> Perbaikan proses berkelanjutan > Pengelolaan kontrak > Icertis

Tingkatkan pengelolaan kontrak Anda

Optimalkan alur kerja kontrak Icertis dengan panduan 6 langkah kami
Tingkatkan pengelolaan kontrak Anda
Pengelolaan kontrak
Icertis

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(11)Target(11)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(5)

Optimalkan pengelolaan kontrak Icertis untuk meningkatkan kepatuhan

Alur kerja persetujuan yang rumit dan tantangan kepatuhan sering memperlambat proses penting. Platform kami membantu Anda menemukan hambatan secara tepat dan memperlancar proses peninjauan. Tingkatkan tata kelola secara menyeluruh dan kelola siklus kontrak dari pengajuan hingga pengakhiran dengan lebih baik.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan pengelolaan kontrak dengan Icertis?

Pengelolaan kontrak yang efektif menjadi landasan operasional bisnis yang sukses, terutama saat menggunakan platform seperti Icertis Contract Intelligence. Icertis menyediakan berbagai kemampuan untuk mengelola kontrak, tetapi proses di baliknya masih bisa tidak efisien dan menimbulkan biaya finansial maupun operasional yang besar. Alur kerja kontrak yang belum optimal dapat memperpanjang siklus persetujuan, membuat peluang pendapatan terlewat, meningkatkan risiko kepatuhan, dan merenggangkan hubungan dengan pihak lawan. Memahami dan memperbaiki proses ini penting agar investasi Anda di Icertis memberi hasil maksimal dan kontrak mendukung, bukan menghambat, tujuan bisnis.

Bagaimana process mining membantu pengelolaan kontrak di Icertis

Process mining memberi gambaran berbasis data tentang proses pengelolaan kontrak yang benar-benar berlangsung di Icertis. Alih-alih mengandalkan asumsi atau cerita dari satu pihak, process mining menganalisis log peristiwa langsung dari sistem Icertis untuk merekonstruksi setiap langkah dalam siklus hidup kontrak. Anda dapat melihat alur dari awal hingga akhir dan menemukan hambatan tersembunyi dalam tahap peninjauan, persetujuan, dan negosiasi. Ukur waktu siklus kontrak yang sebenarnya, temukan penyimpangan proses tertentu, dan ketahui persis di mana keterlambatan terjadi. Wawasan objektif ini membantu Anda memahami cara mempersingkat waktu siklus pengelolaan kontrak dan memperbaiki proses di seluruh organisasi.

Area perbaikan utama yang ditemukan melalui process mining

Dengan menerapkan process mining pada data pengelolaan kontrak Icertis, Anda dapat menemukan area tertentu yang perlu diperbaiki. Misalnya, departemen atau pemberi persetujuan tertentu mungkin berulang kali menghambat peninjauan internal, atau jenis kontrak tertentu selalu membutuhkan waktu negosiasi lebih lama. Teknologi ini dapat menunjukkan aktivitas yang tidak patuh, seperti melewatkan peninjauan hukum wajib atau menyimpang dari prosedur operasional standar. Anda juga dapat menganalisis efisiensi tahap setelah kontrak ditandatangani, seperti pemantauan kewajiban, pemrosesan amendemen, atau alur kerja perpanjangan. Wawasan ini memberi dasar yang jelas untuk memperlancar operasional dan meningkatkan tata kelola kontrak.

Hasil nyata dari proses Icertis yang lebih optimal

Penerapan process mining pada pengelolaan kontrak Icertis memberi sejumlah manfaat nyata. Waktu siklus kontrak dapat berkurang secara signifikan, sehingga pendapatan lebih cepat terealisasi dan operasional berjalan lebih lancar. Dengan menghilangkan hambatan dan memperlancar alur kerja, Anda dapat menghemat biaya administrasi dan mengurangi kesalahan yang memerlukan pekerjaan ulang. Process mining juga membantu meningkatkan kepatuhan dengan menemukan risiko lebih awal dan memastikan kewajiban kontrak serta kebijakan internal dipenuhi. Tata kelola yang lebih baik, kemudahan audit, dan kendali yang lebih kuat atas ketentuan kontrak turut mendukung pengelolaan kontrak yang lebih tangguh dan efisien. Perbaikan ini menjadikan fungsi kontrak sebagai aset strategis yang berdampak langsung pada hasil bisnis.

Memulai optimalisasi proses kontrak Icertis

Mengoptimalkan proses pengelolaan kontrak dengan Icertis dan process mining merupakan langkah strategis untuk meningkatkan kinerja operasional. Pendekatan berbasis data ini membantu Anda mengambil keputusan berdasarkan wawasan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti, bukan perkiraan. Manfaatkan data yang sudah tersedia di sistem Icertis untuk mengambil keputusan yang tepat, meningkatkan efisiensi, dan membangun fungsi pengelolaan kontrak yang unggul. Mulailah melihat bagaimana process mining dapat memaksimalkan investasi Anda di Icertis dan mendorong perbaikan berkelanjutan.

Pengelolaan kontrak Manajemen siklus hidup kontrak Administrasi kontrak Departemen hukum Pengadaan Compliance Pengurangan waktu siklus Optimalisasi negosiasi CLM Operasional hukum Otomatisasi kontrak

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Kontrak sering tertahan dalam antrean persetujuan yang panjang. Akibatnya, penandatanganan tertunda dan pengakuan pendapatan ikut terpengaruh. Siklus hidup kontrak pun memanjang, peluang terlewat, dan hubungan dengan pemangku kepentingan dapat terganggu.
ProcessMind menganalisis alur kerja persetujuan di Icertis untuk menemukan pemberi persetujuan, departemen, atau kondisi tertentu yang menyebabkan keterlambatan. Platform ini menampilkan jalur yang benar-benar dilalui kontrak, termasuk urutan persetujuan yang tidak patuh serta peluang untuk mengotomatisasi atau memperlancar proses.

Negosiasi bolak-balik yang berkepanjangan dengan pihak lawan dapat menunda penandatanganan kontrak, penerimaan pendapatan, dan meningkatkan biaya operasional. Revisi berulang dan masalah yang belum terselesaikan memperpanjang waktu hingga kontrak ditandatangani dan mengurangi kelincahan bisnis.
ProcessMind menampilkan tahap negosiasi di Icertis, menunjukkan pola revisi, menemukan klausul yang sering mengalami perubahan, dan mengukur dampak setiap putaran negosiasi. Wawasan ini membantu Anda menyempurnakan strategi negosiasi dan penggunaan templat.

Penyimpangan dari kebijakan kontrak internal, seperti melewatkan tahap peninjauan wajib atau meminta persetujuan di luar urutan, membuat organisasi menghadapi risiko hukum dan finansial. Jalur yang tidak patuh ini sering luput dari perhatian, sehingga menimbulkan celah audit dan praktik kontrak yang tidak konsisten antar-departemen.
ProcessMind menemukan semua variasi proses yang benar-benar terjadi di Icertis dan menandai setiap kontrak yang menyimpang dari jalur yang seharusnya dan patuh. Dengan begitu, pelanggaran kebijakan dapat ditemukan dan ditangani lebih awal.

Keterlambatan mengelola perpanjangan atau pengakhiran kontrak dapat membuat ketentuan yang merugikan diperpanjang otomatis, pendapatan dari kontrak baru terlewat, atau layanan terus berjalan tanpa perlu. Akibatnya, pengelolaan portofolio kontrak kurang optimal dan organisasi berpotensi mengalami kerugian finansial.
ProcessMind melacak seluruh siklus hidup kontrak, menemukan kontrak yang mendekati tanggal kedaluwarsa, dan menampilkan proses perpanjangan atau pengakhirannya. Platform ini menunjukkan keterlambatan agar Anda dapat bertindak tepat waktu dan meningkatkan tata kelola.

Pemangku kepentingan sering kesulitan mengetahui status kontrak terkini. Akibatnya, mereka harus berulang kali menanyakan perkembangan, komunikasi menjadi lebih rumit, dan penyelesaian transaksi sulit diperkirakan dengan akurat. Kurangnya visibilitas ini menghambat pengelolaan proaktif dan pengambilan keputusan sepanjang siklus hidup kontrak.
ProcessMind memberikan gambaran objektif dari awal hingga akhir tentang perjalanan setiap kontrak di Icertis, mulai dari pengajuan hingga penandatanganan. Anda dapat melihat posisi setiap kontrak dalam proses, menemukan kasus yang terhenti, dan memahami kinerja secara keseluruhan berdasarkan data.

Revisi yang sering dan perubahan draf yang berulang menunjukkan bahwa draf awal kurang efisien atau persyaratannya belum jelas. Hal ini membuang waktu dan memperpanjang siklus kontrak. Pekerjaan ulang juga menyita waktu tim hukum dan bisnis serta menambah biaya operasional.
ProcessMind menganalisis frekuensi dan pola revisi kontrak di Icertis untuk menemukan penyebab utama, seperti templat yang tidak konsisten atau instruksi awal yang kurang jelas. Platform ini membantu menemukan area yang dapat mengurangi pekerjaan ulang melalui standardisasi atau panduan yang lebih jelas.

Setelah kontrak ditandatangani, kewajiban penting seperti pencapaian target layanan atau pelaporan dapat terlewat. Hal ini dapat menimbulkan penalti, merusak hubungan, atau membuat manfaat yang diharapkan tidak tercapai. Tanpa pemantauan yang jelas, risiko kepatuhan tetap tinggi.
ProcessMind memantau tahap setelah penandatanganan, termasuk pemantauan kewajiban dan peninjauan kepatuhan, untuk menemukan tugas yang terlambat atau belum selesai. Platform ini menunjukkan kepatuhan terhadap SLA dan komitmen lain setelah penandatanganan di Icertis.

Hambatan sering terjadi karena beban kerja tidak terbagi merata di antara penasihat hukum atau peninjau internal. Sebagian orang bisa kewalahan, sementara yang lain memiliki waktu luang. Alokasi sumber daya yang tidak efisien ini menunda aktivitas kontrak penting dan membuat keahlian staf tidak dimanfaatkan secara optimal.
ProcessMind memetakan beban kerja dan jumlah pekerjaan yang diselesaikan oleh setiap peninjau atau departemen dalam aktivitas peninjauan di Icertis. Platform ini menemukan hambatan akibat keterbatasan sumber daya agar tim dapat menyeimbangkan pembagian tugas berdasarkan data.

Penggunaan templat kontrak nonstandar yang tidak terkendali atau penyusunan draf secara ad hoc menimbulkan ketidakkonsistenan, meningkatkan risiko hukum, dan menyulitkan pemantauan kepatuhan. Akibatnya, portofolio kontrak menjadi terpecah-pecah dan beban administrasi meningkat.
Meski bukan aktivitas yang tercatat secara langsung, ProcessMind dapat menyimpulkan pola ini dengan menganalisis variasi dalam penyusunan dan revisi kontrak. Platform ini menunjukkan alur proses yang tidak biasa di Icertis, yang dapat mengindikasikan penggunaan pendekatan nonstandar, serta menandai area yang perlu memperkuat kepatuhan terhadap templat.

Perpindahan pekerjaan antar-tim atau departemen, misalnya dari pengadaan ke hukum atau dari hukum ke penjualan, sering menimbulkan keterlambatan dan kesenjangan komunikasi dalam proses kontrak. Titik serah terima ini menjadi hambatan tersembunyi, memperpanjang waktu siklus, dan membuat pemangku kepentingan frustrasi.
ProcessMind menampilkan alur kontrak antar-departemen dan pemilik kontrak di Icertis, serta menunjukkan dengan tepat kapan keterlambatan terjadi saat pekerjaan berpindah dari satu aktivitas ke aktivitas lain. Dengan begitu, inefisiensi dalam kolaborasi lintas fungsi dapat ditemukan.

Tanpa pemahaman yang jelas tentang waktu proses dan hambatan yang sebenarnya, sulit memperkirakan kapan kontrak akan ditandatangani. Perkiraan yang tidak akurat dapat mengganggu perencanaan keuangan, proyeksi penjualan, dan jadwal proyek, sehingga target terlewat dan keputusan strategis kurang tepat.
ProcessMind menganalisis data historis aktivitas penandatanganan kontrak untuk menemukan rata-rata waktu siklus dan memperkirakan tanggal penyelesaian berdasarkan kondisi proses saat ini di Icertis. Hasilnya, Anda mendapat perkiraan yang andal dan berbasis data.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Persetujuan yang lebih cepat membantu transaksi selesai lebih cepat dan pendapatan terealisasi lebih awal. Untuk mencapai tujuan ini, optimalkan tahap peninjauan dan persetujuan di Icertis dengan menghapus langkah yang tidak perlu dan mengurangi waktu tunggu. Hasilnya, efisiensi operasional di seluruh organisasi meningkat secara signifikan.ProcessMind memetakan semua alur kerja persetujuan secara akurat, menemukan hambatan, langkah berulang, dan titik persetujuan yang tertahan. Platform ini mengukur dampak setiap keterlambatan agar tim dapat menemukan penyebab utama, seperti keterbatasan sumber daya atau ketergantungan pada urutan tertentu. Anda juga dapat menyimulasikan perubahan untuk memangkas waktu siklus secara signifikan, dengan potensi pengurangan 15-30%.

Negosiasi yang lebih cepat membantu kontrak diselesaikan lebih awal, mempercepat penerimaan pendapatan, dan meningkatkan daya tanggap terhadap pasar. Tujuan ini berfokus pada kelancaran interaksi dengan pihak lawan dan pemangku kepentingan internal di Icertis, mengurangi komunikasi bolak-balik dan waktu dari draf awal hingga perjanjian final.ProcessMind menampilkan semua putaran negosiasi dan menemukan aktivitas atau peristiwa yang memperpanjang proses. Analisis data historis dapat mengungkap penyebab umum keterlambatan, seperti perubahan draf yang berulang atau informasi yang belum lengkap. Tim dapat menerapkan perbaikan yang tepat sasaran untuk mempersingkat waktu negosiasi sebesar 10-25% dan menyempurnakan strategi negosiasi.

Kepatuhan yang lebih baik memastikan semua kontrak sesuai dengan kebijakan internal, persyaratan peraturan, dan standar hukum. Hal ini mengurangi risiko hukum, potensi denda, dan kerusakan reputasi. Caranya, pantau kepatuhan terhadap aturan dan alur kerja yang ditetapkan sepanjang siklus hidup kontrak di Icertis, dari penyusunan draf hingga penandatanganan.ProcessMind secara otomatis mendeteksi penyimpangan dari kebijakan pengelolaan kontrak dan jalur proses yang seharusnya. Platform ini menandai kasus tertentu yang tidak patuh, seperti klausul yang belum disetujui atau tahap peninjauan yang dilewatkan, sehingga organisasi dapat mengukur kesenjangan kepatuhan. Wawasan ini membantu memperketat pengendalian dan meningkatkan tingkat kepatuhan sebesar 20-40%, sekaligus memperkuat tata kelola kontrak.

Proses perpanjangan yang optimal mencegah kontrak kedaluwarsa tanpa disengaja dan memastikan negosiasi ulang atau pengakhiran dimulai tepat waktu. Tujuan ini berfokus pada pengelolaan akhir masa kontrak di Icertis agar lebih proaktif dan efisien, mengurangi beban administrasi, serta memaksimalkan nilai kontrak.ProcessMind memetakan seluruh alur kerja perpanjangan dan pengakhiran, lalu menemukan proses yang dimulai terlambat, tenggat yang terlewat, dan serah terima yang tidak efisien. Platform ini menunjukkan penyebab keterlambatan atau kerumitan agar Anda dapat menerapkan pengingat otomatis dan prosedur standar. Hasilnya, perpanjangan tepat waktu dapat meningkat 10-20% dan portofolio kontrak dikelola dengan lebih efisien.

Visibilitas yang lebih baik membantu pemangku kepentingan mengetahui status setiap kontrak kapan saja, sehingga keputusan dapat diambil dengan lebih baik dan pengelolaan menjadi lebih proaktif. Tujuan ini menghilangkan sekat informasi dan menyediakan satu sumber informasi yang akurat untuk semua kontrak di Icertis, dari pengajuan hingga penutupan. Dengan begitu, keterlambatan akibat kurangnya informasi dapat dikurangi.ProcessMind menampilkan perjalanan setiap kontrak dari awal hingga akhir, sehingga status dan perkembangannya saat ini langsung terlihat. Platform ini menunjukkan kontrak yang tertahan atau menunggu masukan, agar manajer dapat menemukan hambatan sebelum berdampak besar pada jadwal. Transparansi ini meningkatkan pemahaman operasional dan membantu perencanaan sumber daya serta penetapan ekspektasi.

Mengurangi pekerjaan ulang dalam penyusunan draf kontrak dapat menghemat biaya, mengurangi putaran peninjauan hukum, dan mempercepat penyelesaian kontrak. Tujuan ini berfokus pada peningkatan akurasi dan kelengkapan draf awal di Icertis agar revisi besar dan pengulangan dapat diminimalkan sebelum persetujuan.ProcessMind menemukan penyebab utama revisi berulang, seperti persyaratan yang kurang jelas, data awal yang tidak memadai, atau penggunaan templat yang tidak konsisten. Dengan menganalisis pola revisi dan umpan balik, platform ini menunjukkan area yang perlu mendapat pelatihan atau penyesuaian proses. Langkah ini berpotensi mengurangi pekerjaan ulang sebesar 20-35% dan meningkatkan efisiensi tim penyusun draf.

Memastikan semua kewajiban kontrak dipenuhi setelah penandatanganan sangat penting untuk menghindari penalti, menjaga hubungan bisnis, dan memperoleh seluruh nilai kontrak. Tujuan ini berfokus pada pengelolaan dan pemantauan komitmen dalam kontrak Icertis secara proaktif, agar kewajiban dipenuhi tepat waktu dan kepatuhan terjaga selama kontrak berlaku.ProcessMind melacak aktivitas pemenuhan kewajiban dan menemukan tugas yang terlambat atau tidak dilaksanakan sesuai ketentuan kontrak. Platform ini menunjukkan kesenjangan proses atau masalah sumber daya yang menghambat kepatuhan tepat waktu. Dengan begitu, organisasi dapat meningkatkan tingkat pemenuhan kewajiban sebesar 15-25% dan mengurangi risiko ketidakpatuhan.

Alokasi sumber daya yang efisien, terutama untuk peninjau hukum dan spesialis, mengurangi waktu menganggur dan mencegah hambatan agar kontrak dapat melewati tahap peninjauan tepat waktu. Tujuan ini menyeimbangkan beban kerja dan memanfaatkan keahlian internal secara efektif dalam proses pengelolaan kontrak Icertis, sehingga produktivitas tim meningkat.ProcessMind memberikan gambaran terperinci tentang pemanfaatan sumber daya dalam berbagai aktivitas peninjauan dan menunjukkan sumber daya yang kelebihan atau kekurangan beban. Platform ini menemukan individu atau tim yang menjadi hambatan, sehingga beban kerja dapat dibagi lebih merata dan kebutuhan pelatihan dapat diketahui. Optimalisasi ini dapat meningkatkan efisiensi sumber daya sebesar 10-20% dan mempercepat peninjauan.

Penggunaan templat kontrak standar secara maksimal mengurangi risiko hukum, menjaga konsistensi perjanjian, dan mempercepat penyusunan draf. Tujuan ini mengurangi penyimpangan dari templat yang telah disetujui di Icertis, sehingga kontrak dibuat secara konsisten dan mengikuti standar organisasi.ProcessMind dapat menemukan dan mengukur penggunaan klausul atau templat nonstandar, termasuk frekuensi dan dampaknya. Dengan menunjukkan pola ini, platform ini membantu menerapkan kebijakan penggunaan templat dan menemukan templat standar yang perlu diperbarui. Hasilnya, kepatuhan terhadap templat dapat meningkat 20-30% dan kebutuhan peninjauan hukum berkurang.

Serah terima yang cepat dan lancar antar-departemen, seperti hukum, pengadaan, dan penjualan, penting untuk menjaga kelancaran proses kontrak dan menghindari keterlambatan yang tidak perlu. Tujuan ini berfokus pada penemuan dan penyelesaian kendala saat pekerjaan berpindah antar-tim dalam siklus hidup kontrak Icertis, agar kolaborasi berjalan lancar dan waktu siklus keseluruhan lebih singkat.ProcessMind memetakan perpindahan pekerjaan antar-departemen yang terlibat dalam proses kontrak dan mengukur waktu tunggu serta keterlambatan di setiap titik serah terima. Platform ini menunjukkan hubungan antar-departemen yang menjadi hambatan, sehingga Anda dapat memperlancar komunikasi dan langkah proses secara tepat sasaran. Keterlambatan serah terima berpotensi berkurang 15-25%.

Perkiraan tanggal penyelesaian kontrak yang akurat penting untuk perencanaan bisnis, pengakuan pendapatan, dan penjadwalan sumber daya. Tujuan ini membantu memperkirakan kapan kontrak yang dikelola di Icertis akan selesai, sehingga proyeksi keuangan lebih andal dan operasional di seluruh organisasi dapat diselaraskan. ProcessMind menganalisis durasi siklus kontrak sebelumnya dan menemukan faktor utama yang memengaruhi waktu penyelesaian, seperti jenis kontrak, pihak lawan, atau tingkat kerumitan. Dengan mengungkap pola dan memberikan perkiraan waktu penyelesaian berdasarkan data, ProcessMind membantu meningkatkan akurasi perkiraan sebesar 10-20%, sehingga perencanaan strategis dan penempatan sumber daya menjadi lebih baik.

6 langkah untuk meningkatkan pengelolaan kontrak

1
Unduh templat
2
Ekspor data Icertis Anda
3
Unggah kumpulan data Anda
4
Analisis proses Anda
5
Terapkan perbaikan
6
Pantau perkembangan Anda
1

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Dapatkan templat Excel yang disesuaikan untuk pengelolaan kontrak. Templat ini membantu Anda menyusun data Icertis dengan benar untuk dianalisis.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Struktur data yang tepat memastikan data kontrak Anda siap dianalisis secara akurat dan menjadi dasar yang kuat untuk analisis proses yang bermakna.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel dengan format siap pakai untuk menampung data kontrak Icertis Anda.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Lihat alur kontrak Icertis yang sebenarnya

Lihat alur kerja kontrak Anda dan temukan titik terjadinya keterlambatan serta munculnya risiko kepatuhan. Platform kami membantu Anda memahami bagian yang perlu dioptimalkan di sistem Icertis.
  • Petakan alur kerja kontrak dari awal hingga akhir
  • Temukan hambatan dalam proses persetujuan
  • Pantau kepatuhan dan penerapan tata kelola
  • Perlancar siklus peninjauan kontrak
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Pengelolaan kontrak yang lebih baik

Solusi process mining kami menemukan inefisiensi dan hambatan dalam siklus pengelolaan kontrak melalui analisis terperinci atas data ID kontrak dari Icertis. Hasil berikut menunjukkan perbaikan yang umumnya dicapai organisasi setelah mengoptimalkan proses kontrak.

0 %
Persetujuan kontrak lebih cepat

Waktu tahap persetujuan berkurang

Temukan dan atasi hambatan dalam alur kerja persetujuan agar waktu yang diperlukan untuk mendapatkan persetujuan internal atas kontrak berkurang drastis.
0 %
Kepatuhan terhadap kebijakan meningkat

Kepatuhan terhadap kebijakan internal meningkat

Temukan penyimpangan dari proses dan kebijakan kontrak standar secara otomatis. Dengan begitu, kepatuhan meningkat dan risiko di seluruh portofolio kontrak berkurang.
0 %
Siklus negosiasi lebih singkat

Rata-rata durasi negosiasi berkurang

Analisis pola negosiasi untuk menemukan keterlambatan dan bagian yang sering mengalami pengerjaan ulang. Hasilnya, kesepakatan dengan pihak lawan dapat dicapai lebih cepat dan transaksi segera dituntaskan.
0 %
Lebih sedikit kontrak yang tertahan

Lebih sedikit kontrak yang tersendat dalam proses

Dapatkan wawasan terkini tentang kontrak yang tertahan atau berjalan lambat. Anda dapat segera mengambil tindakan agar transaksi terus berjalan dan keterlambatan dapat dicegah.
0 %
Kepatuhan terhadap kewajiban meningkat

Kewajiban kontraktual lebih sering diselesaikan

Pantau dan pastikan semua kewajiban kontraktual setelah penandatanganan dipenuhi tepat waktu. Langkah ini mengurangi risiko dan mempererat hubungan dengan mitra bisnis.
0 %
Serah terima peninjauan lebih efisien

Waktu tunggu peninjauan hukum berkurang

Temukan dan atasi hambatan dalam antrean peninjauan hukum serta serah terima antar departemen. Dengan begitu, sumber daya digunakan secara optimal dan kontrak dapat diproses lebih cepat.

Hasil dapat berbeda tergantung kerumitan proses, kualitas data, dan prioritas strategis Anda. Angka ini menunjukkan perbaikan yang umumnya terlihat dalam berbagai penerapan pengelolaan kontrak.

Data yang disarankan

Mulailah dengan atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk setiap kontrak yang dikelola di platform Icertis.

Mengapa ini penting

Ini adalah kunci utama untuk analisis proses. Atribut ini memungkinkan Anda melacak seluruh perjalanan kontrak dan menjaga integritas data.

Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas kontrak tertentu selesai.

Mengapa ini penting

Memungkinkan penghitungan durasi aktivitas secara akurat dan membantu membedakan waktu pemrosesan dari waktu tunggu.

Pengguna atau sumber daya yang bertanggung jawab menjalankan aktivitas kontrak.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis kinerja berdasarkan pengguna atau tim, serta membantu menemukan ketimpangan beban kerja dan kebutuhan pelatihan.

Departemen tempat penanggung jawab aktivitas bekerja.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis kinerja departemen dan efisiensi serah terima, serta menyoroti hambatan lintas fungsi.

Klasifikasi kontrak, seperti Perjanjian Layanan Induk atau Perjanjian Kerahasiaan.

Mengapa ini penting

Memungkinkan proses dikelompokkan untuk membandingkan siklus hidup dan kepatuhan berbagai jenis perjanjian.

Kondisi atau tahap kontrak saat ini dalam siklus hidupnya.

Mengapa ini penting

Memberikan gambaran umum tentang alur kontrak, yang penting untuk pemantauan operasional dan pengelolaan volume pekerjaan.

Total nilai uang dalam kontrak.

Mengapa ini penting

Mendukung penentuan prioritas dan analisis berdasarkan nilai, sehingga upaya perbaikan dapat difokuskan pada kontrak dengan dampak finansial terbesar.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai dimulainya siklus kontrak secara resmi, saat pengguna bisnis mengajukan permintaan kontrak baru. Biasanya, peristiwa ini tercatat ketika pengguna mengirim formulir permintaan kontrak di platform Icertis.

Mengapa ini penting

Sebagai awal proses, peristiwa ini penting untuk mengukur keseluruhan waktu siklus kontrak. Analisis jumlah dan jenis permintaan membantu perencanaan sumber daya dan pengelolaan kebutuhan.

Menandakan bahwa departemen hukum telah menyelesaikan peninjauan kontrak. Biasanya, peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat peninjau hukum menyelesaikan tugas yang diberikan dalam alur kerja persetujuan.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk mengukur waktu penyelesaian peninjauan hukum dan menemukan kemungkinan keterbatasan kapasitas tim hukum. Aktivitas ini mendukung KPI 'Waktu Tunggu Peninjauan Hukum'.

Menandai tahap ketika semua pemangku kepentingan internal yang diwajibkan telah menyetujui kontrak, sehingga kontrak siap dinegosiasikan dengan pihak eksternal atau ditandatangani. Peristiwa ini disimpulkan saat status keseluruhan alur kerja persetujuan mencapai status akhir 'Disetujui'.

Mengapa ini penting

Tahap penting ini mengakhiri siklus peninjauan internal. Tahap ini menjadi titik akhir pengukuran KPI 'Rata-rata Durasi Tahap Persetujuan'.

Aktivitas ini menandakan bahwa pihak lawan telah menyetujui persyaratan dan menyetujui versi akhir kontrak. Peristiwa ini dapat tercatat secara eksplisit melalui portal kolaborasi atau melalui pembaruan status manual oleh pemilik kontrak.

Mengapa ini penting

Tahap ini mengakhiri proses negosiasi. Tahap ini menjadi titik akhir penghitungan KPI 'Rata-rata Waktu Siklus Negosiasi' dan menunjukkan efisiensi interaksi dengan pihak eksternal.

Aktivitas ini menandai penyelesaian resmi kontrak, saat semua pihak telah menandatanganinya. Ini merupakan titik akhir utama yang menandakan keberhasilan proses sebelum penandatanganan dan tercatat melalui integrasi dengan platform tanda tangan elektronik.

Mengapa ini penting

Sebagai peristiwa penyelesaian utama, tahap ini menjadi titik akhir pengukuran KPI 'Rata-rata Waktu Siklus Kontrak'. Tahap ini menandai saat kontrak mulai berlaku secara hukum.

Menandai akhir siklus kontrak, baik melalui proses pengakhiran aktif maupun saat tanggal kedaluwarsa tercapai. Pengakhiran merupakan peristiwa eksplisit, sedangkan kedaluwarsa dihitung berdasarkan metadata kontrak.

Mengapa ini penting

Ini merupakan peristiwa akhir dalam siklus kontrak. Peristiwa ini penting untuk menganalisis tingkat perpanjangan dan mengukur KPI 'Tingkat Perpanjangan/Pengakhiran Tepat Waktu'.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining menganalisis data Icertis untuk memvisualisasikan siklus kontrak yang sebenarnya dan menemukan hambatan dalam persetujuan, negosiasi, serta perpanjangan. Analisis ini menunjukkan penyimpangan dari proses standar dan bagian yang berpeluang ditingkatkan efisiensinya. Anda dapat mengetahui di mana dan mengapa kontrak tertahan, sehingga siklusnya lebih cepat dan kepatuhan meningkat.

Untuk memulai, kami terutama memerlukan log peristiwa dari Icertis. Log ini mencakup ID kasus, ID kontrak, aktivitas, dan stempel waktu untuk setiap peristiwa. Data tersebut memungkinkan kami menyusun kembali seluruh perjalanan setiap kontrak. Kami juga dapat menggunakan atribut tambahan, seperti jenis atau nilai kontrak, untuk memperkaya analisis.

Penerapan process mining biasanya hanya memerlukan ekspor data historis dari Icertis, bukan perubahan pada konfigurasi sistem saat ini. Alat process mining menggunakan data tersebut, sehingga operasional yang sedang berjalan biasanya hanya sedikit terganggu. Fokusnya adalah mengekspor dan menganalisis data, bukan mengintegrasikan sistem seperti dalam penerapan tradisional.

Anda dapat mengharapkan peningkatan pada indikator kinerja utama, seperti waktu siklus persetujuan kontrak yang lebih singkat dan tahap negosiasi yang lebih cepat. Wawasan yang diperoleh membantu meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan, menyederhanakan proses perpanjangan, dan memberikan visibilitas status kontrak secara langsung. Hasilnya, operasional menjadi lebih efisien dan sumber daya dapat dialokasikan dengan lebih baik.

Prasyarat teknis utamanya adalah kemampuan mengekspor data log peristiwa dari Icertis, biasanya melalui fitur pelaporan atau akses langsung ke basis data. Anda memerlukan kredensial akses dan mungkin dukungan teknis dari tim TI untuk mengekspor data. Anda tidak perlu memasang perangkat keras atau perangkat lunak khusus di lingkungan Icertis.

Setelah data diekspor dan disiapkan, yang dapat memakan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu tergantung kerumitan data, wawasan awal biasanya bisa diperoleh dalam satu atau dua minggu berikutnya. Tahap pertama berfokus pada visualisasi proses saat ini dan pencarian hambatan yang terlihat jelas. Analisis lebih mendalam dan penyusunan solusi dilakukan setelahnya.

Ya. Process mining dapat menunjukkan secara tepat di mana dan mengapa pengerjaan ulang paling sering terjadi saat menyusun kontrak di Icertis. Dengan menganalisis urutan peristiwa dan interaksi pengguna, analisis ini menyoroti tahap atau departemen yang paling banyak menyebabkan revisi. Wawasan berbasis data ini membantu Anda menyasar perbaikan secara langsung dan mengurangi perubahan berulang.

Process mining secara otomatis membandingkan pelaksanaan proses kontrak yang sebenarnya dengan kebijakan internal dan model proses ideal yang telah Anda tetapkan. Analisis ini menemukan setiap penyimpangan, seperti tahapan persetujuan yang dilewati atau perubahan tanpa izin. Dengan begitu, Anda dapat menangani ketidakpatuhan lebih awal dan memastikan pedoman kontrak diterapkan secara konsisten.

Tentu. Process mining memvisualisasikan pembagian beban kerja di setiap tahap peninjauan dan tim, sehingga Anda dapat melihat bagian yang kelebihan atau kekurangan sumber daya. Dengan menemukan hambatan akibat ketimpangan sumber daya, analisis ini menyediakan data untuk mengalokasikan ulang personel secara lebih efektif. Alur proses pun menjadi lebih lancar dan keterlambatan akibat kurangnya peninjau atau penugasan yang tidak tepat dapat dicegah.

Benahi alur kontrak Icertis: atasi hambatan sekarang

Atasi hambatan. Persingkat siklus kontrak hingga 30% dan tingkatkan tata kelola.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya beberapa menit.