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Verbessern Sie Ihre Kreditoren-Zahlungsabwicklung

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Sage Intacct Optimierung
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Verbessern Sie Ihre Kreditoren-Zahlungsabwicklung
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Kreditoren-Zahlungsabwicklung in Sage Intacct optimieren

Unsere Plattform identifiziert Prozessengpässe und verborgene Ineffizienzen, die Ihre Finanzabläufe verlangsamen. Indem jeder Schritt abgebildet wird, können Sie genau aufdecken, wo manuelle Nacharbeiten und Genehmigungsverzögerungen auftreten. Diese Erkenntnisse helfen Ihrem Team, Reibungspunkte zu beseitigen und eine größere Konsistenz bei all Ihren Geschäftstransaktionen zu erreichen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Die strategische Bedeutung der Optimierung Ihres Zahlungslebenszyklus

Die Kreditoren-Zahlungsabwicklung ist der Pulsschlag Ihres Unternehmens und spiegelt dessen finanzielle Gesundheit und operative Disziplin wider. Viele betrachten sie als eine routinemäßige administrative Aufgabe, doch tatsächlich ist sie ein komplexes Ökosystem, in dem Liquiditätsmanagement, Lieferantenbeziehungen und interne Kontrollen zusammentreffen. Innerhalb der Sage Intacct-Umgebung ermöglicht die Flexibilität der Plattform hochgradig angepasste Workflows, aber gerade diese Komplexität kann manchmal zugrunde liegende Ineffizienzen verschleiern. Wenn Ihre Zahlungsabwicklung suboptimal ist, gehen die Kosten weit über einfache Mahngebühren hinaus. Sie riskieren, Skonti zu verlieren, Ihren Ruf bei wichtigen Lieferanten zu schädigen und die manuelle Belastung Ihres Finanzteams zu erhöhen. Durch die Konzentration auf Prozessoptimierung verwandeln Sie die Kreditorenbuchhaltung von einem Kostenfaktor in eine strategische Funktion, die die Liquidität schützt und das Geschäftswachstum unterstützt.

Visualisierung des Rechnungsdurchlaufs in Sage Intacct

Process Mining bietet eine transparente Linse, durch die Sie Ihren gesamten Zahlungslebenszyklus betrachten können. Durch die Nutzung der Rechnungsnummer als eindeutigen Identifikator extrahieren Process Mining-Tools Daten aus Sage Intacct, um jeden Berührungspunkt abzubilden – vom ersten Eingang einer Rechnung bis zur endgültigen Buchung im Hauptbuch. Diese Transparenz ist entscheidend, um Abweichungen der Realität von Ihren entworfenen Verfahren zu identifizieren. Möglicherweise stellen Sie fest, dass eine Rechnung einen anderen als den erwarteten Weg nimmt, vielleicht automatische Prüfungen umgeht oder in einer Schleife sich wiederholender Genehmigungen stecken bleibt, die keinen Mehrwert schaffen.

Anstatt sich auf Anekdoten oder manuelle Audits zu verlassen, erhalten Sie eine datengesteuerte Sicht darauf, wie die Arbeit tatsächlich abläuft. So können Sie den genauen Zeitpunkt sehen, zu dem eine Rechnung ins System gelangt, wie lange sie in einer Genehmigungswarteschlange verbleibt und die spezifischen Auslöser, die zu Verzögerungen führen. Durch das Verständnis dieser Muster können Sie von reaktiver Fehlerbehebung zu proaktivem Prozessmanagement übergehen und sicherstellen, dass jede Rechnung den effizientesten Weg nimmt.

Schlüsselbereiche für nachhaltige Verbesserung

Bei der Analyse Ihrer Kreditoren-Zahlungsabwicklung zeigen sich typischerweise mehrere Schlüsselbereiche als Kandidaten für die Optimierung. Einer der bedeutendsten ist der Genehmigungs-Workflow. In vielen Sage Intacct-Konfigurationen werden Genehmigungen basierend auf Abteilung, Projekt oder Kostenstelle weitergeleitet. Process Mining kann aufdecken, ob diese Workflows unnötig kompliziert sind, beispielsweise in Fällen, in denen eine Rechnung fünf Genehmigungen erfordert, obwohl zwei für die Compliance ausreichen würden. Die Identifizierung dieser Engpässe ermöglicht es Ihnen, Routing-Regeln zu optimieren und die gesamte Durchlaufzeit zu verkürzen.

Ein weiterer kritischer Bereich betrifft die Klärung von Abweichungen. Wenn eine Rechnung nicht mit einer Bestellung oder einem Wareneingangsdokument übereinstimmt, kann die daraus resultierende Untersuchung den Prozess zum Stillstand bringen. Durch die Analyse dieser Ausnahmen können Sie identifizieren, ob bestimmte Lieferanten durchweg falsche Daten liefern oder ob interne Dateneingabefehler die Hauptursache sind. Darüber hinaus können Sie den Zeitpunkt der Zahlungsausführung überprüfen. Die Optimierung der Zeitspanne zwischen der Genehmigung einer Rechnung und der Freigabe der Zahlung stellt sicher, dass Sie das Geld so lange wie möglich halten, ohne Lieferantenbedingungen zu gefährden oder günstige Skonti zu verpassen. Die Reduzierung manueller Eingriffe in diesen Bereichen ist der schnellste Weg, die Effizienz der Kreditoren-Zahlungsabwicklung zu verbessern.

Erfolg messen und Ergebnisse antizipieren

Ziel der Verbesserung der Durchlaufzeit Ihrer Kreditoren-Zahlungsabwicklung ist es, einen vorhersehbaren, effizienten und skalierbaren Betrieb zu schaffen. Wenn Sie Änderungen basierend auf Process Mining-Erkenntnissen implementieren, sollten Sie eine messbare Reduzierung der Zeit feststellen, die eine Rechnung benötigt, um ihren Lebenszyklus zu durchlaufen. Diese Effizienz führt direkt zu niedrigeren Betriebskosten, da Ihr Team weniger Zeit für manuelle Nachverfolgungen und mehr Zeit für strategische Finanzanalysen aufwendet.

Über die Geschwindigkeit hinaus können Sie einen erheblichen Schub bei der Compliance erwarten. Process Mining fungiert als kontinuierliches Audit-Tool, das alle Zahlungen hervorhebt, die außerhalb etablierter Richtlinien erfolgen oder obligatorische Kontrollen umgehen. Dieses Maß an Überwachung ist während formeller Audit-Perioden von unschätzbarem Wert und hilft, die Integrität Ihrer Finanzberichterstattung in Sage Intacct aufrechtzuerhalten. Schließlich verbessert sich die Fähigkeit, den Liquiditätsbedarf genau zu prognostizieren, da Sie ein klares Verständnis davon haben, wann genau Zahlungen verarbeitet und ausgeführt werden, was eine bessere Kapitalallokation im gesamten Unternehmen ermöglicht.

Auf dem Weg zu einem datengesteuerten AP-Management

Der Einstieg in die Prozessoptimierung erfordert keine vollständige Überarbeitung Ihrer bestehenden Systeme. Stattdessen beginnt er mit der Neugier, wie Ihre Workflows derzeit funktionieren. Durch die Nutzung der bereits in Sage Intacct gespeicherten Daten können Sie die Schichten Ihres AP-Prozesses freilegen, um kleine, wirkungsvolle Änderungen zu finden, die erhebliche Ergebnisse liefern. Ob Sie manuelle Eingriffe reduzieren, Genehmigungen beschleunigen oder einfach eine bessere Transparenz über Ihre Ausgaben erhalten möchten – Process Mining bietet den Fahrplan für Ihre Reise in eine effizientere finanzielle Zukunft. Die Konzentration auf diese datengesteuerten Erkenntnisse stellt sicher, dass jede Anpassung, die Sie vornehmen, durch Beweise untermauert und auf Ihre übergeordneten Unternehmensziele abgestimmt ist.

Kreditoren-Zahlungsabwicklung Rechnungsprüfung Kreditorenabteilung Dreifacher Abgleich Lieferantenmanagement Zahlungsfreigabe-Workflow Liquiditätsmanagement

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Komplexe mehrstufige Genehmigungshierarchien verzögern Rechnungen oft tagelang, insbesondere wenn Manager abwesend sind oder Rollen falsch konfiguriert wurden. Diese Verzögerungen erhöhen das Risiko von Verzugszinsen und hindern das Finanzteam daran, einen vorhersehbaren Zahlungsplan einzuhalten, was sich direkt auf die Unternehmensliquidität auswirkt.

ProcessMind analysiert Zeitstempeldaten über jede Genehmigungsstufe in Sage Intacct, um genau zu lokalisieren, wo der Fluss stoppt. Durch die Visualisierung dieser Engpässe können Unternehmen Genehmigungslimits verfeinern und Standard-Routings automatisieren, um den End-to-End-Zyklus zu beschleunigen.

Ineffiziente Verarbeitung bedeutet oft, dass Rechnungen die Zahlungsphase erreichen, nachdem Skontofristen bereits abgelaufen sind. Das Versäumnis, diese Konditionen zu nutzen, stellt einen direkten Kapitalverlust dar, der durch schnellere interne Bearbeitung und bessere Priorisierung von hochwertigen Lieferanten hätte vermieden werden können.

Wir ordnen Ihre Kreditoren-Zahlungsabwicklung zu, um die Bearbeitungsgeschwindigkeit mit den Lieferantenkonditionen zu korrelieren. Dies zeigt auf, welche spezifischen Schritte die bedeutendsten Verzögerungen verursachen, und ermöglicht es Ihnen, hochwertige Rechnungen zu priorisieren und jeden verfügbaren Skonto in Sage Intacct zu nutzen.

Häufige Korrekturen an der Rechnungszuordnung oder den Steuerdetails führen zu einem Zyklus von Nacharbeit, der die Produktivität des AP-Teams mindert. Wenn Daten nach der Extraktion manuell neu eingegeben oder korrigiert werden, führt dies zu Fehlern, die möglicherweise erst in der finalen Clearing-Phase entdeckt werden, was zu finanziellen Ungenauigkeiten führt.

Durch die Verfolgung von Aktivitäten wie Rechnungszuordnung und Abweichungsklärung identifiziert ProcessMind die Ursachen für Datenungenauigkeiten. Wir helfen Ihnen zu erkennen, welche Lieferanten oder Kategorien die meisten manuellen Eingriffe erfordern, damit Sie die Datenqualität bei der Erfassung verbessern und den Gesamtprozess optimieren können.

Abweichungen zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen führen oft zu langwierigen Klärungsprozessen. Diese Inkonsistenzen zwingen Mitarbeiter, Mengen und Preise manuell zu untersuchen, was einen erheblichen administrativen Aufwand verursacht und den Zahlungsprozess für wichtige Lieferanten verlangsamt.

Unsere Plattform visualisiert den Lösungspfad für abgeglichene im Vergleich zu nicht abgeglichenen Rechnungen in Sage Intacct. Durch die Identifizierung wiederkehrender Abgleichsfehler können Sie die Validierungsphase optimieren und Rechnungen wesentlich schneller in den genehmigten Status überführen, während Sie strenge Finanzkontrollen aufrechterhalten.

Eine mangelnde Transparenz des Zahlungsstatus führt zu zahlreichen Lieferantenanfragen, die Ihre Mitarbeiter von wertschöpfenderen Aufgaben ablenken. Ständige Nachfragen deuten auf eine unterbrochene externe Kommunikationskette hin und darauf, dass der interne Prozess von Ihren Lieferkettenpartnern als unzuverlässig wahrgenommen wird.

ProcessMind bietet eine transparente Übersicht über den gesamten Kreditorenbuchhaltungs-Zahlungsprozess, vom Rechnungseingang bis zur Ausführung. Indem Sie die Durchlaufzeiten für jeden Lieferanten verstehen, können Sie realistische Erwartungen setzen und den Ablauf optimieren, um konsistente Zahlungstermine zu gewährleisten.

Zahlungssperren werden oft automatisch angewendet, dann aber vergessen, was zu verpassten Fristen und frustrierten Lieferanten führt. Ohne einen klaren Überblick über diese Sperren können Rechnungen auch nach Behebung der zugrunde liegenden Probleme in der Warteschleife bleiben, wodurch künstliche Engpässe in Ihrem Cashflow entstehen.

Wir überwachen die Anwendung und Aufhebung von Zahlungssperren während des gesamten Zahlungslebenszyklus. Dies ermöglicht es Ihnen, gesperrte Rechnungen zu identifizieren, die zur Bearbeitung bereit sind, und stellt sicher, dass keine Zahlung aus Compliance-Gründen in Sage Intacct länger als nötig zurückgehalten wird.

Dezentrale Methoden der Rechnungsübermittlung können dazu führen, dass dieselbe Rechnung mehrfach über verschiedene Kanäle erfasst wird. Dies erhöht das Risiko von Doppelzahlungen, die schwer zurückzufordern sind und die Finanzabstimmung beim Monatsabschluss erschweren.

Durch die Analyse der Rechnungseingangs- und Validierungsaktivitäten kennzeichnet ProcessMind Muster, die auf doppelte Einträge in Ihrer Sage Intacct-Umgebung hinweisen. Sie können dann Ihre Erfassungskontrollen verstärken, um diese Fehler abzufangen, bevor sie die Zahlungsphase erreichen.

Starre Zahlungspläne, die nicht mit den tatsächlichen Fälligkeitsterminen von Rechnungen übereinstimmen, können zu verpassten Zahlungen oder schlechtem Cash Management führen. Wenn Zahlungsläufe zu selten oder schlecht geplant sind, kann es sein, dass die Organisation ihr Working Capital nicht optimiert und Vorteile bei wichtigen Lieferanten verliert.

Unsere Analyse bewertet den Zeitpunkt zwischen Zahlungsplanung und -ausführung. Dies hilft Ihnen, Ihre Batch-Verarbeitung in Sage Intacct mit Lieferantenbedingungen und internen Cashflow-Anforderungen abzugleichen, wodurch Ihre finanzielle Flexibilität maximiert und pünktliche Auszahlungen gewährleistet werden.

Rechnungen, die ohne entsprechende Bestellung eingehen, erfordern oft eine manuelle Genehmigung und Codierung, wodurch etablierte Beschaffungskontrollen umgangen werden. Diese nicht-standardmäßigen Abläufe sind fehleranfälliger und erschweren die Einhaltung der Budgetvorgaben in verschiedenen Abteilungen.

ProcessMind unterscheidet zwischen Bestellungs-gestützten und nicht-Bestellungs-gestützten Abläufen innerhalb Ihrer Kreditoren-Zahlungsabwicklung. Durch die Quantifizierung der Auswirkungen von ungeplanten Ausgaben können Sie strengere Kontrollen implementieren und Abteilungen dazu ermutigen, den Standard-Beschaffungsweg für eine bessere Überwachung einzuhalten.

Wenn verschiedene Benutzer oder Abteilungen unterschiedliche inoffizielle Verfahren befolgen, wird der gesamte Zahlungsprozess unvorhersehbar. Eine hohe Variabilität in der Art und Weise, wie Rechnungen kodiert oder genehmigt werden, macht es unmöglich, Zahlungsfristen genau zu prognostizieren und Ressourcen effektiv zuzuweisen.

Wir vergleichen die Verarbeitungspfade über verschiedene Benutzer und Firmencodes hinweg, um Best Practices und Ausreißer zu identifizieren. Die Standardisierung dieser Workflows innerhalb von Sage Intacct gewährleistet einen vorhersehbareren und effizienteren Prozess für alle Beteiligten im Zahlungszyklus.

Wenn Rechnungen nicht umgehend nach Erhalt erfasst werden, fehlt dem Finanzteam die Übersicht über bevorstehende Verbindlichkeiten. Diese „versteckten Ausgaben“ erschweren ein effektives Cashflow-Management und führen oft zu Notfall-Zahlungsläufen, um Strafen oder Dienstunterbrechungen zu vermeiden.

Durch die Verfolgung der Lücke zwischen Rechnungsdatum und Erfassungsdatum in Sage Intacct zeigt ProcessMind auf, wo Verzögerungen bei der Rechnungsaufnahme auftreten. Diese Transparenz hilft Ihnen, den Erfassungsprozess zu optimieren und die Genauigkeit Ihrer Finanzprognosen zu verbessern.

Das Fehlen von Audit Trails für Zahlungsänderungen oder manuelle Überschreibungen kann zu Compliance-Problemen und potenziellem Betrug führen. Wenn keine klare Aufzeichnung darüber existiert, wer eine Zahlung autorisiert oder Bankdaten von Lieferanten geändert hat, ist das Unternehmen erheblichen finanziellen und reputativen Risiken ausgesetzt.

Unsere Plattform rekonstruiert jeden Schritt des Zahlungswegs und bietet einen vollständigen Audit Trail von Aktivitäten und Benutzerinteraktionen. Diese Transparenz stellt sicher, dass alle Aktionen der Kreditoren-Zahlungsabwicklung internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Die Verkürzung der Zeit vom Rechnungseingang bis zur Genehmigung ist entscheidend für gute Lieferantenbeziehungen und die Vermeidung von Verzugsgebühren. Schnellere Genehmigungen bedeuten, dass das Finanzteam das Working Capital effektiver verwalten und administrative Engpässe verhindern kann, die oft bei Monatsabschlüssen auftreten. Diese Geschwindigkeit stellt sicher, dass Ihre Abteilung auch in Spitzenzeiten immer einen Schritt voraus ist.

ProcessMind identifiziert spezifische Schritte innerhalb von Sage Intacct, wo Genehmigungen stocken, z.B. wenn bestimmte Manager nicht verfügbar sind oder spezifische Schwellenwerte erreicht werden. Durch die Visualisierung des Genehmigungspfades können Sie unnötige Schritte aufdecken und die Weiterleitung für risikoarme Rechnungen automatisieren, wodurch die Zykluszeiten potenziell um über 40 Prozent reduziert werden. Dies ermöglicht es Ihnen, eine hohe Geschwindigkeit der Zahlungsabwicklung zu messen und aufrechtzuerhalten.

Das Verpassen von Skonti stellt verlorenes Kapital dar, das sich direkt auf das Endergebnis auswirkt. Die Sicherstellung, dass hochwertige Rechnungen priorisiert und innerhalb der Skontofrist verarbeitet werden, ermöglicht es dem Unternehmen, die AP-Abteilung von einem Kostenfaktor in eine Quelle von Einsparungen zu verwandeln. Konsistenter Erfolg hier stärkt Ihre Verhandlungsposition bei wichtigen Lieferanten für zukünftige Verträge.

Unsere Plattform überwacht die verbleibende Zeit für jede skontoberechtigte Rechnung in Ihrer Sage Intacct-Umgebung. Indem sie Posten hervorhebt, die sich ihrem Fälligkeitsdatum nähern, und die Ursachen von Verzögerungen, wie langsame Datenextraktion oder Validierungsfehler, aufdeckt, können Sie sicherstellen, dass Zahlungen konsequent innerhalb des optimalen Zeitfensters ausgeführt werden. Diese Echtzeit-Transparenz hilft Ihnen, die Arbeit basierend auf dem finanziellen Ertrag zu priorisieren.

Eine hohe Drei-Wege-Abgleichsquote (Three-Way Match Rate) stellt sicher, dass Rechnungen, Bestellungen und Wareneingänge perfekt ohne menschliches Eingreifen übereinstimmen. Diese Konsistenz reduziert den Bedarf an manueller Abweichungsklärung, die oft der zeitaufwendigste Teil des Kreditorenprozesses ist. Das Erreichen hoher Abgleichsquoten führt zu vorhersehbareren Workflows und weniger administrativem Aufwand.

ProcessMind bietet tiefe Einblicke, wo Abgleichsfehler am häufigsten auftreten, sei es aufgrund von Preisabweichungen pro Einheit oder Mengeninkonsistenzen. Durch die Analyse dieser Abweichungen können Sie Ihre automatisierten Abgleichsregeln verfeinern und die Genauigkeit verbessern, was zu einer erheblichen Reduzierung manueller Eingriffe führt. Diese Analyse hilft Ihnen, genau zu bestimmen, ob die Probleme bei den Lieferantendaten oder internen Wareneingangspraktiken liegen.

Doppelzahlungen sind kostspielige Fehler, deren Rückforderung erheblichen Aufwand erfordert und Ihren Ruf bei Lieferanten schädigen kann. Die Absicherung des Zahlungsprozesses gegen redundante Einreichungen stellt sicher, dass jeder ausgegebene Dollar legitim ist und im Finanzsystem verbucht wird. Die Beseitigung dieser Risiken optimiert auch den Audit-Prozess und verbessert die gesamte Finanzintegrität.

Durch die Analyse des End-to-End-Flusses von Rechnungsnummern und Lieferantendaten kennzeichnet unsere Lösung Fälle, in denen ähnliche Transaktionen parallele Wege nehmen. Dies ermöglicht es Ihnen, Systemlücken in Sage Intacct zu identifizieren, wo Duplikate Standardprüfungen umgehen, und präventive Kontrollen zu implementieren, bevor Gelder überwiesen werden. Sie können genau verfolgen, wie viele potenzielle Duplikate vor der endgültigen Ausführung abgefangen wurden.

Die Minimierung der menschlichen Interaktion mit einer Rechnung reduziert die Wahrscheinlichkeit von Dateneingabefehlern und senkt die Gesamtkosten pro Rechnung. Hochautomatisierte Erfassungsprozesse ermöglichen es dem AP-Team, sich auf strategische Analysen statt auf wiederholende administrative Aufgaben zu konzentrieren. Diese Umstellung erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und reduziert den gesamten Overhead der Finanzabteilung.

Wir verfolgen den digitalen Fußabdruck jeder Rechnung, um genau zu sehen, wie viele manuelle Korrekturen nach der anfänglichen Datenextraktion erfolgen. Durch die Identifizierung gängiger Felder, die manuell korrigiert werden müssen, können Sie Ihre OCR-Einstellungen und Schnittstellenlogik optimieren, um eine höhere Rate an Straight-Through Processing zu erreichen. Dieser datengesteuerte Ansatz hilft Ihnen, die spezifischen Lieferanten zu identifizieren, die die meiste manuelle Nacharbeit verursachen.

Unternehmen mit mehreren Entitäten sehen sich oft mit inkonsistenter AP-Leistung konfrontiert, was zu Berichtsschwierigkeiten und unterschiedlichen Lieferantenerfahrungen führt. Die Standardisierung von Workflows stellt sicher, dass jede Abteilung die gleichen Effizienz-Benchmarks und Compliance-Standards einhält, unabhängig vom Standort. Diese Konsistenz ist entscheidend für die Skalierung von Abläufen und die Aufrechterhaltung einer einheitlichen Finanzstrategie.

Mit Process Mining können Sie die Leistung der Zahlungsabwicklung verschiedener Firmenkodes direkt miteinander vergleichen. ProcessMind hebt Best Practices Ihrer leistungsstärksten Einheiten hervor, sodass Sie diese erfolgreichen Muster im gesamten Unternehmen replizieren können, um die Abläufe zu harmonisieren. Sie können globale KPIs festlegen und überwachen, wie jede Einheit den standardisierten Prozessablauf einhält.

Zahlungssperren werden oft automatisch angewendet, aber häufig vergessen, was zu ins Stocken geratenen Workflows und frustrierten Lieferanten führt. Sicherzustellen, dass Sperren nur bei Bedarf angewendet und nach der Klärung umgehend aufgehoben werden, ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines reibungslosen Zahlungsflusses. Dieses proaktive Management verhindert unnötige Verzögerungen in der finalen Zahlungsphase.

Unser Tool visualisiert die Dauer und den Grund jeder in Sage Intacct angewendeten Zahlungssperre. Sie können spezifische Lieferanten oder Rechnungstypen identifizieren, die dazu neigen, im gesperrten Status stecken zu bleiben, wodurch Sie den Klärungsprozess optimieren und die durchschnittliche Zeit reduzieren können, die eine Rechnung gesperrt bleibt. Diese Transparenz stellt sicher, dass keine Zahlung ohne einen klaren und gültigen Grund verzögert wird.

Rechnungen, die ohne entsprechende Bestellung eingehen, mangelt es oft an der ordnungsgemäßen Budgetautorisierung und ihre Bearbeitung dauert wesentlich länger. Die Umstellung auf eine „PO-first“-Kultur stärkt das interne Ausgabenmanagement und stellt sicher, dass jede Verbindlichkeit vorab genehmigt und leicht nachverfolgbar ist. Dies verbessert die finanzielle Transparenz und erleichtert die Verwaltung von Abteilungsbudgets.

ProcessMind bildet das Verhältnis von PO- zu Nicht-PO-Rechnungen ab und identifiziert die Abteilungen, die am häufigsten Standard-Beschaffungsprotokolle umgehen. Diese Transparenz hilft Ihnen, die Compliance durchzusetzen und sich auf ein kontrollierteres Finanzumfeld zuzubewegen, in dem Überraschungsrechnungen der Vergangenheit angehören. Sie können den Erfolg von Compliance-Initiativen verfolgen, indem Sie den Prozentsatz der Rechnungen überwachen, die korrekt eine Bestellung referenzieren.

Zu häufige oder zu sporadische Zahlungsläufe können die Cashflow-Prognose stören und die Banktransaktionsgebühren erhöhen. Den idealen Rhythmus für die Zahlungsabwicklung zu finden, gleicht den Bedarf an pünktlichen Lieferantenzahlungen mit der operativen Effizienz des Finanzteams aus. Diese Optimierung trägt dazu bei, einen stetigen und vorhersehbaren Cashflow zu gewährleisten.

Durch die Analyse historischer Zahlungsausgleichsmuster helfen wir Ihnen, den effizientesten Zeitplan für die Initiierung von Überweisungen zu bestimmen. Sie können sehen, wie sich verschiedene Batching-Strategien auf Ihr Arbeitsaufkommen und Ihre Liquidität auswirken, was einen datengestützteren Ansatz für das Treasury Management ermöglicht. Dies stellt sicher, dass Sie Zahlungen zum bestmöglichen Zeitpunkt für das Unternehmen und die Lieferanten ausführen.

Wenn Rechnungen lange nach Leistungserbringung eingehen, entstehen blinde Flecken in der Finanzprognose und Abgrenzungsrechnung. Lieferanten und interne Stakeholder zur zeitnahen Rechnungsübermittlung zu ermutigen, stellt sicher, dass Ihre Verbindlichkeiten immer korrekt im Hauptbuch widergespiegelt werden. Diese Vorlaufzeitreduzierung ist unerlässlich für eine genaue Monatsendberichterstattung.

Wir messen die Lücke zwischen dem Rechnungsdatum und dem Datum der Systemerfassung. Indem Sie die Ursachen für verspätete Eingänge identifizieren, können Sie mit Lieferanten zusammenarbeiten, um elektronische Übermittlungsmethoden zu implementieren, was Ihrem Team eine frühere Transparenz über bevorstehende Zahlungsverpflichtungen verschafft. Dies ermöglicht Ihnen, von einer reaktiven zu einer proaktiven Kreditorenbuchhaltung überzugehen.

Klare, vorhersehbare Zahlungsfristen für Lieferanten reduzieren das Anfragevolumen Ihres Teams und stärken Ihre Position als zuverlässiger Geschäftspartner. Diese Stabilität ermöglicht es Lieferanten, ihren Cashflow effektiver zu verwalten, was oft zu besseren Konditionen führt. Ein vorhersehbarer Prozess reduziert den administrativen Aufwand für ad-hoc Statusanfragen.

ProcessMind berechnet die Abweichung zwischen zugesagten Fälligkeitsterminen und tatsächlichen Zahlungsdaten. Indem Sie die Ursachen für Zahlungsschwankungen aufdecken, können Sie Ihre internen Workflows stabilisieren und Lieferanten automatisch genauere Status-Updates bereitstellen. Sie können Ihre Leistung anhand lieferantenspezifischer Zahlungsbedingungen messen, um die vollständige Vertragskonformität sicherzustellen.

Die Aufrechterhaltung strenger Kontrollen darüber, wer Zahlungen genehmigen und ausführen darf, ist unerlässlich, um Betrug zu verhindern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Starke interne Kontrollen schützen die Unternehmenswerte und bieten einen klaren Audit Trail für jede verarbeitete Transaktion. Diese Sicherheit ist die Grundlage eines zuverlässigen und vertrauenswürdigen Finanzmanagementsystems.

ProcessMind überwacht jede Aktivität und Benutzerinteraktion innerhalb des Zahlungsflusses, um Abweichungen von etablierten Richtlinien zu erkennen. Sie können leicht Fälle identifizieren, in denen die Aufgabentrennung umgangen wird oder Zahlungen ohne ordnungsgemäße Genehmigung ausgeführt werden, wodurch sichergestellt wird, dass Ihre Sage Intacct-Umgebung sicher und compliant bleibt. Diese kontinuierliche Überwachung fungiert als permanente Auditschicht über Ihrem gesamten AP-Prozess.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für die AP-Zahlungsabwicklung

1

AP-Vorlage herunterladen
2

Sage-Intacct-Daten exportieren
3

Auf ProcessMind hochladen
4

Optimierungslücken entdecken
5

Prozessänderungen ausführen
6

AP-Leistung verfolgen
1

AP-Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Laden Sie die standardisierte Excel-Vorlage herunter, die für Sage Intacct Kreditoren-Workflows entwickelt wurde, um sicherzustellen, dass Ihre Datenzuordnung mit unserer Plattform übereinstimmt.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Die korrekte Struktur von Anfang an verhindert Datenfehler und stellt sicher, dass alle Zahlungsphasen für die Prozessanalyse genau erfasst werden.

Erwartetes Ergebnis

Eine sofort einsatzbereite Daten-Vorlage, die den Sage Intacct-Feldern zugeordnet ist.

IHRE PROZESSERKENNTNISSE

Volle Transparenz über Ihren Zahlungsprozess gewinnen

Gewinnen Sie vollständige Transparenz darüber, wie Rechnungen in Sage Intacct vom Eingang bis zur endgültigen Zahlung durchlaufen. Unsere Visualisierungen zeigen genau, wo manuelle Schritte und Datenfehler Ihre AP-Vorgänge verlangsamen.
  • Jeden Rechnungs-Pfad vom Eingang bis zur Zahlung abbilden
  • Spezifische Ursachen für Zahlungsverzugszinsen identifizieren
  • Manuelle Workarounds in Sage Intacct erkennen
  • Möglichkeiten zur Nutzung von Frühzahlerrabatten erkennen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Leistung der Kreditorenbuchhaltung beschleunigen

Unternehmen, die Process Mining für Sage Intacct-Workflows nutzen, verzeichnen in der Regel erhebliche Verbesserungen bei den Zahlungszykluszeiten und der operativen Transparenz. Diese Ergebnisse werden durch die Identifizierung von Engpässen und die Eliminierung manueller Nacharbeit auf Rechnungsnummernebene erzielt.

~ 0 %
Kürzere Zykluszeiten

Reduzierung der End-to-End-Zeit

Process Mining deckt Verzögerungen in der Freigabekette auf und hilft Teams, vom Rechnungseingang zur Zahlungsabwicklung deutlich schneller zu agieren.
0 %
Höhere Skontoausnutzung

Verbesserung der realisierten Einsparungen

Durch die Identifizierung verpasster Gelegenheiten in Sage Intacct können Unternehmen Rechnungen mit Skontobedingungen priorisieren, um Cash-Einsparungen zu maximieren.
+ 0 %
Erhöhte Touchless Rate

Effizienzgewinne durch Automatisierung

Durch die Eliminierung manueller Nacharbeit und Dateneingabeschritte können mehr Rechnungen ohne menschliches Eingreifen durch das System laufen.
0 % improvement
Verbesserte `Bestell-Compliance`

Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien

Die Verfolgung der Rechnungsverknüpfung mit Bestellungen stellt sicher, dass alle Ausgaben den internen Beschaffungsregeln und Genehmigungsprotokollen entsprechen.
+ 0 %
Wachstum pünktlicher Zahlungen

Vorhersehbarkeit von Lieferantenzahlungen

Die Verbesserung der Zuverlässigkeit der Zahlungsausführung hilft, Verzugszinsen zu vermeiden und schafft Vertrauen bei den Lieferantenpartnern durch eine vorhersehbare Terminplanung.
0 % reduction
Weniger Doppelzahlungen

Risiko- und Verlustprävention

Echtzeitüberwachung von Rechnungsattributen wie Lieferant und Betrag verhindert kostspielige Doppelzahlungen, bevor sie ausgeführt werden.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Kennung für das Lieferantenrechnungsdokument.

Bedeutung

Es ist der fundamentale Schlüssel zur Verknüpfung aller Prozessaktivitäten mit einer einzigen Case-Instanz.

Die spezifische Aktion oder das Ereignis im Rechnungslebenszyklus.

Bedeutung

Definiert die Schritte in der Prozesslandkarte und ist obligatorisch für jede Process Mining-Analyse.

Das spezifische Datum und die Uhrzeit, wann eine Aktivität stattfand.

Bedeutung

Erforderlich, um Ereignisse zu sequenzieren und Dauern zwischen Prozessschritten zu berechnen.

Der Name des Lieferanten oder Dienstleisters, der die Rechnung ausstellt.

Bedeutung

Entscheidend für die Segmentierung der Analyse nach Lieferantenleistung und -verhalten.

Der monetäre Gesamtwert der Rechnung.

Bedeutung

Wesentliche Grundlage für Finanzwirkungsanalyse und Risikobewertung.

Die Referenznummer der zugehörigen Bestellung.

Bedeutung

Unterscheidet zwischen Bestellungs-gestützten und nicht-Bestellungs-gestützten Rechnungen für die Compliance-Analyse.

Das Ausstellungsdatum der Rechnung durch den Lieferanten.

Bedeutung

Der Startpunkt für die Alterungsanalyse und die Berechnung von Zahlungsbedingungen.

Die vertragliche Zahlungsfrist.

Bedeutung

Grundlage zur Bestimmung der Pünktlichkeit und Einhaltung von SLAs.

Die interne Abteilung, die für die Ausgabe verantwortlich ist.

Bedeutung

Ermöglicht organisatorisches Drill-down und Ursachenanalyse.

Die Benutzer-ID der Person, die die Rechnung erfasst hat.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse der Ressourcenleistung und identifiziert Schulungsmöglichkeiten.

Der aktuelle Lebenszyklusstatus der Rechnung im System.

Bedeutung

Identifiziert schnell den Status des Falls.

Das Datum, an dem die Zahlung ausgeführt wurde.

Bedeutung

Kennzeichnet den Abschluss des Kernprozesszyklus.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Die initiale Erstellung des AP-Rechnungsdatensatzes in Sage Intacct, normalerweise im Entwurfsstatus. Dies erfasst den Eingangspunkt der Rechnungsdaten, bevor sie in Genehmigungs- oder Buchungsworkflows eintreten.

Bedeutung

Legt den frühesten Zeitstempel für die Prozesszykluszeit fest und identifiziert den Beginn der Verbindlichkeitserfassung.

Identifiziert, wann eine Lieferantenrechnung durch Umwandlung oder Verknüpfung einer Bestellung oder eines Wareneingangs erstellt wird. Diese Aktivität validiert die Effizienz des 3-Wege-Abgleichs.

Bedeutung

Entscheidend für den KPI 'First-Pass Match Rate' und die Bestimmung der PO-Compliance gegenüber Ausgaben ohne PO.

Der Übergang der Rechnung vom Entwurfsstatus in den eingereichten Status, wodurch der Genehmigungs-Workflow ausgelöst wird. Dies markiert das Ende der Dateneingabe und den Beginn des Genehmigungszyklus.

Bedeutung

Wesentliche Grundlage für die Segmentierung der 'Dateneingabe'-Dauer von der 'Genehmigungs'-Dauer in der Zykluszeitanalyse.

Eine eindeutige Genehmigungsaktion, die im dafür vorgesehenen Genehmigungs-Workflow erfasst wurde. Dies bedeutet, dass ein Benutzer mit ausreichender Berechtigung die Rechnung zur Zahlung freigegeben hat.

Bedeutung

Entscheidend für den KPI 'Durchschnittliche Genehmigungsdauer' und die Identifizierung von Engpässen bei der Managementfreigabe.

Der Zeitpunkt, an dem die Rechnung im Hauptbuch gebucht wird. In Systemen ohne Genehmigungs-Workflows kann dies gleichzeitig mit der Einreichung geschehen.

Bedeutung

Zeigt an, dass die finanzielle Verbindlichkeit offiziell in den Büchern erfasst ist.

Die Erstellung des Zahlungsdatensatzes (Scheck, ACH, EFT), der mit der Rechnung verknüpft ist. Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Geldüberweisung im System initiiert wird.

Bedeutung

Der primäre Timestamp für 'Durchschnittliche Rechnungszykluszeit' und 'Pünktliche Zahlungsquote'.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining extrahiert Event Logs aus Sage Intacct, indem es die Transaktionshistorie für jede Rechnungsnummer verfolgt. Es erstellt eine visuelle Karte jedes Schritts vom Rechnungseingang bis zur Endzahlung, die genau aufzeigt, wo Engpässe und manuelle Umwege Ihre Abläufe verlangsamen.

Sie müssen die Transaktionshistorie und Audit Logs speziell für die Kreditorenbuchhaltung extrahieren. Die wesentlichen Datenpunkte umfassen eine eindeutige Rechnungsnummer, die Namen der durchgeführten Aktivitäten und die Timestamps, die angeben, wann jeder Schritt abgeschlossen wurde.

Es hilft, indem es die genauen Phasen hervorhebt, in denen Rechnungsfreigaben verzögert werden. Durch die Reduzierung dieser spezifischen Reibungspunkte kann Ihr Team Rechnungen schneller bearbeiten und sicherstellen, dass Zahlungen rechtzeitig freigegeben werden, um von den angebotenen Lieferantenrabatten zu profitieren.

Die Software identifiziert Duplikatsrisiken, indem sie Rechnungsattribute wie Lieferanten-IDs, Beträge und Daten über Ihre gesamte Transaktionshistorie vergleicht. Diese proaktive Analyse kennzeichnet potenzielle Doppelzahlungen, bevor sie finalisiert werden, wodurch der für die Rückforderung erforderliche Zeit- und Arbeitsaufwand gespart wird.

Die meisten Process Mining-Plattformen nutzen API-Konnektoren oder Standarddatenexporte, um Informationen aus Sage Intacct abzurufen, ohne Ihre täglichen Abläufe zu stören. Da das Tool lediglich eine Kopie Ihrer Event Logs benötigt, ist keine Änderung Ihrer zugrunde liegenden Finanz-Workflows oder -Konfigurationen erforderlich.

Sie können in der Regel innerhalb von zwei bis drei Wochen eine erste Visualisierung Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses erwarten. Sobald die Daten verbunden sind, stehen die Erkenntnisse über Bottlenecks und Abgleichfehler sofort zur Verfügung, was eine schnelle Entscheidungsfindung ermöglicht.

Process Mining verfolgt den Fluss von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen, um zu identifizieren, wo der Abgleichprozess scheitert. So sehen Sie, ob Fehler durch Preisabweichungen, Mengenunterschiede oder zeitliche Probleme verursacht werden, und können die Ursache mit Lieferanten oder internen Teams beheben.

Es fungiert als automatisierter Auditor, indem es jede Transaktion auf Abweichungen von Ihren etablierten Geschäftsregeln überwacht. Es hilft sicherzustellen, dass alle Zahlungen den korrekten Genehmigungspfad durchlaufen und dass Rechnungen ohne Bestellbezug ordnungsgemäß dokumentiert werden, was Ihr Risikoprofil erheblich reduziert.

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