Zlepšete proces od záznamu po výkaznictví, deníkové zápisy

Proč optimalizovat proces Record to Report: účetní zápis v Microsoft Dynamics 365

Účetní zápisy jsou základem finančního výkaznictví a přímo ovlivňují přesnost i včasnost účetních výkazů. V systému, jako je Microsoft Dynamics 365, přináší správa procesu Record to Report: účetní zápis řadu problémů, od ručních chyb po dlouhé schvalování. Neefektivní postupy prodlužují finanční uzávěrku, zvyšují nároky na audit a mohou vést k nedodržení předpisů. Zároveň oslabují důvěru ve finanční data. Organizace často nevidí, jak workflow skutečně probíhá, a proto obtížně zjišťují, kde vznikají prodlevy nebo proč se některé zápisy opakovaně přepracovávají. Optimalizace tohoto procesu neznamená jen zrychlení. Jde také o přesnost, dodržování pravidel a možnost poskytovat včasné a spolehlivé informace pro obchodní rozhodování.

Jak process mining pomáhá zlepšit workflow účetních zápisů

Process mining nabízí podrobný pohled na proces Record to Report: účetní zápis v Microsoft Dynamics 365. Místo odhadů a ručního pozorování automaticky rekonstruuje skutečné cesty jednotlivých účetních zápisů od vytvoření až po zaúčtování a odsouhlasení. Extrakcí dat o událostech přímo z modulu hlavní knihy, včetně entit, jako jsou GeneralJournal a LedgerEntry, získáte datový přehled o skutečném průběhu procesu. Díky tomu můžete:

• Zjistit, jak proces skutečně probíhá: Odhalit všechny varianty workflow účetních zápisů včetně skrytých odchylek a neoficiálních zkratek, které ovlivňují efektivitu a shodu.
• Přesně určit úzká místa: Najít konkrétní fáze nebo uživatele, kteří způsobují zpoždění. Například zjistit, zda aktivita „Účetní zápis schválen“ trvá příliš dlouho u určitých typů zápisů nebo oddělení.
• Analyzovat výkonnost: Měřit klíčové ukazatele výkonnosti, například dobu průchodu, průchodnost a míru přepracování u jednotlivých aktivit. Získáte konkrétní údaje o tom, jak si proces vede.
• Analyzovat příčiny problémů: Propojit data o procesu s atributy, jako jsou „Typ účetního zápisu“, „Kód společnosti“ nebo „Vytvořil uživatel“, a zjistit příčiny neefektivity, zamítnutí a odchylek.

Celkový přehled vám umožní optimalizovat proces na základě dat, nikoli předpokladů, a zaměřit se na konkrétní zlepšení.

Kde lze proces účetních zápisů zlepšit

Process mining odhalí konkrétní možnosti, jak zlepšit proces Record to Report: účetní zápis v Microsoft Dynamics 365:

• Zkraťte dobu zpracování účetních zápisů: Najděte a odstraňte zbytečné prodlevy při kontrole a schvalování. Zkrátíte tak dobu od vytvoření zápisu po jeho zaúčtování. To přímo pomáhá zkrátit dobu průchodu procesem Record to Report: účetní zápis.
• Zlepšete shodu a připravenost na audit: Ověřte, zda všechny účetní zápisy odpovídají interním pravidlům a regulatorním požadavkům. Process mining poskytuje přehlednou auditní stopu a ukáže, zda se důsledně dodržují důležité kroky, například vícestupňové schvalování zápisů s vysokou hodnotou. Externí audity tak budou jednodušší.
• Omezte přepracování a chyby: Analyzujte zamítnuté nebo opravené účetní zápisy a zjistěte, proč k tomu dochází. Na základě těchto poznatků můžete cíleně školit zaměstnance, zlepšit kontroly při zadávání dat nebo upravit kritéria schvalování v Microsoft Dynamics 365.
• Lépe rozdělte práci mezi zdroje: Zjistěte, kde jsou zaměstnanci přetížení nebo naopak nevyužití. Můžete pak lépe rozdělit pracovní zátěž nebo určit úkoly vhodné k automatizaci.
• Najděte příležitosti k automatizaci: Určete opakované kroky založené na pravidlech, které lze automatizovat. Finanční specialisté se tak mohou věnovat složitějším a strategickým činnostem.

Očekávané výsledky optimalizace procesu účetních zápisů

Pokud při optimalizaci procesu Record to Report: účetní zápis využijete process mining, můžete očekávat měřitelné přínosy:

• Rychlejší finanční uzávěrka: Zkraťte uzávěrkový cyklus a poskytněte zainteresovaným stranám finanční informace včas.
• Přesnější data: Omezte chyby a zajistěte důsledné dodržování účetních standardů, čímž zvýšíte spolehlivost finančních dat.
• Efektivnější provoz: Zjednodušte workflow, omezte ruční práci a lépe využijte zdroje. Zvýšíte tak produktivitu.
• Lepší shoda a nižší riziko: Posilte kontrolní rámec, zajistěte dodržování předpisů a omezte rizika spojená s jejich porušováním.
• Nižší náklady: Omezte výdaje na ruční přepracování, zjištění z auditu a neefektivní procesy.

Tyto výsledky přímo přispívají ke zlepšení procesu Record to Report: účetní zápis a přinášejí vaší organizaci konkrétní hodnotu.

Jak začít s process mining pro proces Record to Report: účetní zápis

Prvním krokem ke zlepšení procesu Record to Report: účetní zápis v Microsoft Dynamics 365 je využití dat, která už máte k dispozici. Extrahujte záznamy událostí z modulu hlavní knihy se zaměřením na důležité transakční entity a rychle získáte ucelený přehled o současném provozu. Na základě těchto dat zobrazíte skutečný průběh procesů, určíte oblasti ke zlepšení a zavedete cílené změny s konkrétními přínosy. Díky process mining můžete přejít od řešení problémů až ve chvíli, kdy nastanou, k průběžnému zlepšování finančního provozu a současně zvýšit efektivitu i přesnost.