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Verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement

Optimieren Sie Ihre Icertis-Vertrags-Workflows mit unserer Anleitung in 6 Schritten
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Optimieren Sie das Vertragsmanagement in Icertis für mehr Compliance

Komplexe Freigabe-Workflows und Compliance-Anforderungen können wichtige Prozesse erheblich verzögern. Unsere Plattform zeigt Ihnen genau, wo Engpässe entstehen und wie sich Prüfungen effizienter gestalten lassen. Verbessern Sie die Governance und optimieren Sie den gesamten Vertragslebenszyklus, von der Einleitung bis zur Beendigung.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie das Vertragsmanagement mit Icertis optimieren?

Ein wirksames Vertragsmanagement ist die Grundlage erfolgreicher Geschäftsabläufe, insbesondere beim Einsatz einer leistungsfähigen Plattform wie Icertis Contract Intelligence. Icertis bietet zwar umfangreiche Funktionen zur Verwaltung Ihrer Verträge, doch auch die zugrunde liegenden Prozesse können ineffizient sein und erhebliche finanzielle sowie operative Kosten verursachen. Nicht optimierte Vertrags-Workflows führen zu langen Freigabezyklen, entgangenen Umsatzchancen, Compliance-Risiken und belasteten Beziehungen zu Vertragspartnern. Wenn Sie diese Prozesse verstehen und verbessern, können Sie Ihre Investition in Icertis besser ausschöpfen und sicherstellen, dass Ihre Verträge Ihre Geschäftsziele unterstützen, statt sie zu behindern.

Wie Process Mining das Vertragsmanagement in Icertis verbessert

Process Mining ermöglicht einen datenbasierten Einblick in die tatsächlichen Vertragsmanagementprozesse in Icertis. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu verlassen, analysiert Process Mining Event Logs direkt aus Ihrem Icertis-System und rekonstruiert jeden Schritt im Lebenszyklus eines Vertrags. So lässt sich der tatsächliche Ablauf von Anfang bis Ende visualisieren. Dabei werden verborgene Engpässe in Prüfungs-, Freigabe- und Verhandlungsphasen sichtbar. Sie können tatsächliche Vertragszykluszeiten präzise messen, konkrete Prozessabweichungen erkennen und genau feststellen, wo Verzögerungen entstehen. Diese objektiven Erkenntnisse zeigen, wie sich die Zykluszeit im Vertragsmanagement verkürzen und Prozesse in Ihrer Organisation gezielt optimieren lassen.

Mit Process Mining erkannte Verbesserungsbereiche

Wenn Sie Process Mining auf Ihre Vertragsmanagementdaten in Icertis anwenden, werden konkrete Verbesserungspotenziale sichtbar. Möglicherweise stellen Sie fest, dass bestimmte Abteilungen oder einzelne Freigebende regelmäßig Engpässe bei internen Prüfungen verursachen oder dass sich Verhandlungen bei bestimmten Vertragstypen stets länger hinziehen. Die Technologie kann Aktivitäten aufzeigen, die nicht den Vorgaben entsprechen, etwa ausgelassene verpflichtende Rechtsprüfungen oder Abweichungen von Ihren Standardverfahren. Außerdem können Sie die Effizienz nachgelagerter Phasen analysieren, beispielsweise bei der Überwachung von Verpflichtungen, der Bearbeitung von Vertragsänderungen oder bei Verlängerungs-Workflows. Diese Erkenntnisse liefern konkrete Ansatzpunkte, um Abläufe zu vereinfachen und die Vertragssteuerung zu verbessern.

Messbare Ergebnisse: Vorteile optimierter Icertis-Prozesse

Process Mining für das Vertragsmanagement in Icertis bringt konkrete Vorteile. Kürzere Vertragszykluszeiten beschleunigen die Umsatzrealisierung und steigern die operative Geschwindigkeit. Wenn Sie Engpässe beseitigen und Workflows vereinfachen, senken Sie Kosten durch weniger Verwaltungsaufwand und weniger Fehler, die eine kostspielige Nachbearbeitung erfordern. Process Mining erkennt Risiken frühzeitig und hilft dabei, vertragliche Verpflichtungen und interne Richtlinien einzuhalten. Eine bessere Steuerung, höhere Auditfähigkeit und mehr Kontrolle über Vertragsbedingungen tragen außerdem zu einem leistungsfähigeren und effizienteren Vertragsmanagement bei. So wird Ihre Vertragsfunktion zu einem strategischen Faktor, der sich direkt auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt.

So starten Sie mit der Optimierung Ihrer Vertragsprozesse in Icertis

Mit Icertis und Process Mining die Optimierung Ihrer Vertragsmanagementprozesse anzugehen, ist ein strategischer Schritt hin zu effizienteren Abläufen. Dieser datenbasierte Ansatz ersetzt Vermutungen durch klare, umsetzbare Erkenntnisse zu Ihren wichtigsten Vertrags-Workflows. Die bereits in Ihrem Icertis-System vorhandenen Daten helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Effizienz zu steigern und ein leistungsfähiges Vertragsmanagement aufzubauen. Entdecken Sie, wie Process Mining das Potenzial Ihrer Icertis-Investition ausschöpfen und kontinuierliche Verbesserungen unterstützen kann.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verträge bleiben häufig lange in Freigabewarteschlangen liegen. Das verzögert den Abschluss und die Umsatzrealisierung. Dadurch verlängert sich der gesamte Vertragslebenszyklus, Chancen gehen verloren und die Beziehungen zu Beteiligten werden belastet.
ProcessMind analysiert Freigabe-Workflows in Icertis und identifiziert die Freigebenden, Abteilungen oder Bedingungen, die Verzögerungen verursachen. Die tatsächlichen Vertragsabläufe werden visualisiert, sodass nicht konforme Freigabefolgen und Möglichkeiten zur Automatisierung oder Vereinfachung sichtbar werden.

Lange Verhandlungen mit Vertragspartnern können den Vertragsabschluss erheblich verzögern, die Umsatzgenerierung aufschieben und die Betriebskosten erhöhen. Wiederholte Überarbeitungen und ungelöste Streitpunkte verlängern die Zeit bis zur Unterzeichnung und beeinträchtigen die geschäftliche Flexibilität.
ProcessMind macht die Verhandlungsphase in Icertis sichtbar. Die Lösung zeigt Überarbeitungsmuster, identifiziert Klauseln, die häufig geändert werden, und quantifiziert die Auswirkungen jeder Verhandlungsrunde. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Verhandlungsstrategien und den Einsatz von Templates zu optimieren.

Abweichungen von festgelegten internen Vertragsrichtlinien, etwa ausgelassene Prüfschritte oder Freigaben in der falschen Reihenfolge, setzen die Organisation rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Solche nicht konformen Abläufe bleiben oft unbemerkt. Dadurch entstehen Schwachstellen bei Audits und uneinheitliche Vertragspraktiken in den Abteilungen.
ProcessMind erkennt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten in Icertis und zeigt jeden Fall auf, in dem ein Vertrag vom vorgesehenen, konformen Ablauf abweicht. So können Sie Richtlinienverstöße frühzeitig erkennen und beheben.

Verzögerungen bei Vertragsverlängerungen oder -beendigungen können dazu führen, dass ungünstige Bedingungen automatisch verlängert werden, Umsätze aus neuen Verträgen entgehen oder Leistungen unnötig weiterlaufen. Das erschwert die optimale Verwaltung des Vertragsportfolios und kann finanzielle Verluste verursachen.
ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus, identifiziert Verträge, deren Ablauf näher rückt, und visualisiert Verlängerungs- oder Beendigungsprozesse. Die Lösung zeigt Verzögerungen auf und unterstützt rechtzeitiges Handeln sowie eine bessere Vertragssteuerung.

Beteiligte können den aktuellen Status eines Vertrags oft nur schwer ermitteln. Das führt zu häufigen Rückfragen, zusätzlichem Kommunikationsaufwand und ungenauen Prognosen zum Vertragsabschluss. Dieser fehlende Überblick erschwert die vorausschauende Steuerung und Entscheidungsfindung während des gesamten Vertragslebenszyklus.
ProcessMind bietet einen objektiven Überblick über den gesamten Weg jedes Vertrags in Icertis, von der Einleitung bis zum Abschluss. Sie sehen genau, an welcher Stelle sich ein Vertrag befindet, erkennen ins Stocken geratene Fälle und erhalten datenbasierte Erkenntnisse zur Gesamtleistung.

Häufige Überarbeitungen und umfangreiche Änderungsmarkierungen deuten auf Ineffizienzen bei der ersten Vertragserstellung oder unklare Anforderungen hin. Das verursacht zusätzlichen Aufwand und verlängert die Vertragszykluszeiten. Die Nacharbeit bindet wertvolle Ressourcen in der Rechtsabteilung und den Fachbereichen und erhöht unnötig die Betriebskosten.
ProcessMind analysiert Häufigkeit und Muster von Vertragsüberarbeitungen in Icertis und zeigt mögliche Ursachen auf, etwa uneinheitliche Templates oder unklare erste Anweisungen. So erkennen Sie, wo Standardisierung oder klarere Vorgaben die Nacharbeit verringern können.

Nach der Unterzeichnung können wichtige Verpflichtungen wie Meilensteine bei der Leistungserbringung oder Berichtspflichten übersehen werden. Das kann zu Vertragsstrafen, belasteten Beziehungen oder dazu führen, dass erwartete Vorteile ausbleiben. Ohne klare Kontrolle bleiben Compliance-Risiken hoch.
ProcessMind überwacht die Phase nach dem Vertragsabschluss, einschließlich der Überwachung von Verpflichtungen und Compliance-Prüfungen, und zeigt verzögerte oder unvollständige Aufgaben auf. Die Lösung schafft Transparenz darüber, ob SLAs und andere Verpflichtungen nach der Unterzeichnung in Icertis eingehalten werden.

Engpässe entstehen häufig, wenn die Arbeitslast unter Rechtsberatenden oder internen Prüfenden ungleich verteilt ist. Das führt bei einigen zu Überlastung und bei anderen zu Leerlauf. Eine ineffiziente Ressourcenverteilung verzögert wichtige Vertragsaktivitäten und verhindert, dass qualifizierte Mitarbeitende optimal eingesetzt werden.
ProcessMind bildet Arbeitslast und Durchsatz einzelner Prüfender oder Abteilungen bei Prüfungen in Icertis ab. Die Lösung identifiziert Engpässe aufgrund begrenzter Ressourcen und ermöglicht eine datenbasierte Neuverteilung der Aufgaben.

Die unkontrollierte Verwendung nicht standardisierter Vertrags-Templates oder spontaner Vorgehensweisen bei der Vertragserstellung führt zu Inkonsistenzen, erhöht rechtliche Risiken und erschwert die Compliance-Überwachung. Das Ergebnis ist ein uneinheitliches Vertragsportfolio mit höherem Verwaltungsaufwand.
Auch wenn dies keine direkte Aktivität ist, kann ProcessMind solche Abweichungen anhand von Unterschieden bei der Vertragserstellung und den anschließenden Überarbeitungen ableiten. Die Lösung zeigt ungewöhnliche Prozessabläufe in Icertis, die auf nicht standardisierte Vorgehensweisen hindeuten, und macht sichtbar, wo die Einhaltung der Template-Vorgaben gestärkt werden sollte.

Übergaben zwischen Teams oder Abteilungen, etwa von der Beschaffung an die Rechtsabteilung oder von der Rechtsabteilung an den Vertrieb, führen im Vertragsprozess häufig zu Verzögerungen und Kommunikationslücken. Diese Übergabepunkte werden zu verborgenen Engpässen, verlängern die Zykluszeit und frustrieren Beteiligte.
ProcessMind visualisiert den Ablauf von Verträgen durch verschiedene Abteilungen und Verantwortliche in Icertis. Die Lösung zeigt genau, wo bei Übergängen zwischen Aktivitäten Verzögerungen entstehen, und macht Ineffizienzen in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit sichtbar.

Ohne ein klares Verständnis der tatsächlichen Prozesszeiten und Engpässe lässt sich nur schwer vorhersagen, wann ein Vertrag abgeschlossen wird. Ungenaue Prognosen können die Finanzplanung, Umsatzprognosen und Projektzeitpläne beeinträchtigen und zu verfehlten Zielen sowie schlechten strategischen Entscheidungen führen.
ProcessMind analysiert historische Daten zu Vertragsabschlüssen, ermittelt durchschnittliche Zykluszeiten und prognostiziert auf Grundlage des aktuellen Prozessstands in Icertis künftige Abschlussdaten. So erhalten Sie zuverlässige, datenbasierte Prognosen.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Kürzere Freigabezeiten führen direkt zu schnelleren Vertragsabschlüssen und einer früheren Umsatzrealisierung. Dafür müssen die verschiedenen Prüfungs- und Freigabephasen in Icertis optimiert, unnötige Schritte beseitigt und Wartezeiten verkürzt werden. Das steigert die Effizienz in der gesamten Organisation erheblich. ProcessMind bildet alle Freigabe-Workflows präzise ab und identifiziert konkrete Engpässe, überflüssige Schritte und ins Stocken geratene Freigaben. Die Lösung quantifiziert die Auswirkungen jeder Verzögerung. So können Teams Ursachen wie begrenzte Ressourcen oder Abhängigkeiten zwischen aufeinanderfolgenden Schritten ermitteln und Änderungen simulieren, um die Zykluszeit deutlich zu verkürzen, möglicherweise um 15-30 %.

Kürzere Verhandlungsphasen ermöglichen einen schnelleren Vertragsabschluss, eine frühere Umsatzgenerierung und eine bessere Reaktion auf Marktveränderungen. Ziel ist es, die Abstimmung mit Vertragspartnern und internen Beteiligten in Icertis zu vereinfachen, wiederholte Rückfragen zu verringern und die Zeit vom ersten Entwurf bis zur endgültigen Vereinbarung zu verkürzen. ProcessMind visualisiert alle Verhandlungsschleifen und identifiziert die Aktivitäten oder Ereignisse, die zu langen Zyklen beitragen. Die Analyse historischer Daten zeigt häufige Verzögerungsursachen wie wiederholte Änderungsmarkierungen oder fehlende Informationen. So können Teams gezielte Verbesserungen umsetzen, die Verhandlungszeiten um 10-25 % verkürzen und die Verhandlungsstrategie verbessern.

Eine höhere Compliance stellt sicher, dass alle Verträge internen Richtlinien, regulatorischen Anforderungen und rechtlichen Standards entsprechen. Dadurch sinken rechtliche Risiken, mögliche Bußgelder und Reputationsschäden. Dazu gehört, die Einhaltung festgelegter Regeln und Workflows während des gesamten Vertragslebenszyklus in Icertis zu überwachen, von der Erstellung bis zum Abschluss. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von vorgegebenen Richtlinien für das Vertragsmanagement und vom Happy Path. Die Lösung zeigt konkrete Fälle von Nichteinhaltung auf, etwa nicht freigegebene Klauseln oder ausgelassene Prüfschritte, und ermöglicht es Organisationen, Compliance-Lücken zu quantifizieren. Diese Erkenntnisse helfen, strengere Kontrollen einzuführen und die Einhaltungsquote um 20-40 % zu steigern. So wird die Vertragssteuerung insgesamt gestärkt.

Ein optimierter Verlängerungsprozess verhindert, dass Verträge unbeabsichtigt auslaufen, und ermöglicht rechtzeitige Verhandlungen über eine Verlängerung oder Beendigung. Ziel ist es, das Laufzeitende in Icertis vorausschauender und effizienter zu verwalten, den Verwaltungsaufwand zu senken und den Vertragswert zu maximieren. ProcessMind bildet Verlängerungs- und Beendigungs-Workflows vollständig ab und identifiziert verspätete Einleitungen, verpasste Fristen und ineffiziente Übergaben. Die Lösung macht Ursachen für Verzögerungen oder komplexe Abläufe sichtbar und unterstützt die Einführung automatisierter Benachrichtigungen und standardisierter Verfahren. Dadurch können pünktliche Verlängerungen um 10-20 % zunehmen und das Vertragsportfolio effizienter verwaltet werden.

Mehr Transparenz ermöglicht es Beteiligten, den genauen Status jedes Vertrags jederzeit zu kennen. Das unterstützt bessere Entscheidungen und eine vorausschauende Steuerung. Ziel ist es, Informationssilos abzubauen und für alle in Icertis verwalteten Verträge eine einzige, verlässliche Quelle der Wahrheit bereitzustellen, von der Einleitung bis zum Abschluss. So lassen sich Verzögerungen aufgrund fehlender Informationen verringern. ProcessMind erstellt eine visuelle Darstellung des gesamten Wegs jedes Vertrags und macht den aktuellen Status sowie den Fortschritt unmittelbar erkennbar. Die Lösung zeigt, wo Verträge ins Stocken geraten oder auf Eingaben warten. So können Führungskräfte Engpässe erkennen, bevor sie Zeitpläne erheblich beeinträchtigen. Diese Transparenz verbessert den Überblick über den Betrieb und erleichtert die Ressourcenplanung sowie die Abstimmung von Erwartungen.

Weniger Nacharbeit bei der Vertragserstellung senkt direkt die Kosten, verkürzt Prüfungszyklen in der Rechtsabteilung und beschleunigt den Vertragsabschluss. Ziel ist es, die Genauigkeit und Vollständigkeit der ersten Vertragsentwürfe in Icertis zu verbessern und umfangreiche Überarbeitungen sowie mehrere Korrekturschleifen vor der Freigabe zu vermeiden. ProcessMind identifiziert die Ursachen häufiger Überarbeitungen, etwa unklare Anforderungen, unvollständige Ausgangsdaten oder eine uneinheitliche Verwendung von Templates. Die Analyse wiederkehrender Überarbeitungsmuster und Rückkopplungsschleifen zeigt, in welchen Bereichen Schulungen oder Prozessanpassungen sinnvoll sind. So lässt sich die Nacharbeit möglicherweise um 20-35 % verringern und die Effizienz des Vertragserstellungsteams steigern.

Die Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen nach dem Vertragsabschluss ist entscheidend, um Vertragsstrafen zu vermeiden, Geschäftsbeziehungen zu pflegen und den vollen Vertragswert zu realisieren. Ziel ist es, die in Icertis-Verträgen festgelegten Verpflichtungen vorausschauend zu verwalten und zu überwachen, damit sie während der gesamten Vertragslaufzeit fristgerecht und regelkonform erfüllt werden. ProcessMind verfolgt Aktivitäten zur Erfüllung von Verpflichtungen und identifiziert Fälle, in denen Aufgaben verspätet oder nicht gemäß den Vertragsbedingungen ausgeführt werden. Die Lösung zeigt Prozesslücken oder Ressourcenprobleme auf, die eine fristgerechte Erfüllung verhindern. So können Organisationen die Erfüllungsquote um 15-25 % steigern und Risiken aufgrund von Verstößen gegen Vorgaben mindern.

Eine effiziente Ressourcenverteilung, insbesondere bei Rechtsberatenden und spezialisierten Prüfenden, verringert Leerlauf und verhindert Engpässe. So durchlaufen Verträge die Prüfungsphasen zügig. Ziel ist es, die Arbeitslast auszugleichen und Fachwissen im Vertragsmanagementprozess von Icertis wirksam einzusetzen, um die Produktivität des gesamten Teams zu steigern. ProcessMind bietet einen detaillierten Überblick über die Ressourcenauslastung bei verschiedenen Prüfungsaktivitäten und zeigt überlastete oder nicht ausgelastete Ressourcen auf. Die Lösung identifiziert Fälle, in denen einzelne Personen oder Teams zu Engpässen werden. Das ermöglicht eine bessere Verteilung der Arbeitslast und hilft, Schulungsbedarf zu erkennen. Diese Optimierung kann die Ressourceneffizienz um 10-20 % steigern und Prüfungszyklen verkürzen.

Die konsequente Verwendung von Standardvertrags-Templates senkt rechtliche Risiken, sorgt für einheitliche Vereinbarungen und beschleunigt die Vertragserstellung. Ziel ist es, Abweichungen von vorab freigegebenen Templates in Icertis zu minimieren, damit Verträge einheitlich erstellt werden und den festgelegten Organisationsstandards entsprechen. ProcessMind identifiziert und quantifiziert Fälle, in denen nicht standardisierte Klauseln oder Templates verwendet werden, und zeigt Häufigkeit sowie Auswirkungen solcher Abweichungen. Diese Muster helfen dabei, Vorgaben zur Template-Verwendung durchzusetzen und zu erkennen, wo Standard-Templates aktualisiert werden sollten. So kann die Einhaltung der Template-Vorgaben um 20-30 % steigen und der Prüfungsaufwand sinken.

Zügige Übergaben zwischen Abteilungen wie Rechtsabteilung, Beschaffung und Vertrieb sind entscheidend, damit Vertragsprozesse vorankommen und unnötige Verzögerungen vermieden werden. Ziel ist es, Reibungspunkte bei Übergängen im Vertragslebenszyklus von Icertis zu erkennen und zu beseitigen. Das fördert die Zusammenarbeit und verkürzt die Zykluszeiten. ProcessMind bildet Übergänge zwischen den am Vertragsprozess beteiligten Abteilungen visuell ab und quantifiziert Wartezeiten und Verzögerungen an jedem Übergabepunkt. Die Lösung zeigt, an welchen Schnittstellen zwischen Abteilungen Engpässe entstehen. So können Sie gezielt Kommunikation und Prozessschritte verbessern und Übergabeverzögerungen möglicherweise um 15-25 % verringern.

Eine genaue Prognose der Vertragsabschlussdaten ist für die Geschäftsplanung, die Umsatzrealisierung und die Ressourcenplanung entscheidend. Ziel ist es, besser vorherzusagen, wann die in Icertis verwalteten Verträge abgeschlossen werden. So lassen sich Finanzprognosen verlässlicher erstellen und Abläufe in der Organisation besser aufeinander abstimmen. ProcessMind analysiert historische Vertragsdurchlaufzeiten und ermittelt die wichtigsten Einflussfaktoren, etwa Vertragsart, Vertragspartner oder Komplexität. Die erkannten Muster und datenbasierten Erkenntnisse zu erwarteten Abschlusszeiten können die Prognosegenauigkeit um 10–20 % verbessern und so eine fundiertere strategische Planung und Ressourcenzuweisung ermöglichen.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des Vertragsmanagements

1

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Ihre Icertis-Daten exportieren
3

Ihren Datensatz hochladen
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Ihren Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
6

Ihre Fortschritte verfolgen
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Was zu tun ist

Laden Sie das speziell für das Vertragsmanagement entwickelte Excel-Template herunter. Es strukturiert Ihre Icertis-Daten so, dass sie sich korrekt analysieren lassen.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit der passenden Datenstruktur bereiten Sie Ihre Vertragsdaten korrekt auf und schaffen eine solide Grundlage für aussagekräftige Prozessanalysen.

Erwartetes Ergebnis

Ein vorformatiertes Excel-Template, in das Sie Ihre Icertis-Vertragsdaten eintragen können.

DAS ERWARTET SIE

Machen Sie den tatsächlichen Ablauf Ihrer Icertis-Verträge sichtbar

Machen Sie Ihre Vertrags-Workflows sichtbar und erkennen Sie, wo Verzögerungen und Compliance-Risiken entstehen. Unsere Plattform liefert die nötige Transparenz, um Ihr Icertis-System zu optimieren.
  • Vertrags-Workflows durchgängig visualisieren
  • Engpässe bei Freigaben genau identifizieren
  • Compliance und die Einhaltung von Governance-Vorgaben überwachen
  • Prüfungszyklen für Verträge effizienter gestalten
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Vertragsmanagement gezielt verbessern

Unsere Process-Mining-Lösungen decken Ineffizienzen und Engpässe im Vertragslebenszyklus auf. Grundlage dafür ist die detaillierte Analyse der Vertrags-ID-Daten aus Icertis. Die folgenden Ergebnisse zeigen typische Verbesserungen, die Organisationen durch die Optimierung ihrer Vertragsprozesse erzielen.

0 %
Schnellere Vertragsgenehmigungen

Kürzere Genehmigungsphase

Ermitteln und beseitigen Sie Engpässe in Ihren Genehmigungs-Workflows. So verkürzen Sie die Zeit, bis Verträge intern freigegeben werden.
0 %
Richtlinien konsequenter einhalten

Bessere Einhaltung interner Richtlinien

Erkennen Sie Abweichungen von Standardprozessen und Richtlinien im Vertragsmanagement automatisch. So verbessern Sie die Einhaltung und verringern Risiken in Ihrem Vertragsbestand.
0 %
Kürzere Verhandlungszyklen

Kürzere durchschnittliche Verhandlungsdauer

Analysieren Sie Verhandlungsmuster, um Verzögerungen und Bereiche mit hohem Nacharbeitsaufwand zu erkennen. So lassen sich Vereinbarungen mit Vertragspartnern schneller erzielen und Abschlüsse zügiger erreichen.
0 %
Weniger Verträge im Stillstand

Weniger Verträge, die im Prozess feststecken

Erhalten Sie aktuelle Erkenntnisse zu Verträgen, die stillstehen oder nur langsam vorankommen. So können Sie frühzeitig eingreifen, Verhandlungen voranbringen und Verzögerungen vermeiden.
0 %
Vertragliche Verpflichtungen besser erfüllen

Vertragliche Pflichten häufiger fristgerecht erfüllen

Verfolgen Sie, ob alle vertraglichen Verpflichtungen nach Vertragsabschluss fristgerecht erfüllt werden. So verringern Sie Risiken und verbessern die Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern.
0 %
Übergaben bei Prüfungen optimieren

Kürzere Wartezeiten bei der Rechtsprüfung

Ermitteln und beseitigen Sie Engpässe in Warteschlangen der Rechtsprüfung und bei Übergaben zwischen Abteilungen. So setzen Sie Ressourcen gezielter ein und bringen Verträge schneller voran.

Die Ergebnisse hängen von der Komplexität Ihrer Prozesse, der Datenqualität und Ihren strategischen Schwerpunkten ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen im Vertragsmanagement.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie weitere Daten nach Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung jedes Vertrags, der auf der Icertis-Plattform verwaltet wird.

Warum das wichtig ist

Dieser Primärschlüssel ermöglicht die Analyse des vollständigen Vertragsverlaufs und gewährleistet die Datenintegrität.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Vertragsaktivität abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die genaue Berechnung der Aktivitätsdauer und hilft, Verarbeitungszeit von Wartezeit zu unterscheiden.

Der Benutzer oder die Ressource, der beziehungsweise die für die Ausführung einer Vertragsaktivität verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Leistungsanalyse nach Benutzer oder Team und hilft, unausgewogene Arbeitslasten sowie Schulungsbedarf zu erkennen.

Die Abteilung, der der Verantwortliche für die Aktivität angehört.

Warum das wichtig ist

Erleichtert die Analyse der Abteilungsleistung und der Effizienz von Übergaben und macht abteilungsübergreifende Engpässe sichtbar.

Die Klassifizierung des Vertrags, zum Beispiel als Master Services Agreement oder Geheimhaltungsvereinbarung.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Segmentierung von Prozessen, um Lebenszyklen und Compliance bei verschiedenen Vereinbarungsarten zu vergleichen.

Der aktuelle Status oder die aktuelle Phase des Vertrags in seinem Lebenszyklus.

Warum das wichtig ist

Bietet einen Überblick über die Vertragspipeline und ist damit wichtig für die operative Überwachung und die Steuerung des Durchsatzes.

Der Gesamtwert des Vertrags.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht eine Priorisierung und wertbasierte Analyse, damit Verbesserungsmaßnahmen auf die finanziell bedeutendsten Verträge ausgerichtet werden können.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität markiert den offiziellen Beginn des Vertragslebenszyklus: Ein Benutzer aus dem Fachbereich fordert formell einen neuen Vertrag an. In der Regel wird dies als explizites Ereignis erfasst, wenn ein Benutzer auf der Icertis-Plattform ein Vertragsanfrageformular einreicht.

Warum das wichtig ist

Als Startpunkt des Prozesses ist dieses Ereignis entscheidend für die Messung der gesamten Vertragsdurchlaufzeit. Die Analyse von Anzahl und Art der Anfragen unterstützt die Ressourcen- und Bedarfsplanung.

Zeigt an, dass die Rechtsabteilung ihre Prüfung des Vertrags abgeschlossen hat. In der Regel wird dies als explizites Ereignis protokolliert, wenn ein juristischer Prüfer die ihm zugewiesene Aufgabe im Genehmigungs-Workflow abschließt.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist wichtig, um die Bearbeitungszeit der Rechtsprüfung zu messen und mögliche Kapazitätsengpässe im Rechtsteam zu erkennen. Sie unterstützt die KPI „Wartezeit bei der Rechtsprüfung“.

Markiert den Meilenstein, an dem alle erforderlichen internen Beteiligten den Vertrag genehmigt haben. Damit ist er für die externe Verhandlung oder Unterzeichnung bereit. Das Ereignis wird aus dem Gesamtstatus des Genehmigungs-Workflows abgeleitet, sobald dieser den Endstatus „Approved“ erreicht.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein schließt den internen Prüfungszyklus ab. Er bildet den Endpunkt für die KPI „Durchschnittliche Dauer der Genehmigungsphase“.

Diese Aktivität zeigt an, dass der externe Vertragspartner den Bedingungen zugestimmt und die endgültige Vertragsversion genehmigt hat. Sie kann als explizites Ereignis aus einem Kollaborationsportal stammen oder durch eine manuelle Statusänderung des Vertragsverantwortlichen erfasst werden.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein schließt die Verhandlungsphase ab. Er bildet den Endpunkt für die Berechnung der KPI „Durchschnittliche Verhandlungsdauer“ und gibt Aufschluss über die Effizienz der externen Abstimmung.

Diese Aktivität markiert den formellen Abschluss des Vertrags, sobald alle Parteien unterschrieben haben. Sie ist der zentrale Endpunkt des Prozesses vor der Unterzeichnung und wird über eine Integration mit einer E-Signatur-Plattform erfasst.

Warum das wichtig ist

Als wichtigstes Abschlussereignis bildet dies den Endpunkt für die KPI „Durchschnittliche Vertragsdurchlaufzeit“. Es zeigt den Zeitpunkt an, ab dem der Vertrag rechtsverbindlich und wirksam ist.

Markiert das Ende des Vertragslebenszyklus, entweder durch eine aktive Kündigung oder mit Erreichen des Ablaufdatums. Eine Kündigung ist ein explizites Ereignis, während der Ablauf anhand der Vertragsmetadaten berechnet wird.

Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis beendet den Vertragslebenszyklus. Es ist entscheidend für die Analyse von Verlängerungsquoten und die Messung der KPI „Fristgerechte Verlängerungs- und Kündigungsquote“.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre Icertis-Daten und visualisiert den tatsächlichen Vertragslebenszyklus. Dabei werden Engpässe bei Genehmigungen, Verhandlungen und Verlängerungen sichtbar. Außerdem zeigt die Analyse Abweichungen von Standardprozessen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial. So erkennen Sie, wo Verträge ins Stocken geraten und warum. Das hilft, Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Compliance zu verbessern.

Für den Einstieg benötigen wir vor allem Event Logs aus Icertis. Sie enthalten für jedes Ereignis die Case-ID, die Vertrags-ID, die Aktivität und den Timestamp. Damit lässt sich der vollständige Ablauf jedes Vertrags rekonstruieren. Zusätzliche Vertragsattribute, etwa Vertragsart oder -wert, ergänzen die Analyse.

Für Process Mining werden in der Regel historische Daten aus Icertis extrahiert, ohne die aktuelle Systemkonfiguration zu ändern. Das Process-Mining-Tool greift auf diese Daten zu, sodass der laufende Betrieb meist kaum beeinträchtigt wird. Im Mittelpunkt stehen der Datenexport und die anschließende Analyse, nicht eine herkömmliche Systemintegration.

Sie können mit deutlichen Verbesserungen bei wichtigen Leistungskennzahlen rechnen, etwa kürzeren Genehmigungszyklen und Verhandlungsphasen. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen, die Einhaltung von Richtlinien zu verbessern, Verlängerungsprozesse zu vereinfachen und den Vertragsstatus in Echtzeit besser im Blick zu behalten. Das führt zu effizienteren Abläufen und einer besseren Ressourcenzuweisung.

Die wichtigste technische Voraussetzung ist, dass sich Event-Log-Daten aus Icertis exportieren lassen, in der Regel über die Berichtsfunktionen oder einen direkten Datenbankzugriff. Sie benötigen Zugangsdaten und gegebenenfalls technische Unterstützung Ihres IT-Teams für den Datenexport. In Ihrer Icertis-Umgebung muss keine spezielle Hard- oder Software installiert werden.

Nach dem Datenexport und der ersten Aufbereitung, die je nach Komplexität der Daten einige Tage bis wenige Wochen dauern kann, lassen sich erste Erkenntnisse oft innerhalb von ein bis zwei weiteren Wochen gewinnen. In der ersten Phase wird der Ist-Prozess visualisiert und es werden offensichtliche Engpässe ermittelt. Eine detailliertere Analyse und die Entwicklung von Lösungen folgen anschließend.

Ja. Process Mining kann genau zeigen, wo und warum bei der Vertragserstellung in Icertis besonders häufig Nacharbeit anfällt. Die Analyse der Ereignisabfolge und der Benutzerinteraktionen macht deutlich, welche Phasen oder Abteilungen besonders viele Überarbeitungen verursachen. Auf dieser datenbasierten Grundlage können Sie gezielt Verbesserungen angehen und wiederholte Änderungen reduzieren.

Process Mining vergleicht die tatsächliche Ausführung Ihrer Vertragsprozesse automatisch mit den festgelegten internen Richtlinien und Sollprozessen. Dabei werden sämtliche Abweichungen erkannt, etwa übersprungene Genehmigungsschritte oder nicht autorisierte Änderungen. So können Sie Verstöße frühzeitig angehen und die konsequente Einhaltung Ihrer Vertragsrichtlinien sicherstellen.

Ja. Process Mining visualisiert die Arbeitsverteilung auf verschiedene Prüfungsphasen und Teams. So wird sichtbar, wo Ressourcen über- oder unterlastet sind. Die Analyse zeigt Engpässe aufgrund unausgewogener Ressourcenzuweisung und liefert eine Datenbasis für eine wirksamere Personalplanung. Dadurch läuft der Prozess reibungsloser und Verzögerungen durch fehlende oder falsch zugewiesene Prüfende lassen sich vermeiden.

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