Cải thiện quy trình quản lý hợp đồng

Phê duyệt nhanh hơn giúp chốt giao dịch sớm và ghi nhận doanh thu nhanh hơn. Mục tiêu này tập trung vào việc tối ưu các bước rà soát và phê duyệt trên Icertis, loại bỏ bước không cần thiết và giảm thời gian chờ, qua đó nâng cao hiệu quả vận hành trên toàn tổ chức. ProcessMind lập bản đồ chính xác mọi quy trình phê duyệt, xác định điểm nghẽn cụ thể, bước thừa và nơi phê duyệt bị đình trệ. Công cụ đo lường tác động của từng điểm chậm trễ, giúp các nhóm tìm nguyên nhân gốc như thiếu tài nguyên hoặc phụ thuộc vào trình tự, rồi mô phỏng thay đổi để rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, có thể từ 15% đến 30%.

Đẩy nhanh đàm phán giúp hoàn tất hợp đồng sớm hơn, tạo doanh thu nhanh hơn và phản ứng tốt hơn với thị trường. Mục tiêu này hướng đến việc tinh gọn trao đổi với đối tác và các bên liên quan nội bộ trên Icertis, giảm số lần trao đổi qua lại và rút ngắn thời gian từ bản thảo đầu tiên đến thỏa thuận cuối cùng. ProcessMind trực quan hóa các vòng đàm phán và xác định hoạt động hoặc sự kiện cụ thể khiến quy trình kéo dài. Phân tích dữ liệu lịch sử giúp tìm ra nguyên nhân chậm trễ phổ biến, như chỉnh sửa nhiều lần hoặc thiếu thông tin. Từ đó, các nhóm có thể thực hiện cải tiến phù hợp, rút ngắn thời gian đàm phán từ 10% đến 25% và nâng cao chiến lược đàm phán.

Tuân thủ tốt hơn giúp đảm bảo mọi hợp đồng phù hợp với chính sách nội bộ, yêu cầu pháp lý và quy định hiện hành. Điều này giảm rủi ro pháp lý, tiền phạt và tổn hại danh tiếng. Mục tiêu là theo dõi việc tuân thủ các quy tắc và quy trình làm việc đã xác định trong suốt vòng đời hợp đồng trên Icertis, từ soạn thảo đến ký kết. ProcessMind tự động phát hiện những điểm lệch khỏi chính sách quản lý hợp đồng và “quy trình chuẩn”. Công cụ làm rõ các trường hợp không tuân thủ, chẳng hạn điều khoản chưa được phê duyệt hoặc bước rà soát bị bỏ qua, giúp tổ chức đo lường khoảng cách tuân thủ. Thông tin này giúp tăng cường kiểm soát và cải thiện tỷ lệ tuân thủ từ 20% đến 40%, qua đó củng cố việc quản lý hợp đồng.

Quy trình gia hạn được tối ưu giúp tránh để hợp đồng hết hạn ngoài ý muốn và đảm bảo bắt đầu đàm phán lại hoặc chấm dứt đúng lúc. Mục tiêu này tập trung vào việc quản lý chủ động và hiệu quả hơn giai đoạn cuối vòng đời hợp đồng trên Icertis, giảm gánh nặng hành chính và tối đa hóa giá trị hợp đồng. ProcessMind lập bản đồ toàn bộ quy trình gia hạn và chấm dứt, xác định thời điểm khởi động muộn, hạn chót bị bỏ lỡ và các khâu bàn giao kém hiệu quả. Công cụ cho biết nguyên nhân gây chậm trễ hoặc phức tạp, giúp bạn triển khai cảnh báo tự động và quy trình chuẩn hóa. Nhờ đó, tỷ lệ gia hạn đúng hạn có thể tăng từ 10% đến 20%, đồng thời việc quản lý danh mục hợp đồng hiệu quả hơn.

Thông tin rõ ràng giúp các bên liên quan biết chính xác trạng thái của từng hợp đồng vào bất kỳ thời điểm nào, từ đó ra quyết định tốt hơn và chủ động quản lý. Mục tiêu này nhằm xóa bỏ tình trạng thông tin phân tán và tạo một nguồn thông tin chính xác, thống nhất cho mọi hợp đồng trên Icertis, từ lúc khởi tạo đến khi hoàn tất, giảm chậm trễ do thiếu thông tin. ProcessMind tạo hình ảnh trực quan từ đầu đến cuối về hành trình của từng hợp đồng, giúp bạn nắm ngay trạng thái và tiến độ hiện tại. Công cụ chỉ ra hợp đồng nào đang đình trệ hoặc chờ thông tin, giúp quản lý phát hiện điểm nghẽn trước khi ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ. Sự minh bạch này cải thiện đáng kể khả năng nắm bắt hoạt động, đồng thời hỗ trợ lập kế hoạch tài nguyên và thống nhất kỳ vọng.

Giảm việc làm lại khi soạn thảo hợp đồng giúp tiết kiệm chi phí, giảm số vòng rà soát pháp lý và hoàn tất hợp đồng nhanh hơn. Mục tiêu này tập trung vào việc nâng cao độ chính xác và đầy đủ của bản thảo đầu tiên trên Icertis, hạn chế sửa đổi nhiều lần trước khi phê duyệt. ProcessMind xác định nguyên nhân gốc của việc sửa đổi thường xuyên, chẳng hạn yêu cầu chưa rõ, thiếu dữ liệu ban đầu hoặc sử dụng mẫu không nhất quán. Phân tích các mẫu sửa đổi và vòng phản hồi giúp bạn xác định nội dung cần đào tạo hoặc điều chỉnh quy trình, từ đó có thể giảm việc làm lại từ 20% đến 35% và nâng cao hiệu quả của nhóm soạn thảo.