> Perbaikan proses berkelanjutan > Pemrosesan pembayaran utang usaha > Sage Intacct

Tingkatkan proses pembayaran utang usaha Anda

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan Sage Intacct

Unduh templat data

Tingkatkan proses pembayaran utang usaha Anda

Pemrosesan pembayaran utang usaha

Sage Intacct

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia

Sistem yang tersedia

Tantangan(12)Target(12)6 langkah Pratinjau Hasil Data FAQ(4)

Optimalkan pemrosesan pembayaran utang usaha di Sage Intacct

Platform kami mengidentifikasi hambatan proses dan inefisiensi tersembunyi yang memperlambat operasional keuangan Anda. Dengan memetakan setiap langkah, Anda dapat mengetahui secara tepat bagian yang memerlukan pengerjaan ulang manual dan mengalami keterlambatan persetujuan. Wawasan ini membantu tim mengurangi kendala dan menjaga konsistensi transaksi bisnis.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Pentingnya menyempurnakan siklus pembayaran

Pemrosesan pembayaran utang usaha mencerminkan kesehatan keuangan dan disiplin operasional organisasi. Meski sering dianggap sebagai tugas administrasi rutin, proses ini melibatkan pengelolaan arus kas, hubungan dengan pemasok, dan pengendalian internal. Sage Intacct memungkinkan alur kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan, tetapi kerumitannya terkadang menyamarkan inefisiensi. Pemrosesan pembayaran yang kurang optimal menimbulkan dampak lebih besar daripada sekadar denda keterlambatan. Anda bisa kehilangan diskon pembayaran awal, merusak reputasi di mata pemasok utama, dan menambah beban kerja manual tim keuangan. Dengan memperbaiki proses, Anda dapat menjadikan utang usaha fungsi strategis yang menjaga likuiditas dan mendukung pertumbuhan bisnis.

Melihat perjalanan faktur di Sage Intacct

process mining membantu Anda melihat seluruh siklus pembayaran dengan jelas. Dengan menggunakan Nomor Faktur sebagai pengenal unik, alat process mining mengambil data dari Sage Intacct untuk memetakan setiap tahap, mulai dari penerimaan faktur hingga pencatatan akhir di buku besar. Visibilitas ini penting untuk menemukan perbedaan antara proses nyata dan prosedur yang dirancang. Anda mungkin mendapati faktur menempuh jalur yang tidak semestinya, melewati pemeriksaan otomatis, atau terjebak dalam persetujuan berulang yang tidak memberi nilai tambah.

Alih-alih mengandalkan cerita dari pengguna atau audit manual, Anda mendapat gambaran berbasis data tentang cara kerja yang sebenarnya. Anda dapat melihat kapan faktur masuk ke sistem, berapa lama faktur menunggu persetujuan, dan pemicu yang menyebabkan keterlambatan. Dengan memahami pola ini, Anda dapat beralih dari penanganan masalah setelah terjadi ke pengelolaan proses secara proaktif, sehingga setiap faktur menempuh jalur seefisien mungkin.

Area utama untuk perbaikan berkelanjutan

Analisis pemrosesan pembayaran utang usaha biasanya menunjukkan beberapa area yang dapat diperbaiki. Salah satu yang paling penting adalah alur kerja persetujuan. Di banyak konfigurasi Sage Intacct, persetujuan diarahkan berdasarkan departemen, proyek, atau pusat biaya. process mining dapat menunjukkan jika alur ini terlalu rumit, misalnya faktur yang memerlukan lima persetujuan padahal dua saja sudah cukup untuk memenuhi kepatuhan. Dengan menemukan hambatan ini, Anda dapat menyederhanakan aturan perutean dan mengurangi waktu siklus secara keseluruhan.

Area penting lainnya adalah penyelesaian selisih. Jika faktur tidak cocok dengan pesanan pembelian atau dokumen penerimaan, penyelidikan yang dilakukan dapat menghentikan proses. Analisis pengecualian ini membantu Anda mengetahui apakah pemasok tertentu sering memberikan data yang salah atau kesalahan entri internal menjadi penyebab utamanya. Anda juga dapat memeriksa waktu pelaksanaan pembayaran. Mengoptimalkan jeda antara persetujuan faktur dan pencairan pembayaran membantu Anda mempertahankan kas selama mungkin tanpa melanggar syarat pemasok atau kehilangan diskon yang menguntungkan. Mengurangi intervensi manual di area ini merupakan cara tercepat untuk meningkatkan efisiensi pemrosesan pembayaran utang usaha.

Mengukur hasil dan memperkirakan dampak

Tujuan memperbaiki waktu siklus pembayaran utang usaha adalah menciptakan operasional yang terukur, efisien, dan mudah ditingkatkan skalanya. Setelah menerapkan perubahan berdasarkan wawasan process mining, Anda seharusnya melihat waktu pemrosesan faktur berkurang. Efisiensi ini langsung menekan biaya operasional karena tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tindak lanjut manual dan lebih banyak waktu untuk analisis keuangan strategis.

Selain proses yang lebih cepat, kepatuhan juga dapat meningkat. process mining berfungsi sebagai alat audit berkelanjutan yang menyoroti pembayaran di luar kebijakan atau yang melewati pengendalian wajib. Pengawasan ini sangat berguna saat audit resmi dan membantu menjaga keandalan pelaporan keuangan di Sage Intacct. Perkiraan kebutuhan kas juga menjadi lebih akurat karena Anda mengetahui kapan pembayaran akan diproses dan dilakukan. Dengan begitu, alokasi modal di seluruh bisnis dapat direncanakan dengan lebih baik.

Menuju pengelolaan utang usaha berbasis data

Anda tidak perlu merombak seluruh sistem untuk mulai memperbaiki proses. Mulailah dengan memahami kinerja alur kerja saat ini. Manfaatkan data yang sudah tersimpan di Sage Intacct untuk menelaah proses utang usaha dan menemukan perubahan kecil yang berdampak nyata. Baik Anda ingin mengurangi pekerjaan manual, mempercepat persetujuan, maupun melihat pengeluaran dengan lebih jelas, process mining membantu Anda menentukan langkah menuju pengelolaan keuangan yang lebih efisien. Wawasan berbasis data memastikan setiap perubahan didukung bukti dan sejalan dengan sasaran organisasi.

Pemrosesan pembayaran utang usaha Verifikasi faktur Departemen utang usaha Pencocokan tiga arah Manajemen pemasok Alur kerja persetujuan pembayaran Manajemen arus kas Otomatisasi utang usaha Siklus pembayaran Pengadaan hingga pembayaran

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Hierarki persetujuan bertingkat yang rumit dapat membuat faktur tertahan selama berhari-hari, terutama saat manajer tidak ada atau peran pengguna salah dikonfigurasi. Keterlambatan ini meningkatkan risiko denda dan menyulitkan tim keuangan menyusun jadwal pembayaran yang konsisten, sehingga likuiditas organisasi ikut terdampak.

ProcessMind menganalisis data waktu di setiap tingkat persetujuan Sage Intacct untuk menemukan titik terhentinya proses. Dengan melihat hambatan ini, organisasi dapat menyesuaikan batas persetujuan dan mengatur perutean standar secara otomatis agar siklus dari awal hingga akhir lebih cepat.

Pemrosesan yang tidak efisien sering membuat faktur baru masuk ke tahap pembayaran setelah masa diskon berakhir. Tidak memanfaatkan syarat ini berarti kehilangan modal yang sebenarnya dapat dipertahankan dengan penanganan internal yang lebih cepat dan prioritas yang lebih baik bagi pemasok bernilai tinggi.

Kami memetakan pemrosesan pembayaran utang usaha dan membandingkan kecepatan pemrosesan dengan syarat pemasok. Hasilnya menunjukkan tahapan yang paling banyak menyebabkan keterlambatan. Anda dapat memprioritaskan faktur bernilai tinggi dan memanfaatkan setiap diskon yang tersedia di Sage Intacct.

Koreksi berulang pada kode faktur atau detail pajak menimbulkan pekerjaan ulang yang mengurangi produktivitas tim utang usaha. Entri ulang atau koreksi data secara manual setelah ekstraksi juga dapat menimbulkan kesalahan yang baru diketahui saat pencairan akhir, sehingga catatan keuangan menjadi tidak akurat.

Dengan melacak aktivitas seperti pemberian kode faktur dan penyelesaian selisih, ProcessMind menemukan penyebab utama ketidakakuratan data. Kami membantu Anda mengetahui pemasok atau kategori yang paling sering memerlukan intervensi manual agar kualitas pemasukan data meningkat dan proses secara keseluruhan lebih lancar.

Ketidaksesuaian antara faktur, pesanan pembelian, dan bukti penerimaan barang sering memicu proses penyelesaian yang berlarut-larut. Staf harus memeriksa jumlah dan harga secara manual, menambah beban administrasi dan memperlambat pembayaran kepada pemasok penting.

Platform kami menampilkan jalur penyelesaian faktur yang cocok maupun tidak cocok di Sage Intacct. Dengan menemukan kesalahan pencocokan yang berulang, Anda dapat menyederhanakan tahap validasi dan mempercepat persetujuan faktur tanpa mengurangi ketatnya pengendalian keuangan.

Kurangnya informasi tentang status pembayaran membuat pemasok sering menghubungi tim Anda, sehingga staf sulit fokus pada pekerjaan yang lebih bernilai. Tindak lanjut yang terus-menerus menunjukkan bahwa komunikasi dengan pihak luar tidak berjalan baik dan mitra rantai pasok menganggap proses internal Anda tidak dapat diandalkan.

ProcessMind menampilkan seluruh perjalanan pemrosesan pembayaran utang usaha, dari penerimaan hingga pembayaran. Dengan memahami waktu penyelesaian untuk setiap pemasok, Anda dapat menetapkan ekspektasi yang realistis dan memperbaiki alur agar tanggal pembayaran lebih konsisten.

Blokir pembayaran sering diterapkan secara otomatis, lalu terlupakan. Akibatnya, tenggat terlewat dan pemasok merasa kecewa. Tanpa gambaran yang jelas tentang blokir ini, faktur dapat tertahan meski masalah yang mendasarinya sudah selesai, sehingga arus kas terhambat tanpa alasan.

Kami memantau penerapan dan pencabutan blokir pembayaran selama siklus pembayaran. Dengan begitu, Anda dapat menemukan faktur yang sudah siap diproses tetapi masih diblokir, sehingga pembayaran tidak tertahan lebih lama dari yang diperlukan untuk memenuhi kepatuhan di Sage Intacct.

Cara pengiriman faktur yang tersebar dapat menyebabkan faktur yang sama dimasukkan beberapa kali melalui saluran berbeda. Hal ini meningkatkan risiko pembayaran ganda, yang sulit dipulihkan dan menyulitkan rekonsiliasi keuangan saat tutup buku akhir bulan.

Dengan menganalisis aktivitas penerimaan dan validasi faktur, ProcessMind menandai pola yang mengindikasikan entri duplikat masuk ke lingkungan Sage Intacct Anda. Anda dapat memperkuat pengendalian penerimaan untuk menemukan kesalahan ini sebelum faktur masuk ke tahap pembayaran.

Jadwal pembayaran yang kaku dan tidak sesuai dengan tanggal jatuh tempo faktur dapat menyebabkan pembayaran terlambat atau pengelolaan kas yang buruk. Jika pembayaran dijalankan terlalu jarang atau pada waktu yang kurang tepat, organisasi mungkin tidak dapat mengoptimalkan modal kerja dan kehilangan posisi tawar dengan pemasok utama.

Analisis kami mengukur jeda antara penjadwalan dan pelaksanaan pembayaran. Hasilnya membantu Anda menyelaraskan pemrosesan batch di Sage Intacct dengan syarat pemasok dan kebutuhan arus kas internal, sehingga fleksibilitas keuangan meningkat dan pembayaran dilakukan tepat waktu.

Faktur yang diterima tanpa pesanan pembelian terkait biasanya memerlukan persetujuan dan pengodean manual, sehingga melewati kontrol pengadaan yang sudah ditetapkan. Alur yang tidak standar ini lebih rentan terhadap kesalahan dan menyulitkan pemantauan kepatuhan anggaran di berbagai departemen.

ProcessMind membedakan alur dengan PO dan tanpa PO dalam proses Pemrosesan Pembayaran Utang Usaha Anda. Dengan mengukur dampak belanja di luar prosedur, Anda dapat memperketat kontrol dan mendorong departemen mengikuti jalur pengadaan standar agar pengawasan lebih baik.

Jika pengguna atau departemen mengikuti prosedur tidak resmi yang berbeda-beda, proses pembayaran menjadi sulit diprediksi. Variasi besar dalam pengodean atau persetujuan faktur menyulitkan Anda memperkirakan waktu pembayaran dan mengalokasikan sumber daya secara efektif.

Kami membandingkan jalur pemrosesan antar pengguna dan kode perusahaan untuk menemukan praktik terbaik serta penyimpangan. Dengan menstandarkan alur kerja ini di Sage Intacct, Anda dapat membuat proses pembayaran lebih konsisten dan efisien bagi semua pihak.

Jika faktur tidak dicatat segera setelah diterima, tim keuangan tidak dapat melihat kewajiban yang akan datang. Pengeluaran yang belum tercatat ini menyulitkan pengelolaan arus kas dan sering memicu pembayaran mendadak untuk menghindari denda atau gangguan layanan.

ProcessMind melacak jeda antara tanggal faktur dan tanggal pencatatannya di Sage Intacct untuk menunjukkan titik keterlambatan pencatatan faktur. Informasi ini membantu Anda memperbaiki proses penerimaan dan meningkatkan akurasi perkiraan keuangan.

Tidak adanya jejak audit untuk perubahan pembayaran atau pengecualian manual dapat menimbulkan masalah kepatuhan dan risiko penipuan. Tanpa catatan jelas tentang pihak yang menyetujui pembayaran atau mengubah detail rekening bank vendor, organisasi menghadapi risiko keuangan dan reputasi yang besar.

Platform kami merekonstruksi setiap tahap proses pembayaran dan mencatat aktivitas serta interaksi pengguna sebagai jejak audit. Transparansi ini membantu memastikan semua tindakan dalam proses Pemrosesan Pembayaran Utang Usaha mematuhi kebijakan internal dan peraturan eksternal.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Mempercepat proses dari penerimaan hingga persetujuan faktur penting untuk menjaga hubungan baik dengan vendor dan menghindari biaya keterlambatan. Persetujuan yang lebih cepat membantu tim keuangan mengelola modal kerja dan mengurangi hambatan administratif yang sering muncul saat tutup buku bulanan. Dengan begitu, departemen Anda dapat tetap siap menghadapi periode sibuk.

ProcessMind menunjukkan tahap di Sage Intacct yang membuat persetujuan tertunda, misalnya saat manajer tertentu tidak tersedia atau ambang batas tertentu tercapai. Dengan melihat jalur persetujuan, Anda dapat menemukan tahapan yang tidak perlu dan mengotomatiskan perutean faktur berisiko rendah. Waktu siklus berpotensi berkurang lebih dari 40 persen. Anda juga dapat mengukur dan menjaga kelancaran pelaksanaan pembayaran.

Diskon pembayaran lebih awal yang terlewat berarti hilangnya peluang penghematan yang langsung berdampak pada laba. Dengan memprioritaskan faktur bernilai tinggi dan memprosesnya sebelum batas waktu diskon, organisasi dapat mengubah fungsi utang usaha dari pusat biaya menjadi sumber penghematan. Hasil yang konsisten juga memperkuat posisi tawar Anda saat bernegosiasi dengan pemasok utama untuk kontrak berikutnya.

Platform kami memantau sisa waktu untuk setiap faktur yang memenuhi syarat diskon di Sage Intacct. Dengan menandai faktur yang mendekati tenggat dan menemukan penyebab keterlambatan, seperti ekstraksi data yang lambat atau kesalahan validasi, Anda dapat memastikan pembayaran dilakukan dalam jangka waktu yang tepat. Informasi terkini ini membantu Anda memprioritaskan pekerjaan berdasarkan manfaat finansial.

Tingkat pencocokan tiga arah yang tinggi menunjukkan bahwa faktur, pesanan pembelian, dan bukti penerimaan barang cocok tanpa campur tangan manusia. Konsistensi ini mengurangi kebutuhan untuk menyelesaikan selisih secara manual, yang sering kali menjadi bagian paling menyita waktu dalam proses utang usaha. Tingkat kecocokan yang tinggi juga membuat alur kerja lebih mudah diprediksi dan mengurangi beban administrasi.

ProcessMind menunjukkan dengan jelas titik yang paling sering mengalami kegagalan pencocokan, baik karena perbedaan harga satuan maupun jumlah. Dengan menganalisis selisih tersebut, Anda dapat menyempurnakan aturan pencocokan otomatis dan meningkatkan akurasi, sehingga pekerjaan manual berkurang. Analisis ini membantu Anda memastikan apakah masalah berasal dari data vendor atau praktik penerimaan internal.

Pembayaran ganda menimbulkan kerugian dan membutuhkan banyak upaya untuk memulihkan dana. Kesalahan ini juga dapat merusak reputasi Anda di mata pemasok. Kontrol yang mencegah pengajuan pembayaran berulang memastikan setiap pengeluaran sah dan tercatat dalam sistem keuangan. Mengurangi risiko ini juga menyederhanakan audit dan meningkatkan keandalan pencatatan keuangan.

Solusi kami menganalisis alur nomor faktur dan data vendor dari awal hingga akhir, lalu menandai transaksi serupa yang menempuh jalur paralel. Anda dapat menemukan celah sistem di Sage Intacct yang membuat pembayaran ganda lolos dari pemeriksaan standar, kemudian menerapkan kontrol pencegahan sebelum dana ditransfer. Anda juga dapat melacak jumlah potensi pembayaran ganda yang terdeteksi sebelum pembayaran diproses.

Mengurangi jumlah interaksi manusia dalam pemrosesan faktur dapat menekan risiko kesalahan entri data dan biaya per faktur. Proses entri yang lebih otomatis memungkinkan tim utang usaha berfokus pada analisis strategis, bukan tugas administratif berulang. Perubahan ini dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan mengurangi biaya operasional tim keuangan.

Kami melacak jejak digital setiap faktur untuk mengetahui jumlah koreksi manual setelah ekstraksi data awal. Dengan menemukan kolom yang sering perlu diperbaiki, Anda dapat mengoptimalkan pengaturan OCR dan logika antarmuka agar lebih banyak faktur diproses tanpa campur tangan manual. Pendekatan berbasis data ini membantu Anda menyasar vendor yang paling sering menyebabkan pengerjaan ulang.

Organisasi dengan banyak entitas sering menghadapi kinerja utang usaha yang tidak konsisten. Akibatnya, pelaporan menjadi sulit dan pengalaman vendor berbeda-beda. Standardisasi alur kerja memastikan setiap departemen mengikuti tolok ukur efisiensi dan standar kepatuhan yang sama, di mana pun lokasinya. Konsistensi ini penting untuk mengembangkan operasional dan menjaga strategi keuangan tetap selaras.

Dengan process mining, Anda dapat membandingkan kinerja pemrosesan pembayaran antar kode perusahaan secara berdampingan. ProcessMind menyoroti praktik terbaik dari unit berkinerja tinggi agar Anda dapat menerapkannya di seluruh organisasi dan menyelaraskan operasional. Anda dapat menetapkan KPI global dan memantau kepatuhan setiap unit terhadap alur proses standar.

Blokir pembayaran sering diterapkan secara otomatis, tetapi kerap terlupakan. Akibatnya, alur kerja terhenti dan vendor merasa frustrasi. Agar proses pembayaran tetap lancar, blokir hanya perlu diterapkan saat diperlukan dan segera dihapus setelah masalah selesai. Pengelolaan proaktif ini mencegah keterlambatan yang tidak perlu pada tahap akhir pembayaran.

Alat kami menampilkan durasi dan alasan setiap blokir pembayaran di Sage Intacct. Anda dapat menemukan vendor atau jenis faktur yang sering tertahan, lalu menyederhanakan proses penyelesaiannya dan mengurangi rata-rata waktu faktur ditahan. Informasi ini membantu memastikan tidak ada pembayaran yang tertunda tanpa alasan jelas dan sah.

Faktur yang diterima tanpa pesanan pembelian terkait sering kali tidak memiliki otorisasi anggaran yang memadai dan membutuhkan waktu lebih lama untuk diproses. Mendorong penggunaan PO sejak awal memperkuat pengelolaan pengeluaran internal dan memastikan setiap kewajiban disetujui sebelumnya serta mudah dilacak. Hal ini meningkatkan visibilitas keuangan dan memudahkan pengelolaan anggaran departemen.

ProcessMind memetakan perbandingan faktur dengan PO dan tanpa PO, serta mengidentifikasi departemen yang paling sering melewati prosedur pengadaan standar. Informasi ini membantu Anda menegakkan kepatuhan dan membangun pengelolaan keuangan yang lebih terkendali, tanpa faktur tak terduga. Pantau persentase faktur yang mencantumkan PO dengan benar untuk mengukur keberhasilan inisiatif kepatuhan.

Menjalankan batch pembayaran terlalu sering atau terlalu jarang dapat mengganggu perkiraan arus kas dan menambah biaya transaksi bank. Jadwal pembayaran yang tepat menyeimbangkan kebutuhan membayar vendor tepat waktu dengan efisiensi kerja tim keuangan. Pengaturan ini membantu menjaga arus kas keluar tetap stabil dan mudah diperkirakan.

Dengan menganalisis pola pencairan pembayaran sebelumnya, kami membantu Anda menentukan jadwal transfer yang paling efisien. Anda dapat melihat dampak berbagai strategi batch terhadap beban kerja dan posisi kas, lalu mengelola perbendaharaan berdasarkan data. Dengan begitu, pembayaran dapat dilakukan pada waktu yang tepat bagi perusahaan maupun vendor.

Faktur yang baru diterima lama setelah layanan diberikan dapat menimbulkan titik buta dalam perkiraan keuangan dan pencatatan akrual. Mendorong vendor dan pemangku kepentingan internal untuk segera mengirimkan faktur membantu memastikan kewajiban tercatat dengan akurat di buku besar. Memperpendek jeda ini penting untuk menghasilkan laporan akhir bulan yang akurat.

Kami mengukur jeda antara tanggal faktur dan tanggal faktur dimasukkan ke sistem. Setelah mengetahui penyebab keterlambatan, Anda dapat bekerja sama dengan vendor untuk menerapkan pengiriman elektronik. Dengan begitu, tim Anda lebih awal mengetahui kewajiban pembayaran yang akan datang dan dapat mengelola utang usaha secara proaktif.

Jadwal pembayaran yang jelas dan dapat diprediksi mengurangi pertanyaan yang harus ditangani tim Anda serta memperkuat reputasi sebagai mitra bisnis yang dapat diandalkan. Kepastian ini membantu vendor mengelola arus kas mereka dan dapat membuka peluang untuk mendapatkan ketentuan layanan yang lebih baik. Proses yang teratur juga mengurangi beban administrasi akibat permintaan status yang tidak terjadwal.

ProcessMind menghitung selisih antara tanggal jatuh tempo yang dijanjikan dan tanggal pembayaran sebenarnya. Dengan menemukan penyebab perubahan jadwal pembayaran, Anda dapat menstabilkan alur kerja internal dan memberikan informasi status yang lebih akurat kepada pemasok secara otomatis. Ukur kinerja berdasarkan ketentuan pembayaran setiap vendor untuk memastikan kontrak dipatuhi.

Kontrol ketat atas pihak yang dapat menyetujui dan melaksanakan pembayaran penting untuk mencegah penipuan dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan. Kontrol internal yang kuat melindungi aset organisasi dan menyediakan jejak audit yang jelas untuk setiap transaksi. Keamanan ini menjadi dasar pengelolaan keuangan yang andal.

ProcessMind memantau setiap aktivitas dan interaksi pengguna dalam alur pembayaran untuk mendeteksi penyimpangan dari kebijakan yang ditetapkan. Anda dapat dengan mudah menemukan kasus ketika pemisahan tugas tidak dipatuhi atau pembayaran dilakukan tanpa otorisasi yang semestinya. Dengan begitu, lingkungan Sage Intacct Anda tetap aman dan patuh. Pemantauan berkelanjutan ini menjadi lapisan audit untuk seluruh proses utang usaha.

6 langkah untuk memperbaiki proses pembayaran utang usaha

Unduh templat utang usaha

Ekspor data Sage Intacct

Unggah ke ProcessMind

Temukan peluang perbaikan

Terapkan perubahan proses

Pantau kinerja utang usaha

Unduh templat utang usaha

Yang perlu dilakukan

Unduh templat Excel standar untuk alur kerja utang usaha Sage Intacct agar pemetaan data Anda sesuai dengan platform kami.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Memulai dengan struktur yang tepat mencegah kesalahan data dan memastikan setiap tahap pembayaran tercatat dengan akurat untuk penemuan proses.

Hasil yang diharapkan

Templat data siap pakai yang dipetakan ke kolom Sage Intacct.

WAWASAN PROSES ANDA

Dapatkan gambaran lengkap tentang proses pembayaran

Lihat dengan jelas bagaimana faktur bergerak di Sage Intacct, mulai dari pencatatan hingga pembayaran akhir. Visualisasi kami menunjukkan bagian yang proses manual dan kesalahan data memperlambat operasional utang usaha.

Petakan setiap jalur faktur, dari pencatatan hingga pembayaran
Temukan penyebab khusus biaya keterlambatan pembayaran
Deteksi cara kerja manual di Sage Intacct
Temukan peluang untuk memanfaatkan diskon pembayaran awal

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Tingkatkan kinerja utang usaha

Organisasi yang menggunakan process mining untuk alur kerja Sage Intacct biasanya melihat waktu siklus pembayaran yang lebih singkat dan transparansi operasional yang lebih baik. Hasil ini dicapai dengan menemukan hambatan dan mengurangi pengerjaan ulang manual pada tingkat nomor faktur.

~ 0 %

Waktu siklus lebih singkat

Pengurangan waktu proses dari awal hingga akhir

Process mining menemukan keterlambatan dalam jalur persetujuan agar tim dapat mempercepat proses dari penerimaan faktur hingga pembayaran.

0 %

Lebih banyak diskon berhasil dimanfaatkan

Peningkatan penghematan yang terealisasi

Dengan menemukan peluang yang terlewat di Sage Intacct, organisasi dapat memprioritaskan faktur dengan ketentuan diskon pembayaran lebih awal untuk memaksimalkan penghematan kas.

+ 0 %

Lebih banyak faktur diproses tanpa campur tangan manual

Peningkatan efisiensi otomatisasi

Mengurangi pengerjaan ulang manual dan entri data memungkinkan lebih banyak faktur diproses tanpa campur tangan manusia.

0 % improvement

Kepatuhan penggunaan PO meningkat

Kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan

Melacak keterkaitan faktur dengan pesanan pembelian memastikan semua pengeluaran mengikuti aturan pengadaan dan prosedur otorisasi internal.

+ 0 %

Pembayaran tepat waktu meningkat

Jadwal pembayaran vendor lebih mudah diprediksi

Pelaksanaan pembayaran yang lebih andal membantu menghindari biaya keterlambatan dan membangun kepercayaan vendor melalui jadwal yang konsisten.

0 % reduction

Pembayaran ganda berkurang

Pencegahan risiko dan kerugian

Pemantauan atribut faktur secara real-time, seperti vendor dan jumlah, mencegah pembayaran ganda yang merugikan sebelum diproses.

Hasil dapat berbeda bergantung pada kompleksitas proses dan kualitas data. Angka ini menunjukkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulailah dengan atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.

Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk dokumen faktur pemasok.

Mengapa ini penting

Kunci utama untuk menghubungkan semua aktivitas proses ke satu kasus.

Tindakan atau peristiwa tertentu dalam siklus faktur.

Mengapa ini penting

Menentukan langkah dalam peta proses dan wajib ada untuk analisis process mining.

Tanggal dan waktu persis saat aktivitas terjadi.

Mengapa ini penting

Diperlukan untuk mengurutkan peristiwa dan menghitung durasi antar langkah proses.

Nama pemasok atau penyedia jasa yang menerbitkan faktur.

Mengapa ini penting

Penting untuk mengelompokkan analisis berdasarkan kinerja dan perilaku pemasok.

Nilai total faktur.

Mengapa ini penting

Penting untuk menganalisis dampak keuangan dan menilai risiko.

Nomor referensi pesanan pembelian terkait.

Mengapa ini penting

Membedakan faktur yang didukung PO dari faktur non-PO untuk analisis kepatuhan.

Tanggal faktur diterbitkan oleh pemasok.

Mengapa ini penting

Titik awal untuk analisis umur utang dan perhitungan jangka waktu pembayaran.

Batas waktu pembayaran sesuai perjanjian.

Mengapa ini penting

Acuan untuk menilai ketepatan waktu dan kepatuhan terhadap SLA.

Departemen internal yang bertanggung jawab atas pengeluaran.

Mengapa ini penting

Memungkinkan penelusuran berdasarkan struktur organisasi dan analisis akar masalah.

ID pengguna yang memasukkan faktur.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis kinerja sumber daya dan membantu menemukan kebutuhan pelatihan.

Status faktur saat ini di sistem.

Mengapa ini penting

Memudahkan Anda mengetahui status kasus.

Tanggal pembayaran dilakukan.

Mengapa ini penting

Menandai selesainya siklus proses utama.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Pembuatan awal catatan AP Bill di Sage Intacct, biasanya dalam status Draft. Tahap ini mencatat awal masuknya data faktur sebelum masuk ke alur kerja persetujuan atau pembukuan.

Mengapa ini penting

Menetapkan stempel waktu paling awal untuk menghitung waktu siklus proses dan menunjukkan awal pencatatan kewajiban.

Menunjukkan saat faktur vendor dibuat dengan mengonversi atau menautkan Purchase Order atau Receiver. Aktivitas ini mengukur efisiensi pencocokan tiga arah.

Mengapa ini penting

Penting untuk KPI 'First-Pass Match Rate' dan menentukan kepatuhan penggunaan PO dibandingkan pengeluaran tanpa PO.

Perubahan status faktur dari Draft menjadi Submitted yang memulai alur kerja persetujuan. Tahap ini menandai berakhirnya entri data dan dimulainya siklus persetujuan.

Mengapa ini penting

Penting untuk memisahkan durasi 'Entri Data' dari durasi 'Persetujuan' dalam analisis waktu siklus.

Tindakan persetujuan khusus yang tercatat dalam alur kerja persetujuan yang ditetapkan. Ini menandakan pengguna dengan wewenang yang memadai telah menyetujui tagihan untuk dibayar.

Mengapa ini penting

Penting untuk KPI 'Average Approval Duration' dan menemukan hambatan dalam proses persetujuan manajemen.

Tahap saat faktur dicatat ke General Ledger. Pada sistem tanpa alur kerja persetujuan, tahap ini dapat terjadi bersamaan dengan pengajuan.

Mengapa ini penting

Menunjukkan bahwa kewajiban keuangan resmi diakui dalam pembukuan.

Pembuatan catatan pembayaran (Check, ACH, EFT) yang ditautkan ke faktur. Pada tahap ini, sistem memulai transfer dana.

Mengapa ini penting

Stempel waktu utama untuk 'Average Invoice Cycle Time' dan 'On-Time Payment Percentage'.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana process mining bekerja dengan Sage Intacct untuk utang usaha?

Process mining mengambil log peristiwa dari Sage Intacct dengan melacak riwayat transaksi setiap nomor faktur. Teknologi ini membuat peta visual setiap tahap, dari penerimaan hingga pembayaran akhir, sehingga Anda dapat melihat titik hambatan dan pekerjaan manual yang memperlambat operasional.

Data apa saja dari Sage Intacct yang diperlukan untuk memulai analisis?

Anda perlu mengekstrak riwayat transaksi dan log audit yang terkait dengan utang usaha. Data penting mencakup nomor faktur unik, nama aktivitas yang dilakukan, serta stempel waktu yang menunjukkan kapan setiap tahap selesai.

Bisakah process mining membantu kami mendapatkan lebih banyak diskon pembayaran lebih awal?

Process mining menunjukkan tahap yang menyebabkan persetujuan faktur tertunda. Dengan mengurangi hambatan tersebut, tim Anda dapat memproses faktur lebih cepat dan melepas pembayaran tepat waktu untuk memanfaatkan diskon yang ditawarkan vendor.

Bagaimana alat ini menemukan dan mencegah pembayaran faktur ganda?

Perangkat lunak ini membandingkan atribut faktur, seperti ID vendor, jumlah, dan tanggal, di seluruh riwayat transaksi untuk menemukan risiko duplikasi. Analisis proaktif ini menandai potensi pembayaran ganda sebelum diproses, sehingga menghemat waktu dan upaya untuk memulihkan dana.

Apakah sulit menghubungkan process mining ke lingkungan Sage Intacct yang sudah kami gunakan?

Sebagian besar platform process mining menggunakan konektor API atau ekspor data standar untuk mengambil informasi dari Sage Intacct tanpa mengganggu operasional harian. Alat ini hanya memerlukan salinan log peristiwa, jadi Anda tidak perlu mengubah alur kerja atau konfigurasi keuangan yang sudah ada.

Berapa lama hingga analisis menghasilkan temuan yang dapat ditindaklanjuti?

Biasanya, visualisasi awal proses utang usaha dapat dilihat dalam dua atau tiga minggu. Setelah data terhubung, temuan tentang hambatan dan kegagalan pencocokan langsung tersedia sehingga Anda dapat segera mengambil keputusan.

Bisakah process mining meningkatkan keberhasilan pencocokan tiga arah?

Process mining melacak alur pesanan pembelian, bukti penerimaan barang, dan faktur untuk menemukan titik kegagalan pencocokan. Anda dapat mengetahui apakah penyebabnya adalah perbedaan harga, jumlah, atau waktu, lalu mengatasi akar masalah bersama vendor atau tim internal.

Apakah process mining membantu kepatuhan dan persiapan audit?

Process mining memantau setiap transaksi untuk menemukan penyimpangan dari aturan bisnis yang ditetapkan. Teknologi ini membantu memastikan setiap pembayaran mengikuti jalur persetujuan yang benar dan faktur tanpa PO didokumentasikan dengan baik, sehingga mengurangi tingkat risiko Anda.

Optimalkan proses pembayaran utang usaha Anda sekarang

Kurangi waktu siklus hingga 30% dan atasi hambatan di Sage Intacct.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya 5 menit.