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Améliorez la gestion de vos contrats

Optimisez les flux de travail contractuels dans Icertis grâce à notre guide en 6 étapes
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
Défis(11)Objectifs(11)6 étapesAperçuRésultatsDonnéesFAQ(5)

Optimisez la gestion des contrats dans Icertis pour renforcer la conformité

La complexité des validations et les exigences de conformité peuvent ralentir des processus essentiels. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les goulots d’étranglement et à simplifier les examens. Améliorez la gouvernance globale et optimisez le cycle de vie des contrats, de leur création à leur clôture.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des contrats avec Icertis ?

Une gestion efficace des contrats est au cœur de la réussite des opérations d’une entreprise, en particulier avec une plateforme avancée comme Icertis Contract Intelligence. Icertis offre de nombreuses fonctionnalités pour gérer vos contrats, mais les processus sous-jacents peuvent encore comporter des inefficacités, sources de coûts financiers et opérationnels importants. Des flux de travail contractuels mal optimisés peuvent allonger les cycles d’approbation, faire manquer des occasions de revenus, accroître les risques de non-conformité et fragiliser les relations avec les contreparties. Comprendre et améliorer ces processus est essentiel pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans Icertis et faire en sorte que vos contrats soutiennent vos objectifs, au lieu de les freiner.

Comment le Process Mining améliore la gestion des contrats dans Icertis

Le Process Mining offre une analyse objective, fondée sur les données, de vos processus réels de gestion des contrats dans Icertis. Plutôt que de vous fier à des suppositions ou à des témoignages isolés, il analyse directement les journaux d’événements de votre système Icertis afin de reconstituer chaque étape du cycle de vie de chaque contrat. Vous pouvez ainsi visualiser le déroulement réel de bout en bout et repérer les goulots d’étranglement cachés lors des examens, des approbations et des négociations. Vous mesurez précisément les temps de cycle réels des contrats, repérez les écarts propres au processus et localisez exactement les retards. Ces éléments objectifs vous aident à comprendre comment réduire le temps de cycle de la gestion des contrats et à améliorer réellement les processus dans toute votre organisation.

Principaux axes d’amélioration révélés par le Process Mining

En appliquant le Process Mining aux données de gestion des contrats d’Icertis, vous repérez des pistes d’amélioration précises. Vous pourriez constater que certains services ou approbateurs ralentissent régulièrement les examens internes, ou que certains types de contrats donnent systématiquement lieu à des négociations plus longues. La technologie peut mettre en évidence des activités non conformes, comme l’omission d’un examen juridique obligatoire, ou des écarts par rapport à vos procédures opérationnelles standard. Le Process Mining permet également d’analyser l’efficacité des étapes qui suivent la signature, comme le suivi des obligations, le traitement des avenants ou les renouvellements. Ces analyses vous apportent des éléments concrets pour optimiser les opérations et renforcer la gouvernance des contrats.

Des résultats tangibles : les avantages de processus Icertis optimisés

L’application du Process Mining à la gestion des contrats dans Icertis apporte de nombreux avantages concrets. Vous pouvez vous attendre à une réduction importante des temps de cycle des contrats, à une accélération de la génération de revenus et à une amélioration du rythme des opérations. En éliminant les goulots d’étranglement et en simplifiant les flux de travail, vous réduisez sensiblement les coûts administratifs et les erreurs qui entraînent des reprises coûteuses. Le Process Mining contribue aussi à renforcer la conformité en repérant les risques en amont et en vérifiant le respect des obligations contractuelles et des règles internes. Une meilleure gouvernance, une traçabilité accrue pour les audits et un contrôle renforcé des clauses contractuelles rendent également la gestion des contrats plus efficace et plus résiliente. Ces améliorations font de la fonction contrats un atout stratégique qui contribue directement à vos résultats financiers.

Commencer à optimiser vos processus contractuels dans Icertis

Lancer une démarche d’optimisation de la gestion des contrats avec Icertis et le Process Mining est un choix stratégique pour améliorer vos opérations. Cette approche fondée sur les données vous permet de dépasser les suppositions et d’obtenir une vision claire de vos flux de travail contractuels les plus importants. En utilisant les données déjà présentes dans votre système Icertis, vous disposez des éléments nécessaires pour prendre des décisions éclairées, gagner en efficacité et mettre en place une fonction de gestion des contrats de premier plan. Découvrez comment le Process Mining peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre investissement dans Icertis et à progresser en continu.

Gestion des contrats Gestion du cycle de vie des contrats Administration des contrats Service juridique Achats Compliance Réduction du temps de cycle Optimisation des négociations CLM Opérations juridiques Automatisation des contrats

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les contrats restent souvent bloqués dans de longues files d’attente d’approbation, ce qui retarde leur signature et la comptabilisation des revenus. Le cycle de vie des contrats s’allonge, les occasions se perdent et les relations avec les parties prenantes se tendent.
ProcessMind analyse les flux de travail d’approbation dans Icertis et repère les approbateurs, les services ou les conditions à l’origine des retards. Il visualise les parcours réels des contrats, met en évidence les séquences d’approbation non conformes et indique les étapes qui pourraient être automatisées ou simplifiées.

Les longues négociations avec les contreparties, ponctuées d’allers-retours, peuvent retarder considérablement la signature des contrats, repousser la génération de revenus et augmenter les coûts opérationnels. Les révisions répétées et les points de désaccord non résolus prolongent le délai jusqu’à la signature et nuisent à la réactivité de l’entreprise.
ProcessMind met en évidence la phase de négociation dans Icertis : il révèle les schémas de révision, repère les clauses qui font fréquemment l’objet de modifications et mesure l’incidence de chaque cycle de négociation. Ces éléments vous aident à améliorer vos stratégies de négociation et l’utilisation des modèles.

Les écarts par rapport aux règles internes établies, comme l’omission d’étapes d’examen obligatoires ou l’obtention d’approbations dans le mauvais ordre, exposent l’organisation à des risques juridiques et financiers. Ces parcours non conformes passent souvent inaperçus, ce qui fragilise les audits et entraîne des pratiques contractuelles différentes d’un service à l’autre.
ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes réelles du processus dans Icertis et signale chaque contrat qui s’écarte du parcours prévu et conforme. Vous pouvez ainsi repérer et corriger les manquements aux règles en amont.

Les retards dans la gestion des renouvellements ou des résiliations peuvent entraîner la reconduction automatique de conditions défavorables, la perte de revenus liés à de nouveaux contrats ou la poursuite inutile de services. La gestion du portefeuille de contrats devient alors moins efficace et l’organisation risque de subir des pertes financières.
ProcessMind suit l’ensemble du cycle de vie, repère les contrats proches de leur date d’expiration et visualise leur processus de renouvellement ou de résiliation. Il met en évidence les retards pour vous permettre d’agir à temps et d’améliorer la gouvernance.

Les parties prenantes ont souvent du mal à connaître le statut d’un contrat en temps réel. Il en résulte de nombreuses demandes de renseignements, une charge de communication accrue et des prévisions de conclusion d’accords peu fiables. Ce manque de visibilité complique la gestion proactive et la prise de décision tout au long du cycle de vie des contrats.
ProcessMind fournit une vue objective de bout en bout du parcours de chaque contrat dans Icertis, de sa création à sa signature. Vous voyez précisément où en est chaque contrat, repérez les dossiers bloqués et disposez d’éléments fondés sur les données pour évaluer la performance globale.

Des révisions fréquentes et de nombreuses modifications suivies signalent des problèmes dans la rédaction initiale ou un manque de clarté des exigences. Elles entraînent des efforts inutiles et allongent les temps de cycle des contrats. Ces reprises mobilisent inutilement les équipes juridiques et opérationnelles et augmentent les coûts.
ProcessMind analyse la fréquence et les schémas des révisions de contrats dans Icertis, et met en évidence des causes possibles, comme des modèles incohérents ou des consignes initiales imprécises. Il vous aide à repérer les points où une meilleure standardisation ou des directives plus claires permettraient de réduire les reprises.

Après la signature d’un contrat, des obligations importantes, comme les jalons de prestation de services ou les exigences de reporting, peuvent être oubliées. Cela peut entraîner des pénalités, détériorer les relations ou empêcher l’obtention des bénéfices attendus. Sans suivi clair, les risques de non-conformité restent élevés.
ProcessMind suit la phase qui suit la signature, notamment le suivi des obligations et les examens de conformité, et repère les tâches retardées ou inachevées. Il vous donne une visibilité sur le respect des SLA et des autres engagements pris après la signature dans Icertis.

Les goulots d’étranglement sont souvent dus à une répartition inégale de la charge de travail entre les juristes et les personnes chargées des examens internes. Certains risquent alors l’épuisement tandis que d’autres sont peu sollicités. Cette répartition inefficace retarde les activités contractuelles importantes et empêche de tirer le meilleur parti des compétences disponibles.
ProcessMind cartographie la charge de travail et le volume traité par les personnes ou les services chargés des examens dans Icertis. Il repère les goulots d’étranglement liés au manque de ressources, afin de vous aider à rééquilibrer la répartition des tâches à partir des données.

L’utilisation non contrôlée de modèles de contrats non standard ou de pratiques de rédaction ponctuelles crée des incohérences, accroît les risques juridiques et complique le suivi de la conformité. Le portefeuille de contrats se fragmente et la charge administrative augmente.
Même si cela ne correspond pas directement à une activité, ProcessMind peut déduire ces écarts en analysant les variations dans la rédaction des contrats et les révisions qui suivent. Il révèle dans Icertis des déroulements inhabituels qui peuvent signaler des pratiques non standard et indique où il faut mieux respecter les modèles.

Les passages de relais entre équipes ou services, par exemple des achats au service juridique ou du service juridique aux ventes, entraînent souvent des retards et des lacunes de communication dans le processus contractuel. Ces transitions deviennent des goulots d’étranglement difficiles à repérer, allongent le temps de cycle global et frustrent les parties prenantes.
ProcessMind visualise le parcours des contrats entre les services et les responsables de contrats dans Icertis, et indique précisément où les retards surviennent lors du passage d’une activité à l’autre. Vous pouvez ainsi repérer les inefficacités de la collaboration entre équipes.

Sans vision claire des durées réelles du processus et de ses goulots d’étranglement, il est difficile de prévoir la date de signature d’un contrat. Des prévisions inexactes peuvent perturber la planification financière, les projections commerciales et les calendriers de projet, entraînant des objectifs manqués et de mauvaises décisions stratégiques.
ProcessMind analyse les données historiques des activités de signature des contrats, calcule les temps de cycle moyens et prévoit les dates d’achèvement en fonction de l’état actuel du processus dans Icertis. Vous disposez ainsi de prévisions fiables, fondées sur les données.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Des approbations plus rapides permettent de conclure les accords plus tôt et de générer les revenus plus rapidement. Pour atteindre cet objectif, il faut optimiser les différentes étapes d’examen et d’approbation dans Icertis, supprimer les étapes inutiles et réduire les temps d’attente. L’efficacité opérationnelle s’en trouve améliorée dans toute l’organisation. ProcessMind cartographie avec précision les flux de travail d’approbation, repère les goulots d’étranglement, les étapes redondantes et les approbations bloquées. Il mesure l’incidence de chaque retard, afin que les équipes puissent en déterminer les causes, comme le manque de ressources ou les dépendances entre étapes, puis simuler des changements susceptibles de réduire sensiblement le temps de cycle, de 15 à 30 %.

Des négociations plus rapides permettent de finaliser les contrats plus tôt, d’accélérer la génération de revenus et d’améliorer la réactivité sur le marché. Cet objectif consiste à simplifier les échanges avec les contreparties et les parties prenantes internes dans Icertis, à limiter les allers-retours et à réduire le délai entre la première version et l’accord final. ProcessMind visualise les boucles de négociation et repère les activités ou les événements qui prolongent les cycles. L’analyse des données historiques révèle les causes fréquentes de retard, comme les modifications répétées ou les informations manquantes. Les équipes peuvent alors mettre en place des améliorations ciblées, réduire les délais de négociation de 10 à 25 % et améliorer leurs stratégies.

Un meilleur respect des règles garantit que tous les contrats sont conformes aux politiques internes, aux exigences réglementaires et aux normes juridiques. Cela réduit les risques juridiques, les amendes potentielles et les atteintes à la réputation. Il s’agit de vérifier le respect des règles et des flux de travail définis tout au long du cycle de vie des contrats dans Icertis, de la rédaction à la signature. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux politiques de gestion des contrats et aux « parcours nominaux ». Il signale les cas de non-conformité, comme les clauses non approuvées ou les étapes d’examen omises, et permet aux organisations de mesurer les écarts. Ces éléments aident à renforcer les contrôles et à améliorer le taux de conformité de 20 à 40 %, tout en consolidant la gouvernance des contrats.

Un processus de renouvellement optimisé évite l’expiration involontaire des contrats et permet d’engager à temps les renégociations ou les résiliations. Cet objectif vise à mieux anticiper et gérer la fin de vie des contrats dans Icertis, tout en réduisant la charge administrative et en préservant leur valeur. ProcessMind cartographie les flux de travail complets de renouvellement et de résiliation, et repère les lancements tardifs, les échéances manquées et les transmissions inefficaces. Il met en évidence les causes des retards et des difficultés, afin de faciliter la mise en place d’alertes automatisées et de procédures standardisées. Le taux de renouvellement dans les délais peut ainsi progresser de 10 à 20 %, et la gestion du portefeuille de contrats gagner en efficacité.

Une meilleure visibilité permet aux parties prenantes de connaître à tout moment le statut exact de chaque contrat, pour prendre de meilleures décisions et gérer les dossiers de manière proactive. Cet objectif vise à supprimer les silos d’information et à fournir une source de référence unique et fiable pour tous les contrats gérés dans Icertis, de leur création à leur clôture. Les retards dus au manque d’information sont ainsi réduits. ProcessMind crée une représentation visuelle de bout en bout du parcours de chaque contrat, afin d’en rendre immédiatement visibles le statut et l’avancement. Il signale les contrats bloqués ou en attente d’informations, ce qui permet aux responsables de repérer les goulots d’étranglement avant qu’ils ne compromettent les délais. Cette transparence améliore la visibilité sur les opérations et facilite la planification des ressources ainsi que la gestion des attentes.

Réduire les reprises lors de la rédaction des contrats permet de diminuer les coûts, de raccourcir les cycles d’examen juridique et de finaliser les contrats plus rapidement. Cet objectif consiste à améliorer la précision et l’exhaustivité des premières versions dans Icertis, afin de limiter les révisions importantes et les multiples itérations avant approbation. ProcessMind repère les causes des révisions fréquentes, comme des exigences imprécises, des données initiales insuffisantes ou une utilisation incohérente des modèles. En analysant les schémas de révision et les boucles de retour, il met en évidence les besoins de formation ou les ajustements à apporter au processus. Les reprises pourraient ainsi diminuer de 20 à 35 %, et l’équipe de rédaction gagner en efficacité.

Le respect de toutes les obligations contractuelles après la signature est essentiel pour éviter les pénalités, préserver de bonnes relations commerciales et obtenir toute la valeur attendue du contrat. Cet objectif consiste à gérer et à suivre de manière proactive les engagements consignés dans les contrats Icertis, afin qu’ils soient respectés dans les délais et pendant toute la durée du contrat. ProcessMind suit les activités liées à l’exécution des obligations et repère les tâches retardées ou non réalisées conformément aux conditions du contrat. Il peut mettre en évidence les lacunes du processus ou les problèmes de ressources qui empêchent le respect des obligations dans les délais. Les organisations peuvent ainsi améliorer leur taux de respect des obligations de 15 à 25 % et réduire les risques de non-conformité.

Une répartition efficace des ressources, notamment des juristes et des spécialistes chargés des examens, réduit les temps d’inactivité et évite les goulots d’étranglement. Les contrats franchissent ainsi les étapes d’examen dans les délais. Cet objectif vise à équilibrer la charge de travail et à utiliser efficacement les compétences internes dans le processus de gestion des contrats d’Icertis, afin d’améliorer la productivité globale des équipes. ProcessMind fournit une vue détaillée de l’utilisation des ressources pour les différentes activités d’examen et repère les ressources surchargées ou sous-utilisées. Il signale les cas où certaines personnes ou équipes deviennent des goulots d’étranglement, ce qui permet de mieux répartir la charge de travail et de repérer les besoins de formation. Cette optimisation peut améliorer l’efficacité des ressources de 10 à 20 % et accélérer les cycles d’examen.

L’utilisation maximale des modèles de contrats standard réduit les risques juridiques, renforce la cohérence des accords et accélère la rédaction. Cet objectif vise à limiter les écarts par rapport aux modèles préapprouvés dans Icertis, afin que les contrats soient rédigés de manière uniforme et respectent les normes établies par l’organisation. ProcessMind repère et mesure les cas d’utilisation de clauses ou de modèles non standard, ainsi que leur fréquence et leur incidence. En révélant ces schémas, il aide à faire respecter les règles d’utilisation des modèles et à repérer ceux qui doivent être mis à jour. Le respect des modèles pourrait ainsi progresser de 20 à 30 %, tout en réduisant le nombre d’examens juridiques approfondis.

Des transmissions rapides entre les services juridique, achats et ventes, par exemple, sont essentielles pour maintenir l’avancement des contrats et éviter les retards inutiles. Cet objectif consiste à repérer et à résoudre les points de friction lors des transitions dans le cycle de vie des contrats Icertis, afin de faciliter la collaboration et de réduire les temps de cycle globaux. ProcessMind cartographie visuellement les transitions entre les services concernés et mesure précisément les temps d’attente et les retards à chaque passage de relais. Il révèle les interfaces entre services qui créent des goulots d’étranglement et permet de cibler les mesures visant à simplifier la communication et les étapes du processus. Les retards liés aux transmissions pourraient ainsi diminuer de 15 à 25 %.

Prévoir avec précision les dates de signature des contrats est essentiel à la planification de l’activité, à la comptabilisation du chiffre d’affaires et à la planification des ressources. Cet objectif vise à mieux anticiper la finalisation des contrats gérés dans Icertis, afin d’établir des prévisions financières plus fiables et de mieux coordonner les activités dans l’ensemble de l’organisation. ProcessMind analyse les temps de cycle historiques des contrats et repère les principaux facteurs qui influent sur leur durée, comme le type de contrat, la contrepartie ou la complexité. En mettant en évidence ces tendances et en estimant les délais de finalisation à partir des données, la plateforme peut améliorer de 10 à 20 % la précision des prévisions et faciliter la planification stratégique ainsi que l’affectation des ressources.

Les 6 étapes pour améliorer la gestion des contrats

1
Téléchargez le modèle
2
Exportez vos données Icertis
3
Importez votre jeu de données
4
Analysez votre processus
5
Mettez en œuvre les améliorations
6
Suivez vos progrès
1

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Que faire

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Pourquoi est-ce important ?

Une structure de données adaptée permet de préparer correctement les données relatives aux contrats et de disposer d’une base solide pour analyser le processus.

Résultat attendu

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CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez le parcours réel de vos contrats Icertis

Visualisez le déroulement des flux de travail contractuels et repérez les retards ainsi que les risques de non-conformité. Notre plateforme vous donne les informations nécessaires pour optimiser votre système Icertis.
  • Visualisez les flux de travail contractuels de bout en bout
  • Repérez précisément les goulots d’étranglement dans les validations
  • Suivez la conformité et le respect des règles de gouvernance
  • Réduisez la durée des cycles d’examen des contrats
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPES

Améliorer la gestion des contrats

Nos solutions de process mining révèlent les inefficacités et les goulots d’étranglement du cycle de vie de vos contrats grâce à une analyse détaillée des données d’identifiant de contrat issues d’Icertis. Ces résultats illustrent les améliorations généralement obtenues par les organisations qui optimisent leurs processus contractuels.

0 %
Des approbations de contrats plus rapides

Réduction de la durée de la phase d’approbation

Repérez et éliminez les goulots d’étranglement dans vos flux de travail d’approbation pour réduire considérablement le délai nécessaire à l’approbation interne des contrats.
0 %
Un meilleur respect des politiques internes

Amélioration de la conformité aux politiques internes

Repérez automatiquement les écarts par rapport aux processus et aux politiques contractuels standard, afin d’améliorer leur respect et de réduire les risques pour l’ensemble de votre portefeuille de contrats.
0 %
Des cycles de négociation plus courts

Réduction de la durée moyenne des négociations

Analysez les tendances des négociations pour repérer les retards et les étapes qui entraînent de nombreuses reprises. Vous pourrez ainsi parvenir plus rapidement à un accord avec les contreparties et conclure les contrats plus tôt.
0 %
Moins de contrats bloqués

Moins de contrats bloqués en cours de traitement

Suivez en temps réel les contrats bloqués ou qui avancent lentement. Vous pourrez intervenir rapidement pour faire progresser les négociations et éviter les retards.
0 %
Un meilleur respect des obligations

Amélioration de l’exécution des obligations contractuelles

Suivez l’exécution dans les délais de toutes les obligations contractuelles après la signature. Vous réduirez ainsi les risques et renforcerez les relations avec vos partenaires commerciaux.
0 %
Des transferts entre équipes mieux organisés

Réduction des délais d’attente pour l’examen juridique

Repérez et résolvez les goulots d’étranglement dans les files d’attente de l’équipe juridique et lors des transferts entre services. Les ressources sont ainsi mieux utilisées et les contrats avancent plus rapidement.

Les résultats varient selon la complexité de vos processus, la qualité des données et les domaines prioritaires. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différents déploiements de solutions de gestion des contrats.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque contrat géré dans la plateforme Icertis.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de la clé principale pour analyser le processus, suivre le parcours complet d’un contrat et garantir l’intégrité des données.

Horodatage indiquant la fin d’une activité liée à un contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de calculer précisément la durée des activités et de distinguer le temps de traitement du temps d’attente.

Utilisateur ou ressource chargé de réaliser une activité liée à un contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les performances par utilisateur ou par équipe, et de repérer les déséquilibres de charge ainsi que les besoins de formation.

Service auquel appartient le responsable de l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Facilite l’analyse des performances des services et de l’efficacité des transferts, et met en évidence les goulots d’étranglement entre équipes.

Catégorie du contrat, par exemple contrat-cadre de services ou accord de confidentialité.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de segmenter les processus afin de comparer les cycles de vie et la conformité de différentes catégories d’accords.

État ou étape actuelle du contrat dans son cycle de vie.

Pourquoi est-ce important ?

Donne une vue d’ensemble du portefeuille de contrats, essentielle au suivi des opérations et à la gestion du volume de traitement.

Valeur financière totale du contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de hiérarchiser les contrats et de mener des analyses fondées sur leur valeur, afin de concentrer les efforts d’amélioration sur ceux qui ont le plus d’importance financière.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début officiel du cycle de vie du contrat : un utilisateur métier soumet une demande de nouveau contrat. Elle est généralement enregistrée comme un événement explicite lorsqu’un utilisateur envoie un formulaire de demande de contrat dans la plateforme Icertis.

Pourquoi est-ce important ?

En tant que point de départ du processus, cet événement est essentiel pour mesurer le temps de cycle global des contrats. L’analyse du volume et du type de demandes facilite la planification des ressources et la gestion de la demande.

Indique que le service juridique a terminé l’examen du contrat. Il s’agit généralement d’un événement explicite, enregistré lorsqu’un juriste termine la tâche qui lui a été attribuée dans le flux de travail d’approbation.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est importante pour mesurer le délai de traitement de l’examen juridique et repérer les éventuelles limites de capacité de l’équipe juridique. Elle contribue au suivi de l’indicateur clé de performance « Délai d’attente pour l’examen juridique ».

Cette étape marque le moment où toutes les parties prenantes internes requises ont approuvé le contrat, qui peut alors être soumis à la négociation externe ou à la signature. Elle est déduite du passage du flux de travail d’approbation à l’état final « Approved ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante clôt le cycle d’examen interne. Elle sert de point final pour mesurer l’indicateur clé de performance « Durée moyenne de la phase d’approbation ».

Cette activité indique que la contrepartie externe a accepté les conditions et approuvé la version finale du contrat. Elle peut être enregistrée comme événement explicite depuis un portail de collaboration ou résulter d’une mise à jour manuelle du statut par le responsable du contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque la fin de la phase de négociation. Elle sert de point final au calcul de l’indicateur clé de performance « Temps de cycle moyen des négociations » et permet d’évaluer l’efficacité des échanges avec la contrepartie.

Cette activité marque la signature officielle du contrat par toutes les parties. Elle constitue le principal point d’aboutissement du processus avant signature et est capturée grâce à l’intégration avec une plateforme de signature électronique.

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement de fin principal sert de point final au calcul de l’indicateur clé de performance « Temps de cycle moyen des contrats ». Il marque le moment où le contrat devient juridiquement contraignant et entre en vigueur.

Marque la fin du cycle de vie du contrat, à la suite d’une résiliation ou de l’arrivée à sa date d’expiration. La résiliation est un événement explicite, tandis que l’expiration est calculée à partir des métadonnées du contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement clôt le cycle de vie du contrat. Il est essentiel pour analyser les taux de renouvellement et mesurer l’indicateur clé de performance « Taux de renouvellement ou de résiliation dans les délais ».

FAQ

Foire aux questions

Le process mining analyse vos données Icertis pour visualiser le cycle de vie réel des contrats et repérer les goulots d’étranglement dans les approbations, les négociations et les renouvellements. Il met en évidence les écarts par rapport aux processus standard et les possibilités de gagner en efficacité. Vous comprenez ainsi où les contrats sont bloqués et pourquoi, ce qui permet de raccourcir les cycles et d’améliorer la conformité.

Pour commencer, nous avons principalement besoin des journaux d’événements d’Icertis, qui indiquent pour chaque événement l’identifiant du cas, l’identifiant du contrat, l’activité et l’horodatage. Ces données permettent de reconstituer le parcours complet de chaque contrat. Des données supplémentaires sur les attributs des contrats, comme leur type ou leur valeur, enrichissent également l’analyse.

Le process mining nécessite généralement d’extraire les données historiques d’Icertis, sans modifier la configuration actuelle de votre système. L’outil d’analyse se connecte à ces données, ce qui perturbe rarement les opérations en cours. Il s’agit avant tout d’extraire puis d’analyser les données, et non d’intégrer un système au sens traditionnel.

Vous pouvez vous attendre à une amélioration notable des principaux indicateurs de performance, notamment à une réduction du temps de cycle des approbations et à des négociations plus courtes. Les résultats de l’analyse permettent de mieux respecter les politiques internes, d’optimiser les renouvellements et de suivre en temps réel l’état des contrats. À terme, les opérations gagnent en efficacité et les ressources sont mieux réparties.

Le principal prérequis technique est de pouvoir extraire les données des journaux d’événements d’Icertis, généralement à l’aide des fonctionnalités de création de rapports ou d’un accès direct à la base de données. Vous aurez besoin d’identifiants d’accès et, éventuellement, de l’aide de votre équipe informatique pour exporter les données. Aucun matériel ni logiciel particulier ne doit être installé dans votre environnement Icertis.

Après l’extraction et la préparation initiale des données, qui peuvent prendre de quelques jours à deux semaines selon leur complexité, les premiers résultats peuvent souvent être obtenus en une à deux semaines supplémentaires. La première étape consiste à visualiser le processus actuel et à repérer les goulots d’étranglement les plus évidents. Une analyse plus approfondie et la définition de solutions viennent ensuite.

Oui. Le process mining peut repérer précisément où et pourquoi les reprises sont les plus fréquentes lors de la rédaction des contrats dans Icertis. L’analyse de la séquence des événements et des interactions des utilisateurs met en évidence les étapes ou les services qui entraînent le plus de révisions. Ces résultats fondés sur les données vous permettent de cibler les améliorations et de réduire les modifications répétées.

Le process mining compare automatiquement le déroulement réel de vos processus contractuels aux politiques internes définies et aux modèles de processus de référence. Il repère chaque écart, par exemple une étape d’approbation omise ou une modification non autorisée. Vous pouvez ainsi corriger les pratiques non conformes en amont et veiller au respect systématique de vos règles contractuelles.

Oui. Le process mining visualise la répartition de la charge de travail entre les différentes étapes d’examen et les équipes, et révèle les ressources sous-utilisées ou surchargées. En repérant les points de blocage dus à un déséquilibre des ressources, il fournit des éléments pour mieux répartir le personnel. Le processus avance ainsi plus régulièrement et les retards liés à un manque de réviseurs ou à leur mauvaise affectation sont évités.

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