> Continu verbeteren van processen > Verwerking van crediteurenbetalingen > Sage Intacct

Verbeter de verwerking van crediteurenbetalingen

Stappenplan in 6 stappen voor optimalisatie van Sage Intacct

Datatemplate downloaden

Verwerking van crediteurenbetalingen

Sage Intacct

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(12)Doelen(12)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(4)

Verwerking van crediteurenbetalingen optimaliseren in Sage Intacct

Ons platform brengt bottlenecks en verborgen inefficiënties in kaart die je financiële processen vertragen. Door elke stap te modelleren, zie je precies waar handmatig herstelwerk en vertragingen bij goedkeuring ontstaan. Met deze inzichten kan je team knelpunten wegnemen en betalingen consistenter verwerken.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom het belangrijk is om de betaalcyclus te verbeteren

De verwerking van crediteurenbetalingen zegt veel over de financiële gezondheid en de werkwijze van een organisatie. Vaak wordt dit gezien als een routinematige administratieve taak, maar in werkelijkheid komen cashflowbeheer, leveranciersrelaties en interne controles hier samen. In Sage Intacct kun je workflows flexibel aanpassen. Die flexibiliteit maakt het proces echter ook complex, waardoor inefficiënties minder snel opvallen. Een suboptimale betaalverwerking kost meer dan alleen boetes voor te late betaling. Je loopt het risico vroegbetaalkortingen mis te lopen, de reputatie bij belangrijke leveranciers te schaden en het financiële team met extra handwerk op te zadelen. Door het proces te verbeteren, maak je van crediteurenadministratie een strategische functie die de liquiditeit beschermt en bedrijfsgroei ondersteunt.

Het factuurverloop in Sage Intacct zichtbaar maken

Met process mining krijg je een helder beeld van de volledige betaalcyclus. De tools gebruiken het factuurnummer als unieke identificatie en halen data op uit Sage Intacct om elke stap in kaart te brengen, van ontvangst van de factuur tot de uiteindelijke boeking in het grootboek. Zo zie je waar de praktijk afwijkt van de afgesproken werkwijze. Misschien volgt een factuur een onverwachte route, worden geautomatiseerde controles overgeslagen of blijft de factuur hangen in een reeks goedkeuringen die weinig toevoegen.

In plaats van af te gaan op losse ervaringen of handmatige controles, zie je op basis van data hoe het werk werkelijk verloopt. Je ziet wanneer een factuur het systeem binnenkomt, hoelang deze in een goedkeuringswachtrij staat en welke gebeurtenissen vertraging veroorzaken. Met die patronen kun je problemen eerder aanpakken en het proces actief beheren, zodat facturen de efficiëntste route volgen.

Waar je blijvend kunt verbeteren

Bij een analyse van de verwerking van crediteurenbetalingen komen vaak een paar gebieden naar voren die voor verbetering in aanmerking komen. Een daarvan is de goedkeuringsworkflow. In veel Sage Intacct-configuraties worden goedkeuringen gerouteerd op basis van afdeling, project of kostenplaats. Process mining kan laten zien of die workflows onnodig ingewikkeld zijn, bijvoorbeeld wanneer een factuur vijf goedkeuringen nodig heeft terwijl er voor compliance maar twee nodig zijn. Als je deze bottlenecks opspoort, kun je routeringsregels aanpassen en de totale doorlooptijd verkorten.

Ook het oplossen van verschillen verdient aandacht. Als een factuur niet overeenkomt met een inkooporder of ontvangstbewijs, kan het onderzoek het proces stilleggen. Door deze uitzonderingen te analyseren, ontdek je of bepaalde leveranciers herhaaldelijk onjuiste data aanleveren of dat fouten bij interne gegevensinvoer de oorzaak zijn. Je kunt ook kijken naar het moment waarop betalingen worden uitgevoerd. Door de tijd tussen factuurgoedkeuring en betaling goed af te stemmen, houd je geld zo lang mogelijk beschikbaar zonder betalingsvoorwaarden te schenden of kortingen mis te lopen. Minder handmatige handelingen op deze punten is een snelle manier om de verwerking van crediteurenbetalingen efficiënter te maken.

Resultaten meten en vooruitkijken

Het doel van een kortere doorlooptijd voor crediteurenbetalingen is een voorspelbaar, efficiënt en schaalbaar proces. Als je op basis van inzichten uit process mining veranderingen doorvoert, moet de tijd die nodig is om een factuur te verwerken meetbaar afnemen. Dat verlaagt de operationele kosten: het team besteedt minder tijd aan handmatige opvolging en meer aan financiële analyses.

Je kunt ook rekenen op betere compliance. Process mining werkt als een doorlopende controle en maakt betalingen zichtbaar die buiten het vastgestelde beleid vallen of verplichte controles overslaan. Dat overzicht is waardevol tijdens formele audits en helpt de financiële rapportage in Sage Intacct betrouwbaar te houden. Ook wordt het eenvoudiger om de benodigde cash te voorspellen. Je ziet wanneer betalingen worden verwerkt en uitgevoerd, zodat je het kapitaal beter over de organisatie kunt verdelen.

Naar datagedreven beheer van crediteurenbetalingen

Je hoeft bestaande systemen niet volledig te vervangen om met procesverbetering te beginnen. Het begint met de vraag hoe workflows nu verlopen. Met de data die al in Sage Intacct staat, kun je het proces stap voor stap onderzoeken en kleine veranderingen vinden die resultaat opleveren. Of je nu handmatige handelingen wilt verminderen, goedkeuringen wilt versnellen of beter zicht wilt krijgen op uitgaven, process mining laat zien waar je kunt beginnen. Met inzichten op basis van data kun je veranderingen onderbouwen en afstemmen op de doelen van de organisatie.

Verwerking van crediteurenbetalingen Factuurcontrole Crediteurenadministratie Driewegmatching Leveranciersbeheer Goedkeuringsworkflow voor betalingen Cashflowbeheer Automatisering van crediteurenadministratie Betaalcyclus Van inkoop tot betaling

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Ingewikkelde goedkeuringshiërarchieën met meerdere niveaus houden facturen vaak dagenlang tegen, vooral wanneer managers afwezig zijn of rollen niet goed zijn ingesteld. Hierdoor neemt het risico op boetes voor te late betaling toe en kan het financiële team betalingen minder goed plannen. Dat heeft direct gevolgen voor de liquiditeit van de organisatie.

ProcessMind analyseert timestamp-data op elk goedkeuringsniveau in Sage Intacct en laat precies zien waar het proces vastloopt. Als je deze bottlenecks zichtbaar maakt, kun je goedkeuringslimieten aanpassen en standaardroutering automatiseren om de totale doorlooptijd te verkorten.

Door inefficiënte verwerking bereiken facturen soms pas de betaalfase nadat de termijn voor korting is verstreken. Als je deze kortingen misloopt, verlies je geld dat je had kunnen besparen met een snellere interne afhandeling en een hogere prioriteit voor belangrijke leveranciers.

We brengen de verwerking van crediteurenbetalingen in kaart en vergelijken de verwerkingssnelheid met de voorwaarden van leveranciers. Zo zie je welke stappen de meeste vertraging veroorzaken. Je kunt belangrijke facturen voorrang geven en alle beschikbare kortingen in Sage Intacct benutten.

Regelmatige correcties van factuurcoderingen of belastinggegevens leiden tot herstelwerk en kosten het crediteurenteam tijd. Als data na extractie handmatig opnieuw wordt ingevoerd of gecorrigeerd, ontstaan fouten die pas bij de uiteindelijke vereffening aan het licht kunnen komen. Dat kan leiden tot onjuiste financiële gegevens.

Door activiteiten zoals factuurcodering en het oplossen van verschillen te volgen, brengt ProcessMind de oorzaken van onjuiste data aan het licht. Je ziet welke leveranciers of categorieën de meeste handmatige handelingen vragen. Zo kun je de kwaliteit van de gegevensinvoer verbeteren en het proces efficiënter maken.

Verschillen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten leiden vaak tot langdurige onderzoeken. Medewerkers moeten aantallen en prijzen handmatig controleren. Dat zorgt voor extra administratief werk en vertraagt betalingen aan belangrijke leveranciers.

Ons platform toont hoe facturen met en zonder match door Sage Intacct lopen. Als je terugkerende matchingfouten opspoort, kun je de validatie verbeteren en facturen sneller goedkeuren, met behoud van strenge financiële controles.

Als de betaalstatus onduidelijk is, nemen leveranciers vaak contact op met vragen. Dat leidt medewerkers af van werk met meer toegevoegde waarde. Veel navraag wijst erop dat de communicatie met leveranciers niet goed verloopt en dat partners in de toeleveringsketen het interne proces als onbetrouwbaar ervaren.

ProcessMind maakt het volledige proces voor crediteurenbetalingen zichtbaar, van ontvangst tot uitvoering. Als je de doorlooptijd per leverancier kent, kun je realistische verwachtingen scheppen en het proces zo aanpassen dat betalingen op vaste momenten plaatsvinden.

Betalingsblokkeringen worden vaak automatisch ingesteld en daarna vergeten. Daardoor worden deadlines gemist en raken leveranciers gefrustreerd. Zonder duidelijk overzicht kunnen facturen blijven liggen, ook nadat de oorzaak van de blokkering is opgelost. Zo ontstaan onnodige bottlenecks in de cashflow.

We volgen wanneer betalingsblokkeringen worden ingesteld en opgeheven. Zo ontdek je welke geblokkeerde facturen klaar zijn voor verwerking en voorkom je dat betalingen in Sage Intacct langer worden tegengehouden dan nodig is voor compliance.

Als facturen via verschillende kanalen worden ingediend, kan dezelfde factuur meerdere keren worden ingevoerd. Dat vergroot de kans op dubbele betalingen, die lastig terug te vorderen zijn en de financiële afstemming aan het einde van de maand ingewikkelder maken.

ProcessMind analyseert de ontvangst en validatie van facturen en signaleert patronen die erop wijzen dat facturen dubbel in Sage Intacct worden ingevoerd. Je kunt de controles bij binnenkomst aanscherpen en fouten opsporen voordat ze tot betaling leiden.

Starre betalingsschema’s die niet aansluiten op de werkelijke vervaldatums van facturen kunnen leiden tot gemiste betalingen of slecht cashflowbeheer. Als betaalruns te weinig of op ongunstige momenten plaatsvinden, benut de organisatie het werkkapitaal mogelijk niet optimaal en verliest ze onderhandelingsruimte bij belangrijke leveranciers.

Onze analyse vergelijkt de planning van betalingen met de daadwerkelijke uitvoering. Zo kun je de batchverwerking in Sage Intacct afstemmen op de betalingstermijnen van leveranciers en de interne cashflowbehoeften. Dat geeft je meer financiële speelruimte en helpt betalingen op tijd uit te voeren.

Facturen zonder bijbehorende inkooporder vereisen vaak handmatige goedkeuring en codering. Daardoor omzeilen ze de bestaande inkoopcontroles. Bij deze afwijkende processtromen is de kans op fouten groter en wordt het lastiger om de budgetregels van verschillende afdelingen te bewaken.

ProcessMind maakt binnen het crediteurenbetalingsproces onderscheid tussen facturen met en zonder inkooporder. Door de impact van ongeautoriseerde uitgaven in kaart te brengen, kun je strengere controles invoeren en afdelingen stimuleren de standaard inkooproute te volgen. Zo houd je beter toezicht.

Als gebruikers of afdelingen hun eigen, onofficiële werkwijzen volgen, wordt het betalingsproces onvoorspelbaar. Grote verschillen in de manier waarop facturen worden gecodeerd of goedgekeurd, maken het lastig om betalingstermijnen goed te voorspellen en middelen effectief in te zetten.

We vergelijken de processtromen van verschillende gebruikers en bedrijfsentiteiten om goede werkwijzen en afwijkingen te vinden. Door deze workflows in Sage Intacct te standaardiseren, wordt het betalingsproces voorspelbaarder en efficiënter voor iedereen die erbij betrokken is.

Als facturen niet snel na ontvangst worden geregistreerd, heeft het financiële team geen goed zicht op toekomstige verplichtingen. Deze verborgen uitgaven maken cashflowbeheer lastig en leiden vaak tot spoedbetalingen om boetes of onderbrekingen van de dienstverlening te voorkomen.

ProcessMind meet in Sage Intacct het verschil tussen de factuurdatum en de registratiedatum. Zo zie je waar vertraging ontstaat bij het verwerken van facturen. Met dit overzicht kun je het ontvangstproces verbeteren en financiële prognoses nauwkeuriger maken.

Zonder auditspoor van betalingswijzigingen of handmatige aanpassingen kunnen complianceproblemen en fraude ontstaan. Als niet duidelijk is wie een betaling heeft goedgekeurd of bankgegevens van een leverancier heeft gewijzigd, loopt de organisatie aanzienlijke financiële en reputatierisico’s.

Ons platform brengt elke stap in het betalingsproces in kaart en legt activiteiten en gebruikersinteracties vast in een volledig auditspoor. Zo kun je controleren of alle handelingen binnen het crediteurenbetalingsproces voldoen aan intern beleid en externe regelgeving.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Een factuur sneller van ontvangst naar goedkeuring brengen is belangrijk voor goede relaties met leveranciers en om boetes wegens te late betaling te voorkomen. Met snellere goedkeuringen kan het financiële team het werkkapitaal beter beheren. Ook voorkom je administratieve bottlenecks die vaak ontstaan bij de maandafsluiting. Zo blijft je afdeling ook in drukke periodes op schema.

ProcessMind laat zien waar goedkeuringen in Sage Intacct blijven hangen, bijvoorbeeld wanneer bepaalde managers niet beschikbaar zijn of specifieke drempelbedragen worden bereikt. Door de goedkeuringsroute zichtbaar te maken, ontdek je onnodige stappen. Je kunt de routering van facturen met een laag risico automatiseren en de doorlooptijd mogelijk met meer dan 40 procent verkorten. Zo meet en bewaak je hoe snel betalingen worden uitgevoerd.

Kortingen voor vroege betaling mislopen betekent verlies van geld dat rechtstreeks ten koste gaat van het resultaat. Door facturen met een hoge waarde voorrang te geven en binnen de kortingsperiode te verwerken, verandert de crediteurenadministratie van een kostenpost in een bron van besparingen. Succes op dit gebied versterkt bovendien je onderhandelingspositie bij toekomstige contracten met belangrijke leveranciers.

Ons platform houdt in Sage Intacct bij hoeveel tijd er nog is om korting te krijgen op elke daarvoor in aanmerking komende factuur. Je ziet welke facturen de deadline naderen en wat vertraging veroorzaakt, zoals trage data-extractie of validatiefouten. Zo kun je betalingen steeds binnen de gunstigste termijn uitvoeren. Met dit realtime overzicht kun je werk prioriteren op basis van het financiële voordeel.

Bij een hoog percentage succesvolle driewegmatches sluiten facturen, inkooporders en goederenontvangsten op elkaar aan zonder handmatige tussenkomst. Dat beperkt handmatige correcties van afwijkingen, vaak het tijdrovendste onderdeel van de crediteurenadministratie. Een hoog matchpercentage zorgt voor voorspelbaardere workflows en minder administratieve rompslomp.

ProcessMind laat zien waar matches het vaakst mislukken, bijvoorbeeld door verschillen in stukprijs of aantallen. Door deze afwijkingen te analyseren, kun je de regels voor automatisch matchen aanscherpen en de nauwkeurigheid verbeteren. Zo zijn er minder handmatige handelingen nodig. De analyse helpt je bepalen of problemen ontstaan door leveranciersdata of door interne ontvangstprocedures.

Dubbele betalingen zijn kostbare fouten. Het kost veel moeite om het geld terug te krijgen en ze kunnen de reputatie bij leveranciers schaden. Door het betalingsproces tegen dubbele inzendingen te beveiligen, zorg je dat elke uitgave terecht is en in het financiële systeem wordt verantwoord. Minder risico op dubbele betalingen maakt audits bovendien eenvoudiger en verbetert de financiële integriteit.

Onze oplossing analyseert de volledige stroom van factuurnummers en leveranciersgegevens en signaleert vergelijkbare transacties die parallelle routes volgen. Zo ontdek je waar controles in Sage Intacct tekortschieten en dubbele betalingen doorlaten. Vervolgens kun je preventieve controles invoeren voordat geld wordt overgemaakt. Ook kun je bijhouden hoeveel mogelijke dubbele betalingen vóór de uitvoering zijn onderschept.

Hoe minder vaak iemand een factuur handmatig hoeft te verwerken, hoe kleiner de kans op invoerfouten en hoe lager de kosten per factuur. Met verregaand geautomatiseerde invoer kan het crediteurenteam zich richten op analyse in plaats van terugkerend administratief werk. Dat verhoogt de medewerkerstevredenheid en verlaagt de totale kosten van de financiële afdeling.

We volgen het digitale spoor van elke factuur en laten zien hoeveel handmatige correcties er na de eerste data-extractie plaatsvinden. Als je weet welke datavelden vaak handmatig moeten worden aangepast, kun je de OCR-instellingen en de logica van de interface verbeteren. Zo verloopt een groter deel van de verwerking zonder handmatige tussenkomst. Met deze data kun je gericht kijken naar de leveranciers die het meeste herstelwerk veroorzaken.

Organisaties met meerdere entiteiten zien vaak verschillen in de prestaties van hun crediteurenadministratie. Dat bemoeilijkt de rapportage en zorgt voor uiteenlopende ervaringen bij leveranciers. Met gestandaardiseerde workflows volgt elke afdeling dezelfde normen voor efficiëntie en compliance, ongeacht de locatie. Dat is belangrijk om de bedrijfsvoering op te schalen en een samenhangende financiële strategie te behouden.

Met process mining vergelijk je de betalingsverwerking van verschillende bedrijfsentiteiten naast elkaar. ProcessMind laat zien welke werkwijzen goed presteren, zodat je die binnen de hele organisatie kunt overnemen en de bedrijfsvoering op elkaar kunt afstemmen. Je kunt organisatiebrede KPI’s instellen en volgen in hoeverre elke eenheid de standaard processtroom volgt.

Betalingen worden vaak automatisch geblokkeerd, maar die blokkades worden geregeld vergeten. Daardoor lopen workflows vast en raken leveranciers gefrustreerd. Blokkades alleen toepassen wanneer dat nodig is en ze na het oplossen van het probleem snel opheffen, houdt de betalingsstroom op gang. Zo voorkom je onnodige vertraging bij de uiteindelijke betaling.

Onze tool toont hoe lang elke betalingsblokkade in Sage Intacct duurt en waarom die is ingesteld. Je ziet welke leveranciers of factuurtypen vaak geblokkeerd blijven. Daarmee kun je de afhandeling verbeteren en de gemiddelde tijd verkorten dat een factuur wordt vastgehouden. Zo wordt geen betaling zonder duidelijke, geldige reden vertraagd.

Facturen zonder bijbehorende inkooporder hebben vaak geen goede budgetgoedkeuring en kosten meer tijd om te verwerken. Door inkooporders als uitgangspunt te nemen, verbeter je het interne uitgavenbeheer en zorg je dat verplichtingen vooraf zijn goedgekeurd en eenvoudig te volgen zijn. Dat geeft beter financieel inzicht en maakt het beheer van afdelingsbudgetten eenvoudiger.

ProcessMind brengt de verhouding tussen facturen met en zonder inkooporder in kaart en laat zien welke afdelingen het vaakst de standaard inkoopprocedures omzeilen. Met dit overzicht kun je compliance bewaken en toewerken naar meer grip op de financiën, zonder onverwachte facturen. Je volgt het effect van compliance-initiatieven door te meten welk percentage facturen correct naar een inkooporder verwijst.

Betaalbatches te vaak of juist onregelmatig uitvoeren kan cashflowprognoses verstoren en de bankkosten verhogen. Met een goed ritme voor betalingen combineer je tijdige betalingen aan leveranciers met een efficiënte werkwijze voor het financiële team. Zo blijft de uitstroom van geld stabiel en voorspelbaar.

Door historische patronen van betalingen te analyseren, helpen we je het efficiëntste schema voor overboekingen te bepalen. Je ziet hoe verschillende batchstrategieën je werkdruk en cashpositie beïnvloeden. Zo kun je het kasbeheer beter onderbouwen met data en betalingen op een gunstig moment uitvoeren, voor zowel de organisatie als de leveranciers.

Als facturen pas lang na de geleverde dienst binnenkomen, ontstaan blinde vlekken in financiële prognoses en de verwerking van overlopende posten. Door leveranciers en interne betrokkenen te vragen facturen snel in te dienen, staan verplichtingen altijd correct in het grootboek. Een kortere aanlevertijd is belangrijk voor een nauwkeurige maandrapportage.

We meten het verschil tussen de factuurdatum en de datum waarop de factuur in het systeem wordt ingevoerd. Als je weet waar laat ingediende facturen vandaan komen, kun je met leveranciers elektronische indiening afspreken. Zo krijgt je team eerder zicht op aankomende betalingsverplichtingen en kan de crediteurenadministratie vooruitkijken in plaats van achteraf reageren.

Duidelijke, voorspelbare betalingstermijnen verminderen het aantal vragen dat je team moet afhandelen en versterken je reputatie als betrouwbare zakenpartner. Leveranciers kunnen hun eigen cashflow dan beter beheren, wat vaak leidt tot gunstigere servicevoorwaarden. Een voorspelbaar proces beperkt ook de administratieve last van losse statusvragen.

ProcessMind berekent het verschil tussen afgesproken vervaldatums en de daadwerkelijke betaaldatums. Door de oorzaken van wisselende betalingstermijnen te achterhalen, kun je interne workflows stabieler maken en leveranciers automatisch nauwkeuriger informeren over de status. Je kunt de prestaties vergelijken met de betalingstermijnen per leverancier en controleren of contractafspraken worden nagekomen.

Strenge controles op wie betalingen mag goedkeuren en uitvoeren zijn belangrijk om fraude te voorkomen en aan regelgeving te voldoen. Goede interne controles beschermen de bezittingen van de organisatie en zorgen voor een duidelijk auditspoor van elke verwerkte transactie. Dat vormt de basis voor betrouwbaar financieel beheer.

ProcessMind volgt alle activiteiten en gebruikersinteracties in de betalingsstroom en signaleert afwijkingen van het vastgestelde beleid. Je ziet eenvoudig wanneer functiescheiding wordt omzeild of betalingen zonder de juiste goedkeuring worden uitgevoerd. Zo blijft de Sage Intacct-omgeving veilig en compliant. Deze doorlopende controle vormt een permanente auditlaag over het volledige crediteurenproces.

Het verbetertraject in 6 stappen voor crediteurenbetalingen

Download de template voor crediteurenbetalingen

Exporteer data uit Sage Intacct

Upload naar ProcessMind

Ontdek waar optimalisatie mogelijk is

Pas processen aan

Volg de prestaties van de crediteurenadministratie

Download de template voor crediteurenbetalingen

Wat je moet doen

Download de gestandaardiseerde Excel-template voor crediteurenworkflows in Sage Intacct. Zo sluiten de datamapping en het platform op elkaar aan.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met de juiste structuur voorkom je datafouten en leg je alle betalingsfasen nauwkeurig vast voor process discovery.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken datatemplate, afgestemd op de velden in Sage Intacct.

INZICHT IN JE PROCESSEN

Krijg volledig inzicht in het betalingsproces

Volg hoe facturen in Sage Intacct van invoer tot betaling lopen. Onze visualisaties laten zien waar handmatige stappen en datafouten de crediteurenprocessen vertragen.

Breng elke route van factuurinvoer tot betaling in kaart
Achterhaal de oorzaken van kosten voor te late betaling
Spoor handmatige workarounds in Sage Intacct op
Vind mogelijkheden om vroegbetalingskorting te krijgen

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Betere prestaties van de crediteurenadministratie

Organisaties die process mining inzetten voor Sage Intacct-workflows zien doorgaans kortere doorlooptijden voor betalingen en meer inzicht in de bedrijfsvoering. Dat komt doordat bottlenecks worden opgespoord en herstelwerk op het niveau van het factuurnummer wordt beperkt.

~ 0 %

Kortere doorlooptijden

Kortere totale verwerkingstijd

Process mining brengt vertragingen in de goedkeuringsketen aan het licht, zodat teams facturen sneller van ontvangst tot betaling kunnen verwerken.

0 %

Meer kortingen benut

Meer gerealiseerde besparingen

Door gemiste kansen in Sage Intacct te herkennen, kunnen organisaties facturen met korting voor vroege betaling voorrang geven en zo meer besparen.

+ 0 %

Meer facturen zonder handmatige tussenkomst verwerkt

Efficiëntere automatisering

Door handmatig herstelwerk en invoerstappen te beperken, kunnen meer facturen zonder menselijke tussenkomst door het systeem worden verwerkt.

0 % improvement

Betere naleving van inkoopregels

Naleving van het inkoopbeleid

Door te volgen of facturen aan inkooporders zijn gekoppeld, controleer je of alle uitgaven voldoen aan de interne inkoopregels en goedkeuringsprocedures.

+ 0 %

Meer betalingen op tijd

Voorspelbare betalingen aan leveranciers

Betrouwbaardere uitvoering van betalingen helpt boetes wegens te late betaling te voorkomen en versterkt de relatie met leveranciers dankzij een voorspelbare planning.

0 % reduction

Minder dubbele betalingen

Risico’s en verliezen voorkomen

Realtime controle van factuurkenmerken, zoals leverancier en bedrag, voorkomt kostbare dubbele betalingen voordat ze worden uitgevoerd.

Resultaten hangen af van de complexiteit van het proces en de datakwaliteit. Deze cijfers geven gebruikelijke verbeteringen weer die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de selectie daarna zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van de leveranciersfactuur.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel waarmee alle procesactiviteiten aan één case worden gekoppeld.

De specifieke actie of gebeurtenis tijdens de levenscyclus van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen in de proceskaart en is vereist voor elke process mining-analyse.

De datum en tijd waarop een activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Nodig om events op volgorde te zetten en de tijd tussen processtappen te berekenen.

De naam van de leverancier of dienstverlener die de factuur heeft verstuurd.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk om analyses op te splitsen naar prestaties en gedrag van leveranciers.

Het totale bedrag van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Nodig om de financiële impact te analyseren en risico’s te beoordelen.

Het referentienummer van de bijbehorende inkooporder.

Waarom dit belangrijk is

Maakt voor complianceanalyse onderscheid tussen facturen met en zonder inkooporder.

De datum waarop de leverancier de factuur heeft uitgeschreven.

Waarom dit belangrijk is

Uitgangspunt voor verouderingsanalyses en berekeningen van betalingstermijnen.

De contractuele uiterste betaaldatum.

Waarom dit belangrijk is

Uitgangspunt om tijdige betalingen en naleving van SLA’s te beoordelen.

De interne afdeling die verantwoordelijk is voor de uitgave.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om per onderdeel van de organisatie in te zoomen en oorzaken te analyseren.

De gebruikers-ID van degene die de factuur heeft ingevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van bronprestaties mogelijk en brengt trainingskansen aan het licht.

De huidige status van de factuur in het systeem.

Waarom dit belangrijk is

Laat snel zien wat de status van de case is.

De datum waarop de betaling is uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Markeert het einde van de hoofdcyclus van het proces.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

De eerste aanmaak van de AP Bill-registratie in Sage Intacct, meestal met de status Concept. Hiermee leg je het beginpunt van de factuurdata vast, voordat de factuur de goedkeurings- of boekingsworkflow ingaat.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt de vroegste timestamp voor de doorlooptijd van het proces en markeert het begin van de registratie van de verplichting.

Geeft aan wanneer een leveranciersfactuur wordt aangemaakt door een inkooporder of ontvangst om te zetten of eraan te koppelen. Met deze activiteit meet je hoe goed de driewegmatch verloopt.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de KPI ‘percentage matches in één keer’ en om naleving van inkooporderregels te vergelijken met uitgaven zonder inkooporder.

De factuur verandert van de status Concept naar Ingediend en start daarmee de goedkeuringsworkflow. Dit markeert het einde van de gegevensinvoer en het begin van de goedkeuringscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel om de duur van de gegevensinvoer te scheiden van de goedkeuringsduur bij een analyse van de doorlooptijd.

Een afzonderlijke goedkeuringsactie die in de aangewezen goedkeuringsworkflow wordt vastgelegd. Dit betekent dat een gebruiker met voldoende bevoegdheid de factuur voor betaling heeft goedgekeurd.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de KPI ‘gemiddelde goedkeuringsduur’ en om bottlenecks bij goedkeuring door managers te vinden.

Het moment waarop de factuur in het grootboek wordt verwerkt. In systemen zonder goedkeuringsworkflows kan dit tegelijk met de indiening gebeuren.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan dat de financiële verplichting officieel in de boekhouding is opgenomen.

De betalingsregistratie (cheque, ACH of EFT) die aan de factuur is gekoppeld, wordt aangemaakt. Op dit moment wordt de overboeking in het systeem gestart.

Waarom dit belangrijk is

De belangrijkste timestamp voor de gemiddelde doorlooptijd van facturen en het percentage betalingen op tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe werkt process mining met Sage Intacct voor crediteurenbetalingen?

Process mining haalt event logs uit Sage Intacct door de transactiegeschiedenis van elk factuurnummer te volgen. Het maakt een visuele kaart van elke stap, van ontvangst tot betaling. Zo zie je precies waar bottlenecks en handmatige omwegen de processen vertragen.

Welke data uit Sage Intacct heb ik nodig om met de analyse te beginnen?

Je moet de transactiegeschiedenis en auditlogs voor de crediteurenadministratie ophalen. De belangrijkste datapunten zijn een uniek factuurnummer, de namen van de uitgevoerde activiteiten en de timestamps waarop elke stap is afgerond.

Helpt process mining om meer kortingen voor vroege betaling te krijgen?

Process mining laat precies zien in welke fasen factuurgoedkeuringen vertraging oplopen. Als je deze specifieke obstakels wegneemt, kan je team facturen sneller verwerken en betalingen op tijd uitvoeren om gebruik te maken van kortingen van leveranciers.

Hoe herkent en voorkomt de tool dubbele factuurbetalingen?

De software vergelijkt kenmerken van facturen, zoals leveranciers-ID’s, bedragen en datums, in de volledige transactiegeschiedenis om risico op dubbele betalingen te herkennen. Deze analyse signaleert mogelijke dubbele betalingen voordat ze definitief worden uitgevoerd. Zo bespaar je de tijd en moeite die nodig zijn om geld terug te vorderen.

Is het lastig om process mining te koppelen aan onze bestaande Sage Intacct-omgeving?

De meeste process mining-platforms halen gegevens uit Sage Intacct op via API-koppelingen of standaarddata-exporten, zonder de dagelijkse bedrijfsvoering te verstoren. De tool heeft alleen een kopie van de event logs nodig. Je hoeft dus niets te wijzigen aan de financiële workflows of configuratie.

Hoe lang duurt het voordat de analyse bruikbare resultaten oplevert?

Meestal zie je binnen twee of drie weken een eerste visualisatie van het crediteurenproces. Zodra de data is gekoppeld, zijn inzichten in bottlenecks en mislukte matches meteen beschikbaar. Zo kun je snel beslissingen nemen.

Kan process mining het succespercentage van driewegmatches verbeteren?

Process mining volgt de stroom van inkooporders, goederenontvangsten en facturen en laat zien waar het matchproces vastloopt. Je ziet of dat komt door prijsverschillen, afwijkende aantallen of timingproblemen. Zo kun je de oorzaak aanpakken met leveranciers of interne teams.

Helpt process mining bij compliance en de voorbereiding op audits?

Process mining controleert elke transactie automatisch op afwijkingen van de vastgestelde bedrijfsregels. Zo kun je nagaan of alle betalingen de juiste goedkeuringsroute volgen en facturen zonder inkooporder goed zijn gedocumenteerd. Dat verkleint de risico’s aanzienlijk.

Verbeter vandaag nog de verwerking van crediteurenbetalingen

Verkort de doorlooptijd met 30% en pak bottlenecks in Sage Intacct aan.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. In 5 minuten ingesteld.