> Continu verbeteren van processen > Onkostenbeheer > SAP Concur

Verbeter het onkostenbeheer

Een gids in 6 stappen om onkostendeclaraties in SAP Concur te verbeteren.
Verbeter het onkostenbeheer
Onkostenbeheer
SAP Concur

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Onkostenbeheer in SAP Concur optimaliseren

Inefficiënties in het onkostenbeheer leiden vaak tot vertraging bij goedkeuringen, beleidsovertredingen of problemen bij audits. Ons platform laat precies zien waar het proces vastloopt, van indiening tot terugbetaling. Zo kun je de bedrijfsvoering efficiënter maken, compliance verbeteren en de tevredenheid van medewerkers verhogen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom je onkostenbeheer in SAP Concur optimaliseren?

Onkostenbeheer is een belangrijke bedrijfsfunctie, maar leidt vaak tot frustratie, inefficiëntie en verborgen kosten. SAP Concur is een toonaangevend systeem dat is ontworpen om dit proces efficiënter te maken. Toch kan de uitvoering binnen je organisatie flink afwijken van de ideale werkwijze. Als onkostenbeheer niet goed is ingericht, lopen terugbetalingen vertraging op. Dat gaat ten koste van de tevredenheid van medewerkers, verhoogt de administratieve lasten en brengt risico’s voor compliance en audits met zich mee. Om financieel gezond te blijven en de bedrijfsvoering goed te laten verlopen, moet je weten hoe onkostendeclaraties in de praktijk worden afgehandeld, van indiening tot terugbetaling en boeking.

Inefficiënties in het onkostenproces van SAP Concur zijn niet altijd meteen zichtbaar. Ze blijken bijvoorbeeld uit langere goedkeuringstijden, veel handmatige controles, beleidsovertredingen en herstelwerk. Dat verhoogt de bedrijfskosten en zorgt voor een minder prettige ervaring voor medewerkers. Dit proces optimaliseren gaat niet alleen om kosten besparen. Het gaat ook om een transparant, efficiënt proces dat voldoet aan de regels, medewerkers ondersteunt en de financiële controles versterkt.

Efficiënter onkostenbeheer met process mining voor SAP Concur

Met process mining kun je op basis van data begrijpen hoe onkostenbeheer in SAP Concur verloopt en waar verbetering mogelijk is. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, gebruikt process mining de event logs uit SAP Concur om het werkelijke verloop van elke onkostendeclaratie in kaart te brengen. Zo krijg je een objectief beeld van het hele proces: wat er gebeurt, wanneer dat gebeurt en wie erbij betrokken is.

Met een analyse van SAP Concur-data kun je elke route van een onkostendeclaratie visueel in kaart brengen, van ‘Onkostendeclaratie aangemaakt’ tot ‘Boeking verwerkt’. Zo zie je eenvoudig waar het proces afwijkt van de bedoeling, waar bottlenecks zitten en hoeveel tijd elke activiteit kost. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of bepaalde afdelingen of goedkeurders steeds voor vertraging zorgen, of dat declaraties uit specifieke kostencategorieën vaker worden teruggestuurd. Dit detailniveau helpt je te bepalen hoe je onkostenbeheer effectief kunt verbeteren.

Belangrijke verbeterpunten

Process mining op SAP Concur-data kan verschillende verbeterpunten aan het licht brengen, zodat je gericht aan de slag kunt met je bedrijfsvoering:

  • Goedkeuringsworkflows verbeteren: Breng in kaart welke stappen, zoals ‘Wacht op goedkeuring door manager’ of ‘Wacht op goedkeuring door financiën’, de meeste vertraging veroorzaken. Onderzoek of dit komt door de werkdruk, de systeeminstellingen of onduidelijk beleid. Zo zie je waar je de totale doorlooptijd van onkostendeclaraties kunt verkorten.
  • Compliance met beleid verbeteren: Spoor patronen op waarbij ‘Beleidscontrole uitgevoerd’ vaak leidt tot een ‘Beleidsovertreding gemeld’ of waarbij declaraties worden ‘Teruggestuurd voor aanpassing’. Als je de oorzaken kent, kun je medewerkers beter trainen, het beleid duidelijker uitleggen of SAP Concur anders instellen om overtredingen te voorkomen.
  • Herstelwerk en uitzonderingen verminderen: Ontdek waar declaraties herhaaldelijk worden teruggestuurd of afgewezen. Analyseer de redenen en pas het proces aan om handmatig werk te verminderen, de datakwaliteit te verbeteren en de verwerking te versnellen.
  • Terugbetalingen sneller verwerken: Zorg dat ‘Terugbetaling uitgevoerd’ vlot volgt zodra een declaratie is goedgekeurd. Vertraging heeft direct invloed op de tevredenheid van medewerkers en kan wijzen op problemen in de financiële bedrijfsvoering of de koppeling met banksystemen.

Concrete resultaten van procesoptimalisatie

Met process mining voor onkostenbeheer in SAP Concur kun je meetbare verbeteringen realiseren in je organisatie:

  • Kortere doorlooptijden: Verkort de tijd tussen het indienen van een declaratie en de terugbetaling. Dat verhoogt de tevredenheid en productiviteit van medewerkers.
  • Lagere kosten: Beperk administratief werk en herstelwerk. Voorkom ook mogelijke boetes en auditproblemen door compliance te verbeteren.
  • Betere compliance en risicobeheersing: Spoor beleidsovertredingen vroegtijdig op en pak ze aan. Zo versterk je de interne controles en beperk je financiële risico’s.
  • Betere ervaring voor medewerkers: Maak het declaratieproces transparanter en efficiënter, zodat medewerkers minder frustratie ervaren.
  • Middelen beter inzetten: Laat financiële en managementteams minder tijd besteden aan het najagen van goedkeuringen en het corrigeren van fouten. Zo houden ze meer tijd over voor werk dat bijdraagt aan de bedrijfsdoelen.

Aan de slag met onkostenbeheer in SAP Concur

Je onkostenbeheer in SAP Concur optimaliseren hoeft geen ingewikkelde klus te zijn. Process mining laat met data zien waar en hoe je kunt verbeteren. Door te kijken naar de werkelijke uitvoering van het proces kun je onderbouwde keuzes maken om bottlenecks te verminderen, compliance te verbeteren en efficiënter te werken. Zo zet je de eerste stap naar onkostenbeheer dat beter werkt.

Onkostenbeheer Goedkeuring van declaraties Vergoedingsproces Financiële compliance Kostenbeheersing Declaraties van medewerkers Financiële afdeling Procesefficiëntie Reiskosten Onkosten van medewerkers Onkostendeclaraties T&E

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Lang wachten op goedkeuring door managers of de financiële afdeling vertraagt het onkostenbeheer in SAP Concur aanzienlijk. Medewerkers raken hierdoor gefrustreerd, de cashflow komt onder druk te staan en de tevredenheid neemt af doordat terugbetalingen langer op zich laten wachten. Voor een efficiënte bedrijfsvoering is het belangrijk te weten waar de vertraging ontstaat. ProcessMind analyseert de duur van activiteiten en brengt precies in beeld waar bottlenecks zitten en welke goedkeurders of afdelingen voor vertraging zorgen. De procesweergave laat zien welke routes het vaakst lang duren en wat de gevolgen daarvan zijn. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren en declaraties sneller laten goedkeuren.

Beleidsovertredingen in onkostendeclaraties die niet worden opgespoord of aangepakt, vormen een compliance-risico en kunnen leiden tot boetes of problemen bij audits. Zonder duidelijk beeld van waar en waarom overtredingen plaatsvinden, is het lastig om beleid in SAP Concur goed te handhaven. Dat vergroot de kans op aansprakelijkheid en fraude. ProcessMind spoort meldingen van beleidsovertredingen in declaraties automatisch op en brengt patronen van niet-naleving in beeld. Je ziet welke kostencategorieën, afdelingen of perioden veel overtredingen kennen. Zo kun je eerder ingrijpen, gerichte trainingen aanbieden en het beleid beter handhaven om risico’s te beperken.

Als veel onkostendeclaraties worden teruggestuurd voor aanpassing, bijvoorbeeld door ontbrekende bonnen, onjuiste gegevens of problemen met het beleid, leidt dat tot veel herstelwerk. De verwerking duurt langer, medewerkers raken gefrustreerd en zowel medewerkers als financiële teams krijgen meer administratief werk in SAP Concur. ProcessMind laat precies zien waarom en in welke processtappen declaraties worden teruggestuurd, bijvoorbeeld na

De tijd tussen het indienen van een onkostendeclaratie en de terugbetaling aan een medewerker kan lang en onvoorspelbaar zijn. Deze inefficiëntie in het onkostenbeheer, dat vaak in SAP Concur wordt afgehandeld, verlaagt de tevredenheid van medewerkers en kan hun financiële situatie onder druk zetten. Ook gaat productiviteit verloren doordat medewerkers achter betalingen aan moeten. ProcessMind geeft een volledig beeld van de terugbetalingscyclus en laat zien hoeveel tijd er werkelijk zit tussen indiening en betaling. Je ziet bij welke stappen of overdrachten vertraging ontstaat. Zo kan je organisatie het proces verbeteren, wachttijden verkorten en medewerkers sneller terugbetalen.

Onbedoelde of ongeoorloofde afwijkingen van het standaardproces voor onkostenbeheer leiden tot hiaten in de controles, vergroten het auditrisico en kunnen ervoor zorgen dat beleid niet overal hetzelfde wordt toegepast. Zonder duidelijk zicht op de werkelijke uitvoering in SAP Concur is het lastig om afwijkende routes op te sporen en aan te pakken. ProcessMind brengt alle uitgevoerde procesvarianten automatisch in kaart en vergelijkt ze met de vastgestelde ideale route. Je ziet hoe vaak afwijkingen voorkomen en wat de gevolgen zijn. Zo kan je organisatie achterhalen waarom ze ontstaan, standaardwerkwijzen handhaven en compliance-risico’s bij afwijkende declaraties beperken.

Financiële teams besteden veel tijd aan het handmatig controleren van onkostendeclaraties op juistheid en compliance. Dit leidt in SAP Concur tot hogere bedrijfskosten, vertragingen en minder productiviteit bij de financiële afdeling. Daardoor blijft er minder tijd over voor werk dat bijdraagt aan de bedrijfsdoelen. ProcessMind brengt de oorzaken van handmatige controles in beeld, bijvoorbeeld door activiteiten zoals

Onkostendeclaraties volgen vaak onvoorspelbare of wisselende goedkeuringsroutes. Dat leidt tot verwarring, vertraging en minder controle. Deze variatie in SAP Concur kan ervoor zorgen dat beleid niet overal hetzelfde wordt gehandhaafd en maakt audits lastiger, omdat het moeilijk is om specifieke goedkeuringen te volgen. ProcessMind brengt alle routes in kaart die declaraties daadwerkelijk doorlopen en vergelijkt ze met de beoogde hiërarchie. Je ziet waar en waarom routes afwijken van de standaard. Zo kan je organisatie goedkeuringsworkflows consistent toepassen en meer grip krijgen op het onkostenbeheer.

Terugkerende bevindingen bij interne of externe audits van onkostendeclaraties wijzen op structurele problemen met compliance of documentatie. Auditproblemen brengen aanzienlijke kosten met zich mee, zoals boetes en herstelwerk, en kunnen de financiële reputatie van een organisatie schaden, zeker bij een systeem als SAP Concur. ProcessMind analyseert eerdere auditresultaten en meldingen van beleidsovertredingen om patronen en oorzaken van bevindingen op te sporen. Je ziet waar de grootste risico’s in het onkostenbeheer zitten. Zo kun je onderliggende problemen vroegtijdig aanpakken en toekomstige auditkosten en -risico’s aanzienlijk beperken.

De verborgen kosten voor het verwerken van elke onkostendeclaratie kunnen flink oplopen. Denk aan tijd voor herstelwerk, vertragingen en handmatige controles. Deze inefficiënties verhogen de totale kosten van onkostenbeheer, zonder dat duidelijk is waar ze in SAP Concur ontstaan. ProcessMind berekent de kosten van specifieke inefficiënties, zoals lange doorlooptijden, afwijzingen en afwijkingen. Je ziet waar je kosten kunt besparen door activiteiten te verbeteren en repetitieve taken te automatiseren. Zo wordt onkostenbeheer kostenefficiënter.

Als er veel tijd zit tussen de uitvoering van een terugbetaling en de uiteindelijke boeking, wordt het lastiger om de administratie aan te sluiten en financiële rapportages op tijd op te stellen. Deze onderbreking in de levenscyclus van onkostenbeheer kan de financiële nauwkeurigheid en tijdige afsluiting van de boeken in gevaar brengen, ook nadat een declaratie in SAP Concur is verwerkt. ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van een declaratie, van aanmaak tot de uiteindelijke boeking. Je ziet hoeveel tijd boekhoudkundige activiteiten na de terugbetaling gemiddeld kosten en waar in deze laatste stap vertraging of bottlenecks ontstaan. Zo kun je de financiële administratie tijdig en nauwkeurig aansluiten.

Onjuiste of inconsistente indeling van onkosten leidt tot vertekende financiële rapportages, problemen met budgettering en mogelijke complianceproblemen. Financiële teams moeten deze fouten tijdens controles in SAP Concur vaak handmatig corrigeren. Dat zorgt voor extra herstelwerk en vertraagt het onkostenbeheer. ProcessMind analyseert de attributen van

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het aanzienlijk verkorten van de tijd tussen het indienen en de uiteindelijke goedkeuring van een onkostendeclaratie door de manager en de financiële afdeling. Snellere goedkeuring verhoogt de tevredenheid van medewerkers doordat ze hun geld eerder terugkrijgen. Ook dalen de administratieve lasten doordat er minder navraag en handmatig werk nodig is. ProcessMind brengt bottlenecks in de goedkeuringsworkflow van SAP Concur aan het licht en laat zien welke stappen, afdelingen of personen voor vertraging zorgen. Door doorlooptijden en herstelwerk te analyseren, zie je waar aanpassingen of automatisering de goedkeuring kunnen versnellen, mogelijk met 20 tot 30%. Zo wordt onkostenbeheer efficiënter.

Dit doel betekent dat een groter deel van de onkostendeclaraties voldoet aan het bedrijfsbeleid, zodat ongeoorloofde uitgaven en onjuiste declaraties afnemen. Betere compliance beperkt financiële risico’s, helpt fraude voorkomen en bevordert verantwoord financieel beheer in de hele organisatie. ProcessMind controleert elke transactie in SAP Concur en markeert automatisch beleidsovertredingen en afwijkingen van standaardprocessen. Je ziet de oorzaken van niet-naleving, zoals onduidelijk beleid of onvoldoende training. Zo kun je gericht ingrijpen, de naleving mogelijk met 15 tot 25% verbeteren en de financiële beheersing versterken.

Dit doel is gericht op het terugdringen van het aantal keren dat een onkostendeclaratie naar een medewerker wordt teruggestuurd voor correcties of aanvullende informatie. Minder aanpassingen betekenen minder herstelwerk voor medewerkers en financiële teams, en besparen iedereen tijd en moeite. ProcessMind brengt de werkelijke route van declaraties in kaart en laat zien waarom en in welke stappen ze in SAP Concur worden teruggestuurd. Door veelvoorkomende fouten en ontbrekende informatie op te sporen, kan ProcessMind je organisatie helpen duidelijkere richtlijnen of trainingen op te stellen. Zo kan het herstelwerk met 10 tot 20% afnemen en worden meer declaraties in één keer goedgekeurd.

Dit doel richt zich op de snelheid en het verloop van het terugbetalingsproces, vanaf de definitieve goedkeuring tot het moment waarop het geld op de rekening van de medewerker staat. Efficiëntere terugbetalingen verhogen de tevredenheid van medewerkers en verminderen vragen aan de financiële afdeling. ProcessMind laat zien wat er na goedkeuring gebeurt in SAP Concur en spoort vertragingen op bij het plannen of uitvoeren van betalingen. Door de volledige terugbetalingscyclus te analyseren, helpt het platform betaalbatches en koppelingen te verbeteren. Zo kan de terugbetaling mogelijk 15 tot 20% sneller verlopen en wordt het cashflowbeheer beter.

Dit doel is gericht op een helder en actueel beeld van afwijkingen van het beoogde standaardproces voor onkostenbeheer. Met meer inzicht kan je organisatie inefficiënties, compliancerisico’s en mogelijke bottlenecks aanpakken voordat ze groter worden. ProcessMind ontdekt en visualiseert automatisch het werkelijke proces in SAP Concur en laat alle afwijkingen van de ideale route zien. Zo kun je onverwachte stappen, informele omwegen en verborgen complexiteit opsporen. Dat geeft een volledig beeld van de bedrijfsvoering en helpt je procesverbeteringen op data te baseren.

Het doel is om minder handmatig werk te besteden aan repetitieve of regelgestuurde financiële controles, zodat financiële professionals meer tijd hebben voor werk dat bijdraagt aan de bedrijfsdoelen. Automatisering zorgt voor een consistentere uitvoering, minder menselijke fouten en een sneller proces voor onkostenbeheer. ProcessMind spoort repetitieve, regelgestuurde stappen in de financiële controle van SAP Concur op die geschikt zijn voor automatisering. Door de voorwaarden en triggers voor deze taken in kaart te brengen, helpt het platform automatiseringsinitiatieven te ontwerpen en prioriteren. Zo nemen handmatige controles en verwerkingstijd aanzienlijk af.

Dit doel is gericht op vaste, voorspelbare routes voor onkostendeclaraties op basis van vooraf bepaalde criteria. Zo neemt onduidelijkheid en variatie in het goedkeuringsproces af. Gestandaardiseerde routes zorgen voor een eerlijke behandeling, maken controles beter uitvoerbaar en verbeteren de bedrijfsvoering. ProcessMind analyseert alle eerdere goedkeuringsroutes in SAP Concur en brengt inconsistente routes en de omstandigheden waarin afwijkingen ontstaan aan het licht. Door de werkelijke routes met de ideale routes te vergelijken, helpt het platform goedkeuringsworkflows opnieuw in te richten en consequent toe te passen. Zo kan de variatie met 20 tot 30% afnemen en verbetert de beheersing.

Dit doel is gericht op het vroegtijdig opsporen en oplossen van procesproblemen die vaak tot auditbevindingen leiden. Zo nemen het aantal en de ernst van problemen tijdens audits af. Minder auditbevindingen verlagen de compliancekosten en versterken de geloofwaardigheid van de organisatie. ProcessMind analyseert gegevens over onkostenbeheer op patronen die samenhangen met eerdere auditbevindingen, zoals beleidsovertredingen of ontbrekende documentatie in SAP Concur. Met vroegtijdige waarschuwingen en oorzaakanalyse helpt het platform corrigerende maatregelen te nemen. Zo kunnen auditkosten en -bevindingen mogelijk met 15 tot 25% dalen.

Het doel is de totale kosten voor het verwerken van elke onkostendeclaratie te verlagen, waaronder arbeidskosten, systeemgebruik en overhead. Lagere verwerkingskosten verbeteren direct het financiële resultaat en de efficiëntie van de organisatie. ProcessMind berekent de kosten van elke activiteit en route in het onkostenbeheer van SAP Concur. Zo worden kostbaar herstelwerk, handmatige stappen en overbodige activiteiten zichtbaar. Door de duurste onderdelen aan te wijzen, helpt het platform gerichte verbeteringen door te voeren. Zo kunnen de kosten per declaratie mogelijk met 10 tot 15% dalen.

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd tussen de terugbetaling van een onkostendeclaratie en de uiteindelijke boeking van de transactie in het boekhoudsysteem. Snellere boekingen verbeteren de nauwkeurigheid van financiële rapportages, maken aansluitingen eenvoudiger en helpen de financiële periode op tijd af te sluiten. ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van een declaratie, inclusief de overgang van SAP Concur naar het boekhoudsysteem. Zo worden vertragingen bij gegevensoverdracht en handmatige aansluitingen zichtbaar. Door deze activiteiten na de terugbetaling in kaart te brengen, helpt ProcessMind koppelingen te verbeteren en de doorlooptijd van boekingen met 10 tot 20% te verkorten.

Dit doel is gericht op een consistente en juiste indeling van onkosten volgens de financiële codes en het beleid van het bedrijf. Een juiste indeling is belangrijk voor nauwkeurige financiële rapportages, budgettering en belastingaangiften. Ook voorkomt dit fouten en herstelwerk voor financiële teams. ProcessMind analyseert historische onkostengegevens en spoort patronen van onjuiste of inconsistente indeling in SAP Concur op. Door te laten zien in welke stappen of onder welke omstandigheden fouten ontstaan, helpt het platform duidelijkere richtlijnen of automatiseringsregels in te voeren. Zo kan de indeling 10 tot 15% nauwkeuriger worden en verbetert de betrouwbaarheid van financiële gegevens.

Het verbetertraject in 6 stappen voor onkostenbeheer

1

De template downloaden
2

Je data exporteren
3

Je dataset uploaden
4

Je proces analyseren
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Je proces monitoren
1

De template downloaden

Wat je moet doen

Download de ProcessMind-Excel-template voor onkostenbeheer in SAP Concur. Deze template zorgt ervoor dat je data goed is gestructureerd voor analyse.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste template voorkom je fouten bij het importeren en zorg je dat alle benodigde informatie uit SAP Concur wordt meegenomen. Zo leg je een goede basis voor de analyse.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde Excel-template die je kunt invullen met onkostengegevens uit SAP Concur.

DIT KRIJG JE

Ontdek hoe het kostenproces in SAP Concur echt verloopt

ProcessMind brengt het volledige kostenbeheerproces in beeld. Zo zie je hoe het werk echt verloopt en waar tijd verloren gaat. Bekijk elke stap, van declaratie tot terugbetaling.
  • Breng het volledige kostenproces in beeld
  • Vind precies waar goedkeuringen vastlopen
  • Spoor beleidsovertredingen en tekortkomingen in compliance op
  • Verkort de doorlooptijd van terugbetalingen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Concrete voordelen van geoptimaliseerd onkostenbeheer

Deze resultaten laten zien welke meetbare verbeteringen organisaties kunnen bereiken in hun onkostenbeheer met process mining. Door SAP Concur-data te analyseren, brengen we inefficiënties en verbetermogelijkheden in kaart.

0 %
Snellere goedkeuringscyclus

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Vereenvoudig het beoordelingsproces, zodat onkostendeclaraties sneller definitief door Finance worden goedgekeurd en de bedrijfsvoering vlotter verloopt.
0 %
Betere naleving van beleid

Daling van het percentage beleidsovertredingen

Breng de oorzaken van niet-naleving in kaart en pak ze aan. Zo voorkom je beleidsovertredingen en beperk je financiële risico’s bij onkostendeclaraties.
0 %
Minder herstelwerk aan declaraties

Lager percentage declaraties dat opnieuw moet worden ingediend

Voorkom dat managers of Finance onkostendeclaraties terugsturen voor aanpassingen. Zo verbetert de datakwaliteit en is er minder handmatig werk nodig.
~ 0 days
Snellere terugbetaling

Kortere tijd tot terugbetaling

Verkort de tijd tussen de definitieve goedkeuring en de daadwerkelijke terugbetaling. Dat verhoogt de tevredenheid van medewerkers en helpt de cashflow beter te beheren.
0 %
Betere naleving van het proces

Meer declaraties volgen de standaardroute

Krijg helder zicht op procesafwijkingen en verhoog het aandeel onkostendeclaraties dat de vooraf bepaalde standaardroutes voor goedkeuring en verwerking volgt.
0 %
Kortere beoordelingstijd bij Finance

Gemiddelde afname van de handmatige beoordelingstijd

Breng bottlenecks in kaart en automatiseer terugkerende taken tijdens de beoordeling door Finance. Zo daalt de gemiddelde tijd die aan elke onkostendeclaratie wordt besteed.

De resultaten hangen af van de procescomplexiteit, de datakwaliteit en de doorgevoerde verbeteringen. Deze cijfers geven typische resultaten weer van uiteenlopende process mining-trajecten.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de analyse daarna zo nodig uit.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van een onkostendeclaratie, die als primair case-ID dient.

Waarom dit belangrijk is

Dit vormt de basis van de analyse, omdat het alle afzonderlijke gebeurtenissen samenbrengt in één samenhangend procesverloop per onkostendeclaratie.

De naam van de bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment in het proces voor onkostenbeheer plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit bepaalt de stappen op de proceskaart en maakt het mogelijk het verloop van onkostendeclaraties te visualiseren en analyseren.

De exacte datum en tijd waarop een activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee worden alle gebeurtenissen chronologisch geordend. Zo kun je duren berekenen en de procesprestaties in de tijd analyseren.

De identificatiecode van de medewerker of systeemgebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses mogelijk van de werkverdeling, gebruikersprestaties en inzet van medewerkers. Zo kun je opleidingsbehoeften en mogelijkheden voor procesverbetering opsporen.

Het totale geldbedrag van de onkostendeclaratie.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context voor analyses op basis van bedragen, bijvoorbeeld om declaraties met hoge kosten op te sporen die extra controle nodig kunnen hebben.

De afdeling of het kostenplaats waartoe de medewerker die de declaratie indient behoort.

Waarom dit belangrijk is

Maakt procesanalyse per bedrijfseenheid mogelijk. Zo kun je afdelingsspecifiek gedrag, bottlenecks en complianceproblemen opsporen.

Geeft aan of een onkostendeclaratie is gemarkeerd wegens een beleidsovertreding.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt complianceanalyse en helpt de naleving van het onkostenbeleid te meten en verbeteren, zodat financiële risico’s afnemen.

De identificatie van de manager of financiële medewerker die verantwoordelijk is voor de goedkeuring van de onkostendeclaratie.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de prestaties van goedkeurders analyseren, goedkeuringsworkflows verbeteren en mogelijkheden voor training vinden.

De indeling van de uitgave, bijvoorbeeld reizen, maaltijden of kantoorbenodigdheden.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesgedrag analyseren per type uitgave. Zo komen problemen met compliance of efficiëntie per categorie aan het licht.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit markeert het begin van een nieuwe onkostendeclaratie van een medewerker. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een gebruiker de declaratie voor het eerst opslaat. Daarbij wordt een uniek declaratie-ID aangemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor alle berekeningen van de end-to-end-doorlooptijd. Het vormt de basis voor het meten van de totale procesduur.

De medewerker dient de ingevulde onkostendeclaratie formeel in ter goedkeuring. Deze gebruikersactie verandert de status van de declaratie van ‘Concept’ in ‘Ingediend’ en start de goedkeuringsworkflow.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment in het proces en markeert het begin van de goedkeuringscyclus. Je hebt dit nodig om de goedkeuringstijden van managers en Finance te meten.

De leidinggevende beoordeelt de onkostendeclaratie en keurt deze goed, waarna de declaratie naar de volgende stap in de workflow gaat. Deze actie wordt vastgelegd als een statuswijziging, met de gegevens van de goedkeurder en een timestamp.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk goedkeuringsmoment. Door dit te volgen, kun je de goedkeuringsdoorlooptijd van managers analyseren en bottlenecks in de eerste beoordelingsronde opsporen.

Het Finance- of auditteam rondt de beoordeling af en geeft de definitieve goedkeuring voor terugbetaling. Dit belangrijke moment wordt als afzonderlijke gebeurtenis vastgelegd in de goedkeuringsgeschiedenis.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis markeert het einde van de volledige goedkeuringscyclus. Dit is het eindpunt voor het meten van de totale goedkeuringsdoorlooptijd en het startsein voor de terugbetaling.

De betaling wordt verwerkt en het geld wordt aan de medewerker overgemaakt. Dit is doorgaans een afzonderlijke gebeurtenis die door het betalingssysteem wordt gestart. Vervolgens wordt de status in SAP Concur bijgewerkt.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de afronding van de betaling en is belangrijk voor de tevredenheid van medewerkers. Het is het eindpunt voor het meten van de efficiëntie van terugbetalingen.

De financiële transactie voor de terugbetaling wordt officieel geboekt in het grootboek van het bedrijf. Deze laatste stap wordt vaak vastgelegd wanneer data wordt geëxtraheerd en in het ERP-systeem geladen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste activiteit in het end-to-end-proces. Je hebt deze nodig om de volledige procesdoorlooptijd en de vertraging bij de boeking te meten.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining brengt de werkelijke route van onkostendeclaraties in beeld. Zo zie je bottlenecks bij goedkeuringen en afwijkingen van het beleid. Het helpt de oorzaken op te sporen van inefficiënties, zoals veel afwijzingen of vertraagde terugbetalingen. Daarmee kun je goedkeuringscycli versnellen en compliance met het beleid verbeteren.

Je hebt vooral event logs uit SAP Concur nodig. Daarin staan het ID van de onkostendeclaratie als case-ID, de namen van activiteiten en de timestamps van elke stap. Extra attributen, zoals indiener, goedkeurder, bedrag en kostensoort, maken de analyse gedetailleerder.

Je krijgt een beeld van het volledige proces, inclusief alle varianten en verborgen routes met herstelwerk. Je ziet waar bottlenecks bij goedkeuringen zitten, welke routes niet aan het beleid voldoen en waar veel handmatig werk nodig is. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren, verwerkingskosten verlagen en boekingen versnellen.

De eerste inrichting, inclusief het ophalen van data en de koppeling met een process mining-tool, kan enkele weken duren. Daarna kun je binnen een paar dagen eenvoudige procesmodellen en eerste inzichten genereren. Een grondigere analyse en het opsporen van oorzaken volgen meestal in de weken daarna.

Ja. Process mining laat zien waar en waarom onkostendeclaraties vaak worden teruggestuurd en brengt veelvoorkomende fouten of onduidelijkheden over het beleid aan het licht. Ook worden terugkerende beleidsovertredingen zichtbaar. Zo kun je gerichte trainingen of strengere controles invoeren om compliance te verbeteren en herstelwerk te verminderen.

Je kunt data uit SAP Concur meestal ophalen met standaardrapportages of via API-toegang voor grotere datasets. Eenvoudige rapportages zijn doorgaans makkelijk te maken, maar voor aangepaste data-extractie kan technische kennis nodig zijn. Vaak moet je de data ook opschonen en omzetten voordat je die kunt analyseren.

De grootste uitdaging is vaak om de geëxtraheerde data in het juiste event log-formaat te krijgen, met duidelijke case-ID’s, activiteiten en timestamps. SAP Concur-velden koppelen aan het process mining-schema kan kennis van datatransformatie vereisen. De meeste moderne process mining-tools bieden connectors of flexibele importmogelijkheden.

Meetbare verbeteringen, zoals kortere doorlooptijden of lagere verwerkingskosten, zijn vaak binnen 3 tot 6 maanden zichtbaar nadat de aanbevelingen zijn doorgevoerd. Hoe snel de resultaten komen, hangt af van de complexiteit van de veranderingen en de mate waarin de organisatie ze overneemt. Doorlopend monitoren helpt om de voortgang te volgen.

Maak kostenbeheer efficiënter

Ontdek hoe je de doorlooptijd van declaraties met 30% verkort en compliance verbetert.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten kun je aan de slag.