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Melhore o processamento de pagamentos do Contas a Pagar

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Melhore o processamento de pagamentos do Contas a Pagar
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Otimize o processamento de pagamentos de contas a pagar no Sage Intacct

Nossa plataforma identifica gargalos de processo e ineficiências ocultas que tornam suas operações financeiras mais lentas. Mapeando cada etapa, você consegue descobrir exatamente onde ocorrem retrabalhos manuais e atrasos nas aprovações. Esses insights ajudam sua equipe a eliminar atritos e alcançar mais consistência em todas as transações da empresa.

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A importância estratégica de aprimorar o ciclo de pagamentos

O processamento de pagamentos do Contas a Pagar funciona como o pulso da sua organização, refletindo sua saúde financeira e disciplina operacional. Embora muitas pessoas o vejam como uma tarefa administrativa rotineira, ele é, na verdade, um ecossistema complexo em que gestão do fluxo de caixa, relacionamento com fornecedores e controles internos se encontram. No ambiente Sage Intacct, a flexibilidade da plataforma permite criar Workflows altamente personalizados, mas essa mesma complexidade pode ocultar ineficiências subjacentes. Quando o processamento de pagamentos não é otimizado, os custos vão muito além de simples multas por atraso. Você corre o risco de perder descontos por pagamento antecipado, prejudicar sua reputação com fornecedores estratégicos e aumentar a carga de trabalho manual da equipe financeira. Ao focar na otimização de processos, você transforma o Contas a Pagar de um centro de custos em uma função estratégica que protege a liquidez e apoia o crescimento da empresa.

Visualizando a jornada da nota fiscal no Sage Intacct

O Process Mining oferece uma visão transparente de todo o seu ciclo de pagamentos. Usando o número da nota fiscal como identificador exclusivo, as ferramentas de Process Mining extraem dados do Sage Intacct para mapear cada ponto de contato, desde o recebimento inicial da nota fiscal até o lançamento final no razão geral. Essa visibilidade é essencial para identificar onde a realidade se distancia dos procedimentos definidos. Você pode descobrir que uma nota fiscal segue um caminho diferente do esperado, talvez ignorando verificações automatizadas ou ficando presa em um ciclo de aprovações repetitivas que não agregam valor.

Em vez de depender de relatos isolados ou auditorias manuais, você obtém uma visão baseada em dados de como o trabalho realmente acontece. Isso permite ver o momento exato em que uma nota fiscal entra no sistema, quanto tempo permanece em uma fila de aprovação e quais gatilhos específicos causam atrasos. Ao entender esses padrões, você deixa de agir apenas de forma reativa e passa a gerenciar o processo de maneira proativa, garantindo que cada nota fiscal siga o caminho mais eficiente possível.

Principais áreas para uma melhoria sustentável

Ao analisar o processamento de pagamentos do Contas a Pagar, algumas áreas importantes normalmente se destacam como candidatas à otimização. Uma das mais relevantes é o Workflow de aprovação. Em muitas configurações do Sage Intacct, as aprovações são encaminhadas com base no departamento, projeto ou centro de custos. O Process Mining pode revelar se esses Workflows são desnecessariamente complexos, como nos casos em que uma nota fiscal exige cinco aprovações quando duas seriam suficientes para garantir a conformidade. Identificar esses gargalos permite simplificar as regras de encaminhamento e reduzir o tempo total de ciclo.

Outra área crítica envolve a resolução de divergências. Quando uma nota fiscal não corresponde a um pedido de compra ou documento de recebimento, a investigação resultante pode paralisar o processo. Analisando essas exceções, você pode identificar se determinados fornecedores fornecem dados incorretos com frequência ou se os erros internos de entrada de dados são a principal causa. Além disso, você pode examinar o momento da execução dos pagamentos. Otimizar o intervalo entre a aprovação da nota fiscal e a compensação do pagamento garante que você mantenha o dinheiro em caixa pelo maior tempo possível, sem prejudicar as condições acordadas com os fornecedores ou perder descontos vantajosos. Reduzir intervenções manuais nessas áreas é a maneira mais rápida de melhorar a eficiência do processamento de pagamentos do Contas a Pagar.

Medindo o sucesso e antecipando resultados

O objetivo de melhorar o tempo de ciclo do processamento de pagamentos do Contas a Pagar é criar uma operação previsível, eficiente e escalável. À medida que você implementa mudanças com base nos insights do Process Mining, deve observar uma redução mensurável no tempo necessário para uma nota fiscal percorrer todo o seu ciclo. Essa eficiência se traduz diretamente em custos operacionais menores, pois sua equipe passa menos tempo fazendo acompanhamentos manuais e mais tempo em análises financeiras estratégicas.

Além da velocidade, você pode esperar um aumento significativo da conformidade. O Process Mining funciona como uma ferramenta de auditoria contínua, destacando pagamentos realizados fora das políticas estabelecidas ou que ignoram controles obrigatórios. Esse nível de supervisão é valioso durante períodos de auditoria formal e ajuda a manter a integridade dos relatórios financeiros no Sage Intacct. Por fim, a capacidade de prever com precisão as necessidades de caixa melhora, porque você entende claramente quando os pagamentos serão processados e executados, permitindo uma alocação de capital mais eficiente em toda a empresa.

Rumo a uma gestão do Contas a Pagar orientada por dados

Começar a otimizar os processos não exige uma reformulação completa dos sistemas existentes. Tudo começa com a curiosidade sobre a performance atual dos seus Workflows. Aproveitando os dados já armazenados no Sage Intacct, você pode analisar as camadas do processo de Contas a Pagar e encontrar pequenas mudanças de grande impacto, capazes de gerar resultados significativos. Seja para reduzir intervenções manuais, acelerar aprovações ou simplesmente obter mais visibilidade sobre seus gastos, o Process Mining oferece o roteiro para uma jornada rumo a um futuro financeiro mais eficiente. Focar nesses insights baseados em dados garante que cada ajuste seja respaldado por evidências e alinhado aos objetivos mais amplos da organização.

Processamento de pagamentos de contas a pagar Verificação de faturas Departamento de contas a pagar Conferência de três vias Gestão de fornecedores Workflow de aprovação de pagamentos Gestão do fluxo de caixa Automação de contas a pagar Ciclo de pagamentos Procure to Pay

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Hierarquias complexas de aprovação em vários níveis frequentemente deixam as notas fiscais paradas por dias, especialmente quando gestores estão ausentes ou as funções estão configuradas incorretamente. Esses atrasos aumentam o risco de multas por atraso e impedem que a equipe financeira mantenha um cronograma de pagamentos previsível, afetando diretamente a liquidez da organização.

O ProcessMind analisa os dados de data e hora de cada nível de aprovação no Sage Intacct para identificar exatamente onde o fluxo para. Visualizando esses gargalos, as organizações podem ajustar os limites de aprovação e automatizar o encaminhamento padrão para acelerar o ciclo de ponta a ponta.

Um processamento ineficiente muitas vezes faz com que as notas fiscais cheguem à etapa de pagamento depois que os períodos de desconto já expiraram. Não aproveitar essas condições representa uma perda direta de capital que poderia ter sido preservado com um processamento interno mais rápido e uma priorização melhor dos fornecedores de maior valor.

Mapeamos o processamento de pagamentos do Contas a Pagar para relacionar a velocidade de processamento às condições dos fornecedores. Isso revela quais etapas específicas causam os atrasos mais significativos, permitindo priorizar notas fiscais de alto valor e aproveitar todos os descontos disponíveis no Sage Intacct.

Correções frequentes na codificação das notas fiscais ou nos dados fiscais criam um ciclo de retrabalho que reduz a produtividade da equipe do Contas a Pagar. Quando os dados são inseridos novamente ou corrigidos manualmente após a extração, surgem erros que podem não ser identificados até a etapa final de compensação, causando imprecisões financeiras.

Acompanhando atividades como codificação de notas fiscais e resolução de divergências, o ProcessMind identifica as causas principais das imprecisões nos dados. Ajudamos você a descobrir quais fornecedores ou categorias exigem mais intervenção manual, para que possa melhorar a qualidade da ingestão de dados e simplificar o processo como um todo.

Divergências entre notas fiscais, pedidos de compra e comprovantes de recebimento frequentemente desencadeiam longos ciclos de resolução. Essas inconsistências obrigam a equipe a investigar manualmente quantidades e preços, gerando uma carga administrativa significativa e tornando mais lento o processo de pagamento de fornecedores estratégicos.

Nossa plataforma visualiza o caminho de resolução de notas fiscais correspondentes e não correspondentes no Sage Intacct. Identificando erros recorrentes de conferência, você pode simplificar a etapa de validação e mover as notas fiscais para o status aprovado muito mais rapidamente, mantendo controles financeiros rigorosos.

A baixa visibilidade do status dos pagamentos gera um grande volume de consultas de fornecedores e desvia a equipe de tarefas de maior valor. Acompanhamentos constantes indicam que o ciclo de comunicação externa está falhando e que os parceiros da cadeia de suprimentos consideram o processo interno pouco confiável.

O ProcessMind oferece uma visão transparente de toda a jornada do processamento de pagamentos do Contas a Pagar, do recebimento à execução. Entendendo o prazo de processamento de cada fornecedor, você pode definir expectativas realistas e otimizar o fluxo para garantir datas de pagamento consistentes.

Os bloqueios de pagamento muitas vezes são aplicados automaticamente, mas acabam esquecidos, causando perda de prazos e frustração nos fornecedores. Sem uma visão clara desses bloqueios, as notas fiscais podem permanecer paradas mesmo depois que os problemas subjacentes foram resolvidos, criando gargalos artificiais no fluxo de caixa.

Monitoramos a aplicação e a remoção dos bloqueios de pagamento ao longo de todo o ciclo. Isso permite identificar notas fiscais bloqueadas que já estão prontas para processamento, garantindo que nenhum pagamento fique retido por mais tempo do que o necessário por motivos de conformidade no Sage Intacct.

Métodos descentralizados de envio de notas fiscais podem fazer com que a mesma nota seja registrada várias vezes por canais diferentes. Isso aumenta o risco de pagamentos duplicados, que são difíceis de recuperar e complicam a conciliação financeira durante o fechamento do mês.

Analisando as atividades de recebimento e validação de notas fiscais, o ProcessMind sinaliza padrões que sugerem a entrada de registros duplicados no ambiente Sage Intacct. Assim, você pode reforçar os controles de recebimento e identificar esses erros antes que cheguem à etapa de execução do pagamento.

Cronogramas rígidos de pagamento que não estão alinhados às datas reais de vencimento das notas fiscais podem causar pagamentos em atraso ou uma gestão inadequada do caixa. Se as execuções de pagamento forem pouco frequentes ou mal programadas, a organização pode deixar de otimizar o capital de giro e perder poder de negociação com fornecedores estratégicos.

Nossa análise avalia o intervalo entre o agendamento e a execução dos pagamentos. Isso ajuda você a alinhar o processamento em lote no Sage Intacct às condições dos fornecedores e às necessidades internas de fluxo de caixa, maximizando sua flexibilidade financeira e garantindo desembolsos pontuais.

Faturas que chegam sem um pedido de compra correspondente geralmente exigem aprovação e codificação manuais, contornando os controles de compras estabelecidos. Esses fluxos fora do padrão estão mais sujeitos a erros e dificultam a manutenção da conformidade orçamentária entre diferentes departamentos.

O ProcessMind diferencia os fluxos com e sem PO no seu processamento de pagamentos de contas a pagar. Ao quantificar o impacto dos gastos fora da política, você pode implementar controles mais rigorosos e incentivar os departamentos a seguir o fluxo padrão de compras, obtendo uma supervisão mais eficiente.

Quando diferentes usuários ou departamentos seguem procedimentos não oficiais distintos, todo o processo de pagamento se torna imprevisível. A alta variabilidade na forma como as faturas são codificadas ou aprovadas impossibilita prever com precisão os prazos de pagamento e alocar recursos de maneira eficiente.

Comparamos os caminhos de processamento entre diferentes usuários e códigos da empresa para identificar as melhores práticas e os casos fora do padrão. Padronizar esses Workflows no Sage Intacct garante um processo mais previsível e eficiente para todos os envolvidos no ciclo de pagamento.

Quando as faturas não são registradas prontamente após o recebimento, a equipe financeira não tem visibilidade das obrigações futuras. Esses gastos ocultos dificultam a gestão eficiente do fluxo de caixa e frequentemente levam à execução emergencial de pagamentos para evitar multas ou interrupções de serviço.

Ao acompanhar a diferença entre a data da fatura e a data de entrada no Sage Intacct, o ProcessMind destaca onde estão ocorrendo atrasos na entrada das faturas. Essa visibilidade ajuda você a otimizar o processo de recebimento e melhorar a precisão das previsões financeiras.

A falta de trilhas de auditoria para alterações em pagamentos ou substituições manuais pode gerar problemas de conformidade e possíveis fraudes. Sem um registro claro de quem autorizou um pagamento ou alterou os dados bancários de um fornecedor, a organização fica exposta a riscos financeiros e reputacionais significativos.

Nossa plataforma reconstrói cada etapa da jornada do pagamento, fornecendo uma trilha de auditoria completa das atividades e interações dos usuários. Essa transparência garante que todas as ações de processamento de pagamentos de contas a pagar estejam em conformidade com as políticas internas e as regulamentações externas.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Reduzir o tempo necessário para levar uma fatura do recebimento à aprovação é essencial para manter relacionamentos saudáveis com fornecedores e evitar multas por atraso. Aprovações mais rápidas permitem que a equipe financeira gerencie o capital de giro com mais eficiência e evite gargalos administrativos que costumam ocorrer durante os fechamentos mensais. Essa agilidade garante que seu departamento se mantenha à frente mesmo nos períodos de pico.

O ProcessMind identifica etapas específicas no Sage Intacct em que as aprovações ficam paradas, como quando determinados gestores estão indisponíveis ou certos limites são atingidos. Ao visualizar o caminho de aprovação, você pode descobrir etapas desnecessárias e automatizar o roteamento de faturas de baixo risco, reduzindo potencialmente os tempos de ciclo em mais de 40%. Assim, você consegue medir e manter uma alta velocidade na execução dos pagamentos.

Deixar de aproveitar descontos para pagamentos antecipados representa capital perdido que afeta diretamente o resultado final. Garantir que as faturas de alto valor sejam priorizadas e processadas dentro do prazo do desconto permite transformar o departamento de contas a pagar de um centro de custos em uma fonte de economia. O sucesso consistente nessa área fortalece sua posição de negociação com fornecedores estratégicos em contratos futuros.

Nossa plataforma monitora o tempo restante de cada fatura elegível para desconto no seu ambiente do Sage Intacct. Ao destacar os itens próximos do prazo e revelar as causas dos atrasos, como extração lenta de dados ou erros de validação, você pode garantir que os pagamentos sejam executados consistentemente dentro da janela ideal. Essa visibilidade em tempo real ajuda você a priorizar o trabalho com base no retorno financeiro.

Uma alta taxa de correspondência de três vias garante que faturas, pedidos de compra e recebimentos de mercadorias estejam perfeitamente alinhados sem intervenção humana. Essa consistência reduz a necessidade de resolver divergências manualmente, o que costuma ser a parte mais demorada do processo de contas a pagar. Alcançar altas taxas de correspondência resulta em Workflows mais previsíveis e menos atrito administrativo.

O ProcessMind oferece visibilidade detalhada sobre onde as falhas de correspondência ocorrem com mais frequência, seja por variações no preço unitário ou divergências de quantidade. Ao analisar essas diferenças, você pode aprimorar suas regras de correspondência automatizada e aumentar a precisão, reduzindo significativamente as intervenções manuais. Essa análise ajuda você a identificar se os problemas estão nos dados dos fornecedores ou nas práticas internas de recebimento.

Pagamentos duplicados são erros dispendiosos, que exigem um esforço significativo para serem recuperados e podem prejudicar sua reputação com os fornecedores. Proteger o processo de pagamento contra envios redundantes garante que cada valor gasto seja legítimo e contabilizado no sistema financeiro. Eliminar esses riscos também simplifica a auditoria e melhora a integridade financeira geral.

Ao analisar o fluxo completo dos números das faturas e dos dados dos fornecedores, nossa solução sinaliza casos em que transações semelhantes seguem caminhos paralelos. Isso permite identificar lacunas no sistema do Sage Intacct pelas quais duplicidades passam sem as verificações padrão, possibilitando implementar controles preventivos antes da transferência dos recursos. Você pode acompanhar exatamente quantas duplicidades potenciais foram identificadas antes da execução final.

Minimizar o número de vezes que uma pessoa precisa interagir com uma fatura reduz a probabilidade de erros de entrada de dados e diminui o custo total por fatura. Processos de entrada altamente automatizados permitem que a equipe de contas a pagar se concentre em análises estratégicas, em vez de tarefas administrativas repetitivas. Essa mudança aumenta a satisfação dos funcionários e reduz as despesas gerais do departamento financeiro.

Acompanhamos a pegada digital de cada fatura para identificar exatamente quantas correções manuais ocorrem após a extração inicial dos dados. Ao identificar os campos que mais exigem correções manuais, você pode otimizar as configurações de OCR e a lógica da interface para alcançar uma taxa maior de processamento direto. Essa abordagem orientada por dados ajuda você a direcionar os esforços aos fornecedores que geram mais retrabalho manual.

Organizações com várias entidades frequentemente enfrentam uma performance inconsistente em contas a pagar, o que gera dificuldades de relatório e experiências diferentes para os fornecedores. Padronizar os Workflows garante que todos os departamentos sigam os mesmos parâmetros de eficiência e padrões de conformidade, independentemente da localização. Essa consistência é essencial para escalar as operações e manter uma estratégia financeira unificada.

Usando Process Mining, você pode comparar lado a lado a performance do processamento de pagamentos de diferentes códigos da empresa. O ProcessMind destaca as melhores práticas das unidades com melhor performance, permitindo replicar esses padrões bem-sucedidos em toda a organização para harmonizar as operações. Você pode definir KPIs globais e monitorar como cada unidade segue o fluxo de processo padrão.

Os bloqueios de pagamento geralmente são aplicados automaticamente, mas muitas vezes são esquecidos, levando a Workflows parados e fornecedores frustrados. Garantir que os bloqueios sejam aplicados apenas quando necessário e removidos prontamente após a resolução é essencial para manter um fluxo de pagamentos contínuo. Essa gestão proativa evita atrasos desnecessários na etapa final de execução do pagamento.

Nossa ferramenta visualiza a duração e o motivo de cada bloqueio de pagamento aplicado no Sage Intacct. Você pode identificar fornecedores ou tipos de fatura específicos que tendem a ficar presos no status de bloqueio, permitindo simplificar o processo de resolução e reduzir o tempo médio que uma fatura permanece retida. Essa visibilidade garante que nenhum pagamento seja atrasado sem um motivo claro e válido.

Faturas que chegam sem um pedido de compra correspondente geralmente não têm a devida autorização orçamentária e levam muito mais tempo para serem processadas. Adotar uma cultura de prioridade para POs fortalece a gestão interna de gastos e garante que cada obrigação seja pré-aprovada e facilmente rastreável. Isso melhora a visibilidade financeira e facilita a gestão dos orçamentos departamentais.

O ProcessMind mapeia a proporção de faturas com e sem PO e identifica os departamentos que mais frequentemente contornam os protocolos padrão de compras. Essa visibilidade ajuda você a reforçar a conformidade e avançar para um ambiente financeiro mais controlado, em que faturas inesperadas deixem de ser um problema. Você pode acompanhar o sucesso das iniciativas de conformidade monitorando o percentual de faturas que fazem referência corretamente a um PO.

Executar lotes de pagamento com frequência excessiva ou de forma muito esporádica pode prejudicar as previsões de fluxo de caixa e aumentar as tarifas de transações bancárias. Encontrar o ritmo ideal para a execução dos pagamentos equilibra a necessidade de pagar os fornecedores no prazo com a eficiência operacional da equipe financeira. Essa otimização ajuda a manter uma saída de caixa estável e previsível.

Ao analisar os padrões históricos de compensação de pagamentos, ajudamos você a determinar o cronograma mais eficiente para iniciar as transferências. Você pode ver como diferentes estratégias de agrupamento afetam sua carga de trabalho e sua posição de caixa, adotando uma abordagem mais orientada por dados para a gestão de tesouraria. Assim, você executa os pagamentos no melhor momento possível para a empresa e para os fornecedores.

Quando as faturas são recebidas muito tempo depois da prestação do serviço, surgem pontos cegos nas previsões financeiras e na contabilidade de apropriação. Incentivar fornecedores e partes interessadas internas a enviar as faturas prontamente garante que suas obrigações estejam sempre refletidas com precisão no razão contábil. Reduzir esse prazo é essencial para gerar relatórios precisos no fechamento mensal.

Medimos a diferença entre a data da fatura e a data em que ela é inserida no sistema. Ao identificar as fontes das chegadas tardias, você pode trabalhar com os fornecedores para implementar métodos de envio eletrônico, dando à sua equipe visibilidade antecipada das próximas obrigações de pagamento. Isso permite passar de uma postura reativa para uma postura proativa em contas a pagar.

Oferecer aos fornecedores prazos de pagamento claros e previsíveis reduz o volume de consultas que sua equipe precisa atender e melhora sua reputação como parceiro de negócios confiável. Essa estabilidade permite que os fornecedores gerenciem melhor o próprio fluxo de caixa, muitas vezes levando a melhores condições de serviço. Um processo previsível reduz a carga administrativa de lidar com solicitações pontuais de status.

O ProcessMind calcula a variação entre as datas de vencimento prometidas e as datas reais de execução dos pagamentos. Ao revelar as causas da volatilidade dos pagamentos, você pode estabilizar seus Workflows internos e fornecer atualizações de status mais precisas aos fornecedores automaticamente. Você pode medir sua performance em relação às condições de pagamento específicas de cada fornecedor para garantir total conformidade com os contratos.

Manter controles rigorosos sobre quem pode aprovar e executar pagamentos é essencial para prevenir fraudes e garantir a conformidade regulatória. Controles internos sólidos protegem os ativos da organização e fornecem uma trilha de auditoria clara para cada transação processada. Essa segurança é a base de um sistema de gestão financeira confiável.

O ProcessMind monitora todas as atividades e interações dos usuários no fluxo de pagamentos para detectar desvios das políticas estabelecidas. Você pode identificar facilmente casos em que a segregação de funções foi contornada ou pagamentos foram executados sem a devida autorização, garantindo que seu ambiente do Sage Intacct permaneça seguro e em conformidade. Esse monitoramento contínuo funciona como uma camada permanente de auditoria sobre todo o seu processo de contas a pagar.

O caminho de melhoria do processamento de pagamentos de Contas a Pagar em 6 etapas

1

Baixe o Template de Contas a Pagar
2

Exporte os dados do Sage Intacct
3

Carregue no ProcessMind
4

Descubra lacunas de otimização
5

Execute mudanças no processo
6

Acompanhe a performance de Contas a Pagar
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O que fazer

Baixe o Template padronizado do Excel desenvolvido para os workflows de Contas a Pagar do Sage Intacct, garantindo que o mapeamento dos seus dados esteja alinhado à nossa plataforma.

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Por que isso importa

Começar com a estrutura correta evita erros nos dados e garante que todas as etapas de pagamento sejam capturadas com precisão para a descoberta do processo.

Resultado esperado

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Tenha visibilidade completa da sua jornada de pagamentos

Tenha transparência completa sobre como as faturas percorrem o Sage Intacct, desde o lançamento até o pagamento final. Nossas visualizações mostram exatamente onde etapas manuais e erros nos dados tornam suas operações de Contas a Pagar mais lentas.
  • Mapeie o caminho de cada fatura, do lançamento ao pagamento
  • Identifique as causas específicas das multas por pagamentos atrasados
  • Detecte soluções manuais no Sage Intacct
  • Encontre oportunidades para obter descontos por pagamento antecipado
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RESULTADOS TÍPICOS

Acelerando a performance de contas a pagar

Organizações que usam Process Mining nos Workflows do Sage Intacct normalmente observam melhorias significativas nos tempos de ciclo de pagamento e na transparência operacional. Esses resultados são impulsionados pela identificação de gargalos e pela eliminação do retrabalho manual no nível do número da fatura.

~ 0 %
Tempos de ciclo mais curtos

Redução do tempo de ponta a ponta

O Process Mining revela atrasos na cadeia de aprovação, ajudando as equipes a passar do recebimento da fatura à execução do pagamento muito mais rapidamente.
0 %
Maior captura de descontos

Melhoria na economia realizada

Ao identificar oportunidades perdidas no Sage Intacct, as organizações podem priorizar faturas com condições de pagamento antecipado para maximizar a economia de caixa.
+ 0 %
Aumento da taxa de processamento sem intervenção

Ganhos de eficiência da automação

Remover retrabalho manual e etapas de entrada de dados permite que mais faturas percorram o sistema sem qualquer intervenção humana.
0 % improvement
Melhoria da conformidade com POs

Adesão à política de compras

Acompanhar a vinculação das faturas aos pedidos de compra garante que todos os gastos sigam as regras internas de compras e os protocolos de autorização.
+ 0 %
Crescimento dos pagamentos no prazo

Previsibilidade dos pagamentos aos fornecedores

Melhorar a confiabilidade da execução dos pagamentos ajuda a evitar multas por atraso e fortalece a confiança dos fornecedores por meio de um cronograma previsível.
0 % reduction
Menos pagamentos duplicados

Prevenção de riscos e perdas

O monitoramento em tempo real dos atributos das faturas, como fornecedor e valor, evita pagamentos duplicados dispendiosos antes que sejam executados.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas nas implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo do documento da fatura do fornecedor.

Por que isso importa

É a chave fundamental para vincular todas as atividades do processo a uma única instância de caso.

A ação ou o evento específico que ocorre no ciclo de vida da fatura.

Por que isso importa

Define as etapas no mapa do processo e é obrigatório para qualquer análise de Process Mining.

A data e a hora específicas em que uma atividade ocorreu.

Por que isso importa

É necessário para ordenar os eventos e calcular as durações entre as etapas do processo.

O nome do fornecedor ou prestador de serviços que emitiu a fatura.

Por que isso importa

É essencial para segmentar a análise por performance e comportamento do fornecedor.

O valor monetário total da fatura.

Por que isso importa

É essencial para analisar o impacto financeiro e calcular a pontuação de risco.

O número de referência do pedido de compra relacionado.

Por que isso importa

Diferencia faturas vinculadas a pedidos de compra de faturas sem pedido de compra para a análise de conformidade.

A data em que a fatura foi emitida pelo fornecedor.

Por que isso importa

É o ponto de partida para a análise de aging e o cálculo dos prazos de pagamento.

O prazo contratual para o pagamento.

Por que isso importa

É a referência para determinar a performance no prazo e o cumprimento do SLA.

O departamento interno responsável pela despesa.

Por que isso importa

Permite detalhar a análise por estrutura organizacional e investigar as causas-raiz.

O ID do usuário que inseriu a fatura.

Por que isso importa

Permite analisar a performance dos recursos e identificar oportunidades de treinamento.

O estado atual do ciclo de vida da fatura no sistema.

Por que isso importa

Identifica rapidamente o estado do caso.

A data em que o pagamento foi executado.

Por que isso importa

Marca a conclusão do ciclo principal do processo.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

A criação inicial do registro de conta a pagar no Sage Intacct, geralmente no estado de rascunho. Isso captura o ponto de entrada dos dados da fatura antes que ela entre nos Workflows de aprovação ou contabilização.

Por que isso importa

Estabelece o primeiro registro de data e hora do tempo de ciclo do processo e identifica o início do registro da obrigação.

Identifica quando uma fatura de fornecedor é criada pela conversão ou vinculação de um pedido de compra ou recebimento. Essa atividade valida a eficiência da correspondência de três vias.

Por que isso importa

Essencial para o KPI 'Taxa de correspondência na primeira tentativa' e para determinar a conformidade com POs em comparação aos gastos sem PO.

A transição da fatura do estado de rascunho para o estado enviado, acionando o Workflow de aprovação. Isso marca o fim da entrada de dados e o início do ciclo de aprovação.

Por que isso importa

Essencial para separar a duração da 'Entrada de dados' da duração da 'Aprovação' na análise do tempo de ciclo.

Uma ação de aprovação distinta registrada no Workflow de aprovação designado. Isso indica que um usuário com autoridade suficiente autorizou a conta para pagamento.

Por que isso importa

Essencial para o KPI 'Duração média da aprovação' e para identificar gargalos na aprovação gerencial.

O momento em que a fatura é registrada no razão geral. Em sistemas sem Workflows de aprovação, isso pode ocorrer simultaneamente ao envio.

Por que isso importa

Indica que a obrigação financeira foi oficialmente reconhecida nos livros contábeis.

A criação do registro de pagamento (cheque, ACH, EFT) vinculado à fatura. Esse é o momento em que a transferência dos recursos é iniciada no sistema.

Por que isso importa

O principal registro de data e hora para o 'Tempo médio de ciclo da fatura' e o 'Percentual de pagamentos no prazo'.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining extrai Event Logs do Sage Intacct acompanhando o histórico de transações de cada número de fatura. Ele cria um mapa visual de cada etapa, do recebimento ao pagamento final, revelando exatamente onde gargalos e soluções manuais tornam suas operações mais lentas.

Você precisará extrair o histórico de transações e os logs de auditoria relacionados especificamente a Contas a Pagar. Os dados essenciais incluem um número de fatura exclusivo, os nomes das atividades realizadas e os registros de data e hora que indicam quando cada etapa foi concluída.

Ele ajuda destacando as etapas exatas em que as aprovações de faturas sofrem atrasos. Ao reduzir esses pontos específicos de atrito, sua equipe pode processar as faturas mais rapidamente e garantir que os pagamentos sejam liberados a tempo de aproveitar os descontos oferecidos pelos fornecedores.

O software identifica riscos de duplicidade comparando atributos das faturas, como IDs de fornecedores, valores e datas, em todo o histórico de transações. Essa análise proativa sinaliza possíveis pagamentos duplicados antes da finalização, economizando o tempo e o esforço necessários para recuperá-los.

A maioria das plataformas de Process Mining usa conectores de API ou exportações de dados padrão para obter informações do Sage Intacct sem interromper suas operações diárias. Como a ferramenta precisa apenas de uma cópia dos seus Event Logs, não é necessário alterar seus workflows financeiros ou configurações subjacentes.

Normalmente, você pode esperar uma visualização inicial do seu processo de Contas a Pagar em duas ou três semanas. Assim que os dados são conectados, os insights sobre gargalos e falhas de conciliação ficam disponíveis imediatamente, permitindo uma tomada de decisão rápida.

O Process Mining acompanha o fluxo de pedidos de compra, recebimentos de mercadorias e faturas para identificar onde o processo de conciliação falha. Isso permite verificar se as falhas são causadas por variações de preço, diferenças de quantidade ou problemas de prazo, para que você trate a causa raiz com fornecedores ou equipes internas.

Ele funciona como um auditor automatizado, monitorando cada transação em busca de desvios das regras de negócio estabelecidas. A ferramenta ajuda a garantir que todos os pagamentos sigam o caminho correto de aprovação e que as faturas sem pedido de compra sejam documentadas adequadamente, reduzindo significativamente seu perfil de risco.

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