> Continu verbeteren van processen > Verwerking van crediteurenbetalingen > SAP ECC

Verbeter de verwerking van crediteurenbetalingen

Optimaliseer SAP ECC met onze eenvoudige gids in 6 stappen

Datatemplate downloaden

Verwerking van crediteurenbetalingen

SAP ECC

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(12)Doelen(12)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(4)

Verbeter de verwerking van crediteurenbetalingen in SAP ECC

Ons platform laat zien hoe betalingsworkflows verlopen en brengt verborgen bottlenecks en vertragingen aan het licht. Je ziet waar handmatige tussenkomst of goedkeuringsrondes het proces vertragen. Door deze knelpunten te herkennen, kun je de bedrijfsvoering efficiënter maken en transacties op tijd afhandelen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

De strategische waarde van een efficiënter crediteurenproces

Bij veel organisaties die SAP ECC gebruiken, wordt de verwerking van crediteurenfacturen gezien als een standaard administratieve taak. Toch heeft dit proces strategische invloed op onder meer het werkkapitaal en de relaties met leveranciers. Een inefficiënt crediteurenproces kost meer dan alleen extra arbeidsuren. Je loopt kortingen voor vroege betaling mis, betaalt boetes voor te late betalingen en maakt meer kosten per factuur. Dat gaat ten koste van je resultaat. Door het proces te optimaliseren, kan de financiële afdeling veranderen van een kostenpost die achter de feiten aanloopt in een actieve bijdrage aan de financiële gezondheid van het bedrijf.

Om dit proces in SAP ECC te optimaliseren, moet je begrijpen hoe data door de modules Financial Accounting (FI) en General Ledger (GL) stroomt. SAP is sterk aanpasbaar. Daardoor kan de verwerking van facturen per bedrijf flink verschillen, zelfs binnen dezelfde sector. Die verschillen verhullen vaak inefficiënties die je niet met standaardrapportages ontdekt. Breng eerst in kaart waar medewerkers handmatig ingrijpen en waar geautomatiseerde workflows vastlopen. Dat is de eerste stap naar lagere kosten en betere bedrijfsvoering.

Van SAP ECC-data naar Process Intelligence

Process mining verbindt ruwe transactiedata met concrete inzichten. Door data uit belangrijke SAP-tabellen zoals BKPF en BSEG te halen, kun je het volledige verloop van een factuur reconstrueren. Zo zie je hoe het proces in de praktijk verloopt, in plaats van hoe het op papier is ontworpen. Gebruik je het factuurnummer als case-ID, dan kun je elke statuswijziging, goedkeuring en betalingsblokkade volgen gedurende de levenscyclus van het document.

Dit overzicht is belangrijk als je de verwerking van crediteurenfacturen wilt verbeteren. In plaats van af te gaan op verhalen over vertragingen, kun je met data precies zien waar het proces afwijkt van de ideale route. Misschien blijkt dat facturen van bepaalde leveranciers steeds handmatig moeten worden aangepast door fouten bij het matchen. Of dat de goedkeuringsrondes bij sommige afdelingen drie keer zo lang duren als gemiddeld. Met dit objectieve beeld kun je verbeteringen gericht aanpakken.

Bottlenecks aanpakken en doorlooptijden verkorten

Een belangrijk doel van financiële transformatie is de doorlooptijd van de crediteurenfactuurverwerking verkorten. Bottlenecks zitten vaak tussen activiteiten. Denk aan een factuur die in een inbox op goedkeuring wacht, of een betalingsblokkade die blijft staan nadat een verschil is opgelost. Process mining maakt deze wachttijden zichtbaar en laat zien wat ze betekenen voor de kortingen die je kunt krijgen.

Verbeteringen zijn vaak mogelijk bij het oplossen van verschillen tussen de factuur, de inkooporder en de goederenontvangst. In SAP ECC leiden fouten bij deze driewegmatch tot handmatige workflows die veel tijd kosten. Analyseer de oorzaken van de verschillen, zoals afwijkende prijzen of aantallen, en pak ze eerder in het proces aan. Zo voorkom je dat de bottleneck ontstaat. Voorkomen is beter dan achteraf handmatig corrigeren, en dat kenmerkt een volwassen crediteurenproces.

Compliance en financiële betrouwbaarheid versterken

Process mining helpt niet alleen om efficiënter te werken, maar ook om compliance en financiële betrouwbaarheid te bewaken. In een complexe SAP ECC-omgeving is een duidelijk auditspoor belangrijk. Met process mining kun je ongeoorloofde wijzigingen in betalingsvoorwaarden opsporen, controleren waar de functiescheiding mogelijk in gevaar komt en nagaan of betalingen aan geldige zakelijke transacties zijn gekoppeld. Zo beperk je het risico op fraude en zorg je voor tijdige, correcte financiële rapportages.

Door de volledige processtroom te analyseren, kun je ook de betaalstrategie verbeteren. Je ziet welke betaalmethoden het efficiëntst zijn en welke leveranciers steeds vroeg of laat worden betaald. Dat helpt bij het voorspellen van de cashflow en geeft het inkoopteam data om betere voorwaarden met leveranciers te bespreken. Compliance draait niet alleen om regels volgen. Het gaat ook om een gedisciplineerd proces dat de bredere financiële doelen van de organisatie ondersteunt.

Verder met de financiële transformatie

Je hoeft het hele systeem niet te vervangen om het crediteurenproces efficiënter te maken. Met de templates en inzichten in deze gids kun je SAP ECC-data analyseren en snel verbeterkansen vinden. Of je nu meer factuurcodering wilt automatiseren of bottlenecks wilt wegnemen die tot boetes leiden, data wijst de weg. Naarmate je meer zicht krijgt op de uitvoering van betalingen, merk je dat process mining ook andere delen van de financiële afdeling helpt. Zo wordt de organisatie wendbaarder en beter bestand tegen veranderingen.

Verwerking van crediteurenbetalingen Factuurcontrole Crediteurenafdeling Leveranciersbeheer Cashflow optimaliseren Driewegmatching Compliance bij betalingen Automatisering van crediteurenprocessen Betalingscyclus Van inkoop tot betaling

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Na de eerste invoer moeten facturen vaak handmatig worden aangepast vanwege onjuiste codering of ontbrekende informatie. Dit terugkerende werk verlengt de doorlooptijd en vergroot de kans op menselijke fouten. Daardoor worden betalingen uiteindelijk te laat uitgevoerd en komen relaties met leveranciers onder druk te staan.

Facturen blijven vaak hangen bij bepaalde goedkeuringsniveaus, waar ze wachten op handmatige goedkeuring voordat ze verder kunnen. Zonder zicht op waar de vertraging ontstaat, kunnen managers niet bepalen welke afdelingen of medewerkers de meeste vertraging veroorzaken in de betaalcyclus.

Organisaties lopen vaak aantrekkelijke kortingen mis omdat facturen niet op tijd worden verwerkt om aan de betalingsvoorwaarden van leveranciers te voldoen. Dit gemiste voordeel is een direct financieel verlies en wijst erop dat er onvoldoende grip is op de volledige betaaltermijn.

Als dezelfde factuur meerdere keren wordt verwerkt, betaal je te veel en moet je ingewikkelde stappen zetten om het geld terug te krijgen. Deze fouten ontstaan vaak door inconsistente gegevensinvoer of doordat er in het systeem geen centraal overzicht is van verschillende bedrijfscodes en leveranciersrekeningen.

Wisselende verwerkingstijden leiden er vaak toe dat betalingen na de contractuele vervaldatum worden uitgevoerd. Naast de directe boete schaadt structureel te laat betalen de kredietwaardigheid van de organisatie. Leveranciers kunnen daardoor diensten opschorten of minder gunstige voorwaarden voorstellen.

Verschillen tussen de factuur, de inkooporder en de goederenontvangst leiden vaak tot automatische betalingsblokkades die handmatig moeten worden onderzocht. Als deze verschillen niet snel worden opgelost, ontstaat er een achterstand die de hele crediteurenafdeling hindert.

Facturen zonder vooraf goedgekeurde inkooporder vragen om uitgebreide handmatige codering en extra goedkeuringsstappen. Door deze ad-hocaanpak is de cashflow moeilijker te voorspellen en neemt de administratieve last voor zowel de financiële afdeling als het inkoopteam toe.

Facturen krijgen vaak een betalingsblokkade vanwege prijsverschillen of ontbrekende documentatie. Toch blijft zo’n blokkade soms wekenlang staan. Daardoor ontstaat een vertekend beeld van de openstaande verplichtingen en kan de financiële afdeling betalingen niet op tijd uitvoeren.

Cheques en handmatige overboekingen kosten per transactie meer dan geautomatiseerde elektronische betalingen en vergroten het risico op fraude. Ook is er minder zicht op de status van het geld en wordt bankreconciliatie lastiger.

Leveranciers nemen vaak contact op met de crediteurenafdeling om naar de status van hun betaling te vragen. Dat kost medewerkers veel tijd. Veel van zulke vragen wijzen meestal op een gebrek aan transparantie en voorspelbaarheid in de volledige betaalcyclus.

Financiële managers hebben vaak moeite om het volledige verloop van een factuur door verschillende modules te volgen. Door die versnippering is het bijna onmogelijk om de echte oorzaak van vertragingen te vinden of de prestaties van de crediteurenfactuurverwerking als geheel te meten.

Als standaardgoedkeuringsprocedures worden overgeslagen of wijzigingen in betalingsvoorwaarden niet worden vastgelegd, kan dat leiden tot ernstige bevindingen bij een audit. Zonder een gedetailleerd digitaal auditspoor is het lastig aan te tonen dat alle betalingen in SAP ECC volgens het bedrijfsbeleid zijn goedgekeurd.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Facturen sneller intern doorsturen is belangrijk om het vertrouwen van leveranciers te behouden en achterstanden te voorkomen. Als managers betalingen sneller beoordelen en goedkeuren, kan de organisatie financiële verplichtingen ruim voor de deadline nakomen. Dat maakt de cashflow voorspelbaarder en verhoogt de productiviteit van de afdeling. De financiële afdeling hoeft dan minder achter betalingen aan te gaan en kan de betaalplanning proactief beheren.

ProcessMind laat zien welke route elke factuur in SAP ECC aflegt en waar goedkeuringen blijven steken. Je ziet welke kostenplaatsen of goedkeuringsniveaus de meeste vertraging veroorzaken. Zo kun je het proces gericht aanpassen en de totale doorlooptijd met 30 procent of meer verkorten. Door deze bottlenecks zichtbaar te maken, helpt het systeem de crediteurenfactuurverwerking te verbeteren en workflows soepeler te laten verlopen.

Kortingen die leveranciers aanbieden, kunnen de kosten flink verlagen. Als facturen binnen de kortingsperiode worden verwerkt, verandert de crediteurenafdeling van een kostenpost in een bron van waarde. Zo bespaar je jaarlijks duizenden euro’s op inkoop. Het doel is om de snelheid van interne processen af te stemmen op de financiële voordelen die leveranciers bieden.

Door te meten hoeveel tijd er zit tussen de ontvangst en de uiteindelijke afhandeling van een factuur, brengt ons platform workflows aan het licht waarbij de kortingsperiode steeds wordt gemist. ProcessMind laat zien wat de vertraging in SAP ECC veroorzaakt, bijvoorbeeld een late ontvangst of trage controle. Zo kunnen teams facturen met een hoge waarde voorrang geven en vaker korting ontvangen. Met dit overzicht kun je de crediteurenfactuurverwerking afstemmen op het financiële voordeel.

Boetes voor te late betalingen zijn onnodige kosten die de winstmarge verlagen en de reputatie schaden. Door elke betaling op of vóór de vervaldatum uit te voeren, voorkom je deze kosten en bouw je betere samenwerkingsrelaties op met belangrijke leveranciers. Consistente betalingen verkleinen ook het risico op kredietblokkades of verstoringen in de toeleveringsketen.

Met process mining kunnen bedrijven realtime volgen hoe lang openstaande posten al openstaan. ProcessMind waarschuwt voor facturen die bijna vervallen maar nog in een vroege fase vastzitten. Zo kun je meteen ingrijpen, bottlenecks omzeilen en betalingen op tijd uitvoeren. Deze aanpak maakt het makkelijker om betalingstermijnen in SAP ECC na te komen, zonder te hoeven gissen.

Dubbele betalingen voorkomen is belangrijk om het werkkapitaal te beschermen en het werk dat nodig is om geld terug te vorderen te beperken. Door dubbele boekingen op te sporen voordat ze definitief zijn, voorkom je ingewikkelde terugvorderingen en sluiten de financiële gegevens beter aan op de werkelijke verplichtingen. Zo worden financiële rapportages betrouwbaarder en lekt er minder geld weg.

ProcessMind analyseert historische data in SAP ECC-tabellen zoals BKPF en BSEG om patronen te vinden die op dubbele boekingen wijzen. Door te laten zien welke activiteiten tot deze fouten leiden, helpt het platform om betere controles bij de invoer in te voeren. Zo verklein je het risico op te hoge betalingen. Daarmee verandert de manier waarop de crediteurenfactuurverwerking risico’s bij gegevensinvoer aanpakt.

Als inkooporders, goederenontvangsten en facturen vaker goed overeenkomen, is er minder handmatig ingrijpen en herstelwerk nodig. Een nauwkeurige match zorgt ervoor dat je alleen betaalt voor goederen en diensten die daadwerkelijk zijn ontvangen. Zo blijft de inkoopcyclus betrouwbaar. Ook verloopt de weg van factuurontvangst tot betaling sneller, omdat veelvoorkomende gegevensverschillen verdwijnen.

Onze oplossing vergelijkt inkooporder- en factuurdata en laat precies zien waar verschillen ontstaan, bijvoorbeeld in prijs of aantal. Door de veelvoorkomende oorzaken van mislukte matches te vinden, helpt ProcessMind teams om gegevensinvoer en communicatie met leveranciers te standaardiseren. Daardoor hoeven veel minder facturen handmatig te worden onderzocht. Nauwkeurigheid is een belangrijke basis voor een efficiënt crediteurenproces in SAP ECC.

Hoe minder medewerkers handmatig aan een factuur hoeven te werken, hoe kleiner de kans op fouten en hoe lager de kosten per transactie. Met een proces waarbij facturen zonder handmatige tussenkomst worden verwerkt, kan de crediteurenafdeling zich richten op belangrijker werk in plaats van steeds dezelfde gegevens te corrigeren. Zo haal je de vertraging uit de standaardbetalingen.

ProcessMind brengt de volledige levenscyclus van een factuur in kaart en laat zien waar documenten steeds opnieuw worden teruggestuurd voor correcties. Door deze herhaalde handmatige handelingen in de crediteurenfactuurverwerking te vinden, kan de organisatie bepaalde controles automatiseren en tot 40 procent van het handmatige herstelwerk voorkomen. Zo worden workflows in SAP ECC zo efficiënt en geautomatiseerd mogelijk.

Minder facturen zonder inkooporder geeft meer grip op uitgaven en maakt reconciliatie eenvoudiger. Facturen die aan vooraf goedgekeurde inkooporders zijn gekoppeld, worden sneller en volgens de regels verwerkt. Zo zijn uitgaven vanaf het begin goedgekeurd en correct gecategoriseerd. Deze verandering is belangrijk om de financiële bedrijfsvoering goed op te schalen.

ProcessMind berekent de verhouding tussen facturen met en zonder inkooporder, uitgesplitst naar leverancier en afdeling. Managers zien zo waar het inkoopbeleid wordt omzeild en krijgen de data om een aanpak te hanteren waarbij eerst een inkooporder wordt aangemaakt. Dat verbetert de volledige betaalworkflow in SAP ECC. Deze verhouding is een belangrijke metriek om de volwassenheid van de crediteurenfactuurverwerking te meten.

Betalingsblokkades staan tijdige financiële transacties vaak in de weg. Door ze minder vaak te laten voorkomen en sneller op te lossen, verloopt de betaalrun beter. Zo voorkom je onverwachte vertragingen die de dienstverlening van leveranciers of interne financiële rapportages kunnen beïnvloeden. Als blokkades snel worden opgeheven, blijft de cashflow op gang.

ProcessMind analyseert de attributen van geblokkeerde facturen en laat zien wat de meest voorkomende oorzaken zijn, zoals prijsverschillen of ontbrekende documentatie. Daarmee kun je vaste routes voor de afhandeling opstellen, zodat blokkades snel worden opgeheven en betalingen niet blijvend tegenhouden. Dit detailoverzicht helpt om de crediteurenfactuurverwerking in SAP ECC vlot te laten verlopen.

Door papieren cheques en handmatige overboekingen te vervangen, dalen de transactiekosten en wordt het betaalproces veiliger. Elektronische betaalmethoden zijn sneller, beter te volgen en minder gevoelig voor fraude. Ze vormen een moderne basis voor de financiële bedrijfsvoering en geven meer zicht op uitgaande betalingen. Het doel is om betalingen te moderniseren en kosten te verlagen.

ProcessMining laat zien hoe vaak handmatige betaalmethoden worden gebruikt door de betaalmethodevelden in SAP ECC te analyseren. ProcessMind helpt te vinden welke leveranciers nog cheques ontvangen. Het inkoopteam kan deze leveranciers vervolgens benaderen om digitaal te gaan werken en het grootste deel van de betalingen via geautomatiseerde elektronische kanalen te laten verlopen. Zo verbeter je de laatste stap van de crediteurenfactuurverwerking.

Goede compliance zorgt ervoor dat elke betaling voldoet aan het bedrijfsbeleid en de wettelijke vereisten. Een duidelijk auditspoor en een strikte functiescheiding beschermen de organisatie tegen fraude en zorgen ervoor dat financiële overzichten kloppen en goed te onderbouwen zijn. Dat geeft interne en externe auditors meer zekerheid.

ProcessMind reconstrueert de werkelijke volgorde van gebeurtenissen voor elke factuur en vergelijkt die met het beoogde procesmodel. Afwijkingen van standaardgoedkeuringsniveaus of complianceregels worden meteen gemarkeerd. Zo kan de financiële afdeling de ideale route bewaken en op elk moment gegevens klaar hebben voor een audit. Dit zorgt voor een hoge mate van compliance bij de crediteurenfactuurverwerking in SAP ECC.

Veel vragen van leveranciers over de status van betalingen wijzen op weinig transparantie en trage verwerking. Door betalingen sneller en voorspelbaarder uit te voeren, hoeft de organisatie minder tijd te besteden aan telefoontjes en e-mails over de betaalstatus. Medewerkers kunnen zich dan richten op complexere financiële analyses en leveranciersbeheer.

ProcessMind helpt de betaalcyclus stabieler te maken door de bottlenecks achter vertragingen te vinden. Als de verwerkingstijden voorspelbaarder en transparanter worden, weten leveranciers beter waar ze aan toe zijn. Daardoor krijgt de crediteurenafdeling minder vragen. Een beter crediteurenproces verbetert zo ook het beheer van leveranciersrelaties.

Volledig zicht op de levenscyclus van betalingen helpt leidinggevenden om onderbouwde beslissingen te nemen over cashmanagement en de inzet van middelen. Als je precies weet waar elke betaling zich in het proces bevindt, heb je meer grip op de financiën. Dat is belangrijk voor planning en risicobeheer binnen grote organisaties. Het doel is één betrouwbare bron voor alle betaalactiviteiten.

ProcessMind biedt een dashboard dat facturen volgt vanaf ontvangst in SAP ECC tot de uiteindelijke aflettering. Met dit totaaloverzicht kunnen betrokkenen realtime prestaties vergelijken met belangrijke normen. Zo blijft de crediteurenfactuurverwerking efficiënt, compliant en voorspelbaar. Transparantie verandert hoe de financiële gezondheid van de organisatie wordt bewaakt.

Het verbetertraject voor betalingen aan crediteuren in 6 stappen

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Download de Excel-template voor de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC, met velden voor factuur- en betaalgegevens.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met een vooraf ingerichte structuur leg je de juiste BKPF- en BSEG-velden vast voor een geslaagde analyse.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare datastructuur voor je SAP-extractie.

DIT KRIJG JE

Krijg volledig inzicht in betalingsprocessen in SAP

ProcessMind brengt de betalingscyclus overzichtelijk in kaart door data rechtstreeks uit SAP ECC te halen. Je ziet elke afwijking en vertraging, zodat je goedkeuringen kunt verbeteren en boetes voor te late betaling kunt voorkomen.

Breng elke stap van de betalingscyclus voor crediteuren in kaart
Spoor bottlenecks in goedkeuringen in SAP ECC op
Achterhaal de oorzaken van boetes voor te late betaling
Vergelijk de prestaties van verschillende leveranciersgroepen

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

BEWEZEN RESULTATEN

Meetbare verbeteringen in de prestaties van crediteurenadministratie

Door de volledige levenscyclus van facturen in SAP ECC zichtbaar te maken, kunnen organisaties bottlenecks opsporen en handmatige stappen automatiseren. Zo besparen ze op de bedrijfsvoering. Deze cijfers laten zien wat datagedreven inzichten kunnen opleveren voor de factuurverwerking.

0 %

Kortere goedkeuringsrondes

Kortere verwerkingstijd

Process mining vindt bottlenecks bij goedkeuring in de BSEG-tabel. Organisaties kunnen workflows verbeteren en betalingen sneller uitvoeren.

0 %

Meer kortingen ontvangen

Vaker gebruikmaken van voorwaarden voor vroege betaling

Door de SKB1-tabel te volgen op deadlines voor kortingen, kunnen teams facturen met een hoge waarde voorrang geven en meer beschikbare kortingen ontvangen.

0 %

Minder handmatige handelingen

Minder handmatig ingrijpen

Door handmatige codering en het opheffen van blokkades in de FI-GL-module te beperken, kost de verwerking van elke factuur minder werk en neemt de automatisering toe.

0 %

Voorkom dubbele betalingen

Geen dubbele cases meer

Door leveranciers- en bedragattributen in BSEG-records met elkaar te vergelijken, kun je identieke betalingen opsporen en voorkomen voordat ze worden uitgevoerd.

0 %

Betere naleving van inkooporders

Hoger aandeel facturen met inkooporder

Een betere aansluiting tussen inkooporders en facturen verhoogt de naleving en voorkomt handmatige verschillen die moeten worden opgelost.

0 %

Minder vragen van leveranciers

Minder statusverzoeken

Als leveranciers het hele betaalproces kunnen volgen, vragen ze minder vaak handmatig naar de status. Dat komt de relatie met leveranciers ten goede.

De resultaten hangen af van de complexiteit van de procesconfiguratie en de kwaliteit van de onderliggende data. De cijfers geven typische prestatieverbeteringen weer die bij implementaties bij grote organisaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met het selecteren van de belangrijkste activiteiten en attributen voor een helder beeld van het proces.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De organisatie-eenheid waarvoor de jaarrekening wordt opgesteld.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijke dimensie voor prestatievergelijkingen tussen organisatieonderdelen.

Unieke identificatie van de leverancier of crediteur.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatieanalyse per leverancier mogelijk.

Classificeert het boekhoudkundige document, bijvoorbeeld als factuur of creditnota.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen financiële workflows, zoals die voor facturen en creditnota’s.

Het totale factuurbedrag in de lokale valuta.

Waarom dit belangrijk is

Maakt de financiële omvang van de procesinstantie meetbaar.

De verwijzing naar het inkoopdocument dat aan de factuur is gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Verbindt crediteuren met inkoop en maakt afgestemde workflows zichtbaar.

De code met de voorwaarden voor betaling en kortingen.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt de financiële deadline en de mogelijkheden voor korting.

Geeft aan of een factuur is geblokkeerd voor betaling en waarom.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijke aanwijzing voor problemen in het proces en de noodzaak van handmatige tussenkomst.

De manier waarop de factuur wordt betaald, bijvoorbeeld per cheque, bankoverschrijving of ACH.

Waarom dit belangrijk is

Volgt de efficiëntie en kosten van de betalingsuitvoering.

De ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt bronanalyse en berekening van het automatiseringspercentage mogelijk.

De datum waarop de factuur in het systeem is vereffend of betaald.

Waarom dit belangrijk is

Markeert de afronding van het financiële proces.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Legt de datum op de leveranciersfactuur vast als referentiedatum. Deze datum komt uit het veld Document Date in de kop van het boekhoudkundige document.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum vormt het uitgangspunt voor de verouderingsanalyse en controle op naleving van betalingstermijnen. Het verschil met de invoerdatum laat zien of er vertraging is ontstaan bij de postverwerking of het scannen.

Geeft aan wanneer de factuurgegevens technisch in SAP ECC zijn ingevoerd. Deze timestamp markeert het begin van het digitale proces in het ERP-systeem.

Waarom dit belangrijk is

Nodig om de interne verwerkingstijd te vergelijken met de totale wachttijd voor de leverancier. Een lange tijd tussen ontvangst en aanmaak wijst op bottlenecks bij de intake.

Geeft aan dat de factuur met succes is geboekt in het grootboek en de subadministraties. Hiermee wordt de schuld in het systeem vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

De factuur geldt nu officieel als schuld. Vanaf dit moment worden de betalingstermijn en vervaldatum berekend.

Legt vast dat een betalingsblokkadesleutel is toegepast op een factuurregel. Hierdoor kan de automatische betaalrun de factuur niet selecteren.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke oorzaak van late betalingen en misgelopen kortingen. Analyse van de blokkeringsreden laat zien of vertraging komt door prijsverschillen, ontbrekende goederenontvangsten of handmatige blokkades.

Legt vast dat een betalingsblokkade is opgeheven, zodat de factuur kan worden meegenomen in de volgende betaalrun. In veel SAP-configuraties geldt dit als indicatie van goedkeuring.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan dat de problemen die betaling verhinderden zijn opgelost. De tijd tussen het instellen en opheffen van de blokkade is de bottleneck in de afhandeling.

De betaalrun wordt uitgevoerd en de bankoverschrijving gestart of de cheque afgedrukt. Het systeem maakt een betalingsdocument aan.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het moment waarop het geld daadwerkelijk wordt overgemaakt. De timestamp wordt gebruikt om de werkelijke betalingstermijn te berekenen en te controleren of de betaling vóór de kortingsdeadline plaatsvond.

De boeking koppelt de factuurregel aan het betalingsdocument en brengt de openstaande post op nul. Hiermee wordt de levenscyclus van de factuur afgesloten.

Waarom dit belangrijk is

Markeert de voltooiing van het proces. Nodig om de totale doorlooptijd te berekenen en te bevestigen dat de schuld is voldaan.

Veelgestelde vragen

Wat levert process mining op voor crediteurenbeheer in SAP ECC?

Process mining geeft volledig zicht op de betaalcyclus door elke stap van factuurontvangst tot betaling in kaart te brengen. Je ziet precies waar bottlenecks ontstaan, bijvoorbeeld bij lange goedkeuringsrondes of terugkerend handmatig herstelwerk. Teams kunnen workflows vervolgens verbeteren en verwerkingskosten verlagen.

Welke SAP-tabellen zijn nodig om de betaalcyclus te analyseren?

Voor een volledig beeld halen we vooral data uit belangrijke financiële tabellen, zoals BKPF voor kopgegevens en BSEG voor gegevens op regelniveau. We gebruiken ook tabellen zoals BSAK voor afgeletterde posten en RSEG voor gegevens over de ontvangst van facturen. Zo volgen we de volledige geschiedenis van elk factuurdocument.

Moeten we onze SAP-configuratie aanpassen om met process mining te beginnen?

Nee. Process mining gebruikt de digitale sporen die al in je transactielogboeken staan. Je hoeft de bestaande SAP ECC-configuratie dus niet aan te passen. De analyse gebeurt op basis van geëxtraheerde data. De live productieomgeving blijft onaangeroerd en werkt gewoon door.

Helpt process mining om meer kortingen voor vroege betaling te krijgen?

Ja. Process mining brengt de oorzaken van vertragingen bij goedkeuring en matching aan het licht, zodat je de route naar betaling kunt verbeteren. Facturen worden dan snel genoeg verwerkt om gebruik te maken van gunstige voorwaarden van leveranciers. Dat verbetert rechtstreeks je financiële resultaat.

Hoe lang duurt het meestal voordat een eerste analyse resultaat oplevert?

De meeste organisaties zien binnen twee tot vier weken na het aanleveren van data hun eerste procesmodellen en bottleneckrapporten. Zodra de eerste verbinding is gelegd, geeft doorlopende monitoring realtime inzicht in betaalprestaties en complianceproblemen.

Waarom wordt het factuurnummer gebruikt als case-ID voor dit proces?

Het factuurnummer is een unieke verwijzing die alle bijbehorende activiteiten met elkaar verbindt, van de eerste invoer tot de uiteindelijke aflettering in het grootboek. Met dit nummer kan de software alle gebeurtenissen rond een financiële verplichting samenbrengen en het verloop van die factuur duidelijk weergeven.

Hoe vindt het systeem dubbele betalingen in de data?

De analyse zoekt naar identieke patronen in leveranciers-ID’s, bedragen en datums in het SAP-grootboek. Door overeenkomsten te markeren voordat de betaalrun plaatsvindt, kun je geldverlies en het latere werk om bedragen bij leveranciers terug te vorderen voorkomen.

Kunnen we compliance met interne goedkeuringsworkflows bewaken?

Process mining registreert wie elke handeling heeft uitgevoerd en wanneer. Zo kun je controleren of elke betaling aan de interne controles voldeed. Je ziet snel waar stappen zijn overgeslagen of goedkeuringen zonder bevoegdheid zijn gegeven. Dat maakt je beter voorbereid op audits.

Verbeter nu de verwerking van crediteurenbetalingen

Verkort de betalingscyclus met 30% en pak bottlenecks in SAP ECC aan.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. De installatie duurt maar een paar minuten.