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Melhore sua gestão de contratos

Otimize os Workflows de contratos do Icertis com nosso guia de 6 etapas
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Otimize a Gestão de Contratos da Icertis para garantir a Conformidade

Workflows complexos de aprovação e desafios de conformidade podem atrasar processos críticos. Nossa plataforma ajuda você a identificar gargalos específicos e agilizar as análises. Melhore a governança geral e transforme seu ciclo de vida, da iniciação ao encerramento.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar a gestão de contratos com o Icertis?

A gestão eficaz de contratos é a base de operações empresariais bem-sucedidas, especialmente ao usar uma plataforma sofisticada como o Icertis Contract Intelligence. Embora o Icertis ofereça recursos robustos para gerenciar seus contratos, os processos subjacentes ainda podem conter ineficiências que geram custos financeiros e operacionais significativos. Workflows de contratos não otimizados podem resultar em ciclos de aprovação longos, oportunidades de receita perdidas, riscos de Conformidade e relações desgastadas com as contrapartes. Entender e aprimorar esses processos é essencial para maximizar seu investimento no Icertis e garantir que seus contratos impulsionem, em vez de dificultarem, os objetivos do negócio.

Como o Process Mining potencializa a gestão de contratos no Icertis

O Process Mining oferece uma visão orientada por dados, sem paralelo, dos seus processos reais de gestão de contratos no Icertis. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, o Process Mining analisa diretamente os Event Logs do seu sistema Icertis para reconstruir cada etapa do ciclo de vida de cada contrato. Assim, você visualiza o fluxo real de ponta a ponta e revela gargalos ocultos nas etapas de revisão, aprovação e negociação. Você consegue medir com precisão os tempos reais de ciclo dos contratos, identificar desvios específicos do processo e localizar exatamente onde os atrasos acontecem. Esse insight objetivo é essencial para entender como reduzir o tempo de ciclo da gestão de contratos e promover uma verdadeira otimização dos processos em toda a organização.

Principais áreas de melhoria descobertas com Process Mining

Ao aplicar Process Mining aos dados de gestão de contratos do Icertis, você descobre áreas específicas com grande potencial de melhoria. Talvez você perceba que determinados departamentos ou aprovadores criam gargalos de forma recorrente no processo de revisão interna, ou que certos tipos de contrato sempre passam por negociações mais longas. A tecnologia pode destacar atividades que não estão em Conformidade, como revisões jurídicas obrigatórias ignoradas ou desvios dos procedimentos operacionais padrão. Além disso, o Process Mining permite analisar a eficiência das etapas posteriores à assinatura, como monitoramento de obrigações, processamento de aditivos ou Workflows de renovação. Esses insights oferecem informações concretas e acionáveis para simplificar as operações e fortalecer a governança geral dos contratos.

Resultados concretos: benefícios de processos Icertis otimizados

Aplicar Process Mining à sua gestão de contratos no Icertis gera diversos benefícios concretos. Espere uma redução significativa nos tempos de ciclo dos contratos, acelerando o tempo até a receita e melhorando a velocidade operacional geral. Ao eliminar gargalos e simplificar os Workflows, você obtém economias substanciais com a redução da sobrecarga administrativa e de erros que exigem retrabalho caro. Uma Conformidade mais forte se torna realidade, pois o Process Mining identifica riscos de forma proativa e garante o cumprimento das obrigações contratuais e das políticas internas. Além disso, uma governança melhor, maior auditabilidade e mais controle sobre os termos dos contratos contribuem para um ecossistema contratual mais resiliente e eficiente. Essas melhorias transformam a função de contratos em um ativo estratégico, com impacto direto nos resultados financeiros.

Como começar sua jornada de otimização de processos contratuais no Icertis

Iniciar sua jornada de otimização da gestão de contratos com Icertis e Process Mining é uma decisão estratégica rumo à excelência operacional. Essa abordagem orientada por dados permite que você vá além das suposições, oferecendo insights claros e acionáveis sobre seus Workflows de contratos mais críticos. Ao aproveitar os dados já presentes no seu sistema Icertis, você obtém a clareza necessária para tomar decisões embasadas, promover a eficiência e estabelecer uma função de gestão de contratos de alto nível. Comece a explorar como o Process Mining pode liberar todo o potencial do seu investimento no Icertis e impulsionar a melhoria contínua.

Gestão de Contratos Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos Administração de Contratos Departamento Jurídico Compras Compliance Redução do Tempo de Ciclo Otimização das Negociações CLM Operações Jurídicas Automação de Contratos

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Os contratos frequentemente ficam presos em longas filas de aprovação, atrasando a execução e afetando o reconhecimento da receita. Isso prolonga o ciclo de vida geral dos contratos, levando à perda de oportunidades e ao desgaste das relações com as partes interessadas.
O ProcessMind analisa os Workflows de aprovação no Icertis, identificando os aprovadores, departamentos ou condições específicos que causam atrasos. Ele visualiza os caminhos reais percorridos pelos contratos, identificando sequências de aprovação que não estão em Conformidade e oportunidades de automação ou simplificação.

Negociações longas, com idas e vindas entre as contrapartes, podem atrasar significativamente a execução dos contratos, postergando a geração de receita e aumentando os custos operacionais. Revisões repetidas e pontos de impasse não resolvidos prolongam o tempo até a assinatura, prejudicando a agilidade do negócio.
O ProcessMind ilumina a etapa de negociação no Icertis, revelando padrões de revisão, identificando cláusulas específicas que geram alterações frequentes e quantificando o impacto de cada rodada de negociação. Esse insight ajuda a otimizar as estratégias de negociação e o uso de Templates.

Desvios das políticas internas de contratos, como ignorar etapas obrigatórias de revisão ou obter aprovações fora de sequência, expõem a organização a riscos jurídicos e financeiros. Esses caminhos que não estão em Conformidade muitas vezes passam despercebidos, criando vulnerabilidades em auditorias e práticas contratuais inconsistentes entre os departamentos.
O ProcessMind descobre automaticamente todas as variantes reais do processo no Icertis, destacando cada caso em que um contrato se desvia do caminho previsto e em Conformidade. Isso permite identificar e corrigir violações de políticas de forma proativa.

Atrasos na gestão de renovações ou encerramentos de contratos podem levar à renovação automática de termos desfavoráveis, à perda de receita de novos contratos ou à continuidade desnecessária de serviços. Isso resulta em uma gestão abaixo do ideal do portfólio de contratos e em possíveis perdas financeiras para a organização.
O ProcessMind acompanha todo o ciclo de vida, identificando contratos próximos do vencimento e visualizando o processo de renovação ou encerramento. Ele destaca atrasos nessas atividades, garantindo ações no momento certo e uma governança melhor.

As partes interessadas frequentemente têm dificuldade para determinar o status de um contrato em tempo real, o que gera consultas recorrentes, sobrecarga de comunicação e incapacidade de prever fechamentos com precisão. Essa falta de transparência prejudica a gestão proativa e a tomada de decisões durante todo o ciclo de vida do contrato.
O ProcessMind oferece uma visão objetiva e de ponta a ponta da jornada de cada contrato no Icertis, da criação à execução. Ele mostra exatamente em que etapa cada contrato está, identifica casos parados e fornece insights orientados por dados sobre a performance geral.

Revisões frequentes e alterações extensas indicam ineficiências na elaboração inicial ou falta de clareza nos requisitos, levando ao desperdício de esforço e ao prolongamento dos tempos de ciclo dos contratos. Esse retrabalho consome recursos jurídicos e de negócio valiosos, aumentando os custos operacionais sem necessidade.
O ProcessMind analisa a frequência e os padrões das atividades de revisão de contratos no Icertis, revelando causas-raiz, como Templates inconsistentes ou instruções iniciais pouco claras. Ele ajuda a identificar áreas em que a padronização ou orientações mais claras podem reduzir o retrabalho.

Depois que um contrato é assinado, obrigações críticas, como marcos de entrega de serviços ou requisitos de relatórios, podem ser esquecidas, levando a penalidades, relações prejudicadas ou à não realização dos benefícios esperados. Sem uma supervisão clara, os riscos de Conformidade permanecem altos.
O ProcessMind monitora a etapa posterior à execução, incluindo atividades de acompanhamento de obrigações e revisão de Conformidade, identificando onde essas tarefas estão atrasadas ou incompletas. Ele oferece visibilidade sobre o cumprimento de SLAs e de outros compromissos pós-assinatura no Icertis.

Os gargalos geralmente surgem da distribuição desigual da carga de trabalho entre advogados ou revisores internos, causando sobrecarga para alguns e tempo ocioso para outros. Essa alocação ineficiente de recursos atrasa atividades contratuais críticas e impede o uso ideal de profissionais qualificados.
O ProcessMind mapeia a carga de trabalho e o throughput de revisores individuais ou departamentos durante as atividades de revisão no Icertis. Ele identifica gargalos causados por restrições de recursos, permitindo redistribuir tarefas com base em dados.

O uso sem controle de Templates de contratos não padronizados ou práticas de elaboração improvisadas introduz inconsistências, aumenta o risco jurídico e dificulta o monitoramento da Conformidade. Isso resulta em um portfólio de contratos fragmentado e em uma carga administrativa maior.
Embora não seja uma atividade direta, o ProcessMind pode inferir isso ao analisar variações na elaboração dos contratos e nas atividades de revisão subsequentes. Ele revela fluxos de processo incomuns no Icertis que sugerem abordagens não padronizadas, destacando áreas em que a adesão aos Templates precisa ser reforçada.

As transições entre diferentes times ou departamentos, como de compras para o jurídico ou do jurídico para vendas, frequentemente introduzem atrasos e falhas de comunicação no processo de contratos. Esses pontos de transferência se tornam gargalos ocultos, aumentando o tempo de ciclo geral e frustrando as partes interessadas.
O ProcessMind visualiza o fluxo dos contratos entre diferentes departamentos e responsáveis no Icertis, destacando exatamente onde os atrasos ocorrem durante as transições entre atividades. Isso revela ineficiências na colaboração entre áreas.

Sem uma compreensão clara dos tempos reais do processo e dos gargalos, torna-se difícil prever quando um contrato será executado. Previsões imprecisas podem prejudicar o planejamento financeiro, as projeções de vendas e os cronogramas de projetos, levando ao não cumprimento de metas e a decisões estratégicas inadequadas.
O ProcessMind analisa dados históricos das atividades de execução de contratos, identifica os tempos médios de ciclo e prevê datas futuras de conclusão com base no estado atual do processo no Icertis. Isso oferece recursos confiáveis de previsão orientada por dados.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Tempos de aprovação menores se traduzem diretamente em fechamentos mais rápidos e maior realização de receita. Esse objetivo envolve otimizar as várias etapas de revisão e aprovação no Icertis, eliminando etapas desnecessárias e reduzindo tempos de espera, o que aumenta significativamente a eficiência operacional em toda a organização. O ProcessMind mapeia com precisão todos os Workflows de aprovação, identificando gargalos específicos, etapas redundantes e pontos em que as aprovações ficam paradas. Ele quantifica o impacto de cada ponto de atraso, permitindo que os times localizem as causas-raiz, como restrições de recursos ou dependências sequenciais, e simulem mudanças para obter reduções significativas no tempo de ciclo, potencialmente de 15% a 30%.

Acelerar as etapas de negociação significa finalizar contratos mais rapidamente, gerando receita antes e melhorando a capacidade de resposta ao mercado. Esse objetivo busca simplificar as interações com contrapartes e partes interessadas internas no Icertis, minimizando trocas de mensagens e reduzindo o tempo total entre a primeira minuta e o acordo final. O ProcessMind visualiza todos os ciclos de negociação e identifica as atividades ou eventos específicos que prolongam os ciclos. Ao analisar dados históricos, ele revela motivos comuns para os atrasos, como alterações frequentes ou informações ausentes, permitindo que os times implementem melhorias direcionadas capazes de reduzir o tempo de negociação em 10% a 25% e aprimorar as estratégias de negociação.

Alcançar uma Conformidade maior garante que todos os contratos estejam alinhados às políticas internas, aos requisitos regulatórios e aos padrões jurídicos. Isso reduz riscos jurídicos, possíveis multas e danos à reputação. Envolve monitorar a adesão a regras e Workflows definidos durante todo o ciclo de vida do contrato no Icertis, da elaboração à execução. O ProcessMind detecta automaticamente desvios das políticas prescritas de gestão de contratos e dos "happy paths". Ele destaca casos específicos de não conformidade, como cláusulas não aprovadas ou etapas de revisão ignoradas, permitindo que as organizações quantifiquem as lacunas de Conformidade. Esse insight ajuda a aplicar controles mais rigorosos e aumentar as taxas de adesão em 20% a 40%, fortalecendo a governança geral dos contratos.

Um processo de renovação otimizado evita que contratos expirem sem intenção e garante o contato no momento certo para renegociação ou encerramento. Esse objetivo concentra-se em tornar a gestão do fim do ciclo de vida no Icertis mais proativa e eficiente, reduzindo a carga administrativa e maximizando o valor dos contratos. O ProcessMind mapeia os Workflows completos de renovação e encerramento, identificando inícios tardios, prazos perdidos e transferências ineficientes. Ele oferece visibilidade sobre os motivos dos atrasos ou das complexidades, permitindo implementar alertas automatizados e procedimentos padronizados. Isso pode gerar uma melhoria de 10% a 20% nas renovações realizadas no prazo e uma gestão mais eficiente do portfólio de contratos.

Uma visibilidade maior permite que as partes interessadas saibam o status exato de qualquer contrato a qualquer momento, promovendo decisões melhores e uma gestão proativa. Esse objetivo busca eliminar silos de informação e oferecer uma fonte única e confiável para todos os contratos gerenciados no Icertis, da criação ao encerramento, reduzindo atrasos causados por lacunas de informação. O ProcessMind cria uma representação visual de ponta a ponta da jornada de cada contrato, tornando imediatamente claro seu status e progresso atuais. Ele destaca onde os contratos estão parados ou aguardando informações, permitindo que os gestores identifiquem gargalos antes que afetem significativamente os prazos. Essa transparência melhora muito a visibilidade operacional e permite planejar melhor os recursos e alinhar expectativas.

Reduzir as taxas de retrabalho na elaboração de contratos se traduz diretamente em economia de custos, menos ciclos de revisão jurídica e finalização mais rápida. Esse objetivo busca melhorar a precisão e a completude das primeiras minutas no Icertis, minimizando a necessidade de revisões extensas e várias iterações antes da aprovação. O ProcessMind identifica as causas-raiz das revisões frequentes, como requisitos pouco claros, dados iniciais insuficientes ou uso inconsistente de Templates. Ao analisar padrões comuns de revisão e ciclos de feedback, ele oferece insights sobre áreas específicas para treinamento ou ajustes no processo, podendo reduzir o retrabalho em 20% a 35% e melhorar a eficiência do time de elaboração.

Garantir que todas as obrigações contratuais sejam cumpridas após a execução é essencial para evitar penalidades, manter relações comerciais sólidas e realizar todo o valor dos contratos. Esse objetivo concentra-se na gestão e no monitoramento proativos dos compromissos assumidos nos contratos do Icertis, garantindo o cumprimento no prazo e a Conformidade durante toda a vigência do contrato. O ProcessMind acompanha as atividades relacionadas ao cumprimento de obrigações, identificando casos em que as tarefas estão atrasadas ou não são realizadas de acordo com os termos do contrato. Ele pode destacar lacunas no processo ou problemas de recursos que impedem a Conformidade no prazo, permitindo que as organizações melhorem as taxas de cumprimento de obrigações em 15% a 25% e reduzam os riscos associados à não conformidade.

Alocar recursos com eficiência, especialmente revisores jurídicos e especializados, minimiza o tempo ocioso e evita gargalos, garantindo que os contratos avancem rapidamente pelas etapas de revisão. Esse objetivo busca equilibrar as cargas de trabalho e usar o conhecimento interno de forma eficaz no processo de gestão de contratos do Icertis, melhorando a produtividade geral do time. O ProcessMind oferece uma visão detalhada da utilização de recursos nas diversas atividades de revisão, destacando recursos sobrecarregados ou subutilizados. Ele identifica casos em que determinadas pessoas ou times se tornam gargalos, permitindo distribuir melhor a carga de trabalho e identificar necessidades de treinamento. Essa otimização pode gerar uma melhoria de 10% a 20% na eficiência dos recursos e ciclos de revisão mais rápidos.

Maximizar o uso de Templates padrão de contratos reduz o risco jurídico, aumenta a consistência entre os acordos e acelera a elaboração. Esse objetivo busca minimizar desvios dos Templates pré-aprovados no Icertis, garantindo que os contratos sejam criados de forma uniforme e sigam os padrões estabelecidos pela organização. O ProcessMind identifica e quantifica casos de uso de cláusulas ou Templates não padronizados, destacando a frequência e o impacto desses desvios. Ao revelar esses padrões, ele permite aplicar políticas de uso de Templates e identificar áreas em que os Templates padrão precisam ser atualizados, levando a um aumento de 20% a 30% na adesão aos Templates e a uma redução do escrutínio jurídico.

Transferências rápidas e sem atritos entre departamentos, como jurídico, compras e vendas, são essenciais para manter o andamento dos contratos e evitar atrasos desnecessários. Esse objetivo concentra-se em identificar e resolver pontos de atrito nas transições do ciclo de vida dos contratos no Icertis, garantindo uma colaboração fluida e tempos de ciclo gerais menores. O ProcessMind mapeia visualmente as transições entre os diferentes departamentos envolvidos no processo de contratos, quantificando com precisão os tempos de espera e os atrasos em cada ponto de transferência. Ele revela interfaces entre departamentos que funcionam como gargalos, permitindo intervenções direcionadas para simplificar a comunicação e as etapas do processo, com potencial de reduzir os atrasos nas transferências em 15% a 25%.

Prever com precisão as datas de execução dos contratos é essencial para o planejamento do negócio, o reconhecimento da receita e o agendamento de recursos. Esse objetivo busca aumentar a previsibilidade de quando os contratos gerenciados no Icertis serão finalizados, permitindo projeções financeiras mais confiáveis e alinhamento operacional em toda a organização. O ProcessMind analisa os tempos históricos de ciclo dos contratos e identifica os principais fatores que influenciam a duração da execução, como tipo de contrato, contraparte ou complexidade. Ao revelar esses padrões e oferecer insights orientados por dados sobre os tempos esperados de conclusão, ele ajuda a melhorar a precisão das previsões em 10% a 20%, permitindo um planejamento estratégico e uma alocação de recursos melhores.

O caminho de melhoria em 6 etapas para a gestão de contratos

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3

Carregue seu conjunto de dados
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O que fazer

Obtenha o Template de Excel adaptado para a gestão de contratos. Esse Template foi desenvolvido para estruturar corretamente seus dados do Icertis para análise.

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Por que isso importa

Usar a estrutura de dados correta garante que seus dados de contratos sejam preparados com precisão, criando uma base sólida para uma análise significativa do processo.

Resultado esperado

Um Template de Excel pré-formatado, pronto para receber seus dados de contratos do Icertis.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Revele o caminho real dos seus contratos no Icertis

Veja seus Workflows de contratos ganharem vida, revelando onde ocorrem atrasos e surgem riscos de conformidade. Nossa plataforma oferece a clareza necessária para otimizar seu sistema Icertis.
  • Visualize os Workflows de contratos de ponta a ponta
  • Identifique os gargalos exatos nas aprovações
  • Monitore a conformidade e a adesão às regras de governança
  • Agilize os ciclos de revisão de contratos
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Excelência na gestão de contratos

Nossas soluções de Process Mining revelam ineficiências e gargalos no ciclo de vida da gestão de contratos, com base em uma análise detalhada dos dados de Contract ID do Icertis. Esses resultados ilustram as melhorias típicas que as organizações obtêm ao otimizar seus processos de contratos.

0 %
Aprovações de contratos mais rápidas

Redução na fase de aprovação

Identifique e elimine gargalos nos seus Workflows de aprovação, reduzindo drasticamente o tempo necessário para que os contratos sejam aprovados internamente.
0 %
Maior adesão às políticas

Melhoria na conformidade com as políticas internas

Identifique automaticamente desvios dos processos e das políticas padrão de contratos, garantindo maior adesão e reduzindo os riscos em todo o seu portfólio de contratos.
0 %
Ciclos de negociação mais curtos

Redução na duração média das negociações

Analise os padrões de negociação para identificar atrasos e áreas com alto retrabalho, levando a um acordo mais rápido sobre os termos com as contrapartes e a um fechamento mais ágil dos negócios.
0 %
Menos contratos parados

Menos contratos parados no processo

Obtenha insights em tempo real sobre contratos parados ou avançando lentamente, permitindo uma intervenção proativa para manter os negócios em andamento e evitar atrasos.
0 %
Maior cumprimento das obrigações

Melhoria no cumprimento das obrigações contratuais

Acompanhe e garanta que todas as obrigações contratuais pós-execução sejam cumpridas no prazo, minimizando riscos e melhorando o relacionamento com seus parceiros de negócios.
0 %
Transferências de revisão otimizadas

Redução no tempo de espera pela revisão jurídica

Identifique e resolva gargalos nas filas de revisão jurídica e nas transferências entre departamentos, garantindo o uso ideal dos recursos e movimentando os contratos com mais rapidez.

Os resultados variam de acordo com a complexidade específica do seu processo, a qualidade dos dados e as áreas estratégicas prioritárias. Estes números representam melhorias típicas observadas em diversas implementações de gestão de contratos.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e pelas atividades mais importantes e amplie conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de cada contrato gerenciado na plataforma Icertis.

Por que isso importa

Esta é a chave primária da análise de processos, permitindo acompanhar a jornada completa de um contrato e garantindo a integridade dos dados.

O timestamp que indica quando uma atividade específica do contrato foi concluída.

Por que isso importa

Permite calcular com precisão a duração das atividades, ajudando a diferenciar o tempo de processamento do tempo de espera.

O usuário ou recurso responsável por executar uma atividade do contrato.

Por que isso importa

Permite analisar a performance por usuário ou equipe, ajudando a identificar desequilíbrios na carga de trabalho e oportunidades de treinamento.

O departamento ao qual pertence o responsável pela atividade.

Por que isso importa

Facilita a análise da performance dos departamentos e da eficiência das transferências, destacando gargalos entre áreas.

A classificação do contrato, como Master Services Agreement ou Non-Disclosure Agreement.

Por que isso importa

Permite segmentar o processo para comparar ciclos de vida e conformidade entre diferentes tipos de acordo.

O estado ou estágio atual do contrato em seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Oferece uma visão geral do pipeline de contratos, essencial para o monitoramento operacional e a gestão do throughput.

O valor monetário total do contrato.

Por que isso importa

Permite priorizar e analisar os dados com base no valor, ajudando a concentrar os esforços de melhoria nos contratos mais relevantes financeiramente.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Esta atividade marca o início oficial do ciclo de vida do contrato, quando um usuário de negócio solicita formalmente um novo contrato. Normalmente, ela é registrada como um evento explícito quando o usuário envia um formulário de solicitação de contrato na plataforma Icertis.

Por que isso importa

Como início do processo, este evento é essencial para medir o tempo total de ciclo do contrato. Analisar o volume e o tipo de solicitações ajuda no planejamento de recursos e na gestão da demanda.

Indica que o departamento jurídico concluiu a revisão do contrato. Normalmente, é um evento explícito registrado quando um revisor jurídico conclui a tarefa atribuída a ele no Workflow de aprovação.

Por que isso importa

Esta atividade é essencial para medir o tempo de atendimento da revisão jurídica e identificar possíveis limitações de capacidade na equipe jurídica. Ela dá suporte ao KPI 'Legal Review Wait Time'.

Marca o momento em que todas as partes interessadas internas necessárias aprovaram o contrato, deixando-o pronto para negociação externa ou assinatura. Isso é inferido quando o status geral do Workflow de aprovação chega ao estado terminal 'Approved'.

Por que isso importa

Este é um marco importante que encerra o ciclo de revisão interna. É o ponto final para medir o KPI 'Average Approval Phase Duration'.

Esta atividade indica que a contraparte externa concordou com os termos e aprovou a versão final do contrato. Pode ser um evento explícito de um portal de colaboração ou uma atualização manual de status feita pelo responsável pelo contrato.

Por que isso importa

Este marco encerra a fase de negociação. Ele serve como ponto final para calcular o KPI 'Average Negotiation Cycle Time', destacando a eficiência das interações externas.

Esta atividade marca a execução formal do contrato, quando todas as partes assinam. É o principal ponto final de sucesso do processo anterior à assinatura e é capturada por meio da integração com uma plataforma de assinatura eletrônica.

Por que isso importa

Como principal evento de conclusão, este é o ponto final do KPI 'Average Contract Cycle Time'. Ele indica o momento em que o contrato se torna juridicamente vinculante e entra em vigor.

Marca o fim do ciclo de vida do contrato, seja por meio de um processo ativo de rescisão, seja quando a data de expiração é atingida. A rescisão é um evento explícito, enquanto a expiração é um evento calculado com base nos metadados do contrato.

Por que isso importa

Este é um evento terminal do ciclo de vida do contrato. É essencial para analisar as taxas de renovação e medir o KPI 'On-Time Renewal/Termination Rate'.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O process mining analisa seus dados do Icertis para visualizar o ciclo de vida real dos contratos, identificando gargalos em aprovações, negociações e renovações. Ele revela desvios dos processos padrão e identifica áreas para ganhos de eficiência. Isso ajuda você a entender onde e por que os contratos ficam parados, levando a ciclos mais rápidos e melhor conformidade.

Para começar, precisamos principalmente de Event Logs do Icertis, que incluem o Case Identifier, o Contract ID, a Activity e o Timestamp de cada evento. Esses dados permitem reconstruir a jornada completa de cada contrato. Também nos beneficiamos de dados adicionais de atributos relacionados aos contratos, como tipo ou valor do contrato, para enriquecer a análise.

A implementação de process mining normalmente envolve extrair dados históricos do Icertis, sem alterar a configuração atual do sistema. A ferramenta de process mining se conecta a esses dados, portanto geralmente há pouca interferência nas operações em andamento. O foco está na extração e na análise posterior dos dados, e não na integração tradicional de sistemas.

Você pode esperar melhorias significativas em indicadores-chave de performance, como a redução dos tempos de ciclo de aprovação de contratos e fases de negociação mais curtas. Os insights obtidos ajudam a melhorar a conformidade com as políticas, simplificar os processos de renovação e aumentar a visibilidade em tempo real do status dos contratos. Em última análise, isso resulta em operações mais eficientes e melhor alocação de recursos.

O principal pré-requisito técnico é conseguir extrair dados de Event Logs do Icertis, normalmente por meio dos recursos de relatórios ou do acesso direto ao banco de dados. Você precisará de credenciais de acesso e, possivelmente, de algum suporte técnico do seu time de TI para exportar os dados. Não é necessário instalar hardware ou software específico diretamente no seu ambiente do Icertis.

Após a extração e a preparação inicial dos dados, que podem levar de alguns dias a algumas semanas, dependendo da complexidade, os insights iniciais geralmente podem ser gerados em mais uma ou duas semanas. A primeira fase se concentra em visualizar o processo atual e identificar gargalos evidentes. Em seguida, vêm a análise mais profunda e o desenvolvimento de soluções.

Sim, o process mining consegue identificar com precisão onde e por que o retrabalho ocorre com mais frequência na elaboração de contratos no Icertis. Ao analisar a sequência de eventos e as interações dos usuários, ele destaca as etapas ou os departamentos que mais contribuem para as revisões. Esse insight baseado em dados permite direcionar as melhorias, reduzindo a necessidade de modificações repetidas.

O process mining compara automaticamente a execução real dos seus processos de contratos com suas políticas internas definidas e seus modelos de processo ideais. Ele identifica cada desvio, como etapas de aprovação ignoradas ou mudanças não autorizadas. Isso ajuda você a agir de forma proativa contra comportamentos não conformes e a garantir a adesão consistente às suas diretrizes contratuais.

Com certeza. O process mining visualiza a distribuição da carga de trabalho entre diferentes etapas de revisão e equipes, revelando onde os recursos estão sendo utilizados acima ou abaixo da capacidade. Ao identificar pontos de estrangulamento causados por desequilíbrios de recursos, ele fornece dados para redistribuir o pessoal com mais eficiência. Isso garante um fluxo de processo mais fluido e evita atrasos causados por revisores insuficientes ou alocados incorretamente.

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