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Melhore a gestão de contratos

Otimize os fluxos de trabalho de contratos no Icertis com nosso guia de 6 etapas

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Otimize a gestão de contratos no Icertis para garantir a conformidade

Fluxos de trabalho de aprovação complexos e desafios de conformidade podem atrasar processos críticos. Nossa plataforma ajuda você a identificar gargalos com precisão e agilizar as revisões. Melhore a governança geral e transforme o ciclo de vida dos contratos, da abertura ao encerramento.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar a gestão de contratos com o Icertis?

Uma gestão de contratos eficiente é fundamental para o sucesso das operações de uma empresa, especialmente quando se usa uma plataforma sofisticada como o Icertis Contract Intelligence. O Icertis oferece recursos robustos para gerenciar contratos, mas os processos envolvidos ainda podem ter ineficiências que geram custos financeiros e operacionais significativos. Fluxos de trabalho de contratos sem otimização podem resultar em ciclos de aprovação longos, oportunidades de receita perdidas, riscos de conformidade e relações desgastadas com as contrapartes. Entender e aprimorar esses processos é essencial para aproveitar ao máximo seu investimento no Icertis e garantir que os contratos impulsionem os objetivos do negócio, em vez de dificultá-los.

Como o Process Mining potencializa a gestão de contratos no Icertis

O Process Mining oferece uma visão dos processos reais de gestão de contratos no Icertis, baseada em dados. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, a análise dos Event Logs diretamente do sistema Icertis reconstrói cada etapa do ciclo de vida de cada contrato. Assim, você visualiza o fluxo completo de ponta a ponta e encontra gargalos ocultos nas etapas de revisão, aprovação e negociação. Também pode medir os tempos reais de ciclo dos contratos, identificar desvios específicos do processo e localizar exatamente onde ocorrem os atrasos. Esses insights objetivos ajudam você a entender como reduzir o tempo de ciclo da gestão de contratos e otimizar os processos em toda a organização.

Principais oportunidades de melhoria identificadas pelo Process Mining

Ao aplicar Process Mining aos dados de gestão de contratos do Icertis, você encontra oportunidades concretas de melhoria. Pode descobrir, por exemplo, que determinados departamentos ou aprovadores criam gargalos com frequência durante a revisão interna, ou que certos tipos de contrato sempre passam por negociações mais longas. A tecnologia pode destacar atividades fora de conformidade, como a ausência de revisões jurídicas obrigatórias, ou desvios dos procedimentos operacionais padrão. Além disso, o Process Mining permite analisar a eficiência das etapas posteriores à assinatura, como o monitoramento de obrigações, o processamento de aditivos e os fluxos de renovação. Esses insights oferecem informações concretas e acionáveis para agilizar as operações e aprimorar a governança dos contratos.

Resultados concretos: benefícios de otimizar os processos no Icertis

Aplicar Process Mining à gestão de contratos no Icertis traz benefícios concretos. Você pode reduzir significativamente os tempos de ciclo dos contratos, acelerar a geração de receita e aumentar a agilidade operacional. Ao eliminar gargalos e agilizar os fluxos de trabalho, é possível reduzir custos administrativos e evitar erros que exigem retrabalho caro. O Process Mining também ajuda a identificar riscos de forma proativa e a garantir o cumprimento das obrigações contratuais e das políticas internas, fortalecendo a conformidade. Além disso, uma governança melhor, auditorias mais simples e maior controle sobre os termos dos contratos contribuem para um ecossistema de contratos mais eficiente e resiliente. Essas melhorias transformam a área de contratos em um ativo estratégico, com impacto direto nos resultados financeiros.

Como começar a otimizar o processo de contratos no Icertis

Iniciar a otimização da gestão de contratos com o Icertis e o Process Mining é uma decisão estratégica para alcançar a excelência operacional. Essa abordagem baseada em dados ajuda você a ir além das suposições e oferece insights claros e acionáveis sobre os fluxos de trabalho de contratos mais importantes. Ao aproveitar os dados que já estão no sistema Icertis, você ganha clareza para tomar decisões fundamentadas, aumentar a eficiência e estruturar uma área de gestão de contratos de alto nível. Descubra como o Process Mining pode ajudar você a aproveitar todo o potencial do seu investimento no Icertis e promover a melhoria contínua.

Gestão de contratos Gestão do ciclo de vida de contratos Administração de contratos Departamento jurídico Compras Compliance Redução do tempo de ciclo Otimização das negociações CLM Operações jurídicas Automação de contratos

Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

Muitos contratos ficam parados em longas filas de aprovação, o que atrasa a execução e o reconhecimento da receita. Isso prolonga o ciclo de vida do contrato, gera oportunidades perdidas e desgasta as relações com as partes interessadas.
O ProcessMind analisa os fluxos de aprovação no Icertis e identifica os aprovadores, departamentos ou condições específicos que causam atrasos. A plataforma mostra os caminhos reais dos contratos, identifica sequências de aprovação fora de conformidade e aponta oportunidades para automatizar ou agilizar etapas.

Negociações longas, com idas e vindas entre as partes, podem atrasar significativamente a execução dos contratos, postergar a geração de receita e aumentar os custos operacionais. Revisões repetidas e pontos pendentes prolongam o tempo até a assinatura e reduzem a agilidade do negócio.
O ProcessMind mostra como ocorre a etapa de negociação no Icertis, revela padrões de revisão, identifica cláusulas que geram alterações frequentes e quantifica o impacto de cada rodada de negociação. Esse insight ajuda a otimizar as estratégias de negociação e o uso de Templates.

Desvios das políticas internas de contratos, como pular etapas obrigatórias de revisão ou obter aprovações fora de sequência, expõem a organização a riscos jurídicos e financeiros. Esses caminhos fora de conformidade muitas vezes passam despercebidos, criando vulnerabilidades em auditorias e práticas de contratação inconsistentes entre departamentos.
O ProcessMind identifica automaticamente todas as variantes reais do processo no Icertis e destaca cada caso em que um contrato se desvia do caminho previsto e em conformidade. Assim, você pode identificar e corrigir violações das políticas de forma proativa.

Atrasos na gestão de renovações ou encerramentos podem levar à renovação automática de condições desfavoráveis, à perda de receita de novos contratos ou à continuidade desnecessária de serviços. Isso prejudica a gestão do portfólio de contratos e pode gerar perdas financeiras para a organização.
O ProcessMind acompanha todo o ciclo de vida, identifica contratos próximos do vencimento e mostra o processo de renovação ou encerramento. A plataforma destaca atrasos nessas atividades, ajudando você a agir no momento certo e aprimorar a governança.

Muitas vezes, as partes interessadas têm dificuldade para saber o status atual de um contrato. Isso gera consultas frequentes, mais esforço de comunicação e dificuldade para prever com precisão o fechamento de acordos. Essa falta de visibilidade prejudica a gestão proativa e a tomada de decisões durante todo o ciclo de vida do contrato.
O ProcessMind oferece uma visão objetiva e de ponta a ponta da jornada de cada contrato no Icertis, da abertura à execução. Você vê exatamente em que etapa está cada contrato, identifica casos parados e obtém insights baseados em dados sobre a performance geral.

Revisões frequentes e muitas alterações no texto indicam ineficiências na elaboração inicial ou falta de clareza nos requisitos. Isso desperdiça esforço e prolonga os tempos de ciclo dos contratos. O retrabalho consome recursos jurídicos e de negócios valiosos e aumenta os custos operacionais sem necessidade.
O ProcessMind analisa a frequência e os padrões das revisões de contratos no Icertis e revela causas raiz, como Templates inconsistentes ou instruções iniciais pouco claras. A plataforma ajuda a identificar onde a padronização ou orientações mais claras podem reduzir o retrabalho.

Após a assinatura de um contrato, obrigações importantes, como marcos de entrega de serviços ou requisitos de relatórios, podem ser esquecidas. Isso pode gerar penalidades, prejudicar relações ou impedir que os benefícios esperados se concretizem. Sem um acompanhamento claro, os riscos de conformidade continuam altos.
O ProcessMind monitora as etapas posteriores à assinatura, incluindo o acompanhamento de obrigações e as revisões de conformidade, e identifica tarefas atrasadas ou incompletas. A plataforma mostra o cumprimento de SLAs e de outros compromissos pós-assinatura no Icertis.

Os gargalos muitas vezes surgem quando a carga de trabalho fica mal distribuída entre advogados e revisores internos. Isso pode sobrecarregar algumas pessoas e deixar outras ociosas. A alocação ineficiente de recursos atrasa atividades importantes dos contratos e impede o melhor aproveitamento de profissionais qualificados.
O ProcessMind mapeia a carga de trabalho e o volume de entregas de cada revisor ou departamento durante as revisões no Icertis. A plataforma identifica gargalos causados pela falta de recursos e permite redistribuir tarefas com base em dados.

O uso sem controle de Templates de contrato não padronizados ou de práticas de elaboração improvisadas gera inconsistências, aumenta os riscos jurídicos e dificulta o monitoramento da conformidade. Isso fragmenta o portfólio de contratos e aumenta a carga administrativa.
Embora não seja uma atividade direta, o ProcessMind pode inferir esse problema ao analisar variações na elaboração dos contratos e nas revisões posteriores. A plataforma revela fluxos de trabalho incomuns no Icertis que podem indicar abordagens fora do padrão e destaca onde é preciso reforçar o uso dos Templates.

As transições entre equipes ou departamentos, como de compras para o jurídico ou do jurídico para vendas, frequentemente causam atrasos e falhas de comunicação no processo de contratos. Esses pontos de transferência se tornam gargalos ocultos, aumentam o tempo de ciclo e frustram as partes interessadas.
O ProcessMind mostra o fluxo dos contratos entre departamentos e responsáveis no Icertis e destaca exatamente onde ocorrem atrasos nas transições entre atividades. Assim, você identifica ineficiências na colaboração entre áreas.

Sem entender claramente os tempos reais do processo e seus gargalos, é difícil prever quando um contrato será executado. Previsões imprecisas podem prejudicar o planejamento financeiro, as projeções de vendas e os cronogramas de projetos, levando ao não cumprimento de metas e a decisões estratégicas inadequadas.
O ProcessMind analisa dados históricos das atividades de execução de contratos, identifica os tempos médios de ciclo e prevê datas futuras de conclusão com base no estado atual do processo no Icertis. Assim, você conta com previsões confiáveis e baseadas em dados.

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

Aprovações mais rápidas ajudam a fechar acordos e reconhecer receitas mais cedo. Para alcançar esse objetivo, é preciso otimizar as etapas de revisão e aprovação no Icertis, eliminar etapas desnecessárias e reduzir o tempo de espera, aumentando a eficiência operacional em toda a organização. O ProcessMind mapeia todos os fluxos de aprovação com precisão, identifica gargalos específicos, etapas redundantes e pontos em que as aprovações ficam paradas. A plataforma quantifica o impacto de cada atraso, ajudando as equipes a encontrar causas raiz, como falta de recursos ou dependências sequenciais, e a simular mudanças que podem reduzir significativamente o tempo de ciclo, possivelmente entre 15% e 30%.

Acelerar as negociações ajuda a finalizar contratos mais rapidamente, gerar receita antes e responder melhor ao mercado. Esse objetivo busca agilizar as interações com as contrapartes e as partes interessadas internas no Icertis, reduzindo as idas e vindas e o tempo total entre a primeira versão e o acordo final. O ProcessMind mostra todos os ciclos de negociação e identifica as atividades ou os eventos que prolongam o processo. Ao analisar dados históricos, a plataforma revela causas comuns de atrasos, como alterações frequentes no texto ou informações ausentes. Assim, as equipes podem implementar melhorias direcionadas, reduzir o tempo de negociação entre 10% e 25% e aprimorar suas estratégias.

Uma conformidade maior garante que todos os contratos estejam alinhados às políticas internas, aos requisitos regulatórios e às normas jurídicas. Isso reduz riscos jurídicos, possíveis multas e danos à reputação. Para isso, é preciso monitorar o cumprimento das regras e dos fluxos de trabalho definidos durante todo o ciclo de vida do contrato no Icertis, da elaboração à execução. O ProcessMind detecta automaticamente desvios das políticas de gestão de contratos e dos caminhos ideais definidos. A plataforma destaca casos específicos de não conformidade, como cláusulas não aprovadas ou etapas de revisão ignoradas, e permite quantificar as lacunas. Esses insights ajudam a reforçar os controles e podem aumentar as taxas de conformidade entre 20% e 40%, fortalecendo a governança dos contratos.

Um processo de renovação otimizado evita que contratos expirem sem intenção e garante que as renegociações ou os encerramentos comecem no momento certo. O objetivo é tornar a gestão do fim do ciclo de vida no Icertis mais proativa e eficiente, reduzindo a carga administrativa e maximizando o valor dos contratos. O ProcessMind mapeia os fluxos completos de renovação e encerramento e identifica inícios tardios, prazos perdidos e transferências ineficientes. A plataforma mostra as causas dos atrasos e das complexidades, ajudando a implementar alertas automatizados e procedimentos padronizados. Isso pode aumentar em 10% a 20% as renovações feitas no prazo e tornar a gestão do portfólio de contratos mais eficiente.

Com mais visibilidade, as partes interessadas sabem o status exato de cada contrato a qualquer momento, o que favorece decisões melhores e uma gestão proativa. O objetivo é eliminar silos de informação e oferecer uma fonte única e confiável para todos os contratos gerenciados no Icertis, da abertura ao encerramento, reduzindo atrasos causados pela falta de informação. O ProcessMind cria uma representação visual de ponta a ponta da jornada de cada contrato, deixando claro seu status e andamento atuais. A plataforma destaca contratos parados ou aguardando informações, para que os gestores identifiquem gargalos antes que afetem significativamente os prazos. Essa transparência melhora a visão das operações e ajuda no planejamento de recursos e no alinhamento de expectativas.

Reduzir o retrabalho na elaboração de contratos diminui custos, reduz os ciclos de revisão jurídica e acelera a finalização dos contratos. O objetivo é melhorar a precisão e a completude das primeiras versões no Icertis, evitando revisões extensas e várias rodadas de ajustes antes da aprovação. O ProcessMind identifica as causas raiz das revisões frequentes, como requisitos pouco claros, falta de dados iniciais ou uso inconsistente de Templates. Ao analisar padrões de revisão e ciclos de feedback, a plataforma revela oportunidades de treinamento ou ajustes no processo. Isso pode reduzir o retrabalho entre 20% e 35% e aumentar a eficiência da equipe responsável pela elaboração.

Garantir o cumprimento de todas as obrigações contratuais após a assinatura é essencial para evitar penalidades, manter boas relações comerciais e obter todo o valor previsto no contrato. O objetivo é gerenciar e monitorar proativamente os compromissos registrados nos contratos do Icertis, garantindo o cumprimento no prazo e a conformidade durante toda a vigência. O ProcessMind acompanha as atividades relacionadas ao cumprimento das obrigações e identifica tarefas atrasadas ou executadas em desacordo com os termos do contrato. A plataforma destaca falhas no processo ou problemas de recursos que impedem o cumprimento no prazo, ajudando as organizações a aumentar as taxas de cumprimento entre 15% e 25% e reduzir os riscos de não conformidade.

Alocar recursos com eficiência, especialmente revisores jurídicos e especialistas, reduz o tempo ocioso e evita gargalos, ajudando os contratos a avançar pelas etapas de revisão sem demora. O objetivo é equilibrar a carga de trabalho e aproveitar melhor a experiência interna no processo de gestão de contratos do Icertis, aumentando a produtividade da equipe. O ProcessMind mostra em detalhes como os recursos são usados nas diferentes atividades de revisão e destaca aqueles sobrecarregados ou subutilizados. A plataforma identifica pessoas ou equipes que se tornam gargalos, ajudando a distribuir melhor o trabalho e identificar necessidades de treinamento. Essa otimização pode aumentar a eficiência dos recursos entre 10% e 20% e acelerar os ciclos de revisão.

O uso máximo de Templates padrão de contratos reduz riscos jurídicos, aumenta a consistência dos acordos e acelera a elaboração. O objetivo é minimizar os desvios dos Templates pré-aprovados no Icertis, garantindo que os contratos sejam criados de forma uniforme e sigam os padrões estabelecidos pela organização. O ProcessMind identifica e quantifica o uso de cláusulas ou Templates fora do padrão, destacando a frequência e o impacto desses desvios. Ao revelar esses padrões, a plataforma ajuda a reforçar as políticas de uso de Templates e a identificar onde os modelos padrão precisam de atualização. Isso pode aumentar a adesão aos Templates entre 20% e 30% e reduzir a necessidade de análise jurídica.

Transferências rápidas e sem atritos entre departamentos, como jurídico, compras e vendas, são essenciais para manter os contratos em andamento e evitar atrasos desnecessários. O objetivo é identificar e resolver pontos de atrito nas transições do ciclo de vida dos contratos no Icertis, promovendo uma colaboração fluida e reduzindo o tempo total de ciclo. O ProcessMind mapeia visualmente as transições entre os departamentos envolvidos no processo de contratos e quantifica com precisão os tempos de espera e os atrasos em cada transferência. A plataforma revela quais interfaces entre departamentos funcionam como gargalos e ajuda a direcionar ações para agilizar a comunicação e as etapas do processo, podendo reduzir os atrasos nas transferências entre 15% e 25%.

Prever com precisão as datas de conclusão dos contratos é essencial para o planejamento dos negócios, o reconhecimento de receita e a alocação de recursos. O objetivo é aumentar a previsibilidade dos prazos de conclusão dos contratos gerenciados no Icertis, permitindo projeções financeiras mais confiáveis e melhor alinhamento operacional em toda a organização. O ProcessMind analisa os tempos de ciclo históricos dos contratos e identifica os principais fatores que influenciam sua duração, como tipo de contrato, contraparte e complexidade. Ao revelar esses padrões e oferecer insights baseados em dados sobre os prazos previstos de conclusão, a plataforma ajuda a aumentar em 10% a 20% a precisão das previsões, contribuindo para o planejamento estratégico e a alocação de recursos.

O caminho de melhoria em 6 etapas para a gestão de contratos

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O que fazer

Acesse o Template do Excel personalizado para gestão de contratos. Ele foi desenvolvido para organizar corretamente os dados do Icertis para análise.

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Por que isso importa

Com a estrutura de dados adequada, as informações dos contratos ficam preparadas corretamente, criando uma base sólida para uma análise de processos relevante.

Resultado esperado

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O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra o caminho real dos seus contratos no Icertis

Veja como os fluxos de trabalho dos seus contratos se desenrolam e identifique onde ocorrem atrasos e surgem riscos de conformidade. Nossa plataforma oferece a clareza necessária para otimizar seu sistema Icertis.

Visualize os fluxos de trabalho dos contratos de ponta a ponta
Identifique os gargalos nas aprovações com precisão
Acompanhe a conformidade e o cumprimento das regras de governança
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Identify bottlenecks and delays

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RESULTADOS TÍPICOS

Excelência na gestão de contratos

Nossas soluções de mineração de processos revelam ineficiências e gargalos no ciclo de vida da gestão de contratos, com base em uma análise detalhada dos dados de ID do contrato do Icertis. Estes são alguns dos resultados que as organizações costumam alcançar ao otimizar seus processos de contratos.

0 %

Aprovações de contratos mais rápidas

Redução do tempo na etapa de aprovação

Identifique e elimine gargalos nos fluxos de trabalho de aprovação para reduzir significativamente o tempo até a aprovação interna dos contratos.

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Mais Conformidade com as políticas

Maior Conformidade com as políticas internas

Identifique automaticamente desvios dos processos e das políticas padrão para contratos, aumentando a Conformidade e reduzindo os riscos em todo o portfólio de contratos.

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Ciclos de negociação mais curtos

Redução da duração média das negociações

Analise os padrões de negociação para identificar atrasos e etapas com muito retrabalho. Assim, você pode chegar mais rápido a um acordo sobre os termos com as contrapartes e concluir os negócios.

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Menos contratos parados

Menos contratos parados no processo

Tenha insights em tempo real sobre contratos parados ou com andamento lento e intervenha de forma proativa para manter os negócios em andamento e evitar atrasos.

0 %

Maior cumprimento das obrigações

Mais obrigações contratuais cumpridas

Acompanhe e garanta o cumprimento pontual de todas as obrigações contratuais após a assinatura, reduzindo riscos e fortalecendo o relacionamento com seus parceiros de negócios.

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Transferências de revisão mais eficientes

Redução do tempo de espera pela revisão jurídica

Identifique e resolva gargalos nas filas de revisão jurídica e nas transferências entre áreas, aproveitando melhor os recursos e acelerando o andamento dos contratos.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, a qualidade dos dados e as áreas estratégicas prioritárias. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações de gestão de contratos.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.

Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Identificador exclusivo de cada contrato gerenciado na plataforma Icertis.

Por que isso importa

Esta é a chave primária para a análise do processo. Ela permite acompanhar toda a jornada de um contrato e garante a integridade dos dados.

Data e hora em que uma atividade específica do contrato foi concluída.

Por que isso importa

Permite calcular com precisão a duração das atividades e ajuda a diferenciar o tempo de processamento do tempo de espera.

Usuário ou recurso responsável por executar uma atividade do contrato.

Por que isso importa

Permite analisar a performance por usuário ou equipe, ajudando a identificar desequilíbrios na carga de trabalho e oportunidades de treinamento.

Departamento ao qual pertence o responsável pela atividade.

Por que isso importa

Facilita a análise da performance dos departamentos e da eficiência das transferências de trabalho, destacando gargalos entre áreas.

Classificação do contrato, como contrato de prestação de serviços ou acordo de confidencialidade.

Por que isso importa

Permite segmentar o processo e comparar os ciclos de vida e a Conformidade de diferentes tipos de acordo.

Estado ou etapa atual do contrato em seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Oferece uma visão geral do pipeline de contratos, essencial para o monitoramento das operações e a gestão do volume de trabalho.

Valor monetário total do contrato.

Por que isso importa

Permite priorizar contratos e fazer análises com base no valor, direcionando os esforços de melhoria aos contratos de maior impacto financeiro.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Esta atividade marca o início oficial do ciclo de vida do contrato, quando uma pessoa da área de negócios solicita formalmente um novo contrato. Em geral, o evento é registrado quando o usuário envia um formulário de solicitação de contrato na plataforma Icertis.

Por que isso importa

Como marca o início do processo, este evento é essencial para medir o tempo de ciclo total do contrato. Analisar o volume e o tipo de solicitações ajuda no planejamento de recursos e na gestão da demanda.

Indica que a equipe jurídica concluiu a revisão do contrato. Em geral, é um evento explícito registrado quando a pessoa responsável pela revisão jurídica conclui a tarefa atribuída no fluxo de trabalho de aprovação.

Por que isso importa

Esta atividade é essencial para medir o tempo de resposta da revisão jurídica e identificar possíveis limitações de capacidade na equipe jurídica. Ela dá suporte ao KPI 'Tempo de espera pela revisão jurídica'.

Marca o momento em que todas as partes interessadas internas necessárias aprovam o contrato, deixando-o pronto para negociação externa ou assinatura. Esse evento é identificado quando o status geral do fluxo de trabalho de aprovação chega ao estado final 'Aprovado'.

Por que isso importa

Este é um marco importante que encerra o ciclo de revisão interna. Ele marca o fim do período usado para medir o KPI 'Duração média da etapa de aprovação'.

Esta atividade indica que a contraparte externa concordou com os termos e aprovou a versão final do contrato. Pode ser um evento explícito registrado em um portal de colaboração ou uma atualização manual de status feita pela pessoa responsável pelo contrato.

Por que isso importa

Este marco encerra a etapa de negociação. Ele marca o fim do período usado para calcular o KPI 'Tempo médio de ciclo da negociação' e avaliar a eficiência das interações externas.

Esta atividade marca a formalização do contrato, quando todas as partes assinam. É o principal evento de conclusão do processo anterior à assinatura e é capturado por meio da integração com uma plataforma de assinatura eletrônica.

Por que isso importa

Como principal evento de conclusão, este é o ponto final do KPI 'Tempo médio de ciclo do contrato'. Ele marca o momento em que o contrato passa a ter validade jurídica e entra em vigor.

Marca o fim do ciclo de vida do contrato, seja por um processo de encerramento iniciado ou pela chegada da data de vencimento. O encerramento é um evento explícito, enquanto o vencimento é calculado com base nos metadados do contrato.

Por que isso importa

Este é um evento final do ciclo de vida do contrato. É essencial para analisar as taxas de renovação e medir o KPI 'Taxa de renovação ou encerramento no prazo'.

Perguntas frequentes

Como a mineração de processos pode melhorar a gestão de contratos no Icertis?

A mineração de processos analisa os dados do Icertis para mostrar o ciclo de vida real dos contratos e identificar gargalos em aprovações, negociações e renovações. Ela revela desvios dos processos padrão e aponta oportunidades para ganhar eficiência. Assim, você entende onde e por que os contratos ficam parados, reduzindo os tempos de ciclo e melhorando a Conformidade.

De quais dados do Icertis precisamos para começar a fazer a mineração de processos dos nossos contratos?

Para começar, precisamos principalmente dos registros de eventos do Icertis, que incluem o identificador do caso, o ID do contrato, a atividade e a data e hora de cada evento. Esses dados permitem reconstruir a jornada completa de cada contrato. Também é útil incluir Atributos adicionais dos contratos, como tipo ou valor, para enriquecer a análise.

É difícil implementar a mineração de processos na configuração atual do Icertis?

A implementação da mineração de processos geralmente envolve extrair dados históricos do Icertis, sem alterar a configuração atual do sistema. A ferramenta de mineração de processos se conecta a esses dados, causando pouca ou nenhuma interrupção nas operações em andamento. O foco está na extração e na análise dos dados, não na integração tradicional de sistemas.

Que melhorias podemos esperar ao aplicar a mineração de processos à gestão de contratos?

Você pode esperar melhorias significativas em indicadores-chave de performance, como a redução do tempo de ciclo das aprovações de contratos e de duração das negociações. Os insights ajudam a melhorar a Conformidade com as políticas, simplificar as renovações e dar mais visibilidade ao status dos contratos em tempo real. O resultado são operações mais eficientes e uma alocação de recursos mais adequada.

Quais são os requisitos técnicos para fazer a mineração de processos com dados do Icertis?

O principal requisito técnico é conseguir extrair os dados do Event Log do Icertis, geralmente pelos recursos de relatórios ou pelo acesso direto ao banco de dados. Você precisará de credenciais de acesso e talvez do suporte técnico da equipe de TI para exportar os dados. Não é necessário instalar hardware ou software específico diretamente no ambiente do Icertis.

Quanto tempo costuma levar para obter os primeiros insights da mineração de processos na gestão de contratos?

Depois da extração e da preparação inicial dos dados, que podem levar de alguns dias a algumas semanas, dependendo da complexidade, os primeiros insights costumam ficar prontos em mais uma ou duas semanas. A etapa inicial se concentra em visualizar o processo atual e identificar gargalos evidentes. A análise mais aprofundada e o desenvolvimento de soluções vêm depois.

A mineração de processos pode ajudar a reduzir o alto índice de retrabalho na elaboração de contratos?

Sim. A mineração de processos pode identificar com precisão onde e por que o retrabalho acontece com mais frequência na elaboração de contratos no Icertis. Ao analisar a sequência de eventos e as interações dos usuários, ela destaca as etapas ou áreas que mais geram revisões. Com esse insight baseado em dados, você pode direcionar as melhorias e reduzir a necessidade de alterações repetidas.

Como a mineração de processos ajuda a garantir a Conformidade com as políticas internas de contratos?

A mineração de processos compara automaticamente a execução real dos processos de contratos com as políticas internas definidas e os modelos de processo ideais. Ela identifica cada desvio, como etapas de aprovação ignoradas ou alterações não autorizadas. Assim, você pode agir de forma proativa diante de práticas fora de Conformidade e promover a aplicação consistente das diretrizes para contratos.

A mineração de processos pode ajudar a otimizar a alocação de recursos para a revisão de contratos?

Sim. A mineração de processos mostra como a carga de trabalho se distribui entre as etapas de revisão e as equipes, revelando onde há recursos subutilizados ou sobrecarregados. Ao identificar gargalos causados por desequilíbrios na alocação de recursos, ela fornece dados para redistribuir as pessoas com mais eficiência. Isso ajuda a manter o fluxo do processo e evita atrasos por falta de revisores ou por uma distribuição inadequada.

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