> Continue verbetering > Onkostenbeheer > SAP Concur

Verbeter Uw Onkostenbeheer

Uw 6-stappen gids om SAP Concur onkosten te optimaliseren.
Download datatemplate
Verbeter Uw Onkostenbeheer
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer SAP Concur Onkostenbeheer voor Efficiëntie

Inefficiënties in onkostenbeheer leiden vaak tot goedkeuringsvertragingen, beleidsovertredingen of audituitdagingen. Ons platform identificeert exacte pijnpunten binnen uw proces, van indiening tot vergoeding. Dit stelt u in staat om operaties te stroomlijnen, compliance te verbeteren en de medewerkerstevredenheid te verhogen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom uw onkostenbeheer in SAP Concur optimaliseren?

Onkostenbeheer is een cruciale bedrijfsfunctie, maar het leidt vaak tot frustratie, inefficiëntie en verborgen kosten. Hoewel SAP Concur een marktleidend systeem is dat is ontworpen om dit proces te stroomlijnen, kan de feitelijke uitvoering binnen uw organisatie aanzienlijk afwijken van het ideaal. Ongeoptimaliseerd onkostenbeheer kan leiden tot vertraagde vergoedingen, wat de medewerkerstevredenheid beïnvloedt, de administratieve overhead verhoogt en uw bedrijf blootstelt aan compliancerisico's en potentiële auditproblemen. Het begrijpen van de werkelijke flow van uw onkostenrapporten, van initiële indiening tot definitieve vergoeding en verwerking, is cruciaal voor het handhaven van financiële gezondheid en operationele excellentie.

Inefficiënties in uw SAP Concur onkostenproces zijn niet altijd evident. Ze manifesteren zich als langere doorlooptijden voor goedkeuringen, frequente handmatige ingrepen, beleidsschendingen en herhalingen, die allemaal bijdragen aan hogere operationele kosten en een minder ideale medewerkerservaring. Het optimaliseren van dit proces gaat niet alleen over kostenbesparing; het gaat over het creëren van een transparant, efficiënt en compliant systeem dat uw personeel ondersteunt en uw financiële controles versterkt.

Efficiëntie ontsluiten met Process Mining voor SAP Concur Onkosten

Process mining biedt een krachtige, datagestuurde benadering om uw SAP Concur Onkostenbeheer te begrijpen en te verbeteren. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, gebruikt process mining de event logs die door uw SAP Concur systeem worden gegenereerd om de werkelijke reis van elk onkostenrapport te reconstrueren. Dit biedt een objectief, end-to-end overzicht, dat u precies laat zien wat er gebeurt, wanneer het gebeurt en door wie.

Door uw SAP Concur data te analyseren, kan process mining visueel elke route in kaart brengen die een onkostenrapport aflegt, van "Onkostenrapport Aangemaakt" tot "Boeking Verwerkt". Hierdoor kunt u gemakkelijk veelvoorkomende afwijkingen van uw beoogde proces identificeren, ontdekken waar knelpunten zich werkelijk bevinden en de exacte tijd meten die aan elke activiteit wordt besteed. U kunt bijvoorbeeld zien of bepaalde afdelingen of goedkeurders consequent vertragingen veroorzaken, of dat specifieke onkostencategorieën vaker worden teruggestuurd voor revisie. Dit niveau van gedetailleerd inzicht is essentieel om te begrijpen hoe Onkostenbeheer effectief kan worden verbeterd.

Belangrijkste gebieden voor procesverbetering

Het benutten van process mining op uw SAP Concur data kan verschillende kritieke gebieden voor gerichte verbetering belichten, en helpt u om de operaties daadwerkelijk te stroomlijnen:

  • Goedkeuringsworkflows stroomlijnen: Identificeer specifieke stadia, zoals "Manager Beoordeling in Behandeling" of "Financiële Beoordeling in Behandeling", die het meest bijdragen aan goedkeuringsvertragingen. Analyseer waarom deze stadia traag zijn, of dit nu te wijten is aan werkdruk, systeemconfiguratie of de behoefte aan duidelijker beleid. Dit inzicht is cruciaal voor het verkorten van de totale doorlooptijd van onkostenrapporten.
  • Beleidscompliance verbeteren: Detecteer patronen waarbij "Beleidscontrole Uitgevoerd" frequent resulteert in een "Beleidsovertreding" of waarbij rapporten "Teruggezonden voor Revisie" worden. Het begrijpen van deze grondoorzaken kan leiden tot betere training van medewerkers, duidelijkere beleidscommunicatie of aanpassingen aan uw SAP Concur configuratie om overtredingen proactief te voorkomen.
  • Minder herwerking en uitzonderingen: Lokaliseer waar onkostenrapporten herhaaldelijk worden teruggestuurd voor revisie of afwijzing. Door de redenen achter deze uitzonderingen te analyseren, kunt u wijzigingen implementeren om handmatige inspanningen te verminderen, de datakwaliteit te verbeteren en de verwerking te versnellen.
  • Vergoedingssnelheid optimaliseren: Zorg ervoor dat zodra een onkostenrapport is goedgekeurd, de "Vergoeding Uitgevoerd" efficiënt plaatsvindt. Eventuele vertragingen hier beïnvloeden direct de medewerkerstevredenheid en kunnen problemen in uw financiële bedrijfsvoering of integratie met banksystemen aan het licht brengen.

Tastbare resultaten van de optimalisatie van onkostenprocessen

Door process mining toe te passen op uw SAP Concur Onkostenbeheer, kunt u meetbare verbeteringen verwachten binnen uw organisatie:

  • Verkorting van de doorlooptijden: Verkort de tijd van indiening van onkostenrapporten tot definitieve vergoeding aanzienlijk, wat de medewerkerstevredenheid en productiviteit verhoogt.
  • Kostenbesparingen: Minimaliseer administratieve inspanningen, verminder herwerking en vermijd potentiële boetes of auditcomplicaties door een hogere compliance te waarborgen.
  • Verbeterde Compliance en Risicobeheer: Identificeer en adresseer proactief beleidsovertredingen, versterk uw interne controles en verminder financiële risico's.
  • Verbeterde Medewerkerservaring: Creëer een transparanter en efficiënter onkostenrapportageproces, wat leidt tot tevredener medewerkers en minder frustratie.
  • Beter Gebruik van Middelen: Ontlast financiële en managementteams van het najagen van goedkeuringen of het corrigeren van fouten, zodat zij zich kunnen richten op strategischere taken.

Start uw SAP Concur Onkosten-transformatie

Het optimaliseren van uw Onkostenbeheerproces in SAP Concur hoeft geen ontmoedigende taak te zijn. Met process mining krijgt u duidelijke, datagestuurde inzichten die u precies laten zien waar en hoe u kunt verbeteren. Door u te richten op de werkelijke uitvoering van uw proces, kunt u weloverwogen beslissingen nemen om knelpunten te verminderen, compliance te waarborgen en de efficiëntie binnen uw organisatie te verhogen. Zet de eerste stap naar een gestroomlijnde en effectievere toekomst voor onkostenbeheer.

Onkostenbeheer Goedkeuring Onkostenrapport Vergoedingsproces Financiële Compliance Kostenbeheersing Vergoedingen Medewerker Financiële afdeling Procesefficiëntie

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Buitensporige wachttijden voor goedkeuring door manager of financiën vertragen het algehele Onkostenbeheerproces in SAP Concur aanzienlijk. Dit leidt tot gefrustreerde medewerkers, beïnvloedt de cashflow en kan de interne tevredenheid schaden door vergoedingen te vertragen. Het identificeren waar deze vertragingen optreden is cruciaal voor operationele efficiëntie. ProcessMind spoort exacte knelpunten op door activiteitsduren te analyseren, specifieke goedkeurders of afdelingen te onthullen die vertragingen veroorzaken. Het visualiseert de process flow om de meest voorkomende lange paden te benadrukken en kwantificeert de impact van deze vertragingen, waardoor gerichte verbeteringen mogelijk zijn om onkostengoedkeuringen te versnellen.

Ongeïdentificeerde en onopgeloste beleidsovertredingen in onkostenrapporten brengen aanzienlijke compliance risico's met zich mee en kunnen leiden tot financiële boetes of auditfouten. Zonder duidelijk inzicht in waar en waarom overtredingen plaatsvinden, worstelen organisaties om beleid effectief af te dwingen binnen SAP Concur, wat potentiële aansprakelijkheden en frauderisico's verhoogt. ProcessMind detecteert automatisch flags voor beleidsovertredingen binnen onkostenrapporten en visualiseert patronen van non-compliance. Het belicht specifieke onkosten categorieën, afdelingen van medewerkers, of rapportageperioden met hoge overtredingspercentages, wat proactieve interventie, gerichte training en striktere beleidshandhaving mogelijk maakt om risico's te verminderen.

Een hoog volume aan onkostenrapporten dat wordt teruggestuurd voor revisie, vaak vanwege ontbrekende bonnen, incorrecte data of beleidskwesties, creëert aanzienlijke herwerking. Dit verlengt de verwerkingstijd, frustreert medewerkers en verhoogt de administratieve last voor zowel medewerkers als financiële teams binnen het SAP Concur systeem. ProcessMind identificeert de exacte redenen en stadia waarin onkostenrapporten worden teruggestuurd, zoals na

De totale tijd vanaf het indienen van een onkostenrapport door een medewerker tot het ontvangen van de vergoeding kan buitensporig lang en onvoorspelbaar zijn. Deze inefficiëntie in het onkostenbeheerproces, vaak beheerd binnen SAP Concur, leidt tot verminderde medewerkerstevredenheid, potentiële liquiditeitsproblemen voor medewerkers en algeheel productiviteitsverlies doordat medewerkers achter betalingen aan moeten gaan. ProcessMind biedt een end-to-end beeld van de vergoedingscyclus en identificeert de werkelijke doorlooptijd van indiening tot uitvoering van de vergoeding. Het belicht specifieke stappen of overdrachten waar vertragingen zich ophopen, waardoor organisaties het proces kunnen stroomlijnen, wachttijden kunnen verkorten en de medewerkerstevredenheid kunnen verbeteren met snellere vergoedingen.

Onbedoelde of ongeautoriseerde afwijkingen van de standaard onkostenbeheer processtroom creëren controlegaten, verhogen het auditrisico en kunnen leiden tot inconsistente toepassing van beleid. Zonder duidelijk inzicht in de daadwerkelijke procesuitvoering binnen SAP Concur, is het een uitdaging om deze niet-standaard paden te identificeren en te mitigeren. ProcessMind brengt automatisch alle uitgevoerde procesvarianten in kaart, en vergelijkt deze met het gedefinieerde ideale pad. Het kwantificeert de frequentie en impact van deze afwijkingen, waardoor organisaties kunnen begrijpen waarom ze optreden, standaard operationele procedures kunnen afdwingen en compliance risico's die gepaard gaan met niet-standaard onkostenverwerking kunnen verminderen.

Financiële teams besteden buitensporig veel tijd aan het handmatig beoordelen en verifiëren van onkostenrapporten op nauwkeurigheid en compliance. Deze hoge handmatige inspanning in het SAP Concur Onkostenbeheerproces leidt tot verhoogde operationele kosten, vertragingen in de verwerking en een vermindering van de productiviteit voor de financiële afdeling, wat hun vermogen om zich te richten op strategische taken belemmert. ProcessMind identificeert de grondoorzaken van handmatige interventie door activiteiten zoals

Onkostenrapporten volgen vaak onvoorspelbare of inconsistente goedkeuringspaden, wat leidt tot verwarring, vertragingen en een gebrek aan gestandaardiseerde controle. Deze variabiliteit in routering binnen SAP Concur kan resulteren in ongelijke beleidshandhaving en uitdagingen tijdens audits, aangezien het volgen van specifieke goedkeuringen complex wordt. ProcessMind visualiseert alle werkelijke goedkeuringsroutes die door onkostenrapporten worden afgelegd, en contrasteert deze met de beoogde hiërarchie. Het identificeert waar en waarom afwijkingen van de standaardroutering optreden, waardoor organisaties consistente approval workflows kunnen afdwingen en de controle over het Onkostenbeheerproces kunnen verbeteren.

Frequente bevindingen tijdens interne of externe audits van onkostenrapporten duiden op systemische problemen in compliance of documentatie. Deze auditfouten brengen aanzienlijke kosten met zich mee, inclusief boetes en herstelmaatregelen, en kunnen de financiële reputatie van een organisatie schaden, vooral binnen een systeem zoals SAP Concur. ProcessMind analyseert eerdere auditresultaten en policy violation flags om patronen en grondoorzaken van auditbevindingen te identificeren. Het benadrukt risicovolle gebieden in het Onkostenbeheerproces, waardoor proactieve correctie van onderliggende problemen mogelijk wordt en toekomstige auditgerelateerde kosten en risico's aanzienlijk worden verminderd.

De verborgen kosten die gepaard gaan met het verwerken van elk onkostenrapport, inclusief tijd besteed aan herbewerking, vertragingen en handmatige controles, kunnen aanzienlijk zijn. Deze inefficiënties dragen bij aan verhoogde operationele kosten voor onkostenbeheer, wat de winstgevendheid beïnvloedt zonder duidelijke zichtbaarheid van hun oorsprong binnen SAP Concur. ProcessMind kwantificeert de kosten die gepaard gaan met specifieke procesinefficiënties, zoals langere doorlooptijden, afkeuringen of afwijkingen. Het helpt bij het identificeren van kansen om deze operationele kosten te verlagen door activiteiten te stroomlijnen en repetitieve taken te automatiseren, wat leidt tot een kosteneffectiever onkostenbeheerproces.

Aanzienlijke hiaten tussen de uitvoering van vergoedingen en de uiteindelijke boekhoudkundige boeking leiden tot uitdagingen bij reconciliatie en vertragingen in de financiële verslaglegging. Deze disconnectie in de Expense Management lifecycle, zelfs nadat een onkostenpost is verwerkt in SAP Concur, kan de financiële nauwkeurigheid en tijdige afsluiting van de boeken beïnvloeden. ProcessMind volgt de complete lifecycle van een onkostenrapport, van creatie tot de uiteindelijke boekhoudkundige boeking. Het identificeert de gemiddelde tijd die nodig is voor boekhoudkundige activiteiten na vergoeding, waarbij vertragingen en knelpunten in deze cruciale laatste stap worden belicht om tijdige en nauwkeurige financiële reconciliatie te waarborgen.

Onnauwkeurige of inconsistente categorisatie van uitgaven leidt tot scheve financiële rapportage, moeilijkheden bij budgettering en potentiële compliance-problemen. Deze fouten vereisen vaak handmatige correctie tijdens de financiële beoordeling in SAP Concur, wat bijdraagt aan herwerking en het algehele Onkostenbeheerproces vertraagt. ProcessMind analyseert de attributen van

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel richt zich op het aanzienlijk verkorten van de tijd die een onkostenrapport nodig heeft om te worden goedgekeurd, van indiening tot definitieve goedkeuring door manager en financiën. Snellere goedkeuringen verbeteren de medewerkerstevredenheid door snellere vergoedingen te garanderen en verminderen de operationele overhead door follow-ups en handmatige interventies te minimaliseren. ProcessMind ontdekt knelpunten in de SAP Concur goedkeuringsworkflow en identificeert specifieke stappen, afdelingen of individuen die vertragingen veroorzaken. Door cyclustijden en herbewerkingen te analyseren, spoort het platform gebieden op waar procesaanpassingen of automatisering de goedkeuringstijden kunnen verkorten, potentieel met 20-30%, wat leidt tot efficiënter onkostenbeheer.

Het bereiken van dit doel betekent ervoor zorgen dat een hoger percentage onkostenrapporten strikt voldoet aan het bedrijfsbeleid, waardoor onbevoegde uitgaven of onjuiste inzendingen worden geminimaliseerd. Verbeterde compliance vermindert financieel risico, voorkomt fraude en handhaaft fiscale verantwoordelijkheid binnen de organisatie. ProcessMind monitort elke transactie binnen SAP Concur, en markeert automatisch policy violations en afwijkingen van standaardprocessen. Het helpt de grondoorzaken van non-compliance te identificeren, zoals onduidelijk beleid of onvoldoende training, waardoor gerichte interventies mogelijk zijn om de naleving met 15-25% te verhogen en robuust financieel beheer te waarborgen.

Dit doel is gericht op het verminderen van het aantal keren dat een onkostenrapport wordt teruggestuurd naar de medewerker voor correcties of aanvullende informatie. Minder revisies betekenen minder herbewerking voor medewerkers en financiële teams, wat tijd en moeite bespaart voor iedereen die betrokken is bij het onkostenbeheerproces. ProcessMind brengt de daadwerkelijke stroom van onkostenrapporten in kaart, waardoor veelvoorkomende redenen en stadia worden onthuld waar rapporten worden teruggestuurd voor revisie in SAP Concur. Door veelvoorkomende fouten of ontbrekende informatie te identificeren, stelt ProcessMind organisaties in staat om duidelijkere richtlijnen of training te implementeren, waardoor herbewerkingspercentages met 10-20% worden verminderd en de eerste-pas goedkeuringspercentages worden verbeterd.

Dit doel is gericht op de algehele snelheid en soepelheid van het vergoedingsproces, van definitieve goedkeuring tot het storten van gelden op de rekening van de medewerker. Meer efficiëntie in vergoedingen verhoogt direct de medewerkerstevredenheid en vermindert vragen aan de financiële afdeling. ProcessMind biedt gedetailleerde inzichten in de post-goedkeuringsfasen van onkostenbeheer in SAP Concur, waarbij vertragingen in de betalingsplanning of -uitvoering worden geïdentificeerd. Door de end-to-end vergoedingscyclus te analyseren, helpt het platform bij het optimaliseren van betalingsbatches en integratiepunten, waardoor de vergoedingstijden potentieel met 15-20% worden verkort en het cashflowbeheer wordt verbeterd.

Dit doel richt zich op het verkrijgen van een duidelijk en direct inzicht in eventuele afwijkingen van het standaard, beoogde onkostenbeheerproces. Verhoogde zichtbaarheid stelt organisaties in staat om inefficiënties, compliance risico's en potentiële knelpunten proactief aan te pakken voordat deze escaleren. ProcessMind ontdekt en visualiseert automatisch de werkelijke processtroom in SAP Concur, waarbij alle variaties van het ideale pad worden belicht. Deze mogelijkheid stelt bedrijven in staat om onverwachte stappen, onofficiële workarounds of verborgen complexiteiten op te sporen, wat uitgebreide transparantie in operaties biedt en data-gedreven procesoptimalisatie mogelijk maakt.

Het doel hier is om de handmatige inspanning te verminderen die gepaard gaat met repetitieve of regelgebaseerde financiële beoordelingsactiviteiten, waardoor financiële professionals meer tijd krijgen voor strategische taken. Automatisering verbetert de consistentie, vermindert menselijke fouten en versnelt het algehele onkostenbeheerproces. ProcessMind identificeert sterk repetitieve en regelgebaseerde stappen binnen het financiële beoordelingsproces van SAP Concur die rijp zijn voor automatisering. Door de exacte voorwaarden en triggers voor deze taken te begrijpen, helpt het platform bij het ontwerpen en prioriteren van automatiseringsinitiatieven, wat leidt tot een aanzienlijke vermindering van handmatige interventie en verwerkingstijd.

Dit doel is gericht op het opzetten en handhaven van consistente, voorspelbare routering voor onkostenrapporten op basis van vooraf gedefinieerde criteria, waardoor ambiguïteit en variabiliteit in het goedkeuringsproces worden verminderd. Gestandaardiseerde paden zorgen voor eerlijkheid, verbeteren de controleerbaarheid en stroomlijnen de operaties. ProcessMind analyseert alle historische goedkeuringsstromen binnen SAP Concur, waarbij gevallen van inconsistente routering worden blootgelegd en de omstandigheden waaronder afwijkingen optreden, worden geïdentificeerd. Door feitelijke versus ideale paden in kaart te brengen, helpt het platform bij het herontwerpen en afdwingen van standaard goedkeuringsworkflows, waardoor variatie met 20-30% wordt verminderd en governance wordt verbeterd.

Dit doel richt zich op het proactief identificeren en oplossen van procesgebreken die vaak leiden tot auditbevindingen, waardoor het aantal en de ernst van problemen tijdens audits worden verminderd. Minder auditbevindingen vertalen zich in lagere compliance kosten en verbeterde organisatorische geloofwaardigheid. ProcessMind beoordeelt systematisch onkostenbeheer procesdata op patronen die geassocieerd zijn met eerdere auditbevindingen, zoals beleidsovertredingen of ontbrekende documentatie in SAP Concur. Door vroege waarschuwingen en oorzaakanalyse te bieden, helpt het platform bij het implementeren van corrigerende acties, waardoor auditgerelateerde kosten en bevindingen potentieel met 15-25% worden verlaagd.

Het doel is om de totale kosten te verlagen die gepaard gaan met het verwerken van elk onkostenrapport, inclusief arbeid, systeemgebruik en overhead. Het verlagen van verwerkingskosten heeft directe invloed op de winstgevendheid van de organisatie en verbetert de financiële efficiëntie. ProcessMind kwantificeert de kosten die gepaard gaan met elke activiteit en elk pad in het SAP Concur onkostenbeheerproces, en identificeert dure herbewerkingen, handmatige stappen of redundante activiteiten. Door gebieden met hoge kosten te markeren, maakt het platform gerichte optimalisaties mogelijk, wat leidt tot een potentiële kostenreductie van 10-15% per rapport door processtroomlijning.

Dit doel is gericht op het verminderen van de tijdsvertraging tussen de vergoeding van onkostenrapporten en de uiteindelijke boeking van deze transacties in het boekhoudsysteem. Snelle boekingen verbeteren de nauwkeurigheid van financiële rapportage, stroomlijnen reconciliatie en zorgen voor tijdige financiële afsluitingsprocessen. ProcessMind volgt de complete lifecycle van een onkostenrapport, inclusief de overgang van SAP Concur naar het boekhoudsysteem, en identificeert eventuele vertragingen in dataoverdracht of handmatige reconciliatiestappen. Door deze post-vergoeding activiteiten te visualiseren, helpt ProcessMind bij het optimaliseren van integratiepunten en het verminderen van de cyclustijd voor boekhoudkundige boekingen met 10-20%.

Dit doel streeft ernaar ervoor te zorgen dat onkosten consistent en correct worden gecategoriseerd volgens de financiële codes en het beleid van het bedrijf. Nauwkeurige categorisatie is cruciaal voor precieze financiële rapportage, budgettering en belasting-compliance, waardoor fouten en herbewerking voor financiële teams worden geminimaliseerd. ProcessMind analyseert historische onkostendata en identificeert patronen van incorrecte of inconsistente categorisatie binnen SAP Concur. Door de stadia of omstandigheden die tot deze fouten leiden te pinpointen, helpt het platform bij het implementeren van duidelijkere richtlijnen of automatiseringsregels, waardoor de categorisatienauwkeurigheid met 10-15% wordt verbeterd en de integriteit van financiële data wordt vergroot.

Het 6-stappen verbeterpad voor onkostenbeheer

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Verkrijg het ProcessMind Excel template dat specifiek is ontworpen voor SAP Concur Onkostenbeheer. Dit template zorgt ervoor dat uw data correct is gestructureerd voor analyse.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van de juiste template voorkomt data-importfouten en zorgt ervoor dat alle benodigde informatie uit uw SAP Concur systeem wordt vastgelegd, wat een solide basis legt voor analyse.

Verwacht resultaat

Een gestructureerd Excel template, klaar om gevuld te worden met uw SAP Concur onkosten data.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek de procesrealiteit van uw SAP Concur onkosten

ProcessMind visualiseert uw end-to-end onkostenbeheerproces, onthult werkelijke workflows en ontdekt verborgen inefficiënties. Krijg diepgaande inzichten in elke stap, van indiening tot vergoeding.
  • Visualiseer end-to-end onkostenprocesstromen
  • Spoort exacte knelpunten in goedkeuringen op
  • Detecteer beleidsovertredingen en compliance gaps
  • Verkort de doorlooptijden van vergoedingen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Tastbare voordelen van geoptimaliseerd onkostenbeheer

Deze resultaten illustreren de meetbare verbeteringen die organisaties kunnen bereiken in hun onkostenbeheerproces met behulp van process mining. Door SAP Concur data te analyseren, sporen we inefficiënties op en identificeren we optimalisatiemogelijkheden, wat leidt tot aanzienlijke winsten.

0 %
Snellere goedkeuringscyclus

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Stroomlijn het beoordelingsproces om de tijd die onkostenrapporten nodig hebben voor definitieve goedkeuring door Financiën aanzienlijk te verkorten, waardoor de algehele operaties worden versneld.
0 %
Verbeter de Beleidscompliance

Daling in het aantal beleidsovertredingen

Identificeer en pak de grondoorzaken van non-compliance aan, wat leidt tot minder beleidsovertredingen en verminderd financieel risico voor alle onkostenrapporten.
0 %
Verminder herbewerking van rapporten

Verlaging van het Herwerkpercentage van Onkostenrapporten

Minimaliseer gevallen waarin onkostenrapporten worden teruggestuurd voor revisie door managers of financiën, waardoor de datakwaliteit verbetert en handmatige inspanningen worden verminderd.
~ 0 days
Snellere Vergoedingen

Kortere doorlooptijd van vergoedingen

Versnel de tijd van definitieve goedkeuring tot daadwerkelijke uitvoering van de vergoeding, wat leidt tot verbeterde medewerkerstevredenheid en beter cashflowbeheer.
0 %
Verbeter Procesconformiteit

Hogere naleving van standaardpaden

Krijg duidelijk inzicht in procesafwijkingen en verhoog het percentage onkostenrapporten dat de vooraf gedefinieerde, standaard goedkeurings- en verwerkingspaden volgt.
0 %
Verkort de controletijd van Financiën

Gemiddelde daling in handmatige beoordeling

Identificeer knelpunten en automatiseer repetitieve taken binnen het financiële beoordelingsproces, waardoor de gemiddelde tijd besteed aan elk onkostenrapport aanzienlijk wordt verminderd.

Resultaten variëren op basis van procescomplexiteit, datakwaliteit en de specifiek geïmplementeerde verbeteringen. Deze cijfers vertegenwoordigen typische winsten die zijn waargenomen bij een reeks process mining initiatieven.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor een onkostenrapport, dienend als de primaire case identifier.

Het belang

Dit is de hoeksteen van de analyse, aangezien het alle individuele events koppelt tot een cohesieve processtroom voor elk onkostenrapport.

De naam van de zakelijke event die plaatsvond op een specifiek moment binnen het onkostenbeheerproces.

Het belang

Het definieert de stappen in de process map, waardoor de visualisatie en analyse van de onkostenrapportreis mogelijk wordt.

De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit plaatsvond.

Het belang

Het biedt de chronologische volgorde voor alle events, waardoor het mogelijk wordt om duren te berekenen en procesprestaties over tijd te analyseren.

De identificatie van de medewerker of systeemgebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Maakt analyse mogelijk van werkdrukverdeling, gebruikersprestaties en middelenallocatie, wat cruciaal is voor het identificeren van trainingsbehoeften en procesverbeteringen.

De totale monetaire waarde van het onkostenrapport.

Het belang

Biedt cruciale financiële context, waardoor analyse op basis van geldwaarde mogelijk wordt, zoals het identificeren van dure rapporten die mogelijk aanvullende auditing vereisen.

De afdeling of kostenplaats waartoe de indiener van het onkostenrapport behoort.

Het belang

Maakt procesanalyse per business unit mogelijk, en helpt bij het identificeren van afdelingsspecifiek gedrag, knelpunten of compliance-problemen.

Geeft aan of het onkostenrapport is gemarkeerd voor een beleidsovertreding.

Het belang

Ondersteunt direct compliance-analyse en helpt bij het meten en verbeteren van de naleving van het bedrijfsbeleid voor onkosten en het verminderen van financieel risico.

De identificatie van de manager of financiële gebruiker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van het onkostenrapport.

Het belang

Maakt gedetailleerde analyse van goedkeuringsprestaties mogelijk, wat helpt bij het optimaliseren van approval workflows en het identificeren van trainingsmogelijkheden.

De classificatie van de onkostenpost, zoals Reizen, Maaltijden of Kantoorbenodigdheden.

Het belang

Biedt een manier om procesgedrag te analyseren per type uitgave, wat categorie-specifieke problemen met compliance of efficiëntie kan onthullen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Markeert de initiatie van een nieuw onkostenrapport door een medewerker. Deze event wordt vastgelegd wanneer een gebruiker voor het eerst een nieuw onkostenrapport opslaat, waardoor een unieke Onkostenrapport ID wordt gegenereerd.

Het belang

Dit is het startpunt voor alle end-to-end cyclustijd berekeningen. Het biedt de basislijn voor het meten van de totale procesduur.

De medewerker dient het voltooide onkostenrapport formeel in ter goedkeuring. Dit is een belangrijke gebruikersgestuurde actie die de status van het rapport verandert van 'Concept' naar 'Ingediend' en de goedkeuringsworkflow activeert.

Het belang

Deze activiteit is een kritieke mijlpaal die het begin van de goedkeuringscyclus markeert. Het is essentieel voor het meten van de goedkeuringstijden van managers en financiën.

De direct leidinggevende beoordeelt het onkostenrapport en keurt het goed, waarbij het naar de volgende stap in de workflow gaat. Deze actie wordt vastgelegd als een statuswijziging en geregistreerd met de details van de goedkeurder en een timestamp.

Het belang

Dit is een belangrijke goedkeuringsmijlpaal. Het bijhouden hiervan helpt bij het analyseren van de goedkeuringscyclustijden van managers en het identificeren van knelpunten in het eerste beoordelingsniveau.

Het financiële of audit team voltooit de beoordeling en geeft definitieve goedkeuring voor vergoeding. Dit is een kritieke mijlpaal die wordt vastgelegd als een expliciete event in de goedkeuringshistorie.

Het belang

Deze event markeert het einde van de volledige goedkeuringscyclus. Het is het eindpunt voor het meten van de algehele goedkeuringscyclustijd en de trigger voor het vergoedingsproces.

De betaling wordt verwerkt en gelden worden aan de medewerker uitgekeerd. Dit is doorgaans een expliciete event die wordt geactiveerd door het betalingssysteem, dat vervolgens de status in SAP Concur bijwerkt.

Het belang

Markeert de voltooiing van de betaalstap en is cruciaal voor medewerkerstevredenheid. Het is het eindpunt voor het meten van de efficiëntie van vergoedingen.

De financiële transactie voor de vergoeding wordt officieel geboekt in het algemeen grootboek van het bedrijf. Deze laatste stap wordt vaak vastgelegd wanneer data wordt geëxtraheerd en geladen in het ERP-systeem.

Het belang

Dit is de laatste activiteit in het end-to-end proces. Het is essentieel voor het meten van de volledige procescyclustijd en de boekhoudkundige boekingsvertraging.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de werkelijke flow van uw onkostenrapporten, onthullend knelpunten in goedkeuringen en afwijkingen van het beleid. Het helpt grondoorzaken te identificeren voor inefficiënties zoals frequente afwijzingen of vertraagde vergoedingen. Dit leidt tot versnelde goedkeuringscycli en verbeterde beleidscompliance.

U zult voornamelijk event logs van SAP Concur nodig hebben. Dit omvat het Onkostenrapport ID als de case identifier, activiteitsnamen en timestamps voor elke stap. Aanvullende attributen zoals indiener, goedkeurder, bedrag en onkostentype vergroten de diepte van de analyse.

U kunt verwachten het complete end-to-end proces te zien, inclusief alle variaties en verborgen herbewerkingslussen. Inzichten omvatten het identificeren van specifieke goedkeuringsknelpunten, non-compliant routeringspaden en gebieden met veel handmatige inspanning. Dit maakt gerichte verbeteringen mogelijk om verwerkingskosten te verlagen en boekhoudkundige boekingen te versnellen.

De initiële setup, inclusief data-extractie en verbinding met een process mining tool, kan enkele weken duren. Daarna kunnen basis proceskaarten en initiële inzichten binnen enkele dagen worden gegenereerd. Diepere analyse en oorzaakanalyse volgen doorgaans in de daaropvolgende weken.

Ja, absoluut. Door te visualiseren waar en waarom onkostenrapporten vaak worden teruggestuurd, identificeert process mining veelvoorkomende fouten of problemen met beleidsinterpretatie. Het kan terugkerende beleidsovertredingen markeren, waardoor u gerichte training of strengere controles kunt implementeren om compliance te verbeteren en herbewerking te verminderen.

Data extraheren uit SAP Concur omvat typisch het gebruik van de standaard rapportagemogelijkheden of API-toegang voor grotere datasets. Hoewel eenvoudig voor basisrapporten, kan aangepaste data-extractie enige technische expertise vereisen. Data cleansing en transformatie zijn vaak noodzakelijke stappen vóór analyse.

De grootste uitdaging kan zijn om ervoor te zorgen dat de geëxtraheerde data in het juiste event log formaat is, met duidelijke case IDs, activiteiten en timestamps. Het mappen van specifieke SAP Concur velden naar het process mining schema kan enige expertise in datatransformatie vereisen. De meeste moderne process mining tools bieden robuuste connectoren of flexibele importopties.

Meetbare verbeteringen, zoals verkorte doorlooptijden of lagere verwerkingskosten, kunnen vaak binnen 3-6 maanden worden waargenomen na implementatie van de geïdentificeerde aanbevelingen. De snelheid van verbetering hangt af van de complexiteit van de wijzigingen en de organisatorische adoptie. Continue monitoring helpt bij het volgen van de voortgang.

Ontgrendel Efficiëntie: Begin nu met het optimaliseren van onkostenbeheer

Ontdek hoe u de doorlooptijd van onkosten met 30% kunt verkorten en de compliance kunt verbeteren.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Begin met optimaliseren in minuten.