Zlepšete zpracování závazků vůči dodavatelům

Strategický přínos zefektivnění zpracování závazků

V mnoha organizacích, které používají SAP ECC, se zpracování závazků vůči dodavatelům považuje za běžnou administrativní činnost. Ve skutečnosti však jde o důležitou strategickou páku, která ovlivňuje vše od řízení pracovního kapitálu až po kvalitu vztahů s dodavateli. Neefektivní proces zpracování závazků přináší náklady, které zdaleka nekončí u práce zaměstnanců. Přicházíte o slevy za včasnou platbu, platíte penále za pozdní úhrady a rostou vám náklady na zpracování každé faktury, což snižuje zisk. Zaměří-li se finanční oddělení na optimalizaci procesů, může se z reaktivního nákladového střediska stát aktivním přispěvatelem k finančnímu zdraví firmy.

Optimalizace tohoto procesu v prostředí SAP ECC vyžaduje důkladnou znalost toku dat v modulech finančního účetnictví (FI) a hlavní knihy (GL). SAP lze výrazně přizpůsobit, takže způsob zpracování faktur se mezi firmami často podstatně liší, a to i v rámci stejného odvětví. Tyto rozdíly mohou zakrývat neefektivitu, kterou běžné reporty samy o sobě neodhalí. Prvním krokem k výraznému snížení nákladů a efektivnějšímu provozu je zjistit, kde se do procesu ručně zasahuje a kde se automatizované workflow zastavuje.

Jak ze SAP ECC získat přehled o procesech

Process mining propojuje nezpracovaná transakční data s prakticky využitelnými poznatky. Extrakcí dat z hlavních tabulek SAP, například BKPF a BSEG, můžete zrekonstruovat celý průběh zpracování faktury. Uvidíte tak, jak proces skutečně probíhá, nikoli jen jak byl navržen na papíře. Použijete-li jako identifikátor případu číslo faktury, můžete sledovat každou změnu stavu, každé schválení i každou blokaci platby během celého životního cyklu dokladu.

Taková míra přehledu je nezbytná, pokud hledáte způsoby, jak zlepšit zpracování závazků. Místo spoléhání na jednotlivé zkušenosti s prodlevami můžete z konkrétních dat zjistit, kde se proces odchyluje od obvyklého průběhu. Můžete například zjistit, že faktury od určitých dodavatelů vyžadují kvůli chybám při párování opakované ruční zásahy nebo že schvalování v některých odděleních trvá třikrát déle než průměr firmy. Tento objektivní pohled je základem cíleného zlepšování procesů na základě dat.

Odstraňování úzkých míst a zkrácení doby zpracování

Jedním z hlavních cílů transformace finančních procesů je zkrátit dobu zpracování závazků. Úzká místa se často skrývají mezi jednotlivými činnostmi. Faktura může například čekat ve schránce na schválení vedoucím nebo může zůstat zablokovaná i dlouho poté, co se vyřeší nesrovnalost. Process mining tato nečinná období odhalí a pomůže vyčíslit, jak omezují možnost využít slevy za včasnou platbu.

Mezi hlavní příležitosti ke zlepšení patří řešení nesrovnalostí mezi fakturou, objednávkou a příjemkou. V SAP ECC vedou neúspěšná třístranná párování k ručnímu workflow, které spotřebovává značné zdroje. Analýzou příčin nesouladu, ať už jde o rozdíly v ceně, nebo v množství, můžete odstranit problémy už v předchozích krocích a předejít vzniku úzkého místa. Přechod od ručních oprav k prevenci pomocí automatizace je znakem vyspělého procesu zpracování závazků.

Posílení shody a finanční integrity

Process mining pomáhá nejen zvyšovat efektivitu, ale také zajišťovat shodu a finanční integritu. V prostředí SAP ECC s mnoha úpravami je zásadní zachovat přehlednou auditní stopu. Pomocí process mining můžete sledovat neoprávněné změny platebních podmínek, odhalovat případy, kdy může být ohroženo oddělení pravomocí, a ověřovat, zda jsou všechny platby přiřazeny k platným obchodním transakcím. Takový dohled pomáhá omezit riziko podvodů a zajistit přesné a včasné finanční výkaznictví.

Analýza celého procesu vám navíc umožní optimalizovat způsob provádění plateb. Zjistíte, které platební metody jsou nejefektivnější a kterým dodavatelům platíte pravidelně předčasně nebo pozdě. Díky tomu můžete lépe plánovat peněžní toky a poskytnout nákupnímu týmu data pro vyjednání výhodnějších podmínek s dodavateli. Shoda neznamená jen dodržování pravidel. Jde také o zavedení disciplinovaného procesu, který podporuje širší finanční cíle organizace.

Další kroky v transformaci finančních procesů

Zefektivnění procesu zpracování závazků nevyžaduje kompletní výměnu systému. Pomocí šablon a poznatků v tomto průvodci můžete začít analyzovat data SAP ECC a najít příležitosti ke zlepšení. Ať už chcete automatizovat větší část účtování faktur, nebo odstranit úzká místa, která vedou k poplatkům za pozdní platby, potřebná vodítka najdete v datech. Jakmile získáte lepší přehled o provádění plateb, zjistíte, že přínosy process mining zasahují do všech částí finančního oddělení a pomáhají organizaci pružněji reagovat na změny.