> Folyamatos folyamatfejlesztés > Szállítói számlák kifizetésének feldolgozása > Sage Intacct

Fejlessze a szállítói számlák kifizetésének feldolgozását

Útmutató a Sage Intacct optimalizálásához 6 lépésben

Adatsablon letöltése

Fejlessze a szállítói számlák kifizetésének feldolgozását

Szállítói számlák kifizetésének feldolgozása

Sage Intacct

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok

Elérhető rendszerek

Kihívások(12)Célok(12)6 lépés Előnézet Eredmények Adatok GYIK(4)

Optimalizálja a szállítói számlák kifizetésének folyamatát a Sage Intacct rendszerben

Platformunk feltárja azokat a szűk keresztmetszeteket és rejtett hatékonysági problémákat, amelyek lassítják a pénzügyi működést. A folyamat minden lépésének feltérképezésével pontosan láthatóvá válik, hol okoz késedelmet a kézi utómunka vagy a jóváhagyás. Ezek az információk segítenek csökkenteni a fennakadásokat, és egységesebbé tenni az üzleti tranzakciók feldolgozását.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a kifizetési folyamatot?

A szállítói számlák kifizetésének folyamata sokat elárul a szervezet pénzügyi helyzetéről és működési fegyelméről. Bár gyakran rutinszerű adminisztrációnak tűnik, valójában összetett folyamat, amelyben a pénzforgalom-kezelés, a szállítói kapcsolatok és a belső kontrollok találkoznak. A Sage Intacct rugalmas platformja lehetővé teszi az egyedi munkafolyamatok kialakítását, de a bonyolultságuk elfedheti a működési hiányosságokat. A nem megfelelően működő kifizetési folyamat költségei messze túlmutatnak a késedelmi díjakon. Elveszítheti a korai fizetésért járó engedményeket, romolhat a fontos szállítókkal ápolt kapcsolata, és nőhet a pénzügyi csapat manuális terhelése. A folyamat fejlesztésével a szállítói számlák kezelése költséghelyből olyan stratégiai feladattá válhat, amely védi a likviditást és támogatja a növekedést.

A számla útjának megjelenítése a Sage Intacct rendszerben

A process mining átlátható képet ad a teljes kifizetési folyamatról. Az egyedi számlaazonosítóként használt számlaszám alapján a process mining eszközök adatokat nyernek ki a Sage Intacct rendszerből, és feltérképezik a folyamat minden lépését a számla beérkezésétől a főkönyvi könyvelésig. Így láthatóvá válik, hol tér el a tényleges működés a tervezett eljárástól. Kiderülhet például, hogy egy számla a várttól eltérő útvonalon halad, megkerüli az automatikus ellenőrzéseket, vagy értéket nem teremtő, ismételt jóváhagyások miatt elakad.

A tapasztalatokra vagy manuális ellenőrzésekre hagyatkozás helyett adatok alapján láthatja, hogyan zajlik valójában a munka. Megállapíthatja, mikor kerül be a számla a rendszerbe, mennyi ideig vár jóváhagyásra, és mi okozza a késéseket. A visszatérő minták megértésével az utólagos hibakeresés helyett megelőző folyamatirányításra térhet át, és biztosíthatja, hogy minden számla a lehető leghatékonyabb útvonalon haladjon.

A tartós fejlesztés fő területei

A szállítói számlák kifizetési folyamatának elemzésekor több olyan terület is előkerülhet, ahol érdemes változtatni. Ilyen például a jóváhagyási munkafolyamat. A Sage Intacct számos konfigurációjában a jóváhagyás a részleg, a projekt vagy a költséghely alapján történik. A process mining feltárhatja a szükségtelenül bonyolult útvonalakat, például azokat az eseteket, amikor egy számlához öt jóváhagyás kell, holott a megfeleléshez kettő is elegendő lenne. A szűk keresztmetszetek azonosításával egyszerűsítheti az útválasztási szabályokat, és csökkentheti a teljes ciklusidőt.

Az eltérések rendezése szintén fontos terület. Ha a számla nem egyezik a megrendeléssel vagy az áruátvételi bizonylattal, a kivizsgálás akár meg is állíthatja a folyamatot. Az ilyen kivételek elemzésével kiderítheti, hogy egyes szállítók rendszeresen hibás adatokat adnak-e meg, vagy inkább a belső adatrögzítési hibák okozzák a problémát. A kifizetések időzítését is érdemes megvizsgálni. Ha megfelelően alakítja a jóváhagyás és a kifizetés teljesítése közötti időt, a lehető legtovább tarthatja meg a pénzt anélkül, hogy megszegné a szállítói feltételeket vagy lemaradna a kedvező engedményekről. Ezeken a területeken a manuális beavatkozások csökkentésével javíthatja a feldolgozás hatékonyságát.

Az eredmények mérése és előrejelzése

A szállítói számlák kifizetési ciklusidejének csökkentésével kiszámíthatóbb, hatékonyabb és bővíthetőbb működést alakíthat ki. Ha a process mining eredményei alapján változtat, mérhetően csökkenhet a számla teljes feldolgozási ideje. A hatékonyabb működés közvetlenül mérsékli a költségeket: a csapat kevesebb időt tölt manuális utánkövetéssel, és többet fordíthat pénzügyi elemzésre.

A gyorsabb feldolgozás mellett a megfelelés is javulhat. A process mining folyamatos ellenőrzésként jelzi azokat a kifizetéseket, amelyek eltérnek a szabályzatoktól, vagy megkerülik a kötelező kontrollokat. Ez az átláthatóság a hivatalos auditok során is hasznos, és segít megőrizni a Sage Intacct pénzügyi kimutatásainak megbízhatóságát. A pénzigény is pontosabban jelezhető előre, mert világosan látható, mikor dolgozzák fel és teljesítik a kifizetéseket. Ez támogatja a tőke hatékonyabb elosztását a vállalaton belül.

Adatokra épülő szállítói számlakezelés

A folyamat fejlesztéséhez nem kell teljesen átalakítania a meglévő rendszereket. Először azt érdemes megvizsgálnia, hogyan működnek jelenleg a munkafolyamatok. A Sage Intacct rendszerben már tárolt adatok felhasználásával feltárhatja a folyamat részleteit, és olyan kisebb változtatásokat találhat, amelyek érdemi eredményt hoznak. Akár a manuális lépések számát csökkentené, akár a jóváhagyásokat gyorsítaná, akár a kiadásokról szeretne pontosabb képet kapni, a process mining adatokkal alátámasztott irányt mutat a hatékonyabb pénzügyi működés felé. Így minden módosítás bizonyítékokra épül, és összhangban marad a szervezet céljaival.

Szállítói számlák kifizetésének feldolgozása Számlaellenőrzés Szállítói számlákkal foglalkozó részleg Háromoldalú egyeztetés Szállítókezelés Kifizetési jóváhagyási munkafolyamat Pénzforgalom-kezelés Szállítói számlák feldolgozásának automatizálása Fizetési ciklus Beszerzéstől a kifizetésig

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A többszintű, bonyolult jóváhagyási hierarchia napokra megakaszthatja a számlákat, különösen akkor, ha a vezetők távol vannak, vagy a szerepkörök beállítása hibás. A késések növelik a késedelmi díjak kockázatát, és megnehezítik a pénzügyi csapat számára a kiszámítható fizetési ütemezést, ami közvetlenül rontja a szervezet likviditását.

A ProcessMind a Sage Intacct minden jóváhagyási szintjén elemzi az időbélyegeket, így pontosan megmutatja, hol akad el a folyamat. A szűk keresztmetszetek megjelenítésével a szervezetek felülvizsgálhatják a jóváhagyási limiteket, és automatizálhatják a szokásos útvonalválasztást, hogy lerövidítsék a teljes ciklust.

A nem hatékony feldolgozás miatt a számlák gyakran csak az engedményre jogosító időszak lejárta után jutnak el a kifizetésig. Az engedmények elvesztése közvetlen tőkeveszteséget jelent, amely gyorsabb belső feldolgozással és a nagy értékű szállítók számláinak előresorolásával elkerülhető lenne.

Feltérképezzük a szállítói számlák kifizetési folyamatát, és összevetjük a feldolgozás sebességét a szállítói feltételekkel. Így kiderül, mely konkrét lépések okozzák a legnagyobb késéseket. A nagy értékű számlákat előre sorolhatja, és minden elérhető engedményt érvényesíthet a Sage Intacct rendszerben.

A számlák kontírozásának vagy adóadatainak gyakori javítása újramunkálási ciklust indít el, és csökkenti a szállítói számlákkal foglalkozó csapat teljesítményét. Ha az adatokat a kinyerés után manuálisan újra rögzítik vagy javítják, hibák kerülhetnek a rendszerbe, amelyekre csak a végső teljesítéskor derül fény. Ez pontatlan pénzügyi adatokat eredményezhet.

A számlák kontírozásához és az eltérések rendezéséhez hasonló tevékenységek nyomon követésével a ProcessMind feltárja az adathibák kiváltó okait. Megmutatja, mely szállítók vagy kategóriák igénylik a legtöbb manuális beavatkozást, így javíthatja az adatok betöltésének minőségét és egyszerűsítheti a teljes folyamatot.

A számlák, a megrendelések és az áruátvételi bizonylatok közötti eltérések gyakran elhúzódó egyeztetést indítanak el. A munkatársaknak manuálisan kell ellenőrizniük a mennyiségeket és az árakat, ami jelentős adminisztrációval jár, és késlelteti a fontos szállítók kifizetését.

Platformunk megjeleníti az egyeztetett és az eltérő számlák rendezési útvonalát a Sage Intacct rendszerben. A visszatérő egyeztetési hibák feltárásával egyszerűsítheti az ellenőrzést, és gyorsabban jóváhagyhatja a számlákat, miközben fenntartja a szigorú pénzügyi kontrollokat.

Ha a kifizetések állapota nem látható, a szállítók gyakran érdeklődnek, ami elvonja a munkatársakat az értékesebb feladatoktól. A folyamatos utánkövetés arra utal, hogy nem működik megfelelően a külső kommunikáció, és az ellátási lánc partnerei megbízhatatlannak tartják a belső folyamatot.

A ProcessMind átlátható képet ad a szállítói számlák teljes feldolgozásáról, a beérkezéstől a kifizetésig. Ha ismeri az egyes szállítókhoz tartozó átfutási időt, reális elvárásokat alakíthat ki, és úgy fejlesztheti a folyamatot, hogy a kifizetések időpontja kiszámítható legyen.

A kifizetési zárolások gyakran automatikusan lépnek életbe, majd elfelejtik feloldani őket. Ez határidők elmulasztásához és elégedetlen szállítókhoz vezet. Ha nincs áttekintése a zárolásokról, a számlák a probléma megoldása után is függőben maradhatnak, ami mesterséges szűk keresztmetszetet okoz a pénzforgalomban.

A teljes fizetési folyamat során nyomon követjük a kifizetési zárolások beállítását és feloldását. Így azonosíthatja azokat a zárolt számlákat, amelyek már feldolgozhatók, és biztosíthatja, hogy megfelelési okból se tartsanak vissza egy kifizetést a szükségesnél tovább a Sage Intacct rendszerben.

A számlák decentralizált benyújtása miatt ugyanazt a számlát több csatornán is rögzíthetik. Ez növeli a duplikált kifizetések kockázatát. Ezeket nehéz visszaszerezni, és megnehezítik a pénzügyi egyeztetést a hónap végi záráskor.

A számlák beérkezésének és ellenőrzésének elemzésével a ProcessMind jelzi azokat a mintákat, amelyek ismételt rögzítésre utalnak a Sage Intacct rendszerben. Ezután megerősítheti a beérkeztetési kontrollokat, hogy még a kifizetés előtt kiszűrje a hibákat.

A számlák tényleges esedékességéhez nem igazodó, merev fizetési ütemezés késedelmes kifizetésekhez és rossz pénzgazdálkodáshoz vezethet. Ha a kifizetési futtatások túl ritkák vagy rosszul időzítettek, a szervezet nem használja ki hatékonyan a forgótőkét, és gyengülhet az alkupozíciója a fontos szállítókkal szemben.

Elemzésünk összeveti a kifizetések ütemezésének és végrehajtásának időpontját. Ez segít a Sage Intacct kötegelt feldolgozását a szállítói feltételekhez és a belső pénzforgalmi igényekhez igazítani, így növelheti pénzügyi mozgásterét és biztosíthatja a kifizetések időben történő teljesítését.

A kapcsolódó megrendelés nélkül beérkező számlák jóváhagyása és könyvelési kódokkal való ellátása gyakran manuálisan történik, így megkerülik a beszerzési kontrollokat. Ezek a nem szabványos folyamatok nagyobb hibakockázattal járnak, és megnehezítik a költségkeretek betartását az egyes részlegeknél.

A ProcessMind elkülöníti a megrendeléshez kapcsolódó és a megrendelés nélküli folyamatokat a szállítói számlák feldolgozásában és kifizetésében. A nem engedélyezett beszerzések hatásának számszerűsítésével szigoríthatja a kontrollokat, és ösztönözheti a részlegeket a szabványos beszerzési folyamat követésére.

Ha a különböző felhasználók vagy részlegek eltérő, nem hivatalos eljárásokat követnek, a teljes kifizetési folyamat kiszámíthatatlanná válik. A számlák kódolásának és jóváhagyásának nagyfokú változatossága miatt nem lehet pontosan előre jelezni a kifizetések idejét, és az erőforrásokat sem lehet hatékonyan elosztani.

Összehasonlítjuk a különböző felhasználók és vállalati kódok feldolgozási útvonalait, hogy feltárjuk a bevált gyakorlatokat és az eltéréseket. A munkafolyamatok egységesítése a Sage Intacct rendszerben kiszámíthatóbbá és hatékonyabbá teszi a kifizetési folyamatot minden érintett számára.

Ha a számlákat nem rögzítik rögtön a beérkezésük után, a pénzügyi csapat nem látja előre a várható kötelezettségeket. A rejtett kiadások megnehezítik a pénzforgalom kezelését, és gyakran rendkívüli kifizetési futtatásokhoz vezetnek, hogy elkerüljék a késedelmi díjakat vagy a szolgáltatás megszakadását.

A ProcessMind a Sage Intacct rendszerben összeveti a számla dátumát a rögzítés dátumával, és megmutatja, hol késik a számlák feldolgozásba kerülése. Ez segít javítani a beérkeztetési folyamatot és pontosabbá tenni a pénzügyi előrejelzéseket.

Ha a kifizetések módosításáról vagy a manuális felülbírálásokról nem készül ellenőrzési nyomvonal, az megfelelési problémákhoz és akár csaláshoz is vezethet. Ha nem követhető, ki hagyta jóvá a kifizetést vagy módosította a szállító banki adatait, a szervezet jelentős pénzügyi és reputációs kockázatnak van kitéve.

Platformunk rekonstruálja a kifizetés minden lépését, és teljes ellenőrzési nyomvonalat biztosít a tevékenységekről és a felhasználói műveletekről. Ez az átláthatóság segít biztosítani, hogy a szállítói számlák feldolgozása és kifizetése megfeleljen a belső szabályzatoknak és a külső előírásoknak.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A számla beérkezésétől a jóváhagyásig eltelt idő csökkentése fontos a szállítói kapcsolatok fenntartásához és a késedelmi díjak elkerüléséhez. A gyorsabb jóváhagyás segít a pénzügyi csapatnak hatékonyabban kezelni a forgótőkét, és megelőzni a hónap végi záráskor gyakran kialakuló adminisztratív szűk keresztmetszeteket. Így a részleg a csúcsidőszakokban is lépést tarthat a feladatokkal.

A ProcessMind megmutatja, hol akadnak el a jóváhagyások a Sage Intacct rendszerben, például ha egy vezető nem érhető el, vagy egy adott értékhatár miatt további jóváhagyás szükséges. A jóváhagyási útvonal megjelenítésével feltárhatja a felesleges lépéseket, és automatizálhatja az alacsony kockázatú számlák továbbítását. Ezzel a feldolgozási idő akár több mint 40 százalékkal is csökkenthető. A kifizetések végrehajtásának sebessége mérhetővé és fenntarthatóvá válik.

A korai fizetési kedvezmények elmaradása közvetlenül csökkenti a vállalat eredményét. Ha a nagy értékű számlák elsőbbséget kapnak, és a kedvezményes időszakon belül feldolgozzák őket, a szállítói számlákkal foglalkozó részleg költséghelyből megtakarítási forrássá válhat. A következetes eredmények a jövőbeli szerződésekről folytatott tárgyalások során is erősítik a vállalat pozícióját.

Platformunk nyomon követi a Sage Intacct rendszerben a kedvezményre jogosító számlák határidejét. Jelzi a határidőhöz közeledő tételeket, és feltárja a késések okait, például a lassú adatkinyerést vagy az ellenőrzési hibákat. Így a kifizetések következetesen a kedvezmény szempontjából legkedvezőbb időszakban történhetnek meg. A valós idejű adatok alapján a pénzügyi megtérülés szerint rangsorolhatja a feladatokat.

A magas háromoldalú egyeztetési arány azt jelzi, hogy a számlák, a megrendelések és az áruátvételek manuális beavatkozás nélkül egyeznek. Ez csökkenti az eltérések manuális rendezésének szükségességét, amely gyakran a szállítói számlák feldolgozásának legidőigényesebb része. A magas egyezési arány kiszámíthatóbb munkafolyamatokat és kevesebb adminisztratív akadályt eredményez.

A ProcessMind megmutatja, hol fordulnak elő leggyakrabban egyeztetési hibák, például az egységárak vagy a mennyiségek eltérése miatt. Az eltérések elemzésével pontosíthatja az automatikus egyeztetés szabályait, javíthatja a pontosságot, és csökkentheti a manuális beavatkozások számát. Az elemzés abban is segít, hogy kiderüljön, a szállítói adatok vagy a belső áruátvételi gyakorlat okozza-e a problémát.

A kettős kifizetések költséges hibák. Visszaszerzésük jelentős munkát igényel, és ronthatja a szállítókkal kialakított kapcsolatot. Ha a kifizetési folyamat megakadályozza a tételek ismételt beküldését, minden kifizetés jogszerűen és megfelelően rögzítve jelenik meg a pénzügyi rendszerben. A kockázat megszüntetése az ellenőrzést is egyszerűsíti, és javítja a pénzügyi adatok megbízhatóságát.

Megoldásunk a számlaszámok és a szállítói adatok teljes folyamaton átívelő elemzésével jelzi, ha hasonló tranzakciók párhuzamos útvonalakon haladnak. Így feltárhatja, hol kerülik meg a duplikált tételek a Sage Intacct rendszer szokásos ellenőrzéseit, és még a pénz átutalása előtt megelőző kontrollokat vezethet be. Azt is nyomon követheti, hány lehetséges kettős kifizetést szűrtek ki a végrehajtás előtt.

Ha kevesebbszer kell manuálisan beavatkozni egy számla feldolgozásába, kisebb az adatrögzítési hibák esélye, és csökken az egy számlára jutó költség. A nagyrészt automatizált rögzítés lehetővé teszi, hogy a szállítói számlákkal foglalkozó csapat az ismétlődő adminisztráció helyett elemzéssel foglalkozzon. Ez növelheti a munkatársak elégedettségét, és csökkentheti a pénzügyi részleg általános költségeit.

Minden számla digitális nyomát követjük, így látható, hány manuális javítás történt az első adatkinyerés után. Ha azonosítja a gyakran javítandó mezőket, finomhangolhatja az OCR-beállításokat és a felület működését, hogy több számla haladjon végig a folyamaton manuális beavatkozás nélkül. Az adatok alapján célzottan foglalkozhat azokkal a szállítókkal, akiknek a számlái a legtöbb utómunkát igénylik.

A több jogi személyből álló szervezeteknél gyakran eltérő a szállítói számlák feldolgozásának teljesítménye. Ez megnehezíti a jelentéstételt, és a szállítók is eltérő tapasztalatokat szereznek. Az egységes munkafolyamatok biztosítják, hogy minden részleg ugyanazokat a hatékonysági és megfelelési elvárásokat kövesse, függetlenül a telephelyétől. Ez segíti a működés bővítését és az egységes pénzügyi stratégia fenntartását.

A process mining segítségével egymás mellett hasonlíthatja össze a különböző vállalati kódokhoz tartozó kifizetési folyamatok teljesítményét. A ProcessMind kiemeli a legjobban teljesítő egységek bevált gyakorlatait, így azokat a szervezet egészében alkalmazhatja a működés összehangolására. Közös KPI-okat állíthat be, és nyomon követheti, hogy az egyes egységek mennyire tartják be a szabványos folyamatot.

A kifizetéseket gyakran automatikusan zárolják, de a zárolás feloldásáról sokszor megfeledkeznek. Ez elakadt munkafolyamatokhoz és elégedetlen szállítókhoz vezet. A gördülékeny kifizetéshez csak indokolt esetben alkalmazzon zárolást, és a probléma megoldása után mielőbb oldja fel. Ezzel megelőzhetők a kifizetés végrehajtásának szükségtelen késedelmei.

Eszközünk megjeleníti a Sage Intacct rendszerben alkalmazott kifizetési zárolások időtartamát és okát. Azonosíthatja azokat a szállítókat vagy számlatípusokat, amelyeknél gyakran elakad a feldolgozás, így egyszerűsítheti a problémák rendezését és csökkentheti a számlák zárolt állapotban töltött átlagos idejét. Így egyetlen kifizetés sem késik egyértelmű és érvényes indok nélkül.

A kapcsolódó megrendelés nélkül beérkező számlák gyakran nem rendelkeznek megfelelő költségkeret-jóváhagyással, és feldolgozásuk is jóval tovább tart. A megrendelés-központú működés erősíti a belső kiadáskezelést, és biztosítja, hogy minden kötelezettséget előzetesen jóváhagyjanak, valamint könnyen nyomon lehessen követni. Ez javítja a pénzügyi átláthatóságot, és megkönnyíti a részlegek költségkeretének kezelését.

A ProcessMind feltérképezi a megrendeléshez kapcsolódó és a megrendelés nélküli számlák arányát, és megmutatja, mely részlegek kerülik meg leggyakrabban a szabványos beszerzési eljárásokat. Ezek az adatok segítenek érvényt szerezni a szabályoknak, és ellenőrzöttebb pénzügyi működést kialakítani, ahol nem érkeznek váratlan számlák. A megfelelési intézkedések eredményét a megrendelésre hivatkozó számlák arányának követésével mérheti.

A kifizetési csomagok túl gyakori vagy rendszertelen futtatása megnehezítheti a pénzforgalom előrejelzését, és növelheti a banki tranzakciós díjakat. Az ideális ütemezés egyszerre biztosítja a szállítók időben történő kifizetését és a pénzügyi csapat hatékony munkáját. Az optimalizálás kiszámíthatóbbá teszi a pénzkiáramlást.

A korábbi kifizetések elszámolási mintáinak elemzésével meghatározhatjuk az átutalások indításának leghatékonyabb ütemezését. Láthatja, hogyan hatnak a különböző csomagolási stratégiák a munkaterhelésre és a pénzállományra, így adatok alapján tervezheti a likviditáskezelést. Ezzel a vállalat és a szállítók számára is megfelelő időpontban indíthatja a kifizetéseket.

Ha a számlák jóval a szolgáltatás teljesítése után érkeznek be, az megnehezíti a pénzügyi előrejelzést és az elhatárolások könyvelését. Ha a szállítók és a belső érintettek időben nyújtják be a számlákat, a kötelezettségek mindig pontosan szerepelnek a főkönyvben. A benyújtási idő csökkentése elengedhetetlen a pontos hónap végi jelentésekhez.

Mérjük a számla dátuma és a rendszerbe történő rögzítés dátuma közötti időt. A késedelmes beérkezések forrásának feltárásával elektronikus benyújtási módok bevezetéséről egyeztethet a szállítókkal, így csapata korábban értesülhet a várható kifizetési kötelezettségekről. Ezzel a szállítói számlák kezelése a reaktív helyett proaktívvá válik.

Ha a szállítók egyértelmű és kiszámítható kifizetési határidőket kapnak, kevesebb érdeklődést kell kezelnie a csapatnak, és a vállalat megbízható üzleti partnerként jelenik meg. A kiszámíthatóság segíti a szállítókat saját pénzforgalmuk tervezésében, és gyakran kedvezőbb szolgáltatási feltételekhez vezet. A jól tervezhető folyamat csökkenti az alkalmi státuszkérések kezelésével járó adminisztrációt.

A ProcessMind kiszámítja az ígért esedékességi dátumok és a tényleges kifizetési dátumok közötti eltérést. A kifizetések ingadozásának okait feltárva stabilabbá teheti a belső munkafolyamatokat, és automatikusan pontosabb tájékoztatást adhat a szállítóknak. A szerződések betartását a szállítónként meghatározott fizetési feltételek alapján mérheti.

A csalás megelőzéséhez és a jogszabályi megfelelés biztosításához szigorúan szabályozni kell, hogy ki hagyhatja jóvá és hajthatja végre a kifizetéseket. Az erős belső kontrollok védik a szervezet eszközeit, és minden tranzakcióról egyértelmű ellenőrzési nyomvonalat biztosítanak. Ez teremti meg a megbízható pénzügyi irányítás alapját.

A ProcessMind figyeli a kifizetési folyamat minden tevékenységét és felhasználói műveletét, hogy jelezze a szabályoktól való eltéréseket. Könnyen észreveheti, ha megkerülik a feladatkörök szétválasztását, vagy megfelelő felhatalmazás nélkül hajtanak végre kifizetést. Így a Sage Intacct környezet biztonságos és szabályos maradhat. A folyamatos figyelés állandó ellenőrzési réteget biztosít a teljes szállítói számlafeldolgozási folyamat felett.

A szállítói számlák feldolgozásának fejlesztése 6 lépésben

Töltse le a szállítói számlák sablonját

Exportálja a Sage Intacct adatait

Töltse fel az adatokat a ProcessMindba

Tárja fel a fejlesztési lehetőségeket

Vezesse be a folyamatmódosításokat

Kövesse nyomon a szállítói számlák feldolgozásának teljesítményét

Töltse le a szállítói számlák sablonját

Teendők

Töltse le a Sage Intacct szállítói számlafeldolgozásához készült szabványos Excel-sablont, hogy az adatok megfeleltetése illeszkedjen a platformunkhoz.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A megfelelő adatszerkezet megelőzi az adathibákat, és biztosítja, hogy a folyamat feltárásához minden kifizetési szakasz pontosan szerepeljen.

Várható eredmény

Használatra kész adatsablon, a Sage Intacct mezőihez igazítva.

FOLYAMATISMERETEK

Lássa át a teljes fizetési folyamatot

Kövesse végig, hogyan haladnak a számlák a rögzítéstől a végső kifizetésig a Sage Intacct rendszerben. A vizualizációk megmutatják, hol lassítják a szállítói számlák feldolgozását a kézi lépések és az adathibák.

Kövesse végig minden számla útját a rögzítéstől a kifizetésig
Azonosítsa a késedelmi díjak konkrét okait
Tárja fel a Sage Intacct rendszerben alkalmazott kézi megoldásokat
Találja meg a korai fizetési kedvezmények kihasználásának lehetőségeit

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Hatékonyabb szállítói számlafeldolgozás

A Sage Intacct munkafolyamataiban process mininget alkalmazó szervezetek jellemzően rövidebb kifizetési időket és átláthatóbb működést érnek el. Az eredményeket a szűk keresztmetszetek feltárása és a számlaszám szintjén jelentkező manuális utómunka megszüntetése teszi lehetővé.

~ 0 %

Rövidebb feldolgozási idők

A teljes folyamat időtartamának csökkenése

A process mining feltárja a jóváhagyási lánc késedelmeit, így a csapatok gyorsabban juttathatják el a számlákat a beérkezéstől a kifizetésig.

0 %

Több kedvezmény kihasználása

A tényleges megtakarítás növekedése

A Sage Intacct rendszerben elmaradt lehetőségek feltárásával a szervezetek előnyben részesíthetik a korai fizetési feltételekkel rendelkező számlákat, és növelhetik a pénzügyi megtakarítást.

+ 0 %

Növekvő, manuális beavatkozás nélküli feldolgozási arány

Hatékonyabb automatizálás

A manuális javítások és adatrögzítési lépések megszüntetésével több számla haladhat végig a rendszeren emberi beavatkozás nélkül.

0 % improvement

Jobb megfelelés a megrendelési szabályoknak

A beszerzési szabályzat betartása

A számlák és a megrendelések összekapcsolásának követése biztosítja, hogy minden kiadás megfeleljen a belső beszerzési és jóváhagyási szabályoknak.

+ 0 %

Növekvő, határidőre teljesített kifizetési arány

Kiszámíthatóbb szállítói kifizetések

A kifizetések megbízhatóbb végrehajtása segít elkerülni a késedelmi díjakat, és a kiszámítható ütemezéssel erősíti a szállítókkal kialakított bizalmat.

0 % reduction

Kevesebb kettős kifizetés

Kockázat- és veszteségmegelőzés

A számlaadatok, például a szállító és az összeg valós idejű figyelése még a végrehajtás előtt megelőzi a költséges kettős kifizetéseket.

Az eredmények a folyamat összetettségétől és az adatok minőségétől függnek. Az itt szereplő értékek a bevezetések során jellemzően tapasztalt javulást mutatják.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse az elemzést.

Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

A szállítói számladokumentum egyedi azonosítója.

Miért fontos?

Ez az alapvető kulcs, amellyel a folyamat összes tevékenysége egyetlen esethez kapcsolható.

A számla életciklusa során végrehajtott konkrét művelet vagy bekövetkezett esemény.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamattérkép lépéseit, és minden process mining elemzéshez szükséges.

A tevékenység bekövetkezésének pontos dátuma és időpontja.

Miért fontos?

Az események sorrendbe állításához és a folyamatlépések közötti időtartam kiszámításához szükséges.

A számlát kiállító szállító vagy szolgáltató neve.

Miért fontos?

Nélkülözhetetlen a szállítói teljesítmény és viselkedés szerinti elemzéshez.

A számla teljes pénzösszege.

Miért fontos?

A pénzügyi hatás elemzéséhez és a kockázatértékeléshez szükséges.

A kapcsolódó beszerzési rendelés hivatkozási száma.

Miért fontos?

A megfelelési elemzéshez megkülönbözteti a beszerzési rendeléshez kapcsolódó és az anélküli számlákat.

A szállító által kiállított számla dátuma.

Miért fontos?

Az időalapú elemzés és a fizetési határidők számításának kiindulópontja.

A fizetés szerződésben rögzített határideje.

Miért fontos?

Az időben történő teljesítés és az SLA betartásának viszonyítási alapja.

A kiadásért felelős belső részleg.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a szervezeti egységek szerinti részletes elemzést és a kiváltó okok feltárását.

A számlát rögzítő személy felhasználói azonosítója.

Miért fontos?

Lehetővé teszi az erőforrások teljesítményének elemzését és a képzési lehetőségek felismerését.

A számla aktuális állapota a rendszerben.

Miért fontos?

Gyorsan megmutatja az eset aktuális állapotát.

A fizetés teljesítésének dátuma.

Miért fontos?

A fő folyamatciklus végét jelöli.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

A szállítói számla rekordjának első létrehozása a Sage Intacct rendszerben, általában tervezet állapotban. Ez jelöli a számlaadatok rögzítésének kezdetét, mielőtt azok bekerülnének a jóváhagyási vagy könyvelési folyamatba.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamatidő mérésének legkorábbi időpontját, és jelzi a kötelezettség rögzítésének kezdetét.

Azt jelzi, amikor a szállítói számla megrendelés vagy áruátvételi bizonylat átalakításával, illetve összekapcsolásával jön létre. Ez a tevékenység a háromoldalú egyeztetés hatékonyságát méri.

Miért fontos?

Elengedhetetlen az „első ellenőrzésre sikeres egyeztetések aránya” KPI méréséhez, valamint a megrendeléshez kapcsolódó és a megrendelés nélküli kiadások elkülönítéséhez.

A számla tervezet állapotból beküldött állapotba kerül, ami elindítja a jóváhagyási munkafolyamatot. Ezzel lezárul az adatrögzítés, és megkezdődik a jóváhagyási ciklus.

Miért fontos?

A feldolgozási idő elemzésekor ezzel különíthető el az adatrögzítés és a jóváhagyás időtartama.

A kijelölt jóváhagyási munkafolyamatban rögzített jóváhagyási művelet. Azt jelzi, hogy a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó jóváhagyta a számla kifizetését.

Miért fontos?

Elengedhetetlen az „átlagos jóváhagyási idő” KPI méréséhez és a vezetői jóváhagyás szűk keresztmetszeteinek feltárásához.

Az a pont, amikor a számlát rögzítik a főkönyvben. Jóváhagyási munkafolyamat nélküli rendszerekben ez a beküldéssel egy időben is megtörténhet.

Miért fontos?

Jelzi, hogy a pénzügyi kötelezettséget hivatalosan rögzítették a könyvelésben.

A számlához kapcsolódó kifizetési rekord létrehozása, például csekk, ACH vagy EFT esetén. Ekkor indul el a pénzátutalás a rendszerben.

Miért fontos?

Az „átlagos számlafeldolgozási idő” és a „határidőre teljesített kifizetések aránya” elsődleges időbélyege.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan használható a process mining a Sage Intacct rendszerrel a szállítói számlák feldolgozásához?

A process mining a számlaszámokhoz tartozó tranzakciós előzmények követésével nyeri ki az eseménynaplókat a Sage Intacct rendszerből. Vizuálisan megjeleníti a számla beérkezésétől a végső kifizetésig vezető összes lépést, így pontosan láthatóvá válik, hol lassítják a működést a szűk keresztmetszetek és a manuális kerülőmegoldások.

Milyen adatokat kell kinyernem a Sage Intacct rendszerből az elemzés megkezdéséhez?

A szállítói számlákhoz kapcsolódó tranzakciós előzményeket és ellenőrzési naplókat kell kinyernie. A szükséges adatok közé tartozik az egyedi számlaszám, az elvégzett tevékenységek neve, valamint az egyes lépések befejezésének időpontja.

Segíthet a process mining több korai fizetési kedvezmény kihasználásában?

Megmutatja, pontosan mely szakaszokban késnek a számlajóváhagyások. Ezeknek az akadályoknak a megszüntetésével csapata gyorsabban dolgozhatja fel a számlákat, és időben indíthatja el a kifizetéseket, hogy kihasználja a szállítók által kínált kedvezményeket.

Hogyan azonosítja és előzi meg az eszköz a számlák kettős kifizetését?

A szoftver a teljes tranzakciós előzményben összeveti a számlák jellemzőit, például a szállítói azonosítót, az összeget és a dátumot, így felismeri a kettős kifizetés kockázatát. Az elemzés még a véglegesítés előtt jelzi a lehetséges duplikációkat, és megspórolja a visszaszerzésükhöz szükséges időt és munkát.

Nehéz összekapcsolni a process mininget a meglévő Sage Intacct környezetünkkel?

A legtöbb process mining platform API-kapcsolaton vagy szabványos adatexporton keresztül nyeri ki az adatokat a Sage Intacct rendszerből, a napi működés megzavarása nélkül. Mivel az eszköznek csak az eseménynaplók másolatára van szüksége, nem kell módosítania a pénzügyi munkafolyamatokat vagy a rendszer beállításait.

Mennyi idő alatt kapunk felhasználható eredményeket az elemzésből?

A szállítói számlák feldolgozásának első vizuális megjelenítése általában két-három héten belül elkészül. Az adatok összekapcsolása után azonnal elérhetők a szűk keresztmetszetekre és az egyeztetési hibákra vonatkozó megállapítások, így gyorsan dönthet a szükséges lépésekről.

Javíthatja a process mining a háromoldalú egyeztetések sikerességét?

A process mining követi a megrendelések, az áruátvételek és a számlák útját, hogy feltárja, hol akad el az egyeztetés. Láthatóvá válik, hogy az árkülönbségek, a mennyiségi eltérések vagy az időzítési problémák okozzák-e a hibákat, így a kiváltó okot a szállítókkal vagy a belső csapatokkal együtt kezelheti.

Segít a process mining a megfelelésben és az ellenőrzésre való felkészülésben?

Automatizált ellenőrként minden tranzakciót figyel, és jelzi, ha az eltér a meghatározott üzleti szabályoktól. Segít biztosítani, hogy minden kifizetés a megfelelő jóváhagyási útvonalon haladjon, és a megrendelés nélküli számlák dokumentációja is megfelelő legyen. Ezzel jelentősen csökkentheti a kockázatokat.

Fejlessze még ma a szállítói számlák kifizetésének feldolgozását

Csökkentse 30%-kal az átfutási időt, és szüntesse meg a Sage Intacct szűk keresztmetszeteit.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára. Beállítás 5 perc alatt.