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Améliorez la gestion de vos dépenses

Un guide en 6 étapes pour optimiser la gestion des dépenses dans SAP Concur.
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Gestion des dépenses
SAP Concur

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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
Défis(11)Objectifs(11)6 étapesAperçuRésultatsDonnéesFAQ(5)

Optimisez la gestion des dépenses dans SAP Concur

Les inefficacités dans la gestion des dépenses entraînent souvent des retards d’approbation, des violations des règles ou des difficultés lors des audits. Notre plateforme repère les points de blocage dans votre processus, de la soumission au remboursement. Vous pouvez ainsi optimiser les opérations, renforcer la conformité et améliorer la satisfaction des salariés.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des dépenses dans SAP Concur ?

La gestion des dépenses est une fonction essentielle de l’entreprise, mais elle devient souvent une source de frustration, d’inefficacité et de coûts cachés. SAP Concur est une solution de référence conçue pour simplifier ce processus, mais son utilisation au quotidien peut s’écarter considérablement du fonctionnement prévu. Une gestion des dépenses mal optimisée peut retarder les remboursements, nuire à la satisfaction des employés, alourdir les tâches administratives et exposer votre entreprise à des risques de non-conformité et à des difficultés lors des audits. Pour préserver votre santé financière et l’efficacité de vos opérations, il est essentiel de comprendre le parcours réel des notes de frais, de leur soumission à leur remboursement et à leur comptabilisation.

Les inefficacités du processus de gestion des dépenses dans SAP Concur ne sont pas toujours évidentes. Elles se traduisent par des délais d’approbation plus longs, des interventions manuelles fréquentes, des infractions aux règles et des reprises. Tous ces facteurs augmentent les coûts opérationnels et dégradent l’expérience des employés. Optimiser ce processus ne consiste pas seulement à réduire les coûts : il s’agit aussi de mettre en place un système transparent, efficace et conforme, qui accompagne vos équipes et renforce vos contrôles financiers.

Améliorer l’efficacité de la gestion des dépenses dans SAP Concur grâce au Process Mining

Le Process Mining permet de comprendre et d’améliorer la gestion des dépenses dans SAP Concur en s’appuyant sur les données. Plutôt que de vous fier à des suppositions ou à des témoignages isolés, vous pouvez utiliser les journaux d’événements générés par SAP Concur pour reconstituer le parcours réel de chaque note de frais. Vous obtenez ainsi une vue objective de bout en bout, qui montre précisément ce qui se passe, à quel moment et par qui.

En analysant les données de SAP Concur, le Process Mining représente chaque parcours suivi par une note de frais, de « Note de frais créée » à « Écriture comptable enregistrée ». Vous pouvez ainsi repérer facilement les écarts par rapport au processus prévu, localiser les véritables goulots d’étranglement et mesurer le temps consacré à chaque activité. Vous pouvez, par exemple, vérifier si certains services ou approbateurs sont régulièrement à l’origine de retards, ou si certaines catégories de dépenses entraînent plus souvent le renvoi des notes pour correction. Ces analyses détaillées vous aident à déterminer comment améliorer efficacement la gestion des dépenses.

Principaux leviers d’amélioration des processus

Le Process Mining appliqué aux données de SAP Concur peut mettre en évidence plusieurs domaines à améliorer en priorité et vous aider à optimiser vos opérations :

  • Optimiser les circuits d’approbation : Repérez les étapes, comme « En attente de l’examen du responsable » ou « En attente de l’examen du service financier », qui contribuent le plus aux retards d’approbation. Analysez les causes de ces délais : charge de travail, configuration du système ou besoin de règles plus claires. Ces informations vous aident à réduire le temps de cycle global des notes de frais.
  • Renforcer le respect des règles : Repérez les situations où l’étape « Vérification des règles effectuée » est souvent suivie d’un « Signalement d’infraction aux règles », ou celles où les notes sont « Renvoyées pour correction ». Comprendre les causes de ces écarts peut conduire à mieux former les employés, à clarifier les règles ou à ajuster la configuration de SAP Concur pour prévenir les infractions.
  • Réduire les reprises et les exceptions : Déterminez à quelles étapes et pour quelles raisons les notes de frais sont renvoyées à plusieurs reprises pour correction ou rejetées. L’analyse de ces exceptions vous permet de réduire les tâches manuelles, d’améliorer la qualité des données et d’accélérer le traitement.
  • Accélérer les remboursements : Vérifiez qu’une fois la note de frais approuvée, le « Remboursement effectué » intervient sans retard. Tout délai à cette étape affecte directement la satisfaction des employés et peut révéler des problèmes dans vos opérations financières ou dans l’intégration avec les systèmes bancaires.

Résultats concrets de l’optimisation du processus de gestion des dépenses

En appliquant le Process Mining à la gestion des dépenses dans SAP Concur, vous pouvez obtenir des améliorations mesurables dans toute votre organisation :

  • Réduction des temps de cycle : Réduisez considérablement le délai entre la soumission d’une note de frais et son remboursement final, pour améliorer la satisfaction et la productivité des employés.
  • Réduction des coûts : Limitez les tâches administratives et les reprises, et évitez les amendes ou les difficultés d’audit en renforçant la conformité.
  • Amélioration de la conformité et de la gestion des risques : Repérez et traitez les infractions aux règles en amont, renforcez vos contrôles internes et réduisez les risques financiers.
  • Amélioration de l’expérience des employés : Rendez le processus de déclaration des dépenses plus transparent et plus efficace, afin de réduire les frustrations et d’améliorer la satisfaction des employés.
  • Meilleure utilisation des ressources : Évitez aux équipes financières et aux responsables de devoir relancer les approbations ou corriger les erreurs, afin qu’ils puissent se consacrer à des tâches plus stratégiques.

Faites évoluer la gestion des dépenses dans SAP Concur

L’optimisation de la gestion des dépenses dans SAP Concur n’a pas à être une tâche intimidante. Le Process Mining vous fournit des analyses claires, fondées sur les données, qui montrent précisément où et comment apporter des améliorations. En vous concentrant sur le déroulement réel du processus, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour réduire les goulots d’étranglement, renforcer la conformité et améliorer l’efficacité de votre organisation. Faites le premier pas vers une gestion des dépenses plus efficace et mieux maîtrisée.

Gestion des dépenses Approbation des rapports de dépenses Processus de remboursement Conformité financière Maîtrise des coûts Remboursements des employés Service financier Efficacité des processus Frais de déplacement Dépenses des employés Déclaration des dépenses T&E

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les délais d’attente excessifs pour obtenir l’approbation d’un responsable ou du service financier ralentissent considérablement l’ensemble du processus de gestion des dépenses dans SAP Concur. Les employés sont frustrés, la trésorerie est affectée et les retards de remboursement nuisent à la satisfaction au sein de l’entreprise. Pour améliorer l’efficacité opérationnelle, il est essentiel de repérer l’origine de ces retards. ProcessMind localise précisément les goulots d’étranglement en analysant la durée des activités et met en évidence les approbateurs ou les services à l’origine des blocages. La visualisation du flux de processus fait ressortir les parcours longs les plus fréquents et permet de mesurer les conséquences de ces retards, afin de cibler les améliorations et d’accélérer les approbations de dépenses.

Les infractions aux règles dans les notes de frais qui ne sont ni repérées ni traitées présentent des risques importants pour la conformité. Elles peuvent entraîner des sanctions financières ou des échecs lors des audits. Sans visibilité claire sur les lieux et les causes de ces infractions, les organisations peinent à faire respecter efficacement leurs règles dans SAP Concur, ce qui accroît les risques de responsabilité et de fraude. ProcessMind détecte automatiquement les signalements d’infraction aux règles dans les notes de frais et met en évidence les tendances de non-conformité. Il repère les catégories de dépenses, les services ou les périodes de déclaration où les taux d’infraction sont élevés, afin de permettre une intervention préventive, des formations ciblées et une application plus stricte des règles.

Le renvoi fréquent des notes de frais pour correction, souvent en raison de justificatifs manquants, de données erronées ou du non-respect des règles, entraîne de nombreuses reprises. Le traitement s’allonge, les employés sont frustrés et la charge administrative augmente pour les employés comme pour les équipes financières dans SAP Concur. ProcessMind repère les raisons précises et les étapes auxquelles les notes de frais sont renvoyées, par exemple après

Le délai entre la soumission d’une note de frais par un employé et la réception de son remboursement peut être excessif et imprévisible. Cette inefficacité du processus de gestion des dépenses, souvent géré dans SAP Concur, réduit la satisfaction des employés, peut créer des difficultés de trésorerie pour eux et nuit à la productivité, car ils doivent relancer les paiements. ProcessMind offre une vue de bout en bout du cycle de remboursement et mesure le délai réel entre la soumission et l’exécution du remboursement. Il met en évidence les étapes ou les transferts où les retards s’accumulent, afin d’aider les organisations à optimiser le processus, à réduire les temps d’attente et à améliorer la satisfaction des employés grâce à des remboursements plus rapides.

Les écarts involontaires ou non autorisés par rapport au processus standard de gestion des dépenses créent des lacunes dans les contrôles, augmentent les risques d’audit et peuvent entraîner une application inégale des règles. Sans visibilité claire sur le déroulement réel du processus dans SAP Concur, il est difficile de repérer et de limiter ces parcours non conformes. ProcessMind cartographie automatiquement toutes les variantes du processus réellement suivies et les compare au parcours idéal défini. Il mesure la fréquence et les conséquences de ces écarts, afin d’aider les organisations à comprendre leur origine, à faire respecter les procédures opérationnelles standard et à réduire les risques de non-conformité liés au traitement non standard des dépenses.

Les équipes financières consacrent trop de temps à examiner et à vérifier manuellement l’exactitude et la conformité des notes de frais. Dans le processus de gestion des dépenses de SAP Concur, ce travail manuel augmente les coûts opérationnels, retarde le traitement et réduit la productivité du service financier, qui dispose de moins de temps pour ses missions stratégiques. ProcessMind repère les causes des interventions manuelles en mettant en évidence des activités telles que

Les notes de frais suivent souvent des circuits d’approbation imprévisibles ou incohérents, ce qui crée de la confusion, des retards et un manque de contrôle standardisé. Cette variabilité du routage dans SAP Concur peut entraîner une application inégale des règles et compliquer les audits, car il devient difficile de suivre les approbations. ProcessMind visualise tous les circuits d’approbation réellement suivis par les notes de frais et les compare à la hiérarchie prévue. Il repère les écarts par rapport au routage standard et leurs causes, afin d’aider les organisations à uniformiser les circuits d’approbation et à mieux contrôler le processus de gestion des dépenses.

La fréquence des constats lors des audits internes ou externes des notes de frais révèle des problèmes systémiques de conformité ou de documentation. Ces constats entraînent des coûts importants, notamment des sanctions et des mesures correctives, et peuvent nuire à la réputation financière de l’organisation, en particulier dans un système comme SAP Concur. ProcessMind analyse les résultats des audits précédents et les signalements d’infraction aux règles pour repérer les tendances et les causes des constats. Il met en évidence les domaines à risque du processus de gestion des dépenses, afin de permettre de corriger les problèmes en amont et de réduire sensiblement les coûts et les risques liés aux futurs audits.

Les coûts cachés du traitement de chaque note de frais, notamment le temps consacré aux reprises, aux retards et aux vérifications manuelles, peuvent être importants. Ces inefficacités augmentent le coût opérationnel global de la gestion des dépenses et pèsent sur les résultats financiers, sans que leur origine soit clairement visible dans SAP Concur. ProcessMind mesure les coûts associés aux inefficacités du processus, comme les temps de cycle prolongés, les rejets ou les écarts. Il aide à repérer les possibilités de réduire ces dépenses opérationnelles en optimisant les activités et en automatisant les tâches répétitives, pour rendre la gestion des dépenses plus économique.

Un délai important entre l’exécution du remboursement et l’enregistrement comptable final complique les rapprochements et retarde les rapports financiers. Cette rupture dans le cycle de gestion des dépenses, même après le traitement d’une dépense dans SAP Concur, peut nuire à l’exactitude des comptes et à leur clôture dans les délais. ProcessMind suit l’ensemble du cycle de vie d’une note de frais, de sa création à son enregistrement comptable final. Il mesure le délai moyen des activités comptables après le remboursement et met en évidence les retards et les goulots d’étranglement de cette dernière étape, afin de garantir un rapprochement financier exact et effectué dans les délais.

Une catégorisation inexacte ou incohérente des dépenses fausse les rapports financiers, complique la budgétisation et peut entraîner des problèmes de conformité. Ces erreurs nécessitent souvent des corrections manuelles lors de l’examen financier dans SAP Concur, ce qui augmente les reprises et retarde l’ensemble du processus de gestion des dépenses. ProcessMind analyse les attributs de

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire considérablement le délai d’approbation d’une note de frais, de sa soumission à l’approbation finale du responsable et du service financier. Des approbations plus rapides améliorent la satisfaction des employés grâce à des remboursements plus rapides et réduisent la charge opérationnelle en limitant les relances et les interventions manuelles. ProcessMind repère les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation de SAP Concur et identifie les étapes, les services ou les personnes à l’origine des retards. En analysant les temps de cycle et les reprises, la plateforme met en évidence les ajustements du processus ou les possibilités d’automatisation qui peuvent réduire les délais d’approbation, potentiellement de 20 à 30 %, et améliorer la gestion des dépenses.

Cet objectif consiste à augmenter la proportion de notes de frais qui respectent strictement les règles de l’entreprise, afin de limiter les dépenses non autorisées et les déclarations incorrectes. Une meilleure conformité réduit les risques financiers, prévient la fraude et contribue à une gestion responsable des finances dans toute l’organisation. ProcessMind surveille chaque transaction dans SAP Concur et signale automatiquement les infractions aux règles et les écarts par rapport aux processus standard. Il aide à repérer les causes de non-conformité, comme des règles peu claires ou une formation insuffisante, afin de mettre en place des mesures ciblées, d’améliorer le respect des règles de 15 à 25 % et de renforcer la gouvernance financière.

Cet objectif vise à réduire le nombre de fois où une note de frais est renvoyée à l’employé pour correction ou pour obtenir des informations complémentaires. Moins de corrections signifie moins de reprises pour les employés et les équipes financières, et donc un gain de temps et d’efforts pour toutes les personnes concernées par la gestion des dépenses. ProcessMind cartographie le parcours réel des notes de frais et révèle les raisons et les étapes auxquelles elles sont souvent renvoyées pour correction dans SAP Concur. En repérant les erreurs fréquentes et les informations manquantes, ProcessMind aide les organisations à clarifier leurs consignes ou à mettre en place des formations, afin de réduire les reprises de 10 à 20 % et d’augmenter le taux d’approbation dès la première soumission.

Cet objectif porte sur la rapidité et le bon déroulement du remboursement, de l’approbation finale au versement des fonds sur le compte de l’employé. Des remboursements plus efficaces améliorent directement la satisfaction des employés et réduisent les demandes adressées au service financier. ProcessMind fournit des analyses détaillées des étapes qui suivent l’approbation dans le processus de gestion des dépenses de SAP Concur et repère les retards dans la planification ou l’exécution des paiements. En analysant le cycle de remboursement de bout en bout, la plateforme aide à optimiser les lots de paiement et les points d’intégration, ce qui peut réduire les délais de remboursement de 15 à 20 % et améliorer la gestion de la trésorerie.

Cet objectif vise à obtenir une compréhension claire et immédiate de tout écart par rapport au processus standard prévu de gestion des dépenses. Une meilleure visibilité permet aux organisations de traiter en amont les inefficacités, les risques de non-conformité et les goulots d’étranglement potentiels, avant qu’ils ne s’aggravent. ProcessMind découvre et visualise automatiquement le déroulement réel du processus dans SAP Concur et met en évidence tous les écarts par rapport au parcours idéal. Cette fonctionnalité permet aux entreprises de repérer les étapes inattendues, les solutions de contournement non officielles et les difficultés cachées, pour mieux comprendre leurs opérations et optimiser leurs processus à partir des données.

L’objectif est de réduire le travail manuel consacré aux activités répétitives ou fondées sur des règles lors de l’examen financier, afin que les professionnels de la finance puissent se concentrer sur des tâches plus stratégiques. L’automatisation améliore la cohérence, réduit les erreurs humaines et accélère l’ensemble du processus de gestion des dépenses. ProcessMind repère dans SAP Concur les étapes répétitives et fondées sur des règles du processus d’examen financier qui pourraient être automatisées. En identifiant les conditions et les déclencheurs précis de ces tâches, la plateforme aide à concevoir et à hiérarchiser les initiatives d’automatisation, afin de réduire sensiblement les interventions manuelles et les délais de traitement.

Cet objectif vise à établir et à faire respecter des circuits cohérents et prévisibles pour les notes de frais, selon des critères prédéfinis, afin de réduire l’ambiguïté et la variabilité du processus d’approbation. Des circuits uniformes garantissent l’équité, facilitent les audits et simplifient les opérations. ProcessMind analyse l’ensemble des circuits d’approbation historiques dans SAP Concur, repère les incohérences de routage et identifie les conditions dans lesquelles les écarts surviennent. En comparant les parcours réels au parcours idéal, la plateforme aide à redéfinir et à faire respecter des circuits d’approbation standard, à réduire les variations de 20 à 30 % et à renforcer la gouvernance.

Cet objectif consiste à repérer et à corriger en amont les lacunes du processus qui entraînent souvent des constats d’audit, afin de réduire le nombre et la gravité des problèmes relevés. Moins de constats signifie des coûts de conformité plus faibles et une meilleure crédibilité pour l’organisation. ProcessMind examine systématiquement les données du processus de gestion des dépenses pour repérer les tendances associées aux constats d’audit précédents, comme les infractions aux règles ou les justificatifs manquants dans SAP Concur. Grâce aux alertes précoces et à l’analyse des causes, la plateforme aide à mettre en œuvre des mesures correctives et peut réduire de 15 à 25 % les coûts et les constats liés aux audits.

L’objectif est de réduire le coût total du traitement de chaque note de frais, notamment la main-d’œuvre, l’utilisation du système et les frais généraux. La réduction des coûts de traitement améliore directement les résultats financiers et l’efficacité de l’organisation. ProcessMind mesure les coûts associés à chaque activité et à chaque parcours du processus de gestion des dépenses dans SAP Concur, et repère les reprises coûteuses, les étapes manuelles et les activités redondantes. En mettant en évidence les postes les plus coûteux, la plateforme permet de cibler les optimisations et peut réduire de 10 à 15 % le coût par note grâce à l’optimisation du processus.

Cet objectif vise à réduire le délai entre le remboursement d’une note de frais et l’enregistrement définitif des transactions dans le système comptable. Des écritures enregistrées plus rapidement améliorent l’exactitude des rapports financiers, simplifient les rapprochements et permettent de clôturer les comptes dans les délais. ProcessMind suit le cycle de vie complet d’une note de frais, y compris son transfert de SAP Concur vers le système comptable, et repère les retards de transfert des données ou les étapes de rapprochement manuel. En visualisant les activités qui suivent le remboursement, ProcessMind aide à optimiser les points d’intégration et à réduire de 10 à 20 % le temps de cycle d’enregistrement des écritures comptables.

Cet objectif vise à garantir que les dépenses sont catégorisées de manière cohérente et exacte, conformément aux codes financiers et aux règles de l’entreprise. Une catégorisation précise est essentielle à l’exactitude des rapports financiers, de la budgétisation et de la conformité fiscale. Elle réduit aussi les erreurs et les reprises pour les équipes financières. ProcessMind analyse l’historique des dépenses et repère les tendances de catégorisation incorrecte ou incohérente dans SAP Concur. En identifiant les étapes ou les conditions à l’origine de ces erreurs, la plateforme aide à clarifier les consignes ou à définir des règles d’automatisation, afin d’améliorer la précision de la catégorisation de 10 à 15 % et de renforcer l’intégrité des données financières.

Les 6 étapes pour améliorer la gestion des dépenses

1
Téléchargez le modèle
2
Exportez vos données
3
Importez votre jeu de données
4
Analysez votre processus
5
Mettez en œuvre les améliorations
6
Suivez votre processus
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Que faire

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Pourquoi est-ce important ?

Le modèle adapté évite les erreurs d’importation des données et garantit que toutes les informations nécessaires sont extraites de SAP Concur, pour établir une base solide pour l’analyse.

Résultat attendu

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CE QUE VOUS ALLEZ OBTENIR

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ProcessMind représente l’ensemble de votre processus de gestion des dépenses, met en évidence les flux de travail réels et révèle les inefficacités cachées. Examinez chaque étape, de la soumission au remboursement.
  • Visualisez les flux de votre processus de gestion des dépenses de bout en bout
  • Repérez précisément les goulots d’étranglement dans les approbations
  • Détectez les violations des règles et les écarts de conformité
  • Réduisez les temps de cycle des remboursements
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPES

Les bénéfices concrets d’une gestion optimisée des dépenses

Ces résultats illustrent les améliorations mesurables que les organisations peuvent obtenir dans leur processus de gestion des dépenses grâce au Process Mining. L’analyse des données SAP Concur permet de repérer les inefficacités et les possibilités d’optimisation, et ainsi d’obtenir des gains significatifs.

0 %
Approbations plus rapides

Réduction moyenne du délai d’approbation

Optimisez le processus de vérification pour réduire nettement le délai d’obtention de l’approbation finale des notes de frais par l’équipe financière et accélérer ainsi les opérations.
0 %
Améliorer le respect des règles

Baisse du taux d’infraction aux règles

Identifiez les causes profondes du non-respect des règles et traitez-les afin de réduire les infractions et les risques financiers associés aux notes de frais.
0 %
Réduire les reprises des notes de frais

Baisse du taux de reprise des notes de frais

Limitez les retours de notes de frais aux employés pour correction par les responsables ou l’équipe financière, afin d’améliorer la qualité des données et de réduire les tâches manuelles.
~ 0 days
Rembourser plus rapidement

Réduction du délai de versement des remboursements

Réduisez le délai entre l’approbation finale et le versement du remboursement pour améliorer la satisfaction des employés et la gestion de la trésorerie.
0 %
Améliorer le respect du processus

Meilleur respect des parcours standard

Visualisez clairement les écarts du processus et augmentez la part des notes de frais qui suivent les parcours d’approbation et de traitement définis.
0 %
Réduire le temps consacré aux vérifications financières

Réduction moyenne du temps de vérification manuelle

Repérez les goulots d’étranglement et automatisez les tâches répétitives lors de la vérification financière pour réduire nettement le temps moyen consacré à chaque note de frais.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et les améliorations mises en œuvre. Ces chiffres correspondent aux gains généralement observés dans différents projets de Process Mining.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis ajoutez-en d’autres au besoin.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une note de frais, utilisé comme identifiant principal du cas.

Pourquoi est-ce important ?

C’est la clé de voûte de l’analyse : elle relie tous les événements individuels pour reconstituer le flux du processus associé à chaque note de frais.

Nom de l’événement métier survenu à un moment précis du processus de gestion des dépenses.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le parcours de la note de frais.

Date et heure précises auxquelles une activité donnée a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Il établit l’ordre chronologique des événements et permet de calculer les durées et d’analyser l’évolution des performances du processus.

Identifiant de l’employé ou de l’utilisateur système qui a effectué l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser la répartition de la charge de travail, les performances des utilisateurs et l’affectation des ressources, afin de repérer les besoins de formation et les possibilités d’amélioration du processus.

Montant total de la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Il apporte un contexte financier essentiel et permet d’analyser les notes selon leur montant, par exemple pour repérer celles qui présentent des coûts élevés et pourraient nécessiter un audit supplémentaire.

Service ou centre de coûts auquel appartient l’employé qui a envoyé la note.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser le processus par unité opérationnelle et de repérer les pratiques propres à chaque service, les goulots d’étranglement ou les problèmes de conformité.

Indique si une infraction aux règles a été signalée dans la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Il contribue directement à l’analyse de la conformité, en aidant à mesurer et à améliorer le respect des règles de dépenses de l’entreprise et à réduire les risques financiers.

Identifiant du responsable ou de l’utilisateur du service financier chargé d’approuver la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser en détail les performances des approbateurs, d’optimiser les flux de travail d’approbation et de repérer les besoins de formation.

Classe la dépense, par exemple dans les catégories déplacements, repas ou fournitures de bureau.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser le fonctionnement du processus selon le type de dépense et de repérer les problèmes de conformité ou d’efficacité propres à certaines catégories.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cet événement marque la création d’une nouvelle note de frais par un employé. Il est enregistré lorsqu’un utilisateur enregistre une nouvelle note pour la première fois, ce qui génère un identifiant unique.

Pourquoi est-ce important ?

C’est le point de départ du calcul du temps de cycle de bout en bout. Il sert de référence pour mesurer la durée totale du processus.

L’employé envoie officiellement la note de frais remplie pour approbation. Cette action de l’utilisateur fait passer le statut de la note de « Brouillon » à « Envoyée » et déclenche le flux de travail d’approbation.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque une étape importante : le début du cycle d’approbation. Elle est indispensable pour mesurer les délais d’approbation des responsables et de l’équipe financière.

Le responsable hiérarchique examine et approuve la note de frais, qui passe alors à l’étape suivante du flux de travail. Cette action est enregistrée comme un changement de statut, avec l’identité de l’approbateur et un horodatage.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’une étape importante de l’approbation. Son suivi permet d’analyser les temps de cycle d’approbation des responsables et de repérer les goulots d’étranglement lors de la première vérification.

L’équipe financière ou d’audit termine sa vérification et donne son approbation finale au remboursement. Cette étape importante est enregistrée explicitement dans l’historique des approbations.

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque la fin du cycle d’approbation. Il sert de point final pour mesurer le temps de cycle global d’approbation et déclenche le processus de remboursement.

Le paiement est traité et les fonds sont versés à l’employé. Il s’agit généralement d’un événement explicite déclenché par le système de paiement, qui met ensuite à jour le statut dans SAP Concur.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque la fin du paiement et joue un rôle important dans la satisfaction des employés. Elle sert de point final pour mesurer l’efficacité des remboursements.

La transaction financière liée au remboursement est officiellement inscrite dans le grand livre de l’entreprise. Cette dernière étape est souvent enregistrée lorsque les données sont extraites puis chargées dans le système ERP.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de la dernière activité du processus de bout en bout. Elle est indispensable pour mesurer le temps de cycle complet du processus et le délai d’enregistrement comptable.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le parcours réel de vos notes de frais et met en évidence les goulots d’étranglement dans les approbations ainsi que les écarts par rapport aux règles. Il aide à repérer les causes des inefficacités, comme les rejets fréquents ou les retards de remboursement. Vous pouvez ainsi accélérer les cycles d’approbation et améliorer le respect des règles.

Vous aurez principalement besoin des journaux d’événements de SAP Concur. Ils doivent inclure l’identifiant de la note de frais comme identifiant du cas, le nom des activités et l’horodatage de chaque étape. Des attributs supplémentaires, comme le déclarant, l’approbateur, le montant et le type de dépense, permettent d’approfondir l’analyse.

Vous pourrez visualiser l’ensemble du processus de bout en bout, y compris ses variantes et les boucles de reprise cachées. Les analyses permettent de repérer les goulots d’étranglement dans les approbations, les circuits de routage non conformes et les étapes qui demandent beaucoup de travail manuel. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations pour réduire les coûts de traitement et accélérer l’enregistrement des écritures comptables.

La configuration initiale, qui comprend l’extraction des données et la connexion à un outil de Process Mining, peut prendre quelques semaines. Ensuite, vous pouvez générer des cartes de processus de base et obtenir les premières analyses en quelques jours. Une analyse plus approfondie et l’identification des causes suivent généralement au cours des semaines suivantes.

Oui. En visualisant où et pourquoi les notes de frais sont souvent renvoyées, le Process Mining repère les erreurs fréquentes et les problèmes d’interprétation des règles. Il met également en évidence les infractions récurrentes, afin que vous puissiez proposer des formations ciblées ou renforcer les contrôles pour améliorer la conformité et réduire les reprises.

L’extraction des données de SAP Concur s’effectue généralement à l’aide des fonctions de rapport standard ou de l’accès à l’API pour les jeux de données volumineux. La création de rapports simples est généralement facile, mais l’extraction de données personnalisée peut nécessiter des compétences techniques. Il faut souvent nettoyer et transformer les données avant de les analyser.

Le principal défi consiste parfois à s’assurer que les données extraites respectent le format attendu pour le journal d’événements, avec des identifiants de cas, des activités et des horodatages clairement définis. L’association de champs SAP Concur spécifiques au schéma de Process Mining peut nécessiter une certaine expertise en transformation des données. La plupart des outils modernes de Process Mining proposent des connecteurs fiables ou des options d’import flexibles.

Des améliorations mesurables, comme la réduction des temps de cycle ou des coûts de traitement, peuvent souvent être constatées dans les 3 à 6 mois suivant la mise en œuvre des recommandations identifiées. Le rythme des progrès dépend de la complexité des changements et de leur adoption dans l’organisation. Un suivi continu permet de mesurer l’évolution des résultats.

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