Zlepšete zpracování plateb dodavatelských faktur

Zkrácení doby od doručení faktury po její schválení pomáhá udržovat dobré vztahy s dodavateli a předcházet poplatkům z prodlení. Rychlejší schvalování umožňuje finančnímu týmu lépe řídit pracovní kapitál a omezit administrativní úzká místa, která se často objevují při uzávěrce měsíce. Díky tomu zvládnete i období zvýšeného vytížení.

ProcessMind v Sage Intacct odhalí konkrétní kroky, ve kterých se schvalování zdržuje, například když nejsou dostupní konkrétní manažeři nebo jsou překročeny stanovené limity. Vizualizace schvalovacího postupu pomůže najít zbytečné předávání a automatizovat směrování faktur s nízkým rizikem. Dobu zpracování tak můžete zkrátit až o 40 %. Zároveň můžete měřit a udržovat vysoké tempo provádění plateb.

Nevyužité slevy za včasnou platbu znamenají ztrátu, která přímo snižuje zisk. Když upřednostníte faktury s vysokou hodnotou a zpracujete je včas, může se oddělení závazků z nákladového střediska stát zdrojem úspor. Důsledné využívání těchto slev navíc posílí vaši vyjednávací pozici při budoucích smlouvách s důležitými dodavateli.

Naše platforma sleduje v prostředí Sage Intacct čas zbývající do konce lhůty pro slevu u každé způsobilé faktury. Upozorní na blížící se termíny a pomůže odhalit příčiny zpoždění, například pomalé načítání dat nebo chyby při ověřování. Díky tomu můžete platby provádět včas a upřednostňovat práci podle očekávané finanční návratnosti.

Vysoký podíl úspěšného třístranného párování znamená, že faktury, objednávky a příjemky souhlasí bez zásahu člověka. Díky tomu je potřeba méně ručně řešit nesrovnalosti, což bývá časově nejnáročnější část zpracování závazků. Vyšší úspěšnost párování přináší předvídatelnější workflow a méně administrativy.

ProcessMind ukazuje, kde k chybám při párování dochází nejčastěji, například kvůli rozdílům v jednotkových cenách nebo množství. Analýzou těchto odchylek můžete upravit pravidla automatického párování a zvýšit jeho přesnost, čímž omezíte ruční zásahy. Zjistíte také, zda problémy způsobují údaje od dodavatelů, nebo interní postupy při příjmu zboží.

Duplicitní platby jsou nákladné chyby. Jejich náprava vyžaduje značné úsilí a může poškodit vaši pověst u dodavatelů. Zabezpečení platebního procesu proti opakovanému zadání pomáhá zajistit, že každá platba je oprávněná a řádně zaevidovaná. Omezení těchto rizik také zjednodušuje audit a posiluje důvěryhodnost finančních záznamů.

Naše řešení analyzuje celý tok čísel faktur a údajů o dodavatelích a označí podobné transakce, které procházejí souběžnými postupy. Pomůže vám odhalit mezery v kontrolách Sage Intacct, jimiž mohou duplicity projít, a zavést preventivní opatření ještě před převodem peněz. Můžete také sledovat, kolik možných duplicit se podařilo zachytit před provedením platby.

Méně ručních zásahů při zpracování faktury snižuje riziko chyb při zadávání dat i celkové náklady na jednu fakturu. Díky vysoké míře automatizace se tým závazků může věnovat analýze místo opakujících se administrativních úkolů. To může zvýšit spokojenost zaměstnanců a snížit režijní náklady finančního oddělení.

Sledujeme digitální stopu každé faktury a zjišťujeme, kolik ručních oprav následuje po prvotním načtení dat. Když odhalíte pole, která se opravují nejčastěji, můžete upravit nastavení OCR a logiku rozhraní a zvýšit podíl faktur zpracovaných bez ručního zásahu. Tento přístup založený na datech vám pomůže zaměřit se na dodavatele, jejichž faktury vyžadují nejvíce oprav.

Organizace s více společnostmi často dosahují rozdílných výsledků při zpracování závazků. To komplikuje vykazování a vede k různým zkušenostem dodavatelů. Sjednocení workflow zajistí, že každé oddělení bude bez ohledu na své umístění dodržovat stejné standardy efektivity a shody. To je důležité pro rozšiřování provozu i jednotné finanční řízení.

Pomocí process mining můžete vedle sebe porovnat výsledky zpracování plateb podle jednotlivých kódů společností. ProcessMind ukáže osvědčené postupy nejvýkonnějších jednotek, které pak můžete zavést v celé organizaci a sjednotit provoz. Můžete nastavit globální KPI a sledovat, jak jednotlivé jednotky dodržují standardní postup.