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Améliorez votre processus Record to Report, écriture comptable

Optimisez les écritures comptables grâce à notre guide en 6 étapes pour Dynamics 365
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Record to Report - Écriture comptable
Microsoft Dynamics 365
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Défis (10) Objectifs (10) 6 étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser les écritures comptables dans Microsoft Dynamics 365 pour accélérer les rapports financiers

Les retards lors du contrôle et de l’approbation ont souvent un impact sur les cycles de clôture financière. Cette plateforme vous aide à identifier les goulots d’étranglement précis et les écarts de conformité au sein de vos processus. Vous disposez ainsi d’étapes claires pour optimiser les opérations, améliorer l’exactitude et accélérer le reporting.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Record to Report - Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365

Les écritures comptables constituent le fondement de l’information financière et influencent directement l’exactitude ainsi que la ponctualité de vos états financiers. Dans un système complexe comme Microsoft Dynamics 365, la gestion du processus Record to Report - Journal Entry peut soulever de nombreuses difficultés, des erreurs manuelles aux cycles d’approbation prolongés. Les inefficacités de ce processus important entraînent des clôtures financières tardives, un contrôle accru lors des audits et des risques de non-conformité. Elles génèrent des coûts élevés et réduisent la confiance accordée aux données financières. Les organisations peinent souvent à comprendre le fonctionnement réel du flux de travail, ce qui complique l’identification de l’origine des retards ou des raisons pour lesquelles certaines écritures doivent régulièrement faire l’objet de reprises. Optimiser ce processus ne consiste pas seulement à gagner du temps. Il s’agit aussi de garantir la précision des opérations, de maintenir la conformité et de permettre à votre équipe financière de fournir des analyses fiables et ponctuelles pour éclairer les décisions stratégiques.

Comment le Process Mining améliore les flux de travail liés aux écritures comptables

Le Process Mining offre une vision particulièrement précise de votre processus Record to Report - Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365. Au lieu de vous appuyer sur des témoignages ponctuels ou des observations manuelles, le Process Mining reconstitue automatiquement les parcours réellement suivis par chaque écriture comptable, de sa création à sa comptabilisation et à son rapprochement final. En extrayant les données d’événements directement du module General Ledger, notamment à partir d’entités telles que GeneralJournal et LedgerEntry, vous obtenez une compréhension fondée sur les données du processus « tel qu’il est ». Cette approche analytique vous permet de :

  • Découvrir le processus réel : identifiez toutes les variantes du flux de travail des écritures comptables, y compris les écarts discrets et les raccourcis non officiels qui nuisent à l’efficacité et à la conformité.
  • Repérer précisément les goulots d’étranglement : localisez les étapes exactes ou les utilisateurs responsables des retards, par exemple lorsqu’une activité « Journal Entry Approved » prend systématiquement trop de temps pour certains types d’écritures ou certains services.
  • Analyser les performances : mesurez les indicateurs clés tels que le temps de cycle, le débit et le taux de reprises pour chaque activité, afin de disposer de données concrètes sur l’état de votre processus.
  • Rechercher les causes profondes : en corrélant les données du processus avec des attributs tels que « Journal Entry Type », « Company Code » ou « Created By User », comprenez les raisons sous-jacentes des inefficacités, des rejets ou des écarts.

Cette vision globale est essentielle pour optimiser efficacement vos processus. Elle vous permet de dépasser les suppositions et de concentrer vos initiatives d’amélioration sur des faits établis par les données.

Principaux leviers d’amélioration du processus des écritures comptables

L’application du Process Mining à votre processus Record to Report - Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365 fait apparaître plusieurs possibilités d’amélioration :

  • Réduire le temps de cycle des écritures comptables : repérez et éliminez les délais inutiles lors des étapes de contrôle et d’approbation afin d’accélérer le processus, de la création de l’écriture à sa comptabilisation. Vous réduisez ainsi directement le temps de cycle du processus Record to Report - Journal Entry.
  • Renforcer la conformité et la préparation aux audits : vérifiez que toutes les écritures comptables respectent les politiques internes et les exigences réglementaires. Le Process Mining fournit une piste d’audit transparente et confirme que les étapes importantes, comme les approbations à plusieurs niveaux pour les écritures de montant élevé, sont suivies de manière constante, ce qui simplifie les audits externes.
  • Limiter les reprises et les erreurs : analysez les tendances liées aux écritures rejetées ou corrigées afin d’identifier les causes fréquentes. Ces résultats vous aident à mettre en place des formations ciblées, à améliorer les contrôles de saisie ou à affiner les critères d’approbation dans Microsoft Dynamics 365 pour réduire les erreurs futures.
  • Optimiser l’affectation des ressources : identifiez les étapes où les ressources humaines sont trop ou pas assez sollicitées. Vous pouvez ainsi mieux répartir la charge ou repérer les tâches susceptibles d’être automatisées.
  • Repérer les possibilités d’automatisation : mettez en évidence les étapes répétitives fondées sur des règles qui pourraient être automatisées, afin de permettre à vos équipes financières de se consacrer à des activités plus complexes et stratégiques.

Résultats attendus de l’optimisation du processus des écritures comptables

En appliquant le Process Mining de manière structurée à votre processus Record to Report - Journal Entry, vous pouvez obtenir des bénéfices importants et mesurables :

  • Accélérer la clôture financière : réduisez sensiblement la durée du cycle de clôture et fournissez aux parties prenantes des informations financières dans les délais attendus.
  • Améliorer l’exactitude des données : renforcez l’intégrité de vos données financières en réduisant les erreurs et en veillant au respect constant des normes comptables.
  • Accroître l’efficacité opérationnelle : simplifiez les flux de travail, réduisez les interventions manuelles et optimisez l’utilisation des ressources pour gagner sensiblement en productivité.
  • Améliorer la conformité et réduire les risques : renforcez votre cadre de gouvernance, respectez les exigences réglementaires et réduisez les risques liés à la non-conformité.
  • Réaliser des économies significatives : réduisez les dépenses liées aux reprises manuelles, aux constats d’audit et aux processus inefficaces.

Ces résultats répondent directement aux enjeux d’amélioration du processus Record to Report - Journal Entry et apportent une valeur concrète à votre organisation.

Commencer le Process Mining du processus Record to Report - Journal Entry

Pour commencer à transformer votre processus Record to Report - Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365, utilisez d’abord les données dont vous disposez déjà. En extrayant les journaux d’événements du module General Ledger et en vous concentrant sur les entités transactionnelles importantes, vous pouvez rapidement obtenir une vue complète de vos opérations actuelles. Cette approche fondée sur les données vous permet de visualiser les processus réels, d’identifier les domaines prioritaires et de mettre en œuvre des changements ciblés aux effets concrets. Le Process Mining vous aide à faire évoluer vos opérations financières, en passant de la résolution réactive des problèmes à une optimisation continue et proactive, tout en préservant l’efficacité et la précision.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

De nombreuses écritures comptables restent longtemps en attente lors des étapes de contrôle et d’approbation, ce qui entraîne des retards importants dans l’ensemble du processus Record to Report. Ces goulots d’étranglement allongent les cycles de clôture financière et retardent la production des rapports, avec des répercussions sur l’ensemble des opérations financières. ProcessMind localise précisément l’origine de ces retards dans votre processus Journal Entry de Microsoft Dynamics 365 et identifie les utilisateurs, les équipes ou les types d’écritures à l’origine des goulots d’étranglement. La plateforme fournit des analyses concrètes pour réaffecter les ressources ou simplifier les flux de travail d’approbation et accélérer les délais de traitement.

Un grand nombre d’écritures comptables sont régulièrement rejetées lors du contrôle ou de l’approbation, ce qui impose des reprises et de nouvelles soumissions. Ces allers-retours mobilisent les ressources, introduisent des erreurs et prolongent le délai nécessaire à la comptabilisation des données financières importantes, au détriment de l’exactitude et de l’efficacité. ProcessMind analyse les tendances de rejet dans votre flux de travail Journal Entry de Microsoft Dynamics 365, en identifiant les motifs fréquents, les étapes concernées et les utilisateurs impliqués. Cette analyse vous aide à préciser les consignes, à améliorer la formation ou à optimiser la création initiale des écritures afin de réduire fortement les reprises.

Après leur soumission initiale, les écritures comptables font souvent l'objet de plusieurs séries de corrections manuelles et de reprises, ce qui révèle des problèmes sous-jacents de saisie ou de contrôle initial. Ce fonctionnement itératif prend du temps, augmente le risque d'erreur humaine et alourdit les coûts opérationnels, tout en retardant la comptabilisation finale des opérations financières. ProcessMind cartographie toutes les boucles de reprise de votre processus Record to Report - Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365 et montre où les écritures sont corrigées ou soumises à nouveau à plusieurs reprises. En visualisant ces inefficacités, vous pouvez améliorer de manière ciblée les contrôles de qualité des données et la précision de la saisie initiale.

Garantir le respect des politiques internes et des exigences réglementaires par toutes les écritures comptables est essentiel, mais souvent difficile en raison d'incohérences dans les processus. Les lacunes de conformité non détectées peuvent entraîner des échecs d'audit, des sanctions financières et une atteinte à la réputation, notamment dans les activités sensibles de Record to Report. ProcessMind offre une vision transparente de chaque flux du processus Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365 et met en évidence les écarts par rapport aux parcours définis ainsi que les raccourcis non autorisés. Cette visibilité vous permet de renforcer les contrôles, d'assurer la séparation des tâches et de traiter les problèmes de non-conformité avant qu'ils ne s'aggravent.

Certaines personnes ou équipes peuvent être surchargées par le contrôle ou l'approbation des écritures comptables, tandis que d'autres disposent de capacités inutilisées. Ce déséquilibre entraîne une répartition inégale de la charge, des retards de traitement et un risque d'épuisement, ce qui nuit à l'efficacité globale des opérations comptables. ProcessMind analyse l'activité des utilisateurs et la répartition de la charge dans le processus Record to Report - Journal Entry de Microsoft Dynamics 365. Il identifie les ressources sous-utilisées ou sursollicitées, afin de vous aider à rééquilibrer les charges et à améliorer la productivité des équipes sur la base des données.

Le délai entre la création d'une écriture comptable et sa comptabilisation finale est souvent plus long que nécessaire, ce qui retarde la clôture et le reporting financiers. Ce délai empêche les équipes financières de disposer d'une vision actualisée de la situation financière et de prendre rapidement les décisions nécessaires. ProcessMind suit la durée de bout en bout de chaque Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365, de sa création à sa comptabilisation effective. Il identifie les étapes ou activités qui contribuent le plus aux retards, afin de permettre des interventions ciblées et d'accélérer l'ensemble du cycle de comptabilisation.

Les différents types d’écritures comptables, services ou utilisateurs peuvent suivre des parcours très différents pour mener à bien un même processus, ce qui crée de l’inefficacité et de la confusion. Ces écarts compliquent la standardisation des opérations, la mesure des performances et le maintien d’un niveau homogène de qualité et de conformité dans toute l’organisation. ProcessMind identifie toutes les variantes réellement suivies dans votre flux de travail Record to Report - Journal Entry de Microsoft Dynamics 365, quelle que soit leur complexité. La plateforme met en évidence les parcours les plus fréquents, les plus efficaces et les plus problématiques, afin de fournir une base claire pour standardiser et optimiser le processus.

Les équipes financières manquent souvent de visibilité en temps réel sur le statut des écritures comptables, ce qui complique le suivi de leur progression et l'identification des points de blocage. Ce manque de transparence entraîne des demandes répétées, des échéances manquées et l'impossibilité de gérer de manière proactive la charge Record to Report. ProcessMind fournit une vue dynamique et en temps réel de l'ensemble de votre processus Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365, en indiquant le statut et l'emplacement exacts de chaque écriture. Vous n'avez plus à vous fier aux suppositions, la communication s'améliore et les équipes peuvent suivre et gérer efficacement les tâches de clôture financière.

Le coût total du traitement de chaque écriture comptable, qui comprend la main-d'œuvre, les reprises et les approbations retardées, peut être nettement supérieur aux prévisions. Ces coûts cachés s'accumulent, pèsent sur le budget et l'efficacité du service financier et réduisent la rentabilité. ProcessMind quantifie les activités et le temps consacrés à chaque étape du processus Record to Report - Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365, afin d'identifier les domaines les plus coûteux. En optimisant les étapes inefficaces et en réduisant les reprises, vous pouvez diminuer sensiblement le coût de traitement de chaque écriture comptable.

L'effet cumulé des retards dans le traitement, l'approbation et le rapprochement des écritures comptables nuit directement à la ponctualité du reporting financier. Les parties prenantes ne reçoivent pas les états financiers à temps, ce qui complique les décisions stratégiques et peut entraîner des problèmes de conformité avec les échéances de reporting. ProcessMind offre une vision globale de la contribution du processus Journal Entry aux temps de cycle Record to Report dans Microsoft Dynamics 365. En identifiant et en supprimant les goulots d'étranglement à chaque étape, il permet d'accélérer la clôture et de livrer les rapports financiers dans les délais.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif consiste à réduire sensiblement le temps nécessaire au passage des écritures comptables dans les étapes de contrôle et d’approbation. Sa réalisation raccourcit directement le cycle de clôture financière, permet d’accéder plus rapidement à des états financiers exacts et améliore la réactivité globale de l’entreprise. Elle contribue également à éviter les retards dans la production des rapports financiers importants.
ProcessMind identifie les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365. Vous voyez ainsi où les écritures restent bloquées, quels utilisateurs provoquent les retards et si certains types d’écritures connaissent systématiquement des délais d’approbation plus longs. En analysant les données historiques, la plateforme suggère un routage optimal et repère les possibilités d’automatisation ou de traitement en parallèle pour accélérer les approbations.

Réduire le nombre d'écritures comptables rejetées est essentiel pour améliorer l'efficacité et la précision. Chaque rejet impose une reprise, mobilise des ressources supplémentaires et peut retarder la comptabilisation des opérations financières. Cet objectif vise à améliorer la qualité des soumissions initiales afin que les écritures respectent tous les critères requis avant leur envoi.
ProcessMind identifie les motifs fréquents de rejet en mettant les rejets en relation avec des attributs précis tels que Journal Entry Type, Created By User ou Supporting Documentation manquante. Il met en évidence les erreurs récurrentes ou les lacunes de conformité dans Microsoft Dynamics 365, ce qui permet de mettre en place une formation ciblée ou des règles de validation en amont pour prévenir les futurs rejets.

Les corrections manuelles et les reprises excessives augmentent les coûts opérationnels, créent un risque de nouvelles erreurs et nuisent à la productivité des équipes. Cet objectif vise à identifier et à supprimer les causes profondes des reprises, afin de traiter correctement les écritures dès la première fois.
ProcessMind cartographie le flux réel des écritures comptables et montre précisément les cas où elles font l'objet de plusieurs corrections ou sont renvoyées pour reprise dans Microsoft Dynamics 365. Il révèle les situations dans lesquelles les reprises surviennent et leurs causes, par exemple les corrections fréquentes après approbation, afin de permettre une refonte du processus ou l'automatisation des ajustements courants.

Le strict respect des politiques internes et des réglementations externes est essentiel à l'intégrité financière et à la préparation des audits. Cet objectif consiste à combler les lacunes des mécanismes de contrôle et à vérifier que toutes les écritures comptables respectent les règles et les matrices d'approbation établies.
ProcessMind fournit une représentation visuelle du flux réel du processus Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365 et le compare au parcours conforme défini. Il signale automatiquement les écarts, les étapes non autorisées et les approbations ignorées, vous offrant une visibilité claire sur les activités non conformes et vous permettant de gérer les risques de manière proactive.

Une affectation inefficace des ressources peut entraîner des goulots d'étranglement, de l'épuisement professionnel et une hausse des coûts opérationnels. Cet objectif vise à garantir une utilisation efficace des équipes comptables, à répartir équitablement la charge et à maximiser la productivité du processus Journal Entry.
ProcessMind analyse la répartition de la charge entre les utilisateurs et les services participant au processus Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365. Il identifie les ressources sursollicitées ou sous-utilisées, repère les retards liés aux interventions humaines et fournit des recommandations fondées sur les données pour réaffecter les tâches ou former les collaborateurs à plusieurs activités, afin d'améliorer le débit global.

Réduire le délai total entre la création d'une écriture comptable et sa comptabilisation finale est essentiel pour produire rapidement le reporting financier et prendre de meilleures décisions. Des délais plus courts rendent les données financières disponibles plus tôt et renforcent la réactivité de la fonction finance.
ProcessMind suit le cycle de vie complet de chaque Journal Entry, de sa création initiale à sa comptabilisation finale dans Microsoft Dynamics 365. Il identifie les étapes ou activités qui contribuent le plus aux retards et révèle les possibilités d'optimisation du processus, de réduction des temps d'attente ou d'automatisation afin d'accélérer la comptabilisation.

Les variantes incohérentes des processus entraînent des erreurs, des risques de non-conformité et des difficultés pour former les nouveaux collaborateurs. Cet objectif vise à établir une procédure opérationnelle standard, optimisée et appliquée de manière constante à tous les types d'écritures comptables, afin de renforcer l'efficacité et la prévisibilité.
ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes réelles des processus Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365. Il met en évidence les écarts par rapport au parcours idéal, notamment les activités non standard et les variations de séquence, afin de permettre aux organisations de définir et d'appliquer une bonne pratique commune à toutes les équipes et tous les types d'entités.

Une visibilité limitée sur le statut des écritures comptables crée de l'incertitude, complique la priorisation du travail et empêche de résoudre les problèmes de manière proactive. Cet objectif vise à fournir une transparence complète et en temps réel sur le parcours de chaque écriture, du début à la fin.
ProcessMind propose une vue Dashboard complète et en temps réel de toutes les écritures comptables en cours dans Microsoft Dynamics 365. Il indique où se trouve chaque écriture, identifie les goulots d'étranglement actuels et fournit des analyses sur le débit et l'ancienneté, afin que les responsables puissent suivre les performances et intervenir rapidement.

Les coûts opérationnels élevés liés au traitement de chaque écriture comptable peuvent peser sur la rentabilité globale. Cet objectif consiste à identifier et à supprimer les inefficacités, les reprises et les tâches manuelles qui génèrent des dépenses inutiles dans le processus Journal Entry.
ProcessMind révèle les coûts cachés en quantifiant l'impact des retards, des rejets et des boucles de reprise sur le processus Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365. Il fournit des analyses fondées sur les données concernant les activités qui consomment trop de temps et de ressources, afin de permettre des interventions ciblées, d'optimiser les opérations et de réduire sensiblement le coût par écriture.

Les retards du reporting financier nuisent aux décisions stratégiques et à la confiance des parties prenantes. Cet objectif global vise à accélérer l'ensemble du processus de clôture financière en rendant le composant Journal Entry nettement plus rapide et plus précis.
ProcessMind offre une vision globale du processus Journal Entry dans le cycle Record to Report de Microsoft Dynamics 365. En identifiant et en résolvant les goulots d'étranglement liés à la création, au contrôle, à l'approbation et à la comptabilisation des écritures, il contribue directement à réduire la durée totale de la clôture financière et à rendre les rapports disponibles plus rapidement.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes pour Record to Report : écritures comptables

1

Téléchargez le modèle
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Exportez vos données
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Analysez votre processus
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Mettez en œuvre les améliorations
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Que faire

Obtenez le modèle Excel spécialisé conçu pour l’extraction des données d’écritures comptables depuis Microsoft Dynamics 365, avec une structure adaptée à l’analyse du processus.

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Pourquoi c’est important

Vous préparez ainsi vos données de manière uniforme, évitez les problèmes d’association des données et accélérez la configuration nécessaire à un Process Mining précis.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l’emploi, avec des colonnes prédéfinies pour vos données d’écritures comptables.

VOS DÉCOUVERTES

Accélérez le reporting grâce aux analyses des écritures comptables

ProcessMind révèle le parcours complet de votre processus de saisie des écritures comptables grâce à des visualisations intuitives. Identifiez précisément les retards, les problèmes de conformité et les possibilités d’accélérer vos cycles de clôture financière.
  • Visualisez le flux des écritures comptables dans Dynamics 365
  • Identifiez précisément les retards et les goulots d’étranglement liés aux approbations
  • Mettez au jour les écarts de conformité et les boucles de reprise
  • Identifiez les étapes permettant d’accélérer le reporting
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS HABITUELS

Optimiser votre processus de Journal Entry pour gagner en efficacité

Ces résultats mettent en évidence les améliorations mesurables que les organisations obtiennent généralement en appliquant le Process Mining à leur flux de travail Journal Entry dans Microsoft Dynamics 365. En identifiant les goulots d’étranglement et les écarts, les entreprises peuvent simplifier leurs opérations, réduire les erreurs et accélérer leur cycle Record to Report.

0 %
Approbations JE plus rapides

Réduction moyenne du délai d’approbation

Optimisez le flux de travail d’approbation des écritures comptables, identifiez et supprimez les goulots d’étranglement afin d’accélérer la production des rapports financiers. Vous garantissez ainsi des approbations plus efficaces.
0 %
Moins de reprises manuelles

Réduction des corrections et des nouvelles soumissions

En identifiant les causes profondes des rejets et des corrections, les organisations peuvent réduire considérablement les reprises manuelles. Elles améliorent ainsi la qualité des données et l’efficacité du processus.
0 %
Une meilleure conformité du processus

Augmentation du respect du processus standard

Veillez à ce que les écritures comptables suivent systématiquement les flux de processus prédéfinis, afin de limiter les écarts et les risques de conformité. Vous renforcez ainsi les pistes d’audit et les contrôles internes.
0 days
Comptabilisation JE accélérée

Réduction moyenne du délai de comptabilisation

Réduisez le délai entre l’approbation d’une écriture comptable et sa comptabilisation effective dans le grand livre afin d’accélérer la clôture financière. Vous obtenez ainsi des états financiers plus rapides et plus fiables.
0 %
Réduction du coût par JE

Baisse globale des coûts de traitement

Optimisez l’utilisation des ressources et éliminez les inefficacités sur l’ensemble du processus de Journal Entry. Vous réduisez ainsi de manière mesurable le coût opérationnel de chaque écriture et pouvez consacrer davantage de budget aux initiatives stratégiques.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans les différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une Journal Entry, servant d’identifiant principal du cas.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la clé essentielle pour suivre une Journal Entry du début à la fin et analyser l’ensemble du flux de processus pour chaque cas.

Nom de l’étape ou de l’événement précis du processus métier qui s’est produit.

Pourquoi c’est important

Cet attribut définit les étapes du processus. Il constitue la structure de la carte de processus et permet d’analyser le flux ainsi que les variations du processus.

Horodatage précis indiquant le moment où une activité ou un événement s’est produit.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner correctement les événements et calculer tous les KPI fondés sur la durée, comme le temps de cycle et les délais de traitement.

Horodatage indiquant le moment où une activité ou un événement s’est achevé.

Pourquoi c’est important

Permet de calculer précisément la durée de chaque activité, ce qui est essentiel pour analyser les performances des utilisateurs et identifier les tâches qui mobilisent le plus de ressources.

Nom de l’utilisateur qui a exécuté l’activité.

Pourquoi c’est important

Relie les activités du processus à des personnes précises et permet d’analyser les performances des utilisateurs, la répartition de la charge et l’affectation des ressources.

Classification de la Journal Entry, par exemple General Journal ou Accrual.

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter l’analyse et de comparer les processus selon différentes finalités métier, qui peuvent présenter des parcours, des temps de cycle et des exigences d’approbation distincts.

Statut actuel ou final de la Journal Entry.

Pourquoi c’est important

Fournit un résultat clair pour chaque Journal Entry et permet d’analyser les taux de réussite et de rejet, ainsi que le volume de travail à chaque étape.

Motif fourni lorsqu’une Journal Entry est rejetée pendant le processus d’approbation.

Pourquoi c’est important

Explique l’origine des reprises et fournit les éléments nécessaires pour réduire le taux de rejet et améliorer les approbations conformes dès la première soumission.

L’entité juridique ou le code société pour lequel l’écriture comptable est enregistrée.

Pourquoi c’est important

Permet de comparer les performances du processus entre différentes sociétés ou unités opérationnelles, en mettant en évidence les écarts et les possibilités d’amélioration.

La valeur monétaire totale de l’écriture comptable, généralement égale à la somme des débits.

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter le processus selon le montant financier, qui est souvent corrélé à la complexité du processus, au niveau de risque et aux flux de travail d’approbation.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début d’une nouvelle Journal Entry. Elle est enregistrée lorsqu’un utilisateur crée un nouvel enregistrement d’en-tête de journal dans le système, ce qui établit un identifiant de Journal Entry unique servant d’identifiant de cas pour l’analyse du processus.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de début principal du processus. L’analyse du délai entre ce point et la comptabilisation est essentielle pour mesurer le temps de cycle de bout en bout et repérer les premiers retards de saisie.

Représente la soumission officielle d’une écriture comptable terminée dans un flux de travail de contrôle et d’approbation. Cette étape est généralement déduite d’un changement de statut dans l’en-tête de l’écriture, par exemple de « Draft » à « In Review » ou « Submitted ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante qui lance le cycle d’approbation. La mesure du délai entre la soumission et l’approbation finale est essentielle pour identifier les goulots d’étranglement du processus de contrôle et suivre le respect des SLA.

L’écriture comptable a été approuvée par l’autorité désignée, ce qui clôt la dernière étape du flux de travail d’approbation. Cette étape est généralement enregistrée par un changement de statut dans l’en-tête de l’écriture, par exemple lorsque celui-ci passe à « Approved ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape déterminante qui clôt le processus d’approbation et permet la comptabilisation. Elle est indispensable pour calculer le temps de cycle d’approbation, le délai de comptabilisation et le taux de conformité dès la première soumission.

La Journal Entry a été rejetée par un contrôleur ou un approbateur et doit être corrigée. Cet événement est enregistré à partir d’un changement de statut du journal, par exemple lorsqu’il passe à l’état « Rejected » ou « Needs Correction ».

Pourquoi c’est important

Le suivi des rejets est essentiel pour calculer le taux de rejet et identifier les causes profondes des reprises. Il met en évidence les problèmes liés à la qualité des données, à la conformité ou à la formation des utilisateurs.

Cette activité marque la comptabilisation réussie de la Journal Entry dans le grand livre général, qui devient alors une écriture financière officielle. Il s’agit d’un événement important, enregistré lorsque le statut de l’en-tête du journal passe à « Posted ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de fin principal indiquant la réussite du processus. Il sert à calculer le temps de cycle de bout en bout et le délai de comptabilisation, deux indicateurs importants de l’efficacité de la clôture financière.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining visualise le flux réel de vos écritures comptables et met en évidence les goulots d’étranglement, comme les approbations lentes ou les rejets fréquents. Il révèle les inefficacités et les écarts de conformité, en fournissant des analyses fondées sur les données pour optimiser le processus.

Vous aurez généralement besoin de journaux d’événements liés à l’identifiant de l’écriture comptable, avec les noms d’activités, les horodatages et l’utilisateur qui exécute l’activité. Ces données servent de base à la reconstitution du flux de processus de bout en bout.

Les premières analyses peuvent souvent être obtenues quelques semaines après l’extraction des données et la configuration du modèle, selon la qualité des données et la complexité de votre processus. Les projets d’optimisation complets s’étendent généralement sur plusieurs mois et produisent des améliorations continues.

Oui. En cartographiant chaque étape, le Process Mining met précisément en évidence où et pourquoi les rejets se produisent, ainsi que les étapes où apparaissent les reprises. Vous pouvez ainsi cibler les étapes à améliorer et réduire les erreurs ainsi que les coûts associés.

La première étape consiste généralement en une phase de découverte destinée à comprendre les objectifs propres à votre processus et à identifier les principales sources de données dans Microsoft Dynamics 365. Elle est suivie de l’extraction des données et d’une première modélisation pour visualiser votre processus.

Le Process Mining s’adapte aux organisations de toutes tailles et leur apporte des bénéfices. Même les équipes plus réduites peuvent obtenir des analyses importantes de leurs processus, simplifier leurs opérations et obtenir rapidement des résultats concrets.

La principale exigence technique est l’accès à vos données Microsoft Dynamics 365, en particulier aux journaux d’événements des tables concernées. L’installation d’un logiciel important sur vos systèmes n’est généralement pas nécessaire, car de nombreux outils sont proposés dans le cloud.

Les outils de Process Mining se connectent généralement à Dynamics 365 au moyen de connecteurs de données standard ou par export des données brutes, sans modifier directement votre système. Vous préservez ainsi l’intégrité des données et bénéficiez d’une analyse non intrusive.

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