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Améliorez votre gestion des contrats

Optimisez les flux de travail des contrats Icertis avec notre guide en 6 étapes
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Optimisez la gestion des contrats Icertis pour renforcer la conformité

Les flux de travail d’approbation complexes et les difficultés liées à la conformité peuvent souvent ralentir les processus essentiels. Notre plateforme vous aide à localiser précisément les goulots d’étranglement et à simplifier les révisions. Améliorez la gouvernance globale et transformez votre cycle de vie, de la création à la résiliation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des contrats avec Icertis ?

Une gestion efficace des contrats constitue le socle d’une activité performante, en particulier lorsque vous utilisez une plateforme avancée comme Icertis Contract Intelligence. Même si Icertis offre de nombreuses possibilités pour gérer vos contrats, les processus sous-jacents peuvent encore comporter des inefficacités, avec des coûts financiers et opérationnels importants à la clé. Des flux de travail contractuels non optimisés peuvent entraîner de longs cycles d’approbation, des occasions de chiffre d’affaires manquées, des risques de conformité et des relations plus difficiles avec les contreparties. Comprendre et améliorer ces processus est essentiel pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans Icertis et faire en sorte que vos contrats soutiennent vos objectifs métier au lieu de les freiner.

Comment le Process Mining améliore la gestion des contrats dans Icertis

Le Process Mining offre une vision fondée sur les données de vos processus réels de gestion des contrats dans Icertis. Au lieu de vous appuyer sur des hypothèses ou des témoignages isolés, il analyse directement les journaux d’événements de votre système Icertis afin de reconstituer chaque étape du cycle de vie des contrats. Vous pouvez ainsi visualiser le parcours réel de bout en bout, et mettre au jour les goulots d’étranglement cachés lors des phases de révision, d’approbation et de négociation. Vous mesurez précisément les temps de cycle réels des contrats, identifiez les écarts du processus et localisez exactement les sources de retard. Cette vision objective vous aide à comprendre comment réduire le temps de cycle de la gestion des contrats et à améliorer réellement les processus dans toute l’organisation.

Principaux axes d’amélioration révélés par le Process Mining

En appliquant le Process Mining à vos données de gestion des contrats Icertis, vous identifiez les domaines qui offrent les meilleures possibilités d’amélioration. Vous pouvez découvrir que certains services ou approbateurs créent régulièrement des goulots d’étranglement lors de la révision interne, ou que certains types de contrats connaissent systématiquement des phases de négociation plus longues. La technologie peut mettre en évidence des activités non conformes, comme l’omission de révisions juridiques obligatoires ou les écarts par rapport à vos procédures opérationnelles standard. Elle vous permet également d’analyser l’efficacité des phases postérieures à la signature, notamment le suivi des obligations, le traitement des avenants ou les flux de travail de renouvellement. Ces analyses fournissent des éléments concrets pour optimiser les opérations et renforcer la gouvernance globale des contrats.

Des résultats concrets grâce à l’optimisation des processus Icertis

L’application du Process Mining à votre gestion des contrats Icertis produit de nombreux bénéfices concrets. Vous pouvez réduire sensiblement les temps de cycle des contrats, accélérer le délai d’accès au chiffre d’affaires et améliorer le rythme global des opérations. En supprimant les goulots d’étranglement et en simplifiant les flux de travail, vous réalisez des économies importantes grâce à une charge administrative réduite et à une diminution des erreurs nécessitant des reprises coûteuses. La conformité progresse également, car le Process Mining détecte les risques en amont et vérifie le respect des obligations contractuelles et des politiques internes. Une meilleure gouvernance, une traçabilité accrue des audits et un contrôle renforcé des clauses contractuelles contribuent en outre à un environnement contractuel plus fiable et plus efficace. Ces améliorations transforment votre fonction juridique et contractuelle en un atout stratégique qui contribue directement à vos résultats.

Commencer l’optimisation de vos processus contractuels Icertis

Lancer une démarche d’optimisation de vos processus de gestion des contrats avec Icertis et le Process Mining constitue une décision stratégique en faveur de l’excellence opérationnelle. Cette approche fondée sur les données vous permet de dépasser les suppositions et d’obtenir des analyses claires et concrètes de vos flux de travail contractuels les plus importants. En utilisant les données déjà présentes dans votre système Icertis, vous disposez de la visibilité nécessaire pour prendre de meilleures décisions, gagner en efficacité et mettre en place une fonction de gestion des contrats de référence. Commencez à explorer les possibilités du Process Mining pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans Icertis et inscrire vos processus dans une démarche d’amélioration continue.

Gestion des contrats Gestion du cycle de vie des contrats Administration des contrats Direction juridique Achats Compliance Réduction du temps de cycle Optimisation des négociations CLM Opérations juridiques Automatisation des contrats

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les contrats restent souvent bloqués dans de longues files d’attente d’approbation, ce qui retarde leur exécution et affecte la comptabilisation du chiffre d’affaires. Le cycle de vie global des contrats s’allonge alors, entraînant des occasions manquées et des relations plus difficiles avec les parties prenantes.
ProcessMind analyse les flux de travail d’approbation dans Icertis et localise les approbateurs, services ou conditions à l’origine des retards. La plateforme visualise les parcours réellement suivis par les contrats, identifie les séquences d’approbation non conformes et met en évidence les possibilités d’automatisation ou de simplification.

Les négociations longues et répétées avec les contreparties peuvent retarder considérablement l’exécution des contrats, repousser la génération de chiffre d’affaires et augmenter les coûts opérationnels. Les révisions successives et les points de désaccord non résolus prolongent le délai de signature et nuisent à l’agilité de l’entreprise.
ProcessMind met en lumière la phase de négociation dans Icertis, révèle les schémas de révision, identifie les clauses qui font fréquemment l’objet de modifications et mesure l’impact de chaque cycle de négociation. Ces analyses vous aident à optimiser vos stratégies de négociation et l’utilisation des modèles.

Les écarts par rapport aux politiques internes établies, comme l’omission d’étapes de révision obligatoires ou l’obtention d’approbations dans le mauvais ordre, exposent l’organisation à des risques juridiques et financiers. Ces parcours non conformes passent souvent inaperçus, ce qui fragilise les audits et crée des pratiques contractuelles incohérentes entre les départements.
ProcessMind détecte automatiquement toutes les variantes réellement observées dans Icertis et met en évidence chaque cas où un contrat s’écarte du parcours prévu et conforme. Vous pouvez ainsi repérer et corriger les manquements aux politiques de manière proactive.

Les retards dans la gestion des renouvellements ou des résiliations peuvent entraîner la reconduction automatique de conditions défavorables, la perte de revenus liés à de nouveaux contrats ou la poursuite inutile de services. Il en résulte une gestion sous-optimale du portefeuille contractuel et des pertes financières potentielles pour l’organisation.
ProcessMind suit l’ensemble du cycle de vie, identifie les contrats proches de leur expiration et visualise les processus de renouvellement ou de résiliation. La plateforme met en évidence les retards dans ces activités afin de favoriser une intervention dans les délais et une meilleure gouvernance.

Les parties prenantes ont souvent du mal à connaître le statut réel d’un contrat, ce qui entraîne des demandes répétées, une charge de communication accrue et l’impossibilité de prévoir précisément la conclusion des accords. Ce manque de visibilité complique la gestion proactive et la prise de décision tout au long du cycle de vie des contrats.
ProcessMind fournit une vue objective et de bout en bout du parcours de chaque contrat dans Icertis, de sa création à son exécution. La plateforme indique précisément où se trouve chaque contrat dans le processus, repère les dossiers bloqués et fournit des analyses fondées sur les données pour évaluer la performance globale.

Des révisions fréquentes et des modifications nombreuses signalent des inefficacités lors de la rédaction initiale ou un manque de clarté dans les exigences. Elles entraînent des efforts inutiles et allongent les temps de cycle des contrats. Ces reprises mobilisent des ressources juridiques et métier précieuses, ce qui augmente inutilement les coûts opérationnels.
ProcessMind analyse la fréquence et les schémas des activités de révision des contrats dans Icertis, et révèle les causes profondes, comme l’utilisation de modèles incohérents ou des instructions initiales peu claires. La plateforme vous aide à repérer les domaines dans lesquels une standardisation ou des consignes plus précises peuvent réduire les reprises.

Après la signature d’un contrat, des obligations importantes, comme les jalons de prestation ou les exigences de reporting, peuvent être négligées. Cela peut entraîner des pénalités, détériorer les relations commerciales ou empêcher la réalisation des bénéfices attendus. Sans supervision claire, les risques de non-conformité restent élevés.
ProcessMind surveille la phase postérieure à l’exécution, notamment le suivi des obligations et les activités de contrôle de conformité, afin d’identifier les tâches retardées ou incomplètes. La plateforme fournit une visibilité sur le respect des SLA et des autres engagements postérieurs à la signature dans Icertis.

Les goulots d’étranglement résultent souvent d’une répartition inégale de la charge entre les juristes et les réviseurs internes. Certains sont alors surchargés tandis que d’autres disposent de temps inutilisé. Cette allocation inefficace retarde les activités contractuelles importantes et empêche d’utiliser au mieux les compétences disponibles.
ProcessMind cartographie la charge de travail et le débit des réviseurs ou des départements pendant les activités de révision dans Icertis. La plateforme identifie les goulots d’étranglement liés aux contraintes de ressources et permet de rééquilibrer les tâches sur la base des données.

L’utilisation non maîtrisée de modèles de contrats non standard ou de pratiques de rédaction ponctuelles introduit des incohérences, augmente les risques juridiques et complique le suivi de la conformité. Elle entraîne un portefeuille contractuel fragmenté et une charge administrative accrue.
Même s’il ne s’agit pas directement d’une activité, ProcessMind peut le déduire en analysant les variations dans la rédaction des contrats et les activités de révision qui suivent. La plateforme révèle dans Icertis des parcours inhabituels qui suggèrent des approches non standard et met en évidence les domaines dans lesquels le respect des modèles doit être renforcé.

Les transitions entre différentes équipes ou différents départements, par exemple des achats vers le juridique ou du juridique vers les ventes, entraînent souvent des retards et des lacunes de communication dans le processus contractuel. Ces points de transfert deviennent des goulots d’étranglement cachés, allongent le délai global de traitement et frustrent les parties prenantes.
ProcessMind visualise le parcours des contrats entre les différents départements et responsables de contrats dans Icertis, en indiquant précisément où les retards apparaissent lors des transitions entre activités. La plateforme révèle ainsi les inefficacités de la collaboration entre fonctions.

Sans compréhension claire des délais réels et des goulots d’étranglement, il devient difficile de prévoir la date d’exécution d’un contrat. Des prévisions inexactes peuvent perturber la planification financière, les projections commerciales et les calendriers de projet, entraînant des objectifs manqués et de mauvaises décisions stratégiques.
ProcessMind analyse les données historiques des activités d’exécution des contrats, identifie les délais moyens et prévoit les dates d’achèvement futures en fonction de l’état actuel du processus dans Icertis. Vous disposez ainsi de capacités de prévision fiables et fondées sur les données.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Réduire les temps d’approbation permet de conclure les affaires plus rapidement et d’accélérer la réalisation du chiffre d’affaires. Cet objectif consiste à optimiser les différentes étapes de révision et d’approbation dans Icertis, à supprimer les étapes inutiles et à réduire les temps d’attente, ce qui améliore fortement l’efficacité opérationnelle de toute l’organisation. ProcessMind cartographie précisément tous les flux de travail d’approbation, identifie les goulots d’étranglement, les étapes redondantes et les points de blocage. La plateforme mesure l’impact de chaque retard, ce qui permet aux équipes d’en déterminer les causes profondes, comme des contraintes de ressources ou des dépendances séquentielles, puis de simuler des changements susceptibles de réduire sensiblement les temps de cycle, parfois de 15 à 30 %.

Accélérer les phases de négociation permet de finaliser les contrats plus rapidement, de générer les revenus plus tôt et de mieux répondre aux évolutions du marché. Cet objectif vise à simplifier les échanges avec les contreparties et les parties prenantes internes dans Icertis, à limiter les allers-retours et à réduire le délai global entre la première version et l’accord final. ProcessMind visualise toutes les boucles de négociation et identifie les activités ou événements qui prolongent les cycles. En analysant les données historiques, la plateforme révèle les causes fréquentes des retards, comme les modifications répétées ou les informations manquantes, afin de permettre des améliorations ciblées susceptibles de réduire les délais de négociation de 10 à 25 % et de renforcer les stratégies de négociation.

Améliorer la conformité garantit que tous les contrats respectent les politiques internes, les exigences réglementaires et les normes juridiques. Cela réduit les risques juridiques, les amendes potentielles et les atteintes à la réputation. Il s’agit de surveiller le respect des règles et des flux de travail définis tout au long du cycle de vie des contrats dans Icertis, de la rédaction à l’exécution. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux politiques prescrites de gestion des contrats et aux « parcours nominaux ». La plateforme met en évidence les cas précis de non-conformité, comme des clauses non approuvées ou des étapes de révision ignorées, afin de quantifier les écarts de conformité. Ces analyses vous aident à renforcer les contrôles et à améliorer les taux de conformité de 20 à 40 %, tout en renforçant la gouvernance globale des contrats.

Un processus de renouvellement optimisé évite l’expiration involontaire des contrats et garantit un engagement en temps utile pour leur renégociation ou leur résiliation. Cet objectif vise à rendre la gestion de la fin du cycle de vie dans Icertis plus proactive et plus efficace, à réduire la charge administrative et à maximiser la valeur du portefeuille contractuel. ProcessMind cartographie les flux de travail complets de renouvellement et de résiliation, et identifie les lancements tardifs, les échéances manquées et les transmissions inefficaces. La plateforme vous donne de la visibilité sur les causes des retards ou des difficultés, afin de mettre en place des alertes automatisées et des procédures standardisées. Cela peut améliorer de 10 à 20 % le taux de renouvellements effectués dans les délais et rendre la gestion du portefeuille contractuel plus efficace.

Une meilleure visibilité permet aux parties prenantes de connaître à tout moment le statut exact d’un contrat, ce qui favorise une meilleure prise de décision et une gestion proactive. Cet objectif vise à supprimer les silos d’information et à fournir une source de référence unique et fiable pour tous les contrats gérés dans Icertis, de leur création à leur clôture, afin de réduire les retards liés au manque d’information. ProcessMind crée une représentation visuelle de bout en bout du parcours de chaque contrat et rend immédiatement lisibles son statut et son avancement. La plateforme met en évidence les contrats bloqués ou en attente d’informations, ce qui permet aux responsables d’identifier les goulots d’étranglement avant qu’ils n’aient un impact important sur les délais. Cette transparence améliore nettement la visibilité opérationnelle et facilite la planification des ressources ainsi que la définition des attentes.

Réduire le taux de reprises lors de la rédaction des contrats permet directement de diminuer les coûts, de raccourcir les cycles de révision juridique et d’accélérer la finalisation des contrats. Cet objectif vise à améliorer la précision et l’exhaustivité des premières versions de contrats dans Icertis, afin de limiter les révisions importantes et les itérations multiples avant approbation. ProcessMind identifie les causes profondes des révisions fréquentes, comme des exigences peu claires, des données initiales insuffisantes ou une utilisation incohérente des modèles. En analysant les schémas de révision courants et les boucles de retour, la plateforme fournit des analyses sur les domaines nécessitant une formation ou une adaptation des processus. Elle peut ainsi réduire les reprises de 20 à 35 % et améliorer l’efficacité de l’équipe de rédaction.

Garantir le respect de toutes les obligations contractuelles après l’exécution est essentiel pour éviter les pénalités, préserver de bonnes relations commerciales et réaliser pleinement la valeur des contrats. Cet objectif consiste à gérer et à surveiller de manière proactive les engagements pris dans les contrats Icertis, afin d’en assurer l’exécution dans les délais et la conformité pendant toute leur durée. ProcessMind suit les activités liées à l’exécution des obligations et identifie les cas où les tâches sont retardées ou ne sont pas réalisées conformément aux conditions du contrat. La plateforme peut mettre en évidence les lacunes du processus ou les problèmes de ressources qui empêchent une mise en conformité dans les délais, permettant d’améliorer de 15 à 25 % le taux d’exécution des obligations et de réduire les risques liés à la non-conformité.

Une allocation efficace des ressources, notamment des juristes et des réviseurs spécialisés, réduit les temps d’inactivité et prévient les goulots d’étranglement, afin que les contrats avancent rapidement dans les étapes de révision. Cet objectif vise à équilibrer les charges et à utiliser efficacement l’expertise interne dans le processus de gestion des contrats Icertis, tout en améliorant la productivité globale de l’équipe. ProcessMind fournit une vue détaillée de l’utilisation des ressources dans les différentes activités de révision et met en évidence les ressources surchargées ou sous-utilisées. La plateforme identifie les cas où certaines personnes ou équipes deviennent des goulots d’étranglement, ce qui facilite une meilleure répartition de la charge et l’identification des besoins de formation. Cette optimisation peut améliorer de 10 à 20 % l’efficacité des ressources et accélérer les cycles de révision.

Maximiser l’utilisation des modèles de contrats standard réduit les risques juridiques, renforce la cohérence des accords et accélère la rédaction. Cet objectif vise à limiter les écarts par rapport aux modèles préapprouvés dans Icertis, afin que les contrats soient créés de manière uniforme et respectent les normes établies par l’organisation. ProcessMind identifie et quantifie les cas dans lesquels des clauses ou des modèles non standard sont utilisés, en mettant en évidence la fréquence et l’impact de ces écarts. En révélant ces schémas, la plateforme permet de faire respecter les politiques d’utilisation des modèles et de repérer les domaines dans lesquels les modèles standard doivent être mis à jour. Vous pouvez ainsi augmenter de 20 à 30 % le respect des modèles et réduire le niveau de contrôle juridique nécessaire.

Des transferts rapides entre les départements, notamment le juridique, les achats et les ventes, sont essentiels pour maintenir l’avancement des contrats et éviter les retards inutiles. Cet objectif consiste à identifier et à résoudre les points de friction lors des transitions dans le cycle de vie des contrats Icertis, afin de soutenir la collaboration et de réduire les délais globaux. ProcessMind cartographie visuellement les transitions entre les différents départements concernés et mesure précisément les temps d’attente et les retards à chaque point de transfert. La plateforme révèle les interfaces entre départements qui constituent des goulots d’étranglement et permet de cibler les interventions destinées à simplifier la communication et les étapes du processus, avec une réduction potentielle de 15 à 25 % des retards de transfert.

Prévoir précisément les dates d’exécution des contrats est essentiel à la planification de l’activité, à la comptabilisation des revenus et à la planification des ressources. Cet objectif vise à améliorer la prévisibilité de la finalisation des contrats gérés dans Icertis, afin de disposer de projections financières plus fiables et d’un meilleur alignement opérationnel dans toute l’organisation. ProcessMind analyse les délais historiques des contrats et identifie les principaux facteurs qui influencent la durée d’exécution, comme le type de contrat, la contrepartie ou la complexité. En révélant ces schémas et en fournissant des analyses fondées sur les données concernant les délais d’achèvement prévus, la plateforme contribue à améliorer de 10 à 20 % la précision des prévisions et facilite la planification stratégique ainsi que l’affectation des ressources.

Le parcours d’amélioration de la gestion des contrats en 6 étapes

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Téléchargez le modèle
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Exportez vos données Icertis
3

Importez votre jeu de données
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Analysez votre processus
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Mettez en œuvre les améliorations
6

Suivez vos progrès
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Que faire

Obtenez le modèle Excel adapté à la gestion des contrats. Il est conçu pour structurer correctement vos données Icertis en vue de leur analyse.

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Pourquoi c’est important

Une structure de données adaptée garantit une préparation précise de vos données contractuelles et constitue une base solide pour une analyse pertinente du processus.

Résultat attendu

Un modèle Excel préformaté, prêt à recevoir vos données contractuelles Icertis.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Révélez le véritable parcours de vos contrats Icertis

Voyez vos flux de travail contractuels prendre forme et découvrez où surviennent les retards et où apparaissent les risques de conformité. Notre plateforme vous apporte la visibilité nécessaire pour optimiser votre système Icertis.
  • Visualisez les flux de travail contractuels de bout en bout
  • Identifier précisément les goulots d'étranglement dans les approbations
  • Suivre la conformité et le respect des règles de gouvernance
  • Optimiser les cycles de revue des contrats
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS HABITUELS

Atteindre l’excellence dans la gestion des contrats

Nos solutions de Process Mining révèlent les inefficacités et les goulots d’étranglement du cycle de vie de votre gestion des contrats grâce à une analyse détaillée des données Contract ID provenant d’Icertis. Ces résultats illustrent les améliorations généralement obtenues par les organisations qui optimisent leurs processus contractuels.

0 %
Des approbations de contrats plus rapides

Réduction de la durée de la phase d’approbation

Localisez et supprimez les goulots d’étranglement de vos flux de travail d’approbation afin de réduire considérablement le temps nécessaire à l’approbation interne des contrats.
0 %
Un meilleur respect des politiques

Une meilleure Conformité aux politiques internes

Identifiez automatiquement les écarts par rapport aux processus et aux politiques contractuels standards, afin de renforcer leur respect et de réduire les risques dans l’ensemble de votre portefeuille de contrats.
0 %
Des cycles de négociation plus courts

Réduction de la durée moyenne des négociations

Analysez les schémas de négociation pour identifier les retards et les étapes générant de nombreuses reprises. Vous parviendrez ainsi plus rapidement à un accord sur les conditions avec vos contreparties et conclurez vos transactions plus vite.
0 %
Moins de contrats bloqués

Moins de contrats bloqués dans le processus

Obtenez une visibilité en temps réel sur les contrats bloqués ou progressant lentement, afin d’intervenir rapidement, de maintenir les transactions sur la bonne voie et d’éviter les retards.
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Un meilleur respect des obligations

Une meilleure exécution des obligations contractuelles

Suivez l’exécution dans les délais de toutes les obligations contractuelles postérieures à la signature, réduisez les risques et améliorez vos relations avec vos partenaires commerciaux.
0 %
Des transferts entre équipes de revue optimisés

Réduction des délais d’attente pour la revue juridique

Identifiez et résolvez les goulots d’étranglement dans les files de revue juridique et lors des transferts entre services, afin d’utiliser au mieux vos Ressources et d’accélérer le traitement des contrats.

Les résultats varient selon la complexité de vos processus, la qualité de vos données et vos priorités stratégiques. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre de solutions de gestion des contrats.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis élargissez l'analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque contrat géré dans la plateforme Icertis.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la clé primaire de l’analyse du processus. Elle permet de suivre le parcours complet d’un contrat et de garantir l’intégrité des données.

L'horodatage indiquant la date et l'heure auxquelles une activité contractuelle donnée a été terminée.

Pourquoi c’est important

Permet de calculer précisément la durée des activités et de distinguer le temps de traitement du temps d'attente.

L'utilisateur ou la Ressource responsable de l'exécution d'une activité contractuelle.

Pourquoi c’est important

Permet d'analyser la performance par utilisateur ou par équipe, et d'identifier les déséquilibres de charge ainsi que les besoins de formation.

Le service auquel appartient le responsable de l'activité.

Pourquoi c’est important

Facilite l'analyse de la performance des services et de l'efficacité des transferts, en mettant en évidence les goulots d'étranglement entre fonctions.

La classification du contrat, par exemple Master Services Agreement ou Non-Disclosure Agreement.

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter le processus afin de comparer les cycles de vie et la conformité de différents types d'accords.

L'état ou l'étape actuelle du contrat dans son cycle de vie.

Pourquoi c’est important

Fournit une vue d'ensemble du pipeline contractuel, essentielle au suivi opérationnel et à la gestion du débit.

La valeur monétaire totale du contrat.

Pourquoi c’est important

Permet de hiérarchiser les contrats et de mener des analyses fondées sur leur valeur, afin de concentrer les efforts d'amélioration sur les contrats ayant le plus fort impact financier.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début officiel du cycle de vie du contrat : un utilisateur métier demande formellement la création d’un nouveau contrat. Elle est généralement enregistrée comme un événement explicite lorsqu’un utilisateur envoie un formulaire de demande de contrat dans la plateforme Icertis.

Pourquoi c’est important

En tant que point de départ du processus, cet événement est essentiel pour mesurer la durée globale du cycle contractuel. L’analyse du volume et du type de demandes contribue à la planification des Ressources et à la gestion de la demande.

Indique que le service juridique a terminé la révision du contrat. Il s’agit généralement d’un événement explicite enregistré lorsqu’un réviseur juridique termine la tâche qui lui a été attribuée dans le flux de travail d’approbation.

Pourquoi c’est important

Cette activité est importante pour mesurer le délai de traitement de la revue juridique et identifier les éventuelles contraintes de capacité au sein de l’équipe juridique. Elle alimente le KPI « Legal Review Wait Time ».

Marque l’étape à laquelle toutes les parties prenantes internes requises ont approuvé le contrat, qui est alors prêt pour une négociation externe ou une signature. Cet événement est déduit du passage du flux de travail d’approbation à l’état final « Approved ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante qui clôt la revue interne. Elle constitue le point final de mesure du KPI « Average Approval Phase Duration ».

Cette activité indique que la contrepartie externe a accepté les conditions et approuvé la version finale du contrat. Il peut s’agir d’un événement explicite provenant d’un portail collaboratif ou d’une mise à jour manuelle du statut par le responsable du contrat.

Pourquoi c’est important

Cette étape clôt la phase de négociation. Elle sert de point final au calcul du KPI « Average Negotiation Cycle Time » et met en évidence l’efficacité des échanges externes.

Cette activité marque l’exécution formelle du contrat, lorsque toutes les parties l’ont signé. Il s’agit du principal point de réussite du processus précédant la signature, capturé grâce à l’intégration avec une plateforme de signature électronique.

Pourquoi c’est important

En tant qu’événement principal d’achèvement, il constitue le point final du KPI « Average Contract Cycle Time ». Il indique le moment où le contrat devient juridiquement contraignant et entre en vigueur.

Marque la fin du cycle de vie du contrat, soit à la suite d’une procédure de résiliation, soit lorsque sa date d’expiration est atteinte. La résiliation est un événement explicite, tandis que l’expiration est un événement calculé à partir des métadonnées du contrat.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un événement terminal du cycle de vie du contrat. Il est essentiel pour analyser les taux de renouvellement et mesurer le KPI « On-Time Renewal/Termination Rate ».

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining analyse vos données Icertis pour visualiser le cycle de vie réel des contrats et identifier les goulots d’étranglement dans les approbations, les négociations et les renouvellements. Il révèle les écarts par rapport aux processus standard et repère les possibilités d’amélioration de l’efficacité. Vous comprenez ainsi où les contrats se bloquent et pourquoi, pour des cycles plus courts et une meilleure conformité.

Pour commencer, nous avons principalement besoin des journaux d’événements Icertis, qui comprennent le Case Identifier, le Contract ID, l’Activity et le Timestamp de chaque événement. Ces données permettent de reconstituer le parcours complet de chaque contrat. Des attributs supplémentaires liés aux contrats, comme leur type ou leur valeur, peuvent également enrichir l’analyse.

La mise en œuvre du Process Mining consiste généralement à extraire les données historiques d’Icertis, sans modifier la configuration actuelle de votre système. L’outil de Process Mining se connecte à ces données, ce qui limite généralement les perturbations de vos opérations en cours. L’objectif porte sur l’extraction et l’analyse des données, et non sur une intégration système au sens traditionnel.

Vous pouvez attendre des progrès significatifs sur les indicateurs clés de performance, notamment une réduction des temps de cycle des approbations contractuelles et un raccourcissement des phases de négociation. Les analyses obtenues contribuent à renforcer le respect des politiques, à optimiser les processus de renouvellement et à améliorer la visibilité en temps réel sur le statut des contrats. Vous bénéficiez ainsi d’opérations plus efficaces et d’une meilleure allocation des ressources.

Le principal prérequis technique est de pouvoir extraire les données des journaux d’événements Icertis, généralement au moyen de ses fonctionnalités de reporting ou d’un accès direct à la base de données. Vous aurez besoin d’identifiants d’accès et, éventuellement, de l’assistance technique de votre équipe informatique pour exporter les données. Aucun matériel ni logiciel spécifique ne doit être installé directement dans votre environnement Icertis.

Après l’extraction et la préparation initiale des données, qui peuvent prendre de quelques jours à deux semaines selon leur complexité, les premières analyses peuvent souvent être générées en une à deux semaines supplémentaires. La première phase consiste à visualiser le processus existant et à identifier les goulots d’étranglement évidents. Une analyse plus approfondie et l’élaboration de solutions suivent ensuite.

Oui. Le Process Mining peut repérer précisément où et pourquoi les reprises surviennent le plus souvent lors de la rédaction des contrats dans Icertis. En analysant la séquence des événements et les interactions des utilisateurs, il met en évidence les étapes ou les services qui contribuent le plus aux révisions. Ces analyses fondées sur les données permettent de cibler directement les améliorations et de réduire le besoin de modifications répétées.

Le Process Mining compare automatiquement l’exécution réelle de vos processus contractuels à vos politiques internes et à vos modèles de processus idéaux. Il identifie chaque écart, comme les étapes d’approbation ignorées ou les changements non autorisés. Vous pouvez ainsi traiter de manière préventive les comportements non conformes et garantir le respect constant de vos directives contractuelles.

Absolument. Le Process Mining visualise la répartition de la charge de travail entre les différentes étapes de revue et les équipes, et révèle les ressources surutilisées ou sous-utilisées. En identifiant les points de blocage dus aux déséquilibres de ressources, il fournit les données nécessaires pour réaffecter plus efficacement les collaborateurs. Vous obtenez ainsi un déroulement plus régulier du processus et évitez les retards liés à un nombre insuffisant de réviseurs ou à une mauvaise répartition des responsabilités.

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