> Continu verbeteren van processen > Contractbeheer > Icertis

Verbeter contractbeheer

Optimaliseer Icertis-contractworkflows met onze gids in 6 stappen
Verbeter contractbeheer
Contractbeheer
Icertis

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer contractbeheer in Icertis voor betere compliance

Complexe goedkeuringsworkflows en compliance-uitdagingen vertragen belangrijke processen vaak. Ons platform laat precies zien waar de bottlenecks zitten en waar beoordelingen vertraging oplopen. Verbeter de governance en beheer de hele levenscyclus, van aanvraag tot beëindiging.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom contractbeheer met Icertis optimaliseren?

Goed contractbeheer vormt de basis voor een succesvolle bedrijfsvoering, zeker wanneer je een platform als Icertis Contract Intelligence gebruikt. Icertis biedt functies voor contractbeheer, maar ook de processen eromheen kunnen inefficiënt zijn. Dat leidt tot aanzienlijke financiële en operationele kosten. Inefficiënte contractworkflows kunnen zorgen voor lange goedkeuringsrondes, gemiste omzetkansen, compliancerisico’s en moeizame relaties met tegenpartijen. Als je deze processen begrijpt en verbetert, haal je meer uit Icertis en zorg je dat contracten je bedrijfsdoelen ondersteunen in plaats van in de weg zitten.

Hoe process mining contractbeheer in Icertis verbetert

Met process mining krijg je op basis van data zicht op hoe contractbeheer in Icertis werkelijk verloopt. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, analyseert process mining event logs rechtstreeks uit Icertis. Zo wordt elke stap in de levenscyclus van een contract zichtbaar. Je ziet de volledige processtroom en ontdekt verborgen bottlenecks bij reviews, goedkeuringen en onderhandelingen. Ook meet je de werkelijke contractdoorlooptijden, spoor je specifieke procesafwijkingen op en zie je precies waar vertragingen ontstaan. Met dit objectieve beeld kun je de doorlooptijd van contractbeheer verkorten en processen in de hele organisatie verbeteren.

Verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

Door process mining toe te passen op contractdata uit Icertis, ontdek je waar verbetering mogelijk is. Misschien veroorzaken bepaalde afdelingen of goedkeurders steeds bottlenecks bij interne reviews, of duren onderhandelingen over bepaalde contracttypen telkens langer. De analyse kan activiteiten aan het licht brengen die niet aan de regels voldoen, zoals het overslaan van verplichte juridische reviews of afwijkingen van standaardprocedures. Ook kun je de efficiëntie na ondertekening analyseren, bijvoorbeeld bij het bewaken van verplichtingen, het verwerken van wijzigingen of het verlengen van contracten. Zo krijg je concrete informatie waarmee je de bedrijfsvoering kunt verbeteren en het contractbeheer kunt aanscherpen.

Concrete resultaten van betere processen in Icertis

Process mining voor contractbeheer in Icertis levert concrete voordelen op. Kortere contractdoorlooptijden zorgen ervoor dat omzet sneller binnenkomt en de bedrijfsvoering vlotter verloopt. Door bottlenecks en onnodige stappen weg te nemen, bespaar je op administratie en voorkom je fouten die herstelwerk vereisen. Process mining signaleert risico’s vroeg en helpt je contractuele verplichtingen en intern beleid na te leven. Beter beheer, een duidelijker auditspoor en meer grip op contractvoorwaarden dragen bij aan een efficiënter contractproces. Zo wordt contractbeheer een strategische functie die bijdraagt aan het bedrijfsresultaat.

Aan de slag met procesoptimalisatie voor contracten in Icertis

Met Icertis en process mining aan de slag gaan met procesoptimalisatie voor contractbeheer is een gerichte stap naar een betere bedrijfsvoering. Deze aanpak op basis van data helpt je verder dan giswerk en geeft concrete informatie over belangrijke contractworkflows. Door data te gebruiken die al in Icertis staat, krijg je het overzicht om onderbouwde beslissingen te nemen, efficiënter te werken en contractbeheer verder te verbeteren. Ontdek hoe process mining je helpt meer uit Icertis te halen en processen voortdurend te verbeteren.

Contractbeheer Contractlevenscyclusbeheer Contractadministratie Juridische afdeling Inkoop Compliance Doorlooptijd verkorten Onderhandelingen optimaliseren CLM Juridische bedrijfsvoering Contractautomatisering

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Contracten blijven vaak lang in de wachtrij voor goedkeuring staan. Daardoor loopt de ondertekening vertraging op en komt omzet later beschikbaar. De totale contractlevenscyclus wordt langer, wat leidt tot gemiste kansen en moeizame relaties met betrokkenen.
ProcessMind analyseert goedkeuringsworkflows in Icertis en laat zien welke goedkeurders, afdelingen of voorwaarden vertraging veroorzaken. Je ziet welke routes contracten werkelijk volgen, inclusief goedkeuringsvolgordes die niet aan de regels voldoen en stappen die mogelijk geautomatiseerd of vereenvoudigd kunnen worden.

Langdurige onderhandelingen met tegenpartijen kunnen de ondertekening van contracten flink vertragen. Omzet komt later binnen en de operationele kosten lopen op. Herhaalde wijzigingen en onopgeloste discussiepunten verlengen de tijd tot ondertekening en beperken de wendbaarheid van de organisatie.
ProcessMind maakt de onderhandelingsfase in Icertis inzichtelijk. Je ziet patronen in wijzigingen, ontdekt welke clausules vaak tot aanpassingen leiden en meet het effect van elke onderhandelingsronde. Met die informatie kun je de onderhandelingsaanpak en het gebruik van templates verbeteren.

Afwijkingen van interne contractregels, zoals verplichte reviewstappen overslaan of goedkeuringen in de verkeerde volgorde aanvragen, brengen juridische en financiële risico’s met zich mee. Zulke afwijkingen blijven vaak onopgemerkt. Dat maakt audits kwetsbaar en leidt tot verschillende werkwijzen tussen afdelingen.
ProcessMind brengt alle procesvarianten in Icertis automatisch in kaart en laat zien wanneer een contract afwijkt van de afgesproken route die aan de regels voldoet. Zo kun je overtredingen van beleid vroeg opsporen en aanpakken.

Vertraging bij contractverlengingen of -beëindigingen kan ertoe leiden dat ongunstige voorwaarden automatisch doorlopen, nieuwe omzetkansen verloren gaan of diensten onnodig worden voortgezet. Dat maakt het beheer van de contractportefeuille minder effectief en kan de organisatie geld kosten.
ProcessMind volgt de volledige levenscyclus, signaleert contracten die bijna verlopen en brengt het verlengings- of beëindigingsproces in beeld. Je ziet waar deze activiteiten vertraging oplopen, zodat je op tijd actie kunt ondernemen en het beheer kunt verbeteren.

Betrokkenen weten vaak niet wat de actuele status van een contract is. Dat leidt tot veel vragen, extra communicatie en onbetrouwbare voorspellingen over het sluiten van deals. Door dit gebrek aan overzicht is het lastig om tijdens de contractlevenscyclus vooruit te plannen en beslissingen te nemen.
ProcessMind geeft een objectief beeld van het volledige traject van elk contract in Icertis, van de start tot de ondertekening. Je ziet precies waar elk contract zich in het proces bevindt, welke gevallen stilliggen en hoe het proces als geheel presteert.

Veel wijzigingen en uitgebreide aanpassingen wijzen op problemen met de eerste versie van een contract of onduidelijke eisen. Dat leidt tot dubbel werk en langere contractdoorlooptijden. Dit herstelwerk kost juridische en zakelijke teams tijd en verhoogt onnodig de operationele kosten.
ProcessMind analyseert hoe vaak contracten in Icertis worden gewijzigd en welke patronen daarbij voorkomen. Zo komen mogelijke oorzaken aan het licht, zoals inconsistente templates of onduidelijke instructies. Je ziet waar standaardisatie of helderdere richtlijnen herstelwerk kunnen verminderen.

Na ondertekening kunnen belangrijke verplichtingen, zoals mijlpalen voor dienstverlening of rapportagevereisten, over het hoofd worden gezien. Dat kan leiden tot boetes, beschadigde relaties of het mislopen van verwachte voordelen. Zonder goed overzicht blijven de compliancerisico’s groot.
ProcessMind volgt de fase na ondertekening, waaronder het bewaken van verplichtingen en compliancecontroles. Je ziet waar taken vertraging oplopen of niet worden afgerond. Ook krijg je zicht op de naleving van SLA’s en andere afspraken na ondertekening in Icertis.

Bottlenecks ontstaan vaak doordat het werk ongelijk verdeeld is over juristen of interne reviewers. Sommigen raken overbelast, terwijl anderen tijd over hebben. Deze inefficiënte verdeling vertraagt belangrijke contractactiviteiten en zorgt dat de kennis van medewerkers niet goed wordt ingezet.
ProcessMind brengt de werkbelasting en doorvoer van individuele reviewers en afdelingen tijdens reviews in Icertis in kaart. Je ziet waar een tekort aan capaciteit bottlenecks veroorzaakt en kunt taken op basis van data beter verdelen.

Ongecontroleerd gebruik van afwijkende contracttemplates of ad-hoc opstellen leidt tot inconsistentie, meer juridische risico’s en lastiger toezicht op compliance. Zo ontstaat een versnipperde contractportefeuille die meer administratie vraagt.
Hoewel dit geen afzonderlijke activiteit is, kan ProcessMind afwijkingen afleiden uit verschillen in het opstellen en wijzigen van contracten. Het laat ongebruikelijke processtromen in Icertis zien die kunnen wijzen op een afwijkende werkwijze. Zo wordt duidelijk waar het gebruik van templates meer aandacht nodig heeft.

Overdrachten tussen teams of afdelingen, bijvoorbeeld van inkoop naar juridisch of van juridisch naar verkoop, leiden in het contractproces vaak tot vertraging en miscommunicatie. Deze overdrachtsmomenten vormen verborgen bottlenecks, verlengen de totale doorlooptijd en frustreren betrokkenen.
ProcessMind brengt de stroom van contracten tussen afdelingen en contracteigenaren in Icertis in beeld. Je ziet precies waar vertraging ontstaat bij de overgang tussen activiteiten. Zo ontdek je waar de samenwerking tussen afdelingen beter kan.

Zonder goed zicht op de werkelijke procestijden en bottlenecks is het lastig te voorspellen wanneer een contract wordt ondertekend. Onnauwkeurige voorspellingen kunnen financiële plannen, verkoopprognoses en projectplanningen verstoren. Dat leidt tot gemiste doelen en minder goede beslissingen.
ProcessMind analyseert historische data over contractondertekeningen, berekent gemiddelde doorlooptijden en voorspelt op basis van de huidige processtatus in Icertis wanneer contracten worden afgerond. Zo krijg je betrouwbare voorspellingen op basis van data.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Kortere goedkeuringstijden helpen deals sneller af te sluiten en omzet eerder te realiseren. Dit doel draait om het verbeteren van de verschillende review- en goedkeuringsfasen in Icertis. Door onnodige stappen en wachttijden te verminderen, wordt de hele organisatie efficiënter. ProcessMind brengt alle goedkeuringsworkflows nauwkeurig in kaart en laat zien waar bottlenecks, overbodige stappen en vertragingen ontstaan. Het meet het effect van elke vertraging, zodat teams de oorzaken kunnen opsporen, zoals capaciteitsproblemen of afhankelijkheden tussen stappen. Vervolgens kun je wijzigingen simuleren en de doorlooptijd mogelijk met 15-30% verkorten.

Kortere onderhandelingen helpen contracten sneller af te ronden, omzet eerder te realiseren en beter op de markt in te spelen. Dit doel richt zich op de samenwerking met tegenpartijen en interne betrokkenen in Icertis. Minder heen-en-weer betekent minder tijd tussen de eerste versie en de definitieve overeenkomst. ProcessMind brengt alle onderhandelingsrondes in beeld en laat zien welke activiteiten of gebeurtenissen de doorlooptijd verlengen. Door historische data te analyseren, ontdek je veelvoorkomende oorzaken van vertraging, zoals herhaaldelijke aanpassingen of ontbrekende informatie. Zo kunnen teams gerichte verbeteringen doorvoeren, de onderhandelingstijd mogelijk met 10-25% verkorten en hun aanpak verbeteren.

Betere naleving zorgt dat alle contracten voldoen aan intern beleid, wettelijke eisen en juridische normen. Zo beperk je juridische risico’s, mogelijke boetes en reputatieschade. Dit vraagt om toezicht op de afgesproken regels en workflows tijdens de hele contractlevenscyclus in Icertis, van het opstellen tot de ondertekening. ProcessMind signaleert automatisch afwijkingen van het contractbeheerbeleid en de Ideale route. Je ziet bijvoorbeeld niet-goedgekeurde clausules of overgeslagen reviewstappen en kunt de omvang van de afwijkingen meten. Met die informatie kun je de controles aanscherpen en de naleving mogelijk met 20-40% verbeteren, zodat het contractbeheer beter op orde is.

Een goed verlengingsproces voorkomt dat contracten onverwacht verlopen en zorgt dat heronderhandeling of beëindiging op tijd begint. Dit doel richt zich op een proactiever en efficiënter beheer van de eindfase van contracten in Icertis. Zo beperk je de administratieve last en haal je meer waarde uit contracten. ProcessMind brengt de volledige workflows voor verlenging en beëindiging in kaart. Je ziet te late starts, gemiste deadlines en inefficiënte overdrachten. Ook wordt duidelijk waardoor vertragingen of ingewikkelde stappen ontstaan. Op basis daarvan kun je meldingen en standaardprocedures invoeren. Dit kan leiden tot 10-20% meer tijdige verlengingen en een efficiënter beheer van de contractportefeuille.

Met beter zicht weten betrokkenen op elk moment wat de status van een contract is. Dat helpt bij beslissingen en maakt proactief beheer mogelijk. Dit doel richt zich op het doorbreken van informatiesilo’s en het bieden van één betrouwbare bron voor alle contracten in Icertis, van de start tot de afronding. Zo voorkom je vertraging door ontbrekende informatie. ProcessMind geeft de volledige route van elk contract visueel weer, zodat de actuele status en voortgang meteen duidelijk zijn. Je ziet waar contracten stilliggen of op informatie wachten. Managers kunnen bottlenecks opsporen voordat die de planning ernstig verstoren. Dit overzicht verbetert het inzicht in de bedrijfsvoering en helpt bij het plannen van capaciteit en het afstemmen van verwachtingen.

Minder herstelwerk bij het opstellen van contracten bespaart kosten, verkort juridische reviewrondes en versnelt de afronding. Dit doel richt zich op nauwkeurigere en completere eerste versies in Icertis, zodat er minder uitgebreide wijzigingen en herhaalde versies nodig zijn voordat een contract wordt goedgekeurd. ProcessMind spoort de oorzaken van veelvuldige wijzigingen op, zoals onduidelijke eisen, ontbrekende informatie of inconsistent gebruik van templates. Door patronen in wijzigingen en feedbackrondes te analyseren, zie je waar training of aanpassingen aan het proces nodig zijn. Zo kan het herstelwerk mogelijk met 20-35% afnemen en werkt het team dat contracten opstelt efficiënter.

Als alle contractuele verplichtingen na ondertekening worden nagekomen, voorkom je boetes, houd je zakelijke relaties goed en haal je de volledige waarde uit contracten. Dit doel richt zich op het proactief beheren en bewaken van afspraken in Icertis-contracten, zodat verplichtingen tijdens de looptijd op tijd worden nagekomen. ProcessMind volgt activiteiten rond het nakomen van verplichtingen en signaleert taken die vertraging oplopen of niet volgens de contractvoorwaarden worden uitgevoerd. Je ziet waar gaten in het proces of capaciteitsproblemen tijdige naleving in de weg staan. Zo kan de naleving van verplichtingen mogelijk met 15-25% verbeteren en beperk je de risico’s van niet-naleving.

Door capaciteit, vooral van juristen en gespecialiseerde reviewers, goed te verdelen, voorkom je onnodige wachttijd en bottlenecks. Zo gaan contracten vlot door de reviewfasen. Dit doel richt zich op een evenwichtige werkverdeling en goed gebruik van interne kennis in het contractbeheerproces van Icertis. ProcessMind geeft inzicht in de inzet van capaciteit bij verschillende reviewactiviteiten en laat zien waar mensen overbelast zijn of juist capaciteit over hebben. Je ziet wanneer specifieke medewerkers of teams bottlenecks vormen. Zo kun je het werk beter verdelen en bepalen waar training nodig is. Dit kan de efficiëntie van de capaciteitsinzet met 10-20% verbeteren en reviews versnellen.

Door standaardcontracttemplates vaker te gebruiken, beperk je juridische risico’s, zorg je voor consistentere overeenkomsten en versnel je het opstellen ervan. Dit doel richt zich op het verminderen van afwijkingen van vooraf goedgekeurde templates in Icertis. Zo worden contracten op dezelfde manier opgesteld en voldoen ze aan de afgesproken organisatiestandaarden. ProcessMind kan laten zien hoe vaak afwijkende clausules of templates worden gebruikt en wat het effect daarvan is. Met dit overzicht kun je het templatebeleid handhaven en bepalen waar standaardtemplates moeten worden bijgewerkt. Zo kan het gebruik van templates met 20-30% toenemen en is er minder juridische controle nodig.

Vlotte overdrachten tussen afdelingen zoals juridisch, inkoop en verkoop houden het contractproces op gang en voorkomen onnodige vertraging. Dit doel richt zich op het opsporen en oplossen van problemen bij overdrachten tijdens de contractlevenscyclus in Icertis. Zo werken afdelingen beter samen en wordt de totale doorlooptijd korter. ProcessMind brengt de overdrachten tussen afdelingen in het contractproces visueel in kaart en meet de wachttijd en vertraging bij elk overdrachtsmoment. Je ziet welke afdelingen bottlenecks veroorzaken en kunt gericht de communicatie en processtappen verbeteren. Zo kunnen vertragingen bij overdrachten mogelijk met 15-25% afnemen.

Nauwkeurig voorspellen wanneer contracten worden afgerond, is belangrijk voor de bedrijfsplanning, omzetverantwoording en personeelsplanning. Dit doel is gericht op een betere voorspelling van de afrondingsdatum van contracten in Icertis. Zo kun je financiële prognoses betrouwbaarder maken en de planning binnen de organisatie beter op elkaar afstemmen. ProcessMind analyseert historische contractdoorlooptijden en brengt de belangrijkste factoren voor de doorlooptijd in kaart, zoals het contracttype, de tegenpartij en de complexiteit. Door patronen zichtbaar te maken en op basis van data een verwachte afrondingsdatum te geven, helpt het de nauwkeurigheid van prognoses met 10-20% te verbeteren. Zo kun je de strategie en inzet van middelen beter plannen.

Het verbetertraject voor contractbeheer in 6 stappen

1

Download de template
2

Exporteer Icertis-data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Volg de voortgang
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de Excel-template voor contractbeheer. Deze template helpt je Icertis-data goed te structureren voor analyse.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur bereid je contractdata nauwkeurig voor. Dat vormt een goede basis voor een bruikbare procesanalyse.

Verwacht resultaat

Een vooraf opgemaakte Excel-template die klaar is voor je Icertis-contractdata.

DIT LEVERT HET OP

Breng het werkelijke verloop van contracten in Icertis in kaart

Bekijk hoe contractworkflows verlopen en waar vertragingen en compliancerisico’s ontstaan. Ons platform geeft je het overzicht dat je nodig hebt om het Icertis-systeem te verbeteren.
  • Breng contractworkflows van begin tot eind in kaart
  • Spoor bottlenecks in goedkeuringsprocessen precies op
  • Volg de naleving van compliance- en governancevereisten
  • Verkort de beoordelingsrondes van contracten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Contractbeheer verbeteren

Onze processminingoplossingen brengen inefficiënties en bottlenecks in de contractlevenscyclus in kaart. Daarvoor analyseren ze gedetailleerd de Contract-ID-data uit Icertis. De resultaten laten zien welke verbeteringen organisaties doorgaans behalen door hun contractprocessen te optimaliseren.

0 %
Snellere contractgoedkeuringen

Kortere goedkeuringsfase

Breng bottlenecks in goedkeuringsworkflows in kaart en los ze op. Zo verkort je de tijd die nodig is om contracten intern goedgekeurd te krijgen.
0 %
Beleid beter naleven

Betere compliance met intern beleid

Breng afwijkingen van standaardcontractprocessen en beleid automatisch in kaart. Zo worden afspraken beter nageleefd en beperk je risico’s binnen de contractportefeuille.
0 %
Kortere onderhandelingsrondes

Kortere gemiddelde onderhandelingsduur

Analyseer onderhandelingspatronen om vertragingen en veel herstelwerk te herkennen. Zo bereik je sneller overeenstemming met tegenpartijen en rond je deals eerder af.
0 %
Minder vastgelopen contracten

Minder contracten die in het proces vastlopen

Krijg realtime inzicht in contracten die vastlopen of langzaam verlopen. Zo kun je op tijd ingrijpen, deals op gang houden en vertraging voorkomen.
0 %
Afspraken beter nakomen

Contractuele verplichtingen vaker nakomen

Volg of alle contractuele verplichtingen na ondertekening op tijd worden nagekomen. Zo beperk je risico’s en verbeter je de relatie met zakenpartners.
0 %
Efficiëntere overdracht voor beoordeling

Kortere wachttijden voor juridische beoordeling

Breng bottlenecks in wachtrijen voor juridische beoordelingen en overdrachten tussen afdelingen in kaart en los ze op. Zo zet je middelen goed in en gaan contracten sneller door het proces.

De resultaten hangen af van de complexiteit van je proces, de datakwaliteit en de verbeterpunten waarop je je richt. Deze cijfers geven typische verbeteringen weer die bij verschillende implementaties van contractbeheer zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de selectie daarna zo nodig uit.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van elk contract in het Icertis-platform.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire sleutel voor procesanalyse. Hiermee volg je het volledige verloop van een contract en waarborg je de data-integriteit.

Het timestamp waarop een specifieke contractactiviteit is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om de duur van activiteiten nauwkeurig te berekenen en verwerkingstijd te onderscheiden van wachttijd.

De gebruiker of bron die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een contractactiviteit.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om prestaties per gebruiker of team te analyseren en onevenwichtige werkverdeling en opleidingsbehoeften te signaleren.

De afdeling waartoe de eigenaar van de activiteit behoort.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om prestaties per afdeling en de efficiëntie van overdrachten te analyseren en bottlenecks tussen teams te vinden.

De indeling van het contract, bijvoorbeeld een Master Services Agreement of een geheimhoudingsovereenkomst.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om processen te segmenteren en de levenscyclus en compliance van verschillende soorten overeenkomsten te vergelijken.

De huidige status of fase van het contract in de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een overzicht op hoofdlijnen van de contractpijplijn, voor operationele bewaking en beheer van de doorvoer.

De totale geldwaarde van het contract.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prioritering en analyse op basis van waarde mogelijk, zodat verbeteringen zich richten op contracten met de grootste financiële impact.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het officiële begin van de contractlevenscyclus: een medewerker vraagt formeel een nieuw contract aan. Dit wordt meestal vastgelegd als een gebeurtenis wanneer iemand een aanvraagformulier indient in Icertis.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis markeert de start van het proces en is nodig om de totale contractdoorlooptijd te meten. Analyse van het aantal en het type aanvragen helpt bij personeelsplanning en vraagbeheer.

Dit geeft aan dat de juridische afdeling het contract heeft beoordeeld. Meestal wordt dit als expliciete gebeurtenis vastgelegd wanneer een juridisch beoordelaar de toegewezen taak in de goedkeuringsworkflow afrondt.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk om de doorlooptijd van juridische beoordelingen te meten en mogelijke capaciteitsproblemen binnen het juridische team te herkennen. De activiteit ondersteunt de KPI ‘Legal Review Wait Time’.

Dit markeert het moment waarop alle vereiste interne belanghebbenden het contract hebben goedgekeurd. Het contract is dan klaar voor externe onderhandelingen of ondertekening. De gebeurtenis wordt afgeleid wanneer de goedkeuringsworkflow de eindstatus ‘Goedgekeurd’ bereikt.

Waarom dit belangrijk is

Dit belangrijke moment sluit de interne beoordelingsronde af. Het is het eindpunt voor het meten van de KPI ‘Average Approval Phase Duration’.

Deze activiteit geeft aan dat de externe tegenpartij akkoord is met de voorwaarden en de definitieve contractversie heeft goedgekeurd. Dit kan een expliciete gebeurtenis zijn vanuit een samenwerkingsportaal of een handmatige statuswijziging door de contracteigenaar.

Waarom dit belangrijk is

Dit moment sluit de onderhandelingsfase af. Het is het eindpunt voor de berekening van de KPI ‘Average Negotiation Cycle Time’ en geeft inzicht in de efficiëntie van het contact met externe partijen.

Deze activiteit markeert de formele afronding van het contract, wanneer alle partijen hebben ondertekend. Dit is het belangrijkste eindpunt van het proces vóór ondertekening en wordt vastgelegd via een koppeling met een e-handtekeningplatform.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste gebeurtenis waarmee het proces wordt afgerond en het eindpunt voor de KPI ‘Average Contract Cycle Time’. Het contract is vanaf dit moment juridisch bindend en actief.

Dit markeert het einde van de contractlevenscyclus, door een actieve beëindiging of doordat de einddatum is bereikt. Beëindiging is een expliciete gebeurtenis; het verlopen van een contract wordt berekend op basis van contractgegevens.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de eindgebeurtenis van de contractlevenscyclus. De gebeurtenis is belangrijk om verlengingspercentages te analyseren en de KPI ‘On-Time Renewal/Termination Rate’ te meten.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert Icertis-data en visualiseert de werkelijke contractlevenscyclus. Zo worden bottlenecks bij goedkeuringen, onderhandelingen en verlengingen zichtbaar. Je ziet ook waar het proces afwijkt van de standaard en waar efficiëntie te winnen valt. Zo ontdek je waar contracten vastlopen en waarom, en kun je de doorlooptijd verkorten en de compliance verbeteren.

Om te beginnen hebben we vooral event logs uit Icertis nodig, met voor elke gebeurtenis de case-ID, Contract-ID, activiteit en timestamp. Daarmee reconstrueren we het volledige verloop van elk contract. Aanvullende contractattributen, zoals het contracttype of de waarde, maken de analyse nog informatiever.

Voor process mining haal je meestal historische data uit Icertis. Je hoeft de huidige systeemconfiguratie niet aan te passen. De processminingtool gebruikt deze data en verstoort de live bedrijfsvoering doorgaans nauwelijks. De nadruk ligt op data-extractie en analyse, niet op systeemintegratie in de traditionele zin.

Je kunt verbeteringen verwachten in belangrijke prestatie-indicatoren, zoals kortere goedkeuringsrondes en onderhandelingen. De inzichten helpen om beleid beter na te leven, verlengingen efficiënter te laten verlopen en de contractstatus realtime te volgen. Zo wordt de bedrijfsvoering efficiënter en kun je middelen beter verdelen.

De belangrijkste voorwaarde is dat je event log-data uit Icertis kunt halen, bijvoorbeeld via rapportagefuncties of rechtstreekse toegang tot de database. Je hebt inloggegevens nodig en mogelijk hulp van je IT-team bij de data-export. Je hoeft geen specifieke hardware of software in de Icertis-omgeving te installeren.

Het ophalen en voorbereiden van de data kan, afhankelijk van de complexiteit, enkele dagen tot een paar weken duren. Daarna zijn de eerste inzichten vaak binnen één of twee weken beschikbaar. In de eerste fase visualiseer je het huidige proces en breng je duidelijke bottlenecks in kaart. Daarna volgen een grondigere analyse en het uitwerken van oplossingen.

Ja. Process mining laat precies zien waar en waarom er bij het opstellen van contracten in Icertis vaak herstelwerk nodig is. Door de volgorde van gebeurtenissen en gebruikersacties te analyseren, zie je welke processtappen of afdelingen de meeste wijzigingen veroorzaken. Met die data kun je gericht verbeteringen doorvoeren en herhaalde aanpassingen beperken.

Process mining vergelijkt de werkelijke uitvoering van contractprocessen automatisch met het interne beleid en de gewenste procesmodellen. Het brengt elke afwijking in kaart, zoals een overgeslagen goedkeuringsstap of een niet-toegestane wijziging. Zo kun je afwijkingen tijdig aanpakken en zorgen dat de richtlijnen voor contracten consequent worden gevolgd.

Zeker. Process mining visualiseert de werkverdeling over verschillende beoordelingsstappen en teams. Zo zie je waar er te veel of te weinig capaciteit is. Door bottlenecks als gevolg van een ongelijke verdeling van middelen te herkennen, kun je medewerkers gerichter inzetten. Dat zorgt voor een soepelere procesflow en voorkomt vertraging door een tekort aan beoordelaars of een verkeerde verdeling van het werk.

Verbeter contractbeheer in Icertis en pak bottlenecks aan

Pak bottlenecks aan. Verkort contractdoorlooptijden met 30% en verbeter de governance.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.