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Améliorez le traitement de vos paiements fournisseurs

Votre guide en 6 étapes pour optimiser Sage Intacct
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Optimisez le traitement des paiements fournisseurs dans Sage Intacct

Notre plateforme identifie les goulots d'étranglement et les inefficacités cachées qui ralentissent vos opérations financières. En cartographiant chaque étape, vous pouvez déterminer précisément où surviennent les reprises manuelles et les retards d'approbation. Ces analyses aident votre équipe à réduire les points de friction et à gagner en cohérence dans l'ensemble de vos transactions commerciales.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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L’importance stratégique de l’amélioration du cycle de paiement

Le traitement des paiements fournisseurs constitue le pouls de votre organisation et reflète sa santé financière ainsi que sa discipline opérationnelle. Souvent considéré comme une tâche administrative courante, il forme en réalité un écosystème complexe où se rencontrent la gestion de la trésorerie, les relations avec les fournisseurs et les contrôles internes. Dans l’environnement Sage Intacct, la flexibilité de la plateforme permet de personnaliser fortement les flux de travail, mais cette complexité peut aussi masquer certaines inefficacités. Lorsque le traitement des paiements n’est pas optimisé, les coûts dépassent largement les simples pénalités de retard. Vous risquez de perdre des remises pour paiement anticipé, de nuire à votre réputation auprès de fournisseurs stratégiques et d’accroître la charge de travail manuel de votre équipe financière. En vous concentrant sur l’optimisation des processus, vous transformez le service fournisseurs, auparavant considéré comme un centre de coûts, en une fonction stratégique qui protège vos liquidités et soutient la croissance de l’entreprise.

Visualiser le parcours des factures dans Sage Intacct

Le Process Mining offre une vision transparente de l’ensemble de votre cycle de paiement. En utilisant le numéro de facture comme identifiant unique, les outils de Process Mining extraient les données de Sage Intacct et cartographient chaque étape, depuis la réception initiale de la facture jusqu’à son enregistrement final dans le grand livre. Cette visibilité est essentielle pour repérer les écarts entre la réalité et les procédures prévues. Vous pouvez découvrir qu’une facture suit un parcours inattendu, qu’elle contourne certains contrôles automatisés ou qu’elle reste bloquée dans une boucle d’approbations répétitives sans réelle valeur ajoutée.

Au lieu de vous appuyer sur des témoignages ou des audits manuels, vous disposez d’une vision fondée sur les données de la manière dont le travail est réellement effectué. Vous voyez le moment précis où une facture entre dans le système, la durée de son attente dans une file d’approbation et les déclencheurs qui provoquent les retards. En comprenant ces schémas, vous passez d’une résolution réactive des problèmes à une gestion proactive des processus et vous vous assurez que chaque facture suit le parcours le plus efficace possible.

Les principaux leviers d’amélioration durable

L’analyse du traitement des paiements fournisseurs fait généralement ressortir plusieurs axes d’optimisation. Le flux de travail d’approbation est souvent l’un des plus importants. Dans de nombreuses configurations Sage Intacct, les approbations sont orientées selon le service, le projet ou le centre de coûts. Le Process Mining peut révéler des circuits inutilement complexes, par exemple lorsqu’une facture nécessite cinq approbations alors que deux suffiraient au regard des exigences de conformité. L’identification de ces goulots d’étranglement permet de revoir les règles de routage et de réduire le temps de cycle total.

La résolution des écarts constitue un autre axe important. Lorsqu’une facture ne correspond pas à un bon de commande ou à un document de réception, l’analyse qui s’ensuit peut interrompre le processus. En étudiant ces exceptions, vous pouvez déterminer si certains fournisseurs transmettent régulièrement des informations incorrectes ou si les erreurs de saisie internes sont la cause principale. Vous pouvez également examiner le délai d’exécution des paiements. Optimiser l’intervalle entre l’approbation d’une facture et son règlement permet de conserver les liquidités plus longtemps, sans compromettre les conditions négociées avec les fournisseurs ni perdre de remises avantageuses. La réduction des interventions manuelles dans ces domaines constitue le moyen le plus rapide d’améliorer l’efficacité du traitement des paiements fournisseurs.

Mesurer les résultats et anticiper les effets

L’objectif de l’amélioration du temps de cycle du traitement des paiements fournisseurs est de créer une activité prévisible, efficace et évolutive. À mesure que vous mettez en œuvre des changements fondés sur les analyses du Process Mining, vous devriez constater une réduction mesurable du temps nécessaire au traitement d’une facture. Cette efficacité se traduit directement par une baisse des coûts opérationnels : votre équipe consacre moins de temps aux relances manuelles et davantage à l’analyse financière stratégique.

Au-delà de la rapidité, vous pouvez vous attendre à une amélioration sensible de la conformité. Le Process Mining agit comme un outil d’audit continu en signalant les paiements effectués en dehors des politiques établies ou qui contournent les contrôles obligatoires. Cette surveillance est particulièrement précieuse lors des audits formels et contribue à préserver l’intégrité de vos rapports financiers dans Sage Intacct. Enfin, vos prévisions de trésorerie gagnent en précision, car vous savez exactement quand les paiements seront traités et exécutés, ce qui facilite une meilleure allocation des capitaux dans l’ensemble de l’entreprise.

Vers une gestion des comptes fournisseurs fondée sur les données

Commencer à optimiser vos processus ne nécessite pas de refondre entièrement vos systèmes existants. La démarche commence par une analyse attentive du fonctionnement actuel de vos flux de travail. En utilisant les données déjà stockées dans Sage Intacct, vous pouvez examiner progressivement votre processus fournisseurs et repérer de petites améliorations susceptibles de produire des résultats importants. Que vous cherchiez à réduire les interventions manuelles, à accélérer les approbations ou simplement à mieux suivre vos dépenses, le Process Mining vous fournit une feuille de route vers une fonction financière plus efficace. En vous appuyant sur ces analyses fondées sur les données, vous vous assurez que chaque ajustement repose sur des faits et s’inscrit dans les objectifs généraux de votre organisation.

Traitement des paiements fournisseurs Vérification des factures Service fournisseurs Rapprochement à trois niveaux Gestion des fournisseurs Flux de travail d’approbation des paiements Gestion de la trésorerie Automatisation des paiements fournisseurs Cycle de paiement Procure to Pay

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les hiérarchies d’approbation complexes à plusieurs niveaux bloquent souvent les factures pendant plusieurs jours, notamment lorsque les responsables sont absents ou que les rôles sont mal configurés. Ces retards augmentent le risque de pénalités et empêchent l’équipe financière de maintenir un calendrier de paiement prévisible, ce qui pèse directement sur les liquidités de l’organisation.

ProcessMind analyse les horodatages associés à chaque niveau d’approbation dans Sage Intacct afin de repérer précisément le point d’arrêt du flux. En visualisant ces goulots d’étranglement, les organisations peuvent revoir les seuils d’approbation et automatiser le routage standard pour accélérer le cycle de bout en bout.

Un traitement inefficace signifie souvent que les factures atteignent l'étape de paiement après l'expiration des périodes de remise. Ne pas bénéficier de ces conditions représente une perte directe de capital, qui aurait pu être évitée grâce à un traitement interne plus rapide et à une meilleure priorisation des fournisseurs importants.

Nous cartographions le traitement des paiements fournisseurs afin de mettre en relation la vitesse de traitement et les conditions accordées par les fournisseurs. Vous identifiez ainsi les étapes responsables des retards les plus importants, ce qui vous permet de prioriser les factures à forte valeur et de bénéficier de toutes les remises disponibles dans Sage Intacct.

Les corrections fréquentes du codage des factures ou des informations fiscales créent un cycle de reprise qui réduit la productivité de l'équipe des comptes fournisseurs. Lorsque les données sont saisies ou corrigées manuellement après leur extraction, des erreurs peuvent apparaître et ne pas être détectées avant l'étape finale de compensation, ce qui entraîne des inexactitudes financières.

En suivant des activités telles que le codage des factures et la résolution des écarts, ProcessMind identifie les causes profondes des inexactitudes. Nous vous aidons à repérer les fournisseurs ou les catégories qui nécessitent le plus d'interventions manuelles, afin d'améliorer la qualité de l'intégration des données et d'optimiser l'ensemble du processus.

Les écarts entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises déclenchent souvent de longues boucles de résolution. Ces divergences obligent les équipes à vérifier manuellement les quantités et les prix, ce qui accroît fortement la charge administrative et ralentit le processus de paiement des fournisseurs importants.

Notre plateforme visualise le parcours de résolution des factures rapprochées et non rapprochées dans Sage Intacct. En identifiant les erreurs récurrentes de rapprochement, vous pouvez simplifier la phase de validation et faire passer les factures au statut validé beaucoup plus rapidement, tout en maintenant des contrôles financiers stricts.

Le manque de visibilité sur le statut des paiements entraîne un volume élevé de demandes de la part des fournisseurs et détourne les équipes de tâches à plus forte valeur. Les relances constantes montrent que la boucle de communication externe ne fonctionne pas et que vos partenaires de la chaîne d'approvisionnement perçoivent le processus interne comme peu fiable.

ProcessMind offre une vue transparente de l'ensemble du traitement des paiements fournisseurs, de la réception à l'exécution. En comprenant le délai de traitement pour chaque fournisseur, vous pouvez définir des attentes réalistes et optimiser le flux afin de garantir des dates de paiement régulières.

Les blocages de paiement sont souvent appliqués automatiquement, puis oubliés, ce qui entraîne le dépassement des échéances et la frustration des fournisseurs. Sans vue d’ensemble de ces blocages, les factures peuvent rester en suspens même lorsque les problèmes à l’origine du blocage ont été résolus, créant des goulots d’étranglement artificiels dans votre trésorerie.

Nous suivons l’application et la suppression des blocages de paiement tout au long du cycle de paiement. Vous pouvez ainsi identifier les factures bloquées qui sont prêtes à être traitées et vous assurer qu’aucun paiement ne reste en attente plus longtemps que nécessaire pour des raisons de conformité dans Sage Intacct.

La décentralisation des modes de transmission des factures peut conduire à la saisie plusieurs fois d'une même facture par différents canaux. Le risque de paiements en double augmente alors, tandis que leur récupération est difficile et que le rapprochement financier de clôture mensuelle se complexifie.

En analysant les activités de réception et de validation des factures, ProcessMind signale les schémas qui peuvent indiquer l'arrivée de doublons dans votre environnement Sage Intacct. Vous pouvez ensuite renforcer vos contrôles à l'entrée afin de détecter ces erreurs avant l'étape d'exécution du paiement.

Des calendriers de paiement rigides, qui ne correspondent pas aux dates d'échéance réelles des factures, peuvent entraîner des retards de paiement ou une mauvaise gestion de la trésorerie. Si les campagnes de paiement sont trop espacées ou mal planifiées, l'organisation risque de gérer moins efficacement son fonds de roulement et de perdre de son influence auprès de fournisseurs importants.

Notre analyse évalue le délai entre la planification et l'exécution des paiements. Elle vous aide à aligner le traitement par lots dans Sage Intacct sur les conditions fournisseurs et les besoins internes de trésorerie, afin de préserver votre flexibilité financière et de garantir des décaissements ponctuels.

Les factures reçues sans bon de commande correspondant nécessitent souvent une approbation et une imputation manuelles, contournant ainsi les contrôles d’approvisionnement établis. Ces flux non standard sont davantage sujets aux erreurs et compliquent le respect des budgets entre les différents services.

ProcessMind distingue les flux associés à un bon de commande des flux sans bon de commande dans votre processus de Gestion des paiements fournisseurs. En quantifiant l’impact des dépenses hors processus, vous pouvez mettre en place des contrôles plus stricts et encourager les services à suivre le parcours d’approvisionnement standard, pour une meilleure supervision.

Lorsque différents utilisateurs ou services suivent des procédures officieuses différentes, l’ensemble du processus de paiement devient imprévisible. Une forte variabilité dans le codage ou l’approbation des factures empêche de prévoir précisément les délais de paiement et d’allouer efficacement les ressources.

Nous comparons les parcours de traitement entre les différents utilisateurs et codes d’entreprise afin d’identifier les bonnes pratiques et les cas atypiques. La standardisation de ces flux de travail dans Sage Intacct garantit un processus plus prévisible et plus efficace pour toutes les personnes impliquées dans le cycle de paiement.

Lorsque les factures ne sont pas enregistrées rapidement après leur réception, l’équipe financière manque de visibilité sur les dettes à venir. Ces dépenses non visibles compliquent la gestion de la trésorerie et entraînent souvent des campagnes de paiement urgentes pour éviter les pénalités ou les interruptions de service.

En suivant l’écart entre la date de facture et la date de saisie dans Sage Intacct, ProcessMind met en évidence les retards d’intégration des factures. Cette visibilité vous aide à optimiser le processus de réception et à améliorer la précision de vos prévisions financières.

L’absence de pistes d’audit concernant les modifications de paiement ou les remplacements manuels peut entraîner des problèmes de conformité et favoriser la fraude. Lorsqu’aucun enregistrement clair n’indique qui a autorisé un paiement ou modifié les coordonnées bancaires d’un fournisseur, l’organisation est exposée à des risques financiers et réputationnels importants.

Notre plateforme reconstitue chaque étape du parcours de paiement et fournit une piste d’audit complète des activités et des interactions des utilisateurs. Cette transparence garantit que toutes les actions du processus de Gestion des paiements fournisseurs respectent les politiques internes et les réglementations externes.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Réduire le temps nécessaire pour faire passer une facture de sa réception à son approbation est essentiel pour préserver de bonnes relations avec les fournisseurs et éviter les pénalités de retard. Des approbations plus rapides permettent à l’équipe financière de mieux gérer le fonds de roulement et d’éviter les goulots d’étranglement administratifs qui surviennent souvent pendant les clôtures de fin de mois. Cette rapidité garantit à votre service de garder une longueur d’avance, même pendant les périodes de forte activité.

ProcessMind identifie les étapes précises de Sage Intacct où les approbations prennent du retard, par exemple lorsque certains responsables sont indisponibles ou que certains seuils sont atteints. En visualisant le parcours d’approbation, vous pouvez repérer les transferts inutiles et automatiser le routage des factures à faible risque, ce qui peut réduire les temps de cycle de plus de 40 %. Vous pouvez ainsi mesurer et maintenir un rythme élevé d’exécution des paiements.

Ne pas bénéficier des remises pour paiement anticipé représente une perte de capital qui affecte directement le résultat. En donnant la priorité aux factures importantes et en les traitant dans la période ouvrant droit à une remise, l’organisation peut transformer le service fournisseurs, auparavant considéré comme un centre de coûts, en source d’économies. Des résultats réguliers dans ce domaine renforcent votre position de négociation avec les fournisseurs stratégiques lors de futurs contrats.

Notre plateforme surveille le temps restant pour chaque facture éligible à une remise dans votre environnement Sage Intacct. En mettant en évidence les factures proches de leur échéance et en identifiant les causes profondes des retards, comme une extraction lente des données ou des erreurs de validation, vous pouvez vous assurer que les paiements sont exécutés dans la période optimale. Cette visibilité en temps réel vous aide à hiérarchiser les tâches selon leur rendement financier.

Un taux élevé de rapprochement à trois niveaux garantit que les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises concordent parfaitement, sans intervention humaine. Cette cohérence réduit le besoin de résoudre manuellement les écarts, ce qui constitue souvent la partie la plus chronophage du processus de comptabilité fournisseurs. Des taux de rapprochement élevés permettent d’obtenir des flux de travail plus prévisibles et de réduire les frictions administratives.

ProcessMind offre une visibilité détaillée sur les points où les rapprochements échouent le plus souvent, qu’il s’agisse d’écarts de prix unitaires ou de différences de quantité. En analysant ces écarts, vous pouvez affiner vos règles de rapprochement automatisé et améliorer la précision, ce qui réduit sensiblement les interventions manuelles. Cette analyse vous aide à déterminer si les problèmes proviennent des données fournisseurs ou des pratiques internes de réception.

Les paiements en double sont des erreurs coûteuses, difficiles à récupérer, qui peuvent nuire à votre réputation auprès des fournisseurs. Sécuriser le processus de paiement contre les soumissions redondantes garantit que chaque montant dépensé est légitime et correctement comptabilisé dans le système financier. L’élimination de ces risques simplifie également les audits et renforce l’intégrité financière globale.

En analysant le flux de bout en bout des numéros de facture et des données fournisseurs, notre solution signale les situations où des transactions similaires suivent des parcours parallèles. Vous pouvez ainsi identifier les failles de Sage Intacct qui permettent à des doublons de contourner les contrôles standards et mettre en place des mesures préventives avant le transfert des fonds. Vous pouvez suivre précisément le nombre de doublons potentiels détectés avant l’exécution finale.

Réduire le nombre d’interventions humaines nécessaires sur une facture diminue le risque d’erreurs de saisie et le coût global par facture. Des processus de saisie fortement automatisés permettent à l’équipe fournisseurs de se concentrer sur l’analyse stratégique plutôt que sur des tâches administratives répétitives. Cette évolution améliore la satisfaction des collaborateurs et réduit les frais généraux du service financier.

Nous suivons l’empreinte numérique de chaque facture afin de déterminer précisément le nombre de corrections manuelles effectuées après l’extraction initiale des données. En identifiant les champs qui nécessitent le plus souvent une correction, vous pouvez optimiser vos paramètres d’OCR et la logique de l’interface afin d’augmenter le taux de traitement direct. Cette approche fondée sur les données vous aide à cibler les fournisseurs à l’origine du plus grand nombre de reprises manuelles.

Les organisations qui regroupent plusieurs entités sont souvent confrontées à des performances inégales en matière de comptabilité fournisseurs, ce qui complique le reporting et crée des expériences différentes pour les fournisseurs. La standardisation des flux de travail garantit que chaque service applique les mêmes critères d’efficacité et les mêmes exigences de conformité, quel que soit son emplacement. Cette cohérence est indispensable pour développer les opérations et préserver une stratégie financière unifiée.

Grâce au Process Mining, vous pouvez comparer côte à côte les performances du traitement des paiements de différents codes société. ProcessMind met en évidence les bonnes pratiques de vos entités les plus performantes, afin que vous puissiez reproduire ces méthodes dans toute l’organisation et harmoniser les opérations. Vous pouvez définir des KPI globaux et suivre le respect du processus standard par chaque entité.

Les blocages de paiement sont souvent appliqués automatiquement, puis oubliés, ce qui entraîne des flux de travail interrompus et mécontente les fournisseurs. Pour préserver un traitement des paiements efficace, il est essentiel de n’appliquer ces blocages que lorsque cela est nécessaire et de les lever rapidement une fois le problème résolu. Cette gestion proactive évite les retards inutiles lors de l’exécution finale du paiement.

Notre outil visualise la durée et le motif de chaque blocage de paiement appliqué dans Sage Intacct. Vous pouvez identifier les fournisseurs ou les types de factures qui restent le plus souvent bloqués, puis simplifier la résolution des problèmes et réduire le temps moyen pendant lequel une facture reste en attente. Cette visibilité garantit qu’aucun paiement n’est retardé sans motif clair et valable.

Les factures reçues sans bon de commande correspondant ne disposent souvent pas d’une autorisation budgétaire appropriée et nécessitent beaucoup plus de temps pour être traitées. Adopter une culture donnant la priorité aux bons de commande renforce la maîtrise des dépenses internes et garantit que chaque dette est préapprouvée et facilement traçable. Cela améliore la visibilité financière et facilite la gestion des budgets des services.

ProcessMind cartographie le ratio entre les factures associées à un bon de commande et les factures sans bon de commande, puis identifie les services qui contournent le plus souvent les protocoles d’approvisionnement standards. Cette visibilité vous aide à faire respecter la conformité et à instaurer un environnement financier mieux contrôlé, où les factures imprévues n’ont plus leur place. Vous pouvez mesurer l’efficacité des initiatives de conformité en suivant le pourcentage de factures faisant correctement référence à un bon de commande.

Exécuter des lots de paiement trop fréquemment ou de manière trop irrégulière peut perturber les prévisions de trésorerie et augmenter les frais de transaction bancaire. Trouver le rythme idéal pour exécuter les paiements permet de concilier la ponctualité des règlements fournisseurs et l’efficacité opérationnelle de l’équipe financière. Cette optimisation contribue à maintenir des sorties de trésorerie régulières et prévisibles.

En analysant les historiques de compensation des paiements, nous vous aidons à déterminer le calendrier le plus efficace pour lancer les virements. Vous pouvez observer l’effet de différentes stratégies de regroupement sur votre charge de travail et votre position de trésorerie, afin d’adopter une approche plus fondée sur les données pour la gestion de la trésorerie. Vous exécutez ainsi les paiements au meilleur moment, pour l’entreprise comme pour les fournisseurs.

Lorsque les factures sont reçues longtemps après la prestation du service, elles créent des zones d’ombre dans les prévisions financières et la comptabilité d’engagement. Encourager les fournisseurs et les parties prenantes internes à soumettre rapidement leurs factures garantit que vos dettes sont toujours reflétées avec précision dans le grand livre. La réduction de ce délai est essentielle à l’exactitude du reporting de fin de mois.

Nous mesurons l’écart entre la date de facture et la date de saisie dans votre système. En identifiant les sources des arrivées tardives, vous pouvez travailler avec les fournisseurs à la mise en place de méthodes de soumission électroniques et donner à votre équipe une visibilité plus précoce sur les obligations de paiement à venir. Vous passez ainsi d’une gestion réactive à une gestion proactive des factures fournisseurs.

Fournir aux fournisseurs des échéances de paiement claires et prévisibles réduit le volume de demandes que votre équipe doit traiter et renforce votre réputation de partenaire fiable. Cette stabilité permet aux fournisseurs de mieux gérer leur propre trésorerie et peut souvent conduire à de meilleures conditions de service. Un processus prévisible réduit la charge administrative liée au traitement des demandes ponctuelles de statut.

ProcessMind calcule l’écart entre les dates d’échéance promises et les dates réelles d’exécution des paiements. En identifiant les causes profondes de la variabilité des paiements, vous pouvez stabiliser vos flux de travail internes et envoyer automatiquement à vos fournisseurs des informations de suivi plus précises. Vous pouvez mesurer vos performances par rapport aux conditions de paiement propres à chaque fournisseur afin de garantir le respect intégral des contrats.

Le maintien de contrôles stricts sur les personnes autorisées à approuver et à exécuter les paiements est essentiel pour prévenir la fraude et garantir la conformité réglementaire. Des contrôles internes solides protègent les actifs de l’organisation et fournissent une piste d’audit claire pour chaque transaction traitée. Cette sécurité constitue le fondement d’un système de gestion financière fiable et digne de confiance.

ProcessMind surveille chaque activité et chaque interaction utilisateur dans le flux de paiement afin de détecter les écarts par rapport aux politiques établies. Vous pouvez repérer facilement les situations où la séparation des tâches est contournée ou où des paiements sont exécutés sans autorisation appropriée, afin de maintenir la sécurité et la conformité de votre environnement Sage Intacct. Cette surveillance continue agit comme une couche d’audit permanente sur l’ensemble de votre processus fournisseurs.

Le parcours d’amélioration du traitement des paiements fournisseurs en 6 étapes

1

Téléchargez le modèle de comptes fournisseurs
2

Exportez les données de Sage Intacct
3

Importez dans ProcessMind
4

Découvrez les écarts d’optimisation
5

Mettez en œuvre les changements du processus
6

Suivez les performances des comptes fournisseurs
1

Téléchargez le modèle de comptes fournisseurs

Que faire

Téléchargez le modèle Excel standardisé conçu pour les flux de travail de comptabilité fournisseurs de Sage Intacct afin de garantir la bonne association de vos données avec notre plateforme.

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Pourquoi c’est important

Commencer avec la structure appropriée évite les erreurs de données et garantit la capture précise de toutes les étapes de paiement nécessaires à la découverte du processus.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l’emploi, associé aux champs de Sage Intacct.

VOS ANALYSES DE PROCESSUS

Obtenez une visibilité complète sur votre processus de paiement

Bénéficiez d'une transparence complète sur le parcours des factures dans Sage Intacct, de leur saisie au paiement final. Nos visualisations indiquent précisément où les étapes manuelles et les erreurs de données ralentissent vos opérations fournisseurs.
  • Cartographiez chaque parcours de facture, de la saisie au paiement
  • Identifiez les causes précises des frais de retard de paiement
  • Détectez les contournements manuels dans Sage Intacct
  • Repérez les possibilités de bénéficier de remises pour paiement anticipé
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Accélérer les performances du processus fournisseurs

Les organisations qui utilisent le Process Mining pour leurs flux de travail Sage Intacct constatent généralement des améliorations significatives des temps de cycle des paiements et de la transparence opérationnelle. Ces résultats s’expliquent par l’identification des goulots d’étranglement et la suppression des reprises manuelles au niveau de l’Invoice Number.

~ 0 %
Des délais de traitement plus courts

Réduction du délai de bout en bout

Le Process Mining révèle les retards dans la chaîne d’approbation et aide les équipes à passer beaucoup plus rapidement de la réception de la facture à l’exécution du paiement.
0 %
Davantage de remises obtenues

Amélioration des économies réalisées

En identifiant les occasions manquées dans Sage Intacct, les organisations peuvent donner la priorité aux factures assorties de conditions de paiement anticipé afin de maximiser les économies de trésorerie.
+ 0 %
Un taux de traitement sans intervention plus élevé

Gains d’efficacité liés à l’automatisation

La suppression des reprises manuelles et des étapes de saisie permet à davantage de factures de circuler dans le système sans intervention humaine.
0 % improvement
Une meilleure conformité des bons de commande

Respect de la politique d’approvisionnement

Le suivi du lien entre les factures et les bons de commande garantit que toutes les dépenses respectent les règles internes d’approvisionnement et les protocoles d’autorisation.
+ 0 %
Davantage de paiements effectués à temps

Prévisibilité des paiements fournisseurs

Améliorer la fiabilité de l’exécution des paiements permet d’éviter les frais de retard et de renforcer la confiance des fournisseurs grâce à une planification prévisible.
0 % reduction
Moins de paiements en double

Prévention des risques et des pertes

La surveillance en temps réel des attributs des factures, tels que le fournisseur et le montant, évite les paiements en double coûteux avant leur exécution.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres représentent les améliorations généralement observées dans les déploiements.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis élargissez l'analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique du document de facture fournisseur.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la clé fondamentale qui relie toutes les activités du processus à une même instance de cas.

Action ou événement précis intervenant dans le cycle de vie de la facture.

Pourquoi c’est important

Définit les étapes de la cartographie du processus et est obligatoire pour toute analyse de Process Mining.

Date et heure précises auxquelles une activité s’est produite.

Pourquoi c’est important

Nécessaire pour ordonner les événements et calculer les durées entre les étapes du processus.

Nom du fournisseur ou du prestataire de services qui émet la facture.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour segmenter l’analyse selon la performance et le comportement des fournisseurs.

Valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour analyser l’impact financier et évaluer les risques.

Numéro de référence du bon de commande associé.

Pourquoi c’est important

Distingue les factures associées à un bon de commande des factures hors bon de commande pour l’analyse de la Conformité.

Date d’émission de la facture par le fournisseur.

Pourquoi c’est important

Point de départ de l’analyse de l’ancienneté et du calcul des délais de paiement.

Date limite contractuelle de paiement.

Pourquoi c’est important

Référence pour évaluer le respect des délais et des SLA.

Service interne responsable de la dépense.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser l’organisation en détail et d’identifier les causes profondes.

Identifiant de l’utilisateur ayant saisi la facture.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la performance des Ressources et d’identifier les besoins de formation.

État actuel de la facture dans son cycle de vie au sein du système.

Pourquoi c’est important

Identifie rapidement l’état du cas.

Date à laquelle le paiement a été exécuté.

Pourquoi c’est important

Marque la fin du cycle principal du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

La création initiale de l’enregistrement AP Bill dans Sage Intacct, généralement à l’état Draft. Cette étape correspond au point d’entrée des données de la facture, avant son intégration aux flux de travail d’approbation ou de comptabilisation.

Pourquoi c’est important

Établit le premier horodatage du délai de traitement et identifie le début de l’enregistrement de la dette.

Identifie le moment où une facture fournisseur est créée par conversion ou association à un bon de commande ou à une réception. Cette activité valide l’efficacité du rapprochement en trois étapes.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour le KPI « First-Pass Match Rate » et pour déterminer la conformité aux bons de commande par rapport aux dépenses sans bon de commande.

Le passage de la facture de l’état Draft à l’état Submitted, qui déclenche le flux de travail d’approbation. Cette étape marque la fin de la saisie des données et le début du cycle d’approbation.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour distinguer la durée de la « Data Entry » de celle de l’« Approval » dans l’analyse des délais de traitement.

Une action d’approbation distincte enregistrée dans le flux de travail d’approbation désigné. Elle indique qu’un utilisateur disposant de l’autorité nécessaire a autorisé le paiement de la facture.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour le KPI « Average Approval Duration » et pour identifier les goulots d’étranglement lors de la validation par la direction.

Le moment où la facture est comptabilisée dans le General Ledger. Dans les systèmes dépourvus de flux de travail d’approbation, cette étape peut avoir lieu en même temps que la soumission.

Pourquoi c’est important

Indique que la dette financière est officiellement comptabilisée dans les livres.

Création de l’enregistrement Payment, par chèque, ACH ou EFT, associé à la facture. C’est à ce moment que le transfert des fonds est lancé dans le système.

Pourquoi c’est important

Horodatage principal pour le « Average Invoice Cycle Time » et le « On-Time Payment Percentage ».

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining extrait les journaux d’événements de Sage Intacct en suivant l’historique des transactions associé à chaque numéro de facture. Il crée une carte visuelle de chaque étape, de la réception au paiement final, révélant précisément où les goulots d’étranglement et les solutions de contournement manuelles ralentissent vos opérations.

Vous devez extraire l’historique des transactions et les journaux d’audit liés spécifiquement aux comptes fournisseurs. Les données essentielles comprennent un numéro de facture unique, les noms des activités réalisées et les horodatages indiquant le moment où chaque étape a été achevée.

Il met en évidence les étapes précises où les approbations de factures prennent du retard. En réduisant ces points de friction, votre équipe peut traiter les factures plus rapidement et s’assurer que les paiements sont émis à temps pour profiter des escomptes proposés par les fournisseurs.

Le logiciel identifie les risques de doublon en comparant les attributs des factures, comme les identifiants fournisseurs, les montants et les dates, dans l’ensemble de votre historique des transactions. Cette analyse préventive signale les paiements en double potentiels avant leur finalisation et évite le temps et les efforts nécessaires à leur récupération.

La plupart des plateformes de Process Mining utilisent des connecteurs API ou des exports de données standard pour extraire les informations de Sage Intacct sans perturber vos opérations quotidiennes. Comme l’outil nécessite uniquement une copie de vos journaux d’événements, vous n’avez pas besoin de modifier vos flux de travail financiers ni vos configurations existantes.

Vous pouvez généralement obtenir une première visualisation de votre processus de comptes fournisseurs dans les deux ou trois semaines. Une fois les données connectées, les analyses des goulots d’étranglement et des échecs de rapprochement sont disponibles immédiatement, ce qui permet de prendre rapidement des décisions.

Le Process Mining suit le flux des commandes d’achat, des réceptions de marchandises et des factures afin d’identifier les points de rupture du rapprochement. Vous pouvez ainsi déterminer si les échecs sont dus à des écarts de prix, des différences de quantité ou des problèmes de calendrier, puis traiter la cause racine avec les fournisseurs ou les équipes internes.

Il agit comme un auditeur automatisé en surveillant chaque transaction pour détecter les écarts par rapport à vos règles métier établies. Il contribue à garantir que tous les paiements suivent le circuit d’approbation approprié et que les factures sans commande d’achat sont correctement documentées, ce qui réduit considérablement votre niveau de risque.

Optimisez dès aujourd'hui le traitement de vos paiements fournisseurs

Réduisez le temps de cycle de 30 % et éliminez les goulots d'étranglement dans Sage Intacct.

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