Mejore su gestión de contratos
Optimice la gestión de contratos de Icertis para garantizar el cumplimiento
Los Workflows de aprobación complejos y los desafíos de cumplimiento pueden ralentizar los procesos críticos. Nuestra plataforma le ayuda a identificar cuellos de botella concretos y agilizar las revisiones. Mejore la gobernanza general y transforme su ciclo de vida desde el inicio hasta la terminación.
Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.
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¿Por qué optimizar la gestión de contratos con Icertis?
Una gestión de contratos eficaz es la base de unas operaciones empresariales exitosas, especialmente cuando se utiliza una plataforma avanzada como Icertis Contract Intelligence. Aunque Icertis ofrece sólidas capacidades para gestionar sus contratos, los procesos subyacentes aún pueden contener ineficiencias que generan costos financieros y operativos importantes. Los Workflows de contratos no optimizados pueden provocar ciclos de aprobación prolongados, oportunidades de ingresos perdidas, riesgos de incumplimiento y relaciones tensas con las contrapartes. Comprender y perfeccionar estos procesos es fundamental para maximizar su inversión en Icertis y garantizar que sus contratos impulsen, en lugar de obstaculizar, sus objetivos empresariales.
Cómo Process Mining potencia la gestión de contratos en Icertis
Process Mining ofrece una perspectiva basada en datos, sin precedentes, sobre sus procesos reales de gestión de contratos en Icertis. En lugar de basarse en suposiciones o testimonios aislados, Process Mining analiza directamente los registros de eventos de su sistema Icertis para reconstruir cada paso del ciclo de vida de cada contrato. Esto le permite visualizar el flujo real de principio a fin y descubrir cuellos de botella ocultos en las etapas de revisión, aprobación y negociación. Puede medir con precisión los tiempos reales de ciclo de los contratos, identificar desviaciones específicas del proceso y localizar exactamente dónde se producen los retrasos. Esta visión objetiva es clave para comprender cómo reducir el tiempo de ciclo de la gestión de contratos y lograr una verdadera optimización de los procesos en toda su organización.
Principales áreas de mejora descubiertas mediante Process Mining
Al aplicar Process Mining a los datos de gestión de contratos de Icertis, descubrirá áreas concretas con un gran potencial de mejora. Puede detectar que determinados departamentos o personas responsables de aprobar generan cuellos de botella de forma constante en la revisión interna, o que ciertos tipos de contrato siempre atraviesan fases de negociación más largas. La tecnología puede destacar actividades que no cumplen las normas, como omitir revisiones jurídicas obligatorias o desviarse de los procedimientos operativos estándar. Además, Process Mining le permite analizar la eficiencia de las fases posteriores a la ejecución, como el seguimiento de obligaciones, la gestión de modificaciones o los Workflows de renovación. Estos datos proporcionan información concreta y útil para agilizar las operaciones y mejorar la gobernanza general de los contratos.
Resultados tangibles: ventajas de optimizar los procesos de Icertis
La aplicación de Process Mining a su gestión de contratos en Icertis ofrece numerosos beneficios tangibles. Espere una reducción significativa de los tiempos de ciclo de los contratos, lo que acelerará la generación de ingresos y mejorará la velocidad operativa general. Al eliminar cuellos de botella y agilizar los Workflows, logrará ahorros sustanciales gracias a la reducción de la carga administrativa y de los errores que requieren retrabajos costosos. Un mayor cumplimiento se convierte en una realidad, ya que Process Mining identifica los riesgos de forma proactiva y garantiza el cumplimiento de las obligaciones contractuales y las políticas internas. Además, una mejor gobernanza, una mayor auditabilidad y un control más sólido de las condiciones contractuales contribuyen a crear un ecosistema de contratos más resiliente y eficiente. Estas mejoras convierten la función contractual en un activo estratégico que repercute directamente en sus resultados.
Cómo comenzar su recorrido de optimización de contratos en Icertis
Emprender con Icertis y Process Mining el camino hacia la optimización de su proceso de gestión de contratos es una decisión estratégica orientada a la excelencia operativa. Este enfoque basado en datos le permite dejar atrás las conjeturas y obtener información clara y útil sobre sus Workflows de contratos más importantes. Al aprovechar los datos que ya existen en su sistema Icertis, obtiene la claridad necesaria para tomar decisiones fundamentadas, impulsar la eficiencia y establecer una función de gestión de contratos de primer nivel. Comience a explorar cómo Process Mining puede liberar todo el potencial de su inversión en Icertis y favorecer la mejora continua.
La ruta de mejora en 6 pasos para la gestión de contratos
Descargue el Template
Qué hacer
Obtenga el Template de Excel adaptado a la gestión de contratos. Está diseñado para estructurar correctamente sus datos de Icertis para el análisis.
Por qué es importante
Utilizar la estructura de datos adecuada garantiza que sus datos contractuales estén preparados con precisión y establece una base sólida para un análisis significativo del proceso.
Resultado esperado
Un Template de Excel preformateado, listo para recibir sus datos contractuales de Icertis.
Exporte sus datos de Icertis
Qué hacer
Extraiga entre 3 y 6 meses de datos históricos de contratos de su sistema Icertis. Complete el Template descargado con los eventos reales del ciclo de vida de los contratos.
Por qué es importante
Los datos históricos exhaustivos de Icertis son esenciales para identificar cuellos de botella recurrentes y comprender el rendimiento anterior de los Workflows de contratos.
Resultado esperado
Un Template completado con datos históricos recientes de gestión de contratos procedentes de Icertis.
Cargue su conjunto de datos
Qué hacer
Cargue su Template de datos completado en ProcessMind. La plataforma procesará de forma segura sus datos contractuales de Icertis para realizar un análisis automatizado.
Por qué es importante
La carga segura de sus datos activa el potente motor analítico, que transforma rápidamente los datos sin procesar en conclusiones útiles para la acción y elimina el trabajo manual.
Resultado esperado
Sus datos contractuales de Icertis se han cargado y el procesamiento automático para un análisis exhaustivo ya está en marcha.
Analice su proceso
Qué hacer
Explore los Dashboards generados automáticamente que muestran el flujo de su proceso de gestión de contratos. Revise las recomendaciones basadas en IA para aplicar mejoras específicas.
Por qué es importante
Visualizar el ciclo de vida de sus contratos en Icertis revela ineficiencias ocultas, mientras que la información proporcionada por la IA señala las áreas exactas que deben mejorarse en materia de cumplimiento y velocidad.
Resultado esperado
Una visión clara de los cuellos de botella del ciclo de vida de los contratos y recomendaciones basadas en IA para optimizarlo.
Implemente mejoras
Qué hacer
Priorice e implemente las oportunidades identificadas para agilizar sus Workflows de contratos en Icertis, centrándose en áreas clave como los ciclos de aprobación.
Por qué es importante
Actuar a partir de las conclusiones obtenidas reduce directamente los tiempos de ciclo de los contratos, mitiga los riesgos de cumplimiento y mejora la eficiencia general en Icertis.
Resultado esperado
Cambios útiles para la acción implementados en los procesos de contratos de Icertis, con mejoras medibles.
Supervise su progreso
Qué hacer
Vuelva a cargar periódicamente los datos actualizados de contratos de Icertis en ProcessMind. Realice un seguimiento continuo del impacto de sus cambios y mida las mejoras en los KPI.
Por qué es importante
La supervisión continua garantiza que las mejoras se mantengan, permite detectar pronto los nuevos problemas y favorece la evolución constante del proceso de gestión de contratos.
Resultado esperado
Optimización continua y mejora verificada de los KPI de gestión de contratos de Icertis a lo largo del tiempo.
LO QUE OBTENDRÁ
Descubra el recorrido real de sus contratos en Icertis
- Visualice los flujos de trabajo contractuales de principio a fin
- Identifique los cuellos de botella exactos en las aprobaciones
- Supervise el cumplimiento y la adhesión a las normas de gobierno
- Agilice los ciclos de revisión de contratos
RESULTADOS HABITUALES
Excelencia en la gestión de contratos
Nuestras soluciones de process mining descubren ineficiencias y cuellos de botella en el ciclo de vida de la gestión de contratos mediante un análisis detallado de los datos de Contract ID de Icertis. Estos resultados ilustran las mejoras habituales que experimentan las organizaciones al optimizar sus procesos contractuales.
Reducción de la fase de aprobación
Identifique y elimine los cuellos de botella de sus Workflows de aprobación para reducir drásticamente el tiempo necesario para que los contratos reciban la aprobación interna.
Mejora del cumplimiento de las políticas internas
Identifique automáticamente las desviaciones respecto de los procesos y las políticas contractuales estándar para garantizar un mayor cumplimiento y reducir el riesgo en toda su cartera de contratos.
Reducción de la duración media de las negociaciones
Analice los patrones de negociación para identificar retrasos y áreas con mucho retrabajo. Así podrá llegar más rápido a un acuerdo sobre las condiciones con las contrapartes y cerrar las operaciones antes.
Menos contratos atascados en el proceso
Obtenga información en tiempo real sobre los contratos estancados o que avanzan lentamente para intervenir de forma proactiva, mantener las operaciones en marcha y evitar retrasos.
Mejor cumplimiento de las obligaciones contractuales
Realice un seguimiento de todas las obligaciones contractuales posteriores a la firma y asegúrese de que se cumplan a tiempo para minimizar los riesgos y mejorar las relaciones con sus socios comerciales.
Reducción de los tiempos de espera de la revisión legal
Identifique y resuelva los cuellos de botella en las colas de revisión legal y en los traspasos entre departamentos para garantizar un uso óptimo de los recursos y acelerar el avance de los contratos.
Los resultados varían según la complejidad específica de su proceso, la calidad de los datos y las áreas estratégicas prioritarias. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones de gestión de contratos.
Datos recomendados
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
El Process Mining analiza sus datos de Icertis para visualizar el ciclo de vida real de los contratos, e identifica cuellos de botella en las aprobaciones, negociaciones y renovaciones. Revela desviaciones respecto a los procesos estándar y localiza áreas en las que puede mejorar la eficiencia. Esto le ayuda a comprender dónde se atascan los contratos y por qué, lo que permite acortar los ciclos y mejorar el cumplimiento.
Para comenzar, necesitamos principalmente Registros de eventos de Icertis que incluyan el identificador del caso, el Contract ID, la actividad y la marca de tiempo de cada evento. Estos datos permiten reconstruir el recorrido completo de cada contrato. También resultan útiles los datos de Atributos adicionales relacionados con los contratos, como el tipo o el valor del contrato, para enriquecer el análisis.
La implementación del Process Mining suele consistir en extraer datos históricos de Icertis, no en modificar la configuración actual del sistema. La herramienta de Process Mining se conecta a esos datos, por lo que normalmente genera una interrupción mínima en sus operaciones activas. El foco está en la extracción y el análisis posteriores de los datos, no en la integración del sistema en el sentido tradicional.
Puede esperar mejoras significativas en indicadores clave de rendimiento, como la reducción de los tiempos de ciclo de aprobación de contratos y el acortamiento de las fases de negociación. Las conclusiones obtenidas ayudan a mejorar el cumplimiento de las políticas, agilizar los procesos de renovación y aumentar la visibilidad en tiempo real del estado de los contratos. En última instancia, permiten operaciones más eficientes y una mejor asignación de recursos.
El principal requisito técnico previo es poder extraer datos del Registro de eventos de Icertis, normalmente mediante sus funciones de generación de informes o el acceso directo a la base de datos. Necesitará credenciales de acceso y, posiblemente, soporte técnico de su equipo de TI para exportar los datos. No es necesario instalar hardware ni software específicos directamente en su entorno de Icertis.
Después de extraer y preparar inicialmente los datos, un proceso que puede tardar desde unos días hasta un par de semanas según su complejidad, las primeras conclusiones suelen generarse en una o dos semanas adicionales. La primera fase se centra en visualizar el proceso tal como se ejecuta y detectar los cuellos de botella evidentes. Después se realiza un análisis más profundo y se desarrollan las soluciones.
Sí, el Process Mining puede localizar con precisión dónde y por qué se produce con mayor frecuencia el retrabajo en la redacción de contratos dentro de Icertis. Al analizar la secuencia de eventos y las interacciones de los usuarios, destaca las etapas o departamentos que más contribuyen a las revisiones. Esta información basada en datos permite dirigir las mejoras directamente y reducir la necesidad de modificaciones repetidas.
El Process Mining compara automáticamente la ejecución real de sus procesos contractuales con las políticas internas definidas y los modelos de proceso ideales. Identifica cada desviación, como pasos de aprobación omitidos o cambios no autorizados. Esto ayuda a abordar de forma proactiva las conductas que incumplen las políticas y a garantizar el cumplimiento constante de sus directrices contractuales.
Por supuesto. El Process Mining visualiza la distribución de la carga de trabajo entre las distintas etapas de revisión y los equipos, y revela dónde los recursos están infrautilizados o sobrecargados. Al identificar los puntos de congestión causados por desequilibrios de recursos, proporciona datos para reasignar al personal de forma más eficaz. Así se garantiza un flujo de proceso más fluido y se evitan demoras causadas por revisores insuficientes o asignados incorrectamente.
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