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Optimice la gestión de contratos en Icertis para garantizar el cumplimiento
Los complejos flujos de aprobación y los retos de cumplimiento suelen ralentizar procesos críticos. Nuestra plataforma le ayuda a localizar los cuellos de botella y agilizar las revisiones. Mejore la gobernanza general y optimice todo el ciclo, desde el inicio hasta la finalización.
Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.
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¿Por qué optimizar la gestión de contratos con Icertis?
Una gestión eficaz de los contratos es fundamental para que las operaciones empresariales tengan éxito, sobre todo cuando se utiliza una plataforma avanzada como Icertis Contract Intelligence. Icertis ofrece funciones completas para gestionar contratos, pero los procesos subyacentes aún pueden presentar ineficiencias que generan costes financieros y operativos considerables. Los flujos de trabajo de contratos sin optimizar pueden alargar los ciclos de aprobación, hacer perder oportunidades de ingresos, aumentar los riesgos de incumplimiento y deteriorar las relaciones con las contrapartes. Comprender y perfeccionar estos procesos es esencial para aprovechar al máximo la inversión en Icertis y lograr que los contratos impulsen los objetivos empresariales en lugar de obstaculizarlos.
Cómo Process Mining potencia la gestión de contratos en Icertis
Process Mining ofrece una perspectiva objetiva y basada en datos de los procesos reales de gestión de contratos en Icertis. En lugar de basarse en suposiciones o casos aislados, analiza directamente los registros de eventos de Icertis para reconstruir cada paso del ciclo de vida de cada contrato. Así puede visualizar el flujo completo de principio a fin y detectar cuellos de botella ocultos en las etapas de revisión, aprobación y negociación. También puede medir con precisión los tiempos de ciclo reales, identificar desviaciones concretas del proceso y localizar exactamente dónde se producen las demoras. Esta información objetiva permite entender cómo reducir el tiempo de ciclo de la gestión de contratos y optimizar los procesos en toda la organización.
Principales oportunidades de mejora que revela Process Mining
Al aplicar Process Mining a los datos de gestión de contratos de Icertis, puede detectar áreas concretas con potencial de mejora. Por ejemplo, puede descubrir que ciertos departamentos o responsables de aprobación generan cuellos de botella de forma recurrente durante las revisiones internas, o que algunos tipos de contrato siempre pasan por negociaciones más largas. La tecnología puede señalar actividades que incumplen las políticas, como omitir revisiones jurídicas obligatorias, y desviaciones de los procedimientos operativos establecidos. Además, Process Mining permite analizar la eficiencia de las etapas posteriores a la firma, como el seguimiento de obligaciones, la tramitación de modificaciones o los flujos de renovación. Esta información ofrece datos concretos y útiles para la acción, con los que puede agilizar las operaciones y mejorar la gobernanza general de los contratos.
Resultados concretos: ventajas de optimizar los procesos en Icertis
La aplicación de Process Mining a la gestión de contratos en Icertis ofrece beneficios tangibles. Puede reducir considerablemente los tiempos de ciclo de los contratos, acelerar la generación de ingresos y mejorar la agilidad operativa. Al eliminar cuellos de botella y agilizar los flujos de trabajo, puede reducir costes gracias a una menor carga administrativa y a menos errores que requieran retrabajo costoso. Process Mining también ayuda a detectar riesgos de forma proactiva y a garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y las políticas internas. Además, una mejor gobernanza, una mayor facilidad para realizar auditorías y un control más sólido de las condiciones contractuales contribuyen a crear un ecosistema de contratos más resiliente y eficiente. Estas mejoras convierten la función de gestión de contratos en un activo estratégico que repercute directamente en los resultados de la organización.
Cómo comenzar a optimizar los procesos de contratos en Icertis
Iniciar con Icertis y Process Mining la optimización de los procesos de gestión de contratos es una decisión estratégica para alcanzar la excelencia operativa. Este enfoque basado en datos permite dejar atrás las conjeturas y obtener información clara y útil para la acción sobre los flujos de trabajo de contratos más importantes. Al aprovechar los datos que ya están en Icertis, podrá tomar decisiones fundamentadas, impulsar la eficiencia y establecer una función de gestión de contratos de primer nivel. Descubra cómo Process Mining puede ayudarle a aprovechar todo el potencial de su inversión en Icertis y a mejorar continuamente.
La ruta de mejora de 6 pasos para la gestión de contratos
Descargue el Template
Qué hacer
Obtenga el Template de Excel adaptado a la gestión de contratos. Está diseñado para estructurar correctamente los datos de Icertis y facilitar su análisis.
Por qué es importante
Una estructura de datos adecuada permite preparar correctamente los datos de sus contratos y sentar una base sólida para analizar el proceso.
Resultado esperado
Un Template de Excel con formato predefinido, listo para recibir los datos de sus contratos de Icertis.
Exporte los datos de Icertis
Qué hacer
Extraiga entre 3 y 6 meses de datos históricos de contratos de su sistema Icertis. Complete el Template descargado con los eventos reales del ciclo de vida de los contratos.
Por qué es importante
Contar con datos históricos completos de Icertis es fundamental para identificar cuellos de botella recurrentes y comprender el rendimiento anterior de los flujos de trabajo de gestión de contratos.
Resultado esperado
Un Template completado con datos históricos recientes de gestión de contratos de Icertis.
Cargue su conjunto de datos
Qué hacer
Cargue en ProcessMind el Template de datos completado. La plataforma procesa de forma segura los datos de sus contratos de Icertis para analizarlos automáticamente.
Por qué es importante
La carga segura de sus datos pone en marcha el análisis y transforma rápidamente los datos sin procesar en conclusiones útiles para la acción, sin trabajo manual.
Resultado esperado
Los datos de sus contratos de Icertis ya están cargados y el procesamiento automático ha comenzado para realizar un análisis detallado.
Analice su proceso
Qué hacer
Explore los Dashboards generados automáticamente para visualizar el flujo del proceso de gestión de contratos. Revise las recomendaciones de IA para identificar mejoras concretas.
Por qué es importante
Visualizar el ciclo de vida de sus contratos en Icertis permite detectar ineficiencias ocultas, mientras que la información generada por IA señala dónde mejorar el cumplimiento y agilizar el proceso.
Resultado esperado
Una visión clara de los cuellos de botella del ciclo de vida de los contratos y recomendaciones de IA para optimizarlo.
Implemente mejoras
Qué hacer
Priorice e implemente las oportunidades identificadas para agilizar los flujos de trabajo de gestión de contratos en Icertis, centrándose en áreas clave como los ciclos de aprobación.
Por qué es importante
Aplicar las conclusiones permite reducir directamente los tiempos de ciclo de los contratos, mitigar los riesgos de incumplimiento y mejorar la eficiencia general en Icertis.
Resultado esperado
Cambios útiles para la acción implementados en los procesos de gestión de contratos de Icertis, con mejoras cuantificables.
Supervise su progreso
Qué hacer
Vuelva a cargar periódicamente en ProcessMind los datos actualizados de sus contratos de Icertis. Haga un seguimiento continuo del impacto de los cambios y mida las mejoras en los KPI.
Por qué es importante
La supervisión continua permite mantener las mejoras, detectar pronto los nuevos problemas y hacer evolucionar constantemente el proceso de gestión de contratos.
Resultado esperado
Optimización continua y mejoras verificadas en los KPI de gestión de contratos de Icertis a lo largo del tiempo.
QUÉ OBTENDRÁ
Descubra cómo se gestionan realmente sus contratos en Icertis
- Visualice los flujos de trabajo de contratos de principio a fin
- Identifique los cuellos de botella concretos en las aprobaciones
- Supervise el cumplimiento y la adhesión a las políticas de gobernanza
- Agilice los ciclos de revisión de contratos
RESULTADOS HABITUALES
Gestión de contratos de excelencia
Nuestras soluciones de Process Mining detectan ineficiencias y cuellos de botella en el ciclo de vida de la gestión de contratos mediante un análisis detallado de los datos del ID del contrato en Icertis. Estos resultados muestran las mejoras que suelen obtener las organizaciones al optimizar sus procesos de gestión de contratos.
Reducción de la duración de la fase de aprobación
Identifique y elimine los cuellos de botella en los flujos de trabajo de aprobación para reducir considerablemente el tiempo que tardan los contratos en recibir la aprobación interna.
Mejor cumplimiento de las políticas internas
Identifique automáticamente las desviaciones respecto de los procesos y las políticas estándar para los contratos, mejore su cumplimiento y reduzca los riesgos en toda su cartera de contratos.
Reducción de la duración media de las negociaciones
Analice los patrones de negociación para detectar retrasos y etapas con mucho retrabajo. Así podrá acordar las condiciones más rápido con las contrapartes y cerrar los acuerdos antes.
Menos contratos atascados en el proceso
Obtenga información actualizada sobre los contratos estancados o que avanzan lentamente. Así podrá intervenir a tiempo para que los acuerdos sigan avanzando y evitar retrasos.
Más obligaciones contractuales completadas
Haga un seguimiento de las obligaciones contractuales posteriores a la formalización y asegúrese de que se cumplan a tiempo. Así reducirá los riesgos y mejorará las relaciones con sus socios comerciales.
Reducción de los tiempos de espera para la revisión jurídica
Identifique y resuelva los cuellos de botella en las colas de revisión jurídica y en los traspasos entre departamentos. Así se aprovechan mejor los recursos y los contratos avanzan más rápido.
Los resultados varían según la complejidad de su proceso, la calidad de los datos y las áreas estratégicas prioritarias. Estas cifras reflejan las mejoras habituales observadas en distintas implementaciones de gestión de contratos.
Datos recomendados
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
Process Mining analiza los datos de Icertis para visualizar el ciclo de vida real de los contratos e identificar cuellos de botella en las aprobaciones, negociaciones y renovaciones. También revela desviaciones respecto de los procesos estándar y señala dónde se puede ganar eficiencia. Así podrá comprender dónde se atascan los contratos y por qué, para reducir los tiempos de ciclo y mejorar el cumplimiento.
Para empezar, necesitamos principalmente el Registro de eventos de Icertis, que incluye el identificador del caso, el ID del contrato, la actividad y la marca de tiempo de cada evento. Estos datos permiten reconstruir el recorrido completo de cada contrato. También resulta útil contar con Atributos adicionales, como el tipo o el valor del contrato, para enriquecer el análisis.
La implementación de Process Mining suele consistir en extraer datos históricos de Icertis, sin modificar la configuración actual del sistema. La herramienta de Process Mining se conecta a esos datos, por lo que normalmente apenas afecta a las operaciones en curso. El trabajo se centra en extraer y analizar los datos, no en integrar sistemas en el sentido tradicional.
Puede esperar mejoras importantes en indicadores clave de rendimiento, como la reducción de los tiempos de ciclo de aprobación de contratos y el acortamiento de las fases de negociación. La información obtenida ayuda a mejorar el cumplimiento de las políticas, agilizar las renovaciones y tener una visión más actualizada del estado de los contratos. En definitiva, permite operar con mayor eficiencia y asignar mejor los recursos.
El principal requisito técnico es poder extraer el Registro de eventos de Icertis, normalmente mediante sus funciones de generación de informes o el acceso directo a la base de datos. Necesitará credenciales de acceso y, posiblemente, el apoyo técnico de su equipo de TI para exportar los datos. No es necesario instalar hardware ni software específico en el entorno de Icertis.
La extracción y preparación inicial de los datos puede llevar desde unos días hasta un par de semanas, según su complejidad. Después, las primeras conclusiones suelen estar disponibles en una o dos semanas. La fase inicial se centra en visualizar el proceso actual e identificar los cuellos de botella más evidentes. A continuación, se profundiza en el análisis y se desarrollan soluciones.
Sí. Process Mining puede identificar con precisión dónde y por qué se repite el retrabajo al redactar contratos en Icertis. Al analizar la secuencia de eventos y las interacciones de los usuarios, señala las etapas o los departamentos que más contribuyen a las revisiones. Esta información basada en datos permite orientar las mejoras y reducir la necesidad de hacer cambios repetidos.
Process Mining compara automáticamente la ejecución real de sus procesos de gestión de contratos con las políticas internas definidas y los modelos de proceso previstos. Identifica cada desviación, como la omisión de pasos de aprobación o los cambios no autorizados. Así podrá abordar de forma proactiva los incumplimientos y promover la aplicación coherente de las directrices para sus contratos.
Sí. Process Mining visualiza cómo se distribuye la carga de trabajo entre las distintas etapas de revisión y los equipos, y muestra dónde se utilizan los recursos en exceso o por debajo de su capacidad. Al identificar los puntos de congestión causados por desequilibrios en los recursos, aporta datos para reasignar al personal de forma más eficaz. Así se facilita el flujo del proceso y se evitan retrasos por falta de revisores o por una asignación inadecuada.
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