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Ihr Vertragsmanagement optimieren

Optimieren Sie Ihre Icertis Vertrags-Workflows mit unserer 6-Schritte-Anleitung
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Herausforderungen (11) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Optimieren Sie Ihr Icertis Vertragsmanagement für verbesserte Compliance

Komplexe Genehmigungs-Workflows und Compliance-Herausforderungen können kritische Prozesse oft verlangsamen. Unsere Plattform hilft Ihnen, genaue Engpässe zu identifizieren und Überprüfungen zu optimieren. Verbessern Sie die gesamte Governance und transformieren Sie Ihren Lebenszyklus von der Initiierung bis zur Beendigung.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum Contract Management mit Icertis optimieren?

Effizientes Contract Management ist das Rückgrat erfolgreicher Geschäftsabläufe, insbesondere bei der Nutzung einer hochentwickelten Plattform wie Icertis Contract Intelligence. Obwohl Icertis leistungsstarke Funktionen zur Verwaltung Ihrer Verträge bietet, können die zugrunde liegenden Prozesse immer noch Ineffizienzen bergen, die zu erheblichen finanziellen und operativen Kosten führen. Unoptimierte Vertrags-Workflows können zu langen Genehmigungszyklen, verpassten Umsatzchancen, Compliance-Risiken und angespannten Beziehungen zu Vertragspartnern führen. Das Verstehen und Verfeinern dieser Prozesse ist entscheidend, um Ihre Investition in Icertis zu maximieren und sicherzustellen, dass Ihre Verträge Geschäftsziele vorantreiben und nicht behindern.

Wie Process Mining das Icertis Contract Management auf ein neues Level hebt

Process Mining bietet eine unvergleichliche, datengesteuerte Perspektive auf Ihre tatsächlichen Contract Management-Prozesse innerhalb von Icertis. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, analysiert Process Mining Event Logs direkt aus Ihrem Icertis-System, um jeden einzelnen Schritt im Lebenszyklus jedes Vertrages zu rekonstruieren. Dies ermöglicht Ihnen, den wahren End-to-End-Flow zu visualisieren und verborgene Engpässe in den Überprüfungs-, Genehmigungs- und Verhandlungsphasen aufzudecken. Sie können tatsächliche Vertrags-Durchlaufzeiten genau messen, spezifische Prozessabweichungen identifizieren und präzise bestimmen, wo Verzögerungen auftreten. Diese objektive Einsicht ist der Schlüssel, um zu verstehen, wie die Durchlaufzeit des Contract Management reduziert und eine echte Prozessoptimierung in Ihrer gesamten Organisation vorangetrieben werden kann.

Wichtige Verbesserungsbereiche, die durch Process Mining aufgedeckt werden

Durch die Anwendung von Process Mining auf Ihre Icertis Contract Management-Daten decken Sie spezifische Bereiche auf, die reif für Verbesserungen sind. Sie könnten feststellen, dass bestimmte Abteilungen oder einzelne Genehmiger konsequent Engpässe im internen Überprüfungsprozess verursachen oder dass bestimmte Vertragstypen immer längere Verhandlungsphasen aufweisen. Die Technologie kann nicht-konforme Aktivitäten aufzeigen, wie z.B. übersprungene obligatorische rechtliche Überprüfungen oder Abweichungen von Ihren Standardarbeitsanweisungen. Darüber hinaus ermöglicht Process Mining die Analyse der Effizienz von Phasen nach der Ausführung, wie z.B. die Überwachung von Verpflichtungen, die Bearbeitung von Änderungen oder Erneuerungs-Workflows. Diese Erkenntnisse liefern konkrete, umsetzbare Informationen zur Rationalisierung von Abläufen und zur Verbesserung der gesamten Vertragsgovernance.

Greifbare Ergebnisse erzielen: Vorteile optimierter Icertis-Prozesse

Die Anwendung von Process Mining auf Ihr Icertis Contract Management führt zu einer Vielzahl greifbarer Vorteile. Erwarten Sie eine signifikante Reduzierung der Vertrags-Durchlaufzeiten, was Ihre Time-to-Revenue beschleunigt und die gesamte operative Geschwindigkeit verbessert. Durch die Eliminierung von Engpässen und die Rationalisierung von Workflows erzielen Sie erhebliche Kosteneinsparungen durch reduzierten Verwaltungsaufwand und weniger Fehler, die kostspielige Nacharbeiten erfordern. Eine verbesserte Compliance wird Realität, da Process Mining proaktiv Risiken identifiziert und die Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen und interner Richtlinien sicherstellt. Darüber hinaus tragen eine bessere Governance, verbesserte Prüfbarkeit und eine stärkere Kontrolle über Vertragsbedingungen zu einem resilienteren und effizienteren Vertragsökosystem bei. Diese Verbesserungen verwandeln Ihre Vertragsfunktion in einen strategischen Vermögenswert, der sich direkt auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt.

Starten Sie Ihre Icertis Vertrags-Prozessoptimierungsreise

Der Beginn Ihrer Contract Management-Prozessoptimierungsreise mit Icertis und Process Mining ist ein strategischer Schritt in Richtung operativer Exzellenz. Dieser datengesteuerte Ansatz ermöglicht es Ihnen, über Vermutungen hinauszugehen und klare, umsetzbare Einblicke in Ihre wichtigsten Vertrags-Workflows zu gewinnen. Durch die Nutzung der bereits in Ihrem Icertis-System vorhandenen Daten erhalten Sie die Klarheit, die Sie für fundierte Entscheidungen, die Steigerung der Effizienz und die Etablierung einer erstklassigen Contract Management-Funktion benötigen. Beginnen Sie noch heute damit zu erkunden, wie Process Mining das volle Potenzial Ihrer Icertis-Investition ausschöpfen und zu kontinuierlicher Verbesserung führen kann.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verträge bleiben oft in langwierigen Genehmigungsschlangen stecken, was die Ausführung verzögert und die Umsatzrealisierung beeinträchtigt. Dies verlängert den gesamten Vertragslebenszyklus und führt zu verpassten Gelegenheiten und angespannten Beziehungen zu Stakeholdern.
ProcessMind analysiert Genehmigungs-Workflows innerhalb von Icertis, identifiziert spezifische Genehmiger, Abteilungen oder Bedingungen, die Verzögerungen verursachen. Es visualisiert die tatsächlichen Wege, die Verträge nehmen, und identifiziert nicht-konforme Genehmigungsabfolgen sowie Bereiche für Automatisierung oder Optimierung.

Langwierige Verhandlungen mit Vertragspartnern können die Vertragsausführung erheblich verzögern, die Umsatzgenerierung aufschieben und die Betriebskosten erhöhen. Wiederholte Überarbeitungen und ungelöste Knackpunkte verlängern die Zeit bis zur Unterschrift und beeinträchtigen die Geschäftsagilität negativ.
ProcessMind beleuchtet die Verhandlungsphase in Icertis, zeigt Muster von Überarbeitungen auf, identifiziert spezifische Klauseln, die häufige Änderungen verursachen, und quantifiziert die Auswirkungen jeder Verhandlungsrunde. Diese Erkenntnisse helfen, Verhandlungsstrategien und die Template-Nutzung zu optimieren.

Abweichungen von etablierten internen Vertragsrichtlinien, wie das Überspringen erforderlicher Überprüfungsschritte oder das Einholen von Genehmigungen außerhalb der Reihenfolge, setzen die Organisation rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Diese nicht-konformen Pfade bleiben oft unbemerkt, schaffen Audit-Schwachstellen und inkonsistente Vertragspraktiken über Abteilungen hinweg.
ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten innerhalb von Icertis und hebt jede Instanz hervor, in der ein Vertrag vom beabsichtigten, konformen Pfad abweicht. Dies ermöglicht die proaktive Identifizierung und Behebung von Richtlinienverstößen.

Verzögerungen bei der Verwaltung von Vertragsverlängerungen oder -kündigungen können zu automatischen Verlängerungen ungünstiger Bedingungen, entgangenen Einnahmen aus neuen Verträgen oder einer unnötigen Fortsetzung von Dienstleistungen führen. Dies resultiert in einem suboptimalen Vertragsportfolio-Management und potenziellen finanziellen Verlusten für die Organisation.
ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus, identifiziert Verträge, die sich ihrem Ablaufdatum nähern, und visualisiert den Erneuerungs- oder Kündigungsprozess. Es hebt Verzögerungen bei diesen Aktivitäten hervor und gewährleistet so rechtzeitige Maßnahmen und eine verbesserte Governance.

Stakeholder tun sich oft schwer, den Echtzeit-Status eines Vertrags zu bestimmen, was zu häufigen Anfragen, Kommunikationsaufwand und einer Ungenauigkeit bei der Prognose von Vertragsabschlüssen führt. Diese Intransparenz behindert ein proaktives Management und die Entscheidungsfindung über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg.
ProcessMind bietet eine objektive, end-to-end Sicht auf den Weg jedes Vertrags in Icertis, von der Initiierung bis zur Ausführung. Es zeigt genau, wo sich jeder Vertrag im Prozess befindet, identifiziert stockende Fälle und liefert datengestützte Einblicke in die Gesamtleistung.

Häufige Revisionen und umfangreiche Überarbeitungen deuten auf Ineffizienzen bei der ersten Entwurfserstellung oder mangelnde Klarheit der Anforderungen hin, was zu verschwendetem Aufwand und verlängerten Vertrags-Durchlaufzeiten führt. Diese Nacharbeit verbraucht wertvolle rechtliche und geschäftliche Ressourcen und erhöht unnötigerweise die Betriebskosten.
ProcessMind analysiert die Häufigkeit und Muster von Vertragsrevisionsaktivitäten innerhalb von Icertis und deckt Ursachen wie inkonsistente Vorlagen oder unklare Anfangsanweisungen auf. Es hilft, Bereiche zu identifizieren, in denen Standardisierung oder klarere Richtlinien Nacharbeiten reduzieren können.

Nach Vertragsunterzeichnung können kritische Verpflichtungen, wie z.B. Liefermeilensteine oder Berichtspflichten, übersehen werden, was zu Strafen, beschädigten Beziehungen oder dem Nichterreichen erwarteter Vorteile führen kann. Ohne klare Aufsicht bleiben die Compliance-Risiken hoch.
ProcessMind überwacht die Phase nach der Ausführung, einschließlich der Überwachung von Verpflichtungen und Compliance-Review-Aktivitäten, und identifiziert, wo diese Aufgaben verzögert oder unvollständig sind. Es bietet Transparenz über die Einhaltung von SLAs und anderen nachvertraglichen Verpflichtungen in Icertis.

Engpässe resultieren oft aus einer ungleichmäßigen Arbeitslastverteilung unter Rechtsberatern oder internen Prüfern, was bei einigen zu Überlastung und bei anderen zu Leerlauf führt. Diese ineffiziente Ressourcenzuweisung verzögert kritische Vertragsaktivitäten und verhindert die optimale Nutzung von qualifiziertem Personal.
ProcessMind bildet die Arbeitslast und den Durchsatz einzelner Prüfer oder Abteilungen während der Überprüfungsaktivitäten innerhalb von Icertis ab. Es identifiziert Engpässe, die durch Ressourcenbeschränkungen verursacht werden, und ermöglicht eine datengesteuerte Neuausrichtung der Aufgaben.

Der unkontrollierte Einsatz nicht-standardisierter Vertrags-Templates oder ad-hoc Entwurfspraktiken führt zu Inkonsistenzen, erhöht das Rechtsrisiko und erschwert die Compliance-Überwachung. Dies resultiert in einem fragmentierten Vertragsportfolio und einem höheren Verwaltungsaufwand.
Obwohl dies nicht direkt eine Aktivität ist, kann ProcessMind solche Situationen ableiten, indem es Variationen im Vertragsentwurf und nachfolgende Überarbeitungsaktivitäten analysiert. Es deckt ungewöhnliche Prozessabläufe in Icertis auf, die auf nicht-standardisierte Ansätze hindeuten, und zeigt so Bereiche auf, in denen die Einhaltung von Templates verstärkt werden muss.

Übergaben zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen, etwa von der Beschaffung zur Rechtsabteilung oder von dort zum Vertrieb, führen im Vertragsprozess häufig zu Verzögerungen und Kommunikationslücken. Diese Übergabepunkte werden zu versteckten Engpässen, die die gesamte Durchlaufzeit verlängern und Beteiligte frustrieren.
ProcessMind visualisiert den Fluss von Verträgen über verschiedene Abteilungen und Vertragsverantwortliche in Icertis. Es zeigt präzise auf, wo bei den Übergängen zwischen Aktivitäten Verzögerungen entstehen, und deckt so Ineffizienzen in der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit auf.

Ohne ein klares Verständnis der tatsächlichen Prozesszeiten und Engpässe wird die Vorhersage der Vertragsausführung schwierig. Ungenaue Prognosen können die Finanzplanung, Verkaufsziele und Projektzeitpläne stören, was zu verpassten Zielen und schlechten strategischen Entscheidungen führt.
ProcessMind analysiert historische Daten von Vertragsausführungsaktivitäten, identifiziert durchschnittliche Durchlaufzeiten und prognostiziert zukünftige Fertigstellungstermine basierend auf dem aktuellen Prozessstatus in Icertis. Dies ermöglicht zuverlässige, datengestützte Prognosefähigkeiten.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Kürzere Genehmigungszeiten führen direkt zu schnelleren Vertragsabschlüssen und einer höheren Umsatzrealisierung. Dieses Ziel bedeutet die Optimierung der verschiedenen Überprüfungs- und Genehmigungsphasen innerhalb von Icertis, die Eliminierung unnötiger Schritte und die Reduzierung von Wartezeiten, was die betriebliche Effizienz im gesamten Unternehmen erheblich steigert. ProcessMind bildet alle Genehmigungs-Workflows präzise ab, identifiziert spezifische Engpässe, redundante Schritte und Bereiche, in denen Genehmigungen stagnieren. Es quantifiziert die Auswirkungen jedes Verzögerungspunkts, wodurch Teams die Ursachen, wie Ressourcenengpässe oder sequentielle Abhängigkeiten, genau bestimmen und Änderungen simulieren können, um erhebliche Reduzierungen der Zykluszeit, potenziell um 15-30%, zu erreichen.

Die Beschleunigung der Verhandlungsphasen bedeutet einen schnelleren Vertragsabschluss, was zu einer schnelleren Umsatzgenerierung und einer verbesserten Marktreaktionsfähigkeit führt. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Interaktionen mit Vertragspartnern und internen Stakeholdern innerhalb von Icertis zu optimieren, den Hin- und Her-Austausch zu minimieren und die Gesamtzeit vom ersten Entwurf bis zur endgültigen Vereinbarung zu reduzieren.ProcessMind visualisiert alle Verhandlungsschleifen und identifiziert die spezifischen Aktivitäten oder Ereignisse, die zu verlängerten Zyklen beitragen. Durch die Analyse historischer Daten deckt es häufige Verzögerungsursachen auf, wie z.B. häufige Überarbeitungen oder fehlende Informationen, und ermöglicht es Teams, gezielte Verbesserungen umzusetzen, die die Verhandlungszeiten um 10-25% verkürzen und Verhandlungsstrategien verbessern können.

Eine höhere Compliance stellt sicher, dass alle Verträge mit internen Richtlinien, regulatorischen Anforderungen und rechtlichen Standards übereinstimmen. Dies reduziert rechtliche Risiken, potenzielle Bußgelder und Reputationsschäden. Es beinhaltet die Überwachung der Einhaltung definierter Regeln und Workflows während des gesamten Vertragslebenszyklus innerhalb von Icertis, vom Entwurf bis zur Ausführung.ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von den vorgeschriebenen Vertragsmanagement-Richtlinien und "Idealpfaden". Es hebt spezifische Fälle von Nicht-Compliance hervor, wie z.B. nicht genehmigte Klauseln oder übersprungene Überprüfungsschritte, was Organisationen ermöglicht, Compliance-Lücken zu quantifizieren. Diese Erkenntnisse helfen, strengere Kontrollen durchzusetzen und die Einhaltungsquoten um 20-40% zu verbessern, wodurch die gesamte Vertragsgovernance gestärkt wird.

Ein optimierter Erneuerungsprozess verhindert, dass Verträge unbeabsichtigt auslaufen, und sichert eine rechtzeitige Einbindung für Neuverhandlungen oder Beendigungen. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, das End-of-Life-Zyklusmanagement innerhalb von Icertis proaktiver und effizienter zu gestalten, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und den Vertragswert zu maximieren.ProcessMind bildet die vollständigen Erneuerungs- und Beendigungs-Workflows ab, identifiziert späte Initiierungen, verpasste Fristen und ineffiziente Übergaben. Es bietet Einblick in die Gründe für Verzögerungen oder Komplexitäten und ermöglicht die Implementierung automatisierter Warnungen und standardisierter Verfahren. Dies kann zu einer Verbesserung von 10-20% bei pünktlichen Erneuerungen und einem effizienteren Management des Vertragsportfolios führen.

Eine verbesserte Transparenz ermöglicht es Stakeholdern, jederzeit den genauen Status eines Vertrags zu kennen, was eine bessere Entscheidungsfindung und ein proaktives Management fördert. Dieses Ziel zielt darauf ab, Informationssilos zu beseitigen und eine einzige, genaue Quelle der Wahrheit für alle in Icertis verwalteten Verträge, von der Initiierung bis zum Abschluss, bereitzustellen, wodurch Verzögerungen aufgrund von Informationslücken reduziert werden.ProcessMind erstellt eine End-to-End-Visualisierung der Reise jedes Vertrags, die dessen aktuellen Status und Fortschritt sofort klar macht. Es hebt hervor, wo Verträge ins Stocken geraten sind oder auf Eingaben warten, was Managern ermöglicht, Engpässe zu identifizieren, bevor diese die Zeitpläne erheblich beeinflussen. Diese Transparenz verbessert das operative Bewusstsein erheblich und ermöglicht eine bessere Ressourcenplanung und Erwartungsfestlegung.

Die Senkung der Nacharbeitsquoten bei der Vertragserstellung führt direkt zu Kosteneinsparungen, verkürzten rechtlichen Prüfzyklen und einer schnelleren Vertragsfinalisierung. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Genauigkeit und Vollständigkeit der ersten Vertragsentwürfe in Icertis zu verbessern, wodurch der Bedarf an umfangreichen Überarbeitungen und mehreren Iterationen vor der Genehmigung minimiert wird. ProcessMind identifiziert die Grundursachen häufiger Überarbeitungen, wie unklare Anforderungen, unzureichende Ausgangsdaten oder inkonsistente Template-Nutzung. Durch die Analyse gängiger Überarbeitungsmuster und Feedback-Schleifen liefert es Einblicke in spezifische Bereiche für Schulungen oder Prozessanpassungen, wodurch die Nacharbeit potenziell um 20-35% reduziert und die Effizienz des Erstellungsteams verbessert werden kann.

Die Einhaltung aller vertraglichen Verpflichtungen nach Vertragsabschluss ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden, starke Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten und den vollen Vertragswert zu realisieren. Dieses Ziel konzentriert sich auf die proaktive Verwaltung und Überwachung der in Icertis-Verträgen eingegangenen Verpflichtungen, um deren fristgerechte Erfüllung und Compliance während der gesamten Vertragslaufzeit sicherzustellen. ProcessMind verfolgt Aktivitäten im Zusammenhang mit der Verpflichtungserfüllung und identifiziert Fälle, in denen Aufgaben verzögert oder nicht vertragsgemäß ausgeführt werden. Es kann Prozesslücken oder Ressourcenprobleme aufzeigen, die eine fristgerechte Compliance verhindern, und Unternehmen so ermöglichen, die Erfüllungsraten von Verpflichtungen um 15-25% zu verbessern und Risiken im Zusammenhang mit Non-Compliance zu mindern.

Eine effiziente Ressourcenzuweisung, insbesondere bei Rechts- und Spezialprüfern, minimiert Leerlaufzeiten und verhindert Engpässe, sodass Verträge die Überprüfungsphasen zügig durchlaufen. Dieses Ziel zielt darauf ab, Arbeitslasten auszugleichen und internes Fachwissen im Icertis-Vertragsmanagementprozess effektiv zu nutzen, um die Gesamtproduktivität des Teams zu verbessern.ProcessMind bietet eine detaillierte Ansicht der Ressourcennutzung über verschiedene Überprüfungsaktivitäten hinweg und hebt über- oder unterausgelastete Ressourcen hervor. Es identifiziert Fälle, in denen bestimmte Personen oder Teams zu Engpässen werden, was eine bessere Arbeitslastverteilung und die Identifizierung von Schulungsbedarfen ermöglicht. Diese Optimierung kann zu einer Verbesserung der Ressourceneffizienz um 10-20% und schnelleren Überprüfungszyklen führen.

Die Maximierung der Nutzung von Standard-Vertrags Templates reduziert rechtliche Risiken, verbessert die Konsistenz über alle Vereinbarungen hinweg und beschleunigt den Erstellungsprozess. Dieses Ziel zielt darauf ab, Abweichungen von vorab genehmigten Templates innerhalb von Icertis zu minimieren und sicherzustellen, dass Verträge einheitlich erstellt werden und den etablierten Unternehmensstandards entsprechen. ProcessMind kann Fälle identifizieren und quantifizieren, in denen nicht-standardmäßige Klauseln oder Templates verwendet werden, und dabei die Häufigkeit und Auswirkungen solcher Abweichungen hervorheben. Durch das Aufzeigen dieser Muster ermöglicht es die Durchsetzung von Template-Nutzungsrichtlinien und identifiziert Bereiche, in denen Standard-Templates aktualisiert werden müssen, was zu einer Erhöhung der Template-Einhaltung um 20-30% und einer reduzierten rechtlichen Prüfung führt.

Schnelle und reibungslose Übergaben zwischen Abteilungen wie Recht, Einkauf und Vertrieb sind entscheidend, um den Vertragsfortschritt aufrechtzuerhalten und unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Dieses Ziel konzentriert sich auf die Identifizierung und Behebung von Reibungspunkten bei Übergängen innerhalb des Icertis-Vertragslebenszyklus, um eine reibungslose Zusammenarbeit und schnellere Gesamtzykluszeiten zu gewährleisten. ProcessMind visualisiert die Übergänge zwischen verschiedenen am Vertragsprozess beteiligten Abteilungen und quantifiziert präzise Wartezeiten und Verzögerungen an jedem Übergabepunkt. Es zeigt spezifische Schnittstellen zwischen Abteilungen auf, die als Engpässe fungieren, und ermöglicht gezielte Interventionen zur Straffung der Kommunikation und der Prozessschritte, wodurch Übergabeverzögerungen potenziell um 15-25% reduziert werden können.

Eine genaue Prognose der Vertragsausführungstermine ist entscheidend für die Geschäftsplanung, Umsatzrealisierung und Ressourcenplanung. Dieses Ziel soll die Vorhersehbarkeit verbessern, wann in Icertis verwaltete Verträge finalisiert werden, um zuverlässigere Finanzprognosen und eine operationale Abstimmung im gesamten Unternehmen zu ermöglichen.ProcessMind analysiert historische Vertrags-Durchlaufzeiten und identifiziert die Schlüsselfaktoren, die die Ausführungsdauer beeinflussen, wie Vertragstyp, Vertragspartner oder Komplexität. Durch die Aufdeckung dieser Muster und die Bereitstellung datengesteuerter Einblicke in erwartete Abschlusszeiten trägt es dazu bei, die Prognosegenauigkeit um 10-20% zu verbessern und somit eine bessere strategische Planung und den Einsatz von Ressourcen zu ermöglichen.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Vertragsmanagement

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Vorlage herunterladen
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Ihre Icertis-Daten exportieren
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Ihren Fortschritt überwachen
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Was ist zu tun

Holen Sie sich die maßgeschneiderte Excel-Vorlage für das Vertragsmanagement. Diese Vorlage wurde entwickelt, um Ihre Icertis-Daten korrekt für die Analyse zu strukturieren.

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Bedeutung

Die Verwendung der richtigen Datenstruktur stellt sicher, dass Ihre Vertragsdaten präzise vorbereitet werden, und legt so eine solide Grundlage für eine aussagekräftige Prozessanalyse.

Erwartetes Ergebnis

Eine vorformatierte Excel-Vorlage, die bereit ist, Ihre Icertis-Vertragsdaten aufzunehmen.

WAS SIE ERHALTEN

Den wahren Pfad Ihrer Icertis Verträge aufdecken

Erleben Sie, wie Ihre Vertrags-Workflows lebendig werden und aufzeigen, wo Verzögerungen auftreten und Compliance-Risiken entstehen. Unsere Plattform bietet die nötige Klarheit, um Ihr Icertis-System zu optimieren.
  • Visualisieren Sie End-to-End Vertrags-Workflows
  • Genaue Engpässe in Genehmigungsprozessen identifizieren
  • Compliance und Governance-Einhaltung überwachen
  • Vertragsprüfzyklen straffen
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Exzellenz im Vertragsmanagement erreichen

Unsere Process Mining Lösungen decken Ineffizienzen und Engpässe in Ihrem Vertragsmanagement-Lebenszyklus auf, basierend auf einer detaillierten Analyse der Contract ID Daten aus Icertis. Diese Ergebnisse zeigen die typischen Verbesserungen, die Unternehmen durch die Optimierung ihrer Vertragsprozesse erzielen.

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Schnellere Vertragsgenehmigungen

Reduzierung in der Genehmigungsphase

Engpässe in Ihren Genehmigungs-Workflows präzise identifizieren und beseitigen, um die interne Freigabezeit von Verträgen drastisch zu verkürzen.
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Bessere Richtlinientreue

Verbesserte Compliance mit internen Richtlinien

Abweichungen von Standard-Vertragsprozessen und -richtlinien automatisch identifizieren, um eine höhere Einhaltung zu gewährleisten und Risiken in Ihrem gesamten Vertragsportfolio zu reduzieren.
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Kürzere Verhandlungszyklen

Verringerung der durchschnittlichen Verhandlungsdauer

Verhandlungsmuster analysieren, um Verzögerungen und Bereiche mit hohem Nacharbeitsaufwand zu identifizieren, was zu einer schnelleren Einigung über Konditionen mit Vertragspartnern und einem schnelleren Geschäftsabschluss führt.
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Reduzierte blockierte Verträge

Weniger Verträge stecken im Prozess fest

Echtzeit-Einblicke in Verträge gewinnen, die ins Stocken geraten oder langsam vorankommen, um proaktiv einzugreifen, Geschäfte am Laufen zu halten und Verzögerungen zu verhindern.
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Höhere Verpflichtungseinhaltung

Verbesserte Erfüllung vertraglicher Pflichten

Verfolgen und stellen Sie sicher, dass alle vertraglichen Verpflichtungen nach Vertragsabschluss pünktlich erfüllt werden, um Risiken zu minimieren und Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern zu verbessern.
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Optimierte Übergaben bei Reviews

Reduzierung der Wartezeiten bei der rechtlichen Prüfung

Engpässe in rechtlichen Prüfschleifen und bei der Übergabe zwischen Abteilungen identifizieren und beseitigen, um eine optimale Ressourcennutzung und schnellere Vertragsbearbeitung zu gewährleisten.

Die Ergebnisse variieren je nach Ihrer spezifischen Prozesskomplexität, Datenqualität und strategischen Fokusbereichen. Diese Zahlen repräsentieren typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen im Vertragsmanagement beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Kennung für jeden Vertrag, der innerhalb der Icertis Plattform verwaltet wird.

Bedeutung

Dies ist der Primärschlüssel für die Prozessanalyse, der die Verfolgung des gesamten Vertragsverlaufs ermöglicht und die Datenintegrität sicherstellt.

Der Timestamp, der angibt, wann eine spezifische Vertragsaktivität abgeschlossen wurde.

Bedeutung

Ermöglicht die präzise Berechnung von Aktivitätsdauern und hilft, zwischen Bearbeitungszeit und Wartezeit zu unterscheiden.

Der Benutzer oder die Ressource, die für die Ausführung einer Vertragsaktivität verantwortlich ist.

Bedeutung

Es ermöglicht eine Leistungsanalyse nach Benutzer oder Team und hilft, Ungleichgewichte in der Arbeitslast und Schulungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Die Abteilung, zu der der Aktivitätsinhaber gehört.

Bedeutung

Erleichtert die Analyse der Abteilungsleistung und Übergabeeffizienz und hebt abteilungsübergreifende Engpässe hervor.

Die Klassifizierung des Vertrags, wie zum Beispiel Rahmen-Dienstleistungsvertrag (Master Services Agreement) oder Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement).

Bedeutung

Ermöglicht die Prozesssegmentierung, um Lebenszyklen und Compliance über verschiedene Arten von Vereinbarungen hinweg zu vergleichen.

Der aktuelle Status oder die Phase des Vertrags in seinem Lebenszyklus.

Bedeutung

Bietet eine übergeordnete Sicht auf die Vertrags-Pipeline, unerlässlich für die operative Überwachung und die Steuerung des Durchsatzes.

Der monetäre Gesamtwert des Vertrags.

Bedeutung

Ermöglicht Priorisierung und wertbasierte Analyse, die dabei hilft, Verbesserungsbemühungen auf die finanziell bedeutendsten Verträge zu konzentrieren.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert den offiziellen Start des Vertragslebenszyklus, wenn ein Geschäftsanwender formal einen neuen Vertrag anfordert. Dies wird typischerweise als expliziter Event erfasst, wenn ein Benutzer ein Vertragsanfrageformular innerhalb der Icertis Plattform einreicht.

Bedeutung

Als Prozessstart ist dieses Ereignis wesentlich für die Messung der gesamten Vertrags-Durchlaufzeit. Die Analyse des Volumens und der Art der Anfragen hilft bei der Ressourcenplanung und dem Nachfragemanagement.

Zeigt an, dass die Rechtsabteilung die Prüfung des Vertrags abgeschlossen hat. Dies ist typischerweise ein expliziter Event, der protokolliert wird, wenn ein Rechtsprüfer seine zugewiesene Aufgabe im Genehmigungs-Workflow abschließt.

Bedeutung

Diese Aktivität ist entscheidend für die Messung der Bearbeitungszeit rechtlicher Prüfungen und die Identifizierung potenzieller Kapazitätsengpässe im Rechtsteam. Sie unterstützt den KPI 'Legal Review Wait Time'.

Markiert den Meilenstein, an dem alle erforderlichen internen Stakeholder den Vertrag genehmigt haben, wodurch dieser für externe Verhandlungen oder die Unterschrift bereit ist. Dies wird aus dem Gesamtstatus des Genehmigungs-Workflows abgeleitet, der einen finalen 'Genehmigt'-Status erreicht.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der den internen Review-Zyklus abschließt. Er ist der Endpunkt für die Messung des KPI 'Average Approval Phase Duration'.

Diese Aktivität bedeutet, dass der externe Vertragspartner den Bedingungen zugestimmt und die endgültige Version des Vertrags genehmigt hat. Dies kann ein expliziter Event aus einem Kollaborationsportal oder eine manuelle Statusaktualisierung durch den Vertragsinhaber sein.

Bedeutung

Dieser Meilenstein schließt die Verhandlungsphase ab. Er dient als Endpunkt für die Berechnung des KPI 'Average Negotiation Cycle Time', der die Effizienz externer Interaktionen hervorhebt.

Diese Aktivität markiert die formale Ausführung des Vertrags, wenn alle Parteien unterzeichnet haben. Sie ist der primäre Erfolgsendpunkt des Vor-Unterschrift-Prozesses und wird über die Integration mit einer E-Signatur-Plattform erfasst.

Bedeutung

Als primäres Abschlussereignis ist dies der Endpunkt für den KPI 'Durchschnittliche Vertrags-Durchlaufzeit'. Es kennzeichnet den Zeitpunkt, an dem der Vertrag rechtsverbindlich und aktiv wird.

Markiert das Ende des Vertragslebenszyklus, entweder durch einen aktiven Kündigungsprozess oder durch Erreichen des Ablaufdatums. Die Kündigung ist ein expliziter Event, während das Ablaufdatum ein berechneter Event basierend auf Vertragsmetadaten ist.

Bedeutung

Dies ist ein Terminal-Event für den Vertragslebenszyklus. Es ist entscheidend für die Analyse von Verlängerungsraten und die Messung des KPI 'On-Time Renewal/Termination Rate'.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre Icertis Daten, um den tatsächlichen Vertragslebenszyklus zu visualisieren und Engpässe bei Genehmigungen, Verhandlungen und Verlängerungen zu identifizieren. Es deckt Abweichungen von Standardprozessen auf und zeigt Bereiche für Effizienzsteigerungen auf. Dies hilft Ihnen zu verstehen, wo Verträge stocken und warum, was zu schnelleren Zyklen und einer besseren Compliance führt.

Für den Anfang benötigen wir hauptsächlich Event Logs aus Icertis, die den Case Identifier, Contract ID, Activity und Timestamp für jeden Event enthalten. Diese Daten ermöglichen es uns, den vollständigen Verlauf jedes Vertrags zu rekonstruieren. Wir profitieren auch von zusätzlichen Attributdaten zu den Verträgen, wie Vertragstyp oder -wert, um unsere Analyse zu bereichern.

Die Implementierung von Process Mining beinhaltet in der Regel die Extraktion historischer Daten aus Icertis, ohne Ihre aktuelle Systemkonfiguration zu ändern. Das Process Mining Tool verbindet sich mit diesen Daten, sodass es normalerweise zu minimalen Beeinträchtigungen Ihres Live-Betriebs kommt. Der Fokus liegt auf der Datenextraktion und der anschließenden Analyse, nicht auf einer Systemintegration im herkömmlichen Sinne.

Sie können erhebliche Verbesserungen bei wichtigen Leistungsindikatoren erwarten, wie etwa reduzierte Genehmigungszeiten für Verträge und kürzere Verhandlungsphasen. Die gewonnenen Erkenntnisse tragen dazu bei, die Richtlinien-Compliance zu verbessern, Verlängerungsprozesse zu optimieren und die Echtzeit-Sichtbarkeit des Vertragsstatus zu erhöhen. Letztendlich führt dies zu effizienteren Abläufen und einer besseren Ressourcenallokation.

Die wichtigste technische Voraussetzung ist die Möglichkeit, Event Log Daten aus Icertis zu extrahieren, typischerweise über dessen Reporting-Funktionen oder direkten Datenbankzugriff. Sie benötigen Zugangsdaten und möglicherweise technische Unterstützung von Ihrem IT-Team für den Datenexport. Es muss keine spezifische Hard- oder Software direkt in Ihrer Icertis-Umgebung installiert werden.

Nach der Datenextraktion und ersten Vorbereitung, die je nach Datenkomplexität einige Tage bis zu ein paar Wochen dauern kann, können erste Erkenntnisse oft innerhalb von ein oder zwei weiteren Wochen gewonnen werden. Die erste Phase konzentriert sich auf die Visualisierung des Ist-Prozesses und die Identifizierung offensichtlicher Engpässe. Eine tiefergegehende Analyse und Lösungsentwicklung folgen danach.

Ja, Process Mining kann präzise aufzeigen, wo und warum Nacharbeit beim Vertragsentwurf in Icertis am häufigsten auftritt. Durch die Analyse der Abfolge von Ereignissen und Benutzerinteraktionen werden spezifische Phasen oder Abteilungen hervorgehoben, die am meisten zu Überarbeitungen beitragen. Diese datengestützte Erkenntnis ermöglicht es Ihnen, Verbesserungen direkt anzusteuern und so die Notwendigkeit wiederholter Änderungen zu reduzieren.

Process Mining vergleicht automatisch die tatsächliche Ausführung Ihrer Vertragsprozesse mit Ihren definierten internen Richtlinien und idealen Prozessmodellen. Es identifiziert jede Abweichung, wie übersprungene Genehmigungsschritte oder unbefugte Änderungen. Dies hilft Ihnen, nicht-konformes Verhalten proaktiv anzugehen und eine konsistente Einhaltung Ihrer Vertragsrichtlinien durchzusetzen.

Absolut. Process Mining visualisiert die Arbeitslastverteilung über verschiedene Überprüfungsphasen und Teams hinweg und zeigt auf, wo Ressourcen über- oder unterausgelastet sind. Durch die Identifizierung von Engpässen, die durch Ressourcenungleichgewichte entstehen, liefert es Daten, um Personal effektiver neu zuzuweisen. Dies gewährleistet einen reibungsloseren Prozessablauf und verhindert Verzögerungen, die durch unzureichende oder falsch zugewiesene Prüfer verursacht werden.

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