérer le traitement.
  • Optimisez la rapidité des remboursements : veillez à ce que « Reimbursement Executed » intervienne rapidement après l’approbation d’une note de frais. Tout retard à cette étape affecte directement la satisfaction des collaborateurs et peut révéler des problèmes dans vos opérations financières ou dans l’intégration avec les systèmes bancaires.

Résultats concrets de l’optimisation du processus de gestion des dépenses

En appliquant le Process Mining à votre gestion des dépenses dans SAP Concur, vous pouvez obtenir des améliorations mesurables dans toute l’organisation :

  • Réduisez les temps de cycle : diminuez sensiblement le délai entre la soumission d’une note de frais et son remboursement final afin d’améliorer la satisfaction et la productivité des collaborateurs.
  • Réalisez des économies : réduisez les efforts administratifs et les reprises, tout en limitant les risques d’amendes ou de difficultés lors des audits grâce à une meilleure conformité.
  • Renforcez la conformité et la gestion des risques : identifiez et traitez rapidement les violations des politiques afin de consolider vos contrôles internes et de réduire les risques financiers.
  • Améliorez l’expérience des collaborateurs : créez un processus de déclaration des dépenses plus transparent et plus efficace, pour réduire la frustration et améliorer la satisfaction.
  • Utilisez mieux vos ressources : libérez les équipes financières et managériales du suivi des approbations et de la correction des erreurs afin qu’elles puissent se consacrer à des tâches plus stratégiques.

Engagez la transformation de vos dépenses dans SAP Concur

Optimiser votre processus de gestion des dépenses dans SAP Concur ne doit pas être une tâche insurmontable. Grâce au Process Mining, vous disposez d’analyses claires fondées sur les données, qui montrent précisément où et comment progresser. En vous concentrant sur l’exécution réelle de votre processus, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour réduire les goulots d’étranglement, garantir la conformité et améliorer l’efficacité dans toute l’organisation. Faites le premier pas vers une gestion des dépenses plus simple et plus efficace.

Gestion des dépenses Approbation des notes de frais Processus de remboursement Conformité financière Maîtrise des coûts Remboursements des employés Service financier Efficacité des processus Frais de déplacement Dépenses des employés Notes de frais T&E

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Des temps d’attente excessifs pour obtenir l’approbation du responsable ou du service financier ralentissent considérablement l’ensemble du processus de gestion des dépenses dans SAP Concur. Cette situation frustre les collaborateurs, affecte la trésorerie et peut dégrader la satisfaction interne en retardant les remboursements. Il est essentiel d’identifier l’origine de ces délais pour améliorer l’efficacité opérationnelle. ProcessMind localise précisément les goulots d’étranglement en analysant la durée des activités et met en évidence les approbateurs ou les services à l’origine des blocages. La plateforme visualise le flux du processus, souligne les parcours longs les plus fréquents et quantifie l’impact de ces délais afin de permettre des améliorations ciblées et d’accélérer les approbations des dépenses.

Les violations des politiques qui ne sont ni identifiées ni traitées dans les notes de frais présentent des risques importants pour la Conformité et peuvent entraîner des sanctions financières ou des échecs lors des audits. Sans visibilité claire sur les lieux et les causes de ces violations, les organisations peinent à faire respecter efficacement leurs politiques dans SAP Concur, ce qui accroît les risques de responsabilité et de fraude. ProcessMind détecte automatiquement les signalements de violation des politiques dans les notes de frais et représente les tendances de non-conformité. La plateforme met en évidence les catégories de dépenses, services ou périodes de déclaration présentant les taux de violation les plus élevés, afin de permettre une intervention en amont, une formation ciblée et un contrôle plus strict des politiques.

Un volume élevé de notes de frais renvoyées pour correction, souvent en raison de justificatifs manquants, de données incorrectes ou de problèmes liés aux politiques, génère un important travail de reprise. Le traitement s’allonge, les collaborateurs sont frustrés et la charge administrative augmente pour les équipes financières comme pour les collaborateurs dans SAP Concur. ProcessMind identifie précisément les raisons et les étapes auxquelles les notes de frais sont renvoyées, par exemple après

Le délai total entre la soumission d’une note de frais par un collaborateur et la réception du remboursement peut être excessivement long et imprévisible. Cette inefficacité du processus de Gestion des dépenses, souvent géré dans SAP Concur, réduit la satisfaction des collaborateurs, peut créer des difficultés de trésorerie pour ces derniers et entraîne une perte globale de productivité lorsqu’ils doivent relancer les paiements. ProcessMind fournit une vision de bout en bout du cycle de remboursement et identifie le délai réel entre la soumission et l’exécution du remboursement. La plateforme met en évidence les étapes ou transmissions où les retards s’accumulent, afin de simplifier le processus, de réduire les temps d’attente et d’améliorer la satisfaction des collaborateurs grâce à des remboursements plus rapides.

Les écarts involontaires ou non autorisés par rapport au flux standard de Gestion des dépenses créent des lacunes dans les contrôles, augmentent les risques d’audit et peuvent entraîner une application incohérente des politiques. Sans visibilité claire sur l’exécution réelle du processus dans SAP Concur, il est difficile d’identifier et de limiter ces parcours non standard. ProcessMind représente automatiquement toutes les variantes de processus exécutées et les compare au parcours idéal défini. La plateforme quantifie la fréquence et l’impact de ces écarts, afin de comprendre leurs causes, de faire respecter les procédures opérationnelles standard et de réduire les risques de non-conformité liés au traitement non standard des dépenses.

Les équipes financières consacrent trop de temps à examiner et à vérifier manuellement l’exactitude et la conformité des notes de frais. Cette charge manuelle élevée dans le processus de Gestion des dépenses de SAP Concur augmente les coûts opérationnels, retarde le traitement et réduit la productivité de la direction financière, qui dispose de moins de temps pour ses missions stratégiques. ProcessMind identifie les causes profondes des interventions manuelles en mettant en évidence des activités telles que

Les notes de frais suivent souvent des parcours d’approbation imprévisibles ou incohérents, ce qui entraîne de la confusion, des retards et un manque de contrôle standardisé. Cette variabilité du routage dans SAP Concur peut conduire à une application inégale des politiques et compliquer les audits, car le suivi des approbations devient difficile. ProcessMind visualise tous les parcours d’approbation réellement suivis par les notes de frais et les compare à la hiérarchie prévue. La plateforme identifie les écarts par rapport au routage standard ainsi que leurs causes, afin d’aider les organisations à appliquer des flux de travail d’approbation cohérents et à mieux contrôler le processus de gestion des dépenses.

La fréquence des constats lors des audits internes ou externes des notes de frais révèle des problèmes systémiques de Conformité ou de documentation. Ces échecs d’audit entraînent des coûts importants, notamment des sanctions et des efforts de remédiation, et peuvent nuire à la réputation financière de l’organisation, en particulier dans un système tel que SAP Concur. ProcessMind analyse les résultats des audits passés et les signalements de violation des politiques afin d’identifier les tendances et les causes profondes des constats. La plateforme met en évidence les zones à risque du processus de Gestion des dépenses, ce qui permet de corriger les problèmes sous-jacents en amont et de réduire sensiblement les coûts et les risques liés aux futurs audits.

Les coûts cachés liés au traitement de chaque note de frais, notamment le temps consacré aux reprises, aux retards et aux contrôles manuels, peuvent être considérables. Ces inefficacités augmentent le coût opérationnel global de la Gestion des dépenses, ce qui affecte les résultats sans que leur origine dans SAP Concur soit clairement visible. ProcessMind quantifie les coûts associés aux inefficacités spécifiques du processus, telles que les délais de traitement prolongés, les rejets ou les écarts. La plateforme aide à repérer les possibilités de réduire ces dépenses opérationnelles en simplifiant les activités et en automatisant les tâches répétitives, pour une Gestion des dépenses plus économique.

Des écarts importants entre l’exécution du remboursement et la comptabilisation finale entraînent des difficultés de rapprochement et des retards dans le reporting financier. Cette rupture dans le cycle de vie de la gestion des dépenses, même après le traitement d’une dépense dans SAP Concur, peut nuire à l’exactitude financière et à la clôture des comptes dans les délais. ProcessMind suit le cycle de vie complet d’une note de frais, de sa création à sa comptabilisation finale. La plateforme identifie le temps moyen consacré aux activités comptables après le remboursement et met en évidence les retards et les goulots d’étranglement de cette dernière étape essentielle, afin de garantir un rapprochement financier rapide et exact.

Une catégorisation inexacte ou incohérente des dépenses fausse les reportings financiers, complique la budgétisation et peut créer des problèmes de Conformité. Ces erreurs nécessitent souvent une correction manuelle lors de l’examen financier dans SAP Concur, ce qui augmente les reprises et retarde l’ensemble du processus de Gestion des dépenses. ProcessMind analyse les attributs de

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire sensiblement le délai nécessaire à l’approbation d’une note de frais, de sa soumission à l’approbation finale du responsable et du service financier. Des approbations plus rapides améliorent la satisfaction des collaborateurs grâce à des remboursements accélérés et réduisent la charge opérationnelle en limitant les relances et les interventions manuelles. ProcessMind révèle les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation SAP Concur et identifie les étapes, services ou personnes à l’origine des retards. En analysant les temps de cycle et les reprises, la plateforme localise les domaines où des ajustements du processus ou l’automatisation peuvent réduire les délais d’approbation, potentiellement de 20 à 30 %, pour une gestion des dépenses plus efficace.

Atteindre cet objectif signifie garantir qu’une proportion plus élevée de notes de frais respecte strictement les politiques de l’entreprise, en limitant les dépenses non autorisées et les soumissions incorrectes. Une meilleure Conformité réduit les risques financiers, prévient la fraude et soutient une gestion financière responsable dans toute l’organisation. ProcessMind surveille chaque transaction dans SAP Concur et signale automatiquement les violations des politiques ainsi que les écarts par rapport aux processus standard. La plateforme aide à identifier les causes profondes de la non-conformité, telles que des politiques peu claires ou une formation insuffisante, afin de mettre en place des interventions ciblées, d’améliorer le respect des politiques de 15 à 25 % et de garantir une gouvernance financière solide.

Cet objectif vise à diminuer le nombre de fois où une note de frais est renvoyée au collaborateur pour correction ou demande d’informations complémentaires. Moins de corrections signifie moins de reprises pour les collaborateurs et les équipes financières, ainsi qu’un gain de temps et d’effort pour tous les acteurs du processus de Gestion des dépenses. ProcessMind représente le flux réel des notes de frais et révèle les raisons et les étapes auxquelles elles sont fréquemment renvoyées pour correction dans SAP Concur. En identifiant les erreurs récurrentes ou les informations manquantes, ProcessMind permet de mettre en place des consignes ou des formations plus claires, de réduire les reprises de 10 à 20 % et d’améliorer le taux d’approbation dès la première soumission.

Cet objectif porte sur la rapidité globale et le bon déroulement du processus de remboursement, de l’approbation finale au versement des fonds sur le compte du collaborateur. Des remboursements plus efficaces améliorent directement la satisfaction des collaborateurs et réduisent les demandes adressées à la direction financière. ProcessMind fournit des analyses détaillées des étapes suivant l’approbation dans la Gestion des dépenses de SAP Concur et identifie les retards liés à la planification ou à l’exécution des paiements. En analysant le cycle de remboursement de bout en bout, la plateforme aide à optimiser les lots de paiements et les points d’intégration, avec la possibilité de réduire les délais de remboursement de 15 à 20 % et d’améliorer la gestion de la trésorerie.

Cet objectif vise à obtenir une compréhension claire et immédiate de tout écart par rapport au processus standard prévu de gestion des dépenses. Une meilleure visibilité permet aux organisations de traiter de manière proactive les inefficacités, les risques de conformité et les goulots d’étranglement potentiels avant qu’ils ne s’aggravent. ProcessMind découvre et visualise automatiquement le flux réel du processus dans SAP Concur et met en évidence toutes les variations par rapport au parcours idéal. Cette fonctionnalité permet aux entreprises de localiser les étapes inattendues, les solutions de contournement non officielles et les complexités cachées, afin d’obtenir une transparence complète sur les opérations et d’optimiser les processus à partir des données.

L’objectif est ici de réduire les efforts manuels consacrés aux activités répétitives ou fondées sur des règles lors de l’examen financier, afin de permettre aux professionnels de la finance de se concentrer sur des missions plus stratégiques. L’automatisation améliore la cohérence, réduit les erreurs humaines et accélère l’ensemble du processus de Gestion des dépenses. ProcessMind identifie les étapes très répétitives et fondées sur des règles du processus d’examen financier dans SAP Concur qui se prêtent à l’automatisation. En comprenant précisément les conditions et les déclencheurs de ces tâches, la plateforme aide à concevoir et à hiérarchiser les initiatives d’automatisation, ce qui réduit sensiblement les interventions manuelles et les délais de traitement.

Cet objectif vise à établir et à appliquer un routage cohérent et prévisible des notes de frais, fondé sur des critères prédéfinis, afin de réduire l’ambiguïté et la variabilité du processus d’approbation. Des parcours standardisés garantissent l’équité, améliorent l’auditabilité et simplifient les opérations. ProcessMind analyse tous les flux d’approbation historiques dans SAP Concur, repère les routages incohérents et identifie les conditions dans lesquelles les écarts apparaissent. En comparant les parcours réels et idéaux, la plateforme aide à repenser et à appliquer des flux de travail d’approbation standard, à réduire la variation de 20 à 30 % et à renforcer la gouvernance.

Cet objectif consiste à identifier et à résoudre en amont les insuffisances du processus qui conduisent généralement à des constats d’audit, afin de réduire le nombre et la gravité des problèmes relevés. Moins de constats signifie des coûts de Conformité réduits et une meilleure crédibilité pour l’organisation. ProcessMind examine systématiquement les données du processus de Gestion des dépenses afin de repérer les tendances associées aux constats d’audit passés, telles que les violations des politiques ou les documents manquants dans SAP Concur. Grâce à des alertes précoces et à une analyse des causes profondes, la plateforme aide à mettre en œuvre des mesures correctives et peut réduire de 15 à 25 % les coûts et les constats liés aux audits.

L’objectif est de diminuer le coût total associé au traitement de chaque note de frais, notamment la main-d’œuvre, l’utilisation du système et les frais généraux. La réduction des coûts de traitement améliore directement les résultats de l’organisation et son efficacité financière. ProcessMind quantifie le coût associé à chaque activité et à chaque parcours du processus de Gestion des dépenses dans SAP Concur, en identifiant les reprises coûteuses, les étapes manuelles ou les activités redondantes. En mettant en évidence les domaines les plus coûteux, la plateforme permet de cibler les optimisations et d’obtenir une réduction potentielle de 10 à 15 % du coût par note de frais grâce à la simplification du processus.

Cet objectif vise à réduire le délai entre le remboursement d’une note de frais et l’enregistrement final des transactions dans le système comptable. Des enregistrements plus rapides améliorent l’exactitude des reportings financiers, simplifient le rapprochement et garantissent la clôture des comptes dans les délais. ProcessMind suit le cycle de vie complet d’une note de frais, notamment son transfert de SAP Concur vers le système comptable, et identifie les retards éventuels dans le transfert des données ou les étapes de rapprochement manuel. En représentant les activités postérieures au remboursement, ProcessMind aide à optimiser les points d’intégration et à réduire de 10 à 20 % le délai de traitement des enregistrements comptables.

Cet objectif vise à garantir que les dépenses sont catégorisées de manière cohérente et correcte, conformément aux codes financiers et aux politiques de l’entreprise. Une catégorisation exacte est essentielle pour produire des reportings financiers fiables, établir les budgets et assurer la conformité fiscale, tout en limitant les erreurs et les reprises pour les équipes financières. ProcessMind analyse les données historiques de dépenses et identifie les tendances de catégorisation incorrecte ou incohérente dans SAP Concur. En localisant les étapes ou les conditions à l’origine de ces erreurs, la plateforme aide à mettre en place des consignes ou des règles d’automatisation plus claires, à améliorer l’exactitude de la catégorisation de 10 à 15 % et à renforcer l’intégrité des données financières.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes de la gestion des dépenses

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2

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3

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Analysez votre processus
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Mettez en œuvre les améliorations
6

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Que faire

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Pourquoi c’est important

L’utilisation du bon modèle évite les erreurs d’importation et garantit la collecte de toutes les informations nécessaires depuis votre système SAP Concur, créant ainsi une base solide pour l’analyse.

Résultat attendu

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CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez la réalité de votre processus de dépenses SAP Concur

ProcessMind visualise votre processus de gestion des dépenses de bout en bout, révèle les flux de travail réellement suivis et met au jour les inefficacités cachées. Obtenez une analyse détaillée de chaque étape, de la soumission au remboursement.
  • Visualisez les flux de dépenses de bout en bout
  • Identifiez précisément les goulots d’étranglement lors des approbations
  • Détectez les violations des politiques et les écarts de conformité
  • Réduisez les délais de remboursement
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Identify bottlenecks and delays
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Design your optimized process
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RÉSULTATS HABITUELS

Bénéfices concrets d’une gestion optimisée des dépenses

Ces résultats illustrent les améliorations mesurables que les organisations peuvent obtenir dans leur processus de Gestion des dépenses grâce au Process Mining. L’analyse des données SAP Concur permet de repérer les inefficacités et les possibilités d’optimisation, avec des gains significatifs à la clé.

0 %
Cycle d’approbation plus rapide

Réduction moyenne du délai d’approbation

Optimisez le processus de vérification afin de réduire sensiblement le temps nécessaire à l’approbation financière finale des notes de frais et d’accélérer ainsi l’ensemble des opérations.
0 %
Amélioration de la conformité aux politiques

Baisse du taux de violation des politiques

Identifiez et traitez les causes racines de la non-conformité pour réduire les violations des politiques et les risques financiers associés à l’ensemble des notes de frais.
0 %
Réduction des reprises sur les notes de frais

Baisse du taux de reprise des notes de frais

Réduisez le nombre de notes de frais renvoyées par les responsables ou le service financier pour correction, afin d’améliorer la qualité des données et de limiter le travail manuel.
~ 0 days
Remboursements plus rapides

Réduction du délai d’exécution des remboursements

Réduisez le délai entre l’approbation finale et l’exécution effective du remboursement, pour améliorer la satisfaction des collaborateurs et la gestion de la trésorerie.
0 %
Amélioration de la conformité du processus

Meilleur respect des chemins standard

Obtenez une visibilité claire sur les écarts au processus et augmentez la proportion de notes de frais qui suivent les chemins d’approbation et de traitement standard prédéfinis.
0 %
Réduction du temps de vérification financière

Baisse moyenne du temps consacré aux vérifications manuelles

Identifiez les goulots d’étranglement et automatisez les tâches répétitives du processus de vérification financière afin de réduire sensiblement le temps moyen consacré à chaque note de frais.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et les améliorations mises en œuvre. Ces chiffres correspondent aux gains généralement observés dans différents projets de Process Mining.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une note de frais, utilisé comme identifiant principal du cas.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la pierre angulaire de l’analyse, car il relie tous les événements individuels au sein d’un flux de processus cohérent pour chaque note de frais.

Nom de l’événement métier survenu à un moment précis du processus de Gestion des dépenses.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes de la carte de processus et permet de visualiser et d’analyser le parcours d’une note de frais.

Date et heure précises auxquelles une activité donnée s’est produite.

Pourquoi c’est important

Il fournit l’ordre chronologique de tous les événements et permet ainsi de calculer les durées et d’analyser les performances du processus au fil du temps.

Identifiant du collaborateur ou de l’utilisateur système ayant effectué l’activité.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la répartition de la charge de travail, les performances des utilisateurs et l’allocation des ressources, autant d’éléments importants pour identifier les besoins de formation et les possibilités d’amélioration du processus.

Valeur monétaire totale de la note de frais.

Pourquoi c’est important

Fournit un contexte financier important et permet d’analyser les données selon leur valeur monétaire, notamment pour identifier les notes de montant élevé susceptibles de nécessiter un audit complémentaire.

Service ou centre de coûts auquel appartient le collaborateur ayant soumis la note.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser le processus par unité opérationnelle et d’identifier les comportements, les goulots d’étranglement ou les problèmes de conformité propres à chaque service.

Indique si la note de frais a été signalée pour violation d’une politique.

Pourquoi c’est important

Contribue directement à l’analyse de la conformité, en aidant à mesurer et à améliorer le respect des politiques de dépenses de l’entreprise et à réduire les risques financiers.

Identifiant du responsable ou de l’utilisateur financier chargé d’approuver la note de frais.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser en détail la performance des approbateurs, afin d’optimiser les flux de travail d’approbation et d’identifier les besoins de formation.

La classification de la dépense, par exemple les déplacements, les repas ou les fournitures de bureau.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser le comportement du processus selon le type de dépense et de mettre en évidence des problèmes propres à certaines catégories en matière de conformité ou d’efficacité.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Indique le lancement d’une nouvelle note de frais par un collaborateur. Cet événement est enregistré lorsqu’un utilisateur enregistre une nouvelle note de frais pour la première fois, ce qui génère un identifiant unique de note de frais.

Pourquoi c’est important

Il s’agit du point de départ de tous les calculs du délai de cycle de bout en bout. Cet événement fournit la référence nécessaire pour mesurer la durée totale du processus.

Le collaborateur soumet officiellement la note de frais complétée pour approbation. Cette action initiée par l’utilisateur fait passer le statut de la note de « Draft » à « Submitted » et déclenche le flux de travail d’approbation.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue une étape clé, car elle marque le début du cycle d’approbation. Elle est indispensable pour mesurer les délais d’approbation du responsable et du service financier.

Le responsable hiérarchique examine la note de frais et l’approuve, ce qui la fait passer à l’étape suivante du flux de travail. Cette action est capturée comme une modification de statut et enregistrée avec les informations de l’approbateur ainsi qu’un horodatage.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape clé du processus d’approbation. Son suivi permet d’analyser les délais d’approbation des responsables et d’identifier les goulots d’étranglement au premier niveau de vérification.

L’équipe financière ou d’audit termine sa vérification et donne son approbation finale au remboursement. Il s’agit d’une étape clé, enregistrée comme un événement explicite dans l’historique des approbations.

Pourquoi c’est important

Cet événement marque la fin de l’ensemble du cycle d’approbation. Il constitue le point final pour mesurer la durée globale du cycle d’approbation et déclenche le processus de remboursement.

Le paiement est traité et les fonds sont versés au collaborateur. Il s’agit généralement d’un événement explicite déclenché par le système de paiement, qui met ensuite à jour le statut dans SAP Concur.

Pourquoi c’est important

Marque la fin de l’étape de paiement et joue un rôle important dans la satisfaction des collaborateurs. Il s’agit du point final pour mesurer l’efficacité des remboursements.

La transaction financière correspondant au remboursement est officiellement enregistrée dans le grand livre de l’entreprise. Cette dernière étape est souvent consignée lors de l’extraction et du chargement des données dans le système ERP.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la dernière activité du processus de bout en bout. Elle est indispensable pour mesurer la durée complète du cycle et le délai d’enregistrement comptable.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining visualise le flux réel de vos notes de frais et révèle les goulots d’étranglement des approbations ainsi que les écarts par rapport aux politiques. Il aide à identifier les causes profondes des inefficacités, comme les rejets fréquents ou les remboursements tardifs. Vous pouvez ainsi accélérer les cycles d’approbation et améliorer le respect des politiques.

Vous aurez principalement besoin des journaux d’événements de SAP Concur. Ils doivent comprendre l’Expense Report ID comme identifiant de cas, les noms des activités et les horodatages de chaque étape. Des attributs supplémentaires, comme le demandeur, l’approbateur, le montant et le type de dépense, permettent d’approfondir l’analyse.

Vous pouvez visualiser le processus complet, de bout en bout, y compris toutes ses variantes et ses boucles de reprise cachées. Les analyses permettent d’identifier les goulots d’étranglement précis des approbations, les parcours non conformes et les domaines où le travail manuel est important. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations pour réduire les coûts de traitement et accélérer la comptabilisation.

La configuration initiale, notamment l’extraction des données et la connexion à un outil de Process Mining, peut prendre quelques semaines. Ensuite, des cartographies de processus de base et les premières analyses peuvent être générées en quelques jours. L’analyse approfondie et l’identification des causes profondes suivent généralement au cours des semaines suivantes.

Oui. En visualisant où et pourquoi les notes de frais sont fréquemment renvoyées, le Process Mining identifie les erreurs courantes et les problèmes d’interprétation des politiques. Il peut mettre en évidence les violations récurrentes, afin que vous puissiez mettre en place des formations ciblées ou des contrôles plus stricts pour améliorer la conformité et réduire les reprises.

L’extraction des données depuis SAP Concur consiste généralement à utiliser ses fonctionnalités de reporting standard ou son accès API pour les jeux de données volumineux. Les rapports simples sont généralement faciles à obtenir, mais une extraction personnalisée peut nécessiter certaines compétences techniques. Le nettoyage et la transformation des données sont souvent nécessaires avant l’analyse.

La principale difficulté consiste à garantir que les données extraites respectent le format attendu pour un journal d’événements, avec des identifiants de cas, des activités et des horodatages clairement définis. L’association des champs SAP Concur au schéma de Process Mining peut nécessiter une certaine expertise en transformation des données. La plupart des outils modernes de Process Mining proposent des connecteurs fiables ou des options d’importation flexibles.

Des améliorations mesurables, comme la réduction des temps de cycle ou des coûts de traitement, peuvent souvent être observées dans les trois à six mois suivant la mise en œuvre des recommandations identifiées. La rapidité des progrès dépend de la complexité des changements et de leur adoption par l’organisation. Un suivi continu permet de mesurer l’évolution dans le temps.

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